Cyfroteka.pl

klikaj i czytaj online

Cyfro
Czytomierz
00507 009823 10436471 na godz. na dobę w sumie
Listy i oferty handlowe - książka
Listy i oferty handlowe - książka
Autor: Liczba stron: 144
Wydawca: Onepress Język publikacji: polski
ISBN: 83-7361-593-8 Data wydania:
Lektor:
Kategoria: ebooki >> poradniki >> mała firma
Porównaj ceny (książka, ebook, audiobook).

Korespondencja handlowa kształtuje wizerunek firmy. Często decyduje o jej sukcesie handlowym, ułatwiając dotarcie do świadomości potencjalnego klienta. Ta książka pomoże Ci zbudować i utrzymać najlepszą reputację swojej firmy, wzbudzać zainteresowanie produktami czy usługami, które oferujesz. Dzięki niej dowiesz się, jak redagować najtrudniejsze w korespondencji służbowej dokumenty profesjonalnie i w dobrym stylu.

Znajdziesz tu omówienie każdego aspektu tworzenia korespondencji: od sposobów zainteresowania klienta, poprzez poprawność językową oferty, aż po jej szatę graficzną. Odpowiednio redagowane listy pomogą Ci:

Dzięki przejrzystemu układowi książki możesz błyskawicznie dotrzeć do potrzebnych wzorów listów wraz z komentarzami objaśniającymi. 'Listy i oferty handlowe' to lektura obowiązkowa dla każdego, kto chce zwiększyć skuteczność swojej korespondencji służbowej i z marszu redagować nawet najtrudniejsze listy.

Znajdź podobne książki Ostatnio czytane w tej kategorii

Darmowy fragment publikacji:

Spis treści Wprowadzenie 1. Tajemnice skutecznych listów 9 11 Planowanie listu...................................................s............................ 11 Stworzenie poprawnego wyglądu ..................................................13 Dobór odpowiedniego układu ...................................................s...14 Dobór formatu ...................................................s.............................17 Wybór stylu pisania...................................................s......................18 Skuteczna taktyka krok po kroku .................................................19 2. Sprzedaż 21 Przedstawianie firmy...................................................s....................21 Prośba o przedstawienie...................................................s.............. 23 Oferowanie nowych produktów .................................................. 24 Oferowanie zmodyfikowanych produktów ............................... 25 Ponaglanie opieszałego klienta...................................................s.. 26 Informacja o zmianie warunków handlowych .......................... 28 Wyjaśnienie podwyżki cen ...................................................s......... 29 Informacja o niemożności zrealizowania zamówienia............. 30 Odrzucenie prośby o rabat...................................................s......... 32 Zapytanie dotyczące utraty zainteresowania klienta..................33 3. Dbałość o klienta 35 Podziękowanie za pierwsze zamówienie ......................................35 Podziękowanie za znaczące zamówienie......................................36 Podziękowanie za regularną współpracę..................................... 37 Rozpatrywanie reklamacji...................................................s.......... 38 6 L I S T Y I O F E R T Y H A N D L O W E Przyjęcie reklamacji ...................................................s..................... 39 Odrzucenie reklamacji...................................................s................ 40 Przeprosiny za zachowanie pracownika.......................................41 Przeprosiny za niedostępność towarów ...................................... 42 Przeprosiny za opóźnienie w dostawie ........................................ 43 Przeprosiny za dostarczenie niewłaściwych towarów................ 44 Przeprosiny za wysłanie uszkodzonych towarów ...................... 45 Odzyskiwanie utraconego klienta................................................ 46 4. Korespondencja handlowa 49 Zapytanie o produkty i usługi ...................................................s... 49 Akceptacja oferty ...................................................s......................... 50 Odrzucenie oferty...................................................s.........................51 Prośba o udzielenie rabatu ...................................................s......... 52 Prośba o udzielenie kredytu...................................................s........53 Akceptacja opóźnienia dostawy ...................................................s 54 Odmowa akceptacji opóźnienia dostawy ................................... 55 Reklamacja uszkodzonego towaru............................................... 56 Reklamacja wadliwego towaru...................................................s... 57 Pochwała dostawcy ...................................................s...................... 59 Krytykowanie dostawcy ...................................................s.............. 59 Prośba o zwiększenie limitu kredytowego ...................................61 Prośba o wydłużenie terminu kredytowania .............................. 62 5. Zarządzanie rachunkami 65 Odmowa udzielenia kredytu ...................................................s..... 65 Odmowa podwyższenia limitu kredytowego ............................. 67 Prośba o zredukowanie debetu ...................................................s.. 68 Wezwanie do zapłaty, list pierwszy .............................................. 69 Wezwanie do zapłaty, list drugi...................................................s. 70 Wezwanie do zapłaty, list trzeci...................................................s..71 Informacja o skierowaniu sprawy na drogę sądową .................. 72 Zawiadomienie o zawieszeniu rachunku .................................... 73 Zawiadomienie o wstrzymaniu kredytowania ........................... 74 Udzielanie referencji klientowi ...................................................s 75 Przyjęcie propozycji opóźnienia płatności ................................. 76 Odrzucenie propozycji opóźnienia płatności............................ 77 Przeprosiny za popełnienie błędu księgowego........................... 79 S P I S T R E Ś C I 7 6. Korespondencja z pracownikami 81 Odrzucenie podania o pracę...................................................s.......81 Zaproszenie aplikanta na rozmowę kwalifikacyjną .................. 82 Prośba o udzielenie referencji ...................................................s.... 83 Rezygnacja z kandydata...................................................s.............. 85 Oferta pracy...................................................s.................................. 86 Powiadomienie o zmianie warunków pracy............................... 87 Pochwała pracownika...................................................s.................. 88 Podziękowania dla pracownika ...................................................s. 89 Zachęcanie do lepszej pracy ...................................................s....... 89 Pierwsze upomnienie przed zwolnieniem ...................................91 Drugie upomnienie przed zwolnieniem (nagana)..................... 92 Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem .................... 93 Rozwiązanie umowy ze skutkiem natychmiastowym............... 95 Rozwiązanie stosunku pracy po zakończeniu okresu próbnego............................................. 96 Powiadomienie o redukcji etatu...................................................s 97 Wystawianie referencji pracownikowi......................................... 99 7. Korespondencja w sprawach personalnych 101 List motywacyjny ...................................................s........................101 Przyjęcie oferty pracy ...................................................s.................103 Odrzucenie oferty pracy ...................................................s........... 104 Prośba o spotkanie...................................................s......................105 Odrzucenie prośby o spotkanie...................................................s106 Odwołanie spotkania ...................................................s................ 107 Przedstawianie współpracownika............................................... 108 Podziękowanie za przedstawienie .............................................. 109 Gratulacje z okazji zdobycia nagrody.........................................110 Podziękowanie za przyznanie nagrody ......................................110 Podziękowanie za prezent ...................................................s......... 111 Gratulacje z okazji narodzin dziecka..........................................112 Gratulowanie awansu...................................................s................. 113 Gratulacje z okazji przejścia na emeryturę.................................114 Wyrażenie współczucia z powodu niepowodzenia interesu ... 115 Wyrazy współczucia z powodu choroby .................................... 116 8 L I S T Y I O F E R T Y H A N D L O W E Wyrazy współczucia z powodu hospitalizacji ...........................117 Wyrazy współczucia z powodu zwolnienia ...............................118 List kondolencyjny...................................................s.....................119 8. Listy różne 121 Prośba o dotację ...................................................s..........................121 Podziękowanie za dotację...................................................s..........123 Odmowa spełnienia prośby o wsparcie..................................... 124 Prośba o przysługę ...................................................s..................... 124 Oferowanie przysługi...................................................s.................125 Przypomnienie o niespełnionej obietnicy .................................126 Przypomnienie o niewypełnionym zobowiązaniu.................. 127 Prośba o obsługę medialną...................................................s....... 128 Odmowa udzielenia wywiadu...................................................s...130 Krytyka obsługi medialnej ...................................................s........130 Zaproszenie do wygłoszenia referatu..........................................132 Zaproszenie do uczestnictwa w wydarzeniu ..............................133 Powiadomienie o odwołaniu imprezy........................................135 Odrzucenie zaproszenia do udziału w imprezie.......................136 Odmowa zaangażowania w wydarzenie .....................................136 Powiadomienie o przejściu na emeryturę ..................................137 Powiadomienie o śmierci ...................................................s..........138 Tajemnice skutecznych listów Zanim napiszemy ofertę handlową dla potencjalnego klienta, po- uczenie dla personelu lub jakieś inne szczególnie trudne pismo, musimy wiedzieć, jak je odpowiednio przygotować. Musimy za- planować jego treść, nadać mu odpowiedni wygląd, wybrać stosow- ny układ oraz dostosować format i styl. Planowanie listu Niezależnie od tego, czy zamierzamy ułożyć list z podziękowaniem, czy wypowiedzenie umowy o pracę, powinniśmy zaplanować, co chcemy przekazać odbiorcy pisma, zanim nadamy komunikatowi formę pisemną. Aby się odpowiednio przygotować, musimy wziąć pod uwagę cel korespondencji i jej adresata. Mając tego rodzaju informacje, możemy opracować pierwszą, próbną wersję pisma. Nasze cele Rozpoczynamy od dokładnego rozważenia, dlaczego piszemy ten szczególny list i co chcemy dzięki niemu osiągnąć. Cele listu mogą być różne — na przykład odrzucenie prośby klienta o udzie- lenie rabatu (jednocześnie zależy nam jednak na zachowaniu jego przychylności i podtrzymaniu współpracy) albo przypomnienie o niespełnionej obietnicy i zachęcenie do jej realizacji. Należy wypisać cele w taki sposób, by były dla nas przejrzyste, kiedy za- czniemy pisać list. Stanowią one główne punkty pisma. 1 2 L I S T Y I O F E R T Y H A N D L O W E Fakty Opracowujemy listę informacji potrzebnych do napisania listu. Jeśli na przykład odpowiadamy na pismo reklamacyjne klienta, powinniśmy dokładnie wiedzieć, czego dotyczy reklamacja (bez względu na to, czy jest ona uzasadniona, czy nie), kto jest odpowie- dzialny za nią, jeśli reklamacja jest uzasadniona, i jakie działania należy podjąć, aby zadowolić klienta. Aby poznać faktyczny stan rzeczy, konieczne może okazać się sprawdzenie akt, przejrzenie korespondencji i notatek z rozmów telefonicznych oraz zasięgnięcie porady. Przykładowo, zanim zwolnimy kogoś z pracy, musimy zawsze poprosić prawnika o opinię. Odbiorca listu Jak najlepiej starajmy się zrozumieć adresata. Dokładnie zasta- nówmy się, co sobie pomyśli, gdy zacznie czytać list, i czego będzie w nim poszukiwać. „Co w tym piśmie jest przeznaczone dla mnie?” — to pytanie przychodzi na myśl większości odbiorców (chociaż czasami podświadomie). Zdecydujmy, co pociągnie za sobą taką reakcję, jakiej oczekujemy, oraz co sprawi, że na przy- kład złożone zostanie kolejne zamówienie lub że zaległa płatność zostanie uregulowana. Pierwszy szkic Znamy już cele listu, zgromadziliśmy wszystkie niezbędne infor- macje i rozpracowaliśmy adresata — teraz możemy przygotować brudnopisową wersję listu. Załóżmy, że chcemy złożyć reklamację produktu, którego okres gwarancyjny już minął. Naszym celem jest wymiana wadliwego produktu na pełnowartościowy. Jedno- cześnie chcemy pozostać w przyjaznych stosunkach z dostawcą i nadal prowadzić z nim interesy. Wiemy, kiedy kupiliśmy ten produkt, jakie problemy występowały wcześniej, jak zostały roz- wiązane (lub też nie) i co stało się tym razem. Osoba, do której się zwracamy, jest bardzo zasadnicza i rzeczowa. Sporządzamy wykaz informacji, które zawrzemy w liście, i na tej podstawie przygotowujemy pierwszy szkic pisma. Później po- pracujemy nad jego wyglądem, układem, formatem i stylem. Gdy będziemy dysponować ostateczną wersją pisma, wyślemy ją. T A J E M N I C E S K U T E C Z N Y C H L I S T Ó W 1 3 Stworzenie poprawnego wyglądu Powinniśmy rozważyć, jak ma wyglądać pismo, gdy wysyłamy je do klienta, dostawcy, pracownika lub kogokolwiek innego. Oczy- wiście, gdy pracujemy w dużej firmie, możemy nie mieć żadnego wpływu na wygląd listu — najczęściej po prostu jego treść dyktu- jemy, na gotowym wydruku składamy podpis i to wszystko. Jeśli jednak mamy wybór, powinniśmy z pewną dbałością wybrać ko- perty i papier, zastanowić się, jak tekst powinien wyglądać, a na- wet utrzymywać zapas pocztówek przydatnych przy specjalnych okazjach. Wszystko to ma wpływ na sposób, w jaki odbiorca re- aguje na list. Koperty Powinniśmy wybrać koperty najwyższej jakości, które tworzą pro- fesjonalny wizerunek. Biały, kremowy i inne dyskretne kolory wzmacniają taki wizerunek i pomagają odróżnić nasze pismo od pism wysyłanych w standardowych szarych kopertach. Imię i na- zwisko odbiorcy, jego stanowisko, adres i kod pocztowy należy nadrukować lub wypisać na maszynie w jej dolnym prawym rogu. Jeśli posiadamy pieczątkę firmową z nazwą firmy, logo lub sloga- nem reklamowym, ostemplujmy kopertę w lewym górnym rogu. Papier Do pisania dłuższych listów handlowych najlepszy jest papier formatu A4 (297 × 210 cm). Papier w formacie o połowę mniej- szym (A5) nadaje się na listy krótsze i notatki osobiste, w których składamy podziękowania, wyrazy współczucia, kondolencje itp. Upewnijmy się, że formaty papieru i koperty są do siebie dopa- sowane — używajmy mniejszych kopert dla papieru formatu A5. Wywiera to spójne wrażenie na odbiorcy pisma. Arkusz A4 nale- ży złożyć w poprzek na trzy równe części. Jest to lepsze niż złoże- nie go na połowę, a potem jeszcze raz na pół. Dzięki temu list będzie mniej pomięty, a przez to atrakcyjniejszy i łatwiejszy do przeczytania po wyjęciu z koperty. 1 4 L I S T Y I O F E R T Y H A N D L O W E Tekst Większość formalnych pism należy wysłać w postaci drukowanej, szczególnie jeśli reprezentujemy firmę, zamawiając towary, wyra- żając troskę o klienta itp. Jednakże list odręczny jest lepszy, gdy piszemy we własnym imieniu lub załatwiamy w imieniu firmy delikatną kwestię — na przykład składając kondolencje z powo- du śmierci partnera. Pocztówki Użyteczne jest trzymanie zapasu pocztówek z krajobrazami, kwia- tami lub innymi neutralnymi elementami. Pojawiają się okazje, kiedy musimy komuś podziękować, złożyć gratulacje, wyrazić współczucie lub przekazać kondolencje. Wtedy ładna kartka z do- stosowaną do okazji wiadomością jest często stosowniejszym roz- wiązaniem niż pismo formalne. Dobór odpowiedniego układu Informacje zamieszczane w liście powinny być uporządkowane w profesjonalny sposób — chyba że są to informacje natury oso- bistej, kiedy to poniższe wskazówki mogą być traktowane w mniej restrykcyjny sposób. Ogólnie rzecz biorąc, elementy pisma han- dlowego układane są zazwyczaj w takiej samej kolejności. Nagłówek firmowy Nagłówek na papierze firmowym powinien znajdować się w gór- nej części, zarówno po lewej stronie, jak i pośrodku czy z prawej strony. Powinien zawierać nazwę firmy, adres, numery telefonów, faksów, adres strony internetowej, adres e-mail, logo i (lub) slo- gan reklamowy. Data Datę umieszczamy w całości — na przykład zapis: „7 kwietnia 2004” jest ogólnie przyjętą normą w Polsce i Wielkiej Brytanii, podczas gdy w Stanach Zjednoczonych i kilku innych krajach T A J E M N I C E S K U T E C Z N Y C H L I S T Ó W 1 5 stosuje się zapis „kwiecień 7, 2004”. Unikajmy stosowania skró- tów takich, jak „sierp.”, „07-04-04” i „07/04/2004”, które wyglą- dają na niedbałe i pośpieszne. Data powinna być umieszczona w odległości dwóch lub trzech linijek od nagłówka firmowego. Sygnatura odbiorcy Jeśli wysyłamy dużą liczbę pism, umieszczanie sygnatury odbior- cy może okazać się pomocne. Zazwyczaj taki numer tworzony jest w oparciu o inicjały piszącego list lub numer rachunku od- biorcy. Jeśli odbiorca użył sygnatury we wcześniejszej korespon- dencji dotyczącej tego samego zagadnienia, wstawiamy tenże nu- mer opatrzony stosownym odnośnikiem. Sygnatury powinny być umieszczane w osobnej linii, w odległości trzech do pięciu linijek od daty. Dane adresata Następnie po prawej stronie należy umieścić imię i nazwisko od- biorcy, jego tytuł zawodowy (jeśli go to dotyczy) oraz adres — spra- wdźmy pisownię tych danych, ponieważ błędnie napisane nazwi- ska mogą zirytować lub urazić, a nieprawidłowo podany adres czy kod pocztowy może spowodować opóźnienie w dostarczeniu listu, a nawet doprowadzić do jego zagubienia. Dane adresata powinny znajdować się dwie do trzech linijek poniżej sygnatury. Nagłówek tematyczny Jeśli list dotyczy jednego kluczowego zagadnienia, można umie- ścić zapis w rodzaju „Dotyczy faktury nr 7420”. Jeśli dodatkowo zastosujemy podkreślenie lub wielkie litery, pomożemy odbiorcy skupić uwagę. Nagłówek tematyczny wstawiamy jedną linię po- niżej danych adresata. Powitanie Imienia odbiorcy (zawsze w konstrukcji typu „Szanowny Panie Piotrze”) używamy tylko wtedy, gdy znamy go dobrze i pozostajemy z nim w dobrych stosunkach. Jeśli nie znamy adresata, powinniśmy używać zwrotu „Szanowny Panie”, Szanowna Pani” lub „Szanowni 1 6 L I S T Y I O F E R T Y H A N D L O W E Państwo”. Po takim zwrocie należy zastosować przecinek lub wy- krzyknik — to zależy od określonej sytuacji. W tej książce konse- kwentnie stosujemy wykrzyknik. Powitanie wstawiamy dwie do trzech linijek poniżej poprzedniego zapisu. Tekst główny Tekst główny powinien ładnie wyglądać, by zachęcić odbiorcę do dalszego czytania. Tam, gdzie to możliwe, akapitom nadajemy podobny rozmiar; każdy akapit powinien być poświęcony jedne- mu głównemu zagadnieniu. Ustawiamy wyraźne marginesy na górze, po bokach i na dole strony, aby wzmocnić czytelność i atrak- cyjność pisma. Pierwszy akapit powinien znajdować się jedną li- nię poniżej poprzedniego zapisu. Pomiędzy kolejnymi akapitami również stosujemy odstępy wielkości jednej linii. Jeśli musimy kontynuować list na kolejnej stronie, używamy zwykłego, a nie firmowego papieru. Opuszczamy sześć linijek od góry, wstawiamy numer strony, datę i nazwisko adresata jedno pod drugim po lewej stronie. Następnie opuszczamy kolejne dwie do trzech linijek i rozpoczynamy kolejny akapit. Końcowe pozdrowienie Jeśli zaczęliśmy list od „Szanowny Panie Piotrze” lub podobnie, kończymy go zwrotem „Z serdecznymi pozdrowieniami”. Zwro- tu „Z poważaniem” używamy tylko w przypadku, gdy rozpoczęli- śmy list powitaniem typu „Szanowny Panie” lub podobnie. W nie- których przypadkach powinniśmy używać mniej formalnych zakończeń, na przykład „Z wyrazami szacunku”, „Łączę wyrazy szacunku”, lub „Łączę pozdrowienia”. Zwrotu „Z najlepszymi życzeniami” używamy tylko w przypadku niektórych kartek oko- licznościowych. Umieszczamy takie zakończenie jedną linię po- niżej głównego tekstu, po prawej stronie. Dane nadawcy Pięć lub sześć linijek niżej, także po prawej stronie, piszemy swoje imię i nazwisko, a w kolejnej linii także stanowisko, jeśli uznamy to za stosowne. Gdy wydrukujemy list, podpiszemy się nad tym T A J E M N I C E S K U T E C Z N Y C H L I S T Ó W 1 7 miejscem. Pamiętajmy, że parafka sugeruje, że jesteśmy zbyt zajęci i zbyt mało zainteresowani listem, natomiast dopracowany podpis wskazuje na pompatyczność i przekonanie o własnej wyższości. Inne zapisy Jeśli wraz z listem wysyłamy załączniki, dwie linijki poniżej ostat- niego zapisu wstawiamy słowo „Załączniki”. Jeśli kopia (lub ko- pie) pisma zostają przesłane do kogoś innego, dodajemy „Kopia dla: Tomasz Iksiński” lub „Do wiadomości: Tomasz Iksiński”, również dwie linie pod poprzednim zapisem. Dobór formatu Istnieją różne metody formatowania listu handlowego. Możliwe, że będziemy musieli stosować format narzucony przez firmę, ale w większości przypadków możemy wybrać go sami. Trzy główne style formatowania zostały opisane poniżej. Wyrównanie do lewej Tekst wyrównywany jest do niewidocznego, lewego marginesu. Jest to obecnie najpopularniejszy format. Częściowe wyrównanie do prawej Wszelkie oznaczenia zawarte w liście (data, dane adresata, ewen- tualnie inne, dodatkowe) są wyrównywane do niewidocznego prawego marginesu. Są one rozmieszczane w ten sposób dla ce- lów segregowania, katalogowania i odsyłania. Wcięcia Format ten może przypominać każdy z dwóch formatów wymie- nionych poprzednio, lecz różni się od nich tym, że kolejne aka- pity rozpoczynają się od wcięcia wielkości pięciu lub sześciu spa- cji. Wcięcia takiego nie stosuje się przy pierwszym akapicie poniżej powitania, w którym kontynuujemy zdanie rozpoczynające się powitaniem właśnie. 1 8 L I S T Y I O F E R T Y H A N D L O W E Wybór stylu pisania Po przygotowaniu brudnopisowej wersji pisma, opracowaniu je- go wyglądu i układu oraz wybraniu formatu możemy zastanowić się nad językiem, tonem i długością pisma, zanim stworzymy osta- teczną jego wersję. Język Język listu powinien być dopasowany do wiedzy i poziomu odbior- cy. Używajmy prostych słów, jeśli piszemy do zwykłego obywatela; może się poczuć zdeprymowany lub zrażony, czytając niezrozumia- łe sformułowania. Z kolei kierując pismo do współpracowników, stosujmy określenia handlowe. Nikt nie lubi być traktowany pro- tekcjonalnie, a taki efekt mogłoby przynieść użycie nadmiernie uproszczonego języka. Zawsze unikajmy indywidualnego slangu, firmowego żargonu i regionalizmów, ponieważ rzadko są one ro- zumiane powszechnie. Ton Jeśli chcemy, by pismo zostało starannie przestudiowane, powinno mieć własny styl. Nie może w niczym przypominać kolejnego ujednoliconego i masowo powielanego okólnika (nawet jeśli nim jest!). Jego ton powinien odzwierciedlać naszą osobowość, oso- bowość adresata i naturę listu. Spróbujmy pisać naturalnie, wła- snymi słowami, używając czasowników „prosimy”, „dziękujemy”, a nawet „przepraszamy”, jeśli jest to stosowne. Miejmy na uwa- dze charakter odbiorcy — generalną zasadą jest unikanie dowcip- kowania, chyba że znamy adresata nadzwyczaj dobrze i jesteśmy przekonani, że będzie rozbawiony. Postarajmy się, by nasza wy- powiedź brzmiała szczerze, i bądźmy świadomi powagi sytuacji. Długość Niezależnie od tematu, pismo zawsze musi być zwięzłe i rzeczowe. Odbiorcy bardziej zależy na tym, by dowiedzieć się na przykład, jak i kiedy zamierzamy zająć się sprawą towarów uszkodzonych w czasie transportu, niż na otrzymaniu długiego i szczegółowego T A J E M N I C E S K U T E C Z N Y C H L I S T Ó W 1 9 wyjaśnienia, jak powstały szkody. Te cele musimy mieć na uwa- dze przez cały czas. Wyeliminujmy zbyteczne i powtarzające się komentarze. Zakomunikujmy to, co mamy do zakomunikowania — i nic poza tym. Ostateczna wersja Gdy już stworzyliśmy satysfakcjonującą wersję listu zawierającą wszystkie niezbędne informacje, powinniśmy sprawdzić go uważ- nie pod kątem pisowni, interpunkcji i błędów gramatycznych. Tego typu błędy źle świadczą o poziomie naszych kompetencji, a nawet mogą mieć poważne konsekwencje, gdy w grę wchodzą liczby. Jeśli zauważymy usterki w treści listu lub w adresie zamiesz- czonym na kopercie, przygotujmy je ponownie. W razie wątpli- wości dajmy komuś list do ponownego sprawdzenia. Postronni czytelnicy wykrywają zaskakujące ilości błędów, samemu nato- miast trudno je zauważyć, nawet jeśli są oczywiste. List można podpisać i wysłać tylko wtedy, gdy nie ma wad i jesteśmy z niego całkowicie zadowoleni. Skuteczna taktyka krok po kroku 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Poznaj swoje cele. To one decydują o formie pisma. Poznaj wszystkie fakty — nigdy nie pisz o tym, czego niesprawdziłeś. Zastanów się, co chce wiedzieć odbiorca. Odpowiedź na pytanie: „Co w liście jest przeznaczone dla mnie?” stanowi dla niego kwestię zasadniczą i jest ważniejsza od tego, co ty chciałbyś mu powiedzieć! Zawsze sporządzaj pierwszy szkic pisma, w którym można dokonać poprawek. Używaj papieru i kopert dobrej jakości i upewnij się, że są one do siebie dopasowane. Wydrukuj lub napisz list odręcznie, stosownie do okoliczności. Odręcznie napisana notatka jest bardziej odpowiednia w osobistych lub delikatnych sytuacjach. Raczej wyślij pocztówkę, jeśli masz przeczucie, że będzie to słuszne. Stosuj podstawowy schemat pisma — nagłówek firmowy, sygnatury, dane adresata, nagłówek tematyczny, tekst główny, końcowe pozdrowienie, dane nadawcy. 2 0 L I S T Y I O F E R T Y H A N D L O W E 9. 10. 11. Wybierz format, który ci odpowiada — wyrównanie do lewej, częściowe wyrównanie do prawej lub format z wcięciem. Najpopularniejsze jest wyrównanie do lewej. Używaj języka, który jest dostosowany do wiedzy i poziomu odbiorcy. Jeśli masz wątpliwości, używaj języka prostego i przejrzystego. Nadaj listowi pewien styl — jest to wyjątkowy list pisany do konkretnego czytelnika i do nikogo innego. Używaj własnych słów i sformułowań, kiedy tylko możesz. Upewnij się, że list jest zwięzły i tak bezpośredni, jak to tylko możliwe. Usuń wszelkie powtórzenia, wyeliminuj „wodolejstwo”. Zawsze starannie sprawdzaj ostateczną wersję pisma pod kątem błędów, przepisując list lub ponownie adresując kopertę, gdy zachodzi taka potrzeba. Postaraj się o opinię innej osoby. Wyślij list, który jest bezbłędny. 12. 13. 14.
Pobierz darmowy fragment (pdf)

Gdzie kupić całą publikację:

Listy i oferty handlowe
Autor:

Opinie na temat publikacji:


Inne popularne pozycje z tej kategorii:


Czytaj również:


Prowadzisz stronę lub blog? Wstaw link do fragmentu tej książki i współpracuj z Cyfroteką: