Publikacja jest praktyczną i nieodzowną pomocą dla każdego pracodawcy. Zawiera omówienie praw i obowiązków, jakie mają pracodawcy w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w zakładzie pracy. Szczególną wartością książki są wzory dokumentów dotyczące korespondencji pracodawcy z PIP i ZUS, jaka jest prowadzona w przypadku kontroli firmy przez te organy. Wzory te zostały opatrzone praktycznym komentarzem.
W książce zamieszczono m.in.:
■ wzór zastrzeżeń do protokołu kontroli PIP,
■ wzór zawiadomienia PIP o wykonaniu nakazu,
■ odwołanie od nakazu inspektora pracy,
■ wzór zastrzeżeń do protokołu kontroli ZUS.
Opracowanie uwzględnia zmiany wprowadzone od 1 marca 2018 r. w zakresie kontroli PIP dotyczące zakazu pracy w handlu w niedziele . Ponadto zawiera najaktualniejsze omówienie w zakresie zmian w kontroli ZUS , jakie zostały wprowadzone od 30 kwietnia 2018 r. w wyniku wejścia w życie ustaw tworzących pakiet określany jako Konstytucja Biznesu
Darmowy fragment publikacji:
PIP i ZUS.
Kontrole u pracodawcy
Publikacja jest praktyczną i nieodzowną pomocą dla każdego pracodawcy.
Zawiera omówienie praw i obowiązków, jakie mają pracodawcy w razie kontroli
Państwowej Inspekcji Pracy i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w zakładzie pracy.
Szczególną wartością książki są wzory dokumentów dotyczące korespondencji
pracodawcy z PIP i ZUS, jaka jest prowadzona w przypadku kontroli firmy przez
te organy. Wzory te zostały opatrzone praktycznym komentarzem.
W książce zamieszczono m.in.:
• wzór zastrzeżeń do protokołu kontroli PIP,
• wzór zawiadomienia PIP o wykonaniu nakazu,
• odwołanie od nakazu inspektora pracy,
• wzór zastrzeżeń do protokołu kontroli ZUS.
W publikacji uwzględniono zmiany wprowadzone od 1 marca 2018 r. w zakresie
kontroli PIP dotyczące zakazu pracy w handlu w niedziele. Ponadto książka
zawiera najaktualniejsze omówienie w zakresie zmian w kontroli ZUS, jakie zostały
wprowadzone od 30 kwietnia 2018 r. w wyniku wejścia w życie ustaw tworzących
pakiet określany jako Konstytucja Biznesu.
Prawo Pracy
Praca zbiorowa
PIP i ZUS
Kontrole
U Pracodawcy
INFOR PL Spółka Akcyjna
ul. Okopowa 58/72
01-042 Warszawa
ISBN 978-83-8137-302-9
Cena 79 zł (w tym 5 VAT)
R E KO M E N D U J E
Wzory pism
z komentarzem
PIP_i_ZUS.indd 1-3
2018-06-13 12:54:17
PIP I ZUS – kontrole U Pracodawcy
Wzory pism z komentarzem
dla czytelników publikacji przygotowaliśmy dostęp do INFORLEX Prawo!
Baza wiedzy INFORLEX Prawo zawiera
aktywne wersje wzorów dokumentów
zamieszczonych w książce.
Kod dostępu uprawniający do korzystania
z INFORLEX Prawo zamieszczony jest
na poniższej zdrapce.
dostęp do produktu jest aktywny
do 30 czerwca 2019 r. i dodatkowo
uprawnia do korzystania z kompleksowej
bazy ujednoliconych aktów prawnych,
orzecznictwa i interpretacji podatkowych.
Jeśli nie otrzymałeś kodu, a kupiłeś książkę,
skontaktuj się z nami:
22 761 30 30, 801 626 666
bok@infor.pl
www.inforlex.pl/kontrole
PIP_i_ZUS.indd 4-6
2018-06-13 12:54:17
PIP i ZUS
Kontrole
U Pracodawcy
Wzory pism
z komentarzem
Praca zbiorowa
PIP i ZUS
Kontrole
U Pracodawcy
Wzory pism
z komentarzem
R E KO M E N D U J E
Grupa INFOR PL
Prezes Zarządu
Ryszard Pieńkowski
Marzena Nikiel
Dyrektor Centrum Wydawniczego
Poszczególne części książki opracowali:
Katarzyna Czajkowska-Matosiuk: rozdział I
Sebastian Kryczka: rozdział II
Joanna Stolarska: rozdziały III i IV
Zespół redakcyjny:
Marek Skałkowski – redaktor prowadzący
Agnieszka Zuchowicz – redaktor graficzny
Agnieszka Wójcik – korekta
Publikację polecają eksperci
© Copyright by INFOR PL S.A.
01-042 Warszawa, ul. Okopowa 58/72
01-042 Warszawa, ul. Okopowa 58/72
tel. 22 761 30 30, e-mail: bok@infor.pl
Księgarnia internetowa: www.sklep.infor.pl
Warszawa 2018
INFOR PL S.A.
www.infor.pl
Biuro Obsługi Klienta
Infolinia: 0 801 626 666
Druk: MCP
ISBN: 978-83-8137-303-6
Profesjonalne księgarnie stacjonarne w kraju oraz księgarnie internetowe
Publikacja jest chroniona przepisami prawa autorskiego. Wykonywanie kserokopii bądź
powielanie inną metodą oraz rozpowszechnianie bez zgody Wydawcy w całości lub części
jest zabronione i podlega odpowiedzialności karnej.
Spis treści
9
Wykaz skrótów ..........................................................................
Rozdział I. Zasady przeprowadzania kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy .... 11
1. Kontrole PIP ........................................................................
11
Zagadnienia ogólne .................................................................. 11
2.
2.1. Regulacje prawne ............................................................. 11
2.2. Powody przeprowadzania kontroli ............................................ 12
2.3. Podmioty podlegające kontroli PIP ............................................ 13
2.4. Miejsce przeprowadzania kontroli ............................................. 15
2.5. Termin przeprowadzania kontroli ............................................. 16
2.6. Kto jest uprawniony do przeprowadzania kontroli ............................. 17
2.7. Uprawnienia przysługujące inspektorowi pracy ............................... 17
2.8. Obowiązki inspektora pracy ................................................... 20
2.9. Obowiązki kontrolowanego pracodawcy ....................................... 22
2.10. Jak należy przygotować się do kontroli ........................................ 22
Zakres kontroli ...................................................................... 24
3.1. Kontrola legalności zatrudnienia .............................................. 24
Kontrola wypłacania minimalnej stawki godzinowej za wykonywanie
3.2.
zlecenia lub świadczenie usług ................................................ 25
3.3. Kontrola bezpieczeństwa i higieny pracy ....................................... 26
3.4. Kontrola przestrzegania czasu pracy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
3.5. Zakaz pracy w niedziele w placówkach handlowych ........................... 32
4. Przebieg kontroli .................................................................... 36
W jaki sposób przebiega kontrola przeprowadzana przez inspektora pracy ..... 36
4.1.
4.2. Treść protokołu kontroli ...................................................... 39
4.3. Osoby uprawnione do podpisania protokołu ................................... 45
4.4. Czy protokół może zostać objęty tajemnicą .................................... 46
4.5. Podpisanie protokołu ......................................................... 47
4.6. Kiedy można wnieść zastrzeżenia do protokołu ................................ 48
4.7.
Powiadomienie przedstawicieli pracowników o wynikach kontroli ............. 49
3.
5
Spis treści
5. Środki prawne wydawane przez PIP ................................................. 49
5.1. Wykaz środków ............................................................... 49
5.2. Nakazy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
5.3. Wystąpienia .................................................................. 56
5.4. Pouczenia ..................................................................... 60
6. Odwołania od decyzji PIP ............................................................ 60
6.1. Treść odwołania .............................................................. 60
6.2.
Terminy do wniesienia odwołania od decyzji inspektora pracy ................. 61
6.3.
Usprawiedliwienie opóźnienia i przywrócenie terminu do wniesienia
odwołania .................................................................... 64
6.4. Rodzaje decyzji organu odwoławczego PIP .................................... 66
6.5.
Wstrzymanie natychmiastowego wykonania decyzji w przypadku wniesienia
odwołania .................................................................... 67
Rozpatrywanie odwołań od decyzji inspektorów pracy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
6.6.
7. Sądowa kontrola rozstrzygnięć organów PIP ......................................... 69
7.1. Prawo wniesienia skargi do sądu administracyjnego ........................... 69
7.2. Termin na wniesienie skargi ................................................... 69
7.3. Przywrócenie terminu na wniesienie skargi ................................... 70
7.4. Warunki wniesienia skargi .................................................... 70
7.5. Orzeczenie sądu administracyjnego ........................................... 71
Pośrednictwo organu, którego działania lub bezczynność są przedmiotem
7.6.
skargi ......................................................................... 72
7.7. Skarga kasacyjna do NSA ...................................................... 76
7.8.
Skarga na przewlekłość postępowania sądu administracyjnego ................ 76
8. Postępowanie w sprawach o wykroczenia ............................................ 77
8.1. Na czym polega wykroczenie .................................................. 77
8.2. Kary za wykroczenie .......................................................... 78
8.3.
Organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia .................. 79
8.4. Tryby postępowania .......................................................... 80
8.5. Mandat karny ................................................................. 81
8.6. Środki wychowawcze ......................................................... 83
8.7. Przedawnienie karalności za wykroczenie ..................................... 84
8.8. Osoba ukarana za wykroczenie ................................................ 84
8.9. Czynności wyjaśniające ....................................................... 84
8.10. Wniosek o ukaranie ........................................................... 85
8.11. Kary za wykroczenia przeciwko prawom pracowników ........................ 87
Rozdział II. Korespondencja pracodawcy z PIP – wzory pism z komentarzem ........ 92
1. Zastrzeżenia do protokołu kontroli .................................................. 92
2.
Informacja o wykonaniu nakazu ..................................................... 95
6
Spis treści
Rozdział III. Zasady przeprowadzania kontroli przez Zakład Ubezpieczeń
Informacja o wykonaniu wniosków zawartych w wystąpieniu ........................ 97
3.
4. Odwołanie od nakazu inspektora pracy .............................................. 100
5.
Wniosek o przywrócenie terminu na wniesienie odwołania .......................... 102
6. Pismo uzupełniające wniesione odwołanie ........................................... 104
7.
Wniosek o zmianę terminu decyzji zawartych w nakazie ............................. 105
8. Wniosek o wygaszenie decyzji ....................................................... 107
Społecznych ............................................................................ 110
1. Kontrole ZUS ........................................................................ 110
Rodzaje, zakres przedmiotowy, ograniczenia czasu trwania kontroli
2.
przeprowadzanych przez ZUS ....................................................... 110
2.1. Częstotliwość kontroli ZUS .................................................... 111
2.2. Przepisy regulujące zasady kontroli ........................................... 113
2.3. Rodzaje kontroli ZUS .......................................................... 114
2.4. Zakres przedmiotowy kontroli ZUS ............................................ 116
2.5. Czas trwania kontroli ......................................................... 117
Zakaz równoczesnego i powtórnego prowadzenia kontroli .................... 118
2.6.
3. Wszczęcie postępowania kontrolnego przez ZUS ..................................... 121
3.1. Zawiadomienie o planowanej kontroli ......................................... 121
3.2. Doręczenie upoważnienia ..................................................... 122
3.3. Wyłączenie inspektora kontroli z postępowania ............................... 123
4. Przebieg czynności kontrolnych ..................................................... 125
4.1. Zagadnienia ogólne ........................................................... 125
4.2. Miejsce prowadzenia kontroli ................................................. 126
4.3. Badanie dokumentacji i zabezpieczanie dowodów ............................. 127
4.4. Przesłuchanie płatnika i świadków ............................................ 128
5. Zakończenie i wyniki kontroli ZUS ................................................... 129
5.1. Protokół kontroli .............................................................. 129
5.2. Zastrzeżenia do protokołu kontroli . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
5.3. Decyzja ZUS ................................................................... 131
Rozdział IV. Korespondencja pracodawcy z ZUS – wzory pism z komentarzem ....... 134
1. Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli ....................................... 134
Wniosek płatnika o wszczęcie kontroli przed upływem 7-dniowego terminu
2.
od dnia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli ............................... 138
3. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli ......................................... 139
4.
Upoważnienie do uczestnictwa w czynnościach kontrolnych „ucznia” ................. 142
5.
Upoważnienie osoby do reprezentowania płatnika składek w toku kontroli ........... 144
6. Wpis w książce kontroli ............................................................. 144
7
Spis treści
7. Miejsce przeprowadzenia kontroli ................................................... 146
8.
Wezwanie do okazania lub uzupełnienia dokumentów ............................... 147
9. Wyłączenie inspektora kontroli z postępowania ...................................... 148
10. Wniosek o ukaranie płatnika składek za utrudnianie lub udaremnianie
przeprowadzenia kontroli ........................................................... 150
11. Przerwanie i wznowienie kontroli ................................................... 153
12. Sprzeciw wobec przekroczenia dopuszczalnego czasu kontroli ....................... 154
13. Przesłuchanie płatnika składek ...................................................... 156
14. Informacja dla płatnika o przeprowadzeniu dowodu z zeznań świadków ............. 158
15. Protokół kontroli .................................................................... 159
16. Zastrzeżenia do protokołu kontroli .................................................. 169
Spis tabel, wzorów i schematów ....................................................... 173
8
Wykaz skrótów
k.k. – ustawa z 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (j.t. Dz.U. z 2017 r., poz. 2204 ze zm.)
k.p. – ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2018 r., poz. 917 ze zm.)
k.p.a. – ustawa z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U.
z 2017 r., poz. 1257 ze zm.)
k.p.w. – ustawa z 24 sierpnia 2001 r. – Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia
(j.t. Dz.U. z 2018 r., poz. 475 ze zm.)
KSI ZUS – kompleksowy system informatyczny ZUS
k.w. – ustawa z 20 maja 1971 r. – Kodeks wykroczeń (j.t. Dz.U. z 2018 r., poz. 618 ze zm.)
NSA – Naczelny Sąd Administracyjny
OSNP – Orzecznictwo Sądu Najwyższego Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw
Publicznych
PIP – Państwowa Inspekcja Pracy
Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – ustawa z 30 sierpnia 2002 r. – Prawo
o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (j.t. Dz.U. z 2017 r., poz. 1369 ze zm.)
rozporządzenie o kontroli ZUS – rozporządzenie Rady Ministrów z 30 grudnia 1998 r. w spra-
wie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek (Dz.U. Nr 164,
poz. 1165)
SN – Sąd Najwyższy
ustawa o PIP – ustawa z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (j.t. Dz.U. z 2018 r.,
poz. 623)
ustawa o społecznej inspekcji pracy – ustawa z 24 czerwca 1983 r. o społecznej inspekcji pra-
cy (j.t. Dz.U. z 2015 r., poz. 567)
ustawa o zfśs – ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych
(j.t. Dz.U. z 2017 r., poz. 2191 ze zm.)
ustawa systemowa – ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
(j.t. Dz.U. z 2017 r., poz. 1778 ze zm.)
WSA – wojewódzki sąd administracyjny
9
Rozdział I
Zasady przeprowadzania kontroli
przez Państwową Inspekcję Pracy
1. Kontrole PIP
Każdy pracodawca może zostać skontrolowany przez Państwową Inspekcję Pracy pod
względem legalności i prawidłowości zatrudniania pracowników. Od 1 marca 2018 r. kon-
trole mogą dotyczyć także przestrzegania zakazu handlu w niedziele w placówkach han-
dlowych.
Inspektorzy pracy zwykle nie zapowiadają swojej wizyty w zakładzie pracy, a ich obec-
ność w firmie może skończyć się procesem sądowym. Istnieją jednak sposoby na wcześniej-
sze przygotowanie się do kontroli, dzięki którym można ograniczyć związany z tym stres.
Warto poznać swoje prawa w trakcie kontroli oraz zagadnienia, którymi prawie zawsze za-
interesuje się inspektor w trakcie kontroli.
2. Zagadnienia ogólne
2.1. Regulacje prawne
Choć ustawa z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2018 r. poz. 646) prze-
widuje szerokie uprawnienia dla kontrolowanych przedsiębiorców, to jednak wiele z nich
nie znajdzie zastosowania do kontroli przeprowadzanej przez Państwową Inspekcję Pracy.
Ponieważ działania inspektorów pracy prowadzą często do usunięcia stanu bezpośrednie-
go zagrożenia życia lub zdrowia pracowników, przepisy przyznają im szersze uprawnienia
kontrolne niż w przypadku innych instytucji.
Do kontroli przedsiębiorcy prowadzonej przez organy Państwowej Inspekcji Pracy nie
stosuje się ograniczeń wynikających z ustawy – Prawo przedsiębiorców, dotyczących: za-
wiadamiania przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli (art. 48), przeprowadzania
kontroli w obecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej (art. 50), za-
11
PIP i ZUS – kontrole u pracodawcy. Wzory pism z komentarzem
kazu równoczesnego podejmowania i prowadzenia więcej niż jednej kontroli przedsię-
biorcy (art. 54), ograniczenia czasu trwania wszystkich kontroli u przedsiębiorcy w jed-
nym roku kalendarzowym (art. 55 ust. 1) – z uwagi na postanowienia Konwencji Nr 81
Międzynarodowej Organizacji Pracy dotyczącej inspekcji pracy w przemyśle i handlu (Dz.U.
z 1997 r. Nr 72, poz. 450), przyjętej w Genewie 11 lipca 1947 r.
Zasady i sposób przeprowadzania kontroli uregulowane w ustawie – Prawo przedsiębior-
ców odnoszą się wyłącznie do działalności gospodarczej przedsiębiorców, którymi są oso-
by fizyczne, prawne oraz jednostki organizacyjne niebędące osobą prawną, którym od-
rębna ustawa przyznaje zdolność prawną – wykonujące we własnym imieniu działalność
gospodarczą, oraz wspólnicy spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działal-
ności gospodarczej (art. 4 ustawy – Prawo przedsiębiorców). Jednak PIP ma prawo kon-
trolować znacznie więcej podmiotów, w tym: urzędy, publiczne szkoły czy zakłady opieki
zdrowotnej, a zatem sferę budżetową. Do tego kręgu pracodawców nie znajdują zastosowa-
nia regulacje ustawy – Prawo przedsiębiorców, w związku z czym kontrole są w nich prze-
prowadzane wyłącznie na podstawie przepisów ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej
Inspekcji Pracy (j.t. Dz.U. z 2018 r., poz. 623).
WAŻNE! W przypadku pracodawców należących do sfery budżetowej kontrola PIP
jest przeprowadzana wyłącznie na podstawie przepisów ustawy o Państwowej In-
spekcji Pracy.
Przykład
W publicznej szkole podstawowej ma zostać przeprowadzona kontrola PIP. Dyrektor szkoły
musi liczyć się z tym, że inspektor pracy nie ma obowiązku uprzedzenia go o zamiarze prze-
prowadzenia kontroli, jak również przedłożenia upoważnienia do kontroli. W tym wypadku
inspektora nie ograniczają także zasady co do długości trwania takiej kontroli, wynikające
z ustawy – Prawo przedsiębiorców.
2.2. Powody przeprowadzania kontroli
W praktyce kontrole PIP wynikają najczęściej z:
■■ harmonogramu kontroli – dla inspektorów (w całym kraju lub w poszczególnych woje-
wództwach) ustalane są centralnie plany kontroli na cały rok. Harmonogram może
uwzględniać typy podmiotów kontrolowanych (np. banki, sklepy wielkopowierzchnio-
we itp.) lub też problemy sezonowe (np. odśnieżanie dachów);
■■ realizacji tematów – również tematy kontroli ustalane są centralnie dla całego kraju lub
poszczególnych województw i decydują o przedmiotowym zakresie kontroli (np. czas pra-
cy, wynagrodzenia, urlopy, legalność zatrudnienia, przestrzeganie przepisów bhp itp.);
■■ skarg – do PIP wpływa wiele pism aktualnie zatrudnionych i byłych pracowników dane-
go pracodawcy, jak również związków zawodowych lub społecznych inspektorów pracy,
w takich przypadkach PIP wszczyna kontrolę.
12
Rozdział I. Zasady przeprowadzania kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy
Niestety, pracodawca nie ma możliwości sprawdzenia, z jakiego powodu wszczęto kontro-
lę. Informacji takiej nie udzieli inspektor pracy, gdyż zabraniają mu tego przepisy. Może się
jednak zdarzyć, choć w praktyce ma to miejsce rzadko, że skarżący wyrazi na piśmie zgodę
na ujawnienie złożenia przez niego skargi (art. 44 ust. 3 ustawy o PIP). Wojewódzki Sąd
Administracyjny w Krakowie w wyroku z 6 marca 2014 r. (II SA/Kr 132/14) stwierdził, że:
Tajemnicą chronioną na podstawie art. 44 ust. 3 ustawy z 13 kwietnia 2007 r.
oPaństwowejInspekcjiPracyobjętesąnietylkodaneosoboweskarżącego,alerównież
treśćskargiisamfaktjejzłożenia.Cele,którymsłużądziałaniaPaństwowejInspekcji
Pracyizwiązaneznimiwartości,sąnatyleistotneiważnezpunktuwidzeniazapew-
nieniaprawidłowejochronyprawpracowniczych,aprzeztofunkcjonowaniasystemu
społecznegoiprawnego,żenależyimdaćpierwszeństwoprzedogólnieszerokoujętym
wprawiepolskimdostępemdoinformacjipublicznej.
WSA
WAŻNE! Inspektor pracy nie może poinformować pracodawcy o powodzie wszczę-
cia kontroli, chyba że skarżący zgodzi się na ujawnienie faktu złożenia skargi.
W przypadku gdy inspektor pracy otrzymał zgodę na ujawnienie faktu złożenia skargi,
może oficjalnie powołać się na tę okoliczność przed pracodawcą, a w przeprowadzanej
kontroli ograniczyć się do zbadania jedynie faktów opisanych w skardze i dotyczących wy-
łącznie osoby ją składającej. Jednak w większości przypadków skarżący nie wyrażają zgo-
dy na ujawnienie faktu złożenia przez nich skargi, w związku z czym w trakcie kontroli in-
spektor pracy musi dołożyć wszelkich starań, aby ukryć powód jej przeprowadzenia przed
pracodawcą.
Przykład
Zwolniony pracownik złożył skargę na swojego byłego pracodawcę, że nie wypłacił mu wyna-
grodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych za ostatnie 3 miesiące. Nie wyraził przy tym
zgody na ujawnienie pracodawcy faktu złożenia skargi. W takim przypadku inspektor pracy,
rozpoczynając kontrolę, przekaże pracodawcy informację, że będzie dotyczyć ona kwestii
związanych z wypłatą wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy oraz poprosi
o imienną listę aktualnie zatrudnionych i zwolnionych w ostatnim czasie pracowników. Z listy
tej wybierze kilka, kilkanaście nazwisk pracowników (w tym skarżącego), w stosunku do któ-
rych sprawdzi prawidłowość wypłacania wynagrodzeń i innych świadczeń ze stosunku pracy.
2.3. Podmioty podlegające kontroli PIP
Kontroli Państwowej Inspekcji Pracy podlegają:
■■ pracodawcy, a w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz kontroli legalności za-
trudnienia także niebędący pracodawcami przedsiębiorcy i inne jednostki organizacyjne
– na rzecz których jest świadczona praca przez osoby fizyczne, w tym przez osoby wyko-
13
PIP i ZUS – kontrole u pracodawcy. Wzory pism z komentarzem
nujące na własny rachunek działalność gospodarczą, bez względu na podstawę świad-
czenia tej pracy;
■■ podmioty świadczące usługi pośrednictwa pracy, doradztwa personalnego, poradnictwa
zawodowego oraz pracy tymczasowej;
■■ podmioty, o których mowa w art. 18c ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnie-
nia i instytucjach rynku pracy (tj. podmioty wykonujące usługi, które nie wymagają wpi-
su do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia, takie jak np. ochotnicze
hufce pracy, centra integracji społecznej czy kluby integracji społecznej);
■■ przedsiębiorcy, do których stosuje się przepisy ustawy z 10 stycznia 2018 r. o ogranicze-
niu handlu w niedziele i święta oraz niektóre inne dni;
■■ pracodawcy delegujący pracowników na terytorium Polski w zakresie określonym
w ustawie z 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia
usług (Dz.U. z 2016 r., poz. 868);
■■ przedsiębiorcy albo inne jednostki organizacyjne, na rzecz których w ramach prowadzo-
nej przez te podmioty działalności jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi
przez przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi – w zakresie wypłacania takim
osobom wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzi-
nowej, zgodnie z przepisami ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.
PIP przeprowadza również kontrole u przedsiębiorców niebędących pracodawcami, o ile
na ich rzecz świadczona jest praca przez osoby fizyczne, w tym przez osoby wykonujące
na własny rachunek działalność gospodarczą, bez względu na podstawę świadczenia tej
pracy. Przedsiębiorcami mogą być osoby fizyczne, osoby prawne i jednostki organizacyjne
niebędące osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, wykonujące
we własnym imieniu działalność gospodarczą oraz wspólnicy spółki cywilnej w zakresie
wykonywanej przez nich działalności gospodarczej (art. 4 ustawy – Prawo przedsiębior-
ców). Osobami zaś świadczącymi na ich rzecz pracę, ale niebędącymi pracownikami, mogą
być zleceniobiorcy, wykonawcy dzieła, osoby prowadzące własną działalność gospodarczą
– czyli samozatrudnieni oraz pracujący „na czarno”.
WAŻNE! Przedsiębiorcy niebędący pracodawcami także podlegają kontroli PIP, jeże-
li osoby fizyczne świadczą pracę na ich rzecz na innej podstawie niż stosunek pracy.
Warto też wiedzieć, że PIP może przeprowadzić kontrolę stanu zapewnienia przez praco-
dawcę lub inny podmiot zatrudniający bezpiecznych i higienicznych warunków pracy dla:
■■ osób fizycznych wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w ramach
prac społecznie użytecznych;
■■ osób przebywających w zakładach karnych i zakładach poprawczych, wykonujących pra-
cę;
■■ żołnierzy w służbie czynnej, wykonujących powierzoną im pracę;
■■ studentów i uczniów niebędących pracownikami, odbywających zajęcia na terenie zakła-
du pracy.
14
Rozdział I. Zasady przeprowadzania kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy
2.4. Miejsce przeprowadzania kontroli
Zazwyczaj kontrola przeprowadzana jest w siedzibie kontrolowanego podmiotu, tj. w za-
kładzie pracy lub w miejscu wykonywania jego zadań (art. 26 ust. 1 ustawy o PIP).
Przykład
W spółce Dom zajmującej się usługami budowlanymi ma zostać przeprowadzona kon-
trola warunków pracy robotników oraz legalności zatrudnienia. W związku z tematyką
kontroli, czynności prowadzone będą w dwóch miejscach. Na budowie, czyli w miejscu
świadczenia pracy przez zatrudnionych przez firmę robotników, będą prowadzone czyn-
ności dotyczące warunków pracy, natomiast w siedzibie pracodawcy będzie sprawdza-
na legalność zatrudnienia (ponieważ to w siedzibie przechowywane są akta osobowe
pracowników).
W ostatnim czasie pracodawcy chętnie korzystają też z możliwości outsourcowania kadr
oraz księgowości poza siedzibę firmy. Prowadzenie spraw kadrowo-księgowych, związa-
nych z zatrudnieniem pracowników, powierzane jest zewnętrznemu podmiotowi, którym
najczęściej jest niezależne biuro kadrowo-rachunkowe. Nie ma wówczas potrzeby sprowa-
dzania dokumentów związanych z zatrudnieniem pracowników do siedziby kontrolowanej
firmy, gdyż inspektor pracy może również przeprowadzać czynności kontrolne w miejscu
przechowywania dokumentów finansowych lub kadrowych, np. w biurze kadrowo-finanso-
wym prowadzącym sprawy kadrowo-księgowe kontrolowanego pracodawcy (art. 26 ust. 1
ustawy o PIP).
W przypadku takiej kontroli sprawdzane mogą być wyłącznie kwestie związane z kontro-
lowanym zakładem pracy. Inspektorzy nie mają zatem uprawnienia np. do kontrolowania
warunków pracy panujących w pomieszczeniach biura kadrowo-rachunkowego.
Przykład
Firma ABC jest właścicielem dwóch budynków. W jednym znajduje się siedziba firmy, na-
tomiast w drugim zakład produkcyjny. PIP zamierza przeprowadzić u tego pracodawcy
kontrolę warunków pracy oraz legalności zatrudnienia. W związku z tematyką kontroli
czynności prowadzone będą w dwóch miejscach: w siedzibie, gdzie urzęduje zarząd, ka-
dry i księgowość i gdzie przechowywane są akta osobowe pracowników (tu sprawdzane
będą warunki i legalność zatrudnienia), oraz w budynku, w którym znajduje się zakład
produkcyjny (tu przeprowadzone zostaną wyłącznie czynności sprawdzające warunki za-
trudnienia).
Może się także zdarzyć, że niektóre czynności trzeba będzie przeprowadzić w siedzibie jed-
nostki organizacyjnej PIP, tj. w siedzibie okręgowego inspektoratu pracy lub jednego z od-
działów terenowych (art. 26 ust. 2 ustawy o PIP). Będzie tak np., gdy:
■■ warunki techniczne do przeprowadzenia kontroli panujące w siedzibie firmy są nieod-
powiednie;
15
PIP i ZUS – kontrole u pracodawcy. Wzory pism z komentarzem
Przykład
Kontrola odbywa się w kiosku z prasą, który nie ma żadnego zaplecza, w związku z tym nie
ma możliwości wyznaczenia miejsca do pracy dla inspektora.
■■w trakcie kontroli przeprowadzane są czynności wymagające osobnego pomieszczenia;
Przykład
W trakcie kontroli przesłuchiwani są pracownicy w charakterze świadków na jakąś okolicz-
ność będącą przedmiotem kontroli. W takiej sytuacji przesłuchania powinny odbywać się
bez udziału osób postronnych, w tym również pracodawcy.
■■ ze względu na przedmiot kontroli konieczne jest przeanalizowanie przez inspektora
pracy dużej liczby dokumentów, co zajmie wiele dni.
Przykład
W ramach kontroli u pracodawcy inspektor pracy ma do przeanalizowania ewidencję czasu
pracy oraz listy płac w celu ustalenia stanu faktycznego. Czynności te zajmą kilka dni. W ta-
kim przypadku inspektor nie musi przesiadywać nad dokumentami w siedzibie pracodawcy,
ale może je sprawdzić w swoim biurze w siedzibie PIP.
2.5. Termin przeprowadzania kontroli
Zasadą jest, że inspektor zabiera z zakładu wyłącznie kserokopie. Wypożyczanie z firmy
oryginałów dokumentów dopuszczalne jest wyjątkowo w szczególnie uzasadnionych przy-
padkach i zawsze za pokwitowaniem. Dzieje się tak np. przy kontroli tzw. wykresówek re-
jestrujących czas prowadzenia pojazdu przez kierowcę, gdyż po skserowaniu są one często
nieczytelne.
Inspektorzy pracy są uprawnieni do przeprowadzania, bez uprzedzenia i o każdej porze
dnia i nocy, kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności stanu bez-
pieczeństwa i higieny pracy, kontroli przestrzegania przepisów dotyczących legalności
zatrudnienia w zakresie kontroli przestrzegania przepisów dotyczących ograniczenia
handlu w niedziele, święta oraz niektóre inne dni, oraz kontroli wypłacania wynagro-
dzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej, zgodnie
z przepisami ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (art. 24 ust. 1 ustawy
o PIP).
WAŻNE! Inspektor pracy nie ma obowiązku uprzedzania pracodawcy o zamiarze
przeprowadzenia kontroli w jego zakładzie pracy.
16
Pobierz darmowy fragment (pdf)
