Cyfroteka.pl

klikaj i czytaj online

Cyfro
Czytomierz
00539 008271 13404319 na godz. na dobę w sumie
Access 2007 PL. Formuły, raporty, kwerendy. Rozwiązania w biznesie - książka
Access 2007 PL. Formuły, raporty, kwerendy. Rozwiązania w biznesie - książka
Autor: Liczba stron: 416
Wydawca: Helion Język publikacji: polski
ISBN: 978-83-246-2142-2 Data wydania:
Lektor:
Kategoria: ebooki >> komputery i informatyka >> bazy danych >> access
Porównaj ceny (książka, ebook, audiobook).

Odkryj najgłębsze sekrety Accessa i twórz atrakcyjne raporty biznesowe!

Microsoft Access to bardzo rozbudowane, a przez to uznawane za bardzo zaawansowane, narzędzie do zarządzania informacjami. Wielu użytkowników nigdy nie wychodzi poza projektowanie prostych tabel czy korzystanie z kreatorów formularzy i raportów. W ten sposób marnują niezwykłe możliwości Accessa w zakresie przetwarzania, analizowania i prezentowania informacji. A przecież, jak w każdym programie, trzeba tylko wiedzieć, gdzie znajdują się potrzebne narzędzia i w jaki sposób ich używać. W tej książce znajdziesz potrzebne wiadomości, które pozwolą Ci samodzielnie pracować i optymalnie wykorzystywać najważniejsze opcje tego programu!

Książka 'Access 2007 PL. Formuły, raporty, kwerendy. Rozwiązania w biznesie' zawiera szczegółowy opis trzech istotnych narzędzi, które pozwalają używać najcenniejszych z wielu funkcji Accessa: formularze, raporty i kwerendy. Dzięki temu podręcznikowi nauczysz się tworzyć interfejsy danych (formularze), czytelne i przejrzyste wydruki (raporty), a także kwerendy pobierające z bazy tylko te dane, których naprawdę potrzebujesz. Poznasz podstawowe i bardziej zaawansowane zagadnienia, takie jak tworzenie formularzy specjalnych, na przykład paneli przełączania, okien dialogowych czy okien wyświetlanych przy otwieraniu bazy.

Cała wiedza potrzebna do sprawnego tworzenia formularzy, raportów i kwerend!

Znajdź podobne książki Ostatnio czytane w tej kategorii

Darmowy fragment publikacji:

Access 2007 PL. Formu³y, raporty, kwerendy. Rozwi¹zania w biznesie Autor: Paul McFedries T³umaczenie: Pawe³ Koronkiewicz ISBN: 978-83-246-2142-2 Tytu³ orygina³u: Microsoft Office Access 2007 Forms, Reports, and Queries (Business Solutions) Format: 170x230, stron: 416 Odkryj najg³êbsze sekrety Accessa i twórz atrakcyjne raporty biznesowe! • Jak zbudowaæ efektywny i funkcjonalny formularz? • Jak przygotowaæ atrakcyjny i praktyczny raport? • Jak u¿ywaæ funkcji i stosowaæ kwerendy? Microsoft Access to bardzo rozbudowane, a przez to uznawane za bardzo zaawansowane, narzêdzie do zarz¹dzania informacjami. Wielu u¿ytkowników nigdy nie wychodzi poza projektowanie prostych tabel czy korzystanie z kreatorów formularzy i raportów. W ten sposób marnuj¹ niezwyk³e mo¿liwoœci Accessa w zakresie przetwarzania, analizowania i prezentowania informacji. A przecie¿, jak w ka¿dym programie, trzeba tylko wiedzieæ, gdzie znajduj¹ siê potrzebne narzêdzia i w jaki sposób ich u¿ywaæ. W tej ksi¹¿ce znajdziesz potrzebne wiadomoœci, które pozwol¹ Ci samodzielnie pracowaæ i optymalnie wykorzystywaæ najwa¿niejsze opcje tego programu! Ksi¹¿ka „Access 2007 PL. Formu³y, raporty, kwerendy. Rozwi¹zania w biznesie” zawiera szczegó³owy opis trzech istotnych narzêdzi, które pozwalaj¹ u¿ywaæ najcenniejszych z wielu funkcji Accessa: formularze, raporty i kwerendy. Dziêki temu podrêcznikowi nauczysz siê tworzyæ interfejsy danych (formularze), czytelne i przejrzyste wydruki (raporty), a tak¿e kwerendy pobieraj¹ce z bazy tylko te dane, których naprawdê potrzebujesz. Poznasz podstawowe i bardziej zaawansowane zagadnienia, takie jak tworzenie formularzy specjalnych, na przyk³ad paneli prze³¹czania, okien dialogowych czy okien wyœwietlanych przy otwieraniu bazy. • Tworzenie formularza • Praca z formantami • Projektowanie formularzy biznesowych • Tworzenie i publikowanie raportu • Zasady projektowania raportów biznesowych • Raporty zaawansowane i specjalne • Praca z kwerendami • Arkusze danych i rekordy • Wyra¿enia kryteriów wyboru • Funkcje i tabele przestawne • Kwerendy w jêzyku SQL Ca³a wiedza potrzebna do sprawnego tworzenia formularzy, raportów i kwerend! Spis treści Wstęp ................................................................................................. 15 Jak czytać tę książkę .................................................................................................................16 Konwencje typograficzne .........................................................................................................17 Przykłady ..................................................................................................................................18 1 FORMULARZE I Tworzenie nowego formularza ............................................................. 21 Tworzenie formularza — wprowadzenie ................................................................................23 Formularz standardowy ....................................................................................................23 Formularz dzielony ...........................................................................................................25 Formularz z wieloma rekordami .......................................................................................26 Tworzenie prostych formularzy przy użyciu kreatora ...............................................................27 Nawigacja w formularzu ..........................................................................................................29 Tworzenie formularza w widoku projektu ...............................................................................29 Widok projektu .................................................................................................................30 Zmiana źródła rekordów ...................................................................................................31 Formanty ..........................................................................................................................31 Dodawanie pól ..................................................................................................................33 Zmiana rozmiarów formularza .........................................................................................33 Wyświetlanie formularza ..................................................................................................34 Autoformatowanie w widoku projektu ............................................................................34 Właściwości formularza ....................................................................................................35 Praca z nagłówkiem i stopką formularza ..........................................................................36 Dodawanie logo ................................................................................................................37 Dodawanie tytułu .............................................................................................................38 Formatowanie tła .............................................................................................................38 Tworzenie formularza interakcyjnie w widoku układu ............................................................40 Analiza przypadku: Zabezpieczanie dostępu do formularza i danych ...............................41 Co dalej? ...................................................................................................................................43 2 Praca z formantami ............................................................................. 45 Wstawianie i modyfikowanie formantów ................................................................................45 Wstawianie formantów ....................................................................................................46 Zaznaczanie formantów ...................................................................................................47 Formatowanie formantów ...............................................................................................48 Formatowanie warunkowe ..............................................................................................48 Wymiary formantów ........................................................................................................49 Przesuwanie formantów ...................................................................................................51 4 Access 2007 PL. Formuły, raporty, kwerendy. Rozwiązania w biznesie Układy formantów ........................................................................................................... 53 Praca z marginesami ........................................................................................................ 55 Grupowanie formantów ................................................................................................... 55 Porządkowanie formantów nakładających się ................................................................. 55 Przemiana formantu niezwiązanego w związany ............................................................ 56 Zmiana typu formantu ..................................................................................................... 57 Określanie kolejności przechodzenia klawiszem Tab ........................................................ 57 Dodawanie etykiet ................................................................................................................... 58 Wstawianie etykiety ......................................................................................................... 58 Modyfikowanie tekstu etykiety ........................................................................................ 59 Używanie etykiet do wiązania skrótów klawiaturowych z formantami ........................... 59 Wstawianie pól tekstowych ..................................................................................................... 60 Wstawianie pola tekstowego ........................................................................................... 61 Pola tekstowe jako formanty obliczeniowe ...................................................................... 61 Analiza przypadku: Projekt kalkulatora kredytowego ..................................................... 63 Co dalej? .................................................................................................................................. 65 Formularze do wprowadzania danych ....................................................67 Sprawdzanie poprawności danych .......................................................................................... 68 Wyświetlanie podpowiedzi .............................................................................................. 68 Sprawdzanie poprawności przy użyciu wyrażeń .............................................................. 69 Maska wprowadzania — wymuszanie spójności ............................................................ 70 Ograniczanie zakresu dostępnych opcji ................................................................................... 74 Pola typu Tak/Nie ............................................................................................................. 74 Przyciski opcji — wybieranie jednego z kilku elementów ............................................... 77 Analiza przypadku: Użycie grupy opcji do wybierania sposobu dostawy ......................... 80 Pola listy — duży zbiór opcji do wyboru ......................................................................... 81 Wprowadzanie danych przy użyciu formantów ActiveX .......................................................... 86 Wprowadzanie wartości z użyciem przycisku pokrętła ..................................................... 86 Wprowadzanie liczb przy użyciu paska przewijania ......................................................... 88 Wprowadzanie dat przy użyciu formantu kalendarza ...................................................... 90 Gromadzenie danych przy użyciu poczty elektronicznej .......................................................... 91 Rozsyłanie wiadomości ADC ............................................................................................. 92 Odpowiadanie na wiadomość ADC ................................................................................... 93 Zarządzanie odpowiedziami ADC ..................................................................................... 93 Co dalej? .................................................................................................................................. 94 Formularze w środowisku firmy .............................................................95 Wprowadzenie ........................................................................................................................ 95 Po co gromadzimy dane? ................................................................................................. 96 Dane — co to takiego? .................................................................................................... 96 Kim są użytkownicy? ........................................................................................................ 97 3 4 Spis treści 5 Dziesięć podstawowych zasad projektowania formularzy biznesowych ..................................97 1. Pamiętaj, że liczy się czas ..............................................................................................97 2. Przewiduj możliwe pomyłki ..........................................................................................98 3. Podobieństwo do papierowego oryginału jest korzystne .............................................98 4. Daj użytkownikom to, czego potrzebują, i nic więcej ....................................................98 5. Pamiętaj o klawiaturze .................................................................................................98 6. Zachowaj naturalną kolejność pól (i przechodzenia klawiszem Tab) ............................99 7. Zwróć uwagę na rozdzielczość ekranu ..........................................................................99 8. Tekst formularza musi być czytelny ..............................................................................99 9. Oszczędnie z „fajerwerkami” ......................................................................................100 10. Wiele formantów warto połączyć w grupy ...............................................................100 Układ formantów ...................................................................................................................100 Linie i prostokąty ............................................................................................................101 Grupy opcji ......................................................................................................................102 Porządkowanie formularza przy użyciu kart ...................................................................103 Praca z tekstem ......................................................................................................................104 Formatowanie tekstu .....................................................................................................106 Porady dotyczące formatowania ....................................................................................106 Atrakcyjniejszy wygląd formularza ........................................................................................107 Użycie kolorów ...............................................................................................................108 Wstawianie obrazków ....................................................................................................110 Efekt cienia tekstu ...........................................................................................................111 Co dalej? .................................................................................................................................112 Formularze specjalne ..........................................................................113 Tworzenie formularza dla danych z wielu tabel .....................................................................113 Podformularze — wprowadzenie .................................................................................114 Tworzenie formularza i podformularza przy użyciu kreatora ..........................................115 Tworzenie podformularza w widoku projektu ................................................................116 Przyciski poleceń ....................................................................................................................118 Analiza przypadku: Panel przełączania ...........................................................................120 Tworzenie okien dialogowych ................................................................................................121 Tworzenie formularza podręcznego (wyskakującego) ....................................................122 Tworzenie formularza modalnego ..................................................................................122 Formularz oparty na kwerendzie z parametrami ...................................................................123 Tworzenie formularza pobierającego parametr ..............................................................124 Przygotowywanie kwerendy ..........................................................................................125 Używanie formularza i kwerendy z parametrem ............................................................126 Formularz typu Autostart .......................................................................................................126 Tworzenie formularza z wykresem przestawnym ..................................................................127 Co dalej? .................................................................................................................................129 5 6 Access 2007 PL. Formuły, raporty, kwerendy. Rozwiązania w biznesie 6 II RAPORTY Tworzenie nowego raportu .................................................................133 Tworzenie prostego raportu .................................................................................................. 133 Tworzenie prostych raportów przy użyciu kreatora ............................................................... 134 Tworzenie raportu w widoku projektu .................................................................................. 136 Widok projektu ............................................................................................................... 137 Zmiana źródła rekordów ................................................................................................ 138 Budowa raportów Accessa ............................................................................................. 138 Formanty raportu ........................................................................................................... 139 Dodawanie pól ............................................................................................................... 140 Dodawanie etykiet ......................................................................................................... 140 Dodawanie logo ............................................................................................................. 142 Dodawanie tytułu ........................................................................................................... 142 Dodawanie numerów stron ............................................................................................ 143 Dodawanie daty i godziny .............................................................................................. 144 Zmiana rozmiarów sekcji raportu ................................................................................... 144 Podgląd raportu ............................................................................................................. 144 Autoformatowanie w widoku projektu .......................................................................... 145 Właściwości raportu ....................................................................................................... 147 Formatowanie tła raportu .............................................................................................. 147 Wstawianie i modyfikowanie formantów ...................................................................... 149 Grupowanie formantów ................................................................................................. 156 Porządkowanie formantów nakładających się ............................................................... 156 Tworzenie raportu interakcyjnie w widoku układu ............................................................... 157 Publikowanie raportu ............................................................................................................ 158 Raport drukowany .......................................................................................................... 158 Raport wysyłany pocztą elektroniczną ........................................................................... 158 Eksportowanie raportu do programu Word ................................................................... 159 Eksportowanie raportu do pliku PDF lub XPS ................................................................. 159 Co dalej? ................................................................................................................................ 161 7 Raporty w środowisku firmy ................................................................163 Wprowadzenie ...................................................................................................................... 163 Co ma zawierać raport? .................................................................................................. 164 Jaki jest cel raportu? ....................................................................................................... 165 Kim są osoby czytające raport? ....................................................................................... 166 Dziesięć podstawowych zasad projektowania raportów biznesowych .................................. 167 1. Podobieństwo do starszych wzorców jest korzystne .................................................. 167 2. Daj użytkownikom to, czego potrzebują, i nic więcej — część pierwsza ................... 167 3. Daj użytkownikom to, czego potrzebują, i nic więcej — część druga ........................ 168 4. Pamiętaj o numeracji stron ........................................................................................ 168 Spis treści 7 5. Pamiętaj o znaczniku czasu .........................................................................................168 6. Pamiętaj o kolejności pól ............................................................................................169 7. Zwróć uwagę na rozdzielczość ekranu ........................................................................169 8. Tekst raportu musi być czytelny ..................................................................................169 9. Zawsze używaj sortowania i grupowania ...................................................................169 10. Wiele formantów warto połączyć w grupy ...............................................................170 Układ formantów ...................................................................................................................170 Linie i prostokąty ............................................................................................................170 Podziały stron .................................................................................................................172 Praca z tekstem ......................................................................................................................172 Formatowanie tekstu .....................................................................................................173 Porady dotyczące formatowania ....................................................................................173 Atrakcyjniejszy wygląd raportu ..............................................................................................174 Użycie kolorów ...............................................................................................................174 Wstawienie obrazków ....................................................................................................176 Efekty specjalne ..............................................................................................................177 Efekt cienia tekstu ...........................................................................................................177 Co dalej? .................................................................................................................................178 8 Raporty zaawansowane ......................................................................179 Sortowanie i grupowanie .......................................................................................................179 Opcje sortowania ............................................................................................................180 Opcje grupowania ...........................................................................................................180 Sortowanie i grupowanie oparte na wartościach wyrażeń .............................................183 Formanty obliczeniowe w raporcie ........................................................................................183 Używanie listy Sumy .......................................................................................................184 Wstawianie pola tekstowego .........................................................................................184 Pola tekstowe jako formanty obliczeniowe ....................................................................185 Analiza przypadku: Faktura ............................................................................................187 Metody otwierania raportów .................................................................................................189 Otwieranie raportu kliknięciem przycisku .......................................................................189 Otwieranie raportu przy użyciu makra ............................................................................190 Sterowanie wydrukiem raportu .............................................................................................195 Zaczynanie lub kończenie sekcji podziałem strony .........................................................195 Zaczynanie lub kończenie sekcji podziałem kolumny lub wiersza ..................................196 Unikanie oddzielania pojedynczych formantów .............................................................197 Co dalej? .................................................................................................................................197 9 Raporty specjalne ...............................................................................199 Raport wielokolumnowy ........................................................................................................199 Przygotowanie raportu ...................................................................................................200 Zmiana ustawień strony .................................................................................................200 8 Access 2007 PL. Formuły, raporty, kwerendy. Rozwiązania w biznesie Problemy z układem wielokolumnowym ....................................................................... 201 Analiza przypadku: Użycie kolumn do zmniejszenia liczby stron raportu ....................... 203 Etykiety adresowe ................................................................................................................. 206 Kreator etykiet ................................................................................................................ 207 Etykiety niestandardowe ................................................................................................ 208 Tworzenie raportu do korespondencji seryjnej ...................................................................... 209 Tworzenie raportu dla danych z wielu tabel .......................................................................... 212 Podraporty — wprowadzenie ....................................................................................... 212 Tworzenie raportu i podraportu przy użyciu kreatora .................................................... 213 Tworzenie podraportu w widoku projektu ..................................................................... 215 Tworzenie raportu z wykresem przestawnym ....................................................................... 217 Co dalej? ................................................................................................................................ 218 III KWERENDY 10 Tworzenie nowej kwerendy ................................................................221 Sortowanie rekordów ............................................................................................................ 221 Sortowanie według jednego pola .................................................................................. 222 Sortowanie według wielu pól ........................................................................................ 222 Filtrowanie rekordów ............................................................................................................ 223 Filtrowanie według zaznaczenia .................................................................................... 225 Filtrowanie według zaznaczenia — wykluczanie ......................................................... 226 Filtrowanie „w miejscu” ................................................................................................. 226 Filtry tekstu, liczb i dat ................................................................................................... 227 Filtrowanie według formularza ...................................................................................... 228 Kryteria filtrowania ........................................................................................................ 229 Definiowanie filtru ......................................................................................................... 231 Praca z kwerendami .............................................................................................................. 233 Tworzenie kwerendy ............................................................................................................. 233 Tworzenie nowego obiektu typu kwerenda ................................................................... 234 Wybieranie pól kwerendy .............................................................................................. 236 Wprowadzanie kryteriów wyboru rekordów .................................................................. 236 Wykluczanie pola z wyników kwerendy ......................................................................... 237 Zwracanie N pierwszych wartości ................................................................................... 237 Właściwości pól .............................................................................................................. 238 Uruchamianie kwerendy ................................................................................................ 239 Kwerendy w środowisku firmy .............................................................................................. 239 Analiza przypadku: Kwerenda do korespondencji seryjnej ............................................. 241 Kwerenda tabeli Klienci .................................................................................................. 241 Korzystanie z funkcji korespondencji seryjnej ................................................................ 242 Spis treści 9 Tworzenie kwerend z użyciem kreatorów ..............................................................................243 Tworzenie kwerend krzyżowych .....................................................................................244 Tworzenie kwerendy wyszukującej powtórzone rekordy ...............................................246 Tworzenie kwerendy wyszukującej niedopasowane dane .............................................246 Praca z rekordami ...................................................................................................................247 Arkusz danych .................................................................................................................247 Przechodzenie między polami ........................................................................................248 Wprowadzanie danych ...................................................................................................249 Dodawanie nowych rekordów ........................................................................................249 Przechodzenie między rekordami ...................................................................................250 Wybieranie rekordu ........................................................................................................250 Kopiowanie rekordu .......................................................................................................251 Usuwanie rekordu ...........................................................................................................251 Formatowanie arkusza danych .......................................................................................251 Właściwości kwerendy ...........................................................................................................252 Co dalej? .................................................................................................................................254 11 Wyrażenia kryteriów wyboru ...............................................................255 Operandy w wyrażeniach kryteriów .......................................................................................256 Literały ............................................................................................................................256 Identyfikatory .................................................................................................................256 Funkcje ...........................................................................................................................257 Operatory w wyrażeniach kryteriów ......................................................................................257 Operatory porównania ....................................................................................................257 Operatory arytmetyczne .................................................................................................259 Operator Like ..................................................................................................................259 Operator Between … And .............................................................................................260 Operator In ......................................................................................................................260 Operator Is Null ...............................................................................................................260 Kryteria złożone i operatory logiczne ..............................................................................261 Operatory logiczne ..........................................................................................................262 Kolejność obliczania wartości wyrażeń ...........................................................................263 Kolumny z obliczeniami .........................................................................................................264 Obliczanie wartości towarów ..........................................................................................265 Obliczanie wartości z rabatem ........................................................................................266 Funkcje wbudowane ..............................................................................................................266 Funkcje operujące na ciągach znakowych ......................................................................268 Funkcje operujące na datach i godzinach .......................................................................272 Funkcje matematyczne ...................................................................................................277 Funkcje finansowe ..........................................................................................................279 Konstruktor wyrażeń ..............................................................................................................283 Co dalej? .................................................................................................................................284 10 Access 2007 PL. Formuły, raporty, kwerendy. Rozwiązania w biznesie 12 Kwerendy danych z wielu tabel ...........................................................285 Relacyjne bazy danych ........................................................................................................... 285 Problemy z projektem nie-relacyjnym ........................................................................... 285 Co wyróżnia relacyjną bazę danych? .............................................................................. 288 Typy modeli relacyjnych ........................................................................................................ 290 Model „jeden-do-wielu” ................................................................................................ 290 Model „jeden-do-jednego” ............................................................................................ 290 Model „wiele-do-wielu” ................................................................................................. 291 Integralność odwołań ............................................................................................................ 292 Definiowanie relacji między tabelami ................................................................................... 293 Linie sprzężeń ................................................................................................................. 293 Typy sprzężeń ................................................................................................................. 294 Dodawanie tabel do okna relacji .................................................................................... 295 Definiowanie sprzężeń ................................................................................................... 295 Modyfikowanie relacji .................................................................................................... 297 Usuwanie sprzężenia ...................................................................................................... 297 Praca z wieloma tabelami w kwerendzie .............................................................................. 297 Dodawanie tabel do projektu kwerendy ........................................................................ 297 Wybieranie pól z wielu tabel .......................................................................................... 298 Kwerendy pobierające dane z innych kwerend .............................................................. 300 Sprzężenia tabel w oknie projektu kwerendy ................................................................. 300 Inne rodzaje sprzężeń ............................................................................................................ 301 Sprzężenia zewnętrzne .................................................................................................. 302 Autosprzężenia ............................................................................................................... 304 Sprzężenia theta ............................................................................................................. 305 Kwerendy bez powtórzeń ...................................................................................................... 307 Analiza przypadku: Przeszukiwanie szczegółów zamówień ........................................... 309 Dodawanie podarkusza danych do kwerendy ................................................................ 311 Praca z podarkuszami danych ........................................................................................ 312 Co dalej? ................................................................................................................................ 313 13 Kwerendy zaawansowane ...................................................................315 Kwerendy z podsumowaniami .............................................................................................. 315 Wyświetlanie wiersza podsumowań w siatce projektu .................................................. 315 Kwerenda podsumowująca z jednym polem ................................................................. 317 Kwerenda podsumowująca z wieloma polami ............................................................... 317 Filtrowanie rekordów przed obliczaniem podsumowań ................................................ 318 Podsumowania dla grup rekordów ................................................................................ 319 Grupowanie według wartości kilku pól .......................................................................... 319 Kwerenda podsumowująca z kolumną obliczeniową ..................................................... 320 Bezpośrednie użycie funkcji agregujących ..................................................................... 322 Łączenie bezpośrednich i pośrednich wywołań funkcji agregujących ............................ 323 Spis treści 11 Kwerendy, które podejmują decyzje ......................................................................................325 Funkcja IIf .......................................................................................................................325 Funkcja Switch ................................................................................................................328 Analiza przypadku: Obliczanie wartości rabatu ..............................................................328 Rabat — dwie opcje ......................................................................................................329 Rabat — wiele opcji ......................................................................................................330 Kwerendy z parametrami .......................................................................................................331 Prosta kwerenda z parametrem .....................................................................................331 Określanie typu parametru .............................................................................................333 Kwerendy funkcjonalne .........................................................................................................333 Kwerenda aktualizująca ..................................................................................................334 Kwerenda usuwająca ......................................................................................................335 Kwerenda tworząca tabelę .............................................................................................337 Kwerenda dołączająca ....................................................................................................338 Co dalej? .................................................................................................................................339 14 Tabele przestawne .............................................................................341 Tabele przestawne — wprowadzenie ....................................................................................341 Jak działa tabela przestawna ..........................................................................................342 Terminologia tabel przestawnych ..................................................................................342 Jednowymiarowa tabela przestawna ....................................................................................345 Wyświetlanie pola szczegółów .......................................................................................345 Wyświetlanie sumy wartości pola danych ......................................................................347 Ukrywanie i wyświetlanie pól szczegółów ......................................................................348 Pole Autoobliczanie ........................................................................................................348 Zmiana typu obliczeń w polu Autoobliczanie .................................................................350 Definiowanie pola obliczeniowego .................................................................................351 Usuwanie pola tabeli przestawnej ..................................................................................353 Jednowymiarowa tabela przestawna z wieloma polami ................................................353 Dwuwymiarowa tabela przestawna ......................................................................................353 Analizowanie zamówień według kategorii produktów ..................................................356 Wymiar czasu w tabeli przestawnej ...............................................................................357 Filtrowanie danych tabeli przestawnej ..................................................................................363 Autofiltry ........................................................................................................................363 Wyświetlanie początkowych i końcowych elementów ...................................................364 Grupowanie elementów .................................................................................................366 Dodawanie pola filtru .....................................................................................................367 Zmienianie układu tabeli przestawnej ...................................................................................368 Przenoszenie pola do innego obszaru .............................................................................368 Zmiana kolejności pól .....................................................................................................369 Formatowanie tabeli przestawnej .........................................................................................370 Co dalej? .................................................................................................................................371 12 Access 2007 PL. Formuły, raporty, kwerendy. Rozwiązania w biznesie 15 Kwerendy w języku SQL .......................................................................373 Wyświetlanie kodu SQL kwerendy ......................................................................................... 374 Kwerendy wybierające w języku SQL ..................................................................................... 375 Instrukcja SELECT ............................................................................................................ 375 Instrukcje SQL kwerend pobierających dane z wielu tabel ............................................. 378 Dodawanie kolumny obliczeniowej ............................................................................... 381 Podsumowania i grupowanie rekordów ........................................................................ 382 Kwerendy z parametrami ............................................................................................... 383 Pełna składnia instrukcji SELECT ..................................................................................... 384 Kwerendy funkcjonalne w języku SQL ................................................................................... 384 Kwerendy aktualizujące w języku SQL ............................................................................ 385 Kwerendy usuwające w języku SQL ................................................................................ 385 Kwerendy tworzące tabele w języku SQL ....................................................................... 386 Kwerendy dołączające w języku SQL .............................................................................. 386 Podkwerendy ......................................................................................................................... 387 Podkwerenda w definicji pola ........................................................................................ 388 Wyszukiwanie cen wyższych od średniej ........................................................................ 389 Podkwerenda w definicji kryteriów ................................................................................ 389 Podkwerendy, które zwracają zestawy rekordów .......................................................... 390 Predykat In — klienci, którzy składali zamówienia ....................................................... 391 Predykat All — produkty tańsze niż przyprawy ............................................................ 392 Kwerendy składające ............................................................................................................. 393 Co dalej? ................................................................................................................................ 393 Skorowidz ..........................................................................................395 3 W T Y M R O Z D Z I A L E : Sprawdzanie poprawności danych .............. 68 Ograniczanie zakresu dostępnych opcji ....... 74 Analiza przypadku: Użycie grupy opcji do wybierania sposobu dostawy ................. 80 Wprowadzanie danych przy użyciu formantów ActiveX ................... 86 Gromadzenie danych przy użyciu poczty elektronicznej ................................ 91 Co dalej? ................................................... 94 Formularze do wprowadzania danych Wprowadzanie danych to czynność, której należy poświęcić dużą dozę uwagi — jest równie ważna, co mozolna. Wprowadzanie dziesiątek czy setek rekor- dów raczej nie należy do przyjemności. Jest to jednak etap pracy z danymi, którego w żadnym razie nie można potraktować „po macoszemu”. Błędy przy wprowadzaniu danych nieuchronnie prowadzą do mniejszych lub większych błędów przy ich analizo- waniu. Mamy tu więc do czynienia z dużym wyzwa- niem — czynnością bardzo podatną na błędy i ko- niecznością wykluczenia nawet najmniejszych z nich. Projektant formularza ma możliwość zadbania za- równo o efektywność operacji wprowadzania danych, jak i weryfikację ich poprawności. W niektórych sytuacjach osiągnięcie obu tych celów umożliwia prosta metoda. Przykładowo żądanie wprowadzenia nazwy lub nazwiska klienta jest czasochłonne i może prowadzić do „literówek”. Załóżmy jednak, że ist- nieje już tabela Klienci z polem NazwaKlienta. Jeżeli utworzymy relację między bieżącą tabelą a tabelą Klienci (na przykład opartą na polu IDKlienta), Access doda pole NazwaKlienta do bieżącego for- mularza i utworzy listę rozwijaną z listą klientów. Zapewnia to zarówno efektywność (użytkownik wybiera klienta z listy, bez wpisywania nazwy), jak i weryfikację poprawności (wykluczone zostają „literówki”). W tym rozdziale opisujemy różne metody, które upraszczają wprowadzanie danych oraz redukują lub całkowicie eliminują szanse wystąpienia błędów. 68 Rozdział 3 Formularze do wprowadzania danych Sprawdzanie poprawności danych Powiedzenie, że „jakość potrawy zależy przede wszystkim od jej składników” z powodzeniem można odnieść do baz danych. Przeglądanie danych, ich podsumowania i analizy — we wszystkich tych czynnościach jesteśmy z góry przegrani, jeżeli tabele zawierają niewłaściwe czy błędne dane. Wielu błędom nie można zapobiec. Przed pomyłkami w datach czy poje- dynczych cyfrach wprowadzanych liczb jest tylko jedna ochrona — ciągłe przypominanie osobom wprowadzającym dane, jak ważna jest ich praca. Jest jednak coś, co można zrobić. W szczególności dwie kategorie błędów są w pełni wykrywalne: (cid:81) Dane błędnego typu. Na przykład tekst w polu, które powinno zawierać liczbę. (cid:81) Dane poza dopuszczalnym zakresem. Na przykład liczba 200 w polu, którego wartości powinny należeć do zakresu od 1 do 100. UWAGA Warto w tym miejscu przypomnieć historię, którą opowiedział pewnego razu znany autor podręcz- ników komputerowych, Greg Perry. Pracował on swego czasu dla jednej z największych amerykań- skich firm. W firmie tej wszystkie dane wprowadzano dwa razy: najpierw wprowadzała je do kompu- tera jedna osoba, potem — w identyczny sposób — druga. Następnie uruchamiano procedurę porównywania wprowadzonych rekordów. Wykrywano w ten sposób i korygowano wszystkie roz- bieżności. Morał: w pewnych sytuacjach dokładność ma większą wartość niż koszt zatrudnienia dodatkowego pracownika do powtórnego wykonania tej samej pracy. 3 Na kolejnych stronach przedstawione zostaną różne metody ograniczania możliwości wystą- pienia tego rodzaju błędów. Wyświetlanie podpowiedzi Najbardziej „łagodną” metodą zmniejszenia ilości błędów jest uzupełnienie formularza o komentarze, które opisują dokładnie, co można wprowadzić w danym polu i jaki jest zakres dopuszczalnych wartości. Mamy w tym zakresie dwie możliwości: (cid:81) Tekst paska stanu. Napis wyświetlany na pasku stanu Accessa po wejściu do pola for- mularza. Jego treść wprowadzamy w arkuszu właściwości pola, na karcie Inne, w wierszu Tekst paska stanu. (cid:81) Dodatkowa etykieta. Obok pola można umieścić dodatkową etykietę z tekstem opisu- jącym wymaganą wartość i (lub) dostępne skróty klawiaturowe. Na przykład koło pola przeznaczonego do wprowadzania daty można umieścić etykietę o treści Aby wprowa- dzić bieżącą datę, wciśnij Ctrl+;. Sprawdzanie poprawności danych 69 Rysunek 3.1 ponownie przedstawia kalkulator kredytowy z poprzedniego rozdziału. Zwróćmy uwagę na etykietę umieszczoną na prawo od pola Oprocentowanie. Pełni ona funkcję dodat- kowego opisu wprowadzanej wartości. Dodatkowo na pasku stanu wyświetlany jest dokładny opis sposobu wpisywania tej wartości. Rysunek 3.1. Dodatkowe etykiety i tekst paska stanu to cenne informacje o charakterze wprowadzanych danych Sprawdzanie poprawności przy użyciu wyrażeń 3 Podpowiedzi nie zawsze są skuteczne, bo, po pierwsze, muszą zostać przeczytane i, po drugie, użytkownik musi się do nich zastosować. Skuteczniejsze jest użycie oferowanego przez Accessa mechanizmu sprawdzania poprawności wpisów. Bazuje on na regułach, które precy- zyjnie określają rodzaj i zakres oczekiwanych wartości. Można też zdefiniować komunikaty wyświetlane po zaznaczeniu komórki, a także komunikaty błędów, wyświetlane przy próbie zapisania błędnych danych. Procedura konfigurowania mechanizmu sprawdzania poprawności danych jest następująca: 1. Wyświetlamy arkusz właściwości pola, dla którego ma zostać zdefiniowana reguła sprawdzania poprawności danych. 2. Wyświetlamy kartę właściwości Dane. 3. Klikamy w wierszu właściwości Reguła spr. poprawności. 4. Wprowadzamy wyrażenie, które będzie stanowić kryterium weryfikacji. Można wpro- wadzić wyrażenie bezpośrednio w arkuszu właściwości lub kliknąć przycisk z wielokrop- kiem (…) na końcu wiersza Reguła sprawdzania poprawności i skonstruować wzór z pomocą Konstruktora wyrażeń. 5. Jeżeli chcemy, żeby wprowadzenie błędnych danych powodowało wyświetlenie komu- nikatu, klikamy w wierszu właściwości Tekst reguły spr. poprawności i wpisujemy treść komunikatu. 6. Zamykamy arkusz właściwości, aby uaktywnić regułę. Dla przykładu załóżmy, że użytkownik wprowadza wysokość oprocentowania. Jest to wartość, która powinna być dodatnia, a zarazem mniejsza niż 1 (użytkownik wprowadza 6 lub 0,06, ale nie 6). Rysunek 3.2 przedstawia arkusz właściwości pola o nazwie Oprocentowanie, w którym zdefiniowano regułę wymuszającą spełnienie tak określonych kryteriów: 0 And 1 70 Rozdział 3 Formularze do wprowadzania danych Rysunek 3.2. Właściwość Reguła spr poprawności pozwala wprowadzić. wyrażenie używane do weryfikowania poprawności danych Na rysunku 3.2 widać też wartość właściwości Tekst reguły spr. poprawności. Jeżeli użytkow- nik wprowadzi błędne dane (Reguła spr. poprawności ma wartość Fałsz), wyświetlone zostanie okno dialogowe z tekstem zapisanym w tej właściwości (patrz rysunek 3.3). 3 Rysunek 3.3. Jeżeli użytkownik wprowadzi w polu błędne dane, Access wyświetli okno dialogowe z ciągiem znakowym przechowywanym we właściwości Tekst reguły spr. poprawności Maska wprowadzania — wymuszanie spójności Jednym z problemów nieustannie prześladujących administratorów baz danych jest niespójne wprowadzanie danych. Spójrzmy na kilka numerów telefonów: (71)342-63-19 (71) 342-63-19 (71)3426319 71/3426319 713426319 Choć różnice takie mogą wydawać się mało istotne, w bazie danych powodują one najróż- niejsze komplikacje: od błędnej interpretacji przez innych użytkowników, przez błędy sor- towania, po poważne błędy w operacjach przeszukiwania i analizy rekordów. Problem ten nie ogranicza się do numerów telefonów. To samo dotyczy numerów NIP, kodów pocztowych, dat, godzin, numerów kont, a nawet adresów. Jedną z metod ograniczenia możliwości występowania takich niespójności jest wprowadzenie odpowiednich etykiet i komunikatów na pasku stanu, z informacją o oczekiwanym formacie zapisu. Jak jednak pisaliśmy, komunikaty informacyjne nie zawsze są skuteczne (niektórzy twierdzą, że rzadko są skuteczne). Sprawdzanie poprawności danych 71 Lepszym rozwiązaniem jest użycie maski wprowadzania. Jest to rodzaj szablonu, który pokazuje użytkownikowi sposób wprowadzania danych i uniemożliwia użycie innego sche- matu zapisu. Maska pozwala też wykluczyć możliwość wprowadzenia litery w miejscu, gdzie powinna znaleźć się cyfra. Oto prosta maska numeru telefonu stacjonarnego: (__)___-____ Znaki podkreślenia reprezentują miejsca, w których (w tym przypadku) wprowadzamy cyfry. Myślnik i nawiasy to elementy stałe. Kreator masek wprowadzania Najprostszą metodą utworzenia maski jest użycie Kreatora masek wprowadzania. Oto procedura: 1. Wyświetlamy arkusz właściwości pola, dla którego ma zostać zdefiniowana maska. 2. Wyświetlamy kartę arkusza właściwości Dane. 3. Klikamy w wierszu właściwości Maska wprowadzania. 4. Klikamy przycisk z wielokropkiem (…) w prawej części wiersza właściwości, aby uruchomić Kreator masek wprowadzania, przedstawiony na rysunku 3.4. 3 Rysunek 3.4. Kreator masek wprowadzania pozwala użyć jednej z masek predefiniowanych lub utworzyć własną 5. Na liście masek wprowadzania klikamy maskę odpowiednią dla danego pola lub zbliżoną do pożądanej i klikamy przycisk Dalej. 6. W polu Maska wprowadzania modyfikujemy wybraną maskę (listę dostępnych symboli przedstawimy nieco dalej). Z listy Znak symbolu zastępczego możemy wybrać symbol, który będzie używany do sygnalizowania miejsc wprowadzania danych przed wprowadzeniem wartości. Klikamy przycisk Dalej. 7. Wybieramy sposób zapisywania danych w tabeli (po wybraniu opcji klikamy przycisk Dalej): • Z symbolami w masce. Powoduje zapisanie dodatkowych znaków (takich jak nawiasy i myślnik w masce numeru telefonu) razem z danymi. 72 Rozdział 3 Formularze do wprowadzania danych • Bez symboli w masce. Powoduje, że w polu zapisane zostaną jedynie dane, bez stałych symboli obecnych w masce. 8. Klikamy przycisk Zakończ. Budowanie wyrażenia maski Jeżeli do wprowadzanych danych nie można dopasować żadnej ze standardowych masek, można samodzielnie zdefiniować odpowiedni schemat. Maskę definiuje wyrażenie zbudo- wane z trzech rodzajów znaków: (cid:81) Symbole zastępcze. Znaki, które zostaną zastąpione wprowadzonymi przez użytkow- nika danymi. Różne symbole zastępcze pozwalają wskazać różne rodzaje dopuszczal- nych znaków (litery, cyfry, litery lub znak spacji itd.). Pozwalają też określić, czy znak jest wymagany. (cid:81) Modyfikatory. Znaki, które nie są wyświetlane, ale w pewien sposób modyfikują maskę (na przykład zapewniają konwersję wprowadzonych znaków na małe litery). (cid:81) Literały. Znaki wyświetlane w niezmienionej postaci, na przykład nawiasy otaczające numer kierunkowy w numerze telefonu. W tabeli 3.1 przedstawione zostały dostępne symbole zastępcze. 3 Tabela 3.1. Symbole zastępcze do budowy wyrażeń maski Symbol zastępczy Oczekiwany znak Opis 0 3 # L ? a A C cyfra (0 – 9) cyfra lub spacja cyfra lub spacja litera (mała lub wielka) litera (mała lub wielka) litera lub cyfra litera lub cyfra dowolny znak lub spacja dowolny znak lub spacja Znak wymagany. Użytkownik nie może użyć znaku plus (+) lub minus (-). Znak opcjonalny. Użytkownik nie może użyć znaku plus (+) lub minus (-). Znak opcjonalny. Użytkownik może użyć znaku plus (+) lub minus (-). Znak wymagany. Znak opcjonalny. Znak wymagany. Znak opcjonalny. Znak wymagany. Znak opcjonalny. Tabela 3.2 przedstawia dostępne modyfikatory i literały. Sprawdzanie poprawności danych 73 Tabela 3.2. Modyfikatory i literały do budowy wyrażeń maski Modyfikator Opis tekst . , : ; - / ! Password Wyświetla następny znak jako literał, na przykład ( jest wyświetlane jako (. Wyświetla ciąg tekst jako literał, na przykład MB jest wyświetlane jako MB. Separator dziesiętny. Separator tysięcy. Separatory daty i godziny. Wyświetla wszystkie kolejne litery jako małe litery. Wyświetla wszystkie kolejne litery jako wielkie litery. Powoduje wyświetlanie maski od prawej do lewej. Wypełnianie maski zawsze przebiega od lewej do prawej. Znak ! można umieścić w dowolnym miejscu maski. Taka wartość wyrażenia maski powoduje utworzenie formantu do wprowadzania hasła. Wprowadzane znaki nie są wyświetlane. 3 Wyrażenie maski można wprowadzić bezpośrednio w polu właściwości Maska wprowadzania. Możliwość modyfikowania maski standardowej w kreatorze jest tylko ułatwieniem. Oto przykład prostej maski dla identyfikatorów kontrahentów zbudowanych z czterech wielkich liter i czterech cyfr, rozdzielonych znakiem „-”: aaaa-0000 Zwróćmy uwagę, że pełne wyrażenie maski może zawierać nawet trzy sekcje, rozdzielane znakami średnika (;): pierwsza;druga;trzecia pierwsza — właściwe wyrażenie maski. druga — opcjonalna sekcja, która określa, czy Access zapisuje literały maski w tabeli, razem z właściwymi danymi. Wartość 0 powoduje, że dodatkowe znaki są zapi- sywane, wartość 1 (lub pominięcie tej sekcji wyrażenia) powoduje, że dodatko- we znaki nie są zapisywane. trzecia — opcjonalna sekcja, która określa symbol wyświetlany przed wprowadze- niem właściwych danych. Domyślny znak zastępczy to „_”. Oto przykład maski kodu pocztowego, która powoduje zapisanie pięciu cyfr razem ze zna- kiem – i wyświetlanie znaków . jako znaków zastępczych: 00000-3333;0;. 74 Rozdział 3 Formularze do wprowadzania danych Ograniczanie zakresu dostępnych opcji Wprowadzanie danych nieustannie przypomina o dwóch prostych faktach: każdy człowiek jest omylny, a pisanie na klawiaturze nieuchronnie prowadzi do wystąpienia błędów. Nawet największe doświadczenie nie pozwoli trwale uzyskiwać dokładności na poziomie 100 . Krótko mówiąc, jeżeli formularz wymaga wprowadzania w polach nowych wartości, możemy być pewni, że błędy wystąpią. Rozważania tego rodzaju prowadzą do prostego wniosku — im mniej pisania, tym mniej błędów. Najlepszą metodą zmniejszenia ilości wpisywanych danych jest użycie formantów, które automatycznie generują wartości pól. Oto kilka przykładów: (cid:81) Jeżeli mamy do czynienia z polem typu Tak/Nie i użyjemy pola tekstowego, zmusimy użytkowników do wpisywania zupełnie nieintuicyjnych wartości -1 (Tak) i 0 (Nie). Dużo lepiej jest zastosować wtedy pole wyboru lub przycisk przełącznika. Wtedy użytkownik włącza opcję (Tak) lub ją wyłącza (Nie). Jeżeli w polu może znaleźć się tylko kilka dopuszczalnych wartości (powiedzmy, od dwóch do pięciu) — na przykład w polu wyboru sposobu dostawy lub formy płatności — wpisywanie nazw czy symboli zdecydowanie lepiej będzie zastąpić przyciskami opcji. Jeżeli w polu może znaleźć się jedna z wielu wartości, które jednak należą do pewnego ograniczonego zbioru — na przykład nazwa lub nazwisko klienta albo nazwa produktu — dobrze jest umieścić wszystkie dopuszczalne wartości w liście rozwijanej. Pozwoli to uniknąć podatnego na błędy wprowadzania nazwy czy oznaczenia oraz cza- sochłonnego wyszukiwania tej nazwy lub oznaczenia na osobnej liście. 3 (cid:81) (cid:81) Na kolejnych stronach tego podrozdziału będziemy pisać o tym, jak wykorzystać pola wyboru, przyciski przełączników, przyciski opcji, listy i inne formanty do tworzenia formularzy, które umożliwiają szybkie i możliwie mało podatne na błędy wprowadzanie danych. W każdym opisywanym przypadku cel jest ten sam — odejście od wpisywania wartości i zastąpienie tej czynności wybieraniem ich za pomocą prostego w użyciu formantu. WSKAZÓWKA
Pobierz darmowy fragment (pdf)

Gdzie kupić całą publikację:

Access 2007 PL. Formuły, raporty, kwerendy. Rozwiązania w biznesie
Autor:

Opinie na temat publikacji:


Inne popularne pozycje z tej kategorii:


Czytaj również:


Prowadzisz stronę lub blog? Wstaw link do fragmentu tej książki i współpracuj z Cyfroteką: