Cyfroteka.pl

klikaj i czytaj online

Cyfro
Czytomierz
00313 005694 13105406 na godz. na dobę w sumie
Zasady sporządzania i kontroli dowodów księgowych w jednostkach sektora finansów publicznych - ebook/pdf
Zasady sporządzania i kontroli dowodów księgowych w jednostkach sektora finansów publicznych - ebook/pdf
Autor: Liczba stron:
Wydawca: INFOR Język publikacji: polski
ISBN: 9788374407878 Data wydania:
Lektor:
Kategoria: ebooki >> biznes
Porównaj ceny (książka, ebook, audiobook).
Wiele nieprawidłowości stwierdzanych w jednostkach są konsekwencją niewłaściwie sporządzonych dokumentów księgowych lub brak ich sprawdzenia pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. W publikacji wskazano, jak krok po kroku sporządzać dokumenty księgowe oraz jak je sprawdzać pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.
Znajdź podobne książki Ostatnio czytane w tej kategorii

Darmowy fragment publikacji:

SFERA BUDŻETOWA – opinie ekspertów PORADNIK RACHUNKOWOŚCI BUDŻETOWEJ IZABELA MOTOWILCZUK Zasady sporządzania i kontroli dowodów księgowych w jednostkach sektora finansów publicznych IZABELA MOTOWILCZUK Zasady sporządzania i kontroli dowodów księgowych w jednostkach sektora finansów publicznych Dyrektor Centrum Rynku Finansów Publicznych Agata Eichler Redaktor merytoryczny Małgorzata Majewska Sekretarz redakcji Elżbieta Marszalik Korekta Jolanta Bugaj Redaktor graficzny Monika Rodziewicz © Copyright by INFOR PL S.A. Warszawa 2016 INFOR PL Spółka Akcyjna 01-042 Warszawa, ul. Okopowa 58/72 www.infor.pl Biuro Obsługi Klienta 01-042 Warszawa, ul. Okopowa 58/72 tel.: 22 212 07 30, 801 626 666 faks: 22 212 07 32 e-mail: bok@infor.pl strona: www.sklep.infor.pl Publikacja jest chroniona przepisami prawa autorskiego. Wykonywanie kserokopii bądź po- wielanie inną metodą oraz rozpowszechnianie bez zgody wydawcy w całości lub części jest zabronione i podlega odpowiedzialności karnej. 978-83-7440-787-8 Spis treści Zasady sporządzania i kontroli dowodów księgowych w jednostkach sektora finansów publicznych Objaśnienia skrótów użytych w książce ...................................................... 7 Wstęp ............................................................................................................. 11 Jak korzystać z publikacji ............................................................................ 13 I. Zasady sporządzania własnych dowodów księgowych .......... 15 1. Dowody księgowe – definicja, rodzaje ............................................... 17 1.1. Wymagania ogólne odnośnie do treści dowodów księgowych ................. 18 1.2. Uregulowania wewnętrzne w zakresie zasad sporządzania własnych dokumentów księgowych ......................................................................... 20 1.3. Korygowanie błędów w dowodach księgowych ....................................... 21 1.4. Druki ścisłego zarachowania .................................................................... 22 2. Dowody kasowe ................................................................................... 24 2.1. KP – „Kasa przyjmie” .............................................................................. 25 2.2. KW – „Kasa wypłaci” ............................................................................. 28 2.3. Kwitariusze przychodowe i rozchodowe ................................................. 30 2.4. Dowody wpłat zbiorczych inkasentów i poborców ................................. 36 2.5. Czek gotówkowy ...................................................................................... 36 2.6. Bankowy dowód wpłaty ........................................................................... 38 2.7. RK – „Raport kasowy” ............................................................................ 39 2.8. Protokół przekazania kasy (zdawczo-odbiorczy) ..................................... 46 3. Dowody dotyczące rozliczania kosztów podróży służbowych .......... 49 3.1. Rozliczenie kosztów podróży służbowej .................................................. 49 3.2. Rozliczenie ryczałtu na pokrycie kosztów wykorzystania pojazdów prywatnych do celów służbowych ........................................................... 57 3 Zasady sporZądZania i kontroli dowodów księgowych w jednostkach sektora finansów publicZnych 4. Zaliczki na pokrycie kosztów funkcjonowania jednostki .............. 59 5. Gospodarka majątkiem trwałym jednostki ................................... 63 5.1. Dowód OT – „Przyjęcie środka trwałego” ............................................ 63 5.2. Dowód PT – „Przekazanie/Przyjęcie środka trwałego” ........................ 83 5.3. Dowód MT – „Zmiana miejsca użytkowania środka trwałego” ............ 89 5.4. Dowód LT – „Likwidacja środka trwałego” ......................................... 91 6. Dokumentowanie sprzedaży rzeczy i usług .................................... 97 6.1. Dokumentowanie sprzedaży przez podatników VAT ........................... 98 6.1.1. Faktura .................................................................................................... 99 6.1.2. Faktura uproszczona .............................................................................. 102 6.1.3. Faktura korygująca ................................................................................. 103 6.1.4. Nota korygująca ..................................................................................... 106 6.1.5. Duplikat faktury ..................................................................................... 108 6.2. Dokumentowanie sprzedaży przez pozostałe podmioty ....................... 109 6.2.1. Rachunek ................................................................................................ 109 6.2.2. Duplikat rachunku ................................................................................. 111 6.2.3. Korekta rachunku .................................................................................. 111 7. Lista wypłat ..................................................................................... 113 8. Karta drogowa .................................................................................. 115 9. Nota księgowa ................................................................................... 122 9.1. Nota odsetkowa ...................................................................................... 125 9.2. Obciążenie kontrahenta karami umownymi .......................................... 128 10. Polecenie księgowania ...................................................................... 129 11. Dokumentacja obrotu materiałowego ............................................. 132 11.1. Przychodowe dokumenty magazynowe ................................................ 134 11.1.1. Pm – „Przyjęcie materiałów” ............................................................... 134 11.1.2. Zw – „Zwrot materiałów” .................................................................... 139 11.2. Rozchodowe dokumenty magazynowe ................................................ 141 11.2.1. Rw – „Rozchód wewnętrzny” .............................................................. 142 11.2.2. Wz – „Wydanie materiałów na zewnątrz” ........................................... 145 11.3. Dowody przesunięć wewnętrznych (przychodowo-rozchodowe) ........ 147 4 spis treści 12. Dokumenty inwentaryzacyjne ........................................................ 150 12.1. Arkusz spisu z natury ......................................................................... 151 12.2. Zbiorcze zestawienie arkuszy spisu z natury ..................................... 160 12.3. Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych ............................................. 162 12.4. Zestawienie kompensat różnic inwentaryzacyjnych ........................... 166 12.5. Protokół inwentaryzacji kasy ............................................................. 169 12.6. Wezwanie do uzgodnienia salda ....................................................... 171 II. Kontrola merytoryczna, formalna i rachunkowa dowodów księgowych ............................................................ 175 1. Środki publiczne i finansowane z nich wydatki publiczne ............ 177 1.1. Podstawowe zasady obowiązujące przy dokonywaniu wydatków publicznych ........................................................................................... 180 1.2. Kontrola prawidłowości wydatkowania środków publicznych z ustawy o finansach publicznych ......................................................................... 182 1.3. Odpowiedzialność za prawidłowe wydatkowanie środków publicznych w jednostkach organizacyjnych sektora publicznego ........................... 183 2. Kontrola merytoryczna, formalna i rachunkowa dowodów księgowych w systemie kontroli zarządczej .................................... 184 2.1. Zakres przedmiotowy kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej ......................................................................................... 188 2.2. Osoby odpowiedzialne za wykonanie kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej ......................................................................... 191 2.3. Sposób dokumentowania faktu dokonania kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej ......................................................................... 207 2.3.1. Opis merytoryczny .................................................................................. 209 2.3.2. Podpis osoby upoważnionej do wykonania kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej .......................................................................... 216 2.3.3. Data wykonania kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej ........ 217 2.4. Kontrola merytoryczna, formalna i rachunkowa a wstępna kontrola dokumentów księgowych wykonywana przez głównego księgowego jednostki ................................................................................................. 221 2.5. Najczęściej stwierdzane nieprawidłowości w wykonywaniu i dokumentowaniu kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej, ich przyczyny i sposoby likwidacji ........................................................ 226 5 Zasady sporZądZania i kontroli dowodów księgowych w jednostkach sektora finansów publicZnych 3. Zakres kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej dowodów księgowych własnych jednostki ......................................... 238 3.1. Polecenie wyjazdu służbowego – rachunek kosztów podróży służbowej ................................................................................................. 238 3.2. Oświadczenie o używaniu pojazdu prywatnego do celów służbowych, listy wypłat ryczałtów za korzystanie z pojazdów prywatnych do celów służbowych .............................................................................................. 241 3.3. Lista wypłat diet dla radnych jednostek samorządu terytorialnego ........ 249 3.4. Lista wypłat wynagrodzeń ze stosunku pracy (w tym nagród i premii) ................................................................................................... 252 3.5. Rachunki umów zlecenia i o dzieło – listy wypłat z tytułu umów zlecenia i o dzieło .................................................................................... 258 3.6. Listy wypłat wynagrodzeń dla inkasentów podatków i opłat lokalnych ....................................................................................... 261 3.7. Dowody wypłaty świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych ................................................................................................ 265 3.7.1. Dopłaty do wypoczynku pracowników i ich rodzin .................................. 265 3.7.2. Zapomogi losowe ...................................................................................... 267 4. Zakres kontroli merytorycznej oraz formalno-rachunkowej dowodów księgowych obcych ............................................................. 268 4.1. Rachunki i faktury VAT .......................................................................... 269 4.1.1. Rachunki i faktury za dostawy .................................................................. 269 4.1.2. Rachunki i faktury VAT za wykonanie usług ........................................... 274 4.1.3. Faktury za wykonanie robót budowlanych ................................................ 278 4.2. Nota księgowa obciążeniowa .................................................................. 281 5. Kontrola merytoryczna, formalna i rachunkowa dowodów księgowych wykonywana ex post (po dokonaniu wydatków) .......... 285 5.1. Kontrola merytoryczna, formalna i rachunkowa wydatków opłacanych z zaliczek udzielanych pracownikom ....................................................... 285 5.2. Kontrola merytoryczna, formalna i rachunkowa wydatków opłacanych za pomocą kart płatniczych ..................................................................... 289 6 Objaśnienia skrótów użytych w książce uor uofp Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn.zm.) Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 z późn.zm.) Ordynacja podatkowa Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 613 z późn.zm.) ustawa o podatku rolnym Ustawa z 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 617) ustawa o podatkach i opłatach lokalnych Ustawa z 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 849 z późn.zm.) ustawa o podatku leśnym Ustawa z 30 października 2002 r. o podatku leśnym (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 374) ustawa o ewidencji i identyfikacji podatników i płatników Prawo czekowe Prawo pocztowe updop updof k.c. k.s.h. ustawa o zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym ustawa o postępowaniu egzekucyjnym w administracji ustawa o VAT Ustawa z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 476) Ustawa z 28 kwietnia 1936 r. – Prawo czekowe (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 462) Ustawa z 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz.U. z 2012 r. poz. 1529 z późn.zm.) Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 851 z późn.zm.) Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 361) Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 380 z późn.zm.) Ustawa z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 1030 z późn.zm.) Ustawa z 11 września 2015 r. o zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym (Dz.U. z 2015 r. poz. 1688) Ustawa z 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 599) Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn.zm.) ustawa o pomocy społecznej Ustawa z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 163 z późn.zm.) 7 Zasady sporZądZania i kontroli dowodów księgowych w jednostkach sektora finansów publicZnych ustawa o wynagrodzeniach w państwowej sferze budżetowej Ustawa z 23 grudnia 1999 r. o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sfe­ rze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 2030 z późn.zm.) ustawa o pracownikach samorządowych Ustawa z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1202 z późn.zm.) ustawa o samorządzie gminnym ustawa o systemie oświaty ustawa o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej Ustawa z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 446) Ustawa z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 2156 z późn.zm.) Ustawa z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kul­ turalnej (j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 406 z późn.zm.) ustawa o transporcie drogowym Ustawa z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 1414 z późn.zm.) k.p. ustawa o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych upzp Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 z późn.zm.) Ustawa z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finan­ sów publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 168) Ustawa z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 2164) ustawa o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym Ustawa z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowni­ ków jednostek sfery budżetowej (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 1144 z późn.zm.) ustawa o wynagrodzeniu osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe ustawa o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi ustawa o ZFŚS Ustawa z 31 lipca 1981 r. o wynagrodzeniu osób zajmujących kierownicze stanowi­ ska państwowe (j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 79, poz. 430 z późn.zm.) Ustawa z 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiota­ mi prawnymi (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 2099) Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 111 z późn.zm.) ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych Ustawa z 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 684) Rozporządzenie Ministra Finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania od­ setek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz.U. Nr 165, poz. 1373 z późn.zm.) rozporządzenie w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach 8 objaśnienia skrótów użytych w książce rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur Rozporządzenie Ministra Finansów z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania fak­ tur (Dz.U. z 2013 r. poz. 1485) rozporządzenie w sprawie planów kont dla organów podatkowych JST Rozporządzenie Ministra Finansów z 25 października 2010 r. w sprawie zasad ra­ chunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U. Nr 208, poz. 1375) rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont rozporządzenie w sprawie wzoru formularza wpłaty gotówkowej oraz polecenia przelewu na rachunek organu podatkowego rozporządzenie o podróżach służbowych rozporządzenie w sprawie używania do celów służbowych pojazdów niebędących własnością pracodawcy Rozporządzenie Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek sa­ morządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów bud­ żetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budże­ towych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 289 z późn.zm.) Rozporządzenie Ministra Finansów z 23 grudnia 2008 r. w sprawie wzoru formula­ rza wpłaty gotówkowej oraz polecenia przelewu na rachunek organu podatkowego (Dz.U. Nr 236, poz. 1636) Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub sa­ morządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167) Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbo­ wych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnoś­ cią pracodawcy (Dz.U. Nr 27, poz. 271 z późn.zm.) rozporządzenie w sprawie KŚT Rozporządzenie Rady Ministrów z 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środ­ ków Trwałych (KŚT) (Dz.U. Nr 242, poz. 1622) rozporządzenie o gospodarowaniu składnikami majątku ruchomego Rozporządzenie Rady Ministrów z 21 maja 2010 r. w sprawie sposobu i trybu go­ spodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego, w który wyposażone są jednostki budżetowe (Dz.U. Nr 114, poz. 761 z późn.zm.) rozporządzenie o składkach na ubezpieczenia emerytalne i rentowe Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 2236 z późn. zm.) rozporządzenie w sprawie maksymalnej wysokości diet przysługujących radnemu gminy rozporządzenie w sprawie maksymalnej wysokości diet przysługujących radnemu powiatu Rozporządzenie Rady Ministrów z 26 lipca 2000 r. w sprawie maksymalnej wyso­ kości diet przysługujących radnemu gminy (Dz.U. Nr 61, poz. 710) Rozporządzenie Rady Ministrów z 26 lipca 2000 r. w sprawie maksymalnej wyso­ kości diet przysługujących radnemu powiatu (Dz.U. Nr 61, poz. 709) 9 Zasady sporZądZania i kontroli dowodów księgowych w jednostkach sektora finansów publicZnych rozporządzenie w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników Rozporządzenie Rady Ministrów z 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpo­ wiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie (j.t. Dz.U. z 1996 r. Nr 143, poz. 663) rozporządzenie o klasyfikacji budżetowej Rozporządzenie Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej kla­ syfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzą­ cych ze źródeł zagranicznych (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1053 z późn.zm.) rozporządzenie w sprawie należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy rozporządzenie w sprawie należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych powiatu rozporządzenie w sprawie należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych województwa zarządzenie nr 64 w sprawie planów kont dla organów podatkowych podległych Ministrowi Finansów komunikat nr 23 w sprawie standardów kontroli zarządczej Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 31 lipca 2000 r. w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbo­ wych radnych gminy (Dz.U. Nr 66, poz. 800 z późn.zm.) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 31 lipca 2000 r. w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbo­ wych radnych powiatu (Dz.U. Nr 66, poz. 799 z późn.zm.) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 31 lipca 2000 r. w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbo­ wych radnych województwa (Dz.U. Nr 66, poz. 798 z późn.zm.) Zarządzenie nr 64 Ministra Finansów z 29 września 2015 r. w sprawie zasad ra­ chunkowości i planów kont dla organów podatkowych podległych Ministrowi Finan­ sów, w zakresie poboru i rozliczenia podatków, opłat, wpłat z zysku przedsiębiorstw państwowych i jednoosobowych spółek Skarbu Państwa oraz innych niepodatko­ wych należności budżetowych, do których ustalania lub określania są uprawnione organy podatkowe (Dz.Urz. MF z 2015 r. poz. 65) Komunikat nr 23 Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF Nr 15, poz. 84) 10 Wstęp Kontrole przeprowadzane w jednostkach organizacyjnych sektora finansów publicznych wy- kazują bardzo często nierzetelność ksiąg rachunkowych oraz niegospodarność i defraudację środków publicznych. Przyczynami tych nieprawidłowości są: niewłaściwie sporządzone do- kumenty księgowe lub brak sprawdzenia tych dokumentów pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Problemy z właściwym sporządzeniem i sprawdzeniem księgo- wych dokumentów źródłowych wynikają nie tyle z nieznajomości prawa, co z nieumiejętno- ści jego praktycznego zastosowania w przypadku różnych operacji gospodarczych, z jakimi na co dzień stykają się pracownicy księgowości. Ogólnie obowiązujące przepisy – poza nielicznymi wyjątkami (np. w zakresie sporzą- dzania faktur czy dowodów wpłaty należności podatkowych) – nie określają jednolitych zasad czy instrukcji sporządzania dokumentów księgowych, których wzory zostały ustalone w drodze praktyki w księgowości, przez co zarówno stosowane formularze, jak i zasady ich wypełniania mogą różnić się w poszczególnych jednostkach organizacyjnych. Problemy z właściwym sporządzaniem dokumentów księgowych i ich prawidłowym skontrolowaniem mają zwłaszcza pracownicy niewielkich jednostek organizacyjnych bądź z krótkim stażem pracy w księgowości, którzy nie mieli gdzie nabyć właściwych umiejętno- ści w dużej mierze praktycznych (zdobywanych w czasie pracy pod kierownictwem bardziej doświadczonych pracowników), a także nie mogą znaleźć potrzebnych wskazówek w ogól- nikowych przepisach wewnętrznych czy publikacjach, które – poza wzorami druków – nie zawierają zazwyczaj szczegółowych instrukcji ich wypełniania. Biorąc pod uwagę te trudności, a także problemy podnoszone na forach dla pracowników księgowości, w publikacji przedstawiono zasady sporządzania własnych dokumentów księgowych jednostek organizacyjnych oraz zasady przeprowadzania kontroli merytorycz- nej i formalno-rachunkowej dowodów obcych i własnych jednostek, będących podstawą do wydatkowania środków publicznych, ze szczególnym uwzględnieniem specyfiki jednostek należących do sektora publicznego. Temat ten został podzielony na dwie części. W pierwszej części przedstawiono wzory i zasady wypełniania dokumentów własnych jednostek sektora finansów publicznych: – kasowych, – związanych z ruchem środków trwałych, – służących do rozliczania kosztów podróży służbowych, – wykorzystywanych przy udzielaniu i rozliczaniu zaliczek, – magazynowych, – inwentaryzacyjnych, – służących do rozliczania kosztów paliwa do pojazdów służbowych, – list wypłat, – faktur i rachunków, – not korygujących oraz uznaniowo-obciążeniowych, – poleceń księgowania. 11 Zasady sporZądZania i kontroli dowodów księgowych w jednostkach sektora finansów publicZnych W drugiej części zostały opisane zasady obiegu i kontroli własnych i obcych dowodów księgowych. Niewykonanie lub niewłaściwe wykonanie kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej dowodów księgowych to kolejna z najczęściej powtarzających się niepra- widłowości w kontrolach przeprowadzanych w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych tworzących sektor publiczny. Wynika to z nieuświadomienia kierownictwu tych jednostek oraz ich szeregowym pracownikom, czym naprawdę jest i jaką rolę w kon- troli zarządczej pełni wstępna kontrola wydatkowych dowodów księgowych pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym. Wskazówki zawarte w publikacji z pewnoś- cią rozwieją wątpliwości w tym zakresie. Na przykładach wskazano: – jak w praktyce sprawdzać pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym różnego rodzaju dokumenty wydatkowe, – jaki jest zakres przedmiotowy kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej dla więk- szości dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych stosowanych w jednostkach, – co należy zawrzeć w treści opisu merytorycznego dla różnych rodzajów dokumentów, – na jakich dokumentach nie ma potrzeby zamieszczania opisu merytorycznego, – jak należy postępować w razie stwierdzenia błędów w dokumentach (włącznie ze wska- zaniem, jak postępować, aby odzyskać środki publiczne wydatkowane niezgodnie z pra- wem). Poza tym publikacja zawiera: – wzory upoważnień do sprawdzania dowodów księgowych pod względem merytorycz- nym i/lub formalnym oraz rachunkowym, – kartę wzorów podpisów osób upoważnionych do zatwierdzania dokumentów pod wzglę- dem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, – wzory uregulowań wewnętrznych dotyczących sposobu opisywania dokumentów pod względem merytorycznym, – wzory opisów merytorycznych dla wszystkich podstawowych aspektów kontroli mery- torycznej dla różnych rodzajów operacji gospodarczych i dokumentujących je dowodów księgowych. 12 Jak korzystać z publikacji W publikacji zostały przedstawione zasady sporządzania i sprawdzania dokumentów włas- nych jednostki (wewnętrznych i zewnętrznych), a także sprawdzania dokumentów obcych, przy czym w pierwszym rozdziale części I publikacji zawarto podstawowe informacje na temat rodzajów dokumentów księgowych własnych oraz zasad ich sporządzania, do których należy sięgać, jeśli opis zamieszczony przy konkretnych dokumentach w sposób ogólny od- wołuje się do określonych definicji bądź przepisów uor. Na przykład, jeśli przy dokumen- cie RK – „Raport kasowy” znajduje się zapis, że jest to dokument zbiorczy wewnętrzny jednostki, to objaśnień co do definicji dowodu wewnętrznego i zbiorczego należy szukać w odpowiednich punktach rozdziału pierwszego części I publikacji. Podobnie należy postę- pować, jeśli w publikacji została zamieszczona ogólna uwaga o korygowaniu błędnych za- pisów w danego rodzaju dokumencie zgodnie z art. 22 uor – dokładnych wskazówek w tym zakresie należy szukać w tabeli 2 w rozdziale 1.3 w części I oraz w części II. Ponadto należy zwrócić uwagę, że w publikacji omówione zostały ogólne zasady spo- rządzania, obiegu i kontroli dokumentów – na podstawie rozwiązań najczęściej stosowanych w jednostkach organizacyjnych w tym zakresie. Mogą one różnić się od rozwiązań przyję- tych w konkretnych jednostkach, co nie oznacza, że jednostki te postępują nieprawidłowo (np. za wystawianie poleceń wyjazdu służbowego w jednostkach odpowiadają przeważnie wyznaczeni pracownicy ds. kadr, jednak w niektórych jednostkach sprawy z tym związane zlecane są pracownikom sekretariatu albo pracownikom komórki odpowiedzialnej za spra- wy organizacyjne). Z tego względu, korzystając z publikacji, należy zwrócić uwagę, że: 1) w opisach dotyczących przedstawionych wzorów formularzy dokumentów podane zosta- ły podstawowe zasady wypełniania i obowiązkowe elementy, które powinny być zawarte w ich treści; biorąc to pod uwagę, jednostki mogą stosować własne wzory, przy różnych ich odmianach dotyczących nazw i wyglądu druków czy tytułów poszczególnych pozy- cji w formularzach, 2) sporządzenie poszczególnych dokumentów i ich kontrola w danej jednostce mogą na- leżeć do obowiązków innych pracowników niż podanych w przykładach – jednak przy uwzględnieniu zasady zachowania podziału podstawowych kompetencji (np. osoba spo- rządzająca nie powinna być jednocześnie osobą sprawdzającą dokument, osoba dokonu- jąca wypłat gotówkowych nie powinna ich zlecać do wypłaty), 3) w opisie zasad sporządzania poszczególnych dokumentów księgowych podana jest mini- malna liczba egzemplarzy poszczególnych dokumentów, jednak jednostki w przepisach wewnętrznych mogą przyjmować inną – większą, jeśli jest to niezbędne z punktu widze- nia potrzeb jednostki, wynikających z jej struktury organizacyjnej. 13 Zasady sporZądZania i kontroli dowodów księgowych w jednostkach sektora finansów publicZnych 14 I Zasady sporządzania własnych dowodów księgowych Zasady sporządzania własnych dowodów księgowych W tej części zostały omówione zasady sporządzania własnych dowodów księgowych jed- nostek organizacyjnych sektora publicznego wewnętrznych (w tym także zastępczych, zbior- czych i rozliczeniowych) oraz zewnętrznych. Ponadto przy dokumentach, potwierdzających wykonanie operacji gospodarczych i finansowych, które nie powodują dokonania wydatków ze środków publicznych, podane zostały zasady wykonywania kontroli prawidłowości ich sporządzenia. Oprócz wzorów formularzy dokumentów i objaśnień w zakresie wypełniania poszcze- gólnych ich pozycji, w części tej znajdują się m.in. odpowiedzi na pytania: – czym różnią się dokumenty OT – „Przyjęcie środka trwałego” sporządzane w przypad- kach: zakupu gotowego środka trwałego, przyjęcia środka trwałego z inwestycji, ulepsze- nia własnego bądź cudzego środka trwałego, – w jaki sposób należy przeprowadzić kontrolę raportu kasowego, aby nie przeoczyć przy- padków defraudacji środków przez kasjera, – które dokumenty kasowe powinny zostać zaliczone obowiązkowo do druków ścisłego zarachowania, – czym różni się dokument PT – „Przekazanie/Przyjęcie środka trwałego” sporządzony w przypadku przekazania środka trwałego od dokumentu potwierdzającego przekazanie nakładów na środki trwałe w budowie, – jak prawidłowo sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy kasy, gdy przekazanie walorów kasowych odbywa się pod nieobecność osoby przekazującej, – jak wygląda sporządzanie i obieg dokumentów służących rozliczaniu kosztów podróży służbowej zamiejscowej oraz jazd lokalnych, – jak sporządzić noty obciążeniowe w przypadku naliczenia kontrahentom odsetek i kar umownych, – jak powinna być zorganizowana kontrola obrotu materiałowego i jego udokumentowania. 1. Dowody księgowe – definicja, rodzaje Jednostki mają obowiązek ewidencjonowania w księgach rachunkowych operacji gospodar- czych, czyli takich zdarzeń gospodarczych, które powodują zmiany w strukturze majątkowej tej jednostki. Jest to podstawowa zasada prowadzenia rachunkowości. Zapisów w księgach rachun- kowych należy dokonywać na podstawie dowodów stwierdzających wykonanie operacji go- spodarczej, nazywanych dowodami księgowymi bądź dowodami źródłowymi (art. 20 uor). Schemat. Podstawowy podział dowodów księgowych Podział dowodów księgowych własne – sporządzane przez jednostkę obce – otrzymywane od kontrahentów 17 Zasady sporZądZania i kontroli dowodów księgowych w jednostkach sektora finansów publicZnych Poza podstawowym podziałem wskazanym na schemacie dowody księgowe wystawiane przez daną jednostkę dzieli się na: – zewnętrzne – przekazuje się je w oryginale kontrahentom jednostki (np. rachunki, faktury, pokwitowania wpłaty do kasy jednostki z kwitariuszy przychodowych), – wewnętrzne – potwierdzają one wykonanie operacji wewnątrz jednostki (np. OT – „Przy- jęcie środka trwałego”, nota księgowa potwierdzająca fakt odpisania przedawnionej należ- ności podatkowej). Z kolei wśród dokumentów księgowych wewnętrznych wyróżnia się dowody: – zbiorcze – które służą do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, – korygujące poprzednie zapisy, – zastępcze – które wystawia się do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródło- wego lub w przypadku braku możliwości otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źród- łowego, – rozliczeniowe – za pomocą których ujmuje się już dokonane zapisy według nowych kryte- riów klasyfikacyjnych. W zależności od ustaleń wewnętrznych jednostki jako dokumenty zbiorcze, korygujące, za- stępcze i rozliczeniowe mogą być stosowane np.: – PK – „Polecenie księgowania”, – nota księgowa, – KW – „Kasa wypłaci”, – RK – „Raport kasowy”, – zbiorcze zestawienia tabelaryczne dowodów księgowych, służące do ich łącznego ujmowa- nia w księgach rachunkowych, – zbiorcze zestawienia dowodów masowych, służące do ich dekretacji. Przedstawione podziały klasyfikacyjne mają znaczenie dla ustalenia wymagań od- nośnie do obowiązkowej treści, jaka powinna być zawarta w danym dokumencie księgo- wym, a także do zasad, na jakich można korygować stwierdzone w nim błędy. 1.1. Wymagania ogólne odnośnie do treści dowodów księgowych Minimalne wymagania odnośnie do treści dowodów księgowych są zawarte w art. 21 uor. Zgodnie z nimi, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: – określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, – określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, – opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach natural- nych, tywów, rządzenia dowodu, 18 – datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę spo- – podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki ak- – stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekre- tacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Zasady sporządzania własnych dowodów księgowych Można zaniechać zamieszczania na dowodzie następujących danych: – określenia rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, stron dokonujących operacji gospodarczej, opisu operacji i jej wartości oraz podpisu wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów – jeśli wynika to z odrębnych przepisów (np. przepisy dotyczące zasad wystawiania faktur VAT przez sprze- dawców nie wymagają zamieszczania na nich określenia „Faktura VAT”, podpisu wystaw- cy tego dowodu ani nabywcy), – dekretacji – jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych (np. dekre- tacja dowodów masowych może odbywać się na specjalnie sporządzonych w tym celu do- wodach zbiorczych, a nie na każdym pojedynczym dowodzie), – wartości – jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednost- kach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem. Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, pod- pisy wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich warto- ści na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodar- czej (wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwa- rzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk). Podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być dowody księgowe sporządzone w języku obcym, z tym że na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie ich treści na język polski. Szersze wymagania odnośnie do obowiązkowej treści dowodów księgowych mogą wyni- kać z przepisów szczególnych, do których należą m.in. przepisy podane w tabeli 1. Tabela 1. Przykłady uregulowań szczególnych odnośnie do obowiązkowej treści dokumentów księgowych Rodzaj dowodu Treść rachunków Podstawa prawna Rozporządzenie Ministra Finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania od­ setek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach Treść faktur VAT i not korygujących Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług Treść pokwitowań wpłaty i wypłaty należności podatkowych budżetu jednostki samorządu terytorialnego Rozporządzenie Ministra Finansów z 25 października 2010 r. w sprawie zasad ra­ chunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego Treść pokwitowań wpłaty należności podatkowych budżetu państwa Zarządzenie nr 64 Ministra Finansów z 29 września 2015 r. w sprawie zasad rachunkowości i planów kont dla organów podatkowych podległych Ministrowi Finansów, w zakresie poboru i rozliczenia podatków, opłat, wpłat z zysku przed­ siębiorstw państwowych i jednoosobowych spółek Skarbu Państwa oraz innych niepodatkowych należności budżetowych, do których ustalania lub określania są uprawnione organy podatkowe 19 Zasady sporZądZania i kontroli dowodów księgowych w jednostkach sektora finansów publicZnych Jeżeli jedną operację gospodarczą dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, kierownik jednostki w dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości jednostki powinien (art. 22 ust. 4 uor): – ustalić sposób postępowania z każdym z nich, – wskazać, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu w księ- gach rachunkowych jednostki. 1.2. Uregulowania wewnętrzne w zakresie zasad sporządzania własnych dokumentów księgowych Każda jednostka organizacyjna sektora finansów publicznych powinna mieć określone szczegółowe zasady sporządzania własnych dokumentów księgowych. Ustalenie uregu- lowań w tym zakresie należy do obowiązków kierownika jednostki, który powinien za- wrzeć je w przepisach wewnętrznych odnoszących się do polityki rachunkowości jednostki, stanowiących zarazem część opisu stosowanego w niej systemu kontroli zarządczej (art. 10 uor i art. 68 oraz art. 69 ust. 1 pkt 3 uofp). W praktyce uregulowania w zakresie zasad sporządzania własnych dokumentów księ- gowych ustala się w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów (dowodów) księgowych, a tak- że szczątkowo – w innych instrukcjach dotyczących zasad (polityki) rachunkowości jednost- ki, takich jak instrukcje: kasowa, magazynowa, inwentaryzacyjna, gospodarowania majątkiem trwałym, ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania. W uregulowaniach wewnętrz- nych dotyczących zasad sporządzania dokumentów księgowych należy zawrzeć postanowie- nia podane w ramce. Trzy obowiązkowe elementy uregulowań wewnętrznych jednostki dotyczących zasad sporządzania własnych dowodów księgowych 1. Określenie rodzajów dokumentów księgowych stosowanych w jednostce do dokumento- wania realizowanych przez nią operacji gospodarczych, z podziałem na dokumenty włas- ne: wewnętrzne i zewnętrzne, zastępcze (stosowane w braku możliwości uzyskania doku- mentów obcych), zbiorcze i korygujące. 2. Szczegółowy opis zasad sporządzania poszczególnych rodzajów własnych dokumentów księgowych wewnętrznych i zewnętrznych (w razie potrzeby do instrukcji należy załączyć wzory obowiązujących w niej dokumentów wraz z instrukcjami ich wypełniania). 3. Wskazanie osób odpowiedzialnych za sporządzenie danego rodzaju dokumentów. PrZykład W jednostce kwestie związane ze sporządzaniem pokwitowań wpłaty KP – „Kasa przyjmie” uregulowane są w dwóch instrukcjach: 1) obiegu dokumentów księgowych – która wymaga, aby były sporządzane w dwóch egzem- plarzach (jeden dla jednostki, jeden dla wpłacającego), 20 Zasady sporządzania własnych dowodów księgowych 2) kasowej – według której powinny być sporządzone trzy egzemplarze (jeden dla wpłacają- cego, jeden dołączany do raportu kasowego i jeden powinien zostać dla celów kontrolnych w bloczku KP). Która z tych instrukcji jest prawidłowa i zapisy której jednostka w takim przypadku powinna stosować? Problem opisany w przykładzie występuje dość często w jednostkach organizacyjnych, które przy ustalaniu polityki rachunkowości korzystają z gotowych wzorów instrukcji dostępnych w różnych wydawnictwach lub w Internecie, nie dostosowując ich do swoich potrzeb. Gotowe wzory instrukcji, zanim zostaną wprowadzone do stosowania w danej jednostce, powinny być najpierw dokładnie przeanalizowane – pod kątem: – przyjętych w niej rozwiązań organizacyjnych, – tego, czy uregulowania zawarte w poszczególnych instrukcjach nie dublują się, nie są różne bądź – co przysparza najwięcej kłopotów – wzajemnie się nie wykluczają. W opisanej sytuacji zapisy obu instrukcji są prawidłowe i dopuszczalne. Druki KP – „Kasa przyjmie” sporządza się minimum w dwóch egzemplarzach, z czego jeden przeznaczony jest dla wpłacającego, a drugi powinien być dołączony do raportu kasowego. Jednak jednostki mogą przyjąć również większą liczbę egzemplarzy, jeśli taka potrzeba wynika z przyjętych w nich roz- wiązań organizacyjnych. Tak więc rozbieżność pomiędzy uregulowaniami instrukcji obiegu dokumentów i instrukcji kasowej należy zgłosić kierownikowi jednostki, który powinien: – – wykreślić z przepisów wewnętrznych zdublowane zapisy, które nie będą w niej miały za- stosowania, wydając w tym celu stosowne zarządzenie o zmianie przepisów stanowiących część dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady (politykę) rachunkowości, na podstawie art. 10 ust. 2 uor. zadecydować, które z podanych rozwiązań będzie stosowane w jednostce, 1.3. Korygowanie błędów w dowodach księgowych Jeśli kontrola wykonywana przez pracowników ujawni w dowodach własnych jednostki błę- dy, należy je skorygować, w miarę możliwości przed zrealizowaniem operacji gospodar- czej, której dotyczą (w przypadku dokumentów własnych zewnętrznych – najlepiej przed ich wydaniem kontrahentom, petentom). Schemat. Cechy dowodów księgowych rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują Dowody księgowe powinny być kompletne, tj. zawierające co najmniej dane określone w art. 21 uor (a także w przepisach szczególnych i uregulowaniach wewnętrznych jednostki) wolne od błędów rachunkowych 21 Zasady sporZądZania i kontroli dowodów księgowych w jednostkach sektora finansów publicZnych Ogólne zasady korygowania błędów stwierdzonych w dokumentach księgowych są za- warte w art. 22 uor. W dowodach księgowych niedopuszczalne jest dokonywanie wymazy- wania i przeróbek. Możliwe sposoby korygowania błędów wynikające z uor przedstawia ta- bela 2. Tabela 2. Ogólne zasady korygowania błędów we własnych wewnętrznych i zewnętrznych dowodach księgowych wynikające z uor Rodzaj dowodu Zasady korygowania błędnych zapisów Podstawa prawna z uor Zewnętrzne własne Wewnętrzne własne Błędy można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej. Błędy mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. art. 22 ust. 2 art. 22 ust. 3 Przy korygowaniu błędów w dowodach księgowych należy mieć na uwadze, że bardziej szczegółowe zasady mogą być określone w przepisach szczególnych (np. odnośnie do fak- tur VAT – w ustawie o VAT) bądź w przepisach wewnętrznych jednostki. Szczegółowe omówienie tych zagadnień zostało zawarte w części II. 1.4. Druki ścisłego zarachowania Druki ścisłego zarachowania są to formularze dowodów księgowych, które ze względu na konieczność ochrony mienia jednostki należy objąć szczegółową ewidencją i kontrolą wy- korzystania. W jednostkach sektora publicznego do druków ścisłego zarachowania stosowanych w księgowości zwyczajowo zalicza się: – wszelkie pokwitowania wpłaty do kasy jednostki (KP – „Kasa przyjmie”, kwitariusze przychodowe, pokwitowania wpłaty opłaty targowej i inne zatwierdzone do stosowania przez kierownika jednostki), – dokumenty wypłat z kasy jednostki (KW – „Kasa wypłaci”, kwitariusze rozchodowe), – dokumenty pozwalające na wypłatę/obciążenie rachunków bankowych jednostki (czeki gotówkowe, czeki rozrachunkowe), – dokumenty magazynowe, będące podstawą do przyjmowania i wydawania składników majątku obrotowego do/z magazynów jednostki (Pz – „Magazyn przyjmie”, Wz – „Ma- gazyn wyda”), – arkusze spisu z natury, – karty drogowe. 22 Zasady sporządzania własnych dowodów księgowych O tym, które druki w danej jednostce będą zaliczane do druków ścisłego zaracho- wania, decyduje kierownik danej jednostki. Odpowiednie postanowienia powinny być za- mieszczone w przepisach wewnętrznych jednostki, ustalonych na podstawie art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3 uofp. Należy tam określić m.in. sposób ocechowania druków ścisłego zara- chowania i wskazać urządzenia właściwe do ewidencjonowania ich przychodów i rozcho- dów. Wyjątkiem od tej zasady są druki kwitariuszy przychodowo-rozchodowych oraz in- nych pokwitowań wpłaty należności podatkowych stosowanych w samorządowych organach podatkowych, które – zgodnie z § 6 rozporządzenia w sprawie planów kont dla organów podatkowych JST – są obowiązkowo drukami ścisłego zarachowania, ewidencjonowanymi w księdze druków ścisłego zarachowania lub innym urządzeniu ewidencyjnym przyjętym przez kierownika jednostki. Druki ścisłego zarachowania powinny być objęte ewidencją i kontrolą przez cały okres posiadania ich przez jednostkę (od chwili zakupu, przez cały okres ich przechowy- wania, wykorzystywania przez bezpośrednich użytkowników aż po zwrot kopii wykorzysta- nych formularzy i ich przechowywanie). Wyjątkiem w tym zakresie są druki arkuszy spisu z natury, które stają się drukami ścisłego zarachowania dopiero z chwilą ich ponumerowa- nia przed wydaniem bezpośrednim użytkownikom (np. przewodniczącemu komisji inwen- taryzacyjnej). Szczegółowa kontrola zużycia druków ścisłego zarachowania wymaga, aby druki te były ocechowane w sposób umożliwiający identyfikację każdego pojedynczego egzemplarza druków w formie: – pojedynczych blankietów – np. czeki, – formularzy połączonych w bloki czy zeszyty – np. bloki KP – „Kasa przyjmie” i bloki kwitariuszy przychodowo-rozchodowych. Identyfikację zapewnia się poprzez oznaczenie druków nazwą „Druk ścisłego zara- chowania” i nadania im niepowtarzalnych numerów (lub symboli składających się z li- ter i cyfr). Jeśli druki nie mają nadanych tych oznaczeń automatycznie (przez drukarnię lub program komputerowy stosowany w jednostce), w chwili ich przyjęcia na stan należy je od- powiednio oznaczyć. Prowadzenie ewidencji, przyjmowanie, przechowywanie i wydawanie druków powinno być powierzone pracownikom jednostki, którzy nie są ich bezpośrednimi użytkownikami. Konieczność zachowania takiego podziału funkcji wynika ze szczegółowych mechanizmów kontroli operacji finansowych i gospodarczych określonych w komunikacie nr 23 Ministra Finansów w sprawie standardów kontroli zarządczej, które powinny zapewniać podział klu- czowych obowiązków. PrZykład Kasjer jednostki nie powinien mieć dostępu do nieocechowanych druków KP, KW, kwitariu- szy przychodowych i rozchodowych, ze względu na zbytnią łatwość wykorzystania ich do defraudacji środków pieniężnych. 23 Zasady sporZądZania i kontroli dowodów księgowych w jednostkach sektora finansów publicZnych Obowiązki pracowników odpowiedzialnych za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania 1. Przyjmowanie na stan nowo nabytych druków (w tym kontrola liczby druków zamówio- nych i faktycznie dostarczonych jednostce). 2. Nadawanie cech druku ścisłego zarachowania formularzom niemającym numeracji. 3. Bieżące odnotowywanie w ewidencji liczby i numerów przyjętych druków (w podziale na ich poszczególne rodzaje). 4. Przechowywanie druków w sposób zabezpieczający je przed dostępem osób nieupoważ- nionych. 5. Wydawanie druków osobom upoważnionym (np. kasjerowi, inkasentom, poborcom, członkom komisji inwentaryzacyjnej) za pokwitowaniem i rozliczanie ich z druków zwra- canych: wykorzystanych i czystych. 6. Niezwłoczne odnotowywanie w ewidencji faktu pobrania i zwrotu druków. 2. Dowody kasowe Do dokumentowania i ewidencjonowania operacji kasowych służą dowody kasowe: 1) wpłaty gotówki do kasy – dowody własne KP – „Kasa przyjmie”, a także inne dowody: – określone w obowiązujących przepisach (np. kwitariusze przychodowe używane do po- twierdzania wpłat z tytułu podatków i należności niepodatkowych w urzędach obsługu- jących państwowe i samorządowe organy podatkowe), – zatwierdzone do stosowania przez kierownika jednostki (np. pokwitowania wpłaty na drukach generowanych przez system komputerowy, używany w jednostce do prowadze- nia ewidencji operacji kasowych); 2) wypłaty gotówki z kasy: – dowody źródłowe, takie jak np.: listy płac wynagrodzeń, nagród, zasiłków, ryczałtów za korzystanie z pojazdów prywatnych do celów służbowych; wnioski o zaliczkę, rozli- czenia zaliczek, rozliczenia kosztów podróży służbowych, dowody odprowadzenia go- tówki z kasy jednostki na rachunek bankowy, faktury, rachunki oraz inne zatwierdzone do stosowania przez kierownika jednostki, – dowody zastępcze – KW – „Kasa wypłaci”, w sytuacji gdy wypłata nie może być udo- kumentowana dowodem źródłowym; 3) zbiorcze dowody księgowe – RK – „Raport kasowy”, służące do łącznego dokonywa- nia zapisów na temat zrealizowanych operacji kasowych w księgach rachunkowych jed- nostki. Poza tym do dokumentacji kasowej zaliczane są także protokoły kontroli stanu kasy, sporządzane przy przekazywaniu kasy pomiędzy poszczególnymi pracownikami pełnią- cymi funkcje kasjerów (protokoły zdawczo-odbiorcze) oraz na dowód przeprowadzenia inwentaryzacji doraźnych bądź obowiązkowych (rocznych) aktywów przechowywanych w kasie. 24 Zasady sporządzania własnych dowodów księgowych W rozdziale tym omówione są zasady sporządzania tzw. dokumentów kasowych opera- cyjnych, do których należą: – dowód wpłaty KP – „Kasa przyjmie”, – dowód wypłaty KW – „Kasa wypłaci”, – kwitariusze przychodowe i rozchodowe, – czek gotówkowy, – bankowy dowód wpłaty, – RK – „Raport kasowy” oraz protokołów zdawczo-odbiorczych kasy. 2.1. KP – „Kasa przyjmie” KP – „Kasa przyjmie” (inaczej też KP – „Pokwitowanie wpłaty” lub KP – „Dowód wpłaty”) jest to podstawowy dokument kasowy, służący do potwierdzania przeprowadzenia operacji przyjęcia gotówki do kasy jednostki. Sporządza się go w przypadkach: – przyjęcia do kasy gotówki podjętej czekiem z rachunków bankowych jednostki na pokry- cie wydatków – w takiej sytuacji pełni rolę dowodu księgowego wewnętrznego zastęp- czego (dowód główny: czek – znajduje się w dokumentacji bankowej jednostki), – łącznego ujęcia w raporcie kasowym gotówki przyjętej do kasy z tytułu wpłat na poczet należności masowych (np. przyjętych tego samego dnia wszystkich wpłat na poczet raty podatku od nieruchomości czy na poczet opłat za najem, dzierżawę albo użytkowanie wieczyste nieruchomości) – w takim przypadku dokument KP jest dokumentem we- wnętrznym zbiorczym, – przyjęcia do kasy gotówki wpłaconej przez petentów na poczet poszczególnych docho- dów pobieranych przez jednostkę (jeśli jednostka nie stosuje w tym celu kwitariuszy przychodowych bądź innych dowodów wpłaty zatwierdzonych przez kierownika jedno- stki) albo z tytułu zwrotu wydatków (np. zwrotu przez pracownika kwoty niewykorzy- stanej zaliczki na poczet kosztów podróży służbowej) – w tych sytuacjach KP pełni rolę dowodu źródłowego zewnętrznego. Dowody KP pełniące rolę dowodów zastępczych i zbiorczych sporządza się w liczbie mi- nimum dwóch egzemplarzy (oryginał dołącza się do oryginału raportu kasowego, a kopię – do kopii raportu kasowego lub pozostawia w bloczku formularzy). W przypadku stwier- dzenia nieprawidłowości w dokumencie KP pełniącym funkcję dowodu wewnętrznego, błęd- ną treść należy przekreślić (z zachowaniem czytelności skreślonych zapisów) i wpisać nową, zamieszczając na dowodzie datę dokonania poprawki i podpis osoby, która ją wprowadziła. Dowody KP będące dowodami zewnętrznymi sporządza się co najmniej w dwóch egzem- plarzach. Oryginał przeznacza się dla wpłacającego, a kopia pozostaje w dokumentacji ka- sowej. W przypadku rozbudowanej struktury organizacyjnej jednostki pokwitowania wpła- ty można wystawiać w większej liczbie egzemplarzy, np. w trzech egzemplarzach, gdzie oryginał przeznacza się dla wpłacającego, pierwsza kopia pozostaje w dokumentacji kaso- wej, a drugą kopię przekazuje się do merytorycznej komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za pobieranie i ewidencjonowanie danego rodzaju dochodów i opłat (np. referatu gospodarki mieniem, referatu podatków) albo pozostaje do rozliczenia w bloczku formularzy. 25 Zasady sporZądZania i kontroli dowodów księgowych w jednostkach sektora finansów publicZnych Błędnie wystawiony dowód KP wydawany petentom jednostki jako pokwitowanie wpła- ty należy anulować (w sposób opisany w instrukcji kasowej jednostki) i wystawić nowy. PrZykład W jaki sposób powinno wyglądać poprawne anulowanie pokwitowania wpłaty? Czy wystar- czy samo przekreślenie druku KP, czy też musi być na nim zamieszczona adnotacja o przy- czynie anulowania? Przepisy art. 22 ust. 2 uor określające zasady korygowania błędnie wystawionych własnych ze- wnętrznych dokumentów księgowych jednostki nie regulują kwestii związanych z postępowa- niem z dokumentami zawierającymi błędy. Szczegółowe zasady postępowania w przypadku błędnie wystawionego dowodu KP powinny być uregulowane w przepisach wewnętrz- nych jednostki (np. w instrukcji kasowej). Przedstawiono przykładowe zapisy instrukcji kasowych jednostek, opisujących sposób po- stępowania z błędnie wystawionymi dowodami KP: Sposób 1 Błędy popełnione w dowodach KP – „Kasa przyjmie”, pełniących rolę dokumentów zewnętrz- nych, poprawia się wyłącznie przez anulowanie błędnych dokumentów i wystawienie nowych. Anulowanie dokumentu polega na jego przekreśleniu (z zachowaniem czytelności jego treści) i umieszczeniu na nim adnotacji „Anulowano”, daty wykonania tej czynności i podpisu oso- by anulującej dowód. Anulowane pokwitowania (oryginał i wszystkie kopie) przechowuje się w bloczku formularzy KP. Sposób 2 W przypadku błędnego wystawienia dokumentu KP – „Kasa przyjmie” kasjer dokonuje jego anulowania poprzez przekreślenie pokwitowania i zamieszczeniu na nim adnotacji „Anulo- wano” z krótkim opisem przyczyny wykonania tej czynności (np. błędne oznaczenie wpłaca- jącego, pomyłka w kwocie). Anulowane pokwitowania należy pozostawić w bloku formularzy pokwitowań. Sposób 3 W przypadku popełnienia błędu przy komputerowym sporządzaniu dowodu KP – „Kasa przyj- mie”, koryguje się go zgodnie z procedurami programowymi. Jeśli błąd zostanie stwierdzony przed zatwierdzeniem dokumentu i jego wydrukowaniem, błędną treść usuwa się za pomocą klawisza „Delete” i wpisuje poprawną. Jeśli błąd zostanie stwierdzony po zatwierdzeniu treści dowodu lub po jego wydrukowaniu, błędne pokwitowanie należy anulować w systemie (podając w uwagach zwięźle przyczynę anulowania) i wystawić nowe, o kolejnym numerze druku ścisłego zarachowania. Anulowane pokwitowania są odnotowywane automatycznie w zestawieniu po- kwitowań anulowanych. Zestawienie to na koniec każdego okresu, za jaki są w jednostce spo- rządzane raporty kasowe, należy wydrukować i dołączyć do odpowiedniego raportu kasowego. Dowody KP wystawia kasjer jednostki, natomiast sprawdza i zatwierdza je główny księgowy lub inny upoważniony pracownik komórki księgowości. W niektórych jednost- kach dowody KP, pełniące funkcję dowodów zewnętrznych, wystawiane są przez pracowni- ków komórek merytorycznych bądź też dane dotyczące osoby wpłacającej, rodzaju i kwoty 26 Zasady sporządzania własnych dowodów księgowych należności są w pokwitowaniach drukowanych z systemu komputerowego pobierane automa- tycznie przez program do obsługi kasowej z podsystemów służących do ewidencji należności budżetowych podatkowych i niepodatkowych. W ten sposób eliminuje się pomyłki i nieści- słości przy ustalaniu osoby zobowiązanej do dokonania wpłaty i rodzaju należności, a tak- że uniemożliwia dokonywanie defraudacji przez kasjera z wykorzystaniem druków KP – po- przez pozbawienie go dostępu do czystych druków przeznaczonych do ręcznego wypełniania. Dowody KP zalicza się zwyczajowo do druków ścisłego zarachowania. Wzór 1. kP – „kasa przyjmie” (dowód zewnętrzny) Dowód wpłaty Pokwitowanie Urząd Gminy Wolany Górne ul. Rynek 1 23-498 Wolany Górne Nazwa jednostki – pieczęć Data: 17.06.2016 r.➊ Od kogo: Alina Maj, ul. Wesoła 13/2, 23-498 Wolany Górne Za co: Opłata za wynajem sali świetlicy wiejskiej w dniach 18/19.06.2016 r. (organizacja wesela) x x Słownie zł: jeden tysiąc dwieście pięćdzie- siąt 00/100 Razem Sporządził Anna Lato➍ – referent ds. rozliczeń Sprawdził Beata Zima – główny księgowy Zatwierdził Beata Zima – główny księgowy KP nr: 23/06/2016➋ Winien Kasa 1 250 zł x x gr 00 x x 1 250 00 Ma Konto Numer 221➌ x x x Raport kasowy➎ nr 3/06/2016 poz. 12 Kwotę powyższą otrzymałem Mikołaj Luty – kasjer Objaśnienia do wzoru ➊ – Data wystawienia dokumentu KP jest jednocześnie datą dokonania wpłaty do kasy jednostki (czyli data wykonania operacji gospodarczej jest taka sama jak data wystawienia dowodu księgowego). ➋ – Numer kolejny dowodu powinien być zgodny z systemem numerowania dowodów KP stosowanym w jednostce. W przykładowej jednostce na numer KP składają się odpowiednio: numer kolejny pokwito- wania wystawionego w danym miesiącu/wskazanie miesiąca wystawienia/wskazanie roku obrotowego. W przypadku anulowania dowodu KP, następnemu wystawianemu KP musi być nadany numer kolejny. Nie wolno używać ponownie numeru dowodu anulowanego. Zasada ta dotyczy zarówno KP wystawia- nych ręcznie, jak i komputerowo. ➌ – Dekretacja dowodu (wskazanie konta przeciwstawnego, podziałki klasyfikacji budżetowej) może być zamieszczona na dokumentach zbiorczych lub zastępczych, służących do zbiorczego ujmowania i dekre- towania dowodów kasowych. ➍ – W przykładowej jednostce KP dla operacji przyjmowania dochodów budżetowych z tytułu podnajmu lokali gminnych wystawia pracownik referatu merytorycznego (referatu rolnictwa, zajmującego się naj- mem i dzierżawą nieruchomości na terenach wiejskich). ➎ – Należy podać numer i pozycję raportu kasowego, w którym została ujęta operacja potwierdzona po- kwitowaniem wpłaty. 27 Zasady sporZądZania i kontroli dowodów księgowych w jednostkach sektora finansów publicZnych Do udokumentowania faktu przyjęcia wpłat do kasy – oprócz dowodów KP – jednostki mogą stosować także tzw. kwitariusze: – przychodowe (druk akcydensowy o symbolu K-103) lub – przychodowo-rozchodowe (druk akcydensowy o symbolu K-104). Druki kwitariuszy przychodowych i przychodowo-rozchodowych od dowodów KP od- różnia to, że mają one nadaną numerację przez drukarnię – składają się z bloków (książek) zawierających określoną liczbę kolejno ponumerowanych pokwitowań, które należy wyda- wać w kolejności przyjmowanych wpłat. Kwitariusze przychodowe i rozchodowe obowiąz- kowo stosuje się w jednostkach organizacyjnych obsługujących państwowe i samorządowe organy podatkowe, do pobierania należności z tytułu podatków i niepodatkowych należno- ści budżetowych wpłacanych do kas, na ręce inkasentów i poborców. W innych jednostkach i do przyjmowania innych należności (np. cywilnoprawnych należności jednostek samorzą- du terytorialnego) kwitariusze przychodowe mogą być stosowane, jeśli zadecydują tak ich kierownicy. Szcze
Pobierz darmowy fragment (pdf)

Gdzie kupić całą publikację:

Zasady sporządzania i kontroli dowodów księgowych w jednostkach sektora finansów publicznych
Autor:

Opinie na temat publikacji:


Inne popularne pozycje z tej kategorii:


Czytaj również:


Prowadzisz stronę lub blog? Wstaw link do fragmentu tej książki i współpracuj z Cyfroteką: