Cyfroteka.pl

klikaj i czytaj online

Cyfro
Czytomierz
00331 008855 21038910 na godz. na dobę w sumie
Nareszcie więcej zysku! 99 porad, jak obniżyć koszty przedsiębiorstwa - ebook/pdf
Nareszcie więcej zysku! 99 porad, jak obniżyć koszty przedsiębiorstwa - ebook/pdf
Autor: Liczba stron: 176
Wydawca: BC Edukacja Język publikacji: polski
ISBN: 978-83-62180-90-5 Data wydania:
Lektor:
Kategoria: ebooki >> biznes >> zarządzanie i marketing
Porównaj ceny (książka, ebook, audiobook).

Seria: BC.edu Biznes

Chciałbyś, by Twoja firma przyniosła większe zyski, posiadała stabilną bazę kapitałową, była konkurencyjna i miała zapewniony długotrwały sukces rynkowy? Aby to osiągnąć, nie musisz wcale zwiększać obrotów, wprowadzać na rynek ryzykownych innowacji czy toczyć niebezpiecznej walki cenowej. Wystarczy planowo i konsekwentnie wykorzystywać własny potencjał w sferze obniżania kosztów. „Nareszcie więcej zysku!” dostarczy ci wskazówek, jak zredukować koszty, rozpoznać typowe czynniki wpływające na ich powstawanie i zmienić niewłaściwy sposób myślenia. Rady wypróbowane w praktyce wskażą Ci odpowiednie działania, dzięki czemu obniżanie kosztów stanie się Twoim nawykiem. Na końcu każdego rozdziału znajdziesz tabelkę pozwalającą oszacować nakłady pracy, czasochłonność i potencjalne korzyści wynikające z wprowadzonych zmian.

Znajdź podobne książki Ostatnio czytane w tej kategorii

Darmowy fragment publikacji:

Drodzy Czytelnicy Niniejsza książka nie jest przeznaczona dla krótkowzrocznych menedżerów, którzy za wszelką cenę chcą się pochwalić wynikami przed zarządem, akcjonariuszami czy ban- kiem. Ma na celu pokazanie, że nie każdy sposób cięcia kosztów jest dobry dla firmy i naucza właściwych form wprowadzania oszczędności. Źle zarządzana firma się nie roz- wija, gdyż obroty spadają, a koszty ciągle rosną. Umocnić kapitał własny, podwyższyć poziom konkurencyjności firmy czy ugruntować jej pozycję rynkową można tylko dzięki dobrym wynikom. Jednak aby je osiągnąć, trzeba umieć skutecznie i szybko obniżać koszty oraz przewidywać, czy za pięć lat przedsiębior- stwo nadal będzie odnosiło sukcesy. Niezbędna jest do tego umiejętność spojrzenia na firmę i jej otoczenie z innego punktu widzenia. Niniejsza publikacja ma pomóc menedże- rom i ich firmom przez przedstawienie im sprawdzonych sposobów obniżania kosztów. Wynagrodzenie za pracę to bez wątpienia najpoważniejsza pozycja w kosztorysie, dla- tego temu zagadnieniu poświęcono odrębną część podręcznika. Warto uświadomić sobie, że w sytuacji kryzysowej – zamiast zwalniać najlepszych i najbardziej wydajnych pracowników – lepiej we właściwym czasie zatrudnić odpowied- nich ludzi i wspierać ich w efektywnym działaniu. Należy także zrozumieć, że błędem jest zamiana planowych działań controllingowych w chaotyczne, niezapowiedziane kontrole- -naloty. Zasadniczą kwestią jest bowiem zwiększenie wydajności. Pewien dyrektor firmy średniej wielkości bardzo trafnie określił ten problem: Odkąd zmniejszyliśmy o połowę liczbę pracowników w dziale controllingu i drastycznie zredukowaliśmy kadrę kierowniczą, wyszliśmy na prostą i osiągamy większe zyski. Kolejnym problemem bywa marketing. Co z tego, że firma corocznie obniża koszty o 15–20 , jeśli jej obroty maleją jeszcze szybciej, właściciel nie ma pomysłu na dalsze zarządzanie przedsiębiorstwem, dział marketingu właściwie nie istnieje, nakłady na rekla- mę można dostrzec tylko przez lupę, a nowych klientów – jak na lekarstwo. A co z szefami dystrybucji i królami marketingu, którzy żądają ustalania niewyobrażalnych budżetów i z roku na rok bez zastanowienia zwiększają koszty? Uczuleni na takie pojęcia, jak marke- ting partyzancki, efektywność i kontrola wydajności, nie dostrzegają, że ponad 80 wy- datków na marketing nie przybliża do osiągnięcia wyznaczonych celów. Sposób myślenia prezentowany w niniejszej książce nie tylko pomaga skuteczniej gospodarować wydatka- mi, lecz także przyczynia się do właściwie ukierunkowanego obniżania nakładów. Żeby efektywnie działać, trzeba ponosić koszty, które – jak wiadomo – stale rosną. Ob- niżania kosztów nie można zatem traktować jak sporadycznie stosowanej diety – trzeba się postarać, by stało się przyzwyczajeniem. Tylko te firmy, których wydatki są regularnie kontrolowane i stale utrzymywane na niskim poziomie, mają szansę przetrwać na rynku. Książka zawiera wskazówki, jak wykryć nietypowe źródła wydatków, obniżyć koszty oraz zmienić stereotypowe podejście do niektórych kwestii związanych z zarządzaniem. Jednak efekty osiągnie się dopiero wtedy, gdy po przeczytaniu kolejnych porad i ich prze- analizowaniu przejdzie się do działania. Istotą zarządzania jest bowiem myślenie i dzia- łanie. Inwestycja, jaką był zakup tej książki, zwróci się tylko wówczas, gdy wdroży się przynajmniej jeden z przedstawionych w niej sposobów obniżania kosztów. Przy każdym rozwiązaniu warto poświęcić parę minut na zastanowienie się, jak najłatwiej wprowadzić je w życie. Jeżeli stosunek pomiędzy nakładem czasu i pracy a efektywnością wydaje się korzystny, warto przystąpić do działania. Czas menedżera jest cenny, dlatego lepiej wy- korzystać jeden sposób, niż przekartkować kilkanaście następnych stron i nie zrobić nic. Przy każdej poradzie zasygnalizowano stopień trudności wdrożenia danego rozwiązania, jego czasochłonność oraz spodziewane korzyści. Reasumując: osiąganie zysków jest obowiązkiem każdej firmy, bo tylko przedsiębior- stwo przynoszące zyski utrzyma się na rynku, pracownikom zapewni miejsce zatrudnie- nia, a właścicielom – dochód. Aby było to jednak możliwe, należy pamiętać, że koszty narastają z każdym dniem, w którym nie podejmuje się odpowiednich kroków w celu ich obniżenia. Życzę sukcesów! Kirchentellinsfurt k. Tybingi, styczeń 2007 Gerhard Gieschen Uwaga do wydania polskiego Niektóre informacje odnoszące się bezpośrednio do niemieckich przepisów prawa i go- spodarki dostosowano do polskich warunków prawnorynkowych, tak by książka jak naj- lepiej służyła naszym czytelnikom. O autorze Gerhard Gieschen pochodzi z Dolnej Saksonii. Studiował ekonomikę przedsiębiorstw przy IBM Niemcy. Dwa lata później rozpoczął samodzielną działalność. Jest współzałoży- cielem, wspólnikiem lub członkiem zarządu wielu firm informatycznych i usługowych. Od dwudziestu lat zajmuje się doradztwem w zakresie wzrostu dochodów firmy (dla osób prowadzących samodzielną działalność, przedstawicieli wolnych zawodów i początkują- cych przedsiębiorców). W ramach kompleksowego doradztwa, kierując się dewizą my- ślenie i działanie, opracowuje sposoby wyboru strategii działania, zwiększania zysku, optymalizacji procesów oraz redukcji kosztów i ryzyka, a także je wdraża. Gieschen udziela konkretnych rad, jak zwiększyć zysk. Financial Times, 13.07.2005 Spis treści Część A Możliwości: identyfikacja d a R d a R a 1 a 2 a 3 a 4 a 5 d a R d a R d a R a 6 d a R 10 i skuteczne wdrażanie . . . . 9 Wybieraj skuteczne sposoby obniżania kosztów . . . . . . . . 9 Wdrażanie sposobów obniżania kosztów . . . . . . . . Nie dowierzaj statystykom: dotrzyj do źródła. . . . . . . . . . Wybieraj właściwe dane porównawcze . . . . . . . . . . . . Koszty stałe: zacznij od obniżenia najniebezpieczniejszych kosztów. . . . . . . . . . . . . . . . . Dobre koszty – złe koszty . . . . . . . . . . . . . . . 17 12 14 15 Część B Personel: podstawowe źródło kosztów i zysków . . . . . . . 18 Najlepsza na świecie lista sposobów obniżania kosztów! 18 Zwolnij nieefektywnych pracowników . . . . . . . . . . . . 20 Zmniejsz absencję pracowników . . . . . . . . . . . . 23 Nie zatrudniaj nikogo bez namysłu . . . . . . . . . . . . . 24 Oszczędzaj przy rekrutacji. . . . . . . . . . . . 26 Spraw, by pracownik był efektywny od pierwszego dnia pracy . . . . . . . . . . . . . . . 27 Spraw, by pracownicy byli efektywni . . . . . . . . . . . . 30 Motywuj pracowników. . . . . 31 Mniej gadania, więcej działania . . . . . . . . . . 33 d a R d a R d a R a 7 a 8 a 9 a 10 a 11 a 12 d a R d a R d a R d a R a 13 a 14 a 15 d a R d a R d a R a 16 a 17 d a R d a R a 18 a 19 a 20 d a R d a R a 21 d a R Promuj asynchroniczne techniki komunikacji . . . . . . 35 Utrwalaj efekty osiągnięte za pomocą seminariów i szkoleń . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Nie toleruj dorabiania po godzinach . . . . . . . . . . . . 37 Samochód służbowy – cztery grzechy główne . . . . . 39 Ogranicz prywatne użytkowanie samochodów służbowych. . . . . . . . . . . . . . 41 Redukuj koszty podróży służbowych u źródła . . . . . . 42 d a R d a R d a R d a R a 22 a 23 a 24 a 25 a 26 Część C Procedury i procesy: prawdziwe przyczyny wzrostu kosztów . . . . . . . 45 Znajdź nieefektywne procesy . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Postaraj się uprościć oprogramowanie . . . . . . . . . 47 Zredukuj asortyment towarów i części zamiennych . . . . . . . 49 Ogranicz liczbę dostawców . . . . . . . . . . . . . . 51 Zapowiedz niektórym klientom, że chcesz się z nimi rozstać . . . . . . . . . . . . 52 Zrezygnuj z niektórych działań . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 Wprowadź standardy administracyjne . . . . . . . . . . 56 Outsourcing: dodatkowe zadania zleć ekspertom. . . . 59 Zorganizuj magazyn materiałów biurowych w systemie Kanban . . . . . . . 60 a 27 a 28 a 29 a 30 d a R d a R d a R d a R d a R d a R d a R d a R d a R a 31 a 32 a 33 a 34 a 35 a 36 a 37 a 38 d a R d a R d a R d a R a 39 d a R Wykorzystaj harmonogramy konserwacji i przeglądów . . 62 Skróć czas wykonywania poszczególnych zadań. . . . . 63 Zmień rytm pracy . . . . . . . . . 65 Zmniejsz wymagania formalne i ilościowe . . . . . . . 65 Zweryfikuj definicję pojęcia „jakość” . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Niech część pracy wykona za ciebie klient . . . . . . . . . . . 69 Zmień strukturę działu zakupów . . . . . . . . . . 70 Wykorzystaj trzy etapy dokonywania zakupów kanałami elektronicznymi . . 72 Sprawdź aktualne warunki dokonywania zakupów . . . . 73 Część D Dystrybucja: pozbądź się d a R d a R a 40 a 41 a 42 a 43 d a R d a R złych nawyków . . . . . . . . 75 Pięć miliardów, których nikt nie zauważa. . . . . . . . . . 75 Zmniejsz upusty . . . . . . . . . . 77 Pośrednio zwiększ aktywny czas sprzedaży. . . . 79 Bezpośrednio zwiększ aktywny czas sprzedaży. . . . 80 Część E Marketing: czasem mniej d a R d a R a 44 a 45 a 46 a 47 d a R d a R znaczy więcej . . . . . . . . . . 83 Zrezygnuj z niektórych potencjalnych klientów . . . . 83 Wykorzystaj „strategię autobusu”. . . . . . 84 Zadbaj o jednoznaczny przekaz informacji . . . . . . . . 86 Obserwuj konkurencję. . . . . 87 d a R a 48 a 49 d a R a 50 d a R Ogranicz udział w targach . . . . . . . . . . 88 Na targi wysyłaj tylko właściwych i dobrze przygotowanych pracowników . . . . . . . . . . . . 89 Ogranicz udział w imprezach związków i stowarzyszeń. . . 90 Część F Skuteczna i opłacalna a 51 d a R a 52 d a R a 53 d a R a 54 d a R a 55 d a R d a R a 56 a 1R a 57 d d a a R a 58 d a R d a R a 59 a 60 a 61 d a R d a R reklama . . . . . . . . . . . . . . 92 Zrezygnuj z agencji reklamowej albo podejmij współpracę z którąś z nich. . 92 Zredukuj koszty ponoszone na usługi agencji reklamowej i zwiększ efektywność . . . . . 93 Rozsądnie ogranicz liczbę zamieszczanych ogłoszeń reklamowych . . . . . . . . . . . . 94 Zmniejsz format, połącz reklamę drukowaną i internetową. . . . . . . . . . . . . 97 Zamieszczaj niezaplanowane reklamy tylko na superwarunkach . . . . . . . 99 Przeanalizuj e-wizerunek firmy. . . . . . . . . 99 Nie drukuj wszystkiego w drukarniach zagranicznych i internetowych. . . . . . . . . . . 101 Podczas mailingu nie przekraczaj standardowych opłat pocztowych. . . . . . . . . . . . . . 102 Ogranicz objętość i nakład gazetki dla klientów . . . . . . . 102 Weź pod lupę gazetkę dla pracowników . . . . . . . . . 104 Umieść naklejkę z logo firmy na zwykłej teczce . . . . . . . . . 104 a 62 d a R d a R d a R a 63 a 64 a 65 a 66 a 67 d a R d a R d a R a 68 d a R Materiały reklamowe drukuj i przechowuj w jednym miejscu. . . . . . . . . 105 Obniż koszty współpracy z prasą. . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 Rozgranicz sponsoring i darowizny . . . . . . . . . . . . . . 107 Ogranicz liczbę gadżetów reklamowych . . . . . . . . . . . . 108 W pułapce oszczędnej reklamy zewnętrznej . . . . . . 110 Umieść harmonogram działań marketingowych w widocznym miejscu . . . . . 111 Stwórz wzorcowy katalog . . 112 d a R d a R Część G Umowy i kontrakty . . . . . 115 Przeanalizuj warunki aktualnych a 69 umów i kontraktów . . . . . . . 115 Zrezygnuj z umów a 70 serwisowych. . . . . . . . . . . . . 117 Rozwiązuj umowy przed upływem a 71 okresu wypowiedzenia . . . . 118 Rozwiązuj umowy a 72 z zachowaniem okresu wypowiedzenia . . . . . . . . . . 120 Abonamenty i prenumeraty . . . . . . . . . . . . 122 a 73 d a R d a R d a R d a R Część H Ubezpieczenia . . . . . . . . . 124 Oszacuj ryzyko . . . . . . . . . . . 124 a 74 a 75 a 76 Obniż składki ubezpieczeniowe – zwiększ udział własny . . . . . 126 Korzystaj z usług brokera ubezpieczeniowego . . . . . . . 127 d a R d a R Część I IT, telekomunikacja d a R d a R d a R a 77 a 78 a 79 a 80 a 81 a 82 d a R d a R d a R a 83 d a R i oprogramowanie . . . . . . 129 Zredukuj liczbę licencji na oprogramowanie. . . . . . . 129 Kupuj licencje z drugiej ręki . . . . . . . . . . . . . 131 Zrezygnuj z aktualizacji . . . . 134 Obniż koszty łączy i dostępu . . . . . . . . . . . 135 Ogranicz pojemność pamięci . . . . . . . . . . . . . . . . . 136 Obniż koszty drukowania – płać tylko za potrzebne wydruki . . . . . . . . . . . . . . . . . 138 Obniż wysokość rachunków telefonicznych . . . . . . . . . . . 139 d a R Część J Konsulting . . . . . . . . . . . . 141 a 84 a 85 Obniż koszty doradztwa . . . 141 Zamień konsulting na coaching. . . . . . . . . . . . . . 142 d a R d a R d a R d a R d a R d a R Część K O czym łatwo zapomnieć 144 a 86 a 87 a 88 a 89 a 90 a 91 Zadbaj o przestrzeń w pomieszczeniach . . . . . . . 144 Zmniejsz koszty magazynowania . . . . . . . . . . 146 Zmień formę kredytowania . . . . . . . . . . . . 148 Unikaj utraty należności . . . 149 Oszczędzaj energię . . . . . . . 151 Obniżanie kosztów od A do Z. . . . . . . . . 154 d a R Część L Bezpieczna przyszłość a utrzymywanie kosztów na niskim poziomie . . . . 157 Właściwie przygotowuj decyzje inwestycyjne . . . . . . 157 Total Cost of Ownership: nie skupiaj się na wierzchołku góry lodowej . . . . . . . . . . . . . 158 Wykreśl ze swojego słownika wyraz „nowy” . . . . 160 Zamiast kupować – wynajmuj . . . . . . . . . . . . . . 161 Niech pracownicy partycypują w kosztach . . . . . . . . . . . . . . 162 Niech zmniejszanie kosztów stanie się nawykiem. . . . . . . 163 d a R a 92 a 93 d a R d a R a 94 a 95 a 96 a 97 d a R d a R d a R d a R 165 Część M Ryzyko i skutki uboczne a 98 a 99 Na czym nie wolno oszczędzać . . . . . . . . . . . . . . 165 Jak szybko zaoszczędzić i stracić przy tym wielu klientów i pracowników . . . . 169 d a R Bibliografia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171 Wybieraj skuteczne sposoby obniżania kosztów 1 ć ś ę z C Możliwości: identyfikacja i skuteczne wdrażanie Wybieraj skuteczne sposoby obniżania kosztów a d a R Niniejsza książka ma pomóc przeanalizować i wprowadzić w życie działania prowadzące do właściwego obniżania kosz- tów, gdyż nawet bezpośrednie programy redukcji wydatków powinny być wdrażane efektywnie. Nie warto tracić czasu na jednorazowe zaoszczędzenie 300 euro, jeżeli zastosowawszy inny sposób – zredukuje się miesięczne koszty o 800 euro czy też doprowadzi do wzrostu wydajności firmy i zysku w wyso- kości 2000 euro. Narysuj na kartce schemat analizy potencjału. Rada Rada 1 1 Najcenniejsze są trwałe działania Wdrożenie Brąz Srebro Złoto Priorytet Wyjątkowo szybkie i łatwe Szybkie lub łatwe Czasochłonne i długotrwałe 1 2 3 ≤ 1 1–5 5 oszczędność w skali roku ( zysku) Schemat analizy potencjału 9 A1 Rada 2 Wdrażanie sposobów obniżania kosztów Po zapoznaniu się z każdą zaprezentowaną tu wskazówką zastanów się, jak w twojej firmie kształtowałby się stosunek między zakładanymi korzyściami a nakładem czasu i pracy. Oszacuj spodziewaną oszczędność kosztów. Wziąwszy pod uwagę koszty bieżące, wylicz oszczędności na 24 miesiące. Następnie porównaj oszacowany potencjał z rocznym zy- skiem firmy: 5 zysku rocznego, 1–5 zysku rocznego, ≤ 1 zysku rocznego. złoto = oszczędność srebro = oszczędność brąz = oszczędność Twoim kolejnym krokiem powinno być określenie czasu wdrożenia danego rozwiązania, nakładów na jego wdrożenie i spodziewanych efektów: • priorytet nr 1 – łatwe działania, odnoszące natychmiastowy skutek, • priorytet nr 2 – działania, które można wdrożyć łatwo i szybko, • priorytet nr 3 – działania, których wdrożenie jest czaso- chłonne i długotrwałe. Działaniami oznaczonymi jako „złoto” zajmij się osobiście, „srebro” i „brąz” przekaż pracownikom. Aby utrzymać właści- wą jakość wdrażania wybranych sposobów obniżania kosztów, wprowadzaj jednocześnie nie więcej niż trzy sposoby z klasy 1, dwa z klasy 2 i jeden najatrakcyjniejszy, ale i najtrudniejszy, z klasy 3. Porównaj potencjał poszczególnych działań z rocznym zyskiem firmy Działaniami oznaczonymi jako „złoto” zajmij się osobiście 1 Czego wymaga ten sposób? Co przyniesie? Stopień trudności wdrożenia Czasochłonność Trwałość efektów/ Potencjalne korzyści Wdrażaj szybko i łatwo 2 3 4 5 6 7 8 9 10 a d Wdrażanie sposobów obniżania kosztów a R W myślach działa się szybko, ale realizacja zadań wymaga czasu. Od pomysłu do jego realizacji prowadzi długa i ciężka droga. Dzięki analizie potencjału (▸ Rada 1) twój program ob- 10 2 Rada 2 Wdrażanie sposobów obniżania kosztów niżania kosztów skoncentrujesz na najważniejszych punktach. Teraz musisz zadbać tylko o wdrożenie wybranych działań. Skopiuj poniższy formularz wdrażania sposobów obniżenia kosztów i go wypełnij – pomysły przybiorą konkretny kształt i przerodzą się w plan. Zwielokrotnisz szanse ich wdrożenia i efektywność. Postaw sobie konkretny cel – ustal kwotę, jaką chcesz zaoszczędzić. Zanotuj, w jakim czasie chcesz osiągnąć zaplanowane oszczędności i kto jest odpowiedzialny za realizację zadania Jak wiadomo, diabeł tkwi w szczegółach. Zatem w ramach zaplanowanych zadań wymień kolejne kroki oraz oszacuj na- kład czasu i związane z tym koszty. Ponieważ twój czas jest bardzo cenny, oszczędzaj go – zastanów się, komu powierzyć poszczególne zadania i w jakim czasie powinny zostać wyko- nane. Sposób obniżenia kosztów Cel: zaoszczędzenie zł ❒ jednorazowo ❒ stale Data zakończenia: Osoba odpowiedzialna: Działanie Okres realizacji Powstałe koszty Wdrożenie Deadline Formularz wdrażania sposobów obniżania kosztów 11 Rada 3 Nie dowierzaj statystykom: dotrzyj do źródła 1 Czego wymaga ten sposób? Co przyniesie? Stopień trudności wdrożenia Czasochłonność Trwałość efektów/ Potencjalne korzyści Wdrażaj szybko i łatwo 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Statystyki pokazują wyniki zbiorcze – wyniki szczegółowe mogą się różnić a d a R Nie dowierzaj statystykom: dotrzyj do źródła W świetle dobrze je widać, w masie trudno zauważyć (parafraza) Bertold Brecht, dramaturg i poeta niemiecki Nigdy nie należy zdawać się w 100 na wyliczenia działu księ- gowości i rachunkowości. Długie kolumny cyfr oraz porówna- nia z zeszłorocznym budżetem mogą być mylące. Niezależnie od tego, czy zaistniałe różnice wyrażono w liczbach bezwzględ- nych czy w procentach, zawsze wywołują fałszywe wrażenie, że obniżenie lub utrzymanie kosztów na tym samym poziomie jest czymś dobrym. Statystyki powstają bowiem na podstawie następującej zasady: aby zanalizować mnóstwo danych, licz- by trzeba pogrupować i zestawić. Niektóre uzyskane wyniki mogą się wzajemnie znosić, obniżenie kosztów w jednej dzie- dzinie może więc oznaczać ich zwiększenie w innej. Załóżmy, że w pewnej grupie kosztów wystąpiła redukcja o 12 000 euro. Jednocześnie powstały jednak nowe, złe koszty (▸ Rada 6) w wysokości 8000 euro. Statystycznie rzecz biorąc, dana grupa kosztów nadal kształtuje się pozytywnie, ponie- waż koszty maleją. Oszczędności mogłyby być jednak większe. Ten problem trudno rozwiązać, nawet jeśli naszym zdaniem dysponujemy najbardziej precyzyjnymi sta tystykami. Masz dwie możliwości. Pierwsza: zainicjuj data mining – wtedy za jednym kliknięciem myszki będziesz otwierać i sprawdzać poszczególne dokumenty księgowe. Druga: Sprawdź dokumenty księgowe na zasadzie prób losowych 12 3 Rada 3 Dokument księgowy nie odzwierciedla kosztów dokładnie Nie dowierzaj statystykom: dotrzyj do źródła Poświęć cztery godziny – pójdź do księgowości i poproś, by wyjaśniono ci, według jakich kryteriów segreguje się i archiwi- zuje dokumenty księgowe. Weź co najmniej jeden segregator z każdego rodzaju tych dokumentów: rachunki przychodzące, zakupy materiałów, wyciągi z kont, księgi kasowe, wynagro- dzenia itd. Każdy dokument ma swoją historię. Zapoznaj się z nią. Poproś przypadkowo wybranych pracowników, by ob- jaśnili ci niejasne pozycje. Pamiętaj, żeby zwrócić uwagę nie tylko na konkretne sumy, lecz także na odpowiednie procesy. Zapoznaj się z historią dokumentów księgowych na zasadzie prób losowych W praktyce • Czy przestrzega się firmowych zasad planowania wydatków i dokonywania zakupów? • Czy przy każdym rodzaju wydatku można wskazać osobę odpowiedzialną? • Co by się stało, gdyby nie wydano pieniędzy na dany cel? • Czy istniała rozsądna alternatywa? • Czy zebrano porównywalne oferty? • Czy udokumentowane procesy są zgodne z nowym podejściem do problemu kosztów? Zauważ, że dokument księgowy nie odzwierciedla rze- czywistej wysokości ponoszonych kosztów. Nie bez powodu pierwsza zasada japońskiej szkoły zarządzania i ciągłego udo- skonalania jakości firmy i produktu Gemba Kaizen brzmi: Gdy pojawia się problem, idź na właściwe miejsce. Nie zadowalaj się zatem informacjami przekazanymi przez telefon – idź do właściwych pracowników i poproś, by wyjaśnili ci procesy, za które są odpowiedzialni, pokazali dane na monitorze, udo- stępnili dokumenty i archiwum. Zajrzyj również do szaf i szu- flad. Sprawdź, jak realizowane jest zamówienie. Zapytaj, jak przy takim nawale pracy udaje się w ogóle sprawdzać rachunki. I nie zdziw się, gdy któryś z pracowników powie: Dobrze, że ktoś to wreszcie zauważył. To dlatego odkładam wszystkie te papiery na wielką stertę i opisuję je zaledwie raz na tydzień. 13 Rada 4 Wdrażaj szybko i łatwo Nie skupiaj się wyłącznie na głównych źródłach kosztów Ile dziennie może zaoszczędzić każdy pracownik? Wybieraj właściwe dane porównawcze 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 Czego wymaga ten sposób? Co przyniesie? Stopień trudności wdrożenia Czasochłonność Trwałość efektów/ Potencjalne korzyści Wybieraj właściwe dane porównawcze a d a R Jak wiadomo, 20 nakładów generuje 80 zysków. W związ- ku z tym wiele programów obniżania kosztów koncentruje się na głównych źródłach ich powstawania i dwóch – trzech decyzjach centralnych. Nie należy się tym jednak zadowalać. Regularnie ulepszaj swój system obniżania kosztów. (Dla przykładu: Toyota w dużej mierze zawdzięcza swój sukces sto- sowaniu filozofii Kaizen, która propaguje stały rozwój firmy.) Wyobraź sobie, że płynność finansowa twojego przedsię- biorstwa jest jak ogromny zbiornik wodny. Osiągane obroty wypełniają rezerwy i podnoszą poziom wyników. Każdy wy- datek jest zaś jak otwór w zbiorniku. Ze skapujących kropli powstają strumyki, potoki, rzeczki i rzeki kończące swój bieg w morzu. I jak w nieszczelnym kranie – małe wydatki tworzą duże sumy. Skoncentruj się na wynikach rocznych, aby oszacować, jaki udział mają w nich drobne koszty. Jaki wzrost zysku chcesz osiągnąć w skali roku? Podziel tę sumę przez liczbę dni robo- czych wyliczonych zgodnie z zasadami wynikającymi z Kodek- su pracy, a potem przez liczbę pracowników. Uzyskany wynik uwzględnij przy planowaniu działań mających na celu obniże- nie kosztów. Załóżmy, że planujesz wzrost zysku o 60 000 euro. Przy 10 pracownikach i 250 dniach roboczych trzeba zaoszczę- dzić 24 euro dziennie na pracownika. W dłuższej perspektywie każda kwota nabiera znaczenia. Określ docelową kwotę oszczędności i poinformuj o niej swoich pracowników Pamiętaj, że często to oni dużo lepiej wiedzą, na czym moż- na zaoszczędzić. 14 4
Pobierz darmowy fragment (pdf)

Gdzie kupić całą publikację:

Nareszcie więcej zysku! 99 porad, jak obniżyć koszty przedsiębiorstwa
Autor:

Opinie na temat publikacji:


Inne popularne pozycje z tej kategorii:


Czytaj również:


Prowadzisz stronę lub blog? Wstaw link do fragmentu tej książki i współpracuj z Cyfroteką: