Cyfroteka.pl

klikaj i czytaj online

Cyfro
Czytomierz
00541 009672 10437442 na godz. na dobę w sumie
Zarządzanie czasem - książka
Zarządzanie czasem - książka
Autor: Liczba stron: 96
Wydawca: Onepress Język publikacji: polski
ISBN: 978-83-246-1060-0 Data wydania:
Lektor:
Kategoria: ebooki >> poradniki >> kompetencje osobiste
Porównaj ceny (książka, ebook, audiobook).

Czas na wieloprocentowej lokacie oszczędnościowej

Planowanie z głową i zegarkiem:

Czas zaczyna być wreszcie traktowany jak przeliczalny zasób ekonomiczny, a sprawne nim zarządzanie wykładane jest na kursach i szkoleniach. Na rynek trafiają poradniki z zakresu organizacji kalendarza zadań. Można z nich zebrać pokaźną kolekcję. Powstają innowacyjne teorie, firmy tworzące oprogramowanie wypuszczają autorskie narzędzia, mające służyć usprawnianiu zarządzania priorytetami... Ale przyznaj szczerze -- czy masz czas, by poznać wszystkie te nowinki?

Jesteś zabiegany, zapracowany, wszędzie ciągle spóźniony? Dwoisz się, troisz, a czasem nawet myślisz o akcji klonowania na szeroką skalę, byle tylko pogodzić obowiązki zawodowe, domowe i towarzyskie? Wiele razy postanawiałeś planować sobie dzień pracy, ale zawsze w końcu wpadałeś w jedną z pułapek, które zastawił na Ciebie uciekający czas? Jeśli nie możesz być od niego szybszy, musisz być sprytniejszy! Ta niewielka książka, której niewątpliwą zaletą jest także i to, że nie potrzebujesz wielu godzin, by przez nią przebrnąć, w sposób bezpośredni i skuteczny pomoże Ci wreszcie uporać się z pęczniejącym harmonogramem zajęć.

Znajdź podobne książki Ostatnio czytane w tej kategorii

Darmowy fragment publikacji:

Zarządzanie czasem Autor: Thomas Wieke T‡umaczenie: Ewa B‡aszczyk ISBN: 978-83-246-1060-0 Tytu‡ orygina‡u: Dont panic. Zeitmanagement. Stron: 120 Czas na wieloprocentowej lokacie oszczŒdno(cid:156)ciowej Planowanie z g‡ow„ i zegarkiem: ! Efektywnie organizuj obowi„zki i zyskuj czas dla siebie ! Omijaj pu‡apki czasu i pierwszy docieraj na finisz ! Poznaj sprawdzone zasady zarz„dzania priorytetami ! Wykorzystuj zaoszczŒdzone godziny do w‡asnych cel(cid:243)w Czas zaczyna by(cid:230) wreszcie traktowany jak przeliczalny zas(cid:243)b ekonomiczny, a sprawne nim zarz„dzanie wyk‡adane jest na kursach i szkoleniach. Na rynek trafiaj„ poradniki z zakresu organizacji kalendarza zadaæ. Mo¿na z nich zebra(cid:230) poka(cid:159)n„ kolekcjŒ. Powstaj„ innowacyjne teorie, firmy tworz„ce oprogramowanie wypuszczaj„ autorskie narzŒdzia, maj„ce s‡u¿y(cid:230) usprawnianiu zarz„dzania priorytetami(cid:133) Ale przyznaj szczerze (cid:151) czy masz czas, by pozna(cid:230) wszystkie te nowinki? Jeste(cid:156) zabiegany, zapracowany, wszŒdzie ci„gle sp(cid:243)(cid:159)niony? Dwoisz siŒ, troisz, a czasem nawet my(cid:156)lisz o akcji klonowania na szerok„ skalŒ, byle tylko pogodzi(cid:230) obowi„zki zawodowe, domowe i towarzyskie? Wiele razy postanawia‡e(cid:156) planowa(cid:230) sobie dzieæ pracy, ale zawsze w koæcu wpada‡e(cid:156) w jedn„ z pu‡apek, kt(cid:243)re zastawi‡ na Ciebie uciekaj„cy czas? Je(cid:156)li nie mo¿esz by(cid:230) od niego szybszy, musisz by(cid:230) sprytniejszy! Ta niewielka ksi„¿ka, kt(cid:243)rej niew„tpliw„ zalet„ jest tak¿e i to, ¿e nie potrzebujesz wielu godzin, by przez ni„ przebrn„(cid:230), w spos(cid:243)b bezpo(cid:156)redni i skuteczny pomo¿e Ci wreszcie upora(cid:230) siŒ z pŒczniej„cym harmonogramem zajŒ(cid:230). ! Przestaæ na o(cid:156)lep goni(cid:230) za terminami i odr(cid:243)¿niaj sprawy wa¿ne od b‡ahych. ! Dowiedz siŒ, czym jest zasada 80/20 w zarz„dzaniu priorytetami. ! Korzystaj z kreatywnych przerw i pasuj„cych do siebie blok(cid:243)w czasowych. ! Ogarnij swoj„ pocztŒ, kontroluj rozmowy telefoniczne. ! Nie pozwalaj innym marnotrawi(cid:230) Twojego cennego czasu. Spis treŁci O autorze Wprowadzenie 5 7 1. Planowanie czasu 17 Dziaķaý czy planowaý? ................................................................... 17 JuŮ tak póŬno? ................................................................................ 23 Co jest waŮne i dlaczego? .............................................................. 25 Gdzie podziaķ siď czas? .................................................................. 26 Codziennie czy tygodniowo? ........................................................31 Wszystko naraz? ............................................................................. 34 MyŎlaķem, Ůe mógķbym jeszcze krótko... ......................................... 36 Co jest najwaŮniejsze? .................................................................... 39 Co najpierw? ................................................................................... 41 Pilne czy waŮne? .............................................................................42 A co z tym, co nieprzyjemne? .......................................................44 Sû lepsze sposoby? .......................................................................... 46 Zbyt surowo? ..................................................................................47 Gdy zbliŮa siď termin .....................................................................48 51 Czas „przegadany” .........................................................................51 Zagubione materiaķy ..................................................................... 53 ōmietnik informacyjny ................................................................. 54 Czas „przesiedziany” ..................................................................... 55 Za-czytanie ...................................................................................... 56 Literówki ......................................................................................... 57 2. PuĪapki czasowe 4 Z A R Z í D Z A N I E C Z A S E M 3. W codziennej pracy Pomyķki ........................................................................................... 59 Wchodzenie w paradď ................................................................... 60 Przykra sprawa ................................................................................ 62 Czas „przejeŮdŮony” ..................................................................... 63 Zadania narzucone ........................................................................ 64 65 Niezdyscyplinowany czy elastyczny? .......................................... 65 Jak moŮna zyskaý na czasie? ......................................................... 67 Nigdy nie dam sobie z tym rady! ................................................. 69 „Zorganizowany pokonuje chaos” ............................................. 71 Zasada szukania podobieĹstw .....................................................72 Co jest nastďpne? ............................................................................ 73 „Czas lepszy i gorszy?” ..................................................................74 „Kogo lubiď najbardziej?” ............................................................ 75 79 ZapomniaķeŎ o czymŎ? ...................................................................79 To Ci siď przyda ............................................................................. 81 Znów o czymŎ zapomniaķeŎ? ........................................................82 Aby czegoŎ nie przeoczyý? ............................................................84 Elektroniczne planowanie czasu ................................................. 85 „NiemoŮliwe?” ...............................................................................88 91 PosĪowie Bibliografia 93 4. ŀrodki pomocnicze PuĪapki czasowe Czas „przegadany” Gdy rozmowy telefoniczne nie majî koĬca Do najczďstszych zakķóceĹ w codziennej pracy biurowej naleŮû rozmowy telefoniczne. RównieŮ globalna sieý telekomunikacyj- na, osiûgalna o kaŮdej porze, ma swojû drugû stronď medalu. Nic dziwnego zatem, Ůe klienci, pracownicy i kooperatorzy wykorzystujû tď sieý i dzwoniû do Ciebie, czasami tylko z powodu jakiejŎ drob- nostki, której omówienie zajmuje duŮo czasu. Telefon moŮe byý obciûŮeniem szczególnie wtedy, gdy pracujesz w branŮy, w której zarówno musisz porozumiewaý siď z klientami i dostawcami, jak i w sposób wymagajûcy najwyŮszej koncentracji panowaý nad procesami wewnďtrznymi. Kiedy sporzûdzasz plan czasowy, musisz uwzglďdniý w nim zakķócenia spowodowane roz- mowami telefonicznymi. Uwzglďdniaj je w tych przedziaķach czaso- wych, w których rzeczywiŎcie wystďpujû (patrz fragment „Gdzie podziaķ siď czas?” od str. 26). W obliczeniach bûdŬ szczodry — dziesiďý minut rozmowy telefonicznej nie zabiera tylko dziesiď- ciu minut! Musisz przecieŮ sporzûdziý krótkû notatkď z rozmowy i wpiûý jû do dokumentacji, ewentualnie uzupeķniý swój kalendarz (albo elektroniczny system planowania czasu) o nowe terminy i w koĹcu znowu wdroŮyý siď w przerwanû pracď. Dziesiďciominu- towa rozmowa kosztuje Ciď zatem jakieŎ trzynaŎcie do piďtnastu minut. W ciûgu caķego dnia pracy moŮe uzbieraý siď z tego caķ- kiem ķadna sumka. 5 2 Z A R Z í D Z A N I E C Z A S E M Przykīad: Sabina W., asystentka marketingu, skarũyIJa siĊ czĊsto na brak czasu. Podczas autoanalizy zwróciIJa uwagĊ na dzieĴ, podczas którego spĊdziIJa zbyt duũo czasu na rozmowach telefonicznych. Siedmiu pracownikom dziaIJu przekazywaIJa telefonicznie informacjĊ o przesuniĊciu terminu narady. Z reguIJy nie byIJo tak, ũe Sabina przekazywaIJa tylko wiadomoʼnø o dniu i godzinie spotkania. Zawsze dochodziIJa do tego krótka pogawĊdka na temat ũycia rodzinnego, planów na wolny czas i przeũyø weekendowych. O ile byIJo to poũyteczne dla kontaktów towarzyskich, o tyle miaIJo katastrofalne skutki dla jej budũetu czasowego. To, co trwaIJoby maksymalnie trzy minuty, gdyby zostaIJo rozesIJane jako e-mail do wszystkich uczestników, przy siedmiu rozmowach telefonicznych kosztowaIJo prawie póIJ godziny. Ogranicz swoje rozmowy telefoniczne do spraw naprawdď ko- niecznych. JeŮeli nie chodzi o wymianď myŎli, lecz o przekazanie pomysķu albo informacji, wtedy najlepszym Ŏrodkiem komuni- kacji bďdzie e-mail. Informacja jest w ten sposób od poczûtku pi- semnie udokumentowana i nie ma potrzeby sporzûdzania notatki z rozmowy. Poza tym odbiorca moŮe sam zdecydowaý, kiedy prze- czyta e-mail, przemyŎli go i odpowie, bez odrywania siď od bieŮû- cych zajďý. U Ciebie wyglûda to w koĹcu tak samo. PomyŎl: gdy siďgasz po telefon, narzucasz komuŎ swój rozkķad czasu, okradasz go z czûstki niezaleŮnoŎci i moŮliwoŎci decydowania o sobie. Brzmi to zbyt dramatycznie? Chodzi przecieŮ tylko o zwykķû rozmowď telefonicznû. W niektórych — zwķaszcza amerykaĹskich — przed- siďbiorstwach zakazywane jest ciûgķe wydzwanianie do kolegów; w dobrym tonie jest, gdy waŮne informacje przekazywane sû drogû e-mailowû zamiast telefonicznie, a na rozmowď telefonicznû uma- wia siď pisemnie (oczywiŎcie takŮe elektronicznie). JeŮeli wydaje Ci siď to przesadû, zastanów siď nad swû reakcjû, gdyby jeden z ko- legów szturmem wkroczyķ do Twojego biura i zaczûķ Ciď zagadywaý. Pod wzglďdem zakķóceĹ niezapowiedziany telefon znajduje siď na tym samym poziomie. P U ĩ A P K I C Z A S O W E 5 3 Wskazówka Nawet jeĪeli firmy telekomunikacyjne obiecują wszystkie moĪliwe luksusy dla Twojego urządzenia, wstawiają do biura wielofunkcyjny terminal i chcą zwabiü CiĊ korzystnymi taryfami: rozwlekáe rozmowy telefo- niczne nie tylko kosztują, ale przede wszystkim obciąĪają Twój budĪet czasowy. Gdy chcesz przekazaü tylko zwiĊzáą informacjĊ, wyĞlij e-mail. Zdecydowanie nie pozwól swoim kolegom wykorzystywaü siĊ jako bez- páatny bank informacji. ZakoĔcz rozmowĊ telefoniczną, gdy uwaĪasz, Īe wszystko zostaáo juĪ powiedziane. DáuĪsze rozmowy telefoniczne, mające na celu obszerną wymianĊ myĞli albo sáuĪące dokáadnemu uzgodnieniu szczegóáów, powinny byü w miarĊ moĪliwoĞci wczeĞniej zapowiedziane (za pomocą e-maila). Zagubione materiaĪy Gdy nie mošna znaleşð notatek „GdzieŮ ja to mam...” JuŮ cztery razy zapisywaķeŎ sobie adres i nu- mer telefonu klienta, ale za kaŮdym razem jakoŎ nie mogķeŎ zna- leŬý tego Ŏwistka papieru. System zarzûdzania dokumentacjû jest sam w sobie cudownym wynalazkiem, poniewaŮ w jednej teczce umieŎciý moŮna róŮnorakû dokumentacjď projektowû, ale ķatwo moŮe siď staý „mogiķû zbio- rowû” pojedynczych karteczek. I nie pomoŮe nawet najlepszy system, jeŮeli nie utrzymujesz w nim porzûdku. Gdzie jest zatem numer kodu, który wysķaķ Ci ostatnio klient? OczywiŎcie faks nie zgubiķ siď, lecz znajduje siď we wķaŎciwej teczce. Ale gdzie? Nie pozostaje Ci nic innego, jak opróŮniý caķû zawartoŎý i rozpoczûý poszuki- wania. To tylko jakieŎ 150 pojedynczych kartek, notatek i samo- przylepnych karteczek. Po co najmniej piďciu minutach wszystko zostaķo przekartkowane, a dokument znaleziony. MoŮe bďdziesz miaķ szczďŎcie i znajdziesz jû juŮ na trzeciej kartce. MoŮe bďdziesz miaķ pecha i szukany faks okaŮe siď kartkû 149. Czy uwzglďdniķeŎ podczas autoanalizy (patrz fragment „Gdzie podziaķ siď czas?” od str. 26), jak czďsto w ciûgu dnia szukasz czegoŎ w swojej dokumen- tacji projektowej? JeŮeli nie, powinieneŎ to uczyniý. W sumie ta- kie poszukiwania mogû zabieraý dziennie dobre póķ godziny. 5 4 Z A R Z í D Z A N I E C Z A S E M Wskazówka Pewna reguáa organizacyjna mówi: w miarĊ moĪliwoĞci tylko raz bierz kaĪdy dokument do rĊki. Dotyczy to takĪe teczek i segregatorów z do- kumentacją do projektów. Dopóki nie nazbieraáo siĊ wiĊcej niĪ piĊü do dziesiĊciu kartek, papiery bĊdą jeszcze przejrzyste. DoĞwiadczenie wskazuje jednak, Īe po krótkim czasie gromadzą siĊ najróĪnorodniej- sze papiery dotyczące projektu. Wtedy naleĪy wpiąü je do segregatora. Przeznacz dziesiĊü minut na siĊgniĊcie po dziurkacz i poáączenie wszystkich oddzielnych kartek w skoroszyt. Jednakowe razem (np. kore- spondencja), a róĪnego rodzaju (np. plan marketingowy, opis projektu, notatki telefoniczne) oddzielone przekáadkami. JeĪeli dokumentacja jest bardzo obszerna, moĪna kaĪdą z jej czĊĞci zbindowaü. Zgodnie z doĞwiadczeniem skraca to znacznie czas szukania jednej okreĞlonej informacji i zaoszczĊdza wiele przy póĨniejszym systematycznym odkáa- daniu, poniewaĪ nie musisz za kaĪdym razem przeszukiwaü i sortowaü sterty papierów. ŀmietnik informacyjny Poczta konwencjonalna i elektroniczna Nie tylko konwencjonalna poczta papierowa (dzisiaj okreŎla siď jû mianem „hardcopy”) zaŎmieca, równieŮ elektroniczny Ŏmietnik informacyjny moŮe staý siď duŮym obciûŮeniem. Zapewne wróci- ķeŎ juŮ kiedyŎ do pracy po paru tygodniach urlopu, wķûczyķeŎ swój komputer, zajrzaķeŎ do skrzynki odbiorczej i stwierdziķeŎ, Ůe byķa peķna wiadomoŎci róŮnego rodzaju i róŮnej waŮnoŎci. Czy odwa- ŮyķeŎ siď skasowaý je wszystkie bez dķuŮszego zastanowienia? A je- Ůeli podjûķeŎ siď trudu otwierania dokumentu po dokumencie, jak dķugo trwaķo, zanim wszystkie przeczytaķeŎ? Nie sû to pytania retoryczne. JeŮeli nie moŮesz zatamowaý poto- ku informacji (chyba Ůe wszystko, co nie jest oznaczone jako pilne, bezwzglďdnie posyķasz do kosza na Ŏmieci) upewnij siď w miarď dokķadnie, ile czasu zabiera Ci zarzûdzanie pocztû. Na podstawie tej analizy powinieneŎ okreŎliý stopieĹ dokķadnoŎci, jaki chcesz zastosowaý w odniesieniu do poczty. P U ĩ A P K I C Z A S O W E 5 5 Wskazówka UczyĔ wysyáanie poczty punktem odniesienia dla swojego planu dnia. W przeciwnym wypadku spĊdzisz dwie najlepsze przedpoáudniowe godziny, oczekując w napiĊciu na pocztĊ, a nastĊpną wydajną godzinĊ na czytaniu otrzymanych dokumentów i wymyĞlaniu odpowiedzi. Sam ustal — po wstĊpnym przejrzeniu poczty — priorytety dla przychodzą- cych wiadomoĞci oraz czas, który przeznaczysz na korespondencjĊ. Czas „przesiedziany” Zbyt wiele posiedzeĬ W swoim wierszu „Die auf Sitzungen Versessenen” Majakowski przedstawia koszmarnû wizjď, w której spotyka w salach konferen- cyjnych tylko poķówki ludzi; którzy, by móc wziûý udziaķ w dwóch spotkaniach naraz, po prostu przepoķowili siď. Niestety nasz we- wnďtrzny stan zbyt czďsto odpowiada satyrycznej wizji Majakow- skiego. Siedzimy na spotkaniu, a wķaŎciwie mamy coŎ waŮniejszego do zrobienia. NiewaŮne, czy sam prowadzisz spotkanie, czy teŮ zostaķeŎ za- proszony na konferencjď dotyczûcû pomysķów albo wnosisz tylko skromny udziaķ w spotkanie: w kaŮdym przypadku Twoje gruntow- ne przygotowanie przyczynia siď do sukcesu spotkania. Wyznacz sobie surowy limit czasowy i przekraczaj go tylko w uzasadnionych, wyjûtkowych przypadkach. Wskazówka Pohamuj ambicjĊ uczestniczenia w tak wielu gremiach, jak to tylko moĪliwe. Bierz w nich udziaá, jeĞli jest to konieczne. WyjaĞniaj wszyst- kie niejasne kwestie, inicjuj podejmowanie decyzji i zwracaj uwagĊ na to, aby omówione postanowienia byáy wiąĪące na mocy protokoáu. 5 6 Z A R Z í D Z A N I E C Z A S E M Za-czytanie Zbyt wiele dokumentów IleŮ papierów lûduje codziennie na Twoim biurku! Poza zwykķû korespondencjû sû to czasopisma fachowe, róŮne protokoķy bďdûce w obiegu, kopie maķo waŮnych dokumentów z adnotacjû „do wiadomoŎci”. Przykīad: Teresa Z. miaIJa wraũenie, ũe w jej skrzynce odbiorczej znajdowaIJy siĊ nie tylko waũne dokumenty. Przekazywano jej dziwne protokoIJy, niezrozumiaIJe raporty z podróũy sIJuũbowych i kopie róũnych zleceĴ, poniewaũ uwaũano, ũe jako asystentka dyrektora powinna o tym wiedzieø. Ta powódŧ papierów mogIJaby siĊ przeobraziø w poũeracza czasu pierwszej kategorii, gdyby Teresa nie zadziaIJaIJa w sposób zdecydowany. ZleciIJa przygotowanie specjalnej pieczötki z wytIJoczonym napisem: „PrzeczytaIJam i uʼnmiaIJam siĊ”. Tak ostemplowane zbĊdne dokumenty odsyIJaIJa z powrotem do nadawcy. Po krótkim czasie oszczĊdzono jej czytania dokumentów uznawanych do tej pory za ogromnie waũne. Nie kaŮdemu moŮna poleciý tď odwaŮnû metodď; naleŮy wybadaý, czy koledzy z pracy majû poczucie humoru, na ile sû tolerancyjni i czy zaakceptujû równieŮ niekonwencjonalne sposoby wyraŮania opinii. Przede wszystkim jednak waŮna jest znajomoŎý rodzaju otrzymywanych dokumentów. Zastanów siď: i co musi zostaý przeczytane jako pierwsze, poniewaŮ dotyczy Twoich aktualnych projektów? i co moŮesz odķoŮyý na „dzieĹ czytania”, zarezerwowany wyķûcznie na lekturď i intelektualnû regeneracjď? i co musisz przeczytaý pobieŮnie i natychmiast przekazaý dalej? i co opķaca siď skopiowaý, poniewaŮ póŬniej bďdziesz mógķ wykorzystaý informacje zawarte w dokumencie? i co moŮesz przekazaý dalej bez przeczytania albo odķoŮyý? Wskazówka Zasadniczo nie czytaj reklam w czasie pracy, chyba Īe szukasz jakiejĞ okreĞlonej informacji. Reklama to coĞ, co czyta siĊ w metrze albo w prze- rwie obiadowej. Nie czytaj artykuáów fachowych w czasie najwiĊkszej wy- P U ĩ A P K I C Z A S O W E 5 7 dajnoĞci i aktywnoĞci. Na wertowanie czasopism branĪowych i wyszuki- wanie ciekawych artykuáów wykorzystaj przerwy na odpoczynek albo momenty, w których potrzebujesz pewnej odmiany. Literówki Komputer nic nie przyspieszy „Nowoczesna technika biurowa odciûŮa pracď. Wiele moŮna te- raz szybciej wykonaý”. Jest to jedno z najszerzej rozpowszech- nionych mylnych przekonaĹ na temat roli komputera w miejscu pracy. Po pierwsze, praca nie wykona siď sama, gdy wķûczymy komputer, ale potrzebni do tego jesteŎmy my, ludzie (z punktu widzenia komputera: uŮytkownicy). OczywiŎcie kaŮdy z nas dys- ponuje róŮnymi umiejďtnoŎciami zwiûzanymi z uŮytkowaniem tego narzďdzia pracy, jakim jest komputer. Niektórzy sû wtajem- niczeni w niewyczerpane moŮliwoŎci przeróŮnych programów komputerowych i potrafiû siď nimi profesjonalnie posķugiwaý. Inni widzû w komputerze przede wszystkim bogato wyposaŮonû maszynď do pisania, na której za pomocû dwóch palców mozol- nie wklepujû swoje listy — takie posķugiwanie siď komputerem moŮna porównaý z jeŮdŮeniem klimatyzowanym autokarem po buķki do piekarni dwie ulice dalej. Na profesjonalistów komputerowych czyha jednak puķapka czasowa. Komputer zrobi prawie wszystko, co tylko zechcesz. Problem polega tylko na tym, aby nie chcieý wszystkiego, co on po- trafi. Niestety, jesteŎ tak zafascynowany jego moŮliwoŎciami, Ůe wpadasz w puķapkď czasowû. Przykīad: Jerzy L. samodzielnie nauczyIJ siĊ obsIJugi powszechnie stosowanych programówi Word i Excel. Uũywa ich do pisania listów, wewnĊtrznych dokumentów firmowych, do przygotowania materiaIJu do prezentacji i dokumentów dla swojego szefa. Przez przypadek odkryIJ moũliwoʼnø generowania indeksów oraz ich formatowania na róũne sposoby. Dla upiĊkszenia oʼnmiostronicowego tymczasowego opisu projektu przeznaczyIJ póIJtorej godziny na eksperymentowanie z moũliwoʼnciami Worda. Zabawy te nie przyczyniIJy siĊ jednak do istotnej poprawy przejrzystoʼnci dokumentu. 5 8 Z A R Z í D Z A N I E C Z A S E M Kuszûca wydaje siď takŮe moŮliwoŎý skorygowania wszystkich bķďdów przed zrobieniem wydruku. Odpada wtedy mozolne Ŏcie- ranie gumkû do mazania albo tuszowanie bķďdów za pomocû ko- rektora. Wywoķuje to iluzjď, Ůe na komputerze moŮna szybciej napisaý „na czysto” niŮ na maszynie do pisania. Wiele badaĹ wyka- zaķo jednak, Ůe moŮliwoŎci edytorów tekstów sû ogromnymi poŮera- czami czasu. NaleŮaķoby siď wczeŎniej dobrze zastanowiý i skoncen- trowaý na klawiaturze, jeŮeli chce siď napisaý zdanie poprawne gramatycznie i stylistycznie, a nie uderzaý w klawiaturď i nie zwracaý uwagi na skķadniď zdania ani na iloŎý literówek: bo przecieŮ póŬ- niej moŮna jeszcze wszystko zmieniý i skorygowaý! Pochķoniďty szybkim pisaniem czďsto nie zauwaŮasz, Ůe na korektď literówek, poprawienie skķadni zdania i stylistyczny „ostatni szlif” zuŮywasz wiďcej czasu niŮ wczeŎniej? ŭaden problem. Trzeci akapit powinien znaleŬý siď jednak na miejscu drugiego? Trochď majsterkowania i juŮ gotowe. Do czego potrzebna jest jeszcze zdolnoŎý wyraŮania myŎli, jeŮeli doskonale opanowaķeŎ posķugiwanie siď myszkû? Zwa- Ůaý na ortografiď? Po co? PrzecieŮ automatyczne sprawdzanie pi- sowni to ureguluje. Wskazówka MyĞl zawsze samodzielnie, a nie zdawaj siĊ na komputer. JeĪeli chcesz coĞ zrobiü szybciej, zabieraj siĊ do tego dáuĪej. OszczĊdzisz sobie czas na korektĊ, koncentrując siĊ uprzednio i analizując wszystko. Wy- powiedz na gáos zdanie, które chcesz napisaü. Wtedy bĊdziesz mniej wiĊcej wiedziaá, jak zabrzmi to zdanie w uszach adresata. Oprócz tej obiektywnej puķapki czasowej istnieje równieŮ puķapka subiektywna. Dziďki nowoczesnej technice komputerowej w ciûgu kilku lat mogliŎmy zaobserwowaý ogromne przyspieszenie proce- sów przetwarzania danych. W odniesieniu do tego przyspieszenia mierzymy nasz wķasny rytm i stwierdzamy, Ůe jesteŎmy zbyt wolni, Ůe widocznie stale tracimy czas przed monitorem. Gdy proces zapisywania trwa nieco dķuŮej niŮ zazwyczaj albo gdy obszerny plik nie otwiera siď w mgnieniu oka, stajemy siď niespokojni i ner- wowo uderzamy palcami w myszkď. P U ĩ A P K I C Z A S O W E 5 9 Wskazówka JeĪeli siedząc przed komputerem masz wraĪenie, Īe marnujesz czas, poniewaĪ procesor pracuje za wolno, odwróü oczy od monitora. Zamknij je na chwilĊ (to i tak jest zdrowsze niĪ wpatrywanie siĊ bez ustanku w monitor i obserwowanie procesu zapisywania danych), wymyĞlaj juĪ nastĊpne zdanie. W myĞlach utwórz tabelĊ, którą za chwilĊ bĊdziesz robiá w programie Excel. Ciesz siĊ przez chwilĊ z pracy, którą juĪ wy- konaáeĞ — dziĊki swojemu wiernemu i, tak naprawdĊ, bardzo szyb- kiemu komputerowi. PomyĪki Badania online MoŮliwoŎý badaĹ online, znajdowania i oglûdania dokumentów mogûcych pochodziý z kaŮdego miejsca na Ŏwiecie, naleŮy do naj- bardziej fascynujûcych doŎwiadczeĹ, jakie oferuje nam internet. „Co Kodeks karny uznaje za faktyczne okolicznoŎci zniewagi?” Oderwanie siď od biurka i szukanie w odpowiedniej ksiûŮce wy- szķo z mody. Teraz klikamy na stronď internetowû zawierajûcû odpowiednie teksty prawne. W kilka sekund znajdujemy cytowane Ŭródķo. Zaznaczyý, skopiowaý, wkleiý do wķasnego dokumentu — to kwestia trzech klikniďý myszkû. Ale ostroŮnie! RównieŮ tutaj czai siď puķapka czasowa. Bardzo ķatwo moŮesz zachowaý siď tak jak pewien uŮytkownik leksykonu, który chciaķ jedynie szybko znaleŬý biografiď Barbary Streisand, ale podczas poszukiwaĹ stwierdziķ, Ůe w leksykonie znajdujû siď równieŮ bardzo interesujûce artykuķy o Stendhalu, Stonehenge i Stratosfe- rze. W ten sposób moŮna spďdziý wiele, wiele godzin, a na koniec jeszcze zapomnieý, czego tak wķaŎciwie siď szukaķo. Jeszcze przed kilkoma laty wysokie opķaty za internet utrud- niaķy to nieograniczone surfowanie. Obecnie spďdzenie paru go- dzin na poszukiwaniach w sieci nie nadwerďŮa zbytnio budŮetu. ObciûŮenie to bďdzie natomiast odczuwalne w budŮecie czasowym. Dlatego zaleca siď, aby jedynie przeglûdaý i zapisywaý interesujûce artykuķy i informacje ze stron internetowych oraz wyznaczyý sobie okreŎlony limit czasowy na korzystanie z sieci. PóŬniej, w toku 6 0 Z A R Z í D Z A N I E C Z A S E M wķaŎciwej pracy nad projektem, moŮesz czytaý zgromadzone in- formacje w trybie offline. UwaŮaj, Ůeby nie nagromadziý zbyt wielu plików-Ŏmieci. PowinieneŎ natychmiast usuwaý strony, które wy- dajû Ci siď niepotrzebne; w przeciwnym razie bďdziesz za kaŮdym razem natrafiaķ na nie i zķoŎciķ siď, Ůe nie moŮesz ich wykorzystaý. Kasuj strony odnoszûce siď tylko do konkretnego projektu, gdy praca nad nim zostanie ukoĹczona. Zachowuj tylko te strony, które sû waŮne równieŮ dla innych projektów. Wskazówka Zanim zaczniesz badania online, sprecyzuj, czego wáaĞciwie szu- kasz. „Zobaczmy, co tam jest” — nie jest wáaĞciwą strategią szuka- nia. Narzuü sobie surowy limit czasowy. RównieĪ badaĔ online doty- czy ta zasada, Īeby kaĪdą stronĊ braü tylko raz — mówiąc obrazowo — do rĊki. Oznacza to, Īe uporządkowany katalog zapisanych doku- mentów oszczĊdza czas takĪe przy kolejnym korzystaniu ze znale- zionych wczeĞniej informacji. Nadaj temu katalogowi znaczącą nazwĊ, która przypomni Ci po kilku tygodniach, co jest w nim zawarte. Stwórz przejrzysty zbiór zakáadek umoĪliwiających szybki dostĊp do stron internetowych, które z duĪym prawdopodobieĔstwem bĊdziesz czĊ- Ğciej odwiedzaá. Bardzo sensowną pomocą w zarządzaniu poszukiwa- niami online jest na przykáad program Copernic. Za jego pomocą moĪesz zapisywaü pliki i przy ponownym szukaniu przywoáywaü je i aktuali- zowaü. Wchodzenie w paradĂ Przerywanie W codziennym Ůyciu zawodowym niezapowiedziane przerwy sû nie do unikniďcia. Kiedy najczďŎciej wystďpujû i z której strony moŮna ich oczekiwaý, dowiedziaķeŎ siď juŮ w trakcie robienia in- wentaryzacji (patrz fragment „Gdzie podziaķ siď czas?” od str. 26). PowinieneŎ wiďc byý w stanie zaplanowaý zwyczajne przerywanie pracy jako bufor czasowy (patrz fragment „Niezdyscyplinowany czy elastyczny?” od str. 65). To, czego w dalszym ciûgu nie potrafisz opanowaý, to chaos wywoķany przerywaniem pracy. A jeŮeli taka nagķa przerwa (albo „przerywajûcy”) zakķóci poza tym misterny P U ĩ A P K I C Z A S O W E 6 1 porzûdek na Twoim biurku, wtedy spďdzisz jakiŎ czas na ponownym uķoŮeniu dokumentów i powróceniu do wykonywanej czynnoŎci, która zostaķa przerwana. Zasadniczo zaleca siď, aby bezpoŎrednie otoczenie pracy — biur- ko, deskď kreŎlarskû, miejsce do pracy z komputerem — traktowaý i ochraniaý jak obszar prywatny (albo przestrzeĹ osobistû). Oznacza to, Ůe rozmowa z osobû odwiedzajûcû powinna odbywaý siď w innym pomieszczeniu, a przynajmniej przy innym stole. Im bardziej neu- tralne otoczenie i im mniej czynników odwracajûcych uwagď, tym krótsza bďdzie przerwa. JeŮeli nie jest to moŮliwe ze wzglďdów orga- nizacyjnych, powinieneŎ podjûý odpowiednie kroki, aby ochroniý osobistû przestrzeĹ swojego miejsca pracy, na przykķad zakrywa- jûc swoje biurko albo aktywujûc ochraniacz na monitor. Wskazówka Aby zapobiec nieporządkowi wywoáanemu niespodziewanym przerwa- niem pracy, posáuĪyü moĪe pewien wynalazek, który zaobserwowaáem u jednego z moich dawnych kolegów. Jest to páyta osáaniająca blat biurka, wykonana z dykty albo stabilnej tektury o wymiarach ok. 100 x 60. Szczególnie nadaje siĊ ona do peánych biurek. MoĪna ją po prostu poáoĪyü na aktualnie wykonywanej pracy, sáuĪy takĪe jako blat do prezentowania materiaáów, które przyniósá ze sobą „przerywający”, bez zaburzania warstwy dokumentów leĪących pod spodem. NastĊp- nie páytĊ moĪna zdjąü, by móc powróciü do momentu pracy, w którym zostaáa przerwana, bez potrzeby zaburzania porządku panującego na biurku. Kto regularnie musi uŮywaý takiej pķyty, ten powinien choý raz zapytaý kierownictwo, czy organizacja pracy jest wķaŎciwa. Pķyta osķaniajûca ma poza tym tď zaletď, Ůe uwaga odwiedzajûcego nie jest rozpraszana przez to, czym wķaŎnie siď zajmujesz i Ůe ciekawscy nie bďdû wďszyý po Twoim rewirze. 6 2 Z A R Z í D Z A N I E C Z A S E M Przykra sprawa KĪopotliwe odwiedziny KaŮdy wie, Ůe istniejû równieŮ mile widziane, niespodziewane prze- rwy w pracy. Kto siď nie cieszy, jeŮeli w drzwiach stoi miķy nam goŎý: byý moŮe dawny kolega, szef z wiadomoŎciû, Ůe zostaķeŎ awansowany, klient, z którym robisz szczególnie chďtnie szczególnie dobre interesy. Nieprzyjemnie robi siď wtedy, gdy mile widziany goŎý stoi w drzwiach, podczas gdy Ty zagrzebany jesteŎ po ķokcie w pracy. Przykīad: Biuro Renaty Z. miaIJo niekorzystnö lokalizacjĊ w budynku firmy. Drzwi wejʼnciowe znajdowaIJy siĊ na wprost punktu przecinania siĊ wielu dróg, uũywanych przez róũnych pracowników. Poza tym jej biuro sösiadowaIJo bezpoʼnrednio ze schodami krĊconymi, umoũliwiajöcymi szybkö komunikacjĊ pomiĊdzy trzema piĊtrami bez koniecznoʼnci korzystania ze schodów gIJównych. Zawsze wiĊc ktoʼn zaglödaIJ do niej i zagadywaIJ. Choø jest to w pewnym zakresie poũyteczne i poũödane dla dobrej atmosfery w firmie, jednak dla Renaty oznaczaIJo codziennie dwie godziny zakIJócania pracy. Na niewiele zdaIJo siĊ zamykanie drzwi. Przedstawienie problemu na spotkaniu dziaIJu pomogIJo jedynie chwilowo. W koĴcu wpadIJa na pomysIJ: odstraszaIJa niechcianych goʼnci, proszöc ich o pomoc: „Jestem wIJaʼnnie bardzo zajĊta, czy mógIJbyʼn odpowiedzieø za mnie na tĊ reklamacjĊ?” albo: „MuszĊ szybko przygotowaø te materiaIJy. Bödŧ tak miIJy i zrób mi 15 kopii tych dokumentów. DziĊkujĊ”. Odwiedziny u Renaty staIJy siĊ rzadsze. Wskazówka Zapewnij sobie czas bez zakáóceĔ równieĪ w odniesieniu do sympa- tycznych goĞci. Umawiaj siĊ z nimi na przerwĊ obiadową albo na piwo po pracy. JeĪeli w miĊdzyczasie ma byü pogawĊdka — która moĪe dziaáaü równie rozluĨniająco i stymulująco jak wiele gier komputerowych — okreĞl moment, w którym moĪesz sobie na nią pozwoliü oraz czas jej trwania. P U ĩ A P K I C Z A S O W E 6 3 Czas „przeješdšony” Spotkania poza firmî Sû zawody, w których pobyt w biurze jest tylko niemiķû przerwû w podróŮowaniu. Z pewnoŎciû sû równieŮ menedŮerowie, których stanowisko wymaga ciûgķego odwiedzania najdalszych zakûtków Ŏwiata. Z kolei inni zarzûdzajû na swoim komputerze caķû liniû produkcyjnû, zlecajû wyprodukowanie opakowaĹ w Hongkongu, sprowadzajû lalki z Wietnamu, zlecajû sprzedaŮ w Londynie i dys- trybucjď za poŎrednictwem holenderskiej firmy spedycyjnej do Hongkongu, Hanoi, Harlemu albo Heathrow. Przykīad: Redaktor naczelny pewnego magazynu miaIJ wraz ze swojö partnerkö ũyciowö wyjechaø na piĊø dni do Sewilli, aby spotkaø siĊ z mieszkajöcym tam wIJoskim fotografem mody. Jego towarzyszka mianowana zostaIJa autorkö materiaIJu o tym fotografie. Aby nadaø wyjazdowi bardziej sIJuũbowy charakter, w podróũ wysIJana zostaIJa jeszcze jedna redaktorka. „Niech bĊdzie — myʼnlaIJa sobie— moũna trafiø gorzej niũ na piĊø dni do Sewilli i tam od czasu do czasu przyglödaø siĊ fotografowi przy pracy”. Wkrótce jednak dopadIJo jö przeraũenie, gdy szóstego dnia stwierdziIJa, ũe jej biuro jest zasypane papierami, a skrzynka odbiorcza pĊka w szwach od nadmiaru korespondencji. Spotkania poza firmû sû zawsze sprawû kosztownû, nie tylko ze wzglďdu na diety, ale równieŮ na budŮet czasowy. JeŎli sam zajmujesz siď planowaniem podróŮy sķuŮbowych, powinieneŎ dokķadnie osza- cowaý, co jest dla Ciebie korzystne, a co kosztuje Ciď tylko wyķûcz- nie stratď czasu. Co prawda nie moŮna tego caķkowicie oszacowaý w liczbach, poniewaŮ czas poŎwiďcony na pielďgnowanie znajomoŎci wymyka siď ekonomicznemu rachunkowi kosztów i korzyŎci. Wskazówka Gdy masz wykonaü waĪny projekt, planuj czas swojej pracy, wáączając nie tylko czas spĊdzony w biurze. UwzglĊdnij przynajmniej dwa dni re- zerwy na podróĪe — na wypadek, gdyby Twój szef uwaĪaá za sto- sowne wysáaü CiĊ do szczególnie waĪnego klienta albo do opieszaáego dostawcy. 6 4 Z A R Z í D Z A N I E C Z A S E M Zadania narzucone Szef Nie moŮna zaprzeczyý, Ůe w niektórych przedsiďbiorstwach nad- gorliwy szef staķ siď drugim co do waŮnoŎci (pierwsze to telefon) Ŭródķem zakķóceĹ toku pracy. Poza tym zakķócenia powodowane przez szefa majû jednû powaŮnû wadď: telefon moŮna przeķûczyý na automatycznû sekretarkď, tego samego nie da siď zrobiý z szefem. Istnieje pewien szczególny typ szefa, który próbuje zrekom- pensowaý sobie wķasnû niepewnoŎý poprzez protekcjonalne za- chowanie, prowadzenie „za rûczkď” i zaostrzonû kontrolď. Szefo- wie tego typu kaŮû przedkķadaý sobie wszelkie raporty okresowe, pojawiajû siď nie w porď w biurze pracownika, aby patrzeý mu zza pleców i szybko wyciûgajû z teczki jeszcze kilka dodatkowych zleceĹ i wymagaĹ. Kryje siď za tym czďsto potrzeba zabezpieczania siď ze wszystkich stron. Przykīad: Katarzyna T. pracowaIJa juũ kilka lat w agencji reklamowej, gdy jej przeIJoũonö zostaIJa nowa dyrektor od wizerunku. Nowej szefowej nie podobaIJ siĊ bardzo samodzielny sposób pracy Katarzyny. CzuIJa siĊ lekcewaũona przez swö podwIJadnö i domagaIJa siĊ ostatniego sIJowa w wiĊkszoʼnci kwestii zwiözanych z codziennymi interesami. Ostatecznie Katarzyna musiaIJa tIJumaczyø siĊ ze wszystkiego, co robiIJa, skIJadaø raporty, zdobywaø pozwolenia, co zajmowaIJo jej poIJowĊ czasu pracy. Wskazówka JeĪeli nie chcesz czekaü, aĪ Twój ogarniĊty manią kontrolowania przeáoĪony dostanie awans i przestanie CiĊ zadrĊczaü, dopracuj do per- fekcji swoją taktykĊ. Przedstaw mu dobrze skonstruowany zestaw pytaĔ, których precyzja odpowiada stopniowi jego manii kontrolowania. Zaim- ponuj mu wzorcowym systemem porządkowym, który utwierdzi go w przekonaniu, Īe nic nie umyka Twojej uwadze.
Pobierz darmowy fragment (pdf)

Gdzie kupić całą publikację:

Zarządzanie czasem
Autor:

Opinie na temat publikacji:


Inne popularne pozycje z tej kategorii:


Czytaj również:


Prowadzisz stronę lub blog? Wstaw link do fragmentu tej książki i współpracuj z Cyfroteką: