Cyfroteka.pl

klikaj i czytaj online

Cyfro
Czytomierz
00369 007147 14485554 na godz. na dobę w sumie
Microsoft Excel 2007 PL. Analiza danych za pomocą tabel przestawnych. Akademia Excela - książka
Microsoft Excel 2007 PL. Analiza danych za pomocą tabel przestawnych. Akademia Excela - książka
Autor: , Liczba stron: 352
Wydawca: Helion Język publikacji: polski
ISBN: 978-83-246-2767-7 Data wydania:
Lektor:
Kategoria: ebooki >> komputery i informatyka >> aplikacje biurowe >> excel
Porównaj ceny (książka, ebook, audiobook).
Obecnie mamy zbyt dużo danych i za mało czasu. Książka ta jest doskonałym samouczkiem w zakresie tabel przestawnych, który pozwoli Tobie i Twojej firmie bardziej efektywnie korzystać z czasu i danych.
Kameron Yu,
Senior Manager, Deloitte Consulting

Wykorzystaj w pełni możliwości tabel przestawnych!

Excel to jeden z najbardziej rozpoznawalnych i docenianych programów pakietu Office. Dzięki jego praktycznym funkcjom można zaoszczędzić ogrom czasu podczas zwykłej, codziennej pracy. Z wielu narzędzi, którymi dysponuje ten program, do najpopularniejszych, a zarazem najbardziej zaawansowanych, należą tabele przestawne. Dzięki nim w ciągu kilku chwil będziesz mógł z tysięcy wierszy utworzyć jedną tabelę, a parę sekund później przekształcić ją w podsumowujący raport. Oprócz szybkiego sumowania i przeliczania danych, tabele przestawne pozwalają Ci na bieżącą zmianę analiz dzięki prostemu przenoszeniu pól z jednego obszaru raportu do innego. Nie ma innego narzędzia programu Excel, które oferowałoby taką elastyczność i zaawansowane funkcje analityczne, jakie mamy do dyspozycji w przypadku tabel przestawnych.

Ten podręcznik zawiera wyczerpujący zestaw informacji zarówno dla analityka, jak i zwykłego użytkownika. Poznaj uproszczony interfejs tabel przestawnych w programie Excel 2007, naucz się je tworzyć, dostosowywać do swoich potrzeb, wykorzystaj je do przygotowania złożonych raportów, zachowując możliwość dalszego rozwijania. Naucz się przedstawiać swoje analizy za pomocą wykresów przestawnych oraz budować dynamiczne systemy raportowe. Ułatw sobie pracę, automatyzując tabele przestawne przy użyciu VBA, a przede wszystkim szybko i łatwo zwiększ wydajność swojej pracy.

Zbuduj swoją wiedzę na temat tabel przestawnych, korzystając ze sprawdzonych technik!

Znajdź podobne książki Ostatnio czytane w tej kategorii

Darmowy fragment publikacji:

Idź do • Spis treści • Przykładowy rozdział Katalog książek • Katalog online • Zamów drukowany katalog Twój koszyk • Dodaj do koszyka Cennik i informacje • Zamów informacje o nowościach • Zamów cennik Czytelnia • Fragmenty książek online Kontakt Helion SA ul. Kościuszki 1c 44-100 Gliwice tel. 32 230 98 63 e-mail: helion@helion.pl © Helion 1991–2010 Microsoft Excel 2007 PL. Analiza danych za pomoc¹ tabel przestawnych. Akademia Excela Autorzy: Bill Jelen, Michael Alexander T³umaczenie: Pawe³ Gonera ISBN: 978-83-246-2767-7 Tytu³ orygina³u: Pivot Table Data Crunching for Microsoft(R) Office Excel(R) 2007 (Business Solutions) Format: B5, stron: 352 Obecnie mamy zbyt du¿o danych i za ma³o czasu. Ksi¹¿ka ta jest doskona³ym samouczkiem w zakresie tabel przestawnych, który pozwoli Tobie i Twojej firmie bardziej efektywnie korzystaæ z czasu i danych. Kameron Yu, Senior Manager, Deloitte Consulting Wykorzystaj w pe³ni mo¿liwoœci tabel przestawnych! (cid:129) Tworzenie tabel przestawnych (cid:129) Wykonywanie obliczeñ (cid:129) Wykresy i analiza danych Excel to jeden z najbardziej rozpoznawalnych i docenianych programów pakietu Office. Dziêki jego praktycznym funkcjom mo¿na zaoszczêdziæ ogrom czasu podczas zwyk³ej, codziennej pracy. Z wielu narzêdzi, którymi dysponuje ten program, do najpopularniejszych, a zarazem najbardziej zaawansowanych, nale¿¹ tabele przestawne. Dziêki nim w ci¹gu kilku chwil bêdziesz móg³ z tysiêcy wierszy utworzyæ jedn¹ tabelê, a parê sekund póŸniej przekszta³ciæ j¹ w podsumowuj¹cy raport. Oprócz szybkiego sumowania i przeliczania danych, tabele przestawne pozwalaj¹ Ci na bie¿¹c¹ zmianê analiz dziêki prostemu przenoszeniu pól z jednego obszaru raportu do innego. Nie ma innego narzêdzia programu Excel, które oferowa³oby tak¹ elastycznoœæ i zaawansowane funkcje analityczne, jakie mamy do dyspozycji w przypadku tabel przestawnych. Ten podrêcznik zawiera wyczerpuj¹cy zestaw informacji zarówno dla analityka, jak i zwyk³ego u¿ytkownika. Poznaj uproszczony interfejs tabel przestawnych w programie Excel 2007, naucz siê je tworzyæ, dostosowywaæ do swoich potrzeb, wykorzystaj je do przygotowania z³o¿onych raportów, zachowuj¹c mo¿liwoœæ dalszego rozwijania. Naucz siê przedstawiaæ swoje analizy za pomoc¹ wykresów przestawnych oraz budowaæ dynamiczne systemy raportowe. U³atw sobie pracê, automatyzuj¹c tabele przestawne przy u¿yciu VBA, a przede wszystkim szybko i ³atwo zwiêksz wydajnoœæ swojej pracy. (cid:129) Podstawowe informacje o tabelach przestawnych (cid:129) Dostosowywanie tabel do w³asnych potrzeb (cid:129) Sterowanie wygl¹dem danych (cid:129) Obliczenia w tabelach (cid:129) Wykresy przestawne (cid:129) Natychmiastowa analiza danych (cid:129) Udostêpnianie tabel (cid:129) Dane zewnêtrzne i OLAP (cid:129) Automatyzacja przy u¿yciu VBA Zbuduj swoj¹ wiedzê na temat tabel przestawnych, korzystaj¹c ze sprawdzonych technik! Spis treści Wstęp ........................................................................................................................... 13 O czym jest ta książka? ....................................................................................................................................... 13 Co nowego w tabelach przestawnych programu Excel 2007? ............................................................................ 14 Umiejętności wymagane od Czytelnika tej książki ............................................................................................. 14 Powstanie tabeli przestawnej ............................................................................................................................ 18 Przykładowe pliki używane w tej książce ........................................................................................................... 21 Konwencje wykorzystywane w tej książce ......................................................................................................... 21 Odwołania do poleceń wstążki ................................................................................................................... 21 Elementy specjalne ..................................................................................................................................... 23 1 Podstawy tabel przestawnych .................................................................................. 25 Czym jest tabela przestawna? ............................................................................................................................ 25 Dlaczego powinniśmy korzystać z tabel przestawnych? .................................................................................... 26 Kiedy powinniśmy korzystać z tabel przestawnych? .......................................................................................... 28 Anatomia tabeli przestawnej ............................................................................................................................. 28 Obszar wartości ........................................................................................................................................... 29 Obszar wierszy ............................................................................................................................................ 29 Obszar kolumn ............................................................................................................................................ 30 Obszar filtra raportu .................................................................................................................................... 30 Działanie tabeli przestawnej .............................................................................................................................. 31 Ograniczenia raportów tabeli przestawnej ........................................................................................................ 32 Krótko na temat zgodności ......................................................................................................................... 32 Następne kroki ................................................................................................................................................... 34 2 Tworzenie prostych tabel przestawnych .................................................................... 35 Przygotowanie danych do raportów tabeli przestawnej .................................................................................... 35 Upewnij się, że dane są w formacie tabelarycznym .................................................................................... 36 Unikaj przechowywania danych w nagłówkach sekcji ................................................................................ 37 Unikaj powtarzania grup jako kolumn ........................................................................................................ 38 Eliminuj przerwy i puste komórki w źródle danych .................................................................................... 38 Zastosuj prawidłowe formatowanie typów ................................................................................................ 39 Podsumowanie dobrego projektu źródła danych ....................................................................................... 39 Tworzenie prostej tabeli przestawnej ......................................................................................................... 41 Dodawanie pól do raportu .......................................................................................................................... 44 Dodawanie warstw do tabeli przestawnej .................................................................................................. 46 Zmiana organizacji tabeli przestawnej ....................................................................................................... 47 Tworzenie filtra raportu .............................................................................................................................. 48 4 Microsoft Excel 2007 PL. Analiza danych za pomocą tabel przestawnych. Akademia Excela Śledzenie zmian w źródle danych .......................................................................................................................54 Wprowadzenie zmian do istniejącego źródła danych .................................................................................54 Zakres danych źródłowych powiększa się o dodane wiersze i kolumny ......................................................55 Współdzielenie pamięci podręcznej tabeli przestawnej .....................................................................................55 Efekty uboczne współdzielenia pamięci podręcznej tabeli przestawnej .....................................................56 Oszczędzanie czasu dzięki nowym narzędziom tabeli przestawnej ....................................................................56 Opóźnienie aktualizacji układu ....................................................................................................................56 Zacznij od początku jednym kliknięciem .....................................................................................................57 Zmiana położenia tabeli przestawnej ..........................................................................................................58 Następne kroki ....................................................................................................................................................58 3 Dostosowywanie tabel przestawnych ........................................................................59 Wprowadzanie często stosowanych niewielkich zmian .....................................................................................60 Użycie stylu tabeli w celu przywrócenia linii siatki ......................................................................................61 Zmiana formatu liczb i dodanie separatora tysięcy .....................................................................................62 Zamiana pustych komórek na zera ..............................................................................................................63 Zmiana nazwy pola .....................................................................................................................................64 Modyfikowanie układu .......................................................................................................................................66 Użycie nowego układu kompaktowego ......................................................................................................67 Użycie układu konspektu .............................................................................................................................67 Użycie tradycyjnego układu tabelarycznego ...............................................................................................69 Sterowanie pustymi wierszami, sumami końcowymi, sumami częściowymi i innymi ustawieniami ...........................................................................................73 Dostosowywanie wyglądu tabeli przestawnej przy użyciu stylów i tematów ....................................................75 Dostosowywanie stylu ................................................................................................................................77 Wybór domyślnego stylu dla nowych tabel przestawnych .........................................................................78 Modyfikowanie stylów z użyciem tematów dokumentu .............................................................................78 Modyfikowanie podsumowań ............................................................................................................................79 Dlaczego puste komórki powodują wybranie zliczania? .............................................................................80 Użycie innych funkcji niż Licznik lub Suma ..................................................................................................81 Dodawanie i usuwanie sum częściowych ...........................................................................................................82 Pominięcie sum częściowych dla wielu pól wierszy ....................................................................................82 Dodawanie wielu sum częściowych dla jednego pola .................................................................................84 Użycie opcji Suma bieżąca ..................................................................................................................................85 Wyświetlanie zmiany rok do roku za pomocą opcji Różnica ........................................................................86 Porównywanie z poprzednim rokiem przy użyciu opcji różnicy ..............................................................86 Śledzenie wartości YTD za pomocą opcji Suma bieżąca w ...........................................................................87 Określanie udziału linii biznesowych w sprzedaży całkowitej .....................................................................88 Tworzenie raportów sezonowości ...............................................................................................................89 Określanie wartości procentowej dwóch pól za pomocą opcji sumy .......................................................89 Porównywanie jednej linii z inną za pomocą opcji z ...............................................................................89 Określanie względnej ważności za pomocą opcji Indeks .............................................................................91 Następne kroki ....................................................................................................................................................96 Spis treści 5 4 Sterowanie wyglądem danych tabeli przestawnej ..................................................... 97 Grupowanie pól tabeli przestawnej ................................................................................................................... 97 Grupowanie pól daty .................................................................................................................................. 98 Dołączanie lat w czasie grupowania według miesięcy ................................................................................ 99 Grupowanie pól daty według tygodni ...................................................................................................... 100 Grupowanie dwóch pól daty w jednym raporcie ...................................................................................... 102 Grupowanie pól numerycznych ................................................................................................................ 103 Rozgrupowywanie .................................................................................................................................... 103 Przegląd listy pól tabeli przestawnej ........................................................................................................ 106 Dokowanie i rozdokowywanie listy pól tabeli przestawnej ...................................................................... 106 Zmiana organizacji okna Lista pól tabeli przestawnej .............................................................................. 107 Użycie list rozwijanych z sekcji obszarów ................................................................................................. 108 Użycie list rozwijanych z sekcji pól ............................................................................................................ 109 Sortowanie w tabeli przestawnej ..................................................................................................................... 110 Sortowanie z wykorzystaniem ikon na wstążce Opcje .............................................................................. 111 Sortowanie z użyciem ukrytych list rozwijanych na liście pól ................................................................... 112 Wpływ zmian układu na funkcję Autosortowanie .................................................................................... 114 Użycie sekwencji sortowania ręcznego ..................................................................................................... 114 Zastosowanie list niestandardowych do sortowania ................................................................................ 115 Filtrowanie tabeli przestawnej ......................................................................................................................... 117 Dodawanie pól do obszaru filtra raportu .................................................................................................. 117 Wybór jednego elementu z filtra raportu ................................................................................................. 119 Wybór wielu elementów z filtra raportu ................................................................................................... 119 Szybkie wybieranie lub czyszczenie wszystkich elementów filtra ............................................................ 120 Użycie filtrów na liście pól ........................................................................................................................ 120 Użycie filtra etykiet ................................................................................................................................... 122 Użycie filtrów daty .................................................................................................................................... 124 Użycie filtrów wartości .............................................................................................................................. 125 Następne kroki ................................................................................................................................................. 129 5 Wykonywanie obliczeń w tabelach przestawnych .................................................... 131 Wprowadzenie do pól obliczeniowych i elementów obliczeniowych .............................................................. 131 Metoda 1. Ręczne dodanie pola obliczeniowego do źródła danych .......................................................... 132 Metoda 2. Tworzenie pola obliczeniowego przez użycie formuły poza tabelą przestawną ............................................................................................................................................ 133 Metoda 3. Wstawianie pola obliczeniowego bezpośrednio do tabeli przestawnej ................................... 134 Tworzenie pierwszego pola obliczeniowego .................................................................................................... 135 Tworzenie pierwszego elementu obliczeniowego ........................................................................................... 143 Zasady i niedoskonałości obliczeń w tabeli przestawnej .................................................................................. 147 Kolejność wykonywania operatorów ........................................................................................................ 147 Użycie odwołań do komórek i nazwanych zakresów ................................................................................ 148 Użycie funkcji arkusza ............................................................................................................................... 148 6 Microsoft Excel 2007 PL. Analiza danych za pomocą tabel przestawnych. Akademia Excela Użycie stałych ............................................................................................................................................148 Odwołania do sum ....................................................................................................................................148 Zasady specyficzne dla pól obliczeniowych ...............................................................................................149 Zasady specyficzne dla elementów obliczeniowych ..................................................................................150 Zarządzanie i konserwacja obliczeń w tabeli przestawnej ................................................................................151 Edycja i usuwanie obliczeń w tabeli przestawnej ......................................................................................151 Zmiana kolejności wyliczania elementów obliczeniowych .......................................................................151 Dokumentowanie formuł ..........................................................................................................................153 Następne kroki ..................................................................................................................................................153 6 Użycie wykresu tabeli przestawnej i innych wizualizacji ............................................155 Czym jest wykres przestawny … naprawdę? ..................................................................................................155 Tworzenie pierwszego wykresu przestawnego ................................................................................................156 Zasady dotyczące wykresów przestawnych ......................................................................................................160 Zmiany w bazowej tabeli przestawnej wpływają na wykres przestawny .................................................160 Rozmieszczenie pól danych w tabeli przestawnej nie musi być najlepsze dla wykresu przestawnego ................................................................................160 W Excelu 2007 nadal istnieją ograniczenia formatowania ........................................................................162 Analiza alternatyw dla wykresów przestawnych ..............................................................................................169 Metoda 1. Przekształcenie tabeli przestawnej na wartości .......................................................................169 Metoda 2. Usunięcie bazowej tabeli przestawnej .....................................................................................170 Metoda 3. Dystrybucja obrazu wykresu przestawnego .............................................................................170 Metoda 4. Użycie jako źródła danych komórek dołączonych do tabeli przestawnej ..................................171 Użycie formatowania warunkowego w tabelach przestawnych .......................................................................174 Następne kroki ..................................................................................................................................................181 7 Analiza oddzielnych źródeł danych za pomocą tabel przestawnych ............................183 Użycie wielu zakresów konsolidacji ..................................................................................................................184 Anatomia tabeli przestawnej z wieloma zakresami konsolidacji ......................................................................189 Pole Wiersz ................................................................................................................................................190 Pole Kolumna ............................................................................................................................................190 Pole Wartość .............................................................................................................................................190 Pola Strona ................................................................................................................................................191 Zmiana definicji tabeli przestawnej ..........................................................................................................192 Budowanie tabeli przestawnej z użyciem zewnętrznych źródeł danych ..........................................................195 Tworzenie tabeli przestawnej z danych Microsoft Access ..........................................................................196 Tworzenie tabeli przestawnej z danych SQL Server ...................................................................................199 Następne kroki ..................................................................................................................................................203 2 W T Y M R O Z D Z I A L E : Przygotowanie danych do raportów tabeli przestawnej...................35 Śledzenie zmian w źródle danych.................54 Współdzielenie pamięci podręcznej tabeli przestawnej.....................55 Oszczędzanie czasu dzięki nowym narzędziom tabeli przestawnej ..................56 Tworzenie prostych tabel przestawnych Przygotowanie danych do raportów tabeli przestawnej Gdy fotograf wykonuje zdjęcie rodzinne, sprawdza, czy oświetlenie jest prawidłowe, czy fotografowani przyjmują naturalne pozy i czy wszyscy się uśmiechają. Takie przygo- towania pozwalają upewnić się, że fotogra- fia będzie dobra. Gdy tworzymy raport tabeli przestawnej, stajemy się fotografami wykonującymi mi- gawkę naszych danych. Poświęcenie czasu na sprawdzenie, czy dane wyglądają możli- wie najlepiej, zapewnia nam, że raport tabeli przestawnej będzie efektywny i spełni nasze oczekiwania. Jedną z zalet pracy z arkuszem kalkulacyjnym jest elastyczność tworzenia układu danych, tak aby odpowiadał naszym bieżącym potrzebom. Układ, jaki wybierzemy, zależy od aktualnie wykonywanego zadania. Jednak wiele z ukła- dów wykorzystywanych przy prezentacji da- nych niezbyt dobrze nadaje się na źródło da- nych dla raportu tabeli przestawnej. W następnym punkcie, przedstawiającym przygotowanie danych, przeczytamy, że tabela przestawna ma tylko jedno wyma- ganie dotyczące źródła danych: dane mu- szą mieć nagłówki kolumn będące etykietami w pierwszym wierszu danych, które są opisem 36 Rozdział 2 Tworzenie prostych tabel przestawnych informacji z każdej z kolumn. Jeżeli nie będzie to spełnione, utworzenie raportu tabeli przestawnej nie będzie możliwe. Jednak sam fakt utworzenia raportu tabeli przestawnej nie oznacza, że zostało to wykonane efektywnie. Wynikiem nieprawidłowego przygotowania danych może być wiele błędów — od niedokładnego raportu do problemów z grupowaniem i sortowaniem. Przyjrzyjmy się kilku krokom, jakie można wykonać, aby na końcu otrzymać efektywny raport tabeli przestawnej. Upewnij się, że dane są w formacie tabelarycznym Perfekcyjnym układem dla źródła danych tabeli przestawnej jest format tabelaryczny. W tym formacie nie występują puste wiersze lub kolumny. Każda kolumna ma nagłówek, każde pole posiada wartość w każdym wierszu. Kolumny nie zawierają powtarzających się grup danych. Na rysunku 2.1 pokazany jest przykład prawidłowo sformatowanych danych dla tabeli przestawnej. Każda kolumna ma nagłówek. Pomimo tego, że wartości w D4:D6 opisują ten sam model, numer modelu występuje w każdej z komórek. Dane miesięczne są upo- rządkowane w dół strony, a nie w kolejnych kolumnach. Rysunek 2.1. Dane te mają strukturę odpowiednią dla źródła tabeli przestawnej Układ tabelaryczny jest formatem bazy danych, czyli takim, który jest często spotykany w bazach danych. Układ taki jest zaprojektowany do przechowywania dużych ilości danych w sposób zapewniający zachowanie odpowiedniej struktury i elastyczności. Przygotowanie danych do raportów tabeli przestawnej 37 WSKAZÓWKA Być może pracujesz dla kierownika, który oczekuje, że etykiety kolumn będą podzielone na dwa wiersze. Może on na przykład sobie zażyczyć, aby nagłówek Marża brutto był podzielony na Marża w wierszu 1. i brutto w wierszu 2. Ponieważ tabela przestawna wymaga unikatowych nagłówków w jednym wierszu, takie polecenie kierownika może być problematyczne. Aby rozwiązać ten pro- blem, można rozpocząć wpisywanie nagłówka — na przykład Marża. Przed opuszczeniem ko- mórki należy nacisnąć Alt+Enter, a następnie wpisać brutto. W wyniku tego jedna komórka będzie zawierała dwa wiersze danych. Unikaj przechowywania danych w nagłówkach sekcji Przeanalizujmy dane z rysunku 2.2. Arkusz ten pokazuje raport sprzedaży według miesięcy i modeli dla regionu North. Ponieważ dane w wierszach od 2. do 24. odnoszą się do re- gionu North, autor arkusza umieścił w B1 komórkę zawierającą słowo North. Takie podej- ście jest efektywne przy wyświetlaniu danych, ale nieefektywne w przypadku zastosowania jako źródła danych tabeli przestawnej. Rysunek 2.2. W tym zbiorze danych region i model nie są prawidłowo sformatowane Dodatkowo na rysunku 2.2 autor w sposób bardzo kreatywny wprowadził dane dotyczące modelu. Dane w wierszach od 2. do 6. odnoszą się do modelu 2500P, więc autor wpro- wadził tę wartość jeden raz w komórce A2, a następnie zastosował fantazyjny format pio- nowy wraz z opcją Połącz komórki, co dało interesujący wygląd raportu. Format ten jest bar- dzo ciekawy, ale i tym razem jest niezbyt użyteczny przy raportach tabeli przestawnej. 38 Rozdział 2 Tworzenie prostych tabel przestawnych W arkuszu 2.2 brakuje ponadto nagłówków kolumn. Można zgadywać, że kolumna A zawiera model, kolumna B — miesiąc, kolumna C — sprzedaż, ale Excel musi znaleźć te informacje w pierwszym wierszu danych, aby mógł utworzyć tabelę przestawną. Unikaj powtarzania grup jako kolumn Format pokazany na rysunku 2.3 jest często spotykany. Wymiar czasu jest prezentowany w kilku kolejnych kolumnach. Choć możliwe jest utworzenie tabeli przestawnej na pod- stawie tych danych, format ten nie jest idealny. Rysunek 2.3. Format macierzowy jest często stosowany, ale mało efektywny w przypadku tabel przestawnych. Pole Miesiąc jest umieszczone w kilku kolumnach raportu Problemem jest także to, że nagłówek znajdujący się na górze tabeli odgrywa podwójną rolę jako etykieta kolumn oraz aktualnych wartości danych. W tabeli przestawnej format ten może wymusić na nas utrzymanie sześciu pól (i zarządzanie nimi), z których każde reprezentuje inny miesiąc. Eliminuj przerwy i puste komórki w źródle danych Należy usunąć wszystkie puste kolumny w źródle danych. Pusta kolumna w środku źródła danych spowoduje, że nie uda się utworzenie tabeli przestawnej, ponieważ w większości przypadków taka kolumna nie ma nazwy. Trzeba również usunąć wszystkie puste wiersze w źródle danych. Puste wiersze mogą spowodować nieoczekiwane pominięcie dużej części danych, przez co raport tabeli prze- stawnej będzie niekompletny. Należy wypełnić możliwie dużo pustych komórek w źródle danych. Choć wypełnienie komórek nie jest wymagane w celu utworzenia działającej tabeli przestawnej, to jednak puste komórki są zwykle potencjalnymi źródłami błędów. Tak więc dobrą praktyką jest reprezentowanie brakujących wartości pewną logiczną wartością kodową wszędzie tam, gdzie jest to możliwe. UWAGA Choć dla tych, którzy próbują utworzyć ładnie sformatowany raport, może się to wydawać krokiem wstecz, to w istocie się to opłaca. Gdy utworzymy już tabelę przestawną, mamy wiele możliwości skorzystania z eleganckiego formatowania. W rozdziale 3. przedstawimy sposoby stosowania stylów przy formatowaniu tabel przestawnych. Przygotowanie danych do raportów tabeli przestawnej 39 Zastosuj prawidłowe formatowanie typów Prawidłowe formatowanie pól pomaga uniknąć całej gamy problemów z niedokładnym formatowaniem, grupowaniem oraz sortowaniem. Należy się upewnić, że każde pole używane w obliczeniach jest jawnie sformatowane jako liczba, waluta lub inny format odpowiedni do wykonywania funkcji matematycznych. Pola zawierające daty powinny być również sformatowane przy użyciu jednego z dostępnych formatów daty. Podsumowanie dobrego projektu źródła danych Efektywny projekt tabelarycznego źródła danych ma następujące cechy: Q Pierwszy wiersz źródła danych składa się z etykiet lub nagłówków opisujących informacje zapisane w każdej z kolumn. Q Każda kolumna źródła danych reprezentuje unikatową kategorię danych. Q Każdy wiersz źródła danych reprezentuje pojedynczy element w każdej z kolumn. Q Żadna z nazw kolumn w źródle danych nie jest dublowana, gdy elementy danych są używane jako filtry lub kryteria kwerendy (czyli nazwy miesięcy, daty, lata, nazwy lokalizacji, nazwiska pracowników). S T U D I U M P R Z Y P A D K U — czyszczenie danych do analizy za pomocą tabeli przestawnej Arkusz pokazany na rysunku 2.4 jest świetnie wyglądającym raportem. Jednak nie może być efektywnie użyty jako źródło danych dla tabeli przestawnej. Czy możesz zidentyfikować problemy w tym źródle danych? Rysunek 2.4. Ktoś poświęcił sporo czasu na eleganckie formatowanie raportu, ale jakie przy okazji spowodował problemy uniemożliwiające użycie tego raportu jako źródła danych tabeli przestawnej? 40 Rozdział 2 Tworzenie prostych tabel przestawnych 1. Informacje na temat modelu nie mają własnej kolumny. Dane o modelu występują w kolumnie Region. Aby rozwiązać ten problem, wstaw nową kolumnę z nagłówkiem Model i numer modelu w każdym wierszu. 2. Występują tu puste kolumny i wiersze. Kolumna D powinna być usunięta. Puste wiersze pomiędzy modelami (na przykład wiersz 7. i 15.) powinny również zostać usunięte. 3. Puste komórki prezentują dane w formacie konspektu. Osoba czytająca ten arkusz prawdopodobnie założy, że komórki B10:B11 dotyczą rynku New England, a komórka A11 — regionu North. Te puste komórki powinny być wypełnione wartościami znajdującymi się powyżej nich. WSKAZÓWKA W przypadku wypełniania pustych komórek można zastosować pewną sztuczkę. Na początek za- znacz cały zakres danych. Następnie wybierz na wstążce zakładkę Narzędzia główne i ikonę Znajdź i zaznacz z grupy Edycja. Powoduje to rozwinięcie menu, w którym należy kliknąć pozycję Przejdź do — specjalnie. W oknie dialogowym Przechodzenie do — specjalnie wybierz Puste. Po wybraniu pustych ko- mórek rozpocznij wprowadzanie formuły przez wpisanie znaku równości (=), naciśnij strzałkę w górę, a następnie Ctrl+Enter w celu wstawienia tej formuły we wszystkie puste komórki. Pa- miętaj, aby skopiować i wkleić specjalnie wartości w celu skonwertowania formuł na wartości. 4. Arkusz prezentuje jedną kolumnę danych — zawierającą miesiąc — jako kilka kolumn w arkuszu. Kolumny od E do I muszą być przeformatowane jako dwie kolumny. Umieść nazwę miesiąca w jednej kolumnie, a sprzedaż miesięczną w następnej. Krok ten wymaga wielokrotnego kopiowania i wklejania lub kilku wierszy kodu VBA. WSKAZÓWKA Świetną książką opisującą programowanie makr w VBA jest Microsoft Excel 2007 PL. Język VBA i makra. Rozwiązania w biznesie, Helion, 2008. Po wprowadzeniu czterech opisanych tu zmian dane są gotowe do użycia jako źródło danych tabeli przestawnej. Jak widać na rysunku 2.5, każda kolumna posiada nagłówek. W danych nie występują puste komórki, wiersze ani kolumny. Dane miesięczne są teraz prezentowane w kolumnie E zamiast w kilku osobnych kolumnach. Rysunek 2.5. Choć te dane zajmują sześć razy więcej wierszy, są świetnie sformatowane do wykonania analizy za pomocą tabeli przestawnej Przygotowanie danych do raportów tabeli przestawnej 41 Tworzenie prostej tabeli przestawnej Teraz, gdy wiesz już, że odpowiednia struktura danych jest bardzo istotna, przeanalizu- jemy sposób tworzenia podstawowej tabeli przestawnej. WSKAZÓWKA Przykładowy zbiór danych używany w tej książce można pobrać z witryny wydawnictwa Helion: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/e27aae.zip. Na początek kliknij dowolną komórkę w źródle danych. Dzięki temu tabela przestawna sama określi zakres naszego źródła danych. Następnie przejdź na zakładkę Wstawianie i znajdź grupę Tabele. W grupie Tabele wskaż Tabela przestawna, a następnie z listy roz- wijanej wybierz Tabela przestawna. Sposób tworzenia tabeli przestawnej jest pokazany na rysunku 2.6. Rysunek 2.6. Rozpoczęcie tworzenia tabeli przestawnej przez wybranie Tabela przestawna z zakładki Wstawianie Wybranie tej opcji aktywuje okno dialogowe Tworzenie tabeli przestawnej, pokazane na rysunku 2.7. Rysunek 2.7. Okno dialogowe Tworzenie tabeli przestawnej zastąpiło klasyczny kreator tabeli przestawnej i wykresu przestawnego 42 Rozdział 2 Tworzenie prostych tabel przestawnych UWAGA Istnieją różne sposoby na włączenie okna dialogowego Tworzenie tabeli przestawnej. Kliknięcie ikony Tabela przestawna na zakładce Wstawianie aktywuje okno dialogowe Tworzenie tabeli przestawnej. Można również nacisnąć klawisze Alt+V+A+T, co spowoduje rozpoczęcie tworzenia tabeli przestawnej. Innym sposobem jest przeformatowanie zbioru danych na postać tabeli, a następnie wybranie opcji Podsumuj w tabeli przestawnej. Aby to zrobić, umieść kursor wewnątrz zbioru danych i z grupy Style znajdującej się na zakładce Narzędzia główne wybierz Formatuj jako tabelę. Po sformatowaniu umieść kursor wewnątrz zbioru danych i aktywuj zakładkę Narzędzia tabel. W grupie Narzędzia znajduje się opcja Podsumuj dane dla tabeli przestawnej. Gdzie podziały się wszystkie kreatory? Gdy spojrzysz na rysunek 2.7, pewnie zauważysz, że nic na nim nie jest podobne do starego kreatora tabeli przestawnej ani kreatora wykresu przestawnego dostępnego w poprzednich wersjach Excela. Po prostu nie ma takich kreatorów. Microsoft usunął klasyczny wieloetapowy kreator i zastąpił go prostszym, jednoetapowym oknem dialogowym. Klasyczny kreator był na tyle skomplikowany, że w większość użytkowników korzystających z niego po raz pierwszy była zagubiona już po osiągnięciu drugiego kroku. Choć w każdej kolejnej wersji Excela próbowano uprościć proces tworzenia tabel przestawnych, wieloetapowe kreatory same w sobie były dla wielu użytkowników zbyt złożone. Dla porównania okno dialogowe programu Excel 2007 zawiera minimalną liczbę opcji potrzebnych do utworzenia tabeli przestawnej, dzięki czemu proces ten stał się mniej wymagający. Jak widać na rysunku 2.8, w oknie dialogowym Tworzenie tabeli przestawnej należy od- powiedzieć tylko na dwa pytania — gdzie znajdują się dane do analizy oraz gdzie należy umieścić tabelę przestawną. Rysunek 2.8. W oknie dialogowym Tworzenie tabeli przestawnej zadawane są tylko dwa pytania Q Wybierz dane, które chcesz analizować — w tej sekcji należy wskazać Excelowi, gdzie znajduje się zbiór danych. Można wskazać zbiór danych zlokalizowany wewnątrz arkusza danych lub skorzystać z zewnętrznego zbioru danych. Jak widać na rysunku 2.8, Excel samodzielnie wyznacza zakres zbioru danych. Jednak należy zawsze pa- miętać, aby upewnić się, że zakres obejmuje całość danych do analizy. Przygotowanie danych do raportów tabeli przestawnej 43 Q Wybierz, gdzie chcesz umieścić raport tabeli przestawnej — w tej sekcji należy wska- zać Excelowi, gdzie chcemy umieścić tabelę przestawną. Domyślnie jest wybrana opcja Nowy arkusz, co powoduje, że tabela przestawna będzie umieszczona w no- wym arkuszu bieżącego skoroszytu. Rzadko będziesz musiał zmieniać te ustawienia, ponieważ w niewielu przypadkach zachodzi konieczność umieszczenia tabeli prze- stawnej w określonym miejscu. Po udzieleniu odpowiedzi na te dwa pytania należy po prostu kliknąć OK. W tym mo- mencie Excel dodaje nowy arkusz, zawierający pusty raport tabeli przestawnej. Obok znajduje się okno dialogowe Lista pól tabeli przestawnej, przedstawione na rysunku 2.9. Okno to pomaga w budowaniu tabeli przestawnej. Rysunek 2.9. Przy budowaniu tabeli przestawnej wykorzystywane jest okno dialogowe Lista pól tabeli przestawnej Odnajdowanie okna Lista pól tabeli przestawnej Okno dialogowe Lista pól tabeli przestawnej jest głównym obszarem roboczym w Excelu 2007. Jest to miejsce, w którym do- dajemy pola i wprowadzamy zmiany w raporcie tabeli przestawnej. Domyślnie okno to jest wyświetlane, gdy umieścimy kursor w dowolnym miejscu tabeli przestawnej. Jeżeli jednak zamkniemy to okno, zmienimy ustawienia domyślne, czyli poinformujemy Excela, że nie chcemy, aby okno to aktywowało się po kliknięciu tabeli przestawnej. Jeżeli kliknięcie tabeli przestawnej nie aktywuje okna dialogowego Lista pól tabeli przestawnej, trzeba je włączyć, klikając prawym przyciskiem myszy wewnątrz tabeli przestawnej i wybierając Pokaż listę pól. Można również kliknąć dużą ikonę Lista pól na wstążce Opcje. 44 Rozdział 2 Tworzenie prostych tabel przestawnych Dodawanie pól do raportu Cały problem polega na tym, aby dodać pola do właściwych „stref zrzutu” tabeli prze- stawnej, znajdujących się w oknie Lista pól tabeli przestawnej: Filtr raportu, Etykiety kolumn, Etykiety wierszy oraz Wartości. Te strefy zrzutu, odpowiadające czterem obszarom tabeli przestawnej, są wykorzystywane do wypełnienia tabeli przestawnej danymi. WSKAZÓWKA Opis czterech obszarów tabeli przestawnej znajduje się w rozdziale 1., „Podstawy tabel przestawnych”. Q Filtr raportu — dodanie pola do tej strefy powoduje dodanie tego pola do obszaru filtra tabeli przestawnej, pozwalając filtrować tabelę według unikatowych wartości danych z tego pola. Q Etykiety kolumn — dodanie pola do tej strefy powoduje wyświetlenie unikatowych wartości danego pola poziomo w górnej części tabeli przestawnej. Q Etykiety wierszy — dodanie pola do tej strefy powoduje wyświetlenie unikatowych wartości danego pola pionowo po lewej stronie tabeli przestawnej. Q Wartości — dodanie pola do tej strefy dołącza pole do obszaru wartości tabeli prze- stawnej, pozwalając na wykonanie zdefiniowanej operacji matematycznej na warto- ściach tego pola. Zatrzymajmy się teraz na chwilę i skupmy się na podstawach projektowania raportu tabeli przestawnej. Jest to zwykle punkt, w którym zatrzymują się nowi użytkownicy. Czy wiesz, gdzie należy umieścić poszczególne pola? Przed rozpoczęciem wrzucania pól do różnych stref zrzutu należy zadać sobie dwa pyta- nia — co mierzymy oraz jak chcemy przedstawić wyniki. Odpowiedź na pierwsze pytanie wskazuje nam pole ze źródła danych, na którym będziemy pracować, a odpowiedź na drugie pytanie wskazuje na rozmieszczenie pól. W naszym pierwszym raporcie tabeli przestawnej będziemy chcieli zmierzyć sprzedaż w re- gionach. Tak zdefiniowany problem od razu wskazuje, że będziemy korzystać z pól Wartość oraz Region. W jaki sposób mają być przedstawione wyniki? Chcemy, aby regiony były poukładane pionowo po lewej stronie raportu i żeby dla każdego z nich była obliczona wartość sprzedaży. Aby osiągnąć taki efekt, musimy dodać pole Region do strefy Etykiety wierszy, a pole Wartość do strefy Wartości. Znajdź pole Region na liście pól, jak pokazano na rysunku 2.10. Przygotowanie danych do raportów tabeli przestawnej 45 Rysunek 2.10. Znajdź pole, które chcesz dodać do tabeli przestawnej Zaznacz teraz pole wyboru znajdujące się obok nazwy pola. Jak widać na rysunku 2.11, nie tylko pole zostało dodane automatycznie do strefy Etykiety wierszy, ale również tabela przestawna zaktualizowała się i teraz zawiera unikatowe nazwy regionów. Rysunek 2.11. Zaznacz pole wyboru obok nazwy Region, co automatycznie spowoduje dodanie pola do tabeli przestawnej Teraz, gdy mamy regiony w tabeli przestawnej, czas na dodanie wartości sprzedaży. W tym celu należy znaleźć pole Wartość i zaznaczyć pole obok. Jak widać na rysunku 2.12, pole Wartość jest automatycznie dodawane do strefy Wartości i raport tabeli przestawnej po- kazuje teraz wartość sprzedaży w każdym regionie. 46 Rozdział 2 Tworzenie prostych tabel przestawnych Rysunek 2.12. Umieść zaznaczenie obok pola Wartość, aby dodać dane do raportu tabeli przestawnej Właśnie utworzyłeś pierwszy raport tabeli przestawnej! Na jakiej podstawie Excel rozmieszcza pola? Jak właśnie się okazało, nowy interfejs dostępny w oknie Lista pól tabeli przestawnej pozwala dodać pola do tabeli przestaw- nej przez zwykłe umieszczenie zaznaczenia obok nazwy pola. Excel automatycznie dodaje zaznaczone pola do tabeli prze- stawnej. Powstaje pytanie, skąd Excel wie, do której strefy dodać zaznaczone właśnie pole. Właściwie to Excel jednak nie ma dokładnej informacji o tym, której strefy powinien użyć — decyzję podejmuje na podstawie typu danych. Działa to w nastę- pujący sposób. Gdy zostaje zaznaczone pole, Excel określa typ danych znajdujących się w tym polu. Jeżeli jest to typ nume- ryczny, Excel umieszcza pole w strefie Wartości, w przeciwnym razie umieszcza je w strefie Etykiety wierszy. Ten mechanizm rozmieszczania potwierdza znaczenie prawidłowego przypisania typów danych do pól. OSTRZEŻENIE Należy uważać na puste wartości w polu numerycznym. Jeżeli mamy nawet jedną pustą komórkę w polu numerycznym, Excel traktuje ją jako pole tekstowe. Dodawanie warstw do tabeli przestawnej Teraz do naszego raportu możemy dodać następną warstwę analizy. Tym razem chcemy zmierzyć wartość sprzedaży w każdym regionie, zrealizowaną przez segmenty biznesowe. Ponieważ tabela przestawna zawiera już pola Region i Wartość, wystarczy tylko umieścić za- znaczenie obok pola Segment biznesu. Jak widać na rysunku 2.13, nasza tabela przestawna automatycznie dodała warstwę dla segmentu biznesowego i odświeżyła obliczenia tak, aby wyświetlane były podsumowania dla każdego regionu. Ponieważ dane są przechowywane w efektywny sposób w pamięci podręcznej, zmiana ta zajęła mniej niż sekundę. Przygotowanie danych do raportów tabeli przestawnej 47 Rysunek 2.13. Bez użycia tabeli przestawnej dodanie warstwy do analiz wymagało godzin pracy i użycia złożonych formuł Zmiana organizacji tabeli przestawnej Załóżmy, że opracowany widok nie odpowiada naszemu kierownikowi. Oczekuje on, że segmenty biznesowe będą znajdowały się poziomo, na górze raportu tabeli przestawnej. Aby zmienić układ, wystarczy przeciągnąć pole Segment biznesu ze strefy Etykiety wierszy do strefy Etykiety kolumn, jak pokazano na rysunku 2.14. Rysunek 2.14. Zmiana organizacji tabeli przestawnej wymaga tylko przeciągnięcia pól z jednej strefy do drugiej 48 Rozdział 2 Tworzenie prostych tabel przestawnych UWAGA Nie trzeba przenosić pól do strefy, aby można było przeciągać je po arkuszu. Można również prze- ciągnąć pola bezpośrednio z listy pól do właściwej strefy, a także przenieść pole do strefy przy uży- ciu menu kontekstowego pola — należy kliknąć czarny trójkąt obok nazwy pola, a następnie wy- brać odpowiednią strefę. Raport jest przebudowywany natychmiast, jak widać na rysunku 2.15. Rysunek 2.15. Nasze segmenty biznesu są teraz zorientowane pionowo Tworzenie filtra raportu Często jesteśmy proszeni o utworzenie raportu dla jednego określonego regionu, rynku lub produktu. Zamiast budować osobne raporty tabeli przestawnej dla każdego możliwego scenariusza analizy, można użyć pola Filtr do utworzenia filtra raportu. Na przykład można utworzyć filtr według regionów przez zwykłe przeciągnięcie pola Region do strefy Filtr raportu. Tym sposobem możemy analizować jeden wybrany region. Na rysunku 2.16 pokazane jest podsumowanie tylko dla regionu North. Rysunek 2.16. W tej konfiguracji możemy nie tylko widzieć dochody według linii biznesowej, ale również możemy kliknąć listę rozwijaną Region i skupić się na jednym regionie Przygotowanie danych do raportów tabeli przestawnej 49 Tęsknisz za funkcją „przeciągnij i upuść”? Jedną z największych bolączek użytkowników Excela, którzy korzystali z tego programu od wielu lat, było usunięcie możliwo- ści przeciągania i upuszczania pól bezpośrednio do tabeli przestawnej. Funkcja ta jest dostępna wyłącznie w ramach okna dialogowego Lista pól tabeli przestawnej (przeciąganie do strefy upuszczania). Dobrą nowiną jest jednak, że Microsoft udo- stępnił opcję korzystania z klasycznego układu tabeli przestawnej, który obsługuje mechanizm „przeciągnij i upuść”. Aby aktywować klasyczny układ tabeli przestawnej, kliknij w dowolnym miejscu tabeli przestawnej i z menu podręcznego wybierz Opcje tabeli przestawnej. W oknie opcji tabeli należy wybrać zakładkę Wyświetlanie i zaznaczyć opcję Układ klasyczny tabeli przestawnej, jak pokazano na rysunku 2.17. Kliknij OK, aby zastosować zmiany. Rysunek 2.17. Zaznacz opcję Układ klasyczny tabeli przestawnej Od tej pory można przeciągać i upuszczać pola bezpośrednio w tabeli przestawnej. Niestety, ustawienie to nie jest globalne. Oznacza to, że konieczne będzie wykonanie tych samych operacji, aby zastosować klasyczny układ dla każdej utworzonej tabeli przestawnej. Jednak ustawienie to jest zachowywane w czasie kopiowania ta- kiej tabeli. 50 Rozdział 2 Tworzenie prostych tabel przestawnych S T U D I U M P R Z Y P A D K U Analiza aktywności według rynków Twoja organizacja obsługuje 14 rynków, na których sprzedaje produkty zgrupowane w około sześciu typach usług. Zostałeś poproszony o wykonanie raportu obejmującego każdy rynek, zawierającego wartość sprzedaży każdego produktu. Zaczynasz od odpychającej tabeli transakcji, mieszczącej ponad 68 000 wierszy danych. Aby utworzyć raport, wykonaj następujące operacje: 1. Umieść kursor we wnętrzu źródła danych, przejdź na zakładkę Wstawianie, kliknij Tabela przestawna, a następnie Tabela przestawna z listy rozwijanej. 2. Gdy zostanie wyświetlone okno Tworzenie tabeli przestawnej, kliknij przycisk OK. W tym momencie powinieneś widzieć pustą tabelę przestawną z listą pól, jak pokazano na rysunku 2.18. Rysunek 2.18. Początek tworzenia tabeli przestawnej 3. Znajdź pole Rynek na liście pól tabeli przestawnej i umieść zaznaczenie w polu obok. Pole Rynek natychmiast pojawi się w obszarze Etykiety wierszy, jak pokazano na rysunku 2.19. Gdy masz już nazwy rynków, czas obliczyć sumę sprzedaży na każdym z nich. Przygotowanie danych do raportów tabeli przestawnej 51 Rysunek 2.19. Po jednym kliknięciu uzyskasz unikatową listę rynków w 68 000 wierszach danych 4. Znajdź pole Wartość na liście pól tabeli przestawnej i umieść zaznaczenie w polu obok. Pole Wartość automatycznie pojawi się w strefie Wartości, jak pokazano na rysunku 2.20. Rysunek 2.20. Dodanie pola Dochód 52 Rozdział 2 Tworzenie prostych tabel przestawnych 5. Aby dodać podział według produktów, znajdź pole Opis produktu i przeciągnij je do strefy etykiety kolumn, jak pokazano na rysunku 2.21. Rysunek 2.21. Przeciągnięcie pola Opis produktu do strefy Etykiety kolumn W pięciu prostych krokach zaprojektowałeś i zrealizowałeś raport spełniający wszystkie przekazane Ci wymagania. Po zasto- sowaniu formatowania Twój raport tabeli przestawnej powinien wyglądać podobnie jak na rysunku 2.22. Rysunek 2.22. Takie podsumowanie można wykonać w czasie krótszym niż minuta Możesz również dodać jeszcze jeden wymiar do raportu tabeli przestawnej i pozwolić na wykonywanie analiz według regionów. Przygotowanie danych do raportów tabeli przestawnej 53 Kliknij dowolną komórkę tabeli przestawnej, aby ponownie wyświetlić okno Lista pól tabeli przestawnej. Następnie przecią- gnij pole Region do strefy Filtr raportu, jak pokazano na rysunku 2.23. Rysunek 2.23. Dodanie kolejnego wymiaru raportu przez przeciągnięcie pola Region do strefy Filtr raportu Rysunek 2.24. Wybranie dowolnego regionu z listy rozwijanej filtra powoduje ograniczenie tabeli przestawnej tylko do tego regionu WSKAZÓWKA Jeżeli kliknięcie tabeli przestawnej nie aktywuje okna dialogowego Lista pól tabeli przestawnej, trzeba je włączyć, klikając prawym przyciskiem myszy wewnątrz tabeli przestawnej i wybierając Pokaż listę pól. Jeżeli do obszaru filtra zostanie dodane pole Region, możemy tworzyć osobne ra- porty dla każdego z regionów. Na rysunku 2.24 pokazano, w jaki sposób wybranie wartości z filtra tabeli przestawnej pozwala określić region do obliczeń. Zwróć uwagę na potęgę analityczną, z której właśnie skorzystałeś — źródło danych zawierało ponad 68 000 wierszy oraz 17 kolumn, co jak na standardy Excela jest sporą liczbą. Pomimo tak pokaźnej ilości danych utworzenie funkcjonalnej analizy zajęło Ci tylko kilka minut. 54 Rozdział 2 Tworzenie prostych tabel przestawnych Śledzenie zmian w źródle danych Wróćmy na moment do analogii portretu rodzinnego. Wraz z upływem czasu wygląd ro- dziny zmienia się, a nawet może ona zyskać nowych członków. Portret wykonany kilka lat temu pozostaje statyczny i nie odwzorowuje już obecnej rodziny. Trzeba więc wykonać następny. Z czasem nasze dane mogą się zmieniać i powiększać się o nowe wiersze i kolumny. Jed- nak pamięć podręczna tabeli przestawnej, z której czerpie nasza tabela przestawna, jest odłączona od źródła danych, więc nie może zawierać żadnych zmian, jakie wprowadzili- śmy w źródle danych, aż do wykonania następnej migawki. Operacja aktualizacji pamięci podręcznej tabeli przestawnej przez wykonanie następnej migawki źródła danych jest nazywana odświeżeniem danych. Mogą wystąpić dwa powody, dla których możemy chcieć odświeżyć nasz raport tabeli przestawnej: Q Q zostały wprowadzone zmiany do istniejącego źródła danych, zakres danych źródłowych powiększył się o kolejne wiersze i kolumny. Oba te scenariusze są obsługiwane w różny sposób. Wprowadzenie zmian do istniejącego źródła danych Jeżeli kilka komórek w danych źródłowych tabeli przestawnej zostało zmienionych, nasz raport tabeli przestawnej można odświeżyć kilkoma kliknięciami. Wystarczy kliknąć pra- wym przyciskiem myszy tabelę przestawną i kliknąć Odśwież dane. Powoduje to wykona- nie kolejnej migawki zbioru danych i nadpisanie pamięci podręcznej tabeli przestawnej najnowszymi danymi. UWAGA Można również odświeżyć dane tabeli przestawnej przez wybranie grupy Opcje w zakładce Narzędzia tabeli przestawnej i kliknięcie Odśwież. WSKAZÓWKA Kliknięcie dowolnej komórki wewnątrz tabeli przestawnej aktywuje zakładkę Narzędzia tabeli prze- stawnej powyżej głównej wstążki. Współdzielenie pamięci podręcznej tabeli przestawnej 55 Zakres danych źródłowych powiększa się o dodane wiersze i kolumny Gdy zmiany wprowadzone do źródła danych zmieniają zakres tabeli przestawnej (na przykład zostały dodane wiersze lub kolumny), trzeba zaktualizować zakres obsługiwany przez jej pamięć podręczną. W tym celu należy kliknąć dowolną komórkę tabeli przestawnej, a następnie wybrać Opcje z zakładki Narzędzia tabeli przestawnej. Później trzeba skorzystać z opcji Zmienianie źródła danych tabeli przestawnej. Spowoduje to wyświetlenie okna dialogowego pokaza- nego na rysunku 2.25. Rysunek 2.25. Okno dialogowe Zmienianie źródła tabeli przestawnej pozwala zmienić źródło danych tabeli przestawnej Wystarczy teraz zmienić zakres w taki sposób, aby obejmował nowe wiersze i kolumny. Po wprowadzeniu odpowiedniego zakresu należy kliknąć przycisk OK. Współdzielenie pamięci podręcznej tabeli przestawnej Wiele razy się zdarza, że musimy analizować ten sam zbiór danych na różne sposoby. W więk- szości przypadków ten proces wymaga utworzenia osobnych tabel przestawnych na pod- stawie tego samego źródła danych. Jak prawdopodobnie pamiętasz, za każdym razem, gdy tworzymy tabelę przestawną, w pamięci podręcznej tabeli przestawnej jest zapisywana migawka całego zbioru danych. Każda utworzona pamięć podręczna zwiększa użycie pa- mięci i wielkość pliku. Z powodu tego wzrostu wielkości pliku powinniśmy rozważyć współdzielenie pamięci podręcznej tabeli przestawnej. W sytuacjach, w których potrze- bujemy wielu tabel przestawnych z tego samego źródła danych, warto spożytkować tę sa- mą pamięć podręczną. Korzystając z jednej pamięci podręcznej dla wielu tabel przestaw- nych, zwiększamy efektywność użycia pamięci i zmniejszamy wielkość pliku. W poprzednich wersjach programu Excel, gdy tworzyliśmy tabelę przestawną korzystającą ze zbioru danych użytego w innej tabeli przestawnej, Excel dawał możliwość wyzyskania tej samej pamięci podręcznej. W Excelu 2007 nie ma takiej możliwości. Za każdym razem, gdy tworzymy nową tabelę przestawną w Excelu 2007, automatycznie tworzona jest nowa pamięć podręczna, nawet jeżeli istnieje już pamięć korzystająca z tego samego zbioru da- nych. Efektem ubocznym takiego działania jest powiększanie arkusza przez nadmiarowe dane przy tworzeniu każdej kolejnej tabeli przestawnej używającej tego samego zbioru danych. 56 Rozdział 2 Tworzenie prostych tabel przestawnych Można łatwo obejść ten problem dzięki operacji kopiowania i wklejania. To prawda. Przez skopiowanie tabeli przestawnej i wklejenie jej w inne miejsce tworzymy kolejną ta- belę przestawną bez powielania pamięci podręcznej. Pozwala to podłączyć dowolnie wiele tabel przestawnych do jednej pamięci podręcznej bez negatywnego wpływu na zużycie pamięci i bez powiększania wielkości pliku. Efekty uboczne współdzielenia pamięci podręcznej tabeli przestawnej Trzeba pamiętać, że współdzielenie pamięci podręcznej tabeli przestawnej powoduje kilka efektów ubocznych. Załóżmy, że mamy dwie tabele przestawne korzystające z tej samej pamięci podręcznej. Niektóre akcje wpływają na obie tabele przestawne. Są nimi: Q Odświeżanie danych — nie można odświeżyć jednej tabeli przestawnej, nie odświe- żając drugiej. Odświeżanie dotyczy obu tabel. Q Dodanie pola wyliczeniowego — jeżeli utworzymy pole wyliczeniowe w tabeli prze- stawnej, pokaże się ono również na liście pól innej tabeli przestawnej. Q Dodanie elementu wyliczeniowego — jeżeli utworzymy element wyliczeniowy w jednej tabeli przestawnej, pojawi się on również w innych. Q Grupowanie i rozgrupowanie pól — jakiekolwiek operacje grupowania i rozgrupowa- nia wpływają na obie tabele przestawne. Załóżmy, że zgrupujemy pole daty w jednej tabeli przestawnej, aby pokazywało miesiące. To samo pole w innych tabelach prze- stawnych będzie również zgrupowane i będzie pokazywało miesiące. Choć żaden z tych efektów ubocznych nie jest poważnym przeciwwskazaniem do współ- dzielenia pamięci podręcznej tabeli przestawnej, to jednak trzeba o nich pamiętać. Oszczędzanie czasu dzięki nowym narzędziom tabeli przestawnej Microsoft zainwestował sporo czasu i pieniędzy w usprawnienie tworzenia tabel prze- stawnych. Wynikiem tych prac są narzędzia powodujące, że funkcje tabeli przestawnej są lepiej dostępne i łatwiejsze w użyciu. Przyjrzyjmy się teraz narzędziom pomagającym nam oszczędzać czas przy obsłudze tabel przestawnych. Opóźnienie aktualizacji układu Przy tworzeniu tabeli przestawnej na bazie bardzo dużego źródła danych frustrujące jest, że za każdym razem, gdy dodajemy pole do tabeli, musimy poczekać, aż Excel przetworzy wszystkie dane. Jeżeli musimy dodać kilka pól do tabeli przestawnej, może się to stać nie- zwykle czasochłonne. Oszczędzanie czasu dzięki nowym narzędziom tabeli przestawnej 57 Excel 2007 oferuje rozwiązanie tego problemu przez udostępnienie funkcji opóźnienia aktualizacji układu do momentu, gdy jesteśmy gotowi zastosować zmiany. Można to włączyć, zaznaczając niepozorną opcję Opóźnij aktualizację układu w oknie dialogowym Lista pól tabeli przestawnej, jak pokazano na rysunku 2.26. Funkcja ta działa w następujący sposób. Gdy zaznaczymy opcję Opóźnij aktualizację układu, blokujemy możliwość aktualizacji na bieżąco tabeli w czasie przenoszenia pól. Zwróć uwagę, że na rysunku 2.26 pola znajdujące się w strefach nie są jeszcze w tabeli przestawnej. Powodem tego jest aktywna opcja Opóźnij aktualizację układu. Gdy jesteśmy gotowi do zastosowania zmian, wystarczy kliknąć przycisk Aktualizuj, znajdujący się w pra- wym dolnym narożniku tabeli przestawnej. Rysunek 2.26. Kliknij opcję Opóźnij aktualizację układu, aby zatrzymać aktualizowanie tabeli przestawnej w czasie dodawania pól UWAGA Warto pamiętać o usunięciu zaznaczenia opcji Opóźnij aktualizację układu po zakończeniu budo- wania tabeli przestawnej. Pozostawienie tej opcji zaznaczonej powoduje pracę tabeli przestawnej w trybie aktualizacji ręcznej, uniemożliwiając korzystanie z innych funkcji (takich jak sortowanie, filtrowanie i grupowanie). Zacznij od początku jednym kliknięciem Często się zdarza, że chcemy rozpocząć tworzenie tabeli przestawnej od początku. Excel 2007 zapewnia prosty sposób na rozpoczynanie pracy od nowa, bez kasowania pamięci podręcznej tabeli przestawnej. W zakładce Narzędzia tabeli przestawnej należy wybrać Opcje, a następnie rozwinąć Wyczyść. 58 Rozdział 2 Tworzenie prostych tabel przestawnych Jak widać na rysunku 2.27, polecenie to pozwala na wyczyszczenie całego układu tabeli przestawnej lub usunięcie wszystkich filtrów nałożonych na tabelę przestawną. Rysunek 2.27. Polecenie Wyczyść pozwala na usunięcie pól tabeli przestawnej lub filtrów nałożonych na tabelę Zmiana położenia tabeli przestawnej Może się okazać, że utworzoną tabelę przestawną potrzebujesz przenieść w inne miejsce, gdyż na przykład przeszkadza w innych analizach lub po prostu chcesz, aby była w innym arkuszu. Choć istnieje kilka sposobów na przenoszenie tabeli przestawnej, Excel 2007 ofe- ruje wygodną, specjalną funkcję. Z zakładki Narzędzia tabeli przestawnej wybierz Opcje, a następnie Przenoszenie tabeli przestawnej. Ikona ta aktywuje okno dialogowe Przenoszenie tabeli przestawnej pokazane na rysunku 2.28. Teraz wystarczy wskazać, gdzie chcemy przenieść naszą tabelę. Rysunek 2.28. Okno dialogowe Przenoszenie tabeli przestawnej pozwala na szybkie przeniesienie tabeli przestawnej do innej lokalizacji Następne kroki Z kolejnego rozdziału dowiesz się, w jaki sposób rozszerzać raporty tabeli przestawnej przez dostosowywanie pól, zmianę nazw pól, zmianę podsumowań, określanie formatów pól danych, dodawanie i usuwanie podsumowań oraz wykorzystanie ustawienia Pokaż jako.
Pobierz darmowy fragment (pdf)

Gdzie kupić całą publikację:

Microsoft Excel 2007 PL. Analiza danych za pomocą tabel przestawnych. Akademia Excela
Autor:
,

Opinie na temat publikacji:


Inne popularne pozycje z tej kategorii:


Czytaj również:


Prowadzisz stronę lub blog? Wstaw link do fragmentu tej książki i współpracuj z Cyfroteką: