Cyfroteka.pl

klikaj i czytaj online

Cyfro
Czytomierz
00166 006777 13591585 na godz. na dobę w sumie
Outlook 2007 PL. Zarządzanie czasem i informacjami - książka
Outlook 2007 PL. Zarządzanie czasem i informacjami - książka
Autor: Liczba stron: 128
Wydawca: Helion Język publikacji: polski
ISBN: 978-83-246-2271-9 Data wydania:
Lektor:
Kategoria: ebooki >> komputery i informatyka >> aplikacje biurowe >> outlook
Porównaj ceny (książka, ebook, audiobook).

Po pierwsze i najważniejsze: oszczędzaj czas!

Program Outlook to narzędzie, bez którego wielu z nas nie wyobraża sobie codziennego życia czy pracy. Jednak coraz większa ilość przychodzącej korespondencji e-mailowej, którą trzeba posegregować i przeczytać, a potem jeszcze odpisać na nią, sprawia, że z niechęcią myślimy o ściągnięciu poczty. Z drugiej strony, przytłoczeni nadmiarem informacji oraz szybkim tempem współczesnego życia, gubimy się natychmiast, gdy tylko zabraknie nam kalendarza z rozpiską licznych spotkań i zajęć. Na szczęście Outlook 2007 PL można wykorzystać zarówno do usprawnienia zarządzania pocztą elektroniczną, jak i przygotowania szczegółowego terminarza.

Z książki 'Outlook 2007 PL. Zarządzanie czasem i informacjami ' dowiesz się, jak nie dać się przysypać górze wirtualnego papieru, czyli jak ustawić reguły segregacji e-maili, zaprojektować szablony wiadomości i automatyczne powiadomienia o jej odebraniu. Nauczysz się ustawiać i wykorzystywać przypomnienia o nadchodzących terminach, by nie spóźnić się już nigdy na żadne zebranie. Twój kalendarz posłuży Ci także jako świetne narzędzie do rozsyłania informacji o spotkaniu, a polecenia menu Kontakty ułatwią zautomatyzowanie tego procesu. Znajdziesz tu także informacje na temat posługiwania się kanałem RSS oraz drukowania wybranych fragmentów informacji zawartych w Outlooku.

Nie trać więcej czasu - dostosuj Outlook 2007 PL do siebie!

Znajdź podobne książki Ostatnio czytane w tej kategorii

Darmowy fragment publikacji:

Program Outlook to narzędzie, bez którego wielu z nas nie wyobraża sobie codziennego życia czy pracy. Jednak coraz większa ilość przychodzącej korespondencji e-mailowej, którą trze- ba posegregować i przeczytać, a potem jeszcze odpisać na nią, sprawia, że z niechęcią myślimy o ściągnięciu poczty. Z drugiej strony, przytłoczeni nadmiarem informacji oraz szybkim tempem współczesnego życia, gubimy się natychmiast, gdy tylko zabraknie nam kalendarza z rozpiską licz- nych spotkań i zajęć. Na szczęście Outlook 2007 PL można wykorzystać zarówno do usprawnienia zarządzania pocztą elektroniczną, jak i przygotowania szczegółowego terminarza. Z książki „Outlook 2007 PL. Zarządzanie czasem i informacjami” dowiesz się, jak nie dać się przysypać górze wirtualnego papieru, czyli jak ustawić reguły segregacji e-maili, zaprojektować szablony wiadomości i automatyczne powiadomienia o jej odebraniu. Nauczysz się ustawiać i wykorzystywać przypomnienia o nadchodzących terminach, by nie spóźnić się już nigdy na żadne zebranie. Twój kalendarz posłuży Ci także jako świetne narzędzie do rozsyłania informacji o spotkaniu, a polecenia menu Kontakty ułatwią zautomatyzowanie tego procesu. Znajdziesz tu także informacje na temat posługiwania się kanałem RSS oraz drukowania wybra- nych fragmentów informacji zawartych w Outlooku. • • • • • • • • • • • Przeglądanie wiadomości w skrzynce odbiorczej według wątków Zarządzanie wiadomościami za pomocą reguł Tworzenie szablonu wiadomości oraz bloków tekstu wielokrotnego użycia Wstawianie do wiadomości bloków tekstu wielokrotnego użycia, tabel i wykresów Nawigowanie w kalendarzu i udostępnianie go Wstawianie symbolu lub znaku specjalnego Planowanie terminu jednorazowego oraz cyklicznego Oznaczanie terminu jako prywatnego Ustawianie lub usuwanie przypomnień dla nowych lub istniejących terminów Planowanie spotkania i aktualizowanie informacji Opcje uruchamiania Outlooka 2007 • • • • • • • • • • Importowanie kalendarza z usługi Google Calendar i eksportowanie go Subskrybowanie kalendarza Google Calendar Trzy sposoby tworzenia i znajdowania kontaktu Tworzenie listy dystrybucyjnej i adresowanie wiadomości do tejże listy Wykonywanie kopii plików zawierających kontakty Dodawanie i usuwanie źródeł danych RSS Drukowanie strony wiadomości, jej fragmentu, nazw i adresów wysyłkowych Skróty klawiaturowe Drukowanie listy wiadomości, kontaktów lub zadań Archiwizowanie kalendarza i tworzenie dodatkowych kalendarzy Nie trać więcej czasu — dostosuj Outlook 2007 PL do siebie! Cena: 27,00 zł 5552 W l i t o d W r o t e k Zarządzanie czasem i informacjami Z a r z ą d z a n e c z a s e m i i i n f o r m a c j a m i W l i t o d W r o t e k Po pierwsze i najważniejsze: oszczędzaj czas! Jak opanować chaos we własnej skrzynce pocztowej? Jak korzystać z kalendarza komputerowego i internetowego? Jak zoptymalizować Kontakty i obsłużyć RSS? OUT27Z.indd 1 OUT27Z.indd 1 30-06-10 11:14:21 30-06-10 11:14:21 Outlook 2007 PL. Zarz¹dzanie czasem i informacjami Autor: Witold Wrotek ISBN: 978-83-246-2271-9 Format: 158235, stron: 128 Po pierwsze i najwa¿niejsze: oszczêdzaj czas! • Jak opanowaæ chaos we w³asnej skrzynce pocztowej? • Jak korzystaæ z kalendarza komputerowego i internetowego? • Jak zoptymalizowaæ Kontakty i obs³u¿yæ RSS? Program Outlook to narzêdzie, bez którego wielu z nas nie wyobra¿a sobie codziennego ¿ycia czy pracy. Jednak coraz wiêksza iloœæ przychodz¹cej korespondencji e-mailowej, któr¹ trzeba posegregowaæ i przeczytaæ, a potem jeszcze odpisaæ na ni¹, sprawia, ¿e z niechêci¹ myœlimy o œci¹gniêciu poczty. Z drugiej strony, przyt³oczeni nadmiarem informacji oraz szybkim tempem wspó³czesnego ¿ycia, gubimy siê natychmiast, gdy tylko zabraknie nam kalendarza z rozpisk¹ licznych spotkañ i zajêæ. Na szczêœcie Outlook 2007 PL mo¿na wykorzystaæ zarówno do usprawnienia zarz¹dzania poczt¹ elektroniczn¹, jak i przygotowania szczegó³owego terminarza. Z ksi¹¿ki „Outlook 2007 PL. Zarz¹dzanie czasem i informacjami” dowiesz siê, jak nie daæ siê przysypaæ górze wirtualnego papieru, czyli jak ustawiæ regu³y segregacji e-maili, zaprojektowaæ szablony wiadomoœci i automatyczne powiadomienia o jej odebraniu. Nauczysz siê ustawiaæ i wykorzystywaæ przypomnienia o nadchodz¹cych terminach, by nie spóŸniæ siê ju¿ nigdy na ¿adne zebranie. Twój kalendarz pos³u¿y Ci tak¿e jako œwietne narzêdzie do rozsy³ania informacji o spotkaniu, a polecenia menu Kontakty u³atwi¹ zautomatyzowanie tego procesu. Znajdziesz tu tak¿e informacje na temat pos³ugiwania siê kana³em RSS oraz drukowania wybranych fragmentów informacji zawartych w Outlooku. • Przegl¹danie wiadomoœci w skrzynce odbiorczej wed³ug w¹tków • Zarz¹dzanie wiadomoœciami za pomoc¹ regu³ • Tworzenie szablonu wiadomoœci oraz bloków tekstu wielokrotnego u¿ycia • Wstawianie symbolu lub znaku specjalnego • Wstawianie do wiadomoœci bloków tekstu wielokrotnego u¿ycia, tabel i wykresów • Nawigowanie w kalendarzu i udostêpnianie go • Planowanie terminu jednorazowego oraz cyklicznego • Oznaczanie terminu jako prywatnego • Ustawianie lub usuwanie przypomnieñ dla nowych lub istniej¹cych terminów • Planowanie spotkania i aktualizowanie informacji • Archiwizowanie kalendarza i tworzenie dodatkowych kalendarzy • Importowanie kalendarza z us³ugi Google Calendar i eksportowanie go • Subskrybowanie kalendarza Google Calendar • Trzy sposoby tworzenia i znajdowania kontaktu • Tworzenie listy dystrybucyjnej i adresowanie wiadomoœci do tej¿e listy Nie traæ wiêcej czasu – dostosuj Outlook 2007 PL do siebie! Spis treĈci Wstöp ................................................................................................................. 5 Rozdziaä 1. Jak zapanowaè nad napäywajñcñ korespondencjñ? ............................ 7 Przeglądanie wiadomoĞci w skrzynce odbiorczej wedáug wątków ................................... 8 Zarządzanie wiadomoĞciami za pomocą reguá ................................................................. 9 Zmienianie reguáy .................................................................................................. 13 Wáączanie lub wyáączanie reguáy .......................................................................... 15 Usuwanie reguáy .................................................................................................... 17 Tworzenie reguáy automatycznego odpowiadania na nowe wiadomoĞci e-mail .... 18 Rozdziaä 2. Usprawnienia w prowadzeniu korespondencji ................................... 23 Tworzenie szablonu wiadomoĞci .................................................................................... 23 Wysyáanie wiadomoĞci e-mail opartej na szablonie ....................................................... 24 Wstawianie symbolu lub znaku specjalnego .................................................................. 27 Tworzenie bloków tekstu do wielokrotnego uĪycia w wiadomoĞciach e-mail ............... 28 Wstawianie bloków tekstu do wielokrotnego uĪycia do wiadomoĞci e-mail .................. 30 Wstawianie tabeli ........................................................................................................... 31 UĪywanie wykresów i schematów w wiadomoĞciach e-mail ......................................... 33 Dodawanie flagi do wiadomoĞci e-mail ......................................................................... 34 Potwierdzenie dostarczenia lub odczytu wiadomoĞci e-mail .......................................... 36 Rozdziaä 3. Kalendarz ....................................................................................... 39 Nawigowanie w kalendarzu ............................................................................................ 40 Zmienianie liczby wyĞwietlanych dni .................................................................... 40 Przechodzenie do daty ........................................................................................... 41 Planowanie terminu jednorazowego ............................................................................... 42 Planowanie terminu cyklicznego .................................................................................... 43 Zmienianie terminu ........................................................................................................ 44 Ustawianie cyklicznoĞci terminu .................................................................................... 44 Oznaczanie terminu jako prywatny ................................................................................ 45 Ustawianie lub usuwanie przypomnieĔ dla nowych terminów ....................................... 46 Ustawianie lub usuwanie przypomnieĔ dla istniejących terminów ................................ 47 Planowanie spotkania ..................................................................................................... 48 Aktualizowanie informacji ............................................................................................. 50 Zapobieganie wysyáaniu odpowiedzi na wezwania na spotkanie ................................... 51 Akceptowanie terminu spotkania .................................................................................... 51 Odrzucanie terminu spotkania ........................................................................................ 51 Zmienianie wyglądu kalendarza ..................................................................................... 52 4 Outlook 2007 PL. Zarzñdzanie czasem i informacjami Rozdziaä 4. Usprawnienia w korzystaniu z kalendarza ........................................ 53 Importowanie dni wolnych ............................................................................................. 53 Dodawanie dni wolnych ................................................................................................. 55 Usuwanie dni wolnych ................................................................................................... 56 Archiwizowanie kalendarza ............................................................................................ 56 Tworzenie dodatkowych kalendarzy .............................................................................. 58 WyĞwietlanie kilku kalendarzy ....................................................................................... 58 WyĞwietlanie kalendarzy obok siebie ............................................................................. 60 Nakáadanie kalendarzy ................................................................................................... 61 Wpisywanie do kalendarza informacji o urlopie ............................................................ 62 Przesyáanie informacji o urlopie ..................................................................................... 63 UdostĊpnianie kalendarza ............................................................................................... 65 Rozdziaä 5. Kalendarze internetowe .................................................................. 73 Importowanie kalendarza z usáugi Google Calendar do programu Outlook ................... 74 Eksportowanie kalendarza programu Outlook do usáugi Google Calendar .................... 78 Subskrybowanie kalendarza Google Calendar ............................................................... 83 Rozdziaä 6. Kontakty ........................................................................................ 87 Tworzenie kontaktu z poziomu folderu Kontakty .......................................................... 88 Tworzenie kontaktu na podstawie innego kontaktu ........................................................ 90 Tworzenie kontaktu na podstawie odebranej wiadomoĞci e-mail ................................... 90 Znajdowanie kontaktu .................................................................................................... 92 Wykonywanie kopii plików zawierających kontakty ..................................................... 93 WyĞwietlanie listy kontaktów w formacie nazwisko, imiĊ ............................................. 95 Tworzenie listy dystrybucyjnej ....................................................................................... 95 Adresowanie listu do listy dystrybucyjnej ...................................................................... 98 Rozdziaä 7. RSS ............................................................................................. 101 Dodawanie Ĩródeá danych RSS ..................................................................................... 101 Usuwanie Ĩródáa danych RSS i zawartoĞci pobranej .................................................... 105 Rozdziaä 8. Drukowanie .................................................................................. 107 Drukowanie okreĞlonej strony wiadomoĞci .................................................................. 107 Drukowanie fragmentu wiadomoĞci ............................................................................. 109 Drukowanie nazw i adresów wysyákowych .................................................................. 111 Drukowanie listy wiadomoĞci, kontaktów lub zadaĔ ................................................... 113 Dodatek A Skróty klawiaturowe ..................................................................... 117 Dodatek B Opcje uruchamiania Outlook 2007 ................................................ 119 Skorowidz .................................................................................... 123 Rozdziaä 2. Usprawnienia w prowadzeniu korespondencji Komputer Ğwietnie nadaje siĊ do zastąpienia czáowieka w wykonywaniu powtarzalnych czynnoĞci. Jedną z nich moĪe byü redagowanie listów. Szablony umoĪliwiają wysyáanie wiadomoĞci zawierających informacje, które nie zmieniają siĊ w kolejnych wiadomo- Ğciach. MoĪna zredagowaü wiadomoĞü i zapisaü ją jako szablon, aby móc uĪyü jej ponownie wtedy, gdy bĊdzie potrzebna. Wówczas wystarczy dodaü nowe informacje przed wysáaniem szablonu jako wiadomoĞci e-mail. Tworzenie szablonu wiadomoĈci Uruchom program Outlook. W menu Plik wybierz kolejno polecenia Nowy, a nastĊpnie WiadomoĞü pocztowa (rysunek 2.1). Rysunek 2.1. Aby poznaü moĪliwoĞci programu, warto choü raz rozwinąü jego menu. W dalszej pracy moĪesz korzystaü ze skrótów klawiaturowych, np. Ctrl+N Na karcie Opcje w grupie Format kliknij Zwykáy tekst (rysunek 2.2). W treĞci wiadomoĞci wpisz wiadomoĞü, która ma byü wysyáana jako odpowiedĨ auto- matyczna (rysunek 2.3). W oknie wiadomoĞci kliknij przycisk Microsoft Office, a nastĊpnie polecenia Zapisz jako/Zapisz jako (rysunek 2.4). 24 Outlook 2007 PL. Zarzñdzanie czasem i informacjami Rysunek 2.2. Tekst zwykáy pozbawiony jest formatowania. DziĊki temu zostanie poprawnie odczytany niezaleĪnie od oprogramowania, którego uĪywa adresat Rysunek 2.3. WiadomoĞü z przykáadowym tekstem Rysunek 2.4. Przycisk Microsoft Office jest okrągáy i widoczny w lewym górnym rogu okna W oknie dialogowym Zapisz jako na liĞcie Zapisz jako typ kliknij pozycjĊ Szablon Outlook. Wpisz nazwĊ szablonu wiadomoĞci w polu Nazwa pliku, a nastĊpnie kliknij przycisk Zapisz (rysunek 2.5). Wysyäanie wiadomoĈci e-mail opartej na szablonie Aby wysáaü wiadomoĞü wykorzystującą szablon, w menu NarzĊdzia wybierz polecenia Formularze/Wybierz formularz (rysunek 2.6). Rozdziaä 2. i Usprawnienia w prowadzeniu korespondencji 25 Rysunek 2.5. Plik chcemy zapisaü jako szablon. Dlatego musimy zmieniü format domyĞlny Rysunek 2.6. Kto zgadáby, Īe szablonu naleĪy szukaü wĞród formularzy? WyĞwietlone zostaáo okno Wybieranie formularza (rysunek 2.7). W polu Szukaj w: klik- nij pozycjĊ Szablony uĪytkownika w systemie plików. Lokalizacja folderu zawierajñcego szablony zaleĔna jest od wersji systemu opera- cyjnego: Windows XP c:documents and settings azwa_uĔytkownikaapplication data microsoftszablony Windows Vista c:users azwa_uĔytkownikaappdata oamingmicrosoftszablony Windows 7 c:users azwa_uĔytkownikaappdata oamingmicrosoftszablony JeĈli szablon jest zapisany w innym folderze niĔ domyĈlny, kliknij przycisk Przeglñ- daj i wybierz szablon. Zaznacz szablon, który chcesz wykorzystaü w wiadomoĞci (rysunek 2.8). Kliknij przycisk Otwórz. 26 Outlook 2007 PL. Zarzñdzanie czasem i informacjami Rysunek 2.7. Okno Wybieranie formularza umoĪliwia dostĊp do szablonów uĪytkownika Rysunek 2.8. Szablon, który zostanie wstawiony do wiadomoĞci TreĞü szablonu zostaáa wstawiona do formularza listu. Uzupeánij listĊ odbiorców, temat i treĞü wiadomoĞci. Kliknij przycisk WyĞlij (rysunek 2.9). Wprowadzone zmiany nie zostanñ zapisane w szablonie. Nawet uĔycie polecenia Zapisz spowoduje utworzenie wersji roboczej, a nie aktualizacjö szablonu. Rysunek 2.9. List przygotowany do wysáania Rozdziaä 2. i Usprawnienia w prowadzeniu korespondencji 27 Wstawianie symbolu lub znaku specjalnego Dopóki w liĞcie wystĊpują znaki widoczne na klawiaturze, znaki narodowe — sprawa jest prosta. Wpisujemy je z klawiatury. Co jednak zrobiü, gdy w liĞcie trzeba uĪyü znaku: ¼, ©, — (pauza)? Na klawiaturze nie ma oznaczonych nimi klawiszy. Na szczĊĞcie jest rada i na ten problem. Kliknij miejsce, w którym chcesz wstawiü symbol (rysunek 2.10). Kliknij kartĊ Wstawianie. Rysunek 2.10. Najpierw trzeba wskazaü miejsce, w którym ma zostaü wstawiony znak Na karcie Wstawianie w grupie Symbole kliknij przycisk Symbol (rysunek 2.11). Rysunek 2.11. Przycisk Symbol JeĪeli na liĞcie rozwijanej widoczny jest symbol, który chcesz wstawiü — kliknij go (rysunek 2.12). Rysunek 2.12. Lista rozwijana z popularnymi symbolami Symbol pojawi siĊ w miejscu, w którym znajdowaá siĊ znak wstawiania (rysunek 2.13). 28 Outlook 2007 PL. Zarzñdzanie czasem i informacjami Rysunek 2.13. Symbol wstawiony do treĞci listu JeĞli na liĞcie rozwijanej (rysunek 2.12) nie ma symbolu, który chcesz wstawiü, klik- nij przycisk WiĊcej symboli. Spowoduje to wyĞwietlenie okna Symbol (rysunek 2.14). W polu Czcionka: kliknij nazwĊ czcionki, której chcesz uĪyü. NastĊpnie kliknij sym- bol, który chcesz wstawiü, oraz przycisk Wstaw. Rysunek 2.14. Okno Symbol daje do dyspozycji duĪo wiĊcej moĪliwoĞci niĪ lista rozwijana z popularnymi symbolami Aby wstawiè do listu znak specjalny, kliknij w miejscu, w którym chcesz go umieĈciè. Na karcie Wstawianie w grupie Symbole kliknij przycisk Symbol, a nastöpnie polece- nie Wiöcej symboli. Kliknij kartö Znaki specjalne. Kliknij znak, który chcesz wstawiè, a nastöpnie przycisk Wstaw. Tworzenie bloków tekstu do wielokrotnego uĔycia w wiadomoĈciach e-mail Zawarta w programie Outlook 2007 funkcja szybkich czĊĞci umoĪliwia pracĊ z blo- kami konstrukcyjnymi, czyli fragmentami zawartoĞci lub innymi czĊĞciami wiadomoĞci e-mail wielokrotnego uĪytku, które są przechowywane w galeriach. Bloki konstrukcyjne są dostĊpne do uĪycia przez caáy czas. MoĪna je równieĪ zapisywaü i rozpowszechniaü za pomocą szablonów, aby mogli z nich korzystaü inni uĪytkownicy. Rozdziaä 2. i Usprawnienia w prowadzeniu korespondencji 29 Zaznacz zawartoĞü lub czĊĞü wiadomoĞci e-mail, którą chcesz przechowywaü jako blok konstrukcyjny do wielokrotnego uĪycia (rysunek 2.15). Rysunek 2.15. Zaznaczony fragment wiadomoĞci Aby wraz z wpisem przechowaè formatowanie akapitu, zaznacz takĔe znak akapitu. JeĔeli znaczniki akapitów nie sñ widoczne, na karcie Formatowanie tekstu kliknij przycisk Akapit. Na karcie Wstawianie w grupie Tekst kliknij przycisk Szybkie czĊĞci (rysunek 2.16). Rysunek 2.16. Przycisk Szybkie czĊĞci jest dobrze ukryty Kliknij polecenie Zapisz zaznaczenie w galerii szybkich czĊĞci (rysunek 2.17). Rysunek 2.17. Polecenie Zapisz zaznaczenie w galerii szybkich czĊĞci WyĞwietlone zostaáo okno Tworzenie nowego bloku konstrukcyjnego (rysunek 2.18). W polu Nazwa: wpisz unikatową nazwĊ bloku konstrukcyjnego. W przeciwnym razie domyĞlnie bĊdzie to początek zaznaczonego bloku. W polu Galeria: wybierz galeriĊ, w której ma zostaü umieszczony blok konstrukcyjny. W polu Kategoria: wybierz kate- goriĊ, która uáatwi znalezienie bloku. W polu Opis: wpisz opis bloku konstrukcyjnego. 30 Outlook 2007 PL. Zarzñdzanie czasem i informacjami Rysunek 2.18. Aby blok konstrukcyjny moĪna byáo áatwo odnaleĨü, trzeba go odpowiednio opisaü W polu Zapisz w: wybierz nazwĊ szablonu na liĞcie rozwijanej. W polu Opcje: wybierz jedną z nastĊpujących pozycji: Wstaw zawartoĞü w osobnym akapicie, aby umieĞciü zawartoĞü w osobnym akapicie, nawet jeĞli kursor znajduje siĊ w Ğrodku akapitu, lub Wstaw tylko zawartoĞü w przypadku dowolnej innej zawartoĞci. Wstawianie bloków tekstu do wielokrotnego uĔycia do wiadomoĈci e-mail Kliknij w miejscu, w którym chcesz wstawiü blok konstrukcyjny (rysunek 2.19). Rysunek 2.19. Migająca czarna kreska wskazuje miejsce, w którym zostanie wstawiony blok konstrukcyjny Na karcie Wstawianie w grupie Tekst kliknij przycisk Szybkie czĊĞci (rysunek 2.20). Rysunek 2.20. Nic nie zdradza, Īe pod przyciskiem znajduje siĊ blok tekstu Kliknij prawym przyciskiem myszy w okienku galerii, a nastĊpnie w menu skrótów kliknij polecenie Wstaw w bieĪącym poáoĪeniu w dokumencie (rysunek 2.21). Rozdziaä 2. i Usprawnienia w prowadzeniu korespondencji 31 Rysunek 2.21. Blok tekstu moĪna wstawiü w bardzo wielu miejscach dokumentu Aby zmieniè nazwö bloku konstrukcyjnego, w menu skrótów (rysunek 2.21) kliknij polecenie Edytuj wäaĈciwoĈci. W oknie Modyfikowanie bloku konstrukcyjnego wpro- wadĒ nowñ nazwö, a nastöpnie kliknij przycisk OK. Aby usunñè blok konstrukcyjny, w menu skrótów (rysunek 2.21) kliknij polecenie Organizuj i usuþ. W oknie Organizator bloków konstrukcyjnych zaznacz nazwö bloku, a nastöpnie kliknij przycisk Usuþ. Wstawianie tabeli Wielką zaletą programu Microsoft Office Outlook 2007 jest moĪliwoĞü wstawiania tabel do listów. Dane umieszczone w tabeli są bardziej przejrzyste, list robi wraĪenie uporządkowanego. Kliknij w miejscu, w którym chcesz wstawiü tabelĊ. Na karcie Wstawianie w grupie Tabele kliknij przycisk Tabela (rysunek 2.22). Rysunek 2.22. Migający znak wstawiania wskazuje lewy górny naroĪnik tabeli 32 Outlook 2007 PL. Zarzñdzanie czasem i informacjami W obszarze Wstawianie tabeli przeciągnij wskaĨnik myszy, aby zaznaczyü odpowiednią liczbĊ wierszy i kolumn (rysunek 2.23). Rysunek 2.23. Kursorem naleĪy zaznaczyü miniatury komórek. Prawdziwa tabela rysowana jest na drugim planie JeĔeli tabela jest duĔa, wygodnie jest na karcie Wstawianie w grupie Tabele kliknñè przycisk Tabela, a nastöpnie polecenie Wstaw tabelö. W obszarze Rozmiar tabeli moĔna okreĈliè wymiary i format tabeli. JeĔeli tabela ma zawieraè komórki o róĔnej wysokoĈci lub ze zmiennñ liczbñ kolumn w poszczególnych wierszach, na karcie Wstawianie w grupie Tabele kliknij przycisk Tabela. Wybierz polecenie Rysuj tabelö. WskaĒnik myszy przyjmie ksztaät oäówka. Narysuj obrys tabeli, a nastöpnie linie kolumn i wierszy. Kiedy ukoþczysz rysowanie tabeli, kliknij wewnñtrz jednej z komórek i rozpocznij wpisywanie tekstu lub wstaw grafikö. Aby przekonwertowaè tekst na tabelö, zaznacz tekst. Na karcie Wstawianie w grupie Tabele kliknij przycisk Tabela. Wybierz polecenie Konwertuj tekst na tabelö. W oknie dialogowym Konwertowanie tekstu na tabelö w obszarze Separatory tekstu kliknij opcjö odpowiadajñcñ separatorowi uĔytemu w tekĈcie. Tabele, które znajdujñ siö wewnñtrz innych tabel, sñ nazywane tabelami zagnieĔ- dĔonymi. Aby wstawiè tabelö zagnieĔdĔonñ, kliknij wewnñtrz komórki, a nastöpnie uĔyj dowolnej metody wstawiania tabeli lub narysuj tabelö. Rozdziaä 2. i Usprawnienia w prowadzeniu korespondencji 33 UĔywanie wykresów i schematów w wiadomoĈciach e-mail Powiedzenie „Jeden obraz wart jest tysiąca sáów” znajduje zastosowanie równieĪ w korespondencji elektronicznej. Adresat listu znacznie szybciej wychwyci tendencje w zmianie wartoĞci, gdy przedstawimy mu je na wykresie, niĪ gdy dostanie tabelkĊ wypeánioną liczbami. W programie Outlook kliknij miejsce, w którym chcesz wstawiü wykres. Na karcie Wstawianie w grupie Ilustracje kliknij przycisk Wykres (rysunek 2.24). Rysunek 2.24. NaleĪy wskazaü, gdzie i co chcemy wstawiü W oknie dialogowym Wstawianie wykresu kliknij wykres, a nastĊpnie kliknij przycisk OK (rysunek 2.25). Rysunek 2.25. Typ wykresu powinien byü adekwatny do charakteru prezentowanych danych Uruchomiony zostaá program Excel 2007. W arkuszu znajdują siĊ przykáadowe dane (rysunek 2.26). 34 Outlook 2007 PL. Zarzñdzanie czasem i informacjami Rysunek 2.26. Dane przykáadowe ZamieĔ dane przykáadowe, klikając komórkĊ arkusza, a nastĊpnie wpisując dane rzeczy- wiste (rysunek 2.27). Rysunek 2.27. Dane wpisane przez uĪytkownika Po wprowadzeniu zmiany w arkuszu wykres w programie Outlook zostanie automa- tycznie zaktualizowany (rysunek 2.28). Zapisz dane z Excela do pliku. JeĈli w komputerze jest zainstalowany arkusz Excel 2007, moĔna korzystaè z zaawan- sowanych funkcji tworzenia wykresów. JeĈli Excel 2007 nie jest zainstalowany, podczas tworzenia nowego wykresu zostanie otwarty program Microsoft Graph. Dane i wykres moĔna najpierw wykonaè w arkuszu Excel 2007, a nastöpnie wyciñè wykres z arkusza i wstawiè w treĈci wiadomoĈci redagowanej w Outlook 2007. Dane pozostanñ w Excelu, a wykres bödzie w arkuszu kalkulacyjnym. Dodawanie flagi do wiadomoĈci e-mail Oflagowane wiadomoĞci e-mail uáatwiają zarządzanie pocztą. Tworzą one listĊ zadaĔ do wykonania dla samego nadawcy lub dla nadawcy i adresatów wiadomoĞci. MoĪna oflagowaü wiadomoĞü e-mail z proĞbą o dostarczenie wymaganych informacji przed okreĞloną datą. Gdy adresat otrzymuje wiadomoĞü, wraz z nią widoczna jest flaga, a takĪe zostaje wyĞwietlony komunikat na pasku informacyjnym w okienku odczytu oraz w górnej czĊĞci wiadomoĞci otwartej w programie Outlook. Rozdziaä 2. i Usprawnienia w prowadzeniu korespondencji 35 Rysunek 2.28. Dane znajdują siĊ w arkuszu Excela, wykres w Outlooku WiadomoĞü, którą uĪytkownik oflaguje dla siebie, moĪe uáatwiü sprawdzenie, kto odpo- wiedziaá na wiadomoĞü. Na karcie WiadomoĞü w grupie Opcje kliknij przycisk Flaga monitująca (rysunek 2.29). Rysunek 2.29. WiadomoĞü moĪe zostaü uzupeániona flagą monitującą Wybierz datĊ ukoĔczenia zadania lub kliknij polecenie Niestandardowe (rysunek 2.30). JeĞli chcesz dodaü przypomnienie dotyczące oflagowanej wiadomoĞci, na karcie WiadomoĞü w grupie Opcje kliknij przycisk Flaga monitująca. Wybierz polecenie Dodaj przypomnienie (rysunek 2.31). Aby doáączyü przypomnienie dla adresata dotyczące wiadomoĞci oflagowanej, zaznacz pole wyboru Przypomnienie. NastĊpnie zmieĔ datĊ i godzinĊ (rysunek 2.32). Przypomnienie ma postaü okna wyĞwietlanego o okreĞlonej godzinie (rysunek 2.33). 36 Outlook 2007 PL. Zarzñdzanie czasem i informacjami Rysunek 2.30. Flaga monitująca umoĪliwia okreĞlenie ram czasowych realizacji zadania Rysunek 2.31. Przypomnienie ma postaü okienka wyskakującego Rysunek 2.32. Opcje przypomnienia Potwierdzenie dostarczenia lub odczytu wiadomoĈci e-mail Po wysáaniu wiadomoĞci e-mail nie wiemy, jaki jest jej los. Nie wiemy, czy dotaráa do adresata, czy zostaáa otworzona i czy zostaáa przeczytana. MoĪe siĊ okazaü, Īe na darmo czekamy na odpowiedĨ, gdyĪ adresat nie dostaá listu. Powodów niedorĊczenia wiadomoĞci moĪe byü wiele: zbyt duĪa objĊtoĞü lub zakwa- lifikowanie listu jako spam. Rozdziaä 2. i Usprawnienia w prowadzeniu korespondencji 37 Rysunek 2.33. Okno przypomnienia Potwierdzenie dostarczenia informuje o dostarczeniu wiadomoĞci e-mail do skrzynki pocztowej adresata. Nie informuje jednak o tym, czy adresat widziaá tĊ wiadomoĞü lub czy ją przeczytaá. Potwierdzenie odczytu informuje o tym, Īe wiadomoĞü zostaáa otwarta. W obydwu przypadkach powiadomienie jest generowane po dostarczeniu lub przeczytaniu wia- domoĞci. Aby uaktywniü wysyáanie potwierdzenia, w oknie wiadomoĞci kliknij przycisk Opcje, a nastĊpnie ĝledzenie (rysunek 2.34). Rysunek 2.34. Wysyáanie listu z Īądaniem potwierdzenia zakwalifikowane zostaáo do czynnoĞci opcjonalnych Zaznacz pole wyboru ĩądaj potwierdzenia dostarczenia lub ĩądaj potwierdzenia odczytu (rysunek 2.35). Rysunek 2.35. WiadomoĞü moĪe zostaü wysáana z jednym bądĨ dwoma Īądaniami potwierdzenia Brak potwierdzenia nie musi oznaczaè zaginiöcia lub nieprzeczytania wiadomoĈci. Adresat wiadomoĈci moĔe odrzuciè wysäanie polecenia. MoĔe siö równieĔ zdarzyè tak, Ĕe program poczty e-mail adresata nie obsäuguje potwierdzeþ odczytu. Program Outlook to narzędzie, bez którego wielu z nas nie wyobraża sobie codziennego życia czy pracy. Jednak coraz większa ilość przychodzącej korespondencji e-mailowej, którą trze- ba posegregować i przeczytać, a potem jeszcze odpisać na nią, sprawia, że z niechęcią myślimy o ściągnięciu poczty. Z drugiej strony, przytłoczeni nadmiarem informacji oraz szybkim tempem współczesnego życia, gubimy się natychmiast, gdy tylko zabraknie nam kalendarza z rozpiską licz- nych spotkań i zajęć. Na szczęście Outlook 2007 PL można wykorzystać zarówno do usprawnienia zarządzania pocztą elektroniczną, jak i przygotowania szczegółowego terminarza. Z książki „Outlook 2007 PL. Zarządzanie czasem i informacjami” dowiesz się, jak nie dać się przysypać górze wirtualnego papieru, czyli jak ustawić reguły segregacji e-maili, zaprojektować szablony wiadomości i automatyczne powiadomienia o jej odebraniu. Nauczysz się ustawiać i wykorzystywać przypomnienia o nadchodzących terminach, by nie spóźnić się już nigdy na żadne zebranie. Twój kalendarz posłuży Ci także jako świetne narzędzie do rozsyłania informacji o spotkaniu, a polecenia menu Kontakty ułatwią zautomatyzowanie tego procesu. Znajdziesz tu także informacje na temat posługiwania się kanałem RSS oraz drukowania wybra- nych fragmentów informacji zawartych w Outlooku. • • • • • • • • • • • Przeglądanie wiadomości w skrzynce odbiorczej według wątków Zarządzanie wiadomościami za pomocą reguł Tworzenie szablonu wiadomości oraz bloków tekstu wielokrotnego użycia Wstawianie do wiadomości bloków tekstu wielokrotnego użycia, tabel i wykresów Nawigowanie w kalendarzu i udostępnianie go Wstawianie symbolu lub znaku specjalnego Planowanie terminu jednorazowego oraz cyklicznego Oznaczanie terminu jako prywatnego Ustawianie lub usuwanie przypomnień dla nowych lub istniejących terminów Planowanie spotkania i aktualizowanie informacji Opcje uruchamiania Outlooka 2007 • • • • • • • • • • Importowanie kalendarza z usługi Google Calendar i eksportowanie go Subskrybowanie kalendarza Google Calendar Trzy sposoby tworzenia i znajdowania kontaktu Tworzenie listy dystrybucyjnej i adresowanie wiadomości do tejże listy Wykonywanie kopii plików zawierających kontakty Dodawanie i usuwanie źródeł danych RSS Drukowanie strony wiadomości, jej fragmentu, nazw i adresów wysyłkowych Skróty klawiaturowe Drukowanie listy wiadomości, kontaktów lub zadań Archiwizowanie kalendarza i tworzenie dodatkowych kalendarzy Nie trać więcej czasu — dostosuj Outlook 2007 PL do siebie! Cena: 27,00 zł 5552 W l i t o d W r o t e k Zarządzanie czasem i informacjami Z a r z ą d z a n e c z a s e m i i i n f o r m a c j a m i W l i t o d W r o t e k Po pierwsze i najważniejsze: oszczędzaj czas! Jak opanować chaos we własnej skrzynce pocztowej? Jak korzystać z kalendarza komputerowego i internetowego? Jak zoptymalizować Kontakty i obsłużyć RSS? OUT27Z.indd 1 OUT27Z.indd 1 30-06-10 11:14:21 30-06-10 11:14:21
Pobierz darmowy fragment (pdf)

Gdzie kupić całą publikację:

Outlook 2007 PL. Zarządzanie czasem i informacjami
Autor:

Opinie na temat publikacji:


Inne popularne pozycje z tej kategorii:


Czytaj również:


Prowadzisz stronę lub blog? Wstaw link do fragmentu tej książki i współpracuj z Cyfroteką: