Cyfroteka.pl

klikaj i czytaj online

Cyfro
Czytomierz
00063 005928 20930462 na godz. na dobę w sumie
wyszukaj dokładnie | pobierz wtyczkę
Inwentaryzacja w jednostkach sektora finansów publicznych. Wydanie II - ebook/pdf
Inwentaryzacja w jednostkach sektora finansów publicznych. Wydanie II - ebook/pdf
Autor: Liczba stron:
Wydawca: Infor Język publikacji: polski
ISBN: 978-83-65887-55-9 Data wydania:
Lektor:
Kategoria: ebooki >> prawo i podatki >> podatkowe
Porównaj ceny (książka, ebook, audiobook).
Czytaj online.
Komentuj

Każda jednostka należąca do sektora finansów publicznych musi przeprowadzić okresową inwentaryzację wszystkich składników majątkowych.

Zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami ustawy o rachunkowości jest naruszeniem dyscypliny finansów publicznych.

W publikacji na licznych przykładach podano wskazówki prawidłowego przeprowadzenia inwentaryzacji (obowiązkowych i doraźnych) – od zaplanowania, przez prowadzenie, po rozliczenie i zakończenie. Wskazano rozwiązania praktycznych problemów przeprowadzania inwentaryzacji za pomocą technik informatycznych, ze szczególnym uwzględnieniem technik przeprowadzania spisów z natury przy wykorzystaniu sczytywania danych zawartych w kodach paskowych i etykietach kodowanych elektromagnetycznie.

Książka w założeniu ma służyć pomocą w takim zorganizowaniu przebiegu inwentaryzacji – prowadzonych metodami spisu z natury oraz potwierdzania i weryfikacji sald składników aktywów i pasywów – aby procesy te przebiegały szybko, sprawnie i efektywnie. Może służyć także jako baza do przeprowadzania szkoleń przedinwentaryzacyjnych dla członków komisji inwentaryzacyjnej, osób materialnie odpowiedzialnych oraz pracowników księgowości i innych komórek zaangażowanych w proces inwentaryzacji.

Ponadto można skorzystać z zamieszczonych wzorów dokumentów inwentaryzacyjnych – podano dokładne instrukcje i przykłady ich wypełniania.

Dopełnienie całości stanowią – poprzedzone komentarzem Autorki:

● nowe stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów – w stanowisku przedstawiono dobre praktyki oraz wskazówki sprzyjające prawidłowej i sprawnej inwentaryzacji zapasów, obejmujące sprawy związane z przygotowaniem, przeprowadzaniem, rozliczaniem i dokumentowaniem spisów z natury;

● nowy Krajowy Standard Rachunkowości nr 11 – „Środki trwałe” – standard odnosi się do zasad ewidencji i inwentaryzacji środków trwałych na potrzeby prowadzenia rachunkowości jednostki. W przypadku jednostek, które postanowiły stosować KSR 11 w swojej polityce rachunkowości, postanowienia standardu mają zastosowanie po raz pierwszy do sporządzania sprawozdania finansowego za rok obrotowy zaczynający się od 1 stycznia 2017 r., natomiast w przypadku jednostek, które nie postanowiły o stosowaniu KSR, nowy standard powinien służyć pomocą przy ustalaniu (nowelizowaniu) ich polityk rachunkowości, w szczególności w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych metodami spisu z natury i weryfikacji danych wykazanych w księgach rachunkowych z dokumentacją źródłową.

 

Izabela Motowilczuk – magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych.

Znajdź podobne książki Ostatnio czytane w tej kategorii

Darmowy fragment publikacji:

sektor publIczny Izabela Motowilczuk Inwentaryzacja w jednostkach sektora finansów publicznych  Przeprowadzanie, rozliczanie i dokumentowanie  Wzory dokumentów inwentaryzacyjnych  Nowe stanowisko KSR w sprawie spisu z natury  Nowy KSR nr 11 – „Środki trwałe” R E KO M E N D U J E INWENTARYZACJA w jednostkach sektora finansów publicznych Dla Czytelników publikacji przygotowaliśmy dostęp do INFORLEX Prawo! Baza wiedzy INFORLEX Prawo zawiera aktywne wersje wzorów dokumentów zamieszczonych w książce. Kod dostępu uprawniający do korzystania z INFORLEX Prawo zamieszczony jest na poniższej zdrapce. INWENTARYZACJA Wzory dokumentów Dostęp do produktu jest aktywny do 31 grudnia 2018 r. i dodatkowo uprawnia do korzystania z kompleksowej bazy ujednoliconych aktów prawnych, orzecznictwa i interpretacji podatkowych. Jeśli nie otrzymałeś kodu, a kupiłeś książkę, skontaktuj się z nami: 22 761 30 30, 801 626 666 bok@infor.pl www.inforlex.pl/inwentaryzacja Izabela Motowilczuk Inwentaryzacja w jednostkach sektora finansów publicznych  Przeprowadzanie, rozliczanie i dokumentowanie  Wzory dokumentów inwentaryzacyjnych  Nowe stanowisko KSR w sprawie spisu z natury  Nowy KSR nr 11 – „Środki trwałe” R E KO M E N D U J E Dyrektor Centrum Wydawniczego Grupa INFOR PL Prezes Zarządu Ryszard Pieńkowski Marzena Nikiel Zespół redakcyjny: Małgorzata Majewska – redaktor merytoryczny Joanna Pastuszka – sekretarz redakcji Edyta Wojtecka, Anna Stefańska – redaktorzy graficzni Małgorzata Ablewska (UKKLW), Jolanta Bugaj – korekta Publikację polecają eksperci Druk: MCP © Copyright by INFOR PL S.A. Warszawa 2017 INFOR PL S.A. 01-042 Warszawa, ul. Okopowa 58/72 www.infor.pl Biuro Opiekunów Klienta 01-042 Warszawa, ul. Okopowa 58/72 tel. 22 761 30 30, e-mail: bok@infor.pl Infolinia: 0 801 626 666 Księgarnia internetowa: www.sklep.infor.pl jest zabronione i podlega odpowiedzialności karnej. ISBN 978-83-65887-55-9 Profesjonalne księgarnie stacjonarne w kraju oraz księgarnie internetowe. Publikacja jest chroniona przepisami prawa autorskiego. Wykonywanie kserokopii bądź powielanie inną metodą oraz rozpowszechnianie bez zgody Wydawcy w całości lub części Spis treści Inwentaryzacja w jednostkach sektora finansów publicznych – przeprowadzanie, rozliczanie i dokumentowanie WSTĘP  .................................................................................................................... 13 1. Inwentaryzacja – definicja i rola w rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych  ........................................................................ 15 2. Rodzaje inwentaryzacji  ................................................................................... 17   2.1.  Inwentaryzacja pełna okresowa  ..................................................................... 18         2.2.  Inwentaryzacja ciągła  .................................................................................... 18 2.3.  Inwentaryzacja doraźna pełna  ....................................................................... 21 2.4.  Inwentaryzacja cząstkowa okresowa  ............................................................. 25 2.5.  Inwentaryzacja cząstkowa doraźna  ................................................................ 27 3. Częstotliwość i terminy przeprowadzania inwentaryzacji  ...................... 33 4. Metody przeprowadzania inwentaryzacji  ................................................... 43 5. Uregulowania wewnętrzne z zakresu zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji  ............................................................................ 51 5.1.  Ogólne uregulowania opisujące procedury inwentaryzacyjne  ...................... 52     5.2.    Zarządzenia wewnętrzne wydawane w związku z przeprowadzaniem   konkretnych inwentaryzacji  ........................................................................... 54 6. Spis z natury jako podstawowa metoda inwentaryzacji  .......................... 59   6.1.  Prawa i obowiązki uczestników spisu z natury  .............................................. 62 3 INWENTARYZACJA W JEDNOSTKACH SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH             6.1.1.   Kierownik jednostki  ..........................................................................   63 6.1.2.  Główny księgowy i komórka księgowości  ........................................   63 6.1.3.  Komisja inwentaryzacyjna  ................................................................   64 6.1.4.  Zespoły spisowe  ................................................................................   70 6.1.5.  Kontrolerzy spisowi  ..........................................................................   78 6.1.6.  Osoba materialnie odpowiedzialna  ...................................................   78 6.2.  Obszar objęty spisem z natury .....................................................................   81       6.2.1.   Przygotowanie pól spisowych do przeprowadzenia spisu   z natury środków trwałych  ................................................................   85 6.2.2.   Przygotowanie pól spisowych do przeprowadzenia spisu   z natury środków pieniężnych  ...........................................................   85 6.2.3.   Przygotowanie pól spisowych do przeprowadzenia spisu   rzeczowych środków obrotowych  .....................................................   86 6.3.  Oznakowanie składników majątkowych na polach spisowych  ....................   87 6.4.  Warunki i technika prowadzenia spisu w polu spisowym  ...........................   89 6.5.  Czynności spisowe krok po kroku  ...............................................................   92 6.6.  Spis z natury obcych składników majątkowych  .......................................... 104 6.7.   Udokumentowanie faktu przeprowadzenia spisu z natury   i jego wyników ............................................................................................. 107                 6.7.1.  Arkusz spisu z natury (arkusz spisowy) ............................................ 108 6.7.2.  Protokół spisu z natury środków pieniężnych  ................................... 124 6.7.3.   Protokół spisu z natury papierów wartościowych   w formie materialnej  ......................................................................... 131 6.7.4.    Kontrola arkuszy spisowych (protokołów spisu z natury)   pod względem formalnym  ................................................................ 132 6.7.5.  Kontrola rzetelności spisu z natury  ................................................... 135 6.7.6.  Wycena wyników spisu  ..................................................................... 137 6.7.7.  Ustalenie różnic inwentaryzacyjnych  ................................................ 143 6.7.8.  Rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych  ............................................ 147                                               4 Spis treści     6.8.  Ujęcie wyników spisu z natury w księgach rachunkowych  .........................  176 6.9.   Postępowanie poinwentaryzacyjne przeprowadzane po zakończeniu   spisu z natury  ............................................................................................... 184 7. Inwentaryzacja materiałów bibliotecznych  ............................................... 187 8. Specyfika rozwiązań stosowanych przy przeprowadzaniu spisu       z natury drogą elektroniczną  ....................................................................... 199 8.1.   Spis z natury środków trwałych z zastosowaniem techniki   elektronicznej ............................................................................................... 203 8.2.   Spis z natury zapasów magazynowych z zastosowaniem techniki   elektronicznej ............................................................................................... 209 8.3.   Inwentaryzacja księgozbiorów z zastosowaniem techniki   elektronicznej  ..............................................................................................  211 9. Potwierdzenie sald jako metoda inwentaryzacji  ...................................... 213 9.1.  Uzgadnianie sald z bankami  ........................................................................ 215             9.2.  Uzgadnianie sald z kontrahentami  ..............................................................  216       9.2.1.  Przygotowanie do uzgodnienia sald  ..................................................  217 9.2.2.  Przeprowadzanie uzgodnień  ............................................................. 226 9.2.3.   Dokumentowanie faktu przeprowadzenia inwentaryzacji   i wyników uzgodnień sald z kontrahentami  ...................................... 243 9.3.   Uzgadnianie stanu innych aktywów (papiery wartościowe w formie  zdematerializowanej, składniki mienia powierzone kontrahentom)  ............ 249 10. Weryfikacja sald ............................................................................................ 253 10.1.   Przygotowanie do weryfikacji sald ............................................................ 264       10.2.   Przeprowadzanie weryfikacji na podstawie przykładów wybranych   aktywów i pasywów  ................................................................................... 267    10.2.1.  Weryfikacja składników ewidencjonowanych   na koncie 011 „Środki trwałe”  ......................................................... 268 5 INWENTARYZACJA W JEDNOSTKACH SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH                     10.2.2.  Weryfikacja składników ewidencjonowanych na kontach:   011 „Środki trwałe”, 013 „Pozostałe środki trwałe”,   014 „Zbiory biblioteczne”, 016 „Dobra kultury”   – przypadki szczególne  .................................................................... 275 10.2.3.  Weryfikacja składników ewidencjonowanych   na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne”  ........................... 276 10.2.4.  Weryfikacja składników ewidencjonowanych   na koncie 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)”  .................. 279 10.2.5.  Weryfikacja składników ewidencjonowanych   na koncie 141 „Środki pieniężne w drodze”  .................................... 284 10.2.6.  Weryfikacja należności i zobowiązań ewidencjonowanych   na kontach zespołu 2 – „Rozrachunki i rozliczenia”  ....................... 284 11. Postępowanie poinwentaryzacyjne po przeprowadzeniu uzgodnień sald z kontrahentami i uzgodnieniu sald z dokumentacją źródłową  ............................................................................. 315 12. Szczególne zasady przeprowadzania inwentaryzacji nieruchomości w samorządowych jednostkach organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej  ...................................................... 321 12.1.   Problemy interpretacyjne związane ze stosowaniem § 6 ust. 6   rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości   oraz planów kont  ........................................................................................ 324           6       12.1.1.  Definicja nieruchomości dla celów prowadzenia ewidencji   księgowej oraz zasady ich ewidencji i inwentaryzacji  .................... 325 12.1.2.  Cywilnoprawna definicja nieruchomości oraz zasady tworzenia  i ewidencjonowania nieruchomości wchodzących w skład zasobów   gminnych, powiatowych i wojewódzkich  ....................................... 328 12.1.3.  Miejsce uregulowań z § 6 ust. 6 rozporządzenia w sprawie  szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont   w systemie zasad regulujących przeprowadzanie   inwentaryzacji środków trwałych  ................................................... 330 12.2.   Porównanie danych zawartych w ewidencji księgowej i zasobach   nieruchomości – aspekty praktyczne  ......................................................... 332 Spis treści 13. Odpowiedzialność za naruszenia dyscypliny finansów publicznych w zakresie inwentaryzacji w praktyce  ............................... 347 13.1.   Zaniechania przeprowadzenia inwentaryzacji z wymaganą   częstotliwością bądź w wymaganym terminie  ......................................... 348           13.2.   Przeprowadzenie inwentaryzacji w sposób niezgodny   ze stanem rzeczywistym  ........................................................................... 349 13.3.   Przeprowadzenie inwentaryzacji danego rodzaju składnika   majątkowego inną metodą niż wskazana w przepisach  ............................ 350 13.4.   Zaniechanie rozliczenia inwentaryzacji bądź rozliczenie   inwentaryzacji niezgodnie z przepisami  ................................................... 351 13.5.   Niewykonanie innych obowiązków w zakresie inwentaryzacji   wynikających z przepisów  ........................................................................ 351 14. Stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury  .......................................................... 353 15. Krajowy Standard Rachunkowości nr 11 – „Środki trwałe”  .............. 397 ANEKS – Ramowa instrukcja inwentaryzacyjna, wzory druków inwentaryzacyjnych  ............................................................................... 489  Ramowa instrukcja inwentaryzacyjna  ....................................................... 490  Wzór 1.  Wzór 1a .   Alternatywne ramowe postanowienia instrukcji inwentaryzacyjnej   odnoszące się do przeprowadzania spisu z natury techniką   komputerową  ............................................................................................. 505 Wzór 2.   Plan inwentaryzacji  ................................................................................... 515  Wzór 3.    Zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji okresowej   środków trwałych wraz z harmonogramem inwentaryzacji  ......................  516  Wzór 4.    Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia spisu   z natury i powołania komisji inwentaryzacyjnej oraz wyznaczenia   zespołów spisowych i przydzielenia im pól spisowych   – wersja I: wyznaczenie składu zespołów spisowych i przydzielenie   im pól spisowych należy do kompetencji kierownika jednostki  ...............  518  Wzór 5.    Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia spisu   z natury i powołania komisji inwentaryzacyjnej oraz wyznaczenia   zespołów spisowych i przydzielenia im pól spisowych   7 INWENTARYZACJA W JEDNOSTKACH SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH – wersja II: wyznaczenie składu zespołów spisowych i przydzielenie   im pól spisowych należy do kompetencji przewodniczącego komisji  inwentaryzacyjnej  ..................................................................................... 520 Wzór 6.   Harmonogram spisu z natury  .................................................................... 522  Wzór 7.     Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej – składane  przed rozpoczęciem spisu z natury  ........................................................... 524  Wzór 8.   Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej – składane   po zakończeniu spisu z natury ................................................................... 525  Wzór 9.  Sprawozdanie zespołu spisowego z przebiegu spisu z natury  ................... 526  Wzór 10.  Upoważnienie do pobierania arkuszy spisowych  ...................................... 528  Wzór 11.  Rozliczenie arkuszy spisu z natury  ........................................................... 529  Wzór 12.  Arkusz spisu z natury  ................................................................................ 530  Wzór 13.    Protokół kontroli prawidłowości spisu z natury   – z kontroli przeprowadzanej na bieżąco w czasie spisu   w polu spisowym  ....................................................................................... 532  Wzór 14.   Protokół kontroli prawidłowości spisu z natury   – z kontroli przeprowadzanej po zakończeniu spisu  ................................. 533  Wzór 15.    Zestawienie zbiorcze arkuszy spisu z natury ze specyfikacją   różnic inwentaryzacyjnych  ........................................................................ 534  Wzór 16.  Protokół rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych ujawnionych   w wyniku spisu z natury środków trwałych  .............................................. 535  Wzór 17.  Zestawienie kompensat niedoborów i nadwyżek  ...................................... 537  Wzór 18.  Protokół rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych ujawnionych   w wyniku spisu z natury zapasów materiałowych  .................................... 538 Wzór 19. Potwierdzenie salda należności  ................................................................. 540  Wzór 20.  Potwierdzenie liczby i wartości papierów wartościowych   w formie zdematerializowanej  .................................................................. 542  Wzór 21.  Protokół cząstkowy inwentaryzacji przeprowadzonej metodą   uzgodnień sald – dla jednego konta syntetycznego  .................................. 544  Wzór 22.  Protokół inwentaryzacji przeprowadzonej metodą uzgodnień sald   – papiery wartościowe w formie zdematerializowanej .............................. 545  8 Spis treści Wzór 23.   Protokoły cząstkowe inwentaryzacji przeprowadzonej metodą   weryfikacji sald – dla konta: 240 „Pozostałe rozrachunki”   – pozostałe rozrachunki z tytułu sum depozytowych, 011 „Środki  trwałe”  – grunty oraz 020 „Wartości niematerialne i prawne”  – licencje na użytkowanie programów komputerowych  ......................... 546  Wzór 24.   Protokół zbiorczy inwentaryzacji przeprowadzonej w drodze   weryfikacji sald – dla kont bilansowych prowadzonych w jednostce  budżetowej  .............................................................................................. 549  Wzór 25.   Protokół inwentaryzacji kasy – dla inwentaryzacji okresowych   i doraźnych  .............................................................................................. 551  Wzór 26a.   Protokół inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej kasy przeprowadzonej   pod nieobecność osoby zdającej  ............................................................. 554  Wzór 26b.  Protokół inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej przy przekazywaniu   kasy pomiędzy osobami materialnie odpowiedzialnymi  ........................ 556  Wzór 27.    Zarządzenie w sprawie przeprowadzenia skontrum i nadania   regulaminu komisji skontrowej  ............................................................... 558  Wzór 28.    Protokół skontrum  ................................................................................... 561  Wzór 29.     Protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych – zbiorczy   dla inwentaryzacji okresowej rzeczowych składników aktywów   trwałych i obrotowych  ............................................................................. 563  Wzór 30.     Protokół poinwentaryzacyjny dla inwentaryzacji przeprowadzonej   metodą spisu z natury  ............................................................................. 567  Wzór 31.     Protokół potwierdzenia stanu środków na rachunkach bankowych   jednostki  .................................................................................................. 568  Wzór 32.     Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia   inwentaryzacji rocznej środków pieniężnych na rachunkach bankowych   oraz należności od kontrahentów wraz z harmonogramem  .................... 569  Wzór 33.     Protokół końcowy inwentaryzacji przeprowadzonej metodą   uzgodnienia sald z kontrahentami i jej rozliczenie  ................................. 572 Wzór 34.     Protokół poinwentaryzacyjny dla inwentaryzacji przeprowadzanej   metodami uzgodnienia z kontrahentami i bankami oraz weryfikacji   zapisów dokonanych w księgach rachunkowych z dokumentacją   źródłową  .................................................................................................. 574  Wzór 35.     Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przeprowadzania  inwentaryzacji metodą weryfikacji sald wraz z harmonogramem  prac inwentaryzacyjnych  ......................................................................... 576  9 INWENTARYZACJA W JEDNOSTKACH SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH Objaśnienia skrótów użytych w książce NIK RIO Najwyższa Izba Kontroli Regionalna Izba Obrachunkowa Główna Komisja Orzekająca w Sprawach o Naruszenie Dy- scypliny Finansów Publicznych Narodowy Bank Polski Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych Ustawa  z  27  sierpnia  2009  r.  o  finansach  publicznych  (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1870 z późn.zm.) Ustawa  z  29  września  1994  r.  o  rachunkowości  (j.t.  Dz.U.  z 2016 r. poz. 1047 z późn.zm.) Ustawa  z  17  grudnia  2004  r.  o  odpowiedzialności  za  naru- szenie dyscypliny finansów publicznych (j.t. Dz.U. z 2017 r.  poz. 1311 z późn.zm.) Ustawa z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz.U.  z 2016 r. poz. 446 z późn.zm.) Ustawa z 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (j.t. Dz.U. z 2012 r.  poz. 642 z późn.zm.) Ustawa  z  11  marca  2004  r.  o  podatku  od  towarów  i  usług  (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1221 z późn.zm.) Ustawa  z  26  czerwca  1974  r.  –  Kodeks  pracy  (j.t.  Dz.U.  z 2016 r. poz. 1666 z późn.zm.) Ustawa  z  23  kwietnia  1964  r.  –  Kodeks  cywilny  (j.t.  Dz.U.  z 2017 r. poz. 459 z późn.zm.) Ustawa z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywil- nego (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1822 z późn.zm.) Ustawa z 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami  (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 2147 z późn.zm.) Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób  prawnych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1888 z późn.zm.) Ustawa z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych  (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1579 z późn.zm.) Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń  socjalnych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 800 z późn.zm.) GKO NBP ZFŚS uofp uor ustawa o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych ustawa o samorządzie gminnym ustawa o bibliotekach ustawa o VAT k.p. k.c. k.p.c. uogn updop upzp ustawa o ZFŚS 10 Objaśnienia skrótów użytych w książce rozporządzenie w sprawie gospodarowania składnikami majątku Rozporządzenie  Rady  Ministrów  z  4  kwietnia  2017  r.  w  sprawie  szczegółowego  sposobu  gospodarowania  niektó- rymi składnikami majątku Skarbu Państwa (Dz.U. z 2017 r.  poz. 729) – rozporządzenie obowiązuje od 7 kwietnia 2017 r.  i zastąpiło nieobowiązujące od 1 stycznia 2017 r. rozporzą- dzenie Rady Ministrów z 21 maja 2010 r. w sprawie sposobu  i trybu gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ru- chomego, w który wyposażone są jednostki budżetowe ustawa o statystyce publicznej Ustawa z 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (j.t. Dz.U.  z 2016 r. poz. 1068 z późn.zm.) ustawa o własności lokali rozporządzenie o wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont rozporządzenie w sprawie ewidencji materiałów bibliotecznych rozporządzenie o ewidencji gruntów i budynków rozporządzenie w sprawie KŚT Ustawa  z  24  czerwca  1994  r.  o  własności  lokali  (j.t.  Dz.U.  z 2015 r. poz. 1892 z późn.zm.) Rozporządzenie  Rady  Ministrów  z  4  października  1974  r.  w  sprawie  wspólnej  odpowiedzialności  materialnej  pracow- ników  za  powierzone  mienie  (j.t.  Dz.U.  z  1996  r.  Nr  143,  poz. 663) Rozporządzenie Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w spra- wie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla  bud żetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorial- nego,  jednostek  budżetowych,  samorządowych  zakładów  budżetowych,  państwowych  funduszy  celowych  oraz  pań- stwowych  jednostek  budżetowych  mających  siedzibę  poza  granicami  Rzeczypospolitej  Polskiej  (j.t.  Dz.U.  z  2017  r.  poz. 760) Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego  z 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji mate- riałów bibliotecznych (Dz.U. Nr 205, poz. 1283) Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budowni- ctwa z 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budyn- ków (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1034) Rozporządzenie  Rady  Ministrów  z  3  października  2016  r.  w  sprawie  Klasyfikacji  Środków  Trwałych  (KŚT)  (Dz.U.  z 2016 r. poz. 1864) 11 12 Wstęp Inwentaryzację zalicza się do jednej z podstawowych dziedzin rachunkowości.  Jej rolą jest zweryfikowanie prawdziwości danych zawartych w księgach rachun- kowych dotyczących wielkości poszczególnych aktywów i pasywów jednostki. Powszechnie obowiązujące przepisy prawa w sposób szczątkowy regu- lują kwestie związane z przeprowadzaniem inwentaryzacji, jedynie ustalone  są terminy, częstotliwość i metody przeprowadzania okresowych inwentaryzacji  obowiązkowych oraz terminy rozliczania ich wyników dla podmiotów zobowią- zanych do stosowania ustawy o rachunkowości. Szczegółowe zasady przeprowa- dzania,  dokumentowania  i  rozliczania  wyników  inwentaryzacji  poszczególny- mi  metodami  –  adekwatnymi  do  rodzajów  aktywów  i  pasywów  występujących  w jednostkach – zamieszczane w dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce  zasady (politykę) rachunkowości to w głównej mierze rozwiązania wypracowane  podczas wieloletniej praktyki z dziedziny rachunkowości, przystosowane do po- trzeb jednostek organizacyjnych. Stąd też spotyka się wiele różnych rozwiązań,  które mogą być stosowane, ale przy tym powstaje wiele wątpliwości co do czy- sto  praktycznych  aspektów  organizacji  i  przebiegu  inwentaryzacji,  zwłaszcza  w kontekście zastosowania technologii komputerowych, nie tylko do prowadzenia  ksiąg rachunkowych jednostek, ale także do przeprowadzania i dokumentowania  spisów z natury czy uzgadniania sald z kontrahentami. Wątpliwości poruszane  w dyskusjach toczących się na forach tematycznych dla pracowników księgowości  oraz pojawiające się w trakcie kontroli przeprowadzanych w jednostkach sektora  publicznego znalazły swoje odzwierciedlenie w niniejszej publikacji. Omówiono  praktyczne problemy powstające w związku z przeprowadzaniem i rozlicza- niem inwentaryzacji obowiązkowych i doraźnych, występujące  w  specyficz- nych warunkach funkcjonowania jednostek sektora finansów publicznych. Książka  skupia  się  przede  wszystkim  na  tych  zagadnieniach  dotyczących  inwentaryzacji,  które  sprawiają  w  praktyce  najwięcej  trudności.  W  założeniu  ma służyć pomocą w takim zorganizowaniu przebiegu inwentaryzacji – pro- wadzonych metodami spisu z natury oraz potwierdzania i weryfikacji sald składników aktywów i pasywów – aby procesy te przebiegały szybko, spraw- nie i efektywnie. Podane praktyczne wskazówki z pewnością ułatwią przejście  przez wszystkie etapy inwentaryzacji przeprowadzanych każdą z metod wska- zanych w ustawie o rachunkowości – krok po kroku. Przy okazji można poznać:  – rozwiązania stosowane w jednostkach organizacyjnych różnej wielkości,  – przykłady różnorakich nieprawidłowości wraz ze wskazówkami, jak ich uniknąć. Ponadto można skorzystać z zamieszczonych wzorów dokumentów inwen- taryzacyjnych, gdzie podano dokładne instrukcje i przykłady ich wypełniania. 13 INWENTARYZACJA W JEDNOSTKACH SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH W książce osobne miejsce poświęcono omówieniu rozwiązań praktycznych i problemów, jakie niesie ze sobą coraz szersze wykorzystanie w przeprowa- dzaniu inwentaryzacji technik informatycznych, ze szczególnym uwzględnie- niem technik przeprowadzania spisów z natury przy wykorzystaniu sczytywania  danych zawartych w kodach paskowych i etykietach kodowanych elektromagne- tycznie (technologia RFID). Przedstawiono zastosowanie tych technologii w in- wentaryzacji środków trwałych, zapasów magazynowych i zbiorów bibliotecznych. Dopełnienie całości stanowi treść nowego KSR, odnoszącego się do prze- prowadzania spisu z natury. Z dniem 28 lipca 2016 r. weszła w życie uchwała  nr 5/2016 Komitetu Standardów Rachunkowości z 26 kwietnia 2016 r. w sprawie  przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury  zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półfabrykatów. Stanowisko  KSR ma służyć wyjaśnieniu problemów powstających przy przeprowadzaniu  inwentaryzacji w drodze spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyro- bów  gotowych  i  półproduktów.  W  stanowisku  przedstawiono  dobre  praktyki  oraz  wskazówki  sprzyjające  prawidłowej  i  sprawnej  inwentaryzacji  zapasów,  obejmujące sprawy związane z przygotowaniem, przeprowadzaniem, rozlicza- niem i dokumentowaniem spisów z natury, i to zarówno zapasów własnych jed- nostek, jak i zapasów obcych oddanych im na przechowanie. Jednostki sektora finansów publicznych mogą korzystać z rozwiązań zawar- tych  w  stanowisku  KSR  przy  opracowaniu  części  zasad  (polityki)  rachunko- wości odnoszącej się do zasad przeprowadzania inwentaryzacji w drodze spisu  z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półfabrykatów. Ponadto  29  maja  2017  r.  został  ogłoszony  Komunikat Ministra Rozwoju i Finansów z 25 maja 2017 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Stan- dardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia Krajowego Standardu Rachun- kowości nr 11 „Środki trwałe”. Standard  odnosi  się  do  zasad  ewidencji  i  inwentaryzacji  środków  trwałych  na potrzeby prowadzenia rachunkowości jednostki (nie dotyczy aspektów zwią- zanych ze stosowaniem prawa podatkowego, w szczególności w zakresie podat- ku dochodowego od osób prawnych i fizycznych). Bardzo szczegółowo standard  określa zasady wyodrębniania obiektów inwentarzowych środków trwałych (po- jedynczych i zbiorczych) oraz ich znakowania numerami inwentarzowymi. W jednostkach, które postanowiły stosować KSR w swojej polityce rachun- kowości, postanowienia standardu mają zastosowanie po raz pierwszy do sporzą- dzania sprawozdania finansowego za rok obrotowy zaczynający się od 1 stycznia  2017 r. Natomiast w przypadku jednostek, które nie postanowiły o stosowaniu  KSR, nowy standard może służyć pomocą przy ustalaniu (nowelizowaniu) ich polityk rachunkowości w zakresie ewidencjonowania środków trwałych i przeprowadzania ich inwentaryzacji. 14 1 Inwentaryzacja – definicja i rola w rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych 15 INWENTARYZACJA W JEDNOSTKACH SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH Inwentaryzacja – obok prowadzenia ksiąg rachunkowych, wyceny aktywów i pasywów oraz spo- rządzania sprawozdawczości finansowej – jest jedną z podstawowych dziedzin rachunkowości  (art. 4 ust. 3 pkt 3 uor). Obowiązek jej okresowego przeprowadzania mają wszystkie jednost- ki zobowiązane do stosowania uor, w tym wszystkie jednostki należące do sektora finansów publicznych. Podczas inwentaryzacji wykonuje się wiele czynności prowadzących do ustalenia rze- czywistego stanu składników majątkowych znajdujących się w posiadaniu danej jednost- ki organizacyjnej, a następnie do zweryfikowania prawdziwości danych zawartych w księ- gach rachunkowych, dotyczących wielkości poszczególnych aktywów i pasywów jednostki. Inwentaryzacja obejmuje kolejno następujące po sobie etapy. Pięć etapów przeprowadzania inwentaryzacji 1.  Ustalenie rzeczywistego stanu wszystkich składników majątkowych jednostki według stanu na  określony dzień. 2.  Porównanie tego stanu z wielkościami odnotowanymi w ewidencji księgowej. 3.  Ustalenie i wyjaśnienie różnic (nadwyżek i niedoborów). 4.  Rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za stwierdzone niedobory i szkody. 5.  Doprowadzenie danych zawartych w ewidencji księgowej do zgodności ze stanem rzeczywistym. Ustalenie  rzeczywistego  stanu  aktywów  i  pasywów  jednostki  w  ujęciu  uor  pozwala  nie  tylko na aktualizację danych zawartych w ewidencji księgowej, ale ma także wpływ na wycenę  majątku i wynik finansowy jednostki oraz na rzetelność sporządzanych sprawozdań finanso- wych i innych (w tym sprawozdań budżetowych oraz deklaracji podatkowych). Poza tym w jed- nostkach sektora finansów publicznych inwentaryzacja jest jednym z elementów kontroli za- rządczej, która stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań  jednostek w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, w tym w szczegól- ności w sposób chroniący zasoby publiczne i zapewniający wiarygodność sprawozdań (art. 68  ust. 1 oraz ust. 2 pkt 3 i 4 uofp).  W  systemie  kontroli  zarządczej  właściwie  przeprowadzona  inwentaryzacja  może  pomóc  w zapobieganiu występowania i wykrywaniu już powstałych nadużyć związanych z dysponowa- niem mieniem publicznym, a także może wskazywać obszary, w których konieczne jest przepro- wadzenie racjonalizacji gospodarki majątkiem publicznym. W tym zakresie inwentaryzacja pozwala np. na:  – rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych z powierzonego im mienia jednostki (w razie  zmian na danym stanowisku, ale też na bieżąco w trakcie normalnej działalności jednostki,  kiedy zachodzi konieczność skontrolowania, czy w danym zakresie nie występują nieprawid- łowości lub nadużycia),  – dokonanie oceny przydatności gospodarczej poszczególnych składników mienia i podjęcie  decyzji co do zmian sposobu ich zagospodarowania (w tym wielkości i przydatności zapasów  materiałowych gromadzonych w jednostce oraz wielkości ewentualnych strat wynikających  ze zmian ilościowych i jakościowych powstających w wyniku ich składowania),  – ujawnienie przypadków niegospodarności i marnotrawstwa oraz ustalenie ich przyczyn,  – ocenę sposobu zabezpieczenia majątku jednostki przed zniszczeniem lub zagarnięciem. 16 2 Rodzaje inwentaryzacji INWENTARYZACJA W JEDNOSTKACH SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH Ze względu na częstotliwość przeprowadzania i zakres składników majątkowych objętych wery- fikacją w jednostkach sektora finansów publicznych wyróżnia się inwentaryzacje:  – okresowe,  – ciągłe i doraźne,  – pełne i cząstkowe (wyrywkowe). Rodzaje te zostały wyodrębnione i zdefiniowane na podstawie zasad wypracowanych w ra- mach praktyki w dziedzinie rachunkowości. Przy inwentaryzacji okresowej przeprowadza się  kontrolę rzeczywistego stanu poszczególnych rodzajów składników majątku jednostki w pew- nych stałych odstępach czasu. W odróżnieniu od inwentaryzacji okresowej, przy przeprowa- dzaniu  inwentaryzacji ciągłej  dokonuje  się  weryfikacji  stanu  majątku  jednostki  w  sposób  sukcesywny, tak aby w wyznaczonym okresie został on ustalony dla wszystkich składników  podlegających  inwentaryzacji. Inwentaryzację doraźną  przeprowadza  się  w  miarę  potrzeb  danej jednostki. Inwentaryzacja pełna polega na ustaleniu rzeczywistego stanu wszystkich  aktywów i pasywów objętych inwentaryzacją w dniu, na który przypada termin jej przeprowa- dzenia, natomiast inwentaryzacja cząstkowa dotyczy tylko wybranych składników majątko- wych, np.:  – tylko składników majątkowych powierzonych wskazanej osobie materialnie odpowiedzialnej,  – tylko składników majątkowych znajdujących się we wskazanych pomieszczeniach (np. tylko  w magazynie podręcznym jednostki bądź tylko w pomieszczeniach wskazanej komórki or- ganizacyjnej),  – tylko wskazanych rodzajowo grup aktywów lub pasywów (np. wyłącznie sprzęt biurowy i kom- putery znajdujące się w pomieszczeniach jednostki lub wyłącznie zobowiązań jednostki). 2.1. Inwentaryzacja pełna okresowa Inwentaryzację przeprowadzaną na podstawie art. 26 uor zalicza się do inwentaryzacji pełnej  okresowej, ponieważ, zgodnie z tym przepisem, jednostki prowadzące rachunkowość na pod- stawie uor mają obowiązek inwentaryzowania wszystkich swoich aktywów i pasywów rok- rocznie na ostatni dzień roku obrotowego. Termin ten i częstotliwość uważa się za dotrzymane  również wtedy, gdy inwentaryzacja wybranych składników majątkowych została przeprowadzo- na rzadziej, np.:  – zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strze- żonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową – raz w ciągu 2 lat (art. 26  ust. 3 pkt 2 uor),  – środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym oraz maszyn i urządzeń wchodzą- cych w skład środków trwałych w budowie – raz w ciągu 4 lat (art. 26 ust. 3 pkt 3 uor). Pozostałe typy inwentaryzacji mają swoje źródło w uregulowaniach wewnętrznych jedno- stek, ustalanych na podstawie zasad wypracowanych w ramach praktyki w dziedzinie rachun- kowości. 2.2. Inwentaryzacja ciągła Inwentaryzacja ciągła polega na tym, że rzeczywisty stan poszczególnych składników majątko- wych ustala się sukcesywnie w ciągu pewnego okresu, przy czym na bieżąco ustala się i rozlicza  stwierdzone różnice inwentaryzacyjne. 18 Rodzaje inwentaryzacji PRzykład Duża jednostka organizacyjna mająca środki trwałe użytkowane w kilku oddalonych od siebie znacz- nie budynkach (uznanych za teren strzeżony) może przeprowadzać:  –  – spis z natury wszystkich tych składników raz w ciągu 4 lat, sukcesywnie spisy częściowe w każdym roku tego 4-letniego okresu, np. dzieląc środki trwałe  według budynków, w których są użytkowane, w taki sposób, aby wszystkie środki trwałe zostały  objęte spisem raz w ciągu tych 4 lat. W uor nie są określone zasady i warunki przeprowadzania i dokumentowania inwentaryzacji  ciągłej – zostały one wypracowane w ciągu wieloletniej praktyki w prowadzeniu rachunkowości  i mogą być stosowane w jednostkach organizacyjnych, jeśli odpowiednie postanowienia zostaną  zawarte w przepisach regulujących ich politykę rachunkowości. PRzykład W urzędzie miejskim, ze względu na trudności z terminowym przeprowadzaniem obowiązkowej pełnej okresowej inwentaryzacji środków trwałych i zapasów materiałów z uor (jednostka ma dużo środków trwałych w kilku budynkach położonych na terenie całego miasta oraz 3 duże magazyny materiałowe), rozważa się wprowadzenie rozwiązania polegającego na inwentaryzacji ciągłej tych składników ma- jątkowych. Czy jednostki sektora finansów publicznych mogą stosować taką metodę inwentaryzacji? Tak, nie ma żadnych przeszkód do tego, aby jednostki sektora finansów publicznych stosowały metodę  inwentaryzacji ciągłej w odniesieniu do środków trwałych i zapasów materiałowych przechowywanych  w magazynach, pod warunkiem że takie rozwiązanie zostanie przewidziane w ich uregulowaniach wewnętrznych. O polityce rachunkowości stosowanej w danej jednostce decyduje jej kierownik, zawie- rając odpowiednie postanowienia w dokumentacji opisującej tę politykę (art. 4 ust. 1, ust. 3 pkt 1 i ust. 5  oraz art. 10 ust. 1 i 2 uor). Rozwiązanie to musi być stosowane z zachowaniem pewnych szczegól- nych warunków odnoszących się zarówno do metod przeprowadzania inwentaryzacji, jak i prowadzenia  ewidencji  księgowej  aktywów  jednostki.  Nieprzestrzeganie  ich  może  spowodować  naruszenie  zasad  przeprowadzania  inwentaryzacji  określonych  w  uor  i  skutkować  pociągnięciem  kierownika  jednost- ki do odpowiedzialności z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych z art. 18 pkt 1 ustawy  o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych. Poza tym przed przyjęciem takiego rozwiązania należy  rozważyć jego faktyczną przydatność dla danej jednostki, ponieważ wiąże się ono z koniecznością przy- jęcia rozwiązań, które są pracochłonne i wymagające zwiększenia zatrudnienia w jednostce. Może to  kolidować z zasadami gospodarowania środkami publicznymi, które powinny być wydatkowane w spo- sób efektywny i oszczędny (art. 44 ust. 3 uofp). Po przeanalizowaniu przyczyn wystąpienia w jednostce  kłopotów z terminowym przeprowadzaniem pełnych okresowych obowiązkowych inwentaryzacji akty- wów i pasywów może się okazać, że powodem nie jest rozproszenie i duża liczba środków trwałych, ale  np. brak odpowiedniej wiedzy i umiejętności czy dyscypliny pracy w jednostce. W rezultacie wprowa- dzenie inwentaryzacji ciągłej nie tylko podwyższy koszty funkcjonowania jednostki, ale nie zapewni  również terminowego wykonywania obowiązków z zakresu inwentaryzacji. Aby inwentaryzacja ciągła mogła być stosowana jako wypełnienie obowiązku zinwen- taryzowania określonych aktywów jednostki z art. 26 i 27 uor, muszą być spełnione pewne warunki. Warunek 1 W sposób ciągły można inwentaryzować tylko te składniki majątkowe, dla których uor przewidu- je, że mogą być zinwentaryzowane raz w ciągu określonego okresu, w ustalonym przez kierow- nika jednostki terminie, czyli m.in.:  – środki trwałe znajdujące się na terenie strzeżonym oraz maszyny i urządzenia wchodzące  w skład środków trwałych w budowie – raz w ciągu 4 lat (art. 26 ust. 3 pkt 3 uor), 19 INWENTARYZACJA W JEDNOSTKACH SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH  – zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujące się w strze- żonych składowiskach i objęte ewidencją ilościowo-wartościową – raz w ciągu 2 lat (art. 26  ust. 3 pkt 2 uor),  – zapasy towarów i materiałów (opakowań) objęte ewidencją wartościową w punktach obrotu  detalicznego jednostki oraz zapasy drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną  – raz w roku (art. 26 ust. 3 pkt 4 i 5 uor). Metody inwentaryzacji ciągłej nie można natomiast stosować w przypadku tych składników  majątkowych, dla których uor przewiduje inwentaryzowanie ich:  – na ostatni dzień roku obrotowego (np. środki pieniężne na rachunkach bankowych i w kasie  jednostki, papiery wartościowe w formie materialnej i zdematerializowanej),  – rokrocznie w okresie od początku czwartego kwartału roku obrotowego do 15 stycznia roku  po nim następującego (np. należności jednostki). Stanowiłoby to naruszenie przepisów uor dotyczących częstotliwości i terminów przeprowa- dzania  obowiązkowych  inwentaryzacji  rocznych  i  narażało  kierownika  jednostki  na  odpowie- dzialność z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych z art. 18 pkt 1 ustawy o narusze- niu dyscypliny finansów publicznych. Warunek 2 Należy  wyznaczyć  stały  zespół  pracowników  zatrudnionych  w  wydzielonej  komórce  organi- zacyjnej  jednostki,  zajmujący  się  wyłącznie  przeprowadzaniem  i  rozliczaniem  inwentaryzacji  aktywów i pasywów jednostki (np. utworzyć stały referat czy wydział ds. inwentaryzacji). Ze  względu na ciągły sposób przeprowadzania inwentaryzacji wybranych aktywów nie jest możliwe,  aby obowiązki w tym zakresie wykonywali pracownicy różnych komórek organizacyjnych jed- nostki, doraźnie wyznaczani do składu komisji inwentaryzacyjnej i/lub zespołów spisowych. Do  obowiązków pracowników zatrudnionych w takiej komórce należy zazwyczaj przeprowadzanie  inwentaryzacji obowiązkowych okresowych z uor (w tym ciągłej) zgodnie z harmonogramem  na dany rok, a także przeprowadzanie inwentaryzacji doraźnych, zarządzanych przez kierownika  jednostki, np. w związku z koniecznością rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych czy  kontrolą przestrzegania przez pracowników jednostki ustalonych zasad zabezpieczenia mienia. Warunek 3 Należy wprowadzić w jednostce stały podział miejsc użytkowania i przechowywania składników  majątkowych jednostki na rejony (pola spisowe) i założyć ewidencję analityczną poszczególnych  kategorii składników majątkowych (środków trwałych, pozostałych środków trwałych, materia- łów itp.) oraz dokonywać inwentaryzacji według tego podziału – co zapewnia:  – opracowanie harmonogramów inwentaryzacji poszczególnych rodzajów składników majątko- wych w taki sposób, aby aktywa znajdujące się na danych polach spisowych były inwentary- zowane z zachowaniem częstotliwości określonej w uor,  – możliwość prawidłowego rozliczania wyników inwentaryzacji,  – właściwą kontrolę przestrzegania częstotliwości i terminowości przeprowadzania inwentary- zacji dla danego rodzaju składników majątkowych. PRzykład Jeśli jednostka budżetowa zdecydowała o przeprowadzaniu inwentaryzacji ciągłej środków trwałych  według podziału na miejsca użytkowania (4 budynki zajęte na jej siedzibę), w ten sposób, że w każdym  roku w 4-letnim okresie wynikającym z uor inwentaryzowane będą środki trwałe w jednym budynku,  co w konsekwencji spowoduje, że w ciągu 4 lat zinwentaryzowane zostanie 100  środków trwałych  jednostki, to wówczas ewidencja analityczna tych środków trwałych powinna być założona i prowa- 20 Rodzaje inwentaryzacji dzona według miejsc ich użytkowania tak, aby było możliwe uzyskanie z niej na dzień inwentaryzacji  zestawienia sald tylko dla grupy objętej inwentaryzacją (wymóg z art. 18 ust. 2 uor), w stosunku do  którego będą rozliczane wyniki ujęte w arkuszach spisu z natury. Taki podział zapewni też możliwość:  – kontroli przestrzegania częstotliwości i terminów inwentaryzacji dla poszczególnych grup środków  trwałych (gdzie łatwo można będzie sprawdzić według ustalonych harmonogramów inwentaryzacji,  że jeśli poprzedni spis z natury środków trwałych znajdujących się w budynku nr 1 jednostki miał  miejsce w 2015 r., to kolejny w tym polu spisowym powinien się odbyć nie później niż w 2019 r.), globalnego  sprawdzenia  kompletności  przeprowadzenia  inwentaryzacji  wszystkich  środków  trwałych jednostki (umożliwiającego ustalenie w sposób niebudzący wątpliwości, że w 4-letnim  okresie zostały, z właściwą częstotliwością, zinwentaryzowane wszystkie środki trwałe jednostki  znajdujące się na jej terenie).  – Warunek 4 Fakt przeprowadzenia i rozliczenia poszczególnych inwentaryzacji cząstkowych należy udoku- mentować w taki sposób, aby była zachowana możliwość szybkiej kontroli prawidłowości i kom- pletności  przeprowadzenia  inwentaryzacji  dla  danego  rodzaju  aktywów  (czyli  w  taki  sposób,  aby było możliwe ustalenie w sposób niebudzący wątpliwości, że w 4-letnim okresie zostały,  z właściwą częstotliwością, zinwentaryzowane np. wszystkie środki trwałe jednostki znajdujące  się na terenie strzeżonym). PRzykład W  praktyce  przestrzeganie  warunku  4  oznacza  konieczność  spisywania  na  oddzielnych  arkuszach  spisowych  składników  majątkowych  znajdujących  się  w  poszczególnych  polach  spisowych  w  po- dziale na ich kategorie ewidencyjne (np. odrębnie środki trwałe, pozostałe środki trwałe, określone  asortymenty materiałów). Poza tym na arkuszach musi być oznaczony dzień, na który dokonywany  jest ich spis, dokładnie na ten dzień muszą być też sporządzone zestawienia sald kont analitycznych  składników majątkowych dla pól objętych spisem. Warunek 5 Każdorazowo należy porównywać wyniki inwentaryzacji cząstkowych (dla danego pola spisowe- go) na dzień jego inwentaryzacji ze stanem ewidencyjnym na ten dzień oraz ustalać i rozliczać  różnice inwentaryzacyjne w tym roku, na który przypadała inwentaryzacja tej części składników  majątkowych. PRzykład Zbiorcze rozliczenie wyników inwentaryzacji cząstkowych, przeprowadzanych w ramach inwenta- ryzacji ciągłej, tylko w roku końcowym danego okresu, czyli np. rozliczenie inwentaryzacji środ- ków trwałych użytkowanych na terenie strzeżonym, przeprowadzanych w latach 2011–2015, zamiast  w każdym roku w zakresie inwentaryzowanych w nim części – tylko na koniec 2015 r., będzie na- ruszeniem art. 27 uor i może stanowić podstawę do pociągnięcia kierownika jednostki do odpowie- dzialności z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych z art. 18 pkt 1 ustawy o naruszeniu  dyscypliny finansów publicznych. 2.3. Inwentaryzacja doraźna pełna Przeprowadzanie inwentaryzacji pełnych z większą częstotliwością niż ta wynikająca z uor może  powstawać ze specyficznych potrzeb jednostki, do których zalicza się m.in.:  – zdarzenia losowe powodujące straty w mieniu (np. powódź, pożar, zalanie, wichura, katastro- fa budowlana), 21 INWENTARYZACJA W JEDNOSTKACH SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH  – konieczność ustalenia faktycznego stanu składników majątkowych w przypadkach zaniecha- nia prowadzenia ksiąg rachunkowych lub nierzetelnego ich prowadzenia,  – otrzymanie zaleceń wydanych przez organa ścigania (policję, prokuraturę) lub zewnętrzne  instytucje kontrolne (RIO, NIK, organy kontroli podatkowej) – w razie wykrycia poważnych  nieprawidłowości w gospodarce majątkiem publicznym i w celu ustalenia skali tych niepra- widłowości. Inwentaryzacje takie, nazywane doraźnymi, zarządza kierownik jednostki, zlecając ich prze- prowadzenie na zasadach określonych w dokumentacji opisującej stosowane w jednostce zasady  rachunkowości. Metody przeprowadzania i dokumentowania inwentaryzacji doraźnych mogą być  takie same jak w przypadku inwentaryzacji obowiązkowych z uor, mogą też być stosowane różne  uproszczenia, których nie można stosować przy wykonywaniu pełnej inwentaryzacji okresowej  obowiązkowej. PRzykład Czy istnieje konieczność przeprowadzenia pełnej inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej wszystkich składników aktywów i pasywów gminy w sytuacji, gdy kończy się kadencja wójta gminy, a mandat otrzyma nowa osoba wybrana przez wyborców? Nie, przy zmianie na stanowisku wójta (burmistrza, prezydenta miasta) nie trzeba przeprowadzać  pełnej inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej wszystkich składników aktywów i pasywów gminy. Zasady  dotyczące zmian na stanowisku wójta gminy (burmistrza, prezydenta miasta) są określone w art. 29  ust. 1 i art. 29a ustawy o samorządzie gminnym, które stanowią, że:  – po  upływie  kadencji  wójta  pełni  on  swoją  funkcję  do  czasu  objęcia  obowiązków  przez  nowo  wybranego wójta, objęcie obowiązków przez nowego wójta następuje z chwilą złożenia przez niego wobec rady  gminy ślubowania na sesji rady gminy, zwołanej na dzień przypadający w ciągu 7 dni od dnia  ogłoszenia wyników wyborów na wójta.  – Ani te, ani żadne inne przepisy ustawy o samorządzie gminnym nie wymagają, aby przy zmianie na  stanowisku wójta następowało protokolarne przekazanie majątku gminy, którego stan został potwier- dzony w drodze inwentaryzacji. Obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji zdawczo-odbiorczych  przy zmianach na stanowiskach przewodniczących zarządu jednostek samorządu terytorialnego nie  wynika także z innych ogólnie obowiązujących przepisów: uofp, uor czy rozporządzenia w sprawie  szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont. Należy jednak zaznaczyć, że ogólnie obowiązujące przepisy uor normują jedynie zasady przepro- wadzania  pełnych  inwentaryzacji  okresowych  składników  aktywów  i  pasywów  jednostek.  Celem  tych  inwentaryzacji  jest  ustalanie  lub  sprawdzenie  rzeczywistego  stanu  składników  majątkowych,  wykazanego w księgach rachunkowych, tak aby zawarte w nich dane i sporządzane na ich podsta- wie sprawozdania finansowe (i inne) wiernie odzwierciedlały sytuację majątkową i finansową oraz  wynik finansowy jednostek. Wszystkie jednostki obowiązane do stosowania uor muszą przestrzegać  podanych w niej terminów i częstotliwości przeprowadzania pełnych inwentaryzacji okresowych, po- nieważ stanowią one jeden z podstawowych obowiązków z zakresu rachunkowości. W jednostkach sektora finansów publicznych inwentaryzacja stanowi także ważny element prawidło- wego prowadzenia gospodarki mieniem publicznym. Umożliwia wykrywanie przypadków zaniedbań  i nadużyć związanych z dysponowaniem mieniem publicznym. Właśnie ze względu na tę specyficz- ną rolę inwentaryzacji w jednostkach sfery finansów publicznych przepisy wewnętrzne tych jednostek  mogą przewidywać dodatkowe przypadki, w których należy przeprowadzić spis całości ich mająt- ku. Należą do nich m.in.:  – wystąpienie zdarzeń losowych, po których należy ustalić rozmiar strat i rzeczywisty stan skład- ników majątkowych, 22 Rodzaje inwentaryzacji  –  –  – konieczność  ustalenia  faktycznego  stanu  składników  majątkowych  przekazywanych  innej  jed- nostce organizacyjnej (np. wnoszonych aportem do spółki komunalnej czy przekazywanych w za- rząd/użytkowanie jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej), kontrola prawidłowości zabezpieczenia składników majątkowych narażonych w dużym stopniu  na zagarnięcie, inne przypadki według uznania kierownika jednostki.  – Wprowadzając w przepisach wewnętrznych jednostek obowiązek przeprowadzania dodatkowych peł- nych inwentaryzacji majątku, należy zawsze brać pod uwagę, że jest to dość obszerny zakres prac  do wykonania przez pracowników jednostki (w tym pracowników księgowości). Ponadto koszty ich  przeprowadzenia powinny być adekwatne do oceny ryzyka wystąpienia nieprawidłowości w prowa- dzeniu gospodarki poszczególnymi składnikami mienia publicznego. W przypadku zarządzenia pełnej inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej mienia gminy należy wziąć pod uwagę m.in.:  – ogromną  ilość  składników  majątkowych  podlegających  inwentaryzacji:  nieruchomości,  inne  środki trwałe objęte ewidencją bilansową i pozabilansową, należności i zobowiązania – w tym  kredyty i pożyczki zaciągnięte przez gminę, ale też należności podatkowe i cywilnoprawne, de- pozyty, należności i zobowiązania wobec pracowników jednostki, papiery wartościowe, wartości  niematerialne i prawne, środki pieniężne i wiele innych, różnorodność tych składników skutkującą koniecznością zastosowania różnych metod inwenta- ryzacji: spisu z natury, uzyskania pisemnych potwierdzeń sald, weryfikacji prawidłowości sald  z dokumentacją źródłową. Przeprowadzenie takiej inwentaryzacji i jej rozliczenie jest procesem długotrwałym i skomplikowa- nym. Nie da się go rozpocząć i zakończyć w ciągu krótkiego czasu, jaki jest zazwyczaj pomiędzy  ogłoszeniem  wyników  wyborów  na  stanowisko  wójta  (burmistrza,  prezydenta  miasta)  a  objęciem  stanowiska przez nowo wybranego wójta (burmistrza, prezydenta miasta). Ze względu na okres, na jaki zazwyczaj przypadają wybory samorządowe (wybory przeprowadzane  w latach 2006, 2010 i 2014 przypadały na listopad i grudzień), należy także wziąć pod uwagę, że każ- da jednostka samorządowa powinna w tym czasie być w trakcie przeprowadzania pełnej okresowej in- wentaryzacji aktywów i pasywów za dany rok (tych, których inwentaryzacja przypada na koniec tego  roku zgodnie z art. 26 ust. 1–4 uor i która powinna zostać zakończona najpóźniej do 15 stycznia roku  kolejnego lub do dnia sporządzenia sprawozdania finansowego za ten rok). Jej wyniki będą w sposób  wymierny ukazywać rzeczywisty stan mienia jednostki w chwili objęcia stanowiska przez nowego  wójta  (burmistrza,  prezydenta  miasta).  Poza  tym,  jeśli  tylko  uzna  on  to  za  konieczne,  w  każdym  czasie po objęciu stanowiska może zarządzić przeprowadzenie inwentaryzacji doraźnej cząstkowej  składników mienia z terminem inwentaryzacji okresowej nieprzypadającym na rok, w którym były  przeprowadzane wybory samorządowe (np. środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżo- nym, które mogą być inwentaryzowane raz w ciągu 4 lat, czy zapasów materiałów przechowywanych  w strzeżonych składowiskach, które mogą być spisywane raz w ciągu 2 lat). Obowiązek przeprowadzania pełnej doraźnej inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej mienia nie  dotyczy także zmian na stanowiskach starosty powiatu ani marszałka województwa samorządo- wego, ani też kierowników i głównych księgowych państwowych i samorządowych jednostek  budżetowych czy samorządowych zakładów budżetowych. PRzykład W regulaminie organizacyjnym jednostki widnieje zapis, że objęcie stanowiska przez głównego księgowego następuje protokolarnie. Czy taki zapis oznacza, że przy zmianie głównego księgowego kierownik jednostki powinien zarządzić przeprowadzenie pełnej inwentaryzacji mienia i protokół 23 INWENTARYZACJA W JEDNOSTKACH SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH tej inwentaryzacji dołączyć do protokołu przekazania (przyjęcia) obowiązków pomiędzy odchodzą- cym i rozpoczynającym pracę głównym księgowym? Nie, taki zapis w regulaminie jednostki na ogół nie stanowi o obowiązku przeprowadzenia pełnej in- wentaryzacji doraźnej mienia jednostki. Z ogólnie obowiązujących przepisów (uor, uofp) nie wynika,  aby objęcie obowiązków przez nowo zatrudnionego głównego księgowego w jednostkach należących  do sektora finansów publicznych miało następować protokolarnie, po przeprowadzeniu pełnej inwen- taryzacji aktywów i pasywów tych jednostek. Jeśli taki obowiązek wynika z wewnętrznych uregulo- wań jednostki, to również w tych przepisach powinno być sprecyzowane, jakie czynności składają się  na przekazanie (przyjęcie) obowiązków przez pracowników zatrudnianych na stanowisku głównego  księgowego  i  w  jaki  sposób  powinny  być  one  udokumentowane  (ogólne  postanowienia  protokołu  przekazania/przyjęcia, wymagane załączniki).  Przy wprowadzaniu obowiązku pełnego inwentaryzowania mienia jednostki przy każdej zmianie na  stanowisku głównego księgowego należy się zastanowić nad celowością takiego rozwiązania, ponie- waż może ono w znacznym stopniu dezorganizować normalną pracę jednostki (już i tak zakłóconą  przez zmianę na stanowisku głównego księgowego) i podnosić w sposób nieuzasadniony koszty jej  funkcjonowania.  Lepszym  rozwiązaniem  jest  zamieszczenie  w  polityce  rachunkowości  zapisu,  że  kierownik jednostki ma prawo zarządzić pełną inwentaryzację aktywów i pasywów jednostki poza  obowiązkowymi inwentaryzacjami przeprowadzanymi na podstawie uor w uzasadnionych przypad- kach. Wtedy np. może zarządzić taką inwentaryzację przy zmianie na stanowisku głównego księgo- wego, jeśli ma uzasadnione podejrzenia co do rzetelności prowadzonych przez niego ksiąg rachunko- wych czy co do możliwości popełnienia przez niego nadużyć finansowych. Opisane w przykładzie zasady odnoszą się także do procedur zmian na stanowiskach skarb- ników jednostek samorządu terytorialnego. Pe
Pobierz darmowy fragment (pdf)

Gdzie kupić całą publikację:

Inwentaryzacja w jednostkach sektora finansów publicznych. Wydanie II
Autor:
Sklep
Format
Cena

Opinie na temat publikacji:

Inne popularne pozycje z tej kategorii:

Czytaj również:

Prowadzisz stronę lub blog? Wstaw link do fragmentu tej książki i współpracuj z Cyfroteką: