Od właściwego zamknięcia ksiąg zależy prawidłowe sporządzenie sprawozdania finansowego. W publikacji wskazano m.in.: - jakich rozliczeń należy dokonać na koniec roku (rozliczenie udzielonych i otrzymanych dotacji, korekta odpisu na ZFŚS, rozliczenie zaliczek udzielonych pracownikom, rozliczenie jednostki organizacyjnej z właściwym budżetem), - jak prawidłowo ewidencjonować koszty i zobowiązania na przełomie roku, - jak prawidłowo ewidencjonować rozliczenia międzyokresowe przychodów i kosztów, - jak prawidłowo ewidencjonować odsetki za zwłokę, - jak prawidłowo ewidencjonować odpisy aktualizujące wartość należności, odpisy z tytułu trwałej utraty wartości, - jak ująć zdarzenia po dniu bilansowym i jak skorygować popełnione błędy. W 2015 r. wprowadzono zmiany we wzorze „Rachunku zysków i strat” i czy zmiany te obowiązują już przy sprawozdaniu za 2015 r.? W publikacji znajduje się szczegółowy instruktaż wypełniania wszystkich części sprawozdania finansowego: - bilansu jednostki budżetowej lub samorządowego zakładu budżetowego (dołączono specyfikację do sald kont bilansowych), - rachunku zysków i strat, - zestawienia zmian w funduszu oraz bilansu z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Po kolei opisano każdą pozycję całego sprawozdania finansowego – wskazano powiązanie poszczególnych pozycji z kontami księgowymi i paragrafami klasyfikacji budżetowej, podano wskazówki sporządzania informacji uzupełniających. Zaprezentowano przykłady wykazów wzajemnych rozliczeń, podlegających wyłączeniu w poszczególnych częściach (elementach) łącznego sprawozdania finansowego. Ponadto wskazano, w jaki sposób należy sprawdzić spójność sprawozdania finansowego z poszczególnymi jego elementami, ze sprawozdaniami budżetowymi oraz ze sprawozdaniami w zakresie operacji finansowych.
Darmowy fragment publikacji:
SFERA BUDŻETOWA – opinie ekspertów
MARIA JASIŃSKA
GRZEGORZ KURZĄTKOWSKI
Zamknięcie roku
oraz instrukcja sporządzania
sprawozdania finansowego
za 2015 r.
w jednostkach sektora finansów publicznych
MARIA JASIŃSKA
GRZEGORZ KURZĄTKOWSKI
Zamknięcie roku
oraz instrukcja sporządzania
sprawozdania finansowego
za 2015 r.
w jednostkach sektora finansów publicznych
Dyrektor Centrum Rynku Finansów Publicznych
Agata Eichler
Redaktor merytoryczny
Małgorzata Majewska
Sekretarz redakcji
Elżbieta Marszalik
Korekta
Jolanta Bugaj
Redaktor graficzny
Monika Rodziewicz
Druk: Mazowieckie Centrum Poligrafii
© Copyright by INFOR PL S.A.
Warszawa 2015
INFOR PL Spółka Akcyjna
01-042 Warszawa, ul. Okopowa 58/72
www.infor.pl
Biuro Obsługi Klienta
01-042 Warszawa, ul. Okopowa 58/72
tel.: 22 212 07 30, 801 626 666
faks: 22 212 07 32
e-mail: bok@infor.pl
strona: www.sklep.infor.pl
Publikacja jest chroniona przepisami prawa autorskiego. Wykonywanie kserokopii bądź powiela-
nie inną metodą oraz rozpowszechnianie bez zgody wydawcy w całości lub części jest zabronio-
ne i podlega odpowiedzialności karnej.
ISBN 978-83-7440-607-9
Spis treści
Zamknięcie roku oraz instrukcja sporządzania
sprawozdania finansowego za 2015 r.
w jednostkach sektora finansów publicznych
I. Zamknięcie roku 2015 r. w jednostkach sektora finansów publicznych ... 9
1. Czynności przygotowawcze związane z zakończeniem roku
budżetowego ............................................................................................. 10
1.1. Ustalenie terminu wpływu dokumentacji finansowej do jednostki ............................. 12
1.2. Ustalenie terminu rocznych sprawozdań: budżetowych, z zakresu operacji finansowych
i finansowych ................................................................................................................ 14
2. Ustalenie harmonogramu działań zmierzających do sporządzenia
sprawozdania finansowego i zamknięcia ksiąg rachunkowych ............ 14
3. Dokonanie rozliczeń, które – zgodnie z przepisami szczególnymi
– podlegają wykonaniu na koniec roku budżetowego ........................... 18
3.1. Rozliczenie udzielonych i otrzymanych dotacji .......................................................... 18
3.2. Korekta odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych .................................... 22
3.3. Rozliczenie zaliczek udzielonych pracownikom ....................................................... 24
3.4. Rozliczenie jednostki organizacyjnej z właściwym budżetem ................................... 26
4. Koszty i zobowiązania na przełomie roku budżetowego ...................... 31
5. Rozliczenia międzyokresowe przychodów i kosztów oraz rezerwy ...... 35
5.1. Rozliczenia międzyokresowe przychodów .................................................................... 35
5.2. Rozliczenia międzyokresowe kosztów .......................................................................... 38
5.3. Rezerwy .......................................................................................................................41
6. Środki pieniężne pozostałe na koniec roku na wydzielonym
rachunku dochodów ................................................................................. 42
7. Ewidencja wydatków niewygasających z końcem roku
budżetowego ............................................................................................. 46
3
Zamknięcie roku oraZ instrukcja sporZądZania sprawoZdania finansowego Za 2015 r. ...
8. Dokonanie księgowań, które – zgodnie z przepisami szczególnymi
– podlegają wykonaniu na koniec roku budżetowego ........................... 52
8.1. Odsetki za zwłokę ...................................................................................................... 52
8.2. Odpisy aktualizujące wartość należności ................................................................... 54
8.3. Odpisy z tytułu trwałej utraty wartości ........................................................................ 58
8.4. Zaangażowanie wydatków ............................................................................................ 59
8.5. Dodatkowe wynagrodzenie roczne ...............................................................................61
8.6. Umorzenie i amortyzacja środków trwałych oraz wartości niematerialnych
i prawnych .....................................................................................................................61
9. Inwentaryzacja składników aktywów i pasywów .................................. 64
10. Kontrola kompletności i poprawności zapisów dokonanych
w księgach rachunkowych ...................................................................... 67
11. Ujęcie zdarzeń po dniu bilansowym i korygowanie błędów ................. 68
12. Przeksięgowania roczne .......................................................................... 71
12.1. Ustalenie wyniku finansowego ................................................................................... 71
12.2. Roczne i okresowe przeksięgowania na fundusz jednostki ........................................ 76
12.3. Ustalenie wyniku z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego ........... 77
12.4. Przeniesienie wyniku finansowego w roku następnym ............................................ 79
13. Uzgodnienie sald kont oraz obrotów kont syntetycznych
i analitycznych ......................................................................................... 80
14. Sporządzenie ostatecznego zestawienia obrotów i sald kont księgi
głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, na podstawie których
jednostka sporządzi roczne sprawozdanie finansowe .......................... 81
II. Instrukcja sporządzania rocznego sprawozdania finansowego
za 2015 r. w jednostkach sektora finansów publicznych ...................... 83
1. Podstawy prawne, ogólne zasady oraz terminy sporządzania
sprawozdania finansowego ..................................................................... 84
2. Bilans jednostki budżetowej lub samorządowego zakładu
budżetowego ............................................................................................ 87
Pozycje bilansu ................................................................................................................ 89
Lewa strona bilansu – AKTYWA ......................................................................... 89
Prawa strona bilansu – PASYWA ......................................................................... 103
4
Informacje uzupełniające .................................................................................................. 110
Podpisy ............................................................................................................................. 116
Praktyczne wskazówki istotne przy sporządzaniu i analizie bilansu jednostki ............... 117
spis treści
3. Rachunek zysków i strat jednostki budżetowej lub samorządowego
zakładu budżetowego (wariant porównawczy) .................................... 137
Pozycje rachunku zysków i strat ....................................................................................... 137
Informacje uzupełniające ................................................................................................. 159
Podpisy ............................................................................................................................ 159
Praktyczne wskazówki istotne przy sporządzaniu i analizie rachunku zysków i strat ..... 160
4. Zestawienie zmian w funduszu jednostki budżetowej lub
samorządowego zakładu budżetowego .................................................. 162
Pozycje zestawienia zmian w funduszu ........................................................................... 163
Informacje uzupełniające ................................................................................................. 173
Podpisy ............................................................................................................................. 173
Praktyczne wskazówki istotne przy sporządzaniu i analizie
zestawienia zmian w funduszu jednostki ......................................................................... 174
5. Łączne sprawozdania finansowe – zasady sporządzania ..................... 177
5.1. Łączny bilans jednostki ............................................................................................. 179
5.2. Łączny rachunek zysków i strat ................................................................................ 180
5.3. Łączne zestawienie zmian w funduszu ..................................................................... 181
5.4. Ewidencja wzajemnych rozliczeń między jednostkami ............................................ 181
6. Bilans z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego ..... 186
Pozycje bilansu ................................................................................................................ 187
Lewa strona bilansu – AKTYWA ........................................................................ 187
Prawa strona bilansu – PASYWA ........................................................................ 191
Informacje uzupełniające ................................................................................................. 195
Podpisy ............................................................................................................................ 196
Praktyczne wskazówki istotne przy sporządzaniu i analizie
bilansu z wykonania budżetu JST .................................................................................... 196
III. Otwarcie ksiąg rachunkowych – księgowania na początku
nowego roku budżetowego .................................................................... 205
Wstęp
Otwieranie i zamykanie ksiąg rachunkowych jest jednym z elementów prowadzenia rachunko-
wości w jednostce sektora finansów publicznych. Proces ten odbywa się nie rzadziej niż raz do
roku, tzn. każdorazowo na koniec roku obrotowego, i ma na celu zamknięcie w jednym okresie
wszystkich operacji gospodarczych, które w nim wystąpiły. Zależnie od stosowanej techniki pro-
wadzenia ksiąg rachunkowych, ich zamknięcie odbywa się w różny sposób.
Czynności przygotowawcze prowadzące do zakończenia roku budżetowego w ewidencji księ-
gowej, jak również ostateczne jego zamknięcie stanowią proces wieloetapowy, czasochłonny
i zarazem istotny dla całej jednostki. Na podstawie sald kont wynikających z zamknięcia po-
przedniego roku rozrachunkowego tworzony jest bilans otwarcia nowego roku obrachunkowego.
Niezwykle ważne jest, aby stan kont w bilansie otwarcia był zgodny ze stanem ustalonym
na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych jednostki.
W publikacji opisano poszczególne działania przygotowawcze prowadzące do zakoń-
czenia roku obrotowego, które w jednostkach sektora finansów publicznych rozpoczynają
się w ostatnim kwartale roku budżetowego. Zaprezentowano również harmonogram działań
zmierzających do sporządzenia sprawozdania finansowego i zamknięcia ksiąg rachunkowych.
Z książki można dowiedzieć się m.in.:
l
jakich rozliczeń należy dokonać na koniec roku (rozliczenie udzielonych i otrzymanych do-
tacji, korekta odpisu na ZFŚS, rozliczenie zaliczek udzielonych pracownikom, rozliczenie
jednostki organizacyjnej z właściwym bud żetem),
jak prawidłowo ewidencjonować koszty i zobowiązania na przełomie roku,
jak prawidłowo ewidencjonować rozliczenia międzyokresowe przychodów i kosztów,
jak prawidłowo ewidencjonować odsetki za zwłokę,
jak prawidłowo ewidencjonować odpisy aktualizujące wartość należności, odpisy z tytułu
trwałej utraty wartości,
jak ująć zdarzenia po dniu bilansowym i jak skorygować popełnione błędy,
jakie zmiany wprowadzono we wzorze „Rachunku zysków i strat” i czy zmiany te obowiązują
już przy sprawozdaniu za 2015 r.
l
l
l
l
l
l
Mimo że w 2015 r. rozporządzenie Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych
zasad rachunkowości oraz planów kont (…) uległo niewielkim zmianom, to interpretacja przepi-
sów tego rozporządzenia w dalszym ciągu dostarcza wielu trudności, które nasilają się szczególnie
w okresie sporządzania sprawozdań finansowych. 2 listopada 2015 r. Minister Finansów podpi-
sał rozporządzenie zmieniające rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości
oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz
pańs twowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.
Wprowadzone zmiany dotyczą także wzoru „Rachunku zysków i strat”, w którym:
uchylono pozycję I. „Zysk (strata) z działalności gospodarczej (F + G – H)”,
l
uchylono pozycję J. „Wynik zdarzeń nadzwyczajnych (J.I. – J.II.)” oraz punkty tej pozy-
l
cji: I. „Zyski nadzwyczajne” i II. „Straty nadzwyczajne”,
pozycja K otrzymała brzmienie: „K. Zysk (strata) brutto (F + G – H)”.
l
7
Zamknięcie roku oraZ instrukcja sporZądZania sprawoZdania finansowego Za 2015 r. ...
Ponadto w części „Informacje uzupełniające istotne dla oceny rzetelności i przejrzystości
sytuacji finansowej” pkt 1 otrzymał brzmienie: 1. Informacje o kwocie i charakterze poszcze-
gólnych pozycji przychodów lub kosztów o nadzwyczajnej wartości lub które wystąpiły incy-
dentalnie”.
Zmiany te wchodzą w życie z dniem 1 stycznia 2016 r., a to oznacza, że sprawozdania finan-
sowe za 2015 r. należy sporządzić zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 7 do rozpo-
rządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont w wersji obowią-
zującej na dzień 31 grudnia 2015 r. (czyli przed zmianą).
Dopóki nie zostaną uporządkowane wzory poszczególnych części sprawozdania finansowego
wraz z planami kont określonymi w ww. rozporządzeniu, główni księgowi i kierownicy jedno-
stek zobligowani są stosować aktualnie obowiązujące przepisy, dążąc jednocześnie do wyelimi-
nowania pojawiających się wewnętrznych sprzeczności lub też braków. Obowiązujące przepisy
dotyczące rachunkowości budżetowej wskazują na występowanie, w zderzeniu z praktycznym ich
zastosowaniem, wielu unormowań wewnętrznie niespójnych lub też kontrowersyjnych. Szcze-
gólnie istotna okazuje się tutaj umiejętność właściwego powiązania sprawozdań finansowych
z księgami rachunkowymi jednostki i przeniesienie sald lub obrotów poszczególnych kont do od-
powiadających im pozycji w sprawozdaniu finansowym.
Publikacja stanowi szczegółowy instruktaż wypełniania wszystkich części sprawozda-
nia finansowego za 2015 r.:
l
bilansu jednostki budżetowej lub samorządowego zakładu budżetowego (dołączono spe-
cyfikację do sald kont bilansowych),
l rachunku zysków i strat,
l zestawienia zmian w funduszu
l oraz bilansu z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego.
Po kolei opisano każdą pozycję całego sprawozdania finansowego – wskazano powiązanie
poszczególnych pozycji z kontami księgowymi i paragrafami klasyfikacji budżetowej, podano
wskazówki sporządzania informacji uzupełniających. Zaprezentowano przykłady wykazów
wzajemnych rozliczeń, podlegających wyłączeniu w poszczególnych częściach (elementach)
łącznego sprawozdania finansowego. Ponadto wskazano, w jaki sposób należy sprawdzić spój-
ność sprawozdania finansowego z poszczególnymi jego elementami, ze sprawozdaniami
bud żetowymi oraz ze sprawozdaniami w zakresie operacji finansowych.
W odniesieniu do zagadnień, które są odmiennie ujmowane w księgach rachunkowych przez
państwowe i samorządowe jednostki budżetowe oraz samorządowe zakłady budżetowe, wprowa-
dzono zróżnicowany ich opis lub interpretację w powiązaniu ze specyfiką gospodarki finansowej
tych jednostek, co w znaczny sposób powinno ułatwić prawidłowe sporządzenie poszczególnych
części sprawozdania finansowego, a w konsekwencji – uniknąć sporządzania i składania jego
korekty.
I
Zamknięcie roku 2015 r.
w jednostkach
sektora finansów publicznych
Zamknięcie roku oraZ instrukcja sporZądZania sprawoZdania finansowego Za 2015 r. ...
1. Czynności przygotowawcze związane z zakończeniem roku
budżetowego
Koniec roku obrotowego dla każdej jednostki, a w szczególności dla jej służb finansowo-księ-
gowych, związany jest z wieloma niezbędnymi do wykonania czynnościami, których celem jest
takie przygotowanie ksiąg rachunkowych do zamknięcia, aby uzyskane na ich podstawie infor-
macje były rzetelne, bezbłędne i sprawdzalne. Ważne jest zatem przestrzeganie generalnych
zasad rachunkowości ustalonych w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor).
Tabela 1. Najważniejsze zasady rachunkowości
Objaśnienia
Przykład
Zasada
rachunkowości
Zasada memoriału
(art. 6 ust. 1 uor)
W księgach rachunkowych i wyniku fi
nansowym jednostki należy ująć wszyst
kie osiągnięte i przypadające na jej rzecz
przychody oraz obciążające ją koszty
związane z tymi przychodami dotyczą
ce danego roku obrotowego niezależnie
od terminu ich zapłaty. Oznacza to, że
niezapłacone koszty należy ująć w księ
gach rachunkowych drugostronnie jako
zobowiązania, a nieopłacone przychody
– jako należności.
Należne pracownikom dodatkowe wynagrodzenie
roczne (wraz z pochodnymi) za 2015 r., mimo że
będzie wypłacone w styczniu 2016 r., podlega zara
chowaniu do kosztów grudnia 2015 r. Wykonane na
rzecz jednostki usługi obce (np. naprawa kseroko
piarki w grudniu 2015 r.) zafakturowane na początku
stycznia 2016 r. powinny być zaliczone do kosztów
2015 r. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku
przychodów ze sprzedaży – jednostka wydała kon
trahentowi np. posiłki lub zorganizowała szkolenie
w grudniu 2015 r., fakturę wystawiła 2 stycznia
2016 r., a zapłatę otrzymała po 30 dniach, czyli
w lutym 2016 r. Jednostka nie otrzymała wprawdzie
jeszcze zapłaty, lecz w księgach rachunkowych na
koniec 2015 r. zaprezentuje należność od odbiorcy
wynikającą z faktury, uregulowanej w lutym 2016 r.
Jednostki powinny stosować jednakowe zasady
i sposoby prowadzenia ksiąg rachunkowych w po
szczególnych latach, tj. ten sam sposób księgowa
nia jednakowego rodzaju operacji gospodarczych,
w związku z czym kwoty ujęte analitycznie w BO
powinny być równe kwotom wykazanym analitycz
nie w BZ.
Uproszczenia mogą dotyczyć np.:
l ustalenia granicy ceny nabycia lub kosztu wy
tworzenia środków
trwałych bądź wartości
niematerialnych i prawnych, poniżej której jed
nostka dokonuje (nie wcześniej niż w momencie
oddania do używania) jednorazowego odpisu
w koszty wartości tego rodzaju składników ak
tywów (np. 3500,00 zł),
l zaniechania egzekucji nieistotnych kwot należ
ności, zwłaszcza gdy kwota należności z tytułu
poniesionych kosztów egzekucji jest np. niższa
niż koszt przesyłki poleconej ze zwrotnym po
twierdzeniem odbioru.
Zasada ciągłości
(art. 5 ust. 1 uor)
Zasada istotności
(art. 4 ust. 4 uor)
Przyjęte zasady (politykę) rachunkowo
ści należy stosować w sposób ciągły, do
konując w kolejnych latach jednakowego
grupowania na kontach księgowych
operacji gospodarczych, przyjmując taką
samą metodę wyceny aktywów i pa
sywów, ustalania wyniku finansowego
i sporządzania sprawozdań finansowych.
Oznacza to, że wykazane w bilansie
zamknięcia stany aktywów i pasywów
powinny równać się aktywom i pasywom
wykazanym w bilansie otwarcia następ
nego roku.
jeżeli nie wywiera
Jednostka może stosować pewne
uproszczenia,
to
ujemnego wpływu na rzetelne i jasne
przedstawienie jej sytuacji majątkowej
i finansowej oraz wyniku finansowego
tej jednostki.
10
Zamknięcie roku 2015 w jednostkach sektora finansów publicznych
Ustalając wartość bieżącą środka trwałego (np. sa
mochodu,
należy
uwzględnić jego dotychczasowe zużycie, tj. odpisy
amortyzacyjne (umorzenie).
informatycznego),
sprzętu
Zasada ostrożnej
wyceny
(art. 7 uor)
Poszczególne składniki aktywów i pa
sywów wycenia się według cen nabycia
lub kosztów wytworzenia, z zachowa
niem zasady ostrożnej wyceny. W wy
niku finansowym, bez względu na jego
wysokość, należy uwzględnić:
l zmniejszenia wartości
użytkowej
lub handlowej składników aktywów,
w tym również dokonywane w postaci
odpisów amortyzacyjnych lub umorze
niowych,
l wyłącznie niewątpliwe pozostałe przy
chody operacyjne i zyski nadzwyczajne,
l wszystkie poniesione pozostałe koszty
operacyjne i straty nadzwyczajne,
l rezerwy na znane jednostce ryzyko,
grożące straty oraz skutki innych zda
rzeń.
Zasada współmier-
ności
(art. 6 ust. 2 uor)
Dla zapewnienia współmierności przy
chodów i związanych z nimi kosztów, do
aktywów i pasywów danego okresu spra
wozdawczego zaliczane będą koszty lub
przychody dotyczące przyszłych okresów
oraz przypadające na te okresy koszty,
które jeszcze nie zostały poniesione.
Zasada kontynuacji
(art. 5 ust. 2 uor)
Zasada jasnego
i rzetelnego obrazu
(art. 4 ust. 1 uor)
Zasada przewagi
treści nad formą
(art. 4 ust. 2 uor)
Przy stosowaniu przyjętych zasad rachun
kowości przyjmuje się założenie, że jed
nostka będzie kontynuowała, w dającej
się przewidzieć przyszłości, działalność
w niezmniejszonym istotnie zakresie, bez
postawienia jej w stan likwidacji lub upad
łości, chyba że jest to niezgodne ze sta
nem faktycznym lub prawnym. Przy usta
laniu zdolności jednostki do kontynuacji
działalności, kierownik jednostki powinien
uwzględnić wszystkie informacje dostęp
ne na dzień sprawozdania finansowego,
dotyczące dającej się przewidzieć przy
szłości, obejmującej okres nie krótszy niż
jeden rok od dnia bilansowego.
Jednostki obowiązane są stosować przy
jęte zasady (politykę) rachunkowości,
rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację
majątkową i finansową oraz wynik finan
sowy.
Zdarzenia, w tym operacje gospodarcze,
należy ujmować w księgach rachun
kowych i wykazywać w sprawozdaniu
finansowym zgodnie z ich treścią eko
nomiczną.
Do rozliczenia międzyokresowego kosztów zali
czyć można np.:
l szacowane (na podstawie odczytów z liczników)
koszty zużycia energii elektrycznej, na które jed
nostka nie otrzymała jeszcze faktury,
l opłaconą z góry prenumeratę czasopism i in
nych fachowych publikacji na potrzeby związane
z działalnością jednostki.
Natomiast do rozliczeń międzyokresowych przy
chodów zalicza się np. otrzymaną z góry zapłatę
za wynajęcie lokalu na kolejny rok lub kolejne lata.
Zasada ta nie ma zastosowania wprost do jedno
stek budżetowych, gdyż jednostki te nie utrzymują
się z własnych dochodów, a o ich powołaniu i funk
cjonowaniu decydują inne względy niż kondycja
finansowa samej jednostki.
Zasada ta ma na celu ujawnienie możliwie sze
rokiej oraz wszechstronnej prezentacji informacji
o sytuacji finansowej jednostki.
Przykładem takich zdarzeń jest dostawa niefaktu
rowana ujmowana w ewidencji księgowej z wyko
rzystaniem konta 300 „Rozliczenie zakupu”, które
potwierdza dostawę np. materiału lub środka trwa
łego, a faktura VAT zostanie dostarczona w termi
nie późniejszym.
11
Zamknięcie roku oraZ instrukcja sporZądZania sprawoZdania finansowego Za 2015 r. ...
Zasadę memoriału zawartą w uor uzupełnia art. 40 ust. 1 pkt 2 ustawy z 27 sierpnia 2009 r.
o finansach publicznych (dalej: uofp), który stanowi, że w księgach rachunkowych ujmuje się
wszystkie etapy rozliczeń poprzedzające płatność dochodów i wydatków, a w zakresie wy-
datków i kosztów – także zaangażowanie środków.
1.1. Ustalenie terminu wpływu dokumentacji finansowej do jednostki
Procedura zamykania roku budżetowego nie odnosi się wyłącznie do czynności wykonywanych
przez pracowników komórki finansowej, lecz zazwyczaj związana jest z czynnościami wykony-
wanymi przez pracowników komórek merytorycznych. Większość realizowanych przez jednost-
kę czynności znajduje swój finał w komórce finansowej, najczęściej w postaci np. faktury VAT
obrazującej dokonany zakup lub w postaci dokumentu prezentującego postęp w realizacji przed-
sięwzięcia inwestycyjnego czy też dokumentu potwierdzającego zmiany w posiadanym przez
jednostkę majątku trwałym.
Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu,
każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, a podstawą zapisów w księ-
gach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20
ust. 1 i 2 uor). Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania
miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych
przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem,
modyfikacją lub ukryciem zapisu. Zapis księgowy, zgodnie z art. 23 ust. 2 uor, powinien zawierać
co najmniej:
1) datę dokonania operacji gospodarczej,
2) określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę za-
pisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji,
3) zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia
treści skrótów lub kodów,
4) kwotę i datę zapisu,
5) oznaczenie kont, których dotyczy.
Data zapisu wyznacza okres, w którym dany dokument zostanie ujęty. Data ta jest naj-
częściej tożsama z datą operacji gospodarczej, np. datą sprzedaży czy wykonania usługi określo-
ną np. na fakturze VAT. Zasadniczo data wystawienia dokumentu lub data jego otrzymania nie
powinny mieć znaczenia dla ustalenia daty zapisu księgowego. Za datę zapisu nie uważa się daty
technicznego wprowadzenia dowodu księgowego do ksiąg rachunkowych jednostki. W praktyce
część dowodów księgowych otrzymywana jest przez jednostki z takim opóźnieniem, które nie
pozwala ująć ich w okresie, którego dotyczą, czyli w dacie operacji gospodarczej, którą do-
kumentują. Każdy miesiąc należy w ustalonym terminie rozliczyć i zamknąć, po czym nie
można już wprowadzać do ksiąg zamkniętego miesiąca żadnych zapisów. Termin, do kiedy
będą przyjmowane i ujmowane w księgach rachunkowych jednostki dokumenty księgowe
wystawione w poprzednim miesiącu, które wpłyną do jednostki w miesiącu następnym,
powinien zostać określony w dokumentacji, określającej przyjęte przez jednostkę zasady
(politykę) rachunkowości. Należy przyjąć taką datę (np. do 4. dnia następnego miesiąca), aby
terminowo sporządzić i złożyć wszystkie sprawozdania budżetowe oraz sprawozdania z zakre-
12
Zamknięcie roku 2015 w jednostkach sektora finansów publicznych
su operacji finansowych. W jednostkach rozliczających podatek dochodowy od osób prawnych
termin ten może być ustalony np. do 20. dnia następnego miesiąca. Jeśli więc np. dokument
księgowy wpłynie do jednostki po zamknięciu miesiąca, powinien on zostać ujęty w miesiącu
następnym. Nie ma możliwości dokonywania zapisów w księgach rachunkowych w ramach za-
mkniętego już miesiąca.
Należy zaznaczyć, że inny termin obowiązuje przy zamykaniu roku obrotowego. Dowody
księgowe dotyczące roku ubiegłego, które wpłynęły do jednostki przed sporządzeniem
sprawozdania finansowego za ten rok, powinny zostać ujęte – zgodnie z zasadą memo-
riału – w księgach roku, którego dotyczą. Księgi rachunkowe zamyka się na dzień koń-
czący rok obrotowy, lecz nie później niż w ciągu 3 miesięcy od tego dnia (art. 12 ust. 2 pkt 1
uor). Zamykając rok obrotowy, jednostka ma więc dłuższy okres na uwzględnienie w księgach
rachunkowych danego roku wszystkich dokumentów z nim powiązanych. W związku z tym
dowody księgowe dotyczące roku ubiegłego, które wpłyną do jednostki w roku następnym do
dnia sporządzenia przez nią sprawozdania finansowego, ujmuje się w księgach roku ubiegłego,
tj. tego, za który sporządzane jest sprawozdanie. Jednak z uwagi na konieczność sporządzenia
i złożenia rocznych sprawozdań budżetowych nie później niż do 31 stycznia lub do 1 lutego
bądź do 2 lutego roku następnego (w zależności od rodzaju sprawozdania), niektóre jednostki
budżetowe również w tym terminie zamykają swoje księgi rachunkowe za poprzedni rok obro-
towy, a dokumenty dotyczące roku ubiegłego wpływające po tym dniu ewidencjonują w księ-
gach roku bieżącego. W związku z tym w zasadach (polityce) rachunkowości jednostki należy
określić termin, z jakim jednostka zamyka księgi rachunkowe. Zgodnie z art. 4 ust. 4 uor,
jednostka może przyjąć datę 31 stycznia lub 1 bądź 2 lutego roku następnego, jeśli nie będzie
to wywierało istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej
i finansowej oraz wyniku finansowego.
Należy przy tym mieć na uwadze, że sporządzone na dzień 31 grudnia sprawozdania finanso-
we jednostek i zakładów budżetowych powinny zostać złożone przez kierowników tych jednostek
dysponentom środków budżetu wyższego stopnia lub zarządom jednostek samorządu terytorial-
nego w terminie do 31 marca roku następnego (§ 26 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów
z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządo-
wych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek
budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej; dalej: rozporządze-
nie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont). Ostateczne zamknięcie
ksiąg rachunkowych powinno natomiast nastąpić do 30 kwietnia roku następnego, a w jed-
nostkach, których sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu, w ciągu 15 dni od dnia
zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy (§ 18 ust. 3 ww. rozporządzenia).
Jeśli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem,
jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie
finansowe lub powodujących, że założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie jest
uzasadnione, powinna ona odpowiednio zmienić to sprawozdanie, dokonując jednocześnie odpo-
wiednich zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe
dotyczy, oraz powiadomić biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub zbadał (art. 54
ust. 1 uor).
13
Zamknięcie roku oraZ instrukcja sporZądZania sprawoZdania finansowego Za 2015 r. ...
1.2. Ustalenie terminu rocznych sprawozdań: budżetowych, z zakresu operacji
finansowych i finansowych
Specyfika funkcjonowania jednostek organizacyjnych sektora finansów publicznych przeja-
wia się w charakterystycznych dla tego sektora terminach i zasadach sporządzania rocznych
sprawozdań. Sprawozdania budżetowe roczne skoncentrowane są głównie na osiągniętych
dochodach budżetowych, wysokości i zakresie wykonanych wydatków budżetowych, istnie-
jących w jednostce zobowiązaniach czy należnościach oraz osiągniętym wyniku rocznej re-
alizacji budżetu.
Jednostki organizacyjne sektora finansów publicznych zobowiązane są do sporządzania
okresowych sprawozdań budżetowych i z zakresu operacji finansowych oraz przedkładania ich
uprawnionym odbiorcom w ustalonych terminach, odpowiednio dla:
l
l
l
sprawozdań budżetowych – w rozporządzeniu Ministra Finansów z 16 stycznia 2014 r. w spra-
wie sprawozdawczości budżetowej,
sprawozdań z zakresu operacji finansowych – w rozporządzeniu Ministra Finansów z 4 marca
2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji
finansowych,
sprawozdania finansowego – w rozporządzeniu w sprawie szczególnych zasad rachunkowo-
ści oraz planów kont (z dniem 1 stycznia 2016 r. wchodzi w życie rozporządzenie Ministra
Finansów z 2 listopada 2015 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczególnych za-
sad rachunkowości oraz planów kont (…), lecz rozporządzenie to będzie miało zasto-
sowanie po raz pierwszy do sprawozdań finansowych sporządzanych za rok obrotowy
rozpoczynający się od 1 stycznia 2016 r.).
2. Ustalenie harmonogramu działań zmierzających do sporządzenia
sprawozdania finansowego i zamknięcia ksiąg rachunkowych
Kierownik jednostki przed zakończeniem roku obrotowego powinien zaplanować czynności
związane z jego zamknięciem, a następnie delegować uprawnienia i zadania na odpowiednie
komórki jednostki lub poszczególnych jej pracowników. Od prawidłowego zamknięcia roku
zależy prawidłowe otwarcie ksiąg na kolejny rok budżetowy.
Harmonogram czynności dotyczących zamknięcia ksiąg rachunkowych za dany
rok obrotowy i sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego
1. Ustalenie i ujęcie w księgach rachunkowych jednostki danego roku obrotowego – nieza-
leżnie od daty zapłaty lub daty wpływu dokumentów – wszelkich:
obciążających ją za cały rok budżetowy kosztów dotyczących jej działalności, kosztów fi-
nansowych i pozostałych kosztów operacyjnych, np. kosztów zużycia energii elektrycznej,
zapłacone i zarachowane odsetki od przeterminowanych zobowiązań cywilnoprawnych
i od należności budżetowych oraz odsetki od zaciągniętych kredytów lub pożyczek, odpisy
aktualizujące wartość aktywów obrotowych: należności, zapasów,
osiągniętych oraz przypadających na jej rzecz przychodów ze sprzedaży i innych przy-
chodów (finansowych i pozostałych operacyjnych) dotyczących roku sprawozdawcze-
l
l
14
Zamknięcie roku 2015 w jednostkach sektora finansów publicznych
go, np. przychody z najmu lokali, przychody ze sprzedaży: usług, środków trwałych,
środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych, a także przychody
z likwidacji środków trwałych, przychody z tytułu zarachowanych odsetek od przetermi-
nowanych należności czy też odsetek od przeterminowanych należności z tytułu udzie-
lonych pożyczek,
strat nadzwyczajnych i zrealizowanych zysków nadzwyczajnych (po raz ostatni dotyczy
to 2015 r.).
l
2. Dokonanie wyliczenia i poprawnego ujęcia w księgach rachunkowych jednostki umorze-
nia i amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z usta-
wą z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych lub według stawek określo-
nych decyzją dysponenta części budżetowej lub zarządu jednostki samorządu terytorialnego
oraz zweryfikowanie stanu pozostałych środków trwałych i ich jednorazowego umorzenia.
3. Rozliczenie poniesionych wydatków na inwestycje (po uzgodnieniu z właściwą komórką
merytoryczną w zakresie inwestycji) i dokonanie przeksięgowań zakończonych zadań inwesty-
cyjnych na właściwe konta, ewentualne rozliczenie inwestycji zaniechanych.
4. Rozliczenie z dotującymi niewykorzystanych dotacji przedmiotowych, podmiotowych
i celowych.
5. Uzgodnienie z jednostką nadrzędną kwot zrealizowanych dochodów i niezrealizowanych
wydatków oraz przekazanie kwot wynikających z rozliczenia do właściwego budżetu.
6. Przekazanie przez jednostkę samorządu terytorialnego pobranych do 31 grudnia i nie-
przekazanych dochodów budżetowych związanych z realizacją zadań z zakresu administracji
rządowej oraz innych zadań zleconych na rachunek bieżący dochodów dysponenta części bud-
żetowej przekazującego dotację celową (w terminie do 8 stycznia roku następującego po roku
budżetowym).
7. Odprowadzenie do 5 stycznia następnego roku środków finansowych pozostałych na dzień
31 grudnia roku budżetowego na wydzielonym rachunku dochodów przez samorządowe jed-
nostki budżetowe do budżetu jednostki samorządu terytorialnego.
8. Ustalenie ostatecznej kwoty nadwyżki środków obrotowych w samorządowym zakładzie
budżetowym.
9. Naliczenie i ujęcie w księgach rachunkowych zobowiązań jednostki z tytułu dodatkowego
wynagrodzenia rocznego wraz z pochodnymi od wynagrodzeń.
10. Odzwierciedlenie w księgach rachunkowych jednostki realnej wysokości zaległości i nad-
płat z tytułu podatków oraz opłat wynikających z ewidencji podatkowych i informacji z urzę-
dów skarbowych; w przypadku stwierdzenia niedostarczenia decyzji stanowiącej podstawę
przypisu należności należy dokonać odpowiednich korekt tego przypisu.
11. Dokonanie przeglądu kont analitycznych rozrachunków i kont podatników pod kątem:
l występowania pozycji do wyjaśnienia,
l
l
niedopuszczenia do przeterminowania należności i zobowiązań,
umarzania należności zgodnie z obowiązującymi przepisami.
12. Dokonanie przeglądu kont analitycznych rozrachunków pod kątem prawidłowego ustale-
nia np. dochodów z mienia (czynsze, dzierżawy, sprzedaż majątku itp.) lub z tytułu świadczo-
nych usług.
13. Przeprowadzenie analizy zawartych umów pod kątem poprawności wystawienia dowodów
księgowych (faktur VAT/rachunków) dotyczących zaewidencjonowanych należności i przy-
chodów w księgach rachunkowych jednostki.
15
Zamknięcie roku oraZ instrukcja sporZądZania sprawoZdania finansowego Za 2015 r. ...
14. Ustalenie realności sald kont analitycznych w szczególności dotyczących:
l
l
l
l
l
l
l
l
l
zaliczek udzielonych pracownikom np. z tytułu kosztów podróży służbowych,
udzielonych pracownikom pożyczek mieszkaniowych,
niepodjętych wynagrodzeń przez pracowników,
rozliczeń z pracownikami z pozostałych tytułów,
rozliczeń z tytułu wpłaconych wadiów,
rozliczeń z tytułu wpłaconych zabezpieczeń i gwarancji,
rozliczeń z tytułu wpłat dokonanych na poczet inwestycji,
rozliczeń z tytułu udzielonych dotacji,
rozliczeń z tytułu otrzymanych dotacji.
15. Uzgodnienie stanu środków pieniężnych w kasie z raportami kasowymi (w jednostce bud-
żetowej stan gotówki na koniec roku powinien być zerowy) oraz środków pieniężnych znajdu-
jących się na poszczególnych rachunkach bankowych – z wyciągami bankowymi i zapisami na
kontach (stan tych środków należy uzgodnić z bankowym potwierdzeniem sald).
16. Naliczenie wymagalnych a niezapłaconych odsetek od należności oraz odsetek od zobo-
wiązań.
17. Aktualizacja należności wątpliwych i spornych.
18. Weryfikacja poprawności ustalenia zaangażowania roku bieżącego oraz przeksięgowanie
zaangażowania dotyczącego roku następnego lub kolejnych lat.
19. Weryfikacja poprawności ujęcia planu finansowego na kontach pozabilansowych w kore-
lacji z ewidencją jego wykonania.
20. Dokonanie rozliczenia różnic kursowych w przypadku występowania aktywów i pasywów
wyrażonych w walutach obcych.
21. Zweryfikowanie we współpracy np. z radcą prawnym:
realności należności w kontekście konieczności wszczęcia postępowań egzekucyjnych
i dokonania odpisów aktualizujących te należności,
zobowiązań, głównie roszczeń spornych pod kątem konieczności utworzenia rezerw.
l
l
22. Zweryfikowanie stanu księgowego środków pieniężnych oraz rzeczowych składników ma-
jątku i innych składników aktywów oraz pasywów (własnych i obcych) na kontach bilanso-
wych i pozabilansowych na podstawie wyników przeprowadzonej inwentaryzacji; rozliczenia
wyników inwentaryzacji dokonuje się na dzień bilansowy, tj. pod datą ostatniego dnia roku
obrotowego.
23. Zweryfikowanie rozliczeń rocznych, uzgodnienie deklaracji i dokonanie korekty zapisów
dokonanych w księgach rachunkowych (ewentualnie deklaracji) związanych z rozrachunkami
z tytułu VAT, zaliczek na podatek dochodowy z tytułu wynagrodzeń wypłaconych pracowni-
kom, składek przekazywanych do ZUS i PFRON, podatku od nieruchomości i innych obciążeń
podatkowych oraz z tytułu opłat.
24. Zweryfikowanie, czy dokonano poprawnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami nali-
czenia z tytułu:
odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych; jeśli zachodzi konieczność, wówczas
należy dokonać ewentualnej korekty naliczenia tego odpisu w stosunku do faktycznego
średniorocznego zatrudnienia,
składek na rzecz PFRON,
innych obciążeń, np. z tytułu podatku od nieruchomości, opłat za korzystanie ze środowi-
ska, składek na rzecz organizacji, do których przynależność jest obowiązkowa, itp.,
rozliczeń międzyokresowych czynnych i biernych.
l
l
l
l
16
Zamknięcie roku 2015 w jednostkach sektora finansów publicznych
25. Zestawienie składników aktywów i pasywów w walucie obcej, w celu dokonania ich wy-
ceny i wyliczenia różnic kursowych na koniec roku (różnice kursowe należy w analizowanej
sytuacji wprowadzić do ewidencji księgowej pod datą ostatniego dnia roku obrotowego).
26. Dokonanie obowiązkowych przeksięgowań sald kont wynikowych na konto 860 „Wynik
finansowy”.
27. Zweryfikowanie, czy saldo konta 860 dotyczące wyniku finansowego roku ubiegłego zo-
stało przeksięgowane na konto 800 „Fundusz jednostki”.
28. Sporządzenie na koniec roku obrotowego zestawienia sald wszystkich kont analitycznych
oraz sprawdzenie ich zgodności z saldami kont syntetycznych.
29. Uzgodnienie na dzień 31 grudnia sumy obrotów dziennika lub łącznej sumy obrotów
dzienników cząstkowych z sumą zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych.
30. Sporządzenie sprawozdawczości finansowej:
bilansu,
rachunku zysków i strat,
zestawienia zmian w funduszu,
bilansu z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego,
łącznego bilansu obejmującego dane wynikające z bilansów samorządowych jednostek
budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych,
łącznego rachunku zysków i strat obejmującego dane wynikające z rachunków zysków
i strat samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych,
łącznego zestawienia zmian w funduszu obejmującego dane wynikające z zestawień
zmian w funduszu samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów
budżetowych,
skonsolidowanego bilansu jednostki samorządu terytorialnego.
l
l
l
l
l
l
l
l
l
l
l
l
l
31. Wydrukowanie ksiąg rachunkowych lub przeniesienie ich treści na inny komputerowy noś-
nik danych w następującym zakresie:
dzienniki za rok obrotowy,
księga główna za rok obrotowy,
księgi pomocnicze (np. środki trwałe, rozrachunki, rzeczowe składniki obrotowe),
zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej na koniec roku obrotowego,
zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych na koniec roku obrotowego.
Zaprezentowany harmonogram dotyczy jednostek, w których rok obrotowy jest tożsamy z ro-
kiem kalendarzowym.
Zależnie od stosowanej techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych, ich zamknięcie odbywa
się w różny sposób. Przy komputerowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych niezbędne zamknię-
cie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania za-
pisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe (art. 12 ust. 5 uor).
Zamknięcie ksiąg rachunkowych prowadzonych komputerowo oznacza systemowe wyłączenie
dokonywania jakichkolwiek korekt w zapisach zamkniętego roku obrotowego. W przypadku
ksiąg rachunkowych prowadzonych ręcznie należy uniemożliwić, po dokonaniu zamknięcia
tych ksiąg, wprowadzenie do nich jakiegokolwiek zapisu, co odbywa się poprzez wykreśle-
nie wszystkich pustych pól.
17
Zamknięcie roku oraZ instrukcja sporZądZania sprawoZdania finansowego Za 2015 r. ...
3. Dokonanie rozliczeń, które – zgodnie z przepisami szczególnymi
– podlegają wykonaniu na koniec roku budżetowego
Koniec roku obrotowego to m.in. czas podsumowań, przeprowadzania rozliczeń i weryfikacji
rozrachunków oraz sporządzania sprawozdań. Sprawozdawczość dotyczy zarówno całej jednost-
ki organizacyjnej, jak i poszczególnych projektów czy też realizowanych zadań. W sposób szcze-
gólny należy skoncentrować się m.in. na następujących zagadnieniach:
l
l
l
l
rozliczenie udzielonych i otrzymanych dotacji,
korekta odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych,
rozliczenie zaliczek udzielonych pracownikom,
rozliczenie jednostki organizacyjnej z właściwym budżetem.
3.1. Rozliczenie udzielonych i otrzymanych dotacji
Dotacje podlegają szczególnym zasadom rozliczania (art. 126 uofp). Jednostka udzielająca
i przekazująca dotację sprawuje kontrolę nad prawidłowością jej wykorzystania, m.in. pod
względem zgodności:
l
celu wydatkowania środków z określonym wcześniej przeznaczeniem,
l wysokości wykorzystanej dotacji a stopniem realizacji zadań przewidzianych do sfinansowa-
nia tą dotacją.
Kontrolę przeprowadza się w trakcie realizacji zadania oraz po jego zakończeniu. Obejmuje ona
prawidłowość wykonania zadania na każdym z etapów jego realizacji oraz prawidłowość wydat-
kowania przekazanych przez dotującego środków finansowych i odbywa się w siedzibie jednostki
otrzymującej dotację oraz w miejscu realizacji zadania, a przeprowadzana jest poprzez pobieranie
ustnych i pisemnych informacji oraz wyjaśnień dotyczących wykonania zadania, jak też poprzez
sprawdzanie dokumentów i innych nośników informacji, które mają znaczenie dla oceny prawidło-
wości realizacji zadania.
Rozliczenia dotacji dokonuje się na podstawie sprawozdania z wykonania zadania,
częściowego i ostatecznego, w terminach określonych w umowie lub wynikających z od-
rębnych przepisów. W praktyce dosyć często stosuje się zasadę, że przekazanie kolejnej tran-
szy dotacji następuje po rozliczeniu i zatwierdzeniu sprawozdania częściowego. Weryfikację
sprawozdania przeprowadza się pod względem formalnym, prawnym i rachunkowym oraz me-
rytorycznym, w tym w zakresie zgodności z celem i terminowości realizacji zadania. To kie-
rownik jednostki odpowiada za całość gospodarki finansowej jednostki, lecz może np. ocenę
prawidłowości wykorzystania dotacji powierzyć pracownikom jednostki na podstawie imien-
nego upoważnienia lub zapisu w regulaminie organizacyjnym jednostki. Przed ostateczną ak-
ceptacją przeprowadzonego rozliczenia dotacji przedstawione przez dotowanego dokumenty
powinny być również zweryfikowane przez głównego księgowego jednostki lub pracownika
przez niego upoważnionego.
Po sprawdzeniu dokumentów przedłożonych przez biorącego dotację należy przeprowadzić
rozliczenie tej dotacji zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie procedurami, a następnie
wynik tego rozliczenia ująć w księgach rachunkowych jednostki obsługującej organ udzie-
lający dotacji (na podstawie PK – „Polecenia księgowania”).
W wyniku przeprowadzonej kontroli wykonania zadania lub w rezultacie weryfikacji sprawo-
zdania z wykorzystania dotacji może zostać podjęta decyzja ustalająca kwotę środków wskaza-
18
Zamknięcie roku 2015 w jednostkach sektora finansów publicznych
nych do zwrotu przez dotowanego na rachunek bankowy jednostki obsługującej organ udzielają-
cy dotacji. Oczywiście zwrotowi podlega ta część dotacji, która została wykorzystana niezgodnie
z przeznaczeniem lub z naruszeniem obowiązujących procedur, nienależnie udzielona lub też
pobrana w nadmiernej wysokości. Zasady naliczania odsetek od dotacji podlegających zwrotowi
do budżetu państwa reguluje art. 169 ust. 5 i 6 uofp, natomiast zasady naliczania odsetek od
dotacji podlegających zwrotowi do budżetu jednostki samorządu terytorialnego reguluje art. 252
ust. 6 tej ustawy.
Schemat. Ewidencja rozliczenia dotacji udzielonej z budżetu JST (organ)
961 Wynik wykonania budżetu
902 Wydatki budżetu
901 Dochody budżetu
1
2
Objaśnienia do schematu:
1. Przeksięgowanie wydatków budżetowych pod datą 31 grudnia – Wn 961, Ma 902 (np. paragrafy: 248, 251, 254, 258, 259, 271,
272, 273, 630, 656, 657)
2. Przeksięgowanie zrealizowanych dochodów budżetowych pod datą 31 grudnia – Wn 901 (np. paragrafy: 090, 291, 666),
Ma 961
Schemat. Ewidencja rozliczenia dotacji udzielonej z budżetu JST (jednostka budżetowa)
810 Dotacje budżetowe, płatności
z budżetu środków europejskich oraz
środki z budżetu na inwestycje
224 Rozliczenie dotacji budżetowych
oraz płatności z budżetu środków
europejskich
221 Należności z tytułu dochodów
budżetowych
1
5
2
223 Rozliczenie wydatków
budżetowych
3
6
4
800 Fundusz jednostki
Objaśnienia do schematu:
1. Uznanie dotacji (całości lub jej części) za wykorzystaną i rozliczoną (PK) – Wn 810, Ma 224 (na obu kontach np. paragrafy: 248,
251, 254, 258, 259, 271, 272, 273, 630, 656, 657)
2. Przeksięgowanie pod datą 31 grudnia kwoty przekazanej dotacji, która nie została uznana za wykorzystaną lub rozliczoną;
w sytuacji gdy posiadana przez organ dotujący dokumentacja umożliwia ustalenie kwoty dotacji niewykorzystanej, wykorzy
stanej niezgodnie z przeznaczeniem lub wykorzystanej z naruszeniem procedur, o których mowa w art. 184 uofp, pobranej
nienależnie lub w nadmiernej wysokości i ujęcie tej operacji w księgach rachunkowych jednostki obsługującej organ dotujący,
pod datą 31 grudnia roku budżetowego, należy dokonać stosownego przeksięgowania na koncie 224 tej kwoty dotacji z para
grafu wskazującego na dotację udzieloną na paragraf wskazujący na zwrot tej dotacji (PK) – Wn 224 (np. paragrafy: 291, 666),
Ma 224 (np. paragrafy: 248, 251, 254, 258, 259, 271, 272, 273, 630, 656, 657)
19
Zamknięcie roku oraZ instrukcja sporZądZania sprawoZdania finansowego Za 2015 r. ...
3. Ujęcie w księgach rachunkowych jednostki obsługującej organ dotujący na początku roku następnego kwoty przekazanej
w roku poprzednim dotacji, która nie została uznana za wykorzystaną lub rozliczoną (PK) – Wn 221, Ma 224 (na obu kontach
np. paragrafy: 291, 666)
4. Przeksięgowanie pod datą 31 grudnia kwoty zrealizowanych wydatków budżetowych (PK) – Wn 223, Ma 800
5. Przeksięgowanie pod datą 31 grudnia rocznej sumy dotacji uznanych za wykorzystane lub rozliczone (PK) – Wn 800, Ma 810
(np. paragrafy: 248, 251, 254, 258, 259, 271, 272, 273, 630, 656, 657)
6. W sytuacji gdy pod datą 31 grudnia nie wystąpi operacja z pozycji 2, wówczas na początku roku następnego powinno nastą
pić przekwalifikowanie dotacji niewykorzystanych lub wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem i orzeczonych do zwrotu
do budżetu JST w roku następnym (PK) – Wn 221 (np. paragrafy: 291, 666), Ma 224 (np. paragrafy: 248, 254, 258, 259,
271, 272, 273, 630, 656, 657)
Schemat. Ewidencja rozliczenia dotacji otrzymanej z budżetu JST (organ)
909 Rozliczenia
międzyokresowe
224 Rozrachunki budżetu
budżetu
902 Wydatki budżetu
961 Wynik wykonania
1
2
3
901 Dochody budżetu
4
Objaśnienia do schematu:
1. Zwrot (dokonany w następnym roku budżetowym) niewykorzystanej w danym roku budżetowym części dotacji celowej z tytu
łu pomocy finansowej otrzymanej od innej JST; pod datą 31 grudnia roku budżetowego na podstawie rozliczenia przekazanego
organowi dotującemu należy wprowadzić odpowiedni zapis księgowy (PK) – Wn 909, Ma 224 (np. paragrafy: 291, 666)
2. Konsekwencją wprowadzenia pod datą 31 grudnia roku budżetowego zapisu księgowego z pozycji 1 będzie potwierdzenie
w księgach rachunkowych budżetu JST, w następnym roku budżetowym, faktu zwrotu niewykorzystanej części dotacji celo
wej z tytułu pomocy finansowej otrzymanej od innej JST w poprzednim roku budżetowym, pod datą zwrotu tej dotacji (PK)
– Wn 224, Ma 909 (np. paragrafy: 291, 666)
3. Przeksięgowanie wydatków budżetowych pod datą 31 grudnia w sytuacji, gdy w roku budżetowym wystąpił zwrot niewykorzy
stanej części dotacji celowej z tytułu pomocy finansowej otrzymanej od innej JST w poprzednim roku budżetowym – Wn 961,
Ma 902 (np. paragrafy: 291, 666)
4. Przeksięgowanie zrealizowanych dochodów budżetowych pod datą 31 grudnia – Wn 901 (np. paragrafy: 271, 630), Ma 961
Schemat. Ewidencja rozliczenia dotacji otrzymanej z budżetu JST (jednostka budżetowa)
720 Przychody z tytułu dochodów
budżetowych
860 Wynik finansowy
409 Pozostałe koszty rodzajowe
223 Rozliczenie wydatków
budżetowych
1
3
2
800 Fundusz jednostki
Objaśnienia do schematu:
1. Ujęcie pod datą 31 grudnia w ewidencji księgowej jednostki budżetowej przeksięgowania kwoty przychodów z tytułu do
chodów budżetowych (w związku z otrzymaną od innej JST dotacją celową z tytułu pomocy finansowej), zrealizowanych
bezpośrednio na rachunek budżetu JST (PK) – Wn 720 (np. paragrafy: 271, 630), Ma 860
20
Pobierz darmowy fragment (pdf)