Cyfroteka.pl

klikaj i czytaj online

Cyfro
Czytomierz
00229 009237 10485086 na godz. na dobę w sumie
Organizacja spotkań biznesowych - książka
Organizacja spotkań biznesowych - książka
Autor: Liczba stron: 96
Wydawca: Onepress Język publikacji: polski
ISBN: 978-83-246-1062-4 Data wydania:
Lektor:
Kategoria: ebooki >> poradniki >> kompetencje osobiste
Porównaj ceny (książka, ebook, audiobook).

Bez tremy, bez stresu -- bezbłędnie
Umówiłeś się z nimi na dziewiątą?

Spotkania, mitingi, konferencje, zebrania. Zmora biurowego życia? Złodziej czasu i kwintesencja bezproduktywności? A może doskonały czas na poprawienie komunikacji oraz idealny moment na pozytywną autoprezentację? To, jak ta sfera aktywności wygląda w Twojej firmie, w znacznej mierze zależy od organizatora takich nasiadówek. Jeśli właśnie Tobie przypadła w udziale ta rola, pozornie niewdzięczne zadanie możesz zmienić w szansę na stworzenie profesjonalnej sesji o intensywności burzy mózgów.

Przygotuj się solidnie do czekającego Cię zadania. Bez względu na to, czy spotkanie ma mieć charakter oficjalny, czy nieformalny, warto wiedzieć, jak się zachować, co powiedzieć i jak reagować na niespodziewane zwroty akcji. Dlatego też przygotowaliśmy dla Ciebie książkę, która uzbroi Cię po zęby w odpowiednie techniki aranżowania i prowadzenia różnego typu posiedzeń. Znajdziesz tu również stosowne taktyki psychologiczne, pomagające przejąć kontrolę nad niechętną lub zbyt swawolną grupą. A przede wszystkim poradnik ten zagwarantuje Ci pełne wsparcie merytoryczne, stając się Twoim małym konferencyjnym katechizmem.

Znajdź podobne książki Ostatnio czytane w tej kategorii

Darmowy fragment publikacji:

IDŹ DO: ! Spis treści ! Przykładowy rozdział KATALOG KSIĄŻEK: ! Katalog online ! Zam(cid:243)w drukowany katalog CENNIK I INFORMACJE: Organizacja spotkań biznesowych Autor: Thomas Wieke T‡umaczenie: Jacek Maniecki ISBN: 978-83-246-1062-4 Tytu‡ orygina‡u: Dont panic. Meetings. Wie Sie sich durchsetzen, wie Sie Ihre Ziele erreichen. Format: 122x194, stron: 96 ! Zam(cid:243)w informacje o nowościach ! Zam(cid:243)w cennik CZYTELNIA: ! Fragmenty książek online Do koszyka Do przechowalni Nowość Promocja Onepress.pl Helion SA ul. Kościuszki 1c, 44-100 Gliwice tel. (32) 230-98-63 e-mail: onepress@onepress.pl redakcja: redakcjawww@onepress.pl informacje: o księgarni onepress.pl ! Profesjonalne przygotowanie ! Kontrolowanie harmonogramu/li ! Ustalanie zasad gry Bez tremy, bez stresu (cid:151) bezb‡Œdnie Um(cid:243)wi‡e(cid:156) siŒ z nimi na dziewi„t„? Spotkania, mitingi, konferencje, zebrania. Zmora biurowego ¿ycia? Z‡odziej czasu i kwintesencja bezproduktywno(cid:156)ci? A mo¿e doskona‡y czas na poprawienie komunikacji oraz idealny moment na pozytywn„ autoprezentacjŒ? To, jak ta sfera aktywno(cid:156)ci wygl„da w Twojej firmie, w znacznej mierze zale¿y od organizatora takich nasiad(cid:243)wek. Je(cid:156)li w‡a(cid:156)nie Tobie przypad‡a w udziale ta rola, pozornie niewdziŒczne zadanie mo¿esz zmieni(cid:230) w szansŒ na stworzenie profesjonalnej sesji o intensywno(cid:156)ci burzy m(cid:243)zg(cid:243)w. Przygotuj siŒ solidnie do czekaj„cego CiŒ zadania. Bez wzglŒdu na to, czy spotkanie ma mie(cid:230) charakter oficjalny, czy nieformalny, warto wiedzie(cid:230), jak siŒ zachowa(cid:230), co powiedzie(cid:230) i jak reagowa(cid:230) na niespodziewane zwroty akcji. Dlatego te¿ przygotowali(cid:156)my dla Ciebie ksi„¿kŒ, kt(cid:243)ra uzbroi CiŒ po zŒby w odpowiednie techniki aran¿owania i prowadzenia r(cid:243)¿nego typu posiedzeæ. Znajdziesz tu r(cid:243)wnie¿ stosowne taktyki psychologiczne, pomagaj„ce przej„(cid:230) kontrolŒ nad niechŒtn„ lub zbyt swawoln„ grup„. A przede wszystkim poradnik ten zagwarantuje Ci pe‡ne wsparcie merytoryczne, staj„c siŒ Twoim ma‡ym konferencyjnym katechizmem. ! Wyst„pienia, odczyty i referaty. ! Standardowe zebrania zespo‡owe. ! Zasady organizowania konferencji. ! Prezentacje oraz specjalistyczne szkolenia. ! Przygotowanie materia‡(cid:243)w pomocniczych. Spis treŁci 7 O autorze Wprowadzenie 9 Czego oczekujesz od spotkania sķuŮbowego? .............................. 9 Czym jest spotkanie? ......................................................................11 Z kim i z czym masz do czynienia? ............................................. 12 Trzy grupy problemów podczas spotkania ................................ 14 1. Uczestnik: Przygotowanie do spotkania — Reakcja na krytykĂ — Aktywny udziaĪ 15 Od czego i kiedy zaczûý przygotowania? ...................................16 „Teraz juŮ nie wiem” ..................................................................... 17 „Czy ja teŮ mogď coŎ powiedzieý?” .............................................. 18 „Czy pan w ogóle sķuchaķ tego, o czym mówiķem?” ................. 21 „O co wķaŎciwie chodzi?” ..............................................................22 „Mam tutaj jeszcze parď dokumentów” .....................................24 „MieliŎmy to przeczytaý?” ............................................................ 26 „A oto co siď zdarzyķo” .................................................................27 Panika, trema, zmieszanie? ...........................................................28 „Czy mówiď za szybko?” ................................................................31 „Czy, eee, mówiď za wolno?” ........................................................ 32 „AdekwatnoŎý sytuacyjna komunikacyjnych wartoŎci relewantnych” ............................................................. 33 „Ceterum censeo…” ..................................................................... 35 4 O R G A N I Z A C J A S P O T K A ī B I Z N E S O W Y C H Lepsza profilaktyka niŮ bolesny upadek ................................... 36 „Szczwany lis” ................................................................................ 37 „A pan co o tym sûdzi?” ................................................................ 38 Jak pies z kotem .............................................................................. 39 „Tak nie bďdziemy siď bawiý!” ..................................................... 41 „Chciaķem tylko…” ......................................................................44 „Dlaczego ja?” ................................................................................ 45 „Co mnie to obchodzi?” ............................................................... 46 „I co na to powiesz?” .....................................................................48 „Czy naprawdď tak byķo?” ............................................................49 „Czy muszď na to pozwalaý?” ...................................................... 50 „Czy pozwoli pan, Ůe o coŎ zapytam?” .......................................... 53 2. Moderator: Techniki przygotowawcze — Psychologia prowadzenia zebrania — Unikanie konfrontacji — „Wychowywanie” uczestników 55 „Co za baķagan!” ........................................................................... 56 Akademicki kwadrans ................................................................... 57 Aha, nie domyŎlasz siď tego… ...................................................... 59 Kiedy otworzû siď drzwi ................................................................ 59 „Czy paĹstwo mnie jeszcze sķuchajû?” ........................................... 60 „Jak mam to rozumieý? ..................................................................61 „No to zagķosujmy” ....................................................................... 63 „JuŮ koĹczď” ................................................................................... 64 „Break!” ........................................................................................... 65 Zamknij oczy i naprzód! ............................................................... 65 „Jak to byķo?” .................................................................................. 67 S P I S T R E ŀ C I 5 3. Szef: Przygotowanie zebrania — Pozyskanie sympatii zebranych — Efektywne przetworzenie wniosków ze spotkania; zniesienie obowiîzku spotkaĬ 69 W kaŮdy poniedziaķek o dziesiûtej ...............................................70 Jak i kiedy ........................................................................................72 „To moŮemy odhaczyý” ............................................................... 73 „Wszyscy zbiórka” ......................................................................... 75 „Nastďpny, proszď” ........................................................................ 76 „Who is who?” ................................................................................77 „Jak paĹstwo widzû…” .................................................................80 „To pana nie dotyczy!” .................................................................80 „Bez komentarza!” ......................................................................... 81 „Co tak brzďczy” ............................................................................82 Mowa jest srebrem ......................................................................... 83 „Czy rzeczywiŎcie to postanowiliŎmy?” ........................................84 „A po trzecie...” .............................................................................. 85 ZakoĬczenie 87 Gdzie jest Twoje miejsce? ..............................................................87 Kierowaý niepostrzeŮenie .............................................................89 ŭelazne reguķy spotkaĹ sķuŮbowych ............................................90 93 Bibliografia Moderator: Techniki przygotowawcze — Psychologia prowadzenia zebrania — Unikanie konfrontacji — „Wychowywanie” uczestników Moderator JeŎli w ramach polecenia sķuŮbowego bďdziesz miaķ za zadanie poprowadzenie spotkania albo zostaniesz o to poproszony, po- stawi Ciď to w zupeķnie innej sytuacji niŮ pozostaķych uczestników. Musisz zachowywaý neutralny punkt widzenia. Nie moŮesz osûdzaý odmiennych stanowisk, lecz stajesz siď arbitrem odpowiadajûcym za konstruktywnû wymianď zdaĹ. Oznacza to, Ůe musisz zadbaý o wķaŎciwe zachowanie siď (ewentualnych) kontrahentów, nadaý rzeczowû strukturď przebiegowi dyskusji oraz — last but not least1 — sprawiý, Ůeby zewnďtrzne okolicznoŎci i warunki w ogóle umoŮ- liwiaķy regularny przebieg zebrania. 1 Na koĹcu, ale nie najmniej waŮne (ang. last but not least) — rzecz wzmiankowana na samym koĹcu, co jednak nie znaczy, Ůe majûca najmniejsze znaczenie — przyp. tIJum. 5 6 O R G A N I Z A C J A S P O T K A ī B I Z N E S O W Y C H Jako oficjalny moderator, czy to w oparciu o odgórnû dyrek- tywď szefa, czy teŮ z wyboru gremium, bďdziesz miaķ do wykona- nia nastďpujûce zadania: i otwarcie zebrania, tj. uregulowanie formalnoŎci (protokoķowanie, ustalenie zasad prowadzenia dyskusji), przedķoŮenie harmonogramu spotkania oraz krótki przeglûd zagadnieĹ przewidywanych w porzûdku dziennym; i realizacja porzûdku dziennego posiedzenia, tj. zapowiedŬ poszczególnych punktów, wprowadzenie do kolejnych zagadnieĹ i ich zamkniďcie, zebranie poczynionych wniosków zgodnie z protokoķem; i ustrukturyzowanie rozmowy, tj. prowadzenie listy kolejnych mówców, udzielanie, a w razie koniecznoŎci zabieranie komuŎ gķosu, przestrzeganie czasu wypowiedzi i ustalonego harmonogramu spotkania, dbanie o poszanowanie uzgodnionych zasad prowadzenia dyskusji, wyznaczanie przerw, zebranie pytaĹ, na które nie udzielono odpowiedzi; i dbaķoŎý o przejrzystoŎý merytorycznû kolejnych wystûpieĹ, tj. osadzenie ich w kontekŎcie zrozumiaķym dla wszystkich uczestników zebrania, zapobieganie zbaczaniu dyskusji na inne tematy, wykluczanie poza ramy dyskusji problemów niedajûcych siď rozwiûzaý w danym kontekŎcie, podsumowanie okreŎlonych etapów dyskusji; i nadawanie zebraniu impulsów, tj. podkrďcanie toczûcych siď rozmów, stawianie kontrowersyjnych pytaĹ, proponowanie tematów w razie chwilowego zastoju podczas zebrania, poddawanie pod dyskusjď alternatywnych zagadnieĹ oraz próba wciûgniďcia do rozmowy wszystkich uczestników spotkania. „Co za baĪagan!” Nieprzygotowane miejsce spotkania MoŮliwe, Ůe jeŎli jesteŎ pracownikiem umysķowym, to trudno jest Ci wyobraziý sobie siebie zajďtego sprzûtaniem Ŏmieci. Ale kiedy przychodzisz do pracy w znakomitym humorze i wyznaczasz spo- M O D E R A T O R 5 7 tkanie na godzinď ósmû rano, moŮe siď okazaý, Ůe z zarezerwowa- nego pomieszczenia po wczorajszej wieczornej naradzie pozostaķo pobojowisko. Z pewnoŎciû nie bďdzie to coŎ, co pozwoli Ci za- chowaý dobry humor. Czďsto seria niepowodzeĹ trwa nadal juŮ podczas spotkania, kiedy na przykķad: i brakuje sprzďtu pokazowego lub nie funkcjonuje on prawidķowo; i na flipcharcie nie ma czystego papieru; i na tablicy korkowej nadal wiszû kartki obrazujûce burzď mózgów poprzednich uczestników spotkania; i nie moŮna zapaliý lub zgasiý Ŏwiatķa, a najwaŮniejszy kabel okazuje siď za krótki; i w Twojej teczce brakuje pisaków, a notatki sû niekompletne; i mikrofon wyglûda wprawdzie profesjonalnie, ale jego uŮycie sprawia, Ůe z gķoŎników sķychaý dŬwiďki najbardziej przypominajûce seriď z karabinu maszynowego poķûczonû ze spuszczaniem wody w ubikacji; i przyjazny kolega z dziaķu technicznego pozostawiķ Ci na stole caķkowicie nieuŮyteczny projektor. MoŮliwoŎci tego typu awarii i nieprzewidzianych okolicznoŎci jest nieskoĹczenie wiele. MoŮesz wykluczyý przynajmniej czďŎý z nich, ale tylko wtedy, gdy osobiŎcie przekonasz siď o tym, Ůe pomieszczenie jest przygotowane do zebrania, materiaķ komplet- ny, a urzûdzenia techniczne gotowe do uŮytku. Akademicki kwadrans Kiedy wszystko dzieje siĂ zbyt póşno „PunktualnoŎý jest grzecznoŎciû królów”. Czas to waŮny czynnik, zarówno dla Ciebie, jak i dla firmy. JeŎli zebranie przewidziane jest w godzinach 9 – 10, wtedy takŮe jego uczestnicy zarezerwujû sobie dokķadnie ten fragment dnia w tym celu. PunktualnoŎý jest z tego wzglďdu warunkiem podstawowym dla przebiegajûcej moŮliwie bez zakķóceĹ narady. MoŮna bowiem wówczas bezzwķocznie skoncentrowaý siď na kwestiach merytorycznych, a nie najpierw 5 8 O R G A N I Z A C J A S P O T K A ī B I Z N E S O W Y C H zajmowaý siď nierozwiûzanymi sprawami okreŎlajûcymi wzajem- ne relacje zebranych. Wszyscy uczestnicy posiedzenia majû zbyt wiele zadaĹ na swoim stanowisku pracy, aŮeby po punktualnym przybyciu na spotkanie mogli sobie pozwoliý na oczekiwanie przez kwadrans na spóŬnialskich. Pytanie: Co powinien uczyniý prowadzûcy, jeŎli o godzinie 9 obecna jest dopiero poķowa uczestników? Zalecenie: Poczekaý jeszcze 5 minut i otworzyý zebranie. Uczestnik musi mieý pewnoŎý, Ůe zebranie zakoĹczy siď o go- dzinie 10, skoro tyle wķaŎnie czasu zostaķo na nie przewidziane. Byý moŮe któryŎ z uczestników ma zaraz po zebraniu ustalone ko- lejne spotkania i jedno przesuniďcie wywoķa caķû lawinď poŎlizgów. Sytuacja, Ůe tuŮ przed godzinû wyznaczonû na zakoĹczenie spotkania omówiono dopiero poķowď porzûdku dziennego, jest domenû niemal wszystkich urzďdów i przedsiďbiorstw. Nie ozna- cza to jednak, Ůe kiedy jesteŎ odpowiedzialny za przebieg posie- dzenia, masz przyzwalaý na tego typu praktyki. Zawsze naleŮy kontrolowaý harmonogram i plan spotkania (zob. s. 76 i nastďpne) oraz korzystaý z prawa do wykluczania poszczególnych punktów z dyskusji i kierowaý je do powoķywanych doraŬnie komisji lub pozostawiaý do wyjaŎnienia w ramach pojedynczych rozmów, jeŎli harmonogram jest zagroŮony. Wskazówka Nie moĪesz pozwoliü sobie na odebranie kontroli nad harmonogramem spotkania, nawet jeĞli chcieliby to uczyniü Twoi przeáoĪeni. Z reguáy roz- poczynaj i koĔcz spotkania punktualnie. JeĞli na początku zebrania nieobecni są niektórzy kluczowi dla mających zapaĞü decyzji uczestnicy, rozpocznij je od formalnoĞci, ustalenia terminów itd. W razie koniecznoĞci ustal z obecnymi zmianĊ porządku dziennego spotkania i rozpocznij je od punktu „RóĪne”. PamiĊtaj o zapowiedzi zbliĪającego siĊ koĔca spotkania, ogáaszając na jego ostatnie 5 – 10 minut „decydującą rundĊ”. JeĞli dyskusja jest w toku lub stan rzeczy wymaga bardziej szczegó- áowych objaĞnieĔ, niĪ przewidziano to w porządku dziennym i harmo- nogramie, czĊsto pomocny okaĪe siĊ niestety jedynie hamulec bez- pieczeĔstwa. Albo dyskusja zostanie przerwana i przeáoĪona na inny termin, albo teĪ — co jest najczĊĞciej praktykowanym rozwiązaniem — przeáoĪy siĊ pozostaáe punkty porządku dziennego, o ile wszyscy uczestnicy spotkania wyraĪą na to zgodĊ. M O D E R A T O R 5 9 Aha, nie domyŁlasz siĂ tego… Brak pomysĪu, jeŁli nie ustalono porzîdku zebrania „No to moŮe zacznijmy…” — to chyba najpopularniejsze zdanie wprowadzajûce na spotkaniach. Jego popularnoŎý nie idzie jed- nak w parze z przydatnoŎciû. Takie nieokreŎlone zagajenie roz- mowy wskazuje na to, Ůe mówca nie potrafi (wzglďdnie nie chce lub nie moŮe) oddzieliý faktycznych problemów od pozornych, zaŎ kolejne tematy dobiera przypadkowo na zasadzie: „Ciekawe, co inni powiedzû, kiedy ja powiem…”. Zamiast spróbowaý dotrzeý do istoty problemu, osoba taka krûŮy wokóķ niej. Jako prowadzûcy zebranie powinieneŎ czuý siď odpowiedzial- ny za to, aby natychmiast poķoŮyý kres tego rodzaju gierkom. Wielu uczestnikom moŮe wydaý siď zbyteczne przypomnienie, Ůe nie zostali zaproszeni na towarzyskû pogawďdkď przy kawie i cia- steczkach. Ale osobami, które w tym miejscu z niechďciû zamruczû pod nosem, bďdû najczďŎciej ci, którym uwaga ta przerwaķa akurat osobistû rozmowď. Aby nie utraciý z pola widzenia struktury spo- tkania, konieczny jest rzetelny porzûdek dzienny, który powinien teŮ okreŎlaý harmonogram spotkania. Kiedy otworzî siĂ drzwi Naruszenia porzîdku majî pierwszeĬstwo Zakķócenia przebiegu spotkania zawsze przyciûgajû caķkowitû uwagď jego uczestników. UŎwiadomisz to sobie zapewne dopiero wówczas, kiedy pierwszy raz bďdziesz musiaķ samodzielnie po- prowadziý zebranie. Chodzi tutaj w pierwszym rzďdzie o zakķó- cenia zewnďtrzne, a nie takie, które sû rezultatem samopoczucia uczestników zebrania. Przypomina mi siď tutaj desperacka walka pewnego wydawcy, który z okazji przyjďcia noworocznego zamierzaķ wygķosiý do swo- ich wspóķpracowników wspaniaķû przemowď. Jego pech polegaķ na tym, Ůe w pomieszczeniu obok trwaķa wķaŎnie biesiada zwiûzkow- ców, kelnerzy serwowali duŮe iloŎci piwa i wiktuaķów, a przy tym stale wchodzili i wychodzili przez jedyne drzwi do tej sali. A drzwi te okropnie skrzypiaIJy. 6 0 O R G A N I Z A C J A S P O T K A ī B I Z N E S O W Y C H Jakie mogû byý jeszcze zakķócenia tego rodzaju? i Jeden z uczestników upuszcza niechcûcy swoje dokumenty i wszyscy kierujû wzrok ku niemu. Przemawiajûcy moŮe akurat w tym momencie referowaý pomysķ zasķugujûcy na nagrodď Nobla, ale nikt tego nie usķyszy, gdyŮ wszyscy bďdû wpatrzeni w porozrzucane kartki. i Trwa przerwa, ale kawa jest juŮ zimna, zaŎ ostatni keks zostaķ zjedzony. Gdzie sû przekûski? Otwierajû siď drzwi: „Przepraszam”. Dopiero teraz wjeŮdŮa poczďstunek. i Sekretarka szefa przemyka siď po cichu i przekazuje swojemu panu i wķadcy karteczkď. Robi to w tak dyskretny i niezauwaŮalny sposób, Ůe wszyscy sû w niû wpatrzeni jak w Ŏwiďty obrazek. Wskazówka NiewaĪne, czy to kelner wnosi smaczne kąski, czy sekretarka prze- kazuje szefowi karteczkĊ. Jedno i drugie traktuj jako zakáócenie prze- biegu spotkania i skomentuj je w imieniu wszystkich obecnych. Wtedy ich uwaga ponownie skupi siĊ na Tobie, a nie na zakáóceniu. Przez to ponownie bĊdziesz dzierĪyá w dáoni kontrolĊ nad spotkaniem, zaĞ po przerwie spokojnie moĪna bĊdzie do niego powróciü. „Czy paĬstwo mnie jeszcze sĪuchajî?” Zaniedbana wizualizacja KaŮdy prowadzûcy zebranie staje siď niespokojny, kiedy zauwaŮy, Ůe uwaga wiďkszoŎci uczestników gwaķtownie zaczyna sķabnûý, Ůe co- raz bardziej dajû siď wŎród sķuchaczy zauwaŮyý trudnoŎci z opa- nowaniem ziewania, Ůe rozpoczynajû siď prowadzone szeptem prywatne rozmowy. Najbardziej widocznym znakiem tego, Ůe coŎ nie gra, jest rosnûca iloŎý ludzików malowanych na kartkach przez uczestników zebrania. Takie bazgranie jest manifestacjû potrzeby wizualizacji. ŭadne zebranie nie powinno odbywaý siď przy Ŏwiadomej re- zygnacji z moŮliwoŎci obrazowego przedstawienia okreŎlonych treŎci. Klasycznymi Ŏrodkami sķuŮûcymi do wizualizacji sû tablice M O D E R A T O R 6 1 naŎcienne, magnetyczne czy korkowe oraz flipcharty. JeŎli posķu- gujemy siď projektorem, zawsze powinno siď posiadaý dodatkowe, nieopisane folie. Niektóre zwiûzki przyczynowo-skutkowe czy punkty sprzeczne dajû siď szybko i bezproblemowo przedstawiý w postaci graficznej lub w formie wykresu. Wizualizacja ma takŮe tď zaletď, Ůe dziďki niej wszyscy uczestnicy majû dany problem trwale przed oczami, podczas gdy problem wyraŮony ulotnym sķowem zbyt szybko znika z ich ŎwiadomoŎci. Wskazówka NaleĪy juĪ przed spotkaniem zadbaü o to, aby w sali konferencyjnej pozostawaáy do dyspozycji przynajmniej najbardziej elementarne moĪliwoĞci wizualizacji. DostĊpna powinna byü co najmniej jedna ta- blica korkowa lub zwykáa tablica magnetyczna. JeĞli nawet te warunki nie bĊdą speánione, zdany bĊdziesz na improwizacjĊ. W kaĪdym przypadku naleĪy mieü jednak w pogotowiu kolorowe pisaki, pinezki lub szpilki oraz pewną iloĞü papieru. W razie koniecznoĞci wykres moĪna naryso- waü na papierze, zaĞ kartkĊ przyczepiü do oparcia postawionego na stole krzesáa lub do firanki. „Jak mam to rozumieð? JĂzyk i terminologia nie zostaĪy zdefiniowane JeŎli jesteŎ osobû nieznajûcû siď bliŮej na prawie i zapraszasz na ze- branie prawnika, bďdziesz musiaķ prawdopodobnie liczyý siď w kon- taktach z nim z problemami natury komunikacyjnej. Jďzyk, jakim posķugujû siď prawnicy, nie jest bowiem jďzykiem, jakim mówiû jego przeciďtni uŮytkownicy. Z drugiej strony patrzûc, czy wpadķbyŎ samodzielnie na pomysķ, aby wymyŎliý coŎ takiego, jak „samo- wolny majûtek zakķadowy”? TakŮe laik uczestniczûcy w zebraniu lekarzy miaķby ogromne problemy, aby zrozumieý choýby jedno sķowo. Wprawdzie tak radykalne przypadki nie sû reguķû, ale moŮe okazaý siď konieczne, by na poczûtku spotkania wyjaŎniý kwestie jďzykowe. Warto teŮ zdefiniowaý pojďcia, zanim w samym Ŏrodku zebrania dojdzie do sporu o rozumienie okreŎlonych sķów. 6 2 O R G A N I Z A C J A S P O T K A ī B I Z N E S O W Y C H Przykīad: Podczas zebrania artystów z organizatorami wystawy doszIJo do gwaIJtownej i niepozbawionej wycieczek osobistych kIJótni. Jej powodu nikt nie potrafiIJ jednak dokIJadniej wyjaʼnniø. Jak siĊ póŧniej okazaIJo, otwarty konflikt pomiĊdzy obiema stronami wywoIJaIJo pojĊcie „estetyka wulgarna”. Jedna czĊʼnø jego uczestników rozumiaIJa sIJowo „wulgarny” w kategoriach jĊzyka codziennego, traktowali je wiĊc jako sIJowo, którym okreʼnla siĊ zIJe zachowanie, nieprzyzwoitoʼnø i brak kultury. Tak rozumujöc, owa grupa osób uznaIJa, ũe pojĊcie „estetyka”, czyli okreʼnlenie „piĊkna”, zostaIJo tym poIJöczeniem sIJownym zbrukane. Druga czĊʼnø uczestników rozumiaIJa sIJowo „wulgarny” w kategoriach filozoficznych. Ta grupa osób wywodziIJa je od IJaciĴskiego sIJowa „vulgatus”, czyli pospolity, powszechny, i posIJugiwaIJa siĊ nim dla okreʼnlenia niefilozoficznej estetyki codziennoʼnci, karmiöcej siĊ tym, co powszechnie zrozumiaIJe. Równieũ i tu byIJo to wprawdzie okreʼnlenie raczej nacechowane pejoratywnie, ale w ũadnym wypadku nie miaIJo ono na celu „zbrukania piĊkna”. Wieczór, podczas którego miaIJo miejsce to spotkanie — odbywajöce siĊ zresztö bez jakiegokolwiek moderatora — zakoĴczyIJ siĊ dla wszystkich w nieprzyjemny sposób. Wielu jego uczestników przez caIJe tygodnie nie odzywaIJo siĊ póŧniej do siebie. Jeʼnli wczeʼnniej poʼnwiĊcono by nieco czasu na wyjaʼnnienie terminologii, byø moũe byIJoby moũna zapobiec wykolejeniu siĊ dyskusji i jej zmianie charakteru z rzeczowej debaty w konflikt. Wskazówka JeĞli w zebraniu uczestniczą osoby reprezentujące róĪne Ğrodowiska, dyscypliny naukowe, róĪne kierunki wyksztaácenia i zawody, musisz jako moderator dyskusji zadbaü o to, aby posáugiwano siĊ jĊzykiem zrozumiaáym dla wszystkich. Fachowe pojĊcia powinny byü stosowane w sposób oszczĊdny, a w trudniejszych przypadkach ich zdefiniowanie powinno nastĊpowaü bezpoĞrednio podczas rozmowy. Jako prowadzący musisz tego wymagaü od uczestników spotkania. M O D E R A T O R 6 3 „No to zagĪosujmy” Przypadkowe i nieuporzîdkowane gĪosowanie Spotkanie miaķo zgodnie z planem trwaý do godziny 10.00, a jest juŮ 9.55. Okoķo 9.45 okazaķo siď, Ůe w odniesieniu do dokumentu, który wytycza cele, do których zmierza dziaķ firmy, wystďpujû tak sprzeczne zdania, Ůe poszczególne frakcje zamiast zmierzaý do kompromisów, raczej zaostrzajû swoje stanowiska. Znaczna czďŎý wspóķpracowników nie zgadza siď z przedķoŮonym na pi- Ŏmie projektem grupy roboczej. Kierownik dziaķu ustaliķ zasady dyskusji o celach dla dziaķu firmy w ten sposób, Ůe najpierw przekaŮe swoje wyobraŮenia grupie roboczej, samû dyskusjû nie bďdzie jednak kierowaķ, wydajûc odgórne polecenia. Danego sķowa dotrzymaķ. W kaŮdym razie do godziny za piďý dziesiûta. „Kto zgadza siď na przedķoŮony projekt celów, proszony jest o podniesienie rďki”. Kiedy moderator dochodzi do tego momen- tu posiedzenia, przeķoŮony przerywa dyskusjď i wydaje odgórne polecenie. Kiedy nikt juŮ niczego nie jest pewien, wówczas z reguķy na- stďpuje gķosowanie. MoŮna teŮ powiedzieý, Ůe decyzja zostaje podjďta wg oddanych gķosów. Mniej lub bardziej przypadkowo, w zaleŮnoŎci od tego, jak zapatrujû siď na to gķosowanie uczestni- cy i jak szybko pragnû wróciý do domu lub biura. Tego rodzaju sytuacje powstajû najczďŎciej wtedy, gdy: i spotkanie nie ma Ůadnego jasno zdefiniowanego celu; i zaķoŮonego wczeŎniej celu nie udaje siď osiûgnûý podczas i przebieg spotkania stawia w centrum uwagi innû kwestiď niŮ spotkania; pierwotny cel; i zebranie jest prowadzone przez osobď, w której kompetencjach nie ma wystarczajûcej decyzyjnoŎci. Niezaplanowane, a przez to czďsto pozbawione jakichkolwiek za- sad gķosowanie jest chďtnie stosowanym wyjŎciem z sytuacji. Czď- sto wybiera siď je nie tylko po to, by doprowadziý sprawď do koĹca, ale teŮ po to, by podjûý jakieŎ postanowienia. 6 4 O R G A N I Z A C J A S P O T K A ī B I Z N E S O W Y C H Wskazówka Nie moĪesz pozwoliü na to, aby spotkanie skoĔczyáo siĊ jak strzela- nie Ğlepymi nabojami. KaĪde zebranie, niewaĪne czy zwoáane doraĨ- nie, czy teĪ bĊdące regularną naradą sáuĪbową, powinno prowadziü do okreĞlonego zakoĔczenia, tj. do poczynienia jakiegoĞ postanowienia lub podjĊcia pewnych decyzji. TakĪe rozstrzygniĊcie zakáadające przeáo- Īenie podjĊcia decyzji jest tego rodzaju zakoĔczeniem. „Juš koĬczĂ” TrudnoŁci ze znalezieniem zakoĬczenia W ksiûŮce Kurta Tucholskiego Ratschläge für einen schlechten Redner (Poradnik dla zIJego mówcy) moŮna przeczytaý: „Zapowiedz koniec przemowy dostatecznie wczeŎnie, aby sķuchacz nie dostaķ zawaķu serca w nagķym przypķywie radoŎci… Zapowiedz koniec, a nastďp- nie zacznij przemowď od samego poczûtku i mów jeszcze przez póķ godziny. MoŮna to powtórzyý kilka razy”. To, co charaktery- zuje zķego mówcď, wķaŎciwe jest takŮe dla zķego moderatora. Za- powiedzenie koĹca debaty, a zaraz potem poddanie pod dyskusjď nowego tematu to dziaķania, które rzadko wywoķajû zachwyt uczestników zebrania. W istocie waŮne jest, aby doprowadziý do koĹca nawet niezbyt uporzûdkowane spotkanie. Doprowadzenie do koĹca oznacza pod- sumowanie debaty i zebranie wniosków oraz w razie potrzeby na- zwanie po imieniu oraz sformuķowanie kwestii spornych. Wskazówka Nie moĪesz dopuĞciü do sytuacji, kiedy po ogáoszeniu ostatniej rundy poddawany jest pod dyskusjĊ nowy temat. Jedyne, o czym moĪna w koĔcówce zebrania dyskutowaü, to termin nastĊpnego spotkania. M O D E R A T O R 6 5 „Break!”2 MiĂdzy mĪotem a kowadĪem MoŮe zdarzyý siď w kaŮdym zespole, Ůe spotkajû siď dwie osoby, które „gryzû siď” ze sobû. W codziennej pracy udaje im siď schodziý wzajemnie z drogi i ograniczaý kontakty do koniecznego mini- mum zawodowego. Ale podczas spotkania siedzû obok siebie w cia- snym pomieszczeniu i powinny nagle akceptowaý swoje odmienne poglûdy. NaleŮy spodziewaý siď stresu zwiûzanego z ich wzajemnymi relacjami, nawet jeŎli uda im siď powstrzymaý nerwy na wodzy. Czďsto jednak stres ten znajduje ujŎcie w otwartej walce. Wskazówka NaleĪy rozdzieliü potencjalnych przeciwników. Przestrzennie — po- przez taki ukáad miejsc przy stole, aby osoby te nie siedziaáy obok siebie, a przede wszystkim nie naprzeciwko siebie. W przypadku du- Īego prostokątnego stoáu konferencyjnego najlepiej rozsadziü je na przeciwlegáych koĔcach, ale po tej samej stronie stoáu. Podczas na- rady naleĪy teĪ rozdzieliü takie osoby czasowo, na przykáad nie dając im moĪliwoĞci bezpoĞredniej reakcji na wzajemne wypowiedzi przez udzie- lenie gáosu innemu prowadzącemu uczestnikowi. Generalnie naleĪy trzymaü siĊ kolejnoĞci zgáoszonych wypowiedzi. Zawsze jednak masz moĪliwoĞü tymczasowej rezygnacji z kolejnoĞci, dając dojĞü do gáosu osobie spoza kolejki w celu „bezpoĞredniej wypowiedzi na temat” lub „bezpoĞredniego zgáoszenia sprzeciwu”. Korzystaj z tej okazji, aby za- prowadziü spokój na zebraniu. JeĞli nie masz takiej moĪliwoĞci, sko- rzystaj z prawa moderatora i krótko podsumuj poczynione dotąd podczas dyskusji wnioski. Zamknij oczy i naprzód! Ignorowanie nieprzygotowanych uczestników Wszystko zostaķo zrobione jak naleŮy. Pomieszczenie zarezerwowa- no we wķaŎciwym czasie, skontrolowano jego wystrój, stwierdzono, Ůe wyposaŮenie techniczne pozostaje w najlepszym porzûdku, 2 Przerwa, stop (z ang. break) — sķowo stosowane w boksie, oznaczajûce rozkaz sďdziego dla bokserów, aby przerwali walkď — przyp. tIJum. 6 6 O R G A N I Z A C J A S P O T K A ī B I Z N E S O W Y C H a dokumenty rozdane zostaķy punktualnie na dwa tygodnie przed spotkaniem. Uczestnicy zebrania równieŮ pojawiajû siď punktualnie — szefowie jak zawsze w ostatnim momencie — i zaczynajû kartkowaý dokumentacjď, kiedy Ty otwierasz zebra- nie. Masz przed sobû dopracowany w najdrobniejszych szczegóķach „rozkķad jazdy” — w postaci wielopunktowego porzûdku zebrania. KoĹczysz wiďc wprowadzenie w temat zebrania i prosisz pierw- szego uczestnika o przedstawienie prezentacji, o której mówiķ Ci przed tygodniem. Kiedy podnosisz wzrok, widzisz jego przera- Ůonû twarz. Caķkiem zapomniaķ juŮ o tym, Ůe tak bardzo chciaķ po- dzieliý siď z innymi swoimi przemyŎleniami. A teraz ma to zrobiý i nie moŮe. Prawdû jest, Ůe ta przykra sprawa i tak spadnie na karby osoby, która nie przeczytaķa porzûdku dnia i zapomniaķa o wķasnej pre- zentacji. Ale taka sytuacja nie pomoŮe jednak samemu spotkaniu. JeŎli stanie siď to raz — co moŮe siď w koĹcu zdarzyý kaŮdemu — moŮna to jeszcze jakoŎ znieŎý. JeŎli jednak stanie siď reguķû, Ůe po- jedynczy uczestnicy nie sû przygotowani do spotkania lub nawet caķy zespóķ pojawia siď na zebraniu, nie majûc bladego pojďcia o po- ruszanych na nim problemach i dopiero w trakcie zebrania za- czyna nerwowo kartkowaý w papierach — „Co to dzisiaj mamy?” — nie pozostaje Ci nic innego, jak zarzûdziý przerwď. Tylko w ten sposób uczestnicy bďdû mogli poprawiý swój stan wiedzy. Szefowi siď to jednak nie spodoba, zwķaszcza jeŎli dotyczy to takŮe jego osoby. Taka przerwa jest jednak zdecydowanie lepsza niŮ bezķadne szeleszczenie kartkami przez póķ spotkania. Wskazówka JeĞli dajesz z siebie wszystko, a uczestnicy spotkania i tak milczą jak zaklĊci, to nie powód, aby siĊ denerwowaü lub nagle zmieniaü temat. Zarządzaj przerwy, nawet jeĞli są one nieprzyjemne. NastĊpnym razem kaĪdy z pewnoĞcią bĊdzie chciaá ich sobie oszczĊdziü, a Ty moĪesz spodziewaü siĊ lepszego przygotowania uczestników. M O D E R A T O R 6 7 „Jak to byĪo?” Kiedy zapomnisz o protokoĪowaniu spotkania lub jest juš na to za póşno Tak jak porzûdek dzienny waŮny jest dla uporzûdkowanego przy- gotowania spotkania, tak dla jego zakoĹczenia równie waŮny jest protokóķ. Dotyczy to nie tylko regularnych narad sķuŮbowych, gdzie protokóķ naleŮy sporzûdzaý bezwzglďdnie w kaŮdej sytuacji, lecz takŮe doraŬnie zwoķywanych spotkaĹ. NaleŮy na nich prowa- dziý protokóķ zawierajûcy opis osiûgniďtych wyników i podjďtych decyzji. W protokole takim nie zapisuje siď dosķownie wystûpieĹ poszczególnych dyskutantów, jak ma to miejsce w przypadku pro- tokoķowania przebiegu konferencji. W pierwszym rzďdzie zapisuje siď natomiast podjďte decyzje i poczynione ustalenia oraz osiûgniďte wyniki (np. stan dyskusji na koĹcu spotkania, punkty, w których osiûgniďto porozumienie lub które nadal pozostajû sporne, itd.). JeŎli uczestnicy kķadû nacisk na to, aby pewne sformuķowania pojawiķy siď w protokole w dosķownym ich brzmieniu, muszû o tym wyraŬnie poinformowaý, a w razie koniecznoŎci podyktowaý ich treŎý. Z kolei moderator musi w taki sposób kierowaý rozmowû, aby podczas dyskusji wciûŮ moŮna byķo osiûgnûý „moŮliwe do zaprotokoķowania” punkty spotkania. NiedoŎwiadczonym pro- tokolantom nie zawsze z ķatwoŎciû przychodzi rozróŮnienie miďdzy stanowiskiem a postanowieniem czy miďdzy rozwaŮaniem a po- dejmowaniem decyzji. OdpowiedzialnoŎý za wķaŎciwy zapis spotka- nia ponosi moderator. Nie wystarczy jedynie zapytaý na koniec protokolanta: „No, masz wszystko?”. W wielu gremiach przyjďķa siď zasada, aby protokoķowanie zlecaý praktykantom, staŮystom czy teŮ najmķodszemu spoŎród uczestni- ków. Jest to zrozumiaķe, nikt nie przepada bowiem za spisywaniem protokoķu. Jednak chociaŮ rozsûdne jest to, Ůe osoby najmniej doŎwiadczone ýwiczû siď w pisaniu protokoķów, to wielokrotnie w takich przypadkach rezultaty sû niezadowalajûce. Czďsto do- chodzi potem do zgķaszania sprzeciwów przeciwko zapisom w pro- tokole, te wracajû do protokolanta i muszû byý na nowo opraco- wywane. Zdarza siď i tak, Ůe nie sû jeszcze gotowe do nastďpnego regularnego zebrania danego gremium. 6 8 O R G A N I Z A C J A S P O T K A ī B I Z N E S O W Y C H Niewykluczone, Ůe miaķeŎ juŮ okazjď przeczytaý protokóķ, po którego lekturze pozostaķo Ci do stwierdzenia tylko jedno: „Na takim zebraniu mnie nie byķo!”. Wskazówka Nie pozostawiaj protokoáowania praktykantom. JeĞli protokóá spisy- wany ma byü przez niedoĞwiadczonego wspóápracownika, bo ma za zadanie siĊ tego nauczyü, przydziel mu do pomocy doĞwiadczoną w protokoáowaniu osobĊ, która bĊdzie sáuĪyü mu pomocą. Od czasu do czasu — takĪe w stosunku do doĞwiadczonych protokolantów — zwracaj siĊ ze sformuáowaniem: „Zapisujemy w protokole, Īe…” lub „A teraz kilka sáów do protokoáu…”. Są to swego rodzaju wstawki w prze- biegu spotkania, których nie musi wyáapywaü sam protokolant, ale teĪ zwracają na nie uwagĊ wszyscy uczestnicy spotkania.
Pobierz darmowy fragment (pdf)

Gdzie kupić całą publikację:

Organizacja spotkań biznesowych
Autor:

Opinie na temat publikacji:


Inne popularne pozycje z tej kategorii:


Czytaj również:


Prowadzisz stronę lub blog? Wstaw link do fragmentu tej książki i współpracuj z Cyfroteką: