Darmowy fragment publikacji:
Zarządzanie projektami IT.
Wydanie III
Autor: Joseph Phillips
Tłumaczenie: Michał Lipa
ISBN: 978-83-246-2808-7
Tytuł oryginału: IT Project Management.
On Track from Start to Finish, 3rd Edition
Format: 168×237, stron: 544
Maestria w każdym projekcie
• Zostań genialnym szefem projektu i nastaw się na pasmo sukcesów
• Zarządzaj kosztami, harmonogramem, jakością i ryzykiem
• Przygotuj się do egzaminu CompTIA Project+
Perfekcyjne prowadzenie projektów
Będąc kierownikiem projektu, stajesz przed wieloma wyzwaniami i musisz szybko oraz trafnie
podejmować setki złożonych decyzji. Celem tej książki jest wsparcie Twojej wiedzy na temat
zarządzania projektami, a co za tym idzie, wywarcie wpływu na znaczący rozwój Twojej kariery.
Poprowadzi Cię ona od podstaw zarządzania projektem do zaawansowanych zagadnień, takich
jak tworzenie budżetu, definiowanie struktur podziału pracy i podtrzymywanie w zespole dobrej
atmosfery, gwarantującej nieustanny sukces.
Poznaj sprawdzone metody inicjowania projektu, dobierania wykwalifikowanych członków zespołu
projektowego, prezentowania projektu zarządowi i pozyskiwania jego akceptacji, komunikacji,
ustalania realistycznych harmonogramów, śledzenia kosztów i terminowego realizowania
projektów w ramach założonego budżetu. Nowe wydanie książki zostało poszerzone i uaktualnione
zgodnie z bieżącym stanem wiedzy na temat zarządzania projektami IT. Również informacje
dotyczące egzaminu CompTIA Project+ zostały poddane weryfikacji i dostosowane do
obowiązujących norm.
• Definiowanie cyklu życia zarządzania projektem
• Identyfikowanie wymagań projektowych
• Tworzenie studium wykonalności
• Zdobywanie środków finansowych
• Definiowanie struktury organizacyjnej
• Definiowanie struktury podziału pracy
• Tworzenie planu projektu
• Wprowadzanie zmian do projektu
• Egzekwowanie jakości
• Zamykanie projektu i ocenianie jego produktów
Książka zawiera również wiedzę niezbędną
do przygotowania się do egzaminu CompTIA Project+
Idź do
• Spis treści
• Przykładowy rozdział
Katalog książek
• Katalog online
• Zamów drukowany
katalog
Twój koszyk
• Dodaj do koszyka
Cennik i informacje
• Zamów informacje
o nowościach
• Zamów cennik
Czytelnia
• Fragmenty książek
online
Kontakt
Helion SA
ul. Kościuszki 1c
44-100 Gliwice
tel. 32 230 98 63
e-mail: helion@helion.pl
© Helion 1991–2010
Spis treści
O autorze ............................................................................................................. 13
O redaktorze merytorycznym ............................................................................ 14
Wprowadzenie .................................................................................................... 15
Rozdział 1. Rozpoczęcie projektu ......................................................................................... 17
Definiowanie cyklu życia zarządzania projektem .............................................................................18
Inicjacja projektu ..............................................................................................................................19
Planowanie projektu ........................................................................................................................20
Realizowanie projektu .....................................................................................................................21
Monitorowanie i kontrolowanie projektu ....................................................................................22
Zamykanie projektu .........................................................................................................................22
Gromadzenie informacji dotyczących projektu ....................................................................................23
Określanie wymagań projektowych ..............................................................................................23
Wcielanie się w różne osoby ...........................................................................................................28
Brak innych rozwiązań? ..................................................................................................................31
Kontakt z zarządem .........................................................................................................................31
Kontakt z interesariuszami .............................................................................................................33
Identyfikowanie wymagań projektowych ..........................................................................................36
Definiowanie rozsądnych oczekiwań ............................................................................................36
Tworzenie karty projektu ................................................................................................................37
Elementy karty projektu ..................................................................................................................38
Określanie daty zakończenia ..........................................................................................................41
Procesy inicjacji a egzamin CompTIA Project+ ..........................................................................42
Podsumowanie .......................................................................................................................................47
Test ...........................................................................................................................................................47
Ćwiczenia ................................................................................................................................................50
Odpowiedzi .............................................................................................................................................53
Rozwiązania ćwiczeń .............................................................................................................................55
Rozdział 2. Planowanie projektu .......................................................................................... 59
Jak planować? .........................................................................................................................................60
Określanie potrzeb biznesowych ...................................................................................................62
Tworzenie studium wykonalności .................................................................................................64
Formułowanie uzasadnienia biznesowego ...................................................................................71
Pisanie deklaracji zakresu projektu ...............................................................................................72
6
Zarządzanie projektami IT
Określanie priorytetu projektu ............................................................................................................74
Zdobywanie środków finansowych ...............................................................................................77
Tworzenie metodologii .........................................................................................................................81
Tworzenie listy kamieni milowych ................................................................................................82
Zarządzanie planowaniem ..............................................................................................................84
Plany awaryjne ..................................................................................................................................85
Procesy planowania a egzamin CompTIA Project+ ...................................................................86
Podsumowanie .......................................................................................................................................89
Test ...........................................................................................................................................................90
Odpowiedzi .............................................................................................................................................94
Rozdział 3. Współpraca z zarządem ...................................................................................... 97
Definiowanie struktury organizacyjnej ..............................................................................................98
Organizacja funkcyjna .....................................................................................................................98
Organizacja macierzowa .................................................................................................................98
Projektowa struktura organizacyjna ..............................................................................................99
Prezentowanie projektu zarządowi ...................................................................................................100
Rozpoczynanie od końca ...............................................................................................................100
Zasada „A co ja z tego będę miał?” ..............................................................................................101
Dostosowywanie prezentacji ........................................................................................................102
Rola sprzedawcy .............................................................................................................................104
Definiowanie roli zarządu ..................................................................................................................105
Inicjowanie projektów ...................................................................................................................106
Teorie zarządzania .........................................................................................................................110
Przydzielanie zadań .......................................................................................................................112
Skupienie się na rezultatach ..........................................................................................................113
Organizowanie inauguracji projektu ................................................................................................114
„Przygotowanie gruntu” ................................................................................................................115
Rola zarządu na inauguracji .........................................................................................................116
Definiowanie celu ...........................................................................................................................116
Zacieśnianie współpracy z zarządem ................................................................................................117
Współpraca .....................................................................................................................................118
Nadzór nad projektem w organizacji ..........................................................................................119
Radzenie sobie z prowokującymi szefami ..................................................................................120
Współpraca z dobrymi szefami ....................................................................................................122
Współpraca z kierownictwem firmy a egzamin CompTIA Project+ .....................................123
Podsumowanie .....................................................................................................................................126
Test .........................................................................................................................................................127
Ćwiczenia ..............................................................................................................................................130
Odpowiedzi ...........................................................................................................................................132
Rozwiązania ćwiczeń ...........................................................................................................................134
Rozdział 4. Zarządzanie zakresem projektu ...................................................................... 137
Określanie zakresu projektu ...............................................................................................................138
Zbieranie wymagań poprzez komunikację .................................................................................138
Pisanie deklaracji zakresu projektu .............................................................................................140
Definiowanie struktury podziału pracy ............................................................................................142
Zastosowanie SPP ...........................................................................................................................143
Koordynowanie komponentów SPP ...........................................................................................144
Określanie metodologii tworzenia SPP .......................................................................................145
Spis treści
7
Mechanika tworzenia SPP ............................................................................................................146
Do czego jest potrzebna SPP? .......................................................................................................148
Tworzenie katalogu SPP ................................................................................................................149
Uzyskiwanie zgody interesariuszy .....................................................................................................150
Prezentowanie struktury SPP sponsorowi projektu .................................................................150
Prezentowanie struktury SPP kluczowym interesariuszom ........................................................150
Zarządzanie zakresem a egzamin CompTIA Project+ .............................................................152
Podsumowanie .....................................................................................................................................155
Test .........................................................................................................................................................156
Ćwiczenia ..............................................................................................................................................159
Odpowiedzi ...........................................................................................................................................162
Rozwiązania ćwiczeń ...........................................................................................................................163
Rozdział 5. Tworzenie budżetu ........................................................................................... 169
Podstawy dotyczące budżetu ..............................................................................................................170
Określanie typu szacowania ..........................................................................................................172
Oddolne (wstępujące) szacowanie kosztów .....................................................................................173
Uwzględnianie kosztów zmian .....................................................................................................177
Szacowanie z wykorzystaniem techniki PERT ...........................................................................179
Odgórne (zstępujące) szacowanie kosztów ......................................................................................180
Zastosowanie szacowania porównawczego ................................................................................180
Zastosowanie modelowania parametrycznego ..........................................................................181
Budżet całkowity ..................................................................................................................................181
Budżetowanie „od zera” ......................................................................................................................182
Określanie kosztów projektu ..............................................................................................................184
Koszt produktów ............................................................................................................................184
Korzystanie z usług zewnętrznych firm (outsourcing) .............................................................187
Szacowanie liczby godzin pracy ...................................................................................................188
Śledzenie wydatków .............................................................................................................................190
Projekty wymykające się spod kontroli .......................................................................................190
Rejestrowanie kosztów ..................................................................................................................192
Budżet projektu a egzamin CompTIA Project+ ........................................................................194
Podsumowanie .....................................................................................................................................197
Test .........................................................................................................................................................197
Odpowiedzi ...........................................................................................................................................201
Rozdział 6. Tworzenie planu projektu ................................................................................ 203
Tworzenie planów projektu ...............................................................................................................204
Dokumenty dotyczące planu projektu ........................................................................................204
Tworzenie planu zarządzania zakresem projektu .....................................................................207
Definiowanie planu zarządzania harmonogramem projektu ..................................................209
Tworzenie diagramu sieciowego ..................................................................................................218
Analizowanie diagramu sieciowego projektu ............................................................................219
Tworzenie planu zarządzania kosztami projektu ......................................................................223
Planowanie jakości .........................................................................................................................224
Przygotowywanie się do zarządzania zespołem projektowym ................................................226
Pisanie planu zarządzania komunikacją .....................................................................................228
Planowanie zarządzania ryzykiem w projekcie .........................................................................229
Tworzenie planu zarządzania zamówieniami ............................................................................235
Planowanie a egzamin CompTIA Project+ ................................................................................240
8
Zarządzanie projektami IT
Podsumowanie .....................................................................................................................................244
Test .........................................................................................................................................................245
Ćwiczenie ..............................................................................................................................................248
Odpowiedzi ...........................................................................................................................................249
Rozwiązanie ćwiczenia ........................................................................................................................251
Rozdział 7. Organizowanie zespołu projektowego ........................................................... 253
Ocena umiejętności wewnętrznych ..................................................................................................254
Identyfikowanie wymaganych zasobów .....................................................................................254
Doświadczenie jest najlepszym wskaźnikiem ............................................................................254
Życiorys i ocena umiejętności ......................................................................................................256
Stwórz macierz ról i obowiązków ................................................................................................256
Zdobywanie wiedzy to ciężka praca ............................................................................................257
Tworzenie zespołu ...............................................................................................................................258
Definiowanie zakresu uprawnień kierownika projektu ...........................................................258
Cześć! Nazywam się… ...................................................................................................................259
Gdzie mieszkasz? ............................................................................................................................260
Budowanie więzi .............................................................................................................................261
Rozmowy kwalifikacyjne ....................................................................................................................262
Dlaczego trzeba je przeprowadzać? .............................................................................................262
Jak je prowadzić? ............................................................................................................................262
Problemy w zespole .............................................................................................................................264
Rozwiązywanie konfliktów ...........................................................................................................265
Fazy rozwoju zespołu .....................................................................................................................266
W zarządzaniu projektem nie ma demokracji ...........................................................................266
Osobowości w zespole ...................................................................................................................268
Korzystaj z doświadczeń innych ..................................................................................................268
Dyscyplinowanie członków zespołu ............................................................................................269
Wykorzystanie sił zewnętrznych .......................................................................................................270
Jak znaleźć najlepszego podwykonawcę? ....................................................................................271
Rozmowy z podwykonawcami .....................................................................................................272
Organizowanie zespołu projektowego a egzamin CompTIA Project+ ..................................274
Podsumowanie .....................................................................................................................................277
Test .........................................................................................................................................................278
Ćwiczenia ..............................................................................................................................................281
Odpowiedzi .....................................................................................................................................282
Rozwiązania ćwiczeń .....................................................................................................................284
Rozdział 8. Zarządzanie zespołami ..................................................................................... 287
Prowadzenie zespołu ...........................................................................................................................288
Umacnianie swojego autorytetu ........................................................................................................288
Mechanizmy zarządzania zespołem ..................................................................................................290
Podejmowanie decyzji ...................................................................................................................290
Praca z członkami zespołu ............................................................................................................291
Zebrania zespołu ..................................................................................................................................293
Częstotliwość spotkań ...................................................................................................................293
Cele zebrania ...................................................................................................................................293
Koordynator zebrania ....................................................................................................................294
Protokół z zebrania ........................................................................................................................294
Prowadzenie zespołu od początku do końca projektu ...................................................................295
Wykształcenie i doświadczenie ....................................................................................................295
Spis treści
9
Dążenie do zrealizowania projektu ...................................................................................................296
Zaangażowanie bezpośrednich przełożonych członków zespołu projektowego ..................297
Realizacja projektu i rozwój członków zespołu .........................................................................298
Motywowanie zespołu .........................................................................................................................299
Zrozumieć motywację ...................................................................................................................299
Czego potrzebują członkowie zespołu? .......................................................................................301
Teorie dotyczące zarządzania i przywództwa ............................................................................302
Zarządzanie zespołem projektowym a egzamin CompTIA Project+ ....................................303
Podsumowanie .....................................................................................................................................306
Test ...................................................................................................................................................307
Ćwiczenia ........................................................................................................................................310
Odpowiedzi .....................................................................................................................................314
Rozwiązania ćwiczeń .....................................................................................................................315
Rozdział 9. Realizowanie planu projektu ........................................................................... 319
Analizowanie zadań z zespołem projektowym ...............................................................................320
Koncentracja na pracy ........................................................................................................................320
Spotkania poświęcone stanowi wykonania projektu ......................................................................321
Śledzenie postępów ..............................................................................................................................324
Tworzenie procedury sprawozdawczej .......................................................................................324
Metody zbierania informacji o aktualnej sytuacji .....................................................................328
Śledzenie zobowiązań finansowych ..................................................................................................329
Śledzenie kosztów rzeczywistych .................................................................................................329
Określanie wartości wypracowanej .............................................................................................330
Kontrolowanie finansów ...............................................................................................................331
Obliczanie wskaźnika wykonania kosztów .................................................................................333
Obliczanie wskaźnika wykonania harmonogramu ...................................................................334
Przewidywanie wykonania projektu ...........................................................................................334
Obliczanie wskaźnika wykonania do ukończenia .....................................................................335
Realizowanie projektu a egzamin CompTIA Project+ .............................................................336
Podsumowanie .....................................................................................................................................339
Test .........................................................................................................................................................340
Ćwiczenie ..............................................................................................................................................343
Odpowiedzi ...........................................................................................................................................343
Rozwiązanie ćwiczenia ........................................................................................................................345
Rozdział 10. Wprowadzanie zmian do projektu .................................................................. 347
Określanie potrzeby zmodyfikowania projektu ..............................................................................348
Sprawowanie kontroli nad zmianami ...............................................................................................349
Wpływ zmian ..................................................................................................................................350
Żądanie zmiany ..............................................................................................................................351
Deklaracja wpływu zmiany na projekt ........................................................................................354
Problemy wewnętrzne ...................................................................................................................355
Wprowadzanie zmian do projektu ....................................................................................................357
Zmiany z przyczyn wewnętrznych ..............................................................................................357
Zmiany z przyczyn zewnętrznych ...............................................................................................358
Negocjowanie realizacji wielostopniowej ...................................................................................359
Przedłużenie terminu realizacji ....................................................................................................359
Spotkania problemowe .......................................................................................................................360
Zawieszenie projektu ...........................................................................................................................360
Opóźnienia spowodowane przez podwykonawców .................................................................362
Odzyskiwanie poparcia zarządu ..................................................................................................362
10
Zarządzanie projektami IT
Ponowna koncentracja ..................................................................................................................363
Przywracanie zaangażowania .......................................................................................................363
Wprowadzanie zmian a egzamin CompTIA Project+ .............................................................364
Podsumowanie .....................................................................................................................................367
Test .........................................................................................................................................................368
Ćwiczenia ..............................................................................................................................................371
Odpowiedzi ...........................................................................................................................................373
Rozwiązania ćwiczeń ...........................................................................................................................375
Rozdział 11. Egzekwowanie jakości ...................................................................................... 377
Definiowanie jakości ...........................................................................................................................378
Jakość produktów projektu ................................................................................................................378
Wytwarzanie usług .........................................................................................................................379
Wytwarzanie towarów ...................................................................................................................382
Jakość a klasa ...................................................................................................................................383
Jakość procesu zarządzania ................................................................................................................384
Zarządzanie jakością ......................................................................................................................385
Centrum informacji o projekcie ..................................................................................................387
Rozwiązania internetowe ..............................................................................................................387
Rozwiązania oparte na oprogramowaniu ...................................................................................388
Zarządzanie jakością jako proces ......................................................................................................388
Fazy związane z jakością w procesie zarządzania projektem ...................................................388
Zapewnianie jakości całego projektu ................................................................................................390
Planowanie jakości .........................................................................................................................390
Tradycyjne zapewnianie jakości ...................................................................................................393
Tradycyjna kontrola jakości .........................................................................................................394
Implementowanie kontroli jakości ..............................................................................................395
Analiza jakości ................................................................................................................................397
Kompleksowe zarządzanie jakością .............................................................................................400
Tworzenie strategii dla jakości ...........................................................................................................401
Przypomnienie żelaznego trójkąta ...............................................................................................401
Raporty postępu .............................................................................................................................402
Jakość a egzamin CompTIA Project+ .........................................................................................404
Podsumowanie .....................................................................................................................................407
Test .........................................................................................................................................................408
Ćwiczenia ..............................................................................................................................................411
Odpowiedzi ...........................................................................................................................................413
Rozwiązania ćwiczeń ...........................................................................................................................414
Rozdział 12. Zamykanie projektu ......................................................................................... 417
Realizacja końcowych zadań ..............................................................................................................418
Doprowadzanie projektu do końca .............................................................................................419
Analiza ścieżki krytycznej .............................................................................................................421
98 to jeszcze nie 100 ................................................................................................................422
Analiza projektu po jego zakończeniu ..............................................................................................422
Analiza jakości ................................................................................................................................423
Ocena efektów końcowych projektu ...........................................................................................424
Ocena wartości projektu ...............................................................................................................424
Ocena niezależnych ekspertów ....................................................................................................425
Spisywanie końcowego porozumienia ..............................................................................................426
Opracowywanie planu przekazania projektu .............................................................................427
Uzyskiwanie aprobaty klienta ......................................................................................................428
Spis treści
11
Przegląd poprojektowy .......................................................................................................................430
Tworzenie końcowego raportu ..........................................................................................................431
Ocena wkładu poszczególnych członków zespołu ....................................................................432
Deklaracja sukcesu ...............................................................................................................................432
Deklaracja porażki ...............................................................................................................................433
Uśmiech! Świętowanie sukcesu .........................................................................................................434
Zamykanie projektu a egzamin CompTIA Project+ ................................................................434
Podsumowanie .....................................................................................................................................438
Test .........................................................................................................................................................439
Ćwiczenia ..............................................................................................................................................442
Odpowiedzi ...........................................................................................................................................443
Rozwiązania ćwiczeń ...........................................................................................................................445
Dodatek A Cele egzaminu IT Project+ ................................................................................ 449
Ograniczenia dotyczące odpowiedzi .................................................................................................450
1.0. Prace przygotowawcze i inicjacja projektu ..................................................................................450
2.0. Planowanie projektu informatycznego .....................................................................................451
3.0. Realizacja projektu informatycznego ........................................................................................454
4.0. Zmiana, kontrola i komunikacja ................................................................................................456
5.0. Zamknięcie projektu ....................................................................................................................458
Dodatek B Praca w charakterze niezależnego wykonawcy ............................................. 461
Zdobywanie (i utrzymywanie) zleceń ...............................................................................................461
Samodzielna praca w domu ...............................................................................................................462
Stawanie się liderem ............................................................................................................................463
Dostarczanie klientowi więcej, niż obiecałeś ...................................................................................464
Dodatek C
Informacje na temat egzaminu ........................................................................ 465
Wskazówki dla osób zdających test ...................................................................................................465
Co należy robić na kilka dni przed egzaminem? .......................................................................465
Wypróbuj zdawanie egzaminu we własnym zakresie ...............................................................466
Wskazówki dla zdających ..............................................................................................................466
Odpowiadaj na każde pytanie tylko raz ......................................................................................467
Wykorzystuj proces eliminacji .....................................................................................................468
Wszystko, co musisz wiedzieć ............................................................................................................468
42 procesy zarządzania projektem ....................................................................................................468
Procesy rozpoczęcia (inicjacji) .....................................................................................................469
Procesy planowania .......................................................................................................................469
Procesy realizacji ............................................................................................................................470
Procesy monitorowania i kontroli ...............................................................................................470
Procesy zakończenia (zamknięcia) ..............................................................................................470
Wzory zarządzania wartością wypracowaną (EVM) ................................................................471
Krótka charakterystyka egzaminu ...............................................................................................471
List do Ciebie ........................................................................................................................................478
Słowniczek ......................................................................................................... 481
Skorowidz .......................................................................................................... 515
Rozdział 2.
Planowanie projektu
W tym rozdziale:
Jak planować?
Tworzenie studium wykonalności.
Określanie priorytetu projektu.
Tworzenie metodologii.
Formułowanie strategii.
Z praktyki — wywiad z R. Michele Phillips.
Test.
Wyobraź sobie, że jesteś informatykiem i Twój szef informuje Cię, że cała sieć, począwszy od
okablowania, a skończywszy na kartach sieciowych każdego komputera, musi zostać zastąpiona
czymś większym, lepszym oraz szybszym.
Gdy już przestaniesz kaszleć po zakrztuszeniu się kawą, pytasz szefa: „Czymś? A co to dokładnie
oznacza?”.
A szef na to: „Nie wiem. Coś szybszego. Zastanów się nad tym i powiedz mi, jak to będzie działać.
Oczywiście nie możemy na to wydać zbyt dużo. Na razie”.
Może nie jest to typowy sposób rozpoczęcia projektu, ale należy mieć świadomość, że zanim
przejdzie się do tworzenia karty projektu, formułowania zakresu i prowadzenia rozmów na temat
budżetu, trzeba przeanalizować zasoby i przygotować plan. W którym miejscu rozpoczyna się
planowanie i jak można sformalizować jego wyniki? W tym rozdziale udzielimy odpowiedzi na
to pytanie. Pomogę Ci też we wszystkich Twoich staraniach.
60
Zarządzanie projektami IT
Jak planować?
Nie śmiej się. Wielu kierowników projektów informatycznych, członków zarządu i specjalistów
nie wie, jak planować. Oczywiście wydaje im się, że wiedzą, ale w rzeczywistości tak nie jest. Gdy
takie osoby rozpoczynają planowanie, ich starania polegają na chaotycznym przeszukiwaniu stron
internetowych, przeglądaniu broszur dostawców, rozmawianiu z innymi specjalistami o podob-
nych problemach, z którymi się oni zetknęli, i dowiadywaniu się, jak je usunęli. Na pierwszy rzut
okna wydaje się, że jest to spory nakład pracy. Strony internetowe, broszury dostawców i roz-
mowy stanowią zasadnicze elementy badań informatycznych. Jednak kłopot polega na tym, że
mało w tym ładu i składu, niewiele metodyki, a co najważniejsze, zbyt mało rezultatów jak na takie
starania.
Celem badań jest dojście do konkluzji, publiczne jej przedstawienie i mocne argumenty, w opar-
ciu o które można podjąć decyzję, rozpocząć planowanie lub wdrożenie. Oto kluczowe stwier-
dzenie: gwarancją dobrych badań są zorganizowane i wytężone starania. Poza tym musisz wiedzieć,
czego szukasz. To oznacza, że powinieneś najpierw zrozumieć okazje lub problemy biznesowe,
których dotyczy projekt, a taką wiedzę możesz zdobyć, prowadząc wywiady z interesariuszami.
Niektóre zadania związane z badaniem możliwości są w gestii analityków biznesowych zatrud-
nionych w Twojej organizacji, ale jako kierownik projektu musisz wiedzieć, dlaczego jest on ini-
cjowany i do czego ma doprowadzić.
Aby projekt był udany, jego kierownik i kluczowi interesariusze muszą wiedzieć, co chcą osiągnąć
w efekcie. Często, zwłaszcza w branży informatycznej, odbiorcy projektu właściwie nie wiedzą,
co to będzie. Mogą dysponować jedynie ogólnym pojęciem na temat scenariusza, który miałby
być przez Ciebie dla nich stworzony. Dzięki prowadzeniu rozmów, analiz ilościowych i dogłęb-
nych badań będziesz w stanie zaproponować im rozwiązania. Kierownik projektu musi umieć
powiązać te rozwiązania z terminami, scenariuszami i warunkami panującymi w firmie w sposób
zrozumiały dla wszystkich interesariuszy.
Przy tworzeniu rozwiązania dla odbiorcy kierownik projektu musi w takim sam sposób jak on
postrzegać ostateczny produkt. Co prawda bez wątpienia w trakcie realizacji pojawią się powtó-
rzenia i modyfikacje, ale lepiej od razu zrozumieć, jakie mają być efekty projektu. Analiza przyczyn
źródłowych realizacji projektu umożliwia współpracę kierownika projektu i odbiorcy, mającą na
celu znalezienie rozwiązania problemu, możliwości lub innej formy realizacji projektu.
Przy badaniu czegokolwiek, niezależnie od tego, czy będą to serwery wykonujące transakcje
w czasie rzeczywistym, czy kable CAT6, trzeba dysponować planem działania, koncentrować się
na swoich zadaniach niemal jak wiązka lasera i dokumentować wykonane prace. W jaki sposób
przygotować plan? Oto niezawodna, sprawdzona metoda, złożona z sześciu kroków:
1. Zdefiniowanie celu badań w formie pisemnej. Zapisanie zwięzłej definicji zagadnienia
projektu jest pomocne w przygotowaniu się do realizowanych badań. Definicja ta określa
ogólny cel projektu i jest pomocna w uzyskaniu koncentracji, będącej gwarancją sukcesu.
W trakcie badań należy pamiętać o tej definicji. W przeciwnym razie w trakcie badań
Rozdział 2. x Planowanie projektu
61
będziesz błąkał się jak w ciemnym lesie. Definicja zagadnienia projektu jest także
określana mianem „oceny stanu obecnego i przyszłego”, „oceny potrzeb”, a nawet
„zakresu rozwiązania”. Bez względu na nazwę dokument ten wyznacza cel badań.
2. Określenie zasobów, jakie będą wykorzystywane w trakcie badań. Należy sporządzić listę
miejsc, w których znajdują się potrzebne Ci informacje. Nie ma to na celu odrzucenia
jakichkolwiek źródeł informacji, ale zebranie dostępnych źródeł i uporządkowanie ich
według priorytetów. Do źródeł można zaliczyć:
Aktywa procesów organizacyjnych, takie jak informacje archiwalne, akta dotyczące
projektów wdrażanych w przeszłości oraz dokumentacja dotycząca doświadczenia
w obsłudze konkretnej technologii.
Opinie specjalistów, konsultantów, ekspertów branżowych i fachowców
zatrudnionych w organizacji.
Kompetentne strony internetowe o odpowiedniej jakości.
Określone czasopisma branżowe.
Książki informatyczne bezpośrednio związane z tematem.
Broszury dostawców.
3. Delegowanie. Jeśli projekt będzie realizowany przez zespół, należy w trakcie badań
skorzystać z jego pomocy. Umiejętności i doświadczenie członków zespołu będą niezbędne
przy określaniu najlepszego rozwiązania umożliwiającego osiągnięcie celu projektu.
Po podzieleniu planu na wiele komponentów należy przydzielić część badań członkom
zespołu. Wiele rąk może odciążyć jedną osobę, a plan jest tworzony przez sumiennych
i kompetentnych pracowników.
4. Rozpoczęcie badań. Należy rozpocząć zapoznawanie się ze źródłami i zapisywać
spostrzeżenia. W przypadku korzystania z internetu ważne jest tworzenie zakładek
do znalezionych stron, które uznasz za przydatne. Nie ma nic gorszego niż świadomość,
że gdzieś istnieje znakomita strona, ale nie pamiętasz, gdzie i kiedy ją widziałeś. Warto
też zapisywać numery stron wykorzystanych książek i czasopism, na których znajdowały
się potrzebne informacje. Takie rejestrowanie będzie pomocne na etapie formalizowania
planu projektu.
5. Organizowanie i dokumentowanie. Kompiluj wszystkie informacje zebrane przez Ciebie
i Twój zespół. Jest to zalążek studium wykonalności. Kluczową umiejętnością w zarządzaniu
jest zdolność do organizowania i uzyskiwania w krótkim czasie żądanych informacji.
System zarządzania wiedzą jest idealnym rozwiązaniem dla każdego kierownika projektu,
ponieważ pomaga w szybkim ocenianiu informacji.
6. Ocenianie i kontynuowanie badań. Po zakończeniu badań powinieneś stwierdzić,
czy zebrane dane są tym, co chciałeś znaleźć. Jeśli tak, czas na przejście do następnego
etapu planowania projektu. W przeciwnym razie trzeba dalej prowadzić badania, wykonując
tych samych sześć kroków.
62
Zarządzanie projektami IT
Taka metoda badań jest prosta i bezpośrednia, ale pozwala uzyskać odpowiednie wyniki. Kluczo-
wym elementem jest czas. Nie wolno przedłużać badań w nieskończoność. Oczywiście jakość
wymaga czasu, ale aby dojść do kroku 5., należy ustalić termin zakończenia badań. Jak widać na
rysunku 2.1, kroki umożliwiające udane zakończenie badań również są powiązane z opracowa-
nym terminarzem.
Rysunek 2.1.
Zarządzanie
czasem decyduje
o efektywności badań
Określanie potrzeb biznesowych
Projektów nie realizuje się dla zabawy. Decyzja o zainwestowaniu kapitału przedsiębiorstwa
w dane przedsięwzięcie musi wynikać z istnienia wyraźnej potrzeby biznesowej. Projekty infor-
matyczne często są ryzykowne — przynoszą efekty niezgodne z oczekiwaniami, czasem dochodzi
do opóźnień w ich realizacji i przekraczania budżetu, a czasem w ogóle nie udaje się ich ukończyć.
Nawet najlepszy kierownik projektu może borykać się z zagrożeniami, problemami i nieprzewi-
dzianymi opóźnieniami. Dlatego zarząd firmy i interesariusze projektu muszą mieć absolutną
pewność, że realizacja projektu jest niezbędna, a inwestycja się zwróci.
Określanie potrzeb biznesowych jest pracą badawczą, wchodzącą w zakres zarządzania projektem
i pokrywającą się częściowo z obowiązkami działu analiz. Jeżeli uda Ci się zlecić to zadanie
analitykowi biznesowemu, będziesz mógł uważać się za szczęściarza. Jeśli jednak obowiązek
powiązania potrzeby z proponowanym rozwiązaniem spadnie na Ciebie, będziesz miał sporo
dodatkowej pracy, choć z drugiej strony lepiej zrozumiesz pożądane rezultaty projektu.
Znajomość potrzeb biznesowych ułatwia definiowanie zakresu projektu oraz formułowanie planu
zarządzania projektem, a te dokumenty pozwalają zrozumieć wymagania interesariuszy oraz
oczekiwane efekty projektu.
Określanie celów biznesowych
Cel biznesowy wyznacza scenariusz, który firma chce zrealizować. Wynika z niego obraz stanu
organizacji po zakończeniu projektu. Przed przystąpieniem do identyfikowania celów biznesowych
warto przeprowadzić analizę obecnego stanu oraz udokumentować to, co aktualnie dzieje się
w środowisku i skłania interesariuszy projektu do wnioskowania o wprowadzenie zmian.
Rozdział 2. x Planowanie projektu
63
Po przeprowadzeniu oceny bieżącego stanu można stworzyć opis pożądanego stanu przyszłego,
czyli tego, który chce osiągnąć przedsiębiorstwo. Różnica między stanem obecnym a przyszłym
stanowi bardzo ogólne przybliżenie zakresu projektu.
Definiowanie celów biznesowych nie ma bezpośrednio stworzyć rozwiązania. Wprawdzie badania,
rozmowy z interesariuszami oraz aktywa procesów organizacyjnych dotyczące projektów reali-
zowanych w przeszłości mogą Cię naprowadzić na trop właściwego rozwiązania, ale nie to jest
najważniejszym celem tego etapu prac. Określanie celów biznesowych polega tylko na definio-
waniu efektów końcowych projektu. Najczęściej spotykane cele biznesowe projektów informa-
tycznych to:
redukcja kosztów;
zwiększenie przychodów;
zabezpieczenie zasobów technologicznych organizacji;
zwiększenie satysfakcji klientów;
zwiększenie zadowolenia pracowników;
dostosowanie się do nowych przepisów;
zwiększenie efektywności.
Prawdopodobnie istnieją jeszcze setki innych celów związanych z projektami technologicznymi.
Określanie celów pozwala zrozumieć, dlaczego dany projekt powinien być zrealizowany, i wskazać
sposób osiągnięcia pożądanego stanu przyszłego. Poza tym umożliwia oszacowanie czasu i kosz-
tów na dalszym etapie planowania.
Istnieje sześć standardowych narzędzi określania celów biznesowych.
Przeprowadzanie analiz porównawczych (ang. benchmarking)
Polega na porównywaniu podobnych elementów. W środowisku informatycznym ten sposób
jest wykorzystywany w sytuacjach, w których istnieje konieczność wybrania jednego z kilku
podobnych pakietów oprogramowania albo jednej z kilku konfiguracji sprzętu o zbliżonych pa-
rametrach. Na przykład mógłbyś przeprowadzić analizę porównawczą bazy danych Oracle i bazy
stworzonej w technologii SQL. Analiza nie musi być ograniczona do porównywania parametrów
technicznych. Można także porównywać interoperacyjność, poziom pomocy dla użytkowników,
krzywą uczenia się oraz koszty utrzymania.
Burza mózgów
Ta metoda polega na zachęcaniu uczestników dyskusji do zgłaszania pomysłów dotyczących
okazji lub problemów biznesowych. Na tym etapie badań burza mózgów umożliwia zidentyfi-
kowanie różnych rodzajów pożądanych efektów projektu. Powinieneś zachęcać uczestników do
zgłaszania jak największej liczby pomysłów, które później zostaną uporządkowane i dokładniej
przeanalizowane.
64
Zarządzanie projektami IT
Analiza reguł biznesowych
Jeżeli wynik projektu miałby wpłynąć na sposób prowadzenia działalności przez firmę, konieczne
jest przeanalizowanie zasad, według których jest ona prowadzona. Reguły biznesowe określają
procesy wewnętrzne organizacji, służące do podejmowania decyzji, definiowania operacji, zakre-
ślania granic organizacji oraz sprawowania kontroli nad projektami, pracownikami i działalnością
operacyjną.
Zogniskowany wywiad grupowy
Jest to jeden z rodzajów analizy interesariuszy. Biorą oni udział w prowadzonej przez bezstronnego
moderatora dyskusji na temat szansy lub problemu. Protokolant zapisuje przebieg spotkania,
dzięki czemu możliwe jest późniejsze przeanalizowanie wyników dyskusji. W wywiadzie grupo-
wym uczestniczy zwykle 6 – 12 osób. Grupa może być homogeniczna, co oznacza, że w jej skład
mogą wchodzić osoby o podobnych cechach — na przykład sami sprzedawcy. Równie dobrze może
jednak być heterogeniczna i składać się z interesariuszy o różnych cechach — na przykład z za-
trudnionych w różnych działach firmy użytkowników tego samego programu.
Dekompozycja funkcjonalna
Metoda polegająca na dzieleniu dużego problemu na mniejsze elementy, z którymi łatwiej sobie
poradzić. Choć na pierwszy rzut oka wydaje się to łatwe, w rzeczywistości proces ten może być
dość skomplikowany. Chodzi o to, że problem należy podzielić na jak najmniejsze podproblemy,
które będą mogły być rozwiązywane niezależnie od siebie. Po opracowaniu rozwiązań cząstko-
wych kierownik projektu musi je połączyć w taki sposób, żeby rozwiązania poszczególnych pod-
problemów nie wpływały niekorzystnie na siebie nawzajem.
Analiza przyczyn źródłowych
Podejście często spotykane w zarządzaniu projektami. Polega na badaniu efektów i określaniu
przyczyn ich wystąpienia. To jedna z najczystszych form analizy, a jej wyniki są często przedsta-
wiane graficznie w postaci diagramu przyczynowo-skutkowego. Metoda ta jest wykorzystywana
także podczas kontroli jakości.
Wymienionych technik nie należy stosować w pojedynkę. Warto zaangażować w to zespół pro-
jektowy, zidentyfikowanych interesariuszy, członków zarządu, a czasem nawet zewnętrznych
ekspertów. Określanie celów biznesowych ma ogromne znaczenie dla zrozumienia istoty pro-
blemu i stworzenia dokładnego oraz taniego rozwiązania.
Tworzenie studium wykonalności
Studium wykonalności jest udokumentowaniem tego, co uzyskano w wyniku badań. Pozwala
określić celowość lub zakres proponowanego projektu albo jego części. Studia wykonalności
umożliwiają stwierdzenie ponad wszelką wątpliwość, czy problem w ogóle można rozwiązać
Rozdział 2. x Planowanie projektu
65
albo czy jest możliwe wykorzystanie nadarzającej się okazji. Możesz także zostać obarczony zada-
niem stworzenia studium wykonalności opisującego finansowe aspekty projektu — w tym możliwą
stopę zwrotu z inwestycji.
Studia wykonalności często są tworzone z myślą o zarządzie, dlatego są bezpośrednie, uporząd-
kowane i zazwyczaj bardziej oparte na faktach niż opiniach. W trakcie przygotowywania się do
realizacji dowolnego projektu informatycznego należy pamiętać o tym, że jego celem nie jest
wdrożenie technologii dla samej technologii, ale wprowadzenie w firmie korzystnych zmian.
Studium wykonalności umożliwia stwierdzenie, czy proponowany projekt może być z powodze-
niem zrealizowany.
W trakcie tworzenia studium wykonalności powinieneś myśleć jak członek zarządu i zastanowić
się nad tym, jakie korzyści przyniesie firmie zaproponowana technologia. Jeśli w trakcie przygo-
towywania się do realizacji projektu potraktujesz go jak biznesowe przedsięwzięcie i wczujesz się
w rolę właściciela firmy, osiągniesz znacznie lepsze rezultaty. Jako właściciel projektu przyjmujesz,
że jesteś za niego odpowiedzialny w przypadku realizacji zakończonej zarówno sukcesem, jak
i porażką.
Rozpoczęcie pisania studium
W celu rozpoczęcia pisania studium należy odnieść się do definicji zagadnienia projektu, oraz
celów biznesowych określonych na etapie badań. Cele biznesowe stanowią powód, dla którego
rozpoczęto proces planowania, i powinny być odzwierciedleniem proponowanego projektu. Na
rysunku 2.2 widać, że definicja jest fundamentem struktury studium wykonalności.
Rysunek 2.2.
Definicja zagadnienia
projektu stanowi
fundament studium
wykonalności
Dla przykładu załóżmy, że międzynarodowa firma sprawdza możliwość wdrożenia nowej aplikacji,
zarządzającej wieloma kalendarzami, zasobami i pocztą elektroniczną. Na początku badań firma
sformułowała definicję zagadnienia projektu o następującej postaci: „Jeśli mamy wybrać określoną
aplikację zarządzającą kalendarzami, zasobami, pocztą elektroniczną i pracą grupową, musi
66
Zarządzanie projektami IT
ona być sprawdzona, umożliwiać zintegrowanie z aktualnie używanym sieciowym systemem
operacyjnym i obsługiwać międzynarodowe strefy czasowe”. Taka definicja będzie podstawą
do stworzenia studium wykonalności.
Studium wykonalności można podzielić na osiem części:
streszczenie;
zdefiniowany problem biznesowy lub okazja biznesowa;
wymagania i cel studium;
opis ocenianych opcji;
założenia przyjęte w studium;
użytkownicy, których dotyczą wprowadzane zmiany;
zobowiązania finansowe;
zalecane postępowanie.
Niezbędne jest sprawdzenie każdej części planu. Wszystkie powinny być bezpośrednie, pełne
faktów i zawierać odniesienia do dotychczas zebranych informacji oraz dodatkowych zasobów za-
stosowanych przy tworzeniu studium.
Streszczenie
Studium wykonalności powinno się zaczynać od streszczenia, którego cel jest podwójny — zapo-
znanie czytelnika z wynikami badań i zdefiniowanie kluczowych punktów studium. Jak nazwa
wskazuje, streszczenie zawiera podsumowanie wyników poszukiwań, dzięki czemu dokument
nie musi być czytany w całości. Streszczenie powinno zawierać skrót wszystki
Pobierz darmowy fragment (pdf)