Cyfroteka.pl

klikaj i czytaj online

Cyfro
Czytomierz
00384 007176 14485772 na godz. na dobę w sumie
Zamknięcie roku 2013 w jednostkach sektora publicznego. - ebook/pdf
Zamknięcie roku 2013 w jednostkach sektora publicznego. - ebook/pdf
Autor: Liczba stron: 262
Wydawca: Wiedza i Praktyka Język publikacji: polski
ISBN: 978-83-269-2674-7 Data wydania:
Lektor:
Kategoria: ebooki >> prawo i podatki >> zamówienia publiczne
Porównaj ceny (książka, ebook (-8%), audiobook).

Przed ostatecznym zamknięciem ksiąg rachunkowych jednostki sektora finansów publicznych muszą wykonać szereg czynności przygotowawczych związanych z zakończeniem roku obrachunkowego. W tym celu muszą m.in. ustalić termin wpływu dokumentacji finansowej do jednostki, poprawnie przeprowadzić inwentaryzację oraz sprawdzić prawidłowość zapisów w księgach rachunkowych. Każda z tych czynności powinna być wykonana zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz wewnętrznymi procedurami.

Chcesz sprawnie i bezbłędnie zamknąć rok? Boisz się, że zapomnisz o którymś z etapów rozliczania ksiąg za 2013 rok? Zachęcamy do zapoznania się z publikacją….

Dzięki niej dowiesz się m.in.:

• Jak sporządzić harmonogram zatwierdzenia rocznych sprawozdań jednostki budżetowej lub zakładu budżetowego,

• W jaki sposób rozliczyć stwierdzone różnice inwentaryzacyjne,

• Na co zwrócić szczególną uwagę uzgadniając zapisy i salda ewidencji analitycznej i syntetycznej.

Znajdź podobne książki Ostatnio czytane w tej kategorii

Darmowy fragment publikacji:

Izabela Świderek Doktor nauk ekonomicznych w zakresie analizy ekonomiczno-finansowej oraz finansów publicznych. Autorka książek i wielu artykułów dotyczą- cych problematyki finansów publicznych, funkcjonowania sektora finan- sów publicznych, w tym nowoczesnych systemów zarządzania sektorem finansów publicznych. Od 14 lat związana zawodowo z jednostkami sa- morządu terytorialnego. Od 2007 roku pełni funkcję skarbnika jednostki samorządu terytorialnego. Prowadzi szkolenia z zakresu rachunkowości budżetowej i zasad funkcjonowania sektora finansów publicznych. ISBN 978-83-269-2674-7 7 1 J O U cena 147 zł B i b l i o t e k a j e d n o s t e k p u b l i c z n y c h i p o z a r z ą d o w y c h 3 / 2 0 1 3 z a m k n i ę c i e r o k u 2 0 1 3 Izabela Świderek ZAMKNIĘCIE ROKU 2013 W JEDNOSTKACH SEKTORA PUBLICZNEGO WSKAZÓWKI, JAK BEZBŁĘDNIE ZAMKNĄĆ KSIĘGI I SPORZĄDZIĆ SPRAWOZDANIE FINANSOWE BIBLIOTEKA JEDNOSTEK PUBLICZNYCH I POZARZĄDOWYCH NR 3/2013 Izabela Świderek Zamknięcie roku 2013 w jednostkach sektora publicznego Copyright © by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. 2 Autor: Izabela Świderek –  doktor nauk ekonomicznych w zakresie analizy ekonomiczno-finansowej oraz finansów publicznych. Autorka książek i wielu artykułów dotyczących problema- tyki finansów publicznych, funkcjonowania sektora finansów publicznych, w tym nowoczesnych systemów zarządzania sektorem finansów publicznych. Od 14 lat związana zawodowo z jednostkami samorządu terytorialnego. Od 2007 roku pełni funkcję skarbnika jednostki samorządu terytorialnego. Prowadzi szkolenia z zakresu rachunkowości budżetowej i zasad funkcjonowania sektora finansów publicznych. Redaktor naczelna: Ewa Matyszewska Wydawca: Emilia Leśniewska Redaktor: Katarzyna Brzozowska Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski Korekta: Zespół Skład, łamanie: Askier studio Druk: MillerDruk sp. z o.o. ISBN 978-83-269-2674-7 Nakład: 300 egz. Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o., 03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a Tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, NIP: 523-19-92-256 Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wyskość kapitału zakładowego 200.000 zł Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2013 Publikacja „Zamknięcie roku 2013 w jednostkach sektora publicznego” chroniona jest prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w niniejszej publikacji – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja „Zamknięcie roku 2013 w jednostkach sektora publicznego” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji „Zamknięcie roku 2013 w jednostkach sektora publicznego” porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konret- nym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Zamknięcie roku 2013 w jednostkach sektora publicznego” wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. Zamknięcie roku 2013 Spis treści Od autora ........................................................................................................................................................ 5 Rozdział I. Czynności przygotowawcze związane z zakończeniem roku budżetowego ................ 7 1.1. Ustalenie terminu wpływu dokumentacji finansowej do jednostki .......................................... 7 1.2. Ustalenie terminu rocznych sprawozdań budżetowych i finansowych .................................. 16 Rozdział II. Inwentaryzacja składników aktywów i pasywów jednostki .................................... 23 2.1. Istota i cele inwentaryzacji ........................................................................................................... 23 2.2. Terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji ....................................................... 25 2.3. Formy i metody inwentaryzacji ................................................................................................... 29 2.4. Etapy inwentaryzacji ...................................................................................................................... 39 2.5. Różnice inwentaryzacyjne i sposób ich ujęcia w księgach rachunkowych ............................ 51 2.6. Wycena aktywów i pasywów na dzień bilansowy ...................................................................... 57 2.7. Odpowiedzialność w zakresie inwentaryzacji ........................................................................... 63 Rozdział III. Ewidencja składników aktywów i pasywów jednostki na dzień bilansowy ........... 66 3.1. Należności i zobowiązania na koniec roku budżetowego ........................................................ 66 3.2. Dochody budżetowe i środki pieniężne na koniec okresu budżetowego ............................... 73 3.3. Przychody i koszty na koniec roku budżetowego ...................................................................... 78 3.4. Dotacje i ich rozliczenie ................................................................................................................ 84 3.5. Rozliczenia międzyokresowe kosztów ........................................................................................ 96 3.6. Wydatki uznane za niewygasające z końcem roku budżetowego ........................................... 97 Rozdział IV. Przygotowanie ksiąg rachunkowych do zamknięcia ............................................ 102 4.1. Zapewnienie kompletności i poprawności zapisów w księgach rachunkowych jednostki ........ 103 4.2. Uzgadnianie zapisów i sald kont księgi głównej ...................................................................... 107 4.3. Uzgadnianie zapisów i sald ewidencji analitycznej i syntetycznej ........................................ 109 Rozdział V. Sprawozdawczość budżetowa na koniec roku ........................................................ 113 5.1. Sprawozdania budżetowe w zakresie dochodów ..................................................................... 114 5.2. Sprawozdania budżetowe w zakresie wydatków ..................................................................... 121 5.3. Sprawozdania w zakresie zadań zleconych .............................................................................. 131 5.4. Pozostałe sprawozdania budżetowe .......................................................................................... 147 4 5.5. Sprawozdania w zakresie operacji finansowych ...................................................................... 162 5.6. Zakres informacyjny sprawozdania kwartalnego Rb-Z ......................................................... 177 Rozdział VI. Sprawozdawczość finansowa na koniec roku ....................................................... 191 6.1. Bilans z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego ....................................... 193 6.2. Bilans jednostki budżetowej, samorządowego zakładu budżetowego .................................. 200 6.3. Rachunek zysków i strat ............................................................................................................. 211 6.4. Zestawienie zmian w funduszu jednostki ................................................................................ 222 6.5. Łączne sprawozdania finansowe ............................................................................................... 229 6.6. Skonsolidowany bilans jednostki samorządu terytorialnego ................................................ 232 Rozdział VII. Sprawozdanie z wykonania budżetu i absolutorium z wykonania budżetu .......... 243 7.1. Terminy sporządzenia sprawozdania z wykonania budżetu oraz zakres informacyjny w nim zawarty ..................................................................................................................................... 243 7.2. Procedura udzielania absolutorium organowi wykonawczemu samorządu terytorialnego .................................................................................................................. 250 Notatki ................................................................................................................................................. 259 Zamknięcie roku 2013 Od autora Funkcjonowanie jednostek samorządu terytorialnego oraz ich jednostek organiza- cyjnych związane jest nie tylko z bieżącą ewidencją zdarzeń i operacji gospodarczych w ciągu roku budżetowego, ale również z prawidłowym zakończeniem roku budże- towego oraz sporządzeniem rzetelnej sprawozdawczości. Procedura zakończenia roku budżetowego obejmuje wiele różnorodnych czyn- ności, których realizacja warunkuje prawidłowość zamknięcia ksiąg rachunkowych, rozumianych jako trwałe uniemożliwienie dokonywania nowych zapisów lub zmian w zapisach już wprowadzonych. Stanowi także o poprawności otwieranych w nowym roku budżetowym ksiąg rachunkowych. Przygotowania do zakończenia roku budżetowego w ewidencji księgowej, jak również ostateczne jego zakończenie stanowi proces wieloetapowy, czasochłonny i dotyczący również pracowników wydziałów merytorycznych jednostki. Książka prezentuje i omawia czynności towarzyszące zakończeniu okresu obra- chunkowego. Identyfikuje i definiuje czynności przygotowawcze, które w jednostkach rozpoczynają się już w ostatnim kwartale kończącego się okresu budżetowego. Od precyzji ich określenia i umiejscowienia we właściwym przedziale czasowym zależa- ło będzie zachowanie ustawowych terminów nałożonych na jednostki obowiązków (ewidencyjnych, inwentaryzacyjnych czy sprawozdawczych). Jedną z czynności niezbędnych do przeprowadzenia jest inwentaryzacja. Obejmuje swym zakresem posiadany przez jednostkę majątek oraz źródła jego finansowania, pozytywnie wpływa na rzetelność informacji zawartych w księgach rachunkowych. Mająca obligatoryjny charakter, realizowana jest w różnych terminach, adekwatnych do rodzaju inwentaryzowanych elementów aktywów lub pasywów jednostki, z wy- korzystaniem ustawowo określonych metod. Ranga inwentaryzacji wynika również z ustawowych sankcji przewidzianych z tytułu nieprzeprowadzenia lub nieprawidło- wego przeprowadzenia (i rozliczenia) inwentaryzacji. Istniejący stan prawny w zakre- sie inwentaryzacji uzasadnia jej szczególne znaczenie dla rzetelności prowadzonych przez jednostkę ksiąg rachunkowych, odzwierciedlających całokształt zaistniałych w jednostce zdarzeń i operacji gospodarczych wpływających na stan posiadanych Kondycja finansowa jednostki determinowana jest nie tylko decyzjami podejmo- wanymi przez kierujących jednostką, ale zależy także od prawidłowości „postępo- wania” z poszczególnymi wielkościami ekonomicznymi, w związku z zakończeniem roku budżetowego. Właściwe ustalenie obrotów, sald końcowych czy odpowiednia korespondencja kont księgowych przy dokonywaniu księgowań na koniec roku znaj- dują odzwierciedlenie w sporządzanych przez jednostkę sprawozdaniach o różnym zakresie informacyjnym. Końcoworoczne sprawozdania budżetowe, konstruowane na podstawie kasowej re- alizacji budżetu jednostki samorządu terytorialnego (oraz planu finansowego jednostek organizacyjnych) odzwierciedlają wyniki rocznych działań jednostki, skoncentrowane głównie na osiągniętych dochodach budżetowych, wysokości i zakresie wykonanych wy- datków budżetowych, istniejących w jednostce zobowiązaniach czy należnościach oraz budżetowym wyniku rocznej realizacji budżetu. Z kolei sprawozdawczość finansowa, sporządzana według zasady memoriału, prezentuje zrealizowany przez jednostkę roczny wynik finansowy. Z uwagi na szczególne zasady funkcjonowania jednostek samorządu terytorialnego również sprawozdawczość finansowa sporządzana jest z uwzględnieniem szczególnych rozwiązań odnoszących się do jednostek samorządu terytorialnego. Kon- sekwencją są specyficzne zasady ewidencji zdarzeń gospodarczych i wykazywania ich w obowiązującej sprawozdawczości (zarówno budżetowej, jak i finansowej). Specyfika funkcjonowania jednostek samorządu terytorialnego przejawia się rów- nież w charakterystycznych dla sektora finansów publicznych zasadach zatwierdzania rocznych sprawozdań. Odnoszą się one zarówno do terminów ich zatwierdzania, jak i zakresu prezentowanych w nich danych. aktywów i pasywów oraz innych wielkości ekonomicznych, charakteryzujących kon- dycję finansową jednostki. Swoiste dla sektora finansów publicznych jest sprawozdanie z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego w roku budżetowym. Ustawowo sformalizowany jest zakres danych objętych sprawozdaniem z realizacji budżetu, który może jednak zostać dostosowany do specyficznych potrzeb informacyjnych odbiorców sprawozda- nia, jak również termin sporządzenia oraz jego odbiorcy, co stanowi o konieczności szczególnej dbałości o zachowanie prawidłowości sekwencji czynności towarzyszących zakończeniu okresu budżetowego. Przedkładana publikacja, pomimo że głównie skierowana jest do pracowników wydziałów finansowo-księgowych i kierowników jednostek, może stanowić również źródło niezbędnych informacji dla pracowników wydziałów merytorycznych, czynnie uczestniczących w procedurze zakończenia roku budżetowego. Rozdział I Czynności przygotowawcze związane z zakończeniem roku budżetowego Koniec roku dla każdej funkcjonującej na rynku jednostki, a w szczególności dla służb finansowo-księgowych, związany jest z wieloma niezbędnymi do wykonania czynnościa- mi. Celem ich jest takie przygotowanie ksiąg rachunkowych do zamknięcia, aby uzyskane na ich podstawie informacje były rzetelne, bezbłędne, sprawdzalne. Sporządzone na podstawie tak prowadzonych ksiąg rachunkowych wszelkiego rodzaju sprawozdania kończące rok gwarantują właściwe zobrazowanie efektów rocznej działalności jedno- stki. Od poprawnego zamknięcia ksiąg rachunkowych roku minionego zależy także poprawne otwarcie ksiąg rachunkowych roku następnego. Z tych względów procedura zakończenia okresu obrachunkowego jest szczególnie istotną kwestią również z uwagi na fakt, że informacje roczne stanowią znaczące dane zarządcze. Analiza osiągniętych efek- tów rocznej działalności może stanowić potwierdzenie prawidłowości przyjętej polityki (strategii) rozwoju jednostki lub przyczynić się do konieczności jej przeformułowania. 1.1. Ustalenie terminu wpływu dokumentacji finansowej do jednostki Niezbędne do wykonania, w związku z zakończeniem roku budżetowego1), czyn- ności tworzą cykl logicznie powiązanych i uzależnionych od siebie etapów. Zwień- czeniem ich są wszelkiego rodzaju sprawozdania roczne (finansowe, budżetowe) oraz inne, niezbędne raporty i zestawienia (m.in. sprawozdania statystyczne). Procedura zakończenia roku budżetowego nie musi dotyczyć wyłącznie wy- działu (komórki) finansowo-księgowego. Zazwyczaj związana jest z czynnościami 1) Terminy: rok budżetowy, rok obrachunkowy i okres obrachunkowy traktowane będą jako tożsame. 8 wykonywanymi przez wydziały merytoryczne i z tego powodu obejmuje także wiele czynności wykonywanych przez te komórki. Zaznaczyć należy, że większość reali- zowanych przez jednostkę czynności znajduje swój „finał” w wydziale finansowo- -księgowym, w postaci faktury obrazującej dokonany zakup lub w postaci dokumentu obrazującego postęp w realizacji przedsięwzięcia inwestycyjnego czy też ukazującego zmiany w posiadanym przez jednostkę majątku trwałym. Z tego względu pomocne staje się przygotowanie harmonogramu całokształtu niezbędnych czynności wpły- wających na prawidłowość zakończenia roku budżetowego. Harmonogram może być przygotowywany w formie zarządzenia kierownika je- dnostki corocznie, ale może także stanowić stały element funkcjonowania jednostki. W tym celu musi zostać zapisany jako część dokumentacji wewnętrznej jednostki, np. może stanowić element jej polityki rachunkowości. Bez względu na „umiejsco- wienie” harmonogramu w dokumentach określających sposób funkcjonowania jed- nostki zawsze musi on odzwierciedlać wytyczne zawarte w przepisach powszechnie obowiązującego prawa, jak również uwzględniać specyfikę działalności jednostki i charakterystyczne dla niej elementy. Jednym z celów opracowanego harmonogramu jest szczegółowe określenie terminu wpływu do jednostki dokumentów finansowych obrazujących zaistniałe zdarzenia i operacje gospodarcze. Ma to szczególne znaczenie dla zachowania jednej z fundamentalnych zasad rachunkowości – zasady memoriału2). Zgodnie z nią w księgach rachunkowych, a w konsekwencji również w sporządzanych na ich podstawie sprawozdaniach finansowych, należy ująć ogół zdarzeń gospodarczych dotyczących danego roku obrotowego, niezależnie od ich faktycznego momentu zapłaty. Efekty zdarzeń gospodarczych muszą być zatem ujmowane w księgach rachunkowych w momencie ich powstania, bez względu na moment zaistnienia przepływu środków pieniężnych z tego tytułu. Dodatkowo wytyczne ustawowe nakazują wprowadzenie do ksiąg rachunkowych okresu obrachunkowego w po- staci zapisu każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie obrachunkowym. Konieczne więc staje się określenie terminu, do którego wpływające do jednos- tki dokumenty dotyczące zdarzeń minionego roku budżetowego uwzględnione będą (zostaną powiązane) z tym właśnie (czyli minionym) okresem obrachun- kowym. Ustalenie takiej daty powinno znaleźć swoje odzwierciedlenie w zapisie określającym wewnętrzne uregulowania jednostki odnośnie do polityki rachun- kowości. Zaznaczyć należy, że określenie daty, do której wpływające dokumen- ty źródłowe uwzględnione zostaną w zapisach ksiąg rachunkowych minionego okresu, powinno uwzględniać wytyczne obowiązujących przepisów prawnych, dotyczących terminów sporządzania obligatoryjnych sprawozdań (budżetowych i finansowych). Uproszczenie dotyczące dookreślenia dat ujmowania dokumentacji w odpowiednim okresie obrachunkowym może zostać wprowadzone na mocy 2) Art. 6 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Zamknięcie roku 2013 Czynności przygotowawcze związane z zakończeniem roku budżetowego 9 przepisów ustawy o rachunkowości, pod warunkiem że nie będzie ono miało istotnie ujemnego wpływu na jasne i rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego. Istotność (zakres) wpływu wywieranego przez zastosowane uproszczenia powinna zostać przeanalizowana indywidualnie przez każdą jednostkę, z uwzględnieniem jej specyfiki (charakterystycznych cech). Punktem odniesienia dla oceny zakresu wpływu zastosowanych uproszczeń mogą być: zrealizowane przez jednostkę w ciągu roku koszty lub wydatki, zrealizowane roczne przychody lub dochody, osiągnięty wynik finansowy. Dokonany wybór, jak również ocena wpływu na sytuację finansową, majątkową oraz roczny wynik finansowy powinny zostać zapisane w polityce rachunkowości jednostki. Regulacje prawne i wynikające z nich terminy realizacji określonych czynności stanowią zatem istotną przesłankę uporządkowania czynności niezbędnych do wy- konania w związku z zakończeniem roku budżetowego. Określenie dat granicznych umożliwia sprawne i terminowe wykonanie wszystkich czynności niezbędnych do zamknięcia roku budżetowego. Przykładowy harmonogram czynności zawiera tabela 1. Tabela 1. Harmonogram czynności w związku z zamknięciem roku budżetowego Czynność Wybór podmiotu uprawnionego do badania sprawozdania finansowego Wydanie przez kierownika jednostki zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji Przeprowadzenie inwentaryzacji zgodnie z obowiązującymi metodami i technikami Określenie daty wpływu dokumentów księgowych do jednostki w celu ujęcia w księgach minionego roku budżeto- wego Ujęcie w księgach rachunkowych dokumentów źródłowych dotyczących operacji gospodarczych roku minionego Wstępna kontrola kompletności, rzetel- ności i poprawności zapisów w księgach rachunkowych Termin ustawowy proponowany Nie jest określony IV kwartał 2013 r. Nie jest określony, ale rozpoczęcie inwentaryzacji może nastąpić 3 miesiące przez zakończeniem roku budżetowego 3 miesiące przez końcem roku – 15 dni roku następnego Do 2 listopada 2013 r. Od 10 listopada 2013 r. do 31 grudnia 2013 r. Nie jest określony ustawowo – przyjmuje się dzień określony przez kierownika jednostki w polityce rachunkowości Do 31 grudnia 2013 r. Do 25 stycznia 2014 r. w jednost- kach budżetowych (i do 18 lutego 2014 r. w jednostkach samorządu terytorialnego) 20–31 grudnia 2013 r. Nie jest określony 15–30 grudnia 2013 r. 10 Ujęcie w księgach pozostałych zewnętrz- nych dokumentów (wyroków sądów, postanowień komorniczych) Ustalenie, zweryfikowanie i ujęcie w księgach rachunkowych różnic inwen- taryzacyjnych Uzgodnienie sald kont analitycznych z właściwymi kontami syntetycznymi Wydruk ksiąg rachunkowych Korekta ksiąg rachunkowych Zamknięcie ksiąg rachunkowych Weryfikacja polityki rachunkowości Źródło: opracowanie własne Przepisy nie określają, jednak fizyczne ujęcie w księgach rachunkowych dokonywane może być do 30 kwietnia 2014 r. w jednostkach i placówkach oraz do dnia zatwierdzenia sprawo- zdania finansowego w jednost- kach, w których podlega ono zatwierdzeniu. Do dnia zamknięcia ksiąg rachun- kowych Do 25 stycznia 2014 r. Do 23 marca 2014 r. Do 26 marca 2014 r. Do 23 marca 2014 r. Nie później niż na koniec roku obrotowego Do 31 marca 2014 r. Do 30 kwietnia 2014 r. lub w ter- minie15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego Przed 1 stycznia 2014 r. Do 25 marca 2014 r. Do 28 marca 2014 r. Do 15 kwietnia 2014 r. Do 20 listopada 2013 r. Procedurę zamknięcia roku budżetowego rozpoczyna wybór podmiotu, który na mocy art. 268 ustawy o finansach publicznych przeprowadzi badanie sprawozdania finansowego jednostki samorządu terytorialnego. Obowiązek badania rocznych spra- wozdań finansowych dotyczy jednostek samorządu terytorialnego, w których liczba mieszkańców, ustalona przez Główny Urząd Statystyczny, na dzień 31 grudnia roku poprzedzającego rok, za który sporządzono sprawozdanie finansowe, przekracza 150 tysięcy osób. Obowiązek badania dotyczy zatem wyłącznie sprawozdania finan- sowego, z pominięciem całkowicie sprawozdania z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego oraz sprawozdania budżetowego. Kontrola ta pozwala uzyskać dodatkowe zapewnienie w zakresie prowadzenia gospodarki finansowej przez jednostkę samorządu terytorialnego. Wybór podmiotu, który przeprowadzi badanie sprawozdania finansowego, należy do kompetencji organu stanowiącego. Konsekwencją dokonanego wyboru jest obo- wiązek zawarcia umowy przez kierownika jednostki (zarząd jednostki samorządu terytorialnego). Istotne jest, aby wybór dokonany został w terminie umożliwiającym biegłemu rewidentowi uczestnictwo w inwentaryzacji składników majątku jednostki. Przeprowadzone badanie ma na celu wyrażenie przez biegłego rewidenta pisemnej opinii wraz z raportem o zgodności sprawozdania finansowego z obowiązującymi zasadami (w tym z polityką) rachunkowości. Ponadto ma określić, czy rzetelnie Zamknięcie roku 2013 Czynności przygotowawcze związane z zakończeniem roku budżetowego 11 i jasno przedstawia ono sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy ba- danej jednostki. Pisemna opinia z przeprowadzonego badania powinna w szczególności stwier- dzać, czy badane sprawozdanie finansowe: 1) zostało sporządzone na podstawie prawidłowo prowadzonych ksiąg rachun- 2) zostało sporządzone zgodnie z zasadami rachunkowości określonymi ustawą, 3) jest zgodne co do formy i treści z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, kowych, statutem lub umową, 4) przedstawia rzetelnie i jasno wszystkie istotne dla oceny jednostki informacje. Opinia określa również stwierdzone w trakcie badania poważne zagrożenia dla kontynuacji działalności przez jednostkę. W sposób jednoznaczny powinna definio- wać powody wyrażenia zastrzeżeń do sprawozdania finansowego, opinii negatywnej lub odmowy wyrażenia opinii, z uwagi na zaistnienie okoliczności uniemożliwia- jących jej sformułowanie. Wniesione zastrzeżenia muszą w sposób jednoznaczny wskazywać na ich zasięg. Efektem dokonanego przez biegłego rewidenta badania jest raport. Powinien on przedstawiać w szczególności: 1) ogólną charakterystykę jednostki (dane identyfikujące jednostkę), 2) stwierdzenie uzyskania od jednostki żądanych informacji, wyjaśnień i oświad- czeń, 3) ocenę prawidłowości stosowanego systemu rachunkowości, 4) charakterystykę pozycji lub grupy pozycji sprawozdania finansowego, jeżeli zdaniem biegłego rewidenta wymagają one omówienia, 5) przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, ze wskazaniem na zjawiska, które w porównaniu z poprzednimi okresami sprawozdawczymi w istotny sposób wpływają negatywnie na tę sytuację, a zwłaszcza zagrażają kontynuacji działalności przez jednostkę. Jeżeli w toku badania biegły rewident stwierdzi istotne, mające wpływ na sprawozdanie finansowe, naruszenie prawa, statutu lub umowy spółki, informacje te powinien zawrzeć w raporcie, a w razie potrzeby również w sformułowanej opinii. Podstawą opracowania raportu i wydania pisemnej opinii powinna być zebrana i właściwie przygotowana w toku badania dokumentacja rewizyjna. Raport i opinia powinny zostać tak opracowane, aby umożliwiły biegłemu rewidentowi, niebiorące- mu udziału w badaniu, prześledzenie jego przebiegu i znalezienie uzasadnienia dla opinii wyrażonej o badanym sprawozdaniu finansowym. Opinię i raport z badania sprawozdania finansowego podpisuje kluczowy biegły rewident przeprowadzający badanie. Opinia z przeprowadzonego badania stanowi jeden z czynników uwzględ- nianych przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego przy udzieleniu (bądź nie) organowi wykonawczemu absolutorium. 12 Kolejną czynnością związaną z zakończeniem roku budżetowego jest inwentaryza- cja. Stanowi ona czynność ustawowo przypisaną do kompetencji kierownika jednostki, który jest odpowiedzialny za przeprowadzenie inwentaryzacji w ustawowych terminach i przy zastosowaniu właściwych metod i technik. Inwentaryzację formalnie rozpoczyna zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji oraz powołania komisji inwentaryzacyjnej (jej przewodniczącego, zespołu spisowego oraz określenia pól spisowych). Inwentaryzacja może zostać rozpoczęta nie wcześniej niż 3 miesiące przed zakończeniem roku budżetowego. Istotną czynnością, nieodłącznie związaną z zakończeniem roku budżetowego, jest właściwe ujęcie wszystkich dokumentów obrazujących zdarzenia i operacje go- spodarcze roku budżetowego. Obowiązek ten jest konsekwencją wytycznych art. 20 ustawy o rachunkowości, nakazującego ująć w księgach rachunkowych roku mi- nionego każde zdarzenie, które wystąpiło w tym okresie (czyli w minionym roku). Konieczność ujęcia w ewidencji roku budżetowego całokształtu zdarzeń dotyczą- cych minionego roku budżetowego w praktyce może powodować problemy. Stanowią one konsekwencję różnego czasu wpływu źródłowych dokumentów zewnętrznych do jednostki. Aby uniknąć związanych z tym ewentualnych nieprawidłowości, moż- liwe jest określenie granicznej daty wpływu dokumentacji, warunkującej ujęcie jej w ewidencji minionego roku budżetowego. Ustalenie takiego terminu dokonywa- ne jest w zatwierdzanej przez kierownika jednostki polityce rachunkowości, stając się postanowieniem obowiązującym przy prowadzeniu rachunkowości jednostki. Istotne jest, aby graniczny termin ujęcia dokumentów w ewidencji minionego roku budżetowego uwzględniał obowiązujące terminy sporządzania i przekazania odbior- com rocznych sprawozdań budżetowych oraz rocznych sprawozdań finansowych (i ewentualnie innych jeszcze raportów). Ujęcie w księgach rachunkowych wszystkich dokumentów, wraz z ewiden- cją wyników przeprowadzonej i rozliczonej inwentaryzacji, musi nastąpić przed ustawowo określonym terminem sporządzenia obrotów i sald. Termin ten jest określony przepisami ustawy o rachunkowości i przypada 85. dnia po dniu bi- lansowym. Sporządzone przez jednostkę zestawienie obrotów i sald musi identyfikować: 1) symbole lub nazwy kont księgowych, 2) salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawo- zdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego, 3) sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres spra- wozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego. Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych poprzedzone jest, oprócz kilkukrotnie dokonanej weryfikacji, wydrukiem ksiąg rachunkowym sporządzonym nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie Zamknięcie roku 2013 Czynności przygotowawcze związane z zakończeniem roku budżetowego 13 treści ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych. Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu moż- liwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księ- gi rachunkowe. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowy- wania. Warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w określonej formie jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiające- go uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księ- gach rachunkowych poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na informatyczny nośnik danych. Podlegające zamknięciu księgi rachunkowe jednostki obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą: 1) dziennik, 2) księgę główną, 3) księgi pomocnicze, 4) zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomoc- niczych, być one: 5) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Ponadto, uwzględniając technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych, powinny 1) trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą (każ- da księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania; 2) wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia; 3) przechowywane starannie w ustalonej kolejności. Jednostka musi również uwzględnić to, że prowadząc księgi rachunkowe przy użyciu komputera, jest zobligowana zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości za- pisów, przenoszenia obrotów lub sald. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierw- szej i ostatniej, oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym. Na jednostki nałożony został obowiązek wydruku ksiąg rachunkowych. Obowią- zek ten musi zostać wypełniony nie później niż na koniec roku obrotowego. Dokonując ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych, jednostka jest zobo- wiązana: 14 1. Ująć w księgach rachunkowych, a następnie wykazać w sprawozdaniu finan- sowym wszystkie zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, dotyczące danego okresu obrachunkowego, zgodnie z ich treścią ekonomiczną. 2. Ująć w księgach rachunkowych wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. 3. Zaliczyć do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres spra- wozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione. 4. Dokonać inwentaryzacji składników majątku jednostki, zgodnie z ustawowymi terminami i metodologią oraz rozliczyć wyniki inwentaryzacji. 5. Uzgodnić salda kont analitycznych z saldami odpowiednich kont syntetycznych. Wykonanie tych czynności ma na celu zapewnienie rzetelności prowadzonych ksiąg rachunkowych. Zakończenie roku budżetowego i podejmowane „w jego ramach” czynności są również sposobnością weryfikacji wewnętrznej polityki rachunkowości jednostki. Wyciągnięte na podstawie dokonanej weryfikacji wnioski są podstawą dokonania ewentualnych korekt istniejących w jednostce rozwiązań lub też wprowadzenia nie- zbędnych zmian. Wynika to z faktu, że jednostka jest obowiązana posiadać dokumen- tację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości. Indywidualne, właściwe z uwagi na charakter jednostki i wykonywane przez nią zadania, rozwiązania w szczególności dotyczą: 1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawo- zdawczych; 2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego; 3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajem- nych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i sy- stemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji; Zamknięcie roku 2013 Czynności przygotowawcze związane z zakończeniem roku budżetowego 15 4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokona- nych w nich zapisów. Przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości identyfikują zatem wybrane i stosowane przez jednostkę rozwiązania, dopuszczone ustawą i zapewniające wy- maganą jakość sprawozdań finansowych. Zaznaczyć przy tym należy, że jednostki sektora finansów publicznych, w tym jednostki samorządu terytorialnego, pozba- wione zostały możliwości indywidualnego określenia obowiązującego u nich roku obrachunkowego oraz okresów sprawozdawczych. Zgodnie bowiem z § 18 ust. 1 i 2 rozporządzenia z 5 lipca 2010 r. rokiem obrotowym jest rok budżetowy, a okresem sprawozdawczym jest miesiąc. Ponadto, określając zasady (politykę) rachunkowo- ści, należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności. Uwzględniając nadrzędny obowiązek rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji, jednostka może, właściwie w każdym czasie, ale ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego, zmienić dotychczas stosowane rozwiązania na inne, zgodne z ustawowymi regulacjami. Zmiana stosowanych dotąd rozwiązań determinuje konieczność określenia w informacji dodatkowej wpływu tych zmian na sprawozdania finansowe, jeżeli zostały one sporządzone za okres, w którym stosowane rozwiązania uległy zmianie. W takim przypadku należy w sprawozdaniu finansowym jednostki za rok obrotowy, w którym zmiany te nastąpiły, podać ich przyczyny, określić liczbowo ich wpływ na wynik finansowy oraz zapewnić porównywalność danych sprawozdania finansowego dotyczących roku poprzedzającego rok obrotowy, w którym dokonano zmian. Zapewnienie warunku porównywalności stanowi więc konieczny do wypełnienia obowiązek wynikający z faktu, że przyjęte zasady (politykę) rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowa- nia operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych. Konsekwencją jest również obowiązek uznania wykazanych w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stanów aktywów i pasywów jako stanu początkowego tych wielkości w otwartych na na- stępny rok obrotowy księgach rachunkowych. Stosując w praktyce działalności przyjęte rozwiązania, przyjmuje się założenie, że jednostka będzie kontynuowała w dającej się przewidzieć przyszłości działalność w niezmniejszonym istotnie zakresie, bez postawienia jej w stan likwidacji lub upadłości, chyba że jest to niezgodne ze stanem faktycznym lub prawnym. Ustalając zdolność jednostki do kontynuowania działalności, kierownik jednostki uwzględnia wszystkie informacje dostępne na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego, dotyczące dającej się przewidzieć przyszłości, obejmującej okres nie krótszy niż jeden rok od dnia bilansowego. 16 Przeprowadzenie całokształtu czynności związanych z zakończeniem roku warun- kuje więc nie tylko rzetelność prowadzonych przez jednostkę ksiąg rachunkowych ubiegłego okresu, sporządzanych na ich podstawie sprawozdań (różnego typu), ale również decyduje o prawidłowości i rzetelności ksiąg rachunkowych następnego okresu obrachunkowego. 1.2. Ustalenie terminu rocznych sprawozdań budżetowych i finansowych Jednostki sektora finansów publicznych, w tym jednostki samorządu tery- torialnego oraz jednostki budżetowe, zobowiązane są do sporządzania w okre- ślonych terminach wymaganych przepisami sprawozdań o różnym zakresie informacyjnym. Sprawozdawczość jednostki obejmuje całokształt prac związanych z opracowywa- niem (sporządzaniem) sprawozdań. Sprawozdania natomiast stanowią pisemne przed- stawienie przebiegu określonych procesów i/lub zdarzeń zachodzących w jednostce. Sporządzane są w określonych terminach lub za określony czas. Charakteryzuje je różny zakres informacyjny, w zależności od rodzaju sprawozdania oraz jego odbiorcy. Najistotniejsze, z uwagi na funkcjonowanie jednostki samorządu terytorialnego (i jej jednostek organizacyjnych), są sprawozdania budżetowe oraz sprawozdania finansowe. Celem sprawozdań budżetowych jest przedstawienie (i dostarczenie) informacji o zachodzących w jednostce sektora finansów publicznych procesach gromadze- nia środków publicznych oraz zakresie ich wydatkowania na realizację ustawowo przypisanych zadań. Sprawozdania budżetowe stanowią więc narzędzie kontroli, wpływające na wzrost efektywności polityki finansowej. Przekładają się również pozytywnie, w efekcie analizy zawartych w nich danych, na sprawność funkcjono- wania jednostki samorządu terytorialnego. Z uwagi na obowiązujące jednostki samorządu terytorialnego okresy sprawo- zdawcze, sprawozdania budżetowe sporządzane są w okresach miesięcznych, chociaż niektóre ze sprawozdań (m.in. Rb-NDS, RB-Z, Rb-N) konstruowane są w okresach kwartalnych. Dodatkowo, w zależności od okresu, za jaki sporządzane jest sprawo- zdanie, zawierają inny zakres danych (np. Rb-27S, Rb-28S). Szczegółowa metodologia konstrukcji oraz obowiązujące terminy przedkładania odbiorcom sprawozdań wynikają z dwóch rozporządzeń ministra finansów: z 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie ope- racji finansowych3) oraz z 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej4). 3) Rozporządzenie ministra finansów z 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicz- 4) Rozporządzenie ministra finansów z 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2010 r. nych w zakresie operacji finansowych (Dz.U. z 2010 r. nr 43, poz. 247). nr 20, poz. 103). Zamknięcie roku 2013 Czynności przygotowawcze związane z zakończeniem roku budżetowego 17 Na koniec roku budżetowego kierownik jednostki organizacyjnej jest zobowią- zany przygotować i przedstawić zarządowi jednostki samorządu terytorialnego w terminie do: 1) 31 stycznia roku następującego po roku budżetowym sprawozdanie: – Rb-30S roczne sprawozdanie z wykonania planów finansowych samorządowych zakładów budżetowych, – Rb-34S roczne sprawozdanie z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, – Rb-27ZZ – kwartalne sprawozdanie z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami (za cztery kwartały), – Rb-50 – kwartalne sprawozdanie o dotacjach/wydatkach związanych z wy- konywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami (za cztery kwartały); 2) 1 lutego roku następującego po roku budżetowym sprawozdanie: – Rb-27S roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych je- – Rb-ZN – kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań oraz należności Skarbu Państwa z tytułu wykonywania przez jednostki samorządu terytorialnego zadań zleconych, – Rb-UN – roczne sprawozdanie uzupełniające o stanie należności z tytułu pa- pierów wartościowych według wartości księgowej, – Rb-UZ – roczne sprawozdanie uzupełniające o stanie zobowiązań według ty- tułów dłużnych. Zarządy jednostek samorządu terytorialnego zobowiązane są przedłożyć właściwej terytorialnie jednostce regionalnej w terminie do 23 lutego roku następującego po roku budżetowym roczne sprawozdania budżetowe: 1) Rb-27S – roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego, jednostki samorządu terytorialnego, 2) Rb-28S – roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych 3) Rb-27ZZ – kwartalne sprawozdanie z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami (za cztery kwartały), dnostki samorządu terytorialnego, nostki samorządu terytorialnego, oraz poręczeń i gwarancji, finansowych, – Rb-28S roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jed- – Rb-Z – kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych – Rb-N – kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów 18 4) Rb-50 – kwartalne sprawozdanie o dotacjach/wydatkach związanych z wy- konywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami (za cztery kwartały), 5) Rb-ST – roczne sprawozdanie o stanie środków na rachunkach bankowych jednostek samorządu terytorialnego, 6) Rb-PDP – roczne z wykonania dochodów podatkowych gminy/miasta na prawach powiatu, terytorialnego, oraz poręczeń i gwarancji, finansowych, 7) Rb-NDS – kwartalne sprawozdanie o nadwyżce/deficycie jednostki samorządu 8) Rb-Z – kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych 9) Rb-N – kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów 10) Rb-ZN – kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań oraz należności Skarbu Państwa z tytułu wykonywania przez jednostki samorządu terytorialnego zadań zleconych, 11) Rb-UN – roczne sprawozdanie uzupełniające o stanie należności z tytułu papierów wartościowych według wartości księgowej, 12) Rb-UZ – roczne sprawozdanie uzupełniające o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych. W przypadku kiedy dzień złożenia sprawozdania jest dniem wolnym od pracy, termin ulega przesunięciu do pierwszego dnia roboczego, następującego po tym dniu. Zakończenie roku budżetowego skutkuje obowiązkiem sporządzenia przez jed- nostki samorządu terytorialnego i ich jednostki organizacyjne, oprócz sprawozdań budżetowych, również sprawozdań finansowych. Obowiązek konstrukcji sprawozdań finansowych wynika z przepisów ustawy o rachunkowości, natomiast terminy ich sporządzenia wynikają z rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości5). Na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe zobowiązane są sporządzić sprawozdanie finansowe składające się z: • bilansu, • rachunku zysku i strat, • zestawienia zmian w funduszu. Sprawozdanie finansowe kierownik jednostki budżetowej lub samorządowego zakładu budżetowego przedkłada, w terminie do 31 marca roku następnego, zarzą- dowi jednostki samorządu terytorialnego. 5) Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 289). Zamknięcie roku 2013 Czynności przygotowawcze związane z zakończeniem roku budżetowego 19 Sporządzając sprawozdanie budżetowe, należy zachować szczególną dbałość o rzetelność zawartych w sprawozdaniu finansowym wielkości ekonomicznych oraz właściwe ich grupowanie, zgodnie z obowiązującym wzorem sprawozdania. Jest to szczególnie istotne, gdyż sporządzane przez jednostki budżetowe oraz samorządowe zakłady budżetowe sprawozdania finansowe „składają się” na sprawozdanie finansowe jednostki samorządu terytorialnego. Dane w nich zawarte są włączane w końcowe sprawozdanie finansowe jednostki samorządu terytorialnego. Schemat 1. Relacje między sprawozdaniami finansowymi w obrębie jednostki samorządu terytorialnego Bilans skonsolidowany Bilans z wykonania budżetu JST Sprawozdanie finansowe jednostek organizacyjnych posiadających osobowość prawną oraz spółek z udziałem JST Łączne: bilans, RZiS oraz zestawienie zmian w funduszu Jednostkowe bilanse, rachunki zysków i strat oraz zestawienia zmian w funduszach jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej Źródło: opracowanie własne Jednostki samorządu terytorialnego zobligowane zostały do sporządzenia rocz- nego sprawozdania finansowego, które tworzą: • bilans z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego, • • • łączny bilans, łączny rachunek zysków i strat, łączne zestawienie zmian w funduszu. Zarząd jednostki samorządu terytorialnego, który jest autorem sprawozda- nia finansowego jednostki samorządu terytorialnego, przedkłada sprawozdanie do 30 kwietnia roku następnego właściwej terytorialnej regionalnej izbie obrachun- kowej. 20 Oprócz tego zarząd jednostki samorządu terytorialnego zobowiązany został do sporządzenia bilansu skonsolidowanego, który w terminie do 30 czerwca roku na- stępnego również jest przekazywany właściwej terytorialnie regionalnej izbie obra- chunkowej. Wyznaczone przez obowiązujące przepisy daty są datami granicznymi. Natomiast datą sporządzenia sprawozdania finansowego jest data podpisania spra- wozdania przez kierownika jednostki sprawozdającej. Sprawozdanie roczne musi być również zatwierdzone przez upoważnione do tego organy. Zatwierdzenie oznacza w praktyce podjęcie uchwały przez uprawiony organ, którym w przypadku jednostki samorządu terytorialnego jest organ stanowiący, w sprawie przyjęcia sprawozdania finansowego za dany rok budżetowy. Konse- kwencją zatwierdzenia jest obowiązek ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunko- wych, co powoduje również brak możliwości dokonania jakichkolwiek zapisów w księgach rachunkowych minionego roku budżetowego. Zatwierdzenie sprawo- zdania finansowego jest podstawą przeniesienia wyniku roku obrachunkowego (wyniku rocznego) na wynik skumulowany. Zatwierdzenie (bądź nie) rocznego sprawozdania finansowego jednostki samorządu terytorialnego stanowi także czyn- niki wpływające na udzielenie absolutorium organowi wykonawczemu z tytułu wykonania budżetu za rok ubiegły. Schemat 2 Harmonogram zatwierdzenia rocznego sprawozdania jednostki samorządu tery- torialnego Sporządzenie rocznych sprawozdań budżetowych jednostek organizacyjnych jednostki samorządu terytorialnego Przekazanie rocznych sprawozdań budżetowych zarządowi jednostki samorządu terytorialnego – do 1 lutego roku następnego Sporządzenie rocznych sprawozdań budżetowych jednostki samorządu teryto- rialnego Przekazanie rocznych sprawozdań regionalnej izbie obrachunkowej – do 23 lu- tego roku następnego Sporządzenie rocznych sprawozdań finansowych jednostek organizacyjnych Zamknięcie roku 2013 Czynności przygotowawcze związane z zakończeniem roku budżetowego 21 Przekazanie w terminie do 31 marca roku następnego rocznych sprawozdań finansowych zarządowi jednostki samorządu terytorialnego Przekazanie w terminie do 31 marca roku następnego organowi stanowiące- mu oraz regionalnej izbie obrachunkowej sprawozdania rocznego z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego wraz z informacją o stanie mienia jednostki Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego jednostki samorządu tery- torialnego Przekazanie w terminie do 30 kwietnia roku następnego rocznego sprawozdania finansowego jednostki samorządu terytorialnego regionalnej izbie obrachunkowej Poddanie sprawozdania finansowego jednostki samorządu terytorialnego badaniu przez biegłego rewidenta – przed 15 czerwca roku następnego Rozpatrzenie przez komisję rewizyjną sprawozdania z wykonania budżetu jedno- stki samorządu terytorialnego wraz z opinią regionalnej izby obrachunkowej o tym sprawozdaniu oraz sprawozdania finansowego wraz z opinią z badania biegłego rewidenta – do 15 czerwca roku następnego Przedstawienie wniosku przez komisję rewizyjną w sprawie udzielenia absolu- torium organowi wykonawczemu – do 15 czerwca roku następnego Sporządzenie przez organ wykonawczy bilansu skonsolidowanego jednostki sa- morządu terytorialnego – do 30 czerwca roku następnego Podjęcie przez organ stanowiący uchwały w sprawie zatwierdzenia: sprawozda- nia z wykonania budżetu za rok poprzedni, sprawozdania finansowego jednostki samorządu terytorialnego – do 30 czerwca roku następnego 22 Przedstawienie przez komisję rewizyjną wniosku w sprawie udzielenia organo- wi wykonawczemu absolutorium z wykonania budżetu za rok poprzedni – do 30 czerwca roku następnego Źródło: opracowanie własne na podstawie ustawy o finansach publicznych Zamknięcie roku 2013 Rozdział II Inwentaryzacja składników aktywów i pasywów jednostki Działalność jednostek samorządu terytorialnego jest nieodłącznie związana z obo- wiązkami wynikającymi z ustawy o rachunkowości. Determinują one wykonywanie określonych czynności w ustawowo zdefiniowanym zakresie i obowiązujących ter- minach. Jedną z tych czynności jest inwentaryzacja przeprowadzana na podstawie rozdziału 3 ustawy o rachunkowości. Ustawowy obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji stanowi jeden z podsta- wowych elementów rachunkowości, realizowanej przez każdą jednostkę prowadzącą księgi rachunkowe, mających na celu weryfikację prawdziwości danych zawartych w księgach rachunkowych jednostki. 2.1. Istota i cele inwentaryzacji Inwentaryzacja stanowi ogół czynności, które wykonywane są w jednostce w celu okresowego ustalenia lub sprawdzenia rzeczywistego stanu składników majątko- wych, znajdujących się w jej posiadaniu. Stanowi zatem jeden z najistotniejszych etapów zmierzających do zamknięcia ksiąg rachunkowych. Do podstawowych celów inwentaryzacji należy: 1) ustalenie stanu i wartości aktywów i pasywów – zapewnienie rzetelnej infor- macji, 2) ustalenie wartości i stanu składników majątkowych wyłączonych w ciągu roku obrotowego z bieżącej ewidencji, 3) ustalenie i wyjaśnienie różnic, 4) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie, 5) doprowadzenie ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym 24 – zapewnienie realności sald wykazywanych w bilansie, 6) dokonanie oceny przydatności składników majątkowych (weryfikacja gospo- darczego wykorzystania i przydatności w dalszej działalności), 7) zabezpieczenie składników źle przechowywanych czy uszkodzonych. Przeprowadzenie inwentaryzacji stanowi również element kontroli wewnętrznej funkcjonującej w jednostce. Ustawa o rachunkowości określa terminy i metody inwentaryzacji, jednak nie odnosi się do szczegółowych regulacji, dotyczących organizacji i technicznych aspek- tów przeprowadzania inwentaryzacji w jednostce. Praktyczne aspekty inwentaryzacji opierają się na przyjętych zwyczajowo, stosowanych w praktyce jednostek rozwiąza- niach. Ich konkretyzacja następuje w efekcie wydania zarządzenia przez kierownika jednostki w sprawie instrukcji inwentaryzacyjnej. Pomimo braku szczegółowych ustawowych rozwiązań rzetelność inwentaryza- cji składników aktywów i pasywów jednostki zależy od zachowania kilku zasad jej przeprowadzania. Do najistotniejszych należą zasady: • terminowości – obligująca jednostki do przeprowadzania inwentaryzacji w wymaganych (określonych przepisami ustawy o rachunkowości) ter- minach, • częstotliwości – polegająca na zachowaniu częstości przeprowadzania in- wentaryzacji wynikającej z przepisów ustawy o rachunkowości i warun- kującej prawidłowe zamknięcie ksiąg rachunkowych roku minionego, • rzetelnego obrazu – polegająca na ustaleniu rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, w efekcie dokładnego pomiaru, właściwej identyfikacji nazw, symboli, cen oraz wartości pieniężnej, handlowej i użytkowej składników majątku; prawidłowa realizacja tej zasady ma kluczowe znaczenie dla oce- ny prawidłowości i kompletności przeprowadzonej inwentaryzacji, • podwójnej kontroli – polegająca na pomiarze składników majątkowych przez co najmniej dwie osoby, co ma na celu eliminację ewentualnych nieprawidłowości w ustaleniu liczby inwentaryzowanych składników majątkowych i zapewnienie, że elementy majątku jednostki zostały osza- cowane zgodnie ze stanem rzeczywistym, • zamkniętych drzwi – polegająca na wyłączeniu, na czas czynności inwen- taryzacyjnych, obrotu magazynowego, w celu eliminacji wszelkich zakłó- ceń w przebiegu prac inwentaryzacyjnych, mogących mieć negatywny wpływ na wyniki inwentaryzacji, • kolejnych czynności – polegająca na wykonywaniu ustalonej sekwencji czynności inwentaryzacyjnych, dla sprawności całego przebiegu procesu inwentaryzacji, • fachowości komisji spisowej – polegająca na włączaniu do prac komi- sji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych osób doświadczonych w przeprowadzaniu czynności inwentaryzacyjnych. Zamknięcie roku 2013 Inwentaryzacja składników aktywów i pasywów jednostki 25 Prawidłowość dokonania inwentaryzacji na koniec okresu obrachunkowego, oprócz wymienionych zasad, wymaga, aby objęła ona swoim zasięgiem wszystkie składniki majątkowe, które jednostka posiada w prowadzonej ewidencji bilansowej. Zasadne jest także objęcie czynnościami inwentaryzacyjnymi tych składników, które nie podlegają ewidencji bilansowej, jak również nie są własnością jednostki, ale są w jej posiadaniu. Z uwagi na cele stawiane przed inwentaryzacją, w odniesieniu do niektórych składników majątkowych, zasadne jest jej przeprowadzanie bez uprzedniej zapo- wiedzi, czyli w nieoczekiwanym czasie. Zasada ta ma zazwyczaj zastosowanie do znajdującej się w kasie jednostki gotówki. Stosowana jest także w stosunku do osób, do których istnieje ograniczone zaufanie. Rzetelność i prawidłowość przeprowadzenia inwentaryzacji „wzmacnia” obecność w czasie spisu osoby, której powierzono odpowiedzialność w zakresie składników majątku podlegających spisowi. 2.2. Terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji Obowiązujące jednostkę terminy przeprowadzania inwentaryzacji wynikają z art. 26 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem inwentaryzację należy prze- prowadzić na ostatni dzień każdego roku obrachunkowego. Ustawowy termin uważa się za spełniony, jeżeli inwentaryzacja została przeprowadzona: • na ostatni dzień roku obrotowego w odniesieniu do składników aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji, a także materiałów, towarów i produktów gotowych, które ewidencjono- wane są poprzez odpisywanie w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworze- nia, połączone z ustalaniem stanu tych składników aktywów; • nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończo- na do 15. dnia roku następnego w odniesieniu do składników aktywów, z wyjątkiem: – aktywów pieniężnych, – papierów wartościowych, – produktów w toku produkcji, – materiałów, towarów oraz produktów gotowych, ewidencjonowanych poprzez odpisywanie w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia, po- łączone z ustalaniem stanu tych składników aktywów; • raz w ciągu roku, przy czym może to być dowolny termin w ciągu roku w odniesieniu do zapasów materiałów, towarów objętych ewidencją war-
Pobierz darmowy fragment (pdf)

Gdzie kupić całą publikację:

Zamknięcie roku 2013 w jednostkach sektora publicznego.
Autor:

Opinie na temat publikacji:


Inne popularne pozycje z tej kategorii:


Czytaj również:


Prowadzisz stronę lub blog? Wstaw link do fragmentu tej książki i współpracuj z Cyfroteką: