Weryfikacja i potwierdzenie sald to metody inwentaryzacji, w przeprowadzaniu których kontrole wykazują najwięcej błędów – od całkowitego zaniechania ich przeprowadzenia,przez nieprawidłowe udokumentowanie, po nierozliczenie ich wyników. W dużej częściwynika to z tego, że inwentaryzacja zarówno w powszechnym rozumieniu, jak i wśród kierownikówjednostek czy głównych księgowych kojarzy się wyłącznie ze spisem z naturyśrodków trwałych i obrotowych (np. materiałów, towarów).
Przedstawiamy więc praktyczne sposoby przeprowadzenia uzgadniania i weryfikacji sald, odnosząc się po koleido przykładów poszczególnych kategorii aktywów i pasywów występujących w jednostkach sektora publicznego. Jednocześnie podajemy sposoby na rozwiązanie różnych problemów występujących w praktyce, m.in.:
Jak przygotować do inwentaryzacji księgi rachunkowe i stanowiska pracy pracowników odpowiedzialnych za przeprowadzenie uzgodnień sald z kontrahentami i weryfikacji sald z dokumentacją?
Jak najlepiej podzielić pomiędzy pracowników obowiązki związane z weryfikacją sald w przypadku sald aktywów, które mogą zostać zdefraudowane, bądź aktywów, których weryfikacja wymaga specjalistycznej wiedzy?
W jaki sposób powinny przebiegać prace inwentaryzacyjne w obu metodach inwentaryzacji i w jaki sposób trzeba je udokumentować?
Z czego wynikają różnice inwentaryzacyjne w przypadku aktywów i pasywów inwentaryzowanychtymi metodami, w jaki sposób należy prawidłowo je rozliczać i ujmowaćw księgach rachunkowych jednostki?
Publikacja zawiera wypełnione wzory druków inwentaryzacyjnych , w praktyce spotykanych w różnych wersjach, z których można wybrać rozwiązanie najbardziej odpowiadające potrzebom danej jednostki.
Treści w niej zawarte mogą służyć jako baza do przeprowadzania szkoleń przedinwentaryzacyjnych dla pracowników księgowości i innych komórek organizacyjnych zaangażowanych w proces inwentaryzacji.Mogą być również pomocą dla kierowników jednostek, pokazując, jak powinna wyglądać prawidłowo przeprowadzona i udokumentowana inwentaryzacja tymi metodami – dzięki czemu mogą się upewnić co do prawidłowości dokumentów inwentaryzacyjnych w swoich jednostkach, zanim złożą na nich podpis na dowód zatwierdzenia wyników inwentaryzacji.
Darmowy fragment publikacji:
IZABELA MOTOWILCZUK
Weryfikacja i potwierdzenie sald
w jednostkach sektora finansów
publicznych
Spis treści
Weryfikacja i potwierdzenie sald
w jednostkach sektora finansów publicznych
– przeprowadzanie i dokumentowanie
1. Pojęcie „inwentaryzacja” i metody jej przeprowadzania .......................6
2. Potwierdzenie sald jako metoda inwentaryzacji .....................................6
2.1. Uzgadnianie sald z bankami ............................................................................... 8
2.2. Uzgadnianie sald z kontrahentami ...................................................................... 9
2.2.1. Przygotowanie do uzgodnienia sald ........................................................ 10
2.2.2. Przeprowadzanie uzgodnień ................................................................... 16
2.2.3. Dokumentowanie faktu przeprowadzenia i wyników uzgodnień sald
z kontrahentami ...................................................................................... 26
2.2.4. Uzgadnianie stanu innych aktywów (papiery wartościowe w formie
zdematerializowanej, składniki mienia powierzone kontrahentom) ....... 32
3. Weryfikacja sald .......................................................................................35
3.1. Przygotowanie do weryfikacji sald ................................................................... 42
3.2.
Przeprowadzanie weryfikacji na podstawie przykładów wybranych
aktywów i pasywów .......................................................................................... 43
3.2.1. Weryfikacja składników ewidencjonowanych
na koncie 011 „Środki trwałe” ............................................................... 44
2
grudzień 2014 r.
3.2.2. Weryfikacja składników ewidencjonowanych na kontach:
011 „Środki trwałe”, 013 „Pozostałe środki trwałe”, 014 „Zbiory
biblioteczne”, 016 „Dobra kultury” – przypadki szczególne ................ 52
3.2.3. Weryfikacja składników ewidencjonowanych
na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne” ................................. 53
3.2.4. Weryfikacja składników ewidencjonowanych
na koncie 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” ........................ 56
3.2.5. Weryfikacja składników ewidencjonowanych
na koncie 141 „Środki pieniężne w drodze” .......................................... 61
3.2.6. Weryfikacja należności i zobowiązań ewidencjonowanych
na kontach zespołu 2 „Rozrachunki i rozliczenia” ................................ 61
3.2.6.1. Weryfikacja należności i zobowiązań ewidencjonowanych
na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” ........................... 62
3.2.6.2. Weryfikacja należności i zobowiązań ewidencjonowanych
na kontach: 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”
i 226 „Długoterminowe należności budżetowe” .......................................... 64
3.2.6.3. Weryfikacja należności i zobowiązań publicznoprawnych
ewidencjonowanych na kontach: 225 „Rozrachunki
z budżetami” i 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” ....................74
3.2.6.4. Weryfikacja należności i zobowiązań od/wobec pracowników
ewidencjonowanych na kontach: 231 „Rozrachunki z tytułu
wynagrodzeń” i 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” ................... 75
3.2.6.5. Weryfikacja należności i zobowiązań ewidencjonowanych
na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” ....................................................... 79
3.2.6.6. Weryfikacja salda konta 245 „Wpływy do wyjaśnienia” ............................. 85
3.2.7. Weryfikacja zapasów składników ewidencjonowanych
na kontach: 310 „Materiały”, 330 „Towary”, 600 „Produkty gotowe
i półfabrykaty” ....................................................................................... 86
3.2.8. Weryfikacja rozliczeń międzyokresowych przychodów i kosztów ........ 86
3.2.9. Weryfikacja funduszy jednostki (własnych i specjalnych) .................... 87
4. Postępowanie poinwentaryzacyjne ...........................................................89
grudzień 2014 r.
3
Izabela MotowIlczuk
magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej,
autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym
uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych
Weryfikacja i potwierdzenie sald
w jednostkach sektora finansów
publicznych – przeprowadzanie
i dokumentowanie
352398a8-0c27-48f4-8d71-00310477e8ef
Wstęp
Weryfikacja i potwierdzenie sald to metody inwentaryzacji, w przeprowadzaniu których
kontrole wykazują najwięcej błędów – od całkowitego zaniechania ich przeprowadzenia,
przez nieprawidłowe udokumentowanie, po nierozliczenie ich wyników. W dużej części
wynika to z tego, że inwentaryzacja zarówno w powszechnym rozumieniu, jak i wśród kie-
rowników jednostek czy głównych księgowych kojarzy się wyłącznie ze spisem z natury
środków trwałych i obrotowych (np. materiałów, towarów). Przedstawiamy więc prak-
tyczne sposoby przeprowadzenia uzgadniania i weryfikacji sald, odnosząc się po kolei
do przykładów poszczególnych kategorii aktywów i pasywów występujących w jednost-
kach sektora publicznego. Jednocześnie podajemy sposoby na rozwiązanie różnych prob-
lemów występujących w praktyce, m.in.:
●●
●●
jak przygotować do inwentaryzacji księgi rachunkowe i stanowiska pracy pracowników
odpowiedzialnych za przeprowadzenie uzgodnień sald z kontrahentami i weryfikacji
sald z dokumentacją,
jak najlepiej podzielić pomiędzy pracowników obowiązki związane z weryfikacją sald
w przypadku sald aktywów, które mogą zostać zdefraudowane, bądź aktywów, których
weryfikacja wymaga specjalistycznej wiedzy,
●● w jaki sposób powinny przebiegać prace inwentaryzacyjne w obu metodach inwentary-
●●
zacji i w jaki sposób trzeba je udokumentować,
z czego wynikają różnice inwentaryzacyjne w przypadku aktywów i pasywów inwen-
taryzowanych tymi metodami, w jaki sposób należy prawidłowo je rozliczać i ujmować
w księgach rachunkowych jednostki.
Publikacja zawiera wypełnione wzory druków inwentaryzacyjnych, w praktyce spo-
tykanych w różnych wersjach, z których można wybrać rozwiązanie najbardziej odpowia-
dające potrzebom danej jednostki.
Treści w niej zawarte mogą służyć jako baza do przeprowadzania szkoleń przedinwen-
taryzacyjnych dla pracowników księgowości i innych komórek organizacyjnych zaangażo-
4
grudzień 2014 r.
wanych w proces inwentaryzacji. Mogą być również pomocą dla kierowników jednostek,
pokazując, jak powinna wyglądać prawidłowo przeprowadzona i udokumentowana inwen-
taryzacja tymi metodami – dzięki czemu mogą się upewnić co do prawidłowości doku-
mentów inwentaryzacyjnych w swoich jednostkach, zanim złożą na nich podpis na dowód
zatwierdzenia wyników inwentaryzacji.
grudzień 2014 r.
5
Weryfikacja i potwierdzenie sald w jednostkach sektora finansów publicznych...
1. Pojęcie „inwentaryzacja” i metody jej przeprowadzania
Inwentaryzację zalicza się do jednej z podstawowych dziedzin rachunkowości, a obowią-
zek jej okresowego przeprowadzania mają wszystkie jednostki zobowiązane do sto-
sowania ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor), w tym wszystkie
jednostki należące do sektora finansów publicznych.
Podczas inwentaryzacji wykonuje się wiele czynności prowadzących do ustalenia rze-
czywistego stanu składników majątkowych znajdujących się w posiadaniu danej jednostki
organizacyjnej, a następnie zweryfikowania prawdziwości danych zawartych w księgach
rachunkowych, dotyczących wielkości poszczególnych aktywów i pasywów jednostki. Po-
szczególne etapy inwentaryzacji obejmują:
●● ustalenie rzeczywistego stanu wszystkich składników majątkowych jednostki według
stanu na określony dzień,
●● porównanie tego stanu z wielkościami odnotowanymi w ewidencji księgowej,
●● ustalenie i wyjaśnienie różnic (nadwyżek i niedoborów),
rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za stwierdzone niedobory i szkody,
●● doprowadzenie danych zawartych w ewidencji księgowej do zgodności ze stanem rze-
●●
czywistym.
Ustawa o rachunkowości (art. 26 ust. 1 uor) przewiduje trzy metody przeprowadza-
nia inwentaryzacji, a mianowicie:
1) spis z natury ilości składników majątkowych, wycena tych ilości, porównanie otrzyma-
nych wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych
różnic
oraz metody będące przedmiotem niniejszej publikacji:
2) uzyskanie od banków i od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księ-
gach rachunkowych jednostki stanu aktywów finansowych zgromadzonych na rachun-
kach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, należności, a następnie
wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic,
3) porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja
wartości tych składników aktywów i pasywów, które nie podlegają inwentaryzacji w dro-
dze spisu z natury czy potwierdzenia salda lub ich inwentaryzacja tymi metodami z uza-
sadnionych przyczyn nie była możliwa.
Wybór właściwej metody inwentaryzacji jest uzależniony od rodzaju składników akty-
wów i pasywów posiadanych przez jednostkę.
2. Potwierdzenie sald jako metoda inwentaryzacji
Potwierdzenie sald należności z kontrahentami jest drugą z kolei metodą inwentaryzacji
(wymienioną w art. 26 ust. 1 pkt 2 uor). Polega na otrzymaniu od banków i uzyskaniu od
kontrahentów potwierdzeń prawidłowości stanu tej grupy aktywów jednostki wykazanego
w jej księgach rachunkowych, a w razie stwierdzenia różnic – na ich wyjaśnieniu i rozli-
czeniu.
6
grudzień 2014 r.
Weryfikacja i potwierdzenie sald w jednostkach sektora finansów publicznych...
●●
Metodą uzgodnienia sald należy inwentaryzować:
aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez
inne jednostki (czyli np. środki płatnicze krajowe i waluty obce zgromadzone na ra-
chunkach bieżących i lokatach terminowych w bankach),
●● papiery wartościowe w formie zdematerializowanej,
●● należności (w tym udzielone pożyczki) z wyłączeniem: należności spornych i wątpli-
wych, należności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz z tytułów pub-
licznoprawnych,
●● powierzone kontrahentom własne składniki aktywów (czyli oddane innym jednostkom
na podstawie stosownych umów, np. w nieodpłatne użytkowanie, użyczone).
Podczas inwentaryzacji przeprowadzanej metodą uzgodnienia salda stwierdza się na
podstawie otrzymanych przez jednostkę potwierdzeń, że stan środków pieniężnych jed-
nostki przechowywanych w bankach, należności (w tym pożyczek udzielonych innym
jednostkom oraz kwot należnych od kontrahentów z tytułu usług czy dostaw zrealizowa-
nych przez jednostkę) oraz składników aktywów rzeczowych jednostki znajdujących się
w posiadaniu innych podmiotów (np. środków trwałych oddanych innej jednostce orga-
nizacyjnej w nieodpłatne użytkowanie, materiałów oddanych na przechowanie bądź do
przerobu) jest zgodny ze stanem wykazanym w księgach rachunkowych jednostki.
W efekcie prawidłowego przeprowadzenia uzgodnienia sald jednostka powinna uzyskać
potwierdzenie, że:
faktycznie ma zdeponowane na rachunkach bankowych środki pieniężne w określo-
nych kwotach,
●● ma papiery wartościowe w formie zdematerializowanej w określonej liczbie i o okre-
ślonej wartości, wyemitowane przez inne podmioty (np. zdeponowane na rachunku
biura maklerskiego),
●● wykazane w jej księgach rachunkowych należności (w tym z tytułu udzielonych poży-
czek oraz od kontrahentów) faktycznie istnieją w takiej wysokości i nie są przedawnio-
ne ani nieściągalne,
składniki aktywów rzeczowych powierzone innym podmiotom rzeczywiście znajdują
się we władaniu tych podmiotów (istnieją fizycznie, są w stanie umożliwiającym ich
użytkowanie zgodnie z przeznaczeniem, nie zaginęły lub nie zostały skradzione).
●●
●●
Pięć etapów uzgadniania sald
1. Przygotowanie do inwentaryzacji.
2. Otrzymanie od banków potwierdzenia sald i wysłanie wezwań do potwierdzenia sald
do kontrahentów oraz otrzymanie od nich odpowiedzi.
3. Porównanie wielkości potwierdzonych przez banki i kontrahentów z wartościami ujęty-
mi w księgach rachunkowych jednostki.
4. Wyspecyfikowanie różnic inwentaryzacyjnych i wyjaśnienie przyczyn ich powstania.
5. Zaewidencjonowanie różnic w księgach rachunkowych i ich rozliczenie.
grudzień 2014 r.
7
Weryfikacja i potwierdzenie sald w jednostkach sektora finansów publicznych...
Uzgodnienia sald z kontrahentami zwyczajowo dokonują pracownicy księgowości,
pod nadzorem głównego księgowego.
Fakt przeprowadzenia inwentaryzacji tą metodą i wyniki uzgodnień dokumentuje się
w sposób ustalony w polityce rachunkowości danej jednostki przez jej kierownika (art. 10
uor). W praktyce stosowane są w tym celu:
●● wydruki z ewidencji analitycznej i szczegółowej uzgadnianych aktywów,
●● druki uzgodnienia sald,
●● protokoły z porównania sald podanych przez kontrahentów z saldami wykazanymi
●●
w księgach rachunkowych jednostki,
zestawienia różnic inwentaryzacyjnych,
●● protokoły z rozliczenia inwentaryzacji,
●● polecenia księgowania różnic inwentaryzacyjnych,
●● protokoły poinwentaryzacyjne.
Dokumentację spisu z natury należy odpowiednio zabezpieczyć i przechowywać
przez pięć lat od początku roku następującego po roku obrotowym, za który była przepro-
wadzona inwentaryzacja (art. 74 ust. 2 pkt 7 uor).
2.1. Uzgadnianie sald z bankami
W przypadku kwot środków pieniężnych jednostek przechowywanych na rachunkach ban-
kowych zarówno bieżących, jak i lokat terminowych ich wielkość potwierdza bank, prze-
syłając potwierdzenia prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki
stanu tych aktywów (art. 26 ust. 1 pkt 2 uor). Potwierdzenia wystawiają banki według
stanu na ostatni dzień roku obrotowego (31 grudnia) i przesyłają do jednostek z po-
czątkiem następnego roku.
Wskazany pracownik księgowości jednostki sprawdza prawidłowość sald rachunków
bankowych wyspecyfikowanych przez bank z odpowiednimi saldami kont księgi głównej,
służącymi do ewidencjonowania stanu środków na rachunkach bankowych, np.:
●● 130 „Rachunek bieżący jednostki”,
●● 131 „Rachunek bieżący samorządowych zakładów budżetowych”,
●● 132 „Rachunek dochodów jednostek budżetowych”,
●● 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”,
●● 136 „Rachunek państwowych funduszy celowych”,
●● 139 „Inne rachunki bankowe” (np. sumy depozytowe).
Wyniki tego porównania zawiera się albo na przesłanym do jednostki druku banko-
wym, gdzie przy każdej pozycji osoba odpowiedzialna za weryfikację zamieszcza adno-
tację „saldo zgodne”, datę przeprowadzenia weryfikacji i czytelny podpis, albo w ogól-
nym protokole z rozliczenia inwentaryzacji rocznej, lub w odrębnym protokole według
podanego wzoru.
8
grudzień 2014 r.
Weryfikacja i potwierdzenie sald w jednostkach sektora finansów publicznych...
Wzór 1. Protokół z potwierdzenia stanu środków na rachunkach bankowych
jednostki
Samorządowy Zakład Budżetowy
ul. Kolonia 3
46-987 Mogilnica
Mogilnica, 5 stycznia 2015 r.
Protokół z rozliczenia inwentaryzacji środków pieniężnych na rachunkach bankowych
według stanu na 31 grudnia 2014 r.
Według potwierdzenia sald rachunków bankowych przesłanego przez Bank X z dnia 2 stycznia
2015 r., stan środków pieniężnych na rachunkach zakładu wynosił:
●●
●●
●●
rachunek: 123 45678 09876 6754 908765 0980 8907 – 131 900 zł,
rachunek: 123 45678 09876 6754 908765 0980 8907 – 56 900 zł,
rachunek: 123 45678 09876 6754 908765 0980 8907 – 0 zł
i był zgodny z saldami kont księgi głównej na 31 grudnia 2014 r.:
●●
●●
●●
131 „Rachunek bieżący samorządowego zakładu budżetowego”,
135 „Rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych”,
139 „Rachunek sum depozytowych”.
Sprawdził: główny księgowy – Małgorzata Malec
Zatwierdził: dyrektor zakładu – Ryszard Dołęga
Jeśli salda wykazane w potwierdzeniu przez bank nie zgadzają się z saldami kont księ-
gi głównej jednostki, środki na rachunkach bankowych należy zaksięgować zgodnie z po-
twierdzeniem z banku. Różnice trzeba zawiesić na plus bądź na minus na koncie 240,
np. analitycznie 240/4 „Mylne obciążenia i uznania bankowe”, a następnie przystąpić do
wyjaśniania niezgodności. Tu mogą mieć miejsce dwie opcje:
●● opcja 1 – błąd jest zawiniony przez bank, wówczas należy niezwłocznie wystąpić do
niego o wyjaśnienie różnic i przesłanie odpowiedniej bankowej noty memoriałowej, na
podstawie której jednostka będzie mogła dokonać korekty zapisów księgowych,
●● opcja 2 – błąd powstał po stronie jednostki, wówczas konieczne jest przeanalizowa-
nie zapisów wprowadzonych na konto od czasu pierwszego pojawienia się rozbieżno-
ści pomiędzy wyciągami bankowymi a saldem konta syntetycznego odpowiadającego
danemu rachunkowi bankowemu i po odnalezieniu błędnych zapisów odpowiednie ich
skorygowanie.
2.2. Uzgadnianie sald z kontrahentami
Ustawa o rachunkowości nakłada obowiązek wystąpienia o potwierdzenie salda na wierzy-
cieli, którzy wzywają dłużników do potwierdzenia swoich należności (art. 26 ust. 1 pkt 2
grudzień 2014 r.
9
Pobierz darmowy fragment (pdf)
