Cyfroteka.pl

klikaj i czytaj online

Cyfro
Czytomierz
00165 008412 10460418 na godz. na dobę w sumie
MS Project 2007. Ćwiczenia praktyczne - książka
MS Project 2007. Ćwiczenia praktyczne - książka
Autor: Liczba stron: 152
Wydawca: Helion Język publikacji: polski
ISBN: 978-83-246-2147-7 Data wydania:
Lektor:
Kategoria: ebooki >> komputery i informatyka >> aplikacje biurowe >> ms project
Porównaj ceny (książka, ebook, audiobook).

Poznaj w praktyce możliwości aplikacji Microsoft Project 2007!

Jeżeli ta książka znalazła się w Twoich rękach, z pewnością masz ochotę zaplanować jakieś działanie, a następnie dotrzymać ustalonych terminów. Planowanie terminów realizacji poszczególnych zadań to jedna z możliwości narzędzia Microsoft Project 2007. Znajdziesz wśród nich także inne zaawansowane funkcje, takie jak określanie budżetu, ustalanie wymaganych zasobów czy kontrola realizacji projektu. Wykorzystując rozwiązanie firmy Microsoft, będziesz w stanie błyskawicznie odpowiedzieć na wiele kłopotliwych pytań, dotyczących stanu projektu -- a co najważniejsze, będziesz mógł to uczynić bez czasochłonnych analiz. Jeżeli chcesz mieć pełną kontrolę nad wszelkimi przedsięwzięciami, musisz zapoznać się z aplikacją Microsoft Project 2007!

Książka ta czyni proces poznawania przyjemnym oraz wydajnym. Dzięki świetnie dobranym ćwiczeniom błyskawicznie poznasz zarówno te najważniejsze, jak i trochę mniej istotne funkcje, dostępne w Microsoft Project 2007. Dzięki podręcznikowi 'MS Project 2007. Ćwiczenia praktyczne ' dowiesz się, jak rozpocząć pracę z tym narzędziem oraz jak zdefiniować zadania główne, cykliczne i sumaryczne. W kolejnych rozdziałach przećwiczysz sposoby definiowania zasobów oraz odkryjesz metody wiązania zasobów z zadaniami. Ponadto nauczysz się tworzyć kalendarze obowiązujące w projekcie, uzyskiwać wszelkie informacje o prowadzonym przedsięwzięciu oraz wprowadzać i prezentować dane o rzeczywistym stanie realizacji czy ponoszonych kosztach. Wykonanie wszystkich ćwiczeń zawartych w książce pozwoli Ci na swobodne poruszanie się po programie Microsoft Project 2007!

Niech zarządzanie projektem stanie się sprawne i przyjemne!

Znajdź podobne książki Ostatnio czytane w tej kategorii

Darmowy fragment publikacji:

MS Project 2007. Æwiczenia praktyczne Autor: Sebastian Wilczewski ISBN: 978-83-246-2147-7 Format: A5, stron: 152 Poznaj w praktyce mo¿liwoœci aplikacji Microsoft Project 2007! • Jak zdefiniowaæ zadania? • Jak zarz¹dzaæ zasobami? • Jak ewidencjonowaæ rzeczywiste koszty i postêpy prac nad projektem? Je¿eli ta ksi¹¿ka znalaz³a siê w Twoich rêkach, z pewnoœci¹ masz ochotê zaplanowaæ jakieœ dzia³anie, a nastêpnie dotrzymaæ ustalonych terminów. Planowanie terminów realizacji poszczególnych zadañ to jedna z mo¿liwoœci narzêdzia Microsoft Project 2007. Znajdziesz wœród nich tak¿e inne zaawansowane funkcje, takie jak okreœlanie bud¿etu, ustalanie wymaganych zasobów czy kontrola realizacji projektu. Wykorzystuj¹c rozwi¹zanie firmy Microsoft, bêdziesz w stanie b³yskawicznie odpowiedzieæ na wiele k³opotliwych pytañ, dotycz¹cych stanu projektu — a co najwa¿niejsze, bêdziesz móg³ to uczyniæ bez czasoch³onnych analiz. Je¿eli chcesz mieæ pe³n¹ kontrolê nad wszelkimi przedsiêwziêciami, musisz zapoznaæ siê z aplikacj¹ Microsoft Project 2007! Ksi¹¿ka ta czyni proces poznawania przyjemnym oraz wydajnym. Dziêki œwietnie dobranym æwiczeniom b³yskawicznie poznasz zarówno te najwa¿niejsze, jak i trochê mniej istotne funkcje, dostêpne w Microsoft Project 2007. Dziêki podrêcznikowi „MS Project 2007. Æwiczenia praktyczne ” dowiesz siê, jak rozpocz¹æ pracê z tym narzêdziem oraz jak zdefiniowaæ zadania g³ówne, cykliczne i sumaryczne. W kolejnych rozdzia³ach przeæwiczysz sposoby definiowania zasobów oraz odkryjesz metody wi¹zania zasobów z zadaniami. Ponadto nauczysz siê tworzyæ kalendarze obowi¹zuj¹ce w projekcie, uzyskiwaæ wszelkie informacje o prowadzonym przedsiêwziêciu oraz wprowadzaæ i prezentowaæ dane o rzeczywistym stanie realizacji czy ponoszonych kosztach. Wykonanie wszystkich æwiczeñ zawartych w ksi¹¿ce pozwoli Ci na swobodne poruszanie siê po programie Microsoft Project 2007! • Wprowadzanie zadañ • Tworzenie zadañ cyklicznych oraz sumarycznych • Zarz¹dzanie w³aœciwoœciami projektu • Sposoby definiowania zasobów • £¹czenie zasobów z zadaniami • Definiowanie kalendarzy obowi¹zuj¹cych w projekcie • Sposoby przypisywania kalendarzy do zasobów oraz zadañ • Przegl¹danie informacji o stanie realizacji • Wprowadzanie informacji na temat faktycznych kosztów oraz postêpów prac • Eksport danych do arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel • Wykorzystywanie informacji o zasobach, zdefiniowanych w innych projektach Niech zarz¹dzanie projektem stanie siê sprawne i przyjemne! Spis treści Wstęp Rozdział 1. Rozpoczynamy pracę z Microsoft Office Project 2007 Uruchamianie programu Microsoft Office Project 2007 Tworzenie nowego projektu Definiowanie właściwości projektu Rozdział 2. Wprowadzanie zadań, czyli elementy składowe projektu Instalacja Wprowadzanie zadań Wprowadzanie zadań cyklicznych Wprowadzanie zadań sumarycznych Edycja informacji o zadaniu Wstawianie i usuwanie zadań Łączenie zadań Typy połączeń Zwłoka Typy ograniczeń Zapisywanie projektu Rozdział 3. Definiowanie zasobów Wprowadzanie zasobów Ustalanie dostępności zasobów Zmienność kosztów zasobów w czasie Tabele stawek kosztów Zadania a zasoby Przydzielanie zasobów do zadań Przydzielanie dodatkowych zasobów Rozdział 4. 5 7 7 9 11 13 13 14 18 19 23 24 26 29 31 34 37 39 39 42 44 47 49 49 54 4 MS Project 2007(cid:31)• Ćwiczenia praktyczne Rozdział 5. Kalendarze Instalacja Tworzenie kalendarza Przypisywanie kalendarza do projektu Przypisywanie kalendarza do zasobów Modyfikacja kalendarza projektu Modyfikacja kalendarza zasobów Przypisywanie kalendarza do zadania Opcje kalendarza Rozdział 6. Przeglądanie informacji o projekcie Ogólne informacje o projekcie Informacje o kosztach zadań Informacje o kosztach zasobów Diagram sieciowy i ścieżka krytyczna Liczba roboczogodzin przepracowanych przez pracowników i zużycie zasobów typu Materiał Filtry Grupowanie zasobów i zadań Obciążenie zasobów Rozwiązywanie problemów z nadmierną alokacją zasobów Tworzenie planu bazowego Rozdział 7. Wprowadzanie i prezentowanie danych o rzeczywistym wykonaniu i kosztach Wprowadzanie rzeczywistych dat Wprowadzanie kosztów rzeczywistych Odczytywanie odchyleń terminów Odczytywanie odchyleń kosztów Przedstawianie planu i wykonania na wykresie Tworzenie nowych raportów Rozdział 8. Wymiana informacji Eksportowanie danych do programu MS Excel Korzystanie z informacji o zasobach zapisanych w innym projekcie Łączenie zadań z zadaniami z innego projektu Rozdział 9. Kończenie pracy z programem Microsoft Office Project 2007 57 57 57 58 60 60 63 64 66 69 69 70 74 75 76 83 84 86 92 97 101 102 110 115 116 119 122 133 134 137 142 145 6 Przeglądanie informacji o projekcie W poprzednich rozdziałach podane zostały istotne informa- cje o projekcie: jakie zadania wchodzą w jego skład, kto będzie je wykonywał, jak długo, za ile i w jakiej kolejności. Teraz poznasz sposoby wyświetlania kompleksowych informacji o całym projekcie i jego wybranych częściach (np. całkowitego kosztu projektu). Ogólne informacje o projekcie Zakładamy, iż kierownictwo chce się dowiedzieć, ile projekt będzie kosztował oraz ile roboczogodzin pochłonie jego przygotowanie. Ć W I C Z E N I E 6.1 Przedstaw informacje o kosztach i liczbie roboczogodzin potrzebnych do ukończenia projektu Aby przedstawić informacje o kosztach i liczbie roboczogodzin po- trzebnych do ukończenia projektu: 1. W menu Projekt wybierz polecenie Informacje o projekcie. 2. Kliknij przycisk Statystyka. 3. Zapoznaj się z informacjami o projekcie (patrz rysunek 6.1). 70 MS Project 2007(cid:31)• Ćwiczenia praktyczne Rysunek 6.1. Statystyka projektu 4. Potwierdź ustawienia za pomocą przycisku Zamknij. Pozycje w wierszach zatytułowanych Baz., Rzecz. i Odch. mają wartości 0 lub brak, gdyż jeszcze nie został zdefiniowany plan bazowy i nie zostało wprowadzone rzeczywiste wykonanie. Informacje o kosztach zadań Podałeś w programie Microsoft Office Project 2007 informacje o zada- niach i zasobach. Dzięki tym i innym informacjom jest on w stanie obliczyć koszty zadań oraz koszty całego projektu. Kierownictwo poprosiło o przedstawienie informacji o kosztach całego projektu i jego poszczególnych zadań. Ć W I C Z E N I E 6.2 Wyświetl informacje o kosztach projektu i jego poszczególnych zadań Aby wyświetlić informacje o kosztach projektu i jego poszczególnych zadań: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Więcej widoków. 2. W oknie Więcej widoków wybierz nazwę Arkusz zadań. Rozdział 6. • Przeglądanie informacji o projekcie 71 3. Kliknij przycisk Zastosuj. 4. Z menu Widok wybierz Tabela, a następnie Koszt. 5. Porównaj wynik z tym, co przedstawia rysunek 6.2. W tabeli Koszty uwzględnione są rozmaite rodzaje kosztów. Na etapie tworzenia harmonogramu projektu interesują nas tylko kolumny Koszt stały i Koszt całkowity. Kolumna Plan bazowy będzie nas interesowała, kiedy zapiszemy plan bazowy. Informacje w kolumnie Odchylenie, Rzeczywisty i Pozostało będą nas interesowały w momencie, kiedy zostaną wprowadzone rzeczywiste informacje o wykonaniu projektu. Rysunek 6.2. Informacje o kosztach projektu W ćwiczeniu 6.2 zmieniłeś typ tabeli, który ma być wyświetlany w da- nym widoku. Zauważ, że oprócz tej tabeli i tabeli Wprowadzanie są tam również inne tabele. Z częścią z nich zapoznasz się z kolejnych ćwiczeniach. 72 MS Project 2007(cid:31)• Ćwiczenia praktyczne Na rysunku 6.2 podane są informacje o kosztach zadań — zarówno su- marycznych, jak i podrzędnych. Nie ma jeszcze podanych informacji o kosztach całkowitych projektu. Aby były one widoczne, konieczne będzie wyświetlenie dodatkowego zadania sumarycznego — zadania sumarycznego projektu. Ć W I C Z E N I E 6.3 Wyświetl informacje o zadaniu sumarycznym projektu Aby wyświetlić informacje o zadaniu sumarycznym projektu: 1. W menu Narzędzia wybierz polecenie Opcje. 2. Kliknij zakładkę Widok. 3. Zaznacz opcję Zadanie sumaryczne projektu (patrz rysunek 6.3). Rysunek 6.3. Opcje konspektu 4. Potwierdź ustawienia za pomocą przycisku OK. 5. Jeżeli zawartość niektórych kolumn będzie nieczytelna, kliknij dwukrotnie lewym przyciskiem myszy linię rozdzielającą daną i następną kolumnę. 6. Porównaj rezultat ćwiczenia z tym, co przedstawia rysunek 6.4. Rysunek 6.4. Informacje o kosztach całego projektu W ćwiczeniu 6.2 zaznaczyłeś opcję Zadanie sumaryczne projektu. Spo- wodowało to wyświetlenie zadania z numerem 0. Zadanie to ma taką nazwę jak tytuł projektu, który podałeś, definiując Właściwości projek- tu. Jest ono zadaniem sumarycznym, na które składają się wszystkie inne zadania wchodzące w skład danego projektu. Dlatego w kolumnie Koszt całkowity dla zadania 0 zsumowane są koszty całego projektu. Rozdział 6. • Przeglądanie informacji o projekcie 73 Dotychczas nie definiowano kosztów stałych zadań. Ponieważ kierow- nictwo będzie chciało uzyskać pełny obraz kosztów projektu, ko- nieczne jest wprowadzenie informacji o kosztach stałych związanych z poszczególnymi zadaniami. Ć W I C Z E N I E 6.4 Przypisz koszty stałe do zadania Faza wstępna Aby przypisać koszty stałe do zadania Faza wstępna: 1. Na liście zadań znajdź zadanie Faza wstępna. 2. Kliknij komórkę leżącą na przecięciu kolumny Koszt stały i wiersza z zadaniem Faza wstępna. 3. Wpisz 500. 4. Potwierdź ustawienia za pomocą przycisku Enter. 5. Porównaj rezultat z tym, co przedstawia rysunek 6.5. Rysunek 6.5. Informacje o kosztach zadania Faza wstępna Ć W I C Z E N I E 6.5 Przypisz koszty stałe do innych zadań Aby przypisać koszty stałe do pozostałych zadań, wykorzystaj wska- zówki podane w ćwiczeniu 6.4 oraz informacje zawarte w tabeli 6.1. Sprawdź, czy koszt całkowity projektu wyniesie teraz 64 162,25 zł (patrz rysunek 6.6). Tabela 6.1. Koszty stałe wybranych zadań Nazwa zadania Koszt stały zadania Przygotowanie bezpośrednie Impreza integracyjna Zakończenie Artykuły w gazetce zakładowej 600 zł 2500 zł 300 zł 900 zł 74 MS Project 2007(cid:31)• Ćwiczenia praktyczne Rysunek 6.6. Informacje o kosztach całego projektu po wprowadzeniu kosztów stałych Zauważ, że w ćwiczeniach 6.4 i 6.5 podałeś w wybranych zadaniach koszty stałe, jednak w zadaniu sumarycznym Impreza integracyjna nie zostały one zsumowane w kolumnie Koszt stały. Zmianie uległa natomiast wartość w kolumnie Koszt całkowity. Informacje o kosztach zasobów Wykonując ćwiczenia podane w poprzednim podrozdziale, mogliśmy się dowiedzieć, ile pieniędzy będzie potrzebnych do wykonania po- szczególnych zadań. Wyświetlając informacje o kosztach zasobów, dowiesz się, ile zapłacisz poszczególnym pracownikom i jaki będzie koszt całkowity wykorzystania poszczególnych materiałów. Ć W I C Z E N I E 6.6 Przedstaw informacje o kosztach całkowitych wykorzystania poszczególnych zasobów Aby przedstawić informacje o kosztach całkowitych wykorzystania po- szczególnych zasobów: 1. W menu Widok wybierz polecenie Arkusz zasobów. 2. W menu Widok wybierz Tabela, a następnie Koszt. 3. Porównaj wynik z tym, co przedstawia rysunek 6.7. W tabeli Koszty uwzględnione są rozmaite rodzaje kosztów. Na etapie tworzenia harmonogramu projektu interesuje nas tylko kolumna Koszt. Kolumna Koszt wg planu bazowego będzie nas interesowała dopiero wtedy, kiedy zapiszemy plan bazowy. Informacje w kolumnach Odchylenie, Koszt rzeczywisty i Pozostało będą nas interesowały w momencie, kiedy zostaną wprowadzone rzeczywiste informacje o wykonaniu projektu. Rozdział 6. • Przeglądanie informacji o projekcie 75 Rysunek 6.7. Informacje o kosztach poszczególnych zasobów Diagram sieciowy i ścieżka krytyczna Diagram sieciowy jest widokiem, który umożliwia łatwe sprawdzenie kolejności wykonywania zadań. Pozwala on także na łatwe zidentyfi- kowanie zadań sumarycznych, zadań podrzędnych i kamieni milo- wych. Ponadto w widoku tym łatwo można zidentyfikować ścieżkę krytyczną. Ć W I C Z E N I E 6.7 Sprawdź kolejność wykonywania zadań Aby sprawdzić kolejność wykonywania zadań: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Diagram sieciowy. 2. Korzystając z ikony , ustaw zawartość ekranu tak, aby jak najwięcej czynności było widocznych. 3. Używając strzałek przewijania łańcuchem czynności. , , , , zapoznaj się z całym 76 MS Project 2007(cid:31)• Ćwiczenia praktyczne Wszystkie czynności zaznaczone kolorem czerwonym są czynnościami krytycznymi. Tak naprawdę to od ich czasu trwania zależy czas trwania całego projektu. Ciąg czynności krytycznych tworzy ścieżkę krytyczną. „Długość” łańcucha krytycznego wyrażona w czasie trwania jego czynności składowych wyznacza najszybszy możliwy termin zakończenia projektu. W widoku Diagram sieciowy wykorzystane zostały symbole czynności przedstawione w tabeli 6.2. Tabela 6.2. Symbole czynności wykorzystane w widoku Diagram sieciowy Symbol Opis Czynność sumaryczna i informacje o niej. Czynność podrzędna i informacje o niej. Kamień milowy i informacje o nim. Liczba roboczogodzin przepracowanych przez pracowników i zużycie zasobów typu Materiał Załóżmy, iż kierownictwo firmy często potrzebuje informacji o tym, jak długo pracownicy i zasoby pracują nad danym projektem oraz jak dużo materiałów zostanie zużytych. Celem tego podrozdziału jest przed- stawienie sposobów tworzenia, zmieniania i przeglądania raportów. Rozdział 6. • Przeglądanie informacji o projekcie 77 Pamiętaj, że aby móc oglądać zawartość raportów na ekranie, konieczne jest zainstalowanie drukarki. Ć W I C Z E N I E 6.8 Przedstaw raport zawierający informacje o liczbie przepracowanych roboczogodzin i zużyciu materiałów Aby przedstawić raport zawierający informacje o liczbie przepracowa- nych roboczogodzin i zużyciu materiałów: 1. Z menu Raport wybierz Raporty. 2. W oknie dialogowym Raporty kliknij dwukrotnie ikonę Obciążenie pracą (patrz rysunek 6.8). Rysunek 6.8. Raporty 3. Kliknij dwukrotnie nazwę raportu Obciążenie zasobów. 4. Zapoznaj się z treścią raportu (patrz rysunek 6.9) — klikając lewym przyciskiem myszy treść raportu, możesz go powiększyć lub pomniejszyć. Wybierając przyciski się z kolejnymi stronami raportu. , możesz zapoznać 5. Kliknij przycisk Zamknij. 6. Ponownie kliknij przycisk Zamknij. Raport Obciążenie zasobów zawiera dane o wykorzystaniu zasobów. Rozpisane są w nim informacje o tym, jak długo pracują dane zasoby w określonych przedziałach czasowych. Praca, jaką wykonują zasoby, przedstawiona jest w rozbiciu na poszczególne zadania. W wypadku za- sobów typu Materiał przedstawione są informacje o zużyciu poszcze- gólnych zasobów przy danych czynnościach, w rozbiciu na przedziały czasowe. 78 MS Project 2007(cid:31)• Ćwiczenia praktyczne Rysunek 6.9. Fragment raportu Obciążenie zasobów W program Microsoft Office Project 2007 wbudowanych jest kilkadziesiąt raportów. Dostępne są one po wybraniu z menu Raport polecenia Raporty. Wszystkie raporty podzielone są na sześć kategorii. W wolnej chwili warto zapoznać się z innymi raportami. W przyszłości będą one potrzebne. Po zapoznaniu się z raportem Obciążenie zasobów zauważono, że zawiera on tylko informacje o tym, ile czasu dane zasoby będą praco- wały nad wybranymi zadaniami. Nie ma tam natomiast informacji o tym, jak dużo będzie nas kosztowało korzystanie z zasobów w rozbi- ciu na przedziały. Ponadto zauważono, że czcionka, którą napisano poprzedni raport, jest zbyt mała. Kierownictwo potrzebuje także ra- portu, który będzie przedstawiał dane w rozbiciu na przedziały trzy- dniowe, a nie tygodniowe, jak w Obciążeniu zasobami. Rozdział 6. • Przeglądanie informacji o projekcie 79 Ć W I C Z E N I E 6.9 Utwórz nowy raport, który będzie spełniał wymagania przedstawione w akapicie powyżej Aby utworzyć nowy raport: 1. W menu Raport wybierz polecenie Raporty. 2. Kliknij dwukrotnie ikonę Niestandardowe. 3. W oknie dialogowym Raporty niestandardowe wybierz Nowy. 4. W oknie dialogowym Definiowanie nowego raportu wybierz Krzyżowy (patrz rysunek 6.10). Rysunek 6.10. Definiowanie nowego raportu 5. Potwierdź ustawienia za pomocą przycisku OK. 6. W oknie dialogowym Raport krzyżowy kliknij zakładkę Definicja. 7. W odpowiednie pola wpisz dane, tak jak przedstawia to rysunek 6.11. Rysunek 6.11. Zakładka Definicja 80 MS Project 2007(cid:31)• Ćwiczenia praktyczne Zauważ, że w polu Filtr wybrana jest opcja Wszystkie zasoby. Jeżeli zajdzie taka potrzeba, to zamiast wszystkich zasobów możesz wyświetlić tylko te zasoby, które spełniają zadane kryteria. Kryteria wybierane są z listy rozwijanej. Jeżeli wybierzesz odpowiedni filtr i zaznaczysz opcję Wyróżnij, to widoczne będą wszystkie zasoby, ale zasoby spełniające zadane kryteria zostaną wyróżnione. 8. Kliknij zakładkę Szczegóły. 9. W odpowiednie pola wpisz dane, tak jak przedstawia to rysunek 6.12. Rysunek 6.12. Zakładka Szczegóły Zaznaczona została opcja Sumy całkowite wierszy. Oznacza to, że na końcu raportu zostanie dostawiona dodatkowa kolumna, w której będą zsumowane wartości z poszczególnych wierszy. Zaznaczona została opcja Sumy całkowite kolumn. Oznacza to, że na końcu raportu zostanie dostawiony dodatkowy wiersz, w którym będą zsumowane wartości z poszczególnych kolumn. Zaznaczenie opcji Powtórz pierwszą kolumnę na każdej stronie spowoduje, że po wydrukowaniu raportu na górze każdej strony będzie widoczny wiersz, w którym zostaną wypisane odpowiednie daty. 10. Kliknij zakładkę Sortowanie. 11. W odpowiednie pola wpisz dane, tak jak przedstawia to rysunek 6.13. Rozdział 6. • Przeglądanie informacji o projekcie 81 Rysunek 6.13. Zakładka Sortowanie Po zastosowaniu ustawień przedstawionych na rysunku 6.13 w wydrukowanym raporcie na samym początku zostaną uwidocznione te zadania, które mają najniższy numer ID, a na końcu zostaną przedstawione te z najwyższym numerem ID. Jeżeli chciałbyś, aby w raporcie zasoby pojawiały się w kolejności alfabetycznej, to w polu Sortowanie według wybierz z listy rozwijanej opcję Nazwa. 12. Kliknij przycisk Tekst. 13. W odpowiednich polach ustaw dane tak, jak przedstawia to rysunek 6.14. Rysunek 6.14. Okno dialogowe Style tekstu 82 MS Project 2007(cid:31)• Ćwiczenia praktyczne 14. Potwierdź ustawienia za pomocą przycisku OK. 15. Ponownie wciśnij przycisk OK. 16. Upewnij się, że w oknie dialogowym Raporty niestandardowe zaznaczona jest opcja Koszty zasobów w poszczególnych czynnościach. 17. Kliknij przycisk Podgląd. 18. Zapoznaj się z zawartością raportu (porównaj rysunek 6.15). Rysunek 6.15. Podgląd wybranych fragmentów nowego raportu 19. Klikaj przycisk Zamknij tak długo, aż zamkniesz wszystkie okna związane z raportami. Być może w przyszłości będziesz potrzebował stworzyć nowy raport. Czasami warto przejrzeć istniejące już raporty. Jeżeli znajdziesz raport, który jest zbliżony do Twoich potrzeb, to możesz go zmodyfikować. Jeżeli znajdziesz interesujący Cię raport, kliknij jego nazwę lewym przyciskiem myszy i wciśnij lewy przycisk myszy na napisie Edytuj. Rozdział 6. • Przeglądanie informacji o projekcie 83 Filtry Dzięki zastosowaniu filtrów masz możliwość przeglądania tylko tych informacji, które są w danej chwili potrzebne. W zależności od tego, w jakim jesteś widoku, masz możliwość korzystania tylko z wybra- nych filtrów. Kierownictwo chce zobaczyć tylko te zadania, w których pracuje sprzą- taczka. Aby to było możliwe, konieczne jest wykorzystanie filtru. Ć W I C Z E N I E 6.10 Za pomocą filtru pokaż tylko te zadania, w których pracuje sprzątaczka Aby pokazać tylko te zadania, w których pracuje sprzątaczka: 1. W menu Widok wybierz Wykres Gantta. 2. W menu Widok wybierz polecenie Tabela, a następnie Wprowadzanie. 3. Na pasku narzędzi Formatowanie wybierz z listy rozwijanej filtr o nazwie Obciążone zasoby (patrz rysunek 6.16). Rysunek 6.16. Lista rozwijana wyboru filtru 4. W oknie dialogowym Obciążone zasoby wybierz z listy rozwijanej Sprzątaczka i potwierdź to za pomocą przycisku OK. 5. Porównaj wynik ćwiczenia z tym, co przedstawia rysunek 6.17. 6. Po zapoznaniu się z wybranymi zadaniami z listy rozwijanej filtru wybierz opcję Wszystkie zadania. 84 MS Project 2007(cid:31)• Ćwiczenia praktyczne Rysunek 6.17. Widok Wykres Gantta po zastosowaniu filtru Być może w przyszłości będziesz korzystać z innych filtrów. W wolnej chwili sprawdź, jak one działają. Grupowanie zasobów i zadań Grupowanie zadań i zasobów służy do wyświetlania zadań lub zasobów (jedno pod drugim), które mają podobne cechy, np. czas trwania czy koszt. Grupowanie pozwala na czytelne podzielenie zadań lub zaso- bów. Grupowanie w odróżnieniu od filtrowania wyświetla je wszyst- kie, nie ukrywając żadnego z nich. Jeżeli na przykład zgrupujesz obok siebie czynności, których koszt wykonania jest stosunkowo niski, to będziesz mógł łatwo wskazać je kierownikowi niższego szczebla — nie będzie on musiał wyszukiwać ich z całej listy zadań. Ć W I C Z E N I E 6.11 Zgrupuj zadania, które mają zbliżone czasy trwania Aby zgrupować zadania, które mają zbliżone czasy trwania: 1. Z menu Projekt wybierz Grupuj według, a następnie Więcej grup. 2. W oknie dialogowym Więcej grup kliknij napis Czas trwania. 3. Kliknij napis Edytuj. 4. Kliknij napis Definiuj interwały grup. 5. Wprowadź ustawienia tak, jak to pokazuje rysunek 6.18. 6. Potwierdź ustawienia za pomocą przycisku OK. 7. Ponownie wciśnij przycisk OK. 8. Po upewnieniu się, że wybrana została nazwa Czas trwania, wybierz przycisk Zastosuj. 9. Sprawdź, czy wynik ćwiczenia przypomina to, co przedstawia rysunek 6.19. Rozdział 6. • Przeglądanie informacji o projekcie 85 Rysunek 6.18. Definiowanie interwału grupy Rysunek 6.19. Zgrupowane zadania 10. Po zapoznaniu się ze zgrupowanymi zadaniami wybierz z menu Projekt polecenie Grupuj według, a następnie zaznacz opcję Bez grupowania. 86 MS Project 2007(cid:31)• Ćwiczenia praktyczne Obciążenie zasobów Zasoby, które z natury rzeczy dostępne są w ograniczonych ilościach, mogą być przydzielane w różnych ilościach do różnych zadań. Nie- które pracują więcej na początku projektu, inne dopiero na końcu. Ten podrozdział ma na celu pokazanie, w jaki sposób sprawdzać obciążenie zasobów w czasie. Przydzielając zasoby do zadań, nie zawsze jesteś pewien, czy nie przydzieliłeś do kilku zadań więcej zasobów, niż to jest możliwe. Na przykład mogłeś przydzielić do dwóch zadań, które odbywają się w tym samym czasie, po dwie sprzątaczki. Jednak wcześniej założy- liśmy, że w naszym projekcie mamy w sumie tylko dwie sprzątaczki, a potrzebujemy czterech jednocześnie. Taka sytuacja oznacza, że na- stąpiło przeciążenie zasobów, albo inaczej: konflikt przydziałów za- sobów. Microsoft Office Project 2007 ma mechanizm, który pozwala na wykrywanie i naprawianie takich sytuacji. Narzędzie to nazywa się bilansowaniem zasobów. W tym podrozdziale dowiesz się, jak można je stosować. W poprzednich ćwiczeniach podaliśmy, że od 9 października 2009 roku dostępnych jest dwóch organizatorów. Po analizie pierwotnych pla- nów kierownictwo zdecydowało, że jeden organizator będzie po- święcał cały swój czas na przygotowanie imprezy firmowej, natomiast drugi będzie wykorzystywał tylko połowę swojego czasu pracy. Ć W I C Z E N I E 6.12 Zaktualizuj ilość dostępnych zasobów Organizator Aby zaktualizować ilość dostępnych zasobów Organizator: 1. W menu Widok wybierz Arkusz zasobów. 2. W menu Widok wybierz polecenie Tabela, a następnie Wprowadzanie. 3. Kliknij dwukrotnie lewym przyciskiem myszy nazwę zasobu Organizator. 4. Kliknij lewym przyciskiem myszy zakładkę Ogólne. 5. Kliknij lewym przyciskiem myszy pole w kolumnie Jednostki, w którym wpisana jest wartość 200 . Wpisz tam 150 (patrz rysunek 6.20). Rozdział 6. • Przeglądanie informacji o projekcie 87 Rysunek 6.20. Dostępność zasobu 6. Potwierdź ustawienia za pomocą przycisku OK. 7. Najedź kursorem na wykrzyknik, który pokazał się obok nazwy zasobu Organizator. 8. Porównaj wynik ćwiczenia z tym, co przedstawia rysunek 6.21. Rysunek 6.21. Przeciążony zasób Zasoby, które są przeciążone, są oznaczane kolorem czerwonym w Arkuszu zasobów. Dodatkowo koło nazwy zasobu pojawia się wykrzyknik, po wskazaniu którego pokazuje się podpowiedź, że zasób powinien zostać zbilansowany. Ć W I C Z E N I E 6.13 Sprawdź obciążenie poszczególnych zasobów w czasie Aby sprawdzić obciążenie zasobów w czasie: 1. Z menu Widok wybierz Wykres zasobów. 2. Za pomocą pasków przewijania w lewej ekranu części (patrz rysunek 6.22) wyświetl zasób o nazwie Organizator. 3. Za pomocą pasków przewijania w prawej części ekranu doprowadź wykres do postaci przedstawionej na rysunku 6.23. Być może wykres nie będzie wyglądał tak, jak na rysunku 6.23. Pamiętaj, . że na standardowym pasku narzędzi dostępne są dwie ikony: Za ich pomocą będziesz mógł doprowadzić wykres do takiej postaci, jak na rysunku 6.24. 88 MS Project 2007(cid:31)• Ćwiczenia praktyczne Rysunek 6.22. Wykres zasobów dla zasobu Organizator Wykonując ćwiczenie 6.13, sprawdziłeś, jak wygląda obciążenie za- sobu Organizator w czasie trwania całego projektu. Niebieski kolor słupka oznacza, że dany zasób jest dostępny w takiej ilości, która po- zwoli na wykonanie przydzielonych prac. Kolor czerwony oznacza zaś, że danemu zasobowi została przydzielona większa ilość prac, niż jest on w stanie wykonać. Ć W I C Z E N I E 6.14 Znajdź przyczyny nadmiernego obciążenia zasobu Organizator Aby wyszukać przyczyny nadmiernego obciążenia zasobu Organizator: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Więcej widoków. 2. Zaznacz opcję Alokacja zasobów. 3. Potwierdź ustawienia za pomocą przycisku Zastosuj. 4. W górnej części widoku kliknij nazwę zasobu Organizator. Rozdział 6. • Przeglądanie informacji o projekcie 89 Rysunek 6.23. Wykres zasobów dla zasobu Organizator 5. Za pomocą strzałek przewijania (w prawej części ekranu) przewiń widok tak, aby widoczna była data 8 października 2009 (porównaj rysunek 6.24). 6. W menu Widok wybierz polecenie Paski narzędzi i zaznacz opcję Zarządzanie zasobami — pojawi się odpowiedni pasek narzędzi (patrz rysunek 6.25). 7. Na pasku narzędzi Zarządzanie zasobami kliknij ikonę Przejdź do następnej nadmiernej alokacji . 8. Porównaj swój wynik z tym, co przedstawia rysunek 6.26. 9. Ponownie wciśnij lewy przycisk myszy na ikonie Przejdź do następnej nadmiernej alokacji. 90 MS Project 2007(cid:31)• Ćwiczenia praktyczne Rysunek 6.24. Widok Alokacja zasobów Rysunek 6.25. Pasek narzędzi Zarządzanie zasobami 10. W oknie, które się pojawi (patrz rysunek 6.27), kliknij przycisk OK. Zwróć uwagę na to, że w komunikacie przedstawionym na rysunku 6.27 pojawiła się data 2009-10-19. Oznacza to, że po tej dacie nie ma już nadmiernie obciążonych zasobów. Nadmiernie obciążone zasoby mogą występować natomiast przed tą datą. Pamiętaj, że najlepiej zrobisz, jeśli przed użyciem przycisku Przejdź do następnej nadmiernej alokacji za pomocą strzałek przewijania przesuniesz widok Alokacja zasobów tak, aby była widoczna data rozpoczęcia projektu, gdyż Microsoft Office Project 2007 wyszukuje tylko nadmierne alokacje występujące po dacie wyświetlonej w tym widoku. Rozdział 6. • Przeglądanie informacji o projekcie 91 Rysunek 6.26. Nadmierne obciążenie zasobów Rysunek 6.27. Nie ma więcej przeciążonych zasobów W powyższym ćwiczeniu skorzystałeś z możliwości, jakie daje widok Alokacja zasobów. Zaznaczyłeś zasób, który jest nadmiernie obciążo- ny, i użyłeś ikony Przejdź do następnej nadmiernej alokacji. Dzięki temu Microsoft Office Project 2007 pokazuje miejsce w harmonogramie, 92 MS Project 2007(cid:31)• Ćwiczenia praktyczne w którym dany zasób jest przeciążony. Możesz wtedy zobaczyć, przy jakich czynnościach dany zasób pracuje, i dowiedzieć się, w jakiej ilości został on do nich przydzielony. W ćwiczeniu 6.14, po wybraniu ikony Przejdź do następnej nadmiernej alokacji Microsoft Office Project 2007 pokazał między innymi czynno- ści Poszukiwanie zespołu muzycznego i Wybór lokalizacji. Zadania te odbywają się w tym samym czasie. Zauważ, że do każdej z tych czynności przydzielono po jednym organizatorze. W całym projekcie mamy do dyspozycji jednego organizatora, drugi zaś może poświęcić tylko połowę dnia pracy, dlatego zasób ten jest przeciążony. Przycisk Przejdź do następnej nadmiernej alokacji służy do tego, aby Microsoft Office Project 2007 sam nam pokazał problemowe sytuacje. Rozwiązywanie problemów z nadmierną alokacją zasobów W poprzednim ćwiczeniu zidentyfikowaliśmy zasób Organizator, który w pewnym okresie trwania projektu jest nadmiernie obciążony (patrz ćwiczenie 6.14). Naszym zadaniem będzie teraz rozwiązanie tego problemu. Kierownictwo rozważa dwie możliwości: zatrudnienie dodatkowej osoby bądź przesunięcie zadań w czasie tak, żeby ze sobą nie koli- dowały. Poprosiło ono, aby przedstawić informacje, ilu organizato- rów należałoby zatrudnić lub o ile dni należy przesunąć wybrane zadania. Ć W I C Z E N I E 6.15 Sprawdź, ilu dodatkowych organizatorów należy zatrudnić Aby sprawdzić, ilu dodatkowych organizatorów należy zatrudnić: 1. W menu Okno wybierz polecenie Usuń podział. 2. W menu Widok wybierz polecenie Arkusz zasobów. 3. Kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę kolumny Maks. jednostek. Rozdział 6. • Przeglądanie informacji o projekcie 93 4. W menu, które się pojawi, wybierz polecenie Wstaw kolumnę. 5. Z listy rozwijanej w polu Nazwa pola wybierz Szczyt. Jeżeli wciśniesz lewy przycisk myszy na strzałce listy rozwijanej, a na klawiaturze literę S, to szybko przejdziesz do pierwszej pozycji rozpoczynającej się na literę S. Potem za pomocą strzałek przewijania możesz odnaleźć napis Szczyt. 6. W polu Tytuł nic nie wpisuj. Jeżeli nic nie wpiszesz w polu Tytuł, to tytułem będzie nazwa pola. 7. Porównaj pozostałe ustawienia z tym, co przedstawia rysunek 6.28. Rysunek 6.28. Definiowanie kolumny 8. Potwierdź ustawienia za pomocą przycisku OK. 9. Przed kolumną Maks. jednostek została wstawiona kolumna Szczyt (patrz rysunek 6.29). Rysunek 6.29. Kolumna Szczyt 94 MS Project 2007(cid:31)• Ćwiczenia praktyczne Po wykonaniu tego ćwiczenia w Arkuszu zasobów została wstawiona nowa kolumna o nazwie Szczyt. Zawiera ona informacje, ile maksy- malnie jest wykorzystywanych danych zasobów. Zauważ, że maksy- malnie jest wykorzystywanych 2 organizatorów, chociaż w projekcie dostępny jest 1 organizator, a w niektórych okresach projektu 1,5 orga- nizatora. Oznacza to, że jeżeli zatrudnimy jeszcze jednego organizato- ra na pół etatu, to nie będzie problemu z przeciążeniem zasobu. Jak wspomniano wcześniej, kierownictwo firmy oprócz zatrudnienia dodatkowego organizatora rozważa odpowiednie przesunięcie zadań w czasie. Aby Microsoft Office Project 2007 sam przesunął zadania, konieczne jest użycie narzędzia o nazwie Bilansowanie zasobów. Ć W I C Z E N I E 6.16 Sprawdź, jak należy przesunąć zadania, aby zasób Organizator nie był nadmiernie przeciążony Aby sprawdzić, jak należy przesunąć zadania, aby zasób Organizator nie był nadmiernie przeciążony: 1. W menu Widok wybierz polecenie Wykres Gantta. 2. W menu Narzędzia wybierz Bilansuj zasoby. 3. Upewnij się, że zaznaczona jest opcja Ręczne. Bilansowanie ręczne oznacza bilansowanie na wyraźne Twoje życzenie. Bilansowanie automatyczne odbywa się po jakiejkolwiek modyfikacji projektu. 4. W polu Szukaj nadmiernych alokacji z dokładnością do wybierz opcję dni. Jeżeli bilansowanie z dokładnością do dni może nie przynieść rezultatu, wtedy zamiast dni wybierz godziny bądź minuty. 5. Zaznacz opcję Bilansuj cały projekt. Zaznaczenie opcji Bilansuj cały projekt spowoduje, że Microsoft Office Project 2007 będzie próbował rozwiązać problem ze wszystkimi nadmiernie obciążonymi zasobami. Jeżeli zaznaczona zostałaby opcja Bilansuj od, to zbilansowane byłyby tylko zasoby przydzielone do czynności, których daty rozpoczęcia lub zakończenia zawierają się w podanym przedziale czasowym. Rozdział 6. • Przeglądanie informacji o projekcie 95 6. Jako Kolejność bilansowania wybierz Standard. 7. Zaznacz opcję Bilansuj jedynie w ramach dostępnego czasu. Jeżeli zostanie zaznaczona opcja Bilansuj jedynie w ramach dostępnego czasu, to Microsoft Office Project 2007 nie zmieni daty zakończenia projektu. Należy jednak zdać sobie sprawę z tego, że w niektórych przypadkach po zaznaczeniu tej opcji nie będzie można zbilansować projektu bądź bilansowanie nie przyniesie żądanego skutku. Zawsze zaznaczaj tę opcję, jeżeli nie chcesz, aby po zbilansowaniu uległa opóźnieniu data zakończenia projektu. 8. Zaznacz opcję Bilansowanie może dostosowywać poszczególne przydziały pracy. Jeżeli nad danym zadaniem pracuje kilka zasobów, a Ty zaznaczysz opcję Bilansowanie może dostosowywać poszczególne przydziały pracy, to pozwalasz na to, aby dane zasoby pracowały niezależnie od siebie w różnym czasie. Zaznaczenie tej opcji będzie miało sens, jeżeli każdy zasób pracuje niezależnie, a nie razem, jak samochód i kierowca samochodu. 9. Zaznacz opcję Bilansowanie może powodować podział pracy pozostałej. 10. Porównaj swoje ustawienia z tym, co przedstawia rysunek 6.30. Rysunek 6.30. Bilansowanie zasobów 96 MS Project 2007(cid:31)• Ćwiczenia praktyczne 11. Wciśnij lewy przycisk myszy na przycisku Bilansuj teraz. Przy wybranej opcji bilansowania ręcznego wciśnięcie przycisku OK nie spowoduje zbilansowania projektu. Konieczne jest wybranie przycisku Bilansuj teraz. Przycisk OK spowoduje zbilansowanie projektu, jeżeli została wybrana opcja bilansowania automatycznego. Jeżeli nieprawidłowo podałeś parametry w ćwiczeniu 6.15, to możesz w menu Narzędzia wybrać polecenie Bilansowanie zasobów i w oknie, które się pojawi, wcisnąć przycisk Wyczyść bilansowanie, a następnie wybrać opcję Cały projekt. Potwierdź ustawienia za pomocą przycisku OK i powtórnie wykonaj ćwiczenie 6.16. Kierownictwo poprosiło o przedstawienie informacji o tym, jak zo- stały przesunięte zadania po zbilansowaniu zasobów. Dopiero wtedy będzie w stanie podjąć decyzję, czy zatrudnić nowego organizatora, czy też przesunąć zadania. Ć W I C Z E N I E 6.17 Przedstaw informację o tym, jak zostały przesunięte zadania po zbilansowaniu Aby przedstawić informację o tym, jak zostały przesunięte zadania po zbilansowaniu: 1. W menu Widok wybierz polecenie Więcej widoków. 2. W oknie dialogowym kliknij przycisk Wykres Gantta — bilans. 3. Potwierdź ustawienia za pomocą przycisku Zastosuj. 4. Kliknij lewym przyciskiem myszy w prawej części wykresu (nie tam, gdzie jest podana lista zadań). 5. Wciśnij kombinację klawiszy lewy Alt+Home. 6. Przewiń lewą część wykresu tak, aby widoczna była ta jego część, na której przedstawione są czynności: 5. — Poszukiwanie zespołu muzycznego i 6. — Wybór lokalizacji (patrz rysunek 6.31). 7. Jeżeli nie widzisz kolumny o nazwie Opóźnienie bilansujące, to przesuń linię podziału pomiędzy listą zadań i wykresem (patrz rysunek 6.32). Rozdział 6. • Przeglądanie informacji o projekcie 97 Rysunek 6.31. Wykres Gantta po zbilansowaniu Rysunek 6.32. Opóźnienie bilansujące Zauważ, że na wykresie opóźnienie bilansujące zaznaczone jest dodatkową cienką linią (patrz rysunek 6.32). 8. Kliknij dwukrotnie nazwę czynności Przywitanie. 9. Kliknij zakładkę Ogólne. 10. Sprawdź, czy data rozpoczęcia tej czynności to sobota, 4 listopada 2009. 11. Potwierdź ustawienia za pomocą przycisku OK. Z ćwiczenia 6.17 wynika, że po zbilansowaniu zasobów zostało prze- sunięte zadanie Wybór lokalizacji. Według danych zapisanych w ko- lumnie Opóźnienie bilansujące, zostało ono przesunięte o 4,17 ciągłego dnia. Nie spowodowało to przesunięcia samej imprezy firmowej — roz- poczyna się ona 4 listopada 2009. Oznacza to, że przesunięcie zadań jest tańszym rozwiązaniem niż zatrudnienie dodatkowej osoby. Kie- rownictwo zdecydowało się więc na to rozwiązanie. Tworzenie planu bazowego Dopracowałeś już wszystkie szczegóły swojego harmonogramu. Bę- dziesz chciał go przedstawić przełożonemu, który zachowa ten plan i rozliczy osoby odpowiedzialne za jego wykonanie. Dlatego koniecz- ne będzie utworzenie planu bazowego. 98 Ć W I C Z E N I E MS Project 2007(cid:31)• Ćwiczenia praktyczne 6.18 Utwórz plan bazowy Aby utworzyć plan bazowy: 1. Z menu Narzędzia wybierz Śledzenie, a następnie Ustaw plan bazowy. 2. W oknie dialogowym Zapisywanie planu bazowego wybierz opcję Ustaw plan bazowy. 3. W polu Dla: wybierz Cały projekt. 4. Porównaj ustawienia z tym, co przedstawia rysunek 6.33. Rysunek 6.33. Zapisywanie planu bazowego 5. Potwierdź ustawienia za pomocą przycisku OK. Jeżeli zbyt wcześnie utworzyłeś plan bazowy, to możesz go usunąć po- przez wybranie z menu Narzędzia polecenia Śledzenie, a później opcji Wyczyść plan bazowy i przycisku OK. Jeżeli z menu Narzędzia ponownie wybierzesz opcje Śledzenie oraz Zapisz plan bazowy, to zostanie zapisany nowy plan bazowy, natomiast stary zostanie usunięty. Rozdział 6. • Przeglądanie informacji o projekcie 99 Microsoft Office Project 2007 w planie bazowym zapisał następujące informacje: (cid:84) daty zakończenia i rozpoczęcia czynności, (cid:84) czas trwania poszczególnych zadań, (cid:84) praca, jaką należy wykonać, aby zakończyć każde zadanie, (cid:84) koszty zadań oraz koszty związane z zasobami. Na podstawie tych informacji po wprowadzeniu danych rzeczywistych Microsoft Office Project 2007 będzie w stanie wyliczyć odchylenia, czyli różnice pomiędzy planem i wykonaniem.
Pobierz darmowy fragment (pdf)

Gdzie kupić całą publikację:

MS Project 2007. Ćwiczenia praktyczne
Autor:

Opinie na temat publikacji:


Inne popularne pozycje z tej kategorii:


Czytaj również:


Prowadzisz stronę lub blog? Wstaw link do fragmentu tej książki i współpracuj z Cyfroteką: