Cyfroteka.pl

klikaj i czytaj online

Cyfro
Czytomierz
00570 008484 10489538 na godz. na dobę w sumie
Excel 2007 PL. 100 najlepszych sztuczek i trików - książka
Excel 2007 PL. 100 najlepszych sztuczek i trików - książka
Autor: Liczba stron: 256
Wydawca: Helion Język publikacji: polski
ISBN: 978-83-246-1816-3 Data wydania:
Lektor:
Kategoria: ebooki >> komputery i informatyka >> aplikacje biurowe >> excel
Porównaj ceny (książka, ebook, audiobook).

Odkryj wszystkie tajemnice programu Excel, aby pracować szybciej i wydajniej

Z pewnością wiesz, na czym polega praca w Excelu -- możesz używać go do przetwarzania danych liczbowych, zarówno przy obliczaniu podatku, jak i planowaniu budżetu. Ostatnia wersja, Excel 2007, udostępnia naprawdę wiele ciekawych metod wprowadzania, prezentacji, przetwarzania i analizy danych. Nadszedł czas, aby poszerzyć swoją wiedzę na ten temat i poznać fascynujące tajemnice tego programu. Wszystko, czego jeszcze nie wiesz o Excelu, znajdziesz w właśnie w tym podręczniku.

Książka 'Excel 2007 PL. 100 najlepszych sztuczek i trików' zawiera przejrzyste i bogato ilustrowane instrukcje do wykonania 100 zadań. Dzięki nim nauczysz się stosować takie sposoby i sztuczki, które pozwolą Ci jeszcze szybciej i bardziej efektywnie pracować w programie Excel. Czytając ją, poznasz różne metody wprowadzania formuł, a także dowiesz się, jak definiować własny porządek sortowania i przetwarzać rekordy danych. Odkryjesz, do czego służą pola obliczeniowe i niestandardowe widoki arkusza. Korzystając z tego przewodnika, będziesz mógł samodzielnie rozszerzać funkcjonalność programu i dopasować go do swoich potrzeb.

Wszystko, co chciałbyś wiedzieć o programie Excel, a co jeszcze bardziej usprawni Twoją pracę!

Znajdź podobne książki Ostatnio czytane w tej kategorii

Darmowy fragment publikacji:

Excel 2007 PL. 100 najlepszych sztuczek i trików Autor: Denise Etheridge ISBN: 78-83-246-1816-3 Tytu³ orygina³u: Microsoft Office Excel 2007: Top 100 Simplified Tips Tricks (Top 100 Simplified Tips Tricks) Odkryj wszystkie tajemnice programu Excel, aby pracowaæ szybciej i wydajniej • Jak rozszerzyæ funkcjonalnoœæ programu Excel? • Jak szybko tworzyæ efektowne wykresy? • Jak dopasowaæ program do w³asnych potrzeb? Z pewnoœci¹ wiesz, na czym polega praca w Excelu — mo¿esz u¿ywaæ go do przetwarzania danych liczbowych, zarówno przy obliczaniu podatku, jak i planowaniu bud¿etu. Ostatnia wersja, Excel 2007, udostêpnia naprawdê wiele ciekawych metod wprowadzania, prezentacji, przetwarzania i analizy danych. Nadszed³ czas, aby poszerzyæ swoj¹ wiedzê na ten temat i poznaæ fascynuj¹ce tajemnice tego programu. Wszystko, czego jeszcze nie wiesz o Excelu, znajdziesz w w³aœnie w tym podrêczniku. Ksi¹¿ka „Excel 2007 PL. 100 najlepszych sztuczek i trików” zawiera przejrzyste i bogato ilustrowane instrukcje do wykonania 100 zadañ. Dziêki nim nauczysz siê stosowaæ takie sposoby i sztuczki, które pozwol¹ Ci jeszcze szybciej i bardziej efektywnie pracowaæ w programie Excel. Czytaj¹c j¹, poznasz ró¿ne metody wprowadzania formu³, a tak¿e dowiesz siê, jak definiowaæ w³asny porz¹dek sortowania i przetwarzaæ rekordy danych. Odkryjesz, do czego s³u¿¹ pola obliczeniowe i niestandardowe widoki arkusza. Korzystaj¹c z tego przewodnika, bêdziesz móg³ samodzielnie rozszerzaæ funkcjonalnoœæ programu i dopasowaæ go do swoich potrzeb. • Automatyczne wype³nianie komórek seriami danych • Dodawanie w³asnego porz¹dku sortowania • Korzystanie z formu³ i funkcji • Tworzenie formu³ warunkowych • Przetwarzanie rekordów danych • Modyfikowanie danych i uk³adu tabeli przestawnej • Tworzenie wykresów przestrzennych • Formatowanie arkuszy • Rozszerzanie funkcjonalnoœci programu Excel • Wstawianie hiper³¹cza do arkusza • Automatyzacja zdañ przy u¿yciu makr Wszystko, co chcia³byœ wiedzieæ o programie Excel, a co jeszcze bardziej usprawni Twoj¹ pracê! spis treści 1 Zwiększ swoją wydajność Weryfikacja wprowadzanych danych za pomocą listy poprawnych wartości Weryfikacja wprowadzanych danych za pomocą reguł sprawdzania poprawności Automatyczne wypełnianie komórek seriami danych Wstawianie symboli i znaków specjalnych Ukrywanie wierszy poprzez grupowanie i tworzenie konspektu Wyszukiwanie i zamiana formatowania Dodawanie komentarzy do komórek arkusza Odczytywanie na głos danych arkusza Definiowanie własnego porządku sortowania lub niestandardowej listy automatycznego wypełniania #1 #2 #3 #4 #5 #6 #7 #8 #9 2 Korzystanie z formuł i funkcji #10  Różne metody wprowadzania formuł #11  Nazwy komórek i zakresów #12  Definiowanie stałych #13  Tworzenie formuł wykorzystujących nazwy #14  Praca z kreatorem funkcji #15  Obliczanie wysokości raty spłaty pożyczki #16  Obliczanie wewnętrznej stopy zwrotu #17  Wyznaczanie n-tej największej wartości #18  #19  #20  #21  #22  #23  Tworzenie formuł warunkowych Obliczanie sumy warunkowej Używanie kalkulatora systemowego Obliczanie iloczynów i pierwiastków kwadratowych Obliczanie czasu Obliczanie dat  14 16 18 20 22 24 26 28 30 34 36 38 40 42 44 46 48 50 52 54 56 58 60 3 Kopiowanie, formatowanie i inne operacje #24 #25 #26 #27 #28 #29 #30 #31 #32 #33 #34 #35 Sprawdzanie poprawności działania formuł Śledzenie poprzedników i zależności Zamiana tekstu na liczby Zamiana wierszy na kolumny Kopiowanie przy użyciu Schowka pakietu Office Zmiana szerokości kolumn przy użyciu polecenia Wklej specjalnie Korzystanie z polecenia Wklej specjalnie Tworzenie własnych stylów Kopiowanie stylów do innych skoroszytów Formatowanie warunkowe Śledzenie zmian podczas edycji Konsolidacja arkuszy 4 Przetwarzanie rekordów danych #36 Wprowadzanie danych za pomocą formularza #37 #38 #39 #40 Filtrowanie duplikatów Proste sortowanie i filtrowanie danych Sortowanie według złożonych kryteriów Sortowanie według koloru komórki, koloru czcionki lub ikony komórki Tworzenie filtrów złożonych Filtrowanie przy użyciu wielu kryteriów Tworzenie sum częściowych Filtrowanie danych na wykresie Zliczanie filtrowanych rekordów #41 #42 #43 #44 #45 #46 Wyszukiwanie informacji #47 Tworzenie tabel danych #48 Modyfikacja stylów tabeli 64 66 68 70 72 74 76 78 80 82 86 88 92 94 96 98 100 102 104 106 108 110 112 114 116  spis treści 5 Analiza wzorców i trendów danych #49 #50 #51 #52 #53 #54 #55 #56 #57 #58 #59 Tworzenie tabel przestawnych Modyfikowanie danych i układu tabeli przestawnej Obliczanie sum częściowych i końcowych Tworzenie pól obliczeniowych Ukrywanie wierszy lub kolumn tabeli przestawnej Sortowanie tabeli przestawnej Tworzenie wykresów przestawnych Obliczanie statystyk opisowych Obliczanie współczynnika korelacji Analiza symulacji Optymalizacja rezultatów przy użyciu narzędzia Szukaj wyniku 6 Tworzenie wykresów #60 #61 #62 #63 #64 #65 #66 #67 Szybkie tworzenie efektownych wykresów Formatowanie wykresów Zmiana typu wykresu Dodawanie linii trendu Dodawanie i usuwanie serii danych z wykresu Dodawanie słupka błędów Tworzenie histogramów Tworzenie wykresów złożonych  120 124 126 128 130 131 132 134 136 138 140 144 146 150 152 154 156 158 160 7 Formatowanie arkuszy Szybkie formatowanie komórek przy użyciu Malarza formatów #68  Formatowanie liczb, dat i czasu #69  Formatowanie komórek #70  Wypełnianie gradientowe #71  #72  Wstawianie kształtów do arkusza #73  Wstawianie pól tekstowych do arkusza #74  Wstawianie obrazów do arkusza #75  #76  #77  Rozmieszczanie obiektów graficznych na arkuszu Ustawianie tła arkusza Tworzenie graficznej kopii komórek arkusza 8 Ochrona, zapisywanie i drukowanie arkusza #78 #79 #80 #81 #82 Ochrona arkusza Zapisywanie skoroszytu w postaci szablonu Zapisywanie skoroszytów w wybranym formacie Drukowanie wielu obszarów arkusza Drukowanie wielu arkuszy skoroszytu 164 168 172 174 176 178 180 182 184 186 190 192 194 196 198  spis treści 9 Rozszerzanie funkcjonalności programu Excel Osadzanie arkusza #83 Wklejanie hiperłącza do dokumentu edytora Word lub PowerPoint 202 #84 204 #85 Wstawianie hiperłącza do arkusza 206 #86 208 #87 210 #88 212 #89 216 #90 218 #91 222 #92 224 #93 228 Pobieranie danych ze strony sieci Web Kopiowanie tabeli z dokumentu edytora Word do Excela Importowanie danych z pliku tekstowego Importowanie danych z bazy Access Kwerenda bazy danych Access Używanie zapisanych kwerend Importowanie danych z Excela do bazy danych Access Zastosowanie Excela do tworzenia korespondencji seryjnej 10 Dopasowywanie programu Excel do własnych potrzeb #94 #95 #96 #97 #98 #99 #100 Instalowanie dodatków programu Excel 232 Dostosowywanie paska narzędzi Szybki dostęp do własnych potrzeb 234 236 Praca z wieloma oknami 237 Tworzenie niestandardowych widoków arkusza 238 Tworzenie niestandardowych formatów liczbowych Automatyzacja zadań przy użyciu makr 240 242 Przypisywanie makr do paska narzędzi Szybki dostęp Skorowidz 244 10 Przetwarzanie rekordów danych Lista to inaczej mówiąc arkusz zbudowany jako zestaw kolumn i wierszy. Każda kolumna reprezentuje jeden typ danych. Lista może się składać na przykład z trzech kolumn: nazwisko, płeć i wiek. Każdy wiersz takiej listy składa się z trzech pól przechowujących dane odpowiadające nazwom poszczególnych kolumn. Jeżeli nadasz arkuszowi strukturę listy, możesz wykorzystywać do przetwarzania danych funkcje bazodanowe programu Excel, których możliwości wykraczają daleko poza możliwości zwykłego arkusza kalkulacyjnego. W tym rozdziale dowiesz się, jak pracować z listami oraz innymi rodzajami danych, które mogą zostać przekształcone do postaci listy. Większa część tego rozdziału jest poświęcona zagadnieniom związanym z sortowaniem i filtrowaniem danych. Sortowanie polega na układaniu rekordów listy w określonym porządku alfabetycznym lub numerycznym. Listy mogą być wielokrotnie sortowane w miarę potrzeb, a samo sortowanie może się odbywać według wielu kryteriów. Z kolei filtrowanie polega na wyświetlaniu tylko takich informacji, które spełniają określone kryteria — pozostałe rekordy listy nie będą wyświetlane. Zaawansowane opcje filtrowania pozwalają na odfiltrowanie zduplikowanych rekordów oraz zastosowanie złożonych kryteriów filtrowania. Mając dane sformatowane do postaci listy, możesz zliczać wystąpienia, obliczać wartości średnie czy sumy częściowe rekordów, które spełniają określone kryteria. Na przykład: mając zbiór ankiet dotyczących opinii klientów z terenu całego kraju, możesz dzięki filtrowaniu szybko sprawdzić liczbę klientów w określonym wieku uprawiających wybrany sport czy porównywać czas spędzany przed komputerem przez klientów w poszczególnych grupach wiekowych i pochodzących z różnych środowisk. Obliczenia możesz przeprowadzać za pomocą funkcji i poleceń dostępnych na Wstążce lub za pomocą specjalnych funkcji bazodanowych. Więcej szczegółowych informacji na temat funkcji znajdziesz w rozdziale 2. Po utworzeniu listy możesz korzystać ze specjalnych funkcji pozwalających na szybkie wyszukiwanie potrzebnych danych. Możesz ich używać na przykład do wyszukiwania kursu akcji po wpisaniu symbolu interesującej Cię spółki giełdowej. Możesz również korzystać z tabel przestawnych, narzędzia analitycznego o potężnych możliwościach, które bardziej szczegółowo przedstawimy w rozdziale 5. Wprowadzanie danych za pomocą formularza . . . . . . . . 92 Filtrowanie duplikatów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 Proste sortowanie i filtrowanie danych . . . . . . . . . . . . . . 96 Sortowanie według złożonych kryteriów . . . . . . . . . . . . 98 Sortowanie według koloru komórki, . koloru czcionki lub ikony komórki . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 Tworzenie filtrów złożonych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 Filtrowanie przy użyciu wielu kryteriów . . . . . . . . . . . . 104 Tworzenie sum częściowych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 Filtrowanie danych na wykresie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 Zliczanie filtrowanych rekordów . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 Wyszukiwanie informacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 Tworzenie tabel danych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 Modyfikacja stylów tabeli . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 WProWadzanie danych za pomocą formularza Tworzenie listy jest procesem dwuetapowym. Po pierwsze, musisz utworzyć strukturę listy, składającą się z serii nagłówków, po jednym w każdej komórce, opisujących zawartość poszczególnych kolumn. Po utworzeniu struktury listy możesz przystąpić do wprowadzania danych. Excel pozwala na korzystanie z prostego formularza ułatwiającego proces wprowadzania danych. przechodząc od pola do pola za pomocą naciśnięcia klawisza Tab. Po zakończeniu wpisywania danych jednego rekordu Excel dodaje go do listy i możesz rozpoczynać wpisywanie danych kolejnego rekordu. Formularze pozwalają również na poruszanie się w górę i w dół listy i przeglądanie oraz modyfikowanie wybranych rekordów, a także służą jako wygodny mechanizm pozwalający na wyszukiwanie określonych rekordów. W formularzu poszczególne kolumny listy są reprezentowane przez kolejne pola formularza, co zdecydowanie upraszcza i przyspiesza wprowadzanie danych. W poszczególnych polach formularza powinieneś wpisywać odpowiednie dane, Zanim będziesz mógł skorzystać z formularza wprowadzania danych, musisz umieścić przycisk Formularz na pasku narzędzi Szybki dostęp. Aby dowiedzieć się, jak to zrobić, zajrzyj do zadania #95. 3 1 2 1 Wpisz nagłówki kolumn listy. 2 Zaznacz komórki zawierające nagłówki kolumn. 3 Naciśnij przycisk Formularz. Na ekranie pojawi się okno ostrzeżenia. 4 Uważnie przeczytaj treść ostrzeżenia i następnie naciśnij przycisk OK. 4 92 Na ekranie pojawi się okno formularza, w którym poszczególne kolumny arkusza są reprezentowane przez kolejne pola formularza. 5 Wpisz odpowiednie informacje do pierwszego pola. 6 Naciśnij przycisk Tab, aby przejść do następnego pola. POZIOM TRUDNOŚCI 7 Powtarzaj polecenia z punktów 5. i 6. aż do wypełnienia wszystkich pól formularza. 8 Po wypełnieniu wszystkich pól naciśnij przycisk Nowy, co spowoduje utworzenie nowego rekordu. Excel zapisze wprowadzone dane w nowym wierszu i wyczyści wszystkie pola formularza, umożliwiając wprowadzenie kolejnego rekordu. 9 Powtarzaj polecenia z punktów od 5. do 8. aż do wprowadzenia wszystkich rekordów. 10 Po zakończeniu wprowadzania danych naciśnij przycisk Zamknij. W arkuszu pojawi się lista wszystkich wprowadzonych rekordów. 5 8 10 Czy wiesz, że...? Formularz wprowadzania danych może również służyć do wyszukiwania i następnie edytowania odpowiednich danych i rekordów. Aby to zrobić, przywołaj na ekran formularz wprowadzania danych i naciśnij przycisk Kryteria. W wybranym polu formularza wpisz odpowiedni operator porównania, na przykład = lub , i następnie wpisz poszukiwaną wartość. Jeżeli poszukujesz rekordów, w których występuje nazwisko Kowalski, wpisz w odpowiednim polu ciąg znaków = Kowalski i naciśnij klawisz Enter. Jeżeli podane kryteria wyszukiwania spełnia kilka rekordów, możesz je kolejno wyświetlać, naciskając przycisk Znajdź poprzed (wyświetla poprzedni rekord) oraz Znajdź następn (wyświetla następny rekord). Jeżeli poszukujesz jakiegoś fragmentu tekstu, powinieneś ująć wzorzec wyszukiwania w znaki cudzysłowu; jeżeli poszukujesz wartości numerycznej, cudzysłów nie będzie potrzebny. Czy wiesz, że...? Formularzy możesz używać do wprowadzania danych i przeszukiwania istniejących list. Aby przywołać odpowiedni formularz na ekran, zaznacz nagłówki istniejącej listy i naciśnij przycisk Formularz znajdujący się na pasku narzędzi Szybki dostęp. Rozdział 4. Przetwarzanie rekordów danych 93 filtrowanie duPlikatóW Excel posiada wiele narzędzi przeznaczonych do zarządzania długimi listami i ich modyfikacji. Podczas pracy z dużymi zbiorami rekordów często zdarza się, że musisz zidentyfikować i wyświetlić tylko unikatowe rekordy, czyli inaczej mówiąc rekordy, które się nie powtarzają. Na przykład kierownik sklepu może chcieć wygenerować listę klientów i następnie rozesłać im informacje o nadchodzących wyprzedażach. Innym przykładem może być fan piłki nożnej, który chce sprawdzić liczbę zawodników, których zdjęcia ma już w swojej kolekcji. Excel udostępnia narzędzia, które pozwalają na wyświetlanie unikatowych rekordów spełniających wybrane kryteria. Otwórz arkusz z danymi w postaci listy, zawierający duplikujące się rekordy (czyli inaczej mówiąc arkusz, w którym niektóre rekordy danych po prostu się powtarzają). Do identyfikacji i filtrowania duplikatów możesz użyć zaawansowanych mechanizmów filtrowania, które pozwalają na utworzenie filtrów dla kilku wybranych kolumn bądź nawet kilku filtrów dla pojedynczej kolumny. Jeżeli chcesz całkowicie usunąć powtarzające się rekordy z listy, powinieneś nacisnąć przycisk Usuń duplikaty znajdujący się w grupie opcji Narzędzia danych na karcie Dane. 2 3 1 1 Kliknij dowolną komórkę znajdującą się w obszarze listy. 2 Przejdź na kartę Dane. 3 Naciśnij przycisk Zaawansowane. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Filtr zaawansowany. 4 Zaznacz opcję Filtruj listę na miejscu ( zmieni się na ). 5 Wpisz lub zaznacz zakres komórek zawierających listę danych. 6 Zaznacz opcję Tylko unikatowe rekordy 5 ( zmieni się na ). 7 Naciśnij przycisk OK. 4 6 7 94 Excel odfi ltruje powtarzające się rekordy z listy. Jeżeli jakieś powtarzające się rekordy zostały znalezione i ukryte, numeracja kolejnych wierszy nie będzie ciągła. POZIOM TRUDNOŚCI 8 9 8 Przejdź na kartę Dane. 9 Naciśnij przycisk Wyczyść. Excel ponownie wyświetli wszystkie rekordy z listy. Czy wiesz, że...? Jeżeli chcesz pozostawić oryginalną listę niezmienioną, możesz umieścić odfi ltrowaną listę rekordów w innym miejscu arkusza. Aby to zrobić, w oknie dialogowym Filtr zaawansowany zaznacz opcję Kopiuj w inne miejsce ( do wprowadź docelową lokalizację odfi ltrowanej listy. ), a następnie w polu Kopiuj zmieni się na Czy wiesz, że...? Filtrowanie duplikatów powoduje ich czasowe usunięcie z aktualnie wyświetlanego widoku. Jeżeli chcesz trwale usunąć duplikaty rekordów, zaznacz listę rekordów, przejdź na kartę Dane i naciśnij przycisk Usuń duplikaty znajdujący się w grupie opcji Narzędzia danych. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Usuwanie duplikatów. Jeżeli lista rekordów posiada nagłówki, zaznacz opcję Moje dane mają nagłówki ( ). Zaznacz kolumny, w których chcesz wyszukiwać duplikaty, i naciśnij przycisk OK. Excel wyszuka i usunie z listy wszystkie zduplikowane rekordy. zmieni się na Rozdział 4. Przetwarzanie rekordów danych 95 Proste sortoWanie i filtroWanie danych Sortowanie i filtrowanie listy rekordów pozwala na szybkie i efektywne przeglądanie danych. Kiedy sortujesz listę rekordów, ustawiasz kolejność rekordów rosnąco lub malejąco. Znaczenie tych określeń w dużej mierze zależy od rodzaju sortowanych danych. Dane klientów posortowane według daty w kolejności rosnącej zostaną ustawione tak, że najstarsze rekordy będą wyświetlane jako pierwsze; z kolei sortowanie tej samej listy według dat malejąco oznacza, że jako pierwsze na liście pojawią się rekordy najnowsze, czy jak kto woli, najmłodsze. Jeżeli sortujesz listę rekordów według nazwy klienta, sortowanie rosnące ułoży je w tradycyjnej kolejności alfabetycznej (od A do Z), natomiast sortowanie malejące ułoży rekordy w kolejności odwrotnej (od Z do A). Jeżeli sortujesz dane numeryczne w porządku rosnącym, kolejne wartości układane są w kolejności od najmniejszej do największej. Z kolei sortowanie malejące tego samego zestawu wartości poukłada je w kolejności od największej do najmniejszej. Odpowiednie sortowanie listy rekordów pozwala na szybkie odnalezienie poszukiwanych rekordów czy grup rekordów i efektywne zaprezentowanie ich innym osobom. Filtrowanie listy rekordów działa w pewnym sensie jak sito, przez które mogą się przedostać tylko i wyłącznie rekordy spełniające określone kryteria filtrowania. Na przykład: mając zbiór ankiet dotyczących opinii klientów z terenu całego kraju, możesz dzięki filtrowaniu szybko wybrać tylko takie, które dotyczą klientów z określonego miasta czy regionu, czy reprezentują klientów w określonej grupie wiekowej lub zawodowej. 2 2 3 1 1 3 96 SORTOWANIE LISTY 1 Kliknij dowolną komórkę listy w kolumnie, według której chcesz posortować dane. 2 Przejdź na kartę Dane. 3 Wybierz porządek sortowania. Jeżeli chcesz sortować dane w porządku rosnącym, od wartości najmniejszej . do największej, naciśnij przycisk Jeżeli chcesz sortować dane w porządku malejącym, od wartości największej . do najmniejszej, naciśnij przycisk Excel posortuje listę według wybranej kolumny. FILTROWANIE LISTY 1 Kliknij wybraną komórkę tabeli. 2 Przejdź na kartę Dane. 3 Naciśnij przycisk Filtruj. 4 5 6 Czy wiesz, że...? Kiedy naciśniesz przycisk Filtruj, znajdujący się w grupie opcji Sortowanie i (cid:26) ltrowanie na karcie Dane, obok nagłówków poszczególnych kolumn listy Excel wyświetli małe przyciski ze strzałką skierowaną w dół. Naciśnięcie takiego przycisku powoduje wyświetlenie menu podręcznego, pozwalającego na sortowanie i fi ltrowanie danych. Excel pozwala na używanie prostych i złożonych fi ltrów, a nawet sortowanie danych według kolorów komórek, czcionek lub ikon. Więcej szczegółowych informacji na temat sortowania znajdziesz w zadaniach #39 i #40. Obok nagłówków kolumn pojawią się małe przyciski fi ltrowania (przyciski ze strzałkami skierowanymi w dół). 4 Naciśnij wybrany przycisk fi ltrowania. Na ekranie pojawi się podręczne menu sortowania i fi ltrowania. POZIOM TRUDNOŚCI 5 Usuń zaznaczenie wartości, których nie chcesz wyświetlać ( zmieni się na ). 6 Naciśnij przycisk OK. Excel wyświetli tylko rekordy spełniające warunki fi ltrowania. W naszym przykładzie na liście rekordów nie będą wyświetlane rekordy reprezentujące fi rmy ze stanu Kalifornia (CA) oraz Massachusetts (MA). Czy wiesz, że...? Kiedy włączysz fi ltrowanie rekordów, obok nagłówków poszczególnych kolumn Excel wyświetli małe przyciski fi ltrowania. Nagłówki pól, dla których użyłeś fi ltrów, są wyróżniane inną ikoną przycisku fi ltrowania ( ). Nagłówki pól, według których lista została posortowana w porządku rosnącym, są wyróżniane przyciskiem ze strzałką sortowania skierowaną w górę ( pól, według których lista została posortowana w porządku malejącym, są wyróżniane przyciskiem ze strzałką sortowania skierowaną w dół ( ). Nagłówki ). Rozdział 4. Przetwarzanie rekordów danych 97 sortoWanie według złożonych kryteriów Sortowanie listy rekordów według jednego kryterium (na przykład wieku klienta) jest operacją prostą i pozwala na szybkie ułożenie danych w żądanej kolejności. W pewnych sytuacjach nieodzowne staje się jednak sortowanie danych według wielu różnych kryteriów, czyli inaczej mówiąc, sortowanie wewnątrz sortowania. Dane mogą mieć charakter dyskretny lub ciągły. Jeżeli to możliwe, powinieneś sortować dane najpierw według kategorii dyskretnych, takich jak np. region, kwartał czy płeć, a potem, w obrębie poszczególnych kategorii sortować dane o charakterze ciągłym. Na przykład po posortowaniu danych o sprzedaży na poszczególne kwartały możesz posortować je w obrębie kwartałów na poszczególne regiony. Dzięki takiemu rozwiązaniu będziesz mógł łatwo porównywać wysokość sprzedaży nie tylko w poszczególnych kwartałach, ale również w poszczególnych regionach w danym kwartale. Dodatkowo możesz w prosty sposób utworzyć sumy częściowe, wyliczać wartości średnie i zliczać rekordy w poszczególnych kategoriach (kolejnych kwartałach i kolejnych regionach w obrębie danego kwartału). Jeżeli potrzebujesz czegoś więcej niż tylko prostego sortowania danych w kolejności rosnącej lub malejącej, powinieneś skorzystać z okna dialogowego Sortowanie, za pomocą którego możesz zdefiniować złożone kryteria sortowania. Za pomocą przycisku Opcje możesz zdefiniować kierunek sortowania (od góry do dołu czy od lewej do prawej), a pozostałe opcje pozwalają na przykład na uporządkowanie listy miesięcy w kolejności występowania w roku zamiast w kolejności alfabetycznej. W razie potrzeby możesz nawet zdefiniować swoją własną kolejność sortowania określonych elementów. 3 2 1 Kliknij wybraną komórkę listy. 2 Przejdź na kartę Dane. 3 Naciśnij przycisk Sortuj. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Sortowanie. 4 Kliknij tutaj i wybierz z listy rozwijanej nazwę kolumny, według której chcesz sortować dane. 5 Kliknij tutaj i z listy Sortowanie wybierz opcję Wartości. 6 6 Kliknij tutaj i wybierz z listy żądaną kolejność sortowania. 7 Naciśnij przycisk Dodaj poziom. 7 4 5 1 98 10 12 11 Excel utworzy nowy poziom kryteriów sortowania. 9 8 Aby dołożyć kolejne kryteria sortowania, powtórz polecenia z punktów 4. i 5. 9 Kliknij tutaj i wybierz z listy rozwijanej opcję Lista niestandardowa. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Listy niestandardowe. POZIOM TRUDNOŚCI 10 Wybierz z listy sortowanie według dni tygodnia lub według miesięcy. 11 Naciśnij przycisk OK. Okno dialogowe Listy niestandardowe zostanie zamknięte. 12 Naciśnij przycisk OK. Okno dialogowe Sortowanie zostanie zamknięte. Lista rekordów zostanie posortowana według zdefi niowanych wcześniej kryteriów. Czy wiesz, że...? Excel sortuje różnego typu dane według następujących zasad: w przypadku liczb sortowanie w porządku rosnącym powoduje ich poukładanie w kolejności od najmniejszej do największej. W przypadku ciągów alfanumerycznych, zawierających zarówno tekst, jak i liczby, na przykład „U2” czy „K12”, sortowanie w porządku rosnącym oznacza, że najpierw sortowane są liczby, potem symbole i na końcu litery. Wielkość liter nie ma znaczenia, dopóki w oknie dialogowym Sortowanie nie naciśniesz przycisku Opcje i nie zaznaczysz opcji Uwzględnij wielkość liter ( zmieni się na ). Czy wiesz, że...? Aby usunąć wybrane kryterium sortowania, przywołaj na ekran okno Sortowanie i naciśnij przycisk Usuń poziom. Aby skopiować poziom sortowania, naciśnij przycisk Kopiuj poziom. Aby przesunąć poziom sortowania w górę hierarchii, naciśnij przycisk sortowania w dół hierarchii, naciśnij przycisk . Aby przesunąć poziom . Rozdział 4. Przetwarzanie rekordów danych 99 sortoWanie według koloru komórki, koloru czcionki lub ikony komórki Do formatowania danych na podstawie określonych kryteriów możesz użyć mechanizmu formatowania warunkowego. Na przykład pierwsze dziesięć największych wartości listy może być wyróżnione innym kolorem komórki, inną czcionką czy nawet specjalną ikoną. Wartości spełniające inne kryteria mogą być formatowane przy użyciu innych kolorów, ikon czy czcionek. Więcej szczegółowych informacji na temat formatowania warunkowego znajdziesz w zadaniu #33. Po zakończeniu formatowania możesz sortować dane według kolorów komórek, czcionek czy przypisanych do komórek ikon. Oczywiście w razie potrzeby możesz ręcznie zmienić kolor komórki czy kolor czcionki i następnie możesz sortować komórki według tych kolorów. Aby to zrobić, zaznacz obszar, który chcesz sortować, i następnie użyj okna dialogowego Sortowanie. Jeżeli chcesz zagnieździć sortowania, dane muszą być sformatowanie w postaci listy rekordów. W oknie dialogowym Sortowanie powinieneś wybrać żądany kolor komórki i następnie określić, czy komórki wyróżnione takim kolorem powinny być wyświetlane na początku, czy na końcu listy. W razie potrzeby możesz zagnieżdżać sortowania i dodawać sortowanie według innych kryteriów. 1 Nadaj wybranym komórkom listy odpowiednie formatowanie (kolor, czcionka, ikony). 2 Zaznacz zakres komórek, których wartości chcesz sortować. Uwaga: Jeżeli dane w arkuszu są sformatowane w postaci tabeli, kliknij dowolną komórkę w obrębie tabeli. 3 Przejdź na kartę Dane. 4 Naciśnij przycisk Sortuj. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Sortowanie. 5 Kliknij tutaj i wybierz kolumnę, według której chcesz sortować dane. 6 Kliknij tutaj i określ, czy chcesz sortować dane według wartości, koloru komórki, koloru czcionki czy ikony komórki. 4 3 1 2 5 6 100 9 7 8 Jeżeli wybierzesz opcję Kolor komórki, Kolor czcionki lub Ikona komórki, w oknie Sortowanie pojawi się dodatkowe pole Kolejność. 7 Kliknij tutaj i wybierz kolor lub ikonę. 8 Kliknij tutaj i wybierz opcję Na górze lub opcję Na dole. POZIOM TRUDNOŚCI Jeżeli wybierzesz opcję Na górze, rekordy spełniające kryterium sortowania będą wyświetlane na czele listy. Jeżeli wybierzesz opcję Na dole, rekordy spełniające kryterium sortowania będą wyświetlane na końcu listy. 9 Aby dodać kolejne kryterium sortowania, naciśnij przycisk Dodaj poziom. Aby utworzyć następne kryteria sortowania, powtórz polecenia z punktów od 5. do 9. 10 Po zakończeniu naciśnij przycisk OK. Excel posortuje dane zgodnie z wybranymi kryteriami według czcionki, koloru lub ikon. Czy wiesz, że...? Istnieje jeszcze inny sposób sortowania danych według koloru komórki, koloru czcionki lub ikony. Aby z niego skorzystać, kliknij wybraną komórkę prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego, które pojawi się na ekranie, wybierz polecenie Sortuj, a następnie wybierz jedno z poleceń: Umieść wybrany kolor komórki na wierzchu, Umieść wybrany kolor czcionki na wierzchu lub Umieść wybraną ikonę komórki na wierzchu. Czy wiesz, że...? Domyślnie Excel sortuje komórki od góry do dołu. Jeżeli chcesz zmienić kierunek sortowania na od lewej do prawej, przejdź na kartę Dane i naciśnij przycisk Sortuj znajdujący się w grupie opcji Sortowanie i (cid:26) ltrowanie. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Sortowanie. Naciśnij przycisk Opcje, a na ekranie pojawi się okno dialogowe Opcje sortowania. Teraz zaznacz opcję Sortuj od lewej do prawej. Rozdział 4. Przetwarzanie rekordów danych 101 tworzenie filtróW złożonych Podczas gdy sortowanie pozwala na uporządkowanie rekordów danych w kolejności rosnącej lub malejącej, filtrowanie danych pozwala na wyświetlanie na ekranie tylko rekordów spełniających określone kryteria filtrowania i ukrycie pozostałych rekordów. Do tworzenia złożonych warunków filtrowania możesz użyć okna dialogowego Autofiltr niestandardowy. Takiego filtra możesz użyć na przykład w sytuacji, kiedy chcesz użyć następujących kryteriów: Wiek większy niż 65 oraz Miasto równe Warszawa, gdzie Wiek i Miasto to nagłówki kolumn listy rekordów. Kiedy użyjesz filtra, obok nagłówków poszczególnych kolumn pojawiają się przyciski filtrowania (małe przyciski ze strzałką skierowaną w dół). Aby zdefiniować kryteria, naciśnij przycisk filtrowania danej kolumny. Po uaktywnieniu filtra na ekranie wyświetlane są tylko rekordy spełniające zadane kryterium filtrowania — na przykład dotyczące wszystkich mieszkańców Warszawy mających więcej niż 65 lat. Możesz również wybrać opcję wyświetlającą tylko dziesięć rekordów o największych wartościach z każdej kolumny. Excel pozwala na niemal dowolne łączenie filtrów i aplikowanie różnych kryteriów do różnych kolumn listy rekordów. Tworząc i nakładając na siebie kilka różnych filtrów, możesz szybko przesiać ogromną liczbę rekordów i wyłowić tylko kilka interesujących Cię rekordów. Z drugiej jednak strony, jeżeli narzucisz zbyt restrykcyjne kryteria filtrowania, może się okazać, że żaden rekord ich nie spełnia. Zanim zaczniesz używać złożonych kryteriów filtrowania, powinieneś najpierw sformatować dane jako listę rekordów. 2 3 1 1 Kliknij wybraną komórkę listy. 2 Przejdź na kartę Dane. 3 Naciśnij przycisk Filtruj, znajdujący się w grupie opcji Sortowanie i filtrowanie. 4 6 Obok nagłówków poszczególnych kolumn listy pojawią się małe przyciski filtrowania. 4 Naciśnij przycisk filtrowania kolumny, dla której chcesz utworzyć kryterium filtrowania. 5 Jeżeli wybrałeś kolumnę z danymi numerycznymi, wybierz z menu podręcznego opcję Filtry liczb. Jeżeli w punkcie 4. wybrałeś kolumnę tekstową, wybierz z menu podręcznego opcję Filtry tekstu, a jeżeli wybrałeś kolumnę zawierającą daty, wybierz z menu opcję Filtry dat. 6 Wybierz z menu opcję Filtr niestandardowy. 5 102 7 9 Na ekranie pojawi się okno dialogowe Autofi ltr niestandardowy. 7 Kliknij tutaj i wybierz operator łączący dwa kryteria fi ltrowania. 8 8 Wpisz lub wybierz odpowiednią wartość. POZIOM TRUDNOŚCI Jeżeli chcesz utworzyć drugie kryterium, powinieneś ponownie wykonać polecenia z punktów 7. i 8. Jeżeli chcesz, aby wyświetlane były tylko rekordy spełniające oba kryteria, zaznacz opcję I ( ). Jeżeli chcesz, aby wyświetlane były rekordy spełniające co najmniej jedno z kryteriów, zaznacz opcję LUB ( zmieni się na zmieni się na ). 9 Naciśnij przycisk OK. Excel wyświetli na ekranie tylko takie rekordy, które spełniają podane kryteria fi ltrowania. Uwaga: Aby posortować fi ltrowane rekordy, przejdź na kartę Dane i wybierz odpowiednie polecenie sortowania. Czy wiesz, że...? Filtrów liczb możesz również używać do wyświetlania pierwszych lub ostatnich N wartości listy, gdzie N to liczba wartości, które chcesz wyświetlić. Aby zdefi niować taki fi ltr, naciśnij przycisk fi ltrowania kolumny zawierającej dane numeryczne, które chcesz fi ltrować. Na ekranie pojawi się menu podręczne. Wybierz opcję Filtry liczb, a następnie wybierz z menu opcję Pierwsze 10. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Auto(cid:26) ltr 10 pierwszych. Jeżeli chcesz wyświetlić pierwszych N rekordów, wybierz opcję Górne. Jeżeli chcesz wyświetlić ostatnich N rekordów, wybierz opcję Dolne. Wpisz liczbę elementów, które chcesz wyświetlić, a następnie określ, czy Excel ma wyświetlić wybrane N rekordów, czy wybrane N procent rekordów. Naciśnij przycisk OK. Excel wyświetli rekordy na ekranie. Rozdział 4. Przetwarzanie rekordów danych 103 filtrowanie przy użyciu Wielu kryterióW Korzystając z filtrowania zaawansowanego, możesz ominąć ograniczenia mechanizmu automatycznego filtrowania, omawianego w zadaniu #41. Dzięki filtrowaniu zaawansowanemu możesz bez żadnych przeszkód utworzyć dwa lub więcej kryteriów filtrowania i łatwo uaktywniać filtrowanie wybranych kolumn. Na przykład nic nie stoi na przeszkodzie, aby spośród wyników ankiety odfiltrować odpowiedzi udzielone przez mężczyzn poniżej 30. roku życia i kobiety powyżej 60. roku życia. Zastosowanie filtrowania zaawansowanego w praktyce wymaga pewnego nakładu pracy, nawet w sytuacji, kiedy korzystasz z polecenia Zaawansowane (karta Dane, grupa opcji Sortowanie i filtrowanie). Najpierw musisz wybrać odpowiednie miejsce arkusza i utworzyć obszar kryteriów. Najszybszym sposobem jest użycie jednego lub kilku nagłówków kolumn listy rekordów. W kolejnym wierszu pod spodem wpisz kryteria filtrowania wybranych kolumn, takie jak na przykład =35, aby odfiltrować osoby poniżej 35. roku życia, i = =M , aby odszukać wszystkich mężczyzn. Korzystając z filtrowania zaawansowanego, musisz podać zakres komórek listy, zakres komórek, w których umieściłeś kryteria filtrowania, oraz lokalizację docelową odfiltrowanej listy, która musi się znajdować na tym samym arkuszu, co oryginalna lista. 1 2 1 Wybierz obszar kryteriów i umieść w nim nagłówki kolumn, według których chcesz filtrować listę rekordów. 2 Wpisz kryteria filtrowania. Uwaga: Do definiowania kryteriów używaj operatorów porównania, a tekst umieszczaj w cudzysłowie. Na przykład: aby odszukać wszystkich mężczyzn, w polu Płeć wpisz = =M . Excel wyświetli w komórce ciąg znaków =M. 3 4 3 Przejdź na kartę Dane. 4 Naciśnij przycisk Zaawansowane. 104 Na ekranie pojawi się okno dialogowe Filtr zaawansowany. 5 Określ, gdzie umieścić listę rekordów spełniających kryterium fi ltrowania ( ). zmieni się na Jeżeli chcesz zachować oryginalną listę rekordów, zaznacz opcję Kopiuj w inne miejsce. 8 6 7 8 5 9 POZIOM TRUDNOŚCI 6 Wpisz lub zaznacz zakres komórek zawierających listę rekordów (łącznie z nagłówkami kolumn). 7 Wpisz lub zaznacz zakres komórek zawierających obszar kryteriów, zdefi niowany w punkcie 2. 8 Jeżeli w punkcie 5. zdecydowałeś, że rekordy spełniające kryteria wyszukiwania będą kopiowane w inne miejsce, wpisz lub zaznacz pierwszą komórkę obszaru docelowego. 9 Naciśnij przycisk OK. Excel wyświetli listę rekordów spełniających kryteria wyszukiwania. Odfi ltrowana lista rekordów może wymagać niewielkiej modyfi kacji szerokości kolumn, tak aby wszystkie wyniki były wyświetlane prawidłowo. Czy wiesz, że...? Zakres kryteriów fi ltrowania może składać się z kilku wierszy. Jeżeli w danym wierszu znajdują się dwa lub więcej kryteriów, Excel wyświetli tylko takie rekordy, które spełniają wszystkie kryteria w tym wierszu. Jeżeli chcesz, aby Excel zwracał rekordy spełniające dowolne z podanych kryteriów, powinieneś umieścić poszczególne kryteria w osobnych wierszach. Uwaga! Upewnij się, że w miejscu wskazanym w polu Kopiuj do jest wystarczająca ilość miejsca, aby pomieścić wszystkie rekordy spełniające kryterium wyszukiwania. Jeżeli zakres Kopiuj do będzie się znajdował nad oryginalną listą rekordów, wyniki fi ltrowania mogą nadpisać istniejące rekordy i tym samym zakłócić proces fi ltrowania danych. Najbezpieczniejszym i najbardziej polecanym rozwiązaniem jest umieszczenie obszaru docelowego gdzieś z boku lub poniżej oryginalnej listy rekordów. Rozdział 4. Przetwarzanie rekordów danych 105 tworzenie sum częścioWych Po zakończeniu sortowania i podziału danych na kategorie, takie jak region czy kwartał roku, w każdej z kategorii możesz dokonywać różnego rodzaju obliczeń. Excel udostępnia pewne narzędzia pozwalające na wykonywanie prostych obliczeń w poszczególnych kategoriach czy grupach danych i porównywanie ich ze sobą. Jeżeli dane są posortowane przynajmniej według jednej z kolumn, możesz łatwo obliczyć wartości średnie, sumy, wartości minimalne i maksymalne, i wiele innych elementów zarówno dla tej kolumny, jak i dla innych. Polecenie umożliwiające obliczanie takich elementów nosi nazwę Suma częściowa, pomimo iż w praktyce zakres wykonywanych przez nie obliczeń jest o wiele szerszy. Suma częściowa wykorzystuje mechanizm konspektu do ukrywania wybranych zakresów danych, dzięki czemu możesz łatwo porównywać dane z wierszy i kolumn. Kiedy obliczasz wartości średnie, sumy lub inne wartości, mechanizm konspektu danych pozwala na łatwe ukrywanie danych szczegółowych i wyświetlanie tylko wyników obliczeń. Sumy częściowe pozwalają na zliczanie rekordów zawierających elementy tekstowe — w innych przypadkach funkcja zliczania działa tylko dla danych numerycznych. 2 1 3 6 106 4 5 7 1 Kliknij wybraną komórkę posortowanej listy rekordów. 2 Przejdź na kartę Dane. 3 Naciśnij przycisk Suma częściowa. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Sumy częściowe. 4 Kliknij tutaj i wybierz kategorię danych, dla której chcesz wyznaczyć sumy częściowe. 5 Kliknij tutaj i wybierz rodzaj obliczeń, które chcesz wykonać. 6 Zaznacz jedną lub więcej kolumn, dla których chcesz wyznaczyć sumy częściowe ( zmieni się na ). 7 Naciśnij przycisk OK. 8 9 Na ekranie pojawi się lista sum częściowych wraz z kontrolkami konspektu danych, pozwalającymi na szybkie ukrywanie i odsłanianie wybranych grup danych oraz porównywanie uzyskanych wyników. 8 Aby porównać wyniki z różnych wierszy, naciśnij przycisk ze znakiem minus (–). POZIOM TRUDNOŚCI Na ekranie pojawią się tylko wiersze zawierające sumy pośrednie. 9 Aby wyświetlić dane szczegółowe, naciśnij przycisk ze znakiem plus (+). Excel wyświetli wszystkie rezultaty. Czy wiesz, że...? Dla pojedynczej listy możesz utworzyć kilka poziomów sum częściowych. Aby wyświetlić na ekranie wszystkie sumy częściowe, pamiętaj, aby tworząc kolejne poziomy, upewnić się, że opcja Zamień bieżące sumy częściowe w oknie dialogowym Sumy częściowe nie jest zaznaczona. Czy wiesz, że...? Aby usunąć przyciski konspektu, przejdź na kartę Dane i naciśnij przycisk Rozgrupuj znajdujący się w grupie opcji Konspekt, a następnie z menu podręcznego wybierz polecenie Wyczyść konspekt. Czy wiesz, że...? Sumy częściowe możesz tworzyć również dla innych kolumn niż kolumna, według której sortowałeś listę rekordów. Na przykład: jeżeli lista rekordów została posortowana według kolejnych kwartałów, bez żadnych problemów możesz utworzyć sumy częściowe dla innych kolumn i następnie umieścić wyniki w odpowiednich miejscach arkusza. Rozdział 4. Przetwarzanie rekordów danych 107 filtroWanie danych na wykresie Excel pozwala na szybkie i wygodne tworzenie wykresów danych. Wykresy pozwalają na łatwą identyfikację trendów i anomalii wartości, które mogłyby być trudne do uchwycenia w niekończących się kolumnach danych. Wybierając odpowiedni typ wykresu i styl formatowania, możesz w efektowny sposób prezentować dane współpracownikom i zwracać ich uwagę na trendy i wzorce danych. Więcej szczegółowych informacji na temat wykresów znajdziesz w rozdziale 6. Aby utworzyć wykres, zaznacz odpowiedni zakres danych, przejdź na kartę Wstawianie i kliknij żądany typ wykresu. Excel utworzy wykres, który następnie możesz umieścić obok serii danych, dzięki czemu będziesz mógł na bieżąco obserwować zmiany wykresu powodowane przez modyfikację danych. Domyślnie Excel usuwa odfiltrowane dane z wykresów. Jeżeli nie chcesz, aby tak się działo, powinieneś zaznaczyć opcję Pokaż dane w ukrytych wierszach i kolumnach, znajdującą się w oknie dialogowym Ustawienia ukrytych i pustych komórek. Po zaznaczeniu tej opcji Excel będzie wyświetlał na wykresie wszystkie serie danych, niezależnie od ustawień filtrowania. 1 Utwórz wykres. Uwaga: Więcej szczegółowych informacji na temat tworzenia wykresów znajdziesz w rozdziale 6. 2 Włącz filtrowanie danych, na których oparty jest wykres. Uwaga: Więcej szczegółowych informacji na temat filtrowania znajdziesz w poprzednich zadaniach omawianych w tym rozdziale. Znacznik filtra na przycisku filtrowania oznacza, że w tej kolumnie jest aktywny filtr danych. Domyślnie Excel wyświetla na ekranie tylko serie danych, które nie zostały odfiltrowane. 3 Kliknij dowolne miejsce wykresu. Excel uaktywni na Wstążce obszar Narzędzia wykresów. 4 Przejdź na kartę Projektowanie. 5 Naciśnij przycisk Zaznacz dane. 1 3 5 4 108 Na ekranie pojawi się okno dialogowe Wybieranie źródła danych. 6 Naciśnij przycisk Ukryte i puste komórki. POZIOM TRUDNOŚCI 6 Na ekranie pojawi się okno dialogowe Ustawienia ukrytych i pustych komórek. 7 Zaznacz opcję Pokaż dane w ukrytych wierszach i kolumnach ( zmieni się na ). 7 8 8 Naciśnij przycisk OK, aby zamknąć okno dialogowe Ustawienia ukrytych i pustych komórek. 9 Naciśnij przycisk OK, aby zamknąć okno dialogowe Wybieranie źródła danych. Excel wyświetli na wykresie również ukryte (odfi ltrowane) serie danych. Czy wiesz, że...? Jeżeli chcesz zmienić pozycję wykresu, kliknij go lewym przyciskiem myszy. Dookoła wykresu pojawi się obramowanie z potrójnymi kropkami na wszystkich bokach oraz zaznaczonymi narożnikami. Przesuń mysz nad obramowanie i kiedy kształt wskaźnika myszy zmieni się na czterokierunkową strzałkę, „złap” wykres myszą i przeciągnij w żądane miejsce. Czy wiesz, że...? W razie potrzeby możesz łatwo usunąć wybraną serię danych bezpośrednio z wykresu. Aby to zrobić, kliknij taką serię danych na wykresie (na przykład Region 2) i po prostu naciśnij klawisz Delete. Rozdział 4. Przetwarzanie rekordów danych 109 zliczanie filtrowanych rekordów Funkcje baz danych pozwalają na wykonywanie obliczeń i tworzenie podsumowań danych (podobnie jak standardowe funkcje arkusza). Funkcje baz danych są zaprojektowane i zoptymalizowane do pracy z listami rekordów i znakomicie sprawdzają się w takich zastosowaniach jak tworzenie podsumowań podzbiorów rekordów utworzonych za pomocą filtrów. Działanie większości funkcji baz danych jest złożeniem dwóch operacji: filtrowania grupy rekordów w oparciu o wartości określonej kolumny danych i następnie zliczania otrzymanych rekordów (lub wykonywania innych, prostych operacji na otrzymanym zestawie danych). Funkcja BD.ILE.REKORDÓW jest funkcją baz danych, której zadaniem jest zliczanie komórek zawierających liczby we wskazanym polu (kolumnie) listy rekordów. Funkcja BD.ILE. REKORDÓW wymaga podania trzech argumentów. Pierwszy argument, baza , to zakres komórek reprezentujący listę rekordów. Drugi argument, pole , to etykieta kolumny ujęta w znaki cudzysłowu (na przykład „Wiek”) albo numer reprezentujący położenie kolumny na liście. Pierwsza kolumna listy rekordów ma numer 1, druga kolumna numer 2 i tak dalej. Trzeci argument, kryteria , to zakres komórek zawierający kryteria zliczania. Przykładem kryteriów może być Sprzedaż_ netto 5000, gdzie Sprzedaż_netto to etykieta danej kolumny rekordów. Odpowiednie kryteria możesz wpisywać ręcznie, kopiując w wybrane miejsce wiersz nagłówków kolumn listy rekordów i w odpowiednich komórkach poniżej definiując żądane kryteria. 1 3 2 4 1 Wstaw kilka wierszy powyżej listy rekordów — umieścimy tam obszar kryteriów. 2 Wpisz nagłówki kolumn, dla których chcesz zliczać rekordy. 3 Wpisz kryterium zliczania rekordów. 4 Kliknij wybraną komórkę, w której chcesz umieścić formułę zliczającą. 6 5 5 Wpisz =BD.ILE.REKORDÓW(. Zamiast tego możesz również wybrać funkcję BD.ILE.REKORDÓW z listy automatycznego kompletowania nazw funkcji, która pojawi się na ekranie po rozpoczęciu wpisywania. 6 Naciśnij przycisk Wstaw funkcję. 110 7 8 9 10 Na ekranie pojawi się okno dialogowe Argumenty funkcji. 7 Wpisz lub zaznacz zakres komórek zawierających listę rekordów. 8 Wpisz nazwę wybranej kolumny, ujętą w znaki cudzysłowu. POZIOM TRUDNOŚCI Zamiast tego możesz wpisać numer kolumny lub zakres kolumn. 9 Wpisz lub zaznacz zakres obejmujący komórki określone w punktach 2. i 3. 10 Naciśnij przycisk OK. Excel wyświetli wyniki obliczeń. Uwaga: Funkcja BD.ILE.REKORDÓW zlicza tylko komórki zawierające liczby. Do zliczania komórek zawierających inne dane możesz użyć funkcji BD.ILE.REKORDÓW.A. Czy wiesz, że...? Nazwy funkcji baz danych rozpoczynają się od prefi ksu BD., dzięki czemu możesz szybko odróżnić je od standardowych funkcji arkusza. Podobnie jak jest w przypadku innych funkcji, do ich wstawiania możesz użyć kreatora funkcji. Aby się o tym przekonać, w danej komórce wpisz nazwę wybranej funkcji bazy danych, na przykład =BD.ILE.REKORDÓW(), i naciśnij przycisk Wstaw funkcję. Czy wiesz, że...? Aby sumować wartości elementów pola listy rekordów spełniających określone kryteria, użyj funkcji BD.SUMA. Do obliczania wartości średniej elementów w polu listy rekordów spełniających kryteria wyszukiwania użyj funkcji BD.ŚREDNIA. Wszystkie funkcje baz danych wymagają podania takiego samego zestawu trzech argumentów: baza , pole oraz kryteria . Rozdział 4. Przetwarzanie rekordów danych 111 WyszukiWanie informacji Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO wyszukuje wartość w pierwszej kolumnie tablicy, a następnie zwraca wartość z tego samego wiersza w innej kolumnie tablicy. Możesz jej użyć na przykład do wyszukiwania ceny na podstawie kodu tego produktu lub w innych sytuacjach, gdzie znasz jedną wartość i poszukujesz odpowiadającej jej wartości z innej tablicy. W pierwszej kolumnie listy muszą znajdować się wartości, których będziesz używał do odszukiwania elementów z tego samego wiersza innej kolumny. Dodatkowo elementy przechowywane w pierwszej kolumnie listy muszą być posortowane w kolejności od najmniejszego do największego. Funkcja WYSZUKAJ. PIONOWO wymaga również zdefiniowania kolumny, z której będziesz odczytywał dane odpowiadające odnalezionemu elementowi z pierwszej kolumny. Do wstawienia funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO możesz użyć kreatora funkcji, za pomocą którego powinieneś zdefiniować jej trzy argumenty: wartość lub adres komórki, na podstawie której chcesz odszukać wartość z innej kolumny, zakres komórek tablicy oraz numer kolumny w tablicy, z której musi zostać zwrócona znaleziona wartość. Dla uproszczenia przyjmujemy, że pierwsza kolumna tablicy ma numer 1, druga kolumna numer 2 i tak dalej. Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO posiada również opcjonalny, czwarty argument, nazywany rodzaj_wyszukiwania . Jeżeli argument ten ma wartość PRAWDA lub zostanie pominięty, funkcja stara się odnaleźć elementy dokładnie odpowiadające poszukiwanej wartości, a jeżeli nie zostanie ona znaleziona, zwraca element najbliższy wartości poszukiwanej. Jeżeli argument rodzaj_wyszukiwania ma wartość FAŁSZ, funkcja zwraca tylko elementy dokładnie odpowiadające wartości poszukiwanej. 3 1 2 4 5 6 7 112 1 Wpisz wartość, na podstawie której będziesz poszukiwał innej wartości. 2 W sąsiedniej komórce wpisz =WYSZUKAJ.PIONOWO(. Po wpisaniu kilku pierwszych znaków na ekranie pojawi się lista automatycznego kompletowania nazw funkcji. Aby wstawić wybraną funkcję, odszukaj jej nazwę na liście i dwukrotnie kliknij lewym przyciskiem myszy. 3 Naciśnij przycisk Wstaw funkcję. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Argumenty funkcji. 4 Kliknij komórkę, do której w punkcie 1. wpisałeś poszukiwaną wartość. 5 Zaznacz lub podaj zakres komórek zawierających listę wartości odniesienia. 6 Podaj numer kolumny, z której będą pobierane wyniki wyszukiwania. 7 Naciśnij przycisk OK. W komórce, do której wstawiłeś formułę, pojawi się wynik wyszukiwania odpowiadający podanej wartości. POZIOM TRUDNOŚCI 8 Wpisz inną wartość poszukiwaną. W komórce, do której wstawiłeś formułę, pojawi się wynik wyszukiwania odpowiadający nowej wartości. 8 Czy wiesz, że...? Funkcja WYSZUKAJ.POZIOMO działa odwrotnie do funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO. Funkcja wyszukuje wartość w górnym wierszu tabeli lub tablicy wartości, a następnie zwraca wartość w tej samej kolumnie z wiersza określonego w tabeli lub w tablicy. Uwaga! Jeżeli wyszukujesz dane tekstowe, upewnij się, że elementy w przeszukiwanej kolumnie nie posiadają spacji wiodących, spacji dopełniających, wszystkie ewentualne znaki cudzysłowu i apostrofy są używane w spójny sposób oraz że elementy tekstowe nie zawierają znaków niedrukowalnych — w takich sytuacjach użycie funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO może prowadzić do otrzymania niepoprawnych rezultatów. Z tego samego powodu powinieneś zwracać uwagę na sposób zapisywania dat (o ile to one znajdują się w przeszukiwanej kolumnie) i upewnić się, że wszystkie daty zostały sformatowane jako daty, a nie np. jako tekst. Rozdział 4. Przetwarzanie rekordów danych 113 tworzenie tabel danych W programie Excel tabela to specjalny rodzaj listy. Wyobraź sobie na przykład tabelę, która posiada trzy kolumny: nazwisko, płeć i wiek. Każdy wiersz takiej listy składa się z trzech pól przechowujących dane odpowiadające nazwom poszczególnych kolumn. Aby utworzyć tabelę, wystarczy po prostu zdefiniować daną listę jako tabelę danych. Po zamianie na tabelę Excel wyświetla obok nagłówków tabeli przyciski narzędzi pozwalające na szybkie sortowanie i filtrowanie danych. Tworzenie tabel jest prostą operacją — w razie potrzeby możesz nawet zdefiniować cały arkusz jako tabelę danych. Zanim rozpoczniesz proces tworzenia tabeli, upewnij się, że dane 3 2 4 114 5 są uporządkowane w wierszach i kolumnach oraz że utworzyłeś odpowiednie nagłówki kolumn. Utworzenie tabeli danych powoduje, że Excel uaktywnia na Wstążce kartę Narzędzia tabel, na której znajdziesz wiele narzędzi przydatnych do pracy z tabelami. W komórkach tabel powinieneś unikać pustych komórek oraz wpisywania ciągów znaków rozpoczynających się od spacji, ponieważ takie elementy zdecydowanie utrudniają poprawne sortowanie tabel. 1 Wpisz lub zaznacz zakres komórek listy rekordów, którą chcesz zamienić na tabelę. Pamiętaj, aby zaznaczony obszar obejmował nagłówki kolumn. 2 Przejdź na kartę Wstawianie. 3 Naciśnij przycisk Tabela znajdujący się w grupie opcji Tabele. 1 Na ekranie pojawi się okno dialogowe Tworzenie tabeli. W tym polu pojawi się zakres zaznaczonych komórek arkusza. 4 Zaznacz tę opcję, jeżeli zaznaczony obszar obejmuje nagłówki kolumn ( zmieni się na ). 5 Naciśnij przycisk OK. 6 7 Excel zamieni listę rekordów na tabelę danych. Na Wstążce pojawi się karta Narzędzia tabel. Obok nagłówków kolumn pojawią się przyciski narzędzi sortowania i fi ltrowania. POZIOM TRUDNOŚCI Uwaga: Więcej szczegółowych informacji na temat posługiwania się narzędziami sortowania i fi ltrowania znajdziesz we wcześniejszej części tego rozdziału. 6 Przejdź na kartę Projektowanie. 7 Zaznacz opcję Wiersz sumy ( zmieni się na ). Na dole tabeli pojawi się wiersz sumy. 8 Kliknij pole w wierszu sumy. Obok pola pojawi się przycisk z małą strzałką skierowaną w dół. 9 Kliknij przycisk ze strzałką i z menu podręcznego wybierz rodzaj podsumowania dla tej kolumny. 9 Excel obliczy wybraną wartość. 8 9 Czy wiesz, że...? W porównaniu do baz danych typu Access czy serwerów baz danych (np. Oracle) tabele programu Excel są rozwiązaniem bardzo uproszczonym, ale w razie potrzeby możesz zawsze utworzyć arkusz danych w programie Excel i zaimportować go np. do bazy danych Access w celu dalszego przetwarzania. Więcej szczegółowych informacji na ten temat znajdziesz w zadaniu #92. Czy wiesz, że...? Każdą tabelę możesz bez trudu zamienić ponownie na zwykły zakres komórek arkusza programu Excel. Aby to zrobić, kliknij dowolne miejsce tabeli, przejdź na kartę Projektowanie i naciśnij przycisk Konwertuj na zakres, znajdujący się w grupie opcji Narzędzia. Kiedy na ekranie pojawi się okno dialogowe z prośbą o potwierdzenie, naciśnij przycisk Tak. Excel dokona zamiany tabeli na normalny zakres komórek arkusza i usunie z nagłówków kolumn przyciski fi ltrowania. Rozdział 4. Przetwarzanie rekordów danych 115 modyfikacja stylóW tabeli Style tabel pozwalają na szybkie formatowanie wierszy i kolumn tabeli. Odpowiednie dobranie stylu tabeli może znacząco zwiększyć jej czytelność. Kiedy tworzysz nową tabelę, Excel nadaje jej formatowanie domyślne, ale w razie potrzeby możesz szybko zmienić lub usunąć dowolny styl formatowania tabeli. Excel udostępnia bogatą bibliotekę stylów formatowania tabel. Kiedy ustawisz wskaźnik myszy nad ikoną wybranego stylu i przez chwilkę przytrzymasz nieruchomo, Excel wyświetli szybki podgląd wyglądu tabeli po nadaniu takiego stylu. Excel posiada również cały szereg opcji pozwalających na modyfikowanie istniejących stylów. Jeżeli wybierzesz naprzemienne formatowanie wierszy czy kolumn, co drugi wiersz lub co drugą kolumnę Excel wyświetli w innym kolorze tła. Pierwszej i ostatniej kolumnie tabeli możesz nadać specjalne formatowanie, co pozwala na wyróżnienie takich elementów tabeli jak nagłówki, sumy itp. Odpowiednio dobrane style tabel znacząco zwiększają atrakcyjność wyglądu tabeli i powodują, że tabele są bardziej przyjazne dla użytkownika. 1 2 1 Kliknij dowolną komórkę tabeli. 3 Na Wstążce pojawi się karta Narzędzia tabel. 2 Przejdź na kartę Projektowanie. 3 Naciśnij przycisk Więcej znajdujący się w grupie opcji Style tabeli. Na ekranie pojawi się galeria stylów tabeli. 4 Kliknij wybrany styl formatowania tabeli. 5 Aby usunąć formatowanie tabeli, naciśnij przycisk Wyczyść. 6 Kliknij wybrany styl prawym przyciskiem myszy. 4 6 5 116 7 10 11 8 9 Na ekranie pojawi się menu podręczne. 7 Wybierz z menu podręcznego polecenie Ustaw jako domyślny. Wybrany styl zostanie ustawiony jako domyślny. POZIOM TRUDNOŚCI 8 Usuń zaznaczenie opcji Wiersze naprz. ( zmieni się na ). 9 Zaznacz opcję Kolumny naprz. ( zmieni się na ). 10 Włącz specjalne formatowanie pierwszej kolumny ( zmieni się na ). 11 Włącz specjalne formatowanie ostatniej kolumny ( zmieni się na ). Excel nada tabeli wybrany styl formatowania. Czy wiesz, że...? W razie potrzeby możesz szybko dodawać do tabeli nowe kolumny. Aby to zrobić, kliknij wybraną komórkę tabeli. Na Wstążce pojawi się karta Narzędzia tabel. Przejdź na kartę Projektowanie i naciśnij przycisk Zmień rozm. tabeli znajdujący się w grupie opcji Właściwości. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Zmienianie rozmiaru tabeli. Wpisz lub zaznacz nowy zakres danych dla tabeli i naciśnij przycisk OK. Rozmiary tabeli możesz również zmienić, łapiąc myszą za jej prawy, dolny narożnik i przeciągając aż do uzyskania odpowiedniego rozmiaru. Czy wiesz, że...? Modyfi kując istniejący styl formatowania tabeli, możesz utworzyć swój własny styl. Aby to zrobić, kliknij wybraną komórkę tabeli i przejdź na kartę Projektowanie. Naciśnij przycisk Więcej znajdujący się w grupie opcji Style tabeli. Na ekranie pojawi się galeria stylów formatowania tabeli. Kliknij wybrany styl prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierz polecenie Duplikuj. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Mody(cid:26) kowanie szybkiego stylu tabeli, za pomocą którego możesz zmienić ustawienia formatowania tabeli. Rozdział 4. Przetwarzanie rekordów danych 117
Pobierz darmowy fragment (pdf)

Gdzie kupić całą publikację:

Excel 2007 PL. 100 najlepszych sztuczek i trików
Autor:

Opinie na temat publikacji:


Inne popularne pozycje z tej kategorii:


Czytaj również:


Prowadzisz stronę lub blog? Wstaw link do fragmentu tej książki i współpracuj z Cyfroteką: