Cyfroteka.pl

klikaj i czytaj online

Cyfro
Czytomierz
00054 009126 10485398 na godz. na dobę w sumie
ABC Outlook 2002/XP PL - książka
ABC Outlook 2002/XP PL - książka
Autor: , Liczba stron: 120
Wydawca: Helion Język publikacji: polski
ISBN: 83-7197-828-6 Data wydania:
Lektor:
Kategoria: ebooki >> komputery i informatyka >> podstawy komputera >> poczta elektroniczna
Porównaj ceny (książka, ebook, audiobook).
Microsoft Outlook 2002 jest najnowszą wersją bardzo popularnego programu do przesyłania i organizowania wiadomości poczty elektronicznej, która wchodzi w skład pakietu programów biurowych Microsoft Office XP. Program jest bardzo popularny w Polsce, dlatego też niniejsza książka w prosty i przystępny sposób zapozna użytkownika z tym narzędziem.

Podręcznik jest przeznaczony zarówno dla początkujących, jak i bardziej zaawansowanych użytkowników programu. Dzięki niemu zaczniesz swobodnie poruszać się po programie, a także zapoznasz się z bardzo użytecznymi funkcjami ułatwiającymi organizację wiadomości poczty elektronicznej. Warto pamiętać, że program Microsoft Outlook to nie tylko program do wysyłania i odbierania wiadomości poczty elektronicznej, ale także narzędzie służące do planowania: prowadzenia listy kontaktów (i udostępniania jej do wykorzystania w innych programach), przydzielania zadań oraz do organizowania spotkań, zebrań itp. Podobnie jak inne aplikacje pakietu Office, program Outlook zwiększa wydajność pracy.

Pierwsze dwa rozdziały to wprowadzenie do programu Outlook. Zapoznasz się z podstawowymi informacjami o programie Outlook, dowiesz się jak go zainstalować, poznasz obowiązującą w nim terminologię oraz znajdziesz opis nowości, jakie zostały wprowadzone w tej wersji programu. Opisujemy tam również podstawowe operacje wykonywane w programie.

Kolejne rozdziały zawierają omówienie bardziej zaawansowanych zagadnień. Znajdziesz w nich szczegółowo opisane metody przesyłania i organizacji wiadomości poczty elektronicznej, sposoby zarządzania listą kontaktów, korzystania z kalendarza, dziennika oraz notatek.

Znajdź podobne książki Ostatnio czytane w tej kategorii

Darmowy fragment publikacji:

IDZ DO IDZ DO PRZYK£ADOWY ROZDZIA£ PRZYK£ADOWY ROZDZIA£ SPIS TRE(cid:140)CI SPIS TRE(cid:140)CI ABC Outlook 2002/XP PL KATALOG KSI¥flEK KATALOG KSI¥flEK KATALOG ONLINE KATALOG ONLINE ZAM(cid:211)W DRUKOWANY KATALOG ZAM(cid:211)W DRUKOWANY KATALOG Autorzy: Edward C. Willett, Steve Cummings T‡umaczenie: opracowanie wstŒpu i rozdzia‡(cid:243)w 1, 2: Witold Kurylak ISBN: 83-7197-828-6 Format: B5, stron: 120 TW(cid:211)J KOSZYK TW(cid:211)J KOSZYK DODAJ DO KOSZYKA DODAJ DO KOSZYKA CENNIK I INFORMACJE CENNIK I INFORMACJE ZAM(cid:211)W INFORMACJE ZAM(cid:211)W INFORMACJE O NOWO(cid:140)CIACH O NOWO(cid:140)CIACH ZAM(cid:211)W CENNIK ZAM(cid:211)W CENNIK CZYTELNIA CZYTELNIA FRAGMENTY KSI¥flEK ONLINE FRAGMENTY KSI¥flEK ONLINE Microsoft Outlook 2002 jest najnowsz„ wersj„ bardzo popularnego programu do przesy‡ania i organizowania wiadomo(cid:156)ci poczty elektronicznej, kt(cid:243)ra wchodzi w sk‡ad pakietu program(cid:243)w biurowych Microsoft Office XP. Program jest bardzo popularny w(cid:160) Polsce, dlatego te¿ niniejsza ksi„¿ka w prosty i przystŒpny spos(cid:243)b zapozna u¿ytkownika z tym narzŒdziem. PodrŒcznik jest przeznaczony zar(cid:243)wno dla pocz„tkuj„cych, jak i bardziej zaawansowanych u¿ytkownik(cid:243)w programu. DziŒki niemu zaczniesz swobodnie porusza(cid:230) siŒ po programie, a tak¿e zapoznasz siŒ z bardzo u¿ytecznymi funkcjami u‡atwiaj„cymi organizacjŒ wiadomo(cid:156)ci poczty elektronicznej. Warto pamiŒta(cid:230), ¿e program Microsoft Outlook to nie tylko program do wysy‡ania i odbierania wiadomo(cid:156)ci poczty elektronicznej, ale tak¿e narzŒdzie s‡u¿„ce do planowania: prowadzenia listy kontakt(cid:243)w (i udostŒpniania jej do wykorzystania w innych programach), przydzielania zadaæ oraz do organizowania spotkaæ, zebraæ itp. Podobnie jak inne aplikacje pakietu Office, program Outlook zwiŒksza wydajno(cid:156)(cid:230) pracy. Pierwsze dwa rozdzia‡y to wprowadzenie do programu Outlook. Zapoznasz siŒ z(cid:160) podstawowymi informacjami o programie Outlook, dowiesz siŒ jak go zainstalowa(cid:230), poznasz obowi„zuj„c„ w nim terminologiŒ oraz znajdziesz opis nowo(cid:156)ci, jakie zosta‡y wprowadzone w tej wersji programu. Opisujemy tam r(cid:243)wnie¿ podstawowe operacje wykonywane w programie. Kolejne rozdzia‡y zawieraj„ om(cid:243)wienie bardziej zaawansowanych zagadnieæ. Znajdziesz w nich szczeg(cid:243)‡owo opisane metody przesy‡ania i organizacji wiadomo(cid:156)ci poczty elektronicznej, sposoby zarz„dzania list„ kontakt(cid:243)w, korzystania z kalendarza, dziennika oraz notatek. Wydawnictwo Helion ul. Chopina 6 44-100 Gliwice tel. (32)230-98-63 e-mail: helion@helion.pl Wstęp ...................................................z...................................................z............ 7 Rozdział 1. Podstawowe informacje o programie .................................................. 9 Wymagania systemowe...................................................t...................................................t.9 Instalowanie programu...................................................t...................................................t10 Podstawowe terminy w programie Outlook...................................................t...................12 Nowe funkcje w programie ...................................................t............................................13 Obsługa wiadomości poczty elektronicznej...................................................t.............13 Kalendarz i planowanie...................................................t............................................14 Kontakty i Książka adresowa...................................................t...................................14 Praca w trybie offline...................................................t...............................................15 Zabezpieczenia...................................................t...................................................t......15 Konfiguracja ...................................................t...................................................t.........15 Funkcje międzynarodowe ...................................................t........................................15 Rozdział 2. Podstawowe operacje ...................................................z................... 17 Podstawowe operacje na elementach i folderach ...................................................t...........17 Pokazywanie i ukrywanie folderów...................................................t.........................17 Otwieranie elementu ...................................................t................................................18 Usuwanie elementu ...................................................t..................................................18 Odzyskiwanie usuniętego elementu...................................................t.........................19 Przenoszenie elementu do innego folderu ...................................................t...............20 Kopiowanie elementów ...................................................t...........................................21 Korzystanie z programu Outlook do wysyłania i odbierania wiadomości e-mail ............21 Adresowanie i wysyłanie wiadomości...................................................t.....................21 Pobieranie i czytanie wiadomości...................................................t............................23 Zapisywanie i organizowanie wiadomości ...................................................t..............23 Drukowanie ...................................................t...................................................t.................24 Drukowanie książki adresowej ...................................................t................................25 Lista kontaktów ...................................................t...................................................t...........27 Zabezpieczenia w programie Outlook...................................................t............................27 Rozdział 3. Przegląd programu Outlook ...................................................z........... 29 Początki pracy z programem Outlook...................................................t............................30 Dostosowywanie programu Outlook do własnych potrzeb...............................................30 Korzystanie z okna dialogowego Opcje ...................................................t..................30 Dostosowywanie pasków narzędzi ...................................................t..........................31 Foldery w aplikacji Outlook...................................................t...........................................32 Wybór folderu ...................................................t...................................................t.......33 Tworzenie nowych folderów ...................................................t...................................34 4 ABC Outlook 2002/XP PL Strona Outlook na dziś ...................................................t...................................................t34 Używanie i modyfikowanie paska Outlook ...................................................t...................35 Opis widoków ...................................................t...................................................t.............36 Przełączanie widoków ...................................................t.............................................37 Typy widoków w programie Outlook...................................................t......................38 Dodawanie i zmienianie informacji ...................................................t...............................39 Praca z elementami bezpośrednio w widoku ...................................................t...........39 Usuwanie elementu z widoku ...................................................t..................................40 Wprowadzanie i zmienianie elementów na formularzach ..........................................40 Praca z formularzami ...................................................t...............................................40 Przypisywanie kategorii do elementów ...................................................t...................41 Dostosowywanie widoków ...................................................t............................................41 Tworzenie nowych i zmodyfikowanych widoków ...................................................t..41 Kompleksowe określanie widoków ...................................................t.........................42 Dodawanie i zmiana kolejności pól w widoku ...................................................t........43 Filtrowanie widoku ...................................................t..................................................44 Sortowanie ...................................................t...................................................t............45 Grupowanie powiązanych elementów ...................................................t.....................45 Formatowanie ...................................................t...................................................t.......45 Ograniczenia w dostosowywaniu widoków...................................................t.............46 Gospodarowanie zasobami w programie Outlook ...................................................t.........46 Korzystanie z polecenia Oczyszczanie skrzynki pocztowej .......................................46 Korzystanie z polecenia Organizuj ...................................................t..........................47 Wyszukiwanie informacji ...................................................t........................................48 Całkowite usuwanie elementów ...................................................t..............................49 Archiwizacja informacji...................................................t...........................................49 Sprawdzanie pisowni...................................................t...................................................t...50 Dostosowywanie formularzy...................................................t..........................................50 Otwieranie formularza w celu jego dostosowania ...................................................t...51 Strony formularza w trybie projektowania ...................................................t..............51 Zapisywanie formularzy ...................................................t..........................................53 Korzystanie z formularzy programu Outlook ...................................................t..........55 Rozdział 4. Wydajne zarządzanie wiadomościami ................................................ 57 Konfigurowanie programu Outlook do obsługi poczty elektronicznej .............................57 Tworzenie i modyfikowanie kont poczty elektronicznej............................................58 Zarządzanie kontami ...................................................t................................................59 Wiadomości w folderach poczty ...................................................t....................................59 Sprawdzanie wiadomości przy użyciu funkcji Autopodgląd......................................60 Przeglądanie poczty przy użyciu okienka podglądu ...................................................t61 Wybór widoku ...................................................t...................................................t......62 Flagi wiadomości ...................................................t...................................................t..62 Zarządzanie pocztą przy użyciu Kreatora reguł...................................................t.......63 Zarządzanie pocztą z reklamami...................................................t..............................64 Pisanie wiadomości ...................................................t...................................................t.....64 Specjalne polecenia dla wiadomości ...................................................t.......................65 Adresowanie wiadomości ...................................................t........................................66 Opcje wiadomości...................................................t...................................................t.68 Formaty wiadomości...................................................t................................................69 Korzystanie z Worda jako edytora poczty elektronicznej ..........................................69 Wysyłanie i otrzymywanie wiadomości ...................................................t........................70 Korzystanie z okna dialogowego poczty ...................................................t.................71 Wysyłanie pojedynczych wiadomości ...................................................t.....................71 Opcje obsługi poczty dla komputerów pracujących w sieci .......................................71 Spis treści 5 Dostosowywanie ustawień poczty elektronicznej...................................................t..........72 Korzystanie z poczty zdalnej...................................................t..........................................73 Rozdział 5. Rozbudowane funkcje wysyłania wiadomości e-mail .......................... 75 Dołączanie plików do wiadomości ...................................................t................................75 Formaty HTML i RTF...................................................t...................................................t.77 Określenie formatu domyślnego ...................................................t..............................77 Tworzenie wiadomości RTF i HTML ...................................................t.....................78 Papeteria dla poczty elektronicznej...................................................t................................79 Modyfikowanie papeterii ...................................................t.........................................80 Tworzenie nowej papeterii...................................................t.......................................81 Używanie motywów jako papeterii ...................................................t.........................81 Przesyłanie wizytówek...................................................t...................................................t82 Podpisy i potwierdzenia ...................................................t.................................................83 Tworzenie podpisu w wiadomości...................................................t...........................83 Tworzenie podpisu w programie Word ...................................................t...................84 Potwierdzenia wiadomości ...................................................t......................................85 Rozdział 6. Informacje o kontaktach ...................................................z............... 87 Dodawanie kontaktów...................................................t...................................................t.87 Importowanie adresów ...................................................t...................................................t92 Otwieranie i modyfikowanie kontaktu...................................................t...........................93 Przeglądanie listy kontaktów ...................................................t.........................................93 Tworzenie grup ...................................................t...................................................t...........94 Tworzenie powiązań kontaktów z innymi elementami programu Outlook ......................95 Korespondencja seryjna ...................................................t.................................................96 Rozdział 7. Organizacja czasu przy użyciu Kalendarza ......................................... 99 Widok Outlook na dziś...................................................t...................................................t99 Dodawanie i modyfikowanie zadań ...................................................t.............................101 Przydzielanie zadania innej osobie ...................................................t..............................103 Korzystanie z Kalendarza...................................................t.............................................103 Tworzenie i posługiwanie się Terminami i Wydarzeniami ............................................104 Importowanie Terminów i Wydarzeń ...................................................t..........................107 Wysyłanie informacji kalendarzowych do innych użytkowników .................................108 Rozdział 8. Korzystanie z Dziennika i Notatek...................................................z 109 Przeglądanie Dziennika...................................................t................................................109 Konfigurowanie Dziennika ...................................................t..........................................111 Dodawanie i modyfikowanie pozycji Dziennika ...................................................t.........112 Tworzenie i modyfikowanie Notatek...................................................t...........................113 Przeglądanie notatek ...................................................t...................................................t.114 Konfigurowanie notatek...................................................t...............................................114 Skorowidz...................................................z...................................................z... 117 Rozdział 7. Oprócz szerokich możliwości, jakie oferuje program Outlook w zakresie obsługi wia- domości i kontaktów, program ten w doskonały sposób pozwala użytkownikowi zor- ganizować sobie (a jeżeli stanowisko na to pozwala to i innym) czas. W tym rozdziale zapoznamy się z funkcją Kalendarza, rozpoczynając od widoku Outlook na dziś, pre- zentującego spotkania i zadania przewidziane na dzień bieżący i zarazem podającego informacje o aktualnej sytuacji w poczcie elektroniocznej. Zajmiemy się również omówieniem tego, w jaki sposób można przydzielać zadania sobie i innym osobom (niestety, inni też mogą nam przydzielać zadania), jak używać programu Outlook do planowania spotkań, śledzenia wydarzeń i zapraszania innych osób na spotkania oraz w jaki sposób importować do Kalendarza dane dotyczące pla- nów z innych programów i wysyłać informacje z Kalendarza. Widok Outlook na dziś Widok Outlook na dziś, o czym wspominaliśmy już w rozdziale 3., umożliwia szyb- kie zapoznanie się z aktualną sytuacją (rysunek 7.1). Znajduje się w nim lista wyda- rzeń przewidzianych na kilka najbliższych dni, prezentacja aktualnej sytuacji w po- czcie elektronicznej oraz lista zadań, będących w trakcie wykonywania. Pola wyboru obok tych zadań pozwalają na oznaczenie ich jako wykonane. Po zaznaczeniu takiego pola zadanie jest wykreślane. Po kliknięciu odpowiedniej nazwy można przejść do folderu Kalendarz, Wiadomości lub Zadania. Podobnie jak w przypadku innych aplikacji pakietu Ooffice, ustawienia widoku Oulook na dziś mogą być dostosowywane do potrzeb użytkownika. Może wprowadzić takie ustawienie, żeby ten widok zawsze pojawiał się po uruchomieniu programu, można dodać inne foldery pocztowe, zmieniać liczbę dni prezentowanych w kalendarzu oraz sposób prezentacji zadań. 100 Rysunek 7.1. Widok Outlook na dziś ABC Outlook 2002/XP PL W celu dostosowania widoku Outlook na dziś wykonaj następujące czynności. 1. W widoku Outlook na dziś kliknij łącze Outlook na dziś — dostosowywanie. Pojawi się strona prezentująca różne opcje dostosowywoania (rysunek 7.2). Rysunek 7.2. Ekran prezentujący opcje dla widoku Outlook na dziś 2. Jeżeli chcesz, aby widok Outlook na dziś pojawiał się po uruchomieniu programu, kliknij pole wyboru Przy uruchamianiu programu przejdź do opcji Outlook na dziś. Rozdział 7. ¨¨¨¨ Organizacja czasu przy użyciu Kalendarza 101 3. Aby dodać lub usunąć foldery z listy wiadomości, kliknoij przycisk Wybierz foldery. W pojawiającym się oknie dialogowym zaznacz folder, októry ma zostać wprowadzony na listę, lub usuń zaznaczenie, aboy folder nie pojawiał się na liście. Zgodnie z ustawieniem domyślnym prograom prezentuje trzy foldery — Wersje robocze, Skrzynka odbiorcza i Skrzynka nadawcza, ale użytkownik może dowolnie wprowadzać i usuwać folodery. W celu usunięcia wszystkich folderów z listy wiadomości naoleży kliknąć przycisk Wyczyść wszystko. Kliknij OK, aby powrócić do strony z opcjami. 4. Aby określić, ile dni ma być prezentowanych w kalendaorzu, należy z listy pola Pokaż tę liczbę dni w moim kalendarzu wybrać cyfrę od 1 do 7. 5. Najwięcej opcji jest na liście Zadania. W kategorii Na mojej liście zadań pokaż ustawienie domyślne to Wszystkie zadania. Jeżeli chcesz oglądać tylko zadania z jednego dnia, kliknij przycisk opcji Zadania na dziś. Gdy nie chcesz przegapić jakiegoś zadania, zaznacz pole wyboru Dołącz zadania bez wymaganej daty ukończenia. 6. Można następnie wybrać sposób porządkowania listy zadaoń. Zgodnie z ustawieniem domyślnym porządkowanie odbywa się wedoług daty ukończenia, ale można porządkować zadania według ich ważności, doaty utworzenia lub daty rozpoczęcia. Łatwo również utworzyć drugi poziom osortowania, określając inne pole w kategorii następnie według. Dla obu kategorii dostępne są te same pola. Zgodnie z ustawieniem domyślnym porządkowaonie odbywa się w kolejności malejącej. Aby to zmienić, trzeba kliknąć oprzyciski opcji Rosnąco. 7. Z listy pola Pokaż Outlook na dziś w tym stylu można wybrać sposób prezentacji widoku. W umieszczonym poniżej małym okioenku podglądu zobaczysz aktualnie wybrany widok. 8. Kliknij przycisk Zapisz zmiany. Dodawanie i modyfikowanie zadań Użytkownik może wyznaczać zadania albo sobie, albo innym osobom, wysyłając do nich prośbę o przyjęcie zadania (inne osoby też mogą nam przysyłać takie prośby). Teoretycznie istnieje możliwość odmowy przyjęcia zadania, ale w większości przed- siębiorstw takie rozwiązanie nie wchodzi w rachubę. W celu utworzenia zadania należy wykonać poniższe czoynności. 1. Jeżeli otwarty jest folder Zadania, kliknij przycisk Nowe zadanie, jeżeli nie — wybierz polecenie menu Nowy/Zadanie. 2. Wpisz nazwę zadania w polu Temat na formularzu zadania (rysunek 7.3). 3. W polach Data ukończenia i Data rozpoczęcia wybierz odpowiednie daty. W tym celu kliknij strzałki znajdujące się obok tych opól i zaznacz wybrane daty w pojawiającym się kalendarzu. 102 Rysunek 7.3. Formularz zadania ABC Outlook 2002/XP PL 4. W polu Stan wybierz z listy rozwijanej aktualny stan zadania —o Nierozpoczęte, W trakcie wykonywania, Wykonane, Oczekiwanie na kogoś lub Odłożone. 5. W polu Priorytet wybierz z listy odpowiednią ważność zadania — Wysoka, Normalna lub Niska. 6. W polu Ukończono wybierz z listy, w jakim stopniu zadanie jest ukońoczone. Do wyboru masz opcje 0 , 25 , 50 , 75 i 100 . Można również wpisać dowolną liczbę bezpośrednio w polu Ukończono. 7. Jeżeli potrzebujesz, zaznacz pole wyboru Przypomnienie i wybierz datę oraz godzinę. Datę można wybrać z rozwijanego kalendarza, ao godzinę z listy prezentującej terminy w odstępach co pół godziny. 8. Możesz kliknąć ikonę głośnika, aby wybrać rodzaj dźwiękuo odtwarzanego w momencie przypominania. Pojawi się okno dialogowe, ow którym, korzystając z przycisku Przeglądaj, można wybrać odpowiedni plik z dźwiękiem. 9. Korzystając z przycisków znajdujących się u dołu formuolarza, można łączyć z tym zadaniem odpowiednie kontakty lub kategorie. Tworzenia połączenia z kontaktem nie jest równoważn e z przydzielaniem zadania. 10. Kliknij pole wyboru Prywatne, jeżeli nie chcesz, żeby osoby mające dostęp do tego folderu mogły oglądać to zadanie. 11. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij. W celu wprowadzenia zmian w istniejącym zadaniu kliknij je w widoku Outlook na dziś lub w innym widoku prezentującym zadania. Zostanie otwarty formularz zadania, w którym można wprowadzać żądane zmiany. Po wprowadzeniu zmian kliknij przy- cisk Zapisz i zamknij, aby zostały one zapisane. Rozdział 7. ¨¨¨¨ Organizacja czasu przy użyciu Kalendarza 103 Przydzielanie zadania innej osobie Utworzone w powyższy sposób zadanie może być wykonywane przez jego autora, ale istnieje również możliwość przydzielania zadań innymo osobom. W tym celu po utworzeniu zadania należy kliknąć przycisk Przydziel zadanie. Na formularzu zadania zostaną wprowadzone zmiany, co przedstawiono na rysunku 7.4. Rysunek 7.4. Formularz przydzielania zadania Znikło narzędzie Przydziel zadanie i pojawiło się pole Do, takie jak w wiadomości poczty elektronicznej wraz z informacją, że ta wiadomość nie jest wysłana. Kliknij przycisk Do, aby wybrać odbiorcę i następnie naciśnij przycisk Wyślij. Zakładka Szczegóły jest używana do zapisywania informacji, takich jak ilość czasu spędzonego nad wykonaniem zadania, liczba kilometrów przejechanych w trakcie jego realizacji itd. Korzystanie z Kalendarza Kalendarz w programie Outlook jest bardzo przydatny dla osób, które mają problemy z odpowiednią organizacją czasu i potrafią się umawiać o tej samej godzinie z dwoma różnymi osobami. Kalendarz umożliwia lepszą organizację czasu i pozwala w łatwy sposób planować spotkania i wydarzenia. Najpierw zdefiniujmy pewne określenia w programie Ooutlook. tttt tttt Termin oznacza ograniczony okres zarezerwowany w kalendarozu dla określonego celu. Spotkanie oznacza termin, na który zapraszane są inne osoby. oW tym okresie nie będziesz mógł robić niczego innego, zatem Kalendarz będzie informował, że jesteś zajęty i niedostępny (chyba że określisz inoaczej). 104 ABC Outlook 2002/XP PL tttt Wydarzenie zajmuje minimum 24 godziny i nie oznacza, że przez ocały ten czas jesteś niedostępny. Przykładowo trzydniowe soeminarium jest wydarzeniem, ale w jego trakcie będziesz mógł odbywoać spotkania. Na rysunku 7.5 przedstawiono podstawowy ekran Kalendarza. Jest to widok prezen- tujący tylko jeden dzień, ale można zmieniać widoki na takie, które pokazują tydzień czy miesiąc. W widoku tygodniowym można wybierać między prezentacją tygodnia składającego się z siedmiu lub z pięciu dni — w tym drugim przypadku będzie to ty- powy tydzień pracy, od poniedziałku do piątku. Widoki są wybierane za pomocą kliknięcia odpowiedniego przycisku na pasku narzędzi. W dwumiesięcznym kalenda- rzu, umieszczonym w prawym górnym rogu, wyróżniony jest dzień bieżący, jeżeli widok przedstawia jeden dzień, pięć pierwszych dni tygodnia, gdy wybrany jest wi- dok pięciu dni, i siedem dni dla widoku całego tygodnia. Po wybraniu widoku miesią- ca kalendarz będzie zajmował całe okno. Rysunek 7.5. Kalendarz programu Outlook Korzystając z odpowiednich strzałek przewijania, można zmieniać miesiące pre- zentowane w dwumiesięcznym kalendarzu. Wystarczy kliknąć wybraną datę, żeby zobaczyć terminy przewidziane na ten dzień. Aby powrócić do dnia bieżącego, na- leży kliknąć przycisk paska zadań Przejdź do dzisiaj. Tworzenie i posługiwanie się Terminami i Wydarzeniami W celu dodania nowego terminu w konkretnym dniu i o określonej godzinie należy wybrać żądany dzień i kliknąć dwukrotnie pasek przy wybranej godzinie. W widoku Kalendarza można również kliknąć przycisk Nowy. Jedyna różnica polega na tym, że Rozdział 7. ¨¨¨¨ Organizacja czasu przy użyciu Kalendarza 105 po zastosowaniu pierwszej metody na formularzu terminu od razu umieszczone są poprawny dzień i poprawna godzina. Po przejściu do formularza terminu należy wy- konać poniższe czynności. 1. W pierwszym polu strony oznaczonej zakładką Termin wpisz temat nowego terminu (rysunek 7.6). Rysunek 7.6. Zakładka Termin 2. W drugim polu wpisz miejsce spotkania. 3. Jeżeli ma to być spotkanie online, kliknij pole wybooru na prawo od lokalizacji i z listy rozwijanej wybierz program dla spotkania oonline. 4. Jeżeli tworzonym terminem ma być wydarzenie trwające ocały dzień, kliknij pole wyboru Wydarzenie całodzienne. 5. Wprowadź godzinę rozpoczęcia i zakończenia dla nowego oterminu. Jeżeli określasz wydarzenie, a nie termin, dostępne będą tyloko pola dla wprowadzenia daty rozpoczęcia i zakończenia. W przeciwnym przypadkuo należy wprowadzić zarówno datę, jak i godzinę. 6. Jeżeli chcesz zawczasu otrzymać przypomnienie o termoinie, sprawdź, czy zaznaczone jest pole wyboru Przypomnienie i określ czas, o jaki przypomnienie ma poprzedzać termin. Kliknij ikonę głośonika, żeby wybrać dźwięk, jaki ma towarzyszyć przypomnieniu. 7. W polu Pokazuj czas jako wybierz Wolny, Wstępna akceptacja, Zajęty lub Nieobecny. 8. W polu tekstowym wpisz swoje uwagi. 9. Jeżeli potrzebujesz, określ, które kontakty mają zwioązek z wprowadzanym terminem. W tym celu kliknij przycisk Kontakty i wybierz żądane kontakty z listy. 10. Jeżeli potrzebujesz, kliknij przycisk Kategorie, aby przydzielić do terminu odpowiednie kategorie. 106 ABC Outlook 2002/XP PL 11. Jeśli termin ma mieć charakter prywatny, zaznacz poloe wyboru Prywatne. 12. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij. Jeżeli w sieci, z której korzystasz, inne osoby również używają programu Outlook, mo- żesz zaprosić je do uczestniczenia w spotkaniach, terminach lub wydarzeniach. W tym celu należy kliknąć zakładkę Planowanie (rysunek 7.7) i wykonać następujące czynności. Rysunek 7.7. Zakładka Planowanie 1. Kliknij przycisk Dodaj innych. 2. Wybierz, skąd mają być zapraszane inne osoby — z książkoi adresowej czy z folderu publicznego (jeżeli jest dostępny). W okonie dialogowym Wybierz uczestników i zasoby (rysunek 7.8) wybierz kontakt i jeżeli obecność tej osooby jest niezbędna, kliknij przycisk Wymagani (zauważ, że na tej liście znajduje się już Twoje nazwisko, gdyż jest to Twój termin). Klikonij przycisk Opcjonalni, jeżeli obecność danej osoby jest pożądana, ale nie noiezbędna. Jeżeli ktoś ma dostarczyć ważne informacje na spotkanie, kliknij porzycisk Zasoby. 3. Kliknij przycisk OK, aby powrócić do zakładki Planowanie. 4. Wciśnij przycisk Następny autowybór, aby automatycznie wybrać najbliższy dostępny czas wolny dla wszystkich uczestników. Korzyostając z przycisku oznaczonego symbolem , możemy wyszukać poprzedni dostępny czas wolny dla uczestników. W polu na prawo od listy uczeostników znajduje się graficzna prezentacja czasu wolnego poszczególnych ouczestników. 5. Kliknij zakładkę Termin. 6. W związku z tym, że do uczestnictwa zostały zaproszoone inne osoby, ich nazwiska pojawią się teraz w polu Do. Kliknij przycisk Wyślij, aby przesłać wiadomość o spotkaniu. Rozdział 7. ¨¨¨¨ Organizacja czasu przy użyciu Kalendarza 107 Rysunek 7.8. Okno dialogowe Wybierz uczestników i zasoby Importowanie Terminów i Wydarzeń Jeżeli masz jakieś dane o spotkaniach zapisane w innym programie, program Outlook może dokonać ich konwersji do swojego formatu. Dane kalendarzowe można impor- tować z pliku vCalendar (jest to format zaprojektowanyo dla wymiany danych kalenda- rzowych pomiędzy osobami używającymi różnych aplikacji do tworzenia harmono- gramu) lub z innych programów do tworzenia harmonogramu, jak na przykład Lotus Organizer czy Schedule+. W celu zaimportowania danych owykonaj poniższe czynności. 1. Wybierz polecenie menu Plik/Importuj lub eksportuj. 2. W otwartym Kreatorze importowania i eksportowania wybierz czynność, którą chcesz wykonać. 3. Kliknij przycisk Dalej. 4. Jeżeli wybierzesz opcję importowania pliku vCalendar, ozostanie otwarte standardowe okno do otwierania plików, w którym naloeży wybrać żądany plik i kliknąć przycisk Otwórz. 5. Jeśli będziesz chciał importować z innego programu luob pliku, pojawi się okno dialogowe Importowanie pliku. Wybierz żądany typ pliku oraz odpowiednie opcje. 6. Kliknij przycisk Dalej. 7. Wybierz plik, klikając przycisk Przeglądaj. Zostanie otwarte standardowe okno do otwierania plików, w którym należy wybrać żądany pliok i kliknąć przycisk Otwórz. 8. Dokonaj wyboru stosownych opcji dotyczących traktowaonia elementów powtarzających się. Do wyboru masz następujące opcje: zaostępowanie duplikatów importowanymi elementami, dopuszczanie toworzenia duplikatów i opcję, w której duplikaty nie będą importowane. 9. Kliknij przycisk Dalej. 10. Upewnij się, że folderem docelowym jest Kalendarz. 11. Kliknij przycisk Dalej. 12. Ostatni ekran Kreatora importowania i eksportowania prezentuje importowany plik; kliknij Zakończ. 108 ABC Outlook 2002/XP PL Wysyłanie informacji kalendarzowych do innych użytkowników Użytkownicy tej samej sieci mogą bez problemów oglądać dane kalendarzowe znajdu- jące się w innym komputerze (oprócz danych oznaczonych jako prywatne), ale czasami musimy przesłać informacje do osób, które nie korzystają z tej sieci. W takim przypad- ku można po prostu wysłać wiadomość pocztą elektroniczną. Jeżeli odbiorca używa programu Outlook, można wysłać termin w postaci załącznika, natomiast w przeciw- nym przypadku należy dokonać konwersji tego terminu na format iCalendar. Format iCalendar, podobnie jak wspomniany wcześniej format vCalendar, jest formatem umożli- wiającym wymianę danych kalendarzowych użytkownikom stosującym różne pro- gramy, a nawet różne typy komputerów (format iCalendar działa również w syste- mach MacOS). Taka funkcja jest realizowana przez program Outlook, wystarczy tylko dokonać odpowiedniego wyboru w menu. W celu wysłania danych kalendarzowych do innej osoby należy wykonać poniższe czynności. 1. Jeżeli jest otwarty główny ekran Kalendarza z pozycjami terminów, kliknij termin, który ma zostać wysłany. Jeżeli otwarty jest oformularz terminu, termin ten już jest wybrany i od razu można wykonać następnoą czynność. 2. Wybierz polecenie menu Akcje/Prześlij dalej (aby przesłać do użytkownika programu Outlook) lub Akcje/Prześlij dalej jako iCalendar. 3. Zostanie utworzona nowa wiadomość poczty elektroniczonej (rysunek 7.9), a w niej plik załącznika z danymi kalendarzowymi. Jeżoeli plik jest w formacie programu Outlook, przedstawiona będzie tylko nazwa oterminu, a jeżeli w formacie iCalendar, do nazwy dołączone będzie rozszoerzenie .ics. Rysunek 7.9. Przesyłanie danych kalendarzowych w formacie iCalendar 4. Kliknij przycisk Do, aby wybrać odbiorcę z listy kontaktów lub wpisz adores poczty elektronicznej. Podobnie możesz zrobić w polu oDW. 5. W polu tekstowym wpisz treść wiadomości. 6. Kliknij przycisk Wyślij.
Pobierz darmowy fragment (pdf)

Gdzie kupić całą publikację:

ABC Outlook 2002/XP PL
Autor:
,

Opinie na temat publikacji:


Inne popularne pozycje z tej kategorii:


Czytaj również:


Prowadzisz stronę lub blog? Wstaw link do fragmentu tej książki i współpracuj z Cyfroteką: