Darmowy fragment publikacji:
Tytuł oryginału: Project Management For Dummies, 5th Edition
Tłumaczenie: Przemysław Janicki
ISBN: 978-83-283-5249-0
Original English language edition Copyright © 2017 by John Wiley Sons, Inc., Hoboken, New Jersey
All rights reserved including the right of reproduction in whole or in part any form.
This translation published by arrangement with John Wiley Sons, Inc.
Oryginalne angielskie wydanie © 2017 by John Wiley Sons, Inc., Hoboken, New Jersey
Wszelkie prawa, włączając prawo do reprodukcji całości lub części w jakiejkolwiek formie, zarezerwowane.
Tłumaczenie opublikowane na mocy porozumienia z John Wiley Sons, Inc.
Translation copyright © 2019 by Helion S.A.
Wiley, the Wiley Publishing Logo, For Dummies, Dla Bystrzaków, the Dummies Man logo, Dummies.com,
Making Everything Easier, and related trade dress are trademarks or registered trademarks of John Wiley
and Sons, Inc. and/or its affiliates in the United States and/or other countries. Used by permission.
Wiley, the Wiley Publishing Logo, For Dummies, Dla Bystrzaków, the Dummies Man logo, Dummies.com,
Making Everything Easier i związana z tym szata graficzna są markami handlowymi John Wiley and Sons,
Inc. i/lub firm stowarzyszonych w Stanach Zjednoczonych i/lub innych krajach. Wykorzystywane na
podstawie licencji.
Autor oraz Helion SA dołożyli wszelkich starań, by zawarte w tej książce informacje były kompletne
i rzetelne. Nie biorą jednak żadnej odpowiedzialności ani za ich wykorzystanie, ani za związane z tym
ewentualne naruszenie praw patentowych lub autorskich. Autor oraz Helion SA nie ponoszą również
żadnej odpowiedzialności za ewentualne szkody wynikłe z wykorzystania informacji zawartych w książce.
Drogi Czytelniku!
Jeżeli chcesz ocenić tę książkę, zajrzyj pod adres
http://dlabystrzakow.pl/user/opinie/zaprb5
Możesz tam wpisać swoje uwagi, spostrzeżenia, recenzję.
HELION SA
ul. Kościuszki 1c, 44-100 Gliwice
tel. 32 231 22 19, 32 230 98 63
e-mail: dlabystrzakow@dlabystrzakow.pl
WWW: http://dlabystrzakow.pl
Printed in Poland.
• Kup książkę
• Poleć książkę
• Oceń książkę
• Księgarnia internetowa
• Lubię to! » Nasza społeczność
Spis tre(cid:285)ci
O autorze ..........................................................................15
Podzi(cid:219)kowania .................................................................17
Wst(cid:219)p .................................................................................19
O ksi(cid:199)(cid:318)ce ....................................................................................................................20
Naiwne za(cid:260)o(cid:318)enia ......................................................................................................21
Ikony stosowane w ksi(cid:199)(cid:318)ce .....................................................................................21
Od czego zacz(cid:199)(cid:201) ........................................................................................................22
Dodatek do (cid:285)ci(cid:199)gni(cid:219)cia ......................................................................................23
CZ(cid:218)(cid:284)(cid:200) I: STAWIAMY PIERWSZE KROKI ......................................25
ROZDZIA(cid:259) 1: Zarz(cid:199)dzanie projektami — klucz do osi(cid:199)gni(cid:219)cia
wyników ............................................................................27
Co sprawia, (cid:318)e projekt to projekt? ..........................................................................28
Trzy g(cid:260)ówne elementy sk(cid:260)adaj(cid:199)ce si(cid:219) na projekt ............................................28
Ró(cid:318)norodno(cid:285)(cid:201) projektów ..................................................................................29
Cztery etapy ka(cid:318)dego projektu .........................................................................30
Jak zdefiniowa(cid:201) zarz(cid:199)dzanie projektem? ...............................................................32
Przyjrzyjmy si(cid:219) procesom rozpocz(cid:219)cia ............................................................34
Przegl(cid:199)d procesów planowania ........................................................................34
Rzut oka na proces realizacji .............................................................................36
Przegl(cid:199)d procesów nadzoru i kontroli .............................................................37
S(cid:260)owo na temat procesów zwi(cid:199)zanych z zako(cid:262)czeniem projektu ................38
Na czym polega rola kierownika projektu? ...........................................................38
Przegl(cid:199)d zada(cid:262) kierownika projektu ................................................................38
Jak radzi(cid:201) sobie z potencjalnymi próbami odej(cid:285)cia
od sformalizowanej metody zarz(cid:199)dzania projektem ..................................39
Unikanie dróg na skróty ....................................................................................40
U(cid:285)wiadomienie sobie potencjalnych problemów ..........................................41
Spis tre(cid:285)ci
5
Poleć książkęKup książkę Czy posiadasz niezb(cid:219)dne cechy skutecznego kierownika projektu? ..................42
Pytania .................................................................................................................42
Odpowiedzi .........................................................................................................43
ROZDZIA(cid:259) 2: Rozpoczynamy podró(cid:318): pocz(cid:199)tki projektu ....................45
Zebranie pomys(cid:260)ów na projekty .............................................................................46
Identyfikacja (cid:316)róde(cid:260) informacji o potencjalnych projektach .........................47
Stworzenie uzasadnienia projektu ...................................................................47
Przygotowanie karty projektu .................................................................................49
Przeprowadzanie analizy kosztów i korzy(cid:285)ci ...................................................50
Studium wykonalno(cid:285)ci .......................................................................................52
Dokumenty towarzysz(cid:199)ce tworzeniu karty projektu ......................................53
Decyzja o przekazaniu projektu do drugiego etapu .............................................54
ROZDZIA(cid:259) 3: Kim s(cid:199) uczestnicy Twojego projektu?
Anga(cid:318)owanie odpowiednich osób .................................55
Charakterystyka interesariuszy projektu ...............................................................56
Tworzenie rejestru interesariuszy ..........................................................................56
Zak(cid:260)adanie rejestru interesariuszy ...................................................................57
Dbanie o kompletno(cid:285)(cid:201) i aktualno(cid:285)(cid:201) rejestru interesariuszy .........................61
Korzystanie z szablonu rejestru interesariuszy ..............................................63
Identyfikowanie projektodawców, wspieraj(cid:199)cych i obserwatorów projektu ....65
Ustalanie momentu zaanga(cid:318)owania interesariuszy ......................................66
Wykorzystanie ró(cid:318)nych metod anga(cid:318)owania interesariuszy ........................70
Maksymalizacja korzy(cid:285)ci z zaanga(cid:318)owania interesariuszy ............................71
Wybór formatu rejestru ...........................................................................................72
Ustalanie zakresu uprawnie(cid:262) decyzyjnych interesariuszy ..................................73
Ocena zakresu w(cid:260)adzy i stopnia zainteresowania interesariuszy .......................74
ROZDZIA(cid:259) 4: Definiowanie celu i sensu projektu ...............................77
Jak zdefiniowa(cid:201) projekt przy u(cid:318)yciu dokumentacji opisuj(cid:199)cej jego zakres ........77
Patrz(cid:199)c z szerszej perspektywy: jak Twój projekt wpisuje si(cid:219)
w potrzeby organizacji ..........................................................................................82
Dlaczego w(cid:260)a(cid:285)ciwie realizujesz projekt ............................................................82
Wyznaczanie granic: gdzie zaczyna si(cid:219) i ko(cid:262)czy Twój projekt .......................91
Formu(cid:260)owanie celów projektu ..........................................................................92
Okre(cid:285)lanie limitów: ograniczenia projektu ............................................................97
Dostosowywanie si(cid:219) do ogranicze(cid:262) .................................................................97
Opisywanie potrzeb ...........................................................................................99
Radzenie sobie z niewiadomymi na etapie planowania ....................................100
Prezentowanie zakresu projektu w formie zwi(cid:219)z(cid:260)ego dokumentu ..................101
6
Zarz(cid:199)dzanie projektami dla bystrzaków
Poleć książkęKup książkę ROZDZIA(cid:259) 5: Tworzenie planu dzia(cid:260)ania: jak osi(cid:199)gn(cid:199)(cid:201) cel ..............103
Dziel i rz(cid:199)d(cid:316): podzia(cid:260) prac na mniejsze fragmenty .............................................104
Koncentrowanie si(cid:219) na szczegó(cid:260)ach ...............................................................104
Hierarchiczny podzia(cid:260) projektu przy u(cid:318)yciu struktury podzia(cid:260)u pracy .......106
Szczególne sytuacje ..........................................................................................114
Tworzenie i prezentacja struktury podzia(cid:260)u pracy .............................................118
Ró(cid:318)ne metody organizacji WBS ......................................................................118
Wykorzystanie ró(cid:318)nych metod tworzenia WBS ............................................119
Ró(cid:318)ne metody podzia(cid:260)u zakresu prac ............................................................121
Oznaczanie poszczególnych pozycji WBS ......................................................122
Ró(cid:318)ne formaty prezentacji WBS .....................................................................123
Poprawa jako(cid:285)ci WBS .......................................................................................126
Wykorzystanie szablonów ...............................................................................127
Identyfikacja obszarów ryzyka w trakcie planowania prac ................................128
Dokumentowanie niezb(cid:219)dnych informacji na temat planowanych zada(cid:262) .....130
CZ(cid:218)(cid:284)(cid:200) II: PLANOWANIE, CZYLI JAK OKRE(cid:284)LI(cid:200),
ILE POTRWA I ILE B(cid:218)DZIE KOSZTOWA(cid:259) PROJEKT ...131
ROZDZIA(cid:259) 6: To na kiedy ten projekt? ...............................................133
Zilustrujmy to sobie: prezentacja planu prac
przy u(cid:318)yciu diagramu sieciowego ......................................................................134
Elementy diagramu sieciowego ......................................................................134
Rysowanie diagramu sieciowego ....................................................................136
Analiza diagramu sieciowego ................................................................................137
Jak czyta(cid:201) diagram sieciowy ............................................................................137
Interpretowanie diagramu sieciowego ..........................................................138
Wykorzystanie diagramu sieciowego w praktyce ...............................................144
Okre(cid:285)lanie kolejno(cid:285)ci realizacji .......................................................................144
Prosty przyk(cid:260)ad zastosowania diagramu sieciowego ...................................148
Opracowywanie harmonogramu projektu ..........................................................152
Pierwsze kroki ...................................................................................................152
Zagro(cid:318)enia zwi(cid:199)zane z przygotowywaniem harmonogramu „od ko(cid:262)ca” ...153
Wywi(cid:199)zywanie si(cid:219) z ustalonych ogranicze(cid:262) czasowych ...............................154
Ró(cid:318)ne strategie umo(cid:318)liwiaj(cid:199)ce szybsze dotarcie na piknik .........................155
Szacowanie czasu trwania dzia(cid:260)a(cid:262) .......................................................................162
Czynniki decyduj(cid:199)ce o czasie trwania dzia(cid:260)a(cid:262) ...............................................162
Analiza cech danego zasobu ...........................................................................163
Wyszukiwanie (cid:316)róde(cid:260) informacji pomocniczych ...........................................163
Poprawa wiarygodno(cid:285)ci szacunków ..............................................................164
Prezentacja harmonogramu projektu .................................................................166
Spis tre(cid:285)ci
7
Poleć książkęKup książkę ROZDZIA(cid:259) 7: Zasoby ludzkie, czyli kogo
i kiedy b(cid:219)dziesz potrzebowa(cid:201) .......................................169
Jakich informacji potrzebujesz,
aby dopasowa(cid:201) do zada(cid:262) w(cid:260)a(cid:285)ciwych ludzi .....................................................170
Jak okre(cid:285)li(cid:201) wymagan(cid:199) wiedz(cid:219) i umiej(cid:219)tno(cid:285)ci ...............................................171
Prezentowanie wiedzy, umiej(cid:219)tno(cid:285)ci
i stopnia zainteresowania przy u(cid:318)yciu macierzy kompetencji .................175
Okre(cid:285)lanie wymaganego poziomu zaanga(cid:318)owania ...........................................177
Korzystanie z macierzy zasobów ludzkich .....................................................177
Identyfikowanie potrzebnych pracowników
na macierzy zasobów ludzkich .....................................................................178
Okre(cid:285)lanie wymaganych nak(cid:260)adów pracy .....................................................179
Uwzgl(cid:219)dnianie produktywno(cid:285)ci, wydajno(cid:285)ci
i dyspozycyjno(cid:285)ci pracowników przy szacowaniu nak(cid:260)adów pracy .........180
Uwzgl(cid:219)dnianie wydajno(cid:285)ci przy korzystaniu z danych historycznych ........182
Uwzgl(cid:219)dnianie wydajno(cid:285)ci pracowników
przy tworzeniu w(cid:260)asnych szacunków ..........................................................183
Jak si(cid:219) upewni(cid:201), (cid:318)e cz(cid:260)onkowie zespo(cid:260)u
b(cid:219)d(cid:199) w stanie wywi(cid:199)za(cid:201) si(cid:219) z przydzielonych obowi(cid:199)zków ...........................185
Wst(cid:219)pna alokacja czasu ...................................................................................185
Jak zaradzi(cid:201) potencjalnemu nadmiarowi obowi(cid:199)zków ................................187
Koordynowanie zada(cid:262) w ramach kilku projektów .......................................190
ROZDZIA(cid:259) 8: Planowanie pozosta(cid:260)ych zasobów
i przygotowywanie bud(cid:318)etu .........................................193
Okre(cid:285)lanie wymaganej wielko(cid:285)ci zasobów rzeczowych ....................................194
Ile nas to wyniesie: koszty i bud(cid:318)et projektu .......................................................196
Ró(cid:318)ne rodzaje kosztów zwi(cid:199)zanych z projektem ..........................................196
Trzy etapy przygotowywania bud(cid:318)etu projektu ............................................198
Dopracowywanie bud(cid:318)etu w miar(cid:219) realizacji
kolejnych etapów projektu ............................................................................199
Okre(cid:285)lanie kosztów na etapie przygotowania
szczegó(cid:260)owego projektu bud(cid:318)etu ................................................................200
ROZDZIA(cid:259) 9: Wyprawa w nieznane: zarz(cid:199)dzanie ryzykiem
i niepewno(cid:285)ci(cid:199) ................................................................205
Definicja ryzyka i zarz(cid:199)dzania ryzykiem ...............................................................206
Okre(cid:285)lanie rodzajów i czynników ryzyka .............................................................208
Identyfikowanie czynników ryzyka .................................................................208
Identyfikacja ryzyka ..........................................................................................213
8
Zarz(cid:199)dzanie projektami dla bystrzaków
Poleć książkęKup książkę Ocena prawdopodobie(cid:262)stwa i konsekwencji materializacji ryzyka .................214
Szacowanie prawdopodobie(cid:262)stwa materializacji ryzyka .............................214
Szacowanie rozmiaru konsekwencji ...............................................................216
Jak uzyska(cid:201) kontrol(cid:219): zarz(cid:199)dzanie ryzykiem ........................................................218
Wybór obszarów ryzyka, którymi b(cid:219)dziesz aktywnie zarz(cid:199)dza(cid:260) ..................219
Opracowywanie strategii zarz(cid:199)dzania ryzykiem ...........................................220
Komunikowanie ryzyka ....................................................................................221
Tworzenie planu zarz(cid:199)dzania ryzykiem ...............................................................222
CZ(cid:218)(cid:284)(cid:200) III: PRACA W GRUPIE,
CZYLI ORGANIZOWANIE ZESPO(cid:259)U .........................225
ROZDZIA(cid:259) 10: Wspó(cid:260)praca z g(cid:260)ównymi aktorami projektu ...............227
Trzy rodzaje struktur organizacyjnych .................................................................228
Struktura funkcyjna ..........................................................................................228
Struktura projektowa .......................................................................................230
Struktura macierzowa ......................................................................................231
Osoby odgrywaj(cid:199)ce kluczow(cid:199) rol(cid:219) w strukturze macierzowej .........................234
Kierownik projektu ...........................................................................................234
Cz(cid:260)onkowie zespo(cid:260)u projektowego .................................................................236
Prze(cid:260)o(cid:318)eni funkcyjni .........................................................................................236
W(cid:260)a(cid:285)ciciel projektu ............................................................................................237
Sponsor projektu ..............................................................................................237
Wy(cid:318)sze kierownictwo .......................................................................................238
Jak radzi(cid:201) sobie w organizacji macierzowej .........................................................239
Budowa i nieustanne wzmacnianie to(cid:318)samo(cid:285)ci zespo(cid:260)u .............................239
Jak pozyska(cid:201) zaanga(cid:318)owanie cz(cid:260)onków zespo(cid:260)u ...........................................240
Pozyskiwanie wsparcia innych osób ..............................................................240
Jak za(cid:318)egna(cid:201) najcz(cid:219)stsze problemy, jeszcze zanim si(cid:219) pojawi(cid:199) ..................241
ROZDZIA(cid:259) 11: Okre(cid:285)lanie ról i zakresu odpowiedzialno(cid:285)ci
poszczególnych cz(cid:260)onków zespo(cid:260)u ...............................243
Przegl(cid:199)d kluczowych ról ........................................................................................244
Uprawnienia, obowi(cid:199)zki a odpowiedzialno(cid:285)(cid:201) ...............................................244
Porównanie zakresu uprawnie(cid:262) z zakresem obowi(cid:199)zków ..........................245
Przydzielanie zada(cid:262) cz(cid:260)onkom zespo(cid:260)u ...............................................................245
Delegowanie zada(cid:262) ..........................................................................................246
Wspó(cid:260)dzielenie odpowiedzialno(cid:285)ci .................................................................250
Egzekwowanie odpowiedzialno(cid:285)ci osób, które Ci nie podlegaj(cid:199) ................251
Spis tre(cid:285)ci
9
Poleć książkęKup książkę Prezentowanie ról za pomoc(cid:199) macierzy RAM .....................................................253
Elementy macierzy RAM ..................................................................................256
Jak czyta(cid:201) macierz RAM ....................................................................................257
Przygotowywanie macierzy RAM ....................................................................259
Weryfikacja poprawno(cid:285)ci macierzy RAM .......................................................260
Jak poradzi(cid:201) sobie z nadmiernym ingerowaniem w poszczególne zadania ....263
Przyczyny nadmiernego ingerowania ............................................................263
Jak zdoby(cid:201) sobie zaufanie osoby nadmiernie ingeruj(cid:199)cej ...........................264
Jak efektywnie wspó(cid:260)pracowa(cid:201) z osob(cid:199) nadmiernie ingeruj(cid:199)c(cid:199) .................264
ROZDZIA(cid:259) 12: Jak rozpocz(cid:199)(cid:201) prace bez niepotrzebnych zgrzytów ...267
Finalizowanie listy uczestników projektu ............................................................268
Wchodzisz w to? Potwierdzanie udzia(cid:260)u w projekcie ...................................268
Potwierdzanie udzia(cid:260)u pozosta(cid:260)ych osób ......................................................270
Uzupe(cid:260)nianie luk ...............................................................................................271
Budowanie zespo(cid:260)u ................................................................................................272
Przejrzenie zatwierdzonego planu projektu .................................................273
Okre(cid:285)lanie celów indywidualnych i zespo(cid:260)owych .........................................273
Okre(cid:285)lanie ról cz(cid:260)onków zespo(cid:260)u ....................................................................274
Ustalanie procedur dzia(cid:260)ania ..........................................................................275
Wspieranie rozwoju wzajemnych relacji pomi(cid:219)dzy cz(cid:260)onkami zespo(cid:260)u .....275
Rozwi(cid:199)zywanie konfliktów ...............................................................................276
Jak zrobi(cid:201) z zespo(cid:260)u dobrze naoliwion(cid:199) maszyn(cid:219) .........................................278
Fundamenty procesu sprawowania kontroli nad projektem ............................281
Wybór i przygotowanie systemów monitorowania ......................................281
Ustalanie harmonogramu spotka(cid:262) i sk(cid:260)adania raportów ...........................282
Wybór planu bazowego projektu ...................................................................283
Uwaga! Zaczynamy projekt! ..................................................................................283
Przygotowanie gruntu pod ocen(cid:219) poprojektow(cid:199) ...............................................284
CZ(cid:218)(cid:284)(cid:200) IV: STEROWANIE STATKIEM, CZYLI SKUTECZNE
ZARZ(cid:198)DZANIE PROJEKTEM .....................................285
ROZDZIA(cid:259) 13: Monitorowanie post(cid:219)pów
i kontrolowanie projektu ..............................................287
R(cid:219)ka na pulsie: kontrola nad projektem .............................................................288
Systemy zarz(cid:199)dzania informacj(cid:199) ..........................................................................289
Czas ucieka: monitorowanie wykonania harmonogramu ...........................290
Codzienna rutyna: monitorowanie nak(cid:260)adów pracy ....................................296
Tropem pieni(cid:219)dzy: monitorowanie wydatków .............................................301
10
Zarz(cid:199)dzanie projektami dla bystrzaków
Poleć książkęKup książkę Wykorzystanie systemu kontroli w praktyce .......................................................305
Przewiduj problemy i zapobiegaj im ..............................................................305
Formalizowanie procesu kontroli ...................................................................306
Ustalanie mo(cid:318)liwych przyczyn rozbie(cid:318)no(cid:285)ci i odchyle(cid:262) ...............................307
Okre(cid:285)lanie mo(cid:318)liwych dzia(cid:260)a(cid:262) koryguj(cid:199)cych .................................................308
Powrót na w(cid:260)a(cid:285)ciwe tory: rebaselining ..........................................................308
Jak post(cid:219)powa(cid:201) w razie pro(cid:285)by o wprowadzenie zmian ...................................309
Post(cid:219)powanie w przypadku, gdy wnioskowane s(cid:199) zmiany .........................309
Kontrola niekontrolowanego rozrostu projektu ...........................................310
ROZDZIA(cid:259) 14: Przekazywanie informacji ............................................313
Powiedzia(cid:260)em dok(cid:260)adnie to, co mia(cid:260)em na my(cid:285)li, a na my(cid:285)li mia(cid:260)em
dok(cid:260)adnie to, co powiedzia(cid:260)em: podstawy skutecznej komunikacji ..............314
Co sk(cid:260)ada si(cid:219) na proces komunikacji .............................................................315
Komunikacja jednokierunkowa i dwukierunkowa ........................................315
S(cid:260)yszysz mnie? Aktywne s(cid:260)uchanie .................................................................316
Wybór odpowiedniego (cid:285)rodka komunikacji ........................................................318
Fakty i tylko fakty: raporty na pi(cid:285)mie .............................................................318
Przejd(cid:316)my do rzeczy: spotkania, które nie s(cid:199) strat(cid:199) czasu ..........................320
Przygotowywanie pisemnych raportów o post(cid:219)pach prac w projekcie ...........323
Kto powinien otrzyma(cid:201) raport ........................................................................323
Co powinno si(cid:219) znale(cid:316)(cid:201) w raporcie (a co nie) ................................................324
Jak dosta(cid:201) Pulitzera, a przynajmniej napisa(cid:201) ciekawy raport ......................326
Organizowanie kluczowych spotka(cid:262) dotycz(cid:199)cych projektu ..............................329
Planowe zebrania zespo(cid:260)u ...............................................................................329
Spotkania organizowane ad hoc .....................................................................330
Ocena post(cid:219)pów przeprowadzana przez wy(cid:318)sze kierownictwo .................330
Przygotowywanie planu komunikacji ...................................................................331
ROZDZIA(cid:259) 15: Jak sprawi(cid:201), aby pracownicy dali z siebie wszystko:
skuteczne przywództwo ................................................333
Przywództwo a zarz(cid:199)dzanie ..................................................................................334
Cechy, których ludzie szukaj(cid:199) u przywódcy ........................................................335
Budowanie autorytetu i wp(cid:260)yw na innych ...........................................................337
Dlaczego inni robi(cid:199) to, o co ich prosisz ..........................................................337
Tworzenie fundamentów wp(cid:260)ywu wywieranego na innych ........................338
Uda Ci si(cid:219)! Motywowanie cz(cid:260)onków zespo(cid:260)u .......................................................340
Uzyskiwanie wi(cid:219)kszego zaanga(cid:318)owania
poprzez pokazanie korzy(cid:285)ci z realizacji projektu .......................................341
Zach(cid:219)canie do wytrwa(cid:260)o(cid:285)ci
poprzez demonstrowanie wykonalno(cid:285)ci projektu ....................................342
Informowanie pracowników, jak im idzie ......................................................343
Wynagradzanie za osi(cid:199)gni(cid:219)te rezultaty .........................................................344
Spis tre(cid:285)ci
11
Poleć książkęKup książkę ROZDZIA(cid:259) 16: Finalizacja projektu .......................................................345
Jak utrzyma(cid:201) kurs a(cid:318) do pomy(cid:285)lnego zako(cid:262)czenia ............................................346
Planowanie zamkni(cid:219)cia projektu z odpowiednim wyprzedzeniem ...........346
Aktualizowanie pocz(cid:199)tkowych planów na etapie zamykania projektu ......347
Dopingowanie zespo(cid:260)u tu(cid:318) przed met(cid:199) .........................................................348
Kwestie administracyjne ........................................................................................349
Przechodzenie cz(cid:260)onków zespo(cid:260)u do nowych zada(cid:262) .........................................349
Analizowanie rezultatów: ocena poprojektowa ..................................................350
Przygotowanie do przeprowadzenia
oceny poprojektowej w trakcie realizacji projektu ....................................352
Przygotowanie do przeprowadzenia spotkania ewaluacyjnego .................353
Przeprowadzenie spotkania ewaluacyjnego .................................................354
A po spotkaniu? ................................................................................................356
CZ(cid:218)(cid:284)(cid:200) V: ZARZ(cid:198)DZANIE PROJEKTAMI
NA WY(cid:317)SZYM POZIOMIE ZAAWANSOWANIA .........357
ROZDZIA(cid:259) 17: Wykorzystanie nowoczesnych technologii .................359
Rzut oka na zwinne zarz(cid:199)dzanie projektami .......................................................360
Na czym opiera si(cid:219) podej(cid:285)cie zwinne ............................................................360
Podstawy podej(cid:285)cia zwinnego na przyk(cid:260)adzie metodyki Scrum .................362
Porównanie podej(cid:285)cia zwinnego z tradycyjnym
podej(cid:285)ciem kaskadowym .............................................................................363
Jak skutecznie wykorzystywa(cid:201) oprogramowanie komputerowe ......................364
Jakie oprogramowanie masz do wyboru? .....................................................365
Jak optymalnie wykorzysta(cid:201) oprogramowanie .............................................370
Wdra(cid:318)anie oprogramowania do u(cid:318)ytku ........................................................373
Wykorzystanie mediów spo(cid:260)eczno(cid:285)ciowych .......................................................373
Czym s(cid:199) media spo(cid:260)eczno(cid:285)ciowe ....................................................................374
Jak media spo(cid:260)eczno(cid:285)ciowe wspieraj(cid:199) planowanie i realizacj(cid:219) projektu ...376
Jak media spo(cid:260)eczno(cid:285)ciowe wspieraj(cid:199) komunikacj(cid:219) w projekcie ...............377
ROZDZIA(cid:259) 18: Monitorowanie realizacji
przy u(cid:318)yciu metody EVM ...............................................379
Na czym polega metoda EVM ...............................................................................380
Poj(cid:219)cia i wzory stosowane w metodzie EVM .................................................380
Prosty przyk(cid:260)ad .................................................................................................384
Ustalanie przyczyn zaobserwowanych odchyle(cid:262) .........................................386
Jak zastosowa(cid:201) metod(cid:219) EVM w zarz(cid:199)dzaniu projektem ....................................387
Okre(cid:285)lanie warto(cid:285)ci wypracowanej zadania .......................................................391
12
Zarz(cid:199)dzanie projektami dla bystrzaków
Poleć książkęKup książkę CZ(cid:218)(cid:284)(cid:200) VI: DEKALOGI .................................................................395
ROZDZIA(cid:259) 19: Dziesi(cid:219)(cid:201) pyta(cid:262), które powiniene(cid:285) sobie zada(cid:201),
planuj(cid:199)c projekt .............................................................397
Jaki jest cel projektu? ..............................................................................................397
Kogo musisz zaanga(cid:318)owa(cid:201) w realizacj(cid:219)? .............................................................398
Jakie rezultaty zamierzasz uzyska(cid:201)? .....................................................................398
Z jakimi ograniczeniami musisz si(cid:219) liczy(cid:201)? ..........................................................399
Na jakich za(cid:260)o(cid:318)eniach si(cid:219) opierasz? ......................................................................399
Jaki jest zakres koniecznych prac? ........................................................................399
Kiedy powinny si(cid:219) rozpocz(cid:199)(cid:201) i zako(cid:262)czy(cid:201) poszczególne dzia(cid:260)ania? .................400
Kto b(cid:219)dzie realizowa(cid:260) projekt? ..............................................................................400
Jakie inne zasoby b(cid:219)d(cid:199) Ci potrzebne? ..................................................................401
Co mo(cid:318)e pój(cid:285)(cid:201) nie tak? ..........................................................................................401
ROZDZIA(cid:259) 20: Dziesi(cid:219)(cid:201) wskazówek, które pozwol(cid:199) Ci
sta(cid:201) si(cid:219) lepszym mened(cid:318)erem projektów ..................403
B(cid:199)d(cid:316) dociekliwy ......................................................................................................404
Wyznawaj zasad(cid:219) „da si(cid:219)” .....................................................................................404
My(cid:285)l w szerszej perspektywie ...............................................................................404
Koncentruj si(cid:219) na szczegó(cid:260)ach ..............................................................................404
Nie czy(cid:262) pochopnych za(cid:260)o(cid:318)e(cid:262) ...............................................................................405
Traktuj innych jak sojuszników, nie jak wrogów .................................................405
Komunikuj si(cid:219) w sposób jasny i zrozumia(cid:260)y ........................................................405
Szanuj innych ..........................................................................................................405
Doceniaj dobrze wykonan(cid:199) prac(cid:219) ........................................................................406
B(cid:199)d(cid:316) zarówno mened(cid:318)erem, jak i liderem ..........................................................406
CZ(cid:218)(cid:284)(cid:200) VII: DODATKI .................................................................407
DODATEK A:
Jak po(cid:260)(cid:199)czy(cid:201) zaprezentowane techniki
w jeden sprawny proces ...............................................409
Przygotowanie planu projektu ..............................................................................410
Kontrola przebiegu realizacji projektu .................................................................412
(cid:3)(cid:3)
Skorowidz .......................................................................415
Spis tre(cid:285)ci
13
Poleć książkęKup książkę
14
Zarz(cid:199)dzanie projektami dla bystrzaków
Poleć książkęKup książkę
W TYM ROZDZIALE:
(cid:27) Zbieramy informacje i przygotowujemy
uzasadnienie projektu
(cid:27) Pracujemy nad kart(cid:199) projektu i innymi
dokumentami
(cid:27) Decydujemy, które z planowanych
projektów przejd(cid:199) do kolejnego etapu
Rozdzia(cid:260) (cid:1091)
Rozpoczynamy podró(cid:318):
pocz(cid:199)tki projektu
J
e(cid:363)eli zwykle masz do czynienia z relatywnie krótkimi, ma(cid:251)o kosztownymi
i (cid:251)atwymi w realizacji projektami, mo(cid:363)esz nabra(cid:289) przekonania, (cid:363)e (cid:363)ycie pro-
jektu rozpoczyna si(cid:243) wtedy, gdy Twój szef przydziela Ci(cid:243) do zespo(cid:251)u projek-
towego. Mo(cid:363)esz wówczas nie zdawa(cid:289) sobie sprawy, jak wiele czasu i wysi(cid:251)ku
wymaga sama analiza, maj(cid:241)ca przynie(cid:337)(cid:289) odpowied(cid:361) na pytanie, czy dany projekt
w ogóle warto zrealizowa(cid:289) — tymczasem czas na ni(cid:241) po(cid:337)wi(cid:243)cony bywa nie-
rzadko d(cid:251)u(cid:363)szy ni(cid:363) czas niezb(cid:243)dny do uko(cid:321)czenia ca(cid:251)ego projektu. Mo(cid:363)esz te(cid:363)
my(cid:337)le(cid:289), (cid:363)e w przypadku ewentualnej pora(cid:363)ki zmarnowane zasoby ogranicz(cid:241) si(cid:243) do
kilku dni pracy zespo(cid:251)u i paru z(cid:251)otych wydanych na projekt. O co wi(cid:243)c to ca(cid:251)e halo?
Wspó(cid:251)czesne organizacje wykorzystuj(cid:241) projekty jako g(cid:251)ówne narz(cid:243)dzie utrzyma-
nia, wsparcia, usprawniania i rozwoju wszystkich aspektów ich dzia(cid:251)alno(cid:337)ci
operacyjnej. Aby mie(cid:289) pewno(cid:337)(cid:289), (cid:363)e posiadane zasoby zosta(cid:251)y zaalokowane do pro-
jektu w sposób maksymalizuj(cid:241)cy oczekiwane korzy(cid:337)ci, organizacje musz(cid:241) zna-
le(cid:361)(cid:289) sposób na to, by kierowa(cid:289) do realizacji nie tylko te projekty, które przynios(cid:241)
im najwi(cid:243)ksz(cid:241) warto(cid:337)(cid:289) dodan(cid:241) po ich uko(cid:321)czeniu, ale równie(cid:363) te, z którymi
wi(cid:241)(cid:363)e si(cid:243) najwi(cid:243)ksze prawdopodobie(cid:321)stwo uko(cid:321)czenia ich z sukcesem.
Na rysunku 2.1 przedstawi(cid:251)em kroki, które sk(cid:251)adaj(cid:241) si(cid:243) na pierwszy etap cyklu (cid:363)ycia
projektu (rozpocz(cid:243)cie projektu). (Wi(cid:243)cej na temat samego cyklu (cid:363)ycia znajdziesz
w rozdziale 1.). Jak wynika z tego rysunku (oraz opisu w dalszej cz(cid:243)(cid:337)ci rozdzia(cid:251)u),
etap ten obejmuje trzy g(cid:251)ówne obszary. S(cid:241) to:
ROZDZIA(cid:259) 2 Rozpoczynamy podró(cid:318):pocz(cid:199)tki projektu
45
Poleć książkęKup książkę 1. Identyfikacja pomys(cid:260)ów na potencjalny projekt i zebranie informacji na ich
temat.
2. Pozyskanie dodatkowych danych, dzi(cid:219)ki którym mo(cid:318)liwa b(cid:219)dzie gruntowna
ocena potencjalnego projektu, a których brakowa(cid:260)o w uprzednio zebranych
informacjach.
3. Wybór tych projektów, które przejd(cid:199) do kolejnego etapu (organizacji
i przygotowa(cid:262)).
RYSUNEK 2.1.
Kolejne kroki
w pierwszym etapie
cyklu (cid:318)ycia projektu
(rozpocz(cid:219)cie projektu)
Zebranie pomys(cid:260)ów na projekty
Czasami zdarza si(cid:243) tak, (cid:363)e wspania(cid:251)y pomys(cid:251) na projekt po prostu rodzi si(cid:243) w Two-
jej g(cid:251)owie. Cho(cid:289) nieplanowane z góry, spontaniczne i twórcze pomys(cid:251)y s(cid:241) zawsze
mile widziane, wi(cid:243)kszo(cid:337)(cid:289) odnosz(cid:241)cych sukcesy organizacji decyduje si(cid:243) na prze-
prowadzenie bardziej przemy(cid:337)lanego i uporz(cid:241)dkowanego procesu. Dzi(cid:243)ki takie-
mu procesowi s(cid:241) w stanie zidentyfikowa(cid:289) (cid:361)ród(cid:251)a informacji, które sprawi(cid:241), (cid:363)e do
realizacji zostan(cid:241) wybrane projekty oferuj(cid:241)ce jak najwi(cid:243)ksz(cid:241) warto(cid:337)(cid:289) dodan(cid:241).
46
CZ(cid:218)(cid:284)(cid:200) I Stawiamy pierwsze kroki
Poleć książkęKup książkę Identyfikacja (cid:316)róde(cid:260) informacji
o potencjalnych projektach
Liderzy organizacji zapocz(cid:241)tkowuj(cid:241) projekty w odpowiedzi na bod(cid:361)ce, które maj(cid:241)
wp(cid:251)yw na dan(cid:241) organizacj(cid:243) i mo(cid:363)na je pogrupowa(cid:289) w cztery poni(cid:363)sze kategorie:
(cid:27) Wymagania regulacyjne, prawne lub (cid:285)rodowiskowe (presja spo(cid:260)eczna).
(cid:27) Pro(cid:285)by lub potrzeby interesariuszy.
(cid:27) Wdra(cid:318)anie lub zmiana strategii biznesowej albo technologicznej.
(cid:27) Opracowywanie, naprawa lub ulepszanie produktów, procesów i us(cid:260)ug.
Wa(cid:363)nymi (cid:361)ród(cid:251)ami informacji odno(cid:337)nie do zapotrzebowania na konkretne pro-
jekty oraz ich op(cid:251)acalno(cid:337)ci z perspektywy organizacji s(cid:241) sporz(cid:241)dzane co roku
plany i bud(cid:363)ety, zarówno na poziomie ca(cid:251)ej organizacji, jak i jej jednostek ope-
racyjnych. Dokumenty te s(cid:241) zwykle (cid:361)ród(cid:251)em informacji o:
(cid:27) Misji, celach i strategii organizacji (lub jej jednostki operacyjnej).
(cid:27) Po(cid:318)(cid:199)danych zmianach w sposobie operacyjnego funkcjonowania organizacji.
(cid:27) Zmianach zachodz(cid:199)cych w otoczeniu organizacji — na rynku, w populacji klientów
czy u konkurencji.
(cid:27) Kluczowych wska(cid:316)nikach efektywno(cid:285)ci w organizacji.
Pozosta(cid:251)e istotne (cid:361)ród(cid:251)a informacji mog(cid:241) dostarczy(cid:289) wiedzy o strukturze, kompo-
nentach, problemach i wyzwaniach zwi(cid:241)zanych z kluczowymi systemami i pro-
cesami funkcjonuj(cid:241)cymi w organizacji.
Stworzenie uzasadnienia projektu
Wst(cid:243)pne informacje sk(cid:251)adaj(cid:241)ce si(cid:243) na propozycj(cid:243) projektu ujmowane s(cid:241) cz(cid:243)sto
w ramy tzw. uzasadnienia projektu (ang. business case), które mo(cid:363)e obejmowa(cid:289), nie
b(cid:243)d(cid:241)c jednak do nich ograniczonym, kwestie takie jak:
(cid:27) Wysokopoziomowe sformu(cid:260)owanie potrzeb biznesowych.
(cid:132) Powody, dla których realizacja projektu jest po(cid:318)(cid:199)dana.
(cid:132) Opis problemów lub mo(cid:318)liwo(cid:285)ci biznesowych, jakie przyniesie realizacja
projektu (uwzgl(cid:219)dniaj(cid:199)c warto(cid:285)(cid:201) dla organizacji).
(cid:132) List(cid:219) interesariuszy (wi(cid:219)cej na ten temat w rozdziale 3.).
(cid:132) Zakres proponowanego projektu (o sposobach definiowania zakresu wi(cid:219)cej
w rozdziale 4.).
ROZDZIA(cid:259) 2 Rozpoczynamy podró(cid:318):pocz(cid:199)tki projektu
47
Poleć książkęKup książkę (cid:27) Analiza sytuacji.
(cid:132) Podsumowanie celów i strategii organizacji.
(cid:132) Omówienie najwa(cid:318)niejszych (cid:316)róde(cid:260) problemu lub czynników stoj(cid:199)cych za okazj(cid:199)
biznesow(cid:199).
(cid:132) Podsumowanie obecnego stanu i osi(cid:199)gni(cid:219)(cid:201) organizacji w danym obszarze
i zestawienie ich ze stanem docelowym.
(cid:132) Identyfikacja znanych czynników ryzyka zwi(cid:199)zanych z projektem (o zarz(cid:199)dzaniu
ryzykiem projektowym wi(cid:219)cej w rozdziale 9.).
(cid:132) Wskazanie kluczowych czynników sukcesu w projekcie.
(cid:132) Okre(cid:285)lenie kryteriów decyzyjnych, które pozwol(cid:199) wybra(cid:201) optymalne rozwi(cid:199)zanie
w danej sytuacji.
(cid:27) Dyskusja na temat rekomendowanego przebiegu dzia(cid:260)a(cid:262) w projekcie.
Je(cid:363)eli oka(cid:363)e si(cid:243) to konieczne, mo(cid:363)liwe jest przeprowadzenie formalnej oceny po-
trzeb. Pozwoli ona lepiej okre(cid:337)li(cid:289) biznesowe potrzeby organizacji, do których od-
wo(cid:251)uje si(cid:243) projekt. Ocena potrzeb (zwana te(cid:363) analiz(cid:241) luk) to rodzaj sformalizowa-
nej analizy, która odpowiada na pytanie, jakiego rodzaju dzia(cid:251)ania powinna podj(cid:241)(cid:289)
organizacja, by ze stanu obecnego zbli(cid:363)y(cid:289) si(cid:243) w przysz(cid:251)o(cid:337)ci do stanu po(cid:363)(cid:241)danego.
Sk(cid:251)adaj(cid:241) si(cid:243) na ni(cid:241) poni(cid:363)sze elementy:
(cid:27) Okre(cid:285)lenie tych aspektów operacyjnego funkcjonowania organizacji, do których
chcemy si(cid:219) odnie(cid:285)(cid:201), oraz miar, jakie zostan(cid:199) zastosowane w celu ilo(cid:285)ciowego
pomiaru efektywno(cid:285)ci organizacji w danym obszarze.
(cid:27) Wyznaczenie bie(cid:318)(cid:199)cych warto(cid:285)ci miar zdefiniowanych w poprzednim punkcie
(które okre(cid:285)l(cid:199) aktualn(cid:199) sytuacj(cid:219)).
(cid:27) Wyznaczenie warto(cid:285)ci miar, które nale(cid:318)y osi(cid:199)gn(cid:199)(cid:201) w przysz(cid:260)o(cid:285)ci.
(cid:27) Identyfikacja luk mi(cid:219)dzy tym, „co jest”, a tym, „do czego nale(cid:318)y d(cid:199)(cid:318)y(cid:201)
w przysz(cid:260)o(cid:285)ci” — które nale(cid:318)y wype(cid:260)ni(cid:201).
(cid:27) Propozycja dzia(cid:260)a(cid:262), dzi(cid:219)ki którym organizacja powinna by(cid:201) w stanie osi(cid:199)gn(cid:199)(cid:201)
po(cid:318)(cid:199)dany stan przysz(cid:260)y.
Celem organizacji jest realizacja tych projektów, w przypadku których prawdo-
podobie(cid:321)stwo sukcesu jest jak najwy(cid:363)sze i które po uko(cid:321)czeniu przynios(cid:241) jej jak
najwi(cid:243)ksze korzy(cid:337)ci. Dlatego uzasadnienie projektu powinno uwzgl(cid:243)dnia(cid:289):
(cid:27) Jasny opis oczekiwanych rezultatów projektu.
(cid:27) Identyfikacj(cid:219) misji i celów funkcjonowania organizacji, na które wp(cid:260)yn(cid:199) rezultaty
projektu.
(cid:27) Wskazanie innych projektów, z którymi wi(cid:199)(cid:318)(cid:199) si(cid:219) te same lub podobne wyzwania,
a które zosta(cid:260)y uko(cid:262)czone, s(cid:199) w trakcie realizacji lub znajduj(cid:199) si(cid:219) na etapie
planowania, z wyja(cid:285)nieniem, dlaczego dany projekt powinien przynie(cid:285)(cid:201) wi(cid:219)ksze
korzy(cid:285)ci i dlaczego szanse na jego realizacj(cid:219) s(cid:199) wi(cid:219)ksze.
48
CZ(cid:218)(cid:284)(cid:200) I Stawiamy pierwsze kroki
Poleć książkęKup książkę Uzasadnienie biznesowe powinno by(cid:289) przygotowane przez osob(cid:243) zewn(cid:243)trzn(cid:241)
w stosunku do projektu, na przyk(cid:251)ad przez mened(cid:363)era jednostki, na rzecz której
mia(cid:251)by by(cid:289) realizowany dany projekt. Inicjatorem czy sponsorem projektu po-
winna by(cid:289) osoba na takim poziomie w hierarchii organizacyjnej, dzi(cid:243)ki któremu
b(cid:243)dzie w stanie pozyska(cid:289) niezb(cid:243)dne finansowanie i zapewni(cid:289) wymagane zasoby.
Je(cid:363)eli my(cid:337)lisz nad z(cid:251)o(cid:363)eniem projektu do akceptacji prze(cid:251)o(cid:363)onych, upewnij si(cid:243),
(cid:363)e uwzgl(cid:243)dni(cid:251)e(cid:337) funkcjonuj(cid:241)ce w organizacji procedury i procesy, z którymi Twoja
propozycja powinna by(cid:289) zgodna. W szczególno(cid:337)ci poszukaj odpowiedzi na poni(cid:363)sze
pytania:
(cid:27) Do kiedy Twoje zg(cid:260)oszenie powinno zosta(cid:201) zarejestrowane?
(cid:27) Jakie tematy powiniene(cid:285) w nim omówi(cid:201) i (lub) w jakim formacie powiniene(cid:285) je
dostarczy(cid:201)?
(cid:27) Wed(cid:260)ug jakich kryteriów (i przypisanych im wag) oceniane b(cid:219)dzie Twoje zg(cid:260)oszenie?
Przygotowanie karty projektu
Gdy przeka(cid:363)esz uzasadnienie biznesowe dla projektu, b(cid:243)dzie ono oceniane pod
k(cid:241)tem spójno(cid:337)ci z potrzebami organizacji i jej priorytetami. Je(cid:363)eli uzyska ono
akceptacj(cid:243) osób decyzyjnych, powiniene(cid:337) przyst(cid:241)pi(cid:289) do przygotowania karty pro-
jektu (ang. project charter). Zawiera ona wszystkie informacje niezb(cid:243)dne do pod-
j(cid:243)cia decyzji o ewentualnym skierowaniu projektu do kolejnego etapu — organizacji
i przygotowa(cid:321). Zaakceptowana karta projektu stanowi ostateczne potwierdzenie, (cid:363)e
projekt zyska(cid:251) autoryzacj(cid:243), i wyposa(cid:363)a kierownika projektu w odpowiednie na-
rz(cid:243)dzia oraz uprawnienia niezb(cid:243)dne do si(cid:243)gni(cid:243)cia po zasoby organizacji konieczne
do prowadzenia dalszych prac nad projektem.
Karta projektu mo(cid:363)e zawiera(cid:289) ni(cid:363)ej wymienione informacje o produktach, us(cid:251)ugach
czy rezultatach projektu (cho(cid:289) nie musi by(cid:289) do nich ograniczona):
(cid:27) Cele projektu.
(cid:27) Mierzalne produkty prac oraz zwi(cid:199)zane z nimi kryteria sukcesu.
(cid:27) Specyfikacj(cid:219) wymaga(cid:262) (wysokopoziomowo).
(cid:27) Ogólny opis projektu, jego ram (ogranicze(cid:262)) i najwa(cid:318)niejszych rezultatów.
(cid:27) Opis ryzyka projektowego.
(cid:27) Ramowy harmonogram i kamienie milowe.
(cid:27) Wst(cid:219)pnie zaakceptowane zasoby finansowe.
(cid:27) List(cid:219) kluczowych interesariuszy.
ROZDZIA(cid:259) 2 Rozpoczynamy podró(cid:318):pocz(cid:199)tki projektu
49
Poleć książkęKup książkę (cid:27) Kryteria odbioru projektu (co mo(cid:318)na uzna(cid:201) za sukces projektu, kto decyduje,
czy projekt zako(cid:262)czy(cid:260) si(cid:219) sukcesem, kto podpisuje si(cid:219) pod odbiorem projektu).
(cid:27) Kryteria rezygnacji z projektu.
(cid:27) Nazwisko kierownika projektu, zakres jego odpowiedzialno(cid:285)ci i przys(cid:260)uguj(cid:199)ce mu
uprawnienia.
(cid:27) Nazwisko i uprawnienia sponsora projektu lub innej osoby (albo osób),
która autoryzuje kart(cid:219) projektu.
W celu okre(cid:337)lenia rzeczywistej warto(cid:337)ci projektu dla organizacji oraz oszacowa-
nia prawdopodobie(cid:321)stwa jego sukcesu mo(cid:363)na wykorzysta(cid:289) dwa dodatkowe ro-
dzaje analiz: analiz(cid:243) kosztów i korzy(cid:337)ci oraz studium wykonalno(cid:337)ci. W kolejnych
cz(cid:243)(cid:337)ciach tego rozdzia(cid:251)u poka(cid:363)(cid:243), jakiego rodzaju informacji mo(cid:363)e dostarczy(cid:289) ka(cid:363)da
z nich, a tak(cid:363)e opisz(cid:243) dokumenty, jakie rzeczywi(cid:337)cie powstaj(cid:241) na etapie przygoto-
wywania karty produktu.
Kierownik projektu powinien zosta(cid:289) wybrany od razu po zaakceptowaniu uza-
sadnienia biznesowego i — co jest chyba oczywiste — zanim projekt wejdzie
w etap organizacji i przygotowa(cid:321). Dzi(cid:243)ki temu kierownik projektu b(cid:243)dzie móg(cid:251)
wzi(cid:241)(cid:289) udzia(cid:251) w tworzeniu karty projektu, a tak(cid:363)e b(cid:243)dzie móg(cid:251) lepiej zrozumie(cid:289)
za(cid:251)o(cid:363)enia le(cid:363)(cid:241)ce u podstaw planowanych dzia(cid:251)a(cid:321) oraz rezultaty prac, które ma
dostarczy(cid:289).
Przeprowadzanie analizy kosztów i korzy(cid:285)ci
Analiza kosztów i korzy(cid:337)ci to porównawcze zestawienie wszystkich korzy(cid:337)ci,
które spodziewasz si(cid:243) odnie(cid:337)(cid:289) dzi(cid:243)ki realizacji swojego projektu, oraz wszystkich
kosztów zwi(cid:241)zanych z rozpocz(cid:243)ciem projektu, jego realizacj(cid:241) oraz utrzymaniem
zmian b(cid:243)d(cid:241)cych jego rezultatem. Analiza kosztów i korzy(cid:337)ci pomo(cid:363)e Ci:
(cid:27) Zdecydowa(cid:201) o przyst(cid:199)pieniu do projektu lub zdecydowa(cid:201), którego z kilku
mo(cid:318)liwych projektów warto si(cid:219) podj(cid:199)(cid:201).
(cid:27) Sformu(cid:260)owa(cid:201) odpowiednie cele projektu.
(cid:27) Stworzy(cid:201) odpowiednie miary a priori i a posteriori, okre(cid:285)laj(cid:199)ce stopie(cid:262)
powodzenia projektu.
(cid:27) Przygotowa(cid:201) szacunki odno(cid:285)nie zasobów wymaganych do jego realizacji.
Niektóre ze spodziewanych korzy(cid:337)ci mo(cid:363)na wyrazi(cid:289) pieni(cid:243)(cid:363)nie (mog(cid:241) to by(cid:289) na
przyk(cid:251)ad zmniejszone koszty operacyjne lub wy(cid:363)sze zyski). W przypadku innych
korzy(cid:337)ci mo(cid:363)liwe jest liczbowe oszacowanie tylko niektórych ich aspektów. Je(cid:337)li
Twój projekt ma poprawi(cid:289) morale pracowników, to za zwi(cid:241)zane z nim korzy(cid:337)ci
uzna(cid:289) mo(cid:363)esz na przyk(cid:251)ad mniejsz(cid:241) rotacj(cid:243), wy(cid:363)sz(cid:241) wydajno(cid:337)(cid:289) pracy, mniejsz(cid:241)
absencj(cid:243) oraz mniejsz(cid:241) liczb(cid:243) skarg. Tam, gdzie to tylko mo(cid:363)liwe, koszty i korzy(cid:337)ci
powinny by(cid:289) wyra(cid:363)ane pieni(cid:243)(cid:363)nie, aby u(cid:251)atwi(cid:289) oszacowanie warto(cid:337)ci netto projektu.
50
CZ(cid:218)(cid:284)(cid:200) I Stawiamy pierwsze kroki
Poleć książkęKup książkę We(cid:361) pod uwag(cid:243) koszty zwi(cid:241)zane ze wszystkimi etapami projektu. Koszty takie
mog(cid:241) mie(cid:289) charakter jednorazowy (na przyk(cid:251)ad koszty pracy, nak(cid:251)adów inwe-
stycyjnych lub koszty niektórych dzia(cid:251)a(cid:321) i us(cid:251)ug) lub te(cid:363) cykliczny (dodatkowy
personel, zapasy i materia(cid:251)y lub koszty napraw i utrzymania). Ponadto we(cid:361) pod
uwag(cid:243) równie(cid:363):
(cid:27) Potencjalne koszty niezrealizowania projektu.
(cid:27) Potencjalne koszty jego nieudanej realizacji.
(cid:27) Koszty alternatywne (innymi s(cid:260)owy, potencjalne korzy(cid:285)ci, jakie mog(cid:260)oby przynie(cid:285)(cid:201)
przeznaczenie tych samych (cid:285)rodków na realizacj(cid:219) innego, zako(cid:262)czonego
powodzeniem, projektu).
Im dalej w przysz(cid:251)o(cid:337)(cid:289) wybiega Twoja analiza, tym wa(cid:363)niejsze staje si(cid:243) przelicze-
nie szacowanej wielko(cid:337)ci nadwy(cid:363)ki korzy(cid:337)ci ponad spodziewane koszty na dzi-
siejsz(cid:241) warto(cid:337)(cid:289) pieni(cid:241)dza. Niestety, w im d(cid:251)u(cid:363)szej perspektywie planujesz, tym
mniej mo(cid:363)esz by(cid:289) pewien swoich szacunków. By(cid:289) mo(cid:363)e oczekujesz, (cid:363)e przez
wiele lat b(cid:243)dziesz czerpa(cid:251) korzy(cid:337)ci z nowego systemu komputerowego, ale rów-
nie dobrze mo(cid:363)e si(cid:243) okaza(cid:289), (cid:363)e w wyniku post(cid:243)pu technologicznego Twój nowy
system ju(cid:363) po roku stanie si(cid:243) przestarza(cid:251)y. St(cid:241)d te(cid:363) na analiz(cid:243) kosztów i korzy(cid:337)ci
wp(cid:251)ywaj(cid:241) dwa nast(cid:243)puj(cid:241)ce czynniki:
(cid:27) W jak dalekiej przysz(cid:260)o(cid:285)ci spodziewasz si(cid:219) odnie(cid:285)(cid:201) korzy(cid:285)ci.
(cid:27) Na jakich za(cid:260)o(cid:318)eniach opierasz swoj(cid:199) analiz(cid:219).
Nawet je(cid:337)li nie chcesz podejmowa(cid:289) si(cid:243) samodzielnego wykonania analizy kosz-
tów i korzy(cid:337)ci, koniecznie powiniene(cid:337) sprawdzi(cid:289), czy projekt ju(cid:363) tak(cid:241) analiz(cid:243)
posiada, a je(cid:337)li tak, to jakie by(cid:251)y jej dok(cid:251)adne ustalenia.
Przewaga spodziewanych korzy(cid:337)ci z projektu nad szacowanymi kosztami wyra-
(cid:363)onymi wed(cid:251)ug obecnej warto(cid:337)ci pieni(cid:241)dza to warto(cid:337)(cid:289) bie(cid:363)(cid:241)ca netto (ang. net
present value — NPV) projektu. Warto(cid:337)(cid:289) bie(cid:363)(cid:241)ca netto opiera si(cid:243) na nast(cid:243)puj(cid:241)cych
przes(cid:251)ankach:
(cid:27) Inflacja: si(cid:260)a nabywcza pieni(cid:199)dza b(cid:219)dzie za rok mniejsza ni(cid:318) obecnie. Je(cid:285)li stopa
inflacji za kolejne 12 miesi(cid:219)cy wyniesie 3 , to za ka(cid:318)d(cid:199) posiadan(cid:199) dzi(cid:285) z(cid:260)otówk(cid:219)
b(cid:219)dziesz móg(cid:260) za rok kupi(cid:201) towary, które dzi(cid:285) kosztuj(cid:199) nieco ponad 97 groszy.
Innymi s(cid:260)owy, za 12 miesi(cid:219)cy wydasz z(cid:260)otówk(cid:219) na zakup tego, za co dzi(cid:285) zap(cid:260)aci(cid:260)by(cid:285)
oko(cid:260)o 97 groszy.
(cid:27) Utracony zwrot z inwestycji: je(cid:285)li wydasz pieni(cid:199)dze na realizacj(cid:219) danego
projektu, niejako utracisz przysz(cid:260)e zyski, które móg(cid:260)by(cid:285) mie(cid:201) z ulokowania ich
w sposób zapewniaj(cid:199)cy gwarantowany zwrot. Je(cid:285)li na przyk(cid:260)ad ulokujesz w banku
z(cid:260)otówk(cid:219) z oprocentowaniem 3 w skali roku i roczn(cid:199) kapitalizacj(cid:199) odsetek,
to za 12 miesi(cid:219)cy otrzymasz 1,03 z(cid:260)otego (zak(cid:260)adaj(cid:199)c zerow(cid:199) inflacj(cid:219)).
ROZDZIA(cid:259) 2 Rozpoczynamy podró(cid:318):pocz(cid:199)tki projektu
51
Poleć książkęKup książkę Aby uwzgl(cid:243)dni(cid:289) te kwestie przy obliczaniu NPV, musisz okre(cid:337)li(cid:289) nast(cid:243)puj(cid:241)ce wielko(cid:337)ci:
(cid:27) Czynnik dyskontowy: czynnik odzwierciedlaj(cid:199)cy przysz(cid:260)(cid:199) warto(cid:285)(cid:201) 1 z(cid:260)otego
w dzisiejszych pieni(cid:199)dzach, z uwzgl(cid:219)dnieniem zarówno efektu inflacji,
jak i utraconego zwrotu z inwestycji.
(cid:27) Akceptowalny okres zwrotu z inwestycji: po jakim okresie inwestycja
przyniesie korzy(cid:285)ci, które zrównowa(cid:318)(cid:199) koszty.
Poza obliczeniem NPV dla ró(cid:363)nych stóp dyskonta i okresów zwrotu, dla ka(cid:363)dego
okresu zwrotu oblicz równie(cid:363) wewn(cid:243)trzn(cid:241) stop(cid:243) zwrotu projektu (wielko(cid:337)(cid:289) stopy
dyskontowej, przy której NPV wyniós(cid:251)by zero).
Studium wykonalno(cid:285)ci
Studium wykonalno(cid:337)ci to analiza, któr(cid:241) przeprowadzamy po to, aby by(cid:289) w stanie
okre(cid:337)li(cid:289), czy planowany projekt ma szans(cid:243) zako(cid:321)czy(cid:289) si(cid:243) sukcesem, czy jego
produkty (rezultaty) oka(cid:363)(cid:241) si(cid:243) przydatne, jak równie(cid:363) czy sam projekt wprowadza
adekwatne rozwi(cid:241)zania problemów, do których rozwi(cid:241)zania zosta(cid:251) przewidziany.
Poni(cid:363)ej wymieni(cid:251)em pi(cid:243)(cid:289) istotnych obszarów, które powiniene(cid:337) wzi(cid:241)(cid:289) pod uwag(cid:243),
gdy przyst(cid:243)pujesz do sporz(cid:241)dzenia studium wykonalno(cid:337)ci. S(cid:241) to zagadnienia:
(cid:27) Techniczne: Czy organizacja b(cid:219)dzie mia(cid:260)a dost(cid:219)p do zasobów technicznych
(takich jak zasoby ludzkie, wyposa(cid:318)enie, budynki, surowce czy informacje) w(cid:260)a(cid:285)nie
wtedy, kiedy b(cid:219)d(cid:199) one niezb(cid:219)dne do realizacji zada(cid:262) przewidzianych w projekcie?
(O zasobach ludzkich przeczytasz wi(cid:219)cej w rozdziale 7., kwestii wyposa(cid:318)enia,
budynków, surowców i informacji po(cid:285)wi(cid:219)ci(cid:260)em natomiast rozdzia(cid:260) 8.).
(cid:27) Finansowe: Czy organizacja jest w stanie zapewni(cid:201) adekwatne finansowanie
w momencie wynikaj(cid:199)cym z potrzeb projektowych? (Wi(cid:219)cej o finansowaniu
projektów w rozdziale 8.).
(cid:27) Prawne: Czy organizacja jest w stanie spe(cid:260)ni(cid:201) wymagania narzucone przez prawo,
jak równie(cid:318) pokona(cid:201) inne ograniczenia, które mog(cid:260)yby wp(cid:260)yn(cid:199)(cid:201) na efektywno(cid:285)(cid:201)
prac projektowych lub praktyczne wykorzystanie rezultatów projektu?
(cid:27) Operacyjne: Czy rezultaty projektu zaspokoj(cid:199) potrzeby organizacji, do których
zaspokojenia dany projekt zosta(cid:260) przewidziany?
(cid:27) Harmonogramowe: Czy prace projektowe maj(cid:199) szans(cid:219) by(cid:201) uko(cid:262)czone
w przewidzianym terminie? (Zajrzyj do rozdzia(cid:260)u 6. po wi(cid:219)cej informacji na temat
tworzenia harmonogramu projektu).
Informacje wynikaj(cid:241)ce z analizy kosztów i korzy(cid:337)ci mog(cid:241) by(cid:289) przydatne do spo-
rz(cid:241)dzenia studium wykonalno(cid:337)ci. Na przyk(cid:251)ad informacje o szacowanych kosz-
tach mog(cid:241) sta(cid:289) si(cid:243) cz(cid:243)(cid:337)ci(cid:241) analizy op(cid:251)acalno(cid:337)ci projektu w ramach studium wyko-
nalno(cid:337)ci.
52
CZ(cid:218)(cid:284)(cid:200) I Stawiamy pierwsze kroki
Poleć książkęKup książkę Kiedy oceniasz swój projekt pod k(cid:241)tem jego potencjalnej warto(cid:337)ci dla organiza-
cji, pod k(cid:241)tem kosztów czy wykonalno(cid:337)ci, powiniene(cid:337) z rezerw(cid:241) podchodzi(cid:289) do
pewnych za(cid:251)o(cid:363)e(cid:321), które Ty sam lub inni mo(cid:363)ecie przyj(cid:241)(cid:289) za pewnik (nawet je(cid:337)li
nie b(cid:243)dziecie sobie zdawa(cid:289) z tego sprawy). Na przyk(cid:251)ad z faktu, (cid:363)e Twoje pro(cid:337)by
o prac(cid:243) w nadgodzinach bywa(cid:251)y w przesz(cid:251)o(cid:337)ci odrzucane, nie wynika jeszcze, (cid:363)e
zostan(cid:241) odrzucone i tym razem. Zadbaj o to, by wszystkie za(cid:251)o(cid:363)enia przyjmowa-
ne na potrzeby analizy czy planowania projektu zosta(cid:251)y spisane na jednej li(cid:337)cie
(nieco dalej rozwin(cid:243) w(cid:241)tek sporz(cid:241)dzania spisu za(cid:251)o(cid:363)e(cid:321)).
Dokumenty towarzysz(cid:199)ce tworzeniu karty projektu
Pracuj(cid:241)c nad opracowaniem karty projektu, tak naprawd(cid:243) powiniene(cid:337) stworzy(cid:289)
trzy dokumenty:
(cid:27) Kart(cid:219) projektu jako tak(cid:199). List(cid:219) informacji, które zwykle zawiera karta projektu,
zamie(cid:285)ci(cid:260)em na pocz(cid:199)tku tego podrozdzia(cid:260)u.
(cid:27) Wst(cid:219)pn(cid:199) wersj(cid:219) rejestru interesariuszy. Jest to spis osób lub grup osób, które
s(cid:199) niezb(cid:219)dne do realizacji projektu, które b(cid:219)d(cid:199) odbiorcami jego produktów lub
które z innych wzgl(cid:219)dów mog(cid:199) by(cid:201) zainteresowane projektem. Interesariuszy
mo(cid:318)emy podzieli(cid:201) na: liderów (s(cid:199) to ludzie, którzy maj(cid:199) co(cid:285) do powiedzenia
w kwestii definiowania produktów prac realizowanych w ramach projektu), osoby
wspieraj(cid:199)ce (s(cid:199) to osoby, które pomagaj(cid:199) zrealizowa(cid:201) projekt) oraz obserwatorów
(obserwatorem jest kto(cid:285), kto ma jaki(cid:285) interes w realizacji projektu, ale nie zalicza
si(cid:219) do (cid:318)adnej z wymienionych wcze(cid:285)niej grup). (Wi(cid:219)cej informacji na temat
interesariuszy znajdziesz w rozdziale 3.).
(cid:27) Spis za(cid:260)o(cid:318)e(cid:262). Jest to lista wszystkich za(cid:260)o(cid:318)e(cid:262), jakie poczyniono przy sporz(cid:199)dzaniu
informacji projektowych, które Ty lub inne osoby uznali(cid:285)cie domy(cid:285)lnie za
potwierdzone, nawet je(cid:285)li nie mieli(cid:285)cie na to bezpo(cid:285)rednich dowodów. Za(cid:260)o(cid:318)enia
dotycz(cid:199)ce kluczowych informacji, co do których nie masz stuprocentowej pewno(cid:285)ci,
mog(cid:199) dramatycznie wp(cid:260)yn(cid:199)(cid:201) na ka(cid:318)dy aspekt planowania projektu, jego analizy
czy monitorowania. Równie du(cid:318)o problemów mo(cid:318)e przysporzy(cid:201) informacja,
której prawdziwo(cid:285)(cid:201) zak(cid:260)adasz, opieraj(cid:199)c si(cid:219) na fa(cid:260)szywych przes(cid:260)ankach lub
przypuszczeniach innych osób. W(cid:260)a(cid:285)nie dlatego tak wa(cid:318)ne jest sporz(cid:199)dzanie
listy wszystkich za(cid:260)o(cid:318)e(cid:262) przyjmowanych w projekcie ju(cid:318) na wczesnym etapie
przygotowywania materia(cid:260)ów projektowych, a tak(cid:318)e sta(cid:260)e jej aktualizowanie
(dodawanie nowych i usuwanie nieaktualnych za(cid:260)o(cid:318)e(cid:262)) w czasie trwania projektu.
Gdy opracowujesz elementy planu projektu w drugim etapie jego cyklu (cid:363)ycia (orga-
nizacja i przygotowania), upewnij si(cid:243), (cid:363)e odzwierciedli(cid:251)e(cid:337) w nich informacje
przygotowane na wcze(cid:337)niejszych etapach prac nad projektem. Na przyk(cid:251)ad karta
projektu powinna by(cid:289) uwzgl(cid:243)dniona jako materia(cid:251) do przygotowania opisu za-
kresu projektu (patrz rozdzia(cid:251) 4.), a rejestr interesariuszy czy spis za(cid:251)o(cid:363)e(cid:321) pro-
jektowych powinien w naturalny sposób powsta(cid:289) z odpowiednich dokumentów
przygotowanych w czasie opracowywania karty projektu.
ROZDZIA(cid:259) 2 Rozpoczynamy podró(cid:318):pocz(cid:199)tki projektu
53
Poleć książkęKup książkę Decyzja o przekazaniu projektu
do drugiego etapu
Decyzja o tym, czy przekaza(cid:289) projekt do kolejnego etapu realizacji (organizacji
i przygotowa(cid:321)) to ostatni krok pierwszego etapu jego cyklu (cid:363)ycia (rozpocz(cid:243)cia
projektu).
Aby zachowa(cid:289) kontrol(cid:243) nad post(cid:243)pami w projekcie, bardzo wa(cid:363)ne jest monitoro-
wanie jego aktualnego statusu w oparciu o wskazania kluczowych wska(cid:361)ników
efek
Pobierz darmowy fragment (pdf)
