Darmowy fragment publikacji:
Access 2007 PL
w biurze i nie tylko
Autor: Sergiusz Flanczewski
ISBN: 978-83-246-2180-4
Format: 158235, stron: 400
Budowanie bazy danych – od podstaw i dla ka¿dego!
• Jak korzystaæ z istniej¹cej bazy danych w Accessie i zaprojektowaæ now¹?
• Tabele, relacje, kwerendy – jak sprawiæ, by wszystko ze sob¹ wspó³gra³o?
• Formularze, makra i w³asne pomys³y – co zrobiæ, by baza spe³nia³a Twoje
potrzeby?
W dzisiejszym œwiecie nikt chyba nie wyobra¿a ju¿ sobie funkcjonowania bez
elektronicznych baz danych. Znajduj¹ siê one niemal wszêdzie: we wszelkich instytucjach
pañstwowych, obs³uguj¹cych dziennie tysi¹ce obywateli, ale te¿ w ka¿dej firmie, która
wie, ¿e tylko szybki dostêp do informacji o w³asnych klientach gwarantuje jej poprawê
jakoœci us³ug oraz rozwój. Dobrze zaprojektowana baza pozwala bez trudu wy³uskaæ
potrzebne dane – zarówno te dotycz¹ce konkretnej pozycji (klienta, towaru, us³ugi),
jak i te statystyczne, pokazuj¹ce na przyk³ad sprzeda¿ z ostatniego miesi¹ca. Program
Access oferuje takie mo¿liwoœci i jest oczywistym wyborem dla tych, którzy nie mog¹
poœwiêciæ za du¿o czasu na naukê obs³ugi bardziej skomplikowanych baz.
Ksi¹¿ka „Access 2007 PL w biurze i nie tylko” to œwietny przewodnik po strukturze tej
aplikacji, gwarantuj¹cy efektywne przyswojenie wiedzy na temat zak³adania bazy danych
i korzystania z niej. Dowiesz siê st¹d, jak rozpocz¹æ pracê z programem i gdzie szukaæ
potrzebnych narzêdzi. Nauczysz siê tworzyæ i obs³ugiwaæ tabele, decydowaæ o typach
relacji, pos³ugiwaæ siê kwerendami i generowaæ raporty. Poznasz tak¿e mo¿liwoœci
formularzy i formantów, zasadê dzia³ania i elastycznoœæ makr, a tak¿e bardziej
zaawansowane zagadnienia z tej dziedziny. Krótko mówi¹c – staniesz siê ekspertem
od Accessa.
• Podstawowe informacje o obs³udze systemu
• Tabele
• Relacje i kwerendy
• Formularze, formanty i raporty
• Makra i edytor jêzyka Visual Basic
• Jednorêki bandyta -- grafika i losowoœæ w jednym
• Kalendarze, czyli funkcje i kwerendy
Nie bój siê Accessa! Wykorzystaj jego mo¿liwoœci!
Spis treĈci
Wstöp .............................................................................................. 7
Rozdziaä 1. Podstawowe informacje o obsäudze
systemu zarzñdzania bazami danych Access 2007 ............................. 9
Uruchomienie i zamykanie programu ............................................................................. 11
Baza danych ................................................................................................................... 14
Otwarcie istniejącej bazy danych ........................................................................... 14
Otwarcie istniejącej bazy danych ze zmodyfikowanymi parametrami
uruchomieniowymi ............................................................................................ 15
Tworzenie nowej bazy danych ............................................................................... 18
NarzĊdzia bazy danych .......................................................................................... 19
Bazy danych a wersje programu Access ......................................................................... 23
Otwieranie bazy danych z wczeĞniejszej wersji programu Access
bez jej konwertowania ........................................................................................ 24
Konwersja bazy danych ze starszej wersji programu Access ................................. 27
Rozdziaä 2. Tabele ........................................................................................... 31
Struktura i tworzenie tabeli ............................................................................................. 31
Typy danych pola ................................................................................................... 32
Procedury tworzenia tabel ...................................................................................... 32
Tworzenie tabeli za pomocą szablonu ................................................................... 34
Tworzenie tabeli przez wprowadzenie danych ...................................................... 37
Tworzenie tabeli w widoku projektu ...................................................................... 43
Tworzenie tabeli — polecenie Importuj ................................................................. 50
Tworzenie tabeli — polecenie Poáącz tabele ......................................................... 57
Klucze podstawowe tabeli ..................................................................................... 59
Procedury obsáugi tabeli ................................................................................................. 63
Nawigowanie w tabeli ........................................................................................... 64
Zaznaczanie pól i rekordów ................................................................................... 69
Prezentacja danych w tabeli ................................................................................... 69
Aktualizacja danych w tabeli ................................................................................. 81
Modyfikacja struktury tabeli .................................................................................. 91
Rozdziaä 3. Relacje i kwerendy ......................................................................... 99
Relacje — informacje podstawowe ................................................................................ 99
Tworzenie, edytowanie i usuwanie relacji .................................................................... 102
Konstrukcja relacji jeden-do-wielu ...................................................................... 102
Aktualizacja tabel pozostających w relacji jeden-do-wielu ................................. 107
4
Access 2007 PL w biurze i nie tylko
Konstrukcja relacji wiele-do-wielu ...................................................................... 108
Aktualizacja tabel pozostających w relacji wiele-do-wielu ................................. 119
Kwerendy — informacje podstawowe .......................................................................... 122
Tworzenie kwerendy w widoku projektu ............................................................. 124
Tworzenie kwerendy za pomocą kreatora ............................................................ 128
Kwerenda wybierająca ......................................................................................... 132
Kwerenda parametryczna ..................................................................................... 142
Kwerenda krzyĪowa ............................................................................................ 145
Kwerendy funkcjonalne ....................................................................................... 155
Kwerenda tworząca tabelĊ ................................................................................... 155
Kwerenda aktualizująca ....................................................................................... 160
Kwerenda usuwająca ........................................................................................... 166
Kwerenda doáączająca ......................................................................................... 173
Rozdziaä 4. Formularze, formanty i raporty ...................................................... 181
Formularz — informacje podstawowe .......................................................................... 181
Tworzenie formularza związanego ...................................................................... 181
Formularz z wieloma elementami (tabelaryczny) ................................................ 184
Formularz jako arkusz danych ............................................................................. 186
Formularz dzielony .............................................................................................. 189
Tworzenie formularza za pomocą kreatora .......................................................... 191
Tworzenie formularza w widoku projektu ........................................................... 194
Zmiana wáaĞciwoĞci formularza .......................................................................... 203
Formularz — umieszczanie obrazu (grafiki) ........................................................ 204
Formularz jako okno dialogowe .......................................................................... 207
Tworzenie podformularzy .................................................................................... 210
Formanty — informacje podstawowe ........................................................................... 218
Umieszczanie formantu na formularzu ................................................................ 218
Grupa narzĊdzi Formanty .................................................................................... 221
Raporty — informacje podstawowe ............................................................................. 223
Tworzenie raportu za pomocą polecenia Raport .................................................. 224
Tworzenie raportu za pomocą kreatora ................................................................ 225
Rozdziaä 5. Makra i edytor jözyka Visual Basic ............................................... 233
Makra — informacje podstawowe ................................................................................ 234
Tworzenie makra ................................................................................................. 234
Uruchamianie makra ............................................................................................ 237
Edytor jĊzyka Visual Basic ........................................................................................... 242
Obsáuga edytora VBA .......................................................................................... 243
Rozdziaä 6. Jednoröki bandyta, czyli grafika i losowoĈè w jednym .................... 257
Zadanie projektowe ...................................................................................................... 257
ZaáoĪenia szczegóáowe do projektowanej bazy danych ....................................... 257
Konstrukcja tabel bazy danych ..................................................................................... 262
Konstrukcja tabeli Tab_fot .................................................................................. 262
Konstrukcja tabeli Wynik .................................................................................... 268
Konstrukcja formularzy ................................................................................................ 269
Formularz Tabela wygranych .............................................................................. 269
Formularz START ............................................................................................... 276
Formularz Logo ................................................................................................... 294
Makra ........................................................................................................................... 302
Obsáuga zdarzeĔ formularzy i formantów .................................................................... 305
Formularz START ............................................................................................... 307
Formularz Logo ................................................................................................... 317
Spis treĈci
5
Rozdziaä 7. Kalendarze, czyli funkcje i kwerendy w jednym .............................. 319
Zadanie projektowe ...................................................................................................... 319
ZaáoĪenia szczegóáowe do projektowanej bazy danych ....................................... 319
Konstrukcja tabel oraz kwerend bazy danych ............................................................... 324
Konstrukcja tabeli — Rok ................................................................................... 324
Konstrukcja tabeli — ĝwiĊta ............................................................................... 325
Konstrukcja tabeli — ĝwiĊta_R ........................................................................... 327
Konstrukcja kwerendy aktualizującej — Rok kwerenda ..................................... 328
Konstrukcja kwerendy aktualizującej — ĝwiĊta kwerenda ................................. 331
Konstrukcja kwerendy aktualizującej — Data_0 Kwerenda ................................ 333
Konstrukcja kwerendy aktualizującej — Aktualizacja ........................................ 334
Konstrukcja kwerendy aktualizującej — Aktualizacja_R .................................... 337
Konstrukcja formularzy ................................................................................................ 338
Konstrukcja formularza Kalendarz_rok ............................................................... 338
Konstrukcja formularza Kalendarz_mc ............................................................... 352
Makra ........................................................................................................................... 357
Obsáuga zdarzeĔ formularzy i formantów .................................................................... 358
Formularz Kalendarz_rok .................................................................................... 358
Formularz Kalendarz_mc ..................................................................................... 374
Filtrowanie formularza Kalendarz_rok ......................................................................... 377
Skorowidz .................................................................................... 383
Rozdziaä 1.
Podstawowe informacje
o obsäudze systemu
zarzñdzania bazami
danych Access 2007
Zanim zagáĊbimy siĊ w szczegóáy dotyczące wykorzystania Accessa do tworzenia baz
danych oraz sposobów przetwarzania informacji w nich zawartych, musimy poznaü
kilka podstawowych pojĊü, pozwalających nam na lepsze zrozumienie caáoĞci zagadnieĔ
związanych z tym tematem.
Baza danych
Baza danych (ang. database) to zbiór informacji wspólnych, logicznie uporządkowanych,
sáuĪących do opisania (odwzorowania) pewnej rzeczywistoĞci (np. zdarzeĔ gospodar-
czych, ksiĊgowych itp.), w formie umoĪliwiającej ich przetwarzanie za pomocą techniki
elektronicznej (komputera). Prostymi przykáadami baz danych są cenniki, ewidencje pra-
cowników, kartoteki materiaáów.
System Zarzñdzania Bazñ Danych
Zbiór programów (ang. Database Management System — DBMS) sáuĪących do utrzy-
mywania zasobów danych, zarządzania nimi (tworzenie, aktualizacja) oraz umoĪli-
wiający ich wyszukiwanie i zabezpieczanie.
Plik
Plik (ang. file) jest to jednostka zapisu i przechowywania danych. Tworzy go ciąg bitów
danych opatrzonych nazwą. Nazwa pliku z reguáy skáada siĊ z nazwy gáównej i rozsze-
rzenia (oddzielonych od siebie kropką).
10
Access 2007 PL w biurze i nie tylko
Format pliku
Sposób zapisu (zakodowania) danych. Informacja ta jest (z reguáy) podana przez ciąg
znaków stanowiących rozszerzenie nazwy pliku. I tak na przykáad:
Dane zapisane jako baza danych we wczeĞniejszych wersjach Accessa posiadają
rozszerzenie *.mdb.
Dane zapisane jako baza danych Accessa 2007 posiadają rozszerzenie *.accdb.
Dane zapisane w formacie tekstowym posiadają rozszerzenie *.txt.
Obiekty bazy danych MS Access
Obiekt w ujĊciu programistycznym to poáączenie fragmentu kodu i danych — zorga-
nizowanych w logiczną strukturĊ tworzącą jedną caáoĞü, przeznaczoną do wykonania
okreĞlonych zadaĔ lub peániącą okreĞlone funkcje. Obiekty mogą posiadaü prezentacjĊ
wizualną (np. formularz, raport) lub pozostawaü w sferze abstrakcji. Obiekt charaktery-
zują wáaĞciwoĞci, metody oraz zdarzenia. Do tworzenia bazy danych w SZBD (System
Zarządzania Bazą Danych) Access wykorzystywane są obiekty typu:
Tabela (ang. table) — stanowi zbiór rekordów przechowujących dane w sposób
zorganizowany.
Rekord (ang. record) — zestaw skáadający siĊ ze skoĔczonej liczby danych
elementarnych (pól).
Pole (ang. field) — element rekordu opatrzony nazwą.
Kwerenda (ang. query) — procedury odwoáujące siĊ do informacji w tabelach,
umoĪliwiające ich wyszukiwanie, porządkowanie, wyĞwietlenie oraz
modyfikowanie.
Formularz (ang. forms) — obiekt bazy danych przeznaczony do tworzenia
interfejsu baza danych-uĪytkownik, pozwalającego na wprowadzanie,
wyĞwietlanie i modyfikowanie danych za pomocą formantów (pola tekstowe,
przyciski, etykiety, pola wyboru itd.) lub bezpoĞredniego udostĊpnienia
rekordów tabeli.
Raport (ang. report) — obiekt bazy danych umoĪliwiający prezentowanie jej
zasobów w formie wydruków i (lub) na ekranie monitora. UmoĪliwia grupowanie
rekordów wedáug Īądanego kryterium oraz dokonywanie okreĞlonych
podsumowaĔ.
Makro (makropolecenie) — samodzielna instrukcja lub zestaw instrukcji
powodujących wykonanie okreĞlonych dziaáaĔ (akcji lub serii akcji) obiektu
lub na obiekcie. Daje moĪliwoĞü wprowadzenia automatyzacji dziaáaĔ przy
eksploatacji bazy danych.
Moduá — zbiór (zbiory) przechowywanych razem deklaracji, instrukcji i procedur,
napisanych w jĊzyku programowania Visual Basic, pozwalających na dziaáanie
bazy danych. W MS Accessie rozróĪniamy moduáy standardowe i moduáy klasy
(moduáy zawierające definicjĊ obiektu, np. formularza, raportu). Kod zawarty
w module klasy dotyczy (dziaáa w obrĊbie) konkretnego obiektu, na przykáad
Rozdziaä 1. i Podstawowe informacje o obsäudze systemu zarzñdzania bazami danych
11
formularza (raportu), i przeznaczony jest do opisu jego wáaĞciwoĞci oraz reakcji
(zachowania obiektu) na związane z nim zdarzenia. Moduáy standardowe
są „pojemnikami” dla deklaracji i procedur, które nie są związane z Īadnym
obiektem lub są czĊsto uĪywane. Kod zawarty w module standardowym moĪe
byü uruchamiany w dowolnym miejscu bazy danych.
Formanty
Formanty są obiektami formularza, raportu lub strony dostĊpu do danych. Wszystkie
informacje w formularzu lub raporcie są zawarte w formantach. Za ich pomocą moĪemy
miĊdzy innymi:
wprowadzaü (wyĞwietlaü) dane,
wykonywaü akcje (uruchamiaü makra, otwieraü inne obiekty typu formularz,
raport),
przechowywaü (wyĞwietlaü) informacje graficzne.
W dalszej czĊĞci tego rozdziaáu przedstawimy podstawowe informacje umoĪliwiające
obsáugĊ produktu firmy Microsoft — Access 2007. Informacje te pozwolą osobom
zaczynającym pracĊ z bazami danych na opanowanie niezbĊdnych do ich tworzenia
i uĪywania umiejĊtnoĞci, natomiast osobom stosującym wczeĞniejsze wersje Accessa
umoĪliwią (uáatwią) szybkie zapoznanie siĊ z nowymi elementami programu.
Wszystkie rysunki przedstawione w tej ksiąĪce zostaáy utworzone w systemie Windows
Vista, dlatego teĪ uĪytkownicy wczeĞniejszych wersji systemu operacyjnego Windows
zobaczą inną szatĊ graficzną niektórych elementów funkcjonalnych aplikacji Access.
Uruchomienie i zamykanie programu
KaĪdy program komputerowy, który chcemy wykorzystywaü w swojej pracy, naleĪy
najpierw zainstalowaü, do czego potrzebna jest pomoc zaprzyjaĨnionego informatyka lub
determinacja uĪytkownika.
Osoby wykazujące tĊ ostatnią cechĊ muszą najpierw wáoĪyü do napĊdu CD-ROM krąĪek
instalacyjny pakietu biurowego Microsoft Office 2007 i postĊpowaü zgodnie z kolejno
pojawiającymi siĊ komunikatami procedury instalacyjnej.
Osoby z „dobrymi znajomoĞciami” mogą przystąpiü (oczywiĞcie po udanej pracy przy-
jaciela) do pierwszego uruchomienia Accessa 2007, wykonując nastĊpujące czynnoĞci:
1. Kliknąü znajdujący siĊ na pasku systemu Windows Vista przycisk Start.
2. Wybraü polecenie Programy.
3. Wybraü i kliknąü opcjĊ Microsoft Office.
4. Wybraü i kliknąü opcjĊ Microsoft Office Access 2007.
12
Access 2007 PL w biurze i nie tylko
Przebieg procesu pierwszego uruchomienia programu Access 2007 przedstawia
rysunek 1.1.
Rysunek 1.1.
Procedura otwarcia
programu Access 2007
JeĪeli wszystkie klikniĊcia odbyáy siĊ prawidáowo, Access 2007 zostanie uruchomiony,
a na ekranie monitora zobaczymy okno programu Wprowadzenie do programu Micro-
soft Office Access o szacie graficznej przedstawionej na rysunku 1.2.
Rysunek 1.2. Okno Wprowadzenie do programu Microsoft Office Access
Rozdziaä 1. i Podstawowe informacje o obsäudze systemu zarzñdzania bazami danych
13
Okno to umoĪliwia:
utworzenie nowej, pustej bazy danych Office lub utworzenie bazy danych
na podstawie szablonu (rysunek 1.2 oznaczenie 5),
otwarcie ostatnio uĪywanej bazy danych (rysunek 1.2 oznaczenie 6),
dostĊp do wszystkich narzĊdzi Accessa 2007 poprzez klikniĊcie przycisku
pakietu Microsoft Office (rysunek 1.2 oznaczenie 1).
Przycisk pakietu Microsoft Office (rysunek 1.2 oznaczenie 1) zastñpiä wystöpujñce
w starszych wersjach Accessa menu Plik. Klikniöcie przycisku pakietu Microsoft
Office powoduje wyĈwietlenie tych samych podstawowych poleceþ dostöpnych we
wczeĈniejszych wersjach, które säuĔñ do otwierania, zapisywania i drukowania plików.
Pozostaáe elementy okna Wprowadzenie do programu Microsoft Office Access, jakie
zostaną wyĞwietlone po jego uruchomieniu, to:
pasek tytuáowy — rysunek 1.2 oznaczenie 3,
pasek szybkiego dostĊpu — rysunek 1.2 oznaczenie 2,
lista kategorii dostĊpnych szablonów — rysunek 1.2 oznaczenie 4,
ikony sterujące oknem programu (przyciski pozwalające na zmianĊ rozmiaru
okna programu lub jego zamkniĊcie) — rysunek 1.2 oznaczenie 7.
Teraz coĞ dla osób zmĊczonych otwieraniem programu Access. Tak jak moĪna otworzyü
program, tak równieĪ moĪna go zamknąü. Oto niektóre sposoby zamkniĊcia aplikacji
Access 2007:
1. NaciĞnij kombinacjĊ klawiszy Alt+F4
lub
2. Kliknij ikonĊ sterowania programem oznaczoną znakiem X, znajdującą siĊ
w prawym górnym rogu okna programu (rysunek 1.3)
Rysunek 1.3.
Zamykanie programu
za pomocą ikony
sterowania oknem
programu
lub
3. Kliknij przycisk X Zamknij program Access.
14
Access 2007 PL w biurze i nie tylko
Baza danych
Po zakoĔczonym sukcesem otwarciu MS Accessa moĪemy przystąpiü do konkretnej
pracy, to znaczy:
otworzyü juĪ istniejącą bazĊ danych w celu jej eksploatacji (modyfikacji)
lub
utworzyü nową bazĊ danych.
Otwarcie istniejñcej bazy danych
Otwarcie istniejącej bazy danych przeprowadzamy wedáug poniĪszych kroków:
1. Otworzyü program MS Access.
2. Kliknąü przycisk pakietu Microsoft Office (rysunek 1.2 oznaczenie 1).
3. Wybraü polecenie Otwórz (rysunek 1.4).
Rysunek 1.4.
Polecenie Otwórz
4. Dziaáanie z punktu 3. spowoduje otwarcie okna dialogowego Otwieranie
(rysunek 1.5), w którym naleĪy dokonaü:
a) wyboru okreĞlonego katalogu (w czĊĞci oznaczonej symbolem 1),
b) wyboru istniejącej bazy danych (np. kliknąü — w czĊĞci oznaczonej
symbolem 2 — nazwĊ BAZA ADRESÓW INTERNETOWYCH),
c) klikniĊcia przycisku Otwórz.
5. Dziaáanie wykonane w punkcie 4. spowoduje aktywacjĊ wybranej bazy danych
i wyĞwietlenie wszystkich jej obiektów (formularze, tabele, moduáy, raporty itd.)
w okienku nawigacji (rysunek 1.6 oznaczenie 1).
Rozdziaä 1. i Podstawowe informacje o obsäudze systemu zarzñdzania bazami danych
15
Rysunek 1.5.
Okno dialogowe
Otwieranie
Rysunek 1.6.
Okienko nawigacji
JeĪeli to my byliĞmy projektantami bazy danych (i posiadamy dobrą pamiĊü), bez trudu
ją uruchomimy — dwukrotnie klikając nazwĊ formularza rozpoczynającego pracĊ bazy
danych (np. na rysunku 1.6 formularzem uruchamiającym jest formularz START).
Okienko nawigacji zastñpiäo okno Bazy danych wystöpujñce we wczeĈniejszych wer-
sjach Accessa. Okienko nawigacji jest dokowane z lewej strony okna aplikacji i moĔna
je zwinñè, naciskajñc przycisk opisany symbolem . Dziaäanie to spowoduje, Ĕe okno
bödzie zajmowaäo niewiele miejsca, ale nadal bödzie dostöpne.
Otwarcie istniejñcej bazy danych
ze zmodyfikowanymi parametrami uruchomieniowymi
MoĪe siĊ zdarzyü, Īe otwarcie bazy danych nastąpi razem z jej uruchomieniem, to zna-
czy po klikniĊciu przycisku Otwórz (rysunek 1.5) nie pojawi siĊ okno nawigacji bazy
danych (rysunek 1.6), lecz zostanie uruchomiony jej pierwszy formularz — gotowy do
wprowadzania danych lub wyboru poleceĔ, jak pokazano na rysunku 1.7.
16
Access 2007 PL w biurze i nie tylko
Rysunek 1.7.
Wygląd przykáadowego
okna bazy
równoczeĞnie otwartej
i uruchomionej
Ponadto zamkniĊcie bazy danych za pomocą polecenia dostĊpnego po klikniĊciu przy-
cisku pakietu Microsoft Office spowoduje pojawienie siĊ ograniczonego menu, pozwa-
lającego tylko na zamkniĊcie aplikacji (rysunek 1.8), uniemoĪliwiając nam tym samym
dokonanie jakichkolwiek modyfikacji w bazie danych.
Rysunek 1.8.
Wygląd ograniczonego
menu dostĊpnego po
klikniĊciu przycisku
pakietu Microsoft
Office
Takie dziaáanie aplikacji MS Access 2007 spowodowane jest zmianą domyĞlnych para-
metrów uruchomieniowych otwieranej przez nas bazy danych. Aby dokonaü ich mody-
fikacji, musimy:
1. Po wybraniu bazy danych w oknie dialogowym Otwieranie wcisnąü klawisz Shift,
a nastĊpnie kliknąü przycisk Otwórz (rysunek 1.9).
Rysunek 1.9.
Otwarcie bazy
z klawiszem Shift
2. Dziaáanie to spowoduje otwarcie bazy danych wraz z wyĞwietleniem w okienku
nawigacji wszystkich jej obiektów, jak pokazano na rysunku 1.10.
Rozdziaä 1. i Podstawowe informacje o obsäudze systemu zarzñdzania bazami danych
17
Rysunek 1.10.
Okienko nawigacji
po otwarciu bazy
przy uĪyciu klawisza
Shift
3. Kliknąü ponownie przycisk pakietu Microsoft Office (rysunek 1.11 oznaczenie 1),
a nastĊpnie wybraü polecenie Opcje programu Access (rysunek 1.11 oznaczenie 2).
Rysunek 1.11.
Polecenie Opcje
programu Access
4. Dziaáanie z punktu 3. spowoduje wyĞwietlenie okna dialogowego Opcje programu
Access, w którym dla pozycji BieĪąca baza danych naleĪy zaznaczyü opcje:
WyĞwietl okienko nawigacji,
Zezwalaj na peáne menu,
jak pokazano na rysunku 1.12.
5. Zamknąü okno dialogowe Opcje programu Access przez klikniĊcie przycisku OK.
Powtórne otwarcie bazy danych bĊdzie przebiegaáo juĪ w sposób normalny, to znaczy
najpierw zostanie wyĞwietlone okienko nawigacji, pozwalające na aktywowanie jej
zasobów (dwukrotne klikniĊcie odpowiedniego obiektu).
18
Rysunek 1.12.
Okno dialogowe
Opcje programu
Access
Access 2007 PL w biurze i nie tylko
Tworzenie nowej bazy danych
Tworzenie nowej bazy danych przeprowadzamy w nastĊpujący sposób:
1. Otworzyü program MS Access 2007.
2. W oknie programu Wprowadzenie do programu Microsoft Office Access wybraü
polecenie Pusta baza danych (rysunek 1.13 oznaczenie 1).
Rysunek 1.13. Okno Wprowadzenie do programu Microsoft Office Access
Rozdziaä 1. i Podstawowe informacje o obsäudze systemu zarzñdzania bazami danych
19
3. W polu tekstowym Nazwa pliku wpisaü nazwĊ naszej nowej bazy danych lub
pozostawiü nazwĊ zaproponowaną przez program. W naszym przypadku baza
danych otrzyma nazwĊ Baza danych9 (rysunek 1.13 oznaczenie 2) i zostanie
umieszczona w domyĞlnie ustawionym folderze C:UserssergioDocuments
(rysunek 1.13 oznaczenie 3).
Zmiany folderu, w którym ma byè umieszczona nowa baza danych, dokonujemy przez
klikniöcie ikony oznaczonej na rysunku 1.13 symbolem 4.
4. Po wykonaniu ewentualnych modyfikacji — zmiany katalogu i (lub) zmiany
nazwy bazy danych — klikamy przycisk Utwórz (rysunek 1.13 oznaczenie 5).
5. Dziaáanie wykonane w punkcie 4. spowoduje zamkniĊcie okna Wprowadzenie
do programu Microsoft Office Access oraz:
a) utworzenie nowej bazy danych, której nazwa bĊdzie widoczna na pasku
aplikacji Access (rysunek 1.14 oznaczenie 1),
b) utworzenie tabeli — pierwszego (domyĞlnego) obiektu bazy (rysunek 1.14
oznaczenie 2),
c) uruchomienie procedury konstrukcji tabeli (rysunek 1.14 oznaczenie 3),
d) wyĞwietlenie (na wstąĪce) karty zawierającej polecenia związane z tworzeniem
tabeli (rysunek 1.14 oznaczenie 4).
Rysunek 1.14. Okno aplikacji Access bezpoĞrednio po utworzeniu nowej bazy danych
Narzödzia bazy danych
W przeciwieĔstwie do wczeĞniejszych wersji Accessa, gdzie okno Bazy danych stano-
wiáo podstawowe narzĊdzie do konstrukcji i póĨniejszego uĪytkowania bazy danych,
w wersji Access 2007 mamy do czynienia z nowym interfejsem uĪytkownika, którego
charakterystyczne cechy to:
20
Access 2007 PL w biurze i nie tylko
1. Okienko nawigacji (rysunek 1.15 oznaczenie 1) — pozwala na wybór
okreĞlonego obiektu bazy danych w celu jego modyfikacji. Okienko sáuĪy
równieĪ do uruchomienia (otwarcia) poszczególnych obiektów bazy danych,
umoĪliwiając nam tym samym jej bieĪącą eksploatacjĊ.
Rysunek 1.15.
NarzĊdzia bazy
danych
2. Wszystkie obiekty bazy (wyĞwietlone w okienku nawigacji) pogrupowane
są w kategorie: Tabele, Kwerendy, Formularze, Raporty itd.
3. WyĞwietlenie (dostĊp do) poszczególnych obiektów danej kategorii
(rysunek 1.15 oznaczenie 2) jest moĪliwe przez jej rozwiniĊcie za pomocą
przycisku znajdującego siĊ z prawej strony belki reprezentującej daną
kategoriĊ (rysunek 1.15 oznaczenie 3).
4. Wszystkie narzĊdzia niezbĊdne do budowy bazy danych i zarządzania nią
znajdują siĊ na wstąĪce aplikacji Access 2007 (rysunek 1.15 oznaczenie 4).
5. NarzĊdzia, o których mowa w punkcie 4., pogrupowane są na okreĞlonych
kartach (rysunek 1.15 oznaczenie 5) wedáug odpowiednich kryteriów
funkcjonalnych.
6. W ramach kaĪdej karty istnieją wydzielone grupy poleceĔ, na przykáad na karcie
Tworzenie znajdują siĊ osobne grupy poleceĔ z zakresu tworzenia tabel, tworzenia
formularzy i innych obiektów baz danych (rysunek 1.15 oznaczenie 6).
Szczegóäowe opisy zastosowaþ poszczególnych poleceþ oraz sposobu ich rozmiesz-
czenia na poszczególnych kartach wstñĔki aplikacji Access zostanñ przedstawione
w dalszych rozdziaäach niniejszej ksiñĔki.
Rozdziaä 1. i Podstawowe informacje o obsäudze systemu zarzñdzania bazami danych
21
Informacja o nazwie i formacie zapisu bazy danych
Na pasku tytuáowym aplikacji Access są wyĞwietlane dwie informacje, oddzielone od
siebie znakiem dwukropka (rysunek 1.16). Pierwsza informacja to nazwa otwartej bazy
danych, druga natomiast to informacja o formacie jej zapisu.
Rysunek 1.16.
Pasek tytuáowy
aplikacji Access
Zmiana katalogu domyĈlnego bazy danych
Przy kaĪdorazowej procedurze tworzenia nowej bazy danych, to znaczy po wydaniu pole-
cenia Pusta baza danych, znajdującego siĊ w oknie Wprowadzenie do programu Micro-
soft Office Access, jest wyĞwietlana informacja okreĞlająca domyĞlny katalog (np.
Moje dokumenty), w którym bĊdzie zapisana i przechowywana nowo tworzona baza
danych (rysunek 1.17 oznaczenie 1).
Rysunek 1.17.
Informacja
okreĞlająca domyĞlny
katalog zapisu
i przechowywania
nowo tworzonej
bazy danych
Aby dokonaü innych (nowych) ustawieĔ katalogu domyĞlnego, naleĪy:
1. Kliknąü przycisk pakietu Microsoft Office (rysunek 1.11 oznaczenie 1),
a nastĊpnie wybraü polecenie Opcje programu Access (rysunek 1.11 oznaczenie 2).
2. Dziaáanie z punktu 1. spowoduje wyĞwietlenie okna dialogowego Opcje
programu Access, w którym dla pozycji Popularne naleĪy:
w polu tekstowym DomyĞlny folder bazy danych (rysunek 1.18 oznaczenie 1)
wpisaü nową domyĞlną ĞcieĪkĊ dostĊpu
lub
okreĞliü ją za pomocą okna dialogowego DomyĞlna ĞcieĪka bazy danych,
aktywowanego przyciskiem Przeglądaj (rysunek 1.18 oznaczenie 2).
3. Zamknąü okno dialogowe Opcje programu Access przez klikniĊcie znajdującego
siĊ w nim przycisku OK.
Zmiana nazwy bazy danych
W podobny sposób, tzn. przy uĪyciu parametrów domyĞlnych, tworzona jest nazwa
bazy danych. Skonstruowana jest z ciągu znaków Baza danych oraz kolejnego (naj-
niĪszego z moĪliwych) numeru. Numer jest tak dobrany, aby stworzyü unikalną nazwĊ
dla nowej bazy w obszarze katalogu domyĞlnego. NazwĊ tĊ, wyĞwietloną w polu Nazwa
22
Access 2007 PL w biurze i nie tylko
Rysunek 1.18. Okno dialogowe Opcje programu Access
pliku (rysunek 1.17), moĪemy zmieniü przed zakoĔczeniem procedury tworzenia nowej
bazy danych — wpisując ją w miejsce wyraĪenia Baza danych(…). Aby zmieniü nazwĊ
istniejącej juĪ bazy danych, naleĪy:
1. Otworzyü program MS Access.
2. Kliknąü przycisk pakietu Microsoft Office, po czym wybraü polecenie Otwórz.
3. Dziaáanie z punktu 2. spowoduje otwarcie okna dialogowego Otwieranie,
w którym naleĪy:
wybraü katalog zawierający Īądaną bazĊ danych,
kliknąü jej nazwĊ prawym klawiszem myszy, aktywując tym samym menu
podrĊczne, w którym naleĪy wybraü polecenie ZmieĔ nazwĊ (rysunek 1.19).
Rysunek 1.19.
Menu podrĊczne
— polecenie
ZmieĔ nazwĊ
4. Po przejĞciu nazwy pliku w stan edycji (rysunek 1.20 oznaczenie 1) dokonaü
wpisu nowej nazwy, po czym nacisnąü klawisz Enter.
Rozdziaä 1. i Podstawowe informacje o obsäudze systemu zarzñdzania bazami danych
23
Rysunek 1.20.
Nazwa pliku
w czasie edycji
Zmiana formatu domyĈlnego bazy danych
Oprócz ustawieĔ katalogu domyĞlnego, w którym tworzymy i przechowujemy nasze bazy
danych, moĪemy równieĪ sami okreĞliü domyĞlny format ich zapisu.
Baza danych zapisana w formacie Access 2007 moĔe zostaè otwarta tylko przy uĔyciu
programu Access 2007.
Ustawienie domyĞlnego formatu zapisu bazy naleĪy wykonaü w nastĊpujący sposób:
1. Kliknąü przycisk pakietu Microsoft Office, a nastĊpnie wybraü polecenie
Opcje programu Access.
2. Dziaáanie z punktu 1. spowoduje wyĞwietlenie okna dialogowego Opcje
programu Access, w którym dla pozycji Popularne w sekcji Tworzenie baz
danych (rysunek 1.21) naleĪy aktywowaü listĊ rozwijaną, a nastĊpnie wybraü
Īądany format pliku programu Access (format bazy danych).
Rysunek 1.21.
Lista rozwijana
dostĊpnych formatów
zapisu bazy danych
WiĊcej informacji o pracy z bazami zapisanymi w róĪnych formatach przedstawiono
w czĊĞci „Bazy danych a wersje programu Access” niniejszego rozdziaáu.
Bazy danych
a wersje programu Access
Ewolucja Systemu Zarządzania Bazami Danych Access, to znaczy pojawienie siĊ jego
kolejnych wersji (Īe wspomnimy tylko programy Access 95, Access 97, Access 2000,
Access 2003, aĪ do obecnej Access 2007), spowodowaáa nie tylko pojawienie siĊ nowych
24
Access 2007 PL w biurze i nie tylko
pasków narzĊdzi, pasków menu czy teĪ wstąĪki, lecz równieĪ powstanie nowych wersji
obiektów oraz związanych z nimi metod, wáaĞciwoĞci, a takĪe procedury ich obsáugi.
Zmiany te wymuszaáy sposób zapisu baz danych (format zapisu pliku Accessa). Aby
pracowaü z bazami utworzonymi pod starszymi wersjami programu Access, moĪemy
posáuĪyü siĊ dwoma sposobami:
otworzyü bazĊ danych bez jej konwertowania,
konwertowaü bazĊ danych do aktualnego programu Access (w naszym przypadku
Access 2007).
Otwieranie bazy danych z wczeĈniejszej wersji
programu Access bez jej konwertowania
Otwieranie bazy danych z wczeĞniejszej wersji programu Access bez jej konwertowania
przeĞledzimy na przykáadzie bazy danych o nazwie DB97, utworzonej w programie
Access 97.
1. Przekopiuj z páytki CD na dysk C: caáy katalog ACC2007.
2. Uruchom program Access 2007.
3. Kliknij przycisk pakietu Microsoft Office, a nastĊpnie wybierz polecenie Otwórz.
4. Po aktywacji okna dialogowego Otwieranie ustaw ĞcieĪkĊ dostĊpu
C:ACC2007ROZDZIAL_1, po czym wybierz plik DB97, a nastĊpnie kliknij
przycisk Otwórz (rysunek 1.22).
Rysunek 1.22.
Procedura otwarcia
bazy danych DB97
5. W wyniku dziaáaĔ opisanych w punkcie 4. nastąpi aktywacja okna dialogowego
Rozszerzanie bazy danych (rysunek 1.23).
6. Kliknij przycisk Nie, powodując tym samym otwarcie bazy danych DB97
i wyĞwietlenie wszystkich jej obiektów w okienku nawigacji (rysunek 1.24).
Rozdziaä 1. i Podstawowe informacje o obsäudze systemu zarzñdzania bazami danych
25
Rysunek 1.23.
Okno dialogowe
Rozszerzanie
bazy danych
Rysunek 1.24.
Okienko nawigacji
bazy DB97
7. W okienku nawigacji kliknij dwukrotnie (w kategorii obiektów Formularze)
nazwĊ START, powodując uruchomienie przykáadowej bazy danych
(rysunek 1.25).
Rysunek 1.25.
Wygląd
uruchomionego
formularza bazy
danych DB97
Eksploatacja bazy danych przebiega w sposób normalny, to znaczy zgodny z jej zaáoĪe-
niami projektowymi, czyli:
1. Uruchomiony zostaje pierwszy formularz o nawie START, wyĞwietlający:
a) element graficzny (obrazek przedstawiający kopertĊ i motyla),
b) bieĪącą godzinĊ w formacie hh:mm:ss.
2. Po wpáywie 5 sekund element graficzny w formularzu START zostaje schowany
oraz zostaje automatycznie wyĞwietlony formularz o nazwie logo (rysunek 1.26
oznaczenie 2).
26
Rysunek 1.26.
Wygląd
uruchomionych
dwóch formularzy
bazy danych DB97
Access 2007 PL w biurze i nie tylko
3. Formularz logo zawierający element graficzny (logo wydawnictwa Helion)
jest wyĞwietlony przez kolejne 5 sekund, a nastĊpnie zostaje ukryty.
4. Po ukryciu formularza logo w formularzu START zostaje ponownie wyĞwietlony
element graficzny (formularz przybiera postaü wyjĞciową).
5. Cykle 5-sekundowe okreĞlane są przez czĊĞü sekundową wyĞwietloną w zapisie
bieĪącej godziny (rysunek 1.26 oznaczenie 1) i inicjowane są w nastĊpujący
sposób:
wywoáanie formularza logo przy wartoĞci sekund zakoĔczonych cyfrą 5,
ukrycie formularza logo przy wartoĞci sekund zakoĔczonych cyfrą 0.
PrzejĞcie do widoku projektu formularza START przez klikniĊcie prawym przyciskiem
myszy jego nazwy, a nastĊpnie wybranie z menu podrĊcznego polecenia Widok projektu
(rysunku 1.27) aktywuje okno komunikatu, jak na rysunku 1.28.
Rysunek 1.27.
Procedura przejĞcia
do widoku projektu
formularza START
Rysunek 1.28.
Komunikat
wyĞwietlony przy
przejĞciu do widoku
projektu formularza
START
Po klikniĊciu przycisku OK formularz jest otwierany w widoku projektu, jak na rysunku
1.29, przy czym wszelkie modyfikacje (usuniĊcie lub dodanie obiektu) formularza po
ich wykonaniu nie zostają zapamiĊtane. Tak wiĊc nie moĪemy dokonaü realnych zmian
w obiektach bazy, zgodnie z treĞcią komunikatu pokazanego na rysunku 1.28.
Rozdziaä 1. i Podstawowe informacje o obsäudze systemu zarzñdzania bazami danych
27
Rysunek 1.29.
Formularz START
w widoku projektu
Konwersja bazy danych ze starszej wersji
programu Access
Korzystanie z baz danych stworzonych w starszych wersjach programu Access w sposób
peány, to znaczy umoĪliwiający nam eksploatacjĊ bazy oraz ewentualną modyfikacjĊ jej
obiektów, jest moĪliwe po dokonaniu konwersji przedmiotowej bazy danych. KonwersjĊ
taką przeĞledzimy równieĪ na przykáadzie bazy DB97.
Konwersja bazy danych na format pliku Accessa 2007
1. Uruchom program Access 2007.
2. Kliknij przycisk pakietu Microsoft Office, a nastĊpnie wybierz polecenie Otwórz.
3. Po aktywacji okna dialogowego Otwieranie ustaw ĞcieĪkĊ dostĊpu
C:ACC2007ROZDZIAL_1, po czym wybierz plik DB97, a nastĊpnie kliknij
przycisk Otwórz (rysunek 1.30).
Rysunek 1.30.
Procedura otwarcia
bazy danych DB97
28
Access 2007 PL w biurze i nie tylko
4. W wyniku dziaáaĔ opisanych w punkcie 3. nastąpi aktywacja okna dialogowego
Rozszerzanie bazy danych (rysunek 1.31).
Rysunek 1.31.
Okno dialogowe
Rozszerzanie bazy
danych
5. Kliknij przycisk Tak, powodując tym samym otwarcie okna dialogowego
Zapisywanie jako, w którym naleĪy:
w polu tekstowym Nazwa pliku (rysunek 1.32 oznaczenie 1) wpisaü nazwĊ
dla przekonwertowanej bazy danych oraz sprawdziü, czy na liĞcie rozwijanej
jest wyĞwietlona opcja Baza danych programu Microsoft Office Access 2007
(rysunek 1.32 oznaczenie 2).
po dokonaniu ustawieĔ nacisnąü przycisk Zapisz.
Rysunek 1.32.
Okno dialogowe
Zapisywanie jako
6. W przypadku napotkania báĊdów w procesie konwersji bazy danych zapisanych
w starszym formacie zostanie wyĞwietlony odpowiedni komunikat (rysunek
1.33). Aby przeprowadziü konwersjĊ do koĔca, w oknie komunikatu naleĪy
nacisnąü przycisk OK.
7. Dziaáanie z punktu 6. spowoduje zakoĔczenie procesu konwersji i wyĞwietlenie
komunikatu jak na rysunku 1.34.
Rozdziaä 1. i Podstawowe informacje o obsäudze systemu zarzñdzania bazami danych
29
Rysunek 1.33.
Okno dialogowe
z komunikatem
o báĊdach w procesie
konwersji
Rysunek 1.34.
Okno komunikatu
o zakoĔczeniu procesu
konwersji danych
Pobierz darmowy fragment (pdf)