Cyfroteka.pl

klikaj i czytaj online

Cyfro
Czytomierz
00659 010935 7490150 na godz. na dobę w sumie
Efektywny System Pracy, czyli jak skutecznie zarządzać sobą w czasie - ebook/pdf
Efektywny System Pracy, czyli jak skutecznie zarządzać sobą w czasie - ebook/pdf
Autor: Liczba stron: 312
Wydawca: Onepress Język publikacji: polski
ISBN: 978-83-283-2849-5 Data wydania:
Lektor:
Kategoria: ebooki >> poradniki >> controlling
Porównaj ceny (książka, ebook (-20%), audiobook).

Jak skutecznie zapanować nad przeciążeniem informacyjnym?

Codziennie pracujemy w informacyjnym i zadaniowym chaosie. Wciąż jesteśmy zasypywani potokiem e-maili, SMS-ów, telefonów, nowych projektów, niecierpiących zwłoki spraw do załatwienia. Nieliczni z nas potrafią udźwignąć to wszystko bez strat dla swojego zdrowia, życia prywatnego i kariery. Reszta cierpi, a niezrealizowane zadania tkwią w naszej pamięci, przytłaczają, zmniejszają efektywność i obniżają kreatywność. Co więcej, stare metody zarządzania czasem nie sprawdzają się w dwudziestym pierwszym wieku.

ESP, czyli Efektywny System Pracy to autorska strategia Macieja Sasina — trenera, coacha i mistrza praktyk NLP. System ten powstał na podstawie osobistego doświadczenia i w związku z pragnieniem przystosowania się do szalonych czasów, w jakich żyjemy. Tworzy go uporządkowany i gotowy do natychmiastowego zastosowania zbiór najlepszych praktyk związanych z efektywnością osobistą, które dotąd rozproszone były w różnych dziedzinach zarządzania. W tej książce znajdziesz użyteczne wskazówki dotyczące organizacji czasu, przydatne aplikacje i proste pomysły na zarządzanie spływającymi informacjami oraz bieżącymi zadaniami — wszystko w duchu wielokrotnie sprawdzonej metody kaizen i w odpowiedzi na największą bolączkę pracownika XXI wieku: konieczność zoptymalizowania własnej efektywności.

Efektem zbudowania ESP ma być większa satysfakcja z życia osobistego i zawodowego, a czas, który uda się dzięki niemu wygospodarować, możesz wykorzystać tak, jak chcesz. Niekoniecznie na dodatkową pracę.
Maciej Sasin — trener, coach i konsultant rozwoju organizacji. Z wykształcenia socjolog i filozof, ukończył podyplomowe studia z psychologii w zarządzaniu. Autor książki Budowanie zaangażowania, czyli jak motywować pracowników i rozwijać ich potencjał. Jest mistrzem praktyk NLP i analitykiem transakcyjnym, wykładowcą akademickim, a także twórcą autorskich narzędzi do strategicznego rozwoju: Pro Sell, Pro Active, Pro Time, Pro Client oraz Pro Team. Specjalizuje się w projektach mających na celu zaangażowanie pracowników w cele organizacji. Więcej informacji o autorze znajdziesz na blogu: maciej.sasin.blogspot.com.
Znajdź podobne książki

Darmowy fragment publikacji:

Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metodą kserograficzną, fotograficzną, a także kopiowanie książki na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji. Wszystkie znaki występujące w tekście są zastrzeżonymi znakami firmowymi bądź towarowymi ich właścicieli. Autor oraz Wydawnictwo HELION dołożyli wszelkich starań, by zawarte w tej książce informacje były kompletne i rzetelne. Nie biorą jednak żadnej odpowiedzialności ani za ich wykorzystanie, ani za związane z tym ewentualne naruszenie praw patentowych lub autorskich. Autor oraz Wydawnictwo HELION nie ponoszą również żadnej odpowiedzialności za ewentualne szkody wynikłe z wykorzystania informacji zawartych w książce. Redaktor prowadzący: Magdalena Dragon-Philipczyk Projekt okładki: Jan Paluch Fotografia na okładce została wykorzystana za zgodą Shutterstock. Wydawnictwo HELION ul. Kościuszki 1c, 44-100 GLIWICE tel. 32 231 22 19, 32 230 98 63 e-mail: onepress@onepress.pl WWW: http://onepress.pl (księgarnia internetowa, katalog książek) Drogi Czytelniku! Jeżeli chcesz ocenić tę książkę, zajrzyj pod adres http://onepress.pl/user/opinie/efsysp Możesz tam wpisać swoje uwagi, spostrzeżenia, recenzję. ISBN: 978-83-283-2604-0 Copyright © Helion 2016 Printed in Poland. • Kup książkę • Poleć książkę • Oceń książkę • Księgarnia internetowa • Lubię to! » Nasza społeczność Spis treści Wstęp. Efektywny System Pracy (ESP) ......................................9 Rozdział 1. Proaktywność, czyli najpierw zadbaj o odpowiednie fundamenty ..................................................15 Proaktywność jako fundament ESP .................................................15 Proaktywność, czyli uważaj na swoje myśli, bo stają się... Twoim losem ..................................................................................16 Proaktywność jako przejmowanie odpowiedzialności ...................18 Proaktywność jako profilaktyka ......................................................18 Proaktywność jako myślenie o konsekwencjach aktualnych działań w przyszłości .....................................................................19 Proaktywność i reaktywność według metaprogramów ..................19 Proaktywność jako zarządzanie ryzykiem .......................................20 „Homeostaza” ryzyka .......................................................................21 Prawa Murphy’ego a zarządzanie ryzykiem ....................................22 Proaktywność według Coveya — siedem nawyków skutecznego działania .....................................................................22 Jak rozwijać proaktywność? .............................................................26 Podsumowanie ..................................................................................30 Rozdział 2. Refleksja i samoświadomość — poznaj samego siebie ..........................................................37 Analiza transakcyjna a zarządzanie czasem .....................................40 Poziomy nierozpoznań wg Schiffa i Mellora ...................................46 Style pracy według Julie Hay — poganiacze i motywatory ............49 Podejście do czasu według MBTI — racjonalizm vs percepcjonizm ............................................................................55 Kiedy praca przejmuje nad nami kontrolę... ....................................61 Podsumowanie ..................................................................................67 5 Poleć książkęKup książkę Efektywny System Pracy, czyli jak skutecznie zarządzać sobą w czasie Rozdział 3. Organizuj Efektywny System Pracy .....................73 Zarządzanie informacją w ESP .........................................................74 Z jakich narzędzi zbudowany jest ESP? ..........................................76 ESP w praktyce ..................................................................................77 5S według kaizen ...............................................................................77 Najpierw posprzątaj i zidentyfikuj wszystkie ważne sprawy do załatwienia .................................................................................79 Usuń z pola widzenia sprawy, które Cię rozpraszają .....................81 Zasada Pareto a ESP — sztuka rezygnacji i wyboru .......................81 Standaryzacja pracy ...........................................................................82 Jak zbudować system przypomnień? ...............................................84 Nagradzanie siebie ............................................................................86 Podsumowanie ..................................................................................86 Rozdział 4. Terminy i planowanie — zakotwiczenie przeszłości i przyszłości w teraźniejszości ...........................91 Badania Philipa Zimbardo i Johna Boyda nad czasem ....................92 Określanie misji życiowej .................................................................99 Określanie wizji przyszłości ...........................................................100 Praca z celami ..................................................................................102 Cele niezgodne ze SMART ............................................................105 W drodze do celu — planowanie ...................................................107 Paradoksy w zarządzaniu czasem i planowaniu ............................112 Podsumowanie ................................................................................115 Rozdział 5. Integracja ESP za pomocą narzędzi IT ...............121 Zarządzanie informacjami na urządzeniach elektronicznych .......122 Smartfon ..........................................................................................129 Kalendarz online .............................................................................131 Zarządzanie pocztą elektroniczną ..................................................134 Zasady korespondencji mailowej z klientami i nie tylko ..............139 Wykorzystanie przeglądarki internetowej .....................................143 Zarządzanie listami zadań online ...................................................144 Wspólna praca w chmurze nad dokumentami ...............................144 Telekonferencje ...............................................................................146 Bezpieczeństwo danych ..................................................................147 Podsumowanie ................................................................................149 6 Poleć książkęKup książkę Spis treści Rozdział 6. Mindfulness — bądź obecny tu i teraz ...............153 Rola uwagi w naszym życiu ............................................................154 Mit podzielności uwagi ...................................................................155 Potęga teraźniejszości .....................................................................156 Zamartwianie się obciąża naszą uwagę ...........................................157 Otwarte sprawy obciążają naszą uwagę .........................................157 Efekt flow w pracy ..........................................................................158 Uważność na innych ludzi ..............................................................159 Sztuka koncentracji w pracy ...........................................................160 Bądź uważny na swoją uwagę .........................................................161 Długość pracy a jej efektywność ....................................................162 Sposoby na lepszą koncentrację uwagi w pracy ............................162 Wyostrzenie uwagi a efektywność .................................................163 Jak to robią sportowcy? ..................................................................164 Umysł wolny i umysł szybki ..........................................................164 Uważność w podejmowaniu decyzji ..............................................165 Odpoczynek dla uwagi — wyciszanie umysłu ..............................166 Podsumowanie ................................................................................167 Rozdział 7. Elastyczność — bądź gotowy na zmiany ............171 Zmiana, zmiana, zmiana i jeszcze raz zmiana ................................171 Podsumowanie ................................................................................183 Rozdział 8. Trenuj swoje nawyki .............................................187 Kształtowanie nawyków przydatnych w budowaniu swojego ESP ..187 Wyrabianie nawyków w praktyce ...................................................192 Podstawowe prawa liczbowe a nawyki ..........................................195 Proces kształtowania się nawyków ................................................196 Jak rodzą się konsekwencja i samokontrola? ................................199 Podsumowanie ................................................................................211 Rozdział 9. Otwartość i kreatywność ......................................215 Otwartość jako umiejętność korzystania ze wsparcia w rozwoju ....216 Edukacja przez internet ..................................................................219 Tradycyjne formy rozwoju .............................................................221 7 Poleć książkęKup książkę Efektywny System Pracy, czyli jak skutecznie zarządzać sobą w czasie Metody pobudzania kreatywności — wychodzenie poza schemat ................................................................................223 Podsumowanie ................................................................................232 Rozdział 10. Optymalizacja procesów pracy ..........................235 Kaizen — technika małych kroków w optymalizacji ....................235 Sztuka prostoty ...............................................................................238 Na co tracimy czas? ........................................................................239 Optymalizacja procesu podejmowania decyzji o działaniu ..........240 Strategie wspierające podejmowanie decyzji .................................243 Optymalizacja procesu pracy .........................................................247 Optymalizacja procesu pracy z dokumentami ..............................254 Optymalizacja procesu uczenia się ................................................255 Podsumowanie ................................................................................258 Rozdział 11. Listy i checklisty jako podstawowe narzędzie ESP .........................................261 Listy zadań .......................................................................................261 Checklisty ........................................................................................267 Podsumowanie ................................................................................270 Rozdział 12. Stres pod kontrolą ESP — jak nad nim zapanować? .................................................273 Jak działa stres? ...............................................................................275 Zasady radzenia sobie z krótkotrwałym stresem tu i teraz ..........277 Diagram świadomości — emocje, myśli, zachowania. Struktura doświadczenia ..............................................................277 Wpływanie na emocje .....................................................................279 Zapanuj nad oddechem ...................................................................283 Wpływanie na procesy myślowe .....................................................284 Wpływanie na zachowania ..............................................................288 Zasady radzenia sobie z długofalowym stresem ............................290 Sztuka rozmowy i budowania relacji ..............................................292 Zasady odżywiania się — jesteśmy tym, co jemy ..........................295 Aktywność fizyczna ........................................................................299 Sztuka budowania relacji z samym sobą ........................................301 Podsumowanie ................................................................................306 8 Poleć książkęKup książkę Rozdział 1. Proaktywność, czyli najpierw zadbaj o odpowiednie fundamenty (PRO TIME TOOLS) (Proactive) Uważaj na swoje myśli, bo stają się słowami... Uważaj na swoje słowa, bo stają się czynami... Uważaj na swoje czyny, bo stają się nawykami... Uważaj na swoje nawyki, bo stają się charakterem... Uważaj na swój charakter, bo staje się Twoim losem... Proaktywność jako fundament ESP Aby zbudować swój Efektywny System Pracy (ESP), najle- piej zacząć od fundamentu, jakim jest proaktywność. W stra- tegii PRO TIME TOOLS nie ma ważniejszego od niej obszaru. Proaktywność to więcej niż tylko idea — to filozofia działania, która przyczynia się do zwiększania naszego osobi- stego wpływu na rzeczywistość — zwiększa poczucie bezpie- czeństwa, ogranicza negatywne skutki losowych wydarzeń. 15 Poleć książkęKup książkę Efektywny System Pracy, czyli jak skutecznie zarządzać sobą w czasie Kiedy popełniamy błąd, proaktywność chroni nas przed jego konsekwencjami, dzięki przygotowanym wcześniej możliwo- ściom i planom awaryjnym. Postawa proaktywna łączy się z tworzeniem i projektowaniem swojego życia na bazie sprzyjających mu nawyków. Poczucie bezpieczeństwa (także materialnego), zdrowa dieta, systema- tyczny wysiłek fizyczny, odpowiednia ilość snu, poukładane relacje z ludźmi i budowanie związków opartych na miłości — to obszary, o które warto zadbać, ponieważ mają fundamen- talne znaczenie dla naszego życia. Pomagają w utrzymaniu zdrowia i ogólnej jakości naszego życia. Te obszary będą oma- wiane na kartach tej książki w każdym niemalże rozdziale. Proaktywność, czyli uważaj na swoje myśli, bo stają się... Twoim losem Powyższe słowa, będące parafrazą słów Gandhiego, stanowią istotę tego, jak kształtujemy nasz subiektywny obraz świata. Każdy z nas tworzy indywidualną mapę rzeczywistości, którą przykłada do realności, jednak jest ona ulotna, zmienna w czasie i jakże odmienna od map innych ludzi. Odmienność mapy ujawnia się najbardziej wtedy, kiedy porównujemy swoją perspektywę z punktami widzenia ludzi z odmien- nych kultur. Nasza rzeczywistość kreowana jest przez myśli. To one decy- dują o tym, jak wchodzimy w relację ze światem, ale przede wszystkim z samym sobą. Nasz sposób myślenia przejawia się w tym, co mówimy do innych, na czym się koncentru- jemy — na pozytywach czy negatywach, na obecności czy na brakach, na podobieństwach czy na różnicach. 16 Poleć książkęKup książkę Proaktywność, czyli najpierw zadbaj o odpowiednie fundamenty Niezależnie od tego, w jakim kierunku płyną nasze myśli, warto zdać sobie sprawę, że rzutują one na nasze słowa, a one z kolei nie tylko pokazują nasz sposób postrzegania, ale przede wszystkim wpływają na to, co robimy i czego nie robimy. Arabskie przysłowie „Uważaj, aby twój język nie obciął ci głowy” doskonale obrazuje moc naszych myśli i ich związek z rzeczywistością. Proaktywność w myśleniu polega również na tym, aby zdawać sobie sprawę z kierunku, w któ- rym płyną nasze myśli, rozpoznawać związek pomiędzy my- ślami a słowami, a także rozumieć, jak to się przekłada na działania i ich rezultaty. Myśli kształtują nasze postrzeganie świata i decydują o tym, jak go opisujemy słowami, dlatego warto zwracać uwagę na słowa, których używamy na co dzień — ile w nich jest „nie mogę”, „nie wolno”, „nie wypada”, „nie można”, „trzeba”, „muszę”, „należy”, „źle”, „brak”, a ile „mogę”, „chcę”, „warto”, „sprawdzę”, „przemyślę”, „zrobię” itd. To, w jaki sposób myślimy i mówimy, przekłada się na wybór naszych działań, z których część staje się nawykami. Nawyki same w sobie nie są złe, a nawet są bardziej powszechne, niż nam się wydaje. Kształtują nasz charakter i tworzą to, kim jesteśmy. Są wszechobecne w naszym życiu. Wpływają na nasze myśli, działania, umiejętności, wybory. Nawyk może być Twoim największym przyjacielem lub największym wro- giem. Poświęcę mu w tej książce osobny rozdział (rozdział 4.). W końcu nasz indywidualny świat, kształtowany przez myśli, słowa, nawyki i charakter, staje się naszym losem. Proak- tywność to świadome wpływanie na poszczególne elementy kształtujące nasz obraz świata. To świadome wpływanie na swoje życie i kształtowanie go według własnej woli, a nie 17 Poleć książkęKup książkę Efektywny System Pracy, czyli jak skutecznie zarządzać sobą w czasie złudzeń czy oczekiwań innych osób. Proaktywność to prze- siadanie się z miejsca pasażera na miejsce świadomego kie- rowcy, który planuje podróż i ma wpływ na jej przebieg. Proaktywność jako przejmowanie odpowiedzialności Wielu z nas nie dostrzega związku pomiędzy tym, co się nam przydarza, a swoją postawą. Powiedzenia „Zbierasz, co posie- jesz” lub „Siejesz wiatr, zbierasz burzę” metaforycznie ujmują związek pomiędzy działaniami a ich konsekwencjami. Kiedy przydarza się nam coś niesprzyjającego, mamy naturalną ten- dencję do szukania winy poza sobą. Stawiamy się wtedy w roli ofiary, często poszukujemy winy w innych ludziach. Chcąc być proaktywnym, warto zastanowić się, jaki mieliśmy wpływ na zaistniałą sytuację i czy sami się do niej w jakiś spo- sób nie przyczyniliśmy. Przede wszystkim jednak należy wy- ciągnąć z niej wnioski, zastanawiając się, jak możemy uniknąć podobnych zdarzeń w przyszłości. Przejmowanie odpowie- dzialności jest dla każdego z nas niewygodne, ponieważ wymaga przyznania się do błędu przed sobą, a przede wszyst- kim przed innymi. Opanowanie sztuki przyznawania się do popełnionych błędów pomaga jednak w rozwijaniu proaktyw- nych postaw. Proaktywność jako profilaktyka Profilaktyka jest jednym z podstawowych działań, dzięki któ- rym rozwijamy swoją proaktywność. Zgodnie z powiedze- niem „Lepiej zapobiegać, niż leczyć”, nie warto czekać, aż 18 Poleć książkęKup książkę Proaktywność, czyli najpierw zadbaj o odpowiednie fundamenty sprawy wymkną się spod kontroli. Profilaktyka w każdej dzie- dzinie przynosi bardzo dobre rezultaty. Większości proble- mów w życiu osobistym i zawodowym można by uniknąć, gdybyśmy wcześniej wykonali działanie, czasem nawet banalne, takie jak zanotowanie informacji, badanie medyczne, przegląd techniczny, archiwizacja danych czy potwierdzający telefon w jakiejś sprawie. Proaktywność jako myślenie o konsekwencjach aktualnych działań w przyszłości Proaktywność jest nie tylko wychodzeniem do przodu, ale także działaniem tu i teraz powiązanym z myśleniem o kon- sekwencjach w przyszłości. To uwzględnianie możliwych pozytywnych i negatywnych scenariuszy, lecz bez popada- nia w skrajności, czyli nadmierny optymizm czy czarnowidz- two. Postawę proaktywną dobrze oddają niektóre przysłowia i powiedzenia, takie jak: „W młodości myśl o starości”, „Jak sobie pościelesz, tak się wyśpisz”, „Pomyśl dwa razy, zanim coś wypowiesz”, „Nie zbudujesz zamku na piasku”, „Drze- wo jest tak silne jak jego korzenie”. Proaktywność i reaktywność według metaprogramów W metaprogramach według NLP proaktywność jest przeci- wieństwem reaktywności. W tym ujęciu ludzie o wysokiej pro- aktywności charakteryzują się większą koncentracją na dzia- łaniu i mniejszą tendencją do analizowania i przemyśliwania 19 Poleć książkęKup książkę Efektywny System Pracy, czyli jak skutecznie zarządzać sobą w czasie spraw. Chętnie podejmują inicjatywę i koncentrują się na kwe- stiach wymagających działania. Proaktywność oznacza w tym kontekście przeciwieństwo postawy reaktywnej, charaktery- zującej osoby, które opierają swoje decyzje na wcześniejszej analizie wielu perspektyw i dokonują wyboru dopiero po namyśle. Każdy styl myślenia może być przydatny w różnych sytuacjach. Proaktywność potrzebna jest w zawodach, w któ- rych liczy się działanie, natomiast styl oparty na reaktyw- ności ma zalety w sytuacjach wymagających analizy i ważenia decyzji. Narzędziem do badania 13 z metaprogramów jest Mindsonar1. Na jego podstawie można wyciągnąć wnioski odnośnie konsekwencji naszego myślenia w interesującym nas kontekście oraz w powiązaniu z naszymi osobistymi wartościami. Proaktywność jako zarządzanie ryzykiem Zarządzanie ryzykiem to obszar mający na celu proak- tywne przeciwdziałanie sytuacjom, które mogą mieć nega- tywny wpływ na przebieg i realizację działań. W tym zakre- sie istotne są:  Odpowiednie zarządzanie ryzykiem poprzez jego wcześniejsze wykrywanie, czyli refleksyjne przyglądanie się już na etapie planowania temu, co może pójść nie tak.  Zasada MINI-MAX, czyli minimalizacja czynników zagrażających, a maksymalizacja pozytywnych. 1 Więcej informacji na mindsonar.pl. 20 Poleć książkęKup książkę Proaktywność, czyli najpierw zadbaj o odpowiednie fundamenty  Skoordynowanie działań ze współpracownikami w taki sposób, aby nie zakłócać przebiegu pracy, np. nie wykonywać dwa razy tej samej czynności, pracować na podstawie tych samych standardów. Identyfikacja ryzyka pomaga skoncentrować się na tym, co może pójść nie tak i jakie zagrożenia czekają na nas w trak- cie realizacji zadań i projektów. „Homeostaza” ryzyka Jeden z największych autorytetów w dziedzinie zarządzania ryzykiem, Gerald Wilde2, postawił tezę, że w niektórych sytuacjach zmiany, które mają zwiększać bezpieczeństwo systemu lub organizacji, faktycznie się do tego nie przyczy- niają. Dlaczego? Ponieważ ludzie mają wyjątkową skłonność do kompensowania obniżonego ryzyka w jednym obszarze zwiększaniem go w innych. Kiedy mamy bezpieczniejszy samochód, podejmujemy większe ryzyko na drodze. Zjawisko to działa także w drugą stronę: wprowadzanie nowej umiejęt- ności powoduje większą koncentrację na zadaniu. Przykła- dowo, przy zmianie ruchu lewostronnego na prawostronny w Szwecji spodziewano się wzrostu liczby wypadków, a tym- czasem nastąpił jej spadek. Z kolei na przykład kierowcy mijający na drodze rowerzystę w kasku zachowują mniejszy odstęp niż w przypadku rowerzysty bez takiej ochrony itp. Zjawisko homeostazy ryzyka nie oznacza, że nie należy brać go pod uwagę, ale zdawać sobie sprawę z psychologicznych aspektów jego niwelowania! 2 http://riskhomeostasis.org/. 21 Poleć książkęKup książkę Efektywny System Pracy, czyli jak skutecznie zarządzać sobą w czasie Prawa Murphy’ego a zarządzanie ryzykiem Prawa Murphy’ego to zbiór popularnych powiedzeń, spro- wadzających się do założenia, że rzeczy pójdą tak źle, jak to tylko możliwe. Nazwa pochodzi od nazwiska amerykań- skiego inżyniera lotnictwa Edwarda Murphy’ego. Podczas prac doświadczalnych z zakresu symulacji wypadków lotni- czych w Holloman Air Force Base w Kalifornii zapropo- nował on remedium na niedokładności aparatury wyko- rzystywanej podczas badań. Za wprowadzenie ulepszeń był odpowiedzialny asystent Murphy’ego, który jednak źle zain- stalował przewody, zamieniając kierunek, w jakim zostały włączone do obwodu. To właśnie wtedy sfrustrowany Mur- phy powiedział o nim: „Jeśli ten facet ma jakąkolwiek moż- liwość popełnienia błędu, popełni go”. Dało to początek całej serii sprawdzających się w życiu powiedzonek o złośliwości świata. Można zwiększać swoje pole wpływu, lecz należy wcześniej przemyśleć wszystkie możliwości i dobrze się przy- gotować, dbając o szczegóły. Podobno Murphy był jednak optymistą... Proaktywność według Coveya — siedem nawyków skutecznego działania Książka Siedem nawyków skutecznego działania S. Coveya jest fundamentem literatury związanej z rozwojem osobistym i efektywnością osobistą. Koniecznie ją przeczytaj, jeśli jesz- cze do niej nie dotarłeś. Przedstawiam tu krótki zarys jej głów- nych założeń, aby mogła Cię zainspirować tak jak mnie. Siedem nawyków prowadzi do wzrostu własnej efektywności na wielu płaszczyznach życia. Nawyki te przenoszą nas od 22 Poleć książkęKup książkę Proaktywność, czyli najpierw zadbaj o odpowiednie fundamenty Ogólne Prawa Murphy’ego Jeżeli coś może się nie udać — nie uda się na pewno. Nigdy nie kłóć się z głupcem — ludzie mogą nie dostrzec różnicy. Jeżeli myślisz, że idzie dobrze — na pewno nie wiesz wszystkiego. Trudne problemy zostawione same sobie staną się jeszcze trudniejsze. Jeżeli udoskonalasz coś dostatecznie długo — na pewno to zepsujesz. Druga kolejka jest zawsze szybsza. Wszystko, co dobre, jest nielegalne, niemoralne albo powoduje tycie. Niemożliwe jest zbudowanie niezawodnego urządzenia — głupcy są zbyt pomysłowi. Światełko w tunelu to reflektory nadjeżdżającego pociągu. To, czego szukasz, znajdziesz w ostatnim spośród możliwych miejsc. Wniosek to punkt, w którym nie masz już siły dalej myśleć. Komputer służy do tego, aby ułatwić ci pracę, której bez niego w ogóle byś nie miał. zależności (od innych), przez niezależność (dbanie o siebie) do współzależności (dbanie o innych) i łączenie sił w celu pomnażania naszej indywidualnej efektywności. Pierwsze trzy nawyki są podstawą dla prywatnego zwycięstwa, dzięki któ- remu rozwijamy strukturę swojego charakteru. Następne trzy pozwolą nam osiągać publiczne zwycięstwa w sytuacjach, w których współdziałamy z ludźmi. Ostatni nawyk wpływa na wzrost efektywności w każdym aspekcie naszego życia. 23 Poleć książkęKup książkę Efektywny System Pracy, czyli jak skutecznie zarządzać sobą w czasie Paradygmaty i zasady jako fundament działania Paradygmat stanowi fundament tego, jak postrzegamy i rozu- miemy świat, w jakim kierunku zmierzamy i co uznajemy za ważne. Jest to mentalna mapa, za pomocą której interpretu- jemy wydarzenia życiowe. Paradygmaty są dla nas kluczem do rozwoju, a zasady — jak np. uczciwość, prawość czy szczerość — to wytyczne, którymi kierujemy się na co dzień. Naszym celem jest rozwinięcie paradygmatów, które będą opierać się na właściwych zasadach. Można powiedzieć, że paradygmaty i zasady są to po prostu wartości, które są dla nas ważne w życiu. Skuteczność osobista Nawyk pierwszy — bądź proaktywny. Możemy wybrać własną odpowiedź na każde zdarzenie bądź informację, którą otrzy- mujemy. Mamy zdolność wpływania na podejmowane przez nas działania. Bycie proaktywnym oznacza zatem świadome wybieranie właściwej reakcji na to, co nas spotyka, a przede wszystkim unikanie bezczynnego oczekiwania i podejmo- wanie wcześniejszej inicjatywy, kiedy tylko jest to możliwe. Innymi słowy: ludzie dzielą się na biorących udział w akcji, przyglądających się i pytających, co się stało. Bądź tym, który działa. Nawyk drugi — zaczynaj z wizją końca. Zaczynanie z wizją końca oznacza, że wiemy, dokąd zmierzamy. Jeśli znamy cel swojej drogi, to prędzej czy później dotrzemy tam, gdzie zaplanowaliśmy. W przeciwnym razie będziemy tylko bez- wolnie dryfowali. Wrócę do tego tematu w rozdziale 4. 24 Poleć książkęKup książkę Proaktywność, czyli najpierw zadbaj o odpowiednie fundamenty Nawyk trzeci — rób najpierw to, co najważniejsze. Sercem efektywnego zarządzania sobą w czasie jest spędzanie mak- symalnej ilości czasu na wykonywaniu bez pośpiechu ważnych zadań, co zwiększa naszą efektywność. Publiczne zwycięstwo Publiczne zwycięstwo dotyczy następnych trzech nawyków. Efektywna współzależność może być rozwijana na bazie prawdziwej niezależności. Prywatne zwycięstwo poprzedza jednak zwycięstwo publiczne. Nie da się zbudować warto- ściowych relacji z innymi ludźmi, jeśli nie osiągnęło się suk- cesu w życiu osobistym. Współzależność jest wyborem, któ- rego mogą dokonać tylko ludzie niezależni. Nawyk czwarty — myśl w kategoriach wygrana-wygrana. Naj- bardziej efektywną drogą do współpracy z innymi ludźmi jest myślenie w kategoriach wygrana-wygrana. Zmierzajmy do tego, aby w każdej sytuacji — nawet konfliktowej — związa- nej z innymi ludźmi odnajdywać wspólny mianownik i poro- zumienie satysfakcjonujące dla każdej ze stron. Wymaga to od nas spojrzenia na rzeczywistość z innej perspektywy niż nasza osobista. Nawyk piąty — najpierw staraj się zrozumieć, potem być zrozu- mianym. Większość z nas przejawia naturalną tendencję do pośpiechu i dawania rad innym. Warto nauczyć się powstrzy- mywać od pouczania innych przed rozeznaniem się w sytuacji lub próbą zrozumienia motywów ich działania. Powinniśmy starać się zrozumieć drugą osobę, a dopiero potem być zro- zumianym i przejść do wyjaśniania swojej perspektywy. Dla- tego tak ważne jest rozwijanie w sobie umiejętności słuchania 25 Poleć książkęKup książkę Efektywny System Pracy, czyli jak skutecznie zarządzać sobą w czasie bez dokonywania oceny i bez tworzenia na temat innych osób założeń, które zazwyczaj nie są obiektywne, lecz stanowią tylko niepewną interpretację. Nawyk szósty — synergia. Synergia oznacza, że całość daje więcej niż suma poszczególnych działań. Innymi słowy: 1 + 1 = 11. Każda z części daje siłę kreującą nowe i nieocze- kiwane zdolności (które ciężko było dostrzec wcześniej). Synergia to kreatywna siła o niezrównanej mocy, która jest tworzona dzięki zasadom twórczej kooperacji. Nawyk siódmy — ostrzenie piły. Ostatni nawyk to poświę- canie czasu na ostrzenie piły. Jest to czas na regenerację sił i przygotowania do dalszej drogi. Ostrzyć piłę należy w czte- rech obszarach: fizycznym, społecznym, mentalnym oraz duchowym. Jeśli nie naostrzysz piły, będziesz jak drwal, który ciężko pracuje, bo nie ma czasu na naostrzenie tępej piły... Jak rozwijać proaktywność? Rozwijanie proaktywności to przede wszystkim poszerzanie możliwych perspektyw, które pomagają nam w oderwaniu się od rutyny, bezradności, lęku, zniechęcenia i prowadzą nas do bardziej konstruktywnych działań. Najpierw musimy zdać sobie sprawę z faktu, że zaczynamy postępować reaktywnie. Kiedy uświadomimy sobie, że nasze działania są ograniczone w wyniku przyjęcia niekorzystnej perspektywy, z pomocą może przyjść bardziej racjonalne i chłodne myślenie, wyry- wające nas z kręgu negatywnych myśli. 26 Poleć książkęKup książkę Proaktywność, czyli najpierw zadbaj o odpowiednie fundamenty Poszerzanie pola wpływu Pole wpływu to obszar, na który mamy realny wpływ w danej sytuacji. Zazwyczaj jest ono większe, niż nam się wydaje, jed- nakże z powodu nadmiernej pewności siebie, rutyny, obaw czy stresu zawężamy zakres możliwych działań i nasze poczu- cie wpływu na sytuację spada. Pole wpływu możemy powięk- szać na wiele sposobów, przede wszystkim poprzez zmianę perspektywy. Tej zmiany możemy dokonać samodzielnie, wpływając na swój sposób myślenia, albo przy pomocy coacha lub mentora. Więcej informacji na temat metod poszerzania wpływu znajduje się w rozdziale 9., poświęconym otwartości i kreatywności (obszar Openminded). Patrzenie na sprawy z innej perspektywy Perspektywa wyzwania. Nawet najtrudniejszą sytuację warto potraktować jako wyzwanie i pomyśleć, czego możemy się dzięki niej nauczyć. Przy takim przeformułowaniu sytuacji nasz umysł otrzymuje dawkę energii potrzebną do ruszenia z miejsca. Perspektywa czasu. Inną strategią jest zmiana perspektywy czasu, która pozwala zdystansować się do sytuacji. Można sobie na przykład powiedzieć, że w dłuższej perspektywie docenimy to doświadczenie lub że w przyszłości będziemy mocniejsi i bardziej pewni siebie. Perspektywa innej osoby. Możemy też spojrzeć na sytuację z punktu widzenia innej osoby, zastanawiając się, jak ktoś inny (np. nasz mentor, ekspert czy autorytet) zachowałby się w danych okolicznościach i co zrobiłby na naszym miejscu. 27 Poleć książkęKup książkę Efektywny System Pracy, czyli jak skutecznie zarządzać sobą w czasie Taki sposób myślenia uwalnia nas od rutyny i schematów myślowych. Perspektywa całości systemu. Kolejną strategią jest przyjęcie perspektywy większej całości, czyli zastanowienie się, jak decyzja, którą podejmujemy, będzie oddziaływać na przy- szłość w danym obszarze lub innych, pokrewnych. Pozwala to dostrzec związki swoich działań i decyzji w większej cało- ści, co wspiera naszą proaktywność i myślenie długofalowe. Przykłady pytań pobudzających proaktywność:  Co jeszcze mogę zrobić w tej sytuacji?  O czym jeszcze nie pomyślałem? Czego jeszcze nie uwzględniłem?  Jakich informacji jeszcze potrzebuję?  Czego się nauczyłem w tej sytuacji? Co mogę w przyszłości zmienić? Pytania te pozwalają zachować dostęp do zasobów wiedzy i doświadczenia oraz kontrolę nad teraźniejszością i przy- szłością. Pozwalają uczyć się na swoich błędach, ale przede wszystkim zwiększyć obszary naszej proaktywności. Perspektywa wartości. W sytuacjach szczególnie dla nas waż- nych, np. dylematów lub momentów podejmowania wyjąt- kowych decyzji, warto odwołać się do istotnych dla siebie wartości. Są one probierzem tego, co naprawdę ważne, i pozwalają zwiększyć pewność podejmowanych działań i decyzji. Odkrycie niezgodności planowanego działania lub braku działania z rzeczywistością może skłonić nas do podję- cia właściwych kroków. 28 Poleć książkęKup książkę Proaktywność, czyli najpierw zadbaj o odpowiednie fundamenty Planowanie scenariuszowe Jedną z metod pobudzających proaktywność jest opracowy- wanie alternatywnych scenariuszy działań. Metoda ta jest zaczerpnięta z planowania strategicznego. Planując działania w jakimś obszarze, możemy wcześniej pomyśleć, co zrobimy, jeśli zmienią się okoliczności zewnętrzne lub wewnętrzne. To swego rodzaju eksperymenty, które możemy stosować w różnych ważnych dla nas sytuacjach. W sferze zawodowej mogę na przykład pomyśleć, co bym zrobił, jeśli z dnia na dzień straciłbym pracę, i co mogę zrobić już teraz, aby zabez- pieczyć się przed taką ewentualnością. Idąc jeszcze dalej, mogę odpowiedzieć sobie na pytanie, co bym zrobił, jeśli wykony- wany dziś przeze mnie zawód nagle straciłby rację bytu albo branża zaczęłaby się borykać z wielkimi trudnościami. Co bym zrobił, jeśli z dnia na dzień straciłbym możliwość wyko- nywania pracy? Zarysowane tutaj sytuacje są wyjątkowo nieprzyjemne, kiedy się nam przytrafią, jednak warto się czasem zatrzymać i zasta- nowić, co zrobimy, jeśli nastąpi wydarzenie X. Pozwala to pobudzić swoją wyobraźnię nie tylko w kierunkach pozy- tywnych, ale i negatywnych. Oto kilka pytań, które warto sobie postawić, a w ślad za nimi podjąć działania pozwalające przynajmniej w części zaplanować ruchy wyprzedzające moż- liwe trudności.  Co zrobię, jeśli stracę płynność finansową poprzez niezaplanowany wydatek?  Co zrobię, jeżeli z jakichś powodów nie będę mógł wykonywać swojego zawodu?  Co zrobię, jeśli mój wspólnik nagle stwierdzi, że nie chce już być w spółce? 29 Poleć książkęKup książkę Efektywny System Pracy, czyli jak skutecznie zarządzać sobą w czasie  Co zrobię, gdy odejdzie najlepszy pracownik z zespołu?  Co zrobię, jeśli stracę dane na swoim komputerze?  Co zrobię, gdy mój telefon ulegnie zniszczeniu lub zagubieniu? Poszukiwanie odpowiedzi na te i inne niewygodne pytania nie należy do najprzyjemniejszych, jednak pomaga przeciwdziałać skutkom potencjalnych negatywnych zdarzeń w przyszłości. Możemy się do nich częściowo przygotować, chociażby wy- kupując ubezpieczenie, robiąc kopię danych, przygotowując alternatywny plan awaryjny, poszukując wiedzy i możliwości potencjalnych rozwiązań. Podsumowanie Proaktywność daje możliwość kontrolowanego przyjrzenia się trudnym sytuacjom w przyszłości, które mogą wcale się nie wydarzyć. Zapobiegawcze myślenie pozwala nam jednak uniknąć potencjalnych zagrożeń, których wagi staramy się na co dzień nie dostrzegać, co jest spowodowane naturalnym bagatelizowaniem, lenistwem, a czasem po prostu strachem. Większość z nas wierzy, że mamy większy niż w rzeczywi- stości wpływ na świat i że złe rzeczy nas ominą. Bez tego optymizmu nasze życie byłoby nie do zniesienia, czasem jednak warto być o krok przed tym, co może nas spotkać. Dobrze jest zatrzymać się, rozważyć zagrożenia i przeciw- działać ich możliwym skutkom. Zapraszam Cię do przejrzenia i wykonania ćwiczeń, które pozwolą Ci odkryć nowe możliwości i pobudzą do większej proaktywności. Wracaj do nich, kiedy uznasz, że utknąłeś w miejscu i potrzebujesz inspiracji do działania. 30 Poleć książkęKup książkę Proaktywność, czyli najpierw zadbaj o odpowiednie fundamenty ĆWICZENIE 1. MATRYCA RSWE Matryca RSWE pochodzi z książki Strategia błękitnego oceanu autorstwa W. Chan Kima i Renée Mauborgne. Polega na prze- analizowaniu jednego z interesujących nas obszarów pod kątem działań, które warto rozwinąć, stworzyć, wzmocnić i eliminować. Rozwiń — co z tego, co już robisz dobrze, wymaga większej aktywności i działania? Stwórz — czego nie robisz, a co mogłoby Ci pomóc w osią- gnięciu lepszych rezultatów? Wzmocnij — co z tego, co już robisz, nie jest jeszcze zado- walające i wymaga Twojej pracy i uwagi? Eliminuj — co z tego, co robisz, nie jest efektywne i wymaga ograniczenia do zera? Rozwiń Wzmocnij Stwórz Eliminuj 31 Poleć książkęKup książkę Efektywny System Pracy, czyli jak skutecznie zarządzać sobą w czasie ĆWICZENIE 2. ZARZĄDZANIE RYZYKIEM Prześledź projekt, obszar i działanie według poniższych kro- ków i pytań: 1. Identyfikacja  Co może pójść nie tak?  Jakie są słabe punkty?  Jakie zagrożenia mogą się pojawić w trakcie? 2. Ocena  Jakie jest prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka?  Co jest największym zagrożeniem? 3. Plan Sporządź prostą tabelę działań: Co? Kto? Kiedy? 4. Działaj konsekwentnie 32 Poleć książkęKup książkę Proaktywność, czyli najpierw zadbaj o odpowiednie fundamenty ĆWICZENIE 3. ZADAWANIE SOBIE PYTAŃ I POSZUKIWANIE ODPOWIEDZI Nasze słowa i język, którym się posługujemy, pokazują nasze nastawienie do siebie i innych. Wskazują też na nasze ograni- czające przekonania na temat samych siebie i świata, z których nie zawsze i nie do końca zdajemy sobie sprawę. Zwracanie uwagi na swoje słowa jest ważnym krokiem w stronę proak- tywności. Kiedy wypowiadamy sformułowanie „Muszę zro- bić x”, warto zadać sobie pytania sprawdzające i pogłę- biające, np.:  Czy na pewno muszę?  Kiedy mogę to zrobić z większą przyjemnością?  Czy to jest odpowiednia chwila na robienie „x”?  Co się stanie, jeśli nie zrobię „x” teraz? Poprzez zadawanie sobie pytań można dojść do źródeł swoich pozytywnych i negatywnych motywacji. Można do- strzec nowe możliwości, które wcześniej były przed nami ukryte, i wybrać inny, bardziej satysfakcjonujący sposób działania w danej chwili, ale też mający pozytywny wpływ na przyszłość. 33 Poleć książkęKup książkę Efektywny System Pracy, czyli jak skutecznie zarządzać sobą w czasie ĆWICZENIE 4. AUTOCOACHING POBUDZAJĄCY PROAKTYWNOŚĆ To sekwencja pytań, które możemy zadać sobie w kontekście problemu czy wyzwania, przed którym stoimy. 1. Przed jakim wyzwaniem lub problemem stoisz? ______________________________________________ ______________________________________________ ______________________________________________ 2. Jakie jest idealne rozwiązanie w tej sytuacji? ______________________________________________ ______________________________________________ ______________________________________________ 3. Jakie problemy mogą się pojawić na drodze do sukcesu? ______________________________________________ ______________________________________________ ______________________________________________ 4. Jakie działania pomogą zniwelować potencjalne trudności? ______________________________________________ ______________________________________________ ______________________________________________ 5. Zaplanuj konkretnie zadanie: co i na kiedy? ______________________________________________ ______________________________________________ ______________________________________________ 34 Poleć książkęKup książkę Proaktywność, czyli najpierw zadbaj o odpowiednie fundamenty ĆWICZENIE 5. TRZY POZYCJE PERCEPCJI To ćwiczenie, rozpowszechnione przez programowanie neu- rolingwistyczne, pozwala przyjrzeć się różnym sytuacjom z co najmniej trzech perspektyw. Aby zwiększyć dystans, spójrz na daną sytuację, próbując przyjąć odmienne punkty widzenia: Pierwsza pozycja percepcji — czyli jak sprawa wygląda z Twojej perspektywy: _________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________ Druga pozycja percepcji — czyli jak sytuacja wygląda z per- spektywy obserwatora: _________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________ Trzecia pozycja percepcji — czyli jak sytuacja wygląda z per- spektywy całości systemu: _________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________ Wróć do pierwszej pozycji percepcji i teraz spójrz na problem z nowej, poszerzonej perspektywy. 35 Poleć książkęKup książkę Efektywny System Pracy, czyli jak skutecznie zarządzać sobą w czasie 36 Poleć książkęKup książkę
Pobierz darmowy fragment (pdf)

Gdzie kupić całą publikację:

Efektywny System Pracy, czyli jak skutecznie zarządzać sobą w czasie
Autor:

Opinie na temat publikacji:


Inne popularne pozycje z tej kategorii:


Czytaj również:


Prowadzisz stronę lub blog? Wstaw link do fragmentu tej książki i współpracuj z Cyfroteką: