DOKUMENTACJA KADROWA Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od stycznia 2019 - ebook/pdf
Autor: Opracowanie zbiorowe
Liczba stron:
Wydawca: Infor Biznes
Język publikacji: polski
ISBN: 978-83-8137-468-2
Data wydania: 2019-03-29
Lektor:
Kategoria:
ebooki >> poradniki >> zdrowie
W książce omówiono rewolucyjne zmiany, jakie weszły w życie od 1 stycznia 2019 r. w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Z publikacji można się m.in. dowiedzieć:
● jak prowadzić dokumentację w formie elektronicznej,
● jakie są nowe okresy archiwizacji dokumentów pracowniczych,
● jak prowadzić akta osobowe na nowych zasadach.
Opracowanie uwzględnia obowiązki pracodawców w zakresie prowadzenia dokumentacji kadrowej zawarte w nowym rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej.
W publikacji zostały omówione kwestie związane z nowymi obowiązkami płatników składek, wynikającymi ze skrócenia okresów przechowywania dokumentacji kadrowej. Przystępnie wyjaśnione zostały procedury, zgodnie z którymi pracodawca – płatnik składek – powinien postępować, aby mieć prawo do skróconego okresu przechowywania akt osób zatrudnionych po 1998 r. Omówiono także wszystkie najważniejsze zmiany w dokumentach ZUS związane ze skróceniem przechowywania akt, w tym nowe formularze, które obowiązują od 1 stycznia 2019 r. – ZUS OSW, ZUS RIA, ZUS RPA.
Nowe formularze, a także nowe wersje druków dotychczas obowiązujących przedstawiono w instruktażowy sposób i z uwzględnieniem najnowszych wytycznych ZUS w tym zakresie.
Książka zawiera nowe wzory dokumentów pracowniczych przygotowane przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
Omówiono także dokumentowanie kwestii związanych z innymi aspektami zatrudnienia – m.in. zawieraniem umów o pracę, ewidencjonowaniem czasu pracy, odpowiedzialnością porządkową czy badaniami profilaktycznymi pracowników.
Książka ma też suplement elektroniczny w postaci specjalnie przygotowanego serwisu z aktywnymi wzorami ponad 40 dokumentów. Są to m.in.:
● wzór informacji o zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej;
● wzór regulaminu pracy;
● wzór regulaminu wynagradzania;
● wzór obwieszczenia w sprawie systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych.
Aktywne wersje wszystkich wzorów są zamieszczone w serwisie internetowym INFORLEX PRAWO, dostępnym po zalogowaniu przy użyciu kodu ze zdrapki dołączonej do książki.
Publikacja jest nieocenioną pomocą dla każdego pracodawcy oraz osoby odpowiedzialnej za sprawy kadrowe i pracownicze w firmie.
Znajdź podobne książki
Ostatnio czytane w tej kategorii
Darmowy fragment publikacji:
Rozdział 1
Zmiany w prowadzeniu i przechowywaniu
dokumentacji pracowniczej
1.1. Zakres nowelizacji przepisów dotyczących
prowadzenia i przechowywania dokumentacji
pracowniczej
Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca ma wybór, czy gromadzić dokumenty związane ze stosun-
kiem pracy i akta osobowe w formie papierowej czy elektronicznej. Ponadto obowiązek ich
archiwizacji został skrócony z 50 do 10 lat, ale nie w przypadku wszystkich pracowników.
Dlatego pracodawca jest zobligowany do przekazywania raportów informacyjnych do ZUS,
jeśli będzie chciał skorzystać z krótszego okresu przechowywania dokumentacji w stosunku
do pracowników zatrudnionych w czasie przypadającym od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia
2018 r. Takie są główne nowe rozwiązania w zakresie prowadzenia i przechowywania doku-
mentacji pracowniczej, które obowiązują od początku 2019 r.
Nowelizacja przepisów dotyczących prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracow-
niczej została wprowadzona przez ustawę z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw
w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektroniza-
cją (dalej: ustawa zmieniająca). Przewiduje ona zmiany w czterech ustawach, a mianowicie:
1) w Kodeksie pracy;
2) w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (dalej: ustawa archiwalna);
3) w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa);
4) w ustawie o emeryturach i rentach z FUS (dalej: ustawa emerytalna).
Ustawa zmieniająca dokonała modyfikacji w regulacjach kodeksowych dotyczących prowa-
dzenia i przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych
pracowników, a także odpowiedzialności wykroczeniowej za nieprzestrzeganie nowych roz-
wiązań w zakresie dokumentacji – przedstawiamy je w dalszej części. Dodatkowo upoważniła
do wydania aktu wykonawczego, określającego:
11
1.2. Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej
zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumen-
1)
tacji pracowniczej, w tym wymagania co do formy elektronicznej w obszarze organizacji
przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi;
sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumen-
2)
tacji pracowniczej po upływie okresu jej przechowywania oraz w innych sytuacjach,
a także jej poprzedniej postaci w razie zmiany;
sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi,
3)
byłemu pracownikowi lub uprawnionym członkom rodziny.
Na mocy tej delegacji 10 grudnia 2018 r. zostało wydane rozporządzenie w sprawie doku-
mentacji pracowniczej (dalej: rozporządzenie o dokumentacji), które zaczęło obowiązywać
1 stycznia 2019 r. Zastąpiło ono rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja
1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach zwią-
zanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (dalej:
rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji).
Na dokumentację pracowniczą składają się:
1) dokumenty osobowe, do których zaliczamy:
a)
akta osobowe pracownika ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowa-
ne (tzw. teczka personalna), które od 1 stycznia 2019 r. zyskały nowy czteroczęścio-
wy kształt (do 31 grudnia 2018 r. były podzielone na trzy części) i zmieniły zawar-
tość, choć listy dokumentów przypisane do poszczególnych części zachowały swój
otwarty charakter (patrz tabela 1. Nowy układ akt osobowych) – rozporządzenie
o dokumentacji nie zawiera pomocniczych wzorów dokumentów związanych ze sto-
sunkiem pracy (m.in. kwestionariuszy osobowych, umowy o pracę czy oświadcze-
nia o wypowiedzeniu) – ich pomocnicze wersje opracowało Ministerstwo Rodziny,
Pracy i Polityki Społecznej i zamieściło na swojej stronie internetowej,
ewidencje, kartoteki, rejestry oraz wykazy (patrz tabela 2. Dokumenty dotyczące
b)
ewidencjonowania czasu pracy od 1 stycznia 2019 r. oraz tabela 3. Pozostałe doku-
menty wchodzące w skład dokumentacji pracowniczej);
dokumenty płacowe – imienne karty wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych
2)
świadczeń związanych z pracą dla każdego pracownika osobno.
Pracodawca prowadzący od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe w wersji papierowej – tak jak
przed tą datą – powinien umieszczać w poszczególnych ich częściach odpisy lub kopie do-
kumentów przedłożonych przez kandydata do pracy lub pracownika, poświadczone za
zgodność́ z oryginałem przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez niego. Forma elek-
troniczna dokumentacji pracowniczej wymaga innych zabiegów – umieszczania odwzorowań
cyfrowych dokumentów papierowych, opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicz-
nym (dalej: e-podpis) lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (dalej: e-pieczęć) pracodaw-
cy, potwierdzających zgodność pliku elektronicznego z dokumentem papierowym.
1.2.1. Akta osobowe w zmienionym kształcie
12
Dokumentacja kadrowaRozdział 1. Zmiany w prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji pracowniczej
Bez względu na formę prowadzenia akt osobowych oświadczenia i dokumenty mają być groma-
dzone w każdej z ich części w porządku chronologicznym i ponumerowane. Jeśli będą powią-
zane tematycznie, mogą być przechowywane w podkatalogach z odpowiednią numeracją: A1,
B1, C1, D1 (tylko w stosunku do konkretnej kary) i kolejne. W razie usuwania z akt osobowych
pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu, trzeba będzie usunąć całą część dotyczącą danej
kary, a pozostałym dokumentom w części D nadać następujące po sobie numery.
Należy ponadto zauważyć, że dokumenty zawierające dane osobowe, których przekazania nie
przewidują aktualne regulacje, mogą być nadal przechowywane w aktach osobowych, jeżeli
zostały pozyskane w zgodzie z przepisami obowiązującymi w chwili ich gromadzenia. Na ich
przetwarzanie pracodawca powinien mieć jednak zgody pracowników, jeśli przetwarzanie
będzie dotyczyć danych wykraczających poza dozwolone przepisami wykazy oraz innych ce-
lów niż te, dla których dane te zostały przekazane przez pracowników.
W razie przejścia części lub całości zakładu pracy w trybie art. 231 k.p. lub następstwa praw-
nego w stosunkach pracy powstałego na podstawie innych przepisów dotychczasowy pra-
codawca przekazuje dokumentację pracowniczą nowemu pracodawcy (§ 7 rozporządzenia
o dokumentacji).
Tabela 1. Nowy układ akt osobowych
Część A – oświadczenia
lub dokumenty dotyczące
danych osobowych,
zgromadzone w związku
z ubieganiem się
o zatrudnienie, a także
skierowania na badania
lekarskie i orzeczenia
lekarskie dotyczące
wstępnych,
okresowych i kontrolnych
badań lekarskich
(art. 229 § 1 pkt 1,
§ 11 i 12 k.p.)
Część B – oświadczenia
Część C – oświadcze-
lub dokumenty
dotyczące nawiązania
stosunku pracy oraz
przebiegu zatrudnienia
pracownika
nia i dokumenty
związane
z rozwiązaniem albo
wygaśnięciem
stosunku pracy
Część D – odpisy
zawiadomień o ukaraniu
oraz dokumenty
związane z ponosze-
niem przez pracownika
odpowiedzialności
porządkowej lub
odpowiedzialności
określonej
w odrębnych przepi-
sach, które przewidują
zatarcie kary po upływie
określonego czasu
1
2
3
4
Brak wykazu dokumentów
zamieszczanych w tej części
– według uzasadnienia do
rozporządzenia o dokumen-
tacji zrezygnowano z tego,
ponieważ pracodawca ma
prawo żądać od kandydata
do pracy i pracownika przed-
stawienia tylko danych oso-
bowych wymienionych w Ko-
deksie pracy i odrębnych
przepisach, a innych – wy-
łącznie za zgodą tych osób.
Jest to konsekwencją bar-
dziej rygorystycznych zasad
Oświadczenia lub doku-
menty dotyczące danych
osobowych, gromadzone
w związku z nawiązaniem
stosunku pracy
Umowa o pracę, a jeżeli
umowa nie została zawar-
ta z zachowaniem formy
pisemnej – potwierdzenie
ustaleń co do stron umo-
wy, rodzaju umowy oraz
jej warunków
(art. 29
§ 2 k.p.)
Oświadczenia związane
z rozwiązaniem umowy
o pracę
Brak oficjalnego szczegó-
łowego wykazu dokumen-
tów zamieszczanych w tej
części
Wnioski dotyczące wy-
dania, sprostowania lub
uzupełnienia świadec-
twa pracy
13
1
2
3
4
dotyczących ochrony danych
osobowych, wprowadzonych
25 maja 2018 r. rozporządze-
niem Parlamentu Europej-
skiego i Rady (UE) 2016/679
z 27 kwietnia 2016 r. w spra-
wie ochrony osób fizycznych
w związku z przetwarzaniem
danych osobowych i w spra-
wie swobodnego przepływu
takich danych oraz uchylenia
dyrektywy 95/46/WE (dalej:
RODO)
Dokumenty dotyczące
niewypłacenia pracow-
nikowi ekwiwalentu pie-
niężnego za urlop wy-
poczynkowy (art. 171
§ 3 k.p.)
Kopia wydanego świa-
dectwa pracy
Potwierdzenie dokona-
nia czynności związa-
nych z zajęciem wyna-
grodzenia
za pracę
w związku z prowadzo-
nym
postępowaniem
egzekucyjnym
Umowa o zakazie kon-
kurencji po ustaniu sto-
sunku pracy, jeżeli stro-
ny ją zawarły (art. 1012
§ 1 k.p.)
Zakres czynności
(za-
kres obowiązków), jeżeli
pracodawca dodatkowo
w tej formie wskazał za-
dania pracownika wyni-
kające z rodzaju pracy,
określonego w umowie
o pracę
Dokumenty
dotyczące
wykonywania przez pra-
cownika pracy w szcze-
gólnych warunkach
lub
o szczególnym charakte-
rze w rozumieniu przepi-
sów o emeryturach po-
mostowych
Potwierdzenie zapoznania
się przez pracownika:
– z treścią regulaminu pra-
cy (art. 1043 § 2 k.p.) albo
obwieszczenia (art. 150
§ 7 k.p.),
– z przepisami oraz zasa-
(art. 2374
dami bhp
§ 3 k.p.),
– z zakresem
informacji
objętych tajemnicą okre-
śloną w odrębnych prze-
pisach dla danego ro-
dzaju pracy, zajmowa-
nego stanowiska
lub
pełnionej funkcji
Potwierdzenie poinformo-
wania pracownika:
– o warunkach zatrudnie-
nia (art. 29 § 3 i art. 291
§ 2 k.p.) oraz o zmianie
warunków zatrudnienia
(art. 29 § 32 i art. 291
§ 4 k.p.),
– o celu, zakresie oraz
sposobie zastosowania
(art. 222
monitoringu
§ 8 k.p.),
wiąże
– o ryzyku zawodowym,
które
się
z wykonywaną pracą,
oraz o zasadach ochro-
ny przed zagrożeniami
(art. 226 pkt 2 k.p.)
14
Dokumentacja kadrowa
Pobierz darmowy fragment (pdf)
Gdzie kupić całą publikację:
DOKUMENTACJA KADROWA Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od stycznia 2019
Autor: Opracowanie zbiorowe
Opinie na temat publikacji:
Inne popularne pozycje z tej kategorii:
Czytaj również:
Prowadzisz stronę lub blog? Wstaw link do fragmentu tej książki i współpracuj z Cyfroteką :