Darmowy fragment publikacji:
Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszej
publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metodą kserograficzną,
fotograficzną, a także kopiowanie książki na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym powoduje
naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji.
Wszystkie znaki występujące w tekście są zastrzeżonymi znakami firmowymi bądź towarowymi ich
właścicieli.
Autor oraz Wydawnictwo HELION dołożyli wszelkich starań, by zawarte w tej książce informacje były
kompletne i rzetelne. Nie biorą jednak żadnej odpowiedzialności ani za ich wykorzystanie, ani za związane
z tym ewentualne naruszenie praw patentowych lub autorskich. Autor oraz Wydawnictwo HELION
nie ponoszą również żadnej odpowiedzialności za ewentualne szkody wynikłe z wykorzystania informacji
zawartych w książce.
Redaktor prowadzący: Magdalena Dragon-Philipczyk
Projekt okładki: Jan Paluch
Fotografia na okładce została wykorzystana za zgodą Shutterstock.
Wydawnictwo HELION
ul. Kościuszki 1c, 44-100 GLIWICE
tel. 32 231 22 19, 32 230 98 63
e-mail: onepress@onepress.pl
WWW: http://onepress.pl (księgarnia internetowa, katalog książek)
Drogi Czytelniku!
Jeżeli chcesz ocenić tę książkę, zajrzyj pod adres
http://onepress.pl/user/opinie/prodot
Możesz tam wpisać swoje uwagi, spostrzeżenia, recenzję.
Pliki z przykładami omawianymi w książce można znaleźć pod adresem:
ftp://ftp.helion.pl/przyklady/prodot.zip
ISBN: 978-83-283-3416-8
Copyright © Helion 2017
Printed in Poland.
• Kup książkę
• Poleć książkę
• Oceń książkę
• Księgarnia internetowa
• Lubię to! » Nasza społeczność
SPIS TREŚCI
Przedmowa ............................................................................................................................... 9
Część I. Informacje ogólne ..................................................................15
Rozdział 1. Źródła dofinansowania — podstawowe informacje .............................................. 17
Rozdział 2. Podstawy prawne funduszy strukturalnych
dla Polski w okresie 2014 – 2020 ..................................................................................... 27
2.1. Instytucje odpowiedzialne za realizację funduszy ....................................................29
2.2. Zasady finansowania projektów i regulowania płatności ........................................33
2.3. System kontroli i nadzoru ..............................................................................................33
2.4. Monitoring i ewaluacja ...................................................................................................37
2.5. Partnerstwo w projektach ..............................................................................................37
2.6. Projekty grantowe ...........................................................................................................38
2.7. Nabory i ocena wniosków o dofinansowanie .............................................................39
2.8. Decyzja/umowa dotycząca dofinansowania projektu ...............................................44
2.9. Procedury odwoławcze ..................................................................................................44
Rozdział 3. Podstawy prawne funkcjonowania krajowych programów
pomocowych dla sektora B+R .......................................................................................... 53
Rozdział 4 . Wydatki kwalifikowane, wartość dofinansowania,
próg dotacji oraz metody ich ustalania/podwyższania/obniżania .................................... 59
Rozdział 5. Badania i rozwój — podstawowe definicje, przykłady i zasady ............................ 65
Poleć książkęKup książkę...4...
Projekty z dotacją. Podręcznik konsultanta, wnioskodawcy i beneficjenta
Rozdział 6. Poziomy gotowości technologicznej a prace B+R ................................................ 77
Rozdział 7. Wdrożenie i komercjalizacja a sprzedaż prototypów
i instalacji doświadczalnych .............................................................................................. 87
Rozdział 8. Od technologii do innowacyjności ........................................................................ 93
Rozdział 9. MŚP czy duże przedsiębiorstwo — analiza statusu i powiązań ...........................103
Część II. Aplikowanie o dotację ....................................................... 115
Rozdział 10. Planowanie projektów — uwagi ogólne ...........................................................117
Rozdział 11. Decyzja o aplikowaniu .....................................................................................119
Rozdział 12. Weryfikacja wnioskodawcy i projektu
oraz planowanie procesu przygotowania wniosku o dotację ..........................................123
Rozdział 13. Rola zasobów i podmiotów zewnętrznych
w procesie aplikowania o dotację ...................................................................................131
Rozdział 14. Specyfika kredytów technologicznych .............................................................143
Rozdział 15. Kilka słów o biznesplanach ..............................................................................151
Rozdział 16. Kilka słów o matrycy logicznej .........................................................................159
Rozdział 17. Planowanie projektu i dokumentacji aplikacyjnej
pod kątem jego prawidłowego rozliczania po otrzymaniu dofinansowania ...................167
Rozdział 18. Kalkulacja finansowa przedsięwzięcia
i tworzenie struktury wydatków projektu .......................................................................173
Rozdział 19. Tworzenie roboczych arkuszy finansowych projektu (budżet, sprzedaż,
opłacalność itp.), ułatwiających prace nad wnioskiem o dofinansowanie ......................187
Rozdział 20. Budżetowanie i planowanie finansowe projektu
za pomocą arkusza kalkulacyjnego na przykładzie „szybkiej ścieżki” ............................195
Poleć książkęKup książkęSpis treści
...5...
Rozdział 21. Trochę o załącznikach do wniosku o dofinansowanie ......................................211
Rozdział 22. Kwantyfikacja wskaźników projektu i opis źródeł ich weryfikacji ....................215
Rozdział 23. Poszukiwanie danych i źródeł do opisów merytorycznych
w dokumentacji aplikacyjnej ..........................................................................................223
Rozdział 24. Analiza konkurencji i rozwiązań konkurencyjnych
w projekcie innowacyjnym ..............................................................................................227
Rozdział 25. Cecha, korzyść i parametr, czyli kilka słów
o wskazywaniu przewagi nad konkurencją .....................................................................237
Rozdział 26. Opis dystrybucji i promocji w projektach .........................................................243
Rozdział 27. Opis wybranych zasobów wnioskodawcy .........................................................247
Rozdział 28. Wpływ projektów na realizację polityk horyzontalnych Unii Europejskiej,
w tym zrównoważonego rozwoju i zasady niedyskryminacji oraz równości płci .............257
Rozdział 29. Wybrane przykłady rubryk z wniosków o dofinansowanie
dla przedsiębiorstw w ramach regionalnych programów operacyjnych .........................269
Rozdział 30. Pisma wyjaśniające oraz uzupełnienia
na etapie oceny formalnej i merytorycznej wniosku o dofinansowanie ..........................297
Rozdział 31. Procedura odwoławcza ....................................................................................301
Rozdział 32. Perspektywa umowy o dofinansowanie ...........................................................315
Część III. Realizacja projektów ........................................................ 323
Rozdział 33. Startujemy z projektem, czyli co jest czym i co dalej .......................................325
Rozdział 34. Refundacja, zaliczka i dochód w projekcie
— na co zwrócić szczególną uwagę .................................................................................331
Rozdział 35. Ważna rola księgowości w projekcie ................................................................339
35.1. B+R ................................................................................................................................340
35.2. Nowe inwestycje ..........................................................................................................346
Poleć książkęKup książkę...6...
Projekty z dotacją. Podręcznik konsultanta, wnioskodawcy i beneficjenta
Rozdział 36. Podstawy zasad realizacji projektu i obiegu dokumentacji ..............................351
36.1. Zalecenia ogólne ..........................................................................................................351
36.2. Procesy zakupowe — słaby punkt projektów,
czyli jak prowadzić ofertowanie .....................................................................................354
36.3. Przykłady wytycznych i instrukcji ............................................................................364
36.4. Dokumentowanie wyników prac badawczych
i rozwojowych oraz innych działań techniczno-technologicznych ..........................373
36.5. Dokumentowanie wdrożenia technologii na przykładzie
działań pomocowych typu kredyt technologiczny .....................................................378
Część IV. Aspekt organizacyjno-prawny doradztwa ........................ 381
Rozdział 37. Uwagi ogólne ...................................................................................................383
Rozdział 38. Forma prawna współpracy z konsultantem ......................................................387
Rozdział 39. Organizacja firmy doradczej ............................................................................395
Rozdział 40. Struktura finansowa organizacji doradczej,
czyli kilka słów o planowaniu przychodów i kosztów .....................................................405
Rozdział 41. Zarządzanie zespołem doradczym: racjonalne gospodarowanie
zasobami ludzkimi, dokumentowanie rozmów i korespondencji itp. ..............................411
Rozdział 42. Pozyskiwanie klientów na dofinansowanie: selekcja grupy docelowej,
tworzenie broszur informacyjnych, pułapki tzw. mailingu ..............................................417
Rozdział 43. Opracowywanie ankiet dla potencjalnych klientów na wnioski aplikacyjne ....429
Rozdział 44. Zakres oferty, kalkulacja cenowa i modele współpracy z klientem ..................437
Rozdział 45. Zasady konstruowania umów
na przygotowanie wniosków o dofinansowanie .............................................................445
Rozdział 46. Tworzenie listy zagadnień, pytań i dokumentów
do wniosku aplikacyjnego ...............................................................................................451
Rozdział 47. Parę uwag o klientach i ich oczekiwaniach
oraz metodach postępowania z nimi ..............................................................................461
Poleć książkęKup książkęSpis treści
...7...
Rozdział 48. Szczypta psychologii, czyli jak podejść do potencjalnego klienta ....................471
Rozdział 49. Okiem klienta i nie tylko… ...............................................................................475
Rozdział 50. Postępowanie z klientem w przypadku
odrzucenia wniosku o dofinansowanie ...........................................................................481
Rozdział 51. Wytyczne dotyczące umów o świadczenie
usług rozliczania projektu i zasad współpracy w tym zakresie .......................................485
Rozdział 52. Analityk technologiczno-biznesowy — zawód przyszłości? ..............................495
Rozdział. 53. Konsultant — zawód nie dla krasomówców.
Rzecz o sposobie doboru pracowników i współpracowników .........................................501
Podsumowanie ......................................................................................................................507
Materiały do pobrania ..........................................................................................................511
Nota biograficzna .................................................................................................................512
Poleć książkęKup książkę...8...
Projekty z dotacją. Podręcznik konsultanta, wnioskodawcy i beneficjenta
Poleć książkęKup książkęPrzedmowa
Mało kto nie słyszał o funduszach unijnych czy też innych — krajowych/zagranicznych
— formach pomocy w postaci bezzwrotnego dofinansowania. Dotacja to temat zde-
cydowanie na czasie, zwłaszcza w okresie walk o budżet unijny, ciągłych starań na-
szych przedsiębiorstw o wzmocnienie swej pozycji konkurencyjnej czy wreszcie
wsparcie istniejącej infrastruktury, począwszy od komunikacji, poprzez badania
naukowe i szkolnictwo oraz energetykę, na lotnictwie i gazie łupkowym skończywszy.
O dotacjach dużo się mówi. Już zdążyliśmy się przekonać, że pozyskanie ich nie
zawsze jest łatwe, zwłaszcza gdy decyzja o ich przyznaniu jest poprzedzona naborem
wniosków i długotrwałą procedurą oceny. Umiejętność właściwego przygotowania
dokumentacji, a wcześniej odpowiedni dobór samego projektu na tle kryteriów
oceny, staje się kluczem do sukcesu, którym jest zatwierdzenie wniosku do dofi-
nansowania.
Jak jednak jest z praktyką pozyskania dotacji? Czy przygotowanie dokumentów
jest łatwe, czy trudne? Czy można zrobić to we własnym zakresie? Jakie kroki należy
poczynić? Jak sprawdzić, czy nasz pomysł ma szansę powodzenia?
Czytelnik, który szuka kompleksowego poradnika — na wzór tych dotyczących spo-
rządzania sprawozdań finansowych, strategii marketingowych czy też wycen przed-
siębiorstw — dozna niewątpliwie zawodu. Owszem, w sieci, w tym na stronach in-
stytucji odpowiedzialnych za prowadzenie naborów wniosków o dofinansowanie,
można znaleźć mnóstwo instrukcji czy przewodników dotyczących sposobu wy-
pełniania wniosku i załączników. Bardzo rzadko jednak można natrafić na kon-
kretny przykład, pokazujący wprost, jak opisać czy przedstawić dany problem lub
zagadnienie. Literatura ta jest niezwykle pożyteczna, ale nie daje pełnych narzędzi
do pracy nad wnioskiem; często jest „strawna” dla osób zawodowo zajmujących się
pozyskiwaniem funduszy (choć tu też nie zawsze), a mało przyswajalna dla począt-
kujących doradców czy osób, które na własną rękę chcą pisać wniosek.
Poleć książkęKup książkę...10...
Projekty z dotacją. Podręcznik konsultanta, wnioskodawcy i beneficjenta
Na rynku pojawiły się też nieliczne książki prywatnych autorów, które noszą zna-
miona poradników w zakresie prawidłowego wypełniania wniosków w celu pozy-
skania funduszy. Bliższe zapoznanie się z nimi pozwala wysnuć wniosek, że zdecy-
dowana większość przedstawionej tam treści stanowi uporządkowanie i powtórzenie
zawartości dostępnej w oficjalnych dokumentach urzędowych. Dużo miejsca wypeł-
nia „sucha” teoria, która choć przystępniej wyłożona, często nie jest poparta kon-
kretnymi treściami wniosku, a przecież tego zaciekawiony czytelnik oczekuje przede
wszystkim. Chce, aby pokazać mu rozmaite przykłady modelowe treści wniosku
lub jego istotnych fragmentów, na których mógłby się wzorować. Chciałby się do-
wiedzieć: jak pisać lub w jaki sposób nie pisać wniosku? Jakie możliwe pułapki na niego
czyhają? Co może stanowić słaby punkt treści? Jaki powinien być stopień szczegó-
łowości opisów? Czy każdy wniosek pisze się tak samo, czy może są różne wzory?
Te i inne pytania nurtują każdego początkującego, jak również osobę, która zdobywa
szlify i pragnie udoskonalić swoje umiejętności, poznając różne wzory tworzenia
projektów i wniosków o dofinansowanie.
Niniejszy poradnik — jak sugeruje już sam tytuł — ma charakter praktyczny. Ozna-
cza to, że teoria z książek i oficjalnych wytycznych jest ograniczona do minimum,
a istotę treści stanowią wytyczne bazujące na konkretnych przykładach i problemach
z życia wziętych. Istotną rolę odgrywają też aspekt „warsztatu” prac nad wnioskiem
i przygotowywania odpowiednich narzędzi pomocniczych oraz ogólne zasady or-
ganizacji pracy i zarządzania.
Poradnik jest podzielony na kilka części i skierowany do następujących odbiorców:
doradców/konsultantów, którzy w ramach prowadzonej działalności lub jako
pracownicy firmy doradczej zajmują się profesjonalnym przygotowaniem aplika-
cji o dofinansowanie;
doradców/konsultantów, którzy w ramach prowadzonej działalności lub jako
pracownicy firmy doradczej wspierają beneficjentów w procesie rozliczania do-
tacji oraz administracji i zarządzania projektami;
osób zajmujących kierownicze stanowiska w firmach doradczych, zajmujących
się pozyskiwaniem i rozliczaniem dofinansowania, oraz osób planujących za-
łożyć własne biuro konsultingowe, wyspecjalizowane w wyżej wymienionych
obszarach;
osób pragnących we własnym zakresie przygotowywać wnioski o dofinanso-
wanie albo zajmować się rozliczaniem projektów oraz ich administracją i za-
rządzaniem.
Poleć książkęKup książkęPrzedmowa
...11...
Wbrew pozorom istnieje sporo zagadnień, które nie są wspólne dla wyżej wspo-
mnianych osób, ale które dla dobra kooperacji powinny zostać poruszone, ponieważ
każda ze stron patrzy na dane zagadnienie z nieco odmiennej perspektywy. Każda
z nich powinna próbować zrozumieć drugą stronę, jak również poznać możliwe szan-
se, problemy, a nawet niebezpieczeństwa współpracy.
Kolejna ważna rzecz, która została też wielokrotnie podjęta w innych publikacjach,
to różnica między projektem (czasem zwanym też operacją, inicjatywą lub przed-
sięwzięciem) a wnioskiem. To nie jest to samo. Wniosek pisze się pod projekt. Sukces
(otrzymanie dofinansowania) uzależniony jest bowiem od przygotowania odpowied-
niej koncepcji projektu, która wpisuje się w obowiązujące kryteria konkursu, oraz
wypełnienia dokumentacji aplikacyjnej (wniosku i załączników) zgodnie z wymo-
gami formalnymi.
W jednym poradniku nie da się jednak poruszyć całego ogromu zagadnień, z jaki-
mi się wiążą fundusze unijne i inne programy pomocowe, np. Norweski Instru-
ment Finansowy czy programy krajowe typu GEKON. Dlatego też ten podręcznik
jest zaledwie wierzchołkiem czy wręcz fragmentem wierzchołka góry lodowej. Liczba
możliwych wzorów — programów, działań, poddziałań, kryteriów ocen i przypad-
ków — jest tak duża, że każdy casus projektowy mógłby wymagać napisania oddziel-
nej książki. Jestem tego świadomy, dlatego swój poradnik ograniczam do wybra-
nych, ale najważniejszych zagadnień. Wychodzę bowiem z założenia, że temat trzeba
„czuć” — nawet najlepszy podręcznik nie zastąpi własnej inwencji, dokładności
i dociekliwości.
Z racji posiadanego doświadczenia we wnioskach inwestycyjnych, badawczo-
-rozwojowych, technologicznych i IT skoncentrowałem się głównie na tym obsza-
rze dofinansowań. Nie oznacza to, że zagadnienia tzw. projektów miękkich nie
będą poruszone. Będą, lecz w ograniczonym zakresie, choć nie da się wykluczyć, że
w przyszłości zostanie wydane odrębne opracowanie, poświęcone m.in. dofinan-
sowaniu z Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS). Z uwagi na mój obszar za-
interesowań kieruję czytelnika w stronę sektora biznesowego, tj. firm, gdyż tu stosun-
kowo często mamy do czynienia z konkursami na dotacje, tutaj występuje znane
zjawisko pomocy publicznej i de minimis i tutaj też musimy weryfikować status apli-
kującego przedsiębiorstwa.
Tych wszystkich zagadnień nie może zabraknąć w podręczniku. Jestem zdania, że
do zagadnienia należy podejść kompleksowo. Piszący wnioski musi dobrze orien-
tować się w zasadach pomocy publicznej, musi umieć poddać firmę małemu au-
dytowi i określić jej status oraz powiązania, powinien posiadać wiedzę o podstawo-
wych zagadnieniach dotyczących praw wyłącznych, rodzajach prac B+R itp. A jeśli
Poleć książkęKup książkę...12...
Projekty z dotacją. Podręcznik konsultanta, wnioskodawcy i beneficjenta
mamy do czynienia z konsultantem, powinien on również znać metodykę współ-
pracy z klientem zlecającym przygotowanie wniosku, posiadać umiejętność spo-
rządzania umów doradczych na przygotowanie wniosku z klientami, bo w tym ob-
szarze powstaje najwięcej niedomówień.
Książka składa się z czterech części, z których każda jest podzielona na odrębnie
numerowane rozdziały. Część I dotyczy informacji ogólnych — najważniejszych de-
finicji, prawnych podstaw dofinansowania dla projektów, wprowadzenia do pro-
blematyki projektów inwestycyjnych, badań i rozwoju oraz wdrożeń, a także zagad-
nień pomocy publicznej w aspekcie statusu małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP).
Część II obejmuje całokształt zagadnień związanych z procesem wnioskowania
o dotację dla przedsięwzięcia: sposoby planowania projektu, organizację współpracy
z podmiotami zewnętrznymi, metody tworzenia materiałów roboczych ułatwiających
pracę nad wnioskiem, wyszukiwanie kluczowych informacji, budżetowanie i plano-
wanie finansowe projektu, uzasadnianie przewagi konkurencyjnej (w tym aspekt
cecha/korzyść/parametr), składanie odwołań od decyzji i wiele, wiele innych.
Część III dotyczy realizacji projektu: obejmuje przede wszystkim zagadnienia związa-
ne z rozliczeniem projektu, przygotowaniem dokumentów do umowy o dofinan-
sowanie, aspektem obiegu dokumentów w projekcie oraz dobrymi praktykami w za-
kresie organizacji i administracji przedsięwzięcia. Z uwagi na ograniczoną ilość
miejsca nie referowano tych zagadnień tak szczegółowo w porównaniu do apliko-
wania. Rozliczenie projektów i kwestie pokrewne są w rzeczywistości tematem na
osobny podręcznik.
Część IV jest skierowana stricte do konsultantów prowadzących firmy doradcze w za-
kresie przygotowywania wniosków aplikacyjnych lub będących pracownikami ta-
kich podmiotów. Przedstawiono tu zalecenia z dziedziny etyki doradczej (głównie
niepodejmowanie zleceń, których nie będziemy w stanie wykonać, i informowanie
klienta o niebezpieczeństwach i możliwych problemach) oraz konstruowania umów
o dofinansowanie i rozliczanie projektów. Omówiono rodzaje klientów, sposoby
rozmów i negocjacji, prowadzenie własnej firmy doradczej, rozdział zadań w zespole
piszącym wnioski itd. Choć ta część jest dedykowana doradcom, nie ma przeszkód,
żeby zapoznał się z nią również potencjalny wnioskodawca/projektodawca. Dzięki
temu będzie wiedział, na co zwrócić uwagę, gdyby zdecydował się na współpracę
z firmą konsultingową.
W treści znajdują się również odwołania do innych miejsc w poradniku, w przy-
padku gdy dany rozdział/podrozdział porusza pokrewne zagadnienie.
Poleć książkęKup książkęPrzedmowa
...13...
Zapraszam zatem czytelnika w długą podróż po rozmaitych drogach i bezdrożach
problematyki dotacji, mając nadzieję, że z wędrówki tej powróci zdecydowanie bo-
gatszy. Trzeba tylko pamiętać, że ten podręcznik niczego nie gwarantuje i że należy
traktować go przede wszystkim jako pomoc uzupełniającą, pozwalającą na lepsze
zrozumienie określonych zagadnień. Podstawowa wiedza powinna zawsze opierać się
na dokumentach naboru wniosków publikowanych przez właściwą instytucję. Na-
tomiast przedstawione w książce przykłady opisowe i liczbowe nie są jedynie słusz-
nymi i sztywnymi schematami ani tym bardziej nie są impulsem/źródłem do two-
rzenia projektów innowacyjnych. Mają jedynie zobrazować dany problem i w pewien
sposób nakierować wnioskodawcę na właściwy tor postępowania.
Reszta należy już do Was, Drodzy Czytelnicy. Zapraszam zatem do lektury.
Poleć książkęKup książkę...14...
Projekty z dotacją. Podręcznik konsultanta, wnioskodawcy i beneficjenta
Poleć książkęKup książkęRozdział
10
Planowanie projektów
— uwagi ogólne
Z pewnością czytelnik ma dość żmudnej literatury dotyczącej zarządzania projektami
i skomplikowanego, naukowego słownictwa związanego z powstawaniem projektu,
jego opisem i późniejszą realizacją. Uspokajam: literatury fachowej tego rodzaju jest
tak dużo, że nie chcę tu powielać dostępnych teorii i trudnych terminów. Pragnę je-
dynie przekazać najważniejsze uwagi praktyczne, gdy dochodzi do sytuacji, kiedy
trzeba — jako wnioskodawca lub na zlecenie klienta — najpierw stworzyć projekt,
zanim napisze się dla niego wniosek. W przypadku firm doradczych nie zdarza się to
aż tak często (zwykle klient przychodzi już z mniej lub bardziej dopracowaną koncep-
cją projektu), ale od czasu do czasu jak najbardziej.
Poniższy wywód postaram się ograniczyć do minimum, omawiając najistotniejsze
zagadnienia. W języku polskim słowo „projekt” ma znaczenie podwójne, gdyż za-
równo oznacza plan/szkic (ang. design), jak i stanowi synonim przedsięwzięcia. W ję-
zyku angielskim projekt obejmuje to drugie znaczenie, ale używa się go również
w sensie opisu tego przedsięwzięcia. Można zatem rzec, że projekt stanowi przedsię-
wzięcie w znaczeniu dotacyjnym. Wniosek o dofinansowanie tworzy się pod określo-
ny projekt. Podkreślała to wyraźnie w swoich książkach Anna Szymańska. Dotacja
jest zatem dla projektu, a przyznaje się ją za pośrednictwem złożonego wniosku1.
Przed stworzeniem projektu należy najpierw przemyśleć całe otoczenie — określić
problem, sposób jego rozwiązania oraz środki służące temu celowi. Po kolei wyglą-
dałoby to tak:
1 A. Szymańska, Jak przygotować dobry wniosek czyli jak skutecznie pozyskiwać fundusze unijne
2007 – 2013, Placet, Warszawa 2011, s. 25 – 28 i 33; A. Szymańska, Skuteczny wniosek, czyli jak
wydoić „unijną krowę”, Złote Myśli, Warszawa 2010, s. 19 – 20.
Poleć książkęKup książkę...118...
Projekty z dotacją. Podręcznik konsultanta, wnioskodawcy i beneficjenta
1. Zdefiniujmy problem lub wyzwanie, z którym chcemy się zmierzyć.
2. Zastanówmy się, jakie dodatkowe korzyści przyniesie rozwiązanie problemu
(np. innym grupom).
3. Zastanówmy się, co powinniśmy w największym skrócie zrobić, żeby rozwią-
zać ten problem, oraz czy przyniesie to dalekosiężne korzyści projektodawcy
(realizującemu) i grupie docelowej.
4. Zdefiniujmy szczegółowo czas realizacji oraz kroki niezbędne do rozwiązania
problemu, rozpisując je dokładnie pod względem rzeczowym, osobowym i finan-
sowym. Przy każdej pozycji zaznaczmy, dlaczego jest niezbędna i co osiągamy.
5. Określmy, czy przedsięwzięcie będziemy realizować sami, czy też potrzebne bę-
dzie nam wsparcie innych podmiotów (z wyłączeniem zakupów), a jeśli tak, to
w jakich obszarach.
6. Określmy ryzyka dla projektu i ewentualne sposoby ich eliminacji.
7. Określmy koszty realizacji projektu i wydatki (najlepiej punkt po punkcie, we-
dług rodzaju kosztów księgowych).
8. Zbierzmy opisane działania i wydatki w projekt (opis koncepcji i założeń), na-
dajmy mu nazwę oraz sformułujmy cele szczegółowe, które zostaną osiągnięte
po zakończeniu jego realizacji. Nakreślmy przy tym korzyści społeczne i ekono-
miczne związane z realizacją projektu.
9. Dla bardziej ambitnych zalecam opracowanie matrycy logicznej przedsięwzięcia
(por. rozdział 16.).
Powyższe opisy nie muszą być od razu bardzo szczegółowe. Na początku mogą być
ogólne, lecz w miarę rozwoju i doprecyzowania koncepcji/pomysłu należy je uszcze-
góławiać. Dzięki temu dużo łatwiej będzie przypisać planowanemu projektowi wła-
ściwe programy i działania pomocowe.
Jeśli tworząc projekt, mamy już wybrany program/działanie pomocowe albo mamy
wytypowane kilka do wyboru, warto sporządzić wstępne opisy projektu z uwzględ-
nieniem tych elementów, które występują w dokumentacji aplikacyjnej (w przypadku
kilku działań warto zawrzeć przynajmniej elementy wspólne dla wszystkich). Bę-
dzie to dobry materiał do dalszych prac, a jeśli potrzeba porady konsultanta co do
wyboru, z pewnością ułatwi mu analizę i wskazanie właściwego źródła.
Poleć książkęKup książkęRozdział
11
Decyzja o aplikowaniu
Właściwie w każdym przypadku naboru wniosków o dofinansowanie pojawia się
pytanie o szanse projektu na otrzymanie dotacji. Zadają je sobie zarówno wniosko-
dawcy, jak i konsultanci, którym zlecono przygotowanie aplikacji.
Jednoznaczna ocena szans nie jest jednak zawsze możliwa, a każdy przypadek może
być inny. Przygotowując aplikację i/lub decydując się na udział w konkretnym na-
borze wniosków o dofinansowanie, trzeba wziąć pod uwagę, że trudność otrzymania
dotacji może być uzależniona od:
1. Wielkości dostępnej alokacji, która została przydzielona na dany konkurs,
oraz liczby złożonych wniosków w naborze — np. zakontraktowano 10 mln zł
na dany nabór, wpłynęło 150 wniosków, gdzie średnio na każdy projekt przy-
pada 200 tys. zł dofinansowania (razem ok. 30 mln dotacji). Oznacza to, że nie
więcej niż 1/3 tych wniosków będzie mogła otrzymać dotację. W przypadku
gdyby liczba złożonych projektów i suma wnioskowanej dotacji były dwa razy
większe, otrzymanie dofinansowania byłoby jeszcze trudniejsze.
2. Zakresu projektu i jego rezultatów — projekt może idealnie trafiać w wymogi
konkursu, być na wysokim poziomie merytorycznym, być spójny technicznie
i finansowo, realny do wykonania. Może też wymagać solidnego dopracowania
dla wpisania się w kryteria albo posiadać wyraźne cechy dyskwalifikujące go
na starcie lub pomniejszające jego szanse.
3. Rodzaju kryteriów oceny projektów — czasem kryteria są łatwe do spełnienia,
a czasem wręcz przeciwnie. Istnieje pewna tendencja w ocenie wniosków, żeby
— zwłaszcza w przypadku konkursów, gdy wielkość środków do dyspozycji jest
dużo mniejsza niż zwykle — stawiać coraz większe bariery i dodatkowe kryteria,
które mogą być trudne do spełnienia (np. 50 eksportu, światowy poziom in-
nowacyjności).
Poleć książkęKup książkę...120...
Projekty z dotacją. Podręcznik konsultanta, wnioskodawcy i beneficjenta
4. Stopnia uznaniowości w kryteriach oceny wniosków — niektóre kryteria są
bardzo konkretne i przejrzyste, tak że jesteśmy w stanie łatwo określić, ile do-
staniemy punktów. Przykładowo: regulamin przyznaje 10 punktów za wskaźnik
eksportu w wartości co najmniej 10 ogólnych przychodów z projektu albo
1 punkt za utworzenie każdego kolejnego pojedynczego etatu. Planując projekt,
wiemy, czy spełniamy to kryterium, czy też nie, i na ile wzrastają nasze szanse.
W niektórych przypadkach natomiast mamy do czynienia z kryteriami, które
dają znaczną swobodę w ocenie samemu ekspertowi. Przykładowo: jeden z re-
gionalnych programów operacyjnych posiada kryterium wkładu projektu w osią-
gnięcie celów danej osi priorytetowej. Można tu otrzymać 0 punktów przy niskim
wpływie lub braku, 8 punktów przy średnim wpływie oraz 16 punktów przy
dużym wpływie, nie ma jednak podanych wytycznych i metodyk oceny, a osoby
oceniające mają dużą swobodę. Nie inaczej jest z niektórymi programami
wsparcia projektów B+R — np. VII Program Ramowy czy Horyzont 2020 —
gdzie kryteria oceny są w przedziale 0 – 5 i pomimo ogólnych wytycznych mogą
być punktowane dość dowolnie, w zależności od opinii eksperta.
5. Stopnia surowości i wnikliwości oceny — ten aspekt funkcjonuje w powiązaniu
z aspektem kryteriów oraz wielkości alokacji. Co to oznacza? To, że zwłaszcza
w przypadku kryteriów uznaniowych, jeśli ilość środków przewidzianych na
konkurs jest mała w stosunku do liczby złożonych i pozytywnie ocenionych
pod względem formalnym wniosków, należy liczyć się z tym, że w danym kryte-
rium zostanie przyznane mniej punktów, a pod uwagę mogą być brane wszelkie
potknięcia, które w innej sytuacji nie byłyby zauważone. Rozważmy przykład
dotyczący uproszczonej struktury przychodów, cen i liczby prognozowanej sprze-
daży jednostek produktów/usług (np. sztuka, komplet). W jednym konkursie
wystarczyło to komisji oceniającej, ale w innym już nie — postawiono zarzut braku
szczegółowej analizy kosztowej. Oczywiście był to pretekst, żeby obniżyć punk-
tację. To samo może dotyczyć sprawdzania stanu innowacyjności — w niektó-
rych przypadkach ekspertom wystarczy ogólna deklaracja o poziomie technolo-
gicznym oraz zwięzłe i konkretne opisy, w innych zaś żądają bardzo szczegółowej
analizy i potrafią nawet podawać kontrprzykłady świadczące przeciw twier-
dzeniom wnioskodawcy zamieszczonym w jego aplikacji. Najczęściej dzieje się
tak, gdy do komisji oceniającej angażuje się ekspertów branżowych z danej
dziedziny. Bywa, że w takim przypadku żaden szczegół nie ujdzie uwadze, a już
próba np. objęcia oprogramowania patentem lub wzorem przemysłowym z pew-
nością nie przysporzy dodatkowej punktacji. W ten sposób tylko najlepsze
wnioski mogą otrzymać dotację.
Poleć książkęKup książkęDecyzja o aplikowaniu
...121...
Na tym tle, przystępując do pisania wniosku czy też podejmując decyzję o udziale
w naborze, należy wziąć pod uwagę wszelkie okoliczności: ile środków jest dostęp-
nych w konkursie, jak to było w poprzednim naborze, czy jest szansa na dodatkową
alokację, jakie są kryteria i wnikliwość oceny (to często daje się określić po poprzed-
nich naborach). Ważne jest też, żeby projekt spełnił minimum punktowe, a nawet
posiadał przewagę pozwalającą mu na zwiększenie szans wyboru.
Poleć książkęKup książkę...122...
Projekty z dotacją. Podręcznik konsultanta, wnioskodawcy i beneficjenta
Poleć książkęKup książkęRozdział
12
Weryfikacja wnioskodawcy
i projektu oraz planowanie
procesu przygotowania
wniosku o dotację
Proces przygotowywania aplikacji jest swego rodzaju małym projektem (przedsię-
wzięciem), którym trzeba umiejętnie zarządzać, planując z odpowiednim wyprze-
dzeniem działania, terminy, wykorzystanie zasobów osobowych, organizację działań
i spotkań, pozyskiwanie materiałów, załączników oraz inne potrzebne czynności.
Za przykład posłużą tu nabory wniosków dla przedsiębiorstw na projekty o charakte-
rze inwestycyjno-technologicznym. Aby aplikować do tego rodzaju działań, należy
w większości przypadków posiadać status MŚP, nie znajdować się w złej kondycji
finansowej, nie być wykluczonym z dofinansowania (np. za wcześniejsze przewinie-
nia) oraz posiadać (na etapie aplikowania lub podpisywania umowy o dofinansowa-
nie) wszystkie niezbędne pozwolenia budowlane i środowiskowe, a w niektórych
przypadkach także dokumentację technologiczną.
Największy błąd, jaki popełnia większość osób, to przechodzenie od razu do kryteriów
merytorycznych fakultatywnych (punktowych). Przygotowywanie dokumentacji nie
powinno się rozpoczynać od merytoryki, lecz od sprawdzenia kwestii formalnych
— nie tylko w odniesieniu do projektu, ale również do samego wnioskodawcy. Nale-
ży ustalić i wyłapać tzw. słabe punkty.
Weryfikację należy zacząć od sprawdzania statusu firmy (por. rozdział 9.). Jeżeli
wymagana jest przynależność do sektora małych i średnich przedsiębiorstw, to pod
lupę koniecznie trzeba wziąć zatrudnienie, wielkość przychodów oraz sumę aktywów
Poleć książkęKup książkę...124...
Projekty z dotacją. Podręcznik konsultanta, wnioskodawcy i beneficjenta
bilansu za trzy zamknięte lata obrachunkowe — nie tylko w odniesieniu do pod-
miotu wnioskującego, ale również do jednostek powiązanych osobowo i kapitałowo.
Jeśli przedsiębiorstwo spełnia kryteria MŚP, należy przejść do sprawdzenia jego
kondycji finansowej. W przypadku gdy wnioskodawca prowadzi działalność dłużej
niż trzy lata, a przez ostatnie trzy lata wykazywał straty, w świetle przepisów staje
się przedsiębiorcą w złej kondycji finansowej i nie może brać udziału w naborze.
Oznacza to, że albo należy zrezygnować, albo znaleźć innego wnioskodawcę (np.
powiązaną firmę bądź też otworzyć nową). Należy jednak dokładnie przemyśleć
tego typu działania, ponieważ mogą rodzić różne konsekwencje.
Jeśli podmiot spełnia kryteria formalne udziału, można przejść do oceny samego
projektu. W tym celu warto ustalić wstępną koncepcję projektu, zwłaszcza jego za-
kres, przedmiot, wartość, przewagę konkurencyjną i rezultaty, np.: nowy produkt,
usługa, rozwiązanie/technologia lub instalacja doświadczalna, które zamierzamy
opracować/wytworzyć.
Kolejny ważny krok to wstępna weryfikacja, czy projektodawca posiada lub jest
w stanie pozyskać pozwolenia niezbędne do inwestycji. Jeżeli projekt obejmuje np.
roboty budowlane, to oprócz projektów i pozwoleń konieczna może być też wery-
fikacja środowiskowa (np. Natura 2000). W projektach nieinfrastrukturalnych (np.
zakup sprzętu przy braku robót budowlanych) takie dokumenty mogą nie być wy-
magane, ale w przedsięwzięciach infrastrukturalnych już tak. Jeżeli takowe posia-
damy, możemy przejść dalej.
Następny etap to weryfikacja najważniejszego meritum, np. technologii (w przypad-
ku projektów dotyczących B+R lub wdrożenia technologii) — czy wnioskodawca
dysponuje taką lub będzie mógł ją zakupić. Konieczne mogą być w tym aspekcie
konsultacje z branżystami lub naukowcami, którzy znają daną dziedzinę (por. roz-
dział 13.).
Dopiero pozytywna wstępna weryfikacja projektu w wyżej wymienionych obszarach
pozwala na przejście do weryfikacji szans wniosku na podstawie kryteriów mery-
torycznych punktowych (jeśli występują). Zalecane jest oczywiście — na bazie ro-
zeznania sytuacji, tj. sprawdzenia wyników poprzednich naborów oraz dostępności
innych konkursów — ocenienie szans projektu na podstawie symulacji przyznania
punktów. Należy wziąć pod uwagę, że im bliżej do końca perspektywy finansowa-
nia, tym mniej działań pomocowych jest dostępnych i tym bardziej należy się liczyć
z większym oblężeniem działań, które jeszcze zostały i które są atrakcyjne finansowo.
W przypadku gdy projekt ma słabe szanse lub nie ma szans, trzeba spróbować
znaleźć rozwiązania pozwalające na ich wzmocnienie przez zmiany założeń tech-
nologicznych, sprzedażowych, organizacyjnych, marketingowych itp. Każdy słaby
Poleć książkęKup książkęWeryfikacja wnioskodawcy i projektu oraz planowanie procesu przygotowania wniosku o dotację
...125...
punkt przedsięwzięcia wymaga głębokiej analizy (w przypadku zaangażowania
doradcy powinien on konsultować wszystkie te szczegóły z klientem). Przykładowo:
klient planuje wytworzyć 256-kanałową kartę pomiarową do analiz sygnałowych,
jednakże tego typu rozwiązania są już na rynku, więc nie będziemy mieli do czy-
nienia z innowacją krajową. Może zatem warto się zastanowić nad opracowaniem
zupełnie nowej karty (np. 512-kanałowej), dwa razy szybszej od poprzedniej? Tylko
czy jej wykonanie jest realne, a jeśli tak, to jakich nakładów wymaga i ile czasu zaj-
mie? To jest oczywiście wzięty z sufitu przykład, którego nie należy traktować jako
technicznie miarodajnego, a jedynie jako obrazujący określony problem.
Warto dodać, że na tym etapie widzimy, z jakim doradcą mamy do czynienia. Ktoś,
komu zależy wyłącznie na korzyści finansowej, będzie bagatelizował ryzyko lub
udawał, że wszystko jest w porządku. Osoba, której zależy na kliencie, nie będzie
natomiast dążyła do szybkiego zarobku, lecz dokładnie przeanalizuje sytuację i przed-
stawi klientowi w miarę pełny obraz sprawy, informując go przede wszystkim o ry-
zyku i możliwych konsekwencjach.
W tym kontekście — zwłaszcza w odniesieniu do projektów z obszaru wysokich
technologii oraz badań i rozwoju — istotne może być również uzasadnienie poziomu
innowacyjności (lokalny/regionalny/krajowy/europejski/globalny). W zależności od
przypadku może to dotyczyć technologii lub/i produktów/usług. Gdy uda się to
wstępnie ustalić, należy przeprowadzić rozeznanie, czy i w jaki sposób można uza-
sadnić ten poziom innowacyjności. Nie zawsze jako załącznik wymagane są dokumenty
w postaci opinii o innowacyjności czy dokumentu patentowego lub przynajmniej
zgłoszenia praw wyłącznych wraz ze sprawozdaniem z badania techniki. Czasem
potwierdzenie możemy znaleźć w treści ogólnodostępnej publikacji naukowo-
-technicznej lub newsów w portalach branżowych. Często wymaga to bardziej do-
kładnych analiz i powołania się na różne publikacje, możliwe rozwiązania konku-
rencji itp. W takich przypadkach wspomniana opinia czy dokumenty dotyczące praw
wyłącznych stanowią nieocenioną pomoc.
Oceniwszy pozytywnie szanse powodzenia projektu, a także kwalifikowalność i zdol-
ność samego wnioskodawcy, możemy przystąpić do pisania wniosku lub też — jeśli
czynności te bierze na siebie konsultant — podpisania umowy na przygotowanie
wniosku oraz sporządzenia listy pytań i zagadnień. Na tym etapie rozpoczyna się fa-
za planowania. Przede wszystkim należy ustalić, jakie materiały wnioskodawca już
posiada, jakie zostaną jeszcze dostarczone, a jakich brakuje. Równolegle należy się
dokładnie zapoznać z instrukcją przygotowania wniosku/biznesplanu. Dla każdego
punktu opisowego trzeba wyłowić potrzebne zagadnienia. Zalecane jest opracowa-
nie pełnego zestawu zagadnień i pytań do wniosku aplikacyjnego, a następnie ko-
rygowanie ich w zależności od przypadku. Warto też zweryfikować dokumenty
Poleć książkęKup książkę...126...
Projekty z dotacją. Podręcznik konsultanta, wnioskodawcy i beneficjenta
opisujące nową technologię i nowy produkt/usługę (np.: zgłoszenia patentowe, opra-
cowania badawczo-rozwojowe, opinie o innowacyjności). Niezbędne jest również
sprawdzenie, ile informacji można znaleźć w internecie, aby odnieść się do naj-
ważniejszych kwestii przedstawionych we wniosku.
To pozwala ustalić listę brakujących zagadnień oraz podział ról pomiędzy firmą
doradczą a klientem (w przypadku kiedy wnioskodawca zaangażował zewnętrz-
nego konsultanta) w sytuacji, gdy wnioskodawca nie przygotowuje aplikacji we
własnym zakresie. Od tego zależeć może też cena przygotowania dokumentacji
aplikacyjnej. Im więcej jest do zrobienia po stronie klienta, tym bardziej ma on prawo
żądać obniżenia ceny. I odwrotnie: jeśli większość opracowań, w tym fachowych
analiz branżowych, jest w stanie zrobić firma doradcza, tym większej ceny może
ona żądać za swoje usługi. Odrębną kwestią są wynagrodzenia osób sporządzających
np. zgłoszenie patentowe lub opinię o innowacyjności. W tej kwestii należy zrobić
dokładne rozeznanie, ponieważ bez względu na to, czy wnioskodawca będzie ponosił
związane z nimi wydatki bezpośrednio, czy też będą one uwzględnione w doku-
mentacji aplikacyjnej, niewątpliwie podrożą koszt całości. Niektórzy doradcy celowo
ukrywają niektóre wydatki przed klientami, aby na starcie nie zniechęcić ich wyższą
ceną. Po podpisaniu umowy powoli sprowadzają złapanych klientów z obłoków
na ziemię, odsłaniając coraz to nowsze koszty i zagadnienia, doprowadzając roz-
złoszczonych wnioskodawców do frustracji czy nawet rezygnacji.
Wracając do punktu przygotowania wniosku: w pierwszej kolejności na tapetę po-
winny pójść zagadnienia, które wymagają czasu na załatwienie, a często podania
dodatkowych informacji.
Nie mniej ważną kwestią jest finansowanie projektu. Jest to nierzadko bagatelizo-
wany aspekt procesu przygotowania i bardzo często pomijany punkt przy analizie
szans projektu, ale wiąże się z nim cały łańcuch powiązanych ze sobą zadań. Zwy-
kle weryfikuje się poziom gotowości technologicznej wynalazku lub/i produktu czy
usługi, natomiast nie sprawdza się zdolności finansowej przedsiębiorstwa do reali-
zacji projektu. A przecież to niezwykle ważny punkt, bo może mieć znaczenie nie
tylko dla oceny merytorycznej projektu (analiza wykonalności), ale również dla pod-
pisania umowy, jeśli instytucja zażyczy sobie dokumentu potwierdzającego finan-
sowanie przedsięwzięcia. Eksperci oceniający projekty z roku na rok stawali się co-
raz bardziej dociekliwi i czepialscy. Firma, która szczyci się posiadaniem wielkiej
innowacji, ale jest pozbawiona zasobów (np.: lokali, osób, sprzętu), może być trak-
towana podejrzanie. Zresztą zdolność finansowa to również ważny aspekt dla sa-
mego doradcy (por. rozdziały 18. i 19.), ponieważ klient bez grosza będzie się wykręcał
od płacenia należności (np. wynagrodzenia za sukces), nie mając środków na projekt.
Poleć książkęKup książkęWeryfikacja wnioskodawcy i projektu oraz planowanie procesu przygotowania wniosku o dotację
...127...
Niektórzy wnioskodawcy podchodzą do tego na zasadzie: „Napiszmy, a potem się
zobaczy”. Przedsięwzięcia wysokobudżetowe, opiewające na kwoty od kilku do
nawet kilkudziesięciu milionów złotych, nie są przeważnie możliwe do sfinanso-
wania ze środków własnych wnioskodawcy (często jest też problem z zapewnieniem
wkładu własnego dla mniejszych projektów). Dlatego decydując się na start, należy
zadbać również o prawidłowe rozplanowanie finansowania projektu/inwestycji,
z uwzględnieniem okresu jego realizacji, etapów oraz momentów poniesienia kosz-
tów, jak również planowanych wpływów transz/kwot dofinansowania. Fachowo
nazywa się to montażem finansowym przedsięwzięcia. W praktyce bardzo często
temat ten jest odsuwany na później i na ostateczne zamknięcie czeka niemal do mo-
mentu złożenia wniosku. Tymczasem — zwłaszcza jeśli staramy się o zewnętrzne
finansowanie — jak najszybsze zapięcie szczegółowego budżetu projektu oraz har-
monogramu rzeczowo-finansowego realizacji powinno stanowić priorytet.
W analizie finansowej, jeżeli występuje ona w dokumentacji projektu, bardzo często
jesteśmy zobligowani podać źródło dofinansowania projektu. W przypadku gdy
jest to kredyt lub leasing, jesteśmy proszeni o dołączenie (na etapie wniosku lub
podpisywania umowy) właściwych umów lub promes. Oznacza to, że wnioskodawca,
jeśli sam nie „ogarnie” tematu, będzie prosił doradcę o pomoc w zdobyciu tych do-
kumentów. Instytucje finansowe, zanim je wydadzą, poproszą o dokumentację pro-
jektową. Należy nastawić się na to, że poza przygotowaniem wniosku aplikacyjnego
możemy otrzymać dodatkowe zadanie przygotowania wniosku kredytowego. Do-
radca powinien mieć to na uwadze i w porę takie sprawy uzgodnić lub wskazać in-
nego doradcę (np. bankowego). Może się zdarzyć, że bank będzie żądał wielokrotnych
korekt w analizie finansowej, co zwiększy pracochłonność. Tego typu ewentual-
ność należy uwzględnić w procesie przygotowania projektu, bo jeśli zostanie to
pominięte milczeniem, to klient często będzie usiłował udowodnić, że znajduje się
to w kosztach przygotowania projektu. Z praktycznego punktu widzenia dobrze
jest współpracować z jednym bankiem (lub kilkoma), którego procedury już znamy
i wiemy, jakie ma wymogi dla wnioskodawców. Z miejsca należy eliminować banki
i instytucje finansowe nieprzyjazne klientom, rzucające kłody pod nogi i utrudnia-
jące zdobycie promes.
Co istotne, instytucje, do których zainteresowany zwraca się z prośbą o wydanie
promesy (np. kredytowej/leasingowej) lub podpisanie warunkowej umowy kredytu/
leasingu, zawsze potrzebują czasu na jej rozpatrzenie. Ich wewnętrzne procedury
narzucają zwykle maksymalne wymogi, które nierzadko trwają kilka tygodni. Bardzo
łatwo tu o przekroczenie terminu złożenia wniosku o dofinansowanie, a w przypadku
wymogu dostarczenia promesy z datą nie późniejszą niż data wpływu wniosku o do-
finansowanie może to skutkować nawet odrzuceniem projektu i przekreśleniem
Poleć książkęKup książkę...128...
Projekty z dotacją. Podręcznik konsultanta, wnioskodawcy i beneficjenta
całej ciężkiej pracy doradców i wnioskodawcy, o wzajemnych pretensjach nie wspo-
minając.
Niekiedy pewnym kompromisowym wyjściem może być postaranie się o promesę
pożyczki lub warunkową/pełną umowę pożyczki (jeżeli regulamin bądź kryteria
naboru nie nakładają dodatkowych wymogów). Dokument taki nie musi pocho-
dzić od instytucji finansowej, lecz od niemal każdej innej, która posiada środki lub
deklaruje ich posiadanie (np. na rachunku bankowym) i na ich podstawie sfinan-
sowanie projektu wnioskodawcy. Przykładowo: od podmiotu dysponującego pokaź-
ną ilością środków i przedstawiającego dowód ich posiadania uzyskujemy deklarację
udzielenia pożyczki po spełnieniu określonych warunków. Najczęściej promesy tego
typu są wystawiane przez przedsiębiorców dysponujących zapasem kapitału i możli-
wością inwestowania w inne przedsięwzięcia. Inną formą wkładu finansowego może
być dokapitalizowanie spółki lub pożyczka od udziałowców/akcjonariuszy. Tego
typu działania również warto poprzeć stosownymi deklaracjami.
Bardzo często jednak wspomniane wyżej formy są nadużywane: deklaracje takie
uzyskuje się od podmiotów, które w żaden sposób nie uwiarygodniają posiadania
takiej kwoty, np. od bliżej nieznanych osób. Skąd bowiem wiadomo, że nie są to
deklaracje bez pokrycia, a pożyczkodawca/udziałowiec/akcjonariusz lub wspólnik
w rzeczywistości nie posiada żadnych środków finansowych? Jest pewien sposób
na udowodnienie zdolności finansowej — załączenie dodatkowych dokumentów
potwierdzających posiadanie określonej sumy (np.: wyciągu z konta bankowego,
dokumentu finansowego typu rachunek przepływów pieniężnych obrazującego po-
siadanie określonej ilości gotówki, umowy sprzedaży nieruchomości), z których
wynika otrzymanie w najbliższej przyszłości określonej sumy pieniędzy. Możliwości
jest tu wiele, a każda z nich wymaga indywidualnej oceny pod kątem szans i ryzyka.
Należy się jednak liczyć z tym, że dokumenty i deklaracje od podmiotów niefinan-
sowych mogą być traktowane z mniejszą powagą i zaufaniem niż promesy i umowy
bankowe czy leasingowe. Wiele instytucji zdaje sobie sprawę ze wspomnianych
nadużyć i dlatego nie we wszystkich przypadkach są one uznawane (np. Działanie 3.3
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego). Dlatego jeżeli po-
mimo usilnych starań w żaden sposób nie jesteśmy w stanie uzasadnić zdolności
finansowej projektu, lepiej zrezygnować ze składania wniosku albo poszukać formy
alternatywnej (np. inwestora zewnętrznego z kapitałem).
Kiedy mamy pewność, że od strony formalnej, merytorycznej i finansowej projekt
ma szansę powodzenia, a sam wnioskodawca też spełnia wszystkie kryteria dostę-
pu, możemy przystąpić do procesu przygotowania dokumentacji aplikacyjnej. Proces
Poleć książkęKup książkęWeryfikacja wnioskodawcy i projektu oraz planowanie procesu przygotowania wniosku o dotację
...129...
kompletacji wniosku i załączników, składanie ich w całość oraz sposób dostarcze-
nia mogą się różnić w zależności od rodzaju naboru, działania i programu pomo-
cowego. W niektórych przypadkach jest to procedura prosta i pod względem „pa-
pierologii” ograniczona do minimum, w innych przeradza się w żmudny proces
przygotowywania kilku kopii papierowych segregatorów oraz dodatkowo wersji
elektronicznej (zarówno skanów, jak też plików edytowalnych) dokumentacji apli-
kacyjnej.
Ważnym elementem jest właściwe planowanie organizacyjne: w pierwszej kolejno-
ści należy zacząć od tych elementów, które stanowią podstawę dla innych (np. do-
kumenty finansowe dla potrzeb sporządzenia analizy ekonomicznej). Jeżeli potrze-
ba czasu na załatwienie czegoś, należy zrobić to z odpowiednim wyprzedzeniem.
Żeby nie tracić czasu, warto przystąpić do wypełniania tych załączników i rubryk,
które można uzupełnić od ręki, przygotować segregatory, pisma przewodnie, na-
klejki — wszystko, co będzie niezbędne do złożenia. Robiąc to wcześniej, pozosta-
wiamy sobie czas na wykonywanie ważniejszych działań. Należy unikać odkładania
wszystkiego na ostatnią chwilę i kumulowania wszystkich czynności. Systematyczność
i przewidywanie pozwalają bardziej płynnie pracować nad aplikacją. Gdy otrzy-
mamy brakujące informacje lub dokumenty, możemy przystąpić do prac nad tymi
częściami wniosku, które ich dotyczą. Nie należy zaniedbywać również generatora
wniosków, jeśli został przewidziany dla danego naboru. Często może on sprawiać
kłopoty, dlatego należy zapoznać się z nim z wyprzedzeniem. W niektórych przy-
padkach konieczne może się okazać składanie dokumentów za pośrednictwem
platformy elektronicznej (np. ePUAP), co także wymaga zaznajomienia się z tematem,
jeśli ktoś nie miał z tym wcześniej do czynienia. Należy starać się unikać składania
wniosku w ostatniej chwili.
Poleć książkęKup książkę...130...
Projekty z dotacją. Podręcznik konsultanta, wnioskodawcy i beneficjenta
Poleć książkęKup książkęRozdział
19
Tworzenie roboczych arkuszy
finansowych projektu (budżet,
sprzedaż, opłacalność itp.),
ułatwiających prace nad
wnioskiem o dofinansowanie
Oprócz warstw merytorycznej i technicznej wniosku o dofinansowanie projektu
bardzo istotna jest strona finansowa, w tym kalkulacja budżetu projektu i poszcze-
gólnych kosztów, a w wielu przypadkach także analiza ekonomiczno-finansowa.
Z punktu widzenia czy to konsultanta sporządzającego wniosek dla klienta, czy to
wnioskodawcy (jeśli zdecydował się samodzielnie przygotowywać aplikację) bardzo
ważne jest skompletowanie odpowiednich dokumentów roboczych, które ułatwią
tworzenie budżetu projektu i dadzą obraz strony finansowej projektu jako całości.
Prawidłowe wyliczenia kosztów kwalifikowanych i dotacji oraz powiązanych z nimi
wskaźników projektu i dobór właściwych wartości mogą być kluczowe dla otrzy-
mania akceptacji formalnej oraz pozytywnej oceny wykonalności przedsięwzięcia.
Nie zawsze istnieje możliwość uzupełnień i poprawek wartości finansowych we
wniosku, więc tym bardziej już na etapie przygotowawczym możemy zapewnić sobie
dobry warsztat, stosując odpowiednie metody (narzędzia), jak chociażby arkusze
kalkulacyjne.
W dokumentacji aplikacyjnej (wniosek i/lub biznesplan) znajdują się pola finansowe,
mniej lub bardziej rozbudowane. W zależności od przypadku mogą to być:
Poleć książkęKup książkę...188...
Projekty z dotacją. Podręcznik konsultanta, wnioskodawcy i beneficjenta
źródła finansowania projektu lub wkładu własnego;
plan finansowania projektu (zaliczka, refundacja, wkład własny);
tabele sprzedaży;
inne tabele związane z analizą ekonomiczno-finansową.
Należy też zwrócić uwagę na pola wskaźników projektu, w szczególności wskaźników
produktu dotyczących zakupu środków trwałych oraz wartości niematerialnych
i prawnych. Często są one powiązane logicznie z kosztorysem/budżetem projektu i we-
ryfikowane przez oceniających. Jeśli zatem w kosztorysie znajdzie się dziesięć sztuk
maszyn i urządzeń, a w tabeli wskaźników dziewięć sztuk, jest prawie pewne, że
otrzymamy uwagę zwrotną dotyczącą uzupełnień formalnych. W sytuacji kiedy ten
element nie podlega korekcie na etapie uzupełnień formalnych/merytorycznych,
trzeba się liczyć nawet z odrzuceniem wniosku aplikacyjnego.
Błędy obrachunkowe w wyżej wymienionych tabelach nie muszą wynikać z nie-
dbalstwa. Często powstają w trakcie dokonywania bieżących zmian w projekcie na
etapie wypełniania wniosku o dofinansowanie i załączników. Najczęściej popra-
wiane pola to wartości sprzedaży, pozycje zakupowe, źródła finansowania i oczy-
wiście wspomniane już wskaźniki. Zmiana w jednym miejscu często niesie za sobą
konieczność modyfikacji w innym. W natłoku prac łatwo o przeoczenie i brak odpo-
wiedniej zmiany wartości. Co najważniejsze, wspomniane korekty mają wpływ na
analizę ekonomiczną. Nie zostanie ona zatem prawidłowo przeprowadzona, jeśli nie
będzie bazowała na spójnych założeniach kosztowych, sprzedażowych i finansowych
projektu.
Dlatego też chciałbym zaproponować zastosowanie prostego i kompleksowego na-
rzędzia kalkulacyjnego w postaci odpowiednio rozbudowanego pliku Excela lub po-
krewnego (OpenOffice Calc itp.), zawierającego rozmaite tabele kalkulacji wydatków
i innych wyliczeń finansowych projektu. Dlaczego właśnie plik typu XLS? Odpo-
wiedź jest prosta: da on nam szerokie możliwości wstawiania funkcji liczbowych i wią-
zania ze sobą rozmaitych arkuszy, co znacznie ułatwi liczenie i aktualizowanie całości
w przypadku wprowadzania zmian do poszczególnych rubryk.
Wspomniany arkusz kalkulacyjny może mieć formę autorską (gdy we własnym za-
kresie trzeba stworzyć odpowiednie tabele i arkusze oraz powiązać je ze sobą) albo
możemy bazować na pliku udostępnionym przez instytucję prowadzącą nabór wnio-
sków. Taki plik można również rozbudować w wersji roboczej i wzbogacić o funkcje
użyteczne dla osoby przygotowującej wniosek. W tym kontekście warto dodać, że
konsultant powinien mieć Excel opanowany w stopniu co najmniej podstawowym
Poleć książkęKup książkęTworzenie roboczych arkuszy finansowych projektu (budżet, sprzedaż, opłacalność itp.)
...189...
lub średnio zaawansowanym. Powinien znać najważniejsze funkcje matematyczne,
zasady formatowania komórek, metodykę obliczania progów, a przede wszystkim
wiązania ze sobą arkuszy. Stosując ten ostatni chwyt, zapewnimy sobie spójność obli-
czeń w przypadku zmian.
Wskazane jest, aby roboczy plik finansowy składał się z większej liczby arkuszy od-
powiadających właściwym tabelom wniosku lub pozwalającym na ich łatwe przelicza-
nie. Zastosowanie określonych szablonów tabel z formularza wniosku o dofinanso-
wanie, biznesplanu czy studium wykonalności ułatwi przenoszenie treści i wartości
finansowych do formularza wniosku w generatorze lub dokumentu tekstowego.
Należy przy tym zadbać, aby dokument tego rodzaju zapewniał szybką i łatwą moż-
liwość aktualizowania zawartych w nim informacji. Idealnym formatem dla arkuszy
finansowych jest XLS lub równoważny, który zawiera szereg przydatnych funkcji
matematycznych, a także daje bardzo szerokie możliwości tworzenia tabel tekstowych.
Nie ma zarazem jednolitego wzoru: podstawową tabelą jest oczywiście wspomniany
kosztorys (szczegółowe zestawienie wydatków), któremu należy poświęcić najlepiej
odrębny arkusz i od niego rozpocząć prace. Powinien on zawierać szczegółowy spis
wszystkich potrzebnych pozycji wydatków (kwalifikowanych i niekwalifikowanych)
z podziałem na zadania (jeśli dotyczy), czas realizacji, jednostki miary, liczbę jednostek,
cenę jednostkową oraz cenę całkowitą (w zależności od potrzeb — netto i brutto).
Każdy wiersz powinien dotyczyć odrębnego wydatku. Na skraju wiersza należy
umieścić opis (np. „specyfikacja techniczna”, „komponenty i zakres usług”) oraz
uzasadnienie (dlaczego dany wydatek jest niezbędny do realizacji projektu). Jeżeli
działanie pomocowe przewiduje kategorie wydatków z uwagi na charakter pomocy
(np.: działania inwestycyjne, usługi doradcze, szkolenia specjalistyczne), to dodat-
kowo każdy etap/zadanie dzielimy według tych kategorii wydatków, odpowiednio
je grupując. W razie potrzeby — jeśli liczba pozycji jest bardzo duża — można je
także wyodrębnić do osobnych arkuszy.
Kolejną tabelą może być harmonogram projektu, który zawiera rozpiskę poszcze-
gólnych działań/zadań/pozycji w czasie, a często także źródła finansowania dla
wspomnianych pozycji. Można go również stworzyć w połączeniu z arkuszem pla-
nu finansowego, gdzie dla każdego zadania/etapu określimy źródło finansowania
wkładu własnego (środki własne, kredyt, pożyczka itp.) oraz formę dofinansowania,
tj. czy i w jakim stopniu będziemy mieć do czynienia z refundacją (czyli zwrotem
post factum tytułem poniesionych kosztów), czy może zaliczką, a więc przedpłatą,
z której finansowane będą w całości lub części planowane na danym etapie koszty.
Poleć książkęKup książkę...190...
Projekty z dotacją. Podręcznik konsultanta, wnioskodawcy i beneficjenta
Przygotowany w ten sposób kompletny arkusz finansowy da nam odpowiedź, czy
projekt „spina się” pod kątem montażu finansowego, tj. czy biorąc pod uwagę plano-
wane etapy oraz źródła finansowe, będziemy w stanie płynnie realizować przed-
sięwzięcie. Należy podkreślić, że niekoniecznie musimy ubiegać się np. o kredyt na
sfinansowanie całości projektu. Jeżeli bowiem projekt jest podzielony na etapy i je-
steśmy w stanie przewidzieć datę wpływu zaliczki i refundacji, to możemy również
rozplanować ich wydatkowanie na kolejne etapy. Poniżej przykład:
kredyt pomostowy i kredyt uzupełniający;
pożyczka oraz refundacja i zaliczka jako źródło finansowania wydatków w kolej-
nych etapach.
Ważny jest też arkusz budżetu ogólnego, podsumowujący wszystkie wydatki pro-
jektu, z którego wynikałyby: wartość netto i brutto danego działania oraz projektu,
wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane (zwłaszcza jeśli swoim zakresem nie od-
powiadają wartości netto i podatkowi VAT), sumy wydatków według kategorii. Po-
nadto budżet powinien obrazować procentowy próg dofinansowania (jeśli są różne
progi w zależności od kategorii kosztu, należy rozpisać je oddzielnie, a także przed-
stawić wskaźnik uśredniający) oraz wartości dotacji i wszystkie źródła finansowania.
Warto dodać, że w niektórych przypadkach kosztorys, harmonogram i budżet
ogólny stanowią ujednolicony zbiór tabel, rozpisany w formie harmonogramu rze-
czowo-finansowego, a czasem też dodatkowo harmonogramu płatności. Jakkolwiek
rzecz się ma, wszystkie te tabele koniecznie trzeba ze sobą powiązać za pomocą sto-
sownych funkcji, abyśmy zmieniając coś w kosztorysie, zapewnili sobie automatycz-
ne przeliczenie całości.
Budżet, kosztorys, harmonogram itp. to może jednak nie być wszystko, czego po-
trzebujemy do prawidłowego montażu finansowego projektu. Jeśli mamy do czy-
nienia zwłaszcza z działaniami pomocowymi dla sektora przedsiębiorstw, gdzie wy-
stępuje pomoc publiczna, musimy zweryfikować opłacalność ekonomiczną całego
przedsięwzięcia. Ponieważ większość projektów dotyczy wdrożenia nowych produk-
tów i usług, należy wówczas zaprognozować wpływy, jakie uzyskamy ze sprzedaży
zarówno nowych, jak i dotychczasowych pozycji znajdujących się w ofercie wnio-
skodawcy. Te pozycje są uwypuklone często m.in. w biznesplanach regionalnych
programów operacyjnych (w przypadku działań pomocowych przeznaczonych dla
przedsiębiorców). Zwykle są to trzy tabele: cena jednostkowa, liczba sprzedanych
produktów/usług/towarów i przychód. W praktyce oceny formalnej bardzo dużo
błędów rachunkowych zdarza się właśnie tutaj. Aby ich uniknąć, warto przekleić
tabelki z szablonu dokumentu (wniosku/biznesplanu) do arkusza XLS i powiązać je
Poleć książkęKup książkęTworzenie roboczych arkuszy finansowych projektu (budżet, sprzedaż, opłacalność itp.)
...191...
ze sobą funkcją mnożenia. Każda zmiana ceny czy liczby automatycznie spowo-
duje przeliczeni
Pobierz darmowy fragment (pdf)