Cyfroteka.pl

klikaj i czytaj online

Cyfro
Czytomierz
00527 007391 13829246 na godz. na dobę w sumie
Zarządzanie projektami IT. Wydanie III - książka
Zarządzanie projektami IT. Wydanie III - książka
Autor: Liczba stron: 528
Wydawca: Helion Język publikacji: polski
ISBN: 978-83-246-2808-7 Data wydania:
Lektor:
Kategoria: ebooki >> komputery i informatyka >> biznes it >> zarządzanie projektami it
Porównaj ceny (książka, ebook, audiobook).

Maestria w każdym projekcie

Perfekcyjne prowadzenie projektów

Będąc kierownikiem projektu, stajesz przed wieloma wyzwaniami i musisz szybko oraz trafnie podejmować setki złożonych decyzji. Celem tej książki jest wsparcie Twojej wiedzy na temat zarządzania projektami, a co za tym idzie, wywarcie wpływu na znaczący rozwój Twojej kariery. Poprowadzi Cię ona od podstaw zarządzania projektem do zaawansowanych zagadnień, takich jak tworzenie budżetu, definiowanie struktur podziału pracy i podtrzymywanie w zespole dobrej atmosfery, gwarantującej nieustanny sukces.

Poznaj sprawdzone metody inicjowania projektu, dobierania wykwalifikowanych członków zespołu projektowego, prezentowania projektu zarządowi i pozyskiwania jego akceptacji, komunikacji, ustalania realistycznych harmonogramów, śledzenia kosztów i terminowego realizowania projektów w ramach założonego budżetu. Nowe wydanie książki zostało poszerzone i uaktualnione zgodnie z bieżącym stanem wiedzy na temat zarządzania projektami IT. Również informacje dotyczące egzaminu CompTIA Project+ zostały poddane weryfikacji i dostosowane do obowiązujących norm.

Książka zawiera również wiedzę niezbędną
do przygotowania się do egzaminu CompTIA Project+.

Znajdź podobne książki Ostatnio czytane w tej kategorii

Darmowy fragment publikacji:

Zarządzanie projektami IT. Wydanie III Autor: Joseph Phillips Tłumaczenie: Michał Lipa ISBN: 978-83-246-2808-7 Tytuł oryginału: IT Project Management. On Track from Start to Finish, 3rd Edition Format: 168×237, stron: 544 Maestria w każdym projekcie • Zostań genialnym szefem projektu i nastaw się na pasmo sukcesów • Zarządzaj kosztami, harmonogramem, jakością i ryzykiem • Przygotuj się do egzaminu CompTIA Project+ Perfekcyjne prowadzenie projektów Będąc kierownikiem projektu, stajesz przed wieloma wyzwaniami i musisz szybko oraz trafnie podejmować setki złożonych decyzji. Celem tej książki jest wsparcie Twojej wiedzy na temat zarządzania projektami, a co za tym idzie, wywarcie wpływu na znaczący rozwój Twojej kariery. Poprowadzi Cię ona od podstaw zarządzania projektem do zaawansowanych zagadnień, takich jak tworzenie budżetu, definiowanie struktur podziału pracy i podtrzymywanie w zespole dobrej atmosfery, gwarantującej nieustanny sukces. Poznaj sprawdzone metody inicjowania projektu, dobierania wykwalifikowanych członków zespołu projektowego, prezentowania projektu zarządowi i pozyskiwania jego akceptacji, komunikacji, ustalania realistycznych harmonogramów, śledzenia kosztów i terminowego realizowania projektów w ramach założonego budżetu. Nowe wydanie książki zostało poszerzone i uaktualnione zgodnie z bieżącym stanem wiedzy na temat zarządzania projektami IT. Również informacje dotyczące egzaminu CompTIA Project+ zostały poddane weryfikacji i dostosowane do obowiązujących norm. • Definiowanie cyklu życia zarządzania projektem • Identyfikowanie wymagań projektowych • Tworzenie studium wykonalności • Zdobywanie środków finansowych • Definiowanie struktury organizacyjnej • Definiowanie struktury podziału pracy • Tworzenie planu projektu • Wprowadzanie zmian do projektu • Egzekwowanie jakości • Zamykanie projektu i ocenianie jego produktów Książka zawiera również wiedzę niezbędną do przygotowania się do egzaminu CompTIA Project+ Idź do • Spis treści • Przykładowy rozdział Katalog książek • Katalog online • Zamów drukowany katalog Twój koszyk • Dodaj do koszyka Cennik i informacje • Zamów informacje o nowościach • Zamów cennik Czytelnia • Fragmenty książek online Kontakt Helion SA ul. Kościuszki 1c 44-100 Gliwice tel. 32 230 98 63 e-mail: helion@helion.pl © Helion 1991–2010 Spis treści O autorze ............................................................................................................. 13 O redaktorze merytorycznym ............................................................................ 14 Wprowadzenie .................................................................................................... 15 Rozdział 1. Rozpoczęcie projektu ......................................................................................... 17 Definiowanie cyklu życia zarządzania projektem .............................................................................18 Inicjacja projektu ..............................................................................................................................19 Planowanie projektu ........................................................................................................................20 Realizowanie projektu .....................................................................................................................21 Monitorowanie i kontrolowanie projektu ....................................................................................22 Zamykanie projektu .........................................................................................................................22 Gromadzenie informacji dotyczących projektu ....................................................................................23 Określanie wymagań projektowych ..............................................................................................23 Wcielanie się w różne osoby ...........................................................................................................28 Brak innych rozwiązań? ..................................................................................................................31 Kontakt z zarządem .........................................................................................................................31 Kontakt z interesariuszami .............................................................................................................33 Identyfikowanie wymagań projektowych ..........................................................................................36 Definiowanie rozsądnych oczekiwań ............................................................................................36 Tworzenie karty projektu ................................................................................................................37 Elementy karty projektu ..................................................................................................................38 Określanie daty zakończenia ..........................................................................................................41 Procesy inicjacji a egzamin CompTIA Project+ ..........................................................................42 Podsumowanie .......................................................................................................................................47 Test ...........................................................................................................................................................47 Ćwiczenia ................................................................................................................................................50 Odpowiedzi .............................................................................................................................................53 Rozwiązania ćwiczeń .............................................................................................................................55 Rozdział 2. Planowanie projektu .......................................................................................... 59 Jak planować? .........................................................................................................................................60 Określanie potrzeb biznesowych ...................................................................................................62 Tworzenie studium wykonalności .................................................................................................64 Formułowanie uzasadnienia biznesowego ...................................................................................71 Pisanie deklaracji zakresu projektu ...............................................................................................72 6 Zarządzanie projektami IT Określanie priorytetu projektu ............................................................................................................74 Zdobywanie środków finansowych ...............................................................................................77 Tworzenie metodologii .........................................................................................................................81 Tworzenie listy kamieni milowych ................................................................................................82 Zarządzanie planowaniem ..............................................................................................................84 Plany awaryjne ..................................................................................................................................85 Procesy planowania a egzamin CompTIA Project+ ...................................................................86 Podsumowanie .......................................................................................................................................89 Test ...........................................................................................................................................................90 Odpowiedzi .............................................................................................................................................94 Rozdział 3. Współpraca z zarządem ...................................................................................... 97 Definiowanie struktury organizacyjnej ..............................................................................................98 Organizacja funkcyjna .....................................................................................................................98 Organizacja macierzowa .................................................................................................................98 Projektowa struktura organizacyjna ..............................................................................................99 Prezentowanie projektu zarządowi ...................................................................................................100 Rozpoczynanie od końca ...............................................................................................................100 Zasada „A co ja z tego będę miał?” ..............................................................................................101 Dostosowywanie prezentacji ........................................................................................................102 Rola sprzedawcy .............................................................................................................................104 Definiowanie roli zarządu ..................................................................................................................105 Inicjowanie projektów ...................................................................................................................106 Teorie zarządzania .........................................................................................................................110 Przydzielanie zadań .......................................................................................................................112 Skupienie się na rezultatach ..........................................................................................................113 Organizowanie inauguracji projektu ................................................................................................114 „Przygotowanie gruntu” ................................................................................................................115 Rola zarządu na inauguracji .........................................................................................................116 Definiowanie celu ...........................................................................................................................116 Zacieśnianie współpracy z zarządem ................................................................................................117 Współpraca .....................................................................................................................................118 Nadzór nad projektem w organizacji ..........................................................................................119 Radzenie sobie z prowokującymi szefami ..................................................................................120 Współpraca z dobrymi szefami ....................................................................................................122 Współpraca z kierownictwem firmy a egzamin CompTIA Project+ .....................................123 Podsumowanie .....................................................................................................................................126 Test .........................................................................................................................................................127 Ćwiczenia ..............................................................................................................................................130 Odpowiedzi ...........................................................................................................................................132 Rozwiązania ćwiczeń ...........................................................................................................................134 Rozdział 4. Zarządzanie zakresem projektu ...................................................................... 137 Określanie zakresu projektu ...............................................................................................................138 Zbieranie wymagań poprzez komunikację .................................................................................138 Pisanie deklaracji zakresu projektu .............................................................................................140 Definiowanie struktury podziału pracy ............................................................................................142 Zastosowanie SPP ...........................................................................................................................143 Koordynowanie komponentów SPP ...........................................................................................144 Określanie metodologii tworzenia SPP .......................................................................................145 Spis treści 7 Mechanika tworzenia SPP ............................................................................................................146 Do czego jest potrzebna SPP? .......................................................................................................148 Tworzenie katalogu SPP ................................................................................................................149 Uzyskiwanie zgody interesariuszy .....................................................................................................150 Prezentowanie struktury SPP sponsorowi projektu .................................................................150 Prezentowanie struktury SPP kluczowym interesariuszom ........................................................150 Zarządzanie zakresem a egzamin CompTIA Project+ .............................................................152 Podsumowanie .....................................................................................................................................155 Test .........................................................................................................................................................156 Ćwiczenia ..............................................................................................................................................159 Odpowiedzi ...........................................................................................................................................162 Rozwiązania ćwiczeń ...........................................................................................................................163 Rozdział 5. Tworzenie budżetu ........................................................................................... 169 Podstawy dotyczące budżetu ..............................................................................................................170 Określanie typu szacowania ..........................................................................................................172 Oddolne (wstępujące) szacowanie kosztów .....................................................................................173 Uwzględnianie kosztów zmian .....................................................................................................177 Szacowanie z wykorzystaniem techniki PERT ...........................................................................179 Odgórne (zstępujące) szacowanie kosztów ......................................................................................180 Zastosowanie szacowania porównawczego ................................................................................180 Zastosowanie modelowania parametrycznego ..........................................................................181 Budżet całkowity ..................................................................................................................................181 Budżetowanie „od zera” ......................................................................................................................182 Określanie kosztów projektu ..............................................................................................................184 Koszt produktów ............................................................................................................................184 Korzystanie z usług zewnętrznych firm (outsourcing) .............................................................187 Szacowanie liczby godzin pracy ...................................................................................................188 Śledzenie wydatków .............................................................................................................................190 Projekty wymykające się spod kontroli .......................................................................................190 Rejestrowanie kosztów ..................................................................................................................192 Budżet projektu a egzamin CompTIA Project+ ........................................................................194 Podsumowanie .....................................................................................................................................197 Test .........................................................................................................................................................197 Odpowiedzi ...........................................................................................................................................201 Rozdział 6. Tworzenie planu projektu ................................................................................ 203 Tworzenie planów projektu ...............................................................................................................204 Dokumenty dotyczące planu projektu ........................................................................................204 Tworzenie planu zarządzania zakresem projektu .....................................................................207 Definiowanie planu zarządzania harmonogramem projektu ..................................................209 Tworzenie diagramu sieciowego ..................................................................................................218 Analizowanie diagramu sieciowego projektu ............................................................................219 Tworzenie planu zarządzania kosztami projektu ......................................................................223 Planowanie jakości .........................................................................................................................224 Przygotowywanie się do zarządzania zespołem projektowym ................................................226 Pisanie planu zarządzania komunikacją .....................................................................................228 Planowanie zarządzania ryzykiem w projekcie .........................................................................229 Tworzenie planu zarządzania zamówieniami ............................................................................235 Planowanie a egzamin CompTIA Project+ ................................................................................240 8 Zarządzanie projektami IT Podsumowanie .....................................................................................................................................244 Test .........................................................................................................................................................245 Ćwiczenie ..............................................................................................................................................248 Odpowiedzi ...........................................................................................................................................249 Rozwiązanie ćwiczenia ........................................................................................................................251 Rozdział 7. Organizowanie zespołu projektowego ........................................................... 253 Ocena umiejętności wewnętrznych ..................................................................................................254 Identyfikowanie wymaganych zasobów .....................................................................................254 Doświadczenie jest najlepszym wskaźnikiem ............................................................................254 Życiorys i ocena umiejętności ......................................................................................................256 Stwórz macierz ról i obowiązków ................................................................................................256 Zdobywanie wiedzy to ciężka praca ............................................................................................257 Tworzenie zespołu ...............................................................................................................................258 Definiowanie zakresu uprawnień kierownika projektu ...........................................................258 Cześć! Nazywam się… ...................................................................................................................259 Gdzie mieszkasz? ............................................................................................................................260 Budowanie więzi .............................................................................................................................261 Rozmowy kwalifikacyjne ....................................................................................................................262 Dlaczego trzeba je przeprowadzać? .............................................................................................262 Jak je prowadzić? ............................................................................................................................262 Problemy w zespole .............................................................................................................................264 Rozwiązywanie konfliktów ...........................................................................................................265 Fazy rozwoju zespołu .....................................................................................................................266 W zarządzaniu projektem nie ma demokracji ...........................................................................266 Osobowości w zespole ...................................................................................................................268 Korzystaj z doświadczeń innych ..................................................................................................268 Dyscyplinowanie członków zespołu ............................................................................................269 Wykorzystanie sił zewnętrznych .......................................................................................................270 Jak znaleźć najlepszego podwykonawcę? ....................................................................................271 Rozmowy z podwykonawcami .....................................................................................................272 Organizowanie zespołu projektowego a egzamin CompTIA Project+ ..................................274 Podsumowanie .....................................................................................................................................277 Test .........................................................................................................................................................278 Ćwiczenia ..............................................................................................................................................281 Odpowiedzi .....................................................................................................................................282 Rozwiązania ćwiczeń .....................................................................................................................284 Rozdział 8. Zarządzanie zespołami ..................................................................................... 287 Prowadzenie zespołu ...........................................................................................................................288 Umacnianie swojego autorytetu ........................................................................................................288 Mechanizmy zarządzania zespołem ..................................................................................................290 Podejmowanie decyzji ...................................................................................................................290 Praca z członkami zespołu ............................................................................................................291 Zebrania zespołu ..................................................................................................................................293 Częstotliwość spotkań ...................................................................................................................293 Cele zebrania ...................................................................................................................................293 Koordynator zebrania ....................................................................................................................294 Protokół z zebrania ........................................................................................................................294 Prowadzenie zespołu od początku do końca projektu ...................................................................295 Wykształcenie i doświadczenie ....................................................................................................295 Spis treści 9 Dążenie do zrealizowania projektu ...................................................................................................296 Zaangażowanie bezpośrednich przełożonych członków zespołu projektowego ..................297 Realizacja projektu i rozwój członków zespołu .........................................................................298 Motywowanie zespołu .........................................................................................................................299 Zrozumieć motywację ...................................................................................................................299 Czego potrzebują członkowie zespołu? .......................................................................................301 Teorie dotyczące zarządzania i przywództwa ............................................................................302 Zarządzanie zespołem projektowym a egzamin CompTIA Project+ ....................................303 Podsumowanie .....................................................................................................................................306 Test ...................................................................................................................................................307 Ćwiczenia ........................................................................................................................................310 Odpowiedzi .....................................................................................................................................314 Rozwiązania ćwiczeń .....................................................................................................................315 Rozdział 9. Realizowanie planu projektu ........................................................................... 319 Analizowanie zadań z zespołem projektowym ...............................................................................320 Koncentracja na pracy ........................................................................................................................320 Spotkania poświęcone stanowi wykonania projektu ......................................................................321 Śledzenie postępów ..............................................................................................................................324 Tworzenie procedury sprawozdawczej .......................................................................................324 Metody zbierania informacji o aktualnej sytuacji .....................................................................328 Śledzenie zobowiązań finansowych ..................................................................................................329 Śledzenie kosztów rzeczywistych .................................................................................................329 Określanie wartości wypracowanej .............................................................................................330 Kontrolowanie finansów ...............................................................................................................331 Obliczanie wskaźnika wykonania kosztów .................................................................................333 Obliczanie wskaźnika wykonania harmonogramu ...................................................................334 Przewidywanie wykonania projektu ...........................................................................................334 Obliczanie wskaźnika wykonania do ukończenia .....................................................................335 Realizowanie projektu a egzamin CompTIA Project+ .............................................................336 Podsumowanie .....................................................................................................................................339 Test .........................................................................................................................................................340 Ćwiczenie ..............................................................................................................................................343 Odpowiedzi ...........................................................................................................................................343 Rozwiązanie ćwiczenia ........................................................................................................................345 Rozdział 10. Wprowadzanie zmian do projektu .................................................................. 347 Określanie potrzeby zmodyfikowania projektu ..............................................................................348 Sprawowanie kontroli nad zmianami ...............................................................................................349 Wpływ zmian ..................................................................................................................................350 Żądanie zmiany ..............................................................................................................................351 Deklaracja wpływu zmiany na projekt ........................................................................................354 Problemy wewnętrzne ...................................................................................................................355 Wprowadzanie zmian do projektu ....................................................................................................357 Zmiany z przyczyn wewnętrznych ..............................................................................................357 Zmiany z przyczyn zewnętrznych ...............................................................................................358 Negocjowanie realizacji wielostopniowej ...................................................................................359 Przedłużenie terminu realizacji ....................................................................................................359 Spotkania problemowe .......................................................................................................................360 Zawieszenie projektu ...........................................................................................................................360 Opóźnienia spowodowane przez podwykonawców .................................................................362 Odzyskiwanie poparcia zarządu ..................................................................................................362 10 Zarządzanie projektami IT Ponowna koncentracja ..................................................................................................................363 Przywracanie zaangażowania .......................................................................................................363 Wprowadzanie zmian a egzamin CompTIA Project+ .............................................................364 Podsumowanie .....................................................................................................................................367 Test .........................................................................................................................................................368 Ćwiczenia ..............................................................................................................................................371 Odpowiedzi ...........................................................................................................................................373 Rozwiązania ćwiczeń ...........................................................................................................................375 Rozdział 11. Egzekwowanie jakości ...................................................................................... 377 Definiowanie jakości ...........................................................................................................................378 Jakość produktów projektu ................................................................................................................378 Wytwarzanie usług .........................................................................................................................379 Wytwarzanie towarów ...................................................................................................................382 Jakość a klasa ...................................................................................................................................383 Jakość procesu zarządzania ................................................................................................................384 Zarządzanie jakością ......................................................................................................................385 Centrum informacji o projekcie ..................................................................................................387 Rozwiązania internetowe ..............................................................................................................387 Rozwiązania oparte na oprogramowaniu ...................................................................................388 Zarządzanie jakością jako proces ......................................................................................................388 Fazy związane z jakością w procesie zarządzania projektem ...................................................388 Zapewnianie jakości całego projektu ................................................................................................390 Planowanie jakości .........................................................................................................................390 Tradycyjne zapewnianie jakości ...................................................................................................393 Tradycyjna kontrola jakości .........................................................................................................394 Implementowanie kontroli jakości ..............................................................................................395 Analiza jakości ................................................................................................................................397 Kompleksowe zarządzanie jakością .............................................................................................400 Tworzenie strategii dla jakości ...........................................................................................................401 Przypomnienie żelaznego trójkąta ...............................................................................................401 Raporty postępu .............................................................................................................................402 Jakość a egzamin CompTIA Project+ .........................................................................................404 Podsumowanie .....................................................................................................................................407 Test .........................................................................................................................................................408 Ćwiczenia ..............................................................................................................................................411 Odpowiedzi ...........................................................................................................................................413 Rozwiązania ćwiczeń ...........................................................................................................................414 Rozdział 12. Zamykanie projektu ......................................................................................... 417 Realizacja końcowych zadań ..............................................................................................................418 Doprowadzanie projektu do końca .............................................................................................419 Analiza ścieżki krytycznej .............................................................................................................421 98 to jeszcze nie 100 ................................................................................................................422 Analiza projektu po jego zakończeniu ..............................................................................................422 Analiza jakości ................................................................................................................................423 Ocena efektów końcowych projektu ...........................................................................................424 Ocena wartości projektu ...............................................................................................................424 Ocena niezależnych ekspertów ....................................................................................................425 Spisywanie końcowego porozumienia ..............................................................................................426 Opracowywanie planu przekazania projektu .............................................................................427 Uzyskiwanie aprobaty klienta ......................................................................................................428 Spis treści 11 Przegląd poprojektowy .......................................................................................................................430 Tworzenie końcowego raportu ..........................................................................................................431 Ocena wkładu poszczególnych członków zespołu ....................................................................432 Deklaracja sukcesu ...............................................................................................................................432 Deklaracja porażki ...............................................................................................................................433 Uśmiech! Świętowanie sukcesu .........................................................................................................434 Zamykanie projektu a egzamin CompTIA Project+ ................................................................434 Podsumowanie .....................................................................................................................................438 Test .........................................................................................................................................................439 Ćwiczenia ..............................................................................................................................................442 Odpowiedzi ...........................................................................................................................................443 Rozwiązania ćwiczeń ...........................................................................................................................445 Dodatek A Cele egzaminu IT Project+ ................................................................................ 449 Ograniczenia dotyczące odpowiedzi .................................................................................................450 1.0. Prace przygotowawcze i inicjacja projektu ..................................................................................450 2.0. Planowanie projektu informatycznego .....................................................................................451 3.0. Realizacja projektu informatycznego ........................................................................................454 4.0. Zmiana, kontrola i komunikacja ................................................................................................456 5.0. Zamknięcie projektu ....................................................................................................................458 Dodatek B Praca w charakterze niezależnego wykonawcy ............................................. 461 Zdobywanie (i utrzymywanie) zleceń ...............................................................................................461 Samodzielna praca w domu ...............................................................................................................462 Stawanie się liderem ............................................................................................................................463 Dostarczanie klientowi więcej, niż obiecałeś ...................................................................................464 Dodatek C Informacje na temat egzaminu ........................................................................ 465 Wskazówki dla osób zdających test ...................................................................................................465 Co należy robić na kilka dni przed egzaminem? .......................................................................465 Wypróbuj zdawanie egzaminu we własnym zakresie ...............................................................466 Wskazówki dla zdających ..............................................................................................................466 Odpowiadaj na każde pytanie tylko raz ......................................................................................467 Wykorzystuj proces eliminacji .....................................................................................................468 Wszystko, co musisz wiedzieć ............................................................................................................468 42 procesy zarządzania projektem ....................................................................................................468 Procesy rozpoczęcia (inicjacji) .....................................................................................................469 Procesy planowania .......................................................................................................................469 Procesy realizacji ............................................................................................................................470 Procesy monitorowania i kontroli ...............................................................................................470 Procesy zakończenia (zamknięcia) ..............................................................................................470 Wzory zarządzania wartością wypracowaną (EVM) ................................................................471 Krótka charakterystyka egzaminu ...............................................................................................471 List do Ciebie ........................................................................................................................................478 Słowniczek ......................................................................................................... 481 Skorowidz .......................................................................................................... 515 Rozdział 2. Planowanie projektu W tym rozdziale: „ Jak planować? „ Tworzenie studium wykonalności. „ Określanie priorytetu projektu. „ Tworzenie metodologii. „ Formułowanie strategii. „ Z praktyki — wywiad z R. Michele Phillips. „ Test. Wyobraź sobie, że jesteś informatykiem i Twój szef informuje Cię, że cała sieć, począwszy od okablowania, a skończywszy na kartach sieciowych każdego komputera, musi zostać zastąpiona czymś większym, lepszym oraz szybszym. Gdy już przestaniesz kaszleć po zakrztuszeniu się kawą, pytasz szefa: „Czymś? A co to dokładnie oznacza?”. A szef na to: „Nie wiem. Coś szybszego. Zastanów się nad tym i powiedz mi, jak to będzie działać. Oczywiście nie możemy na to wydać zbyt dużo. Na razie”. Może nie jest to typowy sposób rozpoczęcia projektu, ale należy mieć świadomość, że zanim przejdzie się do tworzenia karty projektu, formułowania zakresu i prowadzenia rozmów na temat budżetu, trzeba przeanalizować zasoby i przygotować plan. W którym miejscu rozpoczyna się planowanie i jak można sformalizować jego wyniki? W tym rozdziale udzielimy odpowiedzi na to pytanie. Pomogę Ci też we wszystkich Twoich staraniach. 60 Zarządzanie projektami IT Jak planować? Nie śmiej się. Wielu kierowników projektów informatycznych, członków zarządu i specjalistów nie wie, jak planować. Oczywiście wydaje im się, że wiedzą, ale w rzeczywistości tak nie jest. Gdy takie osoby rozpoczynają planowanie, ich starania polegają na chaotycznym przeszukiwaniu stron internetowych, przeglądaniu broszur dostawców, rozmawianiu z innymi specjalistami o podob- nych problemach, z którymi się oni zetknęli, i dowiadywaniu się, jak je usunęli. Na pierwszy rzut okna wydaje się, że jest to spory nakład pracy. Strony internetowe, broszury dostawców i roz- mowy stanowią zasadnicze elementy badań informatycznych. Jednak kłopot polega na tym, że mało w tym ładu i składu, niewiele metodyki, a co najważniejsze, zbyt mało rezultatów jak na takie starania. Celem badań jest dojście do konkluzji, publiczne jej przedstawienie i mocne argumenty, w opar- ciu o które można podjąć decyzję, rozpocząć planowanie lub wdrożenie. Oto kluczowe stwier- dzenie: gwarancją dobrych badań są zorganizowane i wytężone starania. Poza tym musisz wiedzieć, czego szukasz. To oznacza, że powinieneś najpierw zrozumieć okazje lub problemy biznesowe, których dotyczy projekt, a taką wiedzę możesz zdobyć, prowadząc wywiady z interesariuszami. Niektóre zadania związane z badaniem możliwości są w gestii analityków biznesowych zatrud- nionych w Twojej organizacji, ale jako kierownik projektu musisz wiedzieć, dlaczego jest on ini- cjowany i do czego ma doprowadzić. Aby projekt był udany, jego kierownik i kluczowi interesariusze muszą wiedzieć, co chcą osiągnąć w efekcie. Często, zwłaszcza w branży informatycznej, odbiorcy projektu właściwie nie wiedzą, co to będzie. Mogą dysponować jedynie ogólnym pojęciem na temat scenariusza, który miałby być przez Ciebie dla nich stworzony. Dzięki prowadzeniu rozmów, analiz ilościowych i dogłęb- nych badań będziesz w stanie zaproponować im rozwiązania. Kierownik projektu musi umieć powiązać te rozwiązania z terminami, scenariuszami i warunkami panującymi w firmie w sposób zrozumiały dla wszystkich interesariuszy. Przy tworzeniu rozwiązania dla odbiorcy kierownik projektu musi w takim sam sposób jak on postrzegać ostateczny produkt. Co prawda bez wątpienia w trakcie realizacji pojawią się powtó- rzenia i modyfikacje, ale lepiej od razu zrozumieć, jakie mają być efekty projektu. Analiza przyczyn źródłowych realizacji projektu umożliwia współpracę kierownika projektu i odbiorcy, mającą na celu znalezienie rozwiązania problemu, możliwości lub innej formy realizacji projektu. Przy badaniu czegokolwiek, niezależnie od tego, czy będą to serwery wykonujące transakcje w czasie rzeczywistym, czy kable CAT6, trzeba dysponować planem działania, koncentrować się na swoich zadaniach niemal jak wiązka lasera i dokumentować wykonane prace. W jaki sposób przygotować plan? Oto niezawodna, sprawdzona metoda, złożona z sześciu kroków: 1. Zdefiniowanie celu badań w formie pisemnej. Zapisanie zwięzłej definicji zagadnienia projektu jest pomocne w przygotowaniu się do realizowanych badań. Definicja ta określa ogólny cel projektu i jest pomocna w uzyskaniu koncentracji, będącej gwarancją sukcesu. W trakcie badań należy pamiętać o tej definicji. W przeciwnym razie w trakcie badań Rozdział 2. x Planowanie projektu 61 będziesz błąkał się jak w ciemnym lesie. Definicja zagadnienia projektu jest także określana mianem „oceny stanu obecnego i przyszłego”, „oceny potrzeb”, a nawet „zakresu rozwiązania”. Bez względu na nazwę dokument ten wyznacza cel badań. 2. Określenie zasobów, jakie będą wykorzystywane w trakcie badań. Należy sporządzić listę miejsc, w których znajdują się potrzebne Ci informacje. Nie ma to na celu odrzucenia jakichkolwiek źródeł informacji, ale zebranie dostępnych źródeł i uporządkowanie ich według priorytetów. Do źródeł można zaliczyć: „ Aktywa procesów organizacyjnych, takie jak informacje archiwalne, akta dotyczące projektów wdrażanych w przeszłości oraz dokumentacja dotycząca doświadczenia w obsłudze konkretnej technologii. „ Opinie specjalistów, konsultantów, ekspertów branżowych i fachowców zatrudnionych w organizacji. „ Kompetentne strony internetowe o odpowiedniej jakości. „ Określone czasopisma branżowe. „ Książki informatyczne bezpośrednio związane z tematem. „ Broszury dostawców. 3. Delegowanie. Jeśli projekt będzie realizowany przez zespół, należy w trakcie badań skorzystać z jego pomocy. Umiejętności i doświadczenie członków zespołu będą niezbędne przy określaniu najlepszego rozwiązania umożliwiającego osiągnięcie celu projektu. Po podzieleniu planu na wiele komponentów należy przydzielić część badań członkom zespołu. Wiele rąk może odciążyć jedną osobę, a plan jest tworzony przez sumiennych i kompetentnych pracowników. 4. Rozpoczęcie badań. Należy rozpocząć zapoznawanie się ze źródłami i zapisywać spostrzeżenia. W przypadku korzystania z internetu ważne jest tworzenie zakładek do znalezionych stron, które uznasz za przydatne. Nie ma nic gorszego niż świadomość, że gdzieś istnieje znakomita strona, ale nie pamiętasz, gdzie i kiedy ją widziałeś. Warto też zapisywać numery stron wykorzystanych książek i czasopism, na których znajdowały się potrzebne informacje. Takie rejestrowanie będzie pomocne na etapie formalizowania planu projektu. 5. Organizowanie i dokumentowanie. Kompiluj wszystkie informacje zebrane przez Ciebie i Twój zespół. Jest to zalążek studium wykonalności. Kluczową umiejętnością w zarządzaniu jest zdolność do organizowania i uzyskiwania w krótkim czasie żądanych informacji. System zarządzania wiedzą jest idealnym rozwiązaniem dla każdego kierownika projektu, ponieważ pomaga w szybkim ocenianiu informacji. 6. Ocenianie i kontynuowanie badań. Po zakończeniu badań powinieneś stwierdzić, czy zebrane dane są tym, co chciałeś znaleźć. Jeśli tak, czas na przejście do następnego etapu planowania projektu. W przeciwnym razie trzeba dalej prowadzić badania, wykonując tych samych sześć kroków. 62 Zarządzanie projektami IT Taka metoda badań jest prosta i bezpośrednia, ale pozwala uzyskać odpowiednie wyniki. Kluczo- wym elementem jest czas. Nie wolno przedłużać badań w nieskończoność. Oczywiście jakość wymaga czasu, ale aby dojść do kroku 5., należy ustalić termin zakończenia badań. Jak widać na rysunku 2.1, kroki umożliwiające udane zakończenie badań również są powiązane z opracowa- nym terminarzem. Rysunek 2.1. Zarządzanie czasem decyduje o efektywności badań Określanie potrzeb biznesowych Projektów nie realizuje się dla zabawy. Decyzja o zainwestowaniu kapitału przedsiębiorstwa w dane przedsięwzięcie musi wynikać z istnienia wyraźnej potrzeby biznesowej. Projekty infor- matyczne często są ryzykowne — przynoszą efekty niezgodne z oczekiwaniami, czasem dochodzi do opóźnień w ich realizacji i przekraczania budżetu, a czasem w ogóle nie udaje się ich ukończyć. Nawet najlepszy kierownik projektu może borykać się z zagrożeniami, problemami i nieprzewi- dzianymi opóźnieniami. Dlatego zarząd firmy i interesariusze projektu muszą mieć absolutną pewność, że realizacja projektu jest niezbędna, a inwestycja się zwróci. Określanie potrzeb biznesowych jest pracą badawczą, wchodzącą w zakres zarządzania projektem i pokrywającą się częściowo z obowiązkami działu analiz. Jeżeli uda Ci się zlecić to zadanie analitykowi biznesowemu, będziesz mógł uważać się za szczęściarza. Jeśli jednak obowiązek powiązania potrzeby z proponowanym rozwiązaniem spadnie na Ciebie, będziesz miał sporo dodatkowej pracy, choć z drugiej strony lepiej zrozumiesz pożądane rezultaty projektu. Znajomość potrzeb biznesowych ułatwia definiowanie zakresu projektu oraz formułowanie planu zarządzania projektem, a te dokumenty pozwalają zrozumieć wymagania interesariuszy oraz oczekiwane efekty projektu. Określanie celów biznesowych Cel biznesowy wyznacza scenariusz, który firma chce zrealizować. Wynika z niego obraz stanu organizacji po zakończeniu projektu. Przed przystąpieniem do identyfikowania celów biznesowych warto przeprowadzić analizę obecnego stanu oraz udokumentować to, co aktualnie dzieje się w środowisku i skłania interesariuszy projektu do wnioskowania o wprowadzenie zmian. Rozdział 2. x Planowanie projektu 63 Po przeprowadzeniu oceny bieżącego stanu można stworzyć opis pożądanego stanu przyszłego, czyli tego, który chce osiągnąć przedsiębiorstwo. Różnica między stanem obecnym a przyszłym stanowi bardzo ogólne przybliżenie zakresu projektu. Definiowanie celów biznesowych nie ma bezpośrednio stworzyć rozwiązania. Wprawdzie badania, rozmowy z interesariuszami oraz aktywa procesów organizacyjnych dotyczące projektów reali- zowanych w przeszłości mogą Cię naprowadzić na trop właściwego rozwiązania, ale nie to jest najważniejszym celem tego etapu prac. Określanie celów biznesowych polega tylko na definio- waniu efektów końcowych projektu. Najczęściej spotykane cele biznesowe projektów informa- tycznych to: „ redukcja kosztów; „ zwiększenie przychodów; „ zabezpieczenie zasobów technologicznych organizacji; „ zwiększenie satysfakcji klientów; „ zwiększenie zadowolenia pracowników; „ dostosowanie się do nowych przepisów; „ zwiększenie efektywności. Prawdopodobnie istnieją jeszcze setki innych celów związanych z projektami technologicznymi. Określanie celów pozwala zrozumieć, dlaczego dany projekt powinien być zrealizowany, i wskazać sposób osiągnięcia pożądanego stanu przyszłego. Poza tym umożliwia oszacowanie czasu i kosz- tów na dalszym etapie planowania. Istnieje sześć standardowych narzędzi określania celów biznesowych. Przeprowadzanie analiz porównawczych (ang. benchmarking) Polega na porównywaniu podobnych elementów. W środowisku informatycznym ten sposób jest wykorzystywany w sytuacjach, w których istnieje konieczność wybrania jednego z kilku podobnych pakietów oprogramowania albo jednej z kilku konfiguracji sprzętu o zbliżonych pa- rametrach. Na przykład mógłbyś przeprowadzić analizę porównawczą bazy danych Oracle i bazy stworzonej w technologii SQL. Analiza nie musi być ograniczona do porównywania parametrów technicznych. Można także porównywać interoperacyjność, poziom pomocy dla użytkowników, krzywą uczenia się oraz koszty utrzymania. Burza mózgów Ta metoda polega na zachęcaniu uczestników dyskusji do zgłaszania pomysłów dotyczących okazji lub problemów biznesowych. Na tym etapie badań burza mózgów umożliwia zidentyfi- kowanie różnych rodzajów pożądanych efektów projektu. Powinieneś zachęcać uczestników do zgłaszania jak największej liczby pomysłów, które później zostaną uporządkowane i dokładniej przeanalizowane. 64 Zarządzanie projektami IT Analiza reguł biznesowych Jeżeli wynik projektu miałby wpłynąć na sposób prowadzenia działalności przez firmę, konieczne jest przeanalizowanie zasad, według których jest ona prowadzona. Reguły biznesowe określają procesy wewnętrzne organizacji, służące do podejmowania decyzji, definiowania operacji, zakre- ślania granic organizacji oraz sprawowania kontroli nad projektami, pracownikami i działalnością operacyjną. Zogniskowany wywiad grupowy Jest to jeden z rodzajów analizy interesariuszy. Biorą oni udział w prowadzonej przez bezstronnego moderatora dyskusji na temat szansy lub problemu. Protokolant zapisuje przebieg spotkania, dzięki czemu możliwe jest późniejsze przeanalizowanie wyników dyskusji. W wywiadzie grupo- wym uczestniczy zwykle 6 – 12 osób. Grupa może być homogeniczna, co oznacza, że w jej skład mogą wchodzić osoby o podobnych cechach — na przykład sami sprzedawcy. Równie dobrze może jednak być heterogeniczna i składać się z interesariuszy o różnych cechach — na przykład z za- trudnionych w różnych działach firmy użytkowników tego samego programu. Dekompozycja funkcjonalna Metoda polegająca na dzieleniu dużego problemu na mniejsze elementy, z którymi łatwiej sobie poradzić. Choć na pierwszy rzut oka wydaje się to łatwe, w rzeczywistości proces ten może być dość skomplikowany. Chodzi o to, że problem należy podzielić na jak najmniejsze podproblemy, które będą mogły być rozwiązywane niezależnie od siebie. Po opracowaniu rozwiązań cząstko- wych kierownik projektu musi je połączyć w taki sposób, żeby rozwiązania poszczególnych pod- problemów nie wpływały niekorzystnie na siebie nawzajem. Analiza przyczyn źródłowych Podejście często spotykane w zarządzaniu projektami. Polega na badaniu efektów i określaniu przyczyn ich wystąpienia. To jedna z najczystszych form analizy, a jej wyniki są często przedsta- wiane graficznie w postaci diagramu przyczynowo-skutkowego. Metoda ta jest wykorzystywana także podczas kontroli jakości. Wymienionych technik nie należy stosować w pojedynkę. Warto zaangażować w to zespół pro- jektowy, zidentyfikowanych interesariuszy, członków zarządu, a czasem nawet zewnętrznych ekspertów. Określanie celów biznesowych ma ogromne znaczenie dla zrozumienia istoty pro- blemu i stworzenia dokładnego oraz taniego rozwiązania. Tworzenie studium wykonalności Studium wykonalności jest udokumentowaniem tego, co uzyskano w wyniku badań. Pozwala określić celowość lub zakres proponowanego projektu albo jego części. Studia wykonalności umożliwiają stwierdzenie ponad wszelką wątpliwość, czy problem w ogóle można rozwiązać Rozdział 2. x Planowanie projektu 65 albo czy jest możliwe wykorzystanie nadarzającej się okazji. Możesz także zostać obarczony zada- niem stworzenia studium wykonalności opisującego finansowe aspekty projektu — w tym możliwą stopę zwrotu z inwestycji. Studia wykonalności często są tworzone z myślą o zarządzie, dlatego są bezpośrednie, uporząd- kowane i zazwyczaj bardziej oparte na faktach niż opiniach. W trakcie przygotowywania się do realizacji dowolnego projektu informatycznego należy pamiętać o tym, że jego celem nie jest wdrożenie technologii dla samej technologii, ale wprowadzenie w firmie korzystnych zmian. Studium wykonalności umożliwia stwierdzenie, czy proponowany projekt może być z powodze- niem zrealizowany. W trakcie tworzenia studium wykonalności powinieneś myśleć jak członek zarządu i zastanowić się nad tym, jakie korzyści przyniesie firmie zaproponowana technologia. Jeśli w trakcie przygo- towywania się do realizacji projektu potraktujesz go jak biznesowe przedsięwzięcie i wczujesz się w rolę właściciela firmy, osiągniesz znacznie lepsze rezultaty. Jako właściciel projektu przyjmujesz, że jesteś za niego odpowiedzialny w przypadku realizacji zakończonej zarówno sukcesem, jak i porażką. Rozpoczęcie pisania studium W celu rozpoczęcia pisania studium należy odnieść się do definicji zagadnienia projektu, oraz celów biznesowych określonych na etapie badań. Cele biznesowe stanowią powód, dla którego rozpoczęto proces planowania, i powinny być odzwierciedleniem proponowanego projektu. Na rysunku 2.2 widać, że definicja jest fundamentem struktury studium wykonalności. Rysunek 2.2. Definicja zagadnienia projektu stanowi fundament studium wykonalności Dla przykładu załóżmy, że międzynarodowa firma sprawdza możliwość wdrożenia nowej aplikacji, zarządzającej wieloma kalendarzami, zasobami i pocztą elektroniczną. Na początku badań firma sformułowała definicję zagadnienia projektu o następującej postaci: „Jeśli mamy wybrać określoną aplikację zarządzającą kalendarzami, zasobami, pocztą elektroniczną i pracą grupową, musi 66 Zarządzanie projektami IT ona być sprawdzona, umożliwiać zintegrowanie z aktualnie używanym sieciowym systemem operacyjnym i obsługiwać międzynarodowe strefy czasowe”. Taka definicja będzie podstawą do stworzenia studium wykonalności. Studium wykonalności można podzielić na osiem części: „ streszczenie; „ zdefiniowany problem biznesowy lub okazja biznesowa; „ wymagania i cel studium; „ opis ocenianych opcji; „ założenia przyjęte w studium; „ użytkownicy, których dotyczą wprowadzane zmiany; „ zobowiązania finansowe; „ zalecane postępowanie. Niezbędne jest sprawdzenie każdej części planu. Wszystkie powinny być bezpośrednie, pełne faktów i zawierać odniesienia do dotychczas zebranych informacji oraz dodatkowych zasobów za- stosowanych przy tworzeniu studium. Streszczenie Studium wykonalności powinno się zaczynać od streszczenia, którego cel jest podwójny — zapo- znanie czytelnika z wynikami badań i zdefiniowanie kluczowych punktów studium. Jak nazwa wskazuje, streszczenie zawiera podsumowanie wyników poszukiwań, dzięki czemu dokument nie musi być czytany w całości. Streszczenie powinno zawierać skrót wszystki
Pobierz darmowy fragment (pdf)

Gdzie kupić całą publikację:

Zarządzanie projektami IT. Wydanie III
Autor:

Opinie na temat publikacji:


Inne popularne pozycje z tej kategorii:


Czytaj również:


Prowadzisz stronę lub blog? Wstaw link do fragmentu tej książki i współpracuj z Cyfroteką: