Cyfroteka.pl

klikaj i czytaj online

Cyfro
Czytomierz
00333 008375 10461823 na godz. na dobę w sumie
Zarządzanie projektami IT w małym palcu - książka
Zarządzanie projektami IT w małym palcu - książka
Autor: , Liczba stron: 488
Wydawca: Helion Język publikacji: polski
ISBN: 83-246-0497-9 Data wydania:
Lektor:
Kategoria: ebooki >> komputery i informatyka >> biznes it >> zarządzanie projektami it
Porównaj ceny (książka, ebook, audiobook).

Kierujesz projektami IT w przedsiębiorstwie? Zarządzasz działem IT? A może chcesz podnieść swoje kwalifikacje, aby zwiększyć konkurencyjność na rynku pracy? Zarządzanie projektami IT to specyficzna dziedzina wiedzy. Kierowanie zespołem projektowym, uwzględnianie wymagań użytkowników i osób finansujących projekt, szybkie reagowanie na zmiany w specyfikacjach oraz rozwój technologii, kontrola jakości i przede wszystkim zachowywanie terminów -- to wszystko sprawia, że osoba zarządzająca projektem IT musi posiadać rozległą wiedzę i powinna współpracować ze wszystkimi komórkami przedsiębiorstwa.

'Zarządzanie projektami IT w małym palcu' to książka będąca kompendium wiedzy na temat zarządzania projektami IT. Czytając ją, poznasz zasady efektywnego kierowania projektem tak, aby zmieścić się w wyznaczonym budżecie i terminie. Dowiesz się, w jaki sposób uwzględniać politykę i strukturę korporacji w sterowaniu projektem, a także jak skompletować zespół i prawidłowo zdefiniować cele. Nauczysz się kontrolować jakość prac, zarządzać zmianami i reagować na sytuacje krytyczne. Przeczytasz także o procedurze zamykania projektu, przygotowywaniu dokumentacji i raportów oraz procesie odbioru projektu przez klienta.

W książce omówiono:

Jeśli chcesz, aby zarządzane przez Ciebie projekty kończyły się sukcesem,
koniecznie przeczytaj tę książkę.

Znajdź podobne książki Ostatnio czytane w tej kategorii

Darmowy fragment publikacji:

Zarz¹dzanie projektami IT w ma³ym palcu Autorzy: Susan Snedaker, Nels Hoenig T³umaczenie: Filip Kowalczyk, Anna Zawadzka ISBN: 978-83-246-0497-5 Tytu³ orygina³u: How to Cheat at IT Project Management Format: B5, stron: 488 Kierujesz projektami IT w przedsiêbiorstwie? Zarz¹dzasz dzia³em IT? A mo¿e chcesz podnieœæ swoje kwalifikacje, aby zwiêkszyæ konkurencyjnoœæ na rynku pracy? Zarz¹dzanie projektami IT to specyficzna dziedzina wiedzy. Kierowanie zespo³em projektowym, uwzglêdnianie wymagañ u¿ytkowników i osób finansuj¹cych projekt, szybkie reagowanie na zmiany w specyfikacjach oraz rozwój technologii, kontrola jakoœci i przede wszystkim zachowywanie terminów — to wszystko sprawia, ¿e osoba zarz¹dzaj¹ca projektem IT musi posiadaæ rozleg³¹ wiedzê i powinna wspó³pracowaæ ze wszystkimi komórkami przedsiêbiorstwa. „Zarz¹dzanie projektami IT w ma³ym palcu” to ksi¹¿ka bêd¹ca kompendium wiedzy na temat zarz¹dzania projektami IT. Czytaj¹c j¹, poznasz zasady efektywnego kierowania projektem tak, aby zmieœciæ siê w wyznaczonym bud¿ecie i terminie. Dowiesz siê, w jaki sposób uwzglêdniaæ politykê i strukturê korporacji w sterowaniu projektem, a tak¿e jak skompletowaæ zespó³ i prawid³owo zdefiniowaæ cele. Nauczysz siê kontrolowaæ jakoœæ prac, zarz¹dzaæ zmianami i reagowaæ na sytuacje krytyczne. Przeczytasz tak¿e o procedurze zamykania projektu, przygotowywaniu dokumentacji i raportów oraz procesie odbioru projektu przez klienta. W ksi¹¿ce omówiono: (cid:129) Czynniki sukcesu projektu (cid:129) Wp³yw polityki i strategii korporacji na zarz¹dzanie projektem (cid:129) Definiowanie projektu (cid:129) Tworzenie zespo³u projektowego i zarz¹dzanie nim (cid:129) Organizacja prac nad projektem (cid:129) Kontrolowanie jakoœci (cid:129) Zarz¹dzanie zmianami i ryzykiem (cid:129) Testowanie produktów projektu (cid:129) Zamkniêcie projektu Jeœli chcesz, aby zarz¹dzane przez Ciebie projekty koñczy³y siê sukcesem, koniecznie przeczytaj tê ksi¹¿kê Podziękowania ............................................................................... 11 O autorze ....................................................................................... 13 Konsultant techniczny .................................................................... 15 Podziękowania autora .................................................................... 17 Przedmowa .................................................................................... 19 Rozdział 1. Co ma do tego zarządzanie projektem? ........................................... 21 Wprowadzenie ................................................................................................................. 21 Systemy usprawniania procesów biznesowych ............................................................... 22 Project Management Institute .................................................................................... 22 CMM i CMMI ........................................................................................................... 23 Six Sigma .................................................................................................................. 23 ISO 9000 ................................................................................................................... 24 Krótkie omówienie zarządzania projektem ..................................................................... 25 Współczynnik sukcesu i porażki projektu ................................................................. 25 Czynniki sukcesu projektu ............................................................................................... 28 Czynnik sukcesu nr 1: wsparcie kierownictwa ......................................................... 28 Czynnik sukcesu nr 2: zaangażowanie użytkownika ................................................ 28 Czynnik sukcesu nr 3: doświadczony kierownik projektu ........................................ 30 Czynnik sukcesu nr 4: jasno zdefiniowane cele projektu ......................................... 31 Czynnik sukcesu nr 5: jasno zdefiniowany (i mniejszy) zakres ................................ 32 Czynnik sukcesu nr 6: krótsze harmonogramy, dużo kamieni milowych ................. 33 Czynnik sukcesu nr 7: jasno zdefiniowany proces zarządzania projektem ............... 34 Czynnik sukcesu nr 8: standardowa infrastruktura ................................................... 35 Cztery ograniczenia projektowe ...................................................................................... 37 Projekty, programy i portfele ........................................................................................... 38 Podsumowanie ................................................................................................................. 39 Skrót rozwiązań ............................................................................................................... 40 Często zadawane pytania ................................................................................................. 42 4 Zarządzanie projektami IT w małym palcu Rozdział 2. Co ma z tym wspólnego strategia korporacji? .................................. 45 Wprowadzenie ................................................................................................................. 45 Omówienie strategii korporacji w dzisiejszym środowisku ............................................ 46 Powiązanie technologii informacyjnej ze strategią korporacji: jeden krok dalej ................ 47 Strategia kontra taktyka ............................................................................................. 49 Przewaga nad konkurencją ........................................................................................ 49 Zrozumienie strategii firmy ............................................................................................. 53 Strategie korporacji a technologia informacyjna ...................................................... 54 Strategie biznesowe a technologia informatyczna .................................................... 56 Metody pomagające w opracowaniu strategii informatyzacji ................................... 57 Opracowywanie strategii informatyzacji ......................................................................... 61 Przechodzenie od strategii do działania .................................................................... 64 Ocenianie bieżącego środowiska informatycznego ......................................................... 68 Ocenianie projektów informatycznych ..................................................................... 68 Klasyfikowanie projektów informatyzacji ................................................................ 69 Opracowywanie operacyjnego planu informatyzacji ...................................................... 72 Podsumowanie ................................................................................................................. 73 Skrót rozwiązań ............................................................................................................... 75 Często zadawane pytania ................................................................................................. 76 Rozdział 3. Poruszanie się po polityce korporacji .............................................. 79 Wprowadzenie ................................................................................................................. 79 Polityka korporacyjna: elementarz .................................................................................. 80 Zrozumienie źródła władzy ............................................................................................. 81 Władza z pozycji ....................................................................................................... 82 Władza z informacji .................................................................................................. 83 Władza z zasobów ..................................................................................................... 84 Władza z wiedzy specjalistycznej ............................................................................. 84 Władza z wyników .................................................................................................... 85 Władza z cech osobistych ......................................................................................... 85 Zrozumienie metod wpływu ............................................................................................ 86 Groźby ....................................................................................................................... 87 Wymiana lub barter ................................................................................................... 88 Odwoływanie się do wartości, emocji lub rozsądku ................................................. 89 Paradoks władzy .............................................................................................................. 91 Wydajna praca w środowisku politycznym ..................................................................... 92 Zaakceptuj istnienie polityki ..................................................................................... 92 Stwórz pozytywne relacje ......................................................................................... 93 Rozwiń wymianę ....................................................................................................... 94 Słuchaj uważnie ......................................................................................................... 94 Przekazuj więcej, nie mniej ....................................................................................... 94 Wiedz, czego nie mówić ........................................................................................... 95 Dziel się władzą ........................................................................................................ 96 Poznaj wyznawane przez siebie wartości .................................................................. 96 Spodziewaj się, że polityka będzie wpływać na Twoją pracę ................................... 96 Bądź świadom zmian w polityce ............................................................................... 97 Rozładowywanie zatorów politycznych .......................................................................... 98 Wsparcie wysokiego szczebla ................................................................................... 98 Opracowanie przypadku biznesowego ...................................................................... 99 Obliczony i wykazany zwrot z inwestycji (obniżony całkowity koszt posiadania) 100 Skuteczne środki zaradcze ............................................................................................. 100 Polityka obsługi ....................................................................................................... 100 Współpraca z odpowiednikami z działów biznesowych ......................................... 101 Zespół projektowy ................................................................................................... 102 Spis treści 5 Udział klientów i użytkowników ............................................................................ 102 Plan komunikacji ..................................................................................................... 103 Podsumowanie ............................................................................................................... 104 Skrót rozwiązań ............................................................................................................. 104 Często zadawane pytania ............................................................................................... 107 Rozdział 4. Zarządzanie zespołem projektowym .............................................. 111 Wprowadzenie ............................................................................................................... 111 Dzisiejsze środowisko zarządzania ............................................................................... 112 Czego naprawdę pragną ludzie? .................................................................................... 113 Powody niezadowolenia z pracy ............................................................................. 113 Podstawowe czynniki satysfakcji z pracy ............................................................... 118 Style pracy i zespół projektowy ..................................................................................... 122 Zarządzanie różnymi stylami pracy ........................................................................ 127 Czynniki kulturowe ....................................................................................................... 134 Zarządzanie ludźmi z różnych kultur ...................................................................... 134 Zarządzanie zespołem wielopokoleniowym ........................................................... 142 Mężczyźni, kobiety i technologia .................................................................................. 146 Tworzenie zespołów o wysokiej wydajności ................................................................ 147 Upewnij się, że skład zespołu odpowiada zadaniu ................................................. 147 Jasno zdefiniuj cel projektu i zespołu ..................................................................... 148 Jasno zdefiniuj role członków zespołu, wykorzystując niepowtarzalne umiejętności i talenty ........................................................................................... 148 Jasno sformułuj obowiązki członka wobec zespołu ................................................ 148 Stwórz jasne wytyczne dla produktów cząstkowych .............................................. 148 Wspólnie z zespołem zdefiniuj jego tożsamość i normy kulturowe ....................... 149 Wspólnie z zespołem opracuj wytyczne dotyczące rozwiązywania problemów i konfliktów .......................................................................................................... 149 Stwórz środowisko, w którym sprzyja się szacunkowi i uprzejmości .................... 149 Wyrażaj uznanie za indywidualne i grupowe osiągnięcia ...................................... 149 Zarządzaj efektywnie czasem zespołu .................................................................... 150 Ustal wytyczne dotyczące komunikacji .................................................................. 150 Wykorzystuj technologię do poprawienia komunikacji i porozumiewania się w czasie rzeczywistym ......................................................................................... 151 Podsumowanie ............................................................................................................... 151 Skrót rozwiązań ............................................................................................................. 152 Często zadawane pytania ............................................................................................... 154 Rozdział 5. Definiowanie projektu ................................................................... 159 Wprowadzenie ............................................................................................................... 159 Proces zarządzania projektem IT ................................................................................... 160 Źródła projektu .............................................................................................................. 163 Zatwierdzenie propozycji projektowej .......................................................................... 165 Stworzenie małego, wstępnego zespołu projektowego ........................................... 166 Analiza istniejącej propozycji projektowej ............................................................. 166 Sprawdzenie informacji projektowych .................................................................... 167 Definiowanie projektu ................................................................................................... 168 Definiowanie problemu ........................................................................................... 170 Określanie celu projektu .......................................................................................... 173 Określenie potencjalnych rozwiązań ....................................................................... 175 Wybór optymalnego rozwiązania ............................................................................ 177 Rozwijanie propozycji projektowej ............................................................................... 179 Szacowanie .............................................................................................................. 181 6 Zarządzanie projektami IT w małym palcu Określenie zleceniodawcy ............................................................................................. 185 Uzyskanie aprobaty (zatwierdzenia) dla propozycji projektu ....................................... 186 Podsumowanie ............................................................................................................... 189 Skrót rozwiązań ............................................................................................................. 190 Często zadawane pytania ............................................................................................... 193 Rozdział 6. Organizowanie projektów informatycznych ..................................... 197 Wprowadzenie ............................................................................................................... 197 Identyfikowanie celów projektu .................................................................................... 202 Deklaracja celu projektu .......................................................................................... 202 Cele projektu lub główne produkty cząstkowe ....................................................... 203 Zdefiniuj, co ZAWIERA, a czego NIE ZAWIERA projekt ................................... 203 Identyfikowanie udziałowców ....................................................................................... 205 Identyfikowanie udziałowców projektu informatycznego ...................................... 205 Przypisywanie priorytetu lub klasyfikowanie udziałowców ................................... 208 Zarządzanie oczekiwaniami udziałowca ................................................................. 210 Identyfikowanie wymogów projektowych .................................................................... 211 Zarządzanie wymaganiami ...................................................................................... 217 Dopracowywanie parametrów projektowych ................................................................ 221 Kryteria sukcesu ...................................................................................................... 221 Kryteria akceptacji .................................................................................................. 225 Zakres, koszt, czas realizacji i jakość ...................................................................... 226 Siatka lub lista elastyczności ................................................................................... 226 Ograniczenia i zastrzeżenia ..................................................................................... 230 Ryzyko .................................................................................................................... 230 Kamienie milowe .................................................................................................... 230 Specyfikacja zakresu prac lub karta projektu .......................................................... 231 Definiowanie infrastruktury projektu ............................................................................ 233 Definiowanie procesów projektu ................................................................................... 234 Kryteria akceptacji .................................................................................................. 236 Plan zarządzania ryzykiem ...................................................................................... 236 Plan zarządzania zmianami ..................................................................................... 236 Plan komunikacji ..................................................................................................... 237 Plan zarządzania jakością ........................................................................................ 237 Raportowanie o stanie projektu ............................................................................... 237 Śledzenie usterek, błędów i problemów .................................................................. 240 Procedury eskalacji ................................................................................................. 243 Procedury dokumentowania .................................................................................... 244 Procedury zatwierdzania ......................................................................................... 245 Plan wdrożenia ........................................................................................................ 246 Plan działań ............................................................................................................. 246 Plan szkoleń ............................................................................................................. 246 Podsumowanie ............................................................................................................... 248 Skrót rozwiązań ............................................................................................................. 250 Często zadawane pytania ............................................................................................... 252 Rozdział 7. Jakość od podstaw ....................................................................... 257 Wprowadzenie ............................................................................................................... 257 Przegląd zagadnień związanych z jakością ................................................................... 260 Jakość kontra klasa .................................................................................................. 260 Elementy zarządzania jakością ................................................................................ 260 Satysfakcja użytkownika ......................................................................................... 261 Działania zapobiegawcze a działania korygujące ................................................... 261 Ciągłe doskonalenie ................................................................................................ 261 Spis treści 7 Zaangażowanie kierownictwa ................................................................................. 261 Koszt jakości ........................................................................................................... 264 Planowanie jakości ........................................................................................................ 265 Wymagania użytkowników ..................................................................................... 265 Wymogi funkcjonalne ............................................................................................. 266 Wymogi techniczne ................................................................................................. 266 Kryteria akceptacji .................................................................................................. 266 Metryki jakości ........................................................................................................ 267 Listy kontrolne jakości ............................................................................................ 267 Monitorowanie jakości .................................................................................................. 268 Plan zarządzania jakością ........................................................................................ 268 Metryki jakości ........................................................................................................ 268 Procedury projektowe ............................................................................................. 268 Raporty o postępach prac ........................................................................................ 268 Śledzenie problemów .............................................................................................. 269 Zarządzanie zmianą ................................................................................................. 269 Testowanie jakości ........................................................................................................ 269 Zapobieganie i inspekcje ......................................................................................... 270 Procedury testowania jakości .................................................................................. 270 Testowanie wybiórcze ............................................................................................. 270 Analiza .................................................................................................................... 271 Rozwiązywanie problemów .................................................................................... 271 Podsumowanie ............................................................................................................... 272 Skrót rozwiązań ............................................................................................................. 273 Często zadawane pytania ............................................................................................... 274 Rozdział 8. Tworzenie zespołu projektowego ................................................... 277 Wprowadzenie ............................................................................................................... 277 Określenie koniecznych kwalifikacji członków zespołu ............................................... 279 Stanowiska i zakresy obowiązków .......................................................................... 280 Kompetencje ............................................................................................................ 280 Dostępność personelu .............................................................................................. 280 Określenie zasad współpracy zespołu projektowego z innymi działami firmy ...... 281 Zdefiniowanie zakresów odpowiedzialności pracowników .......................................... 281 Zdefiniowanie stanowisk i zakresów obowiązków ....................................................... 283 Nabór do zespołu projektowego .................................................................................... 284 Formowanie zespołu ...................................................................................................... 285 Lista członków zespołu ........................................................................................... 286 Szkolenie ................................................................................................................. 286 Procedury ................................................................................................................ 286 Zgodność formalna .................................................................................................. 286 Pierwsze spotkanie zespołu ..................................................................................... 287 Zespół i technologia ................................................................................................ 288 Zarządzanie przebiegiem pracy ............................................................................... 288 Docenianie i nagradzanie pracowników ................................................................. 289 Podsumowanie ............................................................................................................... 290 Skrót rozwiązań ............................................................................................................. 291 Często zadawane pytania ............................................................................................... 293 Rozdział 9. Planowanie projektu ..................................................................... 295 Wprowadzenie ............................................................................................................... 295 Struktura podziału pracy ................................................................................................ 299 Jakość a struktura podziału pracy ............................................................................ 299 Podział pracy projektowej ....................................................................................... 300 8 Zarządzanie projektami IT w małym palcu Główne produkty cząstkowe i zadania projektu ..................................................... 300 Podział zadań głównych na podzadania .................................................................. 301 Kontrola zakresu projektu ....................................................................................... 303 Odpowiedzialność za zadania ................................................................................. 303 Kryteria ukończenia ................................................................................................ 304 Kryteria wejścia/wyjścia ......................................................................................... 305 Oprogramowanie wspomagające zarządzanie projektem ....................................... 306 Szczegóły zadań projektowych ............................................................................... 307 Wymogi funkcjonalne i techniczne ......................................................................... 308 Tworzenie diagramu sieciowego ................................................................................... 309 Kamienie milowe .................................................................................................... 310 Tworzenie diagramu ................................................................................................ 312 Ścieżka krytyczna .................................................................................................... 312 Margines czasowy ................................................................................................... 313 Tworzenie harmonogramu ............................................................................................. 315 Tworzenie harmonogramu a umiejętności pracowników ....................................... 317 Rezerwy a umyślne przeszacowanie ....................................................................... 317 Tworzenie budżetu ........................................................................................................ 320 Oszacowanie poziomu przepływów pieniężnych ................................................... 321 Kontrola kosztów .................................................................................................... 322 Identyfikacja ryzyk projektu .......................................................................................... 324 Identyfikacja ryzyk .................................................................................................. 324 Kategoryzacja ryzyka .............................................................................................. 325 Łagodzenie ryzyka .................................................................................................. 326 Komunikacja w projekcie .............................................................................................. 329 Plan komunikowania ............................................................................................... 330 Punkty kontrolne planu komunikowania ................................................................. 331 Finalizowanie planu projektu ........................................................................................ 332 Podsumowanie ............................................................................................................... 334 Skrót rozwiązań ............................................................................................................. 336 Często zadawane pytania ............................................................................................... 339 Rozdział 10. Zarządzanie projektami IT ............................................................. 343 Wprowadzenie ............................................................................................................... 343 Rozpoczynanie pracy nad projektem ............................................................................. 347 Ogłoszenie początku pracy ...................................................................................... 347 Wdrożenie planu projektu ....................................................................................... 348 Monitorowanie postępów projektu ................................................................................ 348 Raportowanie o postępach projektu ........................................................................ 349 Ryzyko i plany awaryjne ......................................................................................... 353 Określanie postępów projektu ................................................................................. 354 Zarządzanie odchyleniami ....................................................................................... 361 Zarządzanie planami powiązanymi ......................................................................... 361 Zarządzanie zmianą w projekcie ................................................................................... 361 Zmiany wywołane przez odchylenia ....................................................................... 362 Zmiany w harmonogramie ...................................................................................... 363 Zmiany w budżecie ................................................................................................. 365 Zmiany zakresu projektu ......................................................................................... 367 Zarządzanie żądaniami zmian ................................................................................. 368 Podejmowanie działań korygujących ...................................................................... 369 Zarządzanie ryzykiem w projekcie ................................................................................ 370 Zarządzanie zespołem projektowym ............................................................................. 372 Efektywne zarządzanie projektem IT ...................................................................... 372 Rozwiązywanie problemów w zespole projektowym ............................................. 374 Spis treści 9 Rozwiązywanie problemów spotkań zespołu ......................................................... 378 Rozwiązywanie problemów interpersonalnych ...................................................... 380 Kończenie pracy projektowej .................................................................................. 381 Podsumowanie ............................................................................................................... 381 Skrót rozwiązań ............................................................................................................. 383 Często zadawane pytania ............................................................................................... 385 Rozdział 11. Śledzenie projektu ........................................................................ 389 Wprowadzenie ............................................................................................................... 389 Techniczne narzędzia śledzenia postępów projektu ...................................................... 392 Analiza wartości wypracowanej .............................................................................. 393 Wskaźnik efektywności harmonogramowej ........................................................... 395 Wskaźnik efektywności kosztowej ......................................................................... 397 Szacunek kosztu całkowitego .................................................................................. 397 Wskaźnik krytyczny ................................................................................................ 398 Testowanie produktów projektu .................................................................................... 399 Testowanie jednostkowe ......................................................................................... 400 Testowanie zintegrowane ........................................................................................ 401 Testowanie użyteczności ......................................................................................... 401 Testowanie akceptacyjne ......................................................................................... 401 Testowanie próbne .................................................................................................. 402 Testowanie regresywne ........................................................................................... 402 Testowanie wydajnościowe ..................................................................................... 403 Testowanie porównawcze (benchmarking) ............................................................. 404 Testowanie bezpieczeństwa .................................................................................... 404 Przygotowanie do wdrożenia produktu i przekazania go klientowi .............................. 405 Wdrożenie ............................................................................................................... 405 Rozwinięcie ............................................................................................................. 406 Przekazanie produktu użytkownikom ..................................................................... 406 Najczęściej występujące problemy i ich rozwiązywanie .............................................. 409 Problemy związane z zakresem projektu ................................................................ 409 Problemy z jakością ................................................................................................ 411 Problemy z harmonogramem .................................................................................. 414 Problemy z budżetem .............................................................................................. 418 Problemy z personelem ........................................................................................... 421 Problemy ze zleceniodawcą .................................................................................... 423 Problemy z dostawcami .......................................................................................... 426 Problemy z klientami, użytkownikami i innymi interesariuszami projektu ............ 429 Podsumowanie ............................................................................................................... 433 Skrót rozwiązań ............................................................................................................. 435 Często zadawane pytania ............................................................................................... 438 Rozdział 12. Zamykanie projektu ..................................................................... 441 Wprowadzenie ............................................................................................................... 441 Finalizowanie prac projektowych .................................................................................. 443 Rejestr problemów .................................................................................................. 444 Żądania zmian i wykonania prac ............................................................................. 444 Raporty o błędach .................................................................................................... 445 Przygotowanie końcowej dokumentacji ........................................................................ 445 Dokumentacja techniczna ....................................................................................... 446 Końcowy, zaktualizowany plan projektu ................................................................ 447 Raport zamknięcia projektu .................................................................................... 447 Odbiór projektu przez klienta ........................................................................................ 449 Formalne przekazanie produktu .............................................................................. 449 10 Zarządzanie projektami IT w małym palcu Przekazanie produktu użytkownikom ..................................................................... 450 Zagospodarowanie zasobów projektu ..................................................................... 451 Przegląd zdobytej wiedzy .............................................................................................. 452 Administracyjne zakończenie projektu ......................................................................... 453 Bezpieczeństwo ....................................................................................................... 453 Praca papierkowa .................................................................................................... 454 Zagadnienia cywilnoprawne ................................................................................... 455 Analiza wydajności personelu ................................................................................. 455 Ostatnie spotkanie zespołu ............................................................................................ 459 Podsumowanie ............................................................................................................... 461 Skrót rozwiązań ............................................................................................................. 462 Często zadawane pytania ............................................................................................... 465 Skorowidz .................................................................................... 469 Rozdział 4. Rozwiązania w tym rozdziale: t Dzisiejsze środowisko zarządzania t Czego naprawdę pragną ludzie t Style pracy i zespół projektowy t Czynniki kulturowe t Mężczyźni, kobiety i technologia t Tworzenie zespołów o wysokiej wydajności Wprowadzenie To nie projekty zawodzą, tylko ludzie. To proste zdanie podsumowuje wyzwanie, przed którym staje każdy kierownik projektu. Wszystkie przeprowadzane na tym polu ba- dania wciąż powracają do podstawowego powodu fiaska projektów: ludzi. Większość projektów technologicznych jest skomplikowana a za ich niepowodzenie wini się po równo brak funduszy, pracowników, czasu lub określonego kierunku. Projekty nie po- wstają z niczego i nie funkcjonują same — ktoś musi je sformułować, sfinansować, wybrać zespół i kierować nimi. To ludzie w niego zaangażowani są odpowiedzialni za jego powodzenie (lub niepowodzenie). Osobą ostatecznie odpowiedzialną za sukces jest kierownik projektu. Właśnie z tego powodu poświęcimy jeden rozdział na omówienie zarządzania zespołem projektowym. Zastosujemy tu trochę inne podejście niż niektórzy Czytelnicy napotkali w przeszłości. Zbadamy nie tylko sposób, w jaki zazwyczaj pracują ludzie (style pracy), ale również to, jak kierownik projektu może skuteczniej zarządzać zespołami, które mogą być zróżnicowane pod względem geograficznym, kulturowym lub technicznym. W dzisiejszym dziwnym świecie (i coraz bardziej bezprzewodowym) pracujemy z ludźmi rozproszonymi po całym globie w różnych strefach czasowych, 112 Zarządzanie projektami IT w małym palcu krajach i kulturach. Choć jeden rozdział nie przedstawi wszystkich narzędzi potrzeb- nych do udoskonalenia swoich umiejętności zarządzania wieloma kulturami, pomoże lepiej zrozumieć niektóre z wyzwań i dać pewne narzędzia, które można zastosować w celu poprawienia swoich umiejętności zarządzania zespołem. Według definicji zarządzanie zespołem to proces pracy z grupą ludzi w celu rozwią- zania problemu. W olbrzymiej większości projektów kierownik projektu (ang. project manager — PM) musi zarządzać ludźmi, nad którymi nie ma bezpośredniej (organiza- cyjnej) władzy. Dlatego gros pracy kierownika projektu polega na użyciu wpływu w celu uzyskania pożądanych efektów. Jak dowiedzieliśmy się w rozdziale 3., istnieje wiele źródeł władzy i wiele metod wpływania na ludzi. Zrozumienie tych podstaw pomoże w zarządzaniu zespołem projektowym. Jeśli ktoś zastanawiał się kiedyś, co jest źródłem różnych ludzkich zachowań oraz co powoduje, że niektórzy kierownicy tak dobrze potrafią nakłaniać ludzi do pracy nad projektem, ten rozdział da mu pewien wgląd w te umiejętności. Osoby, które kierują zespołem składającym się z członków mieszkających po dwóch stronach kontynentu lub na drugim końcu świata, zdobędą bardzo przydatne informacje, które trochę ułatwią ich pracę. Jeśli zaś ktoś choć raz miał wrażenie, że zespół doprowadza go stopniowo do szaleństwa, musi koniecznie przeczytać ten rozdział. Dzisiejsze środowisko zarządzania Szacuje się, że ilość danych zawartych w jednym numerze gazety „Wall Street Jour- nal” lub „New York Times” to więcej informacji, niż ludzie przetwarzali sto lat temu w ciągu jednego roku. Jesteśmy bombardowani mnóstwem informacji — począwszy od telewizji, poprzez radio, gazety, czasopisma, książki, pocztę e-mail do Internetu i blo- gów. Informacje przychodzą natychmiast, my je badamy, wchłaniamy, odrzucamy i ru- szamy dalej. Sto lat temu pozycja kierownika dawała mu wszystkie potrzebne infor- macje. Na ich podstawie mógł podejmować decyzje na rzecz ludzi, którzy dla niego pracowali. Dziś menedżerowie bardziej przypominają policjantów drogowych, którzy próbują kierować staraniami osób z organizacji ku osiągnięciu wspólnego celu przy jednoczesnym unikaniu zderzeń czołowych. Kierownik nie jest już na pozycji, w której wiedziałby wszystko i podejmował wszystkie decyzje. Zamiast tego musi polegać na ludziach ze swojego zespołu, by mieli wystarczającą wiedzę oraz podejmowali inicjaty- wy. Jednocześnie ludzie są bardziej mobilni i mniej oddani pracodawcom niż sto lat temu. Dzisiejszy kierownik musi znaleźć sposób na zwiększenie zaangażowania i rozwi- nięcie inicjatywy u pracowników, którzy w ciągu swojego życia zapewne zmienią profe- sję około pięciu razy a pracę co najmniej dziesięć. Zarządzając taką siłą roboczą, efektywny kierownik, chcąc osiągnąć oczekiwane rezultaty, musi zastosować nowe narzędzia. Zaangażowanie i inicjatywa są tym ważniejsze, im więcej informacji muszą przetwa- rzać kierownicy, zmieniając się z ekspertów w osoby z wiedzą ogólną. Coraz częściej przedsiębiorstwa muszą polegać na wysoce wyspecjalizowanych pracownikach, którzy myślą i działają w imieniu firmy, ponieważ posiadają wiedzę techniczną, wyobraźnię i kontakt z klientami, dostawcami i rynkiem. Technologia ma znaczny wpływ na sposób Rozdział 4. ¨ Zarządzanie zespołem projektowym 113 pracy i przetwarzania informacji. W dzisiejszych czasach dobry kierownik musi umieć tak zmobilizować pracowników, by udało im się znaleźć sposób na wykonywanie więk- szej ilości pracy za mniej; musi wiedzieć, jak wzbudzić zaangażowanie i inicjatywę, by uzyskiwać jak najlepsze wyniki, oraz musi rozumieć wyzwania, które stoją przed pra- cownikami, aby oczyścić im drogę i przygotować optymalne środowisko dla sukcesu. To wysokie wymagania, ale w tym rozdziale przyjrzymy się sposobom, które na to pozwolą. Czego naprawdę pragną ludzie? Zacznijmy od podstaw. Większość ludzi pracuje, ponieważ musi zarabiać na życie. Miejmy nadzieję, że również lubią to, co robią, a ich praca lub kariera daje im poczucie sukcesu i satysfakcji. Niektórzy lubią władzę lub poczucie ważności, jaką daje wyko- nywany zawód, innym przyjemność sprawiają codzienne kontakty ze współpracowni- kami, dostawcami i klientami. Są osoby, które lubią rozwiązywać problemy i radzić sobie z wyzwaniami, jakie daje im praca, inne pracują dla poczucia spełnienia lub własnej misji. Bez względu na powód podjęcia pracy, istnieją wspólne elementy doty- czące tego, czego ludzie pragną, gdy już ją wykonują. Oczywiście pragną dobrego wy- nagrodzenia za wykonywaną pracę, ale już na pierwszych wykładach z zarządzania mówi się, że pieniądze nie motywują, a demotywują. Co to oznacza? Nie da się zapłacić komuś wystarczająco dużo, by polubił swoją pracę, można jednak płacić mu zbyt mało, by sprawiała mu przyjemność. Wystarczy wrócić myślami do ostatniej dużej pod- wyżki lub awansu. Podwyższenie wynagrodzenia na pewno wywołało radość — przez chwilę. Po pewnym czasie nowa wysokość dochodu spowszedniała a podwyżka stra- ciła swój blask. Zupełnie co innego działo się, gdy pojawiła się propozycja podjęcia się poważniejszej roli lub wzięcia na siebie większej odpowiedzialności bez dodat- kowego wynagrodzenia. W pewnym momencie pojawiło się prawdopodobnie uczucie irytacji (lub po prostu niezadowolenia) z powodu braku gratyfikacji. Dlatego z listy rze- czy, które ludzie pragną, wykreślimy pieniądze. Każdy chciałby dostawać więcej pie- niędzy, ale jeśli ktoś jest już odpowiednio opłacany, pieniądze rzadko rozwiązują pod- stawowe problemy. Założymy, że Twoi pracownicy i współpracownicy są wystarczająco dobrze wynagradzani, oraz że, jak każdy, ucieszyliby się z dużej podwyżki lub premii w tym roku. Powody niezadowolenia z pracy Są takie rzeczy, które wywołują niezadowolenie z pracy, a gdy się już nimi zajmie, nie daje to wiele satysfakcji. Często nazywa się je czynnikami higienicznymi lub porząd- kowymi. Wiadomo, że jeśli w pokoju jest bałagan, można odczuwać niezadowolenie, ale gdy się już posprząta, porządek przestaje być widoczny i staje się czymś naturalnym. Rzadko kiedy przy wejściu do biura pojawia się myśl: „To biuro jest takie czyste, jestem taki wydajny!”, choć czasami można pomyśleć: „Jeśli niedługo nie posprzątam biurka, znalezienie czegokolwiek zajmie mi cały dzień!”. Przyjrzyjmy się więc niektórym z czyn- ników higienicznych. Kierownik działu informatycznego może mieć pewną kontrolę nad niektórymi lub wszystkimi wymienionymi tu zagadnieniami. Jednak powinien o nich 114 Zarządzanie projektami IT w małym palcu wiedzieć również kierownik projektu, który nie ma nad nimi bezpośredniej władzy. W przypadku braku któregoś z wymienionych czynników pojawia się dezorganizacja i frustracja. Dlatego warto zrobić wszystko, by do tego nie dopuścić. Spójrzmy na listę: t polityka przedsiębiorstwa i przepisy administracyjne; t wynagrodzenie; t nadzór; t warunki pracy; t relacje międzyludzkie. Polityka przedsiębiorstwa i przepisy administracyjne Przepisy i procedury, które nie mają sensu, mogą doprowadzić do szału. Niektóre przed- siębiorstwa mają mnóstwo zwariowanych, stworzonych w dalekiej przeszłości zasad, które nie uległy żadnym zmianom od ponad 40 lat. Inne firmy idą na żywioł i mają zaledwie kilka procedur, albo nie mają ich wcale. Żadna z tych skrajności nie jest dobra ani pożądana. Przepisy i procedury mogą być świetnym elementem poprawiania działa- nia i wydajności firmy (lub w naszym przypadku działu lub projektu informatycznego). Przepisy mogą pomóc w wyraźnym określeniu najczęstszych obszarów chaosu, obo- wiązków lub prawnych wymogów i spowodować, by wszyscy trzymali się tych samych zasad. Można jednak stworzyć tak wiele regulaminów i procedur, że do ich zrozumienia potrzebny będzie doktorat. Definiowanie polityk i procedur dla projektu informatycznego omówimy w dalszej czę- ści książki. Tu nie chodzi o to, by stworzyć gąszcz przepisów, ale by przygotować pod- stawową strukturę, która umożliwi członkom zespołu efektywniejszą pracę. Jeśli re- gulamin lub procedura nie zwiększa efektywności, należy ją poddać ocenie. Pewne przepisy są wymagane przez prawo, można by jednak argumentować, że one także zwięk- szają wydajność dzięki utrzymaniu firmy z dala od sądów. Każdy kierownik projektu musi na pewno akceptować i egzekwować przepisy i politykę przedsiębiorstwa. Musi także tworzyć i wprowadzać przepisy związane z technologią informatyczną — we- wnętrzne i zewnętrzne dla działu. Jego celem powinno być tworzenie zasad i procedur pomocnych pracownikom w wykonywaniu ich pracy. Na początek powinien zebrać opi- nie swoich podwładnych i usunąć to, co nielogiczne lub co może utrudniać pracę. Jeśli natrafi na przepisy, które nie mają sensu, powinien przedstawić je swojemu przełożo- nemu lub odpowiedniej osobie w firmie, która mogłaby je zmienić. Aby zachować kon- kurencyjność w dzisiejszym szybko zmieniającym się świecie, firma powinna pamiętać, że bezużyteczne i nonsensowne przepisy lub procedury spowalniają pracę i powodują niepotrzebny chaos, frustrację, a często również wydatki. Jednak przyczyną tego może być również brak spójnych przepisów. Wynagrodzenie Niedawno poruszyliśmy kwestię wynagrodzenia. Jest ona poza kontrolą kierownika projektu, jeśli jednak jest on także kierownikiem działu informatycznego, może mieć na to pewien wpływ. Oczywiście wszyscy chcielibyśmy otrzymywać wysokie pensje, jednak na razie jest to w branży technologii informacyjnej raczej niemożliwe. Jeśli Rozdział 4. ¨ Zarządzanie zespołem projektowym 115 jednak pensje wypłacane przez firmę są poniżej średniej rynkowej, tylko dość interesu- jące dodatkowe świadczenia mogłyby przyciągnąć i zatrzymać w firmie większe talenty. Kiepskie wynagrodzenia to jeszcze gorsi pracownicy. Choć kierownik projektu może nie mieć zbyt wielkiej władzy nad wysokością wynagrodzeń w firmie, może przygotować uzasadnienie biznesowe, by wypłacano przynajmniej stawki rynkowe. Ktoś o wyższych umiejętnościach i doświadczeniu będzie w ostatecznym rozrachunku kosztował firmę mniej niż ktoś o niższych (przy założeniu, że te umiejętności i doświadczenie są zbieżne z potrzebami danego projektu). Jest jeszcze jedna sprawa, z którą muszą sobie radzić działy informatyczne w ostatnich czterech do pięciu lat. Chodzi o zmniejszającą się liczebność personelu i zwiększające się obowiązki. Pracownicy działu mogą być obłożeni większą liczbą zadań o wyższym poziomie odpowiedzialności niż kiedykolwiek wcześniej przy niekoniecznie wyższych pensjach. Niektóre przedsiębiorstwa przyjmują dość niefortunne stanowisko, które można wyrazić słowami „ciesz się, że masz pracę”. W innych firmach przypomina to raczej: „Chętnie byśmy zapłacili więcej, gdyby było nas na to stać, ale na razie mamy związane ręce”. Wystarczy spojrzeć, co w ciągu kilku ostatnich lat dzieje się na giełdach świato- wych, by stwierdzić, że w wielu firmach nic się zupełnie nie dzieje — żadnych wpły- wów, żadnych dochodów (lub nawet straty) — to nie jest sytuacja, w której można by podnosić pensje. Jednak wciąż można spróbować przygotować uzasadnienie biznesowe dla zwiększenia pensji kluczowym członkom zespołu, aby zatrzymać ich talenty. Albo się ich zatrzyma, albo będzie trzeba ponownie szkolić nowo zatrudnionych pracowni- ków, a szkolenie, nawet osób o odpowiednich umiejętnościach, doświadczeniu lub talen- tach, zazwyczaj kosztuje więcej niż podwyżka dla kluczowych pracowników. Na koniec należy wspomnieć o jeszcze jednej pułapce, w którą wpadają firmy — i to częściej te małe. Chodzi o podwyżki, które nie dotrzymują tempa rynkowi. W ten sposób niezwykle utalentowani weterani z 5- lub 10-letnim doświadczeniem zarabiają mniej, niż gdyby zwolnili się i zatrudnili gdzie indziej (lub nawet ponownie w tej samej firmie). Jest to jeden z powodów, dla którego firmy tracą zdolnych pracowników, i ma to wiele wspólnego z omawianym wcześniej zagadnieniem polityki i procedur. Jeśli polityka firmy uniemożliwia utrzymanie pensji kluczowych pracowników powyżej lub przynajm- niej na poziomie rynkowym, na pewno utraci się ich na rzecz konkurencji. Kierownik działu IT powinien usilnie zabiegać o to, by zarobki w zespole były powyżej przeciętnej. To może mieć wpływ na kierownika projektu informatycznego, ponieważ jego pracownicy mogą być proszeni o branie na swoje barki coraz większej liczby „projektów specjalnych”. W ten sposób mogą poczuć się wykorzystani, przepracowani lub po prostu zbulwersowani, gdy pojawi się konieczność zajęcia kolejnym projektem bez dodatkowego wynagrodzenia. Ponieważ firmom wciąż zależy na jak najwyższej produktywności każdego współpracownika (co pewnej mierze jest w porządku), kie- rownik powinien zabiegać o zatrudnianie dodatkowych ludzi, gdy tylko zwiększy się ilość pracy. Prezesi, wiceprezesi oraz inni członkowie zarządu mają często błędne prze- konanie, że wraz z rozwojem technologii powinny zmniejszać się koszty (i zwiększać wydajność). Nieprawda. W większości sytuacji koszty zostają przesunięte z jednego miejsca na drugie, a czasami nawet rosną. Dlatego należy uświadomić to członkom kadry zarządzającej, przygotowując i prezentując skuteczne uzasadnienie biznesowe. Kiedy ustali się i przedstawi koszty błędów, omyłek i poprawek powodowanych niedostatkami 116 Zarządzanie projektami IT w małym palcu w personelu, przygotowane wyliczenia mogą usprawiedliwić zatrudnienie (tymczasowo lub na stałe) dodatkowej pomocy. Nadzór Nadzór jest kolejny czynnikiem higienicznym, który może być źródłem niezadowole- nia. Często do pełnienia roli kierowniczej wybiera się ludzi uważanych za „dobrych pracowników”. Problem w tym, że dobry pracownik to niekoniecznie dobry kierownik. Dobry kierownik potrafi nawiązywać kontakt oraz podchodzić sprawiedliwie, bezstron- nie i stosunkowo bez emocji do zachowania pracowników. Taka osoba potrzebuje także cech przywódczych, zwłaszcza umiejętności wywoływania zaangażowania (i uległości) u nadzorowanych pracowników. Kierownik projektu informatycznego zasadniczo nad- zoruje członków zespołu w czasie trwania projektu, dlatego powyższe wytyczne dotyczą również i jego. Jeśli brak mu na tym polu doświadczenia, powinien przejść szkolenie lub poczytać na temat tego, co decyduje o dobrym nadzorze. Ponieważ nadzór należy do podstawowych relacji w pracy, te umiejętności kierownika mają znaczny wpływ na ludzi, z którymi pracuje. Kierownik działu informatycznego powinien ostrożnie podcho- dzić do wyboru osoby nadzorującej dane zadanie oraz mieć jasne poglądy na temat tego, jakich umiejętności u takich osób szuka. Zły nadzór jest często źródłem niezadowolenia pracowników. Niedoświadczone osoby na stanowisku nadzorczym zazwyczaj albo kon- trolują każdy krok pracowników, albo nie nakładają żadnych ograniczeń i pozwalają, by pracownicy weszli im na głowę. Żadna z tych postaw nie jest pomocna ani pożą- dana, a dobry, konsekwentny i sprawiedliwy nadzór to klucz do satysfakcji z pracy. Warunki pracy Warunki pracy to kolejny obszar, nad którym kierownik może, ale nie musi mieć dużej kontroli, a który wpływa na produktywność i zadowolenie pracowników. Jeśli przy każdej próbie zrobienia kserokopii kopiarka będzie ulegać awarii, wciągać papier lub zapalać się, będzie to powodem utraty cennego czasu i pieniędzy. Nie każde przedsię- biorstwo stać na urządzenia pierwszej klasy, nie oznacza to jednak, że powinny skąpić na istotne elementy środowiska pracy. Odpowiednie ogrzewanie i chłodzenie (zdziwili- byście się…), wygodne krzesła (zwłaszcza dla programistów i ludzi, którzy spędzają na siedząco od 10 do 12 godzin) i rozsądna ilość miejsca dla każdego to wszystko kluczowe elementy. Kierownik działu informatycznego może postarać się stworzyć wygodne śro- dowisko pracy w obrębie swojej sfery wpływów. W razie potrzeby może spróbować namawiać do przydzielenia na ten cel części budżetu korporacyjnego. Nawet jeśli dla kierownika liczy się tylko informatyka i zauważa jedynie to, czy działa sieć, to dla znacz- nej większości ludzi przyzwoite warunki pracy są sprawą istotną. Dodajmy do warunków pracy kolejny wymiar — przeładowanie informacjami. W dzi- siejszym świecie ilość nowych informacji, które trzeba przetworzyć, stale się zwiększa. Musimy sobie radzić z większą ilością danych niż kiedykolwiek wcześniej. To nie nasza wyobraźnia — rewolucja technologiczna ostatnich pięćdziesięciu lat spowodowała wytworzenie większej ilości informacji niż kiedykolwiek wcześniej w historii ludzkości. Samo rozdzielenie tego, „co trzeba wiedzieć”, od tego, „co miło jest wiedzieć” i „nie trzeba wiedzieć”, może zająć wieki. Raczej niewiele da się zrobić, jeśli chodzi o zmniej- szenie przeładowania informacjami (niektórzy nazywają to szumem informacyjnym, Rozdział 4. ¨ Zarządzanie zespołem projektowym 117 smogiem danych), ale można postarać się wspomóc personel działu lub zespół projek- towy poprzez niedodawanie do tego nadmiaru kolejnych niepotrzebnych wiadomości. Kierownik musi być świadomy zapotrzebowania na informacje i pracować nad zmniej- szeniem niekrytycznych informacji dla zespołu. Osoby zainteresowane tym tematem znajdą szczegółową dyskusję akademicką na stronie internetowej pod adresem http:// interactivity.ucsd.edu/articles/Overload/Cognitive_Overload.pdf, jednak nie zmuszamy do jej przeczytania — to może tylko zwiększyć przeładowanie informacjami. Relacje międzyludzkie Sam zwrot „relacje międzyludzkie” u wielu osób związanych z informatyką wywołuje przerażenie — w końcu ich praca kręci się wokół technologii. Jasne, że tak, ale tutaj rozmawiamy o tym, jak ważne są kontakty międzyludzkie. Gwarancja, że pracownikom starcza czasu na kontakty towarzyskie, jest ważnym aspektem pracy dla większości osób. Kierownik powinien zezwalać, a nawet do pewnego stopnia popierać, spotkania podczas przerw, w czasie lunchu lub między zebraniami. Oczywiście praca musi być wykonana, zdarzają się jednak menedżerowie (choć częściej są to niedoświadczone osoby nadzorujące fragment projektu), którzy oczekują od ludzi pracy do utraty tchu przez 10 godzin dziennie i bez żadnych przerw. Przerwy na rozmowy towarzyskie dołado- wują baterie i wprowadzają do pracy element przyjemności. Jest jednak także druga strona medalu, o której warto pamiętać. Nie wolno zezwalać na nieuprzejme lub wprost obraźliwe komentarze, nieodpowiednie zachowanie lub jakiegokolwiek rodzaju groźby. W razie wystąpienia któregokolwiek z tych zachowań należy zareagować natychmiast, aby zdusić je w zarodku. Niektórzy potrafią przekro- czyć zwykłą nieuprzejmość, a ich postępowanie może być uznane za bezprawne, gdy stanie się przyczyną powstania wrogiego otoczenia, dlatego należy wyraźnie wytłuma- czyć, że ten rodzaj zachowania nie będzie tolerowany. Kierownik działu informatycz- nego jest zobowiązany do stosowania zasad i procedur przedsiębiorstwa dotyczących takich zachowań, może jednak również model
Pobierz darmowy fragment (pdf)

Gdzie kupić całą publikację:

Zarządzanie projektami IT w małym palcu
Autor:
,

Opinie na temat publikacji:


Inne popularne pozycje z tej kategorii:


Czytaj również:


Prowadzisz stronę lub blog? Wstaw link do fragmentu tej książki i współpracuj z Cyfroteką: