Cyfroteka.pl

klikaj i czytaj online

Cyfro
Czytomierz
00391 005462 13647597 na godz. na dobę w sumie
Microsoft Access. Przewodnik dla użytkowników Excela - książka
Microsoft Access. Przewodnik dla użytkowników Excela - książka
Autor: Liczba stron: 576
Wydawca: Helion Język publikacji: polski
ISBN: 978-83-246-2847-6 Data wydania:
Lektor:
Kategoria: ebooki >> komputery i informatyka >> bazy danych >> access
Porównaj ceny (książka, ebook, audiobook).

Rozszerz swój wachlarz narzędzi do analizy o Accessa!

Excel to obok Worda najpopularniejsze narzędzie znajdujące się w pakiecie Microsoft Office. Narzędzie, bez którego nie wyobrażają sobie pracy analitycy, księgowi i prezesi firm. Dzięki ogromnym możliwościom oraz łatwości użycia znajduje on zastosowanie wszędzie tam, gdzie trzeba dokonać obliczeń na dużych ilościach danych. Czy Excel jest jednak lekarstwem na wszystko?

Otóż nie! Pakiet Microsoft Office posiada w swych szeregach jeszcze jednego asa - program Access. Jeżeli zależy Ci na bezproblemowej współpracy kilku osób nad jednym zbiorem danych, jeżeli chcesz oddzielić wygląd raportu od danych, a w dodatku wymagasz skalowalności, Access może okazać się lepszym wyborem. Nie obawiaj się nowego! Dzięki tej książce błyskawicznie zapoznasz się ze środowiskiem, filozofią pracy oraz możliwościami Accessa.

Książka odpowiada na wiele pytań, w tym na jedno kluczowe - kiedy lepszy jest Excel, a kiedy Access. Ponadto znajdziesz tu odpowiedzi na pytania dotyczące danych, ich struktur oraz metod analizy. Dowiesz się, jak korzystać z kwerend agregujących, funkcjonalnych oraz krzyżowych. Z pewnością zainteresują Cię również rozdziały poświęcone analizom warunkowym oraz tworzeniu raportów i wizualizacji danych w programie Access. Ostatni rozdział pozwoli Ci połączyć świat, który znasz - świat Excela, z tym, który poznałeś w trakcie lektury - światem Accessa. Integracja tych dwóch narzędzi zdejmie z Ciebie wszelkie ograniczenia w codziennej pracy z danymi o dowolnej wielkości i złożoności. Przekonaj się o tym sam!

Znasz Excel? Poznaj też Access - szybko i przyjemnie!

Znajdź podobne książki Ostatnio czytane w tej kategorii

Darmowy fragment publikacji:

Idź do • Spis treści • Przykładowy rozdział Katalog książek • Katalog online • Zamów drukowany katalog Twój koszyk • Dodaj do koszyka Cennik i informacje • Zamów informacje o nowościach • Zamów cennik Czytelnia • Fragmenty książek online Kontakt Helion SA ul. Kościuszki 1c 44-100 Gliwice tel. 32 230 98 63 e-mail: helion@helion.pl © Helion 1991–2010 Microsoft Access. Przewodnik dla użytkowników Excela Autor: Michael Alexander Tłumaczenie: Radosław Meryk ISBN: 978-83-246-2847-6 Tytuł oryginału: The Excel Analyst s Guide to Access Format: 168×237, stron: 576 Rozszerz swój wachlarz narzędzi do analizy o Accessa! • Kiedy wybrać Excela, a kiedy Accessa? • Jak wykonać raport i wizualizować dane w Accessie? • Jak zintegrować Excel z Accessem? Excel to obok Worda najpopularniejsze narzędzie znajdujące się w pakiecie Microsoft Office. Narzędzie, bez którego nie wyobrażają sobie pracy analitycy, księgowi i prezesi firm. Dzięki ogromnym możliwościom oraz łatwości użycia znajduje on zastosowanie wszędzie tam, gdzie trzeba dokonać obliczeń na dużych ilościach danych. Czy Excel jest jednak lekarstwem na wszystko? Otóż nie! Pakiet Microsoft Office posiada w swych szeregach jeszcze jednego asa – program Access. Jeżeli zależy Ci na bezproblemowej współpracy kilku osób nad jednym zbiorem danych, jeżeli chcesz oddzielić wygląd raportu od danych, a w dodatku wymagasz skalowalności, Access może okazać się lepszym wyborem. Nie obawiaj się nowego! Dzięki tej książce błyskawicznie zapoznasz się ze środowiskiem, filozofią pracy oraz możliwościami Accessa. Książka odpowiada na wiele pytań, w tym na jedno kluczowe – kiedy lepszy jest Excel, a kiedy Access. Ponadto znajdziesz tu odpowiedzi na pytania dotyczące danych, ich struktur oraz metod analizy. Dowiesz się, jak korzystać z kwerend agregujących, funkcjonalnych oraz krzyżowych. Z pewnością zainteresują Cię również rozdziały poświęcone analizom warunkowym oraz tworzeniu raportów i wizualizacji danych w programie Access. Ostatni rozdział pozwoli Ci połączyć świat, który znasz - świat Excela, z tym, który poznałeś w trakcie lektury – światem Accessa. Integracja tych dwóch narzędzi zdejmie z Ciebie wszelkie ograniczenia w codziennej pracy z danymi o dowolnej wielkości i złożoności. Przekonaj się o tym sam! • Trudny wybór – Access czy Excel • Podstawy Accessa – tabele, teoria relacyjnych baz danych, kwerendy • Kwerendy wybierające, funkcjonalne, usuwające, aktualizujące • Wykorzystanie kwerend krzyżowych • Transformacja danych za pomocą programu Access • Wykonywanie obliczeń oraz przetwarzanie dat • Analizy warunkowe • Zastosowanie podkwerend i domenowych funkcji agregacji • Statystyki opisowe w Accessie • Wykorzystanie VBA do usprawnienia procesu analizy • Tworzenie raportów w Accessie • Wykorzystanie tabel i wykresów przestawnych • Przenoszenie danych z Accessa do Excela • Integracja Accessa z Excelem • Tworzenie zapytań SQL Znasz Excel? Poznaj też Access – szybko i przyjemnie! Spis treści O autorze ............................................................................................................... 17 Wprowadzenie ...................................................................................................... 19 Czego można spodziewać się po tej książce? ............................................................................. 20 Czego nie można spodziewać się po tej książce? ....................................................................... 20 Umiejętności potrzebne do studiowania materiału zamieszczonego w książce ................... 21 W jaki sposób zorganizowano tę książkę? .................................................................................. 21 Część I Wprowadzenie w tematykę analizy danych w Accessie ................................... 21 Część II Podstawowe techniki analizy danych ................................................................ 21 Część III Zaawansowane techniki analizy danych .......................................................... 21 Część IV Raporty i wizualizacja w Accessie ..................................................................... 22 Część V Zaawansowane techniki programowania .......................................................... 22 Część VI Dodatki ................................................................................................................. 22 Konwencje ...................................................................................................................................... 23 Baza danych towarzysząca książce .............................................................................................. 23 CZõćç I Wprowadzenie w tematykö analizy danych w Accessie ..........25 Rozdział 1. Kiedy warto wykorzystywać Accessa do analizy danych? ................................ 27 Kiedy analiza danych w Excelu może być trudna? .................................................................... 27 Skalowalność ......................................................................................................................... 27 Przezroczystość procesów analitycznych ......................................................................... 29 Oddzielenie danych od prezentacji ................................................................................... 30 Kiedy używać Accessa, a kiedy Excela ........................................................................................ 31 Rozmiar danych ................................................................................................................... 31 Struktura danych .................................................................................................................. 32 Ewolucja danych .................................................................................................................. 32 Złożoność funkcjonalna ...................................................................................................... 32 Współużytkowane przetwarzanie ...................................................................................... 33 8 Spis treści Access dla użytkowników Excela: nie ma powodu do paniki! ................................................ 33 Tabele ..................................................................................................................................... 34 Kwerendy .............................................................................................................................. 34 Raporty .................................................................................................................................. 34 Makra i język VBA ............................................................................................................... 35 Podsumowanie ............................................................................................................................... 35 Rozdział 2. Podstawy Accessa ................................................................................................. 37 Tabele Accessa ................................................................................................................................ 37 Podstawowe informacje o tabelach ................................................................................... 38 Importowanie danych do Accessa ..................................................................................... 46 Łączenie arkusza Excela z Accessem ................................................................................. 51 Teoretyczne podstawy relacyjnych baz danych ......................................................................... 52 Dlaczego to takie ważne? .................................................................................................... 53 Excel i format płaskich plików ........................................................................................... 53 Umieszczanie danych w osobnych tabelach .................................................................... 55 Typy relacji ............................................................................................................................ 56 Podstawowe informacje o kwerendach ...................................................................................... 57 Czym jest kwerenda? ........................................................................................................... 57 Tworzymy pierwszą kwerendę wybierającą ..................................................................... 59 Dziesięć najczęstszych błędów występujących w kwerendach ................................................ 69 Podsumowanie ............................................................................................................................... 70 Rozdział 3. Nie tylko kwerendy wybierające ........................................................................... 71 Kwerendy agregujące .................................................................................................................... 71 Tworzenie kwerend agregujących ..................................................................................... 71 Funkcje agregacji .................................................................................................................. 75 Kwerendy funkcjonalne ................................................................................................................ 79 Do czego służą kwerendy funkcjonalne? .......................................................................... 80 Kwerendy tworzące tabele .................................................................................................. 80 Kwerendy usuwające ........................................................................................................... 82 Kwerendy dołączające ......................................................................................................... 86 Kwerendy aktualizujące ...................................................................................................... 91 Kwerendy krzyżowe ...................................................................................................................... 95 Kreator kwerend krzyżowych ............................................................................................ 95 Ręczne tworzenie kwerend krzyżowych ......................................................................... 100 Podsumowanie ............................................................................................................................. 106 CZõćç II Podstawowe techniki analizy danych .................................107 Rozdział 4. Transformacje danych za pomocą Accessa ...................................................... 109 Wyszukiwanie i usuwanie duplikatów ...................................................................................... 109 Czym są zdublowane rekordy? ......................................................................................... 109 Wyszukiwanie duplikatów .................................................................................................. 110 Usuwanie duplikatów rekordów ...................................................................................... 114 Spis treści 9 Popularne zadania transformacji danych ................................................................................. 116 Wypełnianie pustych pól .................................................................................................. 116 Konkatenacja ...................................................................................................................... 117 Zmiana wielkości liter ....................................................................................................... 120 Usuwanie początkowych i końcowych spacji z ciągu znaków .................................... 122 Wyszukiwanie i zastępowanie podanego tekstu ............................................................ 123 Dodawanie własnych opisów w kluczowych miejscach ciągu znaków ...................... 124 Parsowanie ciągów znaków rozdzielanych znacznikami ............................................. 127 Podsumowanie ............................................................................................................................. 131 Rozdział 5. Wykonywanie obliczeń i przetwarzanie dat .................................................... 133 Wykorzystywanie obliczeń w analizach ................................................................................... 133 Częste scenariusze obliczeń .............................................................................................. 134 Wykorzystanie Konstruktora wyrażeń do definiowania pól obliczeniowych ........... 137 Często popełniane błędy w obliczeniach ........................................................................ 141 Wykorzystywanie dat w analizach ............................................................................................ 145 Proste obliczenia na datach .............................................................................................. 145 Zaawansowane analizy z wykorzystaniem funkcji przetwarzania dat ....................... 146 Nowy typ danych — Obliczeniowy ........................................................................................... 156 Podsumowanie ............................................................................................................................. 159 Rozdział 6. Wykonywanie analiz warunkowych ................................................................. 161 Stosowanie kwerend z parametrami ......................................................................................... 161 Jak działają kwerendy z parametrami? ............................................................................ 163 Podstawowe reguły używania kwerend z parametrami ............................................... 163 Wykorzystanie kwerend z parametrami ......................................................................... 164 Korzystanie z funkcji warunkowych ......................................................................................... 169 Funkcja IIf ........................................................................................................................... 170 Funkcja Switch ................................................................................................................... 176 Porównanie funkcji IIf i Switch ....................................................................................... 177 Podsumowanie ............................................................................................................................. 179 CZõćç III Zaawansowane techniki analizy danych ............................181 Rozdział 7. Dodatkowy wymiar. Podkwerendy i domenowe funkcje agregacji .............. 183 Usprawnianie analiz dzięki wykorzystaniu podkwerend ....................................................... 184 Dlaczego używa się podkwerend? .................................................................................... 185 Podstawowe reguły dotyczące podkwerend ................................................................... 185 Tworzenie podkwerend bez ręcznego wpisywania instrukcji SQL ............................... 185 Używanie operatorów IN i NOT IN w podkwerendach .............................................. 188 Używanie podkwerend z operatorami porównania ...................................................... 189 Wykorzystywanie podkwerend jako wyrażeń ............................................................... 190 Stosowanie skorelowanych podkwerend ........................................................................ 190 Wykorzystywanie podkwerend w kwerendach funkcjonalnych ................................. 192 10 Spis treści Domenowe funkcje agregacji ..................................................................................................... 196 Typy domenowych funkcji agregacji .............................................................................. 197 Analiza składni domenowych funkcji agregacji ............................................................ 198 Używanie domenowych funkcji agregacji ...................................................................... 199 Podsumowanie ............................................................................................................................. 205 Rozdział 8. Uruchamianie statystyk opisowych w Accessie ............................................... 207 Podstawowe statystyki opisowe ................................................................................................. 208 Uruchamianie opisowych statystyk z wykorzystaniem kwerend agregujących ........ 208 Wyznaczanie rankingu, dominanty i mediany .............................................................. 209 Wybieranie losowych próbek ze zbioru danych ............................................................ 213 Zaawansowane statystyki opisowe ............................................................................................ 215 Wyznaczanie rankingów percentylowych ...................................................................... 216 Określanie kwartyla rekordu ............................................................................................ 217 Tworzenie rozkładu częstości .......................................................................................... 220 Podsumowanie ............................................................................................................................. 225 Rozdział 9. Planowanie zadań i uruchamianie analiz wsadowych .................................... 227 Wprowadzenie do makr w Accessie ......................................................................................... 228 Bezpieczeństwo makr w Accessie .................................................................................... 228 Tworzymy pierwsze makro .............................................................................................. 231 Podstawowe akcje makr .................................................................................................... 233 Konfigurowanie analiz wsadowych i zarządzanie nimi ......................................................... 236 Organizacja ......................................................................................................................... 236 Konfigurowanie analiz wsadowych ................................................................................. 240 Tworzenie inteligentnych makr ....................................................................................... 241 Pętle w makrach ................................................................................................................. 245 Planowanie uruchamiania makr w nocy .................................................................................. 250 Wykorzystanie makra AutoExec do planowania zadań ............................................... 250 Planowanie zadań z wykorzystaniem poleceń wydawanych z poziomu wiersza polecenia ......................................................................................... 256 Podsumowanie ............................................................................................................................. 259 Rozdział 10. Wykorzystanie VBA do usprawnienia procesu analizy danych ................... 261 Tworzenie własnych funkcji ................................................................................................... 262 Tworzymy pierwszą własną funkcję ................................................................................ 263 Tworzenie własnych funkcji z argumentami ................................................................. 266 Sterowanie procesami analitycznymi za pomocą formularzy ............................................ 269 Podstawowe wiadomości na temat przekazywania danych z formularzy do kwerend .... 269 Wykorzystanie formularzy do automatyzacji zadań .................................................... 273 Przetwarzanie danych „za kulisami” ..................................................................................... 278 Przetwarzanie danych za pomocą instrukcji RunSQL ................................................. 279 Zaawansowane techniki korzystania z instrukcji RunSQL .......................................... 281 Podsumowanie .......................................................................................................................... 282 Spis treści 11 CZõćç IV Raporty i wizualizacja danych w Accessie .........................285 Rozdział 11. Prezentowanie danych za pomocą raportów Accessa .................................. 287 Podstawy tworzenia raportów w Accessie ............................................................................ 287 Tworzymy pierwszy raport ............................................................................................... 287 Przeglądanie raportów ...................................................................................................... 288 Tworzenie i modyfikowanie raportów korzystających z grupowania .............................. 294 Grupowanie ........................................................................................................................ 294 Sortowanie i tworzenie podsumowań ............................................................................. 297 Tworzenie raportu od podstaw .............................................................................................. 300 Tworzenie źródła danych ................................................................................................. 300 Tworzenie raportu w widoku projektu ........................................................................... 302 Podsumowanie .......................................................................................................................... 306 Rozdział 12. Tabele i wykresy przestawne w Accessie ....................................................... 307 Tabele przestawne w Accessie? ................................................................................................ 307 Anatomia tabeli przestawnej .................................................................................................... 308 Obszar sum i szczegółów .................................................................................................. 309 Obszar wierszy .................................................................................................................... 310 Obszar kolumn ................................................................................................................... 310 Obszar filtru ........................................................................................................................ 310 Tworzenie prostej tabeli przestawnej ..................................................................................... 312 Tworzenie zaawansowanych tabel przestawnych z sekcją szczegółów .............................. 316 Zapisywanie tabeli przestawnej ............................................................................................... 318 Wysyłanie tabeli przestawnej zdefiniowanej w Accessie do Excela ................................... 319 Opcje tabel przestawnych ......................................................................................................... 319 Rozwijanie i zwijanie pól .................................................................................................. 319 Zmiana opisów pól ............................................................................................................ 321 Sortowanie danych ............................................................................................................ 321 Grupowanie danych .......................................................................................................... 321 Grupowanie według dat .................................................................................................... 324 Filtrowanie w celu uzyskania określonej liczby pierwszych lub ostatnich rekordów ...... 325 Dodawanie sum obliczeniowych ..................................................................................... 326 Korzystanie z wykresów przestawnych w Accessie .............................................................. 329 Podstawowe wiadomości o wykresach przestawnych .................................................. 329 Tworzenie prostego wykresu przestawnego .................................................................. 333 Formatowanie wykresów przestawnych ......................................................................... 334 Podsumowanie ........................................................................................................................... 337 Rozdział 13. Ulepszanie kwerend i raportów z wykorzystaniem technik wizualizacji .... 339 Podstawowe techniki wizualizacji danych ............................................................................. 339 Wykorzystanie sztuczek z formatowaniem liczb w celu poprawienia wyglądu raportów ........................................................................ 339 Wykorzystanie formatowania warunkowego w Accessie ............................................ 342 12 Spis treści Zaawansowane techniki wizualizacji ...................................................................................... 347 Ulepszanie kwerend i raportów za pomocą słupków danych ..................................... 347 Uzupełnianie kwerend i raportów symbolami .............................................................. 351 Tworzenie własnych elementów graficznych w Accessie ............................................ 354 Podsumowanie ........................................................................................................................... 359 CZõćç V Zaawansowane techniki programowania ..........................361 Rozdział 14. Przenoszenie danych z Accessa do Excela ..................................................... 363 Różne metody importowania danych z Accessa ................................................................... 363 Metoda „przeciągnij i upuść” ........................................................................................... 363 Wykorzystanie kreatora eksportu z Accessa .................................................................. 364 Wykorzystanie polecenia Pobierz dane zewnętrzne z Excela ...................................... 366 Korzystanie z programu MS Query ................................................................................. 369 Podsumowanie ........................................................................................................................... 377 Rozdział 15. Wykorzystanie VBA w celu przenoszenia danych pomiędzy Excelem a Accessem .................................................................... 379 Podstawy technologii ADO ...................................................................................................... 380 Ciąg połączenia .................................................................................................................. 380 Deklaracja obiektu Recordset ........................................................................................... 382 Piszemy pierwszą procedurę ADO .................................................................................. 383 Piszemy pierwszą procedurę wydobywającą dane opartą na ADO i SQL ................. 388 Kryteria w instrukcjach SQL ............................................................................................ 389 Popularne sytuacje, w których może pomóc VBA ............................................................... 392 Zapytania o dane pochodzące ze skoroszytu Excela ..................................................... 392 Dołączanie rekordów do istniejącej tabeli Excela ......................................................... 394 Dołączanie rekordów z Excela do istniejącej tabeli Accessa ........................................ 396 Zapytania do plików tekstowych ..................................................................................... 398 Podsumowanie ........................................................................................................................... 399 Rozdział 16. Automatyzacja Excela i Accessa ...................................................................... 401 Wiązanie obiektów .................................................................................................................... 401 Wczesne wiązanie .............................................................................................................. 402 Późne wiązanie ................................................................................................................... 402 Automatyzacja Excela z poziomu Accessa ............................................................................. 403 Tworzenie pierwszej procedury automatyzacji Excela ................................................. 403 Automatyzacja eksportu danych do Excela ................................................................... 405 Automatyzacja raportów Excela bez programowania w Excelu ................................. 409 Wykorzystanie funkcji Znajdź i zastąp w celu dostrojenia kodu wygenerowanego przez rejestrator makr ..................................................................... 415 Uruchamianie makr Excela z poziomu Accessa ............................................................ 417 Optymalizacja kodu wygenerowanego przez rejestrator makr ................................... 418 Spis treści 13 Automatyzacja Accessa z poziomu Excela ............................................................................. 421 Ustawienie wymaganych referencji ................................................................................. 421 Uruchamianie kwerendy Accessa z poziomu Excela .................................................... 422 Wykonywanie parametryzowanych kwerend Accessa z poziomu Excela ................. 423 Uruchamianie makra Accessa z poziomu Excela .......................................................... 428 Otwieranie raportu Accessa z poziomu Excela ............................................................. 428 Otwieranie formularza Accessa z poziomu Excela ....................................................... 429 Kompaktowanie bazy danych Accessa z poziomu Excela ........................................... 429 Podsumowanie ........................................................................................................................... 431 Rozdział 17. Integracja Excela z Accessem za pomocą języka XML .................................. 433 Dlaczego XML? .......................................................................................................................... 433 Podstawowe informacje o języku XML .................................................................................. 434 Deklaracja formatu XML .................................................................................................. 434 Instrukcje przetwarzania ................................................................................................... 434 Komentarze ......................................................................................................................... 435 Elementy .............................................................................................................................. 435 Główny element ................................................................................................................. 436 Atrybuty .............................................................................................................................. 436 Przestrzenie nazw ............................................................................................................... 437 Tworzenie prostego raportu z wykorzystaniem języka XML .............................................. 438 Eksport danych XML z Accessa ....................................................................................... 438 Wykorzystanie danych XML w Excelu ........................................................................... 441 Tworzenie procedur wprowadzania danych z wykorzystaniem języka XML .................. 443 Tworzenie schematu wprowadzania danych w Accessie ............................................. 444 Stworzenie formularza do wprowadzania danych w Excelu ....................................... 445 Eksport wyników z Excela do formatu XML ................................................................. 446 Przenoszenie wyników z powrotem do Accessa ............................................................ 446 Podsumowanie ........................................................................................................................... 448 Rozdział 18. Integracja Accessa z Excelem oraz innymi aplikacjami pakietu Office ....... 451 Integracja Excela z programem Microsoft Word ................................................................. 451 Tworzenie dynamicznego łącza do tabeli Excela .......................................................... 451 Pobieranie danych Excela do dokumentu Worda z wykorzystaniem automatyzacji ................................................................................................................... 455 Tworzenie dokumentu korespondencji seryjnej Worda .............................................. 457 Symulacja funkcji korespondencji seryjnej Worda z poziomu Excela ....................... 462 Integracja Excela z programem PowerPoint ......................................................................... 465 Tworzenie slajdu PowerPointa z tytułem ....................................................................... 465 Kopiowanie zakresu komórek do prezentacji ................................................................ 466 Wysyłanie do prezentacji wszystkich wykresów z arkusza Excela .............................. 468 Konwersja skoroszytu na prezentację PowerPointa ..................................................... 470 14 Spis treści Integracja Excela z programem Outlook ............................................................................... 472 Wysyłanie aktywnego skoroszytu pocztą elektroniczną .............................................. 472 Wysyłanie pocztą wskazanego zakresu ........................................................................... 474 Wysyłanie wiadomości e-mail do wszystkich adresatów na liście .............................. 475 Zapisanie wszystkich załączników z folderu .................................................................. 477 Zapisanie wskazanych załączników z folderu ................................................................ 478 Podsumowanie ........................................................................................................................... 480 CZõćç VI Dodatki ...........................................................................481 Dodatek A Podstawy programowania Accessa w języku VBA ......................................... 483 Podstawy programowania w VBA w 10 krokach .................................................................. 483 Krok 1. Stworzenie standardowego modułu .................................................................. 483 Krok 2. Utworzenie funkcji .............................................................................................. 484 Krok 3. Zdefiniowanie celu funkcji za pomocą procedury .......................................... 485 Krok 4. Testowanie funkcji ............................................................................................... 486 Krok 5. Zadeklarowanie zmiennej ................................................................................... 486 Krok 6. Przypisanie wartości do zmiennej ..................................................................... 486 Krok 7. Kompilacja nowo utworzonej funkcji ............................................................... 487 Krok 8. Zapisanie nowo utworzonej funkcji .................................................................. 488 Krok 9. Uruchomienie stworzonej funkcji wewnątrz makra ...................................... 488 Krok 10. Uruchomienie stworzonej funkcji z formularza ........................................... 489 Wykorzystanie Accessa w roli nauczyciela programowania w VBA ................................. 490 Dodatek B Podstawy języka SQL ........................................................................................ 493 Podstawowe konstrukcje .......................................................................................................... 493 Instrukcja SELECT ............................................................................................................ 494 Klauzula WHERE .............................................................................................................. 495 Złączenia ............................................................................................................................. 496 Zaawansowane instrukcje SQL ................................................................................................ 498 Zaawansowane wyszukiwanie z wykorzystaniem operatora Like .............................. 498 Wybieranie unikatowych wartości i wierszy bez grupowania ..................................... 500 Grupowanie rekordów i agregowanie danych za pomocą klauzuli GROUP BY ...... 501 Definiowanie porządku sortowania za pomocą klauzuli ORDER BY ............................. 501 Tworzenie aliasów za pomocą klauzuli AS .................................................................... 501 Instrukcje SELECT TOP i SELECT TOP PERCENT ................................................... 502 Wykonywanie kwerend funkcjonalnych za pomocą instrukcji SQL ............................... 504 Tworzenie tabel krzyżowych za pomocą instrukcji TRANSFORM ........................... 505 Korzystanie ze specjalnych kwerend SQL .............................................................................. 506 Scalanie zbiorów danych za pomocą operatora UNION ............................................. 506 Tworzenie tabel za pomocą instrukcji CREATE TABLE ............................................. 508 Działania na kolumnach za pomocą instrukcji ALTER TABLE ................................. 508 Spis treści 15 Dodatek C Wydajność kwerend, uszkodzenia baz danych i inne zagadnienia ............. 511 Optymalizacja wydajności kwerend ....................................................................................... 511 Mechanizm optymalizacji kwerend Accessa .................................................................. 511 Czynności, jakie można przedsięwziąć w celu optymalizacji wydajności kwerend ................................................................... 512 Postępowanie w przypadku uszkodzenia bazy danych ........................................................ 515 Oznaki i symptomy uszkodzenia bazy danych .............................................................. 515 Naprawianie uszkodzonej bazy danych .......................................................................... 518 Czynności, jakie można przedsięwziąć w celu zapobieżenia uszkodzeniom baz danych ..................................................... 519 Korzystanie z pomocy w Accessie ........................................................................................... 520 Lokalizacja plików pomocy .............................................................................................. 521 Pomoc online jest lepsza od pomocy offline .................................................................. 521 Zasoby dostępne online .................................................................................................... 521 Dodatek D Zestawienie funkcji w przyborniku analityka danych .................................. 523 Skorowidz ......................................................................................................... 557 Prezentowanie danych za pomocą raportów Accessa ROZDZIA’ 11 Czytelnicy posługujący się Excelem z pewnością stworzyli wiele raportów, w których korzystali z sorto- wania, czy też technik rozmieszczania i formatowania danych. Czy komuś przyszło do głowy, aby tworzyć raporty w Accessie? Dla większości analityków Excela Access to wyłącznie magazyn danych. Niewielu z nich rozważa używanie warstwy raportowania w Accessie (obiektów raportów). Raporty Accessa to komponent programu Microsoft Access dający użytkownikowi bardzo du- że możliwości. Spełniając rolę warstwy prezentacji dla bazy danych, raporty pozwalają na łatwą integrację analiz z bazy danych z estetycznymi dokumentami raportów w stylu PDF. Pozwalają na korzystanie z takich mechanizmów jak grupowanie, sortowanie, czy też formatowanie warunkowe. W tym rozdziale opiszemy raporty Accessa. Pokażemy, jak można je wykorzystać do rozszerze- nia możliwości tworzenia rozbudowanych zestawień danych. Podstawy tworzenia raportów w Accessie W tym podrozdziale stworzymy pierwszy raport w Accessie i zaprezentujemy różne sposoby jego przeglądania. Po lekturze tego podrozdziału Czytelnicy będą mieli wystarczające podstawy do tego, aby rozpocząć tworzenie własnych raportów w Accessie. Tworzymy pierwszy raport Pierwszym krokiem do stworzenia raportu w Accessie jest zdefiniowanie dla niego źródła danych. Dane używane w raportach Accessa mogą pochodzić z tabel bądź kwerend. Jednym z łatwiejszych sposobów zdefiniowania źródła danych dla raportu jest stworzenie kwerendy specjalnie zaprojek- towanej do tego celu. W naszym pierwszym raporcie skorzystamy z kwerendy Kwerenda_Produkty. Wskaż kwerendę, a następnie kliknij przycisk Raport na zakładce Tworzenie na wstążce (rysunek 11.1). W ciągu kilku sekund Access stworzy raport wyglądający podobnie do dokumentu pokazanego na rysunku 11.2. To było łatwe — właśnie stworzyliśmy pierwszy raport w Accessie. 288 Część IV Q Raporty i wizualizacja danych w Accessie Rysunek 11.1. Wskaż kwerendę, a następnie kliknij przycisk Raport Rysunek 11.2. Właśnie stworzyłeś pierwszy raport! Przy próbie zamknięcia raportu wyświetli się pytanie, czy chcemy zapisać wprowadzone zmia- ny. Kliknięcie Nie spowoduje, że raport nie zostanie zapisany. Kliknięcie Tak uaktywnia okno po- kazane na rysunku 11.3. Można w nim wprowadzić nazwę nowego raportu. Jak można zauważyć, Access domyślnie nadaje raportowi nazwę zgodną z nazwą źródła danych. W tym przypadku ak- ceptujemy nazwę Kwerenda_Produkty. Rysunek 11.3. Należy pamiętać o zapisaniu raportu Przeglądanie raportów Nowo utworzony raport można zobaczyć w okienku nawigacji (rysunek 11.4). Aby go otworzyć, wystarczy kliknąć nazwę raportu. Rozdział 11 „ Prezentowanie danych za pomocą raportów Accessa 289 Rysunek 11.4. Wszystkie raporty wyświetlane są w okienku nawigacji Widok raportu Domyślnie raporty otwierają się w widoku raportu. Widok raportu pozwala na przeglądanie i inte- rakcję z raportami w taki sposób, w jaki będzie to robił użytkownik raportu. W tym widoku nie można edytować danych, zmieniać etykiet ani modyfikować ich rozmieszczenia. Access pozwala jednak na stosowanie filtrów w raportach w czasie rzeczywistym. Załóżmy, że w nowo stworzonym raporcie chcemy szybko znaleźć wszystkie produkty zawie- rające w nazwie słowo „Lodówka”. W widoku raportu wystarczy kliknąć dowolną nazwę produktu, a następnie wybrać polecenie Filtry tekstu/Zawiera, tak jak pokazano na rysunku 11.5. Rysunek 11.5. Aby uzyskać dostęp do zbioru opcji filtrowania, wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy dowolne pole w widoku raportu 290 Część IV Q Raporty i wizualizacja danych w Accessie Zostanie wyświetlone okno Filtr niestandardowy podobne do tego, które pokazano na rysunku 11.6. W tym polu należy wprowadzić kryteria wyszukiwania. W naszym przypadku wpiszemy „Lodówka”. Rysunek 11.6. Wprowadzanie kryteriów wyszukiwania Jak można zobaczyć na rysunku 11.7, w odpowiedzi Access odfiltruje wszystkie produkty, które w nazwie produktu zawierają słowo „Lodówka”. Rysunek 11.7. Możemy teraz przeglądać wszystkie lodówki Widok układu Widok układu został wprowadzony w Accessie 2007. Pozwala on na edycję elementów raportu z jedno- czesnym podglądem sposobu, w jaki raport zostanie wyświetlony użytkownikowi końcowemu. Aby wy- świetlić raport w widoku układu, otwórz raport Accessa, a następnie wybierz na zakładce Narzędzia główne polecenie Widok/Widok układu. Otwarcie raportu w widoku układu pozwala na wykonywanie takich działań jak modyfikowa- nie tytułu raportu, zmiana etykiet danych, zmiana rozmiaru kolumn, usuwanie pojedynczych pól, czy też dodawanie nowych pól. W widoku układu można np. wybrać motyw raportu (rysunek 11.8). Jak łatwo zauważyć, zmiany są wykonywane w czasie rzeczywistym. Nie trzeba przełączać się z powrotem do widoku raportu tylko po to, aby zobaczyć efekt zmian. Pojawiają się one na ekranie natychmiast — w czasie rzeczywistym. Rozdział 11 „ Prezentowanie danych za pomocą raportów Accessa 291 Rysunek 11.8. W widoku układu otrzymujemy dynamiczny podgląd raportu w przypadku modyfikacji motywu Widok projektu Widok projektu pozwala na tworzenie raportów z wykorzystaniem tradycyjnego interfejsu siatki projektowania. Odszyfrowywanie raportu w widoku projektu może być nieco zniechęcające dla początkujących użytkowników Accessa. Kiedy jednak uda nam się zrozumieć podstawy, tworzenie raportów stanie się znacznie bardziej intuicyjne i prostsze. Aby wyświetlić raport w widoku pro- jektu, otwórz raport Accessa, a następnie wybierz na zakładce Narzędzia główne polecenie Widok/ Widok projektu. Otwarcie raportu Produkty_Kwerenda w widoku projektu powoduje wyświetlenie ekranu po- dobnego do tego, który pokazano na rysunku 11.9. Rysunek 11.9. Raport Produkty_Kwerenda w widoku projektu 292 Część IV Q Raporty i wizualizacja danych w Accessie Warto zwrócić uwagę, że ten raport składa się z pięciu osobnych sekcji: Nagłówek raportu, Na- główek strony, Szczegóły, Stopka strony oraz Stopka raportu. Właśnie te sekcje są zwykle widoczne w momencie utworzenia raportów w Accessie. Poświęćmy trochę czasu na omówienie przeznacze- nia poszczególnych sekcji. „ Nagłówek raportu. Zwykle sekcja ta zawiera etykietę spełniającą rolę głównego tytułu raportu. Tak jak w przypadku nagłówków w Wordzie, umieszczenie dowolnego elementu w sekcji nagłówka raportu powoduje, że zostanie on wyświetlony na początku raportu. Jak można zauważyć, Access automatycznie umieścił logo razem z tytułem raportu. Z tego względu logo to także wyświetlane jest na początku raportu. Warto zwrócić uwagę na to, że elementy w sekcji nagłówka raportu nie muszą być wyłącznie etykietami. Mogą to być również elementy zasilane danymi, takie jak numer strony, bieżąca data czy dowolne inne dane. „ Nagłówek strony. Zwykle sekcja ta zawiera etykiety spełniające rolę nagłówka każdej strony raportu. Także w tym przypadku warto zwrócić uwagę na to, że elementy w sekcji nagłówka strony nie muszą być wyłącznie etykietami. Mogą to być elementy danych, takie jak licznik strony, wskaźnik daty czy dowolne inne dane. Chociaż w tym widoku nie jest to natychmiast widoczne, w sekcji nagłówka strony można tworzyć podnagłówki. W każdej instancji sekcji nagłówka jest miejsce na dane, które pojawią się tylko raz, na początku każdej logicznej sekcji — na przykład raportu, strony bądź grupy. Zagadnienia związane z podnagłówkami i grupowaniem zostaną opisane w dalszej części tego rozdziału. Kiedy uĝytkownik wskaĝe myszÈ dolne obramowanie dowolnej sekcji, wskaě- nik zmieni siÚ w podwójnie skierowanÈ strzaïkÚ. Wystarczy przeciÈgnÈÊ dolne obramowanie w górÚ bÈdě w dóï, aby zmodyfikowaÊ rozmiar wskazanej sekcji raportu. Zmiana rozmiaru poszczególnych sekcji raportu zmienia odlegïoĂci pomiÚdzy poszczególnymi sekcjami. DziÚki temu mechanizmowi moĝna eliminowaÊ puste miejsca w raporcie, rozszerzaÊ sekcje w celu przygotowania miejsca na dodatkowe pola, czy teĝ tworzyÊ dodatkowe miejsce dla uïatwienia pracy nad okreĂlonymi sekcjami. „ Szczegóły. Ta sekcja zawiera właściwe dane raportu. Jak można zauważyć, każde pole danych w raporcie jest reprezentowane przez pojedyncze pole tekstowe. Aby zmodyfikować zawartość lub formatowanie dowolnego pola, wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy wybrane pole i wybrać Właściwości. Spowoduje to uaktywnienie okienka arkusza właściwości pokazanego na rysunku 11.10. W tym okienku można łatwo modyfikować i formatować wybrane pola. Wystarczy odpowiednio zmodyfikować właściwości, które się w nim wyświetlają. Stopka strony Sekcja stopki strony w zasadzie jest identyczna z sekcją nagłówka strony. Jedyna różnica jest taka, że etykiety i dane w sekcji stopki wyświetlają się na końcu każdej strony w raporcie. Do elementów powszechnie występujących w stopce można zaliczyć takie dane jak numer strony, data i etykiety. Jak można zobaczyć na rysunku 11.9, w sekcji stopki raportu występuje pole numeru strony zasilane danymi. Rozdział 11 „ Prezentowanie danych za pomocą raportów Accessa 293 Rysunek 11.10. Okienko arkusza właściwości można wykorzystać w celu dostosowania właściwości dowolnego pola DODAWANIE ELEMENTÓW RAPORTU W NAGŁÓWKACH I STOPKACH W nagłówkach i stopkach raportów dobrze jest wyświetlać informacje opisujące raport — w szczególności numery stron i daty raportów. Chociaż Access domyślnie umieszcza te elementy w stopkach, można je stworzyć ręcznie, czy też zmodyfikować ich format lub zawartość. Wspomniane elementy można wprowadzać do raportu za pomocą przycisków Numery stron oraz Data i godzina. Można je znaleźć w grupie Nagłówek/stopka zakładki Projektowanie (rysunek 11.11). Rysunek 11.11. Elementy raportów można wprowadzać za pomocą przycisków Numery stron oraz Data i godzina Każdy z tych przycisków otwiera okno pozwalające na konfigurowanie elementów raportów w zależności od potrzeb. Na przykład na rysunku 11.12 pokazano okno Numery stron pozwalające na skonfigurowanie formatu numerowania stron raportu. 294 Część IV Q Raporty i wizualizacja danych w Accessie Rysunek 11.12. Okno Numery stron Stopka raportu Sekcja stopki raportu jest w zasadzie identyczna z sekcją nagłówka raportu. Jedyna różnica jest taka, że etykiety i dane w sekcji stopki wyświetlane są na końcu raportu. Do elementów powszechnie występujących w stopce można zaliczyć takie dane jak numer strony, data i etykiety. Tworzenie i modyfikowanie raportów korzystających z grupowania W tym podrozdziale zaczniemy prezentację prawdziwej siły raportów Accessa — zaprezentujemy techniki grupowania, sortowania i podsumowywania danych. Omówimy zbiór przykładowych ra- portów. Do ich tworzenia wykorzystamy widoki układu i projektu. Grupowanie Grupowanie danych w raporcie to jeden z łatwiejszych i najbardziej rozbudowanych sposobów ulep- szania raportów pozwalający na wprowadzanie dodatkowych warstw analizy. W celu zapoznania się z technikami grupowania otwórz kwerendę Produkty_Kwerenda w widoku układu. Po otwarciu raportu wybierz polecenie menu Grupuj i sortuj z zakładki Projektowanie. Uaktywni się okienko Grupowanie, sortowanie i sumowanie widoczne u dołu rysunku 11.13. Warto zwrócić uwagę, że w obszarze Grupowanie, sortowanie i sumowanie znajdują się dwie pozycje menu: Dodaj grupę oraz Dodaj sortowanie. Kliknij przycisk Dodaj grupę. Wyświetli się rozwijane menu, w którym można wybrać pola, według których będą grupowane dane (patrz ry- sunek 11.14). Efekt zastosowania grupowania zaprezentowano na rysunku 11.15. Zwróćmy uwagę, że Access przesunął pole grupowania (Kategoria_Produktu) na lewą stronę raportu. Poza tym kategorie produktu wyświetlane są teraz tylko raz — nie powtarzają się dla każdego rekordu. Rozdział 11 „ Prezentowanie danych za pomocą raportów Accessa 295 Rysunek 11.13. Okienko Grupowanie, sortowanie i sumowanie w widoku układu Rysunek 11.14. Grupujemy dane według pola Kategoria_Produktu 296 Część IV Q Raporty i wizualizacja danych w Accessie Rysunek 11.15. Włączono grupowanie Na rysunku 11.16 zademonstrowano, jak za pomocą formatowania można wyróżnić poszczególne grupy w raporcie. W tym przykładzie zwiększono rozmiar czcionki pola Kategoria_Produktu oraz zastosowano pogrubienie. Zmieniono także kolor tła, dzięki czemu pole grupy bardziej przypomina nagłówek. Rysunek 11.16. Odpowiednie formatowanie pozwala wyróżnić nagłówek grupy Rozdział 11 „ Prezentowanie danych za pomocą raportów Accessa 297 Sortowanie i tworzenie podsumowań Sortowanie i tworzenie podsumowań w widoku układu raportu jest bardzo łatwe i intuicyjne. Przełącz się do widoku układu i przyjrzyj się bliżej okienku Grupowanie, sortowanie i sumowanie. Jak można zobaczyć na rysunku 11.17, w okienku tym wyświetlane są teraz pola, według których pogrupowano dane. Rysunek 11.17. W okienku Grupowanie, sortowanie i sumowanie wyświetlane są pola, dla których włączono grupowanie Pierwszy wiersz w okienku Grupowanie, sortowanie i sumowanie mówi nam, że Access grupuje raport najpierw według pola Kategoria_Produktu oraz sortuje rekordy według tego pola w po- rządku rosnącym (począwszy od kategorii na literę A). Drugi wiersz wyświetla się z niewielkim wcięciem. Jest to sposób, w jaki Access prezentuje hierarchię sortowania i grupowania. Aby manipulować właściwościami dotyczącymi pola najwyższego poziomu grupowania i sorto- wania: Kategoria_Produktu, należy posługiwać się menu w górnym wierszu. Przyciski menu wi- doczne poniżej pozwalają na wprowadzenie dodatkowych poziomów sortowania, poniżej pola Kategoria_Produktu. W tym przykładzie dodamy sortowanie według pola CenaDetaliczna. Mówiąc inaczej, chcemy, aby dane były uporządkowane według wzrastających cen. 1. Kliknij przycisk Dodaj sortowanie. Jak można zobaczyć na rysunku 11.18, pojawi się rozwijane menu umożliwiające wybór pola, według których będą sortowane dane. Wybierz pole CenaDetaliczna. Rysunek 11.18. Należy wybrać pole, według którego posortujemy dane 298 Część IV Q Raporty i wizualizacja danych w Accessie 2. Jak można zauważyć, w okienku Grupowanie, sortowanie i sumowanie pojawił się nowy wiersz. Ten wiersz reprezentuje sortowanie, które właśnie zastosowałeś. Ponieważ kwota sprzedaży musi być posortowana malejąco, zmień kierunek sortowania tak, jak pokazano na rysunku 11.19. Rysunek 11.19. Modyfikujemy kierunek sortowania, korzystając z selektorów rozwijanej listy W tym momencie produkty w obrębie każdej kategorii są posortowane w porządku malejącym według ceny detalicznej. Wygląda doskonale, choć dla tego raportu można by było dodać liczbę produktów w każdej kategorii. Mówiąc inaczej, chcielibyśmy wiedzieć, ile produktów mieści się w każdej kategorii. W widoku układu przejdź do okienka Grupowanie, sortowanie i sumowanie, a następnie kliknij przycisk Więcej. Sposób, w jaki można to zrobić, pokazano na rysunku 11.20. Rysunek 11.20. Klikamy przycisk Więcej opcji Jak można się było spodziewać, pojawiło się więcej opcji grupowania. Jedna z tych opcji dotyczy podsumowań. Domyślnie jest ustawiona na wartość bez sum. Kliknij selektor rozwijanej listy dla opcji podsumowania, aby wyświetlić okno Podsumowania. Czynność tę zilustrowano na rysunku 11.21. Rysunek 11.21. Aktywacja menu Sumy Obsługa okna Sumy może sprawiać pewne problemy. Pierwsza pozycja w tym menu to rozwijana lista, z której można wybrać pole do podsumowań. Warto zwrócić uwagę, że domyślny wybór na tej liście to pierwsze pole naszego raportu. Pamiętamy, że chcemy policzyć produkty w każdej kategorii. W tym celu wykonaj następujące czynności: Rozdział 11 „ Prezentowanie danych za pomocą raportów Accessa 299 1. Z menu Suma wybierz pole Nazwa_Produktu. 2. Z menu Typ wybierz pozycję Licz wartości. 3. Kliknij opcję Pokaż sumę częściową w stopce grupy wyświetlaną w dolnej części menu. Włączenie tej opcji instruuje Accessa o tym, że w sekcji stopki każdej grupy kategorii ma być wyświetlane podsumowanie. W tym momencie okno Sumy powinno przypominać ekran pokazany na rysunku 11.22. Rysunek 11.22. Wypełnione okno Sumy Zapisz raport, a następnie przełącz się do widoku raportu. Na rysunku 11.23 pokazano, jak wy- gląda grupowanie, sortowanie i sumowanie dla kategorii Frytkownice. Wystarczyło kilka kliknięć myszą, aby dodać nową warstwę do raportu, dzięki czemu stał się on znacznie bardziej zrozumiały. Rysunek 11.23. Lista produktów stała się teraz znacznie czytelniejsza 300 Część IV Q Raporty i wizualizacja danych w Accessie SZTUCZKI I KRUCZKI: ROZWIĄZYWANIE PROBLEMÓW Z PODZIAŁAMI STRON W pogrupowanych, wielostronicowych raportach występują problemy w przypadku prób drukowania. Bardzo często się zdarza, że podział strony występuje w środku grupy lub nawet bezpośrednio pod nagłówkiem grupy. To sprawia, że raport staje się bardzo mało czytelny. Na szczęście istnieje bardzo proste rozwiązanie tego problemu w widoku układu raportu Accessa. Należy otworzyć raport w widoku układu i rozwinąć podmenu dla grupowania w menu Grupo- wanie, sortowanie i sumowanie. Po rozwinięciu menu zostanie wyświetlona opcja zatytułowana nie zachowuj całej grupy na jednej stronie. Używając selektora rozwijanej listy, zmień tę opcję na wartość zachowaj całą grupę na jednej stronie, tak jak pokazano na rysunku 11.24. Rysunek 11.24. Aby uniknąć problemów z podziałem stron, można włączyć opcję utrzymywania grup na jednej stronie Tworzenie raportu od podstaw W poprzednim ćwiczeniu zleciliśmy Accessowi automatyczne wygenerowanie raportu. Chociaż taka opcja jest wygodna, czasami chcemy mieć więcej możliwości decydowania o tym, w jaki spo- sób raport wygląda i jak działa. W tym podrozdziale pokażemy, w jaki sposób można stworzyć ra- port Accessa od podstaw — rozpoczynając od pustej strony. Dla potrzeb tego ćwiczenia stworzymy specyficzny rodzaj raportu, tzw. Alpha Roster. Alpha Roster to wyszukana nazwa alfabetycznego i pogrupowanego raportu, w którym zazwyczaj wyświetlane są dane adresowe lub podobne informacje. W ty konkretnym raporcie znajdzie się zestawienie infor- macji o klientach pogrupowane według pierwszej litery nazwy klienta i posortowane alfabetycznie. Tworzenie źródła danych Przede wszystkim potrzebne jest źródło danych. Zamiast tworzyć w tym celu osobną, zewnętrzną kwerendę, stworzymy nasze źródło danych bezpośrednio, wewnątrz obiektu raportu. 1. Przejdź do zakładki Tworzenie na wstążce i wybierz polecenie Projekt raportu. 2. W widoku projektu uaktywnij arkusz właściwości. W tym celu kliknij prawym przyciskiem myszy w białym obszarze raportu i wybierz polecenie Właściwości (możesz także wcisnąć F4 na klawiaturze). 3. Upewnij się, że wybrany typ zaznaczenia w arkuszu właściwości to Raport. 4. Wybierz zakładkę Dane i kliknij przycisk oznaczony wielokropkiem (…) obok właściwości Źródło rekordów (patrz rysunek 11.25). Rozdział 11 „ Prezentowanie danych za pomocą raportów Accessa 301 Rysunek 11.25. Wybieramy opcję tworzenia źródła danych za pomocą kreatora kwerend Kliknięcie tego przycisku oznaczonego wielokropkiem powoduje otwarcie kreatora kwerend, którego używa się tak, jak podczas tworzenia standardowej kwerendy. 5. W tym momencie stwórz kwerendę podobną do pokazanej na rysunku 11.26. Ponieważ chcemy stworzyć alfabetyczną listę klientów, wybieramy najistotniejsze elementy danych. Rysunek 11.26. Projekt kwerendy dla raportu z alfabetyczną listą klientów 6. Należy teraz zapisać kwerendę tak, by zyskać pewność, że będzie ona trwałym źródłem rekordów raportu. Kliknij przycisk zamknięcia w menu projektu, a następnie, kiedy wyświetli się okno z komunikatem pokazane na rysunku 11.27, kliknij Tak. Rysunek 11.27. Aby zapisać kwerendę, należy odpowiedzieć Tak na pytanie o zapisanie zmian 302 Część IV Q Raporty i wizualizacja danych w Accessie Dla sprawdzenia otwórz arkusz właściwości i sprawdź właściwość Źródło rekordów raportu, aby zyskać pewność, że zawiera ona nowo utworzoną kwerendę. Jeśli kwerenda została zapisana pra- widłowo, w arkuszu właściwości powinna wyświetlać się instrukcja SQL podobna do pokazanej na rysunku 11.28. Jeśli nic się nie wyświetla, powtórz kroki od 4. do 6. Rysunek 11.28. Sprawdź właściwość Źródło rekordów, aby upewnić się, że kwerenda została zapisana Tworzenie raportu w widoku projektu Po zdefiniowaniu źródła danych można przystąpić do projektowania raportu. Ponieważ tworzymy raport od podstaw, musimy zadbać o to, aby samodzielnie dodać treść raportu i odpowiednio ją sformatować. Aby stworzyć raport, wykonaj następujące czynności: 1. Kliknij przycisk Dodaj istniejące pola z zakładki Projektowanie na wstążce. Otworzy się okienko Lista pól. 2. Możemy teraz przeciągać potrzebne pola do raportu. Przeciągnij potrzebne pola do sekcji Szczegóły raportu tak, jak pokazano na rysunku 11.29. Rysunek 11.29. Przeciągamy wybrane pola do obszaru Szczegóły Mamy teraz podstawowe elementy danych do stworzenia alfabetycznej listy klientów. Przed przystąpieniem do wykonywania dalszych działań poświęcimy trochę czasu na rozmieszczenie pól danych oraz usunięcie etykiet tak, by raport przyjął postać pokazaną na rysunku 11.30. Rozdział 11 „ Prezentowanie danych za pomocą raportów Accessa 303 Rysunek 11.30. Formatujemy pola w taki sposób, aby wyświetlały się jedno pod drugim bez etykiet Aby szybko i ïatwo rozmieĂciÊ dane i etykiety, naleĝy je zaznaczyÊ, a nastÚpnie przejĂÊ do zakïadki Rozmieszczanie na wstÈĝce, gdzie naleĝy wybraÊ ukïad Stosowy. Ac- cess automatycznie wyrówna i rozmieĂci etykiety i pola danych w taki sposób, by tworzyïy jednolity blok. Jak pamiętamy, chcemy, by raport był pogrupowany i posortowany alfabetycznie. Z tego względu naturalnym kolejnym krokiem jest dodanie grupowania. 3. Kliknij ikonę Grupuj i sortuj z zakładki Projekt na wstążce. 4. Zostanie wyświetlone to samo menu Grupowanie, Sortowanie i Sumowanie, jakie widzieliśmy już wcześniej. Z tego menu wybierz pole Nazwa_Klienta. W tym celu kliknij przycisk Dodaj grupÚ i wybierz pole Nazwa_Klienta. 5. Rozwiń menu kliknięciem przycisku Więcej, a następnie wybierz trzecią pozycję z rozwijanego menu (z prawej strony tekstu z literą A na górze). Jak można zobaczyć na rysunku 11.31, to menu oferuje różne sposoby grupowania pola Nazwa. Wybierz grupowanie według pierwszego znaku pola Nazwa_Klienta. Mamy teraz grupę obejmującą wszystkie firmy z tą samą pierwszą literą nazwy. Raport zaczyna nabierać kształtów, choć nie jest jeszcze ukończony. Potrzebne jest pole, które jawnie pokazuje użytkownikom, jaką grupę (jaką literę alfabetu) przeglądają. W tym celu trzeba dodać pole w sekcji nagłówka grupy. 6. W zakładce Projektowanie kliknij kontrolkę pola tekstowego (patrz rysunek 11.32). 7. Umieść nowe pole tekstowe w sekcji nagłówka grupy pola Nazwa. Pamiętaj o usunięciu nazwy dołączonej razem z polem tekstowym. Następnie wyrównaj pole tekstowe do lewej (rysunek 11.33). 304 Część IV Q Raporty i wizualizacja danych w Accessie Rysunek 11.31. Grupujem
Pobierz darmowy fragment (pdf)

Gdzie kupić całą publikację:

Microsoft Access. Przewodnik dla użytkowników Excela
Autor:

Opinie na temat publikacji:


Inne popularne pozycje z tej kategorii:


Czytaj również:


Prowadzisz stronę lub blog? Wstaw link do fragmentu tej książki i współpracuj z Cyfroteką: