Cyfroteka.pl

klikaj i czytaj online

Cyfro
Czytomierz
00290 013169 17009283 na godz. na dobę w sumie
Projekty z dotacją. Podręcznik konsultanta, wnioskodawcy i beneficjenta - ebook/pdf
Projekty z dotacją. Podręcznik konsultanta, wnioskodawcy i beneficjenta - ebook/pdf
Autor: Liczba stron: 512
Wydawca: Onepress Język publikacji: polski
ISBN: 978-83-283-3656-8 Data wydania:
Lektor:
Kategoria: ebooki >> poradniki >> controlling
Porównaj ceny (książka, ebook (-50%), audiobook).

Kto ma wsparcie, ten ma przewagę! Dowiedz się, jak je pozyskać!

O unijnych dotacjach i innych bezzwrotnych formach pomocy dla przedsiębiorstw sporo się mówi. Rekomendowane są jako świetne źródło finansowania rozwoju firmy. Niestety, niejeden przedsiębiorca i początkujący konsultant firmy doradczej przekonał się, że ich pozyskanie nie jest wcale łatwe. Zwłaszcza wtedy, gdy decyzja o przyznaniu środków poprzedzona jest naborem wniosków i długotrwałą procedurą oceniania. Na szczęście osoba starająca się o dofinansowanie swojej firmy nie jest pozostawiona samej sobie. W sieci, w tym na stronach instytucji odpowiedzialnych za przyjmowanie wniosków o dofinansowanie, można znaleźć mnóstwo instrukcji i przewodników dotyczących wypełniania wniosków, choć bardzo rzadko pojawiają się tam konkretne przykłady dobrych opisów problemu czy zagadnienia.

Tymczasem niniejszy poradnik ma charakter stricte praktyczny. Teorię dotyczącą źródeł finansowania, reguł składania wniosków oraz korzystania z pozyskanych środków autor ograniczył do niezbędnego minimum, żeby skupić się na konkretnych, z życia wziętych przykładach. Opisał również cały warsztat prac nad wnioskiem oraz kwestię przygotowywania odpowiednich narzędzi pomocniczych. Co więcej, można znaleźć tu także zasady organizacji pracy i zarządzania firmą doradczą, ponieważ niniejszy poradnik skierowany jest zarówno do przedsiębiorców planujących podjąć samodzielne starania o dotacje, jak i do tych, którzy pomagają w ich pozyskiwaniu.
Karol Plata-Nalborski — absolwent Wydziału Prawa i Administracji UMK w Toruniu. W branży dotacji europejskich i krajowych aktywny od 2008 roku, skutecznie pozyskuje dofinansowania do licznych przedsięwzięć inwestycyjnych i badawczo-rozwojowych, do wdrożeń nowych technologii oraz projektów doradczych, szkoleniowych i CSR. Działa jako konsultant w obszarze administracji, rozliczania projektów i zarządzania projektami, a także komercjalizacji nowych produktów i usług oraz wyników prac B+R. Współpracuje z akceleratorami oraz inkubatorami przedsiębiorczości. Publikował m.in. w magazynie „Fundusze Europejskie”.
Znajdź podobne książki Ostatnio czytane w tej kategorii

Darmowy fragment publikacji:

Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metodą kserograficzną, fotograficzną, a także kopiowanie książki na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji. Wszystkie znaki występujące w tekście są zastrzeżonymi znakami firmowymi bądź towarowymi ich właścicieli. Autor oraz Wydawnictwo HELION dołożyli wszelkich starań, by zawarte w tej książce informacje były kompletne i rzetelne. Nie biorą jednak żadnej odpowiedzialności ani za ich wykorzystanie, ani za związane z tym ewentualne naruszenie praw patentowych lub autorskich. Autor oraz Wydawnictwo HELION nie ponoszą również żadnej odpowiedzialności za ewentualne szkody wynikłe z wykorzystania informacji zawartych w książce. Redaktor prowadzący: Magdalena Dragon-Philipczyk Projekt okładki: Jan Paluch Fotografia na okładce została wykorzystana za zgodą Shutterstock. Wydawnictwo HELION ul. Kościuszki 1c, 44-100 GLIWICE tel. 32 231 22 19, 32 230 98 63 e-mail: onepress@onepress.pl WWW: http://onepress.pl (księgarnia internetowa, katalog książek) Drogi Czytelniku! Jeżeli chcesz ocenić tę książkę, zajrzyj pod adres http://onepress.pl/user/opinie/prodot Możesz tam wpisać swoje uwagi, spostrzeżenia, recenzję. Pliki z przykładami omawianymi w książce można znaleźć pod adresem: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/prodot.zip ISBN: 978-83-283-3416-8 Copyright © Helion 2017 Printed in Poland. • Kup książkę • Poleć książkę • Oceń książkę • Księgarnia internetowa • Lubię to! » Nasza społeczność SPIS TREŚCI Przedmowa ............................................................................................................................... 9 Część I. Informacje ogólne ..................................................................15 Rozdział 1. Źródła dofinansowania — podstawowe informacje .............................................. 17 Rozdział 2. Podstawy prawne funduszy strukturalnych dla Polski w okresie 2014 – 2020 ..................................................................................... 27 2.1. Instytucje odpowiedzialne za realizację funduszy ....................................................29 2.2. Zasady finansowania projektów i regulowania płatności ........................................33 2.3. System kontroli i nadzoru ..............................................................................................33 2.4. Monitoring i ewaluacja ...................................................................................................37 2.5. Partnerstwo w projektach ..............................................................................................37 2.6. Projekty grantowe ...........................................................................................................38 2.7. Nabory i ocena wniosków o dofinansowanie .............................................................39 2.8. Decyzja/umowa dotycząca dofinansowania projektu ...............................................44 2.9. Procedury odwoławcze ..................................................................................................44 Rozdział 3. Podstawy prawne funkcjonowania krajowych programów pomocowych dla sektora B+R .......................................................................................... 53 Rozdział 4 . Wydatki kwalifikowane, wartość dofinansowania, próg dotacji oraz metody ich ustalania/podwyższania/obniżania .................................... 59 Rozdział 5. Badania i rozwój — podstawowe definicje, przykłady i zasady ............................ 65 Poleć książkęKup książkę ...4... Projekty z dotacją. Podręcznik konsultanta, wnioskodawcy i beneficjenta Rozdział 6. Poziomy gotowości technologicznej a prace B+R ................................................ 77 Rozdział 7. Wdrożenie i komercjalizacja a sprzedaż prototypów i instalacji doświadczalnych .............................................................................................. 87 Rozdział 8. Od technologii do innowacyjności ........................................................................ 93 Rozdział 9. MŚP czy duże przedsiębiorstwo — analiza statusu i powiązań ...........................103 Część II. Aplikowanie o dotację ....................................................... 115 Rozdział 10. Planowanie projektów — uwagi ogólne ...........................................................117 Rozdział 11. Decyzja o aplikowaniu .....................................................................................119 Rozdział 12. Weryfikacja wnioskodawcy i projektu oraz planowanie procesu przygotowania wniosku o dotację ..........................................123 Rozdział 13. Rola zasobów i podmiotów zewnętrznych w procesie aplikowania o dotację ...................................................................................131 Rozdział 14. Specyfika kredytów technologicznych .............................................................143 Rozdział 15. Kilka słów o biznesplanach ..............................................................................151 Rozdział 16. Kilka słów o matrycy logicznej .........................................................................159 Rozdział 17. Planowanie projektu i dokumentacji aplikacyjnej pod kątem jego prawidłowego rozliczania po otrzymaniu dofinansowania ...................167 Rozdział 18. Kalkulacja finansowa przedsięwzięcia i tworzenie struktury wydatków projektu .......................................................................173 Rozdział 19. Tworzenie roboczych arkuszy finansowych projektu (budżet, sprzedaż, opłacalność itp.), ułatwiających prace nad wnioskiem o dofinansowanie ......................187 Rozdział 20. Budżetowanie i planowanie finansowe projektu za pomocą arkusza kalkulacyjnego na przykładzie „szybkiej ścieżki” ............................195 Poleć książkęKup książkę Spis treści ...5... Rozdział 21. Trochę o załącznikach do wniosku o dofinansowanie ......................................211 Rozdział 22. Kwantyfikacja wskaźników projektu i opis źródeł ich weryfikacji ....................215 Rozdział 23. Poszukiwanie danych i źródeł do opisów merytorycznych w dokumentacji aplikacyjnej ..........................................................................................223 Rozdział 24. Analiza konkurencji i rozwiązań konkurencyjnych w projekcie innowacyjnym ..............................................................................................227 Rozdział 25. Cecha, korzyść i parametr, czyli kilka słów o wskazywaniu przewagi nad konkurencją .....................................................................237 Rozdział 26. Opis dystrybucji i promocji w projektach .........................................................243 Rozdział 27. Opis wybranych zasobów wnioskodawcy .........................................................247 Rozdział 28. Wpływ projektów na realizację polityk horyzontalnych Unii Europejskiej, w tym zrównoważonego rozwoju i zasady niedyskryminacji oraz równości płci .............257 Rozdział 29. Wybrane przykłady rubryk z wniosków o dofinansowanie dla przedsiębiorstw w ramach regionalnych programów operacyjnych .........................269 Rozdział 30. Pisma wyjaśniające oraz uzupełnienia na etapie oceny formalnej i merytorycznej wniosku o dofinansowanie ..........................297 Rozdział 31. Procedura odwoławcza ....................................................................................301 Rozdział 32. Perspektywa umowy o dofinansowanie ...........................................................315 Część III. Realizacja projektów ........................................................ 323 Rozdział 33. Startujemy z projektem, czyli co jest czym i co dalej .......................................325 Rozdział 34. Refundacja, zaliczka i dochód w projekcie — na co zwrócić szczególną uwagę .................................................................................331 Rozdział 35. Ważna rola księgowości w projekcie ................................................................339 35.1. B+R ................................................................................................................................340 35.2. Nowe inwestycje ..........................................................................................................346 Poleć książkęKup książkę ...6... Projekty z dotacją. Podręcznik konsultanta, wnioskodawcy i beneficjenta Rozdział 36. Podstawy zasad realizacji projektu i obiegu dokumentacji ..............................351 36.1. Zalecenia ogólne ..........................................................................................................351 36.2. Procesy zakupowe — słaby punkt projektów, czyli jak prowadzić ofertowanie .....................................................................................354 36.3. Przykłady wytycznych i instrukcji ............................................................................364 36.4. Dokumentowanie wyników prac badawczych i rozwojowych oraz innych działań techniczno-technologicznych ..........................373 36.5. Dokumentowanie wdrożenia technologii na przykładzie działań pomocowych typu kredyt technologiczny .....................................................378 Część IV. Aspekt organizacyjno-prawny doradztwa ........................ 381 Rozdział 37. Uwagi ogólne ...................................................................................................383 Rozdział 38. Forma prawna współpracy z konsultantem ......................................................387 Rozdział 39. Organizacja firmy doradczej ............................................................................395 Rozdział 40. Struktura finansowa organizacji doradczej, czyli kilka słów o planowaniu przychodów i kosztów .....................................................405 Rozdział 41. Zarządzanie zespołem doradczym: racjonalne gospodarowanie zasobami ludzkimi, dokumentowanie rozmów i korespondencji itp. ..............................411 Rozdział 42. Pozyskiwanie klientów na dofinansowanie: selekcja grupy docelowej, tworzenie broszur informacyjnych, pułapki tzw. mailingu ..............................................417 Rozdział 43. Opracowywanie ankiet dla potencjalnych klientów na wnioski aplikacyjne ....429 Rozdział 44. Zakres oferty, kalkulacja cenowa i modele współpracy z klientem ..................437 Rozdział 45. Zasady konstruowania umów na przygotowanie wniosków o dofinansowanie .............................................................445 Rozdział 46. Tworzenie listy zagadnień, pytań i dokumentów do wniosku aplikacyjnego ...............................................................................................451 Rozdział 47. Parę uwag o klientach i ich oczekiwaniach oraz metodach postępowania z nimi ..............................................................................461 Poleć książkęKup książkę Spis treści ...7... Rozdział 48. Szczypta psychologii, czyli jak podejść do potencjalnego klienta ....................471 Rozdział 49. Okiem klienta i nie tylko… ...............................................................................475 Rozdział 50. Postępowanie z klientem w przypadku odrzucenia wniosku o dofinansowanie ...........................................................................481 Rozdział 51. Wytyczne dotyczące umów o świadczenie usług rozliczania projektu i zasad współpracy w tym zakresie .......................................485 Rozdział 52. Analityk technologiczno-biznesowy — zawód przyszłości? ..............................495 Rozdział. 53. Konsultant — zawód nie dla krasomówców. Rzecz o sposobie doboru pracowników i współpracowników .........................................501 Podsumowanie ......................................................................................................................507 Materiały do pobrania ..........................................................................................................511 Nota biograficzna .................................................................................................................512 Poleć książkęKup książkę ...8... Projekty z dotacją. Podręcznik konsultanta, wnioskodawcy i beneficjenta Poleć książkęKup książkę Przedmowa Mało kto nie słyszał o funduszach unijnych czy też innych — krajowych/zagranicznych — formach pomocy w postaci bezzwrotnego dofinansowania. Dotacja to temat zde- cydowanie na czasie, zwłaszcza w okresie walk o budżet unijny, ciągłych starań na- szych przedsiębiorstw o wzmocnienie swej pozycji konkurencyjnej czy wreszcie wsparcie istniejącej infrastruktury, począwszy od komunikacji, poprzez badania naukowe i szkolnictwo oraz energetykę, na lotnictwie i gazie łupkowym skończywszy. O dotacjach dużo się mówi. Już zdążyliśmy się przekonać, że pozyskanie ich nie zawsze jest łatwe, zwłaszcza gdy decyzja o ich przyznaniu jest poprzedzona naborem wniosków i długotrwałą procedurą oceny. Umiejętność właściwego przygotowania dokumentacji, a wcześniej odpowiedni dobór samego projektu na tle kryteriów oceny, staje się kluczem do sukcesu, którym jest zatwierdzenie wniosku do dofi- nansowania. Jak jednak jest z praktyką pozyskania dotacji? Czy przygotowanie dokumentów jest łatwe, czy trudne? Czy można zrobić to we własnym zakresie? Jakie kroki należy poczynić? Jak sprawdzić, czy nasz pomysł ma szansę powodzenia? Czytelnik, który szuka kompleksowego poradnika — na wzór tych dotyczących spo- rządzania sprawozdań finansowych, strategii marketingowych czy też wycen przed- siębiorstw — dozna niewątpliwie zawodu. Owszem, w sieci, w tym na stronach in- stytucji odpowiedzialnych za prowadzenie naborów wniosków o dofinansowanie, można znaleźć mnóstwo instrukcji czy przewodników dotyczących sposobu wy- pełniania wniosku i załączników. Bardzo rzadko jednak można natrafić na kon- kretny przykład, pokazujący wprost, jak opisać czy przedstawić dany problem lub zagadnienie. Literatura ta jest niezwykle pożyteczna, ale nie daje pełnych narzędzi do pracy nad wnioskiem; często jest „strawna” dla osób zawodowo zajmujących się pozyskiwaniem funduszy (choć tu też nie zawsze), a mało przyswajalna dla począt- kujących doradców czy osób, które na własną rękę chcą pisać wniosek. Poleć książkęKup książkę ...10... Projekty z dotacją. Podręcznik konsultanta, wnioskodawcy i beneficjenta Na rynku pojawiły się też nieliczne książki prywatnych autorów, które noszą zna- miona poradników w zakresie prawidłowego wypełniania wniosków w celu pozy- skania funduszy. Bliższe zapoznanie się z nimi pozwala wysnuć wniosek, że zdecy- dowana większość przedstawionej tam treści stanowi uporządkowanie i powtórzenie zawartości dostępnej w oficjalnych dokumentach urzędowych. Dużo miejsca wypeł- nia „sucha” teoria, która choć przystępniej wyłożona, często nie jest poparta kon- kretnymi treściami wniosku, a przecież tego zaciekawiony czytelnik oczekuje przede wszystkim. Chce, aby pokazać mu rozmaite przykłady modelowe treści wniosku lub jego istotnych fragmentów, na których mógłby się wzorować. Chciałby się do- wiedzieć: jak pisać lub w jaki sposób nie pisać wniosku? Jakie możliwe pułapki na niego czyhają? Co może stanowić słaby punkt treści? Jaki powinien być stopień szczegó- łowości opisów? Czy każdy wniosek pisze się tak samo, czy może są różne wzory? Te i inne pytania nurtują każdego początkującego, jak również osobę, która zdobywa szlify i pragnie udoskonalić swoje umiejętności, poznając różne wzory tworzenia projektów i wniosków o dofinansowanie. Niniejszy poradnik — jak sugeruje już sam tytuł — ma charakter praktyczny. Ozna- cza to, że teoria z książek i oficjalnych wytycznych jest ograniczona do minimum, a istotę treści stanowią wytyczne bazujące na konkretnych przykładach i problemach z życia wziętych. Istotną rolę odgrywają też aspekt „warsztatu” prac nad wnioskiem i przygotowywania odpowiednich narzędzi pomocniczych oraz ogólne zasady or- ganizacji pracy i zarządzania. Poradnik jest podzielony na kilka części i skierowany do następujących odbiorców:  doradców/konsultantów, którzy w ramach prowadzonej działalności lub jako pracownicy firmy doradczej zajmują się profesjonalnym przygotowaniem aplika- cji o dofinansowanie;  doradców/konsultantów, którzy w ramach prowadzonej działalności lub jako pracownicy firmy doradczej wspierają beneficjentów w procesie rozliczania do- tacji oraz administracji i zarządzania projektami;  osób zajmujących kierownicze stanowiska w firmach doradczych, zajmujących się pozyskiwaniem i rozliczaniem dofinansowania, oraz osób planujących za- łożyć własne biuro konsultingowe, wyspecjalizowane w wyżej wymienionych obszarach;  osób pragnących we własnym zakresie przygotowywać wnioski o dofinanso- wanie albo zajmować się rozliczaniem projektów oraz ich administracją i za- rządzaniem. Poleć książkęKup książkę Przedmowa ...11... Wbrew pozorom istnieje sporo zagadnień, które nie są wspólne dla wyżej wspo- mnianych osób, ale które dla dobra kooperacji powinny zostać poruszone, ponieważ każda ze stron patrzy na dane zagadnienie z nieco odmiennej perspektywy. Każda z nich powinna próbować zrozumieć drugą stronę, jak również poznać możliwe szan- se, problemy, a nawet niebezpieczeństwa współpracy. Kolejna ważna rzecz, która została też wielokrotnie podjęta w innych publikacjach, to różnica między projektem (czasem zwanym też operacją, inicjatywą lub przed- sięwzięciem) a wnioskiem. To nie jest to samo. Wniosek pisze się pod projekt. Sukces (otrzymanie dofinansowania) uzależniony jest bowiem od przygotowania odpowied- niej koncepcji projektu, która wpisuje się w obowiązujące kryteria konkursu, oraz wypełnienia dokumentacji aplikacyjnej (wniosku i załączników) zgodnie z wymo- gami formalnymi. W jednym poradniku nie da się jednak poruszyć całego ogromu zagadnień, z jaki- mi się wiążą fundusze unijne i inne programy pomocowe, np. Norweski Instru- ment Finansowy czy programy krajowe typu GEKON. Dlatego też ten podręcznik jest zaledwie wierzchołkiem czy wręcz fragmentem wierzchołka góry lodowej. Liczba możliwych wzorów — programów, działań, poddziałań, kryteriów ocen i przypad- ków — jest tak duża, że każdy casus projektowy mógłby wymagać napisania oddziel- nej książki. Jestem tego świadomy, dlatego swój poradnik ograniczam do wybra- nych, ale najważniejszych zagadnień. Wychodzę bowiem z założenia, że temat trzeba „czuć” — nawet najlepszy podręcznik nie zastąpi własnej inwencji, dokładności i dociekliwości. Z racji posiadanego doświadczenia we wnioskach inwestycyjnych, badawczo- -rozwojowych, technologicznych i IT skoncentrowałem się głównie na tym obsza- rze dofinansowań. Nie oznacza to, że zagadnienia tzw. projektów miękkich nie będą poruszone. Będą, lecz w ograniczonym zakresie, choć nie da się wykluczyć, że w przyszłości zostanie wydane odrębne opracowanie, poświęcone m.in. dofinan- sowaniu z Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS). Z uwagi na mój obszar za- interesowań kieruję czytelnika w stronę sektora biznesowego, tj. firm, gdyż tu stosun- kowo często mamy do czynienia z konkursami na dotacje, tutaj występuje znane zjawisko pomocy publicznej i de minimis i tutaj też musimy weryfikować status apli- kującego przedsiębiorstwa. Tych wszystkich zagadnień nie może zabraknąć w podręczniku. Jestem zdania, że do zagadnienia należy podejść kompleksowo. Piszący wnioski musi dobrze orien- tować się w zasadach pomocy publicznej, musi umieć poddać firmę małemu au- dytowi i określić jej status oraz powiązania, powinien posiadać wiedzę o podstawo- wych zagadnieniach dotyczących praw wyłącznych, rodzajach prac B+R itp. A jeśli Poleć książkęKup książkę ...12... Projekty z dotacją. Podręcznik konsultanta, wnioskodawcy i beneficjenta mamy do czynienia z konsultantem, powinien on również znać metodykę współ- pracy z klientem zlecającym przygotowanie wniosku, posiadać umiejętność spo- rządzania umów doradczych na przygotowanie wniosku z klientami, bo w tym ob- szarze powstaje najwięcej niedomówień. Książka składa się z czterech części, z których każda jest podzielona na odrębnie numerowane rozdziały. Część I dotyczy informacji ogólnych — najważniejszych de- finicji, prawnych podstaw dofinansowania dla projektów, wprowadzenia do pro- blematyki projektów inwestycyjnych, badań i rozwoju oraz wdrożeń, a także zagad- nień pomocy publicznej w aspekcie statusu małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP). Część II obejmuje całokształt zagadnień związanych z procesem wnioskowania o dotację dla przedsięwzięcia: sposoby planowania projektu, organizację współpracy z podmiotami zewnętrznymi, metody tworzenia materiałów roboczych ułatwiających pracę nad wnioskiem, wyszukiwanie kluczowych informacji, budżetowanie i plano- wanie finansowe projektu, uzasadnianie przewagi konkurencyjnej (w tym aspekt cecha/korzyść/parametr), składanie odwołań od decyzji i wiele, wiele innych. Część III dotyczy realizacji projektu: obejmuje przede wszystkim zagadnienia związa- ne z rozliczeniem projektu, przygotowaniem dokumentów do umowy o dofinan- sowanie, aspektem obiegu dokumentów w projekcie oraz dobrymi praktykami w za- kresie organizacji i administracji przedsięwzięcia. Z uwagi na ograniczoną ilość miejsca nie referowano tych zagadnień tak szczegółowo w porównaniu do apliko- wania. Rozliczenie projektów i kwestie pokrewne są w rzeczywistości tematem na osobny podręcznik. Część IV jest skierowana stricte do konsultantów prowadzących firmy doradcze w za- kresie przygotowywania wniosków aplikacyjnych lub będących pracownikami ta- kich podmiotów. Przedstawiono tu zalecenia z dziedziny etyki doradczej (głównie niepodejmowanie zleceń, których nie będziemy w stanie wykonać, i informowanie klienta o niebezpieczeństwach i możliwych problemach) oraz konstruowania umów o dofinansowanie i rozliczanie projektów. Omówiono rodzaje klientów, sposoby rozmów i negocjacji, prowadzenie własnej firmy doradczej, rozdział zadań w zespole piszącym wnioski itd. Choć ta część jest dedykowana doradcom, nie ma przeszkód, żeby zapoznał się z nią również potencjalny wnioskodawca/projektodawca. Dzięki temu będzie wiedział, na co zwrócić uwagę, gdyby zdecydował się na współpracę z firmą konsultingową. W treści znajdują się również odwołania do innych miejsc w poradniku, w przy- padku gdy dany rozdział/podrozdział porusza pokrewne zagadnienie. Poleć książkęKup książkę Przedmowa ...13... Zapraszam zatem czytelnika w długą podróż po rozmaitych drogach i bezdrożach problematyki dotacji, mając nadzieję, że z wędrówki tej powróci zdecydowanie bo- gatszy. Trzeba tylko pamiętać, że ten podręcznik niczego nie gwarantuje i że należy traktować go przede wszystkim jako pomoc uzupełniającą, pozwalającą na lepsze zrozumienie określonych zagadnień. Podstawowa wiedza powinna zawsze opierać się na dokumentach naboru wniosków publikowanych przez właściwą instytucję. Na- tomiast przedstawione w książce przykłady opisowe i liczbowe nie są jedynie słusz- nymi i sztywnymi schematami ani tym bardziej nie są impulsem/źródłem do two- rzenia projektów innowacyjnych. Mają jedynie zobrazować dany problem i w pewien sposób nakierować wnioskodawcę na właściwy tor postępowania. Reszta należy już do Was, Drodzy Czytelnicy. Zapraszam zatem do lektury. Poleć książkęKup książkę ...14... Projekty z dotacją. Podręcznik konsultanta, wnioskodawcy i beneficjenta Poleć książkęKup książkę Rozdział 10 Planowanie projektów — uwagi ogólne Z pewnością czytelnik ma dość żmudnej literatury dotyczącej zarządzania projektami i skomplikowanego, naukowego słownictwa związanego z powstawaniem projektu, jego opisem i późniejszą realizacją. Uspokajam: literatury fachowej tego rodzaju jest tak dużo, że nie chcę tu powielać dostępnych teorii i trudnych terminów. Pragnę je- dynie przekazać najważniejsze uwagi praktyczne, gdy dochodzi do sytuacji, kiedy trzeba — jako wnioskodawca lub na zlecenie klienta — najpierw stworzyć projekt, zanim napisze się dla niego wniosek. W przypadku firm doradczych nie zdarza się to aż tak często (zwykle klient przychodzi już z mniej lub bardziej dopracowaną koncep- cją projektu), ale od czasu do czasu jak najbardziej. Poniższy wywód postaram się ograniczyć do minimum, omawiając najistotniejsze zagadnienia. W języku polskim słowo „projekt” ma znaczenie podwójne, gdyż za- równo oznacza plan/szkic (ang. design), jak i stanowi synonim przedsięwzięcia. W ję- zyku angielskim projekt obejmuje to drugie znaczenie, ale używa się go również w sensie opisu tego przedsięwzięcia. Można zatem rzec, że projekt stanowi przedsię- wzięcie w znaczeniu dotacyjnym. Wniosek o dofinansowanie tworzy się pod określo- ny projekt. Podkreślała to wyraźnie w swoich książkach Anna Szymańska. Dotacja jest zatem dla projektu, a przyznaje się ją za pośrednictwem złożonego wniosku1. Przed stworzeniem projektu należy najpierw przemyśleć całe otoczenie — określić problem, sposób jego rozwiązania oraz środki służące temu celowi. Po kolei wyglą- dałoby to tak: 1 A. Szymańska, Jak przygotować dobry wniosek czyli jak skutecznie pozyskiwać fundusze unijne 2007 – 2013, Placet, Warszawa 2011, s. 25 – 28 i 33; A. Szymańska, Skuteczny wniosek, czyli jak wydoić „unijną krowę”, Złote Myśli, Warszawa 2010, s. 19 – 20. Poleć książkęKup książkę ...118... Projekty z dotacją. Podręcznik konsultanta, wnioskodawcy i beneficjenta 1. Zdefiniujmy problem lub wyzwanie, z którym chcemy się zmierzyć. 2. Zastanówmy się, jakie dodatkowe korzyści przyniesie rozwiązanie problemu (np. innym grupom). 3. Zastanówmy się, co powinniśmy w największym skrócie zrobić, żeby rozwią- zać ten problem, oraz czy przyniesie to dalekosiężne korzyści projektodawcy (realizującemu) i grupie docelowej. 4. Zdefiniujmy szczegółowo czas realizacji oraz kroki niezbędne do rozwiązania problemu, rozpisując je dokładnie pod względem rzeczowym, osobowym i finan- sowym. Przy każdej pozycji zaznaczmy, dlaczego jest niezbędna i co osiągamy. 5. Określmy, czy przedsięwzięcie będziemy realizować sami, czy też potrzebne bę- dzie nam wsparcie innych podmiotów (z wyłączeniem zakupów), a jeśli tak, to w jakich obszarach. 6. Określmy ryzyka dla projektu i ewentualne sposoby ich eliminacji. 7. Określmy koszty realizacji projektu i wydatki (najlepiej punkt po punkcie, we- dług rodzaju kosztów księgowych). 8. Zbierzmy opisane działania i wydatki w projekt (opis koncepcji i założeń), na- dajmy mu nazwę oraz sformułujmy cele szczegółowe, które zostaną osiągnięte po zakończeniu jego realizacji. Nakreślmy przy tym korzyści społeczne i ekono- miczne związane z realizacją projektu. 9. Dla bardziej ambitnych zalecam opracowanie matrycy logicznej przedsięwzięcia (por. rozdział 16.). Powyższe opisy nie muszą być od razu bardzo szczegółowe. Na początku mogą być ogólne, lecz w miarę rozwoju i doprecyzowania koncepcji/pomysłu należy je uszcze- góławiać. Dzięki temu dużo łatwiej będzie przypisać planowanemu projektowi wła- ściwe programy i działania pomocowe. Jeśli tworząc projekt, mamy już wybrany program/działanie pomocowe albo mamy wytypowane kilka do wyboru, warto sporządzić wstępne opisy projektu z uwzględ- nieniem tych elementów, które występują w dokumentacji aplikacyjnej (w przypadku kilku działań warto zawrzeć przynajmniej elementy wspólne dla wszystkich). Bę- dzie to dobry materiał do dalszych prac, a jeśli potrzeba porady konsultanta co do wyboru, z pewnością ułatwi mu analizę i wskazanie właściwego źródła. Poleć książkęKup książkę Rozdział 11 Decyzja o aplikowaniu Właściwie w każdym przypadku naboru wniosków o dofinansowanie pojawia się pytanie o szanse projektu na otrzymanie dotacji. Zadają je sobie zarówno wniosko- dawcy, jak i konsultanci, którym zlecono przygotowanie aplikacji. Jednoznaczna ocena szans nie jest jednak zawsze możliwa, a każdy przypadek może być inny. Przygotowując aplikację i/lub decydując się na udział w konkretnym na- borze wniosków o dofinansowanie, trzeba wziąć pod uwagę, że trudność otrzymania dotacji może być uzależniona od: 1. Wielkości dostępnej alokacji, która została przydzielona na dany konkurs, oraz liczby złożonych wniosków w naborze — np. zakontraktowano 10 mln zł na dany nabór, wpłynęło 150 wniosków, gdzie średnio na każdy projekt przy- pada 200 tys. zł dofinansowania (razem ok. 30 mln dotacji). Oznacza to, że nie więcej niż 1/3 tych wniosków będzie mogła otrzymać dotację. W przypadku gdyby liczba złożonych projektów i suma wnioskowanej dotacji były dwa razy większe, otrzymanie dofinansowania byłoby jeszcze trudniejsze. 2. Zakresu projektu i jego rezultatów — projekt może idealnie trafiać w wymogi konkursu, być na wysokim poziomie merytorycznym, być spójny technicznie i finansowo, realny do wykonania. Może też wymagać solidnego dopracowania dla wpisania się w kryteria albo posiadać wyraźne cechy dyskwalifikujące go na starcie lub pomniejszające jego szanse. 3. Rodzaju kryteriów oceny projektów — czasem kryteria są łatwe do spełnienia, a czasem wręcz przeciwnie. Istnieje pewna tendencja w ocenie wniosków, żeby — zwłaszcza w przypadku konkursów, gdy wielkość środków do dyspozycji jest dużo mniejsza niż zwykle — stawiać coraz większe bariery i dodatkowe kryteria, które mogą być trudne do spełnienia (np. 50 eksportu, światowy poziom in- nowacyjności). Poleć książkęKup książkę ...120... Projekty z dotacją. Podręcznik konsultanta, wnioskodawcy i beneficjenta 4. Stopnia uznaniowości w kryteriach oceny wniosków — niektóre kryteria są bardzo konkretne i przejrzyste, tak że jesteśmy w stanie łatwo określić, ile do- staniemy punktów. Przykładowo: regulamin przyznaje 10 punktów za wskaźnik eksportu w wartości co najmniej 10 ogólnych przychodów z projektu albo 1 punkt za utworzenie każdego kolejnego pojedynczego etatu. Planując projekt, wiemy, czy spełniamy to kryterium, czy też nie, i na ile wzrastają nasze szanse. W niektórych przypadkach natomiast mamy do czynienia z kryteriami, które dają znaczną swobodę w ocenie samemu ekspertowi. Przykładowo: jeden z re- gionalnych programów operacyjnych posiada kryterium wkładu projektu w osią- gnięcie celów danej osi priorytetowej. Można tu otrzymać 0 punktów przy niskim wpływie lub braku, 8 punktów przy średnim wpływie oraz 16 punktów przy dużym wpływie, nie ma jednak podanych wytycznych i metodyk oceny, a osoby oceniające mają dużą swobodę. Nie inaczej jest z niektórymi programami wsparcia projektów B+R — np. VII Program Ramowy czy Horyzont 2020 — gdzie kryteria oceny są w przedziale 0 – 5 i pomimo ogólnych wytycznych mogą być punktowane dość dowolnie, w zależności od opinii eksperta. 5. Stopnia surowości i wnikliwości oceny — ten aspekt funkcjonuje w powiązaniu z aspektem kryteriów oraz wielkości alokacji. Co to oznacza? To, że zwłaszcza w przypadku kryteriów uznaniowych, jeśli ilość środków przewidzianych na konkurs jest mała w stosunku do liczby złożonych i pozytywnie ocenionych pod względem formalnym wniosków, należy liczyć się z tym, że w danym kryte- rium zostanie przyznane mniej punktów, a pod uwagę mogą być brane wszelkie potknięcia, które w innej sytuacji nie byłyby zauważone. Rozważmy przykład dotyczący uproszczonej struktury przychodów, cen i liczby prognozowanej sprze- daży jednostek produktów/usług (np. sztuka, komplet). W jednym konkursie wystarczyło to komisji oceniającej, ale w innym już nie — postawiono zarzut braku szczegółowej analizy kosztowej. Oczywiście był to pretekst, żeby obniżyć punk- tację. To samo może dotyczyć sprawdzania stanu innowacyjności — w niektó- rych przypadkach ekspertom wystarczy ogólna deklaracja o poziomie technolo- gicznym oraz zwięzłe i konkretne opisy, w innych zaś żądają bardzo szczegółowej analizy i potrafią nawet podawać kontrprzykłady świadczące przeciw twier- dzeniom wnioskodawcy zamieszczonym w jego aplikacji. Najczęściej dzieje się tak, gdy do komisji oceniającej angażuje się ekspertów branżowych z danej dziedziny. Bywa, że w takim przypadku żaden szczegół nie ujdzie uwadze, a już próba np. objęcia oprogramowania patentem lub wzorem przemysłowym z pew- nością nie przysporzy dodatkowej punktacji. W ten sposób tylko najlepsze wnioski mogą otrzymać dotację. Poleć książkęKup książkę Decyzja o aplikowaniu ...121... Na tym tle, przystępując do pisania wniosku czy też podejmując decyzję o udziale w naborze, należy wziąć pod uwagę wszelkie okoliczności: ile środków jest dostęp- nych w konkursie, jak to było w poprzednim naborze, czy jest szansa na dodatkową alokację, jakie są kryteria i wnikliwość oceny (to często daje się określić po poprzed- nich naborach). Ważne jest też, żeby projekt spełnił minimum punktowe, a nawet posiadał przewagę pozwalającą mu na zwiększenie szans wyboru. Poleć książkęKup książkę ...122... Projekty z dotacją. Podręcznik konsultanta, wnioskodawcy i beneficjenta Poleć książkęKup książkę Rozdział 12 Weryfikacja wnioskodawcy i projektu oraz planowanie procesu przygotowania wniosku o dotację Proces przygotowywania aplikacji jest swego rodzaju małym projektem (przedsię- wzięciem), którym trzeba umiejętnie zarządzać, planując z odpowiednim wyprze- dzeniem działania, terminy, wykorzystanie zasobów osobowych, organizację działań i spotkań, pozyskiwanie materiałów, załączników oraz inne potrzebne czynności. Za przykład posłużą tu nabory wniosków dla przedsiębiorstw na projekty o charakte- rze inwestycyjno-technologicznym. Aby aplikować do tego rodzaju działań, należy w większości przypadków posiadać status MŚP, nie znajdować się w złej kondycji finansowej, nie być wykluczonym z dofinansowania (np. za wcześniejsze przewinie- nia) oraz posiadać (na etapie aplikowania lub podpisywania umowy o dofinansowa- nie) wszystkie niezbędne pozwolenia budowlane i środowiskowe, a w niektórych przypadkach także dokumentację technologiczną. Największy błąd, jaki popełnia większość osób, to przechodzenie od razu do kryteriów merytorycznych fakultatywnych (punktowych). Przygotowywanie dokumentacji nie powinno się rozpoczynać od merytoryki, lecz od sprawdzenia kwestii formalnych — nie tylko w odniesieniu do projektu, ale również do samego wnioskodawcy. Nale- ży ustalić i wyłapać tzw. słabe punkty. Weryfikację należy zacząć od sprawdzania statusu firmy (por. rozdział 9.). Jeżeli wymagana jest przynależność do sektora małych i średnich przedsiębiorstw, to pod lupę koniecznie trzeba wziąć zatrudnienie, wielkość przychodów oraz sumę aktywów Poleć książkęKup książkę ...124... Projekty z dotacją. Podręcznik konsultanta, wnioskodawcy i beneficjenta bilansu za trzy zamknięte lata obrachunkowe — nie tylko w odniesieniu do pod- miotu wnioskującego, ale również do jednostek powiązanych osobowo i kapitałowo. Jeśli przedsiębiorstwo spełnia kryteria MŚP, należy przejść do sprawdzenia jego kondycji finansowej. W przypadku gdy wnioskodawca prowadzi działalność dłużej niż trzy lata, a przez ostatnie trzy lata wykazywał straty, w świetle przepisów staje się przedsiębiorcą w złej kondycji finansowej i nie może brać udziału w naborze. Oznacza to, że albo należy zrezygnować, albo znaleźć innego wnioskodawcę (np. powiązaną firmę bądź też otworzyć nową). Należy jednak dokładnie przemyśleć tego typu działania, ponieważ mogą rodzić różne konsekwencje. Jeśli podmiot spełnia kryteria formalne udziału, można przejść do oceny samego projektu. W tym celu warto ustalić wstępną koncepcję projektu, zwłaszcza jego za- kres, przedmiot, wartość, przewagę konkurencyjną i rezultaty, np.: nowy produkt, usługa, rozwiązanie/technologia lub instalacja doświadczalna, które zamierzamy opracować/wytworzyć. Kolejny ważny krok to wstępna weryfikacja, czy projektodawca posiada lub jest w stanie pozyskać pozwolenia niezbędne do inwestycji. Jeżeli projekt obejmuje np. roboty budowlane, to oprócz projektów i pozwoleń konieczna może być też wery- fikacja środowiskowa (np. Natura 2000). W projektach nieinfrastrukturalnych (np. zakup sprzętu przy braku robót budowlanych) takie dokumenty mogą nie być wy- magane, ale w przedsięwzięciach infrastrukturalnych już tak. Jeżeli takowe posia- damy, możemy przejść dalej. Następny etap to weryfikacja najważniejszego meritum, np. technologii (w przypad- ku projektów dotyczących B+R lub wdrożenia technologii) — czy wnioskodawca dysponuje taką lub będzie mógł ją zakupić. Konieczne mogą być w tym aspekcie konsultacje z branżystami lub naukowcami, którzy znają daną dziedzinę (por. roz- dział 13.). Dopiero pozytywna wstępna weryfikacja projektu w wyżej wymienionych obszarach pozwala na przejście do weryfikacji szans wniosku na podstawie kryteriów mery- torycznych punktowych (jeśli występują). Zalecane jest oczywiście — na bazie ro- zeznania sytuacji, tj. sprawdzenia wyników poprzednich naborów oraz dostępności innych konkursów — ocenienie szans projektu na podstawie symulacji przyznania punktów. Należy wziąć pod uwagę, że im bliżej do końca perspektywy finansowa- nia, tym mniej działań pomocowych jest dostępnych i tym bardziej należy się liczyć z większym oblężeniem działań, które jeszcze zostały i które są atrakcyjne finansowo. W przypadku gdy projekt ma słabe szanse lub nie ma szans, trzeba spróbować znaleźć rozwiązania pozwalające na ich wzmocnienie przez zmiany założeń tech- nologicznych, sprzedażowych, organizacyjnych, marketingowych itp. Każdy słaby Poleć książkęKup książkę Weryfikacja wnioskodawcy i projektu oraz planowanie procesu przygotowania wniosku o dotację ...125... punkt przedsięwzięcia wymaga głębokiej analizy (w przypadku zaangażowania doradcy powinien on konsultować wszystkie te szczegóły z klientem). Przykładowo: klient planuje wytworzyć 256-kanałową kartę pomiarową do analiz sygnałowych, jednakże tego typu rozwiązania są już na rynku, więc nie będziemy mieli do czy- nienia z innowacją krajową. Może zatem warto się zastanowić nad opracowaniem zupełnie nowej karty (np. 512-kanałowej), dwa razy szybszej od poprzedniej? Tylko czy jej wykonanie jest realne, a jeśli tak, to jakich nakładów wymaga i ile czasu zaj- mie? To jest oczywiście wzięty z sufitu przykład, którego nie należy traktować jako technicznie miarodajnego, a jedynie jako obrazujący określony problem. Warto dodać, że na tym etapie widzimy, z jakim doradcą mamy do czynienia. Ktoś, komu zależy wyłącznie na korzyści finansowej, będzie bagatelizował ryzyko lub udawał, że wszystko jest w porządku. Osoba, której zależy na kliencie, nie będzie natomiast dążyła do szybkiego zarobku, lecz dokładnie przeanalizuje sytuację i przed- stawi klientowi w miarę pełny obraz sprawy, informując go przede wszystkim o ry- zyku i możliwych konsekwencjach. W tym kontekście — zwłaszcza w odniesieniu do projektów z obszaru wysokich technologii oraz badań i rozwoju — istotne może być również uzasadnienie poziomu innowacyjności (lokalny/regionalny/krajowy/europejski/globalny). W zależności od przypadku może to dotyczyć technologii lub/i produktów/usług. Gdy uda się to wstępnie ustalić, należy przeprowadzić rozeznanie, czy i w jaki sposób można uza- sadnić ten poziom innowacyjności. Nie zawsze jako załącznik wymagane są dokumenty w postaci opinii o innowacyjności czy dokumentu patentowego lub przynajmniej zgłoszenia praw wyłącznych wraz ze sprawozdaniem z badania techniki. Czasem potwierdzenie możemy znaleźć w treści ogólnodostępnej publikacji naukowo- -technicznej lub newsów w portalach branżowych. Często wymaga to bardziej do- kładnych analiz i powołania się na różne publikacje, możliwe rozwiązania konku- rencji itp. W takich przypadkach wspomniana opinia czy dokumenty dotyczące praw wyłącznych stanowią nieocenioną pomoc. Oceniwszy pozytywnie szanse powodzenia projektu, a także kwalifikowalność i zdol- ność samego wnioskodawcy, możemy przystąpić do pisania wniosku lub też — jeśli czynności te bierze na siebie konsultant — podpisania umowy na przygotowanie wniosku oraz sporządzenia listy pytań i zagadnień. Na tym etapie rozpoczyna się fa- za planowania. Przede wszystkim należy ustalić, jakie materiały wnioskodawca już posiada, jakie zostaną jeszcze dostarczone, a jakich brakuje. Równolegle należy się dokładnie zapoznać z instrukcją przygotowania wniosku/biznesplanu. Dla każdego punktu opisowego trzeba wyłowić potrzebne zagadnienia. Zalecane jest opracowa- nie pełnego zestawu zagadnień i pytań do wniosku aplikacyjnego, a następnie ko- rygowanie ich w zależności od przypadku. Warto też zweryfikować dokumenty Poleć książkęKup książkę ...126... Projekty z dotacją. Podręcznik konsultanta, wnioskodawcy i beneficjenta opisujące nową technologię i nowy produkt/usługę (np.: zgłoszenia patentowe, opra- cowania badawczo-rozwojowe, opinie o innowacyjności). Niezbędne jest również sprawdzenie, ile informacji można znaleźć w internecie, aby odnieść się do naj- ważniejszych kwestii przedstawionych we wniosku. To pozwala ustalić listę brakujących zagadnień oraz podział ról pomiędzy firmą doradczą a klientem (w przypadku kiedy wnioskodawca zaangażował zewnętrz- nego konsultanta) w sytuacji, gdy wnioskodawca nie przygotowuje aplikacji we własnym zakresie. Od tego zależeć może też cena przygotowania dokumentacji aplikacyjnej. Im więcej jest do zrobienia po stronie klienta, tym bardziej ma on prawo żądać obniżenia ceny. I odwrotnie: jeśli większość opracowań, w tym fachowych analiz branżowych, jest w stanie zrobić firma doradcza, tym większej ceny może ona żądać za swoje usługi. Odrębną kwestią są wynagrodzenia osób sporządzających np. zgłoszenie patentowe lub opinię o innowacyjności. W tej kwestii należy zrobić dokładne rozeznanie, ponieważ bez względu na to, czy wnioskodawca będzie ponosił związane z nimi wydatki bezpośrednio, czy też będą one uwzględnione w doku- mentacji aplikacyjnej, niewątpliwie podrożą koszt całości. Niektórzy doradcy celowo ukrywają niektóre wydatki przed klientami, aby na starcie nie zniechęcić ich wyższą ceną. Po podpisaniu umowy powoli sprowadzają złapanych klientów z obłoków na ziemię, odsłaniając coraz to nowsze koszty i zagadnienia, doprowadzając roz- złoszczonych wnioskodawców do frustracji czy nawet rezygnacji. Wracając do punktu przygotowania wniosku: w pierwszej kolejności na tapetę po- winny pójść zagadnienia, które wymagają czasu na załatwienie, a często podania dodatkowych informacji. Nie mniej ważną kwestią jest finansowanie projektu. Jest to nierzadko bagatelizo- wany aspekt procesu przygotowania i bardzo często pomijany punkt przy analizie szans projektu, ale wiąże się z nim cały łańcuch powiązanych ze sobą zadań. Zwy- kle weryfikuje się poziom gotowości technologicznej wynalazku lub/i produktu czy usługi, natomiast nie sprawdza się zdolności finansowej przedsiębiorstwa do reali- zacji projektu. A przecież to niezwykle ważny punkt, bo może mieć znaczenie nie tylko dla oceny merytorycznej projektu (analiza wykonalności), ale również dla pod- pisania umowy, jeśli instytucja zażyczy sobie dokumentu potwierdzającego finan- sowanie przedsięwzięcia. Eksperci oceniający projekty z roku na rok stawali się co- raz bardziej dociekliwi i czepialscy. Firma, która szczyci się posiadaniem wielkiej innowacji, ale jest pozbawiona zasobów (np.: lokali, osób, sprzętu), może być trak- towana podejrzanie. Zresztą zdolność finansowa to również ważny aspekt dla sa- mego doradcy (por. rozdziały 18. i 19.), ponieważ klient bez grosza będzie się wykręcał od płacenia należności (np. wynagrodzenia za sukces), nie mając środków na projekt. Poleć książkęKup książkę Weryfikacja wnioskodawcy i projektu oraz planowanie procesu przygotowania wniosku o dotację ...127... Niektórzy wnioskodawcy podchodzą do tego na zasadzie: „Napiszmy, a potem się zobaczy”. Przedsięwzięcia wysokobudżetowe, opiewające na kwoty od kilku do nawet kilkudziesięciu milionów złotych, nie są przeważnie możliwe do sfinanso- wania ze środków własnych wnioskodawcy (często jest też problem z zapewnieniem wkładu własnego dla mniejszych projektów). Dlatego decydując się na start, należy zadbać również o prawidłowe rozplanowanie finansowania projektu/inwestycji, z uwzględnieniem okresu jego realizacji, etapów oraz momentów poniesienia kosz- tów, jak również planowanych wpływów transz/kwot dofinansowania. Fachowo nazywa się to montażem finansowym przedsięwzięcia. W praktyce bardzo często temat ten jest odsuwany na później i na ostateczne zamknięcie czeka niemal do mo- mentu złożenia wniosku. Tymczasem — zwłaszcza jeśli staramy się o zewnętrzne finansowanie — jak najszybsze zapięcie szczegółowego budżetu projektu oraz har- monogramu rzeczowo-finansowego realizacji powinno stanowić priorytet. W analizie finansowej, jeżeli występuje ona w dokumentacji projektu, bardzo często jesteśmy zobligowani podać źródło dofinansowania projektu. W przypadku gdy jest to kredyt lub leasing, jesteśmy proszeni o dołączenie (na etapie wniosku lub podpisywania umowy) właściwych umów lub promes. Oznacza to, że wnioskodawca, jeśli sam nie „ogarnie” tematu, będzie prosił doradcę o pomoc w zdobyciu tych do- kumentów. Instytucje finansowe, zanim je wydadzą, poproszą o dokumentację pro- jektową. Należy nastawić się na to, że poza przygotowaniem wniosku aplikacyjnego możemy otrzymać dodatkowe zadanie przygotowania wniosku kredytowego. Do- radca powinien mieć to na uwadze i w porę takie sprawy uzgodnić lub wskazać in- nego doradcę (np. bankowego). Może się zdarzyć, że bank będzie żądał wielokrotnych korekt w analizie finansowej, co zwiększy pracochłonność. Tego typu ewentual- ność należy uwzględnić w procesie przygotowania projektu, bo jeśli zostanie to pominięte milczeniem, to klient często będzie usiłował udowodnić, że znajduje się to w kosztach przygotowania projektu. Z praktycznego punktu widzenia dobrze jest współpracować z jednym bankiem (lub kilkoma), którego procedury już znamy i wiemy, jakie ma wymogi dla wnioskodawców. Z miejsca należy eliminować banki i instytucje finansowe nieprzyjazne klientom, rzucające kłody pod nogi i utrudnia- jące zdobycie promes. Co istotne, instytucje, do których zainteresowany zwraca się z prośbą o wydanie promesy (np. kredytowej/leasingowej) lub podpisanie warunkowej umowy kredytu/ leasingu, zawsze potrzebują czasu na jej rozpatrzenie. Ich wewnętrzne procedury narzucają zwykle maksymalne wymogi, które nierzadko trwają kilka tygodni. Bardzo łatwo tu o przekroczenie terminu złożenia wniosku o dofinansowanie, a w przypadku wymogu dostarczenia promesy z datą nie późniejszą niż data wpływu wniosku o do- finansowanie może to skutkować nawet odrzuceniem projektu i przekreśleniem Poleć książkęKup książkę ...128... Projekty z dotacją. Podręcznik konsultanta, wnioskodawcy i beneficjenta całej ciężkiej pracy doradców i wnioskodawcy, o wzajemnych pretensjach nie wspo- minając. Niekiedy pewnym kompromisowym wyjściem może być postaranie się o promesę pożyczki lub warunkową/pełną umowę pożyczki (jeżeli regulamin bądź kryteria naboru nie nakładają dodatkowych wymogów). Dokument taki nie musi pocho- dzić od instytucji finansowej, lecz od niemal każdej innej, która posiada środki lub deklaruje ich posiadanie (np. na rachunku bankowym) i na ich podstawie sfinan- sowanie projektu wnioskodawcy. Przykładowo: od podmiotu dysponującego pokaź- ną ilością środków i przedstawiającego dowód ich posiadania uzyskujemy deklarację udzielenia pożyczki po spełnieniu określonych warunków. Najczęściej promesy tego typu są wystawiane przez przedsiębiorców dysponujących zapasem kapitału i możli- wością inwestowania w inne przedsięwzięcia. Inną formą wkładu finansowego może być dokapitalizowanie spółki lub pożyczka od udziałowców/akcjonariuszy. Tego typu działania również warto poprzeć stosownymi deklaracjami. Bardzo często jednak wspomniane wyżej formy są nadużywane: deklaracje takie uzyskuje się od podmiotów, które w żaden sposób nie uwiarygodniają posiadania takiej kwoty, np. od bliżej nieznanych osób. Skąd bowiem wiadomo, że nie są to deklaracje bez pokrycia, a pożyczkodawca/udziałowiec/akcjonariusz lub wspólnik w rzeczywistości nie posiada żadnych środków finansowych? Jest pewien sposób na udowodnienie zdolności finansowej — załączenie dodatkowych dokumentów potwierdzających posiadanie określonej sumy (np.: wyciągu z konta bankowego, dokumentu finansowego typu rachunek przepływów pieniężnych obrazującego po- siadanie określonej ilości gotówki, umowy sprzedaży nieruchomości), z których wynika otrzymanie w najbliższej przyszłości określonej sumy pieniędzy. Możliwości jest tu wiele, a każda z nich wymaga indywidualnej oceny pod kątem szans i ryzyka. Należy się jednak liczyć z tym, że dokumenty i deklaracje od podmiotów niefinan- sowych mogą być traktowane z mniejszą powagą i zaufaniem niż promesy i umowy bankowe czy leasingowe. Wiele instytucji zdaje sobie sprawę ze wspomnianych nadużyć i dlatego nie we wszystkich przypadkach są one uznawane (np. Działanie 3.3 Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego). Dlatego jeżeli po- mimo usilnych starań w żaden sposób nie jesteśmy w stanie uzasadnić zdolności finansowej projektu, lepiej zrezygnować ze składania wniosku albo poszukać formy alternatywnej (np. inwestora zewnętrznego z kapitałem). Kiedy mamy pewność, że od strony formalnej, merytorycznej i finansowej projekt ma szansę powodzenia, a sam wnioskodawca też spełnia wszystkie kryteria dostę- pu, możemy przystąpić do procesu przygotowania dokumentacji aplikacyjnej. Proces Poleć książkęKup książkę Weryfikacja wnioskodawcy i projektu oraz planowanie procesu przygotowania wniosku o dotację ...129... kompletacji wniosku i załączników, składanie ich w całość oraz sposób dostarcze- nia mogą się różnić w zależności od rodzaju naboru, działania i programu pomo- cowego. W niektórych przypadkach jest to procedura prosta i pod względem „pa- pierologii” ograniczona do minimum, w innych przeradza się w żmudny proces przygotowywania kilku kopii papierowych segregatorów oraz dodatkowo wersji elektronicznej (zarówno skanów, jak też plików edytowalnych) dokumentacji apli- kacyjnej. Ważnym elementem jest właściwe planowanie organizacyjne: w pierwszej kolejno- ści należy zacząć od tych elementów, które stanowią podstawę dla innych (np. do- kumenty finansowe dla potrzeb sporządzenia analizy ekonomicznej). Jeżeli potrze- ba czasu na załatwienie czegoś, należy zrobić to z odpowiednim wyprzedzeniem. Żeby nie tracić czasu, warto przystąpić do wypełniania tych załączników i rubryk, które można uzupełnić od ręki, przygotować segregatory, pisma przewodnie, na- klejki — wszystko, co będzie niezbędne do złożenia. Robiąc to wcześniej, pozosta- wiamy sobie czas na wykonywanie ważniejszych działań. Należy unikać odkładania wszystkiego na ostatnią chwilę i kumulowania wszystkich czynności. Systematyczność i przewidywanie pozwalają bardziej płynnie pracować nad aplikacją. Gdy otrzy- mamy brakujące informacje lub dokumenty, możemy przystąpić do prac nad tymi częściami wniosku, które ich dotyczą. Nie należy zaniedbywać również generatora wniosków, jeśli został przewidziany dla danego naboru. Często może on sprawiać kłopoty, dlatego należy zapoznać się z nim z wyprzedzeniem. W niektórych przy- padkach konieczne może się okazać składanie dokumentów za pośrednictwem platformy elektronicznej (np. ePUAP), co także wymaga zaznajomienia się z tematem, jeśli ktoś nie miał z tym wcześniej do czynienia. Należy starać się unikać składania wniosku w ostatniej chwili. Poleć książkęKup książkę ...130... Projekty z dotacją. Podręcznik konsultanta, wnioskodawcy i beneficjenta Poleć książkęKup książkę Rozdział 19 Tworzenie roboczych arkuszy finansowych projektu (budżet, sprzedaż, opłacalność itp.), ułatwiających prace nad wnioskiem o dofinansowanie Oprócz warstw merytorycznej i technicznej wniosku o dofinansowanie projektu bardzo istotna jest strona finansowa, w tym kalkulacja budżetu projektu i poszcze- gólnych kosztów, a w wielu przypadkach także analiza ekonomiczno-finansowa. Z punktu widzenia czy to konsultanta sporządzającego wniosek dla klienta, czy to wnioskodawcy (jeśli zdecydował się samodzielnie przygotowywać aplikację) bardzo ważne jest skompletowanie odpowiednich dokumentów roboczych, które ułatwią tworzenie budżetu projektu i dadzą obraz strony finansowej projektu jako całości. Prawidłowe wyliczenia kosztów kwalifikowanych i dotacji oraz powiązanych z nimi wskaźników projektu i dobór właściwych wartości mogą być kluczowe dla otrzy- mania akceptacji formalnej oraz pozytywnej oceny wykonalności przedsięwzięcia. Nie zawsze istnieje możliwość uzupełnień i poprawek wartości finansowych we wniosku, więc tym bardziej już na etapie przygotowawczym możemy zapewnić sobie dobry warsztat, stosując odpowiednie metody (narzędzia), jak chociażby arkusze kalkulacyjne. W dokumentacji aplikacyjnej (wniosek i/lub biznesplan) znajdują się pola finansowe, mniej lub bardziej rozbudowane. W zależności od przypadku mogą to być: Poleć książkęKup książkę ...188... Projekty z dotacją. Podręcznik konsultanta, wnioskodawcy i beneficjenta  źródła finansowania projektu lub wkładu własnego;  plan finansowania projektu (zaliczka, refundacja, wkład własny);  tabele sprzedaży;  inne tabele związane z analizą ekonomiczno-finansową. Należy też zwrócić uwagę na pola wskaźników projektu, w szczególności wskaźników produktu dotyczących zakupu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Często są one powiązane logicznie z kosztorysem/budżetem projektu i we- ryfikowane przez oceniających. Jeśli zatem w kosztorysie znajdzie się dziesięć sztuk maszyn i urządzeń, a w tabeli wskaźników dziewięć sztuk, jest prawie pewne, że otrzymamy uwagę zwrotną dotyczącą uzupełnień formalnych. W sytuacji kiedy ten element nie podlega korekcie na etapie uzupełnień formalnych/merytorycznych, trzeba się liczyć nawet z odrzuceniem wniosku aplikacyjnego. Błędy obrachunkowe w wyżej wymienionych tabelach nie muszą wynikać z nie- dbalstwa. Często powstają w trakcie dokonywania bieżących zmian w projekcie na etapie wypełniania wniosku o dofinansowanie i załączników. Najczęściej popra- wiane pola to wartości sprzedaży, pozycje zakupowe, źródła finansowania i oczy- wiście wspomniane już wskaźniki. Zmiana w jednym miejscu często niesie za sobą konieczność modyfikacji w innym. W natłoku prac łatwo o przeoczenie i brak odpo- wiedniej zmiany wartości. Co najważniejsze, wspomniane korekty mają wpływ na analizę ekonomiczną. Nie zostanie ona zatem prawidłowo przeprowadzona, jeśli nie będzie bazowała na spójnych założeniach kosztowych, sprzedażowych i finansowych projektu. Dlatego też chciałbym zaproponować zastosowanie prostego i kompleksowego na- rzędzia kalkulacyjnego w postaci odpowiednio rozbudowanego pliku Excela lub po- krewnego (OpenOffice Calc itp.), zawierającego rozmaite tabele kalkulacji wydatków i innych wyliczeń finansowych projektu. Dlaczego właśnie plik typu XLS? Odpo- wiedź jest prosta: da on nam szerokie możliwości wstawiania funkcji liczbowych i wią- zania ze sobą rozmaitych arkuszy, co znacznie ułatwi liczenie i aktualizowanie całości w przypadku wprowadzania zmian do poszczególnych rubryk. Wspomniany arkusz kalkulacyjny może mieć formę autorską (gdy we własnym za- kresie trzeba stworzyć odpowiednie tabele i arkusze oraz powiązać je ze sobą) albo możemy bazować na pliku udostępnionym przez instytucję prowadzącą nabór wnio- sków. Taki plik można również rozbudować w wersji roboczej i wzbogacić o funkcje użyteczne dla osoby przygotowującej wniosek. W tym kontekście warto dodać, że konsultant powinien mieć Excel opanowany w stopniu co najmniej podstawowym Poleć książkęKup książkę Tworzenie roboczych arkuszy finansowych projektu (budżet, sprzedaż, opłacalność itp.) ...189... lub średnio zaawansowanym. Powinien znać najważniejsze funkcje matematyczne, zasady formatowania komórek, metodykę obliczania progów, a przede wszystkim wiązania ze sobą arkuszy. Stosując ten ostatni chwyt, zapewnimy sobie spójność obli- czeń w przypadku zmian. Wskazane jest, aby roboczy plik finansowy składał się z większej liczby arkuszy od- powiadających właściwym tabelom wniosku lub pozwalającym na ich łatwe przelicza- nie. Zastosowanie określonych szablonów tabel z formularza wniosku o dofinanso- wanie, biznesplanu czy studium wykonalności ułatwi przenoszenie treści i wartości finansowych do formularza wniosku w generatorze lub dokumentu tekstowego. Należy przy tym zadbać, aby dokument tego rodzaju zapewniał szybką i łatwą moż- liwość aktualizowania zawartych w nim informacji. Idealnym formatem dla arkuszy finansowych jest XLS lub równoważny, który zawiera szereg przydatnych funkcji matematycznych, a także daje bardzo szerokie możliwości tworzenia tabel tekstowych. Nie ma zarazem jednolitego wzoru: podstawową tabelą jest oczywiście wspomniany kosztorys (szczegółowe zestawienie wydatków), któremu należy poświęcić najlepiej odrębny arkusz i od niego rozpocząć prace. Powinien on zawierać szczegółowy spis wszystkich potrzebnych pozycji wydatków (kwalifikowanych i niekwalifikowanych) z podziałem na zadania (jeśli dotyczy), czas realizacji, jednostki miary, liczbę jednostek, cenę jednostkową oraz cenę całkowitą (w zależności od potrzeb — netto i brutto). Każdy wiersz powinien dotyczyć odrębnego wydatku. Na skraju wiersza należy umieścić opis (np. „specyfikacja techniczna”, „komponenty i zakres usług”) oraz uzasadnienie (dlaczego dany wydatek jest niezbędny do realizacji projektu). Jeżeli działanie pomocowe przewiduje kategorie wydatków z uwagi na charakter pomocy (np.: działania inwestycyjne, usługi doradcze, szkolenia specjalistyczne), to dodat- kowo każdy etap/zadanie dzielimy według tych kategorii wydatków, odpowiednio je grupując. W razie potrzeby — jeśli liczba pozycji jest bardzo duża — można je także wyodrębnić do osobnych arkuszy. Kolejną tabelą może być harmonogram projektu, który zawiera rozpiskę poszcze- gólnych działań/zadań/pozycji w czasie, a często także źródła finansowania dla wspomnianych pozycji. Można go również stworzyć w połączeniu z arkuszem pla- nu finansowego, gdzie dla każdego zadania/etapu określimy źródło finansowania wkładu własnego (środki własne, kredyt, pożyczka itp.) oraz formę dofinansowania, tj. czy i w jakim stopniu będziemy mieć do czynienia z refundacją (czyli zwrotem post factum tytułem poniesionych kosztów), czy może zaliczką, a więc przedpłatą, z której finansowane będą w całości lub części planowane na danym etapie koszty. Poleć książkęKup książkę ...190... Projekty z dotacją. Podręcznik konsultanta, wnioskodawcy i beneficjenta Przygotowany w ten sposób kompletny arkusz finansowy da nam odpowiedź, czy projekt „spina się” pod kątem montażu finansowego, tj. czy biorąc pod uwagę plano- wane etapy oraz źródła finansowe, będziemy w stanie płynnie realizować przed- sięwzięcie. Należy podkreślić, że niekoniecznie musimy ubiegać się np. o kredyt na sfinansowanie całości projektu. Jeżeli bowiem projekt jest podzielony na etapy i je- steśmy w stanie przewidzieć datę wpływu zaliczki i refundacji, to możemy również rozplanować ich wydatkowanie na kolejne etapy. Poniżej przykład:  kredyt pomostowy i kredyt uzupełniający;  pożyczka oraz refundacja i zaliczka jako źródło finansowania wydatków w kolej- nych etapach. Ważny jest też arkusz budżetu ogólnego, podsumowujący wszystkie wydatki pro- jektu, z którego wynikałyby: wartość netto i brutto danego działania oraz projektu, wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane (zwłaszcza jeśli swoim zakresem nie od- powiadają wartości netto i podatkowi VAT), sumy wydatków według kategorii. Po- nadto budżet powinien obrazować procentowy próg dofinansowania (jeśli są różne progi w zależności od kategorii kosztu, należy rozpisać je oddzielnie, a także przed- stawić wskaźnik uśredniający) oraz wartości dotacji i wszystkie źródła finansowania. Warto dodać, że w niektórych przypadkach kosztorys, harmonogram i budżet ogólny stanowią ujednolicony zbiór tabel, rozpisany w formie harmonogramu rze- czowo-finansowego, a czasem też dodatkowo harmonogramu płatności. Jakkolwiek rzecz się ma, wszystkie te tabele koniecznie trzeba ze sobą powiązać za pomocą sto- sownych funkcji, abyśmy zmieniając coś w kosztorysie, zapewnili sobie automatycz- ne przeliczenie całości. Budżet, kosztorys, harmonogram itp. to może jednak nie być wszystko, czego po- trzebujemy do prawidłowego montażu finansowego projektu. Jeśli mamy do czy- nienia zwłaszcza z działaniami pomocowymi dla sektora przedsiębiorstw, gdzie wy- stępuje pomoc publiczna, musimy zweryfikować opłacalność ekonomiczną całego przedsięwzięcia. Ponieważ większość projektów dotyczy wdrożenia nowych produk- tów i usług, należy wówczas zaprognozować wpływy, jakie uzyskamy ze sprzedaży zarówno nowych, jak i dotychczasowych pozycji znajdujących się w ofercie wnio- skodawcy. Te pozycje są uwypuklone często m.in. w biznesplanach regionalnych programów operacyjnych (w przypadku działań pomocowych przeznaczonych dla przedsiębiorców). Zwykle są to trzy tabele: cena jednostkowa, liczba sprzedanych produktów/usług/towarów i przychód. W praktyce oceny formalnej bardzo dużo błędów rachunkowych zdarza się właśnie tutaj. Aby ich uniknąć, warto przekleić tabelki z szablonu dokumentu (wniosku/biznesplanu) do arkusza XLS i powiązać je Poleć książkęKup książkę Tworzenie roboczych arkuszy finansowych projektu (budżet, sprzedaż, opłacalność itp.) ...191... ze sobą funkcją mnożenia. Każda zmiana ceny czy liczby automatycznie spowo- duje przeliczeni
Pobierz darmowy fragment (pdf)

Gdzie kupić całą publikację:

Projekty z dotacją. Podręcznik konsultanta, wnioskodawcy i beneficjenta
Autor:

Opinie na temat publikacji:


Inne popularne pozycje z tej kategorii:


Czytaj również:


Prowadzisz stronę lub blog? Wstaw link do fragmentu tej książki i współpracuj z Cyfroteką: