Cyfroteka.pl

klikaj i czytaj online

Cyfro
Czytomierz
00102 009832 7505976 na godz. na dobę w sumie
Rachunkowość jednostek oświatowych 2016 - ebook/pdf
Rachunkowość jednostek oświatowych 2016 - ebook/pdf
Autor: Liczba stron: 260
Wydawca: Wiedza i Praktyka Język publikacji: polski
ISBN: 978-83-269-4537-3 Data wydania:
Lektor:
Kategoria: ebooki >> poradniki >> zdrowie
Porównaj ceny (książka, ebook, audiobook).

'Rachunkowość w jednostkach oświatowych' to kompendium wiedzy każdego księgowego rozliczającego jednostki oświatowe. Publikacja zawiera gotowe wzory dokumentów oraz przykłady księgowań, dzięki którym przedstawiciele służb finansowych gmin, ZEAS-ów oraz szkół i przedszkoli bez problemu wypełnią wszelkie ciążące na nich obowiązki.

Znajdź podobne książki

Darmowy fragment publikacji:

R A C H U N K O W O Ś Ć J E D N O S T E K O Ś W I A T O W Y C H 2 0 1 6 B I B L I O T E K A J E D N O S T E K P U B L I C Z N Y C H I P O Z A R Z Ą D O W Y C H Cena 147 zł UOJ 37 RACHUNKOWOŚĆ JEDNOSTEK OŚWIATOWYCH 2016 PRAKTYCZNE WSKAZÓWKI, JAK PROWADZIĆ KSIĘGOWOŚĆ I ZARZĄDZAĆ FINANSAMI W PLACÓWKACH OŚWIATOWYCH BIBLIOTEKA JEDNOSTEK PUBLICZNYCH I POZARZĄDOWYCH Izabela Świderek Rachunkowość jednostek oświatowych 2016 Praktyczne wskazówki, jak prowadzić księgowość i zarządzać finansami w placówkach oświatowych Copyright © by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2016 Autor: Izabela Świderek Wydawca: Katarzyna Bednarska Redaktor: Dorota Strusiewicz-Kotela Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski Korekta: Zespół Skład, łamanie: Raster Studio Druk: MillerDruk, ul. Jagiellońska 82, 03-301 Warszawa ISBN 978-83-269-4537-3 Prenumerata: Centrum Obsługi Klienta Tel.: 22 518 29 29 e-mail:cok@wip.pl Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z .o.o. 03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a Tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, NIP: 526-19-92-256 Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2015 Publikacja „Rachunkowość jednostek oświatowych 2016” chroniona jest prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w niniejszej publikacji – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja „Rachunkowość jednostek oświatowych 2016” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przykładów. Spis treści Wstęp ........................................................................................................................................................ Rozdział I. Ogólne uwarunkowania rachunkowości jednostek oświatowych ........................... 1.1. Istota i funkcje rachunkowości jednostek oświatowych .................................................... 1.2. Podstawy prawne rachunkowości jednostek oświatowych ............................................... 1.3. Polityka rachunkowości jako wewnętrzne regulacje rachunkowości 5 7 8 9 jednostki ................................................................................................................................... 20 1.4. Klasyfikacja budżetowa jako system grupowania wielkości ekonomicznych jednostki oświatowej .............................................................................................................. 1.5. Inwentaryzacja jako element rachunkowości jednostki .................................................... Rozdział II. Majątek trwały jednostki oświatowej .......................................................................... 2.1. Środki trwałe ........................................................................................................................... 2.2. Pozostałe składniki majątku jednostki oświatowej ............................................................ 2.3. Wartości niematerialne i prawne w ewidencji jednostki ................................................... 2.4. Zasady dokonywania odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych) 25 30 65 65 82 96 składników majątku jednostki .............................................................................................. 98 2.5. Inwestycje w ewidencji jednostki oświatowej ..................................................................... 106 Rozdział III. Środki pieniężne jednostki oświatowej ..................................................................... 117 3.1. Obrót gotówkowy w jednostce .............................................................................................. 117 3.2. Rachunek podstawowy jednostki ......................................................................................... 122 3.3. Rachunek wyodrębniony jednostki oświatowej .................................................................. 129 3.4. Pozostałe rachunki (ZFŚS, kaucje, wadia) ........................................................................... 132 3.5. Środki pieniężne w drodze .................................................................................................... 134 Rozdział IV. Dochody budżetowe, przychody i zyski nadzwyczajne jednostek oświatowych .......................................................................................................................... 135 4.1. Ewidencja dochodów budżetowych jednostki oświatowej ................................................ 135 4.2. Przychody jednostki oświatowej – rodzaje i sposób ewidencji ........................................ 142 4.3. Ewidencja zysków nadzwyczajnych ...................................................................................... 156 4 Rozdział V. Wydatki budżetowe, koszty oraz straty nadzwyczajne jednostki oświatowej ............................................................................................................................. 159 5.1. Zasady wydatkowania środków jednostki budżetowej i sposób ewidencji ..................... 160 5.2. Definicja i rodzaje kosztów jednostki oświatowej ............................................................. 171 5.3. Zasady ewidencji kosztów jednostki oświatowej ................................................................ 173 5.4. Straty nadzwyczajne jednostki oświatowej .......................................................................... 188 Rozdział VI. Rozrachunki i rozliczenia ............................................................................................. 191 6.1. Pojęcie rozrachunków, rozliczeń i roszczeń oraz ich rodzaje ............................................ 191 6.2. Ewidencja rozrachunków z odbiorcami i dostawcami ....................................................... 201 6.3. Należności z tytułu dochodów budżetowych ...................................................................... 206 6.4. Rozrachunki publicznoprawne – rodzaje i zasady ewidencji ........................................... 213 6.5. Rozrachunki z pracownikami ............................................................................................... 217 6.6. Pozostałe rozrachunki ............................................................................................................ 227 6.7. Wycena rozrachunków oraz odpisy aktualizujące należności .......................................... 230 Rozdział VII. Gospodarka materiałowa w jednostce oświatowej ........................................... 233 7.1. Definicja materiałów .............................................................................................................. 233 7.2. Zasady wyceny materiałów jednostki oświatowej .............................................................. 235 7.3. Ewidencja zmiany stanu materiałów w jednostce .............................................................. 236 Rozdział VIII. Fundusze i wynik finansowy jednostki oświatowej ............................................. 243 8.1. Fundusz jednostki oświatowej – istota i zasady ewidencji ................................................ 243 8.2. Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych .......................................................................... 246 8.3. Przychody przyszłych okresów ............................................................................................. 253 8.4. Wynik finansowy – ewidencja i zasady ustalania ............................................................... 254 Wykaz aktów prawnych ........................................................................................................................ 258 Wykaz tabel ............................................................................................................................................. 260 Wykaz schematów i wzorów ................................................................................................................ 262 Schematy ............................................................................................................................................ 262 Wzory ................................................................................................................................................. 264 Rachunkowość jednostek oświatowych Wstęp Jednostki oświatowe należące do sektora finansów publicznych prowadzą ra- chunkowość na podstawie przepisów ustawy o rachunkowości. Jednakże z uwagi na specyfikę prowadzonej działalności oraz cechy charakterystyczne sektora finansów publicznych uwzględniać muszą szczególne zasady rachunkowości. Wynikają one głównie z ustawy o finansach publicznych oraz aktów wykonawczych do ustawy. Konsekwencją specyfiki jednostek oświatowych jest szczególna dbałość o opraco- wanie zasad rachunkowości przedstawiających jasno i rzetelnie sytuację majątkową, finansową oraz wynik finansowy jednostki. Przedstawiona publikacja wychodzi naprzeciw zapotrzebowaniu na informacje o zasadach rachunkowości obowiązujących państwowe i samorządowe jednostki oświatowe. Książka podzielona została na osiem rozdziałów. Pierwszy z nich prezentuje ogólne uwarunkowania prowadzenia rachunkowości w jednostkach oświatowych. Koncentruje się przy tym na wskazaniu roli właściwie zorganizowanej rachunkowości w prawidłowym funkcjonowaniu jednostki. Zaprezentowana w nim została również klasyfikacja budżetowa. Stanowiąca o specyfice rachunkowości budżetowej klasyfika- cja budżetowa jest niezbędnym „elementem”, obecnym zarówno na etapie budowania planów finansowych, poprzez ich realizację, jak i na etapie sprawozdawania z osiąg- niętych w ciągu roku budżetowego rezultatów. W rozdziale pierwszym zaprezento- wano jeden z elementów rachunkowości jednostki – inwentaryzację. Wskazując jej znaczenie dla rzetelności prowadzonych ksiąg rachunkowych, zaprezentowano jej metody, wskazano terminy oraz podstawowe zasady obowiązujące przy inwentary- zowaniu elementów aktywów i pasywów jednostki oświatowej. Rozdział drugi dotyczy problematyki majątku trwałego posiadanego przez jed- nostkę. Wskazano w nim cechy charakterystyczne podstawowych środków trwałych. Jednocześnie zarysowano różnice pomiędzy poszczególnymi elementami majątku trwałego, w zależności od ich wartości początkowej. Zdefiniowano także warto- ści niematerialne i prawne. Omówione zostały także zasady dokonywania odpisów 6 umorzeniowych (amortyzacyjnych) od posiadanych przez jednostkę składników majątku trwałego. Z uwagi na możliwość realizowania inwestycji przez kierowników jednostki oświatowej również ta problematyka zawarta została w rozdziale drugim. Istotną składową realizowanej przez jednostkę oświatową polityki finansowej są zasoby pieniężne. Zgromadzone na rachunku bankowym lub w kasie jednostki – wymagają przyjęcia określonych zasad, zgodnych ze szczególnymi zasadami sektora finansów publicznych. Problematyka środków pieniężnych zaprezentowana została w trzecim rozdziale książki. Specyfika jednostek budżetowych, a więc tych form prawnych, w jakich dzia- łalność prowadzą jednostki oświatowe, powoduje konieczność szczególnej dbało- ści w odniesieniu do gromadzonych dochodów budżetowych. Ich pozyskiwanie związane jest zawsze z istnieniem podstawy prawnej ich poboru, jak również z ich odprowadzeniem, we właściwej wysokości i terminach, na rzecz budżetu jednostki macierzystej (jednostki samorządu terytorialnego lub budżetu państwa). Rozdział czwarty wskazuje właściwe dla jednostki oświatowej, adekwatne rozwiązania w za- kresie dochodów budżetowych. Rozdział zamyka sposób ujęcia w księgach rachun- kowych zdarzeń o charakterze nadzwyczajnym – zysków nadzwyczajnych. Związane z wykonywaną działalnością wydatki – ich sposób ewidencji, zasady ich dokonywania – zaprezentowane zostały w rozdziale piątym. Wskazano w nim specyficzne rozwiązania w zakresie wydatków (m.in. ich limitowanie w czasie oraz do wysokości planu, zaangażowanie), determinujące rozwiązanie w zakresie ewidencji księgowej. Zaprezentowano także rozwiązania dotyczące kolejnych wielkości eko- nomicznych – kosztów oraz strat nadzwyczajnych. Przedstawiono definicję kosztów oraz ich podział na podstawie różnych kryteriów. W zależności od przyjętych przez jednostkę oświatową rozwiązań będzie kształtowana organizacja zasad rachunko- wości w jednostkę. Z uwagi na charakter działań jednostek oświatowych oraz możliwość prowadzenia przez nie stołówek zaprezentowano zasady gospodarki materiałowej, ze szczegól- nym uwzględnieniem wyceny posiadanych przez jednostkę materiałów oraz zasad ewidencji zmiany stanu materiałów jednostki. Ostatni z rozdziałów prezentuje fundusze jednostki. Oprócz podstawowego (czyli funduszu jednostki), omówiono pozostałe, którymi może dysponować jednostka oświatowa. Zaprezentowano również sposób ustalania rocznego wyniku finansowego jednostki oświatowej. Omówione w opracowaniu zagadnienia zobrazowane zostały schematami ewiden- cji operacji gospodarczych na kontach księgowych oraz praktycznymi przykładami zastosowania wskazanych rozwiązań. Rachunkowość jednostek oświatowych Rozdział I Ogólne uwarunkowania rachunkowości jednostek oświatowych Działalność oświatowych jednostek budżetowych1 związana jest z koniecznością odpowiedniego (adekwatnego do specyfiki działalności jednostki) wewnętrznego zorganizowania rachunkowości. Organizacja rachunkowości w jednostce ma na celu właściwe odzwierciedlenie zachodzących w jednostce zdarzeń gospodarczych oraz ich wpływu na posiadane przez jednostkę zasoby. Ukształtowanie zasad ewidencji zdarzeń i operacji gospodarczych musi mieć oparcie w obowiązujących rozwiąza- niach prawnych. To one oraz wskazane w nich możliwości odstępstw od ogólnych zasad (uproszczenia niemające istotnego wpływu na sytuację majątkową i finanso- wą jednostki oraz jej wynik finansowy) wyznaczają zakres wewnętrznych regulacji oświatowej jednostki budżetowej odnoszących się do zasad rachunkowości. Specyfika rachunkowości budżetowej (w tym również rachunkowości oświato- wych jednostek budżetowych) wynika ze ścisłego związku jednostki organizacyjnej, jaką jest oświatowa jednostka budżetowa, z budżetem jednostki macierzystej. To realizacji budżetu (państwa, jednostki samorządu terytorialnego), podporządkowana jej ewidencja księgowa, odzwierciedlająca zdarzenia koncentrujące się właśnie wokół wykonania budżetu jednostki macierzystej. Rachunkowość oświatowej jednostki budżetowej musi być ponadto zgodna z wymogami ustawy o rachunkowości2 (oraz międzynarodowych standardów rachunkowości). Pomimo iż w ograniczonym zakre- sie, ustawa o rachunkowości jest aktem prawnym obowiązującym jednostki oświa- towe. Rachunkowość oświatowej jednostki budżetowej odpowiadać musi również 1 W opracowaniu oświatowe jednostki budżetowe oznaczają podmioty wskazane w art. 2 ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jedn.: Dz.U. 2004 r. nr 256, poz. 2572 ze zm.). Rów- noważne znaczenie w opracowaniu ma jednostka oświatowa lub jednostka budżetowa (jeżeli nie wskazano inaczej). 2 Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2013, poz. 330 ze zm.). 8 specyficznym rozwiązaniom charakterystycznym dla sektora finansów publicznych, w tym zasadom realizacji budżetu (oraz planu finansowego w przypadku jednostek budżetowych). 1.1. Istota i funkcje rachunkowości jednostek oświatowych Rachunkowość uznawana jest za system odzwierciedlania, w mierniku pienięż- nym, sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz całokształtu zachodzących w niej zjawisk i procesów gospodarczych w uporządkowany sposób za pomocą specy- ficznych metod, form i rozwiązań organizacyjnych oraz technicznych. Konsekwencją jest uzyskanie sformalizowanego, wewnętrznie spójnego, a także zbilansowanego obrazu prowadzonej działalności o uniwersalnym charakterze. Rachunkowość obejmuje zatem całokształt zdarzeń gospodarczych występujących w jednostce oraz środków biorących w nich udział. Ukazuje również konsekwencje zachodzących w jednostce zmian. Zasięgiem swym „obejmuje” zasoby majątku rze- czowego oraz finansowego jednostki, a także koszty i przychody wraz z wynikiem finansowym prowadzonej przez jednostkę działalności. Rachunkowość charakteryzuje się następującymi cechami: • opisuje prowadzoną przez jednostkę działalność, głównie w sposób wartościowy, • wykorzystuje urządzenie ewidencyjne, jakim jest konto księgowe, • wykorzystuje zasadę podwójnego zapisu oraz zasadę równowagi bilansowej, • dokumentuje całokształt dokonanych zapisów, • powoduje konieczność weryfikacji dokonanych zapisów przy wykorzystaniu inwentaryzacji. Zgodnie z art. 4 ust. 3 ustawy o rachunkowości rachunkowość jednostki obejmuje: 1) przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, 2) prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmu- jących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym, 3) okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, 4) wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego, 5) sporządzanie sprawozdań finansowych, 6) gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumen- tacji przewidzianej ustawą, 7) badanie, składanie do właściwego rejestru odbiorcy, udostępnianie i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą. Podstawową funkcją rachunkowości, w tym rachunkowości budżetowej, jest funk- cja informacyjna. Stanowiąc nadrzędną z przypisywanych rachunkowości ról, jest związana z opracowaniem całokształtu informacji dotyczących prowadzonej przez Rachunkowość jednostek oświatowych 9 jednostkę działalności, w szczególności danych o jednostce, jej sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz o osiągniętym wyniku finansowym prowadzonych dzia- łań. Dane w takim zakresie służą odbiorcom: • zewnętrznym, takim jak: urzędy skarbowe, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Głów- ny Urząd Statystyczny, regionalna izba obrachunkowa, banki, władze centralne, społeczność lokalna (ale i ogół społeczeństwa) oraz inne podmioty współpracujące, • wewnętrznym – pracownikom, radnym, związkom zawodowym, decydentom na potrzeby zarządzania jednostką. Prawidłowo realizowana informacyjna funkcja rachunkowości warunkuje właś- ciwe wypełnianie pozostałych jej funkcji. Do najistotniejszych z nich należą funkcja: • sprawozdawcza, polegająca na sporządzaniu zestawień oraz sprawozdań dostosowanych do potrzeb informacyjnych odbiorców zewnętrznych i wewnętrznych, utożsamiana również ze sporządzaniem przez jednostki oświatowe sprawozdań budżetowych w for- mie i zakresie wynikających z obowiązujących rozwiązań prawnych, • dowodowa, związana z wykorzystaniem urządzeń księgowych jako dowodów w ewentualnych postępowaniach sądowych, • optymalizacyjna wyrażająca się stworzeniem przez rachunkowość bazy informa- cyjnej dla wyborów decyzyjnych (tzw. rachunku decyzyjnego) i kształtowania przyszłej działalności jednostki, • kontrolna obejmująca ochronę majątku jednostki przed nadużyciami, ochronę wierzycieli (utrzymanie zdolności płatniczej) oraz ocenę rzeczywistej sytuacji finansowej i majątkowej; funkcja ta dotyczy też oceny zakresu wykonania przy- pisanych jednostce zadań, a także oceny efektywności podejmowanych decyzji, • analityczna dotycząca badania i interpretacji informacji pochodzącej z rachun- kowości, w różnych zakresach i przekrojach, dla ustalenia istniejących powiązań przyczynowo-skutkowych. Rachunkowość, w tym także rachunkowość budżetowa, stanowi zatem system, który posługując się specyficznymi metodami, ma na celu kompleksowe i systema- tyczne opracowanie informacji obrazujących wymierne efekty prowadzonych przez jednostkę działań. 1.2. Podstawy prawne rachunkowości jednostek oświatowych Podstawą prawną określana jest norma prawna wynikająca z ustaw i aktów wy- konawczych do nich, wskazująca zakres uprawnień (kompetencji) oraz obowiązków podmiotów, do których jest ona skierowana. W odniesieniu do rachunkowości oświatowej jednostki budżetowej w obo- wiązującym systemie prawnym funkcjonuje kilka aktów regulujących różne jej aspekty. Najbardziej syntetyczne zasady rachunkowości, w tym ewidencji księgowej, Rozdział I. Ogólne uwarunkowania rachunkowości jednostek oświatowych 10 specyficzne dla jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych, wynikają z ustawy o finansach publicznych3, w szczególności z przepisu art. 40 tej ustawy. Określając ogólne reguły prowadzenia rachunkowości przez jednostki należące do sektora finansów publicznych, art. 40 zobowiązuje je również do stosowania przepisów ustawy o rachunkowości. Artykuł 40 ustawy o finansach publicznych definiuje podstawowe zasady prowa- dzenia rachunkowości przez oświatowe jednostki budżetowe, zaliczane (na mocy ustawy) do sektora finansów publicznych. Wyznaczone normy służą praktycznej realizacji nadrzędnej zasady – jawności i przejrzystości finansów publicznych. Jednocześnie zapewniają one jednolitość stosowanych rozwiązań ewidencyjnych w jednostkach sektora publicznego odnoszących się do rachunkowości budżetowej, stanowiąc tym samym uniwersalne dla systemu finansów publicznych rozwiązania (normy). Do specyficznych rozwiązań, nałożonych ustawowo na jednostki sektora pub- licznego, w tym również na oświatowe jednostki budżetowe, należą m.in.: 1. Zasada kasowego wykonania budżetu (w przypadku jednostek budżetowych – wy- konania planu finansowego), która stanowi wyjątek od ogólnie obowiązującej zasady memoriału (wyrażonej w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości) i obligującej jednostki budżetowe do ujmowania dochodów i wydatków w terminie ich zapłaty, niezależnie od rocznego charakteru budżetu (lub planu finansowego), którego dotyczą. Realizacja kasowej zasady ewidencji dochodów i wydatków budżetowych powoduje konieczność systematycznej (ciągłej) kontroli środków pieniężnych oraz bieżącej analizy realizacji planu finansowego jednostki oświatowej. W praktyce realizacja zasady kasowej przejawia się m.in. w: • obowiązku realizacji dochodów budżetowych według zasad i w terminach wynikających z obowiązujących rozwiązań prawnych, • obowiązku ponoszenia wydatków budżetowych zgodnie z przepisami dotyczą- cymi poszczególnych ich rodzajów oraz w granicach ustalonych w rocznym planie finansowym oświatowej jednostki budżetowej, • uznaniu planu dochodów jedynie za prognozę rocznych ich wielkości, na- tomiast planu wydatków – za nieprzekraczalną granicę (wyznaczoną kwotą planu) możliwości wydatkowania środków publicznych, • czasowo określonym „trwaniu” zaplanowanych do realizacji wydatków, któ- re niewykonane w danym roku budżetowym wygasają (nie przechodzą na kolejny okres budżetowy); wyjątkiem od zasady roczności planu są wydatki uznane (przez właściwy organ, m.in. organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego) za niewygasające z końcem roku budżetowego, • obowiązku zwrotu dotacji celowych niewykorzystanych w danym roku bu- dżetowym. 3 Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.). Rachunkowość jednostek oświatowych 11 2. Obowiązek ujmowania wszystkich etapów rozliczeń poprzedzających płatność dochodów i dokonanie wydatków, czyli należności i zobowiązań; w odniesieniu do wydatków i kosztów istnieje również ustawowy obowiązek ujmowania zaan- gażowania środków, oznaczający równowartość zawartych umów, porozumień lub decyzji, realizacja których spowoduje wydatkowanie środków budżetowych w ramach przyznanego planu finansowego. Zaangażowanie wydatków stanowi więc przewidywane wykonanie środków budżetowych przyznanych na realizację wydatków budżetowych już na etapie podpisywania umowy czy porozumienia, a jeszcze przed ujęciem w księgach rachunkowych jednostki oświatowej zobo- wiązania. 3. Obowiązek naliczania i ewidencjonowania odsetek od nieterminowych płatności, nie później niż na koniec każdego kwartału, oznaczający konieczność ujmowania w księgach rachunkowych odsetek od należności i zobowiązań w momencie ich zapłaty albo pod datą dnia kończącego kwartał oraz w wysokości odsetek należ- nych za ten kwartał. 4. Obowiązek wyceny składników aktywów i pasywów wyrażonych w walutach obcych, nie później niż na koniec kwartału; zgodnie z art. 30 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości wycena ta jest dokonywana według obowiązującego na dzień bilansowy średniego kursu NBP dla danej waluty. Wprowadzenie szczególnego rozwiązania w zakresie wyceny składników aktywów i pasywów jednostki bu- dżetowej na dzień kończący kwartał ma na celu określenie realnej wartości tych składników w walucie polskiej. Wycenione składniki są następnie prezentowane w sporządzanej przez jednostkę sprawozdawczości. Ponadto ustawa o finansach publicznych nakłada na jednostki sektora finansów publicznych obowiązek ustalania przypadających na ich rzecz należności pienięż- nych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiąza- nia. Zmiana przepisów tej ustawy, wchodząca w życie 1 stycznia 2016 r., umożliwia odstąpienie od podejmowania w stosunku do zobowiązanego czynności zmierza- jących do wykonania zobowiązania, jeśli zachodzą przesłanki odstąpienia przez te jednostki od czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych, zgodnie z przepisami o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Ustawa o finansach publicznych określa również inne zasady związane z prowa- dzeniem rachunkowości przez jednostki oświatowe. Dotyczą one: 1. Ustawowo zdefiniowanych wymogów odnoszących się do głównego księgowego jednostki budżetowej – zgodnie bowiem z art. 54 ustawy o finansach publicznych głównym księgowym może być osoba, która: • posiada obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej, Konfede- racji Szwajcarskiej lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia Rozdział I. Ogólne uwarunkowania rachunkowości jednostek oświatowych 12 o Wolnym Handlu (EFTA), chyba że odrębne ustawy uzależniają zatrudnie- nie w jednostce sektora finansów publicznych od posiadania obywatelstwa polskiego, • ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw pub- licznych, • nie była prawomocnie skazana za przestępstwo przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo skarbowe, • zna język polski w mowie i piśmie, w zakresie koniecznym do wykonywania obowiązków głównego księgowego, • spełnia jeden z warunków: ukończyła ekonomiczne jednolite studia magister- skie, ekonomiczne wyższe studia zawodowe, uzupełniające ekonomiczne stu- dia magisterskie lub ekonomiczne studia podyplomowe i posiada co najmniej 3-letnią praktykę w księgowości; ukończyła średnią, policealną lub pomaturalną szkołę ekonomiczną i posiada co najmniej 6-letnią praktykę w księgowości; jest wpisana do rejestru biegłych rewidentów na podstawie odrębnych przepisów; posiada certyfikat księgowy uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych albo świadectwo kwalifikacyjne uprawniające do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, wydane na podstawie odrębnych przepisów. 2. Zakresu obowiązków i odpowiedzialności głównego księgowego, które zgod- nie z art. 54 ustawy o finansach publicznych koncentrują się na: prowadzeniu rachunkowości jednostki, wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi, do- konywaniu wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. 3. Uprawnień głównego księgowego do prawidłowego realizowania powierzonych mu obowiązków oraz jego „umiejscowienia” w relacjach z kierownikiem jednostki budżetowej – zgodnie z nadanymi ustawowo kompetencjami główny księgowy ma prawo żądać od kierowników innych komórek organizacyjnych jednostki udzielania, w formie ustnej lub pisemnej, niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień. Główny księgowy jest także uprawniony do zawnio- skowania do kierownika jednostki o określenie trybu, zgodnie z którym mają być wykonywane przez inne komórki organizacyjne jednostki prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej. Zmiana od 1 stycznia 2016 r. przepisów ustaw samorządowych umożliwia objęcie jednostek budżetowych wspólną obsługą. Ponieważ samorządowe jednostki oświato- we mogą działać tylko w formie jednostki budżetowej, w zakresie spraw finansowych Rachunkowość jednostek oświatowych 13 będą miały do nich zastosowanie zasady organizowania wspólnej obsługi, wynikające z art. 10b ust. 1 i 2 oraz art. 10c ustawy o samorządzie gminnym4, art. 6b ust. 1 i 2 oraz art. 6c ustawy o samorządzie powiatowym5, a także art. 8d ust. 1 i 2 oraz 8e ustawy o samorządzie województwa6. W jednostkach objętych wspólną obsługą księgową nie zatrudnia się głównego księgowego, a realizację zadań głównego księgowego zapewnia jednostka realizująca obsługę. Główny księgowy tej jednostki (jednostki obsługującej) musi spełniać wskazane wymogi ustawowe (zgodnie ze zmienionym art. 54 ustawy o finansach publicznych). Oprócz regulacji odnoszących się do głównego księgowego ustawa o finansach publicznych wskazuje także inne uwarunkowania dotyczące ewidencji prowadzonej w jednostce oświatowej. Nakazują one: 1. Ujmować wielkości ekonomiczne według podziałek klasyfikacji budżetowej, oznaczającej jednolity dla całego sektora finansów publicznych cyfrowy system agregacji dochodów, wydatków, a także przychodów i rozchodów budżetowych; klasyfikację budżetową tworzą trzycyfrowe działy, pięciocyfrowe rozdziały oraz czterocyfrowe paragrafy (w administracji państwowej klasyfikacja budżetowa „uzupełniona” jest o części); efektem wprowadzenia podziałek klasyfikacji budże- towej jest grupowanie środków budżetowych według kryterium podmiotowego oraz przedmiotowego; klasyfikacja budżetowa stosowana jest na etapie plano- wania budżetowego, ewidencji wykonania planów finansowych oraz okresowego sprawozdawania z osiągniętych efektów. 2. Realizować obowiązki sprawozdawcze oraz dostosować do potrzeb sprawozdaw- czych (szerzej: informacyjnych, decyzyjnych) rachunkowość jednostki. Należy przy tym wskazać, iż zarówno ewidencja księgowa, jak i sprawozdawczość budżetowa jednostki oświatowej musi uwzględniać charakterystyczny dla jednostki budżetowej system powiązań brutto z budżetem macierzystym, czyli obowiązek odprowadzania uzyskanych dochodów budżetowych w ustalonych terminach na rachunek budżetu jednostki macierzystej oraz finansowania swych wydatków bezpośrednio z budżetu jednostki macierzystej (państwa lub jednostki samorządu terytorialnego). Przyjęte rozwiązania ewidencyjne muszą więc zapewnić m.in.: • ewidencyjne wyodrębnienie dochodów i wydatków oświatowej jednostki budżetowej, • uszczegółowienie wnoszonych w księgi rachunkowe operacji gospodarczych, według klasyfikacji budżetowej, w pełnej szczegółowości, obejmującej działy, rozdziały i paragrafy, 4 Ustawa z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn.: Dz.U. z 2015 r. poz. 1515 ze zm., w wersji obowiązującej od 1 stycznia 2016 r.). 5 Ustawa z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym gminnym (tekst jedn.: Dz.U. z 2015 r. poz. 1445 ze zm., w wersji obowiązującej od 1 stycznia 2016 r.). 6 Ustawa z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa gminnym (tekst jedn.: Dz.U. z 2015 r. poz. 1392 ze zm., w wersji obowiązującej od 1 stycznia 2016 r.). Rozdział I. Ogólne uwarunkowania rachunkowości jednostek oświatowych 14 • właściwe ujęcie i oszacowanie pobranych przez jednostkę dochodów budżeto- wych w celu ich terminowego i we właściwej wysokości odprowadzenia na rzecz budżetu jednostki macierzystej, • ewidencję należnych jednostce kwot w taki sposób, aby możliwe było określenie prawdopodobieństwa ich zapłaty oraz prawidłowego naliczenia odsetek w przy- padku opóźnienia w płatnościach, • w przypadku realizacji zadań zleconych (na podstawie ustaw) lub finansowanych dotacją – identyfikację środków obcych oraz sposobu i zakresu ich wykorzystania (realizacji zadania zleconego lub celu wskazanego przez dotującego), • możliwość bieżącej analizy zakresu realizacji planu finansowego (według pełnej szczegółowości klasyfikacji budżetowej) wraz z upływem czasu, • możliwość ustalenia w każdym czasie (na bieżąco) zaangażowania środków budżetowych oraz wysokości zaciągniętych zobowiązań (według pozycji planu finansowego). Istotne jest, iż z uwagi na ścisły związek wykonania budżetu jednostki macie- rzystej z realizacją planu finansowego jednostki organizacyjnej, jaką jest oświatowa jednostka budżetowa, nieprawidłowości w stosowanych rozwiązaniach ewiden- cyjnych jednostki oświatowej mogą mieć negatywny wpływ na wielkości łączne i zbiorcze, wykazywane przez jednostkę macierzystą w sprawozdawczości budżeto- wej i finansowej. Uwzględniając rozwiązania szczególne, obowiązujące oświatowe jednostki budżetowej zasady ewidencji operacji gospodarczych koncentrować się powinny na: • ewidencji wykonania planu finansowego jednostki budżetowej, • ewidencji aktywów trwałych stanowiących własność Skarbu Państwa lub jedno- stek samorządu terytorialnego, • wycenie poszczególnych składników aktywów i pasywów, • sporządzaniu sprawozdań finansowych oraz odbiorcach tych sprawozdań. Szczególne zasady rachunkowości budżetowej wynikają z przepisów rozporządze- nia ministra finansów z 5 lipca 2010 r.7. Oświatowe jednostki budżetowe zobligowane są do stosowania zasad szczególnych w zakresie: • sposobu ujmowania dochodów i wydatków budżetowych według kasowej zasady wykonywania budżetu (oraz planów finansowych jednostek organizacyjnych), • sposobu wyceny środków trwałych otrzymanych nieodpłatnie, stanowiących własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, 7 Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 289). Rachunkowość jednostek oświatowych 15 • możliwości dokonywania odpisów umorzeniowych (amortyzacyjnych) od środ- ków trwałych, • planu kont, • rodzaju i sposobu konstrukcji sprawozdań finansowych obowiązujących oświa- towe jednostki budżetowe. W celu prawidłowego ustalenia nadwyżki lub deficytu budżetu jednostki ma- cierzystej operacje gospodarcze dotyczące dochodów i wydatków budżetowych jednostek oświatowych muszą być ujmowane w księgach rachunkowych jednostki oświatowej na odrębnych kontach księgowych. Ewidencja jest dokonywana w za- kresie faktycznie (czyli kasowo) zrealizowanych wpływów (dochodów) na rachunek bieżący jednostki oświatowej oraz faktycznie dokonanych wydatków budżetowych. Tak realizowana ewidencja księgowa musi jednak uwzględniać operacje szczególne, określone w odrębnych przepisach, będących wyjątkami od zasady ogólnej. Przykła- dem jest m.in. potrącanie przez komornika należnej mu opłaty w związku z wyko- nanymi czynnościami egzekucyjnymi (wydatek jednostki budżetowej) bezpośrednio z wyegzekwowanej kwoty należności (dochód jednostki budżetowej). Rozporządzenie z 5 lipca 2010 r. stanowi również o sposobie wyceny posiadanych przez jednostkę oświatową środków trwałych. Zgodnie z § 6 rozporządzenia z 5 lipca 2010 r. otrzymane nieodpłatnie na podsta- wie decyzji właściwego organu środki trwałe stanowiące własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego mogą być wycenione w wartości określonej w tej decyzji. Jednostka oświatowa może przyjąć inne zasady wyceny posiadanego majątku. Ustalony sposób określenia wartości posiadanego mienia musi zostać zde- finiowany w ustalonej przez kierownika jednostki polityce rachunkowości. Dopiero wówczas stanowi on obowiązującą w jednostce zasadę. Majątek trwały oświatowej jednostki budżetowej wraz z upływem czasu traci swą wartość (początkową). Utrata wartości może stanowić konsekwencję zużycia się środka trwałego lub być efektem postępu technicznego, technologicznego. Wyrazem zmniejszenia wartości początkowej środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej jest okresowe korygowanie wartości początkowej (z wyjątkiem dóbr kultury oraz gruntów) o wartość umorzenia (zużycia). Natomiast wyrażona w pieniądzu wartość umorzenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, obciążająca koszty działalności jednostki, stanowi amortyzację. Zgodnie z wytycz- nymi rozporządzenia z 5 lipca 2010 r. odpisów umorzeniowych lub amortyzacyjnych dokonuje się według zasad przyjętych przez jednostkę zgodnie z przepisami usta- wy o rachunkowości. Ustalając zasady dokonywania odpisów umorzeniowych lub amortyzacyjnych, jednostka może przyjąć stawki określone w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych8 albo stawki określone przez dysponenta części 8 Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.). Rozdział I. Ogólne uwarunkowania rachunkowości jednostek oświatowych 16 budżetowej lub zarząd jednostki samorządu terytorialnego. Tym samym przepisy rozporządzenia z 5 lipca 2010 r. umożliwiają indywidualne określenie zasad ewidencji utraty wartości początkowej majątku trwałego, wpływającej na wysokość rocznych kosztów funkcjonowania jednostki oświatowej (w postaci amortyzacji). Rozporządzenie z 5 lipca 2010 r. umożliwia także dokonanie jednorazowego od- pisu w koszty funkcjonowania jednostki oświatowej wartości elementów majątku tej jednostki. Możliwość taka (a więc jednorazowe umorzenie posiadanego majątku trwałego) dotyczy m.in.: 1) książek i innych zbiorów bibliotecznych; 2) środków dydaktycznych służących procesowi dydaktyczno-wychowawczemu realizowanemu w jednostkach oświatowych; 3) mebli i dywanów; 4) pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych o war- tości nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodo- wym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100 ich wartości, w momencie oddania do używania. Regulacje rozporządzenia z 5 lipca 2010 r. upoważniają jednostki zwolnione z po- datku dochodowego od osób prawnych (czyli również oświatowe jednostki budżeto- we) do dokonywania umorzenia i amortyzacji posiadanych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych jednorazowo za okres całego roku. W praktyce odpis umorzeniowy lub amortyzacyjny dokonywany jest, zgodnie z przyjętym planem amortyzacji, na koniec roku budżetowego. Kolejnym odstępstwem od ogólnie obowiązujących zasad ewidencji jest przepis § 9a rozporządzenia z 5 lipca 2010 r. Zgodnie z nim oświatowe jednostki budżetowe zwolnione zostały z konieczności dokonywania biernych rozliczeń międzyokreso- wych kosztów z tytułu obowiązku wykonania przyszłych świadczeń na rzecz pra- cowników, w tym także świadczeń emerytalnych. Oprócz regulacji już wskazanych szczególne wytyczne wynikające z przepisów rozporządzenia dotyczą także: • ujmowania naliczonych odsetek, gdyż odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału, • wyceny elementów aktywów i pasywów, w tym należności i zobowiązań, wyrażo- nych w walutach obcych – składniki te podlegają wycenie dokonanej nie później niż na koniec kwartału, według zasad obowiązujących na dzień bilansowy. Rozwiązania wskazane w rozporządzeniu z 5 lipca 2010 r. odnoszą się także do zasad ewidencji i rozliczania kosztów działalności podstawowej jednostki oświatowej. Uzależniając przyjętą metodologię ewidencji od indywidualnych potrzeb jednostki, w praktyce możliwe jest ujmowanie ponoszonych przez jednostkę kosztów: Rachunkowość jednostek oświatowych 17 1. Jedynie na kontach zespołu 4 „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie”. 2. Jedynie na kontach zespołu 5 „Koszty według typów działalności i ich rozliczenie” z odpowiednim wyodrębnieniem na kontach analitycznych kosztów w układzie rodzajowym. 3. Zarówno na kontach zespołu 4 „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie”, jak i w zespole 5 „Koszty według typów działalności i ich rozliczenie” z dalszym ich rozliczeniem na kontach zespołu 6 „Produkty” i 7 „Przychody, dochody i koszty”. Najczęściej koszty oświatowych jednostek budżetowych podlegają ewidencji je- dynie na kontach zespołu 4 „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie”. Przyjęty przez oświatową jednostkę budżetową sposób ewidencji zarówno zdarzeń gospodarczych, bez względu na zastosowany model ujmowania kosztów, jak i pozo- stałych operacji gospodarczych jednostki oświatowej wymusza ewidencję (operacji gospodarczych) na kontach księgowych, wynikających z ustalonego przez kierownika jednostki zakładowego planu kont. Zakładowy plan kont tworzony jest na podstawie wytycznych rozporządzenia, w szczególności na podstawie załącznika nr 3 do rozporządzenia z 5 lipca 2010 r. Wskazany w nim „standardowy” plan kont może być modyfikowany w określonym przepisami zakresie, adekwatnie do specyfiki działalności jednostki oświatowej oraz jej potrzeb informacyjnych. Wyrazem specyfiki oświatowych jednostek budżetowych jest również nałożo- ny na nie przepisami prawa obowiązek sporządzania, w określonych terminach, sprawozdań budżetowych, o różnym zakresie informacyjnym. To właśnie zakres, ale i charakter obligatoryjnej sprawozdawczości determinuje przyjęcie i praktyczne zastosowanie określonej techniki ewidencyjnej. Rozporządzenie wskazuje, iż jeżeli przepisy nakładają obowiązek: 1. Wykazywania w sprawozdaniach obrotów na określonych kontach, wówczas sto- sowana przez jednostkę technika księgowości powinna umożliwić prawidłowe ustalenie wysokości tych obrotów. 2. Uzyskiwania informacji w innych układach niż określone w planie kont, stoso- wana ewidencja aktywów, pasywów, kosztów i przychodów oraz strat i zysków nadzwyczajnych może być dokonywana według innych, dodatkowych klasyfikacji, zgodnych z potrzebami informacyjnymi jednostki. Pomimo że rozwiązania wskazane w rozporządzeniu ministra finansów z 5 lipca 2010 r. odnoszą się do specyfiki jednostek budżetowych, wiele z nich odwołuje się do ogólnie obowiązujących zasad wynikających z ustawy o rachunkowości. Stanowi ona podstawowy akt prawny, wyznaczający ogólne zasady ewidencji księgowej jednostek prowadzących działalność. Jednakże o tym, na które z jednostek nałożono obowią- zek stosowania przepisów ustawy o rachunkowości (i w jakim zakresie), decydują głównie cztery czynniki. Należą do nich: • forma prawna jednostki, • wielkość realizowanych obrotów, Rozdział I. Ogólne uwarunkowania rachunkowości jednostek oświatowych 18 • specyfika prowadzonej działalności, • źródło finansowania (w tym środki publiczne). Zakres podmiotowy ustawy o rachunkowości wyznacza przepis art. 2. Zgodnie z nim wytyczne ustawy o rachunkowości odnoszą się również do działalności jedno- stek budżetowych, w tym także do jednostek oświatowych. Nie wszystkie rozwiązania ustawowe znajdują jednak zastosowanie w praktyce rachunkowości jednostek budżeto- wych. Jest to konsekwencją ich specyfiki (i stanowi pochodną specyfiki całego sektora publicznego). Natomiast zakres przedmiotowy stosowania ustawy, w odniesieniu do jednostek budżetowych, wyznacza art. 80 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nim do jednostek budżetowych nie stosuje się przepisów rozdziałów: nr 5. Sprawozdania finansowe jednostki, nr 6. Skonsolidowane sprawozdania finansowe grupy kapitałowej, nr 7. Badanie, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogła- szanie sprawozdań finansowych. Jak już wskazano, obowiązek stosowania wytycznych ustawy o rachunkowości przez oświatowe jednostki budżetowe wynika też z przepisu art. 40 ustawy o finansach pub- licznych. Na podstawie zawartych w ustawie o rachunkowości podstawowych norm ewidencyjnych dokonywane jest ujęcie w księgowości jednostek sektora finansów pub- licznych, w tym również w oświatowych jednostkach budżetowych, zdarzeń i operacji gospodarczych. Stosowanie ogólnych rozwiązań wynikających z przepisów ustawy o rachunkowości ma na celu realizację nadrzędnej zasady rachunkowości – przedsta- wienia prawdziwego i wiernego obrazu sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz osiągniętego przez nią wyniku finansowego. Celowi temu służy respektowanie, w pro- wadzonej ewidencji, ustawowo określonych zasad rachunkowości, do których należą: 1) zasada kontynuacji działalności, wyrażona w art. 5 ust. 2 ustawy, która znajduje wyraz w założeniu, że jednostka będzie kontynuowała działalność w dającej się przewidzieć przyszłości w niezmniejszonym istotnie zakresie, chyba że jest to niezgodne ze stanem faktycznym lub prawnym, 2) zasada ciągłości, wynikająca z przepisu art. 5 ust. 1 ustawy, która wymaga, aby przyjęte zasady ewidencji operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów jednostki oraz ustalania wyniku finansowego były jednakowe w kolejnych latach; zasada ta wyraża się również w zgodności stanów bilansu zamknięcia roku po- przedniego oraz bilansu otwarcia kolejnego roku obrotowego, 3) zasada memoriału, zawarta w przepisie art. 6 ust. 1 ustawy, która oznacza obo- wiązek ujmowania w księgach rachunkowych jednostki wszystkich osiągniętych i przypadających na jej rzecz przychodów i obciążających ją kosztów związa- nych z tymi przychodami, dotyczących danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty; należy jednak zaznaczyć, iż ewidencja wykonania planu finansowego jednostki budżetowej (oraz budżetu państwa i jednostki samorządu terytorialnego) oparta jest na zasadzie kasowej, skutkującej ujmowaniem docho- dów i wydatków budżetowych w momencie ich faktycznego wystąpienia (wpływu Rachunkowość jednostek oświatowych 19 dochodów na konto lub faktycznej realizacji wydatku), niezależnie od zasady roczności planu finansowego, 4) zasada ostrożności, wynikająca z przepisu art. 7 ust. 1 ustawy, zwana również zasadą ostrożnej wyceny, która formułuje szczególne rygory w zakresie ustala- nia wartości aktywów i pasywów oraz wyniku finansowego jednostki; celem jej stosowania jest ograniczenie możliwości manipulacji ceną oraz uzyskanie rzetel- nego obrazu osiągniętych przychodów i poniesionych kosztów, w konsekwencji ograniczenie ryzyka prowadzonej działalności, 5) zasada przejrzystości, wyrażona w art. 7 ust. 3 ustawy, zgodnie z którą wartość poszczególnych składników aktywów i pasywów oraz związanych z nimi przy- chodów, kosztów, a także zysków i strat nadzwyczajnych ustala się oddzielnie; konsekwencją jej stosowania jest zakaz kompensowania aktywów z pasywami, przychodów z kosztami oraz zysków ze stratami, co powodowałoby zniekształ- cenie obrazu sytuacji finansowej jednostki, 6) zasada istotności, wynikająca z przepisu art. 8 ust. 1 ustawy, która oznacza wy- móg wyodrębnienia w rachunkowości tych operacji finansowych oraz aktywów i pasywów, które są ważne dla oceny sytuacji majątkowej, finansowej i wyniku finansowego jednostki, przy jednoczesnym zachowaniu prawa do uproszczeń stosowanych przy operacjach mniej znaczących, 7) zasada współmierności, wyrażona w art. 6 ust. 2 ustawy, która nakazuje ujmo- wanie w wyniku finansowym danego okresu obrachunkowego wszystkich tych kosztów, które w sposób bezpośredni lub pośredni przyczyniły się do powstania przychodów tego okresu. Powszechnie obowiązujące zasady, wyrażone przepisami ustawy o rachunkowości, w ograniczonym zakresie znajdują zastosowanie w jednostkach oświatowych. Oprócz wskazanych zasad prawidłowej rachunkowości jednostka oświatowa zobowiązana jest uwzględnić: 1. Ogólne wytyczne zawarte w rozdziale 1 ustawy o rachunkowości, które oprócz zasad rachunkowości dotyczą w szczególności: 1) definicji poszczególnych wielkości ekonomicznych, 2) możliwości zastosowania uproszczeń w prowadzonej ewidencji. 2. Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych (rozdział 2 ustawy o rachun- kowości), które definiują: 1) język i walutę prowadzonych ksiąg rachunkowych, 2) ustawowe wymagania odnośnie do polityki rachunkowości jednostki, 3) miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych, 4) terminy otwarcia i zamknięcia ksiąg rachunkowych jednostki, 5) zakres i elementy ksiąg rachunkowych, 6) dowody księgowe, wskazując ich rodzaj oraz cechy prawidłowego dowodu księgowego, Rozdział I. Ogólne uwarunkowania rachunkowości jednostek oświatowych 20 7) sposób dokonywania zapisów w księgach rachunkowych, 8) cechy prawidłowo prowadzonych ksiąg rachunkowych, 9) sposób poprawy stwierdzonych błędów w księgach jednostki. 3. Metody, techniki i terminy inwentaryzacji składników majątku jednostki oraz jej pasywów (rozdział 3 ustawy o rachunkowości). 4. Zasady wyceny elementów aktywów i pasywów oraz sposób ustalania wyniku finansowego jednostki (rozdział 4 ustawy o rachunkowości). 5. Wymagania odnoszące się do sposobu ochrony zgromadzonych danych (rozdział 8 ustawy o rachunkowości). 6. Odpowiedzialność karną w przypadku działania wbrew przepisom ustawy o ra- chunkowości (rozdział 9 ustawy o rachunkowości). Oprócz norm wynikających z dyspozycji systemu prawnego podstawą prowa- dzonej w jednostce oświatowej ewidencji jest również wewnętrzna polityka rachun- kowości. Rachunkowość oświatowych jednostek budżetowych musi odpowiadać nad- rzędnym zasadom prawa bilansowego i zasadom charakterystycznym dla sfery bu- dżetowej. Konieczność odmiennego, wobec zasad ogólnych, uregulowania zasad rachunkowości budżetowej wynika ze szczególnych cech jednostek należących do sektora finansów publicznych. 1.3. Polityka rachunkowości jako wewnętrzne regulacje rachunkowości jednostki Podstawowym celem rachunkowości jest opracowanie i dostarczenie rzetelnych i wiarygodnych informacji, prezentujących sytuację majątkową i finansową jednostki oraz jej wynik finansowy. Jakość oraz czas dostarczenia tych informacji zależą od prawidłowo zorganizowanego procesu informacyjnego, stanowiącego pochodną właściwie zorganizowanej rachunkowości w jednostce. Uzyskane informacje umoż- liwiają ocenę działalności oświatowej jednostki budżetowej, pozwalają dokonać jej kontroli oraz dostarczają danych niezbędnych do podejmowania istotnych dla jed- nostki decyzji w ramach procesu zarządzania. Prawidłowość stosowanych w jednostce rozwiązań w zakresie rachunkowości determinuje przestrzeganie nadrzędnych zasad rachunkowości – zasady prawdziwego i wiernego obrazu jednostki, realizacji której podporządkowane są pozostałe funk- cje rachunkowości (a więc funkcja kontrolna, informacyjna oraz sprawozdawcza). Rachunkowość jednostek budżetowych musi spełniać wymogi prawa bilansowego, uwzględniając jednocześnie szczególne zasady budżetowe, wynikające ze specyfiki jednostek budżetowych. Na tle wskazanych, dość istotnych, różnic w organizacji ewidencji księgowej niektóre z obowiązujących powszechnie norm również znajdują praktyczne zastosowanie. Należy do nich m.in. konieczność posiadania wewnętrznej Rachunkowość jednostek oświatowych 21 polityki rachunkowości, czyli indywidualnych dla każdej jednostki zasad rachunko- wości, stanowiących istotny dokument rachunkowości jednostki, którego celem jest zdefiniowanie zakresu i charakteru zasad obowiązujących przy ewidencji zdarzeń i operacji gospodarczych w księgach rachunkowych jednostki. Pomimo decydującego wpływu obowiązujących indywidualnych norm rachunkowości na (obecny i) przyszły obraz sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz jej wynik finansowy zbyt często są one bagatelizowane. Tymczasem opracowanie dokumentacji polityki rachunkowo- ści ma kluczowe znaczenie dla jednostki również z uwagi na fakt, iż jest to pierwszy dokument poddawany weryfikacji przez dokonujących kontroli jednostki (audyt wewnętrzny, zewnętrzny, kontrole podatkowe, regionalna izba obrachunkowa). Na podstawie jej wytycznych dokonuje się oceny poprawności ewidencji w księgach rachunkowych jednostki oraz ocenia się rzetelność tych ksiąg, a także poprawność sporządzanych na ich podstawie sprawozdań (budżetowych, finansowych) jednostki. Zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości każda jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) ra- chunkowości. Ustawa o rachunkowości definiuje politykę rachunkowości, uznając za nią, zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 11, wybrane i stosowane przez jednostkę rozwiązania dopuszczone ustawą, w tym także określone w międzynarodowych standardach ra- chunkowości, zapewniające wymaganą jakość sprawozdań finansowych. Natomiast zgodnie z definicją zawartą w Międzynarodowym Standardzie Rachunkowości 8. Zasady (polityka) rachunkowości, zmiany wartości szacunkowych i korygowanie błędów, za politykę rachunkowości uznaje się konkretne prawidła, metody, kon- wencje, reguły i praktyki przyjęte przez jednostkę przy sporządzaniu i prezentacji sprawozdań finansowych. Usystematyzowana, opracowana w formie pisemnej dokumentacja systemu ra- chunkowości, ustalona przez kierownika jednostki, ma m.in. na celu: 1) określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdaw- czych, przy czym w odniesieniu do jednostek budżetowych rok obrotowy zdefi- niowany został w rozporządzeniu z 5 lipca 2010 r. i stanowi go rok kalendarzowy (rozpoczynający się 1 stycznia i kończący się 31 grudnia); 2) zdefiniowanie metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finan- sowego – najbardziej ogólne zasady wyceny aktywów i pasywów jednostki wy- nikają z rozdziału 4 ustawy o rachunkowości i w tym właśnie zakresie jednostka ma możliwość szczegółowo określić obowiązujące ją zasady z uwzględnieniem specyficznych dla jednostek budżetowych rozwiązań wynikających z rozporzą- dzenia z 5 lipca 2010 r., w tym określonego wytycznymi rozporządzenia sposobu ustalania wyniku finansowego zgodnie z wariantem porównawczym; 3) określenie sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: a) ustalenie zakładowego planu kont, zawierającego wykaz kont księgi głównej, przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń, zasad prowadzenia kont ksiąg pomoc- niczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, Rozdział I. Ogólne uwarunkowania rachunkowości jednostek oświatowych 22 b) wskazanie wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachun- kowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struk- tury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg ra- chunkowych i w procesach przetwarzania danych, c) dokonanie opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg ra- chunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawie- rającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programo- wych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji; 4) zdefiniowanie systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. Określenie sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych odnosi się do technicz- nych aspektów rachunkowości, stanowiąc jednocześnie najobszerniejszy element polityki rachunkowości jednostki. Tworzą go: zakładowy plan kont, wykaz ksiąg rachunkowych oraz opis systemu przetwarzania danych. Plan kont jednostki oświatowej wpływa w znaczący sposób na organizację ra- chunkowości w jednostce. Stanowi on podstawę dokonywania ewidencji w księgach rachunkowych jednostki, wskazując sposób powiązania zdarzeń gospodarczych oraz korespondencji poszczególnych kont księgowych. Zakładowy plan kont oświatowej jednostki budżetowej wzorowany jest na stan- dardowym planie kont zawartym w rozporządzeniu z 5 lipca 2010 r. Wzorując się na tych rozwiązaniach, jednostka oświatowa musi stworzyć adekwatny do indywi- dualnych potrzeb plan kont, uwzględniając, iż: • konta wskazane w planie kont (zawartym w rozporządzeniu) należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce oświatowej albo uzupełniona o konta zgodne co do treści ekonomicznej, w tym również przy wykorzystaniu symboli kont, które nie mają zastosowania w jednostce, • konta wskazane w planie kont mogą być dzielone na dwa lub więcej kont syn- tetycznych, • zakładowy plan kont oświatowej jednostki budżetowej powinien uwzględniać ustalenia dysponenta lub zarządu jednostki samorządu terytorialnego, dotyczące zasad grupowania operacji gospodarczych istotnych dla rodzaju działalności, • powinien on zapewniać możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych, sprawo- zdań budżetowych lub innych sprawozdań, określonych w odrębnych przepisach. Obok wykazu kont księgi głównej zakładowy plan kont powinien zawierać ko- mentarz definiujący: Rachunkowość jednostek oświatowych • treść poszczególnych kont księgowych, • zasady funkcjonowania kont księgowych, • zakres ujmowanych na poszczególnych kontach operacji gospodarczych, • korespondencję z innymi kontami księgowymi jednostki. 23 Ponadto powinien określać sposób prowadzenia ksiąg pomocniczych oraz me- todologię budowy kont analitycznych do poszczególnych kont syntetycznych, wraz ze wskazaniem charakteru poszczególnych kont księgowych. Elementem określającym sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych w jednost- ce jest również wykaz (funkcjonujących w jednostce oświatowej) ksiąg rachun- kowych. Wykaz ksiąg stanowi niezbędny element obowiązujących w jednostce zasad rachunkowości. Zgodnie z brzmieniem art. 13 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe jednost- ki obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą: • dziennik – zawierający chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym; bez względu na technikę prowadzenia ksiąg rachun- kowych dziennik powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne po- wiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi; • księga główna – której konta zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycz- nym; na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu; zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej; • księgi pomocnicze – których konta zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systema- tycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputero- wych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej; w ciągu okresu sprawozdawczego na kontach ksiąg pomocniczych można stoso- wać, obok lub zamiast jednostek pieniężnych, jednostki naturalne. Należy wówczas sporządzić na koniec okresu sprawozdawczego zestawienie zapisów dokonanych na kontach ksiąg pomocniczych w jednostkach naturalnych i ustalić ich wartość; • zestawienie obrotów i sald – sporządzane na podstawie zapisów na kontach księgi głównej na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca; zestawienie obrotów i sald zawiera: symbole lub nazwy kont, salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu spra- wozdawczego, sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego. Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych; Rozdział I. Ogólne uwarunkowania rachunkowości jednostek oświatowych 24 • zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych – sporządzane co najmniej na dzień zamkni
Pobierz darmowy fragment (pdf)

Gdzie kupić całą publikację:

Rachunkowość jednostek oświatowych 2016
Autor:

Opinie na temat publikacji:


Inne popularne pozycje z tej kategorii:


Czytaj również:


Prowadzisz stronę lub blog? Wstaw link do fragmentu tej książki i współpracuj z Cyfroteką: