Cyfroteka.pl

klikaj i czytaj online

Cyfro
Czytomierz
00342 005659 18761202 na godz. na dobę w sumie
Zarządzanie projektami dla bystrzaków. Wydanie V - książka
Zarządzanie projektami dla bystrzaków. Wydanie V - książka
Autor: Liczba stron: 424
Wydawca: Septem Język publikacji: polski
ISBN: 978-83-283-5249-0 Data wydania:
Lektor:
Kategoria: ebooki >> praktyczna edukacja, samodoskonalenie, motywacja
Porównaj ceny (książka, ebook, audiobook).

Biblia zarządzania projektami

Jak operować niezbędnymi umiejętnościami i radzić sobie z odpowiedzialnością za projekt, by cieszyć się opinią wytrawnego menedżera projektów? Uznany ekspert w tej dziedzinie odpowiada na to pytanie w książce, którą właśnie trzymasz w dłoniach - znajdziesz w niej wszystko, co musisz wiedzieć, by każdy projekt ukończyć z sukcesem, bez choćby jednego fałszywego ruchu.

W książce:

Znajdź podobne książki Ostatnio czytane w tej kategorii

Darmowy fragment publikacji:

Tytuł oryginału: Project Management For Dummies, 5th Edition Tłumaczenie: Przemysław Janicki ISBN: 978-83-283-5249-0 Original English language edition Copyright © 2017 by John Wiley Sons, Inc., Hoboken, New Jersey All rights reserved including the right of reproduction in whole or in part any form. This translation published by arrangement with John Wiley Sons, Inc. Oryginalne angielskie wydanie © 2017 by John Wiley Sons, Inc., Hoboken, New Jersey Wszelkie prawa, włączając prawo do reprodukcji całości lub części w jakiejkolwiek formie, zarezerwowane. Tłumaczenie opublikowane na mocy porozumienia z John Wiley Sons, Inc. Translation copyright © 2019 by Helion S.A. Wiley, the Wiley Publishing Logo, For Dummies, Dla Bystrzaków, the Dummies Man logo, Dummies.com, Making Everything Easier, and related trade dress are trademarks or registered trademarks of John Wiley and Sons, Inc. and/or its affiliates in the United States and/or other countries. Used by permission. Wiley, the Wiley Publishing Logo, For Dummies, Dla Bystrzaków, the Dummies Man logo, Dummies.com, Making Everything Easier i związana z tym szata graficzna są markami handlowymi John Wiley and Sons, Inc. i/lub firm stowarzyszonych w Stanach Zjednoczonych i/lub innych krajach. Wykorzystywane na podstawie licencji. Autor oraz Helion SA dołożyli wszelkich starań, by zawarte w tej książce informacje były kompletne i rzetelne. Nie biorą jednak żadnej odpowiedzialności ani za ich wykorzystanie, ani za związane z tym ewentualne naruszenie praw patentowych lub autorskich. Autor oraz Helion SA nie ponoszą również żadnej odpowiedzialności za ewentualne szkody wynikłe z wykorzystania informacji zawartych w książce. Drogi Czytelniku! Jeżeli chcesz ocenić tę książkę, zajrzyj pod adres http://dlabystrzakow.pl/user/opinie/zaprb5 Możesz tam wpisać swoje uwagi, spostrzeżenia, recenzję. HELION SA ul. Kościuszki 1c, 44-100 Gliwice tel. 32 231 22 19, 32 230 98 63 e-mail: dlabystrzakow@dlabystrzakow.pl WWW: http://dlabystrzakow.pl Printed in Poland. • Kup książkę • Poleć książkę • Oceń książkę • Księgarnia internetowa • Lubię to! » Nasza społeczność Spis tre(cid:285)ci O autorze ..........................................................................15 Podzi(cid:219)kowania .................................................................17 Wst(cid:219)p .................................................................................19 O ksi(cid:199)(cid:318)ce ....................................................................................................................20 Naiwne za(cid:260)o(cid:318)enia ......................................................................................................21 Ikony stosowane w ksi(cid:199)(cid:318)ce .....................................................................................21 Od czego zacz(cid:199)(cid:201) ........................................................................................................22 Dodatek do (cid:285)ci(cid:199)gni(cid:219)cia ......................................................................................23 CZ(cid:218)(cid:284)(cid:200) I: STAWIAMY PIERWSZE KROKI ......................................25 ROZDZIA(cid:259) 1: Zarz(cid:199)dzanie projektami — klucz do osi(cid:199)gni(cid:219)cia wyników ............................................................................27 Co sprawia, (cid:318)e projekt to projekt? ..........................................................................28 Trzy g(cid:260)ówne elementy sk(cid:260)adaj(cid:199)ce si(cid:219) na projekt ............................................28 Ró(cid:318)norodno(cid:285)(cid:201) projektów ..................................................................................29 Cztery etapy ka(cid:318)dego projektu .........................................................................30 Jak zdefiniowa(cid:201) zarz(cid:199)dzanie projektem? ...............................................................32 Przyjrzyjmy si(cid:219) procesom rozpocz(cid:219)cia ............................................................34 Przegl(cid:199)d procesów planowania ........................................................................34 Rzut oka na proces realizacji .............................................................................36 Przegl(cid:199)d procesów nadzoru i kontroli .............................................................37 S(cid:260)owo na temat procesów zwi(cid:199)zanych z zako(cid:262)czeniem projektu ................38 Na czym polega rola kierownika projektu? ...........................................................38 Przegl(cid:199)d zada(cid:262) kierownika projektu ................................................................38 Jak radzi(cid:201) sobie z potencjalnymi próbami odej(cid:285)cia od sformalizowanej metody zarz(cid:199)dzania projektem ..................................39 Unikanie dróg na skróty ....................................................................................40 U(cid:285)wiadomienie sobie potencjalnych problemów ..........................................41 Spis tre(cid:285)ci 5 Poleć książkęKup książkę Czy posiadasz niezb(cid:219)dne cechy skutecznego kierownika projektu? ..................42 Pytania .................................................................................................................42 Odpowiedzi .........................................................................................................43 ROZDZIA(cid:259) 2: Rozpoczynamy podró(cid:318): pocz(cid:199)tki projektu ....................45 Zebranie pomys(cid:260)ów na projekty .............................................................................46 Identyfikacja (cid:316)róde(cid:260) informacji o potencjalnych projektach .........................47 Stworzenie uzasadnienia projektu ...................................................................47 Przygotowanie karty projektu .................................................................................49 Przeprowadzanie analizy kosztów i korzy(cid:285)ci ...................................................50 Studium wykonalno(cid:285)ci .......................................................................................52 Dokumenty towarzysz(cid:199)ce tworzeniu karty projektu ......................................53 Decyzja o przekazaniu projektu do drugiego etapu .............................................54 ROZDZIA(cid:259) 3: Kim s(cid:199) uczestnicy Twojego projektu? Anga(cid:318)owanie odpowiednich osób .................................55 Charakterystyka interesariuszy projektu ...............................................................56 Tworzenie rejestru interesariuszy ..........................................................................56 Zak(cid:260)adanie rejestru interesariuszy ...................................................................57 Dbanie o kompletno(cid:285)(cid:201) i aktualno(cid:285)(cid:201) rejestru interesariuszy .........................61 Korzystanie z szablonu rejestru interesariuszy ..............................................63 Identyfikowanie projektodawców, wspieraj(cid:199)cych i obserwatorów projektu ....65 Ustalanie momentu zaanga(cid:318)owania interesariuszy ......................................66 Wykorzystanie ró(cid:318)nych metod anga(cid:318)owania interesariuszy ........................70 Maksymalizacja korzy(cid:285)ci z zaanga(cid:318)owania interesariuszy ............................71 Wybór formatu rejestru ...........................................................................................72 Ustalanie zakresu uprawnie(cid:262) decyzyjnych interesariuszy ..................................73 Ocena zakresu w(cid:260)adzy i stopnia zainteresowania interesariuszy .......................74 ROZDZIA(cid:259) 4: Definiowanie celu i sensu projektu ...............................77 Jak zdefiniowa(cid:201) projekt przy u(cid:318)yciu dokumentacji opisuj(cid:199)cej jego zakres ........77 Patrz(cid:199)c z szerszej perspektywy: jak Twój projekt wpisuje si(cid:219) w potrzeby organizacji ..........................................................................................82 Dlaczego w(cid:260)a(cid:285)ciwie realizujesz projekt ............................................................82 Wyznaczanie granic: gdzie zaczyna si(cid:219) i ko(cid:262)czy Twój projekt .......................91 Formu(cid:260)owanie celów projektu ..........................................................................92 Okre(cid:285)lanie limitów: ograniczenia projektu ............................................................97 Dostosowywanie si(cid:219) do ogranicze(cid:262) .................................................................97 Opisywanie potrzeb ...........................................................................................99 Radzenie sobie z niewiadomymi na etapie planowania ....................................100 Prezentowanie zakresu projektu w formie zwi(cid:219)z(cid:260)ego dokumentu ..................101 6 Zarz(cid:199)dzanie projektami dla bystrzaków Poleć książkęKup książkę ROZDZIA(cid:259) 5: Tworzenie planu dzia(cid:260)ania: jak osi(cid:199)gn(cid:199)(cid:201) cel ..............103 Dziel i rz(cid:199)d(cid:316): podzia(cid:260) prac na mniejsze fragmenty .............................................104 Koncentrowanie si(cid:219) na szczegó(cid:260)ach ...............................................................104 Hierarchiczny podzia(cid:260) projektu przy u(cid:318)yciu struktury podzia(cid:260)u pracy .......106 Szczególne sytuacje ..........................................................................................114 Tworzenie i prezentacja struktury podzia(cid:260)u pracy .............................................118 Ró(cid:318)ne metody organizacji WBS ......................................................................118 Wykorzystanie ró(cid:318)nych metod tworzenia WBS ............................................119 Ró(cid:318)ne metody podzia(cid:260)u zakresu prac ............................................................121 Oznaczanie poszczególnych pozycji WBS ......................................................122 Ró(cid:318)ne formaty prezentacji WBS .....................................................................123 Poprawa jako(cid:285)ci WBS .......................................................................................126 Wykorzystanie szablonów ...............................................................................127 Identyfikacja obszarów ryzyka w trakcie planowania prac ................................128 Dokumentowanie niezb(cid:219)dnych informacji na temat planowanych zada(cid:262) .....130 CZ(cid:218)(cid:284)(cid:200) II: PLANOWANIE, CZYLI JAK OKRE(cid:284)LI(cid:200), ILE POTRWA I ILE B(cid:218)DZIE KOSZTOWA(cid:259) PROJEKT ...131 ROZDZIA(cid:259) 6: To na kiedy ten projekt? ...............................................133 Zilustrujmy to sobie: prezentacja planu prac przy u(cid:318)yciu diagramu sieciowego ......................................................................134 Elementy diagramu sieciowego ......................................................................134 Rysowanie diagramu sieciowego ....................................................................136 Analiza diagramu sieciowego ................................................................................137 Jak czyta(cid:201) diagram sieciowy ............................................................................137 Interpretowanie diagramu sieciowego ..........................................................138 Wykorzystanie diagramu sieciowego w praktyce ...............................................144 Okre(cid:285)lanie kolejno(cid:285)ci realizacji .......................................................................144 Prosty przyk(cid:260)ad zastosowania diagramu sieciowego ...................................148 Opracowywanie harmonogramu projektu ..........................................................152 Pierwsze kroki ...................................................................................................152 Zagro(cid:318)enia zwi(cid:199)zane z przygotowywaniem harmonogramu „od ko(cid:262)ca” ...153 Wywi(cid:199)zywanie si(cid:219) z ustalonych ogranicze(cid:262) czasowych ...............................154 Ró(cid:318)ne strategie umo(cid:318)liwiaj(cid:199)ce szybsze dotarcie na piknik .........................155 Szacowanie czasu trwania dzia(cid:260)a(cid:262) .......................................................................162 Czynniki decyduj(cid:199)ce o czasie trwania dzia(cid:260)a(cid:262) ...............................................162 Analiza cech danego zasobu ...........................................................................163 Wyszukiwanie (cid:316)róde(cid:260) informacji pomocniczych ...........................................163 Poprawa wiarygodno(cid:285)ci szacunków ..............................................................164 Prezentacja harmonogramu projektu .................................................................166 Spis tre(cid:285)ci 7 Poleć książkęKup książkę ROZDZIA(cid:259) 7: Zasoby ludzkie, czyli kogo i kiedy b(cid:219)dziesz potrzebowa(cid:201) .......................................169 Jakich informacji potrzebujesz, aby dopasowa(cid:201) do zada(cid:262) w(cid:260)a(cid:285)ciwych ludzi .....................................................170 Jak okre(cid:285)li(cid:201) wymagan(cid:199) wiedz(cid:219) i umiej(cid:219)tno(cid:285)ci ...............................................171 Prezentowanie wiedzy, umiej(cid:219)tno(cid:285)ci i stopnia zainteresowania przy u(cid:318)yciu macierzy kompetencji .................175 Okre(cid:285)lanie wymaganego poziomu zaanga(cid:318)owania ...........................................177 Korzystanie z macierzy zasobów ludzkich .....................................................177 Identyfikowanie potrzebnych pracowników na macierzy zasobów ludzkich .....................................................................178 Okre(cid:285)lanie wymaganych nak(cid:260)adów pracy .....................................................179 Uwzgl(cid:219)dnianie produktywno(cid:285)ci, wydajno(cid:285)ci i dyspozycyjno(cid:285)ci pracowników przy szacowaniu nak(cid:260)adów pracy .........180 Uwzgl(cid:219)dnianie wydajno(cid:285)ci przy korzystaniu z danych historycznych ........182 Uwzgl(cid:219)dnianie wydajno(cid:285)ci pracowników przy tworzeniu w(cid:260)asnych szacunków ..........................................................183 Jak si(cid:219) upewni(cid:201), (cid:318)e cz(cid:260)onkowie zespo(cid:260)u b(cid:219)d(cid:199) w stanie wywi(cid:199)za(cid:201) si(cid:219) z przydzielonych obowi(cid:199)zków ...........................185 Wst(cid:219)pna alokacja czasu ...................................................................................185 Jak zaradzi(cid:201) potencjalnemu nadmiarowi obowi(cid:199)zków ................................187 Koordynowanie zada(cid:262) w ramach kilku projektów .......................................190 ROZDZIA(cid:259) 8: Planowanie pozosta(cid:260)ych zasobów i przygotowywanie bud(cid:318)etu .........................................193 Okre(cid:285)lanie wymaganej wielko(cid:285)ci zasobów rzeczowych ....................................194 Ile nas to wyniesie: koszty i bud(cid:318)et projektu .......................................................196 Ró(cid:318)ne rodzaje kosztów zwi(cid:199)zanych z projektem ..........................................196 Trzy etapy przygotowywania bud(cid:318)etu projektu ............................................198 Dopracowywanie bud(cid:318)etu w miar(cid:219) realizacji kolejnych etapów projektu ............................................................................199 Okre(cid:285)lanie kosztów na etapie przygotowania szczegó(cid:260)owego projektu bud(cid:318)etu ................................................................200 ROZDZIA(cid:259) 9: Wyprawa w nieznane: zarz(cid:199)dzanie ryzykiem i niepewno(cid:285)ci(cid:199) ................................................................205 Definicja ryzyka i zarz(cid:199)dzania ryzykiem ...............................................................206 Okre(cid:285)lanie rodzajów i czynników ryzyka .............................................................208 Identyfikowanie czynników ryzyka .................................................................208 Identyfikacja ryzyka ..........................................................................................213 8 Zarz(cid:199)dzanie projektami dla bystrzaków Poleć książkęKup książkę Ocena prawdopodobie(cid:262)stwa i konsekwencji materializacji ryzyka .................214 Szacowanie prawdopodobie(cid:262)stwa materializacji ryzyka .............................214 Szacowanie rozmiaru konsekwencji ...............................................................216 Jak uzyska(cid:201) kontrol(cid:219): zarz(cid:199)dzanie ryzykiem ........................................................218 Wybór obszarów ryzyka, którymi b(cid:219)dziesz aktywnie zarz(cid:199)dza(cid:260) ..................219 Opracowywanie strategii zarz(cid:199)dzania ryzykiem ...........................................220 Komunikowanie ryzyka ....................................................................................221 Tworzenie planu zarz(cid:199)dzania ryzykiem ...............................................................222 CZ(cid:218)(cid:284)(cid:200) III: PRACA W GRUPIE, CZYLI ORGANIZOWANIE ZESPO(cid:259)U .........................225 ROZDZIA(cid:259) 10: Wspó(cid:260)praca z g(cid:260)ównymi aktorami projektu ...............227 Trzy rodzaje struktur organizacyjnych .................................................................228 Struktura funkcyjna ..........................................................................................228 Struktura projektowa .......................................................................................230 Struktura macierzowa ......................................................................................231 Osoby odgrywaj(cid:199)ce kluczow(cid:199) rol(cid:219) w strukturze macierzowej .........................234 Kierownik projektu ...........................................................................................234 Cz(cid:260)onkowie zespo(cid:260)u projektowego .................................................................236 Prze(cid:260)o(cid:318)eni funkcyjni .........................................................................................236 W(cid:260)a(cid:285)ciciel projektu ............................................................................................237 Sponsor projektu ..............................................................................................237 Wy(cid:318)sze kierownictwo .......................................................................................238 Jak radzi(cid:201) sobie w organizacji macierzowej .........................................................239 Budowa i nieustanne wzmacnianie to(cid:318)samo(cid:285)ci zespo(cid:260)u .............................239 Jak pozyska(cid:201) zaanga(cid:318)owanie cz(cid:260)onków zespo(cid:260)u ...........................................240 Pozyskiwanie wsparcia innych osób ..............................................................240 Jak za(cid:318)egna(cid:201) najcz(cid:219)stsze problemy, jeszcze zanim si(cid:219) pojawi(cid:199) ..................241 ROZDZIA(cid:259) 11: Okre(cid:285)lanie ról i zakresu odpowiedzialno(cid:285)ci poszczególnych cz(cid:260)onków zespo(cid:260)u ...............................243 Przegl(cid:199)d kluczowych ról ........................................................................................244 Uprawnienia, obowi(cid:199)zki a odpowiedzialno(cid:285)(cid:201) ...............................................244 Porównanie zakresu uprawnie(cid:262) z zakresem obowi(cid:199)zków ..........................245 Przydzielanie zada(cid:262) cz(cid:260)onkom zespo(cid:260)u ...............................................................245 Delegowanie zada(cid:262) ..........................................................................................246 Wspó(cid:260)dzielenie odpowiedzialno(cid:285)ci .................................................................250 Egzekwowanie odpowiedzialno(cid:285)ci osób, które Ci nie podlegaj(cid:199) ................251 Spis tre(cid:285)ci 9 Poleć książkęKup książkę Prezentowanie ról za pomoc(cid:199) macierzy RAM .....................................................253 Elementy macierzy RAM ..................................................................................256 Jak czyta(cid:201) macierz RAM ....................................................................................257 Przygotowywanie macierzy RAM ....................................................................259 Weryfikacja poprawno(cid:285)ci macierzy RAM .......................................................260 Jak poradzi(cid:201) sobie z nadmiernym ingerowaniem w poszczególne zadania ....263 Przyczyny nadmiernego ingerowania ............................................................263 Jak zdoby(cid:201) sobie zaufanie osoby nadmiernie ingeruj(cid:199)cej ...........................264 Jak efektywnie wspó(cid:260)pracowa(cid:201) z osob(cid:199) nadmiernie ingeruj(cid:199)c(cid:199) .................264 ROZDZIA(cid:259) 12: Jak rozpocz(cid:199)(cid:201) prace bez niepotrzebnych zgrzytów ...267 Finalizowanie listy uczestników projektu ............................................................268 Wchodzisz w to? Potwierdzanie udzia(cid:260)u w projekcie ...................................268 Potwierdzanie udzia(cid:260)u pozosta(cid:260)ych osób ......................................................270 Uzupe(cid:260)nianie luk ...............................................................................................271 Budowanie zespo(cid:260)u ................................................................................................272 Przejrzenie zatwierdzonego planu projektu .................................................273 Okre(cid:285)lanie celów indywidualnych i zespo(cid:260)owych .........................................273 Okre(cid:285)lanie ról cz(cid:260)onków zespo(cid:260)u ....................................................................274 Ustalanie procedur dzia(cid:260)ania ..........................................................................275 Wspieranie rozwoju wzajemnych relacji pomi(cid:219)dzy cz(cid:260)onkami zespo(cid:260)u .....275 Rozwi(cid:199)zywanie konfliktów ...............................................................................276 Jak zrobi(cid:201) z zespo(cid:260)u dobrze naoliwion(cid:199) maszyn(cid:219) .........................................278 Fundamenty procesu sprawowania kontroli nad projektem ............................281 Wybór i przygotowanie systemów monitorowania ......................................281 Ustalanie harmonogramu spotka(cid:262) i sk(cid:260)adania raportów ...........................282 Wybór planu bazowego projektu ...................................................................283 Uwaga! Zaczynamy projekt! ..................................................................................283 Przygotowanie gruntu pod ocen(cid:219) poprojektow(cid:199) ...............................................284 CZ(cid:218)(cid:284)(cid:200) IV: STEROWANIE STATKIEM, CZYLI SKUTECZNE ZARZ(cid:198)DZANIE PROJEKTEM .....................................285 ROZDZIA(cid:259) 13: Monitorowanie post(cid:219)pów i kontrolowanie projektu ..............................................287 R(cid:219)ka na pulsie: kontrola nad projektem .............................................................288 Systemy zarz(cid:199)dzania informacj(cid:199) ..........................................................................289 Czas ucieka: monitorowanie wykonania harmonogramu ...........................290 Codzienna rutyna: monitorowanie nak(cid:260)adów pracy ....................................296 Tropem pieni(cid:219)dzy: monitorowanie wydatków .............................................301 10 Zarz(cid:199)dzanie projektami dla bystrzaków Poleć książkęKup książkę Wykorzystanie systemu kontroli w praktyce .......................................................305 Przewiduj problemy i zapobiegaj im ..............................................................305 Formalizowanie procesu kontroli ...................................................................306 Ustalanie mo(cid:318)liwych przyczyn rozbie(cid:318)no(cid:285)ci i odchyle(cid:262) ...............................307 Okre(cid:285)lanie mo(cid:318)liwych dzia(cid:260)a(cid:262) koryguj(cid:199)cych .................................................308 Powrót na w(cid:260)a(cid:285)ciwe tory: rebaselining ..........................................................308 Jak post(cid:219)powa(cid:201) w razie pro(cid:285)by o wprowadzenie zmian ...................................309 Post(cid:219)powanie w przypadku, gdy wnioskowane s(cid:199) zmiany .........................309 Kontrola niekontrolowanego rozrostu projektu ...........................................310 ROZDZIA(cid:259) 14: Przekazywanie informacji ............................................313 Powiedzia(cid:260)em dok(cid:260)adnie to, co mia(cid:260)em na my(cid:285)li, a na my(cid:285)li mia(cid:260)em dok(cid:260)adnie to, co powiedzia(cid:260)em: podstawy skutecznej komunikacji ..............314 Co sk(cid:260)ada si(cid:219) na proces komunikacji .............................................................315 Komunikacja jednokierunkowa i dwukierunkowa ........................................315 S(cid:260)yszysz mnie? Aktywne s(cid:260)uchanie .................................................................316 Wybór odpowiedniego (cid:285)rodka komunikacji ........................................................318 Fakty i tylko fakty: raporty na pi(cid:285)mie .............................................................318 Przejd(cid:316)my do rzeczy: spotkania, które nie s(cid:199) strat(cid:199) czasu ..........................320 Przygotowywanie pisemnych raportów o post(cid:219)pach prac w projekcie ...........323 Kto powinien otrzyma(cid:201) raport ........................................................................323 Co powinno si(cid:219) znale(cid:316)(cid:201) w raporcie (a co nie) ................................................324 Jak dosta(cid:201) Pulitzera, a przynajmniej napisa(cid:201) ciekawy raport ......................326 Organizowanie kluczowych spotka(cid:262) dotycz(cid:199)cych projektu ..............................329 Planowe zebrania zespo(cid:260)u ...............................................................................329 Spotkania organizowane ad hoc .....................................................................330 Ocena post(cid:219)pów przeprowadzana przez wy(cid:318)sze kierownictwo .................330 Przygotowywanie planu komunikacji ...................................................................331 ROZDZIA(cid:259) 15: Jak sprawi(cid:201), aby pracownicy dali z siebie wszystko: skuteczne przywództwo ................................................333 Przywództwo a zarz(cid:199)dzanie ..................................................................................334 Cechy, których ludzie szukaj(cid:199) u przywódcy ........................................................335 Budowanie autorytetu i wp(cid:260)yw na innych ...........................................................337 Dlaczego inni robi(cid:199) to, o co ich prosisz ..........................................................337 Tworzenie fundamentów wp(cid:260)ywu wywieranego na innych ........................338 Uda Ci si(cid:219)! Motywowanie cz(cid:260)onków zespo(cid:260)u .......................................................340 Uzyskiwanie wi(cid:219)kszego zaanga(cid:318)owania poprzez pokazanie korzy(cid:285)ci z realizacji projektu .......................................341 Zach(cid:219)canie do wytrwa(cid:260)o(cid:285)ci poprzez demonstrowanie wykonalno(cid:285)ci projektu ....................................342 Informowanie pracowników, jak im idzie ......................................................343 Wynagradzanie za osi(cid:199)gni(cid:219)te rezultaty .........................................................344 Spis tre(cid:285)ci 11 Poleć książkęKup książkę ROZDZIA(cid:259) 16: Finalizacja projektu .......................................................345 Jak utrzyma(cid:201) kurs a(cid:318) do pomy(cid:285)lnego zako(cid:262)czenia ............................................346 Planowanie zamkni(cid:219)cia projektu z odpowiednim wyprzedzeniem ...........346 Aktualizowanie pocz(cid:199)tkowych planów na etapie zamykania projektu ......347 Dopingowanie zespo(cid:260)u tu(cid:318) przed met(cid:199) .........................................................348 Kwestie administracyjne ........................................................................................349 Przechodzenie cz(cid:260)onków zespo(cid:260)u do nowych zada(cid:262) .........................................349 Analizowanie rezultatów: ocena poprojektowa ..................................................350 Przygotowanie do przeprowadzenia oceny poprojektowej w trakcie realizacji projektu ....................................352 Przygotowanie do przeprowadzenia spotkania ewaluacyjnego .................353 Przeprowadzenie spotkania ewaluacyjnego .................................................354 A po spotkaniu? ................................................................................................356 CZ(cid:218)(cid:284)(cid:200) V: ZARZ(cid:198)DZANIE PROJEKTAMI NA WY(cid:317)SZYM POZIOMIE ZAAWANSOWANIA .........357 ROZDZIA(cid:259) 17: Wykorzystanie nowoczesnych technologii .................359 Rzut oka na zwinne zarz(cid:199)dzanie projektami .......................................................360 Na czym opiera si(cid:219) podej(cid:285)cie zwinne ............................................................360 Podstawy podej(cid:285)cia zwinnego na przyk(cid:260)adzie metodyki Scrum .................362 Porównanie podej(cid:285)cia zwinnego z tradycyjnym podej(cid:285)ciem kaskadowym .............................................................................363 Jak skutecznie wykorzystywa(cid:201) oprogramowanie komputerowe ......................364 Jakie oprogramowanie masz do wyboru? .....................................................365 Jak optymalnie wykorzysta(cid:201) oprogramowanie .............................................370 Wdra(cid:318)anie oprogramowania do u(cid:318)ytku ........................................................373 Wykorzystanie mediów spo(cid:260)eczno(cid:285)ciowych .......................................................373 Czym s(cid:199) media spo(cid:260)eczno(cid:285)ciowe ....................................................................374 Jak media spo(cid:260)eczno(cid:285)ciowe wspieraj(cid:199) planowanie i realizacj(cid:219) projektu ...376 Jak media spo(cid:260)eczno(cid:285)ciowe wspieraj(cid:199) komunikacj(cid:219) w projekcie ...............377 ROZDZIA(cid:259) 18: Monitorowanie realizacji przy u(cid:318)yciu metody EVM ...............................................379 Na czym polega metoda EVM ...............................................................................380 Poj(cid:219)cia i wzory stosowane w metodzie EVM .................................................380 Prosty przyk(cid:260)ad .................................................................................................384 Ustalanie przyczyn zaobserwowanych odchyle(cid:262) .........................................386 Jak zastosowa(cid:201) metod(cid:219) EVM w zarz(cid:199)dzaniu projektem ....................................387 Okre(cid:285)lanie warto(cid:285)ci wypracowanej zadania .......................................................391 12 Zarz(cid:199)dzanie projektami dla bystrzaków Poleć książkęKup książkę CZ(cid:218)(cid:284)(cid:200) VI: DEKALOGI .................................................................395 ROZDZIA(cid:259) 19: Dziesi(cid:219)(cid:201) pyta(cid:262), które powiniene(cid:285) sobie zada(cid:201), planuj(cid:199)c projekt .............................................................397 Jaki jest cel projektu? ..............................................................................................397 Kogo musisz zaanga(cid:318)owa(cid:201) w realizacj(cid:219)? .............................................................398 Jakie rezultaty zamierzasz uzyska(cid:201)? .....................................................................398 Z jakimi ograniczeniami musisz si(cid:219) liczy(cid:201)? ..........................................................399 Na jakich za(cid:260)o(cid:318)eniach si(cid:219) opierasz? ......................................................................399 Jaki jest zakres koniecznych prac? ........................................................................399 Kiedy powinny si(cid:219) rozpocz(cid:199)(cid:201) i zako(cid:262)czy(cid:201) poszczególne dzia(cid:260)ania? .................400 Kto b(cid:219)dzie realizowa(cid:260) projekt? ..............................................................................400 Jakie inne zasoby b(cid:219)d(cid:199) Ci potrzebne? ..................................................................401 Co mo(cid:318)e pój(cid:285)(cid:201) nie tak? ..........................................................................................401 ROZDZIA(cid:259) 20: Dziesi(cid:219)(cid:201) wskazówek, które pozwol(cid:199) Ci sta(cid:201) si(cid:219) lepszym mened(cid:318)erem projektów ..................403 B(cid:199)d(cid:316) dociekliwy ......................................................................................................404 Wyznawaj zasad(cid:219) „da si(cid:219)” .....................................................................................404 My(cid:285)l w szerszej perspektywie ...............................................................................404 Koncentruj si(cid:219) na szczegó(cid:260)ach ..............................................................................404 Nie czy(cid:262) pochopnych za(cid:260)o(cid:318)e(cid:262) ...............................................................................405 Traktuj innych jak sojuszników, nie jak wrogów .................................................405 Komunikuj si(cid:219) w sposób jasny i zrozumia(cid:260)y ........................................................405 Szanuj innych ..........................................................................................................405 Doceniaj dobrze wykonan(cid:199) prac(cid:219) ........................................................................406 B(cid:199)d(cid:316) zarówno mened(cid:318)erem, jak i liderem ..........................................................406 CZ(cid:218)(cid:284)(cid:200) VII: DODATKI .................................................................407 DODATEK A: Jak po(cid:260)(cid:199)czy(cid:201) zaprezentowane techniki w jeden sprawny proces ...............................................409 Przygotowanie planu projektu ..............................................................................410 Kontrola przebiegu realizacji projektu .................................................................412 (cid:3)(cid:3) Skorowidz .......................................................................415 Spis tre(cid:285)ci 13 Poleć książkęKup książkę 14 Zarz(cid:199)dzanie projektami dla bystrzaków Poleć książkęKup książkę W TYM ROZDZIALE: (cid:27) Zbieramy informacje i przygotowujemy uzasadnienie projektu (cid:27) Pracujemy nad kart(cid:199) projektu i innymi dokumentami (cid:27) Decydujemy, które z planowanych projektów przejd(cid:199) do kolejnego etapu Rozdzia(cid:260) (cid:1091) Rozpoczynamy podró(cid:318): pocz(cid:199)tki projektu J e(cid:363)eli zwykle masz do czynienia z relatywnie krótkimi, ma(cid:251)o kosztownymi i (cid:251)atwymi w realizacji projektami, mo(cid:363)esz nabra(cid:289) przekonania, (cid:363)e (cid:363)ycie pro- jektu rozpoczyna si(cid:243) wtedy, gdy Twój szef przydziela Ci(cid:243) do zespo(cid:251)u projek- towego. Mo(cid:363)esz wówczas nie zdawa(cid:289) sobie sprawy, jak wiele czasu i wysi(cid:251)ku wymaga sama analiza, maj(cid:241)ca przynie(cid:337)(cid:289) odpowied(cid:361) na pytanie, czy dany projekt w ogóle warto zrealizowa(cid:289) — tymczasem czas na ni(cid:241) po(cid:337)wi(cid:243)cony bywa nie- rzadko d(cid:251)u(cid:363)szy ni(cid:363) czas niezb(cid:243)dny do uko(cid:321)czenia ca(cid:251)ego projektu. Mo(cid:363)esz te(cid:363) my(cid:337)le(cid:289), (cid:363)e w przypadku ewentualnej pora(cid:363)ki zmarnowane zasoby ogranicz(cid:241) si(cid:243) do kilku dni pracy zespo(cid:251)u i paru z(cid:251)otych wydanych na projekt. O co wi(cid:243)c to ca(cid:251)e halo? Wspó(cid:251)czesne organizacje wykorzystuj(cid:241) projekty jako g(cid:251)ówne narz(cid:243)dzie utrzyma- nia, wsparcia, usprawniania i rozwoju wszystkich aspektów ich dzia(cid:251)alno(cid:337)ci operacyjnej. Aby mie(cid:289) pewno(cid:337)(cid:289), (cid:363)e posiadane zasoby zosta(cid:251)y zaalokowane do pro- jektu w sposób maksymalizuj(cid:241)cy oczekiwane korzy(cid:337)ci, organizacje musz(cid:241) zna- le(cid:361)(cid:289) sposób na to, by kierowa(cid:289) do realizacji nie tylko te projekty, które przynios(cid:241) im najwi(cid:243)ksz(cid:241) warto(cid:337)(cid:289) dodan(cid:241) po ich uko(cid:321)czeniu, ale równie(cid:363) te, z którymi wi(cid:241)(cid:363)e si(cid:243) najwi(cid:243)ksze prawdopodobie(cid:321)stwo uko(cid:321)czenia ich z sukcesem. Na rysunku 2.1 przedstawi(cid:251)em kroki, które sk(cid:251)adaj(cid:241) si(cid:243) na pierwszy etap cyklu (cid:363)ycia projektu (rozpocz(cid:243)cie projektu). (Wi(cid:243)cej na temat samego cyklu (cid:363)ycia znajdziesz w rozdziale 1.). Jak wynika z tego rysunku (oraz opisu w dalszej cz(cid:243)(cid:337)ci rozdzia(cid:251)u), etap ten obejmuje trzy g(cid:251)ówne obszary. S(cid:241) to: ROZDZIA(cid:259) 2 Rozpoczynamy podró(cid:318):pocz(cid:199)tki projektu 45 Poleć książkęKup książkę 1. Identyfikacja pomys(cid:260)ów na potencjalny projekt i zebranie informacji na ich temat. 2. Pozyskanie dodatkowych danych, dzi(cid:219)ki którym mo(cid:318)liwa b(cid:219)dzie gruntowna ocena potencjalnego projektu, a których brakowa(cid:260)o w uprzednio zebranych informacjach. 3. Wybór tych projektów, które przejd(cid:199) do kolejnego etapu (organizacji i przygotowa(cid:262)). RYSUNEK 2.1. Kolejne kroki w pierwszym etapie cyklu (cid:318)ycia projektu (rozpocz(cid:219)cie projektu) Zebranie pomys(cid:260)ów na projekty Czasami zdarza si(cid:243) tak, (cid:363)e wspania(cid:251)y pomys(cid:251) na projekt po prostu rodzi si(cid:243) w Two- jej g(cid:251)owie. Cho(cid:289) nieplanowane z góry, spontaniczne i twórcze pomys(cid:251)y s(cid:241) zawsze mile widziane, wi(cid:243)kszo(cid:337)(cid:289) odnosz(cid:241)cych sukcesy organizacji decyduje si(cid:243) na prze- prowadzenie bardziej przemy(cid:337)lanego i uporz(cid:241)dkowanego procesu. Dzi(cid:243)ki takie- mu procesowi s(cid:241) w stanie zidentyfikowa(cid:289) (cid:361)ród(cid:251)a informacji, które sprawi(cid:241), (cid:363)e do realizacji zostan(cid:241) wybrane projekty oferuj(cid:241)ce jak najwi(cid:243)ksz(cid:241) warto(cid:337)(cid:289) dodan(cid:241). 46 CZ(cid:218)(cid:284)(cid:200) I Stawiamy pierwsze kroki Poleć książkęKup książkę Identyfikacja (cid:316)róde(cid:260) informacji o potencjalnych projektach Liderzy organizacji zapocz(cid:241)tkowuj(cid:241) projekty w odpowiedzi na bod(cid:361)ce, które maj(cid:241) wp(cid:251)yw na dan(cid:241) organizacj(cid:243) i mo(cid:363)na je pogrupowa(cid:289) w cztery poni(cid:363)sze kategorie: (cid:27) Wymagania regulacyjne, prawne lub (cid:285)rodowiskowe (presja spo(cid:260)eczna). (cid:27) Pro(cid:285)by lub potrzeby interesariuszy. (cid:27) Wdra(cid:318)anie lub zmiana strategii biznesowej albo technologicznej. (cid:27) Opracowywanie, naprawa lub ulepszanie produktów, procesów i us(cid:260)ug. Wa(cid:363)nymi (cid:361)ród(cid:251)ami informacji odno(cid:337)nie do zapotrzebowania na konkretne pro- jekty oraz ich op(cid:251)acalno(cid:337)ci z perspektywy organizacji s(cid:241) sporz(cid:241)dzane co roku plany i bud(cid:363)ety, zarówno na poziomie ca(cid:251)ej organizacji, jak i jej jednostek ope- racyjnych. Dokumenty te s(cid:241) zwykle (cid:361)ród(cid:251)em informacji o: (cid:27) Misji, celach i strategii organizacji (lub jej jednostki operacyjnej). (cid:27) Po(cid:318)(cid:199)danych zmianach w sposobie operacyjnego funkcjonowania organizacji. (cid:27) Zmianach zachodz(cid:199)cych w otoczeniu organizacji — na rynku, w populacji klientów czy u konkurencji. (cid:27) Kluczowych wska(cid:316)nikach efektywno(cid:285)ci w organizacji. Pozosta(cid:251)e istotne (cid:361)ród(cid:251)a informacji mog(cid:241) dostarczy(cid:289) wiedzy o strukturze, kompo- nentach, problemach i wyzwaniach zwi(cid:241)zanych z kluczowymi systemami i pro- cesami funkcjonuj(cid:241)cymi w organizacji. Stworzenie uzasadnienia projektu Wst(cid:243)pne informacje sk(cid:251)adaj(cid:241)ce si(cid:243) na propozycj(cid:243) projektu ujmowane s(cid:241) cz(cid:243)sto w ramy tzw. uzasadnienia projektu (ang. business case), które mo(cid:363)e obejmowa(cid:289), nie b(cid:243)d(cid:241)c jednak do nich ograniczonym, kwestie takie jak: (cid:27) Wysokopoziomowe sformu(cid:260)owanie potrzeb biznesowych. (cid:132) Powody, dla których realizacja projektu jest po(cid:318)(cid:199)dana. (cid:132) Opis problemów lub mo(cid:318)liwo(cid:285)ci biznesowych, jakie przyniesie realizacja projektu (uwzgl(cid:219)dniaj(cid:199)c warto(cid:285)(cid:201) dla organizacji). (cid:132) List(cid:219) interesariuszy (wi(cid:219)cej na ten temat w rozdziale 3.). (cid:132) Zakres proponowanego projektu (o sposobach definiowania zakresu wi(cid:219)cej w rozdziale 4.). ROZDZIA(cid:259) 2 Rozpoczynamy podró(cid:318):pocz(cid:199)tki projektu 47 Poleć książkęKup książkę (cid:27) Analiza sytuacji. (cid:132) Podsumowanie celów i strategii organizacji. (cid:132) Omówienie najwa(cid:318)niejszych (cid:316)róde(cid:260) problemu lub czynników stoj(cid:199)cych za okazj(cid:199) biznesow(cid:199). (cid:132) Podsumowanie obecnego stanu i osi(cid:199)gni(cid:219)(cid:201) organizacji w danym obszarze i zestawienie ich ze stanem docelowym. (cid:132) Identyfikacja znanych czynników ryzyka zwi(cid:199)zanych z projektem (o zarz(cid:199)dzaniu ryzykiem projektowym wi(cid:219)cej w rozdziale 9.). (cid:132) Wskazanie kluczowych czynników sukcesu w projekcie. (cid:132) Okre(cid:285)lenie kryteriów decyzyjnych, które pozwol(cid:199) wybra(cid:201) optymalne rozwi(cid:199)zanie w danej sytuacji. (cid:27) Dyskusja na temat rekomendowanego przebiegu dzia(cid:260)a(cid:262) w projekcie. Je(cid:363)eli oka(cid:363)e si(cid:243) to konieczne, mo(cid:363)liwe jest przeprowadzenie formalnej oceny po- trzeb. Pozwoli ona lepiej okre(cid:337)li(cid:289) biznesowe potrzeby organizacji, do których od- wo(cid:251)uje si(cid:243) projekt. Ocena potrzeb (zwana te(cid:363) analiz(cid:241) luk) to rodzaj sformalizowa- nej analizy, która odpowiada na pytanie, jakiego rodzaju dzia(cid:251)ania powinna podj(cid:241)(cid:289) organizacja, by ze stanu obecnego zbli(cid:363)y(cid:289) si(cid:243) w przysz(cid:251)o(cid:337)ci do stanu po(cid:363)(cid:241)danego. Sk(cid:251)adaj(cid:241) si(cid:243) na ni(cid:241) poni(cid:363)sze elementy: (cid:27) Okre(cid:285)lenie tych aspektów operacyjnego funkcjonowania organizacji, do których chcemy si(cid:219) odnie(cid:285)(cid:201), oraz miar, jakie zostan(cid:199) zastosowane w celu ilo(cid:285)ciowego pomiaru efektywno(cid:285)ci organizacji w danym obszarze. (cid:27) Wyznaczenie bie(cid:318)(cid:199)cych warto(cid:285)ci miar zdefiniowanych w poprzednim punkcie (które okre(cid:285)l(cid:199) aktualn(cid:199) sytuacj(cid:219)). (cid:27) Wyznaczenie warto(cid:285)ci miar, które nale(cid:318)y osi(cid:199)gn(cid:199)(cid:201) w przysz(cid:260)o(cid:285)ci. (cid:27) Identyfikacja luk mi(cid:219)dzy tym, „co jest”, a tym, „do czego nale(cid:318)y d(cid:199)(cid:318)y(cid:201) w przysz(cid:260)o(cid:285)ci” — które nale(cid:318)y wype(cid:260)ni(cid:201). (cid:27) Propozycja dzia(cid:260)a(cid:262), dzi(cid:219)ki którym organizacja powinna by(cid:201) w stanie osi(cid:199)gn(cid:199)(cid:201) po(cid:318)(cid:199)dany stan przysz(cid:260)y. Celem organizacji jest realizacja tych projektów, w przypadku których prawdo- podobie(cid:321)stwo sukcesu jest jak najwy(cid:363)sze i które po uko(cid:321)czeniu przynios(cid:241) jej jak najwi(cid:243)ksze korzy(cid:337)ci. Dlatego uzasadnienie projektu powinno uwzgl(cid:243)dnia(cid:289): (cid:27) Jasny opis oczekiwanych rezultatów projektu. (cid:27) Identyfikacj(cid:219) misji i celów funkcjonowania organizacji, na które wp(cid:260)yn(cid:199) rezultaty projektu. (cid:27) Wskazanie innych projektów, z którymi wi(cid:199)(cid:318)(cid:199) si(cid:219) te same lub podobne wyzwania, a które zosta(cid:260)y uko(cid:262)czone, s(cid:199) w trakcie realizacji lub znajduj(cid:199) si(cid:219) na etapie planowania, z wyja(cid:285)nieniem, dlaczego dany projekt powinien przynie(cid:285)(cid:201) wi(cid:219)ksze korzy(cid:285)ci i dlaczego szanse na jego realizacj(cid:219) s(cid:199) wi(cid:219)ksze. 48 CZ(cid:218)(cid:284)(cid:200) I Stawiamy pierwsze kroki Poleć książkęKup książkę Uzasadnienie biznesowe powinno by(cid:289) przygotowane przez osob(cid:243) zewn(cid:243)trzn(cid:241) w stosunku do projektu, na przyk(cid:251)ad przez mened(cid:363)era jednostki, na rzecz której mia(cid:251)by by(cid:289) realizowany dany projekt. Inicjatorem czy sponsorem projektu po- winna by(cid:289) osoba na takim poziomie w hierarchii organizacyjnej, dzi(cid:243)ki któremu b(cid:243)dzie w stanie pozyska(cid:289) niezb(cid:243)dne finansowanie i zapewni(cid:289) wymagane zasoby. Je(cid:363)eli my(cid:337)lisz nad z(cid:251)o(cid:363)eniem projektu do akceptacji prze(cid:251)o(cid:363)onych, upewnij si(cid:243), (cid:363)e uwzgl(cid:243)dni(cid:251)e(cid:337) funkcjonuj(cid:241)ce w organizacji procedury i procesy, z którymi Twoja propozycja powinna by(cid:289) zgodna. W szczególno(cid:337)ci poszukaj odpowiedzi na poni(cid:363)sze pytania: (cid:27) Do kiedy Twoje zg(cid:260)oszenie powinno zosta(cid:201) zarejestrowane? (cid:27) Jakie tematy powiniene(cid:285) w nim omówi(cid:201) i (lub) w jakim formacie powiniene(cid:285) je dostarczy(cid:201)? (cid:27) Wed(cid:260)ug jakich kryteriów (i przypisanych im wag) oceniane b(cid:219)dzie Twoje zg(cid:260)oszenie? Przygotowanie karty projektu Gdy przeka(cid:363)esz uzasadnienie biznesowe dla projektu, b(cid:243)dzie ono oceniane pod k(cid:241)tem spójno(cid:337)ci z potrzebami organizacji i jej priorytetami. Je(cid:363)eli uzyska ono akceptacj(cid:243) osób decyzyjnych, powiniene(cid:337) przyst(cid:241)pi(cid:289) do przygotowania karty pro- jektu (ang. project charter). Zawiera ona wszystkie informacje niezb(cid:243)dne do pod- j(cid:243)cia decyzji o ewentualnym skierowaniu projektu do kolejnego etapu — organizacji i przygotowa(cid:321). Zaakceptowana karta projektu stanowi ostateczne potwierdzenie, (cid:363)e projekt zyska(cid:251) autoryzacj(cid:243), i wyposa(cid:363)a kierownika projektu w odpowiednie na- rz(cid:243)dzia oraz uprawnienia niezb(cid:243)dne do si(cid:243)gni(cid:243)cia po zasoby organizacji konieczne do prowadzenia dalszych prac nad projektem. Karta projektu mo(cid:363)e zawiera(cid:289) ni(cid:363)ej wymienione informacje o produktach, us(cid:251)ugach czy rezultatach projektu (cho(cid:289) nie musi by(cid:289) do nich ograniczona): (cid:27) Cele projektu. (cid:27) Mierzalne produkty prac oraz zwi(cid:199)zane z nimi kryteria sukcesu. (cid:27) Specyfikacj(cid:219) wymaga(cid:262) (wysokopoziomowo). (cid:27) Ogólny opis projektu, jego ram (ogranicze(cid:262)) i najwa(cid:318)niejszych rezultatów. (cid:27) Opis ryzyka projektowego. (cid:27) Ramowy harmonogram i kamienie milowe. (cid:27) Wst(cid:219)pnie zaakceptowane zasoby finansowe. (cid:27) List(cid:219) kluczowych interesariuszy. ROZDZIA(cid:259) 2 Rozpoczynamy podró(cid:318):pocz(cid:199)tki projektu 49 Poleć książkęKup książkę (cid:27) Kryteria odbioru projektu (co mo(cid:318)na uzna(cid:201) za sukces projektu, kto decyduje, czy projekt zako(cid:262)czy(cid:260) si(cid:219) sukcesem, kto podpisuje si(cid:219) pod odbiorem projektu). (cid:27) Kryteria rezygnacji z projektu. (cid:27) Nazwisko kierownika projektu, zakres jego odpowiedzialno(cid:285)ci i przys(cid:260)uguj(cid:199)ce mu uprawnienia. (cid:27) Nazwisko i uprawnienia sponsora projektu lub innej osoby (albo osób), która autoryzuje kart(cid:219) projektu. W celu okre(cid:337)lenia rzeczywistej warto(cid:337)ci projektu dla organizacji oraz oszacowa- nia prawdopodobie(cid:321)stwa jego sukcesu mo(cid:363)na wykorzysta(cid:289) dwa dodatkowe ro- dzaje analiz: analiz(cid:243) kosztów i korzy(cid:337)ci oraz studium wykonalno(cid:337)ci. W kolejnych cz(cid:243)(cid:337)ciach tego rozdzia(cid:251)u poka(cid:363)(cid:243), jakiego rodzaju informacji mo(cid:363)e dostarczy(cid:289) ka(cid:363)da z nich, a tak(cid:363)e opisz(cid:243) dokumenty, jakie rzeczywi(cid:337)cie powstaj(cid:241) na etapie przygoto- wywania karty produktu. Kierownik projektu powinien zosta(cid:289) wybrany od razu po zaakceptowaniu uza- sadnienia biznesowego i — co jest chyba oczywiste — zanim projekt wejdzie w etap organizacji i przygotowa(cid:321). Dzi(cid:243)ki temu kierownik projektu b(cid:243)dzie móg(cid:251) wzi(cid:241)(cid:289) udzia(cid:251) w tworzeniu karty projektu, a tak(cid:363)e b(cid:243)dzie móg(cid:251) lepiej zrozumie(cid:289) za(cid:251)o(cid:363)enia le(cid:363)(cid:241)ce u podstaw planowanych dzia(cid:251)a(cid:321) oraz rezultaty prac, które ma dostarczy(cid:289). Przeprowadzanie analizy kosztów i korzy(cid:285)ci Analiza kosztów i korzy(cid:337)ci to porównawcze zestawienie wszystkich korzy(cid:337)ci, które spodziewasz si(cid:243) odnie(cid:337)(cid:289) dzi(cid:243)ki realizacji swojego projektu, oraz wszystkich kosztów zwi(cid:241)zanych z rozpocz(cid:243)ciem projektu, jego realizacj(cid:241) oraz utrzymaniem zmian b(cid:243)d(cid:241)cych jego rezultatem. Analiza kosztów i korzy(cid:337)ci pomo(cid:363)e Ci: (cid:27) Zdecydowa(cid:201) o przyst(cid:199)pieniu do projektu lub zdecydowa(cid:201), którego z kilku mo(cid:318)liwych projektów warto si(cid:219) podj(cid:199)(cid:201). (cid:27) Sformu(cid:260)owa(cid:201) odpowiednie cele projektu. (cid:27) Stworzy(cid:201) odpowiednie miary a priori i a posteriori, okre(cid:285)laj(cid:199)ce stopie(cid:262) powodzenia projektu. (cid:27) Przygotowa(cid:201) szacunki odno(cid:285)nie zasobów wymaganych do jego realizacji. Niektóre ze spodziewanych korzy(cid:337)ci mo(cid:363)na wyrazi(cid:289) pieni(cid:243)(cid:363)nie (mog(cid:241) to by(cid:289) na przyk(cid:251)ad zmniejszone koszty operacyjne lub wy(cid:363)sze zyski). W przypadku innych korzy(cid:337)ci mo(cid:363)liwe jest liczbowe oszacowanie tylko niektórych ich aspektów. Je(cid:337)li Twój projekt ma poprawi(cid:289) morale pracowników, to za zwi(cid:241)zane z nim korzy(cid:337)ci uzna(cid:289) mo(cid:363)esz na przyk(cid:251)ad mniejsz(cid:241) rotacj(cid:243), wy(cid:363)sz(cid:241) wydajno(cid:337)(cid:289) pracy, mniejsz(cid:241) absencj(cid:243) oraz mniejsz(cid:241) liczb(cid:243) skarg. Tam, gdzie to tylko mo(cid:363)liwe, koszty i korzy(cid:337)ci powinny by(cid:289) wyra(cid:363)ane pieni(cid:243)(cid:363)nie, aby u(cid:251)atwi(cid:289) oszacowanie warto(cid:337)ci netto projektu. 50 CZ(cid:218)(cid:284)(cid:200) I Stawiamy pierwsze kroki Poleć książkęKup książkę We(cid:361) pod uwag(cid:243) koszty zwi(cid:241)zane ze wszystkimi etapami projektu. Koszty takie mog(cid:241) mie(cid:289) charakter jednorazowy (na przyk(cid:251)ad koszty pracy, nak(cid:251)adów inwe- stycyjnych lub koszty niektórych dzia(cid:251)a(cid:321) i us(cid:251)ug) lub te(cid:363) cykliczny (dodatkowy personel, zapasy i materia(cid:251)y lub koszty napraw i utrzymania). Ponadto we(cid:361) pod uwag(cid:243) równie(cid:363): (cid:27) Potencjalne koszty niezrealizowania projektu. (cid:27) Potencjalne koszty jego nieudanej realizacji. (cid:27) Koszty alternatywne (innymi s(cid:260)owy, potencjalne korzy(cid:285)ci, jakie mog(cid:260)oby przynie(cid:285)(cid:201) przeznaczenie tych samych (cid:285)rodków na realizacj(cid:219) innego, zako(cid:262)czonego powodzeniem, projektu). Im dalej w przysz(cid:251)o(cid:337)(cid:289) wybiega Twoja analiza, tym wa(cid:363)niejsze staje si(cid:243) przelicze- nie szacowanej wielko(cid:337)ci nadwy(cid:363)ki korzy(cid:337)ci ponad spodziewane koszty na dzi- siejsz(cid:241) warto(cid:337)(cid:289) pieni(cid:241)dza. Niestety, w im d(cid:251)u(cid:363)szej perspektywie planujesz, tym mniej mo(cid:363)esz by(cid:289) pewien swoich szacunków. By(cid:289) mo(cid:363)e oczekujesz, (cid:363)e przez wiele lat b(cid:243)dziesz czerpa(cid:251) korzy(cid:337)ci z nowego systemu komputerowego, ale rów- nie dobrze mo(cid:363)e si(cid:243) okaza(cid:289), (cid:363)e w wyniku post(cid:243)pu technologicznego Twój nowy system ju(cid:363) po roku stanie si(cid:243) przestarza(cid:251)y. St(cid:241)d te(cid:363) na analiz(cid:243) kosztów i korzy(cid:337)ci wp(cid:251)ywaj(cid:241) dwa nast(cid:243)puj(cid:241)ce czynniki: (cid:27) W jak dalekiej przysz(cid:260)o(cid:285)ci spodziewasz si(cid:219) odnie(cid:285)(cid:201) korzy(cid:285)ci. (cid:27) Na jakich za(cid:260)o(cid:318)eniach opierasz swoj(cid:199) analiz(cid:219). Nawet je(cid:337)li nie chcesz podejmowa(cid:289) si(cid:243) samodzielnego wykonania analizy kosz- tów i korzy(cid:337)ci, koniecznie powiniene(cid:337) sprawdzi(cid:289), czy projekt ju(cid:363) tak(cid:241) analiz(cid:243) posiada, a je(cid:337)li tak, to jakie by(cid:251)y jej dok(cid:251)adne ustalenia. Przewaga spodziewanych korzy(cid:337)ci z projektu nad szacowanymi kosztami wyra- (cid:363)onymi wed(cid:251)ug obecnej warto(cid:337)ci pieni(cid:241)dza to warto(cid:337)(cid:289) bie(cid:363)(cid:241)ca netto (ang. net present value — NPV) projektu. Warto(cid:337)(cid:289) bie(cid:363)(cid:241)ca netto opiera si(cid:243) na nast(cid:243)puj(cid:241)cych przes(cid:251)ankach: (cid:27) Inflacja: si(cid:260)a nabywcza pieni(cid:199)dza b(cid:219)dzie za rok mniejsza ni(cid:318) obecnie. Je(cid:285)li stopa inflacji za kolejne 12 miesi(cid:219)cy wyniesie 3 , to za ka(cid:318)d(cid:199) posiadan(cid:199) dzi(cid:285) z(cid:260)otówk(cid:219) b(cid:219)dziesz móg(cid:260) za rok kupi(cid:201) towary, które dzi(cid:285) kosztuj(cid:199) nieco ponad 97 groszy. Innymi s(cid:260)owy, za 12 miesi(cid:219)cy wydasz z(cid:260)otówk(cid:219) na zakup tego, za co dzi(cid:285) zap(cid:260)aci(cid:260)by(cid:285) oko(cid:260)o 97 groszy. (cid:27) Utracony zwrot z inwestycji: je(cid:285)li wydasz pieni(cid:199)dze na realizacj(cid:219) danego projektu, niejako utracisz przysz(cid:260)e zyski, które móg(cid:260)by(cid:285) mie(cid:201) z ulokowania ich w sposób zapewniaj(cid:199)cy gwarantowany zwrot. Je(cid:285)li na przyk(cid:260)ad ulokujesz w banku z(cid:260)otówk(cid:219) z oprocentowaniem 3 w skali roku i roczn(cid:199) kapitalizacj(cid:199) odsetek, to za 12 miesi(cid:219)cy otrzymasz 1,03 z(cid:260)otego (zak(cid:260)adaj(cid:199)c zerow(cid:199) inflacj(cid:219)). ROZDZIA(cid:259) 2 Rozpoczynamy podró(cid:318):pocz(cid:199)tki projektu 51 Poleć książkęKup książkę Aby uwzgl(cid:243)dni(cid:289) te kwestie przy obliczaniu NPV, musisz okre(cid:337)li(cid:289) nast(cid:243)puj(cid:241)ce wielko(cid:337)ci: (cid:27) Czynnik dyskontowy: czynnik odzwierciedlaj(cid:199)cy przysz(cid:260)(cid:199) warto(cid:285)(cid:201) 1 z(cid:260)otego w dzisiejszych pieni(cid:199)dzach, z uwzgl(cid:219)dnieniem zarówno efektu inflacji, jak i utraconego zwrotu z inwestycji. (cid:27) Akceptowalny okres zwrotu z inwestycji: po jakim okresie inwestycja przyniesie korzy(cid:285)ci, które zrównowa(cid:318)(cid:199) koszty. Poza obliczeniem NPV dla ró(cid:363)nych stóp dyskonta i okresów zwrotu, dla ka(cid:363)dego okresu zwrotu oblicz równie(cid:363) wewn(cid:243)trzn(cid:241) stop(cid:243) zwrotu projektu (wielko(cid:337)(cid:289) stopy dyskontowej, przy której NPV wyniós(cid:251)by zero). Studium wykonalno(cid:285)ci Studium wykonalno(cid:337)ci to analiza, któr(cid:241) przeprowadzamy po to, aby by(cid:289) w stanie okre(cid:337)li(cid:289), czy planowany projekt ma szans(cid:243) zako(cid:321)czy(cid:289) si(cid:243) sukcesem, czy jego produkty (rezultaty) oka(cid:363)(cid:241) si(cid:243) przydatne, jak równie(cid:363) czy sam projekt wprowadza adekwatne rozwi(cid:241)zania problemów, do których rozwi(cid:241)zania zosta(cid:251) przewidziany. Poni(cid:363)ej wymieni(cid:251)em pi(cid:243)(cid:289) istotnych obszarów, które powiniene(cid:337) wzi(cid:241)(cid:289) pod uwag(cid:243), gdy przyst(cid:243)pujesz do sporz(cid:241)dzenia studium wykonalno(cid:337)ci. S(cid:241) to zagadnienia: (cid:27) Techniczne: Czy organizacja b(cid:219)dzie mia(cid:260)a dost(cid:219)p do zasobów technicznych (takich jak zasoby ludzkie, wyposa(cid:318)enie, budynki, surowce czy informacje) w(cid:260)a(cid:285)nie wtedy, kiedy b(cid:219)d(cid:199) one niezb(cid:219)dne do realizacji zada(cid:262) przewidzianych w projekcie? (O zasobach ludzkich przeczytasz wi(cid:219)cej w rozdziale 7., kwestii wyposa(cid:318)enia, budynków, surowców i informacji po(cid:285)wi(cid:219)ci(cid:260)em natomiast rozdzia(cid:260) 8.). (cid:27) Finansowe: Czy organizacja jest w stanie zapewni(cid:201) adekwatne finansowanie w momencie wynikaj(cid:199)cym z potrzeb projektowych? (Wi(cid:219)cej o finansowaniu projektów w rozdziale 8.). (cid:27) Prawne: Czy organizacja jest w stanie spe(cid:260)ni(cid:201) wymagania narzucone przez prawo, jak równie(cid:318) pokona(cid:201) inne ograniczenia, które mog(cid:260)yby wp(cid:260)yn(cid:199)(cid:201) na efektywno(cid:285)(cid:201) prac projektowych lub praktyczne wykorzystanie rezultatów projektu? (cid:27) Operacyjne: Czy rezultaty projektu zaspokoj(cid:199) potrzeby organizacji, do których zaspokojenia dany projekt zosta(cid:260) przewidziany? (cid:27) Harmonogramowe: Czy prace projektowe maj(cid:199) szans(cid:219) by(cid:201) uko(cid:262)czone w przewidzianym terminie? (Zajrzyj do rozdzia(cid:260)u 6. po wi(cid:219)cej informacji na temat tworzenia harmonogramu projektu). Informacje wynikaj(cid:241)ce z analizy kosztów i korzy(cid:337)ci mog(cid:241) by(cid:289) przydatne do spo- rz(cid:241)dzenia studium wykonalno(cid:337)ci. Na przyk(cid:251)ad informacje o szacowanych kosz- tach mog(cid:241) sta(cid:289) si(cid:243) cz(cid:243)(cid:337)ci(cid:241) analizy op(cid:251)acalno(cid:337)ci projektu w ramach studium wyko- nalno(cid:337)ci. 52 CZ(cid:218)(cid:284)(cid:200) I Stawiamy pierwsze kroki Poleć książkęKup książkę Kiedy oceniasz swój projekt pod k(cid:241)tem jego potencjalnej warto(cid:337)ci dla organiza- cji, pod k(cid:241)tem kosztów czy wykonalno(cid:337)ci, powiniene(cid:337) z rezerw(cid:241) podchodzi(cid:289) do pewnych za(cid:251)o(cid:363)e(cid:321), które Ty sam lub inni mo(cid:363)ecie przyj(cid:241)(cid:289) za pewnik (nawet je(cid:337)li nie b(cid:243)dziecie sobie zdawa(cid:289) z tego sprawy). Na przyk(cid:251)ad z faktu, (cid:363)e Twoje pro(cid:337)by o prac(cid:243) w nadgodzinach bywa(cid:251)y w przesz(cid:251)o(cid:337)ci odrzucane, nie wynika jeszcze, (cid:363)e zostan(cid:241) odrzucone i tym razem. Zadbaj o to, by wszystkie za(cid:251)o(cid:363)enia przyjmowa- ne na potrzeby analizy czy planowania projektu zosta(cid:251)y spisane na jednej li(cid:337)cie (nieco dalej rozwin(cid:243) w(cid:241)tek sporz(cid:241)dzania spisu za(cid:251)o(cid:363)e(cid:321)). Dokumenty towarzysz(cid:199)ce tworzeniu karty projektu Pracuj(cid:241)c nad opracowaniem karty projektu, tak naprawd(cid:243) powiniene(cid:337) stworzy(cid:289) trzy dokumenty: (cid:27) Kart(cid:219) projektu jako tak(cid:199). List(cid:219) informacji, które zwykle zawiera karta projektu, zamie(cid:285)ci(cid:260)em na pocz(cid:199)tku tego podrozdzia(cid:260)u. (cid:27) Wst(cid:219)pn(cid:199) wersj(cid:219) rejestru interesariuszy. Jest to spis osób lub grup osób, które s(cid:199) niezb(cid:219)dne do realizacji projektu, które b(cid:219)d(cid:199) odbiorcami jego produktów lub które z innych wzgl(cid:219)dów mog(cid:199) by(cid:201) zainteresowane projektem. Interesariuszy mo(cid:318)emy podzieli(cid:201) na: liderów (s(cid:199) to ludzie, którzy maj(cid:199) co(cid:285) do powiedzenia w kwestii definiowania produktów prac realizowanych w ramach projektu), osoby wspieraj(cid:199)ce (s(cid:199) to osoby, które pomagaj(cid:199) zrealizowa(cid:201) projekt) oraz obserwatorów (obserwatorem jest kto(cid:285), kto ma jaki(cid:285) interes w realizacji projektu, ale nie zalicza si(cid:219) do (cid:318)adnej z wymienionych wcze(cid:285)niej grup). (Wi(cid:219)cej informacji na temat interesariuszy znajdziesz w rozdziale 3.). (cid:27) Spis za(cid:260)o(cid:318)e(cid:262). Jest to lista wszystkich za(cid:260)o(cid:318)e(cid:262), jakie poczyniono przy sporz(cid:199)dzaniu informacji projektowych, które Ty lub inne osoby uznali(cid:285)cie domy(cid:285)lnie za potwierdzone, nawet je(cid:285)li nie mieli(cid:285)cie na to bezpo(cid:285)rednich dowodów. Za(cid:260)o(cid:318)enia dotycz(cid:199)ce kluczowych informacji, co do których nie masz stuprocentowej pewno(cid:285)ci, mog(cid:199) dramatycznie wp(cid:260)yn(cid:199)(cid:201) na ka(cid:318)dy aspekt planowania projektu, jego analizy czy monitorowania. Równie du(cid:318)o problemów mo(cid:318)e przysporzy(cid:201) informacja, której prawdziwo(cid:285)(cid:201) zak(cid:260)adasz, opieraj(cid:199)c si(cid:219) na fa(cid:260)szywych przes(cid:260)ankach lub przypuszczeniach innych osób. W(cid:260)a(cid:285)nie dlatego tak wa(cid:318)ne jest sporz(cid:199)dzanie listy wszystkich za(cid:260)o(cid:318)e(cid:262) przyjmowanych w projekcie ju(cid:318) na wczesnym etapie przygotowywania materia(cid:260)ów projektowych, a tak(cid:318)e sta(cid:260)e jej aktualizowanie (dodawanie nowych i usuwanie nieaktualnych za(cid:260)o(cid:318)e(cid:262)) w czasie trwania projektu. Gdy opracowujesz elementy planu projektu w drugim etapie jego cyklu (cid:363)ycia (orga- nizacja i przygotowania), upewnij si(cid:243), (cid:363)e odzwierciedli(cid:251)e(cid:337) w nich informacje przygotowane na wcze(cid:337)niejszych etapach prac nad projektem. Na przyk(cid:251)ad karta projektu powinna by(cid:289) uwzgl(cid:243)dniona jako materia(cid:251) do przygotowania opisu za- kresu projektu (patrz rozdzia(cid:251) 4.), a rejestr interesariuszy czy spis za(cid:251)o(cid:363)e(cid:321) pro- jektowych powinien w naturalny sposób powsta(cid:289) z odpowiednich dokumentów przygotowanych w czasie opracowywania karty projektu. ROZDZIA(cid:259) 2 Rozpoczynamy podró(cid:318):pocz(cid:199)tki projektu 53 Poleć książkęKup książkę Decyzja o przekazaniu projektu do drugiego etapu Decyzja o tym, czy przekaza(cid:289) projekt do kolejnego etapu realizacji (organizacji i przygotowa(cid:321)) to ostatni krok pierwszego etapu jego cyklu (cid:363)ycia (rozpocz(cid:243)cia projektu). Aby zachowa(cid:289) kontrol(cid:243) nad post(cid:243)pami w projekcie, bardzo wa(cid:363)ne jest monitoro- wanie jego aktualnego statusu w oparciu o wskazania kluczowych wska(cid:361)ników efek
Pobierz darmowy fragment (pdf)

Gdzie kupić całą publikację:

Zarządzanie projektami dla bystrzaków. Wydanie V
Autor:

Opinie na temat publikacji:


Inne popularne pozycje z tej kategorii:


Czytaj również:


Prowadzisz stronę lub blog? Wstaw link do fragmentu tej książki i współpracuj z Cyfroteką: