Cyfroteka.pl

klikaj i czytaj online

Cyfro
Czytomierz
00338 005145 12418110 na godz. na dobę w sumie
Microsoft Outlook 2016 Krok po kroku - ebook/pdf
Microsoft Outlook 2016 Krok po kroku - ebook/pdf
Autor: Liczba stron:
Wydawca: Promise Język publikacji: polski
ISBN: 978-83-7541-324-3 Data wydania:
Lektor:
Kategoria: ebooki >> komputery i informatyka >> bazy danych
Porównaj ceny (książka, ebook, audiobook).

Szybka metoda nauki Microsoft Outlook 2016
Nauka może być łatwa. Osiągnij więcej w krótkim czasie przy użyciu Microsoft Outlook 2016. Możesz po prostu wyszukać zadanie, które musisz wykonać, albo pracować od deski do deski, pobierając pliki ćwiczeń i systematycznie budując swoje umiejętności.
• Poznawaj i ćwicz nowe umiejętności pracując z materiałami przykładowymi
• Sprawniej zarządzaj swoją pocztą email
• Uporządkuj pocztę, aby zachować kontrolę nad wszystkim, co ważne
• Planuj spotkania, zdarzenia i zaproszenia
• Organizuj dane kontaktowe i łącza do informa-cji z mediów społecznościowych
• Śledź własne zadania i przydzielaj zadania in-nym ludziom
• Ulepszaj treść wiadomości i zarządzaj bezpie-czeństwem poczty

1. Przydatne wskazówki i uwagi
2. Pomocne zrzuty ekranowe
3. Proste, numerowane kroki

Znajdź podobne książki Ostatnio czytane w tej kategorii

Darmowy fragment publikacji:

Joan Lambert Microsoft Outlook 2016 Krok po kroku Przekład: Krzysztof Kapustka APN Promise, Warszawa 2016 ##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw== Microsoft Outlook 2016 Krok po kroku Authorized Polish translation of the English language edition entitled: Microsoft Outlook 2016 Step by Step, ISBN: 978-0-7356-9778-2, by Joan Lambert, published by Pearson Education, Inc, publishing as Microsoft Press, A Division Of Microsoft Corporation. Copyright © 2016 by Joan Lambert. All rights reserved. No part of this book may be reproduced or transmitted in any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying, recording or by any information storage retrieval system, without permission from Pearson Education, Inc. Polish language edition published by APN PROMISE SA Copyright © 2016 Autoryzowany przekład z wydania w języku angielskim, zatytułowanego: Microsoft Outlook 2016 Step by Step, ISBN: 978-0-7356-9778-2, by Joan Lambert, opublikowanego przez Pearson Education, Inc, publikującego jako Microsoft Press, oddział Microsoft Corporation. Wszystkie prawa zastrzeżone. Żadna część niniejszej książki nie może być powielana ani rozpowszechniana w jakiejkolwiek formie i w jakikolwiek sposób (elektroniczny, mechaniczny), włącznie z fotokopiowaniem, nagrywaniem na taśmy lub przy użyciu innych systemów bez pisemnej zgody wydawcy. APN PROMISE SA, ul. Domaniewska 44a, 02-672 Warszawa tel. +48 22 35 51 600, fax +48 22 35 51 699 e-mail: mspress@promise.pl Książka ta przedstawia poglądy i opinie autorów. Przykłady firm, produktów, osób i wydarzeń opisane w niniejszej książce są fikcyjne i nie odnoszą się do żadnych konkretnych firm, produktów, osób i wydarzeń, chyba że zostanie jednoznacznie stwierdzone, że jest inaczej. Ewentualne podobieństwo do jakiejkolwiek rzeczywistej firmy, organizacji, produktu, nazwy domeny, adresu poczty elektronicznej, logo, osoby, miejsca lub zdarzenia jest przypadkowe i niezamierzone. Nazwa Microsoft oraz znaki towarowe wymienione na stronie http://www.microsoft.com/ about/legal/en/us/IntellectualProperty/Trademarks/EN-US.aspx są zastrzeżonymi znakami towarowymi grupy Microsoft. Wszystkie inne znaki towarowe są własnością ich odnośnych właścicieli. APN PROMISE SA dołożyła wszelkich starań, aby zapewnić najwyższą jakość tej publikacji. Jednakże nikomu nie udziela się rękojmi ani gwarancji. APN PROMISE SA nie jest w żadnym wypadku odpowiedzialna za jakiekolwiek szkody będące następstwem korzystania z informacji zawartych w niniejszej publikacji, nawet jeśli APN PROMISE została powiadomiona o możliwości wystąpienia szkód. ISBN: 978-83-7541-195-9 Przekład: Krzysztof Kapustka Redakcja: Marek Włodarz Korekta: Ewa Swędrowska Skład i łamanie: MAWart Marek Włodarz ##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw== Spis treści Wprowadzenie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ix Część 1 Wprowadzenie do programu Outlook 2016 1 Podstawy programu Outlook 2016 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Uruchamianie programu Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Praca z interfejsem użytkownika programu Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Identyfikacja elementów okna aplikacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Praca ze Wstążką i paskiem stanu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Zarządzanie ustawieniami pakietu Office i programu Outlook . . . . . . . . . . . . . . 20 Przegląd umiejętności . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Ćwiczenia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 2 Moduły programu Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Praca w oknie programu Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Praca z elementami . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Przełączanie pomiędzy modułami . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Praca w module Poczta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Zawartość okienka folderów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Karty Wstążki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Widoki obszaru zawartości . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Zarządzanie oknami . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Praca z modułem Kalendarz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Karty Wstążki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Okna elementów kalendarza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Praca z modułem Osoby . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Karty Wstążki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Okna rekordów kontaktów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Praca w module Zadania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 Karty Wstążki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Okna zadań . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Przegląd umiejętności . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 ##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw== iv Spis treści Ćwiczenia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 Część 2 Zarządzanie wiadomościami 3 Wysyłanie i odbieranie wiadomości e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Tworzenie i wysyłanie wiadomości . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 Tworzenie wiadomości . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Rozwiązywanie problemów z adresowaniem wiadomości . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Zapisywanie i wysyłanie wiadomości . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 Dołączanie do wiadomości plików i elementów programu Outlook . . . . . . . . . . . . 81 Wyświetlanie wiadomości i załączników . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Wyświetlanie treści wiadomości . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Wyświetlanie treści załączników . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 Wyświetlanie informacji o uczestnikach wiadomości . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Odpowiadanie na wiadomości . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 Przegląd umiejętności . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 Ćwiczenia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 4 Rozszerzanie treści wiadomości . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 Personalizowanie domyślnego formatowania wiadomości . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 Stosowanie elementów tematycznych do indywidualnych wiadomości . . . . . . . . 118 Stosowanie i modyfikowanie motywów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 Stosowanie i modyfikowanie stylów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 Tworzenie i korzystanie z automatycznych podpisów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 Wstawianie obrazów do wiadomości . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 Modyfikowanie ustawień wiadomości oraz opcji dostarczania . . . . . . . . . . . . . . . . 131 Przegląd umiejętności . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 Ćwiczenia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 5 Zarządzanie bezpieczeń stwem poczty e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143 Blokowanie niechcianych wiadomości . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143 Zarządzanie wiadomościami w folderze Wiadomości-śmieci . . . . . . . . . . . . . . . 148 Konfigurowanie ustawień wiadomości-śmieci w skrzynce odbiorczej . . . . . . . 152 Konfigurowanie opcji wiadomości-śmieci . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153 Zwiększanie poziomu bezpieczeństwa poczty e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159 Stosowanie środków bezpieczeństwa do wiadomości przychodzących . . . . . . 159 Stosowanie środków bezpieczeństwa do wiadomości wychodzących . . . . . . . 164 Konfigurowanie programu Outlook do obsługi identyfikatora cyfrowego . . . 164 Cyfrowe podpisywanie lub szyfrowanie wiadomości . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169 ##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw== Spis treści v Przegląd umiejętności . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172 Ćwiczenia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173 6 Organizowanie skrzynki odbiorczej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175 Wyświetlanie i zarządzanie konwersacjami . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176 Rozmieszczanie wiadomości według określonych atrybutów . . . . . . . . . . . . . . . . . 182 Kategoryzowanie elementów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186 Organizowanie wiadomości w foldery . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194 Przegląd umiejętności . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199 Ćwiczenia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200 Część 3 Zarządzanie kontaktami 7 Przechowywanie i uzyskiwanie dostępu do informacji o kontaktach 205 Zapisywanie i aktualizowanie informacji o kontaktach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206 Tworzenie i modyfikowanie rekordów kontaktów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207 Książki adresowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208 Globalne listy adresów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209 Nawiązywanie komunikacji z kontaktami . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218 Rozpoczynanie akcji z poziomu rekordu kontaktu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219 Wybieranie adresatów wiadomości z książki adresowej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222 Wyświetlanie różnych widoków rekordów kontaktów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225 Drukowanie rekordów kontaktów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230 Przegląd umiejętności . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235 Ćwiczenia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236 8 Zarządzanie rekordami kontaktów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239 Tworzenie książek adresowych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240 Importowanie i eksportowanie rekordów kontaktów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244 Tworzenie grup kontaktów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252 Szybkie wyszukiwanie informacji o kontaktach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258 Personalizowanie elektronicznych wizytówek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261 Przegląd umiejętności . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266 Ćwiczenia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267 ##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw== vi Spis treści Część 4 Zarządzanie spotkaniami i zadaniami 9 Zarządzanie planowaniem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273 Planowanie terminów i wydarzeń . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274 Konwertowanie elementów kalendarza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280 Konfigurowanie opcji elementów kalendarza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282 Planowanie i modyfikowanie spotkań . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287 Odpowiadanie na zaproszenia na spotkania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294 Wyświetlanie różnych widoków kalendarza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296 Przegląd umiejętności . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303 Ćwiczenia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304 10 Zarządzanie kalendarzem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309 Definiowanie czasu dostępności . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310 Konfigurowanie stref czasowych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312 Praca z wieloma kalendarzami . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315 Łączenie z innymi kalendarzami . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317 Zarządzanie wyświetlaniem kilku kalendarzy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321 Udostępnianie informacji kalendarza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324 Udostępnianie kalendarza współpracownikom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324 Udostępnianie informacji kalendarza poza organizacją . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331 Drukowanie kalendarza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334 Przegląd umiejętności . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338 Ćwiczenia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339 11 Śledzenie zadań . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343 Tworzenie zadań . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344 Tworzenie elementów zadań . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344 Tworzenie zadań z elementów programu Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351 Zarządzanie zadaniami . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353 Aktualizowanie zadań . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353 Usuwanie elementów z listy zadań . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356 Zarządzanie przydziałami zadań . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358 Przydzielanie zadań innym osobom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358 Odpowiadanie na żądanie wykonania zadania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362 Wyświetlanie różnych widoków zadań . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363 Wyświetlanie zadań w module Zadania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363 Wyświetlanie zadań w innych modułach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368 Przegląd umiejętności . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370 ##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw== Spis treści vii Ćwiczenia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370 Część 5 Maksymalizowanie wydajności 12 Zarządzanie elementami okien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375 Personalizowanie okna programu Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376 Konfigurowanie okienka folderów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376 Konfigurowanie paska nawigacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378 Wyświetlanie podglądu modułów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379 Konfigurowanie okienka odczytu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 382 Dostosowywanie paska narzędzi Szybki dostęp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383 Dostosowywanie Wstążki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387 Dostosowywanie czcionek interfejsu użytkownika . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392 Przegląd umiejętności . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397 Ćwiczenia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398 13 Dostosowywanie opcji programu Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403 Konfigurowanie ogólnych opcji pakietu Office i programu Outlook . . . . . . . . . . . 405 Konfigurowanie opcji wiadomości . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408 Redagowanie wiadomości . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408 Okienka programu Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411 Nadejście wiadomości . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412 Oczyszczanie konwersacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412 Odpowiedzi i wiadomości przesłane dalej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413 Zapisywanie wiadomości . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415 Wysyłanie wiadomości . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416 Porady dotyczące poczty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417 Śledzenie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419 Format wiadomości . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420 Inne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420 Konfigurowanie opcji kalendarza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421 Konfigurowanie opcji kontaktów i zadań . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424 Opcje grup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424 Opcje kontaktów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425 Opcje zadań . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426 Konfigurowanie opcji wyszukiwania i języka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427 Konfigurowanie opcji zaawansowanych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429 Zarządzanie dodatkami i opcjami zabezpieczeń . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433 ##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw== viii Spis treści Zarządzanie dodatkami . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433 Konfigurowanie opcji Centrum zaufania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436 Przegląd umiejętności . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438 Ćwiczenia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439 14 Automatyczne zarządzanie pocztą . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441 Automatyczne odpowiadanie na wiadomości . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442 Tworzenie reguł do przetwarzania wiadomości . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449 Zarządzanie wiadomościami przy użyciu funkcji Szybkie kroki . . . . . . . . . . . . . . . . 456 Przegląd umiejętności . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461 Ćwiczenia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461 Dodatek A: Tworzenie połączeń . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463 Dodatek B: Skróty klawiszowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 477 Glosariusz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 495 Indeks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 505 O autorce . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 527 ##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw== Wprowadzenie Drogi Czytelniku! Niniejszy podręcznik Krok po kroku zaprojektowany został w taki sposób, abyś czytając go od początku do końca i wykonując coraz to bardziej wyspe- cjalizowane procedury stale rozbudowywał swoje umiejętności obsługi programu Microsoft Outlook 2016. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, abyś wybierał z niego wyłącznie te tematy, które Cię w danej chwili interesują. Zawarte w tej książce kroki procedur dostarczane są w przejrzystej i zwięzłej formie, zaś treść poszczególnych rozdziałów wzbogacona została o ilustracje. Dla kogo jest ta książka Podręcznik Microsoft Outlook 2016 Krok po kroku zaprojektowany został jako książ- ka do nauki lub podręcznik encyklopedyczny wykorzystywany przez domowych i biznesowych użytkowników aplikacji pakietu Microsoft Office, którzy chcą nauczyć się zarządzać za pomocą programu Outlook wiadomościami e-mail, kalendarzami, rekordami kontaktów i listami zadań. Treść tej książki zaprojektowana została z myślą zarówno o osobach, które miały już okazję korzystać z poprzednich wersji programu Outlook, jak również o mniej doświadczonych użytkownikach, którzy dopiero stawia- ją w tym programie pierwsze kroki. Podejście Krok po kroku Zawartość tej książki podzielona została na kilka części, z których każda reprezentuje odpowiedni zestaw umiejętności w zakresie obsługi programu Outlook. Na każdą część składają się dwa lub więcej rozdziałów reprezentujących poszczególne obszary danego zestawu umiejętności, zaś każdy rozdział podzielony jest na kilka tematów, w ramach których pogrupowane zostały powiązane umiejętności. Każdy temat zawiera informa- cje opisowe, po których następuje wykaz powiązanych procedur. Na końcu każdego z rozdziałów znajdują się ćwiczenia do samodzielnego wykonania, pozwalające utrwa- lić zdobyte w nim umiejętności. Do wykonania zadań w ramach dostępnych ćwiczeń możesz posłużyć się plikami przykładowymi, zamieszczonymi na stronie internetowej tej książki, lub też utworzyć swoje własne pliki i elementy programu Outlook. ##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw== ix x Wprowadzenie Pobieranie plików przykładowych Choć zawarte w tej książce ćwiczenia możesz wykonywać przy użyciu własnych pli- ków i elementów programu Outlook, dla Twojej wygody dla wybranych zadań przy- gotowaliśmy gotowe pliki przykładowe. Pliki te dostępne są do pobrania na kom- puter lokalny pod adresem http://aka.ms/outlook2016sbs/downloads. Aby zainstalować pliki na swoim komputerze w domyślnej strukturze folderów plików przykładowych, wykonaj zawarte na stronie instrukcje. WAŻNE Program Outlook 2016 nie jest dostępny do pobrania na stronie internetowej tej książki. Przed rozpoczęciem wykonywania dostępnych w książce procedur i zadań po- winieneś zainstalować aplikację Outlook. W miarę wykonywania zawartych w tej książce ćwiczeń będziesz tworzyć elementy programu Outlook, które mogą posłużyć Ci za pliki przykładowe w kolejnych zada- niach. Poniższa tabela zawiera listę dedykowanych tej książce plików przykładowych. Rozdział Część 1: Rozpoczynanie pracy z programem Outlook 2016 1: Podstawy programu Outlook 2016 2: Moduły programu Outlook Część 2: Zarządzanie wiadomościami e-mail 3: Wysyłanie i odbieranie wiadomości e-mail 4: Rozszerzanie treści wiadomości 5: Zarządzanie bezpieczeństwem poczty e-mail 6: Organizowanie skrzynki odbiorczej Część 3: Zarządzanie kontaktami 7: Przechowywanie i uzyskiwanie dostępu do informacji o kontaktach 8: Zarządzanie rekordami kontaktów Część 4: Zarządzanie terminami i zadaniami 9: Zarządzanie planowaniem 10: Zarządzanie kalendarzem 11: Śledzenie zadań Część 5: Maksymalizowanie wydajności 12: Zarządzanie elementami okien 13: Dostosowywanie opcji programu Outlook 14: Automatyczne zarządzanie pocztą Folder Plik Ch01 Ch02 Ch03 Ch04 Ch05 Ch06 Brak Brak AttachFiles.docx ApplyThemes.docx Brak Brak Ch07 Brak Ch08 Ch09 Ch10 Ch11 Ch12 Ch13 Ch14 JJProfile.png SBSContacts.csv Brak Brak Brak Brak Brak Brak ##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw== Wprowadzenie xi Uzyskiwanie wsparcia i zgłaszanie opinii Ten temat dostarcza informacji w zakresie uzyskiwania pomocy dotyczącej tej książki oraz sposobu zgłaszania błędów i przesyłania opinii co do zawartej w niej treści. Errata i wsparcie Podczas opracowywania tej książki i towarzyszących jej treści dołożyliśmy wszel- kich starań, aby uniknąć w nich jakichkolwiek błędów. Jeśli jednak w dowolnym z tych materiałów napotkałeś błąd, prosimy o jego zgłoszenie na stronie http://aka.ms/ outlook2016sbs/errata. Jeśli potrzebujesz skontaktować się z zespołem wsparcia wydawnictwa Microsoft Press, wyślij wiadomość na adres mspinput@microsoft.com. W celu uzyskania pomocy w zakresie oprogramowania i sprzętu firmy Microsoft odwiedź stronę dostępną pod adresem http://support.microsoft.com. Prześlij nam swoje uwagi W Microsoft Press Twoja satysfakcja jest naszym najwyższym priorytetem, zaś Twoja opinia to nasz najcenniejszy nabytek. Prosimy Cię o podzielenie się z nami swoją opi- nią na temat tej książki na stronie http://aka.ms/tellpress. Ankieta jest krótka, a my czytamy wszystkie przysłane do nas spostrzeżenia i pomysły. Z góry dziękujemy za wszystkie uwagi! Pozostańmy w kontakcie Niech dyskusja trwa! Jesteśmy na Twitterze: http://twitter.com/MicrosoftPress. ##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw== ##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw== CZĘŚĆ 1 Wprowadzenie do programu Outlook 2016 1 Podstawy programu Outlook 2016 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 2 Moduły programu Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 ##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw== ##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw== Podstawy programu Outlook 2016 Przesyłanie wiadomości elektronicznych utrzymuje nas w stałym kontakcie z kolegami, klientami, przyjaciółmi i członkami rodziny. Dla osób zależnych od elektronicz- nej komunikacji – a szczególnie dla tych, którzy pracują w środowiskach korporacyjnych korzystających z takich produktów, jak Microsoft Exchange Server, SharePoint i Skype dla Firm – Outlook 2016 stanowi idealne rozwią- zanie. Z jednego miejsca możemy szybko tworzyć, zacho- wywać, organizować, zarządzać i odbierać wiadomości, książki adresowe, kalendarze czy listy zadań. Co ważne, Outlook udostępni nam te informacje zawsze wtedy, kie- dy będziemy ich potrzebować. Elementy kontrolujące wygląd oraz sposób naszej interakcji z programem Outlook określane są mianem interfejsu użytkownika. Niektóre z tych elementów, takie jak motyw kolorystyczny, są czysto kosmetyczne. Z kolei inne, jak na przykład paski narzędziowe, menu i przyci- ski, są elementami funkcjonalnymi. Oba typy elementów interfejsu użytkownika możemy dostosować pod własne preferencje oraz styl naszej pracy. Rozdział ten poprowadzi Cię przez procedury zwią- zane z uruchamianiem programu Outlook, korzystaniem z interfejsu użytkownika oraz zarządzeniem ustawieniami pakietu Office i jego aplikacji. 1 W tym rozdziale nn Uruchamianie programu Outlook nn Praca z interfejsem użytkownika nn Zarządzanie ustawieniami pakietu Office i programu Outlook Pliki ćwiczeń Do wykonania ćwiczeń w tym rozdziale nie są wymagane żadne pliki przykładowe 3 ##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw== 4 Rozdział 1: Podstawy programu Outlook 2016 1 WAŻNE Zawartość rozdziałów tej książki zakłada, że połączyłeś już program Outlook z jednym lub kilkoma kontami pocztowymi. Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, zobacz Dodatek A „Tworzenie połączeń” w celu uzyskania dodatkowych informacji w zakresie łączenia się z kontem pocztowym i rozwiązywaniem problemów z połączeniem. Uruchamianie programu Outlook Sposób uruchamiania programu Outlook uzależniony jest od systemu operacyjnego działającego na danym komputerze. Na przykład: nn W systemie Windows 10 program Outlook można uruchomić z menu Start, z menu Wszystkie aplikacje, z ekranu startowego lub z pola wyszukiwania na pasku zadań. nn W systemie Windows 8 program Outlook można uruchomić z ekranu Aplikacje lub z wyników wyszukiwania na ekranie startowym nn W systemie Windows 7 program Outlook można uruchomić z menu Start, menu Wszystkie programy lub z wyników wyszukiwania w menu Start. Bez przeszkód możemy także umieścić skrót do programu Outlook na pulpicie lub na pasku zadań Windows. W trakcie uruchamiania programu Outlook zostaną sprawdzone ustawienia apli- kacji domyślnych. Jeśli Outlook nie jest ustawiony jako domyślna aplikacja poczty e-mail, zostanie wyświetlony stosowny komunikat wraz z opcją pozwalającą ustawić tę aplikację jako domyślną, tak by w przypadku rozpoczęcia dowolnej wiadomości e-mail poza programem Outlook – przykładowo z poziomu dokumentu programu Word lub okna Eksploratora plików – została ona utworzona w programie Outlook z wykorzystaniem naszego domyślnego konta pocztowego. Jeśli korzystasz z innej domyślnej aplikacji pocztowej i nie chcesz, aby WSKAZÓWKA Outlook wyświetlał to powiadomienie, możesz wyłączyć funkcję sprawdzania ustawienia programu Outlook jako aplikacji domyślnej. Dodatkowe informacje na ten temat znajdują się w  podpunkcie „Konfigurowanie ogólnych opcji pakietu Office i  programu Outlook” w rozdziale 13 „Dostosowywanie opcji programu Outlook”. Aby uruchomić program Outlook na komputerze z Windows 10 1. Kliknij przycisk Start, po czym wybierz Wszystkie aplikacje. 2. Na liście aplikacji kliknij dowolną literę indeksu w celu wyświetlenia pełnego indeksu alfabetycznego, a następnie kliknij literę O, aby szybko przewinąć listę do obszaru aplikacji rozpoczynających się na tę literę. ##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw== Praca z interfejsem użytkownika programu Outlook 5 3. W razie konieczności odpowiednio przewiń listę, po czym kliknij Outlook 2016 w celu uruchomienia programu (jeśli program Outlook 2016 nie jest w tym miej- scu widoczny, być może znajduje się pod literą M w folderze Microsoft Outlook). 1 Aby uruchomić program Outlook na komputerze z Windows 8 1. Na ekranie Start wyświetl ekran Aplikacje. 2. Posortuj aplikacje według nazwy, a następnie kliknij dowolną literę w celu wyświetlenia alfabetycznego indeksu. 3. W indeksie kliknij literę O, aby szybko przenieść się w obszar aplikacji rozpo- czynających się na tę literę, po czym kliknij Outlook 2016 w celu uruchomienia programu. Praca z interfejsem użytkownika programu Outlook Interfejs użytkownika programu Outlook oferuje intuicyjny dostęp do wszystkich narzędzi niezbędnych do zarządzania pocztą, kalendarzem, kontaktami i zadaniami. Korzystając z programu Outlook 2016 możemy: nn Wysyłać, odbierać, odczytywać, organizować, archiwizować i odpowiadać na wiadomości. nn Tworzyć atrakcyjne grafiki biznesowe oraz edytować i wykorzystywać w komuni- kacji obrazy zewnętrzne. nn Wysyłać dokumenty, skoroszyty, prezentacje, obrazy i inne pliki w postaci załącz- ników wiadomości, a także podglądać załączniki otrzymane od innych. nn Planować zdarzenia, terminy i spotkania, zapraszać uczestników, a także rezerwo- wać pomieszczenia konferencyjne, projektory i inne zarządzane zasoby. nn Przeglądać zbliżające się spotkania i zadania oraz otrzymywać dla nich przypomnienia. nn Udostępniać zaplanowane informacje pozostałym osobom, zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji. nn Przechowywać informacje o kontaktach w wygodnym do przesyłania i łatwo dostępnym formacie. nn Śledzić zadania do wykonania, planować czas potrzebny na ich ukończenie oraz przypisywać zadania współpracownikom. nn Organizować i łatwo wyszukiwać informacje w wiadomościach, załącznikach, kalendarzach, kontaktach, zadaniach i notatkach. nn Filtrować niechciane i irytujące wiadomości-śmieci. nn Otrzymywać informacje z ulubionych witryn internetowych. ##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw== 6 Rozdział 1: Podstawy programu Outlook 2016 O pakiecie Office Program Outlook 2016 jest częścią pakietu Office 2016, w skład którego wcho- dzą również aplikacje Access, Excel, PowerPoint i Word. Aplikacje pakietu Office zostały zaprojektowane pod kątem wspólnego działania w celu dostarczenia wydajnych metod do wykonywania zadań. Na komputerze możesz zainstalować jedną lub więcej aplikacji Office. Niektóre z nich występują w kilku wersjach, zaprojektowanych na różne platformy. Poszczególne wersje programu Word możesz zainstalować na komputerze, smartfonie, na iPadzie lub na urządzeniu z systemem Android, jak również korzystać z wersji programu Word hostowanej w całości w chmurze. Podobnie jest w przypadku programu Outlook. Możesz pracować na jego wersji przeznaczonej na komputery stacjonarne lub korzystać z programu Outlook Online. Choć podstawowe możliwości i zastosowanie apli- kacji będą takie same na wszystkich platformach, to jednak dostępne funkcje i sposób interakcji z aplikacją mogą się nieco różnić. Opisana i zilustrowana w tej książce aplikacja jest standardową instalacją pro- gramu Outlook 2016 dla komputerów stacjonarnych z systemem Windows 10, skonfigurowaną do łączenia się z kontem Microsoft Exchange. Jest ona dostępna jako część pakietu Office 2016, jako samodzielna aplikacja, lub jako aplikacja udostępniana w ramach subskrypcji Office 365. Jeszcze do niedawna standardowym sposobem pozyskiwania pakietu Office był zakup dostarczanych w pudełkach nośników fizycznych, z których dokony- wana była instalacja aplikacji. W ostatnim czasie standardowy model dystrybucji uległ jednak zmianie i dziś, jak ma to miejsce w przypadku usługi Office 365, mamy do czynienia z dystrybucją online. Office 365, choć początkowo dostępny wyłącznie dla firm, oferuje dziś wiele rodzajów subskrypcji adresowanych dla indywidualnych użytkowników domo- wych i biznesowych, studentów, gospodarstw domowych, małych przedsię- biorstw, średnich i dużych firm, agencji rządowych, instytucji akademickich, a także dla organizacji non-profit. Innymi słowy, bez względu na konkretne potrzeby, zawsze znajdziesz subskrypcję Office 365, która spełni Twoje wyma- gania. Wiele z tych subskrypcji obejmuje licencje na aplikacje pakietu Office dla urządzeń stacjonarnych i pozwala na ich uruchamianie na kilku różnych urządzeniach, wliczając w to komputery z systemem Windows, komputery Mac, tablety z Windows i systemem Android, a także iPady i smartfony. Jeśli posiadasz subskrypcję Office 365 zawierającą program Outlook 2016, będziesz mieć również dostęp do usługi Outlook Online. Umożliwia ona zarządzanie pocztą, elementami kalendarza, kontaktami i ustawieniami konta, a że usługa Office Online działa bezpośrednio w przeglądarce, będziesz mieć do niej dostęp z dowolnej lokalizacji z dostępem do Internetu. 1 ##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw== Praca z interfejsem użytkownika programu Outlook 7 Aplikacje Office Online instalowane są w chmurze i nie są częścią wersji przeznaczonej na komputery stacjonarne, instalowanej na lokalnym komputerze. Usługa Outlook Online prezentuje treści wiadomości w sposób zbliżony do jej stacjonarnego odpowiednika, przy czym względem pełnej aplikacji biurkowej oferuje ona ograniczony podzbiór poleceń i opcji formatowania treści. 1 W skład aplikacji Outlook wchodzi kilka modułów – Poczta, Kalendarz, Osoby, Zadania, Notatki i Foldery – w ramach których możemy wyświetlać i zarządzać okre- ślonymi informacjami. Wymienione moduły wyświetlane są w ramach głównego okna aplikacji, zawierającego wszystkie niezbędne narzędzia do tworzenia i formatowania treści. Wstążka Pasek tytułu Pasek stanu Moduł Poczta wyświetlany w oknie aplikacji Indywidualne elementy programu Outlook, takie jak wiadomości e-mail, spotkania, kontakty czy zadania, wyświetlane są w oknie elementów. Podobnie jak okno aplikacji, okno elementu również składa się z paska tytułu i Wstążki, ale pozbawione jest paska stanu. Pasek tytułu i zawartość Wstążki w oknie elementu uzależnione są od typu wyświetlanego elementu. ##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw== 8 Rozdział 1: Podstawy programu Outlook 2016 1 Identyfikacja elementów okna aplikacji Okno aplikacji Outlook zawiera opisane na kolejnych stronach elementy. Polecenia umożliwiające realizowanie często wykonywanych zadań są zazwyczaj dobrze widocz- ne, a znalezienie rzadziej wykorzystywanych funkcji nie przysparza na ogół problemów. Pasek tytułu Pasek tytułu, ulokowany na samej górze okna aplikacji, wyświetla nazwę aktywnego konta, identyfikuje uruchomioną aplikację i dostarcza narzędzi do zarządzania oknem aplikacji, Wstążką oraz samą treścią. Pasek narzędzi Szybki dostęp Konto Opcje wyświetlania Wstążki Folder Przyciski zarządzania oknem Elementy paska tytułu widoczne są zawsze z lewej, po środku i z prawej strony tego paska Umiejscowiony w lewej części paska tytułu pasek narzędzi Szybki dostęp można ręcz- nie dostosować i rozszerzyć go o kolejne polecenia, do których chcemy mieć łatwy dostęp. W oknie aplikacji Outlook pasek narzędzi Szybki dostęp wyświetla domyślnie przyciski Wyślij/Odbierz dla wszystkich folderów oraz Cofnij/Ponów. W oknie elemen- tów pasek ten zawiera przyciski Zapisz, Cofnij, Ponów, Poprzedni element i Następny element. Na urządzeniu dotykowym pasek narzędzi Szybki dostęp zawiera również przycisk Tryb dotyku/myszy. ZOBACZ TAKŻE Więcej informacji odnośnie trybu dotykowego znajduje się w podpunk- cie „Praca ze Wstążką i paskiem stanu” w dalszej części tego rozdziału. Istnieje możliwość zmiany lokalizacji paska narzędzi Szybki dostęp, jak również dostosowania go pod kątem wyświetlanych na nim elementów. Użytkownicy znacz- nie częściej dostosowują ten element w oknie aplikacji niż w oknie elementów, przy czym w programie Outlook dostosowywanie interfejsu użytkownika możliwe jest dla każdego z okien i widoków. WSKAZÓWKA Umieszczenie na  pasku narzędzi Szybki dostęp często wykorzystywa- nych poleceń, a następnie przeniesienie go poniżej Wstążki, tj. bezpośrednio nad obszar roboczy, może pozytywnie wpłynąć na wydajność Twojej pracy. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w podpunkcie „Dostosowywanie paska narzędzi Szybki dostęp” w roz- dziale 12 „Zarządzanie elementami okien”. ##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw== Praca z interfejsem użytkownika programu Outlook 9 Cztery przyciski rozmieszczone w prawej części paska tytułu we wszystkich aplika- cjach pakietu Office realizują te same funkcje. Znajdują się tu kolejno: menu do kon- troli wyświetlania Wstążki, przycisk Minimalizuj do tymczasowego ukrywania okna aplikacji, przycisk Maksymalizuj/Przywróć w dół do dostosowywania rozmiaru okna, a także przycisk Zamknij umożliwiający zamknięcie aktywnego okna elementu lub zakończenie aplikacji. 1 Wstążka Podczas gdy pozostałe aplikacje pakietu Office mają w oknie aplikacji tylko jedną Wstążkę, program Outlook ma ich znacznie więcej, a dokładniej jedną Wstążkę na każdy moduł oraz jedną dla każdego rodzaju okna elementów (istnieje wiele rodza- jów okien elementów, wliczając w to okna do redagowania wiadomości i tworzenia spotkań czy kontaktów, plus odrębny zestaw okien do edycji każdego z tych elemen- tów). Zawartość Wstążki w każdym z okien elementów odpowiada treści konkretnego elementu, przy czym podstawowa funkcjonalność każdej Wstążki jest taka sama. Pasek narzędzi Szybki dostęp i Wstążkę można dostosować dla każdego typu ele- mentu, jednak operacji tej dokonuje się zazwyczaj w programach Word, Excel i Power- Point, jako że Outlook zawiera już osobne Wstążki, których polecenia ukierunkowane są na elementy określonego typu. Więcej informacji na temat dostosowywania inter- fejsu programu Outlook znajduje się w rozdziale 12 „Zarządzanie elementami okien” i rozdziale 13 „Dostosowywanie opcji programu Outlook”. We wszystkich oknach Wstążka znajduje się bezpośrednio pod paskiem tytułu. Polecenia wykorzystywane podczas pracy z programem Outlook zostały zebrane w tej centralnej lokalizacji w celu zwiększenia wydajności pracy. Karta aktywna Karty nieaktywne Grupy poleceń Przycisk Uruchom okno dialogowe Wstążka może wyświetlać dodatkowe karty WSKAZÓWKA W  zależności od  zainstalowanych na  komputerze aplikacji, bieżących ustawień programu Outlook, rozmiarów okna aplikacji oraz ustawień ekranu, dostępne na Wstążce karty oraz wygląd prezentowanych w nich poleceń może odbiegać od zawar- tych w tej książce ilustracji. Więcej informacji znajdziesz w ramce „Dostosowywanie kroków procedur” w dalszej części tego rozdziału. ##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw== 10 Rozdział 1: Podstawy programu Outlook 2016 1 W górnej części Wstążki, na całej jej szerokości, znajduje się zestaw kart. Kliknięcie dowolnej karty spowoduje wyświetlenie powiązanych z nią poleceń, zorganizowanych w poszczególne grupy. Widok Backstage Polecenia związane z zarządzaniem programem Outlook (a nie treścią elementów) zebrane zostały w widoku Backstage, który możemy wyświetlić klikając ulokowaną po lewej stronie Wstążki kartę Plik. Zawarte w tym widoku polecenia podzielone zostały na osobne strony, których zawartość wyświetlana jest po ich kliknięciu w kolo- rowym panelu po lewej. Do aktywnego modułu programu Outlook i odpowiadającej mu Wstążki możemy powrócić klikając widoczny nad stronami przycisk Wstecz. Widok Backstage umożliwia zarządzanie ustawieniami aplikacji ##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw== Praca z interfejsem użytkownika programu Outlook 11 Polecenia związanie z pracą nad elementami i ich treścią reprezentowane są przez przy- ciski na pozostałych kartach Wstążki. Karta Narzędzia główne (domyślnie aktywna) zawiera najczęściej wykorzystywane polecenia. Po zaznaczeniu w oknie elementu dowolnego obiektu graficznego, takiego jak obraz, tabela czy wykres, w prawej części Wstążki może pojawić się jedna lub wię- cej kart narzędzi, zapewniających nam łatwy dostęp do poleceń dedykowanych kon- kretnemu obiektowi. Karty z narzędziami stają się dostępne wyłącznie po uprzednim zaznaczeniu obiektu, a względem zwykłych kart wyróżniają się dodatkowym oznacze- niem Narzędzia, widocznym ponad nazwami tych kart. 1 WSKAZÓWKA Niektóre starsze polecenia nie są już dłużej wyświetlane w postaci przy- cisków na Wstążce, jednak nadal są one dostępne w aplikacji. Możesz je łatwo przywrócić dodając je do paska narzędzi Szybki dostęp lub do Wstążki. Więcej informacji w tym za- kresie znajduje się w podpunktach „Dostosowywanie paska narzędzi Szybki dostęp” oraz „Dostosowywanie Wstążki” w rozdziale 12 „Zarządzanie elementami okien”. Widoczne na każdej z kart przyciski zorganizowane zostały w nazwane grupy. Każdy z przycisków można wskazać kursorem, aby podejrzeć jego etykietę ekranową zawie- rającą pełną nazwę polecenia (która jest zazwyczaj dłuższa niż etykieta przycisku), opis realizowanej przez niego funkcji, a także przypisany do niego skrót klawiszowy (jeśli został zdefiniowany). Etykiety ekranowe są szczególnie przydatne w przypadku zminimalizowanych i nieoznaczonych przycisków. WSKAZÓWKA Możesz kontrolować wyświetlanie etykiet ekranowych i  prezentowaną przez nie treść. Więcej informacji na ten temat znajduje się w podpunkcie „Konfigurowa- nie ogólnych opcji pakietu Office i programu Outlook” w rozdziale 13 „Dostosowywanie opcji programu Outlook”. Niektóre przyciski zawierają strzałkę, która może być z nimi zintegrowana lub wyświet- lana osobno. Aby ustalić, czy przycisk i jego strzałka są zintegrowane, wskaż przycisk wskaźnikiem myszy w celu jego aktywacji. Jeśli zacienione zostaną zarówno przycisk, jak i strzałka, wówczas kliknięcie przycisku spowoduje wyświetlenie opcji pozwalają- cych sprecyzować akcję przycisku. Jeśli po wskazaniu zacieniony zostanie tylko sam ##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw== 12 Rozdział 1: Podstawy programu Outlook 2016 1 przycisk lub tylko sama strzałka, wówczas kliknięcie przycisku spowoduje urucho- mienie jego domyślnej akcji lub zastosowanie domyślnego formatowania, zaś klik- nięcie strzałki, a następnie wybór opcji formatowania spowoduje zastosowanie tego formatowania oraz ustawienie go jako formatowania domyślnego dla tego przycisku. Przykłady przycisków ze strzałką osobną i zintegrowaną Gdy funkcja formatowania udostępnia kilka opcji do wyboru, opcje te są często wyświetlane w formie galerii obrazów nazywanych miniaturami, które dostarczają wizualną reprezentację każdej z opcji. Po wskazaniu w galerii konkretnej miniatury funkcja podglądu na żywo pokazuje, jak aktywna treść wyglądać będzie po kliknięciu miniatury w celu zastosowania powiązanego formatowania. Jeśli galeria zawiera więcej miniatur niż mieści się w dostępnym dla niej obszarze, możemy je wyświetlić poprzez przewinięcie galerii w dół lub kliknięcie przycisku Więcej, ulokowanego w prawym dolnym rogu każdej galerii. Galeria Przycisk Więcej Karty narzędzi często zawierają galerie z opcjami formatowania Powiązane lecz rzadziej wykorzystywane polecenia nie są wyświetlane w postaci przy- cisków w grupie. Zamiast tego są one dostępne w oknie dialogowym lub panelu, które możemy wyświetlić poprzez kliknięcie przycisku otwierającego okno dialogowe, dostępnego w prawym dolnym rogu wybranych grup poleceń. WSKAZÓWKA Z  prawej strony Wstążki, bezpośrednio za  grupami poleceń, widnieje przycisk Zwiń Wstążkę, który wyglądem przypomina szewron. Więcej informacji na jego temat znajduje się w podpunkcie „Praca ze Wstążką i paskiem stanu” w dalszej części tego rozdziału. Pasek stanu W dolnej części okna aplikacji (nie mylić z oknem elementu) widnieje pasek stanu, który wyświetla informacje na temat bieżącego sposobu prezentacji treści i oferuje ##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw== Praca z interfejsem użytkownika programu Outlook 13 dostęp do określonych funkcji programu Outlook. Możemy zdecydować, które staty- styki i narzędzia mają być widoczne na pasku stanu. W określonych sytuacjach nie- które wskaźniki, takie jak filtr, elementy nieprzeczytane czy przypomnienia, pojawiają się na pasku stanu samoczynnie. 1 Informacje wyświetlane na pasku stanu można łatwo dostosować Pasek narzędzi Wyświetl skróty, narzędzie Suwak powiększenia oraz przycisk Powiększenie widoczne są na samym końcu paska stanu. Narzędzia te pozwalają nam łatwo dostosowywać sposób wyświetlania zawartości modułów. Pasek narzędzi Wyświetl skróty Przycisk Powiększ Widok treści i stopień powiększenia można zmienić bezpośrednio na pasku stanu Suwak powiększenia ZOBACZ TAKŻE „Praca w module Poczta” w rozdziale 2 „Moduły programu Outlook”. Informacje dotyczące zmiany widoku treści znajdują się w podpunkcie ##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw== 14 Rozdział 1: Podstawy programu Outlook 2016 1 Powiedz mi, co chcesz zrobić Wprowadzenie terminu w polu Powiedz mi zlokalizowanym na prawo od kart Wstążki spowoduje wyświetlenie listy powiązanych z nim poleceń oraz łączy prowadzących do dodatkowych zasobów online. Możesz także wcisnąć klawisz F1, by otworzyć okno Pomocy dla bieżącej aplikacji. Łatwy sposób na uzyskanie pomocy w czasie pracy z programem Outlook Praca ze Wstążką i paskiem stanu Głównym celem Wstążki jest sprawić, aby praca z elementami i ich treścią była jak najbardziej intuicyjna. Wstążka jest dynamiczna, co oznacza, że wraz ze zmianą szero- kości Wstążki umieszczone na niej przyciski dostosowują się do dostępnej przestrze- ni. W rezultacie przycisk może być duży lub mały, może mieć lub nie mieć etykiety, a nawet może się zmienić we wpis na liście. Na przykład, jeśli dostępna jest wystarczająca ilość wolnej przestrzeni poziomej, przyciski na karcie Narzędzia główne w oknie aplikacji Outlook rozprzestrzenią się na tyle, że widoczne będą wszystkie polecenia dostępne w każdej z grup. Przy rozdzielczości 1280 pikseli w poziomie widoczna jest większość etykiet przycisków (obraz Wstążki został podzielony, aby pomieścić go na stronie książki) ##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw== Praca z interfejsem użytkownika programu Outlook 15 Jeśli zmniejszymy dostępną dla Wstążki przestrzeń, etykiety małych przycisków znik- ną, zaś niektóre grupy poleceń mogą schować się pod postacią jednego przycisku, któ- ry reprezentować będzie całą grupę. Kliknięcie przycisku grupy spowoduje wyświet- lenie listy poleceń dostępnych w tej grupie. 1 Przyciski grup poleceń W przypadku niewystarczającej ilości wolnego miejsca etykiety grup mogą zniknąć, a grupy zwinąć się do postaci przycisków Gdy Wstążka stanie się zbyt wąska, by możliwe było wyświetlenie wszystkich grup, na jej końcu pojawi się strzałka umożliwiająca przewijanie. Jej kliknięcie spowoduje wyświetlenie ukrytych grup. Strzałka przewijania Aby wyświetlić dodatkowe przyciski grup poleceń, należy przewinąć Wstążkę w lewo Szerokość Wstążki zależy od następujących czynników: nn Szerokość okna Największą przestrzeń dla Wstążki zyskuje się po maksymali- zacji okna aplikacji. nn Rozdzielczość ekranu Rozdzielczość ekranu jest rozmiarem ekranu wyrażonym w pikselach w postaci iloczynu szerokość × wysokość. Im większa rozdzielczość, tym więcej informacji mieści się na ekranie. Dostępne opcje rozdzielczości ekranu uzależnione są od zainstalowanej w komputerze karty graficznej oraz posiadanego monitora. Typowe rozdzielczości ekranu wynoszą od 800 × 600 pikseli do 2560 × 1440 pikseli (i więcej). Im większa liczba pikseli na szerokość (pierwsza liczba), tym więcej przycisków będzie widocznych na Wstążce. nn Powiększenie ekranu Jeśli ustawienie powiększenia elementów ekranu zostało w systemie Windows zmienione, tekst i elementy interfejsu użytkownika będą większe i bardziej czytelne, jednak odbędzie się to kosztem liczby widocznych elementów. Jeśli dostęp do przycisków na Wstążce nie jest nam potrzebny, możemy ją całkowicie ukryć, lub zredukować ją tak, by widoczne były wyłącznie jej karty (jest to świetne ##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw== 16 Rozdział 1: Podstawy programu Outlook 2016 1 rozwiązanie, pozwalające zyskać dodatkową przestrzeń roboczą w przypadku pra- cy na małym ekranie). W takim przypadku będziemy mogli tymczasowo wyświetlić Wstążkę w celu kliknięcia konkretnego przycisku, lub też rozwinąć ją trwale w celu wyboru większej liczby poleceń. W przypadku pracy na urządzeniu dotykowym możemy włączyć tryb Dotyk, któ- ry charakteryzuje się większą przestrzenią pomiędzy przyciskami na Wstążce oraz na pasku stanu (tryb ten nie ma wpływu na układ okien dialogowych i paneli). Zyska- na w ten sposób przestrzeń pomiędzy elementami interfejsu zmniejszy prawdopodo- bieństwo wyboru nieprawidłowego przycisku za pomocą palca. Tryb Dotyk charakteryzuje się większą ilością przestrzeni na Wstążce i na pasku stanu W trybie Dotyk dostępne są takie same polecenia, przy czym są one często ukryte pod postacią przycisków reprezentujących grupy poleceń. ZOBACZ TAKŻE Więcej informacji na temat pracy z wykorzystaniem zmodyfikowanej Wstążki znajduje się w ramce „Dostosowywanie kroków procedur” w dalszej części tego rozdziału. Pomiędzy trybami Dotyk i Mysz (standardowego interfejsu użytkownika dla aplikacji stacjonarnych) możemy przełączać się z poziomu paska narzędzi Szybki dostęp. Zmiana trybu na dotykowy w dowolnej aplikacji Office (Access, Excel, Outlook, PowerPoint i Word) spowoduje jego włączenie także we wszystkich pozostałych aplikacjach pakietu. Dostosowywanie kroków procedur Książka ta zawiera wiele ilustracji prezentujących poszczególne elementy interfej- su użytkownika (takie jak Wstążka i okna aplikacji), z którymi będziesz pracować w czasie wykonywania zadań w programie Outlook na komputerze z systemem Windows. W zależności od ustawionej rozdzielczości ekranu lub szerokości okna Wstążka programu Outlook może wyglądać inaczej niż zostało to przedstawione w książce (po włączeniu trybu dotyku wstążka wyświetla znacznie mniej pole- ceń niż w trybie myszy). W rezultacie przedstawione w książce instrukcje, które wymagają skorzystania ze Wstążki, mogą wymagać pewnych modyfikacji. ##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw== Praca z interfejsem użytkownika programu Outlook 17 1 Proste instrukcje wykorzystują następujący format: 1. W grupie Oczyszczanie na karcie Folder kliknij przycisk Uruchom reguły. Jeśli polecenie znajduje się na liście, instrukcja będzie miała następujący format: 1. W grupie Serwer na karcie Wysyłanie/odbieranie kliknij strzałkę Oznacz do pobrania, po czym wybierz z listy Oznacz do pobrania kopii wiadomości. Jeśli ustawienia Twojego ekranu powodują, że przycisk wyświetla się inaczej niż zostało to przedstawione w książce, możesz w prosty sposób dostosować kro- ki umożliwiające zlokalizowanie polecenia. Najpierw kliknij określoną kartę, a następnie zlokalizuj podaną grupę po
Pobierz darmowy fragment (pdf)

Gdzie kupić całą publikację:

Microsoft Outlook 2016 Krok po kroku
Autor:

Opinie na temat publikacji:


Inne popularne pozycje z tej kategorii:


Czytaj również:


Prowadzisz stronę lub blog? Wstaw link do fragmentu tej książki i współpracuj z Cyfroteką: