Cyfroteka.pl

klikaj i czytaj online

Cyfro
Czytomierz
00090 008635 11204017 na godz. na dobę w sumie
Weryfikacja i potwierdzenie sald w jednostkach sektora finansów publicznych - ebook/pdf
Weryfikacja i potwierdzenie sald w jednostkach sektora finansów publicznych - ebook/pdf
Autor: Liczba stron:
Wydawca: Infor Język publikacji: polski
ISBN: 978-83-7440-555-3 Data wydania:
Lektor:
Kategoria: ebooki >> prawo i podatki >> podatkowe
Porównaj ceny (książka, ebook, audiobook).

Weryfikacja i potwierdzenie sald to metody inwentaryzacji, w przeprowadzaniu których kontrole wykazują najwięcej błędów – od całkowitego zaniechania ich przeprowadzenia,przez nieprawidłowe udokumentowanie, po nierozliczenie ich wyników. W dużej częściwynika to z tego, że inwentaryzacja zarówno w powszechnym rozumieniu, jak i wśród kierownikówjednostek czy głównych księgowych kojarzy się wyłącznie ze spisem z naturyśrodków trwałych i obrotowych (np. materiałów, towarów).

Przedstawiamy więc praktyczne sposoby przeprowadzenia uzgadniania i weryfikacji sald, odnosząc się po koleido przykładów poszczególnych kategorii aktywów i pasywów występujących w jednostkach sektora publicznego. Jednocześnie podajemy sposoby na rozwiązanie różnych problemów występujących w praktyce, m.in.:

Publikacja zawiera wypełnione wzory druków inwentaryzacyjnych, w praktyce spotykanych w różnych wersjach, z których można wybrać rozwiązanie najbardziej odpowiadające potrzebom danej jednostki.

Treści w niej zawarte mogą służyć jako baza do przeprowadzania szkoleń przedinwentaryzacyjnych dla pracowników księgowości i innych komórek organizacyjnych zaangażowanych w proces inwentaryzacji.Mogą być również pomocą dla kierowników jednostek, pokazując, jak powinna wyglądać prawidłowo przeprowadzona i udokumentowana inwentaryzacja tymi metodami – dzięki czemu mogą się upewnić co do prawidłowości dokumentów inwentaryzacyjnych w swoich jednostkach, zanim złożą na nich podpis na dowód zatwierdzenia wyników inwentaryzacji.

Znajdź podobne książki Ostatnio czytane w tej kategorii

Darmowy fragment publikacji:

IZABELA MOTOWILCZUK Weryfikacja i potwierdzenie sald w jednostkach sektora finansów publicznych Spis treści Weryfikacja i potwierdzenie sald w jednostkach sektora finansów publicznych – przeprowadzanie i dokumentowanie 1. Pojęcie „inwentaryzacja” i metody jej przeprowadzania .......................6 2. Potwierdzenie sald jako metoda inwentaryzacji .....................................6 2.1. Uzgadnianie sald z bankami ............................................................................... 8 2.2. Uzgadnianie sald z kontrahentami ...................................................................... 9 2.2.1. Przygotowanie do uzgodnienia sald ........................................................ 10 2.2.2. Przeprowadzanie uzgodnień ................................................................... 16 2.2.3. Dokumentowanie faktu przeprowadzenia i wyników uzgodnień sald z kontrahentami ...................................................................................... 26 2.2.4. Uzgadnianie stanu innych aktywów (papiery wartościowe w formie zdematerializowanej, składniki mienia powierzone kontrahentom) ....... 32 3. Weryfikacja sald .......................................................................................35 3.1. Przygotowanie do weryfikacji sald ................................................................... 42 3.2. Przeprowadzanie weryfikacji na podstawie przykładów wybranych aktywów i pasywów .......................................................................................... 43 3.2.1. Weryfikacja składników ewidencjonowanych na koncie 011 „Środki trwałe” ............................................................... 44 2 grudzień 2014 r. 3.2.2. Weryfikacja składników ewidencjonowanych na kontach: 011 „Środki trwałe”, 013 „Pozostałe środki trwałe”, 014 „Zbiory biblioteczne”, 016 „Dobra kultury” – przypadki szczególne ................ 52 3.2.3. Weryfikacja składników ewidencjonowanych na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne” ................................. 53 3.2.4. Weryfikacja składników ewidencjonowanych na koncie 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” ........................ 56 3.2.5. Weryfikacja składników ewidencjonowanych na koncie 141 „Środki pieniężne w drodze” .......................................... 61 3.2.6. Weryfikacja należności i zobowiązań ewidencjonowanych na kontach zespołu 2 „Rozrachunki i rozliczenia” ................................ 61 3.2.6.1. Weryfikacja należności i zobowiązań ewidencjonowanych na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” ........................... 62 3.2.6.2. Weryfikacja należności i zobowiązań ewidencjonowanych na kontach: 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” i 226 „Długoterminowe należności budżetowe” .......................................... 64 3.2.6.3. Weryfikacja należności i zobowiązań publicznoprawnych ewidencjonowanych na kontach: 225 „Rozrachunki z budżetami” i 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” ....................74 3.2.6.4. Weryfikacja należności i zobowiązań od/wobec pracowników ewidencjonowanych na kontach: 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” i 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” ................... 75 3.2.6.5. Weryfikacja należności i zobowiązań ewidencjonowanych na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” ....................................................... 79 3.2.6.6. Weryfikacja salda konta 245 „Wpływy do wyjaśnienia” ............................. 85 3.2.7. Weryfikacja zapasów składników ewidencjonowanych na kontach: 310 „Materiały”, 330 „Towary”, 600 „Produkty gotowe i półfabrykaty” ....................................................................................... 86 3.2.8. Weryfikacja rozliczeń międzyokresowych przychodów i kosztów ........ 86 3.2.9. Weryfikacja funduszy jednostki (własnych i specjalnych) .................... 87 4. Postępowanie poinwentaryzacyjne ...........................................................89 grudzień 2014 r. 3 Izabela MotowIlczuk magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych Weryfikacja i potwierdzenie sald w jednostkach sektora finansów publicznych – przeprowadzanie i dokumentowanie 352398a8-0c27-48f4-8d71-00310477e8ef Wstęp Weryfikacja i potwierdzenie sald to metody inwentaryzacji, w przeprowadzaniu których kontrole wykazują najwięcej błędów – od całkowitego zaniechania ich przeprowadzenia, przez nieprawidłowe udokumentowanie, po nierozliczenie ich wyników. W dużej części wynika to z tego, że inwentaryzacja zarówno w powszechnym rozumieniu, jak i wśród kie- rowników jednostek czy głównych księgowych kojarzy się wyłącznie ze spisem z natury środków trwałych i obrotowych (np. materiałów, towarów). Przedstawiamy więc prak- tyczne sposoby przeprowadzenia uzgadniania i weryfikacji sald, odnosząc się po kolei do przykładów poszczególnych kategorii aktywów i pasywów występujących w jednost- kach sektora publicznego. Jednocześnie podajemy sposoby na rozwiązanie różnych prob- lemów występujących w praktyce, m.in.: ●● ●● jak przygotować do inwentaryzacji księgi rachunkowe i stanowiska pracy pracowników odpowiedzialnych za przeprowadzenie uzgodnień sald z kontrahentami i weryfikacji sald z dokumentacją, jak najlepiej podzielić pomiędzy pracowników obowiązki związane z weryfikacją sald w przypadku sald aktywów, które mogą zostać zdefraudowane, bądź aktywów, których weryfikacja wymaga specjalistycznej wiedzy, ●● w jaki sposób powinny przebiegać prace inwentaryzacyjne w obu metodach inwentary- ●● zacji i w jaki sposób trzeba je udokumentować, z czego wynikają różnice inwentaryzacyjne w przypadku aktywów i pasywów inwen- taryzowanych tymi metodami, w jaki sposób należy prawidłowo je rozliczać i ujmować w księgach rachunkowych jednostki. Publikacja zawiera wypełnione wzory druków inwentaryzacyjnych, w praktyce spo- tykanych w różnych wersjach, z których można wybrać rozwiązanie najbardziej odpowia- dające potrzebom danej jednostki. Treści w niej zawarte mogą służyć jako baza do przeprowadzania szkoleń przedinwen- taryzacyjnych dla pracowników księgowości i innych komórek organizacyjnych zaangażo- 4 grudzień 2014 r. wanych w proces inwentaryzacji. Mogą być również pomocą dla kierowników jednostek, pokazując, jak powinna wyglądać prawidłowo przeprowadzona i udokumentowana inwen- taryzacja tymi metodami – dzięki czemu mogą się upewnić co do prawidłowości doku- mentów inwentaryzacyjnych w swoich jednostkach, zanim złożą na nich podpis na dowód zatwierdzenia wyników inwentaryzacji. grudzień 2014 r. 5 Weryfikacja i potwierdzenie sald w jednostkach sektora finansów publicznych... 1. Pojęcie „inwentaryzacja” i metody jej przeprowadzania Inwentaryzację zalicza się do jednej z podstawowych dziedzin rachunkowości, a obowią- zek jej okresowego przeprowadzania mają wszystkie jednostki zobowiązane do sto- sowania ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor), w tym wszystkie jednostki należące do sektora finansów publicznych. Podczas inwentaryzacji wykonuje się wiele czynności prowadzących do ustalenia rze- czywistego stanu składników majątkowych znajdujących się w posiadaniu danej jednostki organizacyjnej, a następnie zweryfikowania prawdziwości danych zawartych w księgach rachunkowych, dotyczących wielkości poszczególnych aktywów i pasywów jednostki. Po- szczególne etapy inwentaryzacji obejmują: ●● ustalenie rzeczywistego stanu wszystkich składników majątkowych jednostki według stanu na określony dzień, ●● porównanie tego stanu z wielkościami odnotowanymi w ewidencji księgowej, ●● ustalenie i wyjaśnienie różnic (nadwyżek i niedoborów), rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za stwierdzone niedobory i szkody, ●● doprowadzenie danych zawartych w ewidencji księgowej do zgodności ze stanem rze- ●● czywistym. Ustawa o rachunkowości (art. 26 ust. 1 uor) przewiduje trzy metody przeprowadza- nia inwentaryzacji, a mianowicie: 1) spis z natury ilości składników majątkowych, wycena tych ilości, porównanie otrzyma- nych wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic oraz metody będące przedmiotem niniejszej publikacji: 2) uzyskanie od banków i od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księ- gach rachunkowych jednostki stanu aktywów finansowych zgromadzonych na rachun- kach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, należności, a następnie wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic, 3) porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja wartości tych składników aktywów i pasywów, które nie podlegają inwentaryzacji w dro- dze spisu z natury czy potwierdzenia salda lub ich inwentaryzacja tymi metodami z uza- sadnionych przyczyn nie była możliwa. Wybór właściwej metody inwentaryzacji jest uzależniony od rodzaju składników akty- wów i pasywów posiadanych przez jednostkę. 2. Potwierdzenie sald jako metoda inwentaryzacji Potwierdzenie sald należności z kontrahentami jest drugą z kolei metodą inwentaryzacji (wymienioną w art. 26 ust. 1 pkt 2 uor). Polega na otrzymaniu od banków i uzyskaniu od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości stanu tej grupy aktywów jednostki wykazanego w jej księgach rachunkowych, a w razie stwierdzenia różnic – na ich wyjaśnieniu i rozli- czeniu. 6 grudzień 2014 r. Weryfikacja i potwierdzenie sald w jednostkach sektora finansów publicznych... ●● Metodą uzgodnienia sald należy inwentaryzować: aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki (czyli np. środki płatnicze krajowe i waluty obce zgromadzone na ra- chunkach bieżących i lokatach terminowych w bankach), ●● papiery wartościowe w formie zdematerializowanej, ●● należności (w tym udzielone pożyczki) z wyłączeniem: należności spornych i wątpli- wych, należności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz z tytułów pub- licznoprawnych, ●● powierzone kontrahentom własne składniki aktywów (czyli oddane innym jednostkom na podstawie stosownych umów, np. w nieodpłatne użytkowanie, użyczone). Podczas inwentaryzacji przeprowadzanej metodą uzgodnienia salda stwierdza się na podstawie otrzymanych przez jednostkę potwierdzeń, że stan środków pieniężnych jed- nostki przechowywanych w bankach, należności (w tym pożyczek udzielonych innym jednostkom oraz kwot należnych od kontrahentów z tytułu usług czy dostaw zrealizowa- nych przez jednostkę) oraz składników aktywów rzeczowych jednostki znajdujących się w posiadaniu innych podmiotów (np. środków trwałych oddanych innej jednostce orga- nizacyjnej w nieodpłatne użytkowanie, materiałów oddanych na przechowanie bądź do przerobu) jest zgodny ze stanem wykazanym w księgach rachunkowych jednostki. W efekcie prawidłowego przeprowadzenia uzgodnienia sald jednostka powinna uzyskać potwierdzenie, że: faktycznie ma zdeponowane na rachunkach bankowych środki pieniężne w określo- nych kwotach, ●● ma papiery wartościowe w formie zdematerializowanej w określonej liczbie i o okre- ślonej wartości, wyemitowane przez inne podmioty (np. zdeponowane na rachunku biura maklerskiego), ●● wykazane w jej księgach rachunkowych należności (w tym z tytułu udzielonych poży- czek oraz od kontrahentów) faktycznie istnieją w takiej wysokości i nie są przedawnio- ne ani nieściągalne, składniki aktywów rzeczowych powierzone innym podmiotom rzeczywiście znajdują się we władaniu tych podmiotów (istnieją fizycznie, są w stanie umożliwiającym ich użytkowanie zgodnie z przeznaczeniem, nie zaginęły lub nie zostały skradzione). ●● ●● Pięć etapów uzgadniania sald 1. Przygotowanie do inwentaryzacji. 2. Otrzymanie od banków potwierdzenia sald i wysłanie wezwań do potwierdzenia sald do kontrahentów oraz otrzymanie od nich odpowiedzi. 3. Porównanie wielkości potwierdzonych przez banki i kontrahentów z wartościami ujęty- mi w księgach rachunkowych jednostki. 4. Wyspecyfikowanie różnic inwentaryzacyjnych i wyjaśnienie przyczyn ich powstania. 5. Zaewidencjonowanie różnic w księgach rachunkowych i ich rozliczenie. grudzień 2014 r. 7 Weryfikacja i potwierdzenie sald w jednostkach sektora finansów publicznych... Uzgodnienia sald z kontrahentami zwyczajowo dokonują pracownicy księgowości, pod nadzorem głównego księgowego. Fakt przeprowadzenia inwentaryzacji tą metodą i wyniki uzgodnień dokumentuje się w sposób ustalony w polityce rachunkowości danej jednostki przez jej kierownika (art. 10 uor). W praktyce stosowane są w tym celu: ●● wydruki z ewidencji analitycznej i szczegółowej uzgadnianych aktywów, ●● druki uzgodnienia sald, ●● protokoły z porównania sald podanych przez kontrahentów z saldami wykazanymi ●● w księgach rachunkowych jednostki, zestawienia różnic inwentaryzacyjnych, ●● protokoły z rozliczenia inwentaryzacji, ●● polecenia księgowania różnic inwentaryzacyjnych, ●● protokoły poinwentaryzacyjne. Dokumentację spisu z natury należy odpowiednio zabezpieczyć i przechowywać przez pięć lat od początku roku następującego po roku obrotowym, za który była przepro- wadzona inwentaryzacja (art. 74 ust. 2 pkt 7 uor). 2.1. Uzgadnianie sald z bankami W przypadku kwot środków pieniężnych jednostek przechowywanych na rachunkach ban- kowych zarówno bieżących, jak i lokat terminowych ich wielkość potwierdza bank, prze- syłając potwierdzenia prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów (art. 26 ust. 1 pkt 2 uor). Potwierdzenia wystawiają banki według stanu na ostatni dzień roku obrotowego (31 grudnia) i przesyłają do jednostek z po- czątkiem następnego roku. Wskazany pracownik księgowości jednostki sprawdza prawidłowość sald rachunków bankowych wyspecyfikowanych przez bank z odpowiednimi saldami kont księgi głównej, służącymi do ewidencjonowania stanu środków na rachunkach bankowych, np.: ●● 130 „Rachunek bieżący jednostki”, ●● 131 „Rachunek bieżący samorządowych zakładów budżetowych”, ●● 132 „Rachunek dochodów jednostek budżetowych”, ●● 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”, ●● 136 „Rachunek państwowych funduszy celowych”, ●● 139 „Inne rachunki bankowe” (np. sumy depozytowe). Wyniki tego porównania zawiera się albo na przesłanym do jednostki druku banko- wym, gdzie przy każdej pozycji osoba odpowiedzialna za weryfikację zamieszcza adno- tację „saldo zgodne”, datę przeprowadzenia weryfikacji i czytelny podpis, albo w ogól- nym protokole z rozliczenia inwentaryzacji rocznej, lub w odrębnym protokole według podanego wzoru. 8 grudzień 2014 r. Weryfikacja i potwierdzenie sald w jednostkach sektora finansów publicznych... Wzór 1. Protokół z potwierdzenia stanu środków na rachunkach bankowych jednostki Samorządowy Zakład Budżetowy ul. Kolonia 3 46-987 Mogilnica Mogilnica, 5 stycznia 2015 r. Protokół z rozliczenia inwentaryzacji środków pieniężnych na rachunkach bankowych według stanu na 31 grudnia 2014 r. Według potwierdzenia sald rachunków bankowych przesłanego przez Bank X z dnia 2 stycznia 2015 r., stan środków pieniężnych na rachunkach zakładu wynosił: ●● ●● ●● rachunek: 123 45678 09876 6754 908765 0980 8907 – 131 900 zł, rachunek: 123 45678 09876 6754 908765 0980 8907 – 56 900 zł, rachunek: 123 45678 09876 6754 908765 0980 8907 – 0 zł i był zgodny z saldami kont księgi głównej na 31 grudnia 2014 r.: ●● ●● ●● 131 „Rachunek bieżący samorządowego zakładu budżetowego”, 135 „Rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych”, 139 „Rachunek sum depozytowych”. Sprawdził: główny księgowy – Małgorzata Malec Zatwierdził: dyrektor zakładu – Ryszard Dołęga Jeśli salda wykazane w potwierdzeniu przez bank nie zgadzają się z saldami kont księ- gi głównej jednostki, środki na rachunkach bankowych należy zaksięgować zgodnie z po- twierdzeniem z banku. Różnice trzeba zawiesić na plus bądź na minus na koncie 240, np. analitycznie 240/4 „Mylne obciążenia i uznania bankowe”, a następnie przystąpić do wyjaśniania niezgodności. Tu mogą mieć miejsce dwie opcje: ●● opcja 1 – błąd jest zawiniony przez bank, wówczas należy niezwłocznie wystąpić do niego o wyjaśnienie różnic i przesłanie odpowiedniej bankowej noty memoriałowej, na podstawie której jednostka będzie mogła dokonać korekty zapisów księgowych, ●● opcja 2 – błąd powstał po stronie jednostki, wówczas konieczne jest przeanalizowa- nie zapisów wprowadzonych na konto od czasu pierwszego pojawienia się rozbieżno- ści pomiędzy wyciągami bankowymi a saldem konta syntetycznego odpowiadającego danemu rachunkowi bankowemu i po odnalezieniu błędnych zapisów odpowiednie ich skorygowanie. 2.2. Uzgadnianie sald z kontrahentami Ustawa o rachunkowości nakłada obowiązek wystąpienia o potwierdzenie salda na wierzy- cieli, którzy wzywają dłużników do potwierdzenia swoich należności (art. 26 ust. 1 pkt 2 grudzień 2014 r. 9
Pobierz darmowy fragment (pdf)

Gdzie kupić całą publikację:

Weryfikacja i potwierdzenie sald w jednostkach sektora finansów publicznych
Autor:

Opinie na temat publikacji:


Inne popularne pozycje z tej kategorii:


Czytaj również:


Prowadzisz stronę lub blog? Wstaw link do fragmentu tej książki i współpracuj z Cyfroteką: