Cyfroteka.pl

klikaj i czytaj online

Cyfro
Czytomierz
00392 008654 10454400 na godz. na dobę w sumie
Excel. Profesjonalna analiza i prezentacja danych - książka
Excel. Profesjonalna analiza i prezentacja danych - książka
Autor: Liczba stron: 288
Wydawca: Helion Język publikacji: polski
ISBN: 83-246-0174-0 Data wydania:
Lektor:
Kategoria: ebooki >> komputery i informatyka >> aplikacje biurowe >> excel
Porównaj ceny (książka, ebook, audiobook).
>> Zobacz również:
Excel. Praktyczne zastosowania w biznesie

Poznaj nowoczesne techniki analizy danych oraz tworzenia wykresów

Arkusz kalkulacyjny Excel najczęściej wykorzystywany jest do gromadzenia i prezentowania danych. Rzadziej stosowany jest w charakterze narzędzia analitycznego, mimo iż ma do tego doskonałe predyspozycje. Odpowiednie połączenie formuł, kwerend i dodatkowych narzędzi sprawia, że Excel staje się niezastąpionym narzędziem każdego, kto dokonuje analiz finansowych i numerycznych. Wykorzystanie tych narzędzi oraz możliwości Excela w zakresie budowania wykresów umożliwia przygotowanie precyzyjnych i doskonale wyglądających zestawień.

Dzięki książce 'Excel. Profesjonalna analiza i prezentacja danych' poznasz tajniki przeprowadzania złożonych analiz i tworzenia wykresów za pomocą Excela. Czytając ją, nauczysz się wykorzystywać formatowanie warunkowe, tworzyć złożone formuły i stosować kwerendy do filtrowania danych w arkuszu. Dowiesz się, jak zautomatyzować pracę za pomocą makr i jak tworzyć aplikacje w VBA (Visual Basic for Applications), dzięki którym znacznie przyspieszysz najczęściej wykonywane zadania. Przeczytasz również o dodatkach do Excela, które mogą okazać się przydatne podczas pracy nad analizami.

Naucz się efektywnie korzystać z Excela i VBA.

Znajdź podobne książki Ostatnio czytane w tej kategorii

Darmowy fragment publikacji:

IDZ DO IDZ DO PRZYK£ADOWY ROZDZIA£ PRZYK£ADOWY ROZDZIA£ SPIS TREŒCI SPIS TREŒCI KATALOG KSI¥¯EK KATALOG KSI¥¯EK KATALOG ONLINE KATALOG ONLINE ZAMÓW DRUKOWANY KATALOG ZAMÓW DRUKOWANY KATALOG TWÓJ KOSZYK TWÓJ KOSZYK DODAJ DO KOSZYKA DODAJ DO KOSZYKA CENNIK I INFORMACJE CENNIK I INFORMACJE ZAMÓW INFORMACJE ZAMÓW INFORMACJE O NOWOŒCIACH O NOWOŒCIACH ZAMÓW CENNIK ZAMÓW CENNIK CZYTELNIA CZYTELNIA FRAGMENTY KSI¥¯EK ONLINE FRAGMENTY KSI¥¯EK ONLINE Wydawnictwo Helion ul. Chopina 6 44-100 Gliwice tel. (32)230-98-63 e-mail: helion@helion.pl Excel. Profesjonalna analiza i prezentacja danych Autor: Jinjer Simon T³umaczenie: £ukasz Suma ISBN: 83-246-0174-0 Tytu³ orygina³u: Excel Data Analysis: Your visual blueprint TM for analyzing data, charts, and PivotTables Format: B5, stron: 304 Poznaj nowoczesne techniki analizy danych oraz tworzenia wykresów (cid:127) Zastosuj formu³y i kwerendy (cid:129) Stwórz tabele i wykresy przestawne (cid:129) Zoptymalizuj pracê, pisz¹c w³asne makra w Visual Basicu Arkusz kalkulacyjny Excel najczêœciej wykorzystywany jest do gromadzenia i prezentowania danych. Rzadziej stosowany jest w charakterze narzêdzia analitycznego, mimo i¿ ma do tego doskona³e predyspozycje. Odpowiednie po³¹czenie formu³, kwerend i dodatkowych narzêdzi sprawia, ¿e Excel staje siê niezast¹pionym narzêdziem ka¿dego, kto dokonuje analiz finansowych i numerycznych. Wykorzystanie tych narzêdzi oraz mo¿liwoœci Excela w zakresie budowania wykresów umo¿liwia przygotowanie precyzyjnych i doskonale wygl¹daj¹cych zestawieñ. Dziêki ksi¹¿ce „Excel. Profesjonalna analiza i prezentacja danych” poznasz tajniki przeprowadzania z³o¿onych analiz i tworzenia wykresów za pomoc¹ Excela. Czytaj¹c j¹, nauczysz siê wykorzystywaæ formatowanie warunkowe, tworzyæ z³o¿one formu³y i stosowaæ kwerendy do filtrowania danych w arkuszu. Dowiesz siê, jak zautomatyzowaæ pracê za pomoc¹ makr i jak tworzyæ aplikacje w VBA (Visual Basic for Applications), dziêki którym znacznie przyspieszysz najczêœciej wykonywane zadania. Przeczytasz równie¿ o dodatkach do Excela, które mog¹ okazaæ siê przydatne podczas pracy nad analizami. (cid:129) Wprowadzanie danych (cid:129) Metody zaznaczania komórek (cid:129) Sortowanie i tworzenie niestandardowych porz¹dków sortowania (cid:129) Tworzenie w³asnych filtrów wyœwietlania (cid:129) Stosowanie formu³ (cid:129) Wykorzystanie narzêdzia Solver (cid:129) Importowanie i przetwarzanie danych ze Ÿróde³ zewnêtrznych (cid:129) Tworzenie wykresów (cid:129) Korzystanie z tabel i wykresów przestawnych (cid:129) Rejestrowanie i uruchamianie makr (cid:129) Definiowanie w³asnych formularzy i okien dialogowych (cid:129) Praca z dodatkiem Analiza Danych Naucz siê efektywnie korzystaæ z Excela i VBA Spis treści Jak używać tej książki ...................................................... viii 1 Podstawowe informacje o programie Excel ......................... 2 Możliwości analizowania danych w Excelu ................................................................................... 2 Typy danych Excela ................................................................................................................................. 4 Wyszukiwanie wartości w arkuszu kalkulacyjnym ...................................................................... 6 Zaznaczanie zakresu komórek ............................................................................................................. 7 Nazywanie zakresu .................................................................................................................................. 8 Tworzenie zakresów etykiet ...............................................................................................................10 Modyfi kowanie nazwanych zakresów .............................................................................................12 Kopiowanie i wklejanie zakresu komórek ......................................................................................14 Tworzenie własnych formatów liczbowych .................................................................................. 16 Zastosowanie opcji Autoformatowanie w arkuszu kalkulacyjnym ........................................18 Tworzenie nazwanego stylu ................................................................................................................20 Tworzenie szablonu użytkownika .....................................................................................................22 Ochrona arkuszy ....................................................................................................................................24 2 Porządkowanie danych w arkuszu ...................................26 Tworzenie listy danych ........................................................................................................................26 Dodawanie serii wartości do listy .....................................................................................................28 Sortowanie listy danych .......................................................................................................................30 Tworzenie niestandardowych porządków sortowania ................................................................32 Konsolidowanie danych .......................................................................................................................36 Tworzenie konspektów ........................................................................................................................40 3 Przetwarzanie danych w arkuszu kalkulacyjnym ...............42 Stosowanie formatowania warunkowego ........................................................................................42 Podsumowywanie danych przy użyciu sum częściowych ........................................................46 Filtrowanie listy danych .......................................................................................................................48 Tworzenie niestandardowego fi ltru ..................................................................................................50 Tworzenie fi ltru zaawansowanego ....................................................................................................52 Tworzenie scenariuszy .........................................................................................................................54 Sprawdzanie poprawności danych ...................................................................................................56 iv __wstepniaki.indd Sec1:iv __wstepniaki.indd Sec1:iv 2006-02-14 20:53:30 2006-02-14 20:53:30 4 Tworzenie formuł .........................................................58 Sumowanie zawartości komórek za pomocą przycisku Autosumowanie .............................58 Dodawanie funkcji przy użyciu okna dialogowego Wstawianie funkcji ...............................60 Edytowanie formuł ................................................................................................................................62 Szacowanie formuły ..............................................................................................................................64 Używanie narzędzia Solver do otrzymywania określonych wartości argumentów ...........66 Tworzenie formuły warunkowej ........................................................................................................68 Korzystanie z tabeli danych do rozwiązywania formuł .............................................................70 Śledzenie błędów wykonywania formuł .........................................................................................72 Wyszukiwanie wartości w określonym wierszu lub kolumnie ................................................74 Określanie położenia wartości ...........................................................................................................76 Zwracanie wartości z komórki o określonym położeniu na liście danych ...........................78 Pozycjonowanie wartości na liście danych .....................................................................................80 Tworzenie tabeli spłaty kredytu ........................................................................................................82 5 Przetwarzanie informacji pochodzących z zewnętrznych źródeł danych .......................................84 Łączenie danych pochodzących z innych programów Windows ...........................................84 Importowanie rozdzielanego pliku tekstowego .............................................................................86 Dzielenie kolumny danych na wiele kolumn .................................................................................90 Tworzenie kwerendy sieci Web .........................................................................................................92 Importowanie tabeli bazy danych .....................................................................................................94 Korzystanie z kwerend do selektywnego pobierania informacji z zewnętrznych baz danych .............................................................................................................96 Obliczanie średniej z wartości przechowywanych w zakresie bazy danych .................... 102 Zapisywanie arkuszy kalkulacyjnych w formie stron internetowych ................................. 104 6 Sporządzanie wykresów danych .................................. 106 Podstawowe informacje o wykresach ............................................................................................ 106 Zmiana typu wykresu .........................................................................................................................110 Rozsuwanie wycinków wykresu kołowego ..................................................................................111 Tworzenie niestandardowych typów wykresów ........................................................................112 Dodawanie linii trendu do wykresu ...............................................................................................114 Dodawanie nowych wartości i zmienianie danych dla wykresu ...........................................116 Tworzenie kombinacji wykresów ...................................................................................................118 __wstepniaki.indd Sec1:v __wstepniaki.indd Sec1:v v 2006-02-14 20:53:30 2006-02-14 20:53:30 Spis treści 7 Korzystanie z raportów tabel przestawnych ...................120 Podstawowe informacje o tabelach przestawnych .................................................................... 120 Przegląd pól raportu tabeli przestawnej ....................................................................................... 121 Tworzenie raportu tabeli przestawnej z listy danych .............................................................. 122 Zmiana układu tabeli przestawnej ................................................................................................. 126 Filtrowanie pola ................................................................................................................................... 128 Zmiana typu obliczeń pola danych .................................................................................................130 Grupowanie elementów danych tabeli przestawnej ..................................................................132 Wprowadzanie dodatkowego obliczenia do obszaru danych ..................................................134 Dodawanie pola obliczeniowego ......................................................................................................136 Dodawanie elementu obliczeniowego ............................................................................................138 Pobieranie wartości z raportu tabeli przestawnej ...................................................................... 140 8 Tworzenie wykresów przestawnych ..............................142 Sporządzanie wykresu przestawnego z informacji pobranych z zewnętrznej bazy ....... 142 Zmiana układu wykresu przestawnego ........................................................................................ 146 Zmiana typu wykresu przestawnego ............................................................................................ 148 Filtrowanie pola wykresu przestawnego ...................................................................................... 150 Grupowanie elementów pola wykresu przestawnego .............................................................. 152 Dodawanie tabeli danych do wykresu przestawnego .............................................................. 154 9 Automatyzacja zadań przy użyciu makr ........................156 Wprowadzenie w zagadnienia makr .............................................................................................. 156 Rejestrowanie makra ...........................................................................................................................164 Uruchamianie makra ..........................................................................................................................166 Uruchamianie edytora Visual Basic ..............................................................................................168 Tworzenie makra za pomocą edytora Visual Basic .................................................................. 170 Modyfi kacja zarejestrowanego makra .......................................................................................... 172 Ustawianie opcji zabezpieczeń makra .......................................................................................... 174 Tworzenie własnej funkcji ............................................................................................................... 178 Deklarowanie zmiennej ......................................................................................................................180 Wykonywanie czynności określoną ilość razy ............................................................................182 Wywoływanie okna komunikatu .....................................................................................................184 Pobieranie przez makro danych od użytkownika .......................................................................186 Przypisywanie makra do polecenia menu ....................................................................................188 Uruchamianie makra przy otwieraniu skoroszytu ....................................................................190 Używanie funkcji Excela w kodzie makra ...................................................................................192 vi __wstepniaki.indd Sec1:vi __wstepniaki.indd Sec1:vi 2006-02-14 20:53:30 2006-02-14 20:53:30 10 Używanie formularzy i okien dialogowych ....................194 Wprowadzenie w zagadnienia formularzy ...................................................................................194 Pasek narzędzi .....................................................................................................................................195 Formularze .............................................................................................................................................195 Podstawowe informacje na temat okien dialogowych VBA ....................................................196 Dodawanie kontrolek formularza do arkusza kalkulacyjnego ................................................198 Określanie wartości dla kontrolki formularza ............................................................................ 200 Dostosowywanie działania kontrolek formularza za pomocą makr .................................... 202 Tworzenie własnego okna dialogowego ....................................................................................... 204 Wywoływanie własnego okna dialogowego w kodzie makra ................................................ 206 Pobieranie danych z niestandardowego okna dialogowego .................................................... 208 Sprawdzanie poprawności danych wprowadzanych do okna dialogowego ....................... 212 11 Używanie dodatku Analiza danych ..............................214 Instalowanie dodatków do programu Excel ................................................................................ 214 Używanie narzędzia Kreator sum warunkowych ......................................................................216 Przeprowadzanie analiz wartości wariancji dla listy danych (ANOVA) ............................ 220 Znajdowanie korelacji pomiędzy dwoma zestawami danych ................................................ 222 Określanie kowariancji pomiędzy dwoma zbiorami danych ................................................. 224 Tworzenie statystyk opisowych ...................................................................................................... 226 Porównywanie wariancji w dwóch grupach danych ................................................................ 228 Obliczanie średniej ruchomej .......................................................................................................... 230 Określanie rangi i percentylu .......................................................................................................... 232 Dodatek A Klawisze skrótów programu Excel .................................234 Dodatek B Krótki przegląd funkcji oferowanych przez program Excel .................................................. 240 Dodatek C Krótki przegląd zdarzeń programu Excel i języka VBA .....256 Dodatek D Podstawowe informacje o formułach programu Excel ...... 270 Dodatek E Co znajduje się na płycie CD-ROM ..................................274 Skorowidz ................................................................................276 __wstepniaki.indd Sec1:vii __wstepniaki.indd Sec1:vii vii 2006-02-14 20:53:31 2006-02-14 20:53:31 Podstawowe informacje o tabelach przestawnych K orzystając z tabeli przestawnej, możesz w szybki sposób tworzyć dynamiczne podsumowania list informacji utworzonych w Excelu lub pobranych z zewnętrznych baz danych. Raporty tabeli przestawnej pozwalają Ci na opracowywanie tabelarycznych zesta- wień czy też podsumowań rekordów danych na dwa lub więcej sposobów przez łączenie wartości pochodzących z różnych pól. Możesz w ten sposób analizować na przy- kład kwoty zamówień wypracowanych przez sprzedaw- ców w poszczególnych województwach, odszukiwać całkowite wartości sprzedaży przypadające na każdego Filtrowanie i grupowanie danych z handlowców i szeregować ich według osiągniętych przez nich wyników. Wszystkie te działania możesz przeprowa- dzić dzięki prostym zmianom położenia pól w raporcie i stosowaniu odpowiednich kryteriów fi ltrowania. Tabele przestawne są dynamiczne, ponieważ możesz modyfi - kować ich wygląd i treść dosłownie w mgnieniu oka oraz two- rzyć połączenia z oryginalnymi danymi w celu odświeżenia zawartości raportu po zmianie zawartości tabel źródłowych. Do opracowania raportu tabeli przestawnej możesz użyć in- formacji z dowolnej bazy danych, do której Excel jest w sta- nie uzyskać dostęp. Więcej informacji o pobieraniu wartości z zewnętrznych źródeł danych znajdziesz w rozdziale 5. Tabele przestawne okazują się najbardziej użyteczne w przy- padku konieczności analizowania długich list danych, ponie- waż oferują możliwość szybkiego filtrowania widocznych in- formacji w celu pokazania tylko niektórych wartości, a także ich grupowania w celu ukrywania lub odsłaniania określo- nych fragmentów informacji. Żeby skonstruować tabelę przestawną, powinieneś przeciągnąć odpowiednie pola — a w zasadzie etykiety danych — we właściwe miejsca ra- portu. Pole spełnia tu tak naprawdę rolę filtra Twoich danych, za pomocą którego możesz wybrać, jakie wartości mają zostać wyświetlone w tabeli dla określonego pola. Każde z pól posiada opcję Wszystkie pozwalającą Ci na pokazanie wszystkich możliwych dla niego wartości. Jeśli na przykład wybierzesz tę opcję w przypadku pola wierszy Miesiące, Ex- cel wyświetli wszystkie wartości dla każdego miesiąca. Jeżeli zechcesz pokazać jedynie określone wartości, będziesz je mógł wybrać pojedynczo w polach kolumn i wierszy. Pole strony umożliwia Ci wybranie tylko jednej wartości i w ta- beli pojawią się wyłącznie wartości z rekordów spełniają- cych kryterium filtrowania określone za jej pomocą. Więcej informacji na temat filtrowania znajdziesz w podrozdziale „Filtrowanie pola”. Po skonstruowaniu swojej tabeli danych będziesz mógł sko- rzystać z polecenia Grupuj... w celu połączenia elementów w jedną wartość lub przedstawienia określonego związku występującego pomiędzy danymi. Więcej informacji na temat możliwości grupowania znajdziesz w podrozdziale „Grupowanie elementów danych tabeli przestawnej”. Ograniczenia tabel przestawnych Aby Twoje tabele przestawne działały właściwie, powinieneś stosować się do następujących reguł i wskazówek: (cid:129) każdej z kolumn Twojej listy danych powinieneś nadać etykietę, ponieważ program będzie z nich korzystał do utworzenia nazw pól raportu tabeli przestawnej; (cid:129) powinieneś usunąć ze swojej listy wszelkie sumy tworzo- ne automatycznie, gdyż raport tabeli przestawnej utwo- rzy komplet potrzebnych podsumowań w oparciu o pola tabeli; (cid:129) Excel utworzy tabelę przestawną z całej listy, a więc tak- że ze wszystkich wartości znajdujących się w ukrytych komórkach. Jeśli nie chcesz, by ukryte dane znalazły się w raporcie, będziesz musiał przefiltrować swoją listę i wynik tego filtrowania umieścić w oddzielnym arkuszu kalkulacyjnym przy użyciu filtru zaawansowanego. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w rozdziale 3.; (cid:129) program umożliwia Ci tworzenie raportów tabeli prze- stawnej zawierających w sumie maksymalnie 8000 ele- mentów. W obszarze strony możesz umieścić co najwyżej 256 pól, dokładnie tę samą liczbę pól może też przyjąć ob- szar danych. Pojemność pozostałych obszarów jest ogra- niczana jedynie przez limity całkowitych rozmiarów tabeli. Typy danych tabel przestawnych Niezależnie od rodzaju źródła danych będziesz musiał spowodować, by pola danych źródłowych należały do jednego z następujących typów: TYP OPIS Określa wartość tekstową opisującą dane. Z wartości takich jak kategoria skorzystasz do utworzenia etykiet dla pól wierszy, kolumn i strony. Określa wartość do podsumowania. Wartości danych są przeważnie liczbami, możesz też jednak zestawiać wartości tekstowe. Kategoria Dane 120 z__Excel.indb 120 z__Excel.indb 120 2006-02-14 20:56:36 2006-02-14 20:56:36 Przegląd pól raportu tabeli przestawnej P ola danych obecnych w Twoim arkuszu możesz dodać do raportu tabeli przestawnej przez prze- ciągnięcie ich do jednego z czterech obszarów: obszaru pól stron, wierszy, kolumn oraz danych. Każde z pól możesz umieścić w dowolnym obszarze, pamię- tać jednak musisz, że wybranie miejsca wstawienia poszczególnych pól będzie miało zasadniczy wpływ na układ raportu. Jednym z ciekawszych udogodnień oferowanych przez raport tabeli przestawnej jest to, że Excel automatycz- nie wstawia wiersz i kolumnę zawierającą podsumowa- nia odpowiednich kolumn i wierszy tabeli. A Pola stron Opcjonalny obszar, który umożliwia filtrowanie wartości widocznych w raporcie. Na stronie wyświetlone zostaną tylko wartości z rekordów spełniających określone w tym polu warunki. B Pola kolumn Zawierają wartości danych źródłowych umieszczone w kolumnach. C Elementy Definiują podkategorie dla wierszy lub kolumn wyświetlających odpowiednie wartości w obszarze danych. D Podsumy Wiersze lub kolumny podsumowujące wartości z odpowiednich komórek zawierających dane szczegółowe. A B C R o z d z i a ł 7 . K o r z y s t a n i e z r a p o r t ó w t a b e l p r z e s t a w n y c h H G D E E Suma końcowa Wiersz lub kolumna zawierające sumy obliczone dla wszystkich danych widocznych w obszarze danych raportu. 121 2006-02-14 20:56:36 2006-02-14 20:56:36 F H Pola danych Określają wartości danych źródłowych, które są podsumowywane w obszarze danych raportu tabeli przestawnej. G Pola wierszy Określają wartości danych źródłowych, które mają się znaleźć w wierszach tabeli. F Obszar danych Wyświetla informacje o podsumowaniu dokonanym przy użyciu wybranej funkcji zestawienia lub formuły użytkownika. z__Excel.indb 121 z__Excel.indb 121 Tworzenie raportu tabeli przestawnej z listy danych D zięki możliwościom tworzenia tabelarycznych ze- stawień podsumowujących informacje tabele prze- stawne stanowią doskonałe narzędzie do szybkie- go analizowania wartości pochodzących z opracowanych w Excelu list danych lub zewnętrznych baz danych. Korzystając z raportu tabeli przestawnej, możesz dyna- micznie dostosowywać zestawienie i wybierać kolumny listy, które mają być podsumowywane. Raport tabeli przestawnej możesz opracować przy uży- ciu narzędzia Kreator tabel i wykresów przestawnych, które umożliwi Ci skorzystanie z listy danych znajdującej się w bieżącym arkuszu kalkulacyjnym lub innym dostęp- nym skoroszycie programu Excel. Jeśli przed uruchomie- niem kreatora zaznaczysz komórkę wchodzącą w skład listy, program automatycznie wstawi odpowiednie odwo- łanie w pole Zakres widoczne w drugim kroku działania narzędzia. Będziesz tu też oczywiście miał możliwość ręcznego wprowadzenia odniesień do stosownych zakre- sów defi niujących listę. Jeżeli Twoja lista danych nie znajduje się w bieżącym arkuszu, w polu zakresu będziesz musiał określić jej do- kładne położenie, włączając w to informacje zarówno o przechowującym ją arkuszu, jak i skoroszycie, w któ- rym jest on umieszczony. Osiągniesz to, wpisując nazwy skoroszytu i arkusza w znakach apostrofu, a nazwę pliku skoroszytu umieszczając dodatkowo w nawiasach kwa- dratowych. Chcąc na przykład skorzystać z danych za- wartych na liście znajdującej się w arkuszu Arkusz1 sko- roszytu ListaExcela.xls, będziesz musiał podać następujące odwołanie do zakresu: ‚[ListaExcela.xls]Arkusz1‘$A$1:$G$100 Korzystając z kreatora, będziesz też musiał określić miej- sce, w którym ma się znaleźć utworzony raport tabeli przestawnej. Może to być bieżący arkusz kalkulacyjny lub nowy arkusz dodany do bieżącego skoroszytu. Jeśli zdecydujesz się na umieszczenie raportu w istniejącym arkuszu, będziesz też musiał podać pierwszą komórkę dla tabeli przestawnej. Powinieneś wybrać komórkę, w której nie znajdują się żadne wartości. Jeśli jednak będzie ona zawierała jakieś dane, Excel umożliwi Ci zastąpienie jej wartościami z tabeli. W podrozdziale tym przedstawiono sposób tworzenia raportu tabeli przestawnej z listy danych opracowanej w Excelu, możesz jednak skorzystać z tej samej proce- dury przy sporządzaniu raportu z informacji pobranych z zewnętrznej bazy danych. Więcej informacji na temat tworzenia wykresów przestawnych i raportów tabeli przestawnej z wykorzystaniem danych pochodzących z zewnętrznych źródeł znajdziesz w rozdziale 8. Tworzenie raportu tabeli przestawnej z listy danych 1 2 3 4 5 Zaznacz komórkę należącą do listy danych. Z menu programu wybierz polecenie Dane/Raport tabeli przestawnej i wykresu przestawnego.... 1 Na ekranie pojawi się okno dialogowe Kreator tabel i wykresów przestawnych. Wybierz opcję Lista lub baza danych programu Microsoft Office Excel. Wybierz opcję Tabela przestawna. Kliknij przycisk Dalej . 3 4 2 5 122 z__Excel.indb 122 z__Excel.indb 122 2006-02-14 20:56:37 2006-02-14 20:56:37 7 6 8 9 R o z d z i a ł 7 . K o r z y s t a n i e z r a p o r t ó w t a b e l p r z e s t a w n y c h Na ekranie pojawi się okno drugiego kroku kreatora. Sprawdź, czy w polu Zakres: wprowadzone zostało odwołanie do odpowiedniego zakresu komórek określających położenie listy. Jeśli zakres widoczny w tym polu jest niewłaściwy, kliknij przycisk Zwiń dialog i wybierz odpowiedni obszar bezpośrednio w arkuszu. Wybierz przycisk Dalej . Na ekranie pojawi się okno trzeciego kroku kreatora. Aby umieścić raport w nowym arkuszu kalkulacyjnym, wybierz pole opcji Nowy arkusz. • Możesz tu również skorzystać z opcji Istniejący arkusz i wybrać odpowiednią komórkę, jeśli chcesz, by raport tabeli przestawnej pojawił się w bieżącym arkuszu. Wybierz przycisk Układ.... 6 7 8 9 Wskazówka Korzystając z narzędzia Kreator tabel i wykresów przestawnych, możesz też tworzyć raporty używające danych pochodzących z wielu różnych źródeł jednocześnie. W zależności od opcji, którą wybierzesz w pierwszym kroku działania kreatora, w oknie drugiego kroku wyświetlone zostaną inne opcje. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w rozdziale 8. W zamieszczonej poniżej tabeli zebrano krótkie opisy różnych typów źródeł danych wykorzystywanych przy tworzeniu tabel przestawnych: TYP ŹRÓDŁA DANYCH OPIS Lista programu Excel Baza danych Zakresy konsolidacji Tabela przestawna lub wykres przestawny Jej rozmiar ograniczony jest do 65 635 rekordów lub wierszy danych. Każdy rekord może mieć do 256 pól lub kolumn. Pierwszy wiersz listy danych musi zawierać etykiety kolumn Po zaznaczeniu opcji Zewnętrzne źródło danych w pierwszym kroku działania kreatora, w drugim kroku będziesz mógł wybrać zewnętrzną bazę danych, z której mają być pobrane informacje wykorzystane później w charakterze pól danych. Więcej informacji na temat możliwości importowania wartości z baz danych znajdziesz w rozdziale 5. Opcję Wiele zakresów konsolidacji powinieneś wybrać, gdy zechcesz skorzystać z danych zawartych w wielu arkuszach kalkulacyjnych. W drugim kroku kreatora będziesz następnie mógł określić każdy z łączonych zakresów z osobna. Więcej informacji na temat konsolidowania danych znajdziesz w rozdziale 2. Z opcji Inny raport tabeli przestawnej lub wykresu przestawnego powinieneś skorzystać, gdy będziesz chciał użyć tych samych danych, które zebrane są w istniejącej już tabeli przestawnej lub są wyświetlane na wykresie przestawnym. Excel skorzysta z tych samych danych źródłowych, nie tworząc dodatkowej ich kopii dla każdego z raportów, co pozwoli na dużą oszczędność pamięci i stały dostęp do aktualnych danych z__Excel.indb 123 z__Excel.indb 123 cdn. 123 2006-02-14 20:56:37 2006-02-14 20:56:37 Tworzenie raportu tabeli przestawnej z listy danych (ciąg dalszy) R aport tabeli przestawnej buduje się poprzez przecią- ganie odpowiednich nazw kolumn i pól do stosow- nych obszarów tabeli aż do uzyskania wymaganego układu. Nazwy kolumn i pola pojawiają się na diagramie w formie przycisków pól, których możesz używać w do- wolnych kombinacjach. Jeśli określony przycisk pola nie będzie widoczny w raporcie, odpowiadające mu wartości danych nie zostaną wyświetlone w tabeli przestawnej. Wszystkie pola, które przeciągniesz do obszaru pól wier- szy tabeli przestawnej, pojawią się w raporcie w posta- ci osobnych wierszy danych, wszystkie zaś pola, które umieścisz w obszarze pól kolumn, zostaną wyświetlone jako kolumny. Wszystkie pola, które przeciągniesz do ob- szaru pól danych, zostaną podsumowane i wyświetlone w głównej części tabeli. Gdy dane są wartościami nume- rycznymi, do podsumowania danych standardowo uży- wana jest funkcja Suma, zaś funkcja Licznik stosowana jest w sytuacji, gdy są to dane tekstowe. Jeśli zechcesz zmienić sposób podsumowywania wartości, będziesz mógł wybrać inną funkcję z oferowanych przez program Excel. Więcej informacji na temat możliwości modyfi - kowania obliczeń w tabelach przestawnych znajdziesz w podrozdziale „Zmiana typu obliczeń pola danych”. W każdym z obszarów raportu tabeli przestawnej możesz umieścić większą ilość pól danych. Jeśli na przykład do ob- szaru pól wierszy zechcesz wstawić pole Miesiąc, a następ- nie dodać tam pole Sprzedawca, Excel wyświetli wartości sprzedaży w każdym miesiącu podzielone na podkategorie każdego ze sprzedawców. Możesz tu też określić wartość, która ma się znaleźć w odpowiednim polu każdego rekor- du podsumowanego w tabeli, za pomocą przeciągnięcia tego pola do obszaru pola strony i wybrania dla niego od- powiedniej wartości. Jeśli na przykład umieścisz w polu stron pole Region i zaznaczysz jeden z regionów, w tabeli będą widoczne tylko dane pochodzące z tego właśnie wy- branego regionu kraju. Więcej informacji na temat elemen- tów raportu tabeli przestawnej znajdziesz w podrozdziale „Podstawowe informacje o tabelach przestawnych”. Po opracowaniu tabeli przestawnej będziesz mógł w pro- sty i szybki sposób zmienić jej układ przez przeciąganie poszczególnych elementów tabeli pomiędzy jej obszara- mi. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w podroz- dziale „Zmiana układu tabeli przestawnej”. Tworzenie raportu tabeli przestawnej z listy danych (ciąg dalszy) Na ekranie pojawi się okno dialogowe Kreator tabel i wykresów przestawnych — układ. Wybierz jeden z przycisków pola widocznych w prawej części okna. Przeciągnij zaznaczony przycisk do obszaru pól wierszy tabeli przestawnej. 10 11 11 10 12 13 Powtórz kroki 10. i 11. dla pól kolumn i danych. Wybierz przycisk OK. 124 z__Excel.indb 124 z__Excel.indb 124 13 2006-02-14 20:56:38 2006-02-14 20:56:38 Na ekranie ponownie pojawi się okno trzeciego kroku kreatora. (cid:129) Możesz w nim wybrać przycisk Opcje... w celu określenia szeregu ustawień związanych z formatowaniem i opcjami danych Twojej tabeli przestawnej. 14 Kliknij przycisk Zakończ. Excel utworzy zdefiniowaną tabelę przestawną i umieści ją w określonym przez Ciebie miejscu. W oknie programu pojawi się pasek narzędzi Tabela przestawna oferujący Ci szereg możliwości zmiany wyglądu i sposobu działania wstawionego właśnie raportu. 14 R o z d z i a ł 7 . K o r z y s t a n i e z r a p o r t ó w t a b e l p r z e s t a w n y c h Wskazówka W czasie tworzenia i przeglądania tabeli przestawnej Excel wyświetla pasek narzędziowy Tabela prze- stawna. W poniższej tabeli zamieszczono opisy najważniejszych przycisków, które się na nim znajdują: PRZYCISK OPIS Umożliwia wyświetlenie okna dialogowego Autoformatowanie. Więcej informacji na temat tego okna znajdziesz w rozdziale 1. Tworzy wykres przestawny przy użyciu domyślnych ustawień Powoduje ukrycie elementów wchodzących w skład grupy. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w podrozdziale „Grupowanie elementów danych tabeli przestawnej” Powoduje pokazanie wszystkich ukrytych elementów znajdujących się w raporcie tabeli przestawnej Umożliwia zaktualizowanie zawartości tabeli przestawnej za pomocą bieżących wartości danych Pozwala na ukrywanie i wyświetlanie okna Lista pól tabeli przestawnej Z widocznego w lewym górnym rogu tabeli przestawnej pola stron możesz skorzystać w celu przefiltro- wania wartości pochodzących z dużych list danych. Pole to umożliwia podzielenie raportu na oddzielne strony i wyświetlanie jedynie tych danych, które spełniają określone kryteria, choć możesz też wybrać tu opcję prezentowania wszystkich wartości. Więcej informacji na temat działania pola stron znajdziesz w podrozdziale „Filtrowanie pola”. Tabela przestawna umożliwia Ci bezproblemowe modyfikacje układu raportu, nie pozwala jednak na dodawanie lub usuwanie jakichkolwiek wierszy czy kolumn ani na zmianę zawartości którejkolwiek z komórek wchodzących w jego skład. Aby zmienić wartości widoczne w komórkach tabeli przestawnej, będziesz musiał wprowadzić odpowiednie modyfikacje w danych źródłowych. z__Excel.indb 125 z__Excel.indb 125 125 2006-02-14 20:56:38 2006-02-14 20:56:38 Zmiana układu tabeli przestawnej T abele przestawne sprawdzają się doskonale w przy- padku przeprowadzania analiz danych, ponieważ pozwalają Ci na szybkie dodawanie, przemieszcza- nie i usuwanie pól z raportu, dzięki czemu możliwe jest wprowadzanie natychmiastowych zmian wyświetlanych w nim wartości. Chcąc zmienić układ tabeli, powinieneś przeciągnąć wybrane pola do odpowiednich miejsc. Mo- żesz w ten sposób na przykład przesunąć pola z obszaru pól wierszy do obszaru pól kolumn, a nawet wstawić do nich dodatkowe pola. Układ tabeli możesz również zmo- dyfi kować poprzez wprowadzenie większej ilości nowych pól do obszarów pól wierszy lub kolumn. Dodawanie nowych pól to tabeli przestawnej umożliwia Ci okno Lista pól tabeli przestawnej. W oknie tym widocz- na jest lista wszystkich dostępnych pól tabeli, przy czym pola używane przez nią obecnie wyświetlane są za pomo- cą pogrubionej czcionki. Jeśli przeciągniesz nowe pole do obszaru, w którym znajduje się już jakieś inne, wówczas dodane pole spowoduje utworzenie podkategorii pola funkcjonującego wcześniej w tabeli. Zmiana układu tabeli przestawnej W ramach tabeli przestawnej możesz przesuwać dowol- ne pole z każdego obszaru do któregokolwiek innego. Przemieszczenie pola nie powoduje zmian w warunkach fi ltrowania odpowiadających mu danych. Jeśli zatem na przykład przeglądałeś dane jedynie dla miesięcy Styczeń i Luty, a następnie przesunąłeś pole Miesiąc z obszaru pól wierszy do obszaru pól kolumn, w kolumnach nadal będą widoczne tylko wartości zebrane w miesiącach Styczeń i Luty. Więcej informacji na temat fi ltrowania tabeli prze- stawnej znajdziesz w podrozdziale „Filtrowanie pola”. W czasie, gdy przesuwasz lub dodajesz nowe pole do ra- portu tabeli przestawnej, Excel wyświetla linię wska- zującą miejsce, w którym wstawi przemieszczane dane. Jeśli przeciągniesz pole do obszaru pól wierszy, program wstawi nowe pole z lewej strony wyświetlanej linii. Jeżeli zaś będziesz przeciągał je do obszaru pól kolumn, dodane pole zostanie wstawione pod widoczną w tabeli linią. Więcej informacji na temat elementów raportu ta- beli przestawnej znajdziesz w podrozdziale „Podstawowe informacje o tabelach przestawnych”. Dodawanie pola 1 Wybierz określone pole z listy widocznej w oknie Lista pól tabeli przestawnej. (cid:129) W razie potrzeby możesz skorzystać z przycisku Wyświetl listę pól do otwarcia okna Lista pól tabeli przestawnej. 2 1 2 Przeciągnij pole do odpowiedniego obszaru tabeli przestawnej. (cid:129) Linia przerywana będzie wskazywać miejsce, w którym znajdzie się nowe pole. (cid:129) Wybrane pole pojawi się w odpowiednim obszarze raportu tabeli przestawnej. 126 z__Excel.indb 126 z__Excel.indb 126 2006-02-14 20:56:39 2006-02-14 20:56:39 Przesuwanie pola 1 2 Wybierz określone pole w raporcie tabeli przestawnej. Przeciągnij wybrane pole do nowego obszaru. (cid:129) Przerywana linia będzie wskazywać miejsce, w którym znajdzie się nowe pole. (cid:129) Tabela przestawna zostanie zaktualizowana, a dane związane z przesuniętym polem wyświetlane będą w odpowiednim obszarze raportu. 1 2 R o z d z i a ł 7 . K o r z y s t a n i e z r a p o r t ó w t a b e l p r z e s t a w n y c h Wskazówka Układ tabeli przestawnej możesz również zmienić, korzystając z narzędzia Kreator tabel i wykresów przestawnych. W tym celu powinieneś zaznaczyć dowolną komórkę wchodzącą w skład raportu i wybrać z menu polecenie Dane/Raport tabeli przestawnej i wykresu przestawnego.... Spowoduje to wyświetlenie na ekranie okna trzeciego kroku kreatora. Więcej informacji na temat działania narzędzia znajdziesz w podrozdziale „Tworzenie raportu tabeli przestawnej z listy danych”. Jeśli w obszarze pól kolumn Twojej tabeli prze- stawnej znajduje się wiele pól danych, możesz zmienić ich kolejność w raporcie. Najprostszym sposobem zrobienia tego będzie oczywiście przeciągnięcie wybranego pola w odpowiednie miejsce, możesz też jednak skorzystać z poleceń dostępnych na pasku narzędzi Tabela przestawna. W tym celu zaznacz właściwą kolumnę i wybierz polecenie Tabela przestawna/Kolejność, aby zo- baczyć listę dostępnych opcji menu dotyczących porządku pól w obszarze, a następnie wybierz pozycję, na której ma się znaleźć zaznaczona ko- lumna. Wybranie polecenia Przenieś na początek spowoduje na przykład umieszczenie kolumny na pierwszej pozycji, licząc od lewej strony raportu tabeli przestawnej. Z tabeli przestawnej możesz w każdej chwili usu- nąć dowolne pole. Aby to zrobić, kliknij wybrane pole i przeciągnij je z powrotem do obszaru okna listy pól tabeli przestawnej. Podczas przeciągania zaznaczonego pola kursor myszki zmieni się ze strzałki w symbol przycisku, a czerwony znak X będzie wskazywał, że pole jest usuwane z tabeli przestawnej. Pamiętaj, że pole zostanie usunięte jedynie z raportu, jednak cały czas będzie się znaj- dowało na liście pól i w każdej chwili będziesz je mógł swobodnie z powrotem dodać do tabeli przestawnej. z__Excel.indb 127 z__Excel.indb 127 127 2006-02-14 20:56:39 2006-02-14 20:56:39 Filtrowanie pola F iltrowanie każdego pola tabeli przestawnej, dzięki któremu będziesz mógł przeglądać tylko dane po- chodzące z rekordów spełniających określone kry- teria, pozwoli Ci na zaoszczędzenie sporej ilości czasu i wysiłku podczas analizowania danych. Standardowo po dodaniu pola do raportu w jego wierszach lub kolumnach wyświetlane są wszystkie elementy. Pola możesz jednak fi ltrować w celu pokazania jedynie wybranych elemen- tów czy też kombinacji elementów. Jeśli na przykład ob- szar pól wierszy zawiera pole Miasto, masz możliwość przefi ltrowania tego pola w taki sposób, aby widoczne były jedynie wartości otrzymane dla określonych miast, powiedzmy dla Krakowa i dla Warszawy. Pamiętaj, że musisz wybrać przynajmniej jeden element dla każdego pola. Jeśli spróbujesz zamknąć okienko listy, nie wybraw- szy z niej żadnej pozycji, na ekranie pojawi się odpowied- ni komunikat błędu. Elementy dostępne dla każdego z pól tworzone są w opar- ciu o dane, z których zbudowałeś raport tabeli przestawnej. Jeśli opracowałeś go, korzystając z utworzonej w Exce- Filtrowanie pola 1 Kliknij przycisk strzałki widoczny z prawej strony pola, które chcesz przefiltrować. lu listy danych, elementami listy są etykiety pochodzące z odpowiedniej kolumny listy. Jeśli nie możesz znaleźć ja- kiegoś elementu wśród pozycji listy dla danego pola, powi- nieneś sprawdzić oryginalne wartości swoich danych. Jeśli utworzyłeś swój raport, używając danych z innego arkusza kalkulacyjnego Excela, musisz przejrzeć ten arkusz w po- szukiwaniu odpowiedniej etykiety. Jeżeli zaś skorzystałeś z zewnętrznej bazy danych, będziesz mógł sprawdzić dane po zaimportowaniu ich do nowego arkusza kalkulacyjnego. Więcej informacji na temat możliwości pobierania wartości z zewnętrznych źródeł danych znajdziesz w rozdziale 5. Jeśli dodasz jakieś pole do znajdującego się w lewym gór- nym rogu raportu tabeli przestawnej pola stron, również tam będziesz mógł wybrać wyświetlanie wszystkich da- nych dla elementów lub tylko dla elementów zaznaczo- nych. Jeśli zatem wybierzesz tam jeden element, w rapor- cie widoczne będą tylko wartości związane z tym jednym elementem. Więcej informacji na temat obszaru pola stron oraz pozostałych części raportu tabeli przestawnej znajdziesz w podrozdziale „Podstawowe informacje o ta- belach przestawnych”. 1 Na ekranie pojawi się okienko listy wszystkich elementów dostępnych dla wybranego pola. Kliknij pole opcji (Pokaż wszystko) w celu usunięcia zaznaczenia ze wszystkich pól opcji (znak (cid:59) zmieni się na (cid:133)). 2 2 128 z__Excel.indb 128 z__Excel.indb 128 2006-02-14 20:56:40 2006-02-14 20:56:40 Excel usunie znaki zaznaczenia ze wszystkich pól widocznych na liście. Wybierz osobno każdy element, który ma się pojawić w raporcie tabeli przestawnej (znak (cid:133) zmieni się na (cid:59)). Kliknij przycisk OK. 3 4 4 (cid:129) Tabela danych zostanie automatycznie zaktualizowana i będzie wyświetlać tylko dane dla wybranych elementów przefiltrowanego pola. 3 R o z d z i a ł 7 . K o r z y s t a n i e z r a p o r t ó w t a b e l p r z e s t a w n y c h Wskazówka Jeśli lista dostępnych elementów jest dłuższa niż wymiary wyświetlającego ją okienka, po jego pra- wej stronie pojawi się pasek przewijania umożli- wiający dostęp do pozycji niewidocznych w da- nej chwili. W celu wygodniejszego przeglądania elementów możesz również powiększyć okien- ko przez przeciągnięcie jego rogu lub którejś z krawędzi. Jeżeli zmienisz rozmiary okienka i klikniesz w nim przycisk OK, Excel zapamięta jego ustawienia, co ułatwi Ci kolejne wybieranie elementów po po- nownym otwarciu okna listy. Jeśli zdecydujesz się przefiltrować wiele pól, war- tości widoczne w obszarze pól danych będą się automatycznie aktualizować po każdej dokonanej zmianie. W raporcie tabeli przestawnej widocz- ne będą wówczas tylko rekordy, które spełniają wszystkie określone w polach kryteria filtrowa- nia. Jeżeli na przykład przefiltrujesz pole obszaru wierszy w taki sposób, by wyświetlane były tyl- ko wartości dla miesięcy Styczeń i Luty, zaś pole obszaru kolumn tak, by pokazywane były dane jedynie dla województw Śląskie i Podkarpackie, w obszarze pól danych pojawią się wartości tyl- ko z tych rekordów, które spełniają wszystkie określone warunki. Zapamiętaj, że zastosowanie filtrów nie powoduje usunięcia z raportu tabe- li przestawnych jakichkolwiek danych, a jedynie ukrycie niektórych wartości. Jeśli w okienkach list pól wybierzesz inne elementy do wyświetlenia, Twój raport tabeli przestawnej zostanie natych- miast zaktualizowany. z__Excel.indb 129 z__Excel.indb 129 129 2006-02-14 20:56:41 2006-02-14 20:56:41 Zmiana typu obliczeń pola danych W czasie, gdy tworzysz raport tabeli przestawnej, Excel przeprowadza pewne standardowe obli- czenia, podsumowując wartości, które pojawiają się w obszarze pól danych. Jeśli na przykład pewna komór- ka zawiera całkowitą wartość sprzedaży w województwie małopolskim osiągniętą w styczniu, program określa tę wartość poprzez zsumowanie wszystkich danych na temat odpowiednich sprzedaży odnalezionych w oryginalnym zbiorze informacji. Jeżeli będą to wartości sprzedaży czte- rech pracowników działu handlowego, Excel podsumuje te dane i wstawi je do wynikowej komórki. Sposób tworzenia podsumowania możesz zmienić, rezyg- nując ze standardowego działania sumowania na rzecz jakiejś innej funkcji. Excel pozwala Ci tu wybrać jedną z jedenastu różnych funkcji, wśród których znajdują się takie operacje jak wyznaczanie ilości wystąpień danej w zbiorze czy wyszukiwanie największej wartości. Jeśli na przykład wybierzesz funkcję Licznik, w tabeli przestawnej pojawią się wartości określające liczby wystąpień danych liczbowych w oryginalnym zbiorze informacji. Jeśli zatem w województwie małopolskim dokonano czterech sprzedaży w określonym miesiącu, w odpowiedniej komórce pojawi się liczba 4, nie zaś sumaryczna wartość sprzedaży. Zmiana typu obliczeń pola danych 1 2 Kliknij prawym przyciskiem myszki pole danych. Na ekranie pojawi się menu kontekstowe. Wybierz pozycję Ustawienia pola... 1 Zmiana funkcji podsumowującej jest natychmiast od- zwierciedlana w wartościach widocznych w obszarze pól danych raportu. Jeśli zatem wybraną funkcją zostanie Licznik, a polem znajdującym się w obszarze danych bę- dzie na przykład Wartość, nazwą widoczną w polu danych będzie Licznik z Wartość. Wybraną funkcję możesz również dostosowywać do swo- ich potrzeb przez ustawienie odpowiednich opcji w oknie dialogowym Pole tabeli przestawnej. Możesz na przykład za jego pomocą określić, jakim procentem całkowitej sumy jest suma wartości obliczona dla danej komórki, używając w tym celu kombinacji funkcji z możliwością wyświetla- nia informacji w postaci procentu określonej wartości. Niektóre z niestandardowych typów obliczeń wymagają podania dodatkowych informacji dotyczących sposobu przeliczania danych. Będziesz zatem musiał zdefi niować tu zarówno pole wykorzystywane w obliczeniach, jak i wartość używaną w nich dla tego pola. Na przykład w celu określenia różnicy pomiędzy wartościami sprze- daży osiągniętymi w danymi miesiącu i miesiącu po- przednim powinieneś w polu listy Pokaż dane jako wybrać pozycję Różnica, w polu Pole podstawowe — opcję Miesiąc, zaś w polu Element podstawowy — pozycję (poprzedni). Na ekranie pojawi się okno dialogowe Pole tabeli przestawnej. Wybierz nową funkcję podsumowującą. Kliknij przycisk Opcje . 3 3 4 130 z__Excel.indb 130 z__Excel.indb 130 2 4 2006-02-14 20:56:41 2006-02-14 20:56:41 Okno dialogowe Pole tabeli przestawnej zostanie powiększone. Wybierz którąś z niestandardowych opcji wyświetlania w polu Pokaż dane jako. Kliknij przycisk OK. 5 6 Wartości widoczne w tabeli danych zostaną automatycznie zaktualizowane zgodnie z nowym wybranym sposobem obliczania danych raportu. 6 5 R o z d z i a ł 7 . K o r z y s t a n i e z r a p o r t ó w t a b e l p r z e s t a w n y c h Wskazówka Pole listy Pokaż dane jako udostępnia Ci szeroką gamę niestandardowych obliczeń związanych ze sposo- bem prezentowania informacji. Zamieszczona poniżej tabela zawiera zestawienie wszystkich tych opcji wraz z ich krótkimi opisami: OPCJA Różnica z różnicy Suma bieżąca w Pokazuje bieżącą sumę w każdej komórce OPIS Oblicza różnicę pomiędzy dwoma komórkami tabeli przestawnej Określa, jakim procentem wybranej liczby jest wartość obliczona dla danej komórki Oblicza procentową różnicę pomiędzy wartościami dwóch komórek tabeli wiersza kolumny sumy Indeks Określa, jakim procentem sumy danych znajdujących się w wierszu jest wartość obliczona dla danej komórki Określa, jakim procentem sumy danych przechowywanych w kolumnie jest wartość obliczona dla danej komórki Określa, jakim procentem sumy końcowej jest wartość obliczona dla danej komórki Określa wartość indeksu dla obliczonej danej z__Excel.indb 131 z__Excel.indb 131 131 2006-02-14 20:56:42 2006-02-14 20:56:42 Grupowanie elementów danych tabeli przestawnej P odczas przeprowadzania analiz danych z wyko- rzystaniem tabeli przestawnej pomocna okaże się z pewnością możliwość łączenia danych w jedną wartość w celu pokazania specyfi cznych związków między rekordami. Excel oferuje Ci polecenie grupowania, które jest szczególnie użyteczne przy porządkowaniu i przedsta- wianiu wyników analiz, zwłaszcza gdy masz do czynienia z dużymi zestawami danych. Korzystając z niego, możesz na przykład pogrupować miesiące, aby pokazać wyniki sprzedaży osiągnięte w poszczególnych kwartałach. Gru- powanie umożliwi Ci zwijanie i rozwijanie wierszy danych szczegółowych w dowolnej chwili, dzięki czemu możliwe będzie prezentowanie wartości sprzedaży w każdym mie- siącu z osobna lub wyświetlenie jedynie informacji pod- sumowujących dane grupy, a więc całkowitych wielkości sprzedaży w kwartałach. Gdy podzielisz pole na grupy, Excel doda nowe, odpowia- dające im elementy do listy fi ltrowania pola. Po zgrupowa- niu odpowiednich wierszy czy kolumn raportu będziesz mógł usunąć wprowadzoną przez program nazwę grupy i zastąpić ją własną, lepiej oddającą istotę rzeczy, a także zastosować dla pola wszelkie dostępne formatowania, jakie tylko sobie zażyczysz. Grupowanie elementów danych tabeli przestawnej Nie możesz, oczywiście, grupować elementów należą- cych do różnych pól. Mając na przykład w obszarze wierszy pola Miesiąc i Sprzedawca, nie będziesz zatem mógł włączyć elementów pola Sprzedawca do grupy utworzonej z wierszy pola Miesiąc, choć grupę samych miesięcy będziesz, oczywiście, mógł utworzyć. Bę- dziesz też w stanie połączyć w grupę elementy należące do tego samego pola, ale ze sobą bezpośrednio niesąsia- dujące w raporcie tabeli przestawnej. Więcej szczegó- łów na temat zaznaczania nieprzylegających do siebie zakresów arkusza znajdziesz w rozdziale 1., zaś infor- macje o obszarach i polach raportu tabeli przestawnej zamieszczono w podrozdziale „Podstawowe informacje o tabelach przestawnych”. Samo utworzenie grup nie spowoduje jeszcze automa- tycznego obliczenia dla nich odpowiednich sum częś- ciowych. Żeby je zobaczyć, musisz zwinąć wybrane grupy — Excel połączy wówczas stosowne dane po- chodzące z grupy wierszy lub kolumn i wstawi pola sum. Sumy te możesz też uzyskać dzięki przefi ltrowa- niu pola w taki sposób, by widoczna była jedynie wy- brana grupa. Więcej informacji na temat możliwości fi ltrowania tabel przestawnych znajdziesz w podroz- dziale „Filtrowanie pola”. Grupowanie elementów 1 Wybierz elementy, które mają zostać zgrupowane w tabeli przestawnej. Wybierz z menu polecenie Dane/Grupy i konspekt/Grupuj.... 2 1 2 (cid:129) Excel utworzy grupę (cid:129) Możesz zmienić nazwę z zaznaczonych elementów. nowej grupy przez wybranie przechowującej ją komórki i wpisanie nowej etykiety. Grupa pojawi się w raporcie tabeli przestawnej. Możesz powtarzać kroki 1. i 2. w celu utworzenia kolejnych grup. 132 z__Excel.indb 132 z__Excel.indb 132 2006-02-14 20:56:42 2006-02-14 20:56:42 Ukrywanie elementów grupy i tworzenie sum częściowych 1 2 1.Wybierz grupę. 2.Wybierz z menu polecenie Dane/Grupy i konspekt/Ukryj szczegóły. 1 Excel ukryje wszystkie elementy należące do wybranej grupy, a w tabeli widoczne będą jedynie wartości sum wygenerowanych dla tej grupy. 2 R o z d z i a ł 7 . K o r z y s t a n i e z r a p o r t ó w t a b e l p r z e s t a w n y c h Wskazówka Jeśli w polu przechowywana jest seria dat, mo- żesz skorzystać z okna dialogowego Grupowanie w celu określenia sposobu grupowania elemen- tów zbioru. Używając tego okna, możesz za po- mocą jednego kroku utworzyć wiele grup danych. Mając na przykład daty z pięciu kolejnych miesięcy, będziesz mógł zgrupować dane według miesięcy, a Excel oprócz utworzenia pięciu grup danych nada im również automatycznie odpowiednie na- zwy. Oznacza to, że wszystkie daty styczniowe zo- staną umieszczone w jednej grupie, która otrzyma nazwę Sty. Każdą grupę istniejącą w tabeli przestawnej mo- żesz w dowolnej chwili usunąć. Aby to zrobić, powinieneś zaznaczyć grupę i wybrać z menu polecenie Dane/Grupy i konspekt/Rozgrupuj.... Po usunięciu grupa przestaje funkcjonować w ta- beli przestawnej i — by móc z niej znów skorzy- stać — będziesz musiał ponownie ją utworzyć. Gdy zechcesz ukryć grupę, powinieneś kliknąć od- powiednie pole i w jego menu filtrowania usunąć zaznaczenie z pola opcji widocznego obok nazwy grupy. Jeśli wybierzesz tu poszczególne elementy wchodzące w skład grupy, wyświetlone w tabeli przestawnej będą tylko one, nie zaś grupa, w któ- rej się znajdują. z__Excel.indb 133 z__Excel.indb 133 133 2006-02-14 20:56:43 2006-02-14 20:56:43 Wprowadzanie dodatkowego obliczenia do obszaru danych J ednoczesne przedstawianie w tabeli przestawnej wy- ników różnego rodzaju obliczeń możliwe jest dzięki wprowadzeniu dodatkowych pól do jej obszaru danych. Być może będziesz chciał analizować dane dotyczące sprzedaży, porównując zarówno same wartości sprze- daży, jak i ich procentowy udział w całkowitym wyniku fi nansowym fi rmy. W tym celu możesz dodawać różne pola do obszaru danych, lecz możesz również umieszczać tam kopie pól już obecnych w raporcie i stosować dla nich inne sposoby obliczania wartości podsumowania. Excel automatycznie nadaje nazwy każdemu z pól obsza- ru danych, tworząc je z połączenia nazwy pola i rodzaju zastosowanego obliczenia. Jeśli na przykład dodasz do obszaru danych pole Wartość, pierwsze jego wystąpienie otrzyma nazwę Suma z Wartość, jeżeli zaś dodasz je po raz drugi, wprowadzone pole otrzyma nazwę Suma z War- tość2. Nazwa pola ma duże znaczenie, ponieważ dostarcza Ci informacji umożliwiającej poprawne zinterpretowa- nie wyników prezentowanych przez tabelę przestawną. Z tego też powodu powinieneś starannie wybierać nazwy wprowadzane w oknie dialogowym Pole tabeli przestawnej, aby opis wyników przeprowadzanych przez Ciebie analiz był jasny i czytelny dla każdego użytkownika tabeli. Każde pole widoczne w obszarze danych używa pewne- go rodzaju obliczeń podsumowujących, przy czym jako standardowy typ obliczeń wykorzystywana jest tu funk- cja Suma. Możesz jednak, oczywiście, zmienić sposób podsumowywania danych, korzystając z okna dialogowe- go Pole tabeli przestawnej i wybrać dowolną z dostępnych w nim funkcji. Możesz również zdefi niować własne nie- standardowe metody obliczeń. Więcej informacji na te- mat możliwości dostosowywania obliczeń przeprowadza- nych w obszarze pól danych znajdziesz w podrozdziale „Zmiana typu obliczeń pola danych”. Tabela przestawna oferuje Ci możliwość zmiany sposo- bu obliczania wartości dla każdego z pól danych osobno. Dzięki temu możesz na przykład w pierwszym polu su- mować dane o sprzedaży, a w drugim określać procentowy wkład podsumowanej wartości w stosunku do pozosta- łych danych obliczonych w kolumnie. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w podrozdziale „Zmiana typu obliczeń pola danych”. Wprowadzanie dodatkowego obliczenia do obszaru danych 1 2 Z listy widocznej w oknie Lista pól tabeli przestawnej wybierz pole do dodania. (cid:129) Jeśli okno to nie jest widoczne, możesz je wyświetlić, korzystając z przycisku Wyświetl listę pól. Przeciągnij wybrane pole do obszaru danych raportu tabeli przestawnej i zwolnij przycisk myszki. (cid:129) Wybrane pole pojawi się jako drugi wiersz w obszarze danych. 3 Kliknij nowe pole danych prawym przyciskiem myszki i z menu kontekstowego wybierz polecenie Ustawienia pola.... 134 z__Excel.indb 134 z__Excel.indb 134 2 1 3 2006-02-14 20:56:43 2006-02-14 20:56:43 Na ekranie pojawi się okno dialogowe Pole tabeli przestawnej. Wybierz nową funkcję podsumowującą i określ sposób wyświetlania wartości. 4 Uwaga: więcej informacji na ten temat znajdziesz w podrozdziale „Zmiana typu obliczeń pola danych”. 5 6 Wprowadź nazwę dla tworzonego pola danych. Kliknij przycisk OK. 5 4 4 (cid:129) Tabela przestawna zostanie zaktualizowana w taki sposób, by wyświetlać wyniki wprowadzonych obliczeń. 6 R o z d z i a ł 7 . K o r z y s t a n i e z r a p o r t ó w t a b e l p r z e s t a w n y c h Wskazówka Gdy wprowadzisz do obszaru danych dwa lub większą ilość pól, Excel utworzy osobne pola danych w obszarze pól wierszy. Program umieści nowe pole w osobnym wierszu znajdującym się pod każdym wystąpieniem wartości pierwszego pola. Excel umożliwia dodanie do 256 pól do obszaru danych. Nowe pola możesz też wpro- wadzać do obszarów pól wierszy i kolumn tabeli przestawnej, dlatego przydatna z pewnością oka- że się możliwość filtrowania pól w celu ukrycia niektórych wyników analizy. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w podrozdziale „Filtro- wanie pola”. Opisane tu działanie umożliwia Ci opracowanie jednej tabeli przestawnej zawierającej jednocześ- nie wyniki wszystkich zdefiniowanych obliczeń i przefiltrowanej w taki sposób, by widoczne były tylko te dane, które są naprawdę istotne dla użytkownika. Określony sprzedawca może na przykład być zainteresowany przeglądaniem jedy- nie całkowitych wartości sprzedaży osiągniętych przez siebie w zestawieniu z sumarycznymi wyni- kami wypracowanymi przez całą firmę. Excel pozwala Ci na zmianę kolejności danych wy- świetlanych w raporcie tabeli przestawnej, dzięki oferowanym możliwościom sortowania. Żeby z nich skorzystać, powinieneś wybrać z menu polecenie Dane/Sortuj.... Używając okna dialogo- wego Sortowanie, możesz uporządkować raport tabeli przestawnej według wartości należących do dowolnego pola. Więcej informacji na temat sortowania znajdziesz w rozdziale 2. z__Excel.indb 135 z__Excel.indb 135 135 2006-02-14 20:56:44 2006-02-14 20:56:44 Dodawanie pola obliczeniowego W ykonywane przez Ciebie analizy bardzo często wymagają przeprowadzenia szczególnego ro- dzaju obliczeń. Jeśli chcesz, by w Twojej tabeli przestawnej znalazło się pole zawierające wyniki obli- czeń opierających się na danych pochodzących z innych pól lub też na jakichś niestandardowych wartościach, po- winieneś opracować pole obliczeniowe. Pole obliczenio- we to po prostu dodatkowy wiersz lub kolumna, w której znajdują się utworzone przez Ciebie formuły. Możesz na przykład sporządzić pole obliczeniowe w celu określenia wartości prowizji płaconej dla każdego z rodzajów sprze- daży. Twoja formuła będzie korzystała z danych zawar- tych w polu Wartość, a jej działanie będzie polegało na mnożeniu ich przez odpowiedni współczynnik, powinna zatem mieć mniej więcej taką postać: =-(Wartość * 0,10) Tworząc formułę przy użyciu okna dialogowego Wsta- wianie pola obliczeniowego, możesz korzystać ze wszystkich oferowanych przez program Excel opcji dotyczących for- muł standardowych. Możesz więc używać tu wszelkich wbudowanych funkcji czy operatorów matematycznych, takich jak *, + i (). Korzystając z wbudowanych funkcji, musisz im dostarczać jako argumentów stałych wartości Dodawanie pola obliczeniowego 1 2 3 4 Zaznacz dowolną komórkę należącą do obszaru danych raportu tabeli przestawnej. Wybierz z menu polecenie Wstaw/Pole obliczeniowe.... Na ekranie pojawi się okno dialogowe Wstawianie pola obliczeniowego. W polu tekstowym Nazwa: wprowadź etykietę dla tworzonego pola. W polu tekstowym Formuła: wpisz formułę, która ma obliczać wartości dla pola. Uwaga: więcej informacji na temat tworzenia formuł znajdziesz w rozdziale 4. (cid:129) W formule możesz umieszczać pola widoczne w dolnej części okna. Możesz wpisać ich nazwy ręcznie lub skorzystać z listy i przycisku Wstaw pole. 5 Kliknij przycisk Dodaj. 136 z__Excel.indb 136 z__Excel.indb 136 lub danych pochodzących z dowolnych pól raportu tabeli przestawnej, które są widoczne w polu listy Pola. Nie mo- żesz używać tu bezpośrednich odwołań do komórek ani zakresów nazwanych. W jednym raporcie tabeli przestawnej możesz utworzyć wiele pól obliczeniowych. Każde dodane
Pobierz darmowy fragment (pdf)

Gdzie kupić całą publikację:

Excel. Profesjonalna analiza i prezentacja danych
Autor:

Opinie na temat publikacji:


Inne popularne pozycje z tej kategorii:


Czytaj również:


Prowadzisz stronę lub blog? Wstaw link do fragmentu tej książki i współpracuj z Cyfroteką: