Cyfroteka.pl

klikaj i czytaj online

Cyfro
Czytomierz
00194 007456 11069370 na godz. na dobę w sumie
Jak zorganizować perfekcyjną konferencję - książka
Jak zorganizować perfekcyjną konferencję - książka
Autor: Liczba stron: 128
Wydawca: Onepress Język publikacji: polski
ISBN: 83-246-0036-1 Data wydania:
Lektor:
Kategoria: ebooki >> poradniki >> zasoby ludzkie (hr)
Porównaj ceny (książka, ebook, audiobook).

Tradycyjne konferencje coraz częściej zastępowane są przez tele i wideokonferencje. Nadal jednak w wielu przypadkach niezbędne okazuje się osobiste spotkanie. Zorganizowanie udanej konferencji wymaga zaangażowania wielu sił i środków. Sama rezerwacja sali oraz postawienie na stołach wody mineralnej i delicji to zdecydowanie za mało. Dziś należy zadbać o odpowiedni wygląd zaproszeń, zaplanować przebieg konferencji, znaleźć zakwaterowanie dla jej uczestników oraz wynająć odpowiednią firmę cateringową. Realizacja wszystkich tych etapów gwarantuje organizację profesjonalnej konferencji.

'Jak zorganizować perfekcyjną konferencję' to poradnik dla osób, które zajmują się organizacją tego typu spotkań. Zawiera szczegółowe omówienie wszystkich zagadnień, na które należy zwrócić uwagę, przygotowując konferencję. Czytając tę książkę, nauczysz się planować budżet konferencji i układać jej plan. Dowiesz się, na co należy zwracać uwagę, rezerwując pokoje hotelowe dla uczestników i nawiązując współpracę z firmą cateringową. Przeczytasz także o tym, jak przygotować konferencję za granicą oraz jak ocenić, czy konferencja zakończyła się sukcesem.

Jeżeli zlecono Ci zadanie zorganizowania konferencji,
koniecznie przeczytaj tę książkę.

Znajdź podobne książki Ostatnio czytane w tej kategorii

Darmowy fragment publikacji:

Jak zorganizowaæ perfekcyjn¹ konferencjê Autor: John G Fisher T³umaczenie: Jaros³aw Dobrzañski ISBN: 83-246-0036-1 Tytu³ orygina³u: How to Run a Successful Conference (Creating Success) Format: 121×194, stron: 128 Tradycyjne konferencje coraz czêœciej zastêpowane s¹ przez tele i wideokonferencje. Nadal jednak w wielu przypadkach niezbêdne okazuje siê osobiste spotkanie. Zorganizowanie udanej konferencji wymaga zaanga¿owania wielu si³ i œrodków. Sama rezerwacja sali oraz postawienie na sto³ach wody mineralnej i delicji to zdecydowanie za ma³o. Dziœ nale¿y zadbaæ o odpowiedni wygl¹d zaproszeñ, zaplanowaæ przebieg konferencji, znaleŸæ zakwaterowanie dla jej uczestników oraz wynaj¹æ odpowiedni¹ firmê cateringow¹. Realizacja wszystkich tych etapów gwarantuje organizacjê profesjonalnej konferencji. „Jak zorganizowaæ perfekcyjn¹ konferencjê” to poradnik dla osób, które zajmuj¹ siê organizacj¹ tego typu spotkañ. Zawiera szczegó³owe omówienie wszystkich zagadnieñ, na które nale¿y zwróciæ uwagê, przygotowuj¹c konferencjê. Czytaj¹c tê ksi¹¿kê, nauczysz siê planowaæ bud¿et konferencji i uk³adaæ jej plan. Dowiesz siê, na co nale¿y zwracaæ uwagê, rezerwuj¹c pokoje hotelowe dla uczestników i nawi¹zuj¹c wspó³pracê z firm¹ cateringow¹. Przeczytasz tak¿e o tym, jak przygotowaæ konferencjê za granic¹ oraz jak oceniæ, czy konferencja zakoñczy³a siê sukcesem. (cid:129) Tworzenie bud¿etu konferencji (cid:129) Wybór miejsca konferencji (cid:129) Przygotowanie zaproszeñ i materia³ów konferencyjnych (cid:129) Zapraszanie goœci (cid:129) Rezerwacja pokoi hotelowych (cid:129) Wspó³praca z firm¹ cateringow¹ (cid:129) Ocenianie zakoñczonej konferencji Je¿eli zlecono Ci zadanie zorganizowania konferencji, koniecznie przeczytaj tê ksi¹¿kê Spis treści Wstęp 5 2. Tworzenie budżetu 1. Czy konferencja jest naprawdę potrzebna? 9 Powody organizowania konferencji .............................................. 9 Argumenty przeciwko organizowaniu konferencji....................11 Alternatywne media konferencyjne..............................................11 Ustalanie celów ................................................................................13 19 Lista kontrolna kosztów stałych................................................... 20 Lista kontrolna kosztów zmiennych ........................................... 24 Budżet awaryjny.............................................................................. 25 Rozkład budżetu............................................................................. 26 29 Kwestie pory .................................................................................... 29 Możliwości wyboru........................................................................ 34 Inspekcja miejsca konferencji....................................................... 42 45 Zrób to sam lub skorzystaj z pomocy fachowca ........................ 45 Dokument z wymogami dla agencji .............................................51 Partnerstwo przy produkcji konferencji ......................................55 Zarządzanie prelegentami ............................................................. 59 Tworzenie równowagi.................................................................... 60 3. Szukanie odpowiedniego miejsca 4. Zarządzanie stroną kreatywną 4 J A K Z O R G A N I Z O W A Ć P E R F E K C Y J N Ą K O N F E R E N C J Ę 6. Zakwaterowanie 7. Wyżywienie i napoje 5. Zarządzanie imprezą i logistyka 63 Proces zapraszania.......................................................................... 64 Kwestie związane z podróżą.......................................................... 68 Przyjmowanie delegatów ............................................................... 70 Przerwy............................................................................................. 76 Zarządzanie listą delegatów .......................................................... 78 81 Miejsce na konferencję....................................................................81 Noclegi ............................................................................................. 86 91 Co obejmuje wyżywienie?...............................................................91 Wybór menu.................................................................................... 93 Sytuacje, kiedy w grę wchodzą napoje ......................................... 97 103 Partnerzy do rozważenia...............................................................103 Wybór miejsca............................................................................... 107 111 Prowadzenie badań........................................................................ 111 Prezentacja ustaleń ........................................................................114 119 CTI, ISDN i ADSL ....................................................................... 120 Konferencje zmierzające do zmiany postaw..............................123 8. Konferencja za granicą 9. Co się udało, a co nie? 10. Przyszłość konferencji Czy konferencja jest naprawdę potrzebna? Zaczynanie książki od zastanawiania się, czy konferencja w ogóle jest potrzebna, brzmi jak podważanie sensu jej pisania. Jednak odpowiedź na to podstawowe pytanie jest bardzo ważna. Decyzja o zorganizowaniu konferencji często jest podejmowa- na na długo przed wybraniem osoby odpowiedzialnej za jej orga- nizację, więc w wielu przypadkach kwestia opłacalności została przedyskutowana i rozwiązana. Jednak dobry organizator konfe- rencji wciąż będzie chciał potwierdzenia, że jest ona uzasadniona biznesowo i że wszyscy popierają jej organizację. Ostatnią rzeczą, na jakiej Ci zależy, jest ociąganie się ludzi, od których współpracy zależy dotrzymanie terminu. Tak więc niezależnie od tego, czy uczestniczyłeś w podjęciu decyzji o zorganizowaniu konferencji, wciąż musisz się upew- niać, czy konferencja rzeczywiście jest najskuteczniejszym sposo- bem na osiągnięcie celów organizacyjnych. Jakie są główne powo- dy organizowania konferencji? Powody organizowania konferencji Przekazywanie informacji Konferencje to unikalne medium przekazywania informacji. Ma to szczególne znaczenie w przypadku nowych produktów i usług, które wymagają objaśnienia lub demonstracji. Konferencja może 1 0 J A K Z O R G A N I Z O W A Ć P E R F E K C Y J N Ą K O N F E R E N C J Ę też zagwarantować, że wszyscy zainteresowani zostali poinformo- wani w tym samym czasie i w tym samym kontrolowanym śro- dowisku. Może to być ważne, jeżeli sprawa ma charakter poufny i przeznaczona jest tylko dla określonego poziomu lub typu de- legatów. Dobrymi przykładami są premiera produktu lub konfe- rencja prasowa. Podbudowywanie morale Pytaniami o morale organizacji można skutecznie zająć się w ra- mach konferencji, gdzie czynniki odwracające uwagę są ograni- czone do minimum, a szefostwo ma okazję poznać problemy i za- reagować na nie. Żywe uczestnictwo z zastosowaniem interaktyw- nych technologii może pomóc w rozwinięciu debaty o natężeniu nieosiągalnym podczas spotkań w mniejszym gronie. Wewnętrzne obwieszczenia Niezależnie od tego, czy wiadomością jest nowa fuzja, czy zmiana w legislacji, jednym z najlepszych sposobów na wyjaśnienie impli- kacji i uspokojenie obaw pracowników jest organizacja wewnętrz- nej konferencji. W takich sytuacjach delegaci będą chcieli dowie- dzieć się, w jaki sposób zmiany będą dotyczyć ich osobiście, ale jednocześnie zachowają poczucie, że zarząd sprawuje kontrolę nad kwestiami ogólnymi. Komunikacja z przedstawicielami handlowymi Każda organizacja musi sprzedawać swoje produkty lub usługi — czy to w sposób jawny, czy bardziej subtelny. Konferencje to ide- alny sposób na komunikację z ludźmi zajmującymi się sprzeda- żą, z których wielu pracuje w terenie lub w domu i ma niewielki kontakt z firmą — poza monitowaniem obiecanych dostaw i od- bieraniem wynagrodzeń. Konferencja daje im szansę spotkania się z kolegami z pracy, porozmawiania z żywymi ludźmi o pro- blemach organizacyjnych i skoncentrowania własnej działalności wokół szerzej pojętych celów firmy. C Z Y K O N F E R E N C J A J E S T N A P R A W D Ę P O T R Z E B N A ? 1 1 Integracja branży i organizacja szkoleń Chyba najbardziej widocznym z zewnątrz aspektem organizowa- nych konferencji są spotkania stowarzyszeń i imprezy szkolenio- we. Konferencja to często wybierany sposób na interakcję pomię- dzy ludźmi z różnych części kraju i danie im możliwości zapre- zentowania swych opinii. Argumenty przeciwko organizowaniu konferencji Konferencje bywają kosztowne. Zakładając, że średnia liczba de- legatów to 50 osób, pamiętaj, że musisz ich wyżywić, zakwatero- wać, wynająć pomieszczenia do prezentacji i zapłacić za prelekcje. Czasami będziesz chciał udostępnić darmowy bar, a nawet po- kryć koszty podróży gości. Duże budżety są często spotykane w branży motoryzacyjnej, gdzie świadkiem premiery samochodu muszą być różnorodni potencjalni delegaci, w tym dealerzy, klien- ci i media. Czy skierowany do dużej grupy ludzi przekaz, nad organiza- cją którego pracujesz, mógłby zostać skuteczniej nagłośniony przy użyciu innego medium? Do wyboru masz wiele technik rozpo- wszechniania informacji. Nie musisz się decydować na wydatki i koszty związane z organizacją konferencji. Alternatywne media konferencyjne Tak jak ze wszystkimi technikami marketingowymi, zawsze wy- stępuje tu konieczność wyboru pomiędzy niższymi kosztami przy- gotowania a niższymi kosztami prowadzenia, w zależności od liczby uczestników. Tylko Ty sam jesteś w stanie stwierdzić, która technika będzie najskuteczniejsza na drodze do osiągnięcia celów organizacji. Prosta lista kontrolna może pomóc w ustaleniu, czy konferen- cja jest słusznym wyborem. 1 2 J A K Z O R G A N I Z O W A Ć P E R F E K C Y J N Ą K O N F E R E N C J Ę Zalety Nagranie wideo ♦ Niedrogie przy dużej liczbie uczestników ♦ Krótki czas trwania ♦ Pełna kontrola nad przekazem Broszura ♦ Wygodna w dystrybucji ♦ Przekazuje dość dużą liczbę szczegółów ♦ Jest materiałem trwałym Poczta e-mail ♦ Szybka ♦ Dobra do przekazywania szczegółów ♦ Bezosobowa Wideokonferencja ♦ Natychmiastowa reakcja ♦ Stosunkowo niedroga ♦ Kierowana do małej liczby odbiorców Wady ♦ Może się wydawać bezosobowe ♦ Nie jest interaktywne ♦ Przekazuje minimalną liczbę detali ♦ Wymaga dokładnego przestudiowania ♦ Może nie nadawać się dla wszystkich pracowników ♦ Nie jest interaktywna ♦ Pozwala przekazać jedną informację wielu osobom ♦ Może być mylnie zinterpretowana ♦ Łatwo ją zignorować ♦ Wymaga przeszkolenia w zakresie technologii ♦ Postrzegana jako sztuczka reklamowa ♦ Możliwość dyskutowania Nauka na odległość ♦ Pełne zaangażowanie ♦ Dobra do przekazywania szczegółów ♦ Mierzy postępy w nauce ♦ Nie jest interaktywna (przeważnie) ♦ Wymaga odprawy ♦ Nie tworzy „poczucia grupy” Potrzeba konferencji — lista kontrolna 1. Duża liczba uczestników (ponad 50) 2. Potrzeba interaktywności i jednoczesności 3. Przekaz trzeba zilustrować dopracowaną prezentacją 4. Konieczna jest uważna kontrola nad przepływem informacji 5. Trzeba podbudować morale Ocena (w skali od 1 do 10) ...................................... ...................................... ...................................... ...................................... ...................................... Suma ...................................... C Z Y K O N F E R E N C J A J E S T N A P R A W D Ę P O T R Z E B N A ? 1 3 Jeżeli suma przyznanych punktów jest mniejsza niż 25 na 50, to warto się zastanowić, czy właśnie konferencja powinna być wy- braną techniką komunikacji. Badania rynku niezmiennie dowodzą, że około jedna trzecia wszystkich konferencji to małe spotkania kadry zarządzającej wy- sokiego szczebla, a kolejna jedna trzecia ma charakter szkolenio- wy. Pozostała trzecia część jest podzielona pomiędzy konferencje dla handlowców, premiery produktów, ogólne spotkania zarzą- dów i konferencje zachęcające do kupna (te ostatnie to tylko 4 ). Tak więc większość konferencji jest dość dobrze zdefiniowana i ma pewne specyficzne parametry. Problem w tym, jak podejść do organizacji tych bardziej marginalnych konferencji, które opierają się stosowaniu wypróbowanej formuły. Jeżeli z taką właśnie kon- ferencją masz do czynienia (na przykład spotkanie handlowców, premiera produktu lub fuzja przedsiębiorstw), musisz przywią- zać szczególną uwagę do tego, by z chwilą ustalenia, że konferen- cja jest rzeczywiście potrzebna, mieć jasną wizję, czemu ma ona służyć. Innymi słowy, musisz sprawić, by cele były przejrzyste. Ustalanie celów Ustalenie celów może być jedną z tych rzeczy, których nie jesteś w stanie zrobić zupełnie sam, nawet jeżeli to Tobie zlecono orga- nizację konferencji. Musisz zadbać o to, by inicjatorzy konferen- cji sformułowali w sposób klarowny cele, jakie dzięki niej chcą osiągnąć. Może to być niełatwe zadanie. Jeżeli podejdziesz do te- go bez śmiałości, usłyszysz po prostu jakieś frazesy. Jeżeli podej- dziesz zbyt agresywnie, ryzykujesz, że zrazisz do siebie właśnie tych ludzi, których współpraca jest Ci potrzebna (co więcej, naj- częściej będą to osoby postawione wyżej od Ciebie, więc uderza- niem pięścią w stół niewiele osiągniesz). Najlepszym sposobem na przebrnięcie przez ten etap jest próba samodzielnego dojścia do tego, jakie są cele konferencji, po czym prośba o komentarze i wyjaśnienia. Oto kilka możliwych celów dla pewnych konkretnych typów konferencji, które z pozo- ru mogą wydawać się dość podobne. 1 4 J A K Z O R G A N I Z O W A Ć P E R F E K C Y J N Ą K O N F E R E N C J Ę Doroczna konferencja pracowników ♦ Zaprezentować wyniki z bieżącego roku i plany na rok ♦ Ogłosić zmiany w strukturze (fuzja, przejęcie, poziom następny. zatrudnienia). na przyszłość. ♦ Stworzyć klimat działania w grupie. ♦ Uzyskać informacje od pracowników odnośnie do planów ♦ Dojść do porozumienia w sprawie planów na przyszłość. Konferencja dla handlowców ♦ Zmotywować handlowców, by sprzedawali więcej. ♦ Nagrodzić handlowców za ich osiągnięcia. ♦ Ogłosić nowy program zachęt. ♦ Objaśnić, jak będą wyglądać nowe umowy podpisywane ♦ Wprowadzić nowy produkt lub nowe cele dotyczące z handlowcami. rocznej sprzedaży. Konferencja dla kadry zarządzającej ♦ Przedstawić kadrze zarządzającej plany na przyszłość. ♦ Uzyskać od kadry zarządzającej informacje dotyczące planów na przyszłość. ♦ Stworzyć dla organizacji plan na przyszłość. ♦ Wstępnie wprowadzić inicjatywy dla kadry zarządzającej. ♦ Poprawić morale wśród kadry zarządzającej. Konferencja branżowa lub techniczna ♦ Zademonstrować konkretne produkty i usługi. ♦ Stworzyć forum gromadzenia wiedzy fachowej. ♦ Przeszkolić delegatów w zakresie umiejętności specyficznych dla branży. ♦ Zareagować na kwestie socjalne lub legislacyjne. ♦ Stworzyć możliwości kontraktu między określonymi nabywcami a sprzedawcami. C Z Y K O N F E R E N C J A J E S T N A P R A W D Ę P O T R Z E B N A ? 1 5 Konferencja dystrybutorów lub network marketingu ♦ Zmotywować dystrybutorów, by sprzedawali więcej Twoich produktów. ♦ Poprawić stosunki z dystrybutorami. ♦ Pozyskać nowych dystrybutorów. ♦ Ogłosić zmiany administracyjne. ♦ Nagrodzić wiodących dystrybutorów. Już na pierwszy rzut oka widać, że każda z tych pięciu typów kon- ferencji może mieć więcej niż jeden cel. Widać też, że styl każdej z tych konferencji może być znacząco różny w zależności od re- lacji między sponsorem (organizacją, która płaci za konferencję) a delegatem (osobą, która uczestniczy w konferencji). W niektó- rych przypadkach wizja organizatora dotycząca tego, co ma być prezentowane, będzie zależeć od tego, czy delegaci muszą płacić za udział w konferencji. Inny ważny czynnik, jaki należy brać po uwagę, to to, czy konferencja jest obowiązkowa (tak jak w przy- padku konferencji dla kadry zarządzającej). Każda z tych imprez będzie nieco inna zarówno pod względem tonu i stylu, nawet je- żeli cele będą takie same. Porozumienie co do głównego celu Tak więc z chwilą zawężenia liczby celów do dwóch lub trzech, ustal, który z nich jest najważniejszy, jeżeli wszystkich innych nie uda się osiągnąć. Ostateczna ocena konferencji będzie formuło- wana na podstawie tego, czy osiągnięty został główny jej cel. Aby uniknąć potencjalnych oskarżeń i przykrych konsekwencji po konferencji, kiedy podliczone zostaną wszystkie koszty, musisz udowodnić osiągnięcie głównego celu uzgodnionego z zarządem. Formułowanie celów na piśmie może wydawać się nieco akade- mickie, ale w miarę postępu w organizowaniu konferencji sam się zdziwisz, jak często zaglądasz do dokumentu z jasno zdefiniowa- nym celami, aby pomóc sobie w zaakceptowaniu lub odrzuceniu jakiegoś pomysłu na prelegenta lub na dodatkowe elementy. Oto kilka celów pochodzących z prawdziwej konferencji dla wyższej kadry zarządzającej globalnej korporacji z branży napojów 1 6 J A K Z O R G A N I Z O W A Ć P E R F E K C Y J N Ą K O N F E R E N C J Ę chłodzących. Delegatami byli dyrektorzy zarządzający z 70 kra- jów świata, którzy spotkali się, by omówić strategię korporacji na przyszłość. Cele konferencji ♦ Przedyskutować przyszłą strategię. ♦ Zachęcić delegatów, by poznali się z sobą bliżej i zaczęli zwracać się do siebie po imieniu. ♦ Dojść do porozumienia w sprawie ogólnego kierunku, w jakim zmierza grupa. ♦ Przeżyć coś ciekawego i niezapomnianego. Stopień osiągnięcia każdego z tych celów był po konferencji mie- rzony ankietami wśród delegatów. Musisz uważać, by nie wyznaczono zbyt wielu celów, ponie- waż delegaci i mówcy mogą być nieco zdezorientowani co do roli konferencji. Nie możesz też dopuścić do tego, by przyjęte zostały sprzeczne ze sobą cele. Zdarza się, że celem prezesa jest poinfor- mowanie o strategii na przyszłość, podczas gdy pozostali człon- kowie zarządu chcą dyskusji na ten temat. Tego typu rozbieżno- ści mogą stworzyć dość duże napięcia w chwili, gdy organizacja konferencji wejdzie w fazę realizacji. Jedną z technik pomocnych w wyizolowaniu głównych lub nadrzędnych celów jest zadanie prostych pytań: „Co mają czuć delegaci po zakończeniu konferencji?”. Prowokuje to wiele odpo- wiedzi zależnych od punktu widzenia lub zakresu odpowiedzial- ności osoby, której je zadajesz. Pomaga to w eliminacji wszelkich niejednoznaczności i często pozwala dojść do jednego nadrzęd- nego celu, co do którego wszyscy są zgodni. Przykłady głównych celów ♦ „Chcemy, by wszyscy czuli się pokrzepieni”. ♦ „Chcemy, by dowiedzieli się wszystkiego o nowych produktach”. ♦ „Chcemy, by nowy schemat zachęt dodał im wiatru w żagle”. ♦ „Chcemy zaszczepić lojalność i zaangażowanie”. ♦ „Chcemy przeanalizować implikacje fuzji”. C Z Y K O N F E R E N C J A J E S T N A P R A W D Ę P O T R Z E B N A ? 1 7 Z chwilą gdy zapanuje zgodność co do głównego celu, możesz dodać powiązane z nim cele pomocnicze, aby zyskać lepszy obraz treści konferencji. Jeżeli głównym celem jest pokrzepienie pra- cowników, można go wesprzeć takimi celami drugorzędnymi jak możliwość udziału w dyskusji, dokładne przedstawienie nowej struktury organizacyjnej i stworzenie pracownikom możliwości porozmawiania z kluczowymi menedżerami (na przykład dzięki możliwości zjedzenia lunchu przy wspólnym stole albo w ramach specjalnych sesji). Dzięki temu każdy, kto ma wkład w konferencję, tak samo po- strzega jej rolę. Zgodność ta będzie miała ogromną wartość, kiedy przejdziesz do fazy organizacyjnej. Każdy profesjonalny organi- zator powie Ci, że poświęcony czas nie poszedł na marne. Pomiar realizacji celów Kolejny krok polega na ilościowym wyrażeniu tych celów na tyle, na ile to możliwe. Czasami prowadzi się na skalę korporacji ba- dania ankietowe, które mierzą morale. Możesz spróbować wyko- rzystać je do własnych celów. Wprowadzając konkretne pytania dotyczące konferencji i klimatu w firmie po jej zakończeniu, uzy- skujesz jakiś pomiar jej skuteczności. Ci, którzy regularnie organizują konferencje, zwykle mają opra- cowany mechanizm ewaluacji, który aktualizują za każdym ra- zem, gdy organizują coś nowego. Rutynowo zadawane są pytania o stosowność miejsca, zawartość programową, bankiety i kwestie związane z podróżami, aby zadbać o najlepsze możliwe wykorzy- stanie zasobów. Zawsze przydatna jest możliwość obrony przed wyizolowaną krytyką poprzez zacytowanie opinii większości. Dodatkową zaletą gromadzenia w ten sposób danych staty- stycznych jest ich użyteczność podczas planowania kolejnych imprez. Jedne z pierwszych danych, do których trzeba zajrzeć przy opracowywaniu kształtu i formatu przyszłej konferencji, to badania z poprzedniej konferencji. Jeżeli 89 delegatów stwier- dziło, że zyskali zbyt mało informacji, będziesz się starał następ- nym razem to poprawić. Więcej na ten temat w rozdziale 9. („Co się udało, a co nie?”). 1 8 J A K Z O R G A N I Z O W A Ć P E R F E K C Y J N Ą K O N F E R E N C J Ę Specjalne obwieszczenia Ostatnią rzeczą, jaką należy sprawdzić, zanim wpadniesz w wir szczegółowej pracy organizacyjnej, jest to, czy pojawiły się jakieś postępy lub obwieszczenia dotyczące organizacji, które mogłyby mieć wpływ na Twój plan. Zwykle może to być nowy produkt lub usługa, nad którą pra- ce nie przebiegają tak sprawnie jak nad organizacją Twojej konfe- rencji. Nierzadko w działalności produkcyjnej pojawiają się nie- oczekiwane problemy na drodze do premiery produktu i firma musi ją opóźnić. Jeżeli szczegóły dotyczące nowego produktu nie są aż tak istotne z punktu widzenia celu konferencji, możesz za- planować sesję zastępczą dla tego elementu konferencji. Jeżeli jed- nak produkt ten jest głównym powodem spotkania, musisz do- pilnować, by przed potwierdzeniem jej organizacji u dostawców wszyscy byli świadomi strat materialnych z powodu odwołania konferencji, a nawet utraty twarzy w przypadku, gdy demonstra- cja nowego produktu okaże się jeszcze niemożliwa. Bardziej po- ufne posunięcia, takie jak fuzje i zmiany w strukturze organiza- cyjnej, często podlegają zmianom lub są odwoływane w ostatniej chwili. Pamiętaj, by mieć przynajmniej świadomość potencjalnej potrzeby przełożenia konferencji, nawet jeżeli nie znasz szczegó- łów, które pozwoliłyby Ci zadziałać w odpowiedni sposób. W tym momencie przekonałeś się już, że istnieją słuszne powo- dy przemawiające za organizacją konferencji i że istnieje porozu- mienie co do głównego celu i wszelkich celów drugoplanowych. Sprawdziłeś też, czy nie istnieją jakieś „nadrzędne czynniki”, któ- re mogłyby spowodować odwołanie imprezy. Teraz możesz zająć się budżetem. Konferencyjna lista kontrolna ♦ Sprecyzuj biznesowe uzasadnienie konieczności organizacji konferencji. ♦ Sprecyzuj, o jakiego typu konferencję chodzi. ♦ Uzyskaj porozumienie co do głównego celu. ♦ Uzyskaj porozumienie co do celów wspierających. ♦ Sprawdź ryzyko „czynników nadrzędnych”. (cid:134) (cid:134) (cid:134) (cid:134) (cid:134)
Pobierz darmowy fragment (pdf)

Gdzie kupić całą publikację:

Jak zorganizować perfekcyjną konferencję
Autor:

Opinie na temat publikacji:


Inne popularne pozycje z tej kategorii:


Czytaj również:


Prowadzisz stronę lub blog? Wstaw link do fragmentu tej książki i współpracuj z Cyfroteką: