Darmowy fragment publikacji:
Joyce Cox
Joan Lambert
Microsoft®
Access® 2013
Krok po kroku
Przekład: Jakub Niedźwiedź
APN Promise, Warszawa 2013
##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw==
Microsoft® Access® 2013 Krok po kroku
© 2013 APN PROMISE SA
Authorized Polish translation of the English edition Microsoft® Access® 2013 Step by
Step, ISBN ISBN: 978-0-7356-6908-6
Copyright © 2013 by Joyce Cox and Joan Lambert
This translation is published and sold by permission of O’Reilly Media, Inc., which owns
or controls all rights to publish and sell the same.
APN PROMISE SA, biuro: ul. Kryniczna 2, 03-934 Warszawa
tel. +48 22 35 51 600, fax +48 22 35 51 699
e-mail: mspress@promise.pl
Wszystkie prawa zastrzeżone. Żadna część niniejszej książki nie może być powielana
ani rozpowszechniana w jakiejkolwiek formie i w jakikolwiek sposób (elektroniczny,
mechaniczny), włącznie z fotokopiowaniem, nagrywaniem na taśmy lub przy użyciu
innych systemów bez pisemnej zgody wydawcy.
Książka ta przedstawia poglądy i opinie autorów. Przykłady firm, produktów, osób
i wydarzeń opisane w niniejszej książce są fikcyjne i nie odnoszą się do żadnych
konkretnych firm, produktów, osób i wydarzeń, chyba że zostanie jednoznacznie
stwierdzone, że jest inaczej. Ewentualne podobieństwo do jakiejkolwiek rzeczywistej
firmy, organizacji, produktu, nazwy domeny, adresu poczty elektronicznej, logo, osoby,
miejsca lub zdarzenia jest przypadkowe i niezamierzone.
Nazwa Microsoft oraz znaki towarowe wymienione na stronie http://www.microsoft.com/
about/legal/en/us/IntellectualProperty/Trademarks/EN-US.aspx są zastrzeżonymi znakami
towarowymi grupy Microsoft. Wszystkie inne znaki towarowe są własnością ich
odnośnych właścicieli.
APN PROMISE SA dołożyła wszelkich starań, aby zapewnić najwyższą jakość tej
publikacji. Jednakże nikomu nie udziela się rękojmi ani gwarancji.
APN PROMISE SA nie jest w żadnym wypadku odpowiedzialna za jakiekolwiek szkody
będące następstwem korzystania z informacji zawartych w niniejszej publikacji, nawet
jeśli APN PROMISE została powiadomiona o możliwości wystąpienia szkód.
ISBN: 978-83-7541-116-4
Przekład: Jakub Niedźwiedź
Redakcja: Marek Włodarz
Korekta: Ewa Swędrowska
Skład i łamanie: MAWart Marek Włodarz
##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw==
Spis treści
Wprowadzenie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .vii
Część I
Proste techniki bazodanowe
1 Podstawy Microsoft Access 2013 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Rozpoznawanie nowych funkcji programu Access 2013 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Jeśli aktualizujemy program z wersji Access 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Jeśli aktualizujemy program z wersji Access 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Jeśli aktualizujemy program z wersji Access 2003 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Praca w interfejsie użytkownika programu Access 2013 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Identyfikacja elementów okna programu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Praca ze wstążką . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Ramka: Kroki dostosowawcze dla ćwiczeń . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Ramka: Uzyskiwanie pomocy dla programu Access 2013 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Zrozumienie zagadnień bazodanowych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Ramka: Włączanie makr i innej zawartości aktywnej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Poznawanie tabel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Poznawanie formularzy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Poznawanie kwerend. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Poznawanie raportów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Podgląd i drukowanie obiektów bazodanowych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Najważniejsze punkty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
2 Tworzenie baz danych i prostych tabel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Tworzenie baz danych na podstawie szablonów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Ramka: Rozpoczęcie pracy z aplikacjami sieci Web programu Access . . . . . . . . 55
Ręczne tworzenie baz danych i tabel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Ramka: Projektowanie baz danych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Manipulowanie kolumnami i wierszami tabeli . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Dostrajanie struktury tabeli . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Definiowanie relacji między tabelami . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Najważniejsze punkty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
3 Tworzenie prostych formularzy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Tworzenie formularzy przy użyciu narzędzia formularza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Formatowanie formularzy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
Organizowanie układu formularza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Najważniejsze punkty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw==
iii
iv
Spis treści
4 Wyświetlanie danych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Sortowanie informacji w tabelach. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Ramka: Jak Access sortuje dane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
Filtrowanie informacji w tabelach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Filtrowanie informacji za pomocą formularzy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
Znajdowanie informacji, które pasują do wielu kryteriów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Ramka: Symbole wieloznaczne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Najważniejsze punkty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Ramka: Zapisywanie filtrów jako kwerend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
5 Tworzenie prostych raportów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Tworzenie raportów za pomocą kreatora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
Modyfikowanie projektu raportu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Podgląd wydruku i drukowanie raportów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
Najważniejsze punkty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Część II
Techniki relacyjnych baz danych
6 Utrzymywanie spójności danych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Określanie typu danych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
Ustawianie rozmiaru pola . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Ograniczanie formatu danych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Ramka: Tworzenie formatów niestandardowych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
Sprawdzanie poprawności danych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Ramka: Proste reguły sprawdzania poprawności . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
Zezwalanie tylko na wartości występujące na listach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Ramka: Wielokolumnowe listy odnośników . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
Zezwalanie tylko na wartości z innych tabel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
Najważniejsze punkty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
Ramka: Pola wielowartościowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
7 Tworzenie kwerend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177
Tworzenie kwerend za pomocą kreatora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
Ręczne tworzenie kwerend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183
Podsumowywanie danych za pomocą kwerend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
Wykonywanie obliczeń za pomocą kwerend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
Aktualizowanie rekordów za pomocą kwerend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
Usuwanie rekordów za pomocą kwerend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200
Najważniejsze punkty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203
8 Tworzenie niestandardowych formularzy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
Modyfikowanie formularzy utworzonych za pomocą kreatora . . . . . . . . . . . . . . . . 206
##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw==
Spis treści
v
Ramka: Różne typy formularzy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
Dodawanie kontrolek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214
Wyświetlanie podformularzy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
Ramka: Wybieranie pól dla formularzy głównych i podformularzy . . . . . . . . . 222
Najważniejsze punkty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227
9 Tworzenie niestandardowych raportów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
Ręczne tworzenie raportów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230
Ramka: Dodawanie hiperłączy, wykresów i przycisków . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
Modyfikowanie zawartości raportu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236
Ramka: Układy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237
Dodawanie podraportów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242
Najważniejsze punkty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
Część III
Zarządzanie bazami danych i bezpieczeństwo
10 Importowanie i eksportowanie danych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251
Importowanie informacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252
Importowanie z innych baz danych programu Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253
Importowanie z arkuszy programu Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
Importowanie z plików tekstowych. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
Importowanie z innych programów bazodanowych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255
Importowanie z folderów programu Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255
Importowanie z list programu SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255
Importowanie z plików .html . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257
Importowanie z plików .xml . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258
Eksportowanie informacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
Ramka: Tworzenie łączy do informacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265
Eksportowanie do innych baz danych programu Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
Eksportowanie do arkuszy programu Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
Eksportowanie do dokumentów programu Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267
Eksportowanie do plików tekstowych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267
Eksportowanie do plików .pdf i .xps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267
Eksportowanie do listy programu SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
Eksportowanie do plików .html . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
Eksportowanie do plików .xml . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
Kopiowanie danych do i z innych programów pakietu Office . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
Najważniejsze punkty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278
11 Bazy danych przyjazne dla użytkownika . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279
Projektowanie formularzy nawigacyjnych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280
Tworzenie niestandardowych kategorii . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286
##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw==
vi
Spis treści
Kontrolowanie dostępności funkcji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289
Najważniejsze punkty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293
12 Ochrona baz danych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295
Przypisywanie haseł do baz danych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296
Dzielenie baz danych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299
Zabezpieczanie baz danych do dystrybucji. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302
Ramka: Pakowanie i podpisywanie baz danych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305
Zapobieganie problemom z bazą danych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306
Najważniejsze punkty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311
13 Wydajniejsza praca z programem Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313
Zmienianie domyślnych opcji programu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313
Ramka: Korzystanie z dodatków . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322
Dostosowywanie wstążki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323
Manipulowanie paskiem narzędzi Szybki dostęp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329
Ramka: Dostosowywanie paska stanu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329
Najważniejsze punkty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333
Skróty klawiszowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343
Skróty klawiszowe programu Access 2013 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343
Nawigowanie po rekordach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350
Skróty klawiszowe dla aplikacji sieci web programu Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355
Skróty klawiszowe pakietu Office 2013 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356
Indeks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365
Informacje o autorkach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386
##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw==
Wprowadzenie
Przez lata fi rma Microsoft wkładała dużo wysiłku, aby uczynić program Access nie
tylko jednym z najbardziej zaawansowanych konsumenckich programów bazodano-
wych, ale także jednym z najłatwiejszych do opanowania i użycia. Ze względu na to,
że Access jest częścią pakietu Microsoft Offi ce 2013, można korzystać z wielu technik
znanych z programu Microsoft Word i Microsoft Excel. Możemy na przykład korzystać
ze znanych poleceń, przycisków i skrótów klawiszowych, aby otwierać i edytować dane
w tabelach programu Access. Możemy również w prosty sposób udostępniać infor-
macje pomiędzy programem Access a programami Word, Excel i innymi programami
pakietu Offi ce. Microsoft Access 2013 krok po kroku oferuje kompleksowe spojrzenie
na funkcje programu Access, z których większość ludzi będzie korzystać najczęściej.
Dla kogo jest ta książka
Microsoft Access 2013 krok po kroku i inne książki w serii krok po kroku są zaprojektowa-
ne dla początkujących i średniozaawansowanych użytkowników komputerów. Książka
ta pomoże zrozumieć wewnętrzne funkcje bazy danych osobom, do których zadań
należy wprowadzanie danych lub przygotowywanie raportów z bazy danych opra-
cowanej przez kogoś innego. Jeśli ktoś ma za zadanie utrzymywanie istniejącej bazy
danych, to nauczy się technik ważnych dla zapewniania spójności danych. Chociaż
nie omawiamy funkcjonalności makr i języka VBA, które umożliwiają programistom
tworzenie profesjonalnych aplikacji baz danych, to poruszamy bardziej zaawansowane
tematy, takie jak kontrola dostępu i zapobieganie występowaniu problemów.
Przykłady zamieszczone w książce ogólnie odnoszą się do małych i średnich
przedsiębiorstw, ale uczą umiejętności, które mogą być stosowane w fi rmach każdej
wielkości. Bazy danych, które będziemy tworzyć i nad którymi będziemy pracować,
są stacjonarnymi bazami danych przeznaczonymi do użycia w programie Access 2013
na komputerze lokalnym. Access 2013 ma nowe, zaawansowane możliwości, które
umożliwiają bardziej zaawansowanym użytkownikom tworzenie aplikacji zwanych
aplikacjami sieci web programu Access, które są przechowywane w bazach danych
SQL na witrynie Microsoft SharePoint 2013 i mogą być następnie przeglądane i obra-
biane za pomocą przeglądarki internetowej. Ze względu na wewnętrzne wymagania
tych baz danych, krótko je opiszemy, ale nie omówimy ich dogłębnie.
Ta książka zapewnia bezcenne doświadczenia praktyczne tak, żebyśmy mogli śmia-
ło tworzyć i pracować z wieloma typami baz danych, niezależnie od tego, czy ktoś
już swobodnie pracuje w programie Access i chce poznać nowe funkcje w programie
Access 2013, czy jest nowicjuszem, jeśli chodzi o program Access.
vii
##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw==
viii Microsoft Access 2013 Krok po kroku
Jak jest zorganizowana ta książka
Ta książka jest podzielona na trzy części. Część 1 przedstawia, w jaki sposób umiesz-
czać dane w bazie danych, albo bezpośrednio wprowadzając je do tabel, albo pośrednio
za pomocą formularzy; i w jaki sposób uzyskiwać informacje z bazy danych, albo przez
wyświetlanie ich na ekranie, albo przez drukowanie w raportach. Część 2 omawia
sposoby zapewnienia, żeby dane w powiązanych tabelach były dokładne, jak korzy-
stać z kwerend do pobierania danych z powiązanych ze sobą tabel oraz w jaki sposób
tworzyć formularze i raporty, które korzystają z powiązanych tabel. Część 3 obejmuje
bardziej zaawansowane techniki programu Access, w tym zabezpieczanie bazy danych
i dostosowywanie programu do własnego sposobu pracy. Dzięki tej trzyczęściowej
strukturze, czytelnicy, którzy są nowicjuszami w korzystaniu z tego programu, mogą
nabyć podstawowe umiejętności, a następnie je rozbudowywać, natomiast czytelnicy,
którzy swobodnie korzystają z podstawowych funkcji programu Access 2013, mogą
skupić się na materiale, który jest dla nich najbardziej interesujący.
Rozdział 1 zawiera wstępne informacje, które będą w pierwszej kolejności przed-
miotem zainteresowania czytelników, którzy są nowicjuszami w korzystaniu z progra-
mu Access albo dokonali aktualizacji programu z wersji Access 2003 lub wcześniej-
szej. Jeśli ktoś miał do czynienia z nowszą wersją programu Access, to może przejść
bezpośrednio do rozdziału 2.
Ta książka została zaprojektowana w taki sposób, aby prowadzić czytelnika krok
po kroku przez wszystkie zadania, które początkujący lub średniozaawansowany
użytkownik chciałby najprawdopodobniej wykonać w programie Access 2013. Jeśli
zaczniemy od początku i przejdziemy przez wszystkie ćwiczenia, to nabierzemy tyle
biegłości, żeby móc tworzyć proste bazy danych i pracować z bardziej skomplikowany-
mi bazami danych utworzonymi przez ekspertów. Niemniej jednak każdy rozdział jest
samowystarczalny, dzięki czemu możemy przejść do dowolnego miejsca, aby uzyskać
potrzebne umiejętności.
##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw==
Wprowadzenie
ix
Pobieranie plików ćwiczeniowych
Przed wykonaniem ćwiczeń w tej książce, konieczne jest pobranie plików ćwiczenio-
wych dla tej książki na swój komputer. Te pliki ćwiczeniowe można pobrać z nastę-
pującej strony internetowej:
http://aka.ms/access2013sbs/fi les
WAŻNE Program Access 2013 nie jest dostępny do pobrania z tej witryny internetowej. Należy
zakupić i zainstalować ten program przed przystąpieniem do korzystania z tej książki.
Poniższa tabela zawiera wykaz plików ćwiczeniowych do tej książki.
Rozdział
Rozdział 1: Podstawy Microsoft Access 2013
Rozdział 2: Tworzenie baz danych i prostych tabel
Rozdział 3: Tworzenie prostych formularzy
Plik
GardenCompany01.accdb
Brak
GardenCompany03.accdb
Logo.png
GardenCompany04.accdb
Rozdział 4: Wyświetlanie danych
GardenCompany05.accdb
Rozdział 5: Tworzenie prostych raportów
GardenCompany06.accdb
Rozdział 6: Utrzymywanie spójności danych
Rozdział 7: Tworzenie kwerend
GardenCompany07.accdb
Rozdział 8: Tworzenie niestandardowych formularzy GardenCompany08.accdb
Hydrangeas.jpg
GardenCompany09.accdb
Rozdział 9: Tworzenie niestandardowych raportów
Rozdział 10: Importowanie i eksportowanie danych Customers.xlsx
Employees.txt
GardenCompany10.accdb
ProductsAndSuppliers.accdb
Shippers.xlsx
GardenCompany11.accdb
Icon.ico
Logo.png
GardenCompany12.accdb
GardenCompany13.accdb
Rozdział 11: Bazy danych przyjazne dla
użytkownika
Rozdział 12: Ochrona baz danych
Rozdział 13: Wydajniejsza praca z programem
Access
Chcąc mieć możliwość odwoływania się do gotowych wersji plików ćwiczeniowych
później, należy zapisywać zmodyfi kowane pliki ćwiczeniowe pod koniec każdego ćwi-
czenia. Chcąc powtarzać ćwiczenia, należy zapisywać zmodyfi kowane pliki ćwiczenio-
we pod inną nazwą lub w innym folderze.
##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw==
x
Microsoft Access 2013 Krok po kroku
Pomoc techniczna i przekazywanie
informacji zwrotnych
Poniżej zawarto informacje na temat uzyskiwania pomocy dotyczącej tej książki i kon-
taktowania się z nami w celu wyrażenia swojej opinii lub zgłoszenia błędów.
Errata
Dokonaliśmy wszelkich starań, aby zapewnić dokładność informacji w tej książce i jej
materiałach towarzyszących. Wszystkie błędy, które zostały zgłoszone od opubliko-
wania tej książki, są wymienione na naszej stronie Microsoft Press na witrynie oreilly.
com pod adresem:
http://aka.ms/Access2013sbs/errata
W przypadku znalezienia błędu, który nie został jeszcze wymieniony na tej liście,
można zgłosić go do nas za pośrednictwem tej samej strony.
Gdyby potrzebna była dodatkowa pomoc, można wysłać wiadomość do działu
Microsoft Press Book Support na adres mspinput@microsoft.com.
Należy pamiętać, że pomoc techniczna dla oprogramowania fi rmy Microsoft nie jest
oferowana pod powyższymi adresami.
Chcemy mieć kontakt z Czytelnikami
W wydawnictwie Microsoft Press zadowolenie Czytelnika jest naszym najwyższym
priorytetem, a jego opinia najbardziej cennym kapitałem. Prosimy o podzielenie się
swoimi uwagami na temat tej książki pod adresem:
http://www.microsoft.com/learning/booksurvey
Ankieta jest krótka, a czytamy wszystkie uwagi i pomysły naszych Czytelników.
Dziękujemy z góry za wypełnienie ankiety!
Bądźmy w kontakcie
Możemy dalej podyskutować! Jesteśmy na Twitterze pod adresem: http://twitter.com/
MicrosoftPress.
##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw==
CZĘŚĆ I
Proste techniki bazodanowe
1 Podstawy Microsoft Access 2013 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
2 Tworzenie baz danych i prostych tabel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49
3 Tworzenie prostych formularzy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .81
4 Wyświetlanie danych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101
5 Tworzenie prostych raportów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .121
##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw==
##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw==
Podstawy Microsoft
Access 2013
1
W tym rozdziale dowiemy się, jak
■
■
■
■
■
Rozpoznawać nowe funkcje programu Access 2013.
Pracować w interfejsie użytkownika programu Access 2013.
Rozumieć zagadnienia dotyczące baz danych.
Zapoznać się z tabelami, formularzami, kwerendami i raportami.
Podglądać przed wydrukiem i drukować obiekty bazodanowe.
Rozdział ten stanowi wprowadzenie do programu Microsoft Access 2013 i ma służyć
różnym czytelnikom do różnych celów, w zależności od wcześniejszej znajomości
tego programu i innych programów pakietu Microsoft Offi ce 2013.
■
■
■
■
Jeśli ktoś jest początkującym użytkownikiem programu Access, to może zechcieć
pominąć listy nowych funkcji i zacząć od podrozdziału „Praca w interfejsie użyt-
kownika programu Access 2013”.
Jeśli ktoś korzystał z innych programów pakietu Offi ce 2007 lub Offi ce 2010, ale
nie pracował wcześniej z programem Access, to może przejść do podrozdziału
„Zrozumienie zagadnień bazodanowych”.
Jeśli ktoś zaktualizował Access 2003 do wersji Access 2013, to może przeczytać
wszystko aż do końca podrozdziału „Praca w interfejsie użytkownika programu
Access 2013”, a następnie przejść do rozdziału 2: „Tworzenie baz danych i pro-
stych tabel”.
Jeśli ktoś zaktualizował program Access 2007 lub Access 2010 do wersji Access
2013, to może zainteresować się nowymi funkcjami, które zostały wprowadzone
w tej wersji programu, ale raczej nie musi wykonywać ćwiczeń w pozostałej części
tego rozdziału.
W całej tej książce będziemy pracować z bazami danych, które zawierają infor-
macje na temat pracowników, produktów, dostawców oraz klientów fi kcyjnej fi r-
my. Po zakończeniu tych ćwiczeń będziemy mieli gotowy zestaw tabel, formularzy,
3
##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw==
4
Microsoft Access 2013 Krok po kroku
kwerend i raportów, które można będzie wykorzystywać do wprowadzania, edycji
i manipulowania informacjami w bazie danych na wiele sposobów.
W niniejszym rozdziale przyjrzymy się nowym funkcjom wprowadzonym w ostat-
nich wersjach programu Access, co pozwoli łatwo zidentyfi kować zmiany osobom
dokonującym uaktualnienia z poprzednich wersji. Zbadamy interfejs użytkownika
programu, a także pojęcia i struktury związane z przechowywaniem danych w pro-
gramie Access. Następnie przyjrzymy się obiektom bazodanowym, takim jak tabele,
formularze, kwerendy i raporty poznając przy tym funkcje i możliwości programu
Access, które zbadamy bardziej szczegółowo w kolejnych rozdziałach. Na koniec zaj-
miemy się podglądem i drukowaniem obiektów bazodanowych.
PLIKI ĆWICZENIOWE Do ukończenia ćwiczeń z tego rozdziału będziemy potrzebować plików
ćwiczeniowych zawartych w folderze Chapter01. Więcej informacji można uzyskać w podroz-
dziale „Pobieranie plików ćwiczeniowych” we wprowadzeniu do tej książki.
Rozpoznawanie nowych funkcji
programu Access 2013
Access 2013 opiera się na wcześniejszych wersjach zapewniając wszechstronne narzę-
dzia na użytek wszystkich naszych potrzeb bazodanowych. W przypadku aktualizo-
wania wcześniejszej wersji do programu Access 2013 będziemy najprawdopodobniej
najbardziej zainteresowani różnicami między starą a nową wersją i zapewne będziemy
chcieli się więcej o nich dowiedzieć w jak najszybszy sposób. Poniższe podrozdziały
wymieniają listy nowych funkcji, które będziemy chcieli poznać w zależności od zna-
nej dotąd wersji programu Access. Powinniśmy zacząć od pierwszego podrozdziału
i podążać aż do podrozdziału dotyczącego poprzednio wykorzystywanej przez nas
wersji, aby mieć pełny obraz zmian.
Jeśli aktualizujemy program
z wersji Access 2010
Jeśli ktoś korzystał z wersji Access 2010, to może się zastanawiać, w jaki sposób fi rma
Microsoft mogła ulepszyć coś, co wydawało się w pełni rozbudowanym zestawem
funkcji i narzędzi. Nowe funkcje wprowadzone pomiędzy wersją Access 2010 a wersją
Access 2013 obejmują następujące elementy:
■ Aplikacje sieci web programu Access Nadal możemy tworzyć zaawansowane
aplikacje bazodanowe, które są przechowywane lokalnie lub w lokalizacji central-
nej. Jeśli jednak w fi rmie działa program Microsoft SharePoint z usługami Access
Services, to możemy teraz utworzyć formularz internetowy dla bazy danych, który
może być wyświetlany i edytowany z poziomu przeglądarki internetowej przez
1
##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw==
1
Rozdział 1: Podstawy Microsoft Access 2013
5
każdą osobę z odpowiednimi uprawnieniami. Sądząc po tym, jak wiele wysił-
ku fi rma Microsoft włożyła w opracowanie aplikacji sieci web programu Access,
to należy się spodziewać, że ten wspaniały rozwój funkcji internetowych rozpo-
częty w wersji Access 2010 będzie kontynuowany w przyszłości.
Funkcjonalność systemu Windows 8 Access 2013, podobnie jak wszystkie
programy pakietu Offi ce 2013, to w pełni funkcjonalna aplikacja dla systemu
Windows 8. Gdy działa w systemie operacyjnym Windows 8, nie tylko posiada
nowy, elegancki wygląd systemu Windows 8, ale także wprowadza najnowsze
technologie dotykowe zaprojektowane dla tabletów i urządzeń mobilnych.
Ekran startowy Program Access otwiera się na ekranie, który zapewnia łatwy
dostęp do nowych szablonów baz danych, ostatnio używanych baz danych oraz
lokalizacji, gdzie mogą być przechowywane istniejące bazy danych.
■
■
■ Dostęp do chmury Po połączeniu swojej instalacji pakietu Offi ce lub progra-
mu Access z kontem Microsoft (wcześniej znanym jako konto usługi Windows
Live) lub kontem Microsoft Offi ce 365, uzyskujemy opcję zapisywania baz danych
„w chmurze”, w bibliotece dokumentów SharePoint lub na witrynie Microsoft
SkyDrive, tak aby była dostępna, gdy nie będziemy przy swoim biurku.
Jeśli aktualizujemy program
z wersji Access 2007
Oprócz funkcji wymienionych w poprzednim podrozdziale, jeśli aktualizujemy pro-
gram z wersji Access 2007, to warto zwrócić uwagę na następujące funkcje, które
zostały wprowadzone w wersji Access 2010:
■ Widok Backstage Wszystkie narzędzia potrzebne do pracy z plikami bazy
danych, w przeciwieństwie do ich zawartości, są dostępne w jednym miejscu.
Widok Backstage możemy wyświetlić klikając kartę Plik, która zastępuje przycisk
Microsoft Offi ce po lewej stronie wstążki.
■ Modyfikowalna wstążka Możemy tworzyć swoje własne karty i grupy odpo-
wiadające naszemu sposobowi pracy.
■
■ Ujednolicanie motywów Możemy poprawiać wygląd obiektów bazodanowych,
takich jak formularze i raporty poprzez zastosowanie profesjonalnych motywów
z galerii opcji.
Bazy danych sieci web Dzięki programowi Access 2010 fi rmy mające pracow-
ników i klientów w różnych lokalizacjach geografi cznych mogą udostępniać swoje
bazy danych przez Internet za pomocą przeglądarki sieci web (ta technologia jest
wciąż dostępna w wersji Access 2013, ale została zastąpiona przez aplikacje sieci
web programu Access; baza danych sieci web z programu Access 2010 nie może
być przekonwertowana na aplikację sieci web programu Access).
##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw==
6
Microsoft Access 2013 Krok po kroku
1
■
Formularze nawigacyjne Oferując zaawansowane techniki przeglądania,
do których ludzie są przyzwyczajeni przez korzystanie z witryn internetowych,
formularze te stanowią podstawowe narzędzie nawigacyjne, które może zwiększyć
użyteczność i bezpieczeństwo danych w dowolnej bazie danych.
■ Nowe szablony baz danych Tworzenie powszechnych typów baz danych jest
łatwiejsze, gdy zaczynamy od szablonu. Szablony baz danych, które są dostar-
czane z programem Access, są uzupełniane przez szablony udostępniane przez
społeczność programistów baz danych za pośrednictwem witryny internetowej
pakietu Offi ce.
Części aplikacji Dodają predefi niowane obiekty bazodanowe do istniejącej bazy
danych. Oprócz różnych rodzajów formularzy dostępnych jest kilka części szyb-
kiego startu. Na przykład dodanie części Kontakty dodaje jedną tabelę i związane
z nią kwerendy, formularze i raporty.
■
■ Ulepszony widok układu i kontrolki układu Łatwiej jest dokonywać zmian
■
projektowych w widoku układu mając podgląd danych źródłowych.
Rozbudowany Konstruktor wyrażeń Układ okna dialogowego Konstruktor
wyrażeń został dopracowany tak, aby budowanie wyrażeń było bardziej intuicyj-
ne. Ponadto wprowadzona została funkcja zwana IntelliSense wyświetlająca opcje
na podstawie wprowadzanych informacji i zapewniająca wskazówki dotyczące
składni wyrażenia.
Poprawione formatowanie warunkowe Możemy skorzystać z pasków danych,
aby dodać szybką wizualizację danych w polach liczbowych.
■ Możliwość eksportu do plików w formatach PDF i XPS
Jeśli chcemy udo-
stępnić innym raport lub inny obiekt bazodanowy, ale nie chcemy, aby mogli
oni go modyfi kować, możemy wyeksportować obiekt w formacie PDF lub XPS.
Możemy zoptymalizować rozmiar pliku do drukowania lub publikowania online.
■
Jeśli aktualizujemy program
z wersji Access 2003
Oprócz funkcji wymienionych w poprzednich podrozdziałach, jeśli aktualizujemy
program z wersji Access 2003, to warto zwrócić uwagę na następujące funkcje, które
zostały wprowadzone w wersji Access 2007:
■ Wstążka
Interfejs użytkownika organizuje najczęściej używane polecenia dla
każdego obiektu bazodanowego w zakładki i grupy, tak by odpowiednie polecenia
były natychmiast dostępne dla bieżącego obiektu.
Pasek narzędzi Szybki dostęp Możemy dostosowywać ten pasek narzędzi, aby
zawierał najczęściej wykorzystywane polecenia, bez względu na to, jaki obiekt jest
aktualnie aktywny.
■
##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw==
Rozdział 1: Podstawy Microsoft Access 2013
7
■ Okienko nawigacji Konfi gurowalne okienko nawigacji zastąpiło okno Baza
danych z wersji Access 2003. Możemy wyświetlać lub ukrywać wszystkie tabele,
kwerendy, formularze, raporty, makra i moduły, lub utworzyć niestandardową
grupę, która wyświetla jedynie obiekty, z którymi chcemy pracować w tej właś-
nie chwili. Możemy nawet ukryć okienko nawigacji, aby zrobić więcej miejsca
na ekranie dla swojego obiektu bazodanowego.
Pasek narzędzi Ten kontekstowy pasek narzędzi w prawym dolnym rogu okna
programu pozwala na przełączanie się jednym kliknięciem pomiędzy obsługiwa-
nymi widokami bieżącego obiektu bazodanowego.
■
■ Dokumenty z kartami Możemy otwierać wiele obiektów bazodanowych i szyb-
1
■
■
ko przełączać się między nimi klikając ich karty na pasku kart.
Biblioteka szablonów Możemy szybko odnaleźć i pobrać profesjonalnie zapro-
jektowane szablony dla typowych projektów baz danych.
Poprawione sortowanie i filtrowanie Możemy łatwo posortować wszystkie
rekordy w tabeli na podstawie jednego lub kilku pól albo przefi ltrować tabelę lub
formularz tak, aby wyświetlały lub ukrywały rekordy spełniające wiele kryteriów.
■ Widok układu Możemy zmieniać projekt formularza lub raportu podczas jego
przeglądania.
■ Układ tabelaryczny i arkusza danych Możemy grupować kontrolki w ukła-
dzie formularza lub raportu tak, aby łatwo dało się manipulować całą grupą jako
jednym elementem.
■ Automatyczny kalendarz Typ danych Data/godzina zawiera opcjonalną kon-
■
■
■
■
■
trolkę kalendarza. Można kliknąć ten kalendarz i wybrać żądany dzień.
Tekst sformatowany Pola długiego tekstu obsługują większość typowych opcji
formatujących, w tym czcionki, kolory oraz formatowanie znaków. Formatowanie
jest zapisywane w bazie danych.
Karta Tworzenie Możemy szybko utworzyć nową tabelę, formularz, kwerendę,
raport, makro, listę programu SharePoint lub inny obiekt programu Access.
Funkcja Sumy Możemy dodać wiersz podsumowujący do kwerendy i wybrać
coś z listy formuł do automatycznego obliczania wartości agregujących w formu-
larzach i raportach.
Lista pól Możemy przeciągać i upuszczać pola z jednej lub kilku powiązanych
lub niepowiązanych tabel do tabeli aktywnej.
Typ danych Załącznik Możemy dołączać zdjęcia i inne pliki do rekordu bazy
danych.
■ Wbudowane makra Makra zawarte w formularzu lub raporcie oferują wyższy
poziom zabezpieczeń w aplikacjach bazodanowych.
##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw==
8
Microsoft Access 2013 Krok po kroku
■
■
■
Pomoc programu Microsoft Access Możemy łatwo przeszukiwać zawartość
systemu pomocy dla użytkowników końcowych i programistów z poziomu pro-
gramu Access.
Lepsza wymiana informacji Możemy łatwo importować i eksportować dane
pomiędzy programem Access oraz innymi aplikacjami pakietu Offi ce albo pli-
kami .xml, .html i .pdf; łączyć bazę danych z listą programu SharePoint; albo
publikować swoje bazy danych w bibliotece programu SharePoint oraz pozwalać
użytkownikom na aktualizowanie i pobieranie informacji.
Poprawione projektowanie raportów Możemy szybko tworzyć profesjonalnie
wyglądające raporty, wraz z logo, nagłówkiem i stopką oraz korzystać z widoku
raportu w połączeniu z fi ltrami, żeby przeglądać tylko wybrane rekordy w raporcie.
■ Okienko Grupowanie, sortowanie i sumowanie Funkcja ta sprawia, że znacz-
nie łatwiej jest grupować i sortować dane w raportach oraz dodawać sumy z roz-
wijanej listy.
Rozbudowane zabezpieczenia Dodanie ochrony hasłem do bazy danych powo-
duje, że Access będzie automatycznie szyfrować bazę danych przy jej zamykaniu
i odszyfrowywać ją przy otwieraniu.
■
Praca w interfejsie użytkownika
programu Access 2013
Program, w którym pracujemy i który przedstawiamy na ilustracjach w tej książce, jest
stacjonarną instalacją wersji Access 2013 zainstalowaną z płyty DVD w ramach pakietu
programów Offi ce 2013. Użytkownik może mieć zainstalowany program Access 2013
jako samodzielny program lub jako część subskrypcji Offi ce 365, która pozwala użyt-
kownikom na instalację programów stacjonarnych z Internetu. Niezależnie od tego,
w jaki sposób zainstalowano program Access, ma on te same funkcje i działa w ten
sam sposób.
WSKAZÓWKA Office 365 jest rozwiązaniem opartym na chmurze, które może być wykorzy-
stywane przez małe, średnie i duże przedsiębiorstwa w celu zapewnienia szerokiego zakresu
produktów i usług dla swoich pracowników poprzez program subskrypcji licencji.
Tak jak w przypadku wszystkich programów w pakiecie Offi ce 2013, najbardziej
popularnym sposobem uruchomienia programu Access jest ekran Start (Windows 8)
lub menu Start (Windows 7) wyświetlane po kliknięciu lewej krawędzi paska zadań
systemu Windows. Po uruchomieniu programu Access bez otwierania bazy danych
pojawia się ekran startowy programu. Z poziomu tego ekranu można utworzyć nową
bazę danych lub otworzyć istniejącą. Tak czy owak baza danych zostanie wyświet-
lona w oknie programu, które zawiera wszystkie narzędzia potrzebne do tworzenia
1
##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw==
Rozdział 1: Podstawy Microsoft Access 2013
9
obiektów bazodanowych oraz wprowadzania i modyfi kowania danych. Interfejs pro-
gramu Access 2013 jest zaprojektowany tak, aby ściśle odzwierciedlać sposób, w jaki
ludzie pracują zazwyczaj w bazie danych. Jeśli ktoś nie zna tego interfejsu, który został
wprowadzony po raz pierwszy w wersji Access 2007, poniżej znajduje się krótki opis
elementów okna programu.
1
Pasek tytułu
Wstążka
Okienko nawigacji
Pasek stanu
Nowa pusta tabela wyświetlana w oknie programu Access 2013
##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw==
10
Microsoft Access 2013 Krok po kroku
1
Identyfikacja elementów okna programu
Okno programu składa się z następujących elementów:
■
Pasek tytułu Ten pasek w górnej części okna programu wyświetla nazwę aktyw-
nej bazy danych i domyślnie ścieżkę do folderu, w którym jest zapisana. Ponadto
oferuje narzędzia do zarządzania programem i oknem programu.
Ikona programu
Przyciski zarządzające oknem
Pasek narzędzi Szybki dostęp
Przycisk Microsoft Access – Pomoc
Możemy korzystać z narzędzi na pasku tytułu, aby przenosić i zmieniać rozmiar okna, cofać
lub przywracać zmiany, zapisywać bazę danych i uzyskiwać pomoc dotyczącą programu.
Po lewej stronie na pasku tytułu jest ikona programu, którą można kliknąć, aby
wyświetlić polecenia służące do przywracania, przenoszenia, zmieniania rozmiaru,
minimalizacji, maksymalizacji i zamykania okna programu.
Na prawo od ikony programu Access jest pasek narzędzi Szybki dostęp.
Domyślnie pasek narzędzi Szybki dostęp wyświetla przyciski Zapisz, Cofnij i Wykonaj
ponownie, ale można dostosować go do wyświetlania dowolnych poleceń.
Po prawej stronie paska tytułu znajdują się cztery przyciski: przycisk Pomoc
otwierający okno Access – Pomoc, w którym możemy korzystać ze standardo-
wych technik do wyszukiwania informacji oraz znajome przyciski Minimalizuj,
Maksymalizuj/Przywróć w dół i Zamknij.
WSKAZÓWKA Możemy odkryć, że wydajniej będzie się nam pracować, gdy zorganizuje-
my często używane polecenia na pasku narzędzi Szybki dostęp, a następnie wyświetlimy
go pod wstążką bezpośrednio nad obszarem roboczym. Więcej informacji na ten temat
można znaleźć w części „Manipulowanie paskiem narzędzi Szybki dostęp” w rozdziale 13
„Wydajniejsza praca z programem Access”.
ZOBACZ TAKŻE
Informacje na temat systemu pomocy programu Access można też znaleźć
w notce „Uzyskiwanie pomocy dla programu Access 2013” w dalszej części tego rozdziału.
■ Wstążka Poniżej paska tytułowego wszystkie polecenia dotyczące pracy z bazą
danych programu Access są przedstawione jako przyciski w tym centralnym miej-
scu, co pozwala nam wydajnie pracować z programem.
Karty
Grupy
Uruchamianie okna dialogowego
Każda karta wstążki zawiera określoną kategorię poleceń.
##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw==
Rozdział 1: Podstawy Microsoft Access 2013
11
1
WSKAZÓWKA
Jeśli wstążka jest wyświetlana jako szereg kart w górnej części obszaru ro-
boczego, należy kliknąć kartę Narzędzia główne, aby wyświetlić przyciski należące do tej
karty. Za chwilę powiemy, jak sterować wyświetlaniem wstążki. Nie ma się czego obawiać,
jeśli wstążka wygląda inaczej niż przedstawiona na naszym ekranie. Zainstalowane progra-
my mogą dodawać swoje własne karty do wstążki albo ustawienia ekranu mogą być inne.
Więcej informacji można znaleźć pod nagłówkiem „Praca ze wstążką” w dalszej części tego
tematu.
W górnej części wstążki znajduje się zestaw kart. Kliknięcie karty wyświetla
powiązany z nią zestaw poleceń.
Polecenia związane z zarządzaniem programem Access i bazami danych pro-
gramu Access (a nie ich treścią) są zgrupowane razem w widoku Backstage, który
możemy wyświetlić klikając kolorową kartę Plik znajdującą się na lewym końcu
wstążki. Polecenia dostępne w widoku Backstage są zorganizowane na stronach,
które można wyświetlić klikając karty stron w kolorowym okienku po lewej stro-
nie. Ponownie możemy wyświetlić bazę danych i wstążkę klikając strzałkę powro-
tu znajdującą się nad kartami stron.
Widok Backstage, w którym możemy zarządzać plikami i dostosowywać program.
Polecenia związane z pracą z zawartością bazy danych są reprezentowane przez
przyciski na pozostałych kartach wstążki. Gdy zaznaczony jest jakiś obiekt w bazie
danych, jedna lub kilka kart narzędzi mogą pojawić się po prawej stronie wstąż-
ki, żeby udostępnić polecenia związane z określonym obiektem. Karty narzędzi
ponownie znikną, gdy związany z nimi obiekt nie będzie już aktywny lub gdy
widok bieżący ich nie obsługuje.
##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw==
12
Microsoft Access 2013 Krok po kroku
WSKAZÓWKA Niektóre starsze polecenia nie są już wyświetlane jako przyciski na wstążce,
ale są nadal dostępne w programie. Istnieje możliwość udostępnienia tych poleceń poprzez
dodanie ich do paska narzędzi Szybki dostęp. Więcej informacji na ten temat można zna-
leźć w części „Manipulowanie paskiem narzędzi Szybki dostęp” w rozdziale 13 „Wydajniej-
sza praca z programem Access”.
W każdej zakładce przyciski odpowiadające poleceniom są zorganizowane
w nazwane grupy. Możemy wskazać dowolny przycisk, aby wyświetlić etykietkę
ekranową z nazwą polecenia i jego skrót klawiszowy (jeśli jest).
ZOBACZ TAKŻE Więcej informacji na temat sterowania wyświetlaniem i zawartością etykietek
ekranowych można znaleźć w części „Zmienianie domyślnych opcji programu” w rozdzia-
le 13 „Wydajniejsza praca z programem Access”.
Niektóre przyciski zawierają zintegrowaną lub osobną strzałkę. Jeśli przycisk jest
zintegrowany ze strzałką, to kliknięcie przycisku wyświetla opcje uściślające dzia-
łanie tego przycisku. Jeśli przycisk i strzałka są oddzielone od siebie, to kliknięcie
przycisku wykonuje domyślne działanie wskazywane przez aktualną ikonę przy-
cisku. Można zmienić domyślne działanie klikając strzałkę, a następnie klikając
żądane działanie.
Powiązane, ale rzadziej używane polecenia nie są przedstawiane jako przyci-
ski w grupie. Zamiast tego są dostępne w oknie dialogowym lub okienku, które
wyświetlamy klikając przycisk wywołujący okno dialogowe znajdujący się w pra-
wym dolnym rogu danej grupy.
Z prawej strony nazw grup wstążki znajduje się przycisk Zwiń Wstążkę.
Kliknięcie tego przycisku ukrywa grupy poleceń, pozostawia jednak widoczne
nazwy kart. Następnie możemy kliknąć nazwę dowolnej karty, aby tymczaso-
wo wyświetlić jej polecenia. Kliknięcie w dowolnym miejscu innym niż wstąż-
ka ponownie ukrywa polecenia. Gdy pełna wstążka jest tymczasowo widoczna,
możemy kliknąć przycisk Przypnij wstążkę (z pinezką) po prawej stronie nazw
grup, aby trwale wyświetlać wstążkę.
SKRÓT KLAWISZOWY Naciśnięcie kombinacji klawiszy Ctrl+F1 minimalizuje lub rozwija
wstążkę. Listę skrótów klawiszowych można znaleźć w części „Skróty klawiszowe” na końcu
tej książki.
■ Okienko nawigacji Po lewej stronie okna programu okienko nawigacji wyświet-
la listy obiektów bazodanowych. Domyślnie wyświetla wszystkie obiekty z bazy
danych według typu obiektu, ale można przefi ltrować listę klikając pasek tytułu
okienka, a następnie klikając kategorię lub grupę obiektów, które chcemy wyświet-
lić. Możemy zwijać i rozwijać grupy na tej liście klikając przyciski z podwójną
strzałką na paskach tytułowych poszczególnych części. Jeśli okienko nawigacji
1
##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw==
Rozdział 1: Podstawy Microsoft Access 2013
13
nam przeszkadza, możemy kliknąć przycisk Zamknij/Otwórz pasek przegrody rucho-
mej w jego prawym górnym rogu, aby je zminimalizować. Aby ponownie wyświet-
lić okienko nawigacji, należy ponownie kliknąć przycisk Otwórz/Zamknij pasek
przegrody ruchomej. Można przeciągać prawą krawędź okienka w lewo lub w pra-
wo, aby je zwęzić lub poszerzyć.
1
SKRÓT KLAWISZOWY Możemy nacisnąć F11, aby wyświetlić lub ukryć okienko nawigacji.
■
Pasek stanu Umieszczony wzdłuż dolnej krawędzi okna programu, pasek ten
wyświetla informacje o bieżącej bazie danych i zapewnia dostęp do niektórych
funkcji programu. Na prawym końcu paska jest pasek narzędzi , który zapewnia
wygodne w użyciu przyciski służące do przełączania widoku aktywnego obiektu
bazodanowego.
Pasek narzędzi Wyświetl skróty
Informacje o bazie danych
Informacje o klawiaturze
Pasek stanu informuje nas o bieżącym widoku i stanie klawiatury.
Celem tych wszystkich funkcji interfejsu użytkownika jest uczynienie pracy w bazie
danych jak najbardziej intuicyjną. Polecenia dla często wykonywanych zadań są łatwo
dostępne, a nawet te rzadziej wykorzystywane są łatwe do znalezienia.
Praca ze wstążką
Podobnie jak w przypadku wszystkich programów pakietu Offi ce 2013, wstążka
programu Access jest dynamiczna, co oznacza, że przy zmianie jej szerokości przy-
ciski dostosowują się do dostępnego miejsca. W wyniku tego przycisk może być
duży lub mały, może mieć etykietę lub jej nie mieć, a nawet może stać się elementem
dłuższej listy.
■
■
Szerokość wstążki zależy od następujących trzech czynników:
Szerokości okna programu Zmaksymalizowanie okna programu zapewnia naj-
więcej miejsca dla wstążki.
Rozdzielczości ekranu Rozdzielczość ekranu jest jego wielkością wyrażoną jako
szerokość w pikselach × wysokość w pikselach. Im większa rozdzielczość ekranu,
tym większa ilość informacji, które zmieszczą się na jednym ekranie. Opcje roz-
dzielczości ekranu zależą od karty grafi cznej i monitora. Typowe rozdzielczości
ekranu mieszczą się w zakresie od 800 × 600 do 2560 × 1600. Im większa sze-
rokość w pikselach (pierwsza liczba), tym większa liczba przycisków, które mogą
być wyświetlane na wstążce.
##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw==
14
Microsoft Access 2013 Krok po kroku
1
Aby zmienić rozdzielczość ekranu:
1 Otwórz element panelu sterowania Rozdzielczość ekranu korzystając z jednej
z następujących metod:
❍ Kliknij prawym przyciskiem myszy pulpit systemu Windows, a następnie
kliknij Rozdzielczość ekranu.
❍ Kliknij pusty obszar w górnej części ekranu Start systemu Windows 8
i wpisz tekst: rozdzielczość ekranu. Następnie w okienku Wyszukiwanie
kliknij Ustawienia, a w wynikach wyszukiwania Ustawienia kliknij Dopasuj
rozdzielczość ekranu.
❍ W Panelu sterowania otwórz element Ekran, a następnie kliknij Dopasuj roz-
dzielczość (jeśli Panel sterowania jest ustawiony na widok Kategoria, kliknij
Dopasuj rozdzielczość ekranu w kategorii Wygląd i personalizacja).
2 Na stronie Rozdzielczość ekranu kliknij strzałkę przy opcji Rozdzielczość, kliknij
lub przeciągnij suwak do żądanej rozdzielczości ekranu, a następnie kliknij
przycisk Zastosuj lub OK.
Na stronie Rozdzielczość ekranu ustawiamy rozdzielczość przeciągając suwak.
■
Powiększenia elementów wyświetlanych na ekranie
Jeśli zmienimy ustawie-
nie powiększenia w systemie Windows, tekst i elementy interfejsu użytkownika
staną się większe i bardziej czytelne, ale mniej elementów zmieści się na ekranie.
Możemy ustawiać powiększenie pomiędzy 100 a 500 procent.
##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw==
Rozdział 1: Podstawy Microsoft Access 2013
15
Możemy zmienić powiększenie elementów ekranowych z poziomu opcji Ekran,
którą możemy otworzyć w Panelu sterowania lub korzystając z jednej z następu-
jących metod:
❐ Kliknij prawym przyciskiem myszy pulpit systemu Windows, kliknij Personalizuj,
a następnie w lewym dolnym rogu strony Personalizacja kliknij opcję Ekran.
❐ Wpisz tekst ekran u góry ekranu Start systemu Windows 8, kliknij Ustawienia,
a następnie kliknij Ekran w wynikach wyszukiwania Ustawienia.
1
Na stronie Ekran możemy wybrać jedną ze standardowych opcji powiększenia lub zmienić
rozmiar tekstu dla poszczególnych elementów.
Aby zmienić powiększenie elementów ekranowych do 125 lub 150 procent, nale-
ży kliknąć tę opcję na stronie Ekran.
Aby wybrać inny współczynnik powiększenia, trzeba kliknąć łącze Opcje roz-
miaru niestandardowego, a następnie w oknie dialogowym Opcje rozmiaru niestan-
dardowego kliknąć żądane powiększenie na liście rozwijanej lub zaznaczyć jeszcze
większe powiększenie na linijce.
Można ustawić współczynnik powiększenia
nawet na 500 procent przeciągając linijkę
w oknie dialogowym Opcje rozmiaru
niestandardowego.
##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw==
16
Microsoft Access 2013 Krok po kroku
1
Po kliknięciu przycisku OK w oknie dialogowym Opcje rozmiaru niestandardo-
wego, ustawiony współczynnik powiększenia będzie pokazywany na stronie Ekran
wraz z wszelkimi ostrzeżeniami o możliwych problemach związanych z wybra-
niem tego powiększenia. Kliknij Zastosuj na stronie Ekran, aby zastosować wybrane
powiększenie.
Kroki dostosowawcze dla ćwiczeń
Zrzuty ekranowe zawarte w tej książce zostały przechwycone przy rozdzielczości
ekranu 1280 × 800 pikseli, przy 100-procentowym powiększeniu. Przy innych
ustawieniach wstążka na ekranie może nie wyglądać tak samo, jak pokazano
w tej książce. W rezultacie instrukcje do ćwiczeń, które wiążą się z użyciem
wstążki, mogą wymagać niewielkich zmian.
Jeśli polecenie występuje na wstążce, nasze instrukcje wykorzystują format
zaprezentowany w następującym przykładzie:
■ Na karcie Narzędzia główne w grupie Sortowanie i filtrowanie kliknij przycisk
Rosnąco.
Jeśli polecenie jest na liście, nasze instrukcje wykorzystują format pokazany
w poniższym przykładzie:
■ Na karcie Narzędzia główne w grupie Rekordy kliknij przycisk Więcej,
a następnie na liście kliknij Ukryj pola.
Jeżeli inne ustawienia ekranu powodują pojawianie się przycisku w innym miej-
scu na ekranie, niż jest to opisane w tej książce, możemy łatwo dostosować
kroki, żeby znaleźć to polecenie. Najpierw kliknij podaną w instrukcji kartę,
a następnie znajdźmy podaną grupę. Jeśli grupa została zmniejszona do listy lub
przycisku grupy, trzeba kliknąć tę listę lub przycisk, aby wyświetlić polecenia
tej grupy. Jeśli nie możemy natychmiast zidentyfi kować żądanego przycisku,
możemy wskazywać myszą prawdopodobnych kandydatów, aby wyświetlać ich
nazwy w etykietkach ekranowych.
W tej książce zapewniamy instrukcje oparte na tradycyjnych metodach wej-
ściowych wykorzystujących klawiaturę i myszkę. W razie korzystania z pro-
gramu Access na urządzeniu obsługującym dotyk można wydawać polecenia
dotykając ekranu palcem lub rysikiem. W takim przypadku wystarczy użyć
puknięcia w ekran za każdym razem, gdy polecamy kliknąć element interfejsu
użytkownika. Należy też zwrócić uwagę, że gdy nakazujemy wprowadzić jakieś
informacje w programie Access, można to zrobić pisząc na klawiaturze, korzy-
stając z klawiatury ekranowej lub nawet mówiąc do mikrofonu, w zależności
od konfi guracji komputera i ustawień użytkownika.
##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw==
Rozdział 1: Podstawy Microsoft Access 2013
17
W tym ćwiczeniu uruchomimy program Access i zbadamy widok Backstage oraz
wstążkę.
1
KONFIGURACJA Do ukończenia tego ćwiczenia będzie nam potrzebna baza danych Garden-
Company01 znajdująca się w folderze Chapter01 z plikami ćwiczeniowymi, ale nie należy jej
jeszcze otwierać. Wykonaj następujące kroki.
1 Z ekranu Start (Windows 8) lub menu Start (Windows 7) uruchom program
Access 2013.
2 Na stronie startowej programu Access, w dolnej części lewego okienka kliknij
Otwórz inne pliki, aby wyświetlić stronę Otwórz w widoku Backstage.
WSKAZÓWKA Z poziomu widoku Backstage możemy zarządzać swoimi plikami bazodano-
wymi programu Access, ale nie pracujemy z zawartością baz danych. Na przykład możemy
utworzyć bazę danych, ale nie obiekt bazodanowy. Zadania, które można wykonywać w wi-
doku Backstage, omówimy w innych rozdziałach niniejszej książki.
3 W lewym okienku strony Otwórz kliknij Komputer, a w prawym okienku kliknij
przycisk Przeglądaj. Następnie w oknie dialogowym Otwieranie przejdź do foldera
Chapter01 z plikami ćwiczeniowymi i podwójnie kliknij GardenCompany01, aby
otworzyć tę bazę danych.
4 Jeśli pojawi się ostrzeżenie o zabezpieczeniach, kliknij Włącz zawartość w pasku
ostrzeżenia o zabezpieczeniach.
WSKAZÓWKA Koniecznie trzeba przeczytać notatkę „Włączanie makr i innej zawartości ak-
tywnej” w dalszej części tego rozdziału, aby poznać opcje zabezpieczeń programu Access.
Zapisz bazę danych, abyś mógł się nią zajmować bez obawy nadpisania oryginal-
nego pliku ćwiczeniowego.
5 Kliknij kartę Plik, aby wyświetlić widok Backstage, a następnie kliknij opcję Zapisz
jako po lewej stronie. Następnie przy zaznaczonej opcji Zapisz bazę danych jako
w lewym okienku na stronie Zapisz jako i zaznaczonej opcji Baza danych programu
Access w obszarze Typy plików bazy danych w prawym okienku, kliknij przycisk
Zapisz jako.
6 W oknie dialogowym Zapisywanie jako zapisz bazę danych pod inną nazwą,
na przykład MyGardenCompany01.
WSKAZÓWKA W tej książce zakładamy, że będziemy zapisywać pliki w folderach z plikami
ćwiczeniowymi, ale można je zapisywać w dowolnym miejscu. Gdy odwołujemy się w in-
strukcjach do folderów z plikami ćwiczeniowymi, wystarczy skorzystać z wybranej przez
siebie lokalizacji do zapisu plików.
##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw==
18
Microsoft Access 2013 Krok po kroku
1
7 Kliknij Włącz zawartość w pasku ostrzeżenia o zabezpieczeniach.
Po lewej stronie okienko nawigacji wyświetla listę wszystkich obiektów w tej bazie
danych. W górnej części okna wstążka zawiera pięć kart: Plik, Narzędzia głów-
ne, Tworzenie, Dane zewnętrzne i Narzędzia bazy danych. Ponieważ żaden obiekt
bazodanowy nie jest obecnie otwarty, to domyślnie aktywna jest karta Narzędzia
główne, ale żaden z jej przycisków nie jest dostępny.
WSKAZÓWKA Bazy danych utworzone w programie Access 2013 korzystają z formatu za-
pisu plików wprowadzonego w wersji Access 2007, a ich pliki mają rozszerzenie .accdb.
W programie Access 2013 możemy otwierać pliki baz danych utworzone we wcześniej-
szych wersjach programu Access (które mają rozszerzenie .mdb). Możemy następnie pra-
cować z nimi i zapisywać je w starym formacie lub zapisywać je w nowym formacie. Jeśli
je przekonwertujemy, to nie będziemy mogli ich już otworzyć w wersjach wcześniejszych
niż Access 2007. Aby uzyskać więcej informacji na temat formatu ACCDB, można wyszukać
accdb w pomocy programu Access.
8 W pasku tytułu okienka nawigacji kliknij Wszystkie obiekty programu Access,
a następnie w obszarze Filtruj według grup w menu kliknij Tabele, aby wyświetlać
tylko tabele na liście okienka nawigacji.
9 W okienku nawigacji podwójnie kliknij tabelę Categories, aby otworzyć ją w osob-
nej karcie. Należy zwrócić uwagę, że pasek nawigowania po rekordach u dołu stro-
ny informuje nas, ile rekordów zawiera ta tabela i który z nich jest aktywny, oraz
umożliwia przechodzenie pomiędzy rekordami. Zwróć też uwagę, że na wstążce
pojawiły się karty narzędzi Pola i Tabela. Te karty narzędzi są wyświetlane tylko
wtedy, gdy pracujesz z tabelą.
WSKAZÓWKA Domyślnie Access 2013 wyświetla obiekty bazodanowe na osobnych kar-
tach. Możemy też wyświetlać każdy obiekt w osobnym oknie. W oknie dialogowym Opcje
programu Access trzeba wyświetlić stronę Bieżąca baza danych, a następnie w obszarze
Opcje aplikacji kliknąć opcję Nakładające się okna w grupie Opcje okna dokumentu. Okno
każdego obiektu będzie miało wtedy swój własny zestaw przycisków Minimalizuj, Przywróć
w dół/Maksymalizuj oraz Zamknij. Możemy przenosić okna przeciągając ich paski tytułów,
możemy zmieniać ich rozmiar przeciągając ich obramowania, i możemy je układać klikając
przycisk Przełącz okna w grupie Okno oraz wybierając żądaną opcję (ta grupa zostanie
dodana do karty Narzędzia główne, gdy wybierzemy opcję Nakładające się okna w oknie
dialogowym Opcje programu Access).
##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw==
Rozdział 1: Podstawy Microsoft Access 2013
19
Karty narzędzi
1
Przefiltrowane
okienko nawigacji
Pasek nawigowania
po rekordach
Tabela wyświetlana
w swojej karcie
Przyciski odpowiadające poleceniom związanym z pracą nad zawartością bazy danych
są zorganizowane w sześciu grupach karty Narzędzia główne: Widoki, Schowek, Sortowanie
i filtrowanie, Rekordy, Znajdowanie oraz Formatowanie tekstu.
##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw==
20
Microsoft Access 2013 Krok po kroku
10 Na karcie Narzędzia główne kliknij przycisk wywołujący okno dialogowe w grupie
Formatowanie tekstu, aby otworzyć okno dialogowe Formatowanie arkusza danych.
1
W oknie dialogowym Formatowanie arkusza danych mamy dostęp do ustawień, które nie
są dostępne jako przyciski w grupie Formatowanie tekstu, takich jak Kolor linii siatki oraz
Style krawędzi i linii.
11 Zamknij okno dialogowe Formatowanie arkusza danych.
12 Kliknij kartę Tworzenie.
Przyciski odpowiadające poleceniom związanym z tworzeniem obiektów bazodanowych
są zorganizowane w sześciu grupach karty Tworzenie: Szablony, Tabele, Kwerendy,
Formularze, Raporty oraz Makra i kod.
13 Podwójnie kliknij kartę Tworzenie.
Podwójne kliknięcie aktywnej karty ukrywa grupy przycisków na wstążce i zapewnia więcej
miejsca dla bieżącego obiektu bazodanowego.
##7#52#aSUZPUk1BVC1WaXJ0dWFsbw==
Rozdział 1: Podstawy Microsoft Access 2013
21
14 Kliknij kartę Dane zewnętrzne, aby tymczasowo wyświetlić pełną wstążkę, która
pojawi się nad tabelą.
1
Przyciski odpowiadające poleceniom związanym z przenoszeniem informacji pomiędzy bazą
danych a innymi źródłami są zorganizowane w trzech grupach na karcie Dane zewnętrzne:
Importowanie i łączenie, Eksportowanie oraz Listy połączone z siecią Web.
15 Kliknij w dowolnym miejscu w otwartej tabeli i zwróć uwagę, że wstążka ponow-
nie zniknie.
16 Podwójnie kliknij kartę Narzędzia bazy danych, aby trwale wyświetlić wstążk
Pobierz darmowy fragment (pdf)