Cyfroteka.pl

klikaj i czytaj online

Cyfro
Czytomierz
00449 008295 10497477 na godz. na dobę w sumie
Wynagrodzenia w praktyce - ebook/pdf
Wynagrodzenia w praktyce - ebook/pdf
Autor: Liczba stron: 216
Wydawca: Wiedza i Praktyka Język publikacji: polski
ISBN: 978-83-269-2779-9 Data wydania:
Lektor:
Kategoria: ebooki >> inne
Porównaj ceny (książka, ebook, audiobook).

Korekta naliczeń na błędnie sporządzonej liście płac zawsze jest czasochłonna, a niekiedy może okazać się bardzo trudna lub wręcz niewykonalna z uwagi na konsekwencje składkowo-podatkowe danej pomyłki. Autorzy pokazują więc, jak można ustrzec się przed koniecznością dokonywania korekt, a jeśli te okażą się konieczne, Czytelnicy znajdą fachową pomoc z wieloma praktycznymi przykładami.

Ta książka to praktyczny przewodnik dla pracodawcy. Można dowiedzieć się z niej nie tylko, jak sporządzić listę płac i rozliczyć na niej pracę w godzinach nadliczbowych, nocnych czy wypłacić wynagrodzenie za czas urlopu. Czytelnik znajdzie tu także sposoby naliczania potrąceń, wypłacania odpraw i ekwiwalentów urlopowych czy rozliczania nieobecności pracowniczych.

Efekt końcowy listy płac dla pracownika to obliczenie jego wynagrodzenia do wypłaty za dany miesiąc. Zanim jednak pracodawca przeleje pensję na konto pracownika, dokonuje przynajmniej kilkunastu działań matematycznych, które muszą być zgodne z przepisami składkowymi i podatkowymi. I te działania pokazane są w sposób czytelny i przejrzysty.

Znajdź podobne książki Ostatnio czytane w tej kategorii

Darmowy fragment publikacji:

WYNAGRODZENIA W PRAKTYCE E C Y T K A R P W A I N E Z D O R G A N Y W 25 LIST PŁAC Z KOMENTARZEM PRZYKŁADY WYLICZEŃ WYJAŚNIENIA EKSPERTÓW 0 3 W O U Stan prawny: Wrzesień 2013 r. Wynagrodzenia w praktyce 25 list z komentarzem przykłady wyliczeń wyjaśnienia ekspertów Warszawa 2013 Autorzy: Wstęp – Agnieszka Krusinowska Rozdział 1. Wzorcowa lista płac – Andrzej Wilczyński Rozdział 2. Listy płac – Izabela Nowacka Rozdział 3. Zaokrąglenia przy wypłacie wynagrodzeń – Teresa Goździewicz Rozdział 4. Korygowanie i wyrównywanie wynagrodzeń – Jarosława Warszawska Rozdział 5. Ochrona danych osobowych – Michał Culepa Rozdział 6. Odpowiedzialność specjalisty ds. płac – Katarzyna Czajkowska-Matosiuk Kierownik marketingu i sprzedaży: Katarzyna Bednarska Redaktor naczelna grupy czasopism: Małgorzata Jankowska Redakcja: Renata Kajewska Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski Korekta: Monika Rychalska Skład: 6AN Studio Druk: Drukarnia Miller Nakład: 200 egz. ISBN 978-83-269-2779-9 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2013 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: cok@wip.pl NIP: 526-19-92-256, KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, Wysokość kapitału zakładowego 200.000 zł. Publikacja „Wynagrodzenia w praktyce” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy oraz doświadczenia jej twórców. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych kon- sultacji. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwo- wych. W związku z powyższym autorzy, konsultanci oraz redakcja nie mogą ponosić odpowiedzialności prawnej za za- stosowanie zawartych w publikacji „Wynagrodzenia w praktyce” wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. 2 Spis treści Wykaz skrótów i aktów prawnych użytych w książce ..................................... 7 Wstęp ............................................................................................................... 9 Budowa listy płac ......................................................................................................................10 Kwota do wypłaty .....................................................................................................................13 Rozdział 1. Wzorcowa lista płac ................................................................... 15 Obowiązkowe dane na każdej stronie ...................................................................................15 Sposób sporządzenia listy płac ...............................................................................................15 Rozdział 2. Listy płac .................................................................................... 27 1. Zaliczka na podatek pracownika dojeżdżającego do pracy z innej miejscowości ...27 Definicja przychodu ................................................................................................................28 Prawidłowe wskazanie momentu uzyskania przychodu do celów pobrania zaliczki .....28 Składki ZUS ..............................................................................................................................29 Koszty uzyskania przychodów i kwota zmniejszająca podatek .........................................29 Odliczenie składki zdrowotnej ...............................................................................................30 2. Rozliczenie wynagrodzenia przy składce zdrowotnej wyższej od zaliczki na podatek ............................................................................................................. 33 3. Choroba pracownika płatna wynagrodzeniem chorobowym i zasiłkiem .............36 Wynagrodzenie chorobowe ....................................................................................................37 Zasiłek chorobowy ...................................................................................................................39 Podstawa wymiaru wynagrodzenia/zasiłku chorobowego ................................................40 4. Urlop wypoczynkowy dla pracownika wynagradzanego w sposób mieszany ....42 5. Wyrównanie do stawki wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę .... 48 Wyrównanie do minimalnego wynagrodzenia ....................................................................52 6. Wynagrodzenie pracownika za miesiąc z urlopem okolicznościowym ............ 55 Inne płatne zwolnienia od pracy ............................................................................................56 3 Obliczenie wynagrodzenia ......................................................................................................58 7. Wynagrodzenie pracownika młodocianego, który chorował i opuścił praktyki .......... 60 Wynagrodzenie chorobowe ....................................................................................................62 Ograniczenie godzin liczby pracy ..........................................................................................61 8. Choroba na początku zatrudnienia a wcześniejszy staż ubezpieczeniowy............................................................................................ 66 Okres wyczekiwania ................................................................................................................66 Problem z wyliczeniem należności .......................................................................................67 9. Wynagrodzenie za miesiąc z dyżurem pełnionym w miejscu pracy ............ 70 Stawka osobistego zaszeregowania ........................................................................................72 Wynagrodzenie procentowe ..................................................................................................73 10. Urlop wychowawczy i zwolnienie lekarskie w jednym miesiącu .................. 76 11. Przychód zagraniczny a zarobek otrzymany w Polsce ................................... 81 Ustalenie właściwego ustawodawstwa w zakresie ubezpieczeń .........................................81 Ustalenie zaliczki na podatek dochodowy ............................................................................84 12. Dochód u pracownika otrzymującego dofinansowanie do wypoczynku dziecka .......................................................................................... 88 13. Składki i zaliczka na podatek w miesiącu przekroczenia limitu 30-krotności ......................................................................................................................93 14. Oskładkowanie i opodatkowanie nieodpłatnego świadczenia ...................... 97 Oskładkowanie i opodatkowanie świadczenia .....................................................................99 Analiza sytuacji pracownika ................................................................................................101 15. Wynagrodzenie z etatu i umowy zlecenia dla pracownika ..........................103 16. Ochrona przy dokonywaniu potrąceń z wynagrodzenia za pracę ..............109 Granice potrąceń ....................................................................................................................111 Kwoty wolne ............................................................................................................................111 Świadczenia wyłączone spod egzekucji ..............................................................................113 Potrącenia dobrowolne ..........................................................................................................113 Potrącenia u pracownika .......................................................................................................114 17. Nadliczbówki przy 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym .....................117 Dodatek za nadgodziny .........................................................................................................120 4 Wynagrodzenia w praktyce Spis treści Normalne wynagrodzenie ....................................................................................................120 Termin wypłaty dodatkowej płacy .......................................................................................121 Dodatek przy 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym .....................................................121 Wyliczenia u pracownika ..........................................................................................122 18. Wynagrodzenie pracownika a przestój i świadczenia urlopowe .................124 Przestój ....................................................................................................................................126 Rozliczenie pracownika ........................................................................................................127 19. Nadpłata w miesiącu zachorowania po pobraniu pełnego wynagrodzenia ..................................................................................................129 20. Potrącenia przymusowe z zasiłku chorobowego pracownika .....................133 Potrącenie z zasiłku ...............................................................................................................134 Potrącenie z wynagrodzenia chorobowego ........................................................................135 21. Ekwiwalent za urlop i nagroda jubileuszowa w ostatnim miesiącu pracy ..........138 Nagroda jubileuszowa ...........................................................................................................141 22. Odprawa emerytalna i ekonomiczna z tytułu zwolnienia ...........................143 23. Rozliczenie pracownika wykonującego dla pracodawcy prace twórcze ............148 24. Karty przedpłacone i kupony kulturalne a przychód u pracownika ..........152 25. Odsetki za zwłokę w wypłacie świadczeń ze stosunku pracy ......................157 Rozdział 3. Zaokrąglenia przy wypłacie wynagrodzeń ............................. 162 Najważniejsza zasada zaokrągleń .........................................................................................162 Zobowiązania podatkowe .....................................................................................................163 Zaokrąglenia składek i podatku ...........................................................................................164 Błędy zaokrągleń przy transmisji danych do programu Płatnik .....................................167 Księgowanie nierozliczonych kwot wynikających z zaokrągleń ......................................168 Wypłata zaokrąglonego wynagrodzenia .............................................................................168 Obliczenia bez zaokrągleń ....................................................................................................168 Rozdział 4. Korygowanie i wyrównywanie wynagrodzeń .......................... 171 Brak środków na wypłaty ......................................................................................................171 Korygowanie kwoty na liście płac ........................................................................................172 Wynagrodzenie niepodjęte przez pracownika ...................................................................174 Korekta informacji PIT-11 ...................................................................................................176 5 Kwestionowanie kwot wykazanych w PIT-11 przez pracownika .....................................178 Nadpłacenie wynagrodzenia .................................................................................................180 Odpowiedzialność materialna pracownika działu płac ....................................................181 Wysokość odszkodowania ....................................................................................................182 Odmowa zapłaty odszkodowania ........................................................................................184 Odsetki za zwłokę od nieterminowo wypłaconego wynagrodzenia ...............................184 Podatek i składki od wypłaconych odsetek ........................................................................186 Niepłatna nieobecność pracownika rozliczana w następnym miesiącu kalendarzowym .......186 Skorygowanie dokumentów do ZUS ...................................................................................188 Zgłoszenie do ZUS błędów w kwotach obliczonych i odprowadzonych składek .........188 Korekta podstawy wymiaru składek w programie Płatnik ...............................................190 Obliczenie kwoty do zapłaty do ZUS ..................................................................................191 Unieważnienie PIT-2 w trakcie roku kalendarzowego......................................................194 Złożenie PIT-2 w trakcie roku kalendarzowego ................................................................195 Rozdział 5. Ochrona danych osobowych .................................................... 197 Zatajanie prawdziwych danych osobowych .......................................................................197 Przetwarzanie danych osobowych – definicja ....................................................................198 Zgoda pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych .......................................199 Ograniczenie dostępu do danych pracowników ................................................................199 Forma upoważnienia do przetwarzania danych ...............................................................201 Informacja o wynagrodzeniu a tajemnica służbowa .........................................................201 Odpowiedzialność za ujawnienie wysokości pensji pracownika ....................................202 Odpowiedzialność za naruszenie ochrony danych osobowych .......................................202 Odpowiedzialność cywilna ...................................................................................................203 Konsekwencje ujawnienia zarobków pracowniczych .......................................................204 Ujawnienie swoich zarobków przez pracownika ..............................................................205 Rozdział 6. Odpowiedzialność specjalisty ds. kadr i płac .......................... 208 Skutki naruszenia obowiązków ............................................................................................210 Obniżenie wysokości premii regulaminowej  ....................................................................210 Wypowiedzenie zmieniające  ................................................................................................211 Wypowiedzenie umowy o pracę  .........................................................................................211 Natychmiastowe zwolnienie z winy pracownika  ..............................................................212 Odpowiedzialność materialna  .............................................................................................212 Odpowiedzialność wykroczeniowa kadrowca ...................................................................214 Odpowiedzialność karna  ......................................................................................................215 Pełnomocnictwo ....................................................................................................................216 6 Wynagrodzenia w praktyce Wykaz skrótów i aktów prawnych użytych w książce – Sąd Najwyższy SN ZUS – Zakład Ubezpieczeń Społecznych MPiPS – Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej PIP GIP – Państwowa Inspekcja Pracy – Główny Inspektorat Pracy l l l Kodeks pracy – ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.), kc – ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93), kpc – ustawa z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. nr 43, poz. 296 ze zm.), l ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę – ustawa z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. nr 200, poz. 1679 ze zm.), l ustawa zasiłkowa – ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm.), l ustawa systemowa – ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.) l ustawa o ochronie danych osobowych – ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochro- nie danych osobowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.), l Ordynacja podatkowa – ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatko- wa (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.), l ustawa o zwolnieniach grupowych – ustawa z 13 marca 2003 r. o szczegól- nych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (tekst jedn.: Dz.U. nr 90, poz. 844 ze zm.), l ustawa o FUS – ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Fun- duszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 153, poz. 1227 ze zm.), 7 zycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.), l ustawa o CIT – ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.), rozporządzenie składkowe – rozporządzenie ministra pracy i polityki so- cjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podsta- wy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.), rozporządzenie o wynagrodzeniach – rozporządzenie ministra pracy i poli- tyki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podsta- wę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wyna- grodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 ze zm.), rozporządzenie urlopowe – rozporządzenie ministra pracy i polityki socjal- nej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wy- poczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.), rozporządzenie o nieobecnościach – rozporządzenie ministra pracy i poli- tyki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nie- obecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60, poz. 281 ze zm.). l ustawa o ZFŚS – ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.), l ustawa o PIT – ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fi- l l l l 8 Wynagrodzenia w praktyce Wstęp Każdy pracodawca decydując się na zatrudnianie pracowników, podejmuje pew- nego rodzaju wyzwanie, by sprostać nie tylko ich oczekiwaniom w zakresie wy- sokości wynagrodzenia, warunków pracy i możliwości rozwojowych, ale także wszelkim obowiązkom formalnoprawnym towarzyszącym roli pracodawcy. Do- tyczą one zarówno codziennie widocznych relacji pomiędzy stronami stosunku pracy (gdzie możemy obserwować dokształcanie pracowników, motywowanie i nagradzanie, kształtowanie im warunków pracy, takich by podnosili swoje kwa- lifikacje i rozwijali się), jak i niewidocznego wprost, ale jakże ważnego elementu dbałości o przestrzeganie przepisów bhp i ppoż., braku dyskryminacji i przeciw- działania mobbingowi idącemu w parze z terminowym i poprawnym wypłaca- niem wynagrodzenia wraz ze wszystkimi jego składowymi. W niniejszej publikacji skupiamy się przede wszystkim na tych „twardych”, ale czę- sto dla pracowników niewidocznych działaniach pracodawcy, mających na celu prawidłową administrację kadrowo-płacową. Z jednej strony pracodawca musi pa- miętać o ochronie danych osobowych swoich pracowników, a z drugiej – wszyst- kim instytucjom uprawnionym ma obowiązek podawać te dane, zarówno w co- miesięcznych rozliczeniach, jak i na żądanie. Prowadzenie akt osobowych rzadko spotyka się z zainteresowaniem podwładnych, ale już sporządzanie listy płac jest takim rodzajem działań, które często pracownik śledzi niemal na bieżąco. Zainte- resowanie listą płac jest o tyle zrozumiałe, że przedsiębiorcy często sami mają pro- blemy z prawidłowym stworzeniem listy płac dla swoich pracowników i można powiedzieć, że ich czujność wiąże się z dbałością o własny interes. Problem doty- czący naliczeń na liście płac wynika z tego, że pracodawcy mają możliwość dowol- nego kształtowania swoich systemów wynagradzania, przyznając pracownikom, obok obligatoryjnych składników, jakim jest wynagrodzenie za pracę, wiele dobro- wolnych składników. W większości mają one działanie motywacyjne, jednak czę- sto odzwierciedlają nie tylko świadczenia pieniężne wypłacane na rzecz pracowni- ków, ale także różnego rodzaju świadczenia rzeczowe lub usługi sfinansowane przez pracodawcę. W praktyce oznacza to, że takie składniki należy inaczej ewi- dencjonować na liście płac, gdyż służą one przede wszystkim naliczeniu obciążeń publiczno-prawnych, a nie wypłaceniu tych wartości pracownikom. Sami pracow- nicy często nie rozumieją tego mechanizmu naliczeń i kierują do pracodawcy licz- 9 ne pytania na ten temat. Pytania niejednokrotnie kończą się błędną odpowiedzią, gdyż tworzeniem listy płac w przedsiębiorstwie zajmują się osoby, które nie zawsze potrafią te mechanizmy wytłumaczyć. Chociaż same obliczenia są poprawne, to trudno je zrozumieć pracownikom. Wiedzą oni, że czasami pojawiają się błędy mające charakter rachunkowy, ale czasami te pomyłki dotyczą tego, co faktycznie powinno składać się na prawidłowe naliczanie rozmaitych składników wynagro- dzenia i prawidłowe ich przekazywanie do dyspozycji pracowników. Dlatego przy- gotowaliśmy tę publikację jako zbiór przykładowych obliczeń na listach płac wraz z podaniem przy każdym przykładzie najważniejszych regulacji prawnych. Dzięki temu pracownicy działów płac mogą sprawdzić samych siebie. Wszyscy pracodawcy wiedzą, że błędy w szczegółowych wyliczeniach wynagro- dzeń mogą przedsiębiorcę drogo kosztować, a utracone zaufanie pracowników jeszcze trudniej odbudować niż zasoby finansowe uszczuplone z uwagi na koniecz- ność zapłacenia odszkodowania czy odsetek. Korekta naliczeń na błędnie sporzą- dzonej liście płac zawsze jest czasochłonna, niekiedy może okazać się bardzo trud- na lub wręcz niewykonalna z uwagi na konsekwencje składowo-podatkowe danej pomyłki lub błędu. Pokazujemy więc, jak można ustrzec się przed koniecznością dokonywania korekt, a jeśli te okażą się konieczne, w naszej publikacji Czytelnicy znajdą fachową pomoc w tym zakresie z wieloma przykładami i praktycznymi podpowiedziami. Ta książka to praktyczny przewodnik i dla samego pracodawcy, i dla pracowników kadrowo-płacowych. Można dowiedzieć się z niej nie tylko, jak sporządzić listę płac i rozliczyć na niej pracę w godzinach nadliczbowych, nocnych czy wypłacić wynagrodzenie za czas urlopu. Czytelnik znajdzie tu także sposoby naliczania potrąceń, wypłacania odpraw i ekwiwalentów urlopowych czy rozlicza- nia nieobecności pracowniczych. Wśród przykładowych list płac każdy znajdzie dla siebie ciekawy przykład, który będzie mógł wykorzystać w bieżącej pracy. Pi- szemy o sytuacjach życiowych w sposób przystępny i poruszamy tematy, o których nie piszą inni. Mamy nadzieję, że lektura tej publikacji będzie dla wszystkich jej czytelników inspiracją do prawidłowego sporządzania list płac, nawet w najbar- dziej trudnych i wieloskładnikowych przypadkach. Budowa listy płac Pytanie, jak powinna wygładać lista płac, bardzo często zadają sobie nie tylko pra- codawcy, płacowcy czy księgowi. O tym myślą wszyscy pracownicy, którzy patrząc 10 Wynagrodzenia w praktyce Wstęp na swoją indywidualną listę płac, próbują zrozumieć, o co chodzi z tymi wylicze- niami i dlaczego wynik wynagrodzenia do wypłaty tak bardzo się różni od pozycji największej, przy której często jest słowo „brutto”. Żaden przepis nie reguluje, jak powinna wyglądać lista płac, jakie informacje powinny na niej być wskazane i w ja- kiej kolejności. Nie ma przepisów, które pozwalałyby pracodawcy określić wygląd list płac dla wszystkich pracowników sporządzanych jako jeden dokument, ale już w kwestii informowania poszczególnych pracowników o ich naliczeniach ustawo- dawca wypowiedział się w kilku miejscach. Kodeks pracy jest tą regulacją, która przede wszystkim zobowiązuje pracodawcę, by prowadził on ewidencję dotyczącą czasu pracy i wpływu tej ewidencji na wynagrodzenie pracownika. W art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy na pracodawcę został nałożony obowiązek prowadzenia list obec- ności, list płac oraz innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i potwierdzającej wysokość wypłacanego pracownikom wynagrodzenia. To praco- dawca musi mieć możliwość udowodnienia, że w danym okresie pracownik był nieobecny w pracy, i wskazując długość tej nieobecności, pokazać zależność po- między wypłaconym wynagrodzeniem a czasem faktycznie przepracowanym. Obowiązek ten wydaje się bardzo prosty, ale w praktyce rodzi wiele problemów i nie- porozumień. Kolejnym, bardzo ważnym aktem regulującym obowiązek pracodaw- cy, który ma założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, jest § 8 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracow- nika. To nie tylko akta osobowe mają mieć formę udokumentowanych relacji praco- dawca – pracownik, ale także każda wypłata świadczeń na rzecz pracownika musi być udokumentowana. Wiąże się to bardzo ściśle z kolejnym obszarem obowiązków pracodawcy występującego w roli płatnika w kontaktach z ZUS oraz urzędem skar- bowym. Pracodawca jest bowiem co miesiąc zobowiązany obliczyć zaliczkę na po- datek dochodowy od osób fizycznych należną od danego zatrudnionego (czy to na umowę o pracę, czy na podstawie umów cywilnoprawnych), pobrać ją z wynagro- dzenia, terminowo wpłacić do właściwego urzędu skarbowego, a na koniec roku tak- że przesłać pracownikowi i urzędowi informacje podatkowe (najczęściej PIT-11) niezbędne do rocznego rozliczenia się podatnika z urzędem skarbowym. Comiesięczne obowiązki pracodawca ma nie tylko względem fiskusa. Przepisy zobowiązują go również do obliczania co miesiąc składek na ubezpieczenia eme- rytalne, rentowe, chorobowe i zdrowotne, pobrania ich z wynagrodzenia, 11 przekazania do ZUS i wypełniania odpowiednich dokumentów rozliczeniowych dla wszystkich ubezpieczonych. Praktyka pokazuje, że te obowiązki nie byłyby możliwe do zrealizowania przez pracodawców bez pomocy naliczonych list płac. To właśnie w nich mamy zarówno odzwierciedlone podstawy do naliczania skła- dek na ubezpieczenie społeczne, jak i podstawę składki zdrowotnej, a także przy- chód do opodatkowania. I chociaż nie ma jednego urzędowego wzoru listy płac, to i tak w praktyce wszystkie wyglądają podobnie, gdyż na każdym pracodawcy ciążą podobne obowiązki. A dla ułatwienia rozliczeń z ZUS i urzędem skarbo- wym listy płac zawierają wiele podobnie brzmiących pozycji. Lista płac jest: podstawą do wypłaty pensji pracownikom, po przeliczeniu wynagrodzenia od brutto do netto, podstawą do rozliczenia pracodawcy z ZUS z tytułu naliczonych składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz wypłaconych zasił- ków finansowanych z funduszu ubezpieczeń społecznych, podstawą do rozliczenia pracodawcy z urzędem skarbowym i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy, udokumentowaniem kosztów wynagrodzeń ponoszonych przez pracodawcę z uwzględnieniem składek na ubezpieczenia społeczne oraz fundusze finan- sowanych przez pracodawcę, podstawą do sporządzenia dokumentacji księgowo-finansowej rozliczającej wydatki poniesione ze środków pracodawcy na poczet wynagrodzeń pracow- niczych, tak by stosowne rozliczenie księgowe spowodowało zaliczenie ich w koszty uzyskania przychodu danej firmy, podstawą do zweryfikowania poprawności naliczonych i należnych świad- czeń na rzecz pracowników zarówno przez samych pracowników, jak i insty- tucje zewnętrzne do tego upoważnione. l l l l l l l l l Obok roli listy płac w zakładzie pracy pojawia się także jej zakres, który najpro- ściej można definiować jako kalkulację wynagrodzenia pracownika: od wyliczenia wartości wynagrodzenia zasadniczego brutto, poprzez naliczenie składek społecznych ZUS, składki zdrowotnej i zaliczki na podatek dochodowy, aż do naliczenia wynagrodzenia do wypłaty, gdzie od wynagrodzenia netto odejmujemy potrącenia i doliczamy dodatki. Należy przy tym wszystkim pamiętać, że lista płac to nie pojedynczy dokument za dany miesiąc czy z danego tytułu, ale cykl wyliczeń wykonywanych w określo- 12 Wynagrodzenia w praktyce Wstęp nej kolejności z uwzględnieniem podstaw i zwolnień z naliczania składek ZUS i zaliczki na podatek w ujęciu danego roku kalendarzowego. To narastające obli- czenia, bez których płatnik składek i płatnik zaliczek na podatek dochodowy nie byłby w stanie poprawnie zrealizować swoich obowiązków, gdyby nie kontynu- ował obliczeń miesiąc po miesiącu. Podsumowując, na liście płac od wynagrodzenia brutto odejmujemy składki społeczne, składkę zdrowotną i zaliczkę na podatek i wyliczamy wynagrodzenie netto. Później obliczamy wynagrodzenie do wypłaty. Umieszczamy na niej dane pracodawcy, oznaczenie rodzaju listy płac oraz okresu, którego lista dotyczy, a także podpisy osób sporządzających i zatwierdzających listę. Kwota do wypłaty Wszelkie obliczenia wartości wynagrodzenia do wypłaty dokonywane są indy- widualnie dla każdego pracownika z uwzględnieniem m.in. następujących skład- ników: l wynagrodzenia zasadniczego naliczonego na podstawie stałej stawki mie- sięcznej z uwzględnieniem liczby dni przepracowanych w danym okresie lub na podstawie stawki godzinowej z uwzględnieniem liczby godzin przepraco- wanych w danym okresie przez poszczególnych pracowników, premii, nagród, prowizji i innych elementów zmiennych uzależnionych od wyników pracy pracowników, l wynagrodzenia wraz z dodatkami za pracę w godzinach nadliczbowych, do- datku za pracę w porze nocnej, dodatku za pracę w warunkach szkodliwych, wynagrodzenia za dyżur, wynagrodzenia za niezawiniony przestój czy też wy- nagrodzenia za czas urlopu, stałych dodatków i ryczałtów, a także wszelkiego rodzaju ekwiwalentów, l l l l wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłków z ubezpieczenia społecznego: chorobowego, opiekuńczego, macierzyńskiego, wypadkowego, czy świadcze- nia rehabilitacyjnego, jednorazowych nagród czy gratyfikacji, ekwiwalentów pieniężnych za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, odpraw i rekompensat związanych z rozwiązaniem stosunku pracy, stałych potrąceń obowiązkowych i dobrowolnych z wynagrodzenia i zasił- ków, l l l 13 l l jednorazowych dodatków, wyrównań lub potrąceń, świadczeń rzeczowych pozostawionych do dyspozycji pracowników, A oprócz tego lista płac jest podstawą: 1) naliczeń składek na ubezpieczenia społeczne: składki emerytalnej – 9,76 , składki rentowej – 1,5 , składki chorobowej – 2,45 ; l l l l 2) naliczeń składek na ubezpieczenie zdrowotne: l w pełnej wysokości – 9 , potrącanej z zaliczki na podatek dochodowy – 7,75 ; 3) naliczeń zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych wg skali podat- kowej – 18 lub 32 aż po ustalenie ostatecznej wysokości wynagrodzenia do wypłaty z danej listy płac. Lista płac często ma postać trzech różnych wydruków: l l l zbiorczego wydruku całej listy płac dla wszystkich pracowników, która stano- wi dokumentację płacową, podsumowania listy płac, tzw. zbiorówki, która nie zawiera indywidualnych obliczeń poszczególnych pracowników, tylko stanowi dokumentację księgo- wą jako suma wszystkich składników do zaksięgowania oraz indywidualnego „paska płacowego”, który otrzymuje pracownik. Często są one w takim samym układzie i kształcie drukowane, wybór dokonywa- ny jest tylko w zakresie szczegółowości, w zależności od odbiorcy tej listy płac. Równie często możemy się spotkać z różnymi formami listy płac w zależności od tego, jak bardzo mamy rozbudowany system kadrowo-płacowy, który umożliwia odpowiednie grupowanie i układanie na wydruku danych płacowych. Jedno jest pewne, im mniej mamy pytań o poszczególne pozycje na liście płac, tym lepiej jest ten wydruk przygotowany i mniej budzi wątpliwości i znaków zapytania. Mamy nadzieję, że nasza publikacja pozwoli Państwu zwrócić uwagę również na ten element współpracy z pracownikiem. Agnieszka Krusinowska 14 Wynagrodzenia w praktyce Rozdział 1. Wzorcowa lista płac Lista płac, wraz z dokumentacją, na podstawie której została sporządzona: l l l stanowi udokumentowanie wydatków ze środków pracodawcy przeznaczo- nych na wynagrodzenia dla pracowników, jest dowodem do rozliczenia pracodawcy z ZUS z tytułu składek na ubezpie- czenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne i zasiłków finansowanych z fun- duszu ubezpieczeń społecznych, jest podstawą do odprowadzenia do urzędu skarbowego zaliczek na podatek dochodowy, naliczonych i pobranych z wynagrodzeń pracowników. Obowiązkowe dane na każdej stronie Podstawowe informacje dotyczące listy płac to nazwa firmy (może być w postaci pie- czątki), numer strony, oznaczenie lub nazwa listy płac oraz miesiąc i rok, za jaki została sporządzona. Numer strony, oznaczenie oraz miesiąc i rok, za który została sporządzo- ne lista, należy zamieścić na każdej stronie dokumentu. Uniemożliwi to przypadkowe przypisanie strony danej listy do innego formularza. Każda strona listy płac powinna zawierać podsumowanie wszystkich kolumn zawierających dane liczbowe. Oznacza to, że należy obliczać kwoty do przeniesienia na następną stronę listy płac. W większych firmach listę płac zawsze podpisują – oprócz specjalistów ds. wynagro- dzeń, czyli sporządzających listę – co najmniej 2 osoby, tj. osoba sprawdzająca i ta, któ- ra akceptuje listę wynagrodzeń do wypłaty. W małych firmach jednak nie ma dwóch osób do sprawdzania i akceptowania tego typu dokumentów. Wystarczy wtedy podpis osoby sporządzającej i drugiej jako sprawdzającej i zatwierdzającej do wypłaty. Sposób sporządzenia listy płac Listy płac nie są sporządzane według obowiązującego wzoru. Powinny jednak zawierać niezbędne elementy. 15 Lista płac za sierpień 2013 roku Lp. o k s i w z a n i ę i m I ę c a r p o y w o m u z a c ą j a k i n y w a z c i n d a s a z a c a ł P h c a i n e c ą r t o p o p a z c i n d a s a z a c a ł P i t n e l a w w k e , p o l r u a z e i n e z d o r g a n y W ) a w o i n a n z u a i m e r p ( a d o r g a N i a w o n m a l u g e r a i m e r P a i n e z d o r g a n y w i k i n d a ł k s e n n I e w o b o r o h c e i n e z d o r g a n y W e z c ń u k e i p o , e i k s ń y z r e i c a m , e w o b o r o h c i k ł i s a Z o t t u r b e i n e z d o r g a n y W 4 + 5 + 6 + 7 + 8 + 9 + 10 e n z c e ł o p s a i n e z c e i p z e b u a n k e d a ł k s a w a t s d o P 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1. Michałkowski Jan 3.000,00 2.500,00 0,00 200,00 0,00 135,00 350,00* 0,00 3.185,00 2.835,00 2. Nowak Anna 3.600,00 3.000,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 420,00 3.420,00 3.000,00 16 Wynagrodzenia w praktyce z e z r p e n a w o s n a n fi e n z c e ł o p s a i n e z c e i p z e b u a n i k d a ł k S a k i n w o c a r p u d o h c y z r p a i n a k s y z u y t z s o K a i n a w o k t a d o p o o d d ó h c o D i l a k s g u ł d e w h c y n z c y z fi b ó s o d o y w o d o h c o d k e t a d o P j e w o k t a d o p u k t a d o p d o a n l o w a t o w K e n t o w o r d z e i n e z c e i p z e b u a n i k d a ł k s a w a t s d o P a n o c ą r t o p e n t o w o r d z e i n e z c e i p z e b u a n i k d a ł k s ć ś ę z C u k t a d o p z z a n a z c i l d o e n t o w o r d z e i n e z c e i p z e b u a n i k d a ł k s ć ś ę z C a i n e z d o r g a n y w Wzorcowa lista płac o t t e n e i n e z d o r g a n y W a i n e c ą r t o P y t a ł p y w o D o g e w o b r a k s u d ę z r u o d y w o d o h c o d k e t a d o p a n a k z c i l a Z 9,76 1,50 2,45 11–13– 14–15– 16 11–10– 13–14– 15 20 × 7,75 20 × 9,00 – 21 18– 19–21 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 11–13– 14–15– 21–22– 23 24 24–25 25 26 276,70 42,53 69,46 111,25 2.685,00 483,30 46,33 2.796,31 216,71 34,96 220,00 2.324,64 300,00 2.024,64 292,80 45,00 73,50 139,06 2.870,00 516,60 46,33 2.588,70 200,62 32,36 270,00 2.505,72 150,00 2.355,72 17 * Kwoty wyliczone na podstawie średniej płacy z ostatnich 12 miesięcy po po- mniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne. data sporządzenia ....... sporządził ........... sprawdził .......... zatwierdził ............... Objaśnienie poszczególnych kolumn Kolumna 1. Liczba porządkowa przypisana kolejnym pracownikom Kolumna 2. Imię i nazwisko pracownika Kolumna 3. Wynagrodzenia zasadnicze pracownika wynikające z umowy o pracę W przypadku płacy zasadniczej nie ma ograniczeń kwotowych, jednak wysokość wynagrodzenia pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od wysokości minimalnego wynagrodzenia w ustawie. Kolumna 4. Wynagrodzenie zasadnicze pracownika, które wynika z umowy o pra- cę, pomniejszone o kwoty odpowiadające okresowi choroby, urlopu bezpłatnego, urlopu macierzyńskiego itp. PRZYKŁAD 1. Pracownik był nieobecny z powodu choroby. Przyczyna nieobecności pracownika została potwierdzo- na zaświadczeniem ZUS ZLA. Za okres 5 dni przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe w wysokości 80 podstawy wymiaru (pracownik nr 1). Aby obliczyć należność za część miesiąca dla pracownika otrzymu- jącego wynagrodzenie w stałej stawce miesięcznej, który był nieobecny w pracy z powodu choroby, na- leży miesięczną stawkę wynagrodzenia podzielić przez 30 i pomnożyć przez liczbę dni nieobecności w pra- cy. Otrzymaną kwotę odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego pracownikowi za cały miesiąc. Stawkę za 1 dzień oblicza się w następujący sposób: 3.000 zł : 30 dni = 100 zł. 18 Wynagrodzenia w praktyce Wzorcowa lista płac Kwota do potrącenia za 5 dni choroby wynosi: 5 dni × 100 zł = 500 zł; 3.000 zł – 500 zł = 2.500 zł. 2. Pracownica była nieobecna w pracy na skutek niezdolności do pracy z tytułu opieki nad chorym dziec- kiem trwającej 5 dni. Otrzymuje ona zasiłek opiekuńczy w wysokości 80 (pracownik nr 2). Wyliczenie wynagrodzenia należnego za przepracowaną część miesiąca wygląda podobnie jak w przypadku pra- cownika nr 1: 3.600 zł : 30 dni = 120 zł; 120 zł × 5 dni = 600 zł; 3.600 zł – 600 zł = 3.000 zł. Kolumna 5. Wynagrodzenie za urlop Za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, ja- kie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował (art. 172 kp). Kolumna 6. Nagrody (premie uznaniowe) O przyznaniu takiego świadczenia decyduje pracodawca. Jeśli ten nie przyzna nagrody, pracownik nie może jej żądać. W przykładzie pracownik nr 1 otrzymał nagrodę w wysokości 200 zł. Kolumna 7. Premie regulaminowe Podobnie jak premia uznaniowa, premia regulaminowa jest dodatkowym skład- nikiem wynagrodzenia za pracę. Warunki jej przyznania są określone regulami- nem premiowania, mogą wynikać z treści umowy o pracę lub też być zawarte w układach zbiorowych pracy. W przeciwieństwie do premii uznaniowej, zasady przyznawania premii regula- minowej są bardzo szczegółowe i czytelne. Nie ma w nich miejsca na subiekty- wizm. Przykładem są regulaminy premiowania handlowców. PRZYKŁAD Handlowiec sprzedaje miesięcznie 100 sztuk towaru. Otrzymuje wtedy 300 zł premii. Przy sprzedaży miesięcznej 101–200 sztuk towaru otrzymuje 400 premii. 19 Kolumna 8. Inne składniki wynagrodzenia Są to m.in. dodatek stażowy, wynagrodzenie za przepracowane godziny nadlicz- bowe itp. W przykładowej liście płac pracownikowi nr 1 naliczono wynagrodze- nie za przepracowane godziny nadliczbowe w kwocie 135 zł. Kolumna 9. Wynagrodzenie chorobowe Pracodawca ma obowiązek wypłaty wynagrodzenia chorobowego za okres 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, natomiast w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia – do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego – do okresu 33 lub 14 dni nie wlicza się dni sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny. Wysokość wynagrodzenia chorobowego to 80 podstawy wymiaru (w przypad- ku niezdolności do pracy spowodowanej chorobą oraz odosobnieniem wskutek choroby zakaźnej) lub 100 podstawy wymiaru, jeśli niezdolność do pracy była spowodowana: l wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy, chorobą przypadającą w okresie ciąży lub poddaniem się niezbędnym badaniom lekarskim, przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów, oraz poddaniem się zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów. Wynagrodzenie chorobowe nie stanowi podstawy naliczania składek. Pracownikowi nr 1 naliczono wynagrodzenie chorobowe należne za 5 dni w wy- sokości 350 zł, stanowiące 80 podstawy wymiaru. Kolumna 10. Zasiłek chorobowy, macierzyński, opiekuńczy Od 34. dnia lub odpowiednio 15. dnia choroby w roku kalendarzowym pracow- nikowi przysługuje zasiłek chorobowy finansowany przez ZUS. Kwota tego zasił- ku wynosi 80 podstawy wymiaru, natomiast za okres pobytu w szpitalu 70 . W określonych sytuacjach, tj. takich samych jak w przypadku wynagrodzenia chorobowego oraz w przypadku niezdolności do pracy spowodowanej wypad- kiem przy pracy, wysokość zasiłku wynosi 100 . Wysokość zasiłku macierzyń- skiego wynosi 100 podstawy wymiaru, a zasiłku opiekuńczego 80 . Wszystkie 20 Wynagrodzenia w praktyce
Pobierz darmowy fragment (pdf)

Gdzie kupić całą publikację:

Wynagrodzenia w praktyce
Autor:

Opinie na temat publikacji:


Inne popularne pozycje z tej kategorii:


Czytaj również:


Prowadzisz stronę lub blog? Wstaw link do fragmentu tej książki i współpracuj z Cyfroteką: