Cyfroteka.pl

klikaj i czytaj online

Cyfro
Czytomierz
00389 007411 13615619 na godz. na dobę w sumie
Excel w biurze i nie tylko. Wydanie II - książka
Excel w biurze i nie tylko. Wydanie II - książka
Autor: Liczba stron: 400
Wydawca: Helion Język publikacji: polski
ISBN: 978-83-246-2697-7 Data wydania:
Lektor:
Kategoria: ebooki >> komputery i informatyka >> aplikacje biurowe >> excel
Porównaj ceny (książka, ebook, audiobook).

Praktycznie i efektywnie wykorzystaj wszystkie możliwości Excela

Excel jako znakomity arkusz kalkulacyjny jest dziś w zasadzie niezbędny w każdym biurze. Może służyć do przeprowadzania miliona różnych operacji liczbowych, od prostych rachunków przychodów i rozchodów, przez obliczanie podatku, aż po wydawanie dowodów dostawy i zaświadczeń o zarobkach. Wystarczy przygotować odpowiednie arkusze i wprowadzić do nich dane, a potem można już cieszyć się wolnym czasem, zaoszczędzonym dzięki automatyzacji wielu żmudnych czynności. Jeśli to właśnie jest Twoim celem, trafiłeś na odpowiednią książkę.

'Excel w biurze i nie tylko' to podręcznik pomagający w opanowaniu Excela 2007 od podstaw po kwestie bardzo zaawansowane. Znajdziesz tu informacje na temat tworzenia, usuwania i dostosowywania nowych arkuszy czy skoroszytów, wprowadzania, edycji i formatowania danych, stosowania formuł i funkcji oraz sortowania i filtrowania danych. Nauczysz się tworzyć i wykorzystywać makra, wstawiać formanty, konstruować skoroszyty z wszelkimi danymi towarów, a także skoroszyty dotyczące rachunków czy zamówień. Dowiesz się, jak stworzyć listę obecności pracowników, wystawiać zaświadczenia o zatrudnieniu i używać danych z Excela do opracowania ofert cenowych czy katalogów.

Wypróbuj Excel i uczyń swoją pracę znacznie łatwiejszą!

Znajdź podobne książki Ostatnio czytane w tej kategorii

Darmowy fragment publikacji:

Idź do • Spis treści • Przykładowy rozdział Katalog książek • Katalog online • Zamów drukowany katalog Twój koszyk • Dodaj do koszyka Cennik i informacje • Zamów informacje o nowościach • Zamów cennik Czytelnia • Fragmenty książek online Kontakt Helion SA ul. Kościuszki 1c 44-100 Gliwice tel. 32 230 98 63 e-mail: helion@helion.pl © Helion 1991–2010 Excel w biurze i nie tylko. Wydanie II Autor: Sergiusz Flanczewski ISBN: 978-83-246-2697-7 Format: 158235, stron: 400 Praktycznie i efektywnie wykorzystaj wszystkie mo¿liwoœci Excela • Najpotrzebniejsze podstawy, czyli co trzeba wiedzieæ, zanim zabierzesz siê do pracy • Formu³y i funkcje, czyli jak u³atwiæ sobie dokonywanie skomplikowanych obliczeñ • Oferty, rachunki i listy obecnoœci, czyli do czego warto u¿ywaæ Excela w firmie Excel jako znakomity arkusz kalkulacyjny jest dziœ w zasadzie niezbêdny w ka¿dym biurze. Mo¿e s³u¿yæ do przeprowadzania miliona ró¿nych operacji liczbowych, od prostych rachunków przychodów i rozchodów, przez obliczanie podatku, a¿ po wydawanie dowodów dostawy i zaœwiadczeñ o zarobkach. Wystarczy przygotowaæ odpowiednie arkusze i wprowadziæ do nich dane, a potem mo¿na ju¿ cieszyæ siê wolnym czasem, zaoszczêdzonym dziêki automatyzacji wielu ¿mudnych czynnoœci. Jeœli to w³aœnie jest Twoim celem, trafi³eœ na odpowiedni¹ ksi¹¿kê. „Excel w biurze i nie tylko” to podrêcznik pomagaj¹cy w opanowaniu Excela 2007 od podstaw po kwestie bardzo zaawansowane. Znajdziesz tu informacje na temat tworzenia, usuwania i dostosowywania nowych arkuszy czy skoroszytów, wprowadzania, edycji i formatowania danych, stosowania formu³ i funkcji oraz sortowania i filtrowania danych. Nauczysz siê tworzyæ i wykorzystywaæ makra, wstawiaæ formanty, konstruowaæ skoroszyty z wszelkimi danymi towarów, a tak¿e skoroszyty dotycz¹ce rachunków czy zamówieñ. Dowiesz siê, jak stworzyæ listê obecnoœci pracowników, wystawiaæ zaœwiadczenia o zatrudnieniu i u¿ywaæ danych z Excela do opracowania ofert cenowych czy katalogów. • Podstawowe informacje o obs³udze arkusza kalkulacyjnego • Podstawowe obiekty Excela • Wprowadzanie i formatowanie danych • Formu³y i funkcje • Sortowanie i filtrowanie danych • Drukowanie • Makropolecenia – pierwszy krok w programowaniu • Zmiany zapisu wartoœci liczbowej na zapis s³owny • Oferty cenowe i dowód dostawy • Rachunki, zamówienia i odsetki • Kalendarze i inne operacje na datach • Lista obecnoœci • Zaœwiadczenie o zatrudnieniu i zarobkach Wypróbuj Excel i uczyñ swoj¹ pracê znacznie ³atwiejsz¹! Spis treĈci Rozdziaä 1. Podstawowe informacje o obsäudze arkusza kalkulacyjnego ............... 9 Uruchomienie i zamykanie programu ............................................................................... 9 WstąĪka .......................................................................................................................... 13 Pasek formuáy ................................................................................................................. 14 Menu podrĊczne ............................................................................................................. 15 Obsáuga zdarzeĔ wywoáanych ruchem myszki ............................................................... 15 Poruszanie siĊ po skoroszytach i arkuszach za pomocą klawiatury ................................ 21 Ograniczenia arkuszy i skoroszytów .............................................................................. 21 Rozdziaä 2. Podstawowe obiekty Excela ........................................................... 23 Komórka arkusza kalkulacyjnego — zaznaczanie komórki, zakresów komórek, kolumn, wierszy, arkuszy ............................................................................................ 23 Zaznaczenie obszaru przylegających komórek ......................................................... 24 Zaznaczenie rozlegáego obszaru przylegających komórek ....................................... 25 Zaznaczenie wszystkich komórek arkusza ............................................................... 26 Zaznaczenie caáego wiersza lub caáej kolumny arkusza ........................................... 26 Zaznaczenie przylegających wierszy lub przylegających kolumn arkusza ............... 27 Zaznaczenie nieprzylegającej komórki lub zakresu komórek .................................. 27 Zaznaczenie nieprzylegających wierszy lub kolumn ................................................ 27 Zmiana szerokoĞci kolumn lub wierszy .......................................................................... 27 Zmiana szerokoĞci pojedynczej kolumny ................................................................. 28 Zmiana szerokoĞci wielu kolumn ............................................................................. 28 Zmiana kolumny na okreĞloną szerokoĞü ................................................................. 29 Zmiana wysokoĞci pojedynczego wiersza ................................................................ 30 Zmiana wysokoĞci wielu wierszy ............................................................................. 31 Ukrywanie (wyĞwietlanie) kolumn, wierszy, arkuszy .................................................... 31 Ukrywanie kolumn lub wierszy ................................................................................ 32 WyĞwietlanie ukrytego wiersza lub kolumny ........................................................... 32 Kopiowanie, wklejanie i usuwanie zawartoĞci komórek ................................................ 33 Skoroszyty i arkusze ....................................................................................................... 38 Otwieranie istniejącego skoroszytu .......................................................................... 38 Tworzenie nowego skoroszytu ................................................................................. 40 Zapisywanie skoroszytu ........................................................................................... 44 Dodawanie, usuwanie arkusza ze skoroszytu ........................................................... 45 Dodawanie pojedynczego pustego arkusza .............................................................. 47 Dodawanie wielu pustych arkuszy ........................................................................... 47 Ukrycie (wyĞwietlenie) arkusza ............................................................................... 49 Zmiana nazwy lub poáoĪenia arkusza w skoroszycie ............................................... 49 4 Excel w biurze i nie tylko Zmiana nazwy arkusza ............................................................................................. 51 Zmiana poáoĪenia arkusza w skoroszycie ................................................................. 53 Kopiowanie lub przenoszenie arkuszy pomiĊdzy skoroszytami ............................... 54 Jednoczesne przeglądanie wielu skoroszytów .......................................................... 57 WyĞwietlanie arkusza w dwóch lub czterech czĊĞciach ........................................... 57 Wyszukiwanie informacji w arkuszach .................................................................... 58 Rozdziaä 3. Wprowadzanie danych .................................................................... 61 Wprowadzanie danych do komórki ................................................................................ 61 Edytowanie danych w komórce ................................................................................ 64 Wprowadzanie róĪnych typów danych do komórek ................................................. 65 Wypeánianie komórek ..................................................................................................... 69 Autouzupeánianie ..................................................................................................... 80 Unikalny zapis danych w kolumnie ................................................................................ 81 Rozdziaä 4. Formatowanie ................................................................................ 85 DostĊp do poleceĔ formatowania ............................................................................. 85 Formatowanie czcionki uĪytej do zapisu zawartoĞci komórki ................................. 86 Formatowanie orientacji zapisu danej w komórce .................................................... 86 Formatowanie liczb .................................................................................................. 88 Formatowanie krawĊdzi komórki oraz koloru jej wypeánienia ................................. 89 Niestandardowe obramowanie komórek .................................................................. 97 Rozdziaä 5. Formuäy ....................................................................................... 101 Adres komórki .............................................................................................................. 101 Budowa (skáadnia) formuáy .......................................................................................... 102 Operatory obliczeĔ ....................................................................................................... 102 Staáe .............................................................................................................................. 114 Nazwy zakresów w formuáach ...................................................................................... 114 Zasady dotyczące nadawania nazw ........................................................................ 115 Rozdziaä 6. Funkcje ....................................................................................... 119 Struktura funkcji ........................................................................................................... 119 Argument funkcji ................................................................................................... 120 Nazwa funkcji ........................................................................................................ 121 Funkcje zagnieĪdĪone ............................................................................................ 121 Wprowadzanie funkcji .................................................................................................. 122 Funkcja SUMA ............................................................................................................. 123 Funkcja SUMY WARUNKOWEJ ............................................................................... 124 Funkcja ILOCZYN ....................................................................................................... 125 Funkcja ORAZ ............................................................................................................. 125 Funkcja LUB ................................................................................................................ 127 Funkcja JEĩELI ........................................................................................................... 128 Funkcja ĝREDNIA ....................................................................................................... 129 Funkcja ILE.LICZB ..................................................................................................... 130 Funkcja ILE.NIEPUSTYCH ........................................................................................ 130 Funkcja LICZ.JEĩELI .................................................................................................. 131 Funkcja LICZBA.CAàK .............................................................................................. 131 Funkcja ZAOKR .......................................................................................................... 132 Funkcje TERAZ i DZIĝ ............................................................................................... 132 Funkcja Dà ................................................................................................................... 133 Funkcja ZàĄCZ.TEKSTY ........................................................................................... 134 Funkcja ZNAK ............................................................................................................. 134 Funkcja PORÓWNAJ ................................................................................................... 135 Spis treĈci 5 Funkcje LITERY.WIELKIE, LITERY.MAàE ............................................................ 135 Funkcja FRAGMENT.TEKSTU .................................................................................. 136 Funkcja ZASTĄP ......................................................................................................... 137 Funkcja SZUKAJ.TEKST ............................................................................................ 137 Funkcja WARTOĝû ..................................................................................................... 138 Funkcja INDEKS .......................................................................................................... 139 Funkcja PODAJ.POZYCJĉ .......................................................................................... 140 Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO ............................................................................... 141 Funkcja ADR.POĝR ..................................................................................................... 143 Funkcja PRAWY .......................................................................................................... 144 Funkcja LEWY ............................................................................................................. 144 Funkcja POWT ............................................................................................................. 145 Rozdziaä 7. Sortowanie i filtrowanie danych .................................................... 147 Sortowanie .................................................................................................................... 147 Sortowanie proste ................................................................................................... 148 Sortowanie za pomocą przycisku Sortuj od A do Z lub przycisku Sortuj od Z do A ........................................................................... 149 Sortowanie za pomocą przycisku Sortuj ................................................................. 151 Sortowanie z uwzglĊdnieniem wielkoĞci liter ........................................................ 156 Sortowanie wielokolumnowe ................................................................................. 158 Sortowanie za pomocą listy .................................................................................... 159 Filtrowanie .................................................................................................................... 162 Autofiltr .................................................................................................................. 162 Filtrowanie tekstu ................................................................................................... 163 Filtrowanie liczb ..................................................................................................... 164 Filtrowanie dat lub godzin ...................................................................................... 166 Filtrowanie zaawansowane ........................................................................................... 169 Wiele warunków w jednej kolumnie ...................................................................... 171 Jeden warunek w dwóch lub wiĊkszej liczbie kolumn ........................................... 172 Jeden z dwóch zestawów warunków dla dwóch lub wiĊkszej liczby kolumn ........ 173 Przykáady filtrowania zaawansowanego ................................................................. 174 Rozdziaä 8. Drukowanie .................................................................................. 183 Ustawienia strony do wydruku ..................................................................................... 183 Karta Strona ........................................................................................................... 184 Karta Marginesy ..................................................................................................... 186 Karta Nagáówek/stopka .......................................................................................... 186 Karta Arkusz .......................................................................................................... 196 Polecenie wydruku ....................................................................................................... 197 Rozdziaä 9. Makropolecenia — pierwszy krok w programowaniu ...................... 199 Rejestrowanie makropolecenia ..................................................................................... 199 Karta Deweloper .................................................................................................... 200 BezpieczeĔstwo makr ............................................................................................. 201 Ogólna procedura rejestrowania makra .................................................................. 201 Przykáad rejestracji makra ...................................................................................... 203 Tworzenie makra za pomocą jĊzyka Microsoft Visual Basic ....................................... 211 Zarządzanie makrami ................................................................................................... 213 Przypisywanie makra do obiektu, grafiki lub formantu .......................................... 214 Usuwanie makra ..................................................................................................... 214 Formanty — informacje podstawowe ........................................................................... 214 Umieszczanie formantu formularza w arkuszu ...................................................... 215 Formanty ActiveX .................................................................................................. 219 6 Excel w biurze i nie tylko Rozdziaä 10. Oferty cenowe .............................................................................. 229 Oferta cenowa — wersja 1. .......................................................................................... 229 Obsáuga arkusza ..................................................................................................... 229 Konstrukcja arkusza ............................................................................................... 231 Oferta cenowa — wersja 2. .......................................................................................... 234 Obsáuga arkusza ............................................................................................................ 234 Konstrukcja czĊĞci obliczeniowej arkusza .................................................................... 235 Konstrukcja czĊĞci graficznej arkusza .......................................................................... 237 Rozdziaä 11. Zmiany zapisu wartoĈci liczbowej na zapis säowny ......................... 245 Przeznaczenie i budowa skoroszytu w wersji 1. ........................................................... 245 Arkusz1 .................................................................................................................. 246 Arkusz Sáowo ......................................................................................................... 247 Uwagi koĔcowe dla wersji 1. ........................................................................................ 248 Przeznaczenie i budowa skoroszytu w wersji 2. ........................................................... 250 Arkusz1 .................................................................................................................. 250 Arkusz Sáowo ......................................................................................................... 251 Uwagi koĔcowe dla wersji 2. ........................................................................................ 258 Rozdziaä 12. Dowód dostawy ............................................................................ 261 Przeznaczenie i budowa skoroszytu ............................................................................. 261 Obsáuga skoroszytu ................................................................................................ 262 Arkusz Ustawienia ................................................................................................. 262 Arkusz ND ............................................................................................................. 265 Arkusz Odbiorcy .................................................................................................... 267 Arkusz Towary ....................................................................................................... 268 Wybór pozycji z bazy towarowej (materiaáowej) ................................................... 269 Arkusz Dowód ....................................................................................................... 271 Arkusz Sáowo ......................................................................................................... 274 Rozdziaä 13. Rachunki ..................................................................................... 275 Rachunek zwykáy ......................................................................................................... 275 Przeznaczenie i budowa skoroszytu ....................................................................... 275 Obsáuga skoroszytu ................................................................................................ 275 Arkusz Ustawienia ................................................................................................. 277 Arkusz NR .............................................................................................................. 279 Arkusz Baza ........................................................................................................... 280 Arkusz Rachunek ................................................................................................... 284 Arkusz Sáowo ......................................................................................................... 286 Rachunek za usáugi ....................................................................................................... 287 Przeznaczenie i budowa skoroszytu ....................................................................... 287 Obsáuga skoroszytu ................................................................................................ 288 Arkusz Ustawienia ................................................................................................. 289 Arkusz NR .............................................................................................................. 291 Arkusz Baza ........................................................................................................... 292 Arkusz Rachunek ................................................................................................... 296 Arkusz Sáowo ......................................................................................................... 298 Rozdziaä 14. Zamówienia ................................................................................. 299 Przeznaczenie i budowa skoroszytu ............................................................................. 299 Obsáuga skoroszytu ................................................................................................ 301 Arkusz Ustawienia ................................................................................................. 301 Arkusz Numer ........................................................................................................ 303 Arkusz Sprzedawca ................................................................................................ 304 Arkusz Towary ....................................................................................................... 306 Arkusz Druk A5 (Druk A4) .................................................................................... 309 Spis treĈci 7 Rozdziaä 15. Odsetki ........................................................................................ 313 Obsáuga skoroszytu ...................................................................................................... 313 Arkusz Odsetki ustawowe ............................................................................................ 314 Budowa arkusza ..................................................................................................... 314 Aktualizacja arkusza Odsetki ustawowe ................................................................ 319 Arkusz Odsetki podatkowe ........................................................................................... 321 Odsetki ustawowe z wpáatą .......................................................................................... 323 Przeznaczenie i konstrukcja arkusza ...................................................................... 323 Obsáuga arkusza ..................................................................................................... 325 Rozdziaä 16. Kalendarze i inne operacje na datach ............................................ 331 Wyznaczanie daty ĝwiąt Wielkanocnych ..................................................................... 331 Wyznaczanie dni Ğwiątecznych na podstawie roku ...................................................... 333 Kalendarze .................................................................................................................... 334 Skoroszyt Kalendarz_3M — arkusz 3M ....................................................................... 335 Budowa arkusza ..................................................................................................... 335 Skoroszyt Kalendarz_Uni — arkusz Uni ...................................................................... 348 Rozdziaä 17. Lista obecnoĈci ............................................................................ 355 Przeznaczenie skoroszytu ....................................................................................... 355 Obsáuga skoroszytu ................................................................................................ 355 Arkusz Pracownicy ................................................................................................ 356 Arkusz Lista ........................................................................................................... 357 CzĊĞü nagáówkowa listy ......................................................................................... 358 CzĊĞü specyfikacji dni miesiąca dla listy obecnoĞci ............................................... 362 CzĊĞü specyfikacji dni Ğwiątecznych dla listy obecnoĞci ....................................... 363 Formatowanie warunkowe ..................................................................................... 365 Ustawienia wstĊpne skoroszytu Lista obecnoĞci .................................................... 370 Rozdziaä 18. ZaĈwiadczenie o zatrudnieniu i zarobkach ..................................... 373 Przeznaczenie i budowa skoroszytu ............................................................................. 373 Arkusz Katalogi ............................................................................................................ 374 Arkusz Dane ................................................................................................................. 375 Konstrukcja listy rozwijanej sáuĪącej do aktualizacji komórek w kolumnie Stanowisko ...................................................................................... 376 Konstrukcja listy rozwijanej sáuĪącej do aktualizacji komórek w kolumnie Rodzaj zatrudnienia ......................................................................... 379 Arkusz ZaĞwiadczenie .................................................................................................. 381 Wstawienie formantu ActiveX typu Pole kombi .................................................... 383 Wstawienie formantu formularza typu Pole listy ................................................... 387 Drukowanie zaĞwiadczenia .......................................................................................... 389 Skorowidz .................................................................................... 393 Rozdziaä 3. Wprowadzanie danych Nie istnieją „dobre” czy „záe” sposoby wprowadzania danych, istnieją natomiast Ĩle lub dobrze wprowadzone dane. Lecz mając na uwadze powiedzenie — „wprowadzaü kaĪdy moĪe, jeden lepiej, drugi gorzej”, w niniejszym rozdziale omówimy kilka technik wprowadzania informacji do komórek arkusza. Techniki te pozwalają nam na wyko- nanie tej „niezbyt” przyjemnej pracy w sposób szybki i w miarĊ „bezbolesny”. Dotyczy to zwáaszcza zestawieĔ podobnych informacji, na przykáad kolumn dat lub wartoĞci zmieniających siĊ wedáug okreĞlonego schematu (wypeánionych w sposób seryjny). Wprowadzanie danych do komórki Aby wprowadziü Īądaną informacjĊ (daną) do okreĞlonej komórki, musimy pokazaü Excelowi, o którą komórkĊ chodzi, przez klikniĊcie w jej obszarze lewym przyciskiem myszki. Dziaáanie to spowoduje aktywacjĊ komórki, co zasygnalizowane zostanie oto- czeniem jej „grubą ramką” zwaną selektorem (rysunek 3.1). Rysunek 3.1. Miejsca wprowadzania danych 62 Excel w biurze i nie tylko Dane, które chcemy umieĞciü w komórce, moĪemy wprowadziü do niej bezpoĞrednio lub wpisując je w pasku formuáy. Ustawienie domyĞlne miejsca wprowadzania danych moĪemy okreĞliü przez: 1. KlikniĊcie przycisku pakietu Microsoft Office i wydanie polecenia Opcje programu Excel. 2. Po aktywacji okna dialogowego Opcje programu Excel dla pozycji Zaawansowane zaznaczenie lub usuniĊcie zaznaczenia opcji Edytuj bezpoĞrednio w komórce (rysunek 3.2). Rysunek 3.2. Procedura ustawiania parametru miejsca wprowadzania danych Bez wzglĊdu na miejsce wpisywania, o czym informuje nas kursor „pisania” widoczny w komórce lub na pasku formuáy — dane (ciąg znaków) bĊdą pojawiaáy siĊ zarówno w komórce, jak i na pasku formuáy (oznaczenie 1 na rysunku 3.3). Rysunek 3.3. Procedura wprowadzania danych: a) bezpoĞrednio do komórki, b) do paska formuáy. W czasie wprowadzania danych na pasku formuáy pojawiają siĊ trzy przyciski, których wygląd przedstawiony zostaá na rysunku 3.3. Przycisk oznaczony symbolem 2 (przy- cisk o nazwie Anuluj) sáuĪy do anulowania wprowadzanych danych. KlikniĊcie go w czasie wprowadzania danych (bez wzglĊdu na miejsce wprowadzania — komórka czy pasek formuáy) spowoduje usuniĊcie wszystkich wprowadzonych do tej chwili znaków. Przycisk oznaczony symbolem 3 (przycisk o nazwie Wpis) sáuĪy do zatwierdzenia wprowadzanych do komórki danych. KlikniĊcie go zostaje „zrozumiane” przez program jako zakoĔczenie procedury wprowadzania danych (znika kursor „pisania”), przy czym komórka pozostaje aktywna. Przycisk oznaczony symbolem 4 sáuĪy do obsáugi procedur wstawiania standardowych funkcji Excela do formuáy. Rozdziaä 3. i Wprowadzanie danych 63 Rysunek 3.4. Wygląd arkusza po zatwierdzeniu danych w komórce C3 klawiszem Enter Dla wielu uĪytkowników (zwáaszcza programów bazodanowych) zatwierdzenie danych realizowane jest przez naciĞniĊcie klawisza Enter. DomyĞlnie po naciĞniĊciu tego klawisza Excel przechodzi do komórki leĪącej bezpoĞrednio pod tą, w której dane zostaáy zatwierdzone. Automatycznie komórka ta staje siĊ komórką aktywną (rysunek 3.4). W przypadku gdy „kierunek” wprowadzania przez nas danych jest zgodny z „domyĞl- nym przejĞciem” programu, sytuacja ta nie jest „mĊcząca”, lecz wrĊcz przeciwnie — poĪądana. Jednak w przypadku gdy chcemy wprowadziü zestaw danych, uáoĪonych w sposób „horyzontalny”, ta metoda aktywacji nastĊpnej komórki jest niezmiernie uciąĪliwa, wymagająca kaĪdorazowo ingerencji polegającej na klikaniu (aktywacji) Īądanej komórki. Aby zmieniü domyĞlny kierunek przenoszenia zaznaczenia (aktywacji) komórki po naciĞniĊciu klawisza Enter, naleĪy: 1. Po aktywacji okna dialogowego Opcje programu Excel kliknąü pozycjĊ Zaawansowane. 2. Upewniü siĊ, Īe wáączone (zaznaczone) jest pole wyboru PrzenieĞ zaznaczenie po naciĞniĊciu klawisza Enter (rysunek 3.5). Rysunek 3.5. Procedura ustawienia kierunku przenoszenia po naciĞniĊciu klawisza Enter 3. Kliknąü strzaákĊ listy rozwijanej Kierunek (rysunek 3.5) i wybraü odpowiednią opcjĊ. 4. Zatwierdziü ustawienia przez klikniĊcie przycisku OK znajdującego siĊ w prawym dolnym rogu okna dialogowego Opcje programu Excel, powodując tym samym zamkniĊcie okna dialogowego i powrót do aktywnego arkusza. Przykáadowo wybranie na liĞcie rozwijanej Kierunek opcji W prawo spowoduje, Īe po zatwierdzeniu klawiszem Enter wartoĞci w komórce C3 komórką aktywną zostanie komórka D3 (rysunek 3.6). Excel w biurze i nie tylko 64 Rysunek 3.6. Wygląd arkusza po zatwierdzeniu danych w komórce C3 klawiszem Enter przy ustawieniu opcji kierunku przenoszenia — W prawo Edytowanie danych w komórce PojĊcie edytowania danych, chociaĪ czĊsto uĪywane jako synonim wprowadzania danych, dotyczy aktualizacji juĪ wprowadzonych informacji do komórki. Niejednokrotnie zacho- dzi potrzeba poprawy tylko jednej cyfry w caáym zapisie wartoĞci znajdujących siĊ w okreĞlonej komórce (rysunek 3.7). W tym celu moĪemy poddaü komórkĊ procedurze edycji bez potrzeby wprowadzania od początku caáego ciągu znaków. Rysunek 3.7. Przykáadowy zapis wartoĞci z báĊdną cyfrą 2 Podobnie jak przy wprowadzaniu danych, edycjĊ danych moĪemy przeprowadziü bez- poĞrednio w komórce lub teĪ na pasku formuáy. PoprawĊ (edycjĊ) danych na pasku formuáy naleĪy przeprowadziü w nastĊpujący sposób: 1. Kliknąü Īądaną komórkĊ. 2. Po wyĞwietleniu zawartoĞci komórki w pasku formuáy kliknąü wskaĨnikiem myszki w miejscu, w którym chcemy dokonaü poprawy (rysunek 3.8, oznaczenie 1). Rysunek 3.8. Poprawa zawartoĞci komórki w pasku formuáy 3. Dziaáanie z punktu 2. spowoduje pojawienie siĊ kursora, umoĪliwiając nam tym samym dokonanie zmiany (np. kasowanie przy uĪyciu klawiszy Backspace lub Delete i ponowne wpisanie znaku). 4. Zatwierdziü poprawną wartoĞü przez naciĞniecie przycisku Wpis lub przez naciĞniĊcie klawisza Enter. Rozdziaä 3. i Wprowadzanie danych 65 PoprawĊ (edycjĊ) danych bezpoĞrednio w komórce naleĪy przeprowadziü w nastĊpujący sposób: 1. Naprowadziü wskaĨnik myszki (oznaczenie 1, rysunek 3.9) na Īądaną komórkĊ, najlepiej w miejscu wystąpienia báĊdu w zapisie informacji. Rysunek 3.9. Miejsce klikniĊcia zawartoĞci komórki 2. Dwukrotnie kliknąü lewym przyciskiem myszki. 3. Dziaáanie z punktu 1. i 2. spowoduje pojawienie siĊ kursora dokáadnie (lub prawie dokáadnie) w miejscu wystąpienia báĊdnego zapisu, umoĪliwiając nam tym samym dokonanie jego zmiany (rysunek 3.10). Rysunek 3.10. Poprawa danej bezpoĞrednio w komórce 4. Zatwierdziü poprawną wartoĞü przez naciĞniĊcie przycisku Wpis lub przez naciĞniĊcie klawisza Enter. Wprowadzanie róĔnych typów danych do komórek O ile wprowadzanie danych bĊdących zwykáym tekstem (na przykáad nazwisko i imiĊ) jest doĞü proste i nie wymaga dodatkowych rozwaĪaĔ (przynajmniej na tym etapie), o tyle wprowadzanie danych numerycznych (liczbowych) oraz danych okreĞlających datĊ oraz czas wymaga nieco bliĪszych wyjaĞnieĔ. Aby wpisaü liczbĊ dziesiĊtną, naleĪy uĪyü klawisza „kropki” znajdującego siĊ na kla- wiaturze numerycznej. UĪycie klawisza „kropki” znajdującego siĊ na klawiaturze alfa- numerycznej (klawisz kropki nad klawiszem spacji — „najdáuĪszym klawiszem”) spowoduje przyjĊcie danej w postaci tekstowej (rysunek 3.12). Rysunek 3.11. Wygląd liczby dziesiĊtnej zapisanej przy pomocy klawisza kropki: 1 — z klawiatury numerycznej, 2 — z klawiatury alfanumerycznej 66 Excel w biurze i nie tylko W celu rozdzielenia tysiĊcznych czĊĞci liczby nie naleĪy uĪywaü jako „separatora” znaku kropki (bez wzglĊdu na uĪyty klawisz). MoĪna natomiast w celu separacji czĊĞci tysiĊcz- nych liczby w czasie wprowadzania wartoĞci wpisaü znak spacji (rysunek 3.12). Rysunek 3.12. Wygląd liczby po uĪyciu: 1 — znaku kropki z klawiatury numerycznej, 2 — znaku kropki z klawiatury alfanumerycznej, 3 — znaku spacji (odstĊpu). W celu wpisania liczby ujemnej do komórki moĪna uĪyü dowolnego klawisza z tym znakiem (tak z klawiatury numerycznej, jak i z klawiatury alfanumerycznej). Zapis war- toĞci ujemnej moĪna uzyskaü równieĪ przez wpisanie liczby w nawiasach (rysunek 3.13). Rysunek 3.13. Procedura wprowadzenia danej w nawiasach — danej „ujemnej” Zapis wartoĞci ujemnej w przykáadowej postaci (-569,54) spowoduje przyjĊcie danej w postaci tekstowej (rysunek 3.14). Rysunek 3.14. Wygląd komórki po procedurze wprowadzenia danej „ujemnej w nawiasach” Zapis wartoĞci ujemnej w przykáadowej postaci -(569, 54) spowoduje przyjĊcie danej w „normalnej postaci ujemnej” (rysunek 3.15). Rysunek 3.15. Wygląd komórki po procedurze wprowadzenia danej w nawiasach poprzedzonych znakiem „minus” Aby wprowadziü liczbĊ uáamkową do komórki, naleĪy najpierw napisaü jej czĊĞü caáko- witą, nastĊpnie spacjĊ, po czym czĊĞü uáamkową. Po zatwierdzeniu wpisu w komórce zobaczymy zapis liczby w postaci uáamkowej, natomiast w pasku formuáy liczba jest przedstawiona w postaci dziesiĊtnej (rysunek 3.16). Rozdziaä 3. i Wprowadzanie danych 67 Rysunek 3.16. Zapis liczby w postaci uáamkowej Aby wprowadziü tylko czĊĞü uáamkową do komórki, naleĪy najpierw napisaü jej spacjĊ, po czym czĊĞü uáamkową (rysunek 3.17). Brak zera przed czĊĞcią uáamkową spowoduje, Īe dana bĊdzie traktowana jako data i tak zostanie wyĞwietlona (rysunek 3.18). Rysunek 3.17. Prawidáowy zapis czĊĞci uáamkowej (zapis uáamka poprzedza znak zera i spacji) Rysunek 3.18. Zapis czĊĞci uáamkowej niepoprzedzony zerem i spacją Zapis liczby w postaci uáamka niewáaĞciwego, przeprowadzony w sposób prawidáowy (opisany powyĪej), spowoduje wyĞwietlenie wprowadzonej danej jako liczby uáamko- wej w postaci uáamka wáaĞciwego (rysunek 3.19). Rysunek 3.19. Procedura zapisu uáamka niewáaĞciwego W tabeli 3.1 pokazano sposób wprowadzania danych typu data/czas oraz sposób wyĞwie- tlenia ich po zatwierdzeniu wpisu do komórki. W datach moĪna uĪywaü myĞlników i ukoĞników. WielkoĞü liter nie odgrywa roli. Na danych typu data moĪna wykonywaü dziaáania matematyczne (np. dodawanie, odejmowanie). Aby szybko wprowadziü bieĪącą datĊ do aktywnej komórki w formacie pokazanym na rysunku 3.20, naleĪy wcisnąü (przytrzymaü naciĞniĊty) klawiszy Ctrl, a nastĊpnie naci- snąü klawisz znaku Ğrednika (;) — jak pokazano to na rysunku 3.21. 68 Excel w biurze i nie tylko Tabela 3.1. Sposoby wprowadzania dat do komórek arkusza Format zapisu Sposób wprowadzenia Wyglñd komórki po zatwierdzeniu wpisu 2010-03-25 26-mar-10 DomyĞlnie przyjĊty rok daty systemowej. DomyĞlnie przyjĊty rok daty systemowej. 06:00 21:03 15:25:35 RR/MM/DD DD-MMM-RR MMM-DD DD-MMM GG: GG:MM GG:MM:SS Rysunek 3.20. Wygląd formatu zapisu bieĪącej daty w aktywnej komórce Rysunek 3.21. Procedura wstawiania bieĪącej daty do aktywnej komórki Aby szybko wprowadziü bieĪącą godzinĊ do aktywnej komórki w formacie pokazanym na rysunku 3.22, naleĪy wcisnąü (przytrzymaü naciĞniĊte) klawisze Shift oraz Ctrl, a nastĊpnie nacisnąü klawisz znaku Ğrednika (;) — jak pokazano to na rysunku 3.23. Rysunek 3.22. Wygląd formatu zapisu bieĪącej godziny w aktywnej komórce Rozdziaä 3. i Wprowadzanie danych 69 Rysunek 3.23. Procedura wstawienia bieĪącej godziny do aktywnej komórki Wypeänianie komórek Wypeánianie komórek to jedna z najprzyjemniejszych czynnoĞci, jaka jest dostĊpna dla uĪytkownika arkuszy kalkulacyjnych. MoĪna Ğmiaáo stwierdziü, Īe wáaĞnie to pojĊcie (wypeánianie) w peáni obrazuje zasadĊ „minimum nakáadów — maksimum efektów”. Automatyczne wypeánienie komórek przylegających do siebie (w kolumnie lub wierszu) moĪemy wykonaü za pomocą tak zwanego punktu uchwytu wypeánienia oraz techniki przeciągania. Uchwyt wypeánienia to niewielki, czarny kwadrat w prawym dolnym rogu aktywnej komórki lub zaznaczenia (rysunek 3.24). Rysunek 3.24. Umiejscowienie oraz wygląd punktu uchwytu wypeánienia Po naprowadzeniu standardowego wskaĨnika zaznaczenia na punkt uchwytu wypeá- nienia wskaĨnik przybiera postaü czarnego znaku plus (krzyĪyka), jak pokazano to na rysunku 3.25, umoĪliwiając tym samym przeciągniĊcie uchwytu wypeánienia komórki. Procedura przeciągniĊcia spowoduje skopiowanie zawartoĞci komórki do innych komó- rek w tej samej kolumnie (wierszu) lub teĪ wypeánienie komórek serią danych. Serie danych to dowolne ciągi powiązanych ze sobą informacji, takich jak kolejne liczby, kolejne daty, nazwy miesiĊcy lub dni, jak równieĪ zapisy formuáy dla kolejnych komórek. Rysunek 3.25. Zmiana wyglądu wskaĨnika zaznaczenia po naprowadzeniu go na punkt uchwytu wypeánienia 70 Excel w biurze i nie tylko Wypeänienie komórek liczbami Aby wypeániü komórki okreĞloną liczbą (skopiowaü liczbĊ z Īądanej komórki do okre- Ğlonego obszaru komórek), naleĪy: 1. Naprowadziü standardowy wskaĨnik zaznaczenia na uchwyt zaznaczenia okreĞlonej komórki. 2. Po uzyskaniu przez wskaĨnik wyglądu „czarnego plusa” wcisnąü lewy klawisz myszki. 3. Przeciągnąü uchwyt wypeánienia, przez komórki przewidziane do wypeánienia (rysunek 3.26). Rysunek 3.26. Wygląd arkusza podczas procedury przeciągania 4. Zwolniü przycisk myszki po uzyskaniu koĔca obszaru wypeánienia. 5. W wyniku czynnoĞci wykonanych od punktu 1. do punktu 4. zawartoĞü komórki — w naszym przykáadzie B3 — zostaáa skopiowana do wszystkich komórek znajdujących siĊ w obszarze B4:B13 (obszarze wypeánienia), jak pokazano to na rysunku 3.27. Rysunek 3.27. Wygląd komórek bezpoĞrednio po zwolnieniu lewego klawisza myszki 1 — przycisk Opcje Autowypeánienia Rozdziaä 3. i Wprowadzanie danych 71 6. Zwolnienie lewego przycisku myszki spowoduje wypeánienie okreĞlonego obszaru Īądaną wartoĞcią oraz aktywacjĊ przycisku Opcji Autowypeánienia (rysunek 3.27, oznaczenie 1). 7. Kliknąü przycisk Opcje Autowypeánienia, powodując tym samym wyĞwietlenie listy dostĊpnych opcji wypeánienia (rysunek 3.28). Rysunek 3.28. Wygląd rozwiniĊtej listy przycisku Opcje Autowypeánienia Wybór opcji Kopiuj komórki spowoduje wpisanie tej samej wartoĈci (zawartej w komórce „Ēródäowej”) do wszystkich komórek obszaru wypeänienia (rysunek 3.28). Wybór opcji Wypeänij seriñ spowoduje wpisanie do kolejnych komórek kolejnych liczb utworzonych na podstawie liczby zawartej w komórce „Ēródäowej” (rysunek 3.29). Rysunek 3.29. Procedura wypeánienia serią liczb komórek w obszarze B4:B5 W przypadku gdy zawartoĈè komórki „Ēródäowej” byäa wczeĈniej sformatowana, to bez- poĈrednio po procedurze przeciñgniöcia komórki w obszarze wypeänienia „otrzymajñ” format identyczny z formatem okreĈlonym w komórce „Ēródäowej” (rysunek 3.30). Excel w biurze i nie tylko 72 Rysunek 3.30. Procedura skopiowania zawartoĞci komórki B3 — zapisanej czcionką Arial, pogubioną kursywą o rozmiarze 14 pkt — do obszaru komórek B4:B13 bez zachowania formatowania zastosowanego w komórce B3 Po aktywacji listy i wyborze opcji Wypeänij bez formatowania komórki w obszarze wypeänienia zostanñ pozbawione atrybutów formatowania komórki „Ēródäowej” (rysunek 3.31). Rysunek 3.31. Wygląd danych skopiowanych do obszaru komórek B4:B13 bez zachowania formatowania zastosowanego w komórce B3 W przypadku gdy zawartoĈè komórki „Ēródäowej” byäa wczeĈniej sformatowana, to bez- poĈrednio po procedurze przeciñgniöcia komórki w obszarze wypeänienia „otrzymajñ” format identyczny z formatem okreĈlonym w komórce „Ēródäowej” (rysunek 3.32). Po aktywacji listy i wyborze opcji Wypeänij tylko formantami komórki w obszarze wypeänienia „otrzymajñ” tylko atrybuty formatowania komórki „Ēródäowej”, co bödzie widoczne po wprowadzeniu dowolnego ciñgu znaków do dowolnej komórki znajdu- jñcej siö w obszarze poddanym procedurze wypeänienia (rysunek 3.33). Rozdziaä 3. i Wprowadzanie danych 73 Rysunek 3.32. Procedura skopiowania formatowania zastosowanego w komórce B3 (czcionka Arial, pogubiona kursywą o rozmiarze 14 pkt) — do obszaru komórek B4:B13. Wybór opcji — Wypeánij tylko formatami Rysunek 3.33. Wygląd obszaru komórek B4:B13 po wypeánieniu go tylko atrybutami formatowania zastosowanymi w komórce B3. Wpis dokonany w dowolnej komórce opisywanego obszaru otrzymuje format identyczny z formatem zastosowanym w komórce B3 Tworzenie serii danych z dowolnñ wartoĈciñ kroku W przypadku gdy chcemy stworzyü seriĊ danych, przy czym wartoĞü kroku, czyli róĪnica miĊdzy wartoĞciami znajdującymi siĊ w sąsiednich komórkach, jest dowolna (inna niĪ 1), naleĪy procedurĊ wypeániania danych przeprowadziü w jeden z opisanych niĪej sposobów. Sposób 1. 1. Wprowadziü Īądaną wartoĞü do okreĞlonej komórki (komórki „Ĩródáowej”). 2. Zaznaczyü obszar wypeánienia, którego początek okreĞla komórka „Ĩródáowa” (rysunek 3.34). 74 Rysunek 3.34. Wygląd zaznaczonego obszaru Excel w biurze i nie tylko 3. Na karcie NarzĊdzia gáówne kliknąü strzaákĊ przycisku Wypeánienie, po czym wybraü polecenie Serie danych (rysunek 3.35). Rysunek 3.35. Menu Edycja — polecenia Wypeánij/Serie danych 4. Dziaáanie z punktu 3. spowoduje aktywacjĊ okna dialogowego Serie, w którym naleĪy:  W sekcji Serie zaznaczyü opcjĊ dotyczącą „kierunku” wypeánienia — Kolumny lub Wiersze.  W polu WartoĞü kroku: wpisaü liczbĊ bĊdącą Īądaną róĪnicą miĊdzy wartoĞciami znajdującymi siĊ w sąsiednich komórkach (rysunek 3.36). 5. Po wykonaniu dziaáaĔ okreĞlonych w punkcie 4. nacisnąü przycisk OK. 6. Wynikiem tak przeprowadzonej procedury bĊdzie wypeánienie kolejnych komórek (poza komórką Ĩródáową) w zaznaczonym obszarze danymi, których zawartoĞü stanowi suma wartoĞci znajdującej siĊ w komórce poprzedniej oraz wartoĞci kroku (rysunek 3.37). Rozdziaä 3. i Wprowadzanie danych 75 Rysunek 3.36. Okno dialogowe Serie Rysunek 3.37. Wygląd komórek wypeánionych wartoĞciami z krokiem serii 0,05 — zaczynając od wartoĞci początkowej 158,05 Sposób 2. 1. Wprowadziü Īądaną wartoĞü do okreĞlonej komórki (komórki „Ĩródáowej”), jak pokazano to na rysunku 3.38. Rysunek 3.38. Komórki z wartoĞcią początkową serii danych (komórka Ĩródáowa) 2. Wybraü polecenia Wypeánienie/Serie danych. 3. Dziaáanie z punktu 2. spowoduje aktywacjĊ okna dialogowego Serie, w którym naleĪy: 76 Excel w biurze i nie tylko  W sekcji Serie zaznaczyü opcjĊ dotyczącą „kierunku” wypeánienia — Kolumny lub Wiersze.  W polu WartoĞü kroku: wpisaü liczbĊ bĊdącą Īądaną róĪnicą miĊdzy wartoĞciami znajdującymi siĊ w sąsiednich komórkach (rysunek 3.39). Rysunek 3.39. Okno dialogowe Serie  W polu WartoĞü koĔcowa: wpisaü wartoĞü bĊdącą maksymalną wartoĞcią w serii, jaka moĪe byü osiągniĊta przy uĪyciu okreĞlonej wczeĞniej wartoĞci kroku. 4. Po wykonaniu dziaáaĔ okreĞlonych w punkcie 3. nacisnąü przycisk OK. 5. Wynikiem tak przeprowadzonej procedury bĊdzie wypeánienie kolejnych komórek (poza komórką Ĩródáową) wartoĞciami powstaáymi jako suma wartoĞci znajdującej siĊ w komórce poprzedniej oraz wartoĞci kroku, przy czym koĔcowa najwiĊksza wartoĞü w serii nie moĪe przekraczaü okreĞlonej wartoĞci koĔcowej (rysunek 3.40). Rysunek 3.40. Wygląd serii danych utworzonych z krokiem serii 1,55, zaczynając od wartoĞci początkowej 150,55 i ograniczonych wartoĞcią koĔcową równą 160 Wypeänienie komórek tekstem Wypeánienie komórek, w których komórka początkowa zawiera „czysty tekst”, jest dostĊpne dla trzech opcji (rysunek 3.41) przedstawionych szczegóáowo przy opisie wypeánienia komórek kolejnymi liczbami. Utworzenie serii danych zawierających tekst jest moĪliwe tylko wtedy, gdy ciąg tek- stowy koĔczy siĊ (lub poprzedzony jest) liczbą (cyfrą). Dodatkowym warunkiem utwo- Rozdziaä 3. i Wprowadzanie danych 77 Rysunek 3.41. Procedura wypeánienia komórek „czystym tekstem” rzenia serii danych z takiej zawartoĞci komórki jest wystĊpowanie spacji pomiĊdzy ciągiem znaków tekstowych a ciągiem znaków reprezentujących liczbĊ. ProcedurĊ utwo- rzenia serii danych „tekstowych” przedstawiono na rysunku 3.42. Rysunek 3.42. Procedura wypeánienia komórek serią „tekstu” Szczególnym przypadkiem utworzenia serii danych z „czystego tekstu” jest wykonanie procedury przeciągania komórki „Ĩródáowej”, której zawartoĞü stanowi nazwa mie- siąca (rysunek 3.43), nazwa dnia tygodnia (rysunek 3.44) lub ogólnie przyjĊty skrót nazwy tygodnia (rysunek 3.45). Dodatkową opcją, jakiej moĪna uĪyü przy tworzeniu serii danych, skáadających siĊ z kolejnych dni tygodnia, jest opcja Wypeánij dniami powszednimi. Zastosowanie tego „parametru” spowoduje brak wystąpienia w serii danych nazw sobota oraz niedziela (odpowiednio skrótów So oraz N). Wypeänienie komórek datami Dane zapisane w postaci daty są przez Excela traktowane (przetwarzane) w podobny sposób jak dane liczbowe. Biorąc jednak pod uwagĊ specyfikĊ budowy daty, na którą skáadają siĊ jakby trzy „segmenty” liczbowe (wartoĞci: roku, miesiąca, dnia), po Excel w biurze i nie tylko 78 Rysunek 3.43. Procedura utworzenia serii danych stanowiących nazwy kolejnych miesiĊcy Rysunek 3.44. Procedura utworzenia serii danych stanowiących nazwy kolejnych dni tygodnia Rysunek 3.45. Procedura utworzenia serii danych stanowiących skróty nazw kolejnych dni tygodnia wykonaniu procedury „przeciągniĊcia” danych i klikniĊciu przycisku Opcji Autowy- peánienia zostanie wyĞwietlona 8-elementowa lista opcji (rysunek 3.46) uwzglĊdnia- jąca moĪliwoĞü wypeánienia komórek wáaĞnie tymi parametrami. Rozdziaä 3. i Wprowadzanie danych 79 Rysunek 3.46. Wygląd komórek arkusza wypeánionych serią danych typu data przy uĪyciu róĪnych opcji Autowypeánienia Komórki, które mają byü wypeánione serią dat, mogą byü równieĪ tworzone za pomocą parametrów okreĞlanych w oknie dialogowym Serie, przy czym w sekcji Typ naleĪy wybraü opcjĊ Data oraz okreĞliü w sekcji Jednostka daty opcjĊ, której czĊĞci daty (dnia, miesiąca itp.) bĊdą dotyczyáy wartoĞci okreĞlone w polu WartoĞü kroku oraz w polu WartoĞü koĔcowa (rysunek 3.47). Rysunek 3.47. Procedura utworzenia serii danych typu data utworzonych z krokiem serii 3 dni, zaczynając od daty początkowej 2010-03-07 i ograniczonych dniem 26 marca JeĔeli po procedurze przeciñgania zostaäa wyĈwietlona wartoĈè bäödu ##### (wystö- puje, w przypadku gdy komórka zawiera liczbö, datö lub godziny szersze niĔ komórka), naleĔy zwiökszyè szerokoĈè kolumny. 80 Excel w biurze i nie tylko Autouzupeänianie Inną ciekawą funkcją Excela, przyspieszającą proces wprowadzania danych, jest wyko- rzystanie automatycznego tworzenia „listy danych” z zapisów dokonanych w kolej- nych komórkach kolumny. ProcedurĊ autouzupeánienia przeĞledzimy na poniĪszym przykáadzie. 1. WprowadĨ tekst do kilku pierwszych komórek kolumny, na przykáad tak jak pokazano to na rysunku 3.48. Rysunek 3.48. Przykáadowy zapis tekstu w trzech kolejnych komórkach kolumny 2. Kliknij prawym przyciskiem myszki pierwszą wolną komórkĊ pod uzupeánionymi wczeĞniej komórkami, powodując tym samym aktywacjĊ menu podrĊcznego komórki (rysunek 3.49). Rysunek 3.49. Menu podrĊczne komórki aktywnej 3. Wybierz z menu podrĊcznego polecenie Wybierz z listy rozwijanej. 4. Polecenie z punktu 3. spowoduje aktywacjĊ listy rozwijanej, jak na rysunku 3.50. 5. Po aktywacji listy rozwijanej wybierz Īądany tekst — kliknij wybraną pozycjĊ (rysunek 3.51). 6. Dziaáanie z punktu 5. spowoduje automatyczne wstawienie wybranego ciągu znaków do komórki aktywnej (rysunek 3.52). Rozdziaä 3. i Wprowadzanie danych 81 Rysunek 3.50. Wygląd rozwiniĊtej listy Rysunek 3.51. Procedura wyboru pozycji listy Rysunek 3.52. Wygląd komórki po wstawieniu elementu listy Unikalny zapis danych w kolumnie DoĞü czĊstym problemem przy eksploatacji arkuszy jest zapewnienie unikalnego zapisu danych w okreĞlonej kolumnie. Przykáadem takiego wymogu moĪe byü tworzenie „arku- szy spisów magazynowych z natury”, zawierających wstĊpny wykaz nazw materiaáów oraz odpowiadających im indeksów magazynowych, podlegający póĨniej „rĊcznej” modyfikacji w zakresie iloĞciowym. PoniewaĪ podstawową zasadą obowiązującą w gospodarce magazynowej jest to, aby kaĪdy towar posiadaá unikalny indeks materia- áowy, utworzenie bezbáĊdnego wykazu materiaáów (dokáadniej indeksów) jest kluczowe dla póĨniejszego przeprowadzenia „spisu z natury”. Wykorzystując odpowiednie narzĊ- dzia Excela, moĪemy skonstruowaü arkusz, tak aby w czasie wprowadzania danych nastĊpowaáo automatyczne wykluczenie zdublowanych „wartoĞci”. Opis Konstrukcji arkusza przedstawimy w oparciu o tabelĊ pokazaną na rysunku 3.53. Obszarem, który bĊdzie podlegaü procedurze sprawdzania poprawnoĞci wpisów (brak duplikatów), bĊdą komórki kolumny C. Rysunek 3.53. Wygląd przykáadowego arkusza 82 Excel w biurze i nie tylko ProcedurĊ „zabezpieczenia” naleĪy przeprowadziü wedáug poniĪszych kroków: 1. W kolumnie, dla której chcesz ustaliü kryteria sprawdzania poprawnoĞci danych (w naszym przypadku bĊdzie to kolumna C), zaznacz (kliknij) komórkĊ C2, a nastĊpnie wybierz z menu polecenie Dane/Sprawdzanie poprawnoĞci (rysunek 3.54). Rysunek 3.54. Menu Dane — polecenie Sprawdzanie poprawnoĞci 2. Dziaáanie z punktu 1. spowoduje wyĞwietlenie okna dialogowego Sprawdzanie poprawnoĞci danych, w którym w zakáadce Ustawienia z listy rozwijanej Dozwolone wybierz pozycjĊ Niestandardowe (rysunek 3.55). Rysunek 3.55. Okno dialogowe Sprawdzanie poprawnoĞci danych — lista rozwijana Dozwolone — pozycja Niestandardowe 3. Wybór pozycji Niestandardowe spowoduje wyĞwietlenie pola Formuáa:, w którym wpisz wyraĪenie =LICZ.JEĽELI($C$2:$C$65536; C2)=1, a nastĊpnie kliknij przycisk OK (rysunek 3.56). 4. Przeciągnij uchwyt wypeánienia od komórki C2 tak daleko, jak chcesz, by siĊgaáa reguáa sprawdzania poprawnoĞci wprowadzanych danych (rysunek 3.57). Rozdziaä 3. i Wprowadzanie danych 83 Rysunek 3.56. Wygląd uzupeánionego pola Formuáa Rysunek 3.57. Procedura skopiowania formuáy sprawdzającej duplikowanie zawartoĞci komórek Przedstawiona powyĪej formuáa sprawdza wartoĞü w komórce C2 i nastĊpnie zlicza liczbĊ wystąpieĔ takiej samej wartoĞci w zakresie $C$2:$C$65536. Zawsze sprawdzana jest aktywna komórka, wiĊc zawsze bĊdzie przynajmniej jedno wystąpienie. JeĪeli Excel odnajdzie dwa wystąpienia, zostanie wyĞwietlony komunikat, jak na rysunku 3.58. Komunikat bĊdzie powtarzany do chwili wprowadzenia „poprawnej wartoĞci”. Rysunek 3.58. Wygląd komunikatu po wprowadzeniu i zatwierdzeniu klawiszem Enter zduplikowanej wartoĞci
Pobierz darmowy fragment (pdf)

Gdzie kupić całą publikację:

Excel w biurze i nie tylko. Wydanie II
Autor:

Opinie na temat publikacji:


Inne popularne pozycje z tej kategorii:


Czytaj również:


Prowadzisz stronę lub blog? Wstaw link do fragmentu tej książki i współpracuj z Cyfroteką: