Cyfroteka.pl

klikaj i czytaj online

Cyfro
Czytomierz
00393 005972 13642126 na godz. na dobę w sumie
SharePoint 2013 PL. Praktyczne zarządzanie zasobami informacyjnymi w przedsiębiorstwie - ebook/pdf
SharePoint 2013 PL. Praktyczne zarządzanie zasobami informacyjnymi w przedsiębiorstwie - ebook/pdf
Autor: Liczba stron: 296
Wydawca: Helion Język publikacji: polski
ISBN: 978-83-283-0372-0 Data wydania:
Lektor:
Kategoria: ebooki >> komputery i informatyka >> aplikacje biurowe >> inne
Porównaj ceny (książka, ebook (-20%), audiobook).

Zapanuj nad chaosem informacyjnym!

SharePoint to platforma rozwijana przez firmę Microsoft, ułatwiająca zapanowanie nad ogromem informacji przetwarzanych w przedsiębiorstwie. Jest najczęściej wybierana przez średnie i duże organizacje. Pozwala pracownikom na błyskawiczne zlokalizowanie informacji istotnych w ich codziennej pracy. Ponadto pomaga tworzyć własne komponenty, dostosowane do specyficznych wymagań.

SharePoint to duży i zaawansowany produkt, jednak dzięki tej książce szybko zdobędziesz wiedzę umożliwiającą skuteczne korzystanie z jego potencjału. W trakcie lektury poznasz cykl życia informacji, zaplanujesz strukturę archiwów, skonfigurujesz portal eDiscovery oraz dostosujesz system zabezpieczeń do własnych wymagań. Na kolejnych stronach znajdziesz ciekawe informacje na temat klasyfikowania i organizowania informacji, publikowania zawartości sieci Web oraz formularzy elektronicznych. Książka ta jest obowiązkową lekturą dla wszystkich osób odpowiedzialnych za organizowanie przechowywania informacji w SharePoint.

Dowiesz się, jak: Poznaj skuteczne sposoby zarządzania informacjami!
Znajdź podobne książki Ostatnio czytane w tej kategorii

Darmowy fragment publikacji:

Tytuł oryginału: Practical SharePoint 2013 Enterprise Content Management Tłumaczenie: Radosław Meryk ISBN: 978-83-283-0369-0 Original edition copyright © 2013 by Steve Goodyear. All rights reserved. Polish edition copyright © 2015 by HELION SA. All rights reserved. All rights reserved. No part of this book may be reproduced or transmitted in any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying, recording or by any information storage retrieval system, without permission from the Publisher. Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metodą kserograficzną, fotograficzną, a także kopiowanie książki na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji. Wszystkie znaki występujące w tekście są zastrzeżonymi znakami firmowymi bądź towarowymi ich właścicieli. Autor oraz Wydawnictwo HELION dołożyli wszelkich starań, by zawarte w tej książce informacje były kompletne i rzetelne. Nie biorą jednak żadnej odpowiedzialności ani za ich wykorzystanie, ani za związane z tym ewentualne naruszenie praw patentowych lub autorskich. Autor oraz Wydawnictwo HELION nie ponoszą również żadnej odpowiedzialności za ewentualne szkody wynikłe z wykorzystania informacji zawartych w książce. Wydawnictwo HELION ul. Kościuszki 1c, 44-100 GLIWICE tel. 32 231 22 19, 32 230 98 63 e-mail: helion@helion.pl WWW: http://helion.pl (księgarnia internetowa, katalog książek) Drogi Czytelniku! Jeżeli chcesz ocenić tę książkę, zajrzyj pod adres http://helion.pl/user/opinie/sh13pz Możesz tam wpisać swoje uwagi, spostrzeżenia, recenzję. Printed in Poland. • Kup książkę • Poleć książkę • Oceń książkę • Księgarnia internetowa • Lubię to! » Nasza społeczność Spis tre(cid:258)ci O autorze ...............................................................................................................11 O recenzencie technicznym ....................................................................................12 Podzi(cid:218)kowania ......................................................................................................13 Wprowadzenie ......................................................................................................15 Cz(cid:218)(cid:258)(cid:202) I Rozdzia(cid:239) 1. Przegl(cid:200)d zagadnie(cid:241) zwi(cid:200)zanych z zarz(cid:200)dzaniem zasobami informacyjnymi Planowanie i analiza cyklu (cid:285)ycia informacji ..................................... 17 w przedsi(cid:218)biorstwie ..............................................................................................19 Znaczenie zarządzania zasobami informacyjnymi w przedsiębiorstwie ..................................... 19 Czym jest zarządzanie zasobami informacyjnymi w przedsiębiorstwie? .................................... 20 Pojęcia związane z zarządzaniem zasobami informacyjnymi w przedsiębiorstwie ................... 23 Pojęcia związane z zarządzaniem dokumentami ..................................................................... 25 Pojęcia związane z zarządzaniem bezpieczeństwem ............................................................... 25 Pojęcia związane z zarządzaniem procesami biznesowymi .................................................... 26 Ogólne pojęcia związane z zarządzaniem zasobami informacyjnymi .................................. 26 Informacje tymczasowe a rekordy oficjalne .................................................................................... 27 Model cyklu życia informacji ............................................................................................................. 29 Porównanie kosztów i korzyści zastosowania rozwiązania ECM ................................................. 34 Podejście do opracowania programu ECM ..................................................................................... 35 Podsumowanie ..................................................................................................................................... 37 Rozdzia(cid:239) 2. Funkcje ECM w programie SharePoint 2013 ..........................................................39 Przegląd informacji o programie SharePoint 2013 ......................................................................... 39 Wzajemne relacje pomiędzy obszarami funkcjonalności programu SharePoint ...................... 42 Architektura witryny programu SharePoint ................................................................................... 45 Typy witryn SharePoint ...................................................................................................................... 48 Listy programu SharePoint i typy bibliotek ..................................................................................... 52 Kup książkęPoleć książkę SPIS TRE(cid:165)CI Funkcje ECM w programie SharePoint 2013 .................................................................................. 56 Przegląd infrastruktury programu SharePoint ................................................................................ 59 Podsumowanie ..................................................................................................................................... 62 Rozdzia(cid:239) 3. Analiza cyklu (cid:285)ycia informacji ................................................................................63 Zastosowanie modelu cyklu życia informacji .................................................................................. 63 Budowanie skorowidza zasobów informacyjnych firmy ............................................................... 68 Analiza procesów biznesowych związanych z zasobami informacyjnymi .................................. 70 Tworzenie diagramów procesów biznesowych za pomocą programu Microsoft Visio ........... 72 Identyfikowanie wymagań informacji w zakresie bezpieczeństwa .............................................. 73 Dokumentowanie wymagań związanych z cyklem życia informacji ........................................... 76 Podsumowanie ..................................................................................................................................... 79 Rozdzia(cid:239) 4. Projektowanie architektury informacji ...................................................................81 Architektura informacyjna ................................................................................................................. 81 Analiza architektury informacyjnej .................................................................................................. 83 Tworzenie słownika danych ........................................................................................................ 84 Wykorzystanie sortowania kart do organizowania informacji .............................................. 85 Budowanie architektury informacyjnej ............................................................................................ 86 Implementacja projektu taksonomii przedsiębiorstwa .................................................................. 89 Projektowanie struktury witryny ....................................................................................................... 91 Projektowanie elementów nawigacji ................................................................................................. 94 Podsumowanie ..................................................................................................................................... 96 Zarz(cid:200)dzanie informacjami tymczasowymi ....................................... 97 Cz(cid:218)(cid:258)(cid:202) II Rozdzia(cid:239) 5. Konfigurowanie programu SharePoint na potrzeby zawarto(cid:258)ci wspó(cid:239)pracy .........99 Czym jest współpraca? ........................................................................................................................ 99 Wyzwolenie współpracy ................................................................................................................... 101 Projektowanie procesu tworzenia witryn ....................................................................................... 102 Konfigurowanie samoobsługowego procesu tworzenia witryny ......................................... 103 Projektowanie kontenerów zawartości ........................................................................................... 103 Identyfikacja potrzeb w zakresie zarządzania dokumentami ...................................................... 108 Konfigurowanie kolumn dokumentu ...................................................................................... 109 Zastosowanie wersjonowania dokumentów ........................................................................... 109 Wymóg wyewidencjonowania dokumentu przed edycją ..................................................... 110 Zarządzanie alertami .................................................................................................................. 111 Kojarzenie przepływów pracy z dokumentami ...................................................................... 112 Konfigurowanie szablonu dokumentu oraz panelu informacyjnego ................................. 112 Konfigurowanie zasad zarządzania informacjami o dokumentach .................................... 114 Przeglądanie raportów inspekcji i wykorzystywania zawartości witryny .......................... 115 Historia prawdziwa: notatki z pracy ............................................................................................... 117 Podsumowanie ................................................................................................................................... 118 6 Kup książkęPoleć książkę SPIS TRE(cid:165)CI Rozdzia(cid:239) 6. Klasyfikowanie i organizowanie zawarto(cid:258)ci ........................................................119 Organizowanie zawartości ................................................................................................................ 119 Czym są typy zawartości? ................................................................................................................. 120 Analiza i projektowanie typów zawartości ..................................................................................... 124 Implementacja typów zawartości .................................................................................................... 125 Konfigurowanie zestawów dokumentów ....................................................................................... 128 Konfigurowanie centrum typu zawartości przedsiębiorstwa ...................................................... 129 Przegląd informacji na temat technologii Windows Workflow Foundation ........................... 131 Tworzenie przepływów pracy cyklu życia informacji .................................................................. 133 Optymalizacja baz danych z wykorzystaniem zdalnej usługi BLOB Storage ........................... 135 Podsumowanie ................................................................................................................................... 137 Rozdzia(cid:239) 7. Publikowanie zawarto(cid:258)ci sieci Web .....................................................................139 Przegląd zagadnień związanych z zarządzaniem zawartością sieci Web ................................... 139 Analiza wymagań WCM ................................................................................................................... 142 Funkcje WCM w programie SharePoint 2013 .............................................................................. 144 Tworzenie i konfigurowanie portalu publikowania ..................................................................... 147 Konfigurowanie przepływu pracy zatwierdzania publikowania ................................................ 149 Zarządzanie ustawieniami rozmieszczania zawartości ................................................................ 153 Konfigurowanie publikowania między zbiorami witryn ............................................................. 154 Podsumowanie ................................................................................................................................... 157 Rozdzia(cid:239) 8. Projektowanie przetwarzania formularzy elektronicznych ..................................159 Rodzaje formularzy w organizacjach .............................................................................................. 159 Formularze papierowe a elektroniczne .......................................................................................... 160 Modelowanie procesów przetwarzania formularzy papierowych .............................................. 161 Analizowanie i projektowanie procesów przetwarzania formularzy .................................. 164 Przegląd informacji o programie InfoPath 2013 ........................................................................... 164 Tworzenie formularzy elektronicznych w programie InfoPath ................................................. 166 Przegląd informacji o programie SharePoint Designer 2013 ...................................................... 169 Akcje przepływów pracy w programie SharePoint Designer ............................................... 172 Tworzenie przepływów pracy zatwierdzania w programie SharePoint Designer .................... 175 Historia prawdziwa: notatki z pracy ............................................................................................... 176 Podsumowanie ................................................................................................................................... 176 Cz(cid:218)(cid:258)(cid:202) III Rozdzia(cid:239) 9. Projektowanie mechanizmów odkrywania informacji ................... 177 Implementacja mechanizmów wyszukiwania w przedsi(cid:218)biorstwie .....................179 Znaczenie wyszukiwania .................................................................................................................. 179 Istota wyszukiwania w przedsiębiorstwie ............................................................................... 181 Przegląd architektury wyszukiwania w programie SharePoint .................................................. 182 Analiza wymagań mechanizmów wyszukiwania w przedsiębiorstwie ...................................... 184 Administracja usługą wyszukiwania w przedsiębiorstwie ........................................................... 185 Konfigurowanie źródeł wyszukiwania zawartości ........................................................................ 187 Konfigurowanie reguł przeszukiwania .................................................................................... 189 Konfiguracja źródeł wyników ................................................................................................... 189 Konfigurowanie sugestii kwerend ............................................................................................ 190 7 Kup książkęPoleć książkę SPIS TRE(cid:165)CI Budowanie korporacyjnego słownika ............................................................................................. 192 Konfigurowanie reguł kwerend ................................................................................................ 192 Podsumowanie ................................................................................................................................... 194 Rozdzia(cid:239) 10. Planowanie funkcji informatyki spo(cid:239)ecznej ..........................................................195 Istota informatyki społecznej ........................................................................................................... 195 Przegląd funkcji informatyki społecznej w programie SharePoint ............................................ 197 Analiza wymagań dotyczących informatyki społecznej ............................................................... 199 Wdrażanie wyszukiwarki osób ........................................................................................................ 199 Zarządzanie własnościami witryn osobistych ............................................................................... 202 Zarządzanie właściwościami i synchronizacją profili ............................................................ 204 Promowanie witryny ......................................................................................................................... 207 Określanie docelowych odbiorców ................................................................................................. 209 Tworzenie osobistego bloga ............................................................................................................. 210 Podsumowanie ................................................................................................................................... 211 Rozdzia(cid:239) 11. Zarz(cid:200)dzanie funkcj(cid:200) eDiscovery i sprawami ujawniania informacji .....................213 Przegląd informacji na temat funkcji eDiscovery ......................................................................... 213 Mechanizm eDiscovery w programie SharePoint 2013 ............................................................... 215 Tworzenie i konfiguracja portalu eDiscovery ............................................................................... 217 Tworzenie spraw wykrywania i zarządzanie nimi ........................................................................ 221 Eksportowanie i pakowanie zawartości ................................................................................... 224 Podsumowanie ................................................................................................................................... 226 Rozdzia(cid:239) 12. Zabezpieczanie zasobów informacji ....................................................................227 Przegląd zagadnień związanych z bezpieczeństwem .................................................................... 227 Modelowanie zagrożeń ..................................................................................................................... 229 Analiza wymagań bezpieczeństwa informacji ............................................................................... 230 Konfiguracja grup i uprawnień w programie SharePoint ........................................................... 231 Konfigurowanie zasad użytkownika aplikacji sieci Web ............................................................. 235 Usługa zarządzania prawami (RMS) .............................................................................................. 237 Konfigurowanie usługi RMS w programie SharePoint ......................................................... 238 Historia prawdziwa: notatki z pracy ............................................................................................... 239 Podsumowanie ................................................................................................................................... 240 Cz(cid:218)(cid:258)(cid:202) IV Oznaczanie rekordów i zarz(cid:200)dzanie nimi ....................................... 241 Rozdzia(cid:239) 13. Projektowanie planu archiwów ...........................................................................243 Przegląd informacji związanych z planami archiwów ................................................................. 243 Tworzenie indeksu klasyfikacji zawartości .................................................................................... 246 Przykład indeksu klasyfikacji treści ......................................................................................... 248 Projektowanie planu archiwów ....................................................................................................... 251 Opcje pamięci dyskowej ............................................................................................................ 252 Identyfikowanie różnych formatów archiwów ...................................................................... 253 Historia prawdziwa: notatki z pracy ............................................................................................... 254 Podsumowanie ................................................................................................................................... 254 8 Kup książkęPoleć książkę SPIS TRE(cid:165)CI Rozdzia(cid:239) 14. Implementacja repozytorium rekordów ..............................................................255 Przegląd informacji dotyczących repozytoriów rekordów .......................................................... 255 Planowanie repozytorium rekordów w programie SharePoint .................................................. 258 Tworzenie i konfigurowanie centrum rekordów .......................................................................... 260 Konfigurowanie routingu dokumentów ........................................................................................ 261 Konfiguracja połączeń Wyślij do ..................................................................................................... 263 Projektowanie przepływów pracy do przetwarzania rekordów .................................................. 266 Inspekcja rekordów i raportowanie ................................................................................................ 267 Podsumowanie ................................................................................................................................... 268 Rozdzia(cid:239) 15. Zarz(cid:200)dzanie przechowywaniem i niszczeniem rekordów ....................................269 Identyfikowanie wymagań w zakresie przechowywania rekordów ........................................... 269 Planowanie cyklu życia rekordów ................................................................................................... 272 Modelowanie przepływów pracy niszczenia rekordów ............................................................... 273 Konfigurowanie przepływów pracy niszczenia rekordów ........................................................... 274 Konfigurowanie zasad przechowywania ........................................................................................ 276 Podsumowanie ................................................................................................................................... 279 Rozdzia(cid:239) 16. Integracja z innymi repozytoriami rekordów .......................................................281 Wymagania dla integracji ................................................................................................................. 281 Planowanie rozwiązania do obrazowania dokumentów .............................................................. 282 Integracja z zewnętrznymi repozytoriami rekordów ................................................................... 284 Rozszerzenia systemu zarządzania rekordami w programie SharePoint 2013 ......................... 284 Podsumowanie ................................................................................................................................... 286 Skorowidz ............................................................................................................287 9 Kup książkęPoleć książkę SPIS TRE(cid:165)CI 10 Kup książkęPoleć książkę R O Z D Z I A (cid:146) 3 (cid:132) (cid:132) (cid:132) Analiza cyklu (cid:285)ycia informacji Myśl prosto — mawiał stary mistrz — tzn. staraj się rozkładać skomplikowaną całość na prostsze części. — Frank Lloyd Wright Zrozumienie sposobu, w jaki informacje przepływają w organizacji, pozwala na opracowanie eleganckiego rozwiązania zarządzania zasobami informacyjnymi w przedsiębiorstwie. W tym rozdziale zamieściłem wskazówki na temat analizy cyklu życia informacji w organizacji przy zastosowaniu modelu cyklu życia, który wprowadziłem w rozdziale 1. Opisałem również techniki tworzenia wykazu zasobów informacyjnych oraz sposoby analizy procesów biznesowych odnoszące się do zasobów informacji. Na koniec omówiłem sposób identyfikowania wymagań zasobów informacyjnych w zakresie bezpieczeństwa. Po przeczytaniu tego rozdziału będziesz umiał: (cid:120) zastosować model cyklu życia do zasobów informacyjnych, (cid:120) utworzyć wykaz zasobów informacyjnych firmy, (cid:120) przeanalizować procesy biznesowe dotyczące zasobów informacyjnych, (cid:120) zidentyfikować wymagania związane z bezpieczeństwem informacji, (cid:120) udokumentować wymagania dotyczące cyklu życia informacji. Zastosowanie modelu cyklu (cid:285)ycia informacji Modele pozwalają na łatwiejsze zrozumienie i wyrażenie skomplikowanych zagadnień. Ujawniają wzorce i zależności, które mogłyby zostać niezauważone. Za pomocą modeli można opracować lub wyjaśnić wymagania, zidentyfikować wyjątki lub szczególne przypadki, które warto rozważyć. Wszystko to pomaga w przeanalizowaniu problemu i ułatwia opracowanie projektu rozwiązania. Zastosowanie modelu cyklu życia do zasobów informacyjnych w organizacji ułatwia przeprowadzanie analiz. Sprowadza całość zasobów informacyjnych przedsiębiorstwa do poziomu zrozumiałego modelu. Warto przypomnieć sobie model cyklu życia informacji, który zaprezentowałem w rozdziale 1. Jak wspomniałem wtedy, mój model został rozszerzony w stosunku do zaproponowanego przez AIIM modelu wyróżniającego pięć faz cyklu życia informacji, takich jak zdobywanie, przechowywanie, zarządzanie, dostarczanie i ochrona. Zrobiłem to, aby model pozwolił bardziej konkretnie analizować informacje i ich cykl życia w środowisku programu SharePoint. Za pomocą kilku dodatkowych szczegółów udało mi się utrzymać prostotę modelu. Mogę go łatwo analizować i dopasowywać do różnych scenariuszy. Dodałem też kilka haków — punktów kontrolnych, które pozwalają zastosować go do rzeczywistych zasobów informacyjnych. Kup książkęPoleć książkę SHAREPOINT 2013 PL Model cyklu życia informacji zaprezentowałem na rysunku 3.1. Umieściłem go tu ponownie dla wygody. Model ten oferuje kilka punktów startowych cyklu życia informacji — chwil, gdy użytkownik tworzy lub otrzymuje informacje i wprowadza je do programu SharePoint. Model zawiera również wygodny punkt wejścia do zarządzania zasobami informacji w miejscach, w których wygodniejszy byłby bardziej zorientowany na usługi widok funkcjonalny. Alternatywnie, jeśli preferujesz analizowanie treści istniejących, możesz wyjść od tego, w jaki sposób użytkownicy zdobywają informacje, a następnie je wykorzystują. Niezależnie od tego, od czego zaczniesz, w efekcie końcowym zastosujesz i przeanalizujesz cały cykl życia informacji. Rysunek 3.1. Model cyklu życia informacji Zanim przejdę do omawiania sposobów stosowania modelu do zasobów informacyjnych, chcę ostrzec przed próbą analizowania zarządzania informacjami przez program SharePoint — tzn. przed widokiem funkcjonalnym. Może to być kuszący punkt początkowy, ponieważ funkcjonalność w programie SharePoint jest już opracowana i udokumentowana, a użytkownikom pozostaje podjęcie decyzji dotyczących konfiguracji poszczególnych aspektów systemu. Funkcjonalność programu SharePoint udostępnia listę znanych elementów do skonfigurowania i decyzji do podjęcia. Na pierwszy rzut oka taka sytuacja może wydawać się komfortowa, jednak bez informacji na temat właściwych zasobów informacji i ich przeznaczenia te decyzje konfiguracyjne nie są tak oczywiste lub tak wygodne do podjęcia, jak może się początkowo wydawać. Zwykle problemy pojawiają się, gdy analitycy biznesowi chcą uzyskać szybkie postępy i pracują z informacjami, które posiadają. Początkowo są to przewodniki na temat produktu i inne materiały dokumentujące funkcje programu SharePoint. Problemy mogą wynikać z marketingowego języka opisu aplikacji i jej możliwości. Trzeba jednak pamiętać, że skuteczne rozwiązanie ECM wykracza poza analizę listy funkcji i podejmowanie decyzji, które z nich należy włączyć i jak skonfigurować. Zaszufladkowanie przypadku użycia do pewnej funkcji, na którą zespół zdecydował się w zbyt wczesnej fazie procesu, zawsze okazuje się ograniczeniem projektu. Wymuszone dopasowanie do sztucznego ograniczenia tylko buduje złożoność. Tym samym komplikuje projekt i implementację rozwiązania ECM i ostatecznie ma negatywny wpływ na to, w jaki sposób postrzegają rozwiązanie użytkownicy. Dostrzegam także inne zagrożenie. Czasami zespół projektowy w ramach swojej pracy zastępuje stare rozwiązanie systemem bazującym na programie SharePoint. Najpierw jednak tworzona jest obszerna dokumentacja istniejącego systemu i wszystkich jego funkcji. Ten dokument służy następnie jako lista wymagań dla implementacji bazującej na programie SharePoint. Takie podejście wynika z dążenia do uniknięcia zmian w systemie, by nie rozzłościć użytkowników. Dlatego też twórcy systemu deklarują, że zmiany nie spowodują strat w funkcjonalności. W istocie użytkownicy otrzymują obietnicę, że wszystko, co mogli zrobić w starym systemie, będą również mogli zrealizować w nowym. Zespół projektowy, który 64 Kup książkęPoleć książkę ROZDZIA(cid:146) 3. (cid:132) ANALIZA CYKLU (cid:191)YCIA INFORMACJI stara się dotrzymać tej obietnicy zbyt dosłownie, często popada w kłopoty. Członkowie zespołu starają się udokumentować każdą funkcję starego systemu, patrząc na nowy system wyłącznie z punktu widzenia możliwości replikacji starego. (cid:132) Wskazówka Na ogó(cid:239) nie ma sensu zast(cid:218)powa(cid:202) starego systemu nowym tylko po to, aby odtworzy(cid:202) stary system na nowej platformie. W zamian polecam skorzystać z jednego z pozostałych punktów wejścia. Zasoby informacyjne najlepiej analizować od momentu ich utworzenia lub zdobycia i śledzić przez cały cykl życia. Decyzje projektowe powinny być sterowane zasobami informacyjnymi. Zapoznanie się z zasobami informacyjnymi i przypadkami ich użycia w całym cyklu ich życia jest dobrym punktem wyjścia do podejmowania decyzji projektowych. Należy przyjrzeć się, w jaki sposób za pomocą programu SharePoint można zaimplementować zasoby informacyjne i zarządzać nimi tak, by obsługiwać ich przypadki użycia. Może się nawet okazać, że sam SharePoint nie jest w stanie obsłużyć jakiegoś przypadku użycia. Często wskazuje to na konieczność przeprowadzenia integracji z innym systemem, zaopatrzenia się w rozszerzenie programu SharePoint od zewnętrznego dostawcy lub uwzględnienia w rozwiązaniu ECM niestandardowych komponentów. (cid:132) Wa(cid:285)ne Punktem wyj(cid:258)cia do opracowania rozwi(cid:200)zania ECM powinny by(cid:202) zasoby informacyjne. To one i przypadki ich u(cid:285)ycia powinny kierowa(cid:202) projektem rozwi(cid:200)zania zarz(cid:200)dzania zasobami informacyjnymi w przedsi(cid:218)biorstwie. Postępując zgodnie z moją radą, zaczniemy od momentu, w którym jednostka informacji rozpoczyna swoje życie. Jest to chwila, kiedy użytkownik lub zautomatyzowany proces wprowadzą ją do systemu. Pisząc w tym opisie „system”, mam na myśli program SharePoint (książka ta jest o tworzeniu rozwiązań ECM na bazie programu SharePoint). Często w fazie analizy staram się abstrahować od szczegółów i zachowuję ogólny opis procesu. Takie podejście pozwala uniknąć kierowania się w projekcie rozwiązania określoną technologią, np. wprowadzania informacji do systemu. Jednak w tym przypadku wiem, że chodzi o system SharePoint. Mimo to, unikam wchodzenia w zbyt dalekie szczegóły dotyczące funkcjonalności. Przykładowo nie staram się mówić: „Wprowadź w tym momencie informacje do biblioteki dokumentów witryny zespołu”. Zwykle chcę patrzeć na cykl życia informacji z wyższego poziomu. Jeśli przyjrzymy się określonej jednostce informacji i procesowi wprowadzania jej do programu SharePoint, możemy zauważyć, że istnieje możliwość cofnięcia się przed punkt wprowadzenia i zidentyfikowanie etapów tworzenia jednostki informacji nieobjętych modelem cyklu życia zasobów informacyjnych. Może to być etap, w którym użytkownik tworzy treść i korzysta z niej poza programem SharePoint. Przykładowo użytkownik tworzy dokument propozycji finansowania na swoim pulpicie i pracuje z nim przez jakiś czas, wysyłając go e-mailem do swoich współpracowników, którzy wprowadzili uwagi do dokumentu. Po pewnym czasie użytkownik wprowadził dokument do witryny programu SharePoint. Działania w ramach procesu tworzenia dokumentu przed jego wprowadzeniem do programu SharePoint zaprezentowałem na rysunku 3.2. Rysunek 3.2. Proces tworzenia dokumentu przed jego wprowadzeniem do programu SharePoint 65 Kup książkęPoleć książkę SHAREPOINT 2013 PL Przypadek propozycji dokumentu jest doskonałym przykładem, jak można uściślać wymagania i projekty rozwiązań poprzez zastosowanie modelu cyklu życia informacji w realiach organizacji. Najbardziej zauważalną korzyścią z zastosowania modelu jest identyfikacja wyjątków: jednostka informacji istnieje przez jakiś czas, zanim zostanie wprowadzona do modelu rozwiązania ECM w programie SharePoint. W przyszłości proces może odbywać się w taki sposób, ale nie musi. Opracowany model ułatwia jednak wykrywanie istniejących wyjątków. Być może ten wyjątek można obsłużyć, polecając użytkownikom, by współpracowali nad treścią całkowicie wewnątrz środowiska programu SharePoint — w obrębie witryny zespołu lub biblioteki My Site. Podobne wyjątki można znaleźć dla jednostek informacji, które użytkownik otrzymuje i ostatecznie wprowadza do programu SharePoint. Przykładowo sprzedawca przesyła do użytkownika e-mailem fakturę. Faktura ta przez jakiś czas jest przechowywana w skrzynce odbiorczej użytkownika. Następnie jest przekazywana do kogoś innego, kto wprowadza ją do programu SharePoint. Tak jak wcześniej, jest to fragment cyklu życia nieobjęty modelem programu SharePoint. Etapy procesu odbierania faktury przesłanej e-mailem pokazałem na rysunku 3.3. Rysunek 3.3. Proces odbierania jednostki informacji dla raportu przesłanego z zewnątrz Proces odbioru faktury przesłanej e-mailem to kolejny wyjątek w modelu cyklu życia informacji: jednostka informacji istnieje w organizacji poza granicami modelu. Nie można przez to powiedzieć, że wyjątek jest zły i należy zmodyfikować proces. Chodzi jedynie o zaznaczenie, że wyjątek istnieje. To pozwala przeanalizować go głębiej i podjąć odpowiednie decyzje projektowe. Gdybyśmy chcieli wyeliminować wyjątek, moglibyśmy zmodyfikować proces, wprowadzając możliwość przesyłania informacji e-mailem do biblioteki dokumentów lub forum dyskusyjnego. W ten sposób jednostki informacji trafiałyby bezpośrednio do programu SharePoint, a tym samym do modelu. Sposób dowiadywania się o zasobach informacyjnych to kolejny obszar do analizy i identyfikowania wyjątków. W modelu cyklu życia informacji uwzględniłem odkrywanie informacji z punktu widzenia systemu. Oznaczało to, że model startował od odkrycia informacji z wnętrza systemu. Istnieją wyjątki do tego sposobu odkrywania informacji. Najbardziej popularny jest proces wysyłania e-maila do współpracownika z prośbą o polecenie jakiegoś zasobu informacji. Byłby to fragment cyklu życia nieobjęty procesem odkrywania, ponieważ użytkownik wychodzi poza system SharePoint w celu odkrycia odpowiednich zasobów informacji. Proces odkrywania treści za pomocą portalu wyszukiwania programu SharePoint przedstawiłem na rysunku 3.4. Rysunek 3.4. Proces odkrywania informacji obejmujący bezpośrednią interakcję z użytkownikiem Pominięcie portalu wyszukiwania i bezpośrednie zapytanie współpracowników o wskazanie źródeł informacji nie musi być negatywnym procesem szczególnie wtedy, kiedy chcemy zachęcić użytkowników do współpracy. W ten sposób użytkownicy mogą skorzystać z wzajemnych doświadczeń i pracować w zespole. Wprowadza to jednak wyjątek w modelu — użytkownicy w celu odkrycia określonych jednostek informacji 66 Kup książkęPoleć książkę ROZDZIA(cid:146) 3. (cid:132) ANALIZA CYKLU (cid:191)YCIA INFORMACJI polegają na innych użytkownikach, a nie na systemie. Każdy wyjątek stwarza okazję do przeprowadzenia dokładniejszej analizy. Bliższe przyjrzenie się wyjątkowi może ujawnić, że wyszukiwarka nie dostarcza wyników na tyle dokładnych, aby można było wydajnie zlokalizować określoną treść. Może się również okazać, że metadane przypisane do treści nie są dostosowane do zaleceń w witrynie My Site użytkownika. Niezależnie od tego, co jest przyczyną wyjątków, model pomaga je zidentyfikować i przeanalizować. Dzięki temu mamy możliwość zoptymalizowania procesów tam, gdzie ma to sens. (cid:132) Uwaga Wyj(cid:200)tek dotycz(cid:200)cy u(cid:285)ytkowników zwracaj(cid:200)cych si(cid:218) z pro(cid:258)b(cid:200) o informacje zamiast poszukania ich samodzielnie przypomina mi przypadek witryny www.lmgtfy.com — która oferuje u(cid:285)ytkownikom us(cid:239)ug(cid:218) „u(cid:285)yj(cid:218) Google za Ciebie”. W ten sposób informuje ich, (cid:285)e zrobi za nich co(cid:258), co mogliby zrobi(cid:202) sami. W sposobie zarządzania informacjami przez SharePoint także istnieją wyjątki. Zasoby informacyjne czasami są zarządzane ręcznie lub z wykorzystaniem innych systemów. Bywa, że systemy zewnętrzne rozszerzają możliwości programu SharePoint. Może się zdarzyć, że korzystamy z odrębnego repozytorium zapisów, które zapewnia funkcje i możliwości bogatsze niż program SharePoint. Należy pamiętać, że istotne znaczenie ma rozpoznanie wyjątków w modelu i ich przeanalizowanie, a nie dopasowywanie wszystkiego na siłę do modelu pasującego do programu SharePoint. (cid:132) Uwaga Wi(cid:218)cej informacji na temat integracji programu SharePoint z systemami zewn(cid:218)trznymi oraz innymi repozytoriami zapisów mo(cid:285)esz znale(cid:283)(cid:202) w rozdziale 16. Dotychczas przyjrzałem się punktom wejściowym do modelu cyklu życia informacji oraz sposobom, w jakie można je zastosować w organizacji w celu identyfikacji i dalszej analizy wszelkiego rodzaju wyjątków. W podobny sposób można się przyjrzeć punktom końcowym — momentom w cyklu życia, gdy następuje usuwanie informacji z programu SharePoint. Najistotniejsze pytanie, które należy w tym przypadku poddać analizie, dotyczy tego, czy punkt końcowy istnieje — tzn. czy w danej organizacji w ogóle są usuwane zasoby informacyjne. Tutaj także można zaobserwować wyjątki w modelu. Z pewnością łatwo można je dostrzec, jeśli nie istnieje procedura usuwania informacji tymczasowych albo oficjalnych zapisów, gdy te osiągną koniec swojego cyklu życia i nie mają już dla organizacji żadnej wartości. Wyjątki w modelu można także znaleźć w ręcznych procesach usuwania treści zastępujących procesy automatyczne, zarządzane systemowo. Przykładowo w systemie występują witryny współpracy zespołowej do prowadzenia kampanii marketingowych. Na tych witrynach wykorzystywane są ręczne procesy. Właściciele witryn są zobowiązani do archiwizowania zawartości, które będą użyteczne z powodów historycznych oraz usuwania pozostałych. O obowiązku wykonywania procesów ręcznie można łatwo zapomnieć, ponieważ istnieją inne, bardziej pilne zadania, które skupiają uwagę użytkownika. Jednocześnie jednak użytkownikom może się nie podobać koncepcja, by system automatycznie niszczył ich informacje po upływie określonego czasu, co może być podstawową przyczyną, dla której stosuje się proces ręczny. Aby obsłużyć ten wyjątek, można zaprojektować przepływ pracy zawierający etapy zatwierdzania oraz innego rodzaju logikę podejmowania decyzji wymagających udziału użytkownika. Tym samym powstaje rozwiązanie kompromisowe pomiędzy ręcznymi a zautomatyzowanymi procesami niszczenia zasobów informacyjnych, a jednocześnie to SharePoint nadal zarządza procesem niszczenia. W ramach tego modelu można prześledzić przepływ informacji w celu zidentyfikowania wszelkiego rodzaju luk. Jeśli np. mamy zawartość, która stale ma charakter tymczasowy (nie jest oficjalnym zapisem) — co jest prawdopodobnym scenariuszem motywującym wielu czytelników tej książki — jest to wyraźna luka w cyklu życia informacji w organizacji. Nie każdy fragment treści musi stać się zapisem, ale jeśli się nim nie stanie, to zgodnie z tym, co wskazuje model, powinien zostać usunięty. Treści tymczasowe nie powinny na stałe trwać w stanie przejściowym. Model cyklu życia informacji można zastosować do weryfikowania poprawności procesów informacyjnych, określania wyjątków i luk do przeanalizowania lub po prostu w celu zrozumienia typu zawartości w kontekście. Zgodnie ze stwierdzeniem, którym zacząłem ten rozdział, model jest po prostu narzędziem, które ma ułatwić zrozumienie i analizę zasobów informacyjnych w przedsiębiorstwie. Nie jest to ustalony proces, do którego 67 Kup książkęPoleć książkę SHAREPOINT 2013 PL koniecznie trzeba się stosować. Nie trzeba go również wykorzystywać w odniesieniu do wszystkich informacji. Może istnieć wiele ważnych powodów stosowania wyjątków w modelu, a istnienie modelu pomaga je zidentyfikować i przeanalizować. Analiza cyklu życia zasobów informacyjnych w przedsiębiorstwie to długotrwały proces. Jej wyniki pozwalają jednak na uzyskanie cennych spostrzeżeń i informacji istotnych z punktu widzenia rozwiązania do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie. Nie można jednak racjonalnie skalować problemu, by przeanalizować wszystkie jednostki informacji. Zamiast tego należy skoncentrować się na najważniejszych klasach informacji. Być może trochę się pospieszyłem, opisując, w jaki sposób należy analizować zasoby informacyjne, a nie napisałem wcześniej, na jakich zasobach informacyjnych należy się skoncentrować. Analiza jednak pozostaje taka sama, niezależnie od tego, czy dotyczy analizy poszczególnych elementów informacji, czy też ogólnych klas. Spróbujemy teraz przyjrzeć się zagadnieniu identyfikacji w przedsiębiorstwie klas informacji, które można zastosować do modelu cyklu życia oraz poddać analizie. Budowanie skorowidza zasobów informacyjnych firmy Tworzenie spisu zasobów informacyjnych w każdym środowisku z wyjątkiem najmniejszych i najprostszych może wydawać się bardzo rozbudowanym zadaniem. Być może takie jest zwłaszcza wtedy, kiedy spróbujemy robić to ręcznie. Nie sugeruję utworzenia arkusza kalkulacyjnego w Excelu i rozpoczęcia pracy od wyszczególnienia wszystkich elementów treści, które mogą być wykorzystywane w organizacji. Wyobrażam sobie, że informacji jest po prostu zbyt dużo. Ponadto prawdopodobnie zachodzą w nich zbyt szybkie zmiany, aby można było myśleć o utrzymaniu aktualności takiego spisu. Poza tym tego rodzaju szczegółowe, surowe dane nie mają żadnego praktycznego zastosowania. Jednak zrozumienie tego, jakimi informacjami dysponujemy, jest przydatne. Informacje te można wykorzystać do zaprojektowania pozostałej części rozwiązania do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie. Nie trzeba znać każdego pliku, ale znajomość zbiorczych danych na temat typu i liczby plików może okazać się bezcenna. W związku z tym, w rzeczywistości mówimy o budowaniu wykazu rodzajów treści w organizacji. Wykaz ten obejmuje elementy, które użytkownicy tworzą i z którymi pracują, począwszy od formatów plików, a skończywszy na ogólnych kategoriach typów zawartości. Istnieje kilka podejść, jakie można zastosować podczas budowy takiego wykazu. Kiedy zaczniemy od sposobów bardziej eleganckich i gotowych, a potem przejdziemy do mniej dokładnych i improwizowanych, to możemy: (cid:120) zaopatrzyć się w specjalistyczne narzędzie przeznaczone do analizy zawartości katalogu i struktury plików, (cid:120) skorzystać z wyszukiwarki do poindeksowania zawartości, a następnie przeanalizować jej raporty lub uruchomić zapytania niestandardowe, (cid:120) napisać skrypt wyliczający zawartość napędów dysków i wykonać agregację wyników, (cid:120) przejrzeć zawartość dysków pamięci masowej i oszacować najczęściej spotykane typy zawartości. Jestem zwolennikiem zautomatyzowania zadania bądź to z wykorzystaniem specjalistycznego narzędzia, bądź innej opcji. Komputery świetnie nadają się do analizowania dużych ilości informacji oraz zbierania i agregowania danych. W wyniku tej analizy otrzymamy spis różnych rodzajów treści. Niektóre narzędzia działają lepiej niż inne, ale nawet najbardziej prymitywny, niestandardowy skrypt PowerShell może pomóc w rozpoczęciu zadania. Naszym wyzwaniem będzie przyporządkowanie zawartości do określonych rodzajów, a nie tylko według katalogu lub rozszerzenia pliku. Określenie rodzajów treści jest podstawowym celem inwentaryzacji, ale w jej wyniku można również znaleźć inne interesujące i przydatne metadane. Z tego powodu bardziej cenne może okazać się narzędzie, które oferuje kompleksowy raport obejmujący różne atrybuty informacji. Takie narzędzie może okazać się szczególnie przydatne, jeśli można użyć tych atrybutów do filtrowania bądź grupowania zawartości w niestandardowym widoku. Dzięki temu można odpowiedzieć na pytania, takie jak np. ile dokumentów programu Word o objętości powyżej 5 MB istnieje w organizacji lub o ile miesięcznie wzrasta liczba dokumentów czy ich sumaryczny rozmiar. 68 Kup książkęPoleć książkę ROZDZIA(cid:146) 3. (cid:132) ANALIZA CYKLU (cid:191)YCIA INFORMACJI Podczas zbierania danych na temat treści należy również zwrócić uwagę na to, gdzie w organizacji są przechowywane informacje. Jakie informacje są przechowywane na współdzielonych dyskach, a jakie są magazynowane w programie SharePoint lub innym repozytorium? Należy również przyjrzeć się aktualności informacji oraz sprawdzić, czy stanowi ona jakąkolwiek wartość dla organizacji. Czy użytkownicy aktywnie korzystają z określonej zawartości? Znajomość tego typu informacji pomoże lepiej poznać sposób, w jaki informacje są tworzone i konsumowane w organizacji. Wiedza o różnych rodzajach zawartości, które są wykorzystywane w organizacji, ułatwia późniejszą analizę zasobów informacyjnych. Do skorowidza zasobów informacyjnych można odwołać się podczas pracy nad architekturą zasobów informacyjnych — tym zagadnieniem zająłem się w następnym rozdziale. W rozdziale 6. omówiłem sposób projektowania i implementacji typów zawartości programu SharePoint. Wykonanie tego zadania staje się bardzo proste, gdy dysponujemy listą głównych rodzajów informacji w organizacji. Wysiłek związany z analizą zasobów informacyjnych, mający na celu utworzenie wykazu informacji, poniesiony na jej początku, ułatwia wykonywanie dalszych zadań, np. opracowania mechanizmu wyszukiwania (patrz rozdział 9.) lub strategii zachowywania i niszczenia informacji (patrz rozdział 15.). (cid:132) Wskazówka Niektóre atrybuty informacji mo(cid:285)na wykorzysta(cid:202) do wspomagania zadania porz(cid:200)dkowania zawarto(cid:258)ci, np. poprzez wyró(cid:285)nienie potencjalnych zasobów do usuni(cid:218)cia albo do mapowania regu(cid:239) migracji tre(cid:258)ci. Zdobywanie informacji o wielu atrybutach pomaga w udzieleniu odpowiedzi na wiele pytań — zarówno tych, które interesują nas w danej chwili, jak i tych, które pojawią się w późniejszej fazie wdrażania rozwiązania ECM. Po zorganizowaniu wykazu zasobów informacyjnych w szerokie klasy zawierające listę rodzajów treści dodajemy do każdej klasy opisy identyfikujące rodzaj treści, jaki wybrana klasa zawiera. Przydatne są także inne informacje, np. do jakiego etapu cyklu życia treści pasuje określona klasa zawartości oraz czy przekształca się w inną klasę zawartości w miarę, jak przechodzi przez cały cykl życia. Oczywiście na treść składają się nie tylko pliki dokumentów. Są nią również inne jednostki informacji, takie jak strony internetowe, elementy list i wiadomości e-mail. Należy pamiętać o zebraniu informacji na temat tych innych typów zawartości podczas sporządzania wykazu zasobów informacyjnych. Jeśli organizacja dopiero wdraża program SharePoint, to niektóre z tych typów zawartości mogą nie być tak powszechne, jak w organizacjach, które już wykorzystują program SharePoint. W organizacji może działać inny system, który jest podobny do programu SharePoint lub elementu tego programu, np. wiki. Strony typu wiki służą do przechwytywania fragmentów tekstu, gdy użytkownicy współpracują ze sobą i zdobywają wiedzę. W wykazie zasobów informacyjnych można umieścić szczegóły na temat różnych typów stron wiki oraz rodzajów informacji, które zawierają. W wykazie należy także uwzględnić artykuły i strony internetowe publikowane w sieci intranet i na publicznych witrynach WWW. Mogą to być strony publikowane przez menedżerów zawartości portali, z wykorzystaniem systemów zarządzania treścią podobnych do programu SharePoint, lub publikowane ręcznie poprzez kopiowanie i wklejanie plików do katalogów serwera. Na tym etapie zajmujemy się inwentaryzacją posiadanych zasobów informacji. Nie musimy zatem zagłębiać się w szczegóły. Możemy w zamian skupić się na tym, jakich typów zawartości webowej organizacja używa i w jakich obszarach. (cid:132) Uwaga Wi(cid:218)cej informacji na temat publikowania w sieci WWW oraz zarz(cid:200)dzania tre(cid:258)ci(cid:200) webow(cid:200) mo(cid:285)esz znale(cid:283)(cid:202) w rozdziale 7. Wiadomości e-mail sprawiają najwięcej problemów podczas opisywania i klasyfikowania. Ludzie używają e-mail do prawie wszystkich celów związanych z zasobami informacyjnymi w organizacji — od wysłania tradycyjnego listu lub notatki do kolegi, przez udostępnianie, do współpracy nad dokumentem przesyłanym w różnych wersjach pomiędzy użytkownikami. Wiadomości e-mail są ogólne i uniwersalne. Z tego względu trudno je uogólnić i skategoryzować. Jednak w gruncie rzeczy e-mail jest elektroniczną wiadomością — komunikatem, w którym jednostka informacji jest przekazywana pomiędzy dwoma osobami lub większą ich liczbą. 69 Kup książkęPoleć książkę SHAREPOINT 2013 PL W organizacji występują też zasoby informacji fizycznych w postaci nieelektronicznej. Etap tworzenia wykazu zasobów informacyjnych jest dobrym momentem, by uwzględnić także tego rodzaju informacje. Można umieścić je w wykazie zasobów i przyglądać się, jakiego rodzaju fizyczne dokumenty są tworzone i wykorzystywane w procesach organizacji. Na tym etapie nie trzeba się jeszcze zbytnio martwić tym, czy i jak zastąpić fizyczne dokumenty zawartością i procesami elektronicznymi. Na razie wystarczy, jeśli uwzględnimy je w wykazie. (cid:132) Uwaga Warto si(cid:218)gn(cid:200)(cid:202) do rozdzia(cid:239)u 16., gdzie omówi(cid:239)em dokumenty fizyczne bardziej szczegó(cid:239)owo z perspektywy zarz(cid:200)dzania zapisami fizycznymi. Podczas lektury tej książki będziesz rozwijał listę przydatnych informacji, które warto umieścić w wykazie zasobów informacyjnych. Na razie nie chcę zbytnio uprzedzać faktów, dlatego ograniczę się do wymienionych wyżej podstaw. Wykaz zawiera dane o zasobach informacyjnych w organizacji — są w nim cenne szczegóły na temat tego, jakie zasoby w niej istnieją, jaką mają charakterystykę i w jaki sposób są używane. Wszystko to ma służyć podstawowej analizie — chodzi przecież o zarządzanie zasobami informacyjnymi w przedsiębiorstwie. Wszystkie inne analizy będą budowane w oparciu o te podstawy. Pierwszą z nich będą procesy biznesowe dotyczące klasy informacji. ZBIERANIE DANYCH DO STEROWANIA PROGRAMEM WDRA(cid:191)ANIA ROZWI(cid:107)ZANIA ECM Zarz(cid:200)dzanie zasobami informacyjnymi w przedsi(cid:218)biorstwie na pierwszy rzut oka mo(cid:285)e wydawa(cid:202) si(cid:218) trudne. Jedn(cid:200) z trudno(cid:258)ci jest wielo(cid:258)(cid:202) elementów do analizy. Uwa(cid:285)am jednak, (cid:285)e najbardziej nieprzyjazne uczucia wynikaj(cid:200) z braku informacji, niedostatku danych potrzebnych do podejmowania decyzji i realizacji projektów. Nie mo(cid:285)na przyst(cid:200)pi(cid:202) do budowania typów zawarto(cid:258)ci bez znajomo(cid:258)ci podstawowych zasobów informacyjnych — przynajmniej nie da si(cid:218) robi(cid:202) tego skutecznie. Tak samo jest z innymi aspektami zarz(cid:200)dzania zasobami informacyjnymi w przedsi(cid:218)biorstwie. Z tego wzgl(cid:218)du proces mo(cid:285)e stwarza(cid:202) wra(cid:285)enie nieprzyst(cid:218)pnego i przera(cid:285)aj(cid:200)cego. Wype(cid:239)niaj(cid:200)c luki surowymi danymi — np. wykazem zasobów informacyjnych — mo(cid:285)emy nabra(cid:202) pewno(cid:258)ci i przyspieszy(cid:202) implementacj(cid:218) rozwi(cid:200)zania zarz(cid:200)dzania tre(cid:258)ci(cid:200). Projekty ECM potrzebuj(cid:200) wiele pracy analitycznej, o czym powszechnie wiadomo, ale kolejno(cid:258)(cid:202) realizacji zada(cid:241) analitycznych mo(cid:285)e sprawia(cid:202) ró(cid:285)nic(cid:218). Tworzenie wykazów maj(cid:200)cych na celu zbieranie danych o bie(cid:285)(cid:200)cym stanie organizacji daje solidne podstawy do analizy i projektowania skutecznego rozwi(cid:200)zania zarz(cid:200)dzania zasobami informacyjnymi w przedsi(cid:218)biorstwie, bez wzgl(cid:218)du na to, jak skomplikowane jest to zadanie w danym (cid:258)rodowisku. Analiza procesów biznesowych zwi(cid:200)zanych z zasobami informacyjnymi Informacje nie istnieją w odosobnieniu. Zazwyczaj w pewien sposób są powiązane z procesem biznesowym. Posiadając wykaz zasobów informacyjnych i rozumiejąc sposób, w jaki zasoby te pasują do modelu cyklu życia informacji, możesz przystąpić do rozpoznawania czynników, które sterują zasobami informacji na poziomie procesów, oraz przeanalizowania zależności pomiędzy zasobami informacyjnymi a procesami biznesowymi w organizacji. Do cennych aspektów programu zarządzania zasobami informacyjnymi w przedsiębiorstwie należy zidentyfikowanie i sformalizowanie tych procesów biznesowych, które można skojarzyć z różnych klasami informacji. Zastosowanie modelu cyklu życia informacji może pomóc w identyfikacji pewnych procesów biznesowych, szczególnie tych procesów, które odnoszą się do przetwarzania treści przez model. Przykładowo niszczenie zawartości wymaga procesu mającego na celu określenie momentu, w którym informacje tymczasowe dotarły do końca cyklu życia, lub momentu, kiedy upłynął okres przechowywania zapisu. Oznaczenie elementu 70 Kup książkęPoleć książkę ROZDZIA(cid:146) 3. (cid:132) ANALIZA CYKLU (cid:191)YCIA INFORMACJI zawartości jako oficjalnego zapisu również wymaga procesu. Istnieją dwa oczywiste procesy biznesowe związane z zasobami informacyjnymi, które są widoczne w modelu cyklu życia informacji, ale w typowej organizacji występuje również wiele innych procesów leżących u podstaw modelu. Niektóre z nich są formalne, a inne nieformalne. Procesy te mogą się zmieniać w zależności od klasy informacji. Na początek należy wybrać z wykazu zasobów informacyjnych klasę, która powinna być poddana bliższej analizie. Należy przyjrzeć się, w jaki sposób zmienia się treść lub jak przechodzi przez różne fazy modelu cyklu życia i zidentyfikować procesy biznesowe, które można tam zauważyć. Należy także zwrócić uwagę na to, kiedy zasób informacji przechodzi w inne ręce. W ten sposób można zidentyfikować procesy związane z przekazywaniem zawartości pomiędzy osobami. Podczas analizowania zawartości pod kątem relacji z procesami biznesowymi spróbuję także odpowiedzieć na następujące pytania. (cid:120) Czy dla określonej zawartości występują jakieś oczywiste, istniejące procesy? (cid:120) Czy istnieją pola metadanych związane ze śledzeniem stanu zawartości? (cid:120) Czy istnieje osoba zatwierdzająca jednostkę informacji lub fazy, przez które ta jednostka przechodzi? (cid:120) Czy użytkownicy wykonują jakieś nieformalne procedury dotyczące zasobów informacyjnych wewnątrz lub na zewnątrz systemu? Ogólnie rzecz biorąc, sztuka polega na tym, by przyjrzeć się zasobom informacji i przeanalizować je pod każdym możliwym kątem. Dokładna analiza pozwala uzyskać obraz procedur związanych z treścią — np. w jaki sposób użytkownicy korzystają z zasobów informacji i jak SharePoint nimi zarządza. Niektóre procesy biznesowe związane z treścią istnieją przed jej utworzeniem, a niektóre po utworzeniu. Mówiąc to, mam na myśli, że niektóre procesy prowadzą do tworzenia zawartości, podczas gdy inne wykorzystują w procesie dane wynikowe. Podczas próby znalezienia miejsca procesu w relacji do jednostki informacji można odkryć procesy, które w przeciwnym razie mogłyby pozostać nieujawnione. Można to zrobić poprzez przeanalizowanie tego, co się dzieje, zanim użytkownik utworzy treść, lub nawet bardziej szczegółowo, co skłania użytkownika do utworzenia treści. Procesy, które powstają po utworzeniu zawartości lub na jej podstawie, są łatwe do identyfikacji i uchwycenia, ponieważ wystarczy jedynie przeanalizować, co użytkownicy robią z zawartością. Czy zawartość zawiera informacje o żądaniu, do którego później odwołują się inni użytkownicy podczas podejmowania decyzji, czy zatwierdzić to żądanie? Czy zawartość stanie się zapisem decyzji, którą podjął zespół, postępów, czy stanu zespołu w danym momencie? Co się dzieje z treścią później? Nie z każdą jednostką informacji jest związany skomplikowany proces biznesowy. Niektóre procesy mogą być formalne, np. proces zatwierdzania wniosku pracownika o urlop. Niektóre procesy mają bardziej nieformalny charakter, przykładowo członek zespołu aktualizuje stronę wiki, aby dodać nowe informacje do swojej dokumentacji. Ogólnie rzecz biorąc, teraz skoncentruję się na uchwyceniu szczegółów procesów biznesowych wszędzie tam, gdzie proces ma znaczenie. Zazwyczaj dotyczy to procesów o bardziej formalnym charakterze. Większość osób nie ma czasu na analizowanie wszystkich procesów na tym samym poziomie szczegółowości, zatem skoncentrowanie się na najważniejszych procesach pomoże zaoszczędzić czas. Identyfikacja procesów biznesowych związanych z treścią pomaga lepiej przeanalizować i zrozumieć tę treść oraz związane z nią wymagania. Po wstępnej analizie informacje te nadal są przydatne zwłaszcza wtedy, gdy trzeba zaprojektować przepływy pracy zarządzane przez system, które chcemy skojarzyć z zawartością. Na początek dysponujemy listą wszystkich przepływów pracy, które należy zaprojektować i zaimplementować. Oprócz tego duża część prac związanych z analizą przepływów pracy oraz wysokopoziomowym projektem jest już wykonana, zatem pozostaje skoncentrować się na uzupełnieniu szczegółów i zaprojektowaniu rzeczywistej implementacji. Jeśli np. poddajemy analizie proces dotyczący formularzy elektronicznych, możemy podczas tej fazy zidentyfikować główne działania i decyzje związane z tym procesem. W późniejszym czasie, po osiągnięciu punktu, w którym będziemy gotowi do zaprojektowania i implementacji właściwego formularza elektronicznego i związanego z nim przepływu pracy, będziemy mieli dobre rozeznanie dotyczące czynności, które należy wykonać, oraz tego, jaki proces ostatecznie będzie realizowany. (cid:132) Uwaga Wi(cid:218)cej informacji na temat projektowania przep(cid:239)ywu pracy dotycz(cid:200)cego zatwierdzania elektronicznego formularza mo(cid:285)esz znale(cid:283)(cid:202) w rozdziale 8. 71 Kup książkęPoleć książkę SHAREPOINT 2013 PL Opisanie procesów biznesowych związanych z zawartością wymaga zupełnie innego formatu niż ten, który jest używany do opisywania jednostek informacji i ich przeznaczenia. Opis procesu biznesowego za pomocą jednego lub dwóch akapitów może być trudny do zrozumienia. Opis bardziej złożonych procesów może zająć kilka akapitów, co sprawia, że jest on o wiele trudniejszy do szybkiego zrozumienia. Jeśli decyduję się na zastosowanie tekstu do opisania procesu, wykorzystuję format przypadku użycia — tworzę numerowaną listę złożoną z prostych instrukcji opisujących każdy etap w procesie. Alternatywnie i znacznie częściej tworzę schematy procesów. Tworzenie diagramów procesów biznesowych za pomoc(cid:200) programu Microsoft Visio Do opracowania diagramów procesów biznesowych można użyć dowolnego programu graficznego. Jednym z podstawowych narzędzi, których używam do analizowania zasobów informacyjnych oraz cyklu życia informacji w organizacji, jest Microsoft Visio. Narzędzie to pozwala na podsumowywanie i upraszczanie wielu złożonych informacji za pomocą biblioteki figur. Za jej pomocą można tworzyć diagramy pozwalające na skuteczne prezentowanie informacji wielu różnym odbiorcom i przekazywanie tych informacji do nich. Program Visio udostępnia kilka szablonów schematów pozwalających na tworzenie diagramów procesów lub stanów. Niektóre z tych szablonów wykorzystałem do zbudowania diagramów zamieszczonych w tej książce. (cid:132) Uwaga Wi(cid:218)cej informacji na temat Visio mo(cid:285)esz znale(cid:283)(cid:202) w witrynie Microsoft Office, pod adresem http://office.microsoft.com/visio. Istnieje kilka szablonów Visio, z których najczęściej korzystam podczas sporządzania szczegółowych diagramów zasobów informacyjnych i procesów w przedsiębiorstwie. Każdy z nich przedstawia informacje w inny sposób, w zależności od przeznaczenia. Oto szablony, które wykorzystuję. (cid:120) Process diagram — podstawowy schemat blokowy, składający się głównie z prostokątów oznaczających działania i rombów oznaczających decyzje. Za pomocą tych kształtów można tworzyć diagramy działań i decyzji związanych z procesem. (cid:120) Swim-lane process diagram — diagram, który bazuje na diagramie procesu. Składa się z wierszy (przypominających tory na basenie) wykorzystywanych do identyfikowania ról odpowiedzialnych za czynności bądź decyzje. (cid:120) Workflow diagram — diagram złożony z ikon, które graficznie przedstawiają zadania w przepływie pracy. (cid:120) Entity-relationship (ER) diagram — projekt danych, które modelują różne podmioty i zachodzące pomiędzy nimi relacje. Często używany do modelowania tabel baz danych (encji) i ograniczeń kluczy obcych pomiędzy tabelami. Program Visio zawiera również szablony dla innych typów diagramów, np. diagramów przepływu danych, diagramów UML, diagramów mapy witryny oraz diagramów sieci. Należy wybrać szablon, który jest odpowiedni dla celu komunikacyjnego, jaki chcemy osiągnąć. Do zaprezentowania procesów związanych z zasobami informacyjnymi najczęściej wykorzystuję jeden z czterech diagramów, które wymieniłem wcześniej. Jednym z wyzwań związanych z tworzeniem diagramów złożonych informacji jest podjęcie decyzji, co należy uwzględnić w diagramie. Jeśli zamieścimy zbyt wiele szczegółów, diagram stanie się skomplikowany i trudny do śledzenia, co przyczyni się do mniej efektywnej komunikacji. Podjęcie decyzji, ile informacji umieścić na diagramie, jest w większym stopniu sztuką niż nauką i zależy od odbiorców oraz przeznaczenia diagramu. Specyfikacja funkcjonalna oprogramowania wymaga większej ilości szczegółów, ponieważ na podstawie sporządzonego diagramu deweloperzy będą kodowali oprogramowanie. Diagramy procesów związanych z zasobami informacji nie wymagają takiej ilości szczegółów, zwłaszcza na początkowym etapie projektowania. Na początek wystarczy skupić się na głównych działaniach i decyzjach. Pozostałe szczegóły można pominąć. 72 Kup książkęPoleć książkę ROZDZIA(cid:146) 3. (cid:132) ANALIZA CYKLU (cid:191)YCIA INFORMACJI Stosowanie kolorów jest przydatnym sposobem uwzględniania dodatkowych inform
Pobierz darmowy fragment (pdf)

Gdzie kupić całą publikację:

SharePoint 2013 PL. Praktyczne zarządzanie zasobami informacyjnymi w przedsiębiorstwie
Autor:

Opinie na temat publikacji:


Inne popularne pozycje z tej kategorii:


Czytaj również:


Prowadzisz stronę lub blog? Wstaw link do fragmentu tej książki i współpracuj z Cyfroteką: