Cyfroteka.pl

klikaj i czytaj online

Cyfro
Czytomierz
00626 008287 10500665 na godz. na dobę w sumie
Microsoft Project 2007 PL. Nieoficjalny podręcznik - książka
Microsoft Project 2007 PL. Nieoficjalny podręcznik - książka
Autor: Liczba stron: 736
Wydawca: Helion Język publikacji: polski
ISBN: 978-83-246-1435-6 Data wydania:
Lektor:
Kategoria: ebooki >> komputery i informatyka >> aplikacje biurowe >> ms project
Porównaj ceny (książka, ebook, audiobook).

Czy zdążysz przeczytać tę książkę do końca przyszłego tygodnia? Czy zdążysz w tym czasie rozwiązać naglący problem? Czy projekt, który realizujesz, nie przekroczy budżetu? Czy aby na pewno twoi współpracownicy kończą swoje zadania zgodnie z harmonogramem? Na te i wiele innych pytań ciężko jest odpowiedzieć bez czasochłonnych analiz. A i tak każda odpowiedź z pewnością będzie obarczona jakimś błędem. Istnieje jednak rozwiązanie, które pozwoli Ci zapanować nad skomplikowanymi projektami w sensowny i niekłopotliwy sposób. To rozwiązanie ma postać narzędzia Microsoft Project 2007.

'Microsoft Project 2007 PL. Nieoficjalny podręcznik' to rewelacyjna propozycja, oszczędzająca Twój czas, odkryje przed Tobą wszystkie swoje tajemnice i da Ci do ręki użyteczne funkcje. Nauczysz się planować projekt, a także określać zadania oraz czas pracy. Po przeczytaniu tej książki będziesz wiedział, jak przygotować plan projektu, który będzie przejrzysty, czytelny i - co najważniejsze - łatwy w utrzymaniu, aktualizowaniu i codziennej analizie. Autor pokazuje, w jaki sposób zidentyfikować zasoby oraz przypisać je do zadań oraz jak określić budżet projektu. Podczas lektury zdobędziesz także wiedzę na temat sposobów monitorowania projektu, pracy z wieloma projektami czy też wykorzystywania danych z Microsoft Project w innych programach. Z pewnością zainteresuje Cię rozdział poświęcony szablonom i makrom, które pozwolą Ci zautomatyzować i przyśpieszyć często wykonywane zadania.

Zarządzanie projektem może być sprawne i przyjemne!

Znajdź podobne książki Ostatnio czytane w tej kategorii

Darmowy fragment publikacji:

Microsoft Project 2007 PL. Nieoficjalny podrêcznik Autor: Bonnie Biafore T³umaczenie: Rafa³ P. Kowalski, Marcin Rogó¿ ISBN: 978-83-246-1435-6 Tytu³ orygina³u: Microsoft Project 2007: The Missing Manual Format: 168x237, stron: 736 • Jak okreœliæ bud¿et projektu? • Jak stworzyæ harmonogram projektu? • Jak monitorowaæ jego wykonanie? Czy zd¹¿ysz przeczytaæ tê ksi¹¿kê do koñca przysz³ego tygodnia? Czy zd¹¿ysz w tym czasie rozwi¹zaæ nagl¹cy problem? Czy projekt, który realizujesz, nie przekroczy bud¿etu? Czy aby na pewno twoi wspó³pracownicy koñcz¹ swoje zadania zgodnie z harmonogramem? Na te i wiele innych pytañ ciê¿ko jest odpowiedzieæ bez czasoch³onnych analiz. A i tak ka¿da odpowiedŸ z pewnoœci¹ bêdzie obarczona jakimœ b³êdem. Istnieje jednak rozwi¹zanie, które pozwoli Ci zapanowaæ nad skomplikowanymi projektami w sensowny i niek³opotliwy sposób. To rozwi¹zanie ma postaæ narzêdzia Microsoft Project 2007. „Microsoft Project 2007 PL. Nieoficjalny podrêcznik” to rewelacyjna propozycja, oszczêdzaj¹ca Twój czas, odkryje przed Tob¹ wszystkie swoje tajemnice i da Ci do rêki u¿yteczne funkcje. Nauczysz siê planowaæ projekt, a tak¿e okreœlaæ zadania oraz czas pracy. Po przeczytaniu tej ksi¹¿ki bêdziesz wiedzia³, jak przygotowaæ plan projektu, który bêdzie przejrzysty, czytelny i – co najwa¿niejsze – ³atwy w utrzymaniu, aktualizowaniu i codziennej analizie. Autor pokazuje, w jaki sposób zidentyfikowaæ zasoby oraz przypisaæ je do zadañ oraz jak okreœliæ bud¿et projektu. Podczas lektury zdobêdziesz tak¿e wiedzê na temat sposobów monitorowania projektu, pracy z wieloma projektami czy te¿ wykorzystywania danych z Microsoft Project w innych programach. Z pewnoœci¹ zainteresuje Ciê rozdzia³ poœwiêcony szablonom i makrom, które pozwol¹ Ci zautomatyzowaæ i przyœpieszyæ czêsto wykonywane zadania. • Zarz¹dzanie projektami • Planowanie projektu • Identyfikowanie zadañ • Przygotowanie harmonogramu projektu • Tworzenie elastycznego, ³atwego do zarz¹dzania harmonogramu • Organizowanie zespo³u, identyfikacja koniecznych zasobów • Wi¹zanie zasobów z zadaniami • Œledzenie wykonania harmonogramu • Zarz¹dzanie zmianami w projekcie • Raportowanie • Praca z wieloma projektami • Wykorzystanie makr • Zastosowanie szablonów Zarz¹dzanie projektem mo¿e byæ sprawne i przyjemne! Spis treŁci Nieoficjalna czoęówka ...................................................................................... 13 Wstñp ................................................................................................................. 15 Czýļë I Zarzédzanie projektami. Nieoficjalny podrýcznik .......... 31 Rozdziaę 1. Projekty: od czego zaczÝß ..............................................................33 Co takiego wyróšnia projekty? ................................................................... 33 Czym jest zarzîdzanie projektami? ............................................................ 34 Dlaczego nalešy zarzîdzað projektami? ...................................................... 37 Wybieranie wĪaŁciwych projektów ............................................................. 38 Istotne cele przedsiĂbiorstwa .................................................................. 39 Wspólne kryteria wyboru projektów ....................................................... 40 Pozyskiwanie wsparcia dla projektu ........................................................... 46 OkreŁlenie, kto ma interes zwiîzany z projektem ................................... 46 Dokumentowanie interesariuszy projektu .............................................. 49 Upowszechnienie wiedzy o projekcie i jego menedšerze ............................. 50 Rozdziaę 2. Planowanie projektu .....................................................................53 Planowanie projektów w skrócie ................................................................ 53 Definiowanie projektu ............................................................................... 57 Na czym polega problem? ....................................................................... 57 Nadanie projektowi znaczenia ................................................................ 58 Jak rozwiîzað problem? .......................................................................... 59 Definiowanie celów projektu .................................................................. 61 Identyfikowanie rezultatów projektu ...................................................... 62 Ocena sukcesu ....................................................................................... 63 Definiowanie granic projektu ................................................................. 64 Dokumentowanie zaĪošeĬ projektowych ................................................ 64 Dokumentacja prowadzenia projektu ........................................................ 65 Planowanie procesów projektu ...................................................................66 Komunikacja ..........................................................................................66 Zarzîdzanie zmianami ...........................................................................67 Zarzîdzanie jakoŁciî ..............................................................................67 Zarzîdzanie ryzykiem ............................................................................68 Rozdziaę 3. Zapoznanie siñ z programem MS Project 2007 .............................73 Tworzenie harmonogramu projektu ..........................................................73 Co trzeba zrobið? ....................................................................................74 Jakie rezultaty ma dað projekt i w jakim czasie? .......................................77 Jak kašde z zadaĬ zalešy od innych? ........................................................79 Kto ma wykonað pracĂ? ..........................................................................81 Jak dĪugo bĂdzie to wszystko trwaĪo? .......................................................83 Zachowywanie projektu ............................................................................85 Rozdziaę 4. Podziaę pracy na zadania ..............................................................87 Identyfikacja pracy do wykonania ..............................................................88 PodziaĪ pracy ..........................................................................................89 Kiedy doŁð oznacza doŁð? ........................................................................92 Opracowanie WBS w MS Project 2007 .......................................................94 Tworzenie WBS w MS Project 2007 metodî zstĂpujîcî ...........................94 Tworzenie i modyfikowanie WBS na biešîco ..........................................97 Ustanawianie wĪasnych kodów hierarchii WBS ..........................................99 Dokumentowanie WBS w innym programie ............................................102 Importowanie WBS do MS Project 2007 ...................................................104 SzczegóĪowe dokumentowanie zestawów prac ..........................................107 Tworzenie dokumentacji zestawów prac w Wordzie ..............................108 Dowiîzanie dokumentacji zestawu prac do harmonogramu ..................110 Rozdziaę 5. Szacowanie czasu pracy ...............................................................111 Czym jest praca i czas trwania? ................................................................111 Opracowanie dobrych oszacowaĬ .............................................................112 Jaka dokĪadnoŁð jest wymagana? ...........................................................113 Sposoby szacowania pracy ....................................................................114 Pozyskiwanie oszacowaĬ od wĪaŁciwych ludzi .......................................115 Nie nalešy prosið o pojedyncze liczby ....................................................115 Nie zabezpieczað oszacowaĬ .................................................................116 SprzĂšenie zwrotne przy szacowaniu .....................................................118 Wprowadzanie oszacowaĬ do programu MS Project 2007 ........................118 Eksport zestawów zadaĬ do Excela ........................................................119 Importowanie oszacowaĬ do programu MS Project 2007 .......................123 Rozdziaę 6. Opracowywanie harmonogramu projektu ................................. 127 Tworzenie nowego projektu .....................................................................127 Tworzenie pustego projektu ..................................................................128 Tworzenie projektu na podstawie szablonu ...........................................128 Szybki dostĂp do szablonów ušytkownika .............................................130 4 M I C R O S O F T P R O J E C T 2 0 0 7 P L . N I E O F I C J A L N Y P O D R ĉ C Z N I K Zapisywanie nowego projektu ................................................................. 133 Zapisywanie projektu w plikach innego typu ........................................ 134 Ochrona plików projektów ................................................................... 137 Ustawianie opcji projektu ........................................................................ 138 Ustawianie daty rozpoczĂcia projektu ................................................... 138 OkreŁlenie standardowych dni pracy .................................................... 140 Dodawanie zadaĬ do projektu ................................................................. 144 Dodawanie zadaĬ ................................................................................. 145 Tworzenie kamieni milowych .............................................................. 146 Tworzenie zadaĬ cyklicznych ............................................................... 148 Wstawianie, przemieszczanie i usuwanie zadaĬ ....................................... 149 Wstawianie zadaĬ ................................................................................ 150 Przemieszczanie zadaĬ ......................................................................... 151 Kopiowanie zadaĬ ................................................................................ 152 Usuwanie zadaĬ ................................................................................... 153 Zmiana poziomu zarysu zadania .......................................................... 154 Rozdziaę 7. Tworzenie harmonogramu ęatwego w utrzymaniu ................... 157 Jak zadania wzajemnie na siebie oddziaĪujî? ............................................ 158 Tworzenie zalešnoŁci zadaĬ .................................................................... 160 Tworzenie zalešnoŁci ZakoĬczenie-rozpoczĂcie .................................... 160 Tworzenie i modyfikacja wszelkich typów zalešnoŁci zadaĬ .................. 162 Opóşnianie i nakĪadanie zadaĬ ............................................................. 165 OkreŁlanie czasu realizacji zadania za pomocî kalendarzy ....................... 166 Utrzymywanie elastycznego harmonogramu ........................................... 168 Typy ograniczeĬ ................................................................................... 168 Ustanawianie i zmiana ograniczeĬ ....................................................... 169 Zapobieganie niepošîdanym ograniczeniom ........................................ 170 Ustawianie przypomnieĬ o terminach ostatecznych ............................. 171 Czýļë II Planowanie projektu. Wiýcej niŜ tylko opracowanie harmonogramu .............175 Rozdziaę 8. Budowanie zespoęu projektu .......................................................177 OkreŁlanie zasobów projektu ................................................................... 178 Kto odpowiada za co? ........................................................................... 178 Kto raportuje komu? ............................................................................ 182 Jak rozumieð typy zasobów w MS Project 2007? ....................................... 183 Dodawanie zasobów w MS Project 2007 .................................................. 185 RĂczne dodawanie zasobów .................................................................. 186 Importowanie zasobów z innych programów ........................................ 188 Usuwanie zasobów ............................................................................... 191 Dostarczanie szczegóĪowych informacji o zasobach ..................................... 192 UzupeĪnianie informacji ogólnych ........................................................ 192 OkreŁlanie, kiedy zasoby pracujî .......................................................... 195 Definiowanie kosztu dla zasobów roboczych i materiaĪowych ................... 199 Tworzenie zasobów kosztowych ........................................................... 202 S P I S T R E ĝ C I 5 Rozdziaę 9. ĘÝczenie zasobów z zadaniami .................................................. 203 Przydzielanie zasobów roboczych do zadaĬ ..............................................204 Przypisywanie zasobów przy ušyciu okienka dialogowego ......................204 Przypisywanie zasobów w formularzu zadania ......................................208 Przypisywanie zasobów w tabeli wprowadzania widoku Wykres Gantta .... 210 Znalezienie wĪaŁciwych zasobów .............................................................211 Wyszukiwanie zasobów wedĪug okreŁlonych kryteriów .........................212 Przypisywanie zasobów materiaĪowych do zadaĬ ......................................216 Zrozumieð czas trwania, pracĂ i jednostki ................................................219 Modyfikacja przydziaĪów zasobów ...........................................................221 Dodawanie i usuwanie zasobów z zadaĬ ..................................................222 Kiedy nakĪad pracy okreŁla harmonogram .............................................223 Kontrolowanie zmian przydziaĪów za pomocî pola Typ zadania ............225 Rozdziaę 10. Czy harmonogram dziaęa? .........................................................229 Sprawdzenie ustawienia zadaĬ .................................................................230 Przeglîdanie zalešnoŁci miĂdzy zadaniami ...........................................230 Uwalnianie zadaĬ spod ograniczeĬ .......................................................232 Definiowanie harmonogramów pracy za pomocî kalendarzy ....................235 Tworzenie nowych kalendarzy ..............................................................235 Modyfikowanie kalendarzy ...................................................................237 Stosowanie kalendarzy .........................................................................246 Urzeczywistnianie przypisaĬ ...................................................................248 Przydzielanie pracowników dostĂpnych w niepeĪnym wymiarze godzin ..... 248 Modelowanie produktywnoŁci w programie MS Project 2007 ................249 Dopasowywanie zadaĬ do mošliwoŁci zasobu .......................................251 Równowašenie obciîšenia pracî ..............................................................251 Wyszukiwanie nadmiernych i zbyt maĪych alokacji ...............................252 Korygowanie przydziaĪów w celu poprawy alokacji ................................258 Bilansowanie przydziaĪów .....................................................................267 Podstawy bilansowania zasobów ...........................................................268 Konfigurowanie opcji bilansowania .......................................................269 Ustalanie priorytetów projektów i zadaĬ ...............................................273 Rozdziaę 11. Ustanawianie budœetu projektu ................................................277 Umieszczanie metki z cenî na projekcie ..................................................278 Wprowadzanie kosztów zasobów .............................................................280 Przygotowania do obliczeĬ kosztów .........................................................280 Przydzielanie zasobów kosztowych do zadaĬ .........................................281 Wprowadzanie osobliwych kosztów dla zadaĬ .......................................285 Przeglîdanie informacji o kosztach ..........................................................288 Przeglîdanie caĪkowitych kosztów projektu ..........................................288 Przeglîdanie kosztów zadaĬ, zasobów i przydziaĪów ..............................291 Dodawanie niestandardowych informacji o budšecie ............................291 6 M I C R O S O F T P R O J E C T 2 0 0 7 P L . N I E O F I C J A L N Y P O D R ĉ C Z N I K Porównywanie kosztów z budšetem ......................................................... 294 Etap 1. Tworzenie i wyznaczanie zasobów budšetowych ....................... 295 Etap 2. Przydzielanie zasobów budšetowych do zadaĬ sumarycznych projektu ....................................................... 296 Etap 3. Wpisywanie nakĪadów kosztów i pracy dla zasobów budšetowych .................................................................. 298 Etap 4. Tworzenie powiîzaĬ miĂdzy zasobami i ich typami budšetu ..... 301 Etap 5. Porównywanie wartoŁci zasobu budšetowego ............................ 304 Redukowanie kosztów projektu ............................................................... 306 Wyszukiwanie bĪĂdnych kosztów ......................................................... 306 Korygowanie harmonogramu ............................................................... 308 Korygowanie przydziaĪów ..................................................................... 309 Ponowne przemyŁlenie budšetu projektu .............................................. 309 Konfigurowanie roku finansowego projektu ............................................. 310 Przypisywanie kodów ksiĂgowych ............................................................ 311 Wpisywanie kodów ksiĂgowych do pola niestandardowego ................... 312 Tworzenie wielopoziomowych kodów ksiĂgowych ................................ 313 Stosowanie kodów ksiĂgowych w projekcie ........................................... 316 Rozdziaę 12. Dopracowywanie harmonogramu projektu ............................. 317 Ocena harmonogramu projektu ............................................................... 318 Porównywanie dat zakoĬczenia z terminami ostatecznymi ................... 318 Wyszukiwanie zadaĬ najlepiej nadajîcych siĂ do skrócenia ................... 319 Sprawdzanie kosztów projektu ............................................................. 324 Nowe narzĂdzia wspomagajîce dokonywanie zmian w programie MS Project 2007 ............................................................... 327 Zobaczyð, dlaczego zadania rozpoczynajî siĂ w danym momencie ........ 329 Zobaczyð wyniki zmian ........................................................................ 330 Gra w „co jeŁli” ..................................................................................... 331 Korygowanie przydziaĪów zasobów .......................................................... 332 ZwiĂkszanie liczby jednostek w celu skrócenia czasu trwania .................. 333 Przydzielanie innego zasobu ................................................................. 335 Dodawanie zasobów ............................................................................. 336 Wykorzystanie zapasu czasu do skrócenia harmonogramu .................... 336 Dzielenie zadaĬ na mniejsze fragmenty ................................................... 338 NakĪadanie zadaĬ ................................................................................... 339 Wyszukiwanie zadaĬ do przekazania na szybkî ŁcieškĂ ........................ 339 Modyfikowanie zalešnoŁci miĂdzy zadaniami w celu naĪošenia zadaĬ .... 340 PĪacenie wiĂcej za szybszî dostawĂ .......................................................... 342 Czas kontra pieniîdze .......................................................................... 342 Zastosowanie arkusza kalkulacyjnego do wyboru zadaĬ do skrócenia .... 343 Rozdziaę 13. Zapisywanie planu projektu ......................................................347 Uzyskiwanie akceptacji planu ................................................................. 348 Przechowywanie dokumentów projektu .................................................. 348 Zachowywanie pierwotnego planu w programie MS Project 2007 ............. 350 Ustawianie planu bazowego ................................................................. 352 Ustawianie dodatkowych planów bazowych ......................................... 354 S P I S T R E ĝ C I 7 Dodawanie nowych zadaĬ do planu bazowego ......................................355 Zapisywanie zestawów dat rozpoczĂcia i zakoĬczenia ...........................357 Czyszczenie planu bazowego ................................................................359 Przeglîdanie planów bazowych .............................................................359 Czýļë III Realizacja projektów ................................................... 365 Rozdziaę 14. ıledzenie postñpu ......................................................................367 Wybór najlepszego sposobu Łledzenia postĂpu ..........................................367 Uzyskiwanie danych o postĂpie i kosztach ...............................................369 Zbieranie informacji o postĂpie prac nad zadaniami od czĪonków zespoĪu ..........................................................................369 Zbieranie danych postĂpu o innych zasobach ........................................372 Wprowadzanie rzeczywistego postĂpu w programie MS Project 2007 ........374 Aktualizacja postĂpu zadania ...............................................................375 Aktualizacja projektu z ušyciem postĂpu przydziaĪu zasobów ................379 Globalna aktualizacja projektu .............................................................385 Aktualizacja kosztów projektu ..............................................................388 Rozdziaę 15. Ocena wydajnoIJci projektu ........................................................391 WartoŁci planowe, bazowe i rzeczywiste ...................................................392 Czy projekt jest wykonywany punktualnie? .............................................393 Sprawdzanie stanu na poziomie projektu ..............................................394 Przeglîdanie Łcieški krytycznej .............................................................395 Wyszukiwanie opóşnionych zadaĬ .......................................................399 Wyszukiwanie zadaĬ mogîcych napotkað problemy ..............................400 Sprawdzanie pracy ...................................................................................402 Wyszukiwanie nadmiernych alokacji ....................................................403 Wyszukiwanie pracy przekraczajîcej budšet ..........................................403 Czy projekt mieŁci siĂ w budšecie? ...........................................................404 Porównywanie kosztów za pomocî widoków i filtrów ............................405 Ocena kosztów z ušyciem raportów ......................................................406 Porównywanie kosztów projektu z budšetem ........................................406 Analiza wartoŁci wypracowanej ...............................................................407 Ocena wydajnoŁci za pomocî mierników wartoŁci wypracowanej ..........408 Analiza wykresu wartoŁci wypracowanej ...............................................408 Inne mierniki wartoŁci wypracowanej ...................................................410 Przeglîdanie wartoŁci wypracowanej .....................................................412 Sterowanie sposobem obliczania wartoŁci wypracowanej przez MS Project 2007 .......................................................................414 Powrót do planu ......................................................................................415 Przeglîd technik korygujîcych ..............................................................416 Przydzielanie nadgodzin .......................................................................417 Rozdziaę 16. ZarzÝdzanie zmianÝ ...................................................................421 Tworzenie systemu zarzîdzania zmianî ..................................................422 Zarzîdzanie šîdaniami zmian ..............................................................423 Rada oceniajîca zmiany: decydowanie o zmianach ................................424 ŀledzenie šîdaĬ zmian .........................................................................425 8 M I C R O S O F T P R O J E C T 2 0 0 7 P L . N I E O F I C J A L N Y P O D R ĉ C Z N I K Zarzîdzanie zmianami w programie MS Project 2007 .............................. 426 OkreŁlanie efektów proponowanych zmian .......................................... 426 Wprowadzanie zatwierdzonych zmian do projektu ............................... 429 Oznaczanie šîdaĬ zmian w programie MS Project 2007 ....................... 431 Rozdziaę 17. Raportowanie na temat projektów .......................................... 435 Przeglîd raportów dostĂpnych w programie MS Project 2007 ................... 436 Stan ogólny .......................................................................................... 436 WydajnoŁð finansowa ........................................................................... 439 Zarzîdzanie zadaniami ........................................................................ 440 Zarzîdzanie zasobami .......................................................................... 441 Raporty tekstowe .................................................................................... 443 Generowanie raportów tekstowych ....................................................... 444 Dostosowywanie raportów tekstowych ................................................. 446 Praca z raportami wizualnymi ................................................................. 451 Generowanie raportu wizualnego ......................................................... 453 Zmienianie i formatowanie raportu wizualnego tworzonego w Excelu .... 454 Zmienianie i formatowanie raportu wizualnego tworzonego w Visio ...... 460 Dopasowywanie szablonów raportów wizualnych ................................. 462 Zapisywanie danych raportu ................................................................ 464 Rozdziaę 18. Koěczenie projektu ....................................................................467 Uzyskiwanie akceptacji projektu ............................................................. 467 Zapinanie na ostatni guzik ...................................................................... 469 Tworzenie raportów zamykajîcych projekt .............................................. 469 Podsumowywanie projektu .................................................................. 469 Raportowanie wydajnoŁci ..................................................................... 471 Dokumentowanie wyciîgniĂtych wniosków ......................................... 472 Co zrobið z informacjami o projekcie? ...................................................... 476 Czýļë IV MoŜliwoļci programu MS Project 2007 ....................... 477 Rozdziaę 19. Praca nad wieloma projektami ..................................................479 Zarzîdzanie wieloma projektami ............................................................. 480 Tworzenie projektu gĪównego ............................................................... 481 Usuwanie projektu z projektu gĪównego ............................................... 485 ĩîczenie zadaĬ z róšnych projektów ..................................................... 485 WspóĪušytkowanie zasobów .................................................................... 487 Tworzenie puli zasobów ....................................................................... 488 ĩîczenie projektu z pulî zasobów ......................................................... 489 Otwieranie i zapisywanie projektów wspóĪušytkujîcych ....................... 490 OdĪîczanie projektu wspóĪušytkujîcego od puli zasobów ...................... 491 Edytowanie informacji w puli zasobów ................................................. 492 S P I S T R E ĝ C I 9 Rozdziaę 20. Wymiana danych miñdzy programami .................................... 493 Kopiowanie informacji .............................................................................495 Kopiowanie danych projektu do innych programów ..............................495 Kopiowanie danych z innych programów do programu MS Project 2007 .... 497 Tworzenie obrazów informacji o projekcie ............................................498 Importowanie i eksportowanie danych .....................................................504 Importowanie danych do programu MS Project 2007 ............................505 Eksportowanie danych z programu MS Project 2007 .............................509 Korzystanie z istniejîcej mapy ..............................................................511 Wymiana danych z Excelem .................................................................512 Praca z programami MS Project 2007 i Visio .........................................519 Rozdziaę 21. ĘÝczenie i osadzanie ..................................................................527 ĩîczenie i osadzanie danych programu MS Project 2007 w innych programach ........................................................................529 ĩîczenie i osadzanie danych w programie MS Project 2007 ...................533 Praca z poĪîczonymi i osadzonymi obiektami .......................................538 Rozdziaę 22. MS Project 2007 w internecie ................................................... 543 Tworzenie hiperĪîczy do informacji .........................................................543 Tworzenie hiperĪîcza do pliku lub strony WWW ...................................544 Modyfikowanie hiperĪîczy ....................................................................545 Tworzenie hiperĪîcza do lokalizacji w pliku programu MS Project 2007 .... 546 Integrowanie programów MS Project 2007 i Outlook ...............................548 Dodawanie zadaĬ programu MS Project 2007 do Outlooka ...................548 Importowanie zadaĬ z Outlooka ...........................................................549 Budowanie listy zasobów na podstawie ksiîški adresowej Outlooka ......550 PrzesyĪanie informacji o projekcie do innych osób .................................550 Czýļë V Dostosowywanie programu MS Project 2007 do wĥasnych potrzeb .................................................... 555 Rozdziaę 23. Dostosowywanie widoków .......................................................557 Tworzenie wĪasnego widoku ....................................................................558 Modyfikowanie podstawowej zawartoŁci widoku ..................................559 Tworzenie nowego widoku ...................................................................564 Zmienianie wyglîdu widoku Wykres Gantta ........................................565 Dopasowywanie skali czasu ..................................................................576 Zmienianie wyglîdu widoku obciîšeĬ ..................................................578 Dopasowywanie wykresu zasobów ........................................................580 Modyfikowanie diagramu sieciowego ....................................................583 Dopasowywanie widoku Kalendarz .......................................................587 Zmienianie tabel .....................................................................................589 PrzeĪîczanie tabeli w widoku ................................................................589 Zmienianie zawartoŁci tabeli ................................................................590 Modyfikowanie definicji tabeli ..............................................................591 Tworzenie nowej tabeli .........................................................................593 10 M I C R O S O F T P R O J E C T 2 0 0 7 P L . N I E O F I C J A L N Y P O D R ĉ C Z N I K Zmienianie wyglîdu tekstu ..................................................................... 594 Zmienianie kategorii tekstu ................................................................. 594 Zmienianie wybranego tekstu .............................................................. 596 Filtrowanie informacji ............................................................................. 597 Tworzenie i edytowanie filtrów ............................................................ 598 Definiowanie filtrów ............................................................................ 599 Szybkie i niedokĪadne filtrowanie za pomocî Autofiltru ........................ 606 Grupowanie elementów projektu ............................................................. 608 Praca z grupami .................................................................................... 608 Tworzenie grupy .................................................................................. 609 Zmienianie interwaĪu grupy ................................................................. 612 Rozdziaę 24. Definiowanie węasnych pól i formularzy ................................. 615 Definiowanie wĪasnych pól ...................................................................... 615 Dostosowywanie pola ........................................................................... 617 Kodowanie zadaĬ i zasobów ................................................................. 627 Tworzenie wĪasnych formularzy .............................................................. 631 Tworzenie formularza .......................................................................... 632 Rozdziaę 25. Dostosowywanie pasków narzñdzi i menu ..............................637 Dopasowywanie menu i pasków narzĂdzi ................................................ 639 Przed dostosowaniem menu lub paska narzĂdzi .................................... 640 Dodawanie poleceĬ do menu lub paska narzĂdzi ................................... 640 Dodawanie menu do innego menu lub paska narzĂdzi .......................... 642 Modyfikowanie elementu menu lub paska narzĂdzi .............................. 643 Tworzenie nowych pasków narzĂdzi i menu ............................................ 646 Tworzenie nowego paska narzĂdzi ........................................................ 647 Kopiowanie paska narzĂdzi w celu utworzenia nowego .......................... 647 Edytowanie pasków narzĂdzi i menu ....................................................... 649 Zmienianie nazw pasków zadaĬ i menu ............................................... 649 Usuwanie pasków narzĂdzi i menu ....................................................... 649 Tworzenie skrótów klawiszowych ........................................................... 650 Rozdziaę 26. Projekty wielokrotnego uœytku: szablony ................................653 UdostĂpnianie niestandardowych elementów .......................................... 653 Przechowywanie ustawieĬ i elementów programu MS Project 2007 ......... 655 Kopiowanie elementów miĂdzy plikami ............................................... 656 Usuwanie niestandardowych elementów z plików ................................ 660 Zmienianie nazw elementów niestandardowych .................................. 660 Budowanie szablonów projektów ............................................................. 661 Tworzenie szablonu projektu ............................................................... 662 UĪatwianie odnalezienia szablonów ...................................................... 663 Edytowanie szablonu ............................................................................ 664 Tworzenie pliku projektu na podstawie szablonu .................................. 665 S P I S T R E ĝ C I 11 Rozdziaę 27. Oszczñdzanie czasu z uœyciem makr .........................................667 Co mošna zrobið za pomocî makr? ..........................................................667 Nagrywanie makr ....................................................................................668 Uruchamianie makr ................................................................................671 Uruchamianie makr za pomocî okna dialogowego Makra .....................672 Uruchamianie makr za pomocî paska narzĂdzi lub menu .....................673 Ušycie skrótów klawiszowych do uruchamiania makr ..........................674 Przeglîdanie i edytowanie kodu makra .....................................................674 Nauka programowania w programie MS Project 2007 ..............................676 Dodatki .........................................................................................677 Dodatek A Instalowanie programu MS Project 2007 ....................................679 Dodatek B Uzyskiwanie pomocy ................................................................... 689 Dodatek C Skróty klawiszowe ........................................................................ 701 Skorowidz ........................................................................................................709 12 M I C R O S O F T P R O J E C T 2 0 0 7 P L . N I E O F I C J A L N Y P O D R ĉ C Z N I K 1 ROZDZIAà Projekty: od czego zaczîð M S Project 2007 ma mnóstwo przydatnych funkcji, które uĪatwiajî za- rzîdzanie dowolnym typem projektu. Aby móc ich ušyð, trzeba jednak wiedzieð co nieco o zarzîdzaniu projektami. Ten rozdziaĪ jest adreso- wany do tych, którzy polecenie zarzîdzania projektem kwitujî pytaniem, czym wĪaŁciwie jest projekt i co znaczy zarzîdzað nim. WyjaŁniono tu, co róšni projekt od codziennej pracy, a takše jak wyglîda zarzî- dzanie projektami na wysokim poziomie abstrakcji i dlaczego jest ono warte za- chodu. Zarzîdzanie projektami uĪatwia osiîgniĂcie zamierzonych rezultatów na czas, w ramach budšetu i z pominiĂciem sytuacji kryzysowych. Gdy realizacja projektu szwankuje, techniki zarzîdzania pozwalajî sprowadzið go z powrotem na wĪaŁciwî drogĂ. Jednak jeszcze przed rozpoczĂciem realizacji projekt musi pomyŁlnie przejŁð proces selekcji. Trzeba nauczyð siĂ, co charakteryzuje dobry projekt, tak jak ba- seballista musi wiedzieð, czy rzut jest doŁð dobry, by warto byĪo starað siĂ ude- rzyð w piĪkĂ. (Nawet jeŁli selekcja projektów lešy w gestii kierownictwa, warto nauczyð siĂ zasad selekcji projektów i okreŁlania ich priorytetów, gdyš uĪatwia to ewentualne przyszĪe dyskusje na ten temat). RozdziaĪ koĬczy siĂ omówieniem jedynej umiejĂtnoŁci, bez której menedšer projektów absolutnie nie moše siĂ obejŁð: pozyskania i utrzymania poparcia interesariuszy projektu — ludzi zainteresowanych tym, by realizacja projektu zakoĬczyĪa siĂ sukcesem. RozdziaĪ uczy takše, jak identyfikowað interesariuszy projektu i ich oczekiwania oraz jak wĪîczyð ich w projekt, by mogli udzielið po- mocy, gdy stanie siĂ to potrzebne. Co takiego wyróšnia projekty? Projekty majî rozmaite postaci i rozmiary, poczîwszy od ustawienia wĪaŁciwego czasu na zegarku elektronicznym, aš po zaprojektowanie czasomierza tak wyra- finowanego, še do jego obsĪugi potrzebny jest doktorat. Jaki element jest wspólny Czym jest zarzîdzanie projektami? dla wszystkich projektów i jednoczeŁnie odróšnia je od wszelkich innych typów pracy? Oto jedna z definicji projektu: Projekt jest unikatowym przedsiĂwziĂciem o jasno zdefiniowanych celach oraz momentach rozpoczĂcia i zakoĬczenia, a takše zazwyczaj o okreŁlonym budšecie. x Unikatowy to najwašniejsze okreŁlenie w powyšszej definicji, poniewaš kašdy projekt jest w jakiŁ sposób inny od pozostaĪych. Montaš zbrojeĬ do budowy róšnych budynków, zbudowanych wedĪug odmiennych zaĪošeĬ oraz przy innej pogodzie, stanowi róšne projekty. Projekt budynku, warunki lo- kalne i pogoda powodujî, še kašda budowa bĂdzie przebiegaĪa odmiennie, nawet jeŁli budynki sî dokĪadnie takie same. Z drugiej strony zespóĪ przygo- towujîcy i spawajîcy prĂty zbrojeniowe kašdego dnia wykonuje takî samî pracĂ, typowo nazywanî dziaĪaniami, nawet jeŁli wymiary i ksztaĪty zbrojenia sî róšne. x Jasno zdefiniowane cele sî niezbĂdne do tego, aby istniaĪa jakakolwiek na- dzieja zakoĬczenia realizacji projektu, zamkniĂcia siĂ w przyznanym budšecie i zadowolenia odbiorców projektu. Bez wzglĂdu na to, czy definiujemy cele jako konkretne, mierzalne bîdş jednoznaczne, okreŁlajî one, do czego pro- jekt zmierza, by kašdy wiedziaĪ, kiedy siĂ zakoĬczy jego realizacja. „Trzyma- nie kota z dala od blatu kuchennego” to praca, która nie ma koĬca. Dla odmiany „Zrzucenie kota z indyka przygotowywanego na ŀwiĂto DziĂkczynienia” to cel, który da siĂ osiîgnîð, aczkolwiek nie bez ryzyka dla zdrowia. x Mimo še niektóre projekty sprawiajî wrašenie, iš przeciîgajî siĂ w nieskoĬ- czonoŁð, kašdy projekt kiedyŁ siĂ zaczyna i koĬczy, gdy osiîgnie zaĪošone cele. Kiedy brygada budowlana spawa ostatni prĂt zbrojeniowy w zaprojek- towanym miejscu i praca zostaje odebrana przez majstra, robotnicy mogî przyjîð kolejne zlecenie. Jednakše gdy zakoĬczenie prac stale przesuwa siĂ, a praca ciîgnie siĂ bez koĬca, zazwyczaj oznacza to, še cele zostaĪy bĪĂdnie okreŁlone. RozdziaĪ 2. pokazuje, jak poprawnie definiowað cele. x Budšet gra w wiĂkszoŁci projektów istotnî rolĂ, poniewaš maĪo kto uznaje pieniîdze za nieistotne. Nalešy zatem zwrócið uwagĂ nie tylko na osiîgniĂcie celów w okreŁlonym czasie, ale i na to, by cena byĪa rozsîdnej wysokoŁci. Uwaga: Dr Joseph M. Juran, najlepiej znany ze swoich prac na temat zarzédzania jakoļcié i wpĥywu na metodologiý Six Sigma, okreļliĥ projekt jako pproblem do rozwiézania wedĥug harmonogramu. Obowiézuje tutaj ta sama zasada, co we wczeļniejszej definicji: zdefiniowanie problemu do rozwié- zania okreļla cele projektu, a ustalenie harmonogramu jego rozwiézania okreļla daty poczétku i koħca realizacji projektu. Czym jest zarzîdzanie projektami? Zarzîdzanie projektami to sztuka zrównowašenia celów projektu wzglĂdem ograniczeĬ czasowych i finansowych. OczywiŁcie osiîgniĂcie równowagi wymaga umiejĂtnoŁci, doŁwiadczenia i caĪego zestawu technik. Ponišsza sekcja prezentuje przebieg projektu od narodzin aš do zakoĬczenia. 34 C Z ĉ ĝ û I i Z A R Z Ą D Z A N I E P R O J E K T A M I . N I E O F I C J A L N Y P O D R ĉ C Z N I K Czym jest zarzîdzanie projektami? Nowicjusze czĂsto postrzegajî zarzîdzanie projektami jako budowanie sekwen- cji zadaĬ, ale Łwiadomi rzeczy wiedzî, še proces ten zaczyna siĂ, jeszcze zanim projekt siĂ oficjalnie rozpocznie, a koĬczy siĂ w jakiŁ czas po osiîgniĂciu za- planowanych celów. Nie ma jedynej sĪusznej metody zarzîdzania projektami, ale wiĂkszoŁð istniejîcych metodologii zawiera nastĂpujîce piĂð faz (pokazuje to rysunek 1.1): x RozpoczĂcie, czĂsto nazywane inicjalizacjî, stanowi pierwszy wašny choð krótki etap zarzîdzania projektami. Jest to jedyna okazja, by przygotowað projekt do udanej realizacji. Na tym etapie nalešy odpowiedzieð na pytania, dlaczego akurat ten projekt ma zostað zrealizowany oraz czy warto go w ogóle realizowað w tym czasie. WstĂpne próby opisania przeznaczenia projektu mogî doprowadzið do ogólnych stwierdzeĬ typu: „Uruchomienie witryny in- ternetowej w celu poprawy obsĪugi klientów”. Ale w trakcie identyfikowania interesariuszy projektu (strona 46) okazuje siĂ, o co dokĪadnie chodzi w pro- jekcie i co chcî oni osiîgnîð. Im dokĪadniej opisane zostanî cele projektu, tym wiĂksza bĂdzie szansa na jego udanî realizacjĂ. Zaniedbanie zabiegów majîcych na celu zgromadzenie poparcia dla projektu (strona 46) jest bardzo powszechnym i istotnym bĪĂdem. Projekt potrzebuje poparcia interesariuszy, by poradzið sobie miĂdzy innymi z problemami sprzecznych celów, niedoborów zasobów czy braków finansowych. Co wiĂcej, menedšer projektu takše potrzebuje oficjalnego wsparcia, by mošna byĪo okreŁlið zakres jego prerogatyw. x Planowanie. Planowanie, omówione szczegóĪowo w rozdziale 2., to etap opracowania szczegóĪowej specyfikacji projektu: celów do osiîgniĂcia, prac do zrealizowania, wykonawców prac, czasu wykonania prac i caĪkowitego kosztu realizacji projektu. Co wiĂcej, to na tym etapie ustala siĂ zasady wspóĪ- pracy, wĪîcznie ze sposobem komunikacji pomiĂdzy czĪonkami zespoĪu, za- sadami zatwierdzania prac i postanowieĬ czy sposobami zarzîdzania ryzy- kiem i zmianami. x Realizacja projektu nazywana teš wykonaniem to najdĪušszy etap zarzî- dzania projektem, lecz sprowadza siĂ on do urzeczywistniania planu. Za- daniem menedšera projektu jest upewnienie siĂ, še czĪonkowie zespoĪu pra- cujî we wĪaŁciwym czasie nad realizacjî odpowiednich elementów planu. x Sprawowanie kontroli nad realizacjî projektu. W doskonaĪym Łwiecie wy- starczyĪoby zrealizowað plan, bo realizacja projektu zawsze przebiegaĪaby zgodnie z planem. Poniewaš Łwiat nie jest doskonaĪy, menedšerowie muszî jednak kontrolowað postĂpy wykonania planu, by móc okreŁlið, czy realiza- cja przebiega zgodnie z harmonogramem, mieŁci siĂ w wyznaczonym budše- cie i prowadzi do osiîgniĂcia zaplanowanych celów. Zazwyczaj coŁ spowo- duje rozbiešnoŁci miĂdzy planem a realizacjî i nie jest wašne, czy bĂdzie to choroba kogoŁ z personelu, potrzeba zmiany projektu czy teš inwazja sza- raĬczy. Na etapie sprawowania kontroli menedšer ma za zadanie obserwo- wað postĂpy realizacji projektu i porównywað je z zaplanowanymi, decydo- wað, jak postîpið, gdy projekt zbacza z kursu, dokonað niezbĂdnych korekt i ponownie obserwowað postĂpy. RozdziaĪy 14. i 15. opisujî, jak wykorzystað MS Project 2007 do kontrolowania sytuacji. R O Z D Z I A à 1 . i P R O J E K T Y : O D C Z E G O Z A C Z Ą û 35 Czym jest zarzîdzanie projektami? x ZakoĬczenie. Jak relacje miĂdzyludzkie, tak i projekty potrzebujî zakoĬ- czenia. Zanim projekt zostanie uznany za kompletny i zakoĬczony, trzeba zadbað o ostatnie szczegóĪy, jak rozwiîzanie umów, przekazanie zasobów do nowych zadaĬ i zgromadzenie dokumentacji wydajnoŁci projektu (strona 471). Faza zakoĬczenia nastĂpuje wtedy, gdy menedšer przedkĪada kompletny projekt do zatwierdzenia jako zrealizowany. Jest to znak, še praca nad nim do- biegĪa koĬca. W rozdziale 18. podano, jakie informacje nalešy wówczas po- zyskað i zebrað. Rysunek 1.1. Planowanie nie jest zdarzeniem jednorazowym, gdyŜ Ŝaden projekt nie jest realizowany idealnie zgodnie z planem. Nieza- leŜnie od tego, czy wystépiĥy zmiany, kwestie do wyjaļnienia czy teŜ katastrofalne problemy, menedŜer projektu musi regularnie prze- glédaë i poprawiaë plan N A R Z ā D Z I A B R A N Š O W E KsiĂga Zarzîdzania Projektami Instytut Zarzédzania Projektami (ang. Project Mana- gement Institute — PMI) jest niekomercyjné organi- zacjé zajmujécé siý wszelkimi aspektami zarzédzania projektami. Oferuje z tego zakresu szkolenia i certyfi- katy potwierdzajéce, Ŝe menedŜerowie projektów wiedzé, co robié. PMI wspiera równieŜ badania nad nowymi metodami zarzédzania projektami. PMI wydaje Project Management Body of Knowledge zwany „Przewodnikiem PMBOK”. Jest to dokument prezentujécy zebrané wiedzý caĥej masy doļwiadczo- nych menedŜerów projektów w formie przeglédu etapów zarzédzania projektem, powodów ich realizacji i przyniesionych przez nie rezultatów. Uwaga! PMBOK jest napisany suchym, formalnym jýzykiem i nie za- wiera informacji, jak dokĥadnie realizowaë zadania zwié- zane z zarzédzaniem projektami. Jest to wspaniaĥa publikacja encyklopedyczna, lecz (w odróŜnieniu od tej ksiéŜki) bezuŜyteczna jako podrýcznik. 36 C Z ĉ ĝ û I i Z A R Z Ą D Z A N I E P R O J E K T A M I . N I E O F I C J A L N Y P O D R ĉ C Z N I K Dlaczego nalešy zarzîdzað projektami? Dlaczego nalešy zarzîdzað projektami? PiĂð etapów niezarzîdzanego projektu mošna opisað jako dziki entuzjazm, po- nura utrata zĪudzeĬ, szukanie winnych, karanie niewinnych i nagradzanie nie- zaangašowanych. Niezarzîdzany projekt przypomina czarnî dziurĂ wciîgajîcî personel, urzîdzenia i pieniîdze, a i tak nie dostarcza rezultatów, które powi- nien. Mimo nieprzyjemnej alternatywy wiele organizacji obawia siĂ, še zarzî- dzanie projektami wymaga sztywnych, biurokratycznych procedur, które mogî spowodowað nawet wiĂksze opóşnienia w realizacji projektu niš caĪkowity brak zarzîdzania. W rzeczywistoŁci jest dokĪadnie na odwrót i planowanie projektów oraz zarzîdzanie nimi oferuje wiele korzyŁci, a w tym: x Zadowolenie klientów. Czy projekt jest realizowany dla klientów firmy, czy teš dla grupy wewnîtrz przedsiĂbiorstwa, odbiorcy lubiî otrzymywað to, czego chcî i kiedy chcî. Istnieje wiĂksza szansa, še faktycznie dostanî to, czego oczekujî, gdyš pierwszy krok zarzîdzania projektem to okreŁlenie, do czego projekt zmierza. Z kolei utrzymywanie kontroli nad projektem zwiĂksza szansĂ osiîgniĂcia celów w zaplanowanym terminie i utrzymania kosztów w rozsîdnych granicach. x Osiîganie celów. Ludzie pracujîcy przy projektach pozbawionych planu majî tendencjĂ do zapominania, jaki jest cel ich wysiĪków. Plan projektu wiîše projekt z konkretnymi celami do osiîgniĂcia, co powoduje, še wszyscy siĂ na nich skupiajî. Udokumentowane cele pozwalajî takše ograniczyð roz- rastanie siĂ projektów w nieskoĬczonoŁð. x Terminowe zakoĬczenie. ZakoĬczenie realizacji projektu na czas jest istot- ne z wielu powodów. WydĪušenie czasu realizacji zwiĂksza koszty projektu i powoduje przekroczenie budšetu. Dodatkowo moše spowodowað utratĂ po- trzebnych zasobów lub opóşnið rozpoczĂcie realizacji innych projektów. CzĂsto czas bywa najistotniejszym czynnikiem, na przykĪad wtedy, gdy trzeba zdîšyð z wprowadzeniem produktu na rynek przed konkurencjî. x ElastycznoŁð. DokĪadnie przeciwnie do tego, co wiele osób sîdzi, projekty zarzîdzane sî bardziej elastyczne od niezarzîdzanych. Zarzîdzanie projek- tami nie zapobiega wszelkim problemom, lecz jeŁli juš zaistniejî, uĪatwia ich rozwiîzanie. Gdy coŁ idzie nie tak, jak powinno, mošna szybko przejrzeð plan i znaleşð rozwiîzanie alternatywne. To jest dopiero elastycznoŁð. Co wiĂcej, Łledzenie postĂpów oznacza, še problemy sî zauwašane, gdy jest jeszcze czas na reakcjĂ. x Lepsza wydajnoŁð finansowa. WiĂkszoŁð kadry kierowniczej ma obsesjĂ na punkcie wydajnoŁci finansowej. Bardzo wiele projektów ma wytyczone finan- sowe cele, jak na przykĪad zwiĂkszenie sprzedašy, obnišenie kosztów albo ogra- niczenie iloŁci kosztownych zwrotów. Zarzîdzanie projektami pomaga zadowolið kierownictwo, gdyš dostarcza bardziej zadowalajîcych wyników finansowych. x Bardziej zadowoleni i produktywni pracownicy. Wykwalifikowani pra- cownicy sî trudni do pozyskania i zazwyczaj nie sî tani. Ludzie mogî zrobið wiĂcej, jeŁli sî w stanie pracowað, unikajîc stresu, dramatycznych sytuacji i straszliwie dĪugich godzin pracy. Co wiĂcej, nie starajî siĂ odejŁð, co ogra- nicza koszty rekrutacji i szkolenia nowych pracowników. R O Z D Z I A à 1 . i P R O J E K T Y : O D C Z E G O Z A C Z Ą û 37 Wybieranie wĪaŁciwych projektów N A R Z ā D Z I A B R A N Š O W E Wybór metodologii zarzîdzania projektami Firmy realizujéce projekty seryjnie zazwyczaj obierajé jedné metodologiý zarzédzania projektami, jak Six Sigma czy Agile Development, i trzymajé siý jej. Dziýki temu wszystkie realizowane przez nich projekty korzystajé z tego samego procesu zarzédzania. Zespoĥy dowiadujé siý, co dziaĥa, a co nie dziaĥa, i wszyscy wiedzé, czego mogé siý spodziewaë. Wybór wĥaļciwego podejļcia bardzo silnie zaleŜy od ļrodowiska pracy. ZĥoŜone ļrodowiska wielkich projek- tów, silnie rozproszonych zespoĥów czy teŜ wielu do- stawców potrzebujé solidnej metodologii zarzédzania projektami o sformalizowanych i dobrze zdefiniowa- nych procedurach oraz zestandaryzowanych formula- rzach i dokumentach, a takŜe oprogramowania takie- go jak serwer Project Server do ļledzenia wszystkich szczegóĥów. Prostsze i mniejsze projekty zadĥawiĥyby siý narzutem pracy, ale bez trudu dajé siý realizowaë przy zastosowaniu mniej formalnego podejļcia. Ta ksiéŜka wprowadza podstawowe kroki, które moŜna traktowaë jako punkt wyjļcia. Jeļli ktoļ potrzebuje go- towej metodologii, moŜe jé znaleŚë w nastýpujécych miejscach:  Zarzédzanie projektami Nancy Mingus to wydana przez Onepress pozycja przedstawiajéca najlepsze sposoby wykonania zadania — od zaplanowania jego budŜetu po rozwiézywanie problemów.  Efektywne zarzédzanie projektami. Wydanie III Roberta K. Wysockiego i Rudda McGary’ego to ko- lejna wydana przez Onepress pozycja, w której autorzy przedstawiajé nowoczesne metody zarzé- dzania projektami, wypracowane w ciégu ostat- nich lat i uwzglýdniajéce zmiany, jakie dokonaĥy siý w gospodarce.  Firma TenStep, Inc. oferuje na swojej stronie http:// ´www.tenstep.pl metodý podejļcia do zarzédzania projektami, która zgodnie z nazwé wymaga dzie- siýciu kroków od poczétku do koħca. Podejļcie to moŜe byë dopasowane do potrzeb prowa- dzenia zarówno duŜych, jak i maĥych projektów. Po darmowym zarejestrowaniu siý w tej witrynie moŜna grzebaë w kopalni médroļci zarzédzania projektami. Wybieranie wĪaŁciwych projektów Projektów nigdy nie brakuje, ale zazwyczaj nie ma doŁð czasu, pieniĂdzy i ludzi, by daĪo siĂ zrealizowað wszystkie. Przed rozpoczĂciem zarzîdzania projektem trzeba siĂ upewnið, še jego miejsce wŁród projektów przeznaczonych do zreali- zowania jest uzasadnione. Gra w rzutki ani wróšenie z pĪatków stokrotek nie sî wystarczajîcym mechanizmem selekcyjnym. Lepiej jest, jeŁli wiadomo, co liczy siĂ dla przedsiĂbiorstwa, a projekty selekcjonuje siĂ pod kîtem wspiera- nia celów firmy. Kryteria doboru projektów sî równieš przydatne, kiedy projekt wejdzie juš w fazĂ realizacji, poniewaš nie zawsze otrzymywane rezultaty sî zgodne z oczekiwa- niami. JeŁli projekt nie speĪnia pokĪadanych w nim nadziei, nalešy podjîð decy- zjĂ, czy poŁwiĂcið czas, by wyprowadzið go z powrotem na prostî, czy teš po pro- stu go porzucið. Podobna sytuacja ma miejsce, kiedy pojawia siĂ nowy kuszîcy projekt. Mošna go wtedy porównað z projektami w toku, by okreŁlið, czy warto zrealizowað go zamiast projektu, który zostaĪ juš czĂŁciowo wykonany. Uwaga: Kryteria doboru mogé zaoszczýdzië sporo czasu i wysiĥku nawet jeszcze przed rozpoczý- ciem procesu selekcji projektów. Ludzie myļlécy o zaproponowaniu projektu do realizacji mogé ocenië potencjalne rezultaty jeszcze przed spotkaniem z komisjé wyboru. Jeļli rezultaty nie sé zado- walajéce, prezentowanie tego projektu kierownictwu po prostu nie ma sensu. 38 C Z ĉ ĝ û I i Z A R Z Ą D Z A N I E P R O J E K T A M I . N I E O F I C J A L N Y P O D R ĉ C Z N I K Wybieranie wĪaŁciwych projektów Niezalešnie od tego, czy jest to maĪe przedsiĂbiorstwo decydujîce o sposobie wy- korzystania swoich ograniczonych zasobów, czy teš komisja wyboru opracowu- jîca portfel projektów do realizacji, w kašdym przypadku, by podjîð wĪaŁciwî decyzjĂ, potrzeba spójnego procesu selekcyjnego. Mošna wybrað projekty o naj- bardziej obiecujîcych prognozach, opierajîc siĂ na ocenie propozycji. JeŁli okaše siĂ, še pieniîdze i zasoby skoĬczyĪy siĂ, pozostaĪe zakwalifikowane projekty mogî poczekað na moment rozpoczĂcia swojej realizacji. Istotne cele przedsiĂbiorstwa Niektóre projekty sî bezsensowne, szczególnie te, których celem jest speĪnienie wymagaĬ przepisów prawa. Na przykĪad przedsiĂbiorstwa, które chcî prowadzið legalne interesy, muszî przestrzegað przepisów ustawy o rachunkowoŁci. Z dru- giej strony mošna przetrzebið projekty, wybierajîc tylko te, które sî zgodne z mi- sjî i celami firmy. JeŁli firma zajmuje siĂ produkcjî ušytkowî, to celem moše byð wprowadzenie nowych produktów na rynek, zanim zrobi to konkurencja. Z kolei w opiece zdrowotnej bezpieczeĬstwo przewaša nad szybkoŁciî dziaĪania, gdyš próba wycofania z rynku urzîdzeĬ wszczepionych juš ludziom moše zaszkodzið zarówno pacjentom, jak i finansom przedsiĂbiorstwa. JeŁli opis projektu zaczyna siĂ od sĪów „ByĪoby miĪo...”, to mošna juš na tym etapie zakoĬczyð pracĂ nad nim, chyba še uda siĂ go powiîzað z przeliczalnymi na korzyŁci celami organizacji. A B Y Z A O S Z C Z ā D Z I ï C Z A S Wybieranie komisyjne Zarzédzanie za pomocé kompromisu cieszy siý zĥé sĥawé, lecz kkomisja wyboru projektów to dobry spo- sób zapewnienia, by organizacja wybieraĥa do realizacji tylko wĥaļciwe projekty. W skĥad skutecznej komisji wchodzé decydenci z kaŜdego obszaru dziaĥalnoļci firmy dysponujécy zróŜnicowanym wachlarzem umie- jýtnoļci. Komisja taka stosuje kryteria doboru, by proces decyzyjny byĥ jak najbardziej obiektywny. Pozbawieni bezstronnego arbitraŜu sponsorzy i menedŜerowie pro- jektów mogé wybieraë do realizacji projekty ze znacz- nie mniej przekonujécych powodów: poniewaŜ pro- jekt wydaje siý intrygujécy, ryzyko jest niewielkie lub sami po prostu czujé siý zwiézani z proponowanymi przez siebie projektami. Komisja nie skazuje nikogo na zbiurokratyzowany proces wyboru. Jeļli kryteria sé udokumentowane, to i etapy procesu sé doļë proste: 1. Ktoļ zgĥasza propozycjý projektu. Zazwyczaj spon- sorzy albo menedŜerowie przygotowujé prezenta- cjý projektu, która ma przekonaë do jego realizacji komisjý i która opisuje, dlaczego projekt jest warty zachodu, jakich korzyļci naleŜy siý po nim spo- dziewaë i jak pasuje do kryteriów doboru. 2. Komisja wyboru ocenia propozycje. Komisja spotyka siý regularnie, zgodnie z harmonogramem, by oceniaë propozycje projektów. Zespoĥy proponujéce projekty majé okazjý wygĥoszenia swoich racji, zazwyczaj od- powiadajéc na pytania czĥonków komisji, co pozwala wyjaļnië wszystkie niejednoznacznoļci. Po zakoħcze- niu wszystkich prezentacji komisja dyskutuje zalety proponowanych projektów, ich zgodnoļë z celami fir- my oraz konflikty i problemy, które zostaĥy ujawnione. 3. Komisja zatwierdza lub odrzuca projekty. Komisja decyduje, które projekty powinny zostaë zrealizo- wane, oraz informuje zespoĥy je proponujéce o swoich decyzjach, najlepiej z uzasadnieniem. R O Z D Z I A à 1 . i P R O J E K T Y : O D C Z E G O Z A C Z Ą û 39 Wybieranie wĪaŁciwych projektów Oto niektóre popularne cele biznesowe stanowiîce przesĪanki do uruchomienia projektu: x zwiĂkszenie dochodów, x poprawa opĪacalnoŁci, x zwiĂkszenie udziaĪu w rynku, x obnišenie ceny w celu utrzymania konkurencyjnoŁci, x redukcja kosztów, x redukcja czasu dostarczenia produktu na rynek, x wzrost zadowolenia klientów, x poprawa jakoŁci lub bezpieczeĬstwa produktu, x zmniejszenie iloŁci odpadów, x zaspokojenie standardów nadzoru, x zwiĂkszenie produktywnoŁci. K O N T A K T Z R Z E C Z Y W I S T O ŀ C I í Jak przetrwað bez kryteriów doboru Po co przejmowaë siý kryteriami doboru, jeļli ktoļ dowiaduje siý o projektach tylko wtedy, gdy ma nimi zarzédzaë? Co robië, jeļli nie ma procesu doboru, a pozyskanie wsparcia dla projektu i zasobów do jego realizacji jest zawsze ciýŜké batalié? Jeļli ktoļ ma po- jýcie, jakie warunki ma speĥniaë dobry projekt (a takŜe ma trochý czasu i cierpliwoļci), moŜe te udrýki i zgry- zoty obrócië na swojé korzyļë. Jeļli kierownictwo zdaje siý chcieë wszystkiego naraz z niezmienné desperacjé, naleŜy dowiedzieë siý, co jest naprawdý waŜne. Wystarczy popytaë kierowni- ków, co wedĥug nich siý liczy, i dowiedzieë siý, o co dyrektor zawsze pyta. Dobrze jest sĥuchaë, co mówié dyrektorzy na zebraniach zaĥogi. Po zidentyfikowaniu kluczowych celów firmy naleŜy zarzédzaë projektami tak, by dostarczaë jak najwiýcej liczécych siý wyników. Im wiýcej siý ich dostarczy, tym ĥatwiej býdzie pozyskaë zasoby i wsparcie do realizacji kolejnych projektów. Nie sposób daë kaŜdemu wszystko, czego pragnie, wiýc naleŜy skoncentrowaë siý na naj- waŜniejszych celach. Zrobiwszy dobre wraŜenie przy realizacji kilku istotnych projektów, moŜna zaproponowaë kadrze kierowniczej proces doboru projektów do realizacji. Wspólne kryteria wyboru projektów Choð niektóre projekty muszî byð zaakceptowane ze wzglĂdu na uregulowania prawne lub decyzjĂ dyrektora, wiĂkszoŁð musi przejŁð zwyciĂsko proces selekcji. Potrzebny jest wspólny wskaşnik, który okreŁli opĪacalnoŁð projektów. Ze wzglĂdu na róšnorodnoŁð celów przedsiĂbiorstw czĂsto takim wskaşnikiem sî pieniîdze. Ta sekcja przedstawia wiĂkszoŁð stosowanych przez kierowników metod, które sĪušî do oceny opĪacalnoŁci projektów, oraz omawia mocne i sĪabe strony tych strategii. Niewašne, czy chodzi o zwiĂkszenie dochodu, redukcjĂ kosztów, czy teš poprawĂ jakoŁci produktu, zazwyczaj zamierzone korzyŁci daje siĂ przeliczyð na pieniî- dze. ZwyciĂša projekt, który zarabia najwiĂcej w porównaniu ze swoim kosztem 40 C Z ĉ ĝ û I i Z A R Z Ą D Z A N I E P R O J E K T A M I . N I E O F I C J A L N Y P O D R ĉ C Z N I K Wybieranie wĪaŁciwych projektów realizacji. OczywiŁcie, by policzyð wyniki finansowe, trzeba znað wartoŁci licz- bowe, a šeby poznað wartoŁci liczbowe, trzeba przeprowadzið wstĂpne prace i ocenĂ (strona 114). Nie potrzeba peĪnego planu projektu (strona 53), by zapro- ponowað go do realizacji, lecz trzeba znað w przyblišeniu wielkoŁð kosztów i po- tencjalnych zysków. Dlatego wiele firm zaczyna od studium wykonalnoŁci — niewielkich prac majîcych na celu okreŁlenie, czy warto sobie w ogóle dalej za- wracað gĪowĂ projektem. Uwaga: Jeļli jakieļ cele biznesowe sé znaczéco waŜniejsze od pozostaĥych, byë moŜe warto naj- pierw ocenië projekty je wspierajéce, a dopiero w dalszej kolejnoļci, pod warunkiem Ŝe wystarczy zasobów i pieniýdzy, zwrócië uwagý na projekty z innych obszarów dziaĥalnoļci. Kolejnym czynnikiem wartym uwzglýdnienia przy wybieraniu projektów jest ryzyko. WyobraŚmy sobie, Ŝe projekt ma bardzo kuszéce wyniki finansowe i ryzyko zapierajéce dech w piersiach. Propozycja projektu powinna zawieraë ogólné analizý ryzyka (strona 68), by komisja mogĥa podjéë decyzjý na podstawie wystarczajécego zasobu informacji. Okres zwrotu Okres zwrotu jest to czas, jakiego potrzeba, aby projekt zarobiĪ z powrotem to, co trzeba byĪo na niego wydað. JeŁli zaĪošy siĂ, še projekt ma ograniczyð naprawy gwarancyjne o 10 000 zĪ miesiĂcznie, a jego realizacja kosztuje 200 000 zĪ, wówczas okresem zwrotu bĂdzie koszt realizacji podzielony przez miesiĂczny zysk z tytuĪu tej realizacji Okres zwrotu = 200 000 zĪ / 10 000 zĪ miesiĂcznie = 20 mies
Pobierz darmowy fragment (pdf)

Gdzie kupić całą publikację:

Microsoft Project 2007 PL. Nieoficjalny podręcznik
Autor:

Opinie na temat publikacji:


Inne popularne pozycje z tej kategorii:


Czytaj również:


Prowadzisz stronę lub blog? Wstaw link do fragmentu tej książki i współpracuj z Cyfroteką: