Cyfroteka.pl

klikaj i czytaj online

Cyfro
Czytomierz
00056 007676 13585150 na godz. na dobę w sumie
Access 2007 PL w biurze i nie tylko - książka
Access 2007 PL w biurze i nie tylko - książka
Autor: Liczba stron: 400
Wydawca: Helion Język publikacji: polski
ISBN: 83-246-2180-6 Data wydania:
Lektor:
Kategoria: ebooki >> komputery i informatyka >> bazy danych >> access
Porównaj ceny (książka, ebook, audiobook).

Budowanie bazy danych -- od podstaw i dla każdego!

W dzisiejszym świecie nikt chyba nie wyobraża już sobie funkcjonowania bez elektronicznych baz danych. Znajdują się one niemal wszędzie: we wszelkich instytucjach państwowych, obsługujących dziennie tysiące obywateli, ale też w każdej firmie, która wie, że tylko szybki dostęp do informacji o własnych klientach gwarantuje jej poprawę jakości usług oraz rozwój. Dobrze zaprojektowana baza pozwala bez trudu wyłuskać potrzebne dane -- zarówno te dotyczące konkretnej pozycji (klienta, towaru, usługi), jak i te statystyczne, pokazujące na przykład sprzedaż z ostatniego miesiąca. Program Access oferuje takie możliwości i jest oczywistym wyborem dla tych, którzy nie mogą poświęcić za dużo czasu na naukę obsługi bardziej skomplikowanych baz.

Książka 'Access 2007 PL w biurze i nie tylko' to świetny przewodnik po strukturze tej aplikacji, gwarantujący efektywne przyswojenie wiedzy na temat zakładania bazy danych i korzystania z niej. Dowiesz się stąd, jak rozpocząć pracę z programem i gdzie szukać potrzebnych narzędzi. Nauczysz się tworzyć i obsługiwać tabele, decydować o typach relacji, posługiwać się kwerendami i generować raporty. Poznasz także możliwości formularzy i formantów, zasadę działania i elastyczność makr, a także bardziej zaawansowane zagadnienia z tej dziedziny. Krótko mówiąc -- staniesz się ekspertem od Accessa.

Nie bój się Accessa! Wykorzystaj jego możliwości!

Znajdź podobne książki Ostatnio czytane w tej kategorii

Darmowy fragment publikacji:

Access 2007 PL w biurze i nie tylko Autor: Sergiusz Flanczewski ISBN: 978-83-246-2180-4 Format: 158235, stron: 400 Budowanie bazy danych – od podstaw i dla ka¿dego! • Jak korzystaæ z istniej¹cej bazy danych w Accessie i zaprojektowaæ now¹? • Tabele, relacje, kwerendy – jak sprawiæ, by wszystko ze sob¹ wspó³gra³o? • Formularze, makra i w³asne pomys³y – co zrobiæ, by baza spe³nia³a Twoje potrzeby? W dzisiejszym œwiecie nikt chyba nie wyobra¿a ju¿ sobie funkcjonowania bez elektronicznych baz danych. Znajduj¹ siê one niemal wszêdzie: we wszelkich instytucjach pañstwowych, obs³uguj¹cych dziennie tysi¹ce obywateli, ale te¿ w ka¿dej firmie, która wie, ¿e tylko szybki dostêp do informacji o w³asnych klientach gwarantuje jej poprawê jakoœci us³ug oraz rozwój. Dobrze zaprojektowana baza pozwala bez trudu wy³uskaæ potrzebne dane – zarówno te dotycz¹ce konkretnej pozycji (klienta, towaru, us³ugi), jak i te statystyczne, pokazuj¹ce na przyk³ad sprzeda¿ z ostatniego miesi¹ca. Program Access oferuje takie mo¿liwoœci i jest oczywistym wyborem dla tych, którzy nie mog¹ poœwiêciæ za du¿o czasu na naukê obs³ugi bardziej skomplikowanych baz. Ksi¹¿ka „Access 2007 PL w biurze i nie tylko” to œwietny przewodnik po strukturze tej aplikacji, gwarantuj¹cy efektywne przyswojenie wiedzy na temat zak³adania bazy danych i korzystania z niej. Dowiesz siê st¹d, jak rozpocz¹æ pracê z programem i gdzie szukaæ potrzebnych narzêdzi. Nauczysz siê tworzyæ i obs³ugiwaæ tabele, decydowaæ o typach relacji, pos³ugiwaæ siê kwerendami i generowaæ raporty. Poznasz tak¿e mo¿liwoœci formularzy i formantów, zasadê dzia³ania i elastycznoœæ makr, a tak¿e bardziej zaawansowane zagadnienia z tej dziedziny. Krótko mówi¹c – staniesz siê ekspertem od Accessa. • Podstawowe informacje o obs³udze systemu • Tabele • Relacje i kwerendy • Formularze, formanty i raporty • Makra i edytor jêzyka Visual Basic • Jednorêki bandyta -- grafika i losowoœæ w jednym • Kalendarze, czyli funkcje i kwerendy Nie bój siê Accessa! Wykorzystaj jego mo¿liwoœci! Spis treĈci Wstöp .............................................................................................. 7 Rozdziaä 1. Podstawowe informacje o obsäudze systemu zarzñdzania bazami danych Access 2007 ............................. 9 Uruchomienie i zamykanie programu ............................................................................. 11 Baza danych ................................................................................................................... 14 Otwarcie istniejącej bazy danych ........................................................................... 14 Otwarcie istniejącej bazy danych ze zmodyfikowanymi parametrami uruchomieniowymi ............................................................................................ 15 Tworzenie nowej bazy danych ............................................................................... 18 NarzĊdzia bazy danych .......................................................................................... 19 Bazy danych a wersje programu Access ......................................................................... 23 Otwieranie bazy danych z wczeĞniejszej wersji programu Access bez jej konwertowania ........................................................................................ 24 Konwersja bazy danych ze starszej wersji programu Access ................................. 27 Rozdziaä 2. Tabele ........................................................................................... 31 Struktura i tworzenie tabeli ............................................................................................. 31 Typy danych pola ................................................................................................... 32 Procedury tworzenia tabel ...................................................................................... 32 Tworzenie tabeli za pomocą szablonu ................................................................... 34 Tworzenie tabeli przez wprowadzenie danych ...................................................... 37 Tworzenie tabeli w widoku projektu ...................................................................... 43 Tworzenie tabeli — polecenie Importuj ................................................................. 50 Tworzenie tabeli — polecenie Poáącz tabele ......................................................... 57 Klucze podstawowe tabeli ..................................................................................... 59 Procedury obsáugi tabeli ................................................................................................. 63 Nawigowanie w tabeli ........................................................................................... 64 Zaznaczanie pól i rekordów ................................................................................... 69 Prezentacja danych w tabeli ................................................................................... 69 Aktualizacja danych w tabeli ................................................................................. 81 Modyfikacja struktury tabeli .................................................................................. 91 Rozdziaä 3. Relacje i kwerendy ......................................................................... 99 Relacje — informacje podstawowe ................................................................................ 99 Tworzenie, edytowanie i usuwanie relacji .................................................................... 102 Konstrukcja relacji jeden-do-wielu ...................................................................... 102 Aktualizacja tabel pozostających w relacji jeden-do-wielu ................................. 107 4 Access 2007 PL w biurze i nie tylko Konstrukcja relacji wiele-do-wielu ...................................................................... 108 Aktualizacja tabel pozostających w relacji wiele-do-wielu ................................. 119 Kwerendy — informacje podstawowe .......................................................................... 122 Tworzenie kwerendy w widoku projektu ............................................................. 124 Tworzenie kwerendy za pomocą kreatora ............................................................ 128 Kwerenda wybierająca ......................................................................................... 132 Kwerenda parametryczna ..................................................................................... 142 Kwerenda krzyĪowa ............................................................................................ 145 Kwerendy funkcjonalne ....................................................................................... 155 Kwerenda tworząca tabelĊ ................................................................................... 155 Kwerenda aktualizująca ....................................................................................... 160 Kwerenda usuwająca ........................................................................................... 166 Kwerenda doáączająca ......................................................................................... 173 Rozdziaä 4. Formularze, formanty i raporty ...................................................... 181 Formularz — informacje podstawowe .......................................................................... 181 Tworzenie formularza związanego ...................................................................... 181 Formularz z wieloma elementami (tabelaryczny) ................................................ 184 Formularz jako arkusz danych ............................................................................. 186 Formularz dzielony .............................................................................................. 189 Tworzenie formularza za pomocą kreatora .......................................................... 191 Tworzenie formularza w widoku projektu ........................................................... 194 Zmiana wáaĞciwoĞci formularza .......................................................................... 203 Formularz — umieszczanie obrazu (grafiki) ........................................................ 204 Formularz jako okno dialogowe .......................................................................... 207 Tworzenie podformularzy .................................................................................... 210 Formanty — informacje podstawowe ........................................................................... 218 Umieszczanie formantu na formularzu ................................................................ 218 Grupa narzĊdzi Formanty .................................................................................... 221 Raporty — informacje podstawowe ............................................................................. 223 Tworzenie raportu za pomocą polecenia Raport .................................................. 224 Tworzenie raportu za pomocą kreatora ................................................................ 225 Rozdziaä 5. Makra i edytor jözyka Visual Basic ............................................... 233 Makra — informacje podstawowe ................................................................................ 234 Tworzenie makra ................................................................................................. 234 Uruchamianie makra ............................................................................................ 237 Edytor jĊzyka Visual Basic ........................................................................................... 242 Obsáuga edytora VBA .......................................................................................... 243 Rozdziaä 6. Jednoröki bandyta, czyli grafika i losowoĈè w jednym .................... 257 Zadanie projektowe ...................................................................................................... 257 ZaáoĪenia szczegóáowe do projektowanej bazy danych ....................................... 257 Konstrukcja tabel bazy danych ..................................................................................... 262 Konstrukcja tabeli Tab_fot .................................................................................. 262 Konstrukcja tabeli Wynik .................................................................................... 268 Konstrukcja formularzy ................................................................................................ 269 Formularz Tabela wygranych .............................................................................. 269 Formularz START ............................................................................................... 276 Formularz Logo ................................................................................................... 294 Makra ........................................................................................................................... 302 Obsáuga zdarzeĔ formularzy i formantów .................................................................... 305 Formularz START ............................................................................................... 307 Formularz Logo ................................................................................................... 317 Spis treĈci 5 Rozdziaä 7. Kalendarze, czyli funkcje i kwerendy w jednym .............................. 319 Zadanie projektowe ...................................................................................................... 319 ZaáoĪenia szczegóáowe do projektowanej bazy danych ....................................... 319 Konstrukcja tabel oraz kwerend bazy danych ............................................................... 324 Konstrukcja tabeli — Rok ................................................................................... 324 Konstrukcja tabeli — ĝwiĊta ............................................................................... 325 Konstrukcja tabeli — ĝwiĊta_R ........................................................................... 327 Konstrukcja kwerendy aktualizującej — Rok kwerenda ..................................... 328 Konstrukcja kwerendy aktualizującej — ĝwiĊta kwerenda ................................. 331 Konstrukcja kwerendy aktualizującej — Data_0 Kwerenda ................................ 333 Konstrukcja kwerendy aktualizującej — Aktualizacja ........................................ 334 Konstrukcja kwerendy aktualizującej — Aktualizacja_R .................................... 337 Konstrukcja formularzy ................................................................................................ 338 Konstrukcja formularza Kalendarz_rok ............................................................... 338 Konstrukcja formularza Kalendarz_mc ............................................................... 352 Makra ........................................................................................................................... 357 Obsáuga zdarzeĔ formularzy i formantów .................................................................... 358 Formularz Kalendarz_rok .................................................................................... 358 Formularz Kalendarz_mc ..................................................................................... 374 Filtrowanie formularza Kalendarz_rok ......................................................................... 377 Skorowidz .................................................................................... 383 Rozdziaä 1. Podstawowe informacje o obsäudze systemu zarzñdzania bazami danych Access 2007 Zanim zagáĊbimy siĊ w szczegóáy dotyczące wykorzystania Accessa do tworzenia baz danych oraz sposobów przetwarzania informacji w nich zawartych, musimy poznaü kilka podstawowych pojĊü, pozwalających nam na lepsze zrozumienie caáoĞci zagadnieĔ związanych z tym tematem. Baza danych Baza danych (ang. database) to zbiór informacji wspólnych, logicznie uporządkowanych, sáuĪących do opisania (odwzorowania) pewnej rzeczywistoĞci (np. zdarzeĔ gospodar- czych, ksiĊgowych itp.), w formie umoĪliwiającej ich przetwarzanie za pomocą techniki elektronicznej (komputera). Prostymi przykáadami baz danych są cenniki, ewidencje pra- cowników, kartoteki materiaáów. System Zarzñdzania Bazñ Danych Zbiór programów (ang. Database Management System — DBMS) sáuĪących do utrzy- mywania zasobów danych, zarządzania nimi (tworzenie, aktualizacja) oraz umoĪli- wiający ich wyszukiwanie i zabezpieczanie. Plik Plik (ang. file) jest to jednostka zapisu i przechowywania danych. Tworzy go ciąg bitów danych opatrzonych nazwą. Nazwa pliku z reguáy skáada siĊ z nazwy gáównej i rozsze- rzenia (oddzielonych od siebie kropką). 10 Access 2007 PL w biurze i nie tylko Format pliku Sposób zapisu (zakodowania) danych. Informacja ta jest (z reguáy) podana przez ciąg znaków stanowiących rozszerzenie nazwy pliku. I tak na przykáad:  Dane zapisane jako baza danych we wczeĞniejszych wersjach Accessa posiadają rozszerzenie *.mdb.  Dane zapisane jako baza danych Accessa 2007 posiadają rozszerzenie *.accdb.  Dane zapisane w formacie tekstowym posiadają rozszerzenie *.txt. Obiekty bazy danych MS Access Obiekt w ujĊciu programistycznym to poáączenie fragmentu kodu i danych — zorga- nizowanych w logiczną strukturĊ tworzącą jedną caáoĞü, przeznaczoną do wykonania okreĞlonych zadaĔ lub peániącą okreĞlone funkcje. Obiekty mogą posiadaü prezentacjĊ wizualną (np. formularz, raport) lub pozostawaü w sferze abstrakcji. Obiekt charaktery- zują wáaĞciwoĞci, metody oraz zdarzenia. Do tworzenia bazy danych w SZBD (System Zarządzania Bazą Danych) Access wykorzystywane są obiekty typu:  Tabela (ang. table) — stanowi zbiór rekordów przechowujących dane w sposób zorganizowany.  Rekord (ang. record) — zestaw skáadający siĊ ze skoĔczonej liczby danych elementarnych (pól).  Pole (ang. field) — element rekordu opatrzony nazwą.  Kwerenda (ang. query) — procedury odwoáujące siĊ do informacji w tabelach, umoĪliwiające ich wyszukiwanie, porządkowanie, wyĞwietlenie oraz modyfikowanie.  Formularz (ang. forms) — obiekt bazy danych przeznaczony do tworzenia interfejsu baza danych-uĪytkownik, pozwalającego na wprowadzanie, wyĞwietlanie i modyfikowanie danych za pomocą formantów (pola tekstowe, przyciski, etykiety, pola wyboru itd.) lub bezpoĞredniego udostĊpnienia rekordów tabeli.  Raport (ang. report) — obiekt bazy danych umoĪliwiający prezentowanie jej zasobów w formie wydruków i (lub) na ekranie monitora. UmoĪliwia grupowanie rekordów wedáug Īądanego kryterium oraz dokonywanie okreĞlonych podsumowaĔ.  Makro (makropolecenie) — samodzielna instrukcja lub zestaw instrukcji powodujących wykonanie okreĞlonych dziaáaĔ (akcji lub serii akcji) obiektu lub na obiekcie. Daje moĪliwoĞü wprowadzenia automatyzacji dziaáaĔ przy eksploatacji bazy danych.  Moduá — zbiór (zbiory) przechowywanych razem deklaracji, instrukcji i procedur, napisanych w jĊzyku programowania Visual Basic, pozwalających na dziaáanie bazy danych. W MS Accessie rozróĪniamy moduáy standardowe i moduáy klasy (moduáy zawierające definicjĊ obiektu, np. formularza, raportu). Kod zawarty w module klasy dotyczy (dziaáa w obrĊbie) konkretnego obiektu, na przykáad Rozdziaä 1. i Podstawowe informacje o obsäudze systemu zarzñdzania bazami danych 11 formularza (raportu), i przeznaczony jest do opisu jego wáaĞciwoĞci oraz reakcji (zachowania obiektu) na związane z nim zdarzenia. Moduáy standardowe są „pojemnikami” dla deklaracji i procedur, które nie są związane z Īadnym obiektem lub są czĊsto uĪywane. Kod zawarty w module standardowym moĪe byü uruchamiany w dowolnym miejscu bazy danych. Formanty Formanty są obiektami formularza, raportu lub strony dostĊpu do danych. Wszystkie informacje w formularzu lub raporcie są zawarte w formantach. Za ich pomocą moĪemy miĊdzy innymi:  wprowadzaü (wyĞwietlaü) dane,  wykonywaü akcje (uruchamiaü makra, otwieraü inne obiekty typu formularz, raport),  przechowywaü (wyĞwietlaü) informacje graficzne. W dalszej czĊĞci tego rozdziaáu przedstawimy podstawowe informacje umoĪliwiające obsáugĊ produktu firmy Microsoft — Access 2007. Informacje te pozwolą osobom zaczynającym pracĊ z bazami danych na opanowanie niezbĊdnych do ich tworzenia i uĪywania umiejĊtnoĞci, natomiast osobom stosującym wczeĞniejsze wersje Accessa umoĪliwią (uáatwią) szybkie zapoznanie siĊ z nowymi elementami programu. Wszystkie rysunki przedstawione w tej ksiąĪce zostaáy utworzone w systemie Windows Vista, dlatego teĪ uĪytkownicy wczeĞniejszych wersji systemu operacyjnego Windows zobaczą inną szatĊ graficzną niektórych elementów funkcjonalnych aplikacji Access. Uruchomienie i zamykanie programu KaĪdy program komputerowy, który chcemy wykorzystywaü w swojej pracy, naleĪy najpierw zainstalowaü, do czego potrzebna jest pomoc zaprzyjaĨnionego informatyka lub determinacja uĪytkownika. Osoby wykazujące tĊ ostatnią cechĊ muszą najpierw wáoĪyü do napĊdu CD-ROM krąĪek instalacyjny pakietu biurowego Microsoft Office 2007 i postĊpowaü zgodnie z kolejno pojawiającymi siĊ komunikatami procedury instalacyjnej. Osoby z „dobrymi znajomoĞciami” mogą przystąpiü (oczywiĞcie po udanej pracy przy- jaciela) do pierwszego uruchomienia Accessa 2007, wykonując nastĊpujące czynnoĞci: 1. Kliknąü znajdujący siĊ na pasku systemu Windows Vista przycisk Start. 2. Wybraü polecenie Programy. 3. Wybraü i kliknąü opcjĊ Microsoft Office. 4. Wybraü i kliknąü opcjĊ Microsoft Office Access 2007. 12 Access 2007 PL w biurze i nie tylko Przebieg procesu pierwszego uruchomienia programu Access 2007 przedstawia rysunek 1.1. Rysunek 1.1. Procedura otwarcia programu Access 2007 JeĪeli wszystkie klikniĊcia odbyáy siĊ prawidáowo, Access 2007 zostanie uruchomiony, a na ekranie monitora zobaczymy okno programu Wprowadzenie do programu Micro- soft Office Access o szacie graficznej przedstawionej na rysunku 1.2. Rysunek 1.2. Okno Wprowadzenie do programu Microsoft Office Access Rozdziaä 1. i Podstawowe informacje o obsäudze systemu zarzñdzania bazami danych 13 Okno to umoĪliwia:  utworzenie nowej, pustej bazy danych Office lub utworzenie bazy danych na podstawie szablonu (rysunek 1.2 oznaczenie 5),  otwarcie ostatnio uĪywanej bazy danych (rysunek 1.2 oznaczenie 6),  dostĊp do wszystkich narzĊdzi Accessa 2007 poprzez klikniĊcie przycisku pakietu Microsoft Office (rysunek 1.2 oznaczenie 1). Przycisk pakietu Microsoft Office (rysunek 1.2 oznaczenie 1) zastñpiä wystöpujñce w starszych wersjach Accessa menu Plik. Klikniöcie przycisku pakietu Microsoft Office powoduje wyĈwietlenie tych samych podstawowych poleceþ dostöpnych we wczeĈniejszych wersjach, które säuĔñ do otwierania, zapisywania i drukowania plików. Pozostaáe elementy okna Wprowadzenie do programu Microsoft Office Access, jakie zostaną wyĞwietlone po jego uruchomieniu, to:  pasek tytuáowy — rysunek 1.2 oznaczenie 3,  pasek szybkiego dostĊpu — rysunek 1.2 oznaczenie 2,  lista kategorii dostĊpnych szablonów — rysunek 1.2 oznaczenie 4,  ikony sterujące oknem programu (przyciski pozwalające na zmianĊ rozmiaru okna programu lub jego zamkniĊcie) — rysunek 1.2 oznaczenie 7. Teraz coĞ dla osób zmĊczonych otwieraniem programu Access. Tak jak moĪna otworzyü program, tak równieĪ moĪna go zamknąü. Oto niektóre sposoby zamkniĊcia aplikacji Access 2007: 1. NaciĞnij kombinacjĊ klawiszy Alt+F4 lub 2. Kliknij ikonĊ sterowania programem oznaczoną znakiem X, znajdującą siĊ w prawym górnym rogu okna programu (rysunek 1.3) Rysunek 1.3. Zamykanie programu za pomocą ikony sterowania oknem programu lub 3. Kliknij przycisk X Zamknij program Access. 14 Access 2007 PL w biurze i nie tylko Baza danych Po zakoĔczonym sukcesem otwarciu MS Accessa moĪemy przystąpiü do konkretnej pracy, to znaczy:  otworzyü juĪ istniejącą bazĊ danych w celu jej eksploatacji (modyfikacji) lub  utworzyü nową bazĊ danych. Otwarcie istniejñcej bazy danych Otwarcie istniejącej bazy danych przeprowadzamy wedáug poniĪszych kroków: 1. Otworzyü program MS Access. 2. Kliknąü przycisk pakietu Microsoft Office (rysunek 1.2 oznaczenie 1). 3. Wybraü polecenie Otwórz (rysunek 1.4). Rysunek 1.4. Polecenie Otwórz 4. Dziaáanie z punktu 3. spowoduje otwarcie okna dialogowego Otwieranie (rysunek 1.5), w którym naleĪy dokonaü: a) wyboru okreĞlonego katalogu (w czĊĞci oznaczonej symbolem 1), b) wyboru istniejącej bazy danych (np. kliknąü — w czĊĞci oznaczonej symbolem 2 — nazwĊ BAZA ADRESÓW INTERNETOWYCH), c) klikniĊcia przycisku Otwórz. 5. Dziaáanie wykonane w punkcie 4. spowoduje aktywacjĊ wybranej bazy danych i wyĞwietlenie wszystkich jej obiektów (formularze, tabele, moduáy, raporty itd.) w okienku nawigacji (rysunek 1.6 oznaczenie 1). Rozdziaä 1. i Podstawowe informacje o obsäudze systemu zarzñdzania bazami danych 15 Rysunek 1.5. Okno dialogowe Otwieranie Rysunek 1.6. Okienko nawigacji JeĪeli to my byliĞmy projektantami bazy danych (i posiadamy dobrą pamiĊü), bez trudu ją uruchomimy — dwukrotnie klikając nazwĊ formularza rozpoczynającego pracĊ bazy danych (np. na rysunku 1.6 formularzem uruchamiającym jest formularz START). Okienko nawigacji zastñpiäo okno Bazy danych wystöpujñce we wczeĈniejszych wer- sjach Accessa. Okienko nawigacji jest dokowane z lewej strony okna aplikacji i moĔna je zwinñè, naciskajñc przycisk opisany symbolem . Dziaäanie to spowoduje, Ĕe okno bödzie zajmowaäo niewiele miejsca, ale nadal bödzie dostöpne. Otwarcie istniejñcej bazy danych ze zmodyfikowanymi parametrami uruchomieniowymi MoĪe siĊ zdarzyü, Īe otwarcie bazy danych nastąpi razem z jej uruchomieniem, to zna- czy po klikniĊciu przycisku Otwórz (rysunek 1.5) nie pojawi siĊ okno nawigacji bazy danych (rysunek 1.6), lecz zostanie uruchomiony jej pierwszy formularz — gotowy do wprowadzania danych lub wyboru poleceĔ, jak pokazano na rysunku 1.7. 16 Access 2007 PL w biurze i nie tylko Rysunek 1.7. Wygląd przykáadowego okna bazy równoczeĞnie otwartej i uruchomionej Ponadto zamkniĊcie bazy danych za pomocą polecenia dostĊpnego po klikniĊciu przy- cisku pakietu Microsoft Office spowoduje pojawienie siĊ ograniczonego menu, pozwa- lającego tylko na zamkniĊcie aplikacji (rysunek 1.8), uniemoĪliwiając nam tym samym dokonanie jakichkolwiek modyfikacji w bazie danych. Rysunek 1.8. Wygląd ograniczonego menu dostĊpnego po klikniĊciu przycisku pakietu Microsoft Office Takie dziaáanie aplikacji MS Access 2007 spowodowane jest zmianą domyĞlnych para- metrów uruchomieniowych otwieranej przez nas bazy danych. Aby dokonaü ich mody- fikacji, musimy: 1. Po wybraniu bazy danych w oknie dialogowym Otwieranie wcisnąü klawisz Shift, a nastĊpnie kliknąü przycisk Otwórz (rysunek 1.9). Rysunek 1.9. Otwarcie bazy z klawiszem Shift 2. Dziaáanie to spowoduje otwarcie bazy danych wraz z wyĞwietleniem w okienku nawigacji wszystkich jej obiektów, jak pokazano na rysunku 1.10. Rozdziaä 1. i Podstawowe informacje o obsäudze systemu zarzñdzania bazami danych 17 Rysunek 1.10. Okienko nawigacji po otwarciu bazy przy uĪyciu klawisza Shift 3. Kliknąü ponownie przycisk pakietu Microsoft Office (rysunek 1.11 oznaczenie 1), a nastĊpnie wybraü polecenie Opcje programu Access (rysunek 1.11 oznaczenie 2). Rysunek 1.11. Polecenie Opcje programu Access 4. Dziaáanie z punktu 3. spowoduje wyĞwietlenie okna dialogowego Opcje programu Access, w którym dla pozycji BieĪąca baza danych naleĪy zaznaczyü opcje:  WyĞwietl okienko nawigacji,  Zezwalaj na peáne menu, jak pokazano na rysunku 1.12. 5. Zamknąü okno dialogowe Opcje programu Access przez klikniĊcie przycisku OK. Powtórne otwarcie bazy danych bĊdzie przebiegaáo juĪ w sposób normalny, to znaczy najpierw zostanie wyĞwietlone okienko nawigacji, pozwalające na aktywowanie jej zasobów (dwukrotne klikniĊcie odpowiedniego obiektu). 18 Rysunek 1.12. Okno dialogowe Opcje programu Access Access 2007 PL w biurze i nie tylko Tworzenie nowej bazy danych Tworzenie nowej bazy danych przeprowadzamy w nastĊpujący sposób: 1. Otworzyü program MS Access 2007. 2. W oknie programu Wprowadzenie do programu Microsoft Office Access wybraü polecenie Pusta baza danych (rysunek 1.13 oznaczenie 1). Rysunek 1.13. Okno Wprowadzenie do programu Microsoft Office Access Rozdziaä 1. i Podstawowe informacje o obsäudze systemu zarzñdzania bazami danych 19 3. W polu tekstowym Nazwa pliku wpisaü nazwĊ naszej nowej bazy danych lub pozostawiü nazwĊ zaproponowaną przez program. W naszym przypadku baza danych otrzyma nazwĊ Baza danych9 (rysunek 1.13 oznaczenie 2) i zostanie umieszczona w domyĞlnie ustawionym folderze C:UserssergioDocuments (rysunek 1.13 oznaczenie 3). Zmiany folderu, w którym ma byè umieszczona nowa baza danych, dokonujemy przez klikniöcie ikony oznaczonej na rysunku 1.13 symbolem 4. 4. Po wykonaniu ewentualnych modyfikacji — zmiany katalogu i (lub) zmiany nazwy bazy danych — klikamy przycisk Utwórz (rysunek 1.13 oznaczenie 5). 5. Dziaáanie wykonane w punkcie 4. spowoduje zamkniĊcie okna Wprowadzenie do programu Microsoft Office Access oraz: a) utworzenie nowej bazy danych, której nazwa bĊdzie widoczna na pasku aplikacji Access (rysunek 1.14 oznaczenie 1), b) utworzenie tabeli — pierwszego (domyĞlnego) obiektu bazy (rysunek 1.14 oznaczenie 2), c) uruchomienie procedury konstrukcji tabeli (rysunek 1.14 oznaczenie 3), d) wyĞwietlenie (na wstąĪce) karty zawierającej polecenia związane z tworzeniem tabeli (rysunek 1.14 oznaczenie 4). Rysunek 1.14. Okno aplikacji Access bezpoĞrednio po utworzeniu nowej bazy danych Narzödzia bazy danych W przeciwieĔstwie do wczeĞniejszych wersji Accessa, gdzie okno Bazy danych stano- wiáo podstawowe narzĊdzie do konstrukcji i póĨniejszego uĪytkowania bazy danych, w wersji Access 2007 mamy do czynienia z nowym interfejsem uĪytkownika, którego charakterystyczne cechy to: 20 Access 2007 PL w biurze i nie tylko 1. Okienko nawigacji (rysunek 1.15 oznaczenie 1) — pozwala na wybór okreĞlonego obiektu bazy danych w celu jego modyfikacji. Okienko sáuĪy równieĪ do uruchomienia (otwarcia) poszczególnych obiektów bazy danych, umoĪliwiając nam tym samym jej bieĪącą eksploatacjĊ. Rysunek 1.15. NarzĊdzia bazy danych 2. Wszystkie obiekty bazy (wyĞwietlone w okienku nawigacji) pogrupowane są w kategorie: Tabele, Kwerendy, Formularze, Raporty itd. 3. WyĞwietlenie (dostĊp do) poszczególnych obiektów danej kategorii (rysunek 1.15 oznaczenie 2) jest moĪliwe przez jej rozwiniĊcie za pomocą przycisku znajdującego siĊ z prawej strony belki reprezentującej daną kategoriĊ (rysunek 1.15 oznaczenie 3). 4. Wszystkie narzĊdzia niezbĊdne do budowy bazy danych i zarządzania nią znajdują siĊ na wstąĪce aplikacji Access 2007 (rysunek 1.15 oznaczenie 4). 5. NarzĊdzia, o których mowa w punkcie 4., pogrupowane są na okreĞlonych kartach (rysunek 1.15 oznaczenie 5) wedáug odpowiednich kryteriów funkcjonalnych. 6. W ramach kaĪdej karty istnieją wydzielone grupy poleceĔ, na przykáad na karcie Tworzenie znajdują siĊ osobne grupy poleceĔ z zakresu tworzenia tabel, tworzenia formularzy i innych obiektów baz danych (rysunek 1.15 oznaczenie 6). Szczegóäowe opisy zastosowaþ poszczególnych poleceþ oraz sposobu ich rozmiesz- czenia na poszczególnych kartach wstñĔki aplikacji Access zostanñ przedstawione w dalszych rozdziaäach niniejszej ksiñĔki. Rozdziaä 1. i Podstawowe informacje o obsäudze systemu zarzñdzania bazami danych 21 Informacja o nazwie i formacie zapisu bazy danych Na pasku tytuáowym aplikacji Access są wyĞwietlane dwie informacje, oddzielone od siebie znakiem dwukropka (rysunek 1.16). Pierwsza informacja to nazwa otwartej bazy danych, druga natomiast to informacja o formacie jej zapisu. Rysunek 1.16. Pasek tytuáowy aplikacji Access Zmiana katalogu domyĈlnego bazy danych Przy kaĪdorazowej procedurze tworzenia nowej bazy danych, to znaczy po wydaniu pole- cenia Pusta baza danych, znajdującego siĊ w oknie Wprowadzenie do programu Micro- soft Office Access, jest wyĞwietlana informacja okreĞlająca domyĞlny katalog (np. Moje dokumenty), w którym bĊdzie zapisana i przechowywana nowo tworzona baza danych (rysunek 1.17 oznaczenie 1). Rysunek 1.17. Informacja okreĞlająca domyĞlny katalog zapisu i przechowywania nowo tworzonej bazy danych Aby dokonaü innych (nowych) ustawieĔ katalogu domyĞlnego, naleĪy: 1. Kliknąü przycisk pakietu Microsoft Office (rysunek 1.11 oznaczenie 1), a nastĊpnie wybraü polecenie Opcje programu Access (rysunek 1.11 oznaczenie 2). 2. Dziaáanie z punktu 1. spowoduje wyĞwietlenie okna dialogowego Opcje programu Access, w którym dla pozycji Popularne naleĪy:  w polu tekstowym DomyĞlny folder bazy danych (rysunek 1.18 oznaczenie 1) wpisaü nową domyĞlną ĞcieĪkĊ dostĊpu lub  okreĞliü ją za pomocą okna dialogowego DomyĞlna ĞcieĪka bazy danych, aktywowanego przyciskiem Przeglądaj (rysunek 1.18 oznaczenie 2). 3. Zamknąü okno dialogowe Opcje programu Access przez klikniĊcie znajdującego siĊ w nim przycisku OK. Zmiana nazwy bazy danych W podobny sposób, tzn. przy uĪyciu parametrów domyĞlnych, tworzona jest nazwa bazy danych. Skonstruowana jest z ciągu znaków Baza danych oraz kolejnego (naj- niĪszego z moĪliwych) numeru. Numer jest tak dobrany, aby stworzyü unikalną nazwĊ dla nowej bazy w obszarze katalogu domyĞlnego. NazwĊ tĊ, wyĞwietloną w polu Nazwa 22 Access 2007 PL w biurze i nie tylko Rysunek 1.18. Okno dialogowe Opcje programu Access pliku (rysunek 1.17), moĪemy zmieniü przed zakoĔczeniem procedury tworzenia nowej bazy danych — wpisując ją w miejsce wyraĪenia Baza danych(…). Aby zmieniü nazwĊ istniejącej juĪ bazy danych, naleĪy: 1. Otworzyü program MS Access. 2. Kliknąü przycisk pakietu Microsoft Office, po czym wybraü polecenie Otwórz. 3. Dziaáanie z punktu 2. spowoduje otwarcie okna dialogowego Otwieranie, w którym naleĪy:  wybraü katalog zawierający Īądaną bazĊ danych,  kliknąü jej nazwĊ prawym klawiszem myszy, aktywując tym samym menu podrĊczne, w którym naleĪy wybraü polecenie ZmieĔ nazwĊ (rysunek 1.19). Rysunek 1.19. Menu podrĊczne — polecenie ZmieĔ nazwĊ 4. Po przejĞciu nazwy pliku w stan edycji (rysunek 1.20 oznaczenie 1) dokonaü wpisu nowej nazwy, po czym nacisnąü klawisz Enter. Rozdziaä 1. i Podstawowe informacje o obsäudze systemu zarzñdzania bazami danych 23 Rysunek 1.20. Nazwa pliku w czasie edycji Zmiana formatu domyĈlnego bazy danych Oprócz ustawieĔ katalogu domyĞlnego, w którym tworzymy i przechowujemy nasze bazy danych, moĪemy równieĪ sami okreĞliü domyĞlny format ich zapisu. Baza danych zapisana w formacie Access 2007 moĔe zostaè otwarta tylko przy uĔyciu programu Access 2007. Ustawienie domyĞlnego formatu zapisu bazy naleĪy wykonaü w nastĊpujący sposób: 1. Kliknąü przycisk pakietu Microsoft Office, a nastĊpnie wybraü polecenie Opcje programu Access. 2. Dziaáanie z punktu 1. spowoduje wyĞwietlenie okna dialogowego Opcje programu Access, w którym dla pozycji Popularne w sekcji Tworzenie baz danych (rysunek 1.21) naleĪy aktywowaü listĊ rozwijaną, a nastĊpnie wybraü Īądany format pliku programu Access (format bazy danych). Rysunek 1.21. Lista rozwijana dostĊpnych formatów zapisu bazy danych WiĊcej informacji o pracy z bazami zapisanymi w róĪnych formatach przedstawiono w czĊĞci „Bazy danych a wersje programu Access” niniejszego rozdziaáu. Bazy danych a wersje programu Access Ewolucja Systemu Zarządzania Bazami Danych Access, to znaczy pojawienie siĊ jego kolejnych wersji (Īe wspomnimy tylko programy Access 95, Access 97, Access 2000, Access 2003, aĪ do obecnej Access 2007), spowodowaáa nie tylko pojawienie siĊ nowych 24 Access 2007 PL w biurze i nie tylko pasków narzĊdzi, pasków menu czy teĪ wstąĪki, lecz równieĪ powstanie nowych wersji obiektów oraz związanych z nimi metod, wáaĞciwoĞci, a takĪe procedury ich obsáugi. Zmiany te wymuszaáy sposób zapisu baz danych (format zapisu pliku Accessa). Aby pracowaü z bazami utworzonymi pod starszymi wersjami programu Access, moĪemy posáuĪyü siĊ dwoma sposobami:  otworzyü bazĊ danych bez jej konwertowania,  konwertowaü bazĊ danych do aktualnego programu Access (w naszym przypadku Access 2007). Otwieranie bazy danych z wczeĈniejszej wersji programu Access bez jej konwertowania Otwieranie bazy danych z wczeĞniejszej wersji programu Access bez jej konwertowania przeĞledzimy na przykáadzie bazy danych o nazwie DB97, utworzonej w programie Access 97. 1. Przekopiuj z páytki CD na dysk C: caáy katalog ACC2007. 2. Uruchom program Access 2007. 3. Kliknij przycisk pakietu Microsoft Office, a nastĊpnie wybierz polecenie Otwórz. 4. Po aktywacji okna dialogowego Otwieranie ustaw ĞcieĪkĊ dostĊpu C:ACC2007ROZDZIAL_1, po czym wybierz plik DB97, a nastĊpnie kliknij przycisk Otwórz (rysunek 1.22). Rysunek 1.22. Procedura otwarcia bazy danych DB97 5. W wyniku dziaáaĔ opisanych w punkcie 4. nastąpi aktywacja okna dialogowego Rozszerzanie bazy danych (rysunek 1.23). 6. Kliknij przycisk Nie, powodując tym samym otwarcie bazy danych DB97 i wyĞwietlenie wszystkich jej obiektów w okienku nawigacji (rysunek 1.24). Rozdziaä 1. i Podstawowe informacje o obsäudze systemu zarzñdzania bazami danych 25 Rysunek 1.23. Okno dialogowe Rozszerzanie bazy danych Rysunek 1.24. Okienko nawigacji bazy DB97 7. W okienku nawigacji kliknij dwukrotnie (w kategorii obiektów Formularze) nazwĊ START, powodując uruchomienie przykáadowej bazy danych (rysunek 1.25). Rysunek 1.25. Wygląd uruchomionego formularza bazy danych DB97 Eksploatacja bazy danych przebiega w sposób normalny, to znaczy zgodny z jej zaáoĪe- niami projektowymi, czyli: 1. Uruchomiony zostaje pierwszy formularz o nawie START, wyĞwietlający: a) element graficzny (obrazek przedstawiający kopertĊ i motyla), b) bieĪącą godzinĊ w formacie hh:mm:ss. 2. Po wpáywie 5 sekund element graficzny w formularzu START zostaje schowany oraz zostaje automatycznie wyĞwietlony formularz o nazwie logo (rysunek 1.26 oznaczenie 2). 26 Rysunek 1.26. Wygląd uruchomionych dwóch formularzy bazy danych DB97 Access 2007 PL w biurze i nie tylko 3. Formularz logo zawierający element graficzny (logo wydawnictwa Helion) jest wyĞwietlony przez kolejne 5 sekund, a nastĊpnie zostaje ukryty. 4. Po ukryciu formularza logo w formularzu START zostaje ponownie wyĞwietlony element graficzny (formularz przybiera postaü wyjĞciową). 5. Cykle 5-sekundowe okreĞlane są przez czĊĞü sekundową wyĞwietloną w zapisie bieĪącej godziny (rysunek 1.26 oznaczenie 1) i inicjowane są w nastĊpujący sposób:  wywoáanie formularza logo przy wartoĞci sekund zakoĔczonych cyfrą 5,  ukrycie formularza logo przy wartoĞci sekund zakoĔczonych cyfrą 0. PrzejĞcie do widoku projektu formularza START przez klikniĊcie prawym przyciskiem myszy jego nazwy, a nastĊpnie wybranie z menu podrĊcznego polecenia Widok projektu (rysunku 1.27) aktywuje okno komunikatu, jak na rysunku 1.28. Rysunek 1.27. Procedura przejĞcia do widoku projektu formularza START Rysunek 1.28. Komunikat wyĞwietlony przy przejĞciu do widoku projektu formularza START Po klikniĊciu przycisku OK formularz jest otwierany w widoku projektu, jak na rysunku 1.29, przy czym wszelkie modyfikacje (usuniĊcie lub dodanie obiektu) formularza po ich wykonaniu nie zostają zapamiĊtane. Tak wiĊc nie moĪemy dokonaü realnych zmian w obiektach bazy, zgodnie z treĞcią komunikatu pokazanego na rysunku 1.28. Rozdziaä 1. i Podstawowe informacje o obsäudze systemu zarzñdzania bazami danych 27 Rysunek 1.29. Formularz START w widoku projektu Konwersja bazy danych ze starszej wersji programu Access Korzystanie z baz danych stworzonych w starszych wersjach programu Access w sposób peány, to znaczy umoĪliwiający nam eksploatacjĊ bazy oraz ewentualną modyfikacjĊ jej obiektów, jest moĪliwe po dokonaniu konwersji przedmiotowej bazy danych. KonwersjĊ taką przeĞledzimy równieĪ na przykáadzie bazy DB97. Konwersja bazy danych na format pliku Accessa 2007 1. Uruchom program Access 2007. 2. Kliknij przycisk pakietu Microsoft Office, a nastĊpnie wybierz polecenie Otwórz. 3. Po aktywacji okna dialogowego Otwieranie ustaw ĞcieĪkĊ dostĊpu C:ACC2007ROZDZIAL_1, po czym wybierz plik DB97, a nastĊpnie kliknij przycisk Otwórz (rysunek 1.30). Rysunek 1.30. Procedura otwarcia bazy danych DB97 28 Access 2007 PL w biurze i nie tylko 4. W wyniku dziaáaĔ opisanych w punkcie 3. nastąpi aktywacja okna dialogowego Rozszerzanie bazy danych (rysunek 1.31). Rysunek 1.31. Okno dialogowe Rozszerzanie bazy danych 5. Kliknij przycisk Tak, powodując tym samym otwarcie okna dialogowego Zapisywanie jako, w którym naleĪy:  w polu tekstowym Nazwa pliku (rysunek 1.32 oznaczenie 1) wpisaü nazwĊ dla przekonwertowanej bazy danych oraz sprawdziü, czy na liĞcie rozwijanej jest wyĞwietlona opcja Baza danych programu Microsoft Office Access 2007 (rysunek 1.32 oznaczenie 2).  po dokonaniu ustawieĔ nacisnąü przycisk Zapisz. Rysunek 1.32. Okno dialogowe Zapisywanie jako 6. W przypadku napotkania báĊdów w procesie konwersji bazy danych zapisanych w starszym formacie zostanie wyĞwietlony odpowiedni komunikat (rysunek 1.33). Aby przeprowadziü konwersjĊ do koĔca, w oknie komunikatu naleĪy nacisnąü przycisk OK. 7. Dziaáanie z punktu 6. spowoduje zakoĔczenie procesu konwersji i wyĞwietlenie komunikatu jak na rysunku 1.34. Rozdziaä 1. i Podstawowe informacje o obsäudze systemu zarzñdzania bazami danych 29 Rysunek 1.33. Okno dialogowe z komunikatem o báĊdach w procesie konwersji Rysunek 1.34. Okno komunikatu o zakoĔczeniu procesu konwersji danych
Pobierz darmowy fragment (pdf)

Gdzie kupić całą publikację:

Access 2007 PL w biurze i nie tylko
Autor:

Opinie na temat publikacji:


Inne popularne pozycje z tej kategorii:


Czytaj również:


Prowadzisz stronę lub blog? Wstaw link do fragmentu tej książki i współpracuj z Cyfroteką: