Cyfroteka.pl

klikaj i czytaj online

Cyfro
Czytomierz
00195 020972 15573779 na godz. na dobę w sumie
25 błędów w aktach osobowych. Jak się ich pozbyć? - ebook/pdf
25 błędów w aktach osobowych. Jak się ich pozbyć? - ebook/pdf
Autor: Liczba stron: 39
Wydawca: Wiedza i Praktyka Język publikacji: polski
ISBN: 978-83-7572-210-9 Data wydania:
Lektor:
Kategoria: ebooki >> prawo i podatki
Porównaj ceny (książka, ebook, audiobook).

Akta osobowe to swoista „cenzurka” Twojej pracy jako specjalisty ds. personalnych. Inspektor pracy żąda ich okazania w pierwszej kolejności, czasem stojąc jeszcze w progu Twojej firmy. Zwykle bez większego trudu znajduje w nich nieprawidłowości. Dlatego zapoznaj się ze sposobami wyeliminowania najbardziej istotnych lub najczęstszych błędów w prowadzeniu akt osobowych. Niech dzięki raportowi „25 błędów w aktach osobowych. Jak się ich pozbyć?” Twój stres w trakcie wizyty inspektora pracy przerodzi się w, jakże miłe, uczucie ulgi, że w aktach osobowych jest wszystko w porządku.

Jeżeli zastanawiasz się:

Skorzystaj z raportu „25 błędów w aktach osobowych. Jak się ich pozbyć?” i przekonaj się, z jaką łatwością znajdziesz odpowiedzi na nurtujące Cię pytania.

Wszystko pod ręką!

Raport został opracowany tak, abyś mógł jak najszybciej znaleźć interesujące Cię informacje. Opisy błędów zostały podzielone na grupy błędów dotyczących zakładania, prowadzenia i przechowywania akt osobowych oraz grupy błędów dotyczących każdej z trzech części akt osobowych.
W opisie błędu znajdziesz dokładne wskazówki, jak usunąć błąd, a także praktyczne rady wyjaśniające wątpliwe sytuacje, przykłady z życia wzięte oraz podstawy prawne.
Aby jak najbardziej ułatwić Ci prowadzenie akt osobowych w 100% zgodnie z prawem, w raporcie zamieszczone zostały:

Doradzają Ci specjaliści

Możesz być pewny, że prezentowane w praktycznym raporcie „25 błędów w aktach osobowych. Jak się ich pozbyć?” wskazówki, porady oraz przykłady pozwolą Ci bezbłędnie prowadzić akta osobowe pracowników, ponieważ materiały zamieszczone w raporcie zostały starannie dobrane przez specjalistów z dziedziny polityki personalnej.

Znajdź podobne książki Ostatnio czytane w tej kategorii

Darmowy fragment publikacji:

ZARZĄDZANIE PERSONELEM BŁĘDÓW W AKTACH OSOBOWYCH Jak się ich pozbyć www.KadryOnline.pl Kierownik Centrum Wydawniczego Personel Beata Rudnicka Redaktorzy Jarosław Cichoń, Szymon Sokolik Korekta Zespół ISBN 978-83-7572-210-9 Copyright © by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2008 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. 03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a, tel. 0 22 518 29 29, faks 0 22 617 60 10, e-mail: cok@wip.pl NIP: 526-19-92-256 Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł Skład i łamanie: Raster studio 05-071 Sulejówek, ul. Konopnickiej 46, tel. 603 59 59 71 S P I S T R E Ś C I Poradnik chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Zaproponowane w niniejszym poradniku wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich za- stosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w poradniku wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. 25 BŁĘDÓW W AKTACH OSOBOWYCH JAK SIĘ ICH POZBYĆ SPIS TREŚCI WSTĘP Błędy dotyczące zakładania, prowadzenia i przechowywania akt osobowych BŁĄD 1 Zbiorcza teczka (koszulka) na wszystkie lub niektóre dokumenty pracowników BŁĄD 2 Brak podziału akt na trzy części BŁĄD 3 Dokumenty umieszczone w niewłaściwych częściach akt BŁĄD 4 Zgromadzone w aktach oryginały dokumentów BŁĄD 5 Dokumenty wpięte do akt nie po kolei BŁĄD 6 Brak numeracji na dokumentach BŁĄD 7 Brak spisów treści dla poszczególnych części akt BŁĄD 8 Nieaktualne spisy treści akt lub numeracja dokumentów BŁĄD 9 Przechowywanie części dokumentów poza aktami osobowymi BŁĄD 10 Brak upoważnienia do przetwarzania danych osobowych BŁĄD 11 Nieprzekazanie dokumentacji nowemu pracodawcy przy przejściu zakładu pracy albo nieprzejęcie dokumentów od poprzedniego pracodawcy (art. 231 kp) BŁĄD 12 Zlikwidowanie teczki akt osobowych po zwolnieniu pracownika lub przechowywanie akt w niewłaściwych warunkach BŁĄD 13 Zaniedbanie obowiązku przechowywania akt w razie upadłości lub likwidacji firmy BŁĄD 14 Brak teczek akt osobowych lub zwlekanie z ich założeniem Błędy w części A akt osobowych BŁĄD 15 Stosowanie nieaktualnego wzoru kwestionariusza osobowego i żądanie od kandydata do pracy podania danych, do których uzyskania nie jesteś uprawniony BŁĄD 16 Żądanie zdjęć od osoby dopiero starającej się o pracę w Twojej firmie BŁĄD 17 Domaganie się zaświadczenia o niekaralności od kandydata, który nie ma obowiązku go przedłożyć BŁĄD 18 Brak w aktach ważnego zaświadczenia lekarskiego o zdolności pracownika do wykonywania pracy na danym stanowisku 3 4 4 5 5 6 6 6 6 6 8 8 10 10 11 12 14 14 17 17 18 1 www.KadryOnline.pl S P I S T R E Ś C I 25 BŁĘDÓW W AKTACH OSOBOWYCH JAK SIĘ ICH POZBYĆ Błędy w części B akt osobowych BŁĄD 19 Brak w aktach karty wstępnego szkolenia bhp lub aktualnego zaświadczenia o odbyciu szkolenia okresowego BŁĄD 20 Brak w aktach pisemnych umów o pracę lub podpisanie umów po dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika BŁĄD 21 Nieinformowanie pracowników na piśmie o warunkach zatrudnienia BŁĄD 22 Wypłacanie wynagrodzenia na konto bez pisemnej zgody pracownika BŁĄD 23 Pozostawienie kary porządkowej w aktach po uznaniu jej za niebyłą Błędy w części C akt osobowych BŁĄD 24 Zwolnienie pracownika bez skierowania do niego pisma o rozwiązaniu umowy (poprzestanie tylko na doręczeniu mu świadectwa pracy) BŁĄD 25 Brak dowodu doręczenia świadectwa pracy Wykaz dokumentów, które powinny znajdować się w aktach osobowych pracownika (z podziałem na części A, B oraz C) Część A akt osobowych pracownika Część B akt osobowych pracownika Część C akt osobowych pracownika Lista kontrolna Podstawa prawna 20 20 21 21 25 26 27 27 27 29 29 30 31 33 35 S P W I S S T T R Ę E P Ś C I 2 www.KadryOnline.pl 25 BŁĘDÓW W AKTACH OSOBOWYCH JAK SIĘ ICH POZBYĆ WSTĘP Akta osobowe pracowników to swoista cenzurka Twojej pracy jako specjalisty ds. personalnych. Inspektor pracy żąda ich okazania w pierwszej kolejności, cza- sem stojąc jeszcze w progu Twojej firmy. Zwykle bez większego trudu znajduje w nich nieprawidłowości. Może Cię to zdziwi, ale zazwyczaj kontrole dokumen- tów zawartych w aktach osobowych są naprawdę bardzo drobiazgowe. Dlatego zapoznaj się ze sposobami wyeliminowania najbardziej istotnych lub najczęściej spotykanych błędów związanych z prowadzeniem akt osobowych. Dzięki tym poradom przestaniesz się bać wizyty inspektora pracy w swojej firmie. Koniecznie przeczytaj! ff Czy niezałożenie nowej teczki dla osoby, która kiedyś była pracownikiem Twojej firmy i ponownie do niej wraca, jest błędem? ff Co zrobić, aby inspektor pracy nie zarzucił Ci, że korzystasz ze starych druków kwestionariuszy osobowych? ff Dlaczego ryzykujesz, nie posiadając pisemnego upoważnienia do zajmo- wania się dokumentacją pracowniczą? W S T Ę P 3 www.KadryOnline.pl 25 BŁĘDÓW W AKTACH OSOBOWYCH JAK SIĘ ICH POZBYĆ BŁĘDY DOTYCZĄCE ZAKŁADANIA, PROWADZENIA I PRZECHOWYWANIA AKT OSOBOWYCH BŁĄD 1 Zbiorcza teczka (koszulka) na wszystkie lub niektóre dokumenty pracowników Jak usunąć błąd? Akta osobowe powinieneś założyć i prowadzić osobno dla każdego pracow- nika (art. 94 pkt 9a kp). Dlatego zaprowadź oddzielne teczki (segregatory) dla poszczególnych pracowników. ? Kadrowa zastanawia się, czy może prowadzić jedną teczkę personalną dla wszystkich czterech pracowników magazynu, np. z tego powodu, że wszyscy podpisali jedną umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej. NIE. Paragraf 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej stanowi, że akta oso- bowe prowadzi się oddzielnie dla każdego pracownika. Nie ma możliwości prowadzenia akt zbiorowych. Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej powinna być sporządzona w tylu egzemplarzach, aby możliwe było przekazanie po jednym z nich każdemu pracowni- kowi i włączenie po jednym egzemplarzu do akt osobowych każdego z pracowników, którego umowa dotyczy. PRAKTYCZNA RADA Poprzednią teczkę możesz wykorzystać przy ponownym zatrudnieniu tego samego pra- cownika. ?Pan Andrzej był zatrudniony w firmie „Delta” sp. z o.o. przez dwa i pół roku na czas określony. Po upływie tego terminu pracownik znalazł pracę u innego pracodawcy. Obecnie w firmie „Delta” przeprowadzana jest rekrutacja i wszystko wskazuje na to, że pan Andrzej znów zostanie zatrudniony i to na tym samym stanowisku pracy co poprzednio. Kadrowa zastanawia się, czy może dalej prowadzić teczkę, którą pracow- nik miał do tej pory, zamiast zakładać nowe akta. TAK. Przepisy nie określają, co należy robić w takich sytuacjach. Skoro nie ma nakazu zało- żenia i prowadzenia nowej teczki akt osobowych, można poprzestać na tej, która była założona 4 www.KadryOnline.pl B Ł Ę D Y D O T Y C z Ą C E z A K Ł A D A n A I , P R O W A D z E n A I I I   P R z E C H O W Y W A n A A K T O S O B O W Y C H 25 BŁĘDÓW W AKTACH OSOBOWYCH JAK SIĘ ICH POZBYĆ przy poprzednim zatrudnieniu. Należy zgromadzić w niej dokumentację związaną z ponownym zatrudnieniem, w szczególności nowe zaświadczenie lekarskie o zdolności pracownika do wykonywania pracy na danym stanowisku, nowe świadectwa pracy, aktualną umowę o pracę oraz zaświadczenie o przebytym wstępnym szkoleniu bhp. § Podstawa prawna:  art. 94 pkt 9a kp,  rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem. BŁĄD 2 Brak podziału akt na trzy części Jak usunąć błąd? Akta osobowe każdego pracownika powinny składać się z trzech części: A, B i C. Części te muszą być wyraźnie od siebie oddzielone: 1) w części A – masz obowiązek gromadzić dokumenty związane z ubieganiem się kandydata o zatrudnienie, 2) w części B – musisz gromadzić dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, 3) w części C – powinieneś gromadzić dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (§ 6 ust. 1 i 2 rozporządzenia). Wykaz dokumentów, które masz obowiązek przechowywać w poszczególnych częściach akt osobowych, znajdziesz na stronach 29–32. BŁĄD 3 Dokumenty umieszczone w niewłaściwych częściach akt Jak usunąć błąd? Wykaz dokumentów przechowywanych w częściach A, B i C akt osobo- wych pozwoli Ci łatwo wykryć i usunąć błędy w ich rozmieszczeniu. Zwróć np. uwagę, aby do części A nie wkładać zaświadczenia o odbyciu przez pracownika wstępnego szkolenia bhp i instruktażu stanowiskowego. W tej części nie powinieneś też przechowywać potwierdzenia zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy oraz otrzymania pisemnej infor- macji o warunkach zatrudnienia, o której mowa w art. 29 § 3 kp. Wymienione dokumenty powinny znaleźć się w części B akt osobowych. 5 www.KadryOnline.pl 25 BŁĘDÓW W AKTACH OSOBOWYCH JAK SIĘ ICH POZBYĆ BŁĄD 4 Zgromadzone w aktach oryginały dokumentów Jak usunąć błąd? W aktach osobowych pracownika możesz przechowywać wyłącznie od- pisy lub kopie dokumentów dostarczanych przez pracownika, nigdy oryginały! Wszystkie przedstawiane przez pracownika dokumenty stanowią własność pracownika, dlatego możesz żądać od niego przedłożenia oryginałów dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii (§ 1 ust. 3 rozporządzenia). Natomiast masz oczywiście prawo przecho- wywać oryginały tych dokumentów, które sam sporządzasz. BŁĄD 5 Dokumenty wpięte do akt nie po kolei Jak usunąć błąd? Zgodnie z rozporządzeniem dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinieneś ułożyć w porządku chronologicznym – od najstarszego w głębi akt do najnowszego na wierzchu. BŁĄD 6 Brak numeracji na dokumentach Jak usunąć błąd? Masz obowiązek oznaczyć kolejnymi numerami wszystkie dokumenty przechowywane w ramach każdej części akt osobowych. BŁĄD 7 Brak spisów treści dla poszczególnych części akt Jak usunąć błąd? Przed każdą z części akt (A, B, C) musisz zamieścić pełny wykaz doku- mentów, które się w niej znajdują (spis treści). Powinieneś go sporządzić według porządku chronologicznego dokumentów i z podaniem numerów, którymi zostały opatrzone (§ 6 ust. 3 rozporządzenia). BŁĄD 8 Nieaktualne spisy treści akt lub numeracja dokumentów Jak usunąć błąd? Przyjmując nowy dokument do akt, powinieneś: ff zrobić jego kopię, ff potwierdzić ją za zgodność z oryginałem, 6 www.KadryOnline.pl
Pobierz darmowy fragment (pdf)

Gdzie kupić całą publikację:

25 błędów w aktach osobowych. Jak się ich pozbyć?
Autor:

Opinie na temat publikacji:


Inne popularne pozycje z tej kategorii:


Czytaj również:


Prowadzisz stronę lub blog? Wstaw link do fragmentu tej książki i współpracuj z Cyfroteką: